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HomeMy WebLinkAboutABHA report on spendingAB H A R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Ac c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A B H A ) – Re p o r t o n S p e n d i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton AB H A R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } AB H A R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … …… … . … … … … … … … … … ……..……… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. B A C K G R O U N D a n d F I N A N C I A L I N F O R M A T I O N 2. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .… 2-3 2. 2 . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d E x p e n d i t u re s … . . … … … … ...…. 3-6 3. F I N D I N G S 3. 1 . A B H A F i n a n c i a l c o n t r o l s … … … … .. . … … … … … … … … … … … . . … …… 6-13 3. 2 . O p e r a t i o n a l p e r f o r m a n c e … … … … … … … … … … … … … … … … ..…......... 14 4. R E S P O N S E 4. 1 . A B H A M a n a g e m e n t . . … … . … … … … .. … … … … … … … … … … … … … .. 15-19 AB H A R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 EX E C U T I V E SU M M A R Y Ac c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A B H A ) – Re p o r t o n S p e n d i n g Re s u l t s i n b r i e f - A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l ia n c e w i t h s t a t e d pr o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . Th e f o l l o w i n g h i g h l i g h t s t h e s i g n i f i c a n t f i n d i n g s p re s e n t e d t o m a n a g e m e n t f o r c o n s i d e r a t i o n wi t h a s s o c i a t e d r e p o r t p a g e r e f e r e n c e . FI N D I N G S : Pa g e # AB H A f i n a n c i a l c o n t r o l s 6- 7 AB H A l a c k s c o n t r o l o v e r c l a i m s b a n k a c c o u n t . 7- 8 AB H A h a s n o t p r o v i d e d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t o v e r I T se r v i c e s . 8 AB H A c o u l d p r o v i d e m o r e o v e r s i g h t o v e r m e d i c a l c l a i ms p r o c e s s e d . 9 Wr i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s c o n c e r n i ng d u t i e s o f b u s i n e s s o f f i c e s t a f f co u l d b e i m p r o v e d . 9- 1 0 Th e r e c o u l d b e i m p r o v e d a c c o u n t i n g a n d c o n t r o l o v e r c h e c k i n g a c c o u n t . 10 Ad d i t i o n a l o v e r s i g h t n e e d e d f o r e x e c u t i v e d i r e c t o r re i m b u r s e m e n t s . 11 Cu r r e n t a c c o u n t i n g f o r t r a v e l a n d m e a l s m a k e s i t d i ff i c u l t t o a s s e s s e x t e n t o f c o s t s . 11 - 1 2 So m e e x p e n d i t u r e s u p p o r t w a s m i s s i n g o r l a c k e d s u f f ic i e n t d e t a i l . 12 - 1 3 Ac c o u n t i n g r e c o r d s i n c l u d e m o n i e s h e l d i n t r u s t f o r c l i e n t s . 13 So m e c o n f u s i o n e x i s t s o v e r w h a t f i s c a l p e r i o d t o r e co r d s o m e e x p e n d i t u r e s . Op e r a t i o n a l p e r f o r m a n c e 13 - 1 4 In e f f i c i e n t m e t h o d u t i l i z e d t o o r g a n i z e e x p e n d i t u r e s u p p o r t . AB H A R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 1 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e (A B H A ) i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6/ 0 7 . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e a u d i t o b j e c t i v e w a s t o r e v i e w h o w t h e o r g a n i z a t i o n s p e n d s t h e m o n i e s i t r e c e i v e s f r o m t h e s t a t e o n be h a l f o f D e s c h u t e s C o u n t y a n d t h e o t h e r c o u n t i e s t h a t ar e p a r t o f t h e M e n t a l H e a l t h O r g a n i z a t i o n . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e r e c e n t l y c l o s e d 0 5 / 0 6 f i s c a l y e a r . At t h e t i m e t h i s r e p o r t w a s p r e p a r e d t h e 0 5 / 0 6 st a t e m e n t s h a d n o t b e e n a u d i t e d . S o m e t r e n d s w e r e r e v ie w e d c o v e r i n g t h e l a s t t h r e e t o f i v e y e a r s . T h e sc o p e i n c l u d e d o n l y j u d g m e n t a l l y s e l e c t e d i t e m s f o r r e v i e w. T h e s c o p e w a s l i m i t e d a n d w a s i n t e n d e d t o gi v e o n l y a n i n i t i a l p e r s p e c t i v e o f s p e n d i n g a n d c o n t r ol s y s t e m s . Th e r e v i e w d i d n o t i n c l u d e r e v i e w o f c l a i m s d o c u m e n t a t i on p r o c e s s e d b y A B H A ’ s T P A ( S a m a r i t a n H e a l t h ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e a u d i t i n v o l v e d o b s e r v i n g t r e n d s i n t h e o r g a n i z a t io n ’ s r e v e n u e s a n d s p e n d i n g . Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : A n a l y s i s o f t r e n d s i n r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s I n t e r v i e w s w i t h A B H A ’ s e x e c u t i v e d i r e c t o r a n d s t a f f I n f o r m a t i o n r e q u e s t s a n d r e v i e w o f j u d g m e n t a l l y s e l e ct e d e x p e n d i t u r e s R e v i e w e d i n t e r g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t s a n d a s s o c i a t e d o rd i n a n c e s Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 2 2. 1 B a c k g r o u n d 2. Ba c k g r o u n d an d fi n a n c i a l in f o r m a t i o n Ac c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e i s a M e n t a l H e a l th O r g a n i z a t i o n f o r m e d i n 1 9 9 7 ( u n d e r O R S 1 9 0 ) . T h e or g a n i z a t i o n w a s f o r m e d i n 1 9 9 7 b y i n t e r g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t b e t w e e n B e n t o n , D e s c h u t e s , J e f f e r s o n , a n d Li n c o l n c o u n t i e s . C r o o k C o u n t y l a t e r j o i n e d t h e o r g a n iz a t i o n i n 1 9 9 9 . T h e o r g a n i z a t i o n w a s n e e d e d b e c a u s e th e S t a t e r e q u i r e d t h e s e m e n t a l h e a l t h o r g a n i z a t i o n s t o b e c o m p r i s e d o f 1 0 , 0 0 0 o r m o r e O H P m e m b e r s . AB H A ’ s G o v e r n i n g B o a r d i s c o m p r i s e d o f o n e c o u n t y c o m m i s s i o ne r f r o m e a c h o f t h e f i v e p a r t i c i p a t i n g c o u n t i e s an d p r o v i d e s o v e r a l l p o l i c y d i r e c t i o n . D e s c h u t e s C o u n t y ’ s r e p r e s e n t a t i v e o n t h e G o v e r n i n g B o a r d i s c u r r e n t l y De n n i s L u k e ( D e s c h u t e s C o u n t y C o m m i s s i o n e r ) . T h e i r A d m i n i st r a t i v e c o u n c i l i s c o m p r i s e d o f t h e a b o v e co u n t i e s m e n t a l h e a l t h d i r e c t o r s a n d i s r e s p o n s i b l e f o r e st a b l i s h m e n t o f o p e r a t i n g p r o c e d u r e s , p o l i c i e s a n d wo r k c l o s e l y w i t h t h e E x e c u t i v e D i r e c t o r . Th e o r g a n i z a t i o n a d m i n i s t e r s m o n i e s r e c e i v e d f r o m t h e S ta t e o f O r e g o n A d d i c t i o n s a n d M e n t a l H e a l t h D i v i s i o n to p r o v i d e O r e g o n H e a l t h P l a n ( O H P ) b e n e f i t s . A s o ne o f t h e t e n o r s o M e n t a l H e a l t h O r g a n i z a t i o n ’ s ( M H O ) in th e s t a t e , t h e y r e c e i v e c a p i t a t e d f u n d i n g ( a r a t e p e r ca p i t a ) f r o m t h e s t a t e t o f u n d m e n t a l h e a l t h s e r v i c e s t o OH P c l i e n t s . A B H A s e r v i c e s i n c l u d e : m a n a g e m e n t o v e r s i g h t , u t i l i z a t i o n m a n a g e m e n t , c o n t r a c t a d m i n i s t r a t i o n , 2 4 - h o u r c r i s i s l i n e , f i n a n c i a l a d m i n i s t r a t i o n , d a t a m a n a g e m e n t a n d r e p o r t i n g , c l a i m s a d j u d i c a t i o n a n d p a y m e n t , a n d m a n a g e m e n t o v e r s i g h t f o r m e m b e r c o m p l a i n t s a n d gr i e v a n c e s . In a d d i t i o n t o a n E x e c u t i v e D i r e c t o r , A B H A h a s f i v e e m pl o y e e s . T h e o r g a n i z a t i o n p a y s m e d i c a l c l a i m s a n d re c e i v e s I T s e r v i c e s t h r o u g h a c o n t r a c t e d t h i r d p a r t y a d m in i s t r a t o r ( T P A ) . OH P c u s t o m e r s a t t r i b u t e d t o A B H A ( a s o f S e p t e m b e r 2 0 0 6 ) w e r e Co u n t y M e m b e r s h i p % Be n t o n 4 , 2 5 5 1 8 . 3 Cr o o k 1 , 7 0 6 7 . 3 De s c h u t e s 9 , 9 1 9 4 2 . 6 Je f f e r s o n 2 , 2 3 7 9 . 6 Li n c o l n 5 , 1 7 5 2 2 . 2 TO T A L 23 , 2 9 2 1 0 0 . 0 AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 3 Ev e n t h o u g h e a c h c o u n t y h a s o n e v o t e i n t h e o r g a n i z a t io n , m o n i e s t o c o u n t i e s f o l l o w t h e O H P m e m b e r s h i p . Co u n t y m e n t a l h e a l t h d e p a r t m e n t s r e c e i v e a s u b - c a p i t a t io n o f m o n i e s f r o m A B H A t o h a n d l e O H P c l i e n t s lo c a l l y . 2. 2 F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d E x p e n d i t u r es Fi g u r e I : AB H A re v e n u e s b y fi s c a l y e a r an d b y ca t e g o r y No t e t h e ca p i t a t i o n re v e n u e h a s fl u c t u a t e d wi d e l y Fi g u r e I I : AB H A re v e n u e b y ye a r w i t h l i n e fo r e q u i v a l e n t do l l a r s ( 0 1 / 0 2 ) AB H A R e v e n u e s : T h e c o u n t i e s , b y a g r e e m e n t , h a v e t h e i r s t a t e c a p i t a t i o n p a y m e n t s m a d e t o A B H A . So m e m o n i e s c o m e i n t o s p e c i f i c s e r v i c e a r e a s . 7, 0 0 0 , 0 0 0 9, 0 0 0 , 0 0 0 11 , 0 0 0 , 0 0 0 13 , 0 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 e s t . Fi s c a l Y e a r R e v e n u e s ( $ ) Re g i o n a l c a r e Mi s c e l l a n e o u s Ne t i n v e s t m e n t in c o m e AB H A C h i l d r e n SO C IT S P i l o t Ca p i t a t i o n r e v e n u e S o u r c e : A B H A f i n a n c i a l r e c o rd s 7, 0 0 0 , 0 0 0 9, 0 0 0 , 0 0 0 11 , 0 0 0 , 0 0 0 13 , 0 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 e s t . Fi s c a l Y e a r R e v e n u e s ( $ ) Revenues Revenues- Equvialent 01/02 S o u r c e : A B H A f i n a n c i a l r e c o r d s AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 4 Th e o v e r a l l m o n i e s r e c e i v e d f r o m t h e s t a t e , i n a d d i t i on t o c o m i n g i n w i t h s o m e v a r i a b i l i t y , h a s d e c l i n e d 9 % in r e a l d o l l a r s s i n c e 0 1 / 0 2 . T h i s i s d u r i n g p e r i o d s w h e r e t h e a n n u a l C P I i n c r e a s e s h a v e b e e n 2 . 9 % a n d , t o ma i n t a i n e q u i v a l e n t v a l u e , r e v e n u e s h o u l d h a v e i n c r e a se d s o m e 1 2 % . Fi g u r e I I I : AB H A Ex p e n d i t u r e co m p o s i t i o n fo r F Y 0 4 / 0 5 Fi g u r e I V : AB H A Ex p e n d i t u r e s by F Y Pa y m e n t s t o Co u n t i e s ( s u b - ca p i t a t i o n ) re p r e s e n t t h e la r g e s t ex p e n d i t u r e f o r AB H A . Ex p e n d i t u r e s – Ex p e n d i t u r e s h a v e r i s e n a n d f a l l e n w i t h c h a n g e s i n re s o u r c e s . A r e l a t i v e l y n e w e x p e n d i t u r e i s a 5 . 8 % st a t e t a x o n t h e S t a t e r e v e n u e r e c e i v e d . T h i s w a s es t a b l i s h e d i n 2 0 0 3 b y H B 2 7 4 7 . T h i s t a x i s d u e t o su n s e t i n J a n u a r y 1 , 2 0 0 8 . T h i s f u r t h e r r e d u c e s av a i l a b l e f u n d s b e i n g r e c e i v e d f r o m t h e s t a t e . Th e g e n e r a l a d m i n i s t r a t i v e t y p e e x p e n d i t u r e s (p e r s o n n e l a n d m a t e r i a l & s e r v i c e s ) a s a pe r c e n t a g e o f t o t a l e x p e n d i t u r e s r a n g e o v e r t h e ab o v e y e a r s f r o m f i v e t o n i n e p e r c e n t . S o ur c e : A B H A f i n a n c i a l r e c o r d s 0 2, 0 0 0 , 0 0 0 4, 0 0 0 , 0 0 0 6, 0 0 0 , 0 0 0 8, 0 0 0 , 0 0 0 10 , 0 0 0 , 0 0 0 12 , 0 0 0 , 0 0 0 14 , 0 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 e s t . Fi s c a l Y e a r E x p e n d i t u r e s ( $ ) Pa n e l p r o v i d e r s Co u n t y i n f r a s t r u c t u r e de v e l o p m e n t Pr o v i d e r T a x In p a t i e n t s e r v i c e s Ma t e r i a l a n d s e r v i c e s IT S P i l o t Ou t p a t i e n t s e r v i c e s CO U N T Y C a p i t a t i o n pm t s Pe r s o n n e l S o u r c e : A B H A f i n a n c i a l r e c or d s CO U N T Y Ca p i t a t i o n p m t s 51 % ITS Pilot 26% Inpatient services 8% Outpatient services County infrastructure development 3% Provider Tax 5% Material and services 3% Personnel 4% AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 5 Fi g u r e V : Su b - ca p i t a t i o n ex p e n d i t u r e to c o u n t i e s b y ye a r i n eq u i v a l e n t do l l a r s ( 0 1 / 0 2 ) Fi g u r e V I : De s c h u t e s Co u n t y s u b - ca p i t a t i o n pa y m e n t s b y FY 0 1, 0 0 0 , 0 0 0 2, 0 0 0 , 0 0 0 3, 0 0 0 , 0 0 0 4, 0 0 0 , 0 0 0 5, 0 0 0 , 0 0 0 6, 0 0 0 , 0 0 0 7, 0 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 e s t . Fi s c a l Y e a r C o u n t y s u b c a p i t a t i o n ( i n e q u i v a l e n t 0 1 / 0 2 $ ) S o u r c e : A B H A f i n a n c i a l r e c o r d s Th e f u n d s p a i d t o C o u n t i e s h a s d i m i n i s h e d ( i n 0 1 / 0 2 e q u iv a l e n t d o l l a r s ) b y s o m e 1 6 % . C o u n t y s u b - ca p i t a t i o n p a y m e n t s r e p r e s e n t a p p r o x i m a t e l y 5 0 % o f s t a t e c a p i t a t i o n p a y m e n t s . - 50 0 , 0 0 0 1, 0 0 0 , 0 0 0 1, 5 0 0 , 0 0 0 2, 0 0 0 , 0 0 0 2, 5 0 0 , 0 0 0 03 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 e s t . Fi s c a l Y e a r S u b C a p i t a t i o n ( $ ) S o u r c e : A B H A f i n a n c i a l r e c or d s De s c h u t e s C o u n t y ’ s s h a r e o f s u b - c a p i t a t i o n h a s b e e n a b o u t 39 % o f t h e t o t a l s u b - c a p i t a t i o n p a y m e n t p a i d to c o u n t i e s . S u b - c a p i t a t i o n p a y m e n t s a r e b a s e d o n s t a t e m e m b e r s h i p i n f o r m a t i o n l e s s e s t i m a t e s f o r c o s t s to b e i n c u r r e d b y A B H A . Th e o r g a n i z a t i o n ’ s u n r e s t r i c t e d n e t a s s e t s h a v e g r o w n o v er t h e l a s t n u m b e r o f y e a r s . A s o f J u n e 3 0 , 2 0 0 6 , AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 6 it i s e s t i m a t e d t h e i r n e t a s s e t s w i l l e x c e e d $ 1 . 5 m i l l i o n . N e t a s s e t s r e f l e c t ( a t a p o i n t i n t i m e ) t h e a m o u n t of as s e t s e x c e e d i n g t h e l i a b i l i t i e s o f t h e o r g a n i z a t i o n . T he 0 6 / 0 7 b u d g e t p r o v i d e s a n i n d i c a t i o n o f w h y t h e s e ne t a s s e t s a r e n e e d e d b y t h e o r g a n i z a t i o n : De s c r i p t i o n A m o u n t N o t e s Re s t r i c t e d C a s h Gr a n t m a t c h c o n t i n g e n c y Se l f - i n s u r a n c e r e s e r v e Op e r a t i n g c a s h r e s e r v e Op e r a t i n g c o n t i n g e n c y $ 2 5 0 , 0 0 0 $ 1 0 0 , 0 0 0 $ 1 0 3 , 9 8 1 $ 2 0 0 , 0 0 0 $ 5 9 4 , 6 5 3 Po l i c y – S t a t e r e q u i r e d Po l i c y – n o a c t u a r i a l s t u d y 3 m o n t h s o p e r a t i n g c o s t s Po l i c y i n d i c a t e s 1 . 5 % o f r e v e n u e s f o r a n o p e r a t i n g co n t i n g e n c y ( ~ $ 1 7 4 k b a s e d o n 0 5 / 0 6 ) a n d 2 % o f r e v e n u e s to be u n r e s e r v e d ( ~ 2 3 1 k b a s e d o n 0 5 / 0 6 ) . Ma n a g e m e n t i n d i c a t e s a d d i t i o n a l r e s e r v e s n e e d e d f o r po t e n t i a l c h i l d r e n s y s t e m o f c a r e c o s t s . TO T A L $ 1 , 2 4 8 , 6 3 4 3. F i n d i n g s 3. 1 A B H A F i n a n c i a l C o n t r o l s AB H A l a c k s c o n t r o l o v e r c l a i m s b a n k a c c o u n t . Th e A B H A c l a i m s b a n k a c c o u n t i s c u r r e n t l y o w n e d b y t h e T PA ( S a m a r i t a n H e a l t h ) a n d A B H A d e p o s i t s fu n d s i n t o t h i s a c c o u n t b a s e d o n p r o v i d e d c l a i m a c t i v i t y su b m i t t e d b y t h e T P A . T h e a p p r o x i m a t e m i n i m u m ba l a n c e o n t h e b a n k a c c o u n t f o r t h e s i x m o n t h s e n d i n g M a y 2 0 0 6 w a s o v e r $ 1 0 0 t h o u s a n d . T h e a c c o u n t di d n o t a p p e a r t o e a r n a n y i n t e r e s t . AB H A s h o u l d c o n t r o l a n d e x e r c i s e o v e r s i g h t o v e r t h e i r a ss e t s u n t i l d i s b u r s e d . C u r r e n t b a n k p r o d u c t s in c l u d e s w e e p a c c o u n t s t h a t a l l o w o r g a n i z a t i o n s t o m a x i m i ze t h e e a r n i n g s p o t e n t i a l u n t i l c h e c k s a r e cl e a r e d . In t e r e s t e a r n i n g s l o s t o n a $ 1 0 0 t h o u s a n d m i n i m u m b a l a nc e a t 2 % f o r a y e a r a m o u n t t o $ 2 , 0 0 0 . N o cu r r e n t i s s u e s o n o w n e r s h i p o f t h e a c c o u n t o r a c c e s s t o i n f o rm a t i o n w a s i n d i c a t e d b y m a n a g e m e n t , ho w e v e r , A B H A w i l l b e b e t t e r a b l e t o m a i n t a i n c o n t r o l o v e r t h e i r a s s e t s a n d i n f o r m a t i o n i f t h e y o w n t h e ac c o u n t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A d e p o s i t r e q u i r e d c l a i m mo n i e s i n t o a b a n k a c c o u n t e s t a b l i s h e d b y AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 7 an d b e l o n g i n g t o A B H A . A B H A w i l l r e c e i v e d i r e c t c o pi e s o f a l l b a n k s t a t e m e n t s a n d c a n c e l l e d ch e c k s . A B H A w i l l n e e d t o a r r a n g e f o r t h e T P A t o w ri t e c h e c k s o n t h e a c c o u n t s f o r q u a l i f y i n g cl a i m s . I t i s r e c o m m e n d e d t h e y c o n s i d e r u t i l i z i n g a s w e e p a c c o u n t t o m a x i m i z e t h e e a r n i n g po t e n t i a l o f u n - s p e n t f u n d s . T h e y s h o u l d a l s o c o n s id e r h a v i n g a d d i t i o n a l s e c u r i t y f e a t u r e s s u c h a s po s i t i v e p a y a n d r e s t r i c t i n g e l e c t r o n i c t r a n s f e r s . AB H A h a s n o t p r o v i d e d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t o v e r I T se r v i c e s . Th e e s t a b l i s h e d s y s t e m s ( b y A B H A a n d t h e T P A ) d o n o t a l l ow c o u n t i e s t o t r a c k t h e s u c c e s s f u l c o m p l e t i o n of d a t a t r a n s f e r t h r o u g h t h e T P A t o t h e S t a t e , n o r wa s A B H A p e r f o r m i n g t h i s r e c o n c i l i a t i o n . A l l C o u n t i e s mu s t e l e c t r o n i c a l l y t r a n s m i t C o u n t y m e n t a l h e a l t h e n c o u n te r d a t a t o A B H A ’ s t h i r d p a r t y a d m i n i s t r a t o r (T P A ) . T h e T P A p r o c e s s e s A B H A c l a i m s a n d s e n d s t h e A B H A a nd C o u n t y e n c o u n t e r d a t a t o t h e s t a t e . Th e e n c o u n t e r i n f o r m a t i o n i s u t i l i z e d b y t h e s t a t e t o as s e s s f u t u r e f u n d i n g o f m e n t a l h e a l t h s e r v i c e s pr o v i d e d u n d e r t h e O r e g o n H e a l t h P l a n . D e s c h u t e s C o u nt y h a d e s t a b l i s h e d s o m e m o n i t o r i n g c o n t r o l s ov e r e l e c t r o n i c t r a n s m i s s i o n t o t h e T P A b u t w a s u n a b l e ( w it h t h e i n f o r m a t i o n p r o v i d e d ) t o a s s e s s w h e t h e r th e d a t a m a d e i t t o t h e s t a t e . S o m e d a t a h a d b e e n c o nf i r m e d b u t m u c h o f i t h a d n o t . D u r i n g t h e a u d i t , Co u n t y I T w i t h t h e h e l p o f t h e T P A , i d e n t i f i e d t h a t s o m e $ 6 0 0 k o f d a t a ( 4 2 % o f t h e s u b m i t t e d c h a r g e s ) h a d no t b e e n t r a n s m i t t e d t o t h e s t a t e . T h i s d a t a h a d i n a dv e r t e n t l y b e e n m i s s e d b y t h e T P A . Ge n e r a l l y , e l e c t r o n i c a l l y t r a n s m i t t e d f i l e s c o n t a i n i n f or m a t i o n t h a t a l l o w s t h e s e n d e r a n d t h e r e c e i v e r t o id e n t i f y t h a t a l l o f t h e r e c o r d s h a v e b e e n e x c h a n g e d . A B H A o r t h e T P A s h o u l d h a v e t a k e n s t e p s t o a s s u r e th a t a l l d a t a i s c o m p l e t e l y t r a n s m i t t e d a n d r e c e i v e d . A v a l i d a t i o n / r e c o n c i l i a t i o n p r o c e s s s h o u l d h a v e b e e n us e d t o a s s u r e t h e d a t a t r a n s m i s s i o n w a s c o m p l e t e d . Wi t h o u t s u f f i c i e n t r e c o n c i l i a t i o n o f e l e c t r o n i c a l l y t r a ns m i t t e d f i l e s , i t w o u l d b e d i f f i c u l t t o a s s e s s i f a l l in f o r m a t i o n h a d b e e n t r a n s m i t t e d . T h i s c o u l d p o t e n t i a ll y l e a d t o r e d u c e d m e n t a l h e a l t h f u n d i n g . A s n o t e d ab o v e , t h e s t a t e w a s n o t s e e i n g s o m e $ 6 0 0 t h o u s a n d o f p ro v i d e d s e r v i c e s . W i t h o u t a d d i t i o n a l r e s o l u t i o n , th i s c e r t a i n l y c o u l d h a v e r e d u c e d f u t u r e f u n d i n g . Th i s l a c k o f a n e s t a b l i s h e d r e c o n c i l i a t i o n p r o c e s s b y t h e AB H A , t h e T P A a n d t h e C o u n t y h a d n o t b e e n ac c o m p l i s h e d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A ( o r t h e i r T P A ) v a l i d a t e t h a t a l l e l e c t r o n i c d a t a t r a n s f e r s r e a c h t h e st a t e . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 8 {A B H A h a s r e c e n t l y g o n e t h r o u g h t h e p r o c e s s o f s e l e c t i n g a n e w T P A . T h e n e w l y s e l e c t e d T P A pe r f o r m s t h i s p r o c e s s f o r m a n y l a r g e M H O ’ s i n t h e s t a t e a n d i n d i c a t e s t h e y w i l l r e c o n c i l e a l l el e c t r o n i c t r a n s f e r s b e t w e e n t h e c o u n t i e s a n d t h e s t a t e . T h i s w o u l d i n c l u d e a l s o t h e i n t e r n a l l y de v e l o p e d d a t a f r o m c l a i m s p r o c e s s e d . T h e y w i l l p r o v i d e i nf o r m a t i o n t o C o u n t i e s t o h e l p a s s u r e th a t t h e t r a n s f e r o c c u r r e d s u c c e s s f u l l y . } AB H A c o u l d p r o v i d e m o r e o v e r s i g h t o v e r m e d i c a l c l a i ms p r o c e s s e d . In d i s c u s s i o n s w i t h t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r o v e r t h e p r o c e s s t o m o n i t o r a n d c o n t r o l m e n t a l h e a l t h c l a i m s be i n g p r o c e s s e d b y t h e i r ( T P A ) , i t b e c a m e c l e a r t h a t t he y t r u s t t h e i r T P A t o p r o c e s s t h e s e c l a i m s a n d d o no t h a v e a n y e s t a b l i s h e d p r o c e s s e s t o r e v i e w d i s b u r s e m e n t s be i n g m a d e . An o r g a n i z a t i o n s h o u l d h a v e s o m e c o n t r o l s o v e r t h e c l a im s p r o c e s s e d a n d b e a s s u r e d t h a t c l a i m s a r e n o t du p l i c a t e d a n d i n a p p r o p r i a t e c l a i m s a r e n o t b e i n g p a i d . Wi t h o u t s u f f i c i e n t a n d c r e d i b l e e v i d e n c e f o r c l a i m s , t h e o r g a n i z a t i o n m a y b e o v e r c h a r g e d . In 1 9 9 8 - 2 0 0 0 , J a c k s o n C o u n t y ’ s T P A m i s a p p r o p r i a t e d o v e r $2 0 0 t h o u s a n d f r o m C o u n t y g o v e r n m e n t b y du p l i c a t i n g b i l l i n g s a n d t r a n s f e r r i n g m o n i e s o u t o f t h e C o u n t y ’ s c l a i m b a n k a c c o u n t . AB H A t r u s t e d t h a t t h e i r T P A w a s d o i n g a s r e q u e s t e d a n d th a t a l l c l a i m s w e r e a p p r o p r i a t e l y s u p p o r t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A e s t a b l i s h s u f f i c i e n t c o nt r o l s o v e r t h i r d p a r t y a d m i n i s t r a t o r c l a i m s . Th e s e m i g h t i n c l u d e : re v i e w i n g t h e T P A ’ s e s t a b l i s h e d p o l i c i e s a n d p r o c e d ur e s m a n u a l f o r a d m i n i s t e r i n g c l a i m s , re q u i r i n g a S A S 7 0 a u d i t o f t h e T P A ’ s o p e r a t i o n s t o id e n t i f y a n y r i s k s t h a t s h o u l d b e ad d r e s s e d , re q u i r i n g t h e T P A t o p r o p e r l y s e g r e g a t e d u t i e s , pr o v i d i n g o n l y s u f f i c i e n t f u n d s f o r s u b m i t t e d c l a i m s, re q u i r i n g c l a i m a n d p a y m e n t d a t a b e a v a i l a b l e i n a n e l e c t r o n i c f o r m a t t o a l l o w A B H A t o an a l y z e t h e d a t a , pe r f o r m i n g m o n t h l y o r q u a r t e r l y r e c o n c i l i a t i o n s b e t we e n c l a i m h i s t o r y r e p o r t s a n d a m o u n t s pa i d f r o m a c c o u n t s , pe r f o r m i n g p e r i o d i c a u d i t s o f s o u r c e d o c u m e n t s h e l d b y T P A , a n d pe r i o d i c a l l y s u r v e y i n g v e n d o r s t o d e t e r m i n e i f t h e y a r e p a i d i n a t i m e l y m a n n e r . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 9 Wr i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s c o n c e r n i ng d u t i e s o f b u s i n e s s o f f i c e st a f f c o u l d b e i m p r o v e d . AB H A h a s e s t a b l i s h e d s o m e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s b u t v e r y f e w o f t h e s e d e t a i l t h e p r o c e d u r e s a n d pr a c t i c e s o f h o w t h e y o p e r a t e t h e i r b u s i n e s s f u n c t i o n s . T h er e w e r e f e w w r i t t e n p r o c e d u r e s p r o v i d e d go v e r n i n g t h e d u t i e s o f t h e k e y o p e r a t i o n a l s t a f f . Co m m u n i c a t i o n i s a n e s s e n t i a l c o m p o n e n t o f i n t e r n a l c o n tr o l s . W r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e ef f e c t i v e f o r c o n t r o l s . W e l l - d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s e n h a n c e a c c o u n t a b i l i t y a n d co n s i s t e n c y . T h e r e s u l t i n g d o c u m e n t a t i o n i s a l s o u s e f u l f o r t r a i n i n g a n d c r o s s - t r a i n i n g p e r s o n n e l . Th e l a c k o f c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s c a n le a d t o i n a d e q u a t e l y p l a n n e d c o n t r o l s , in a d e q u a t e s u p e r v i s i o n , p o o r a n d i n a d e q u a t e t r a i n i n g , a n d l a c k o f a d h e r e n c e t o s t a t e d c o n t r o l p r o c e d u r e s . Wr i t t e n p r o c e d u r e s e x i s t o v e r s o m e o f t h e p r a c t i c e s o f h a n dl i n g t h e o r g a n i z a t i o n m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A s t a f f d o c u m e n t t h e i r a c co u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e s e po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l em p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n d e t a i l , t h e re s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h e m p l o y e e . It i s a l s o r e c o m m e n d e d , t o t h e e x t e n t C o u n t i e s o r e xt e r n a l s t a f f p l a y a r o l e i n t h e p r o c e d u r e s , t h e y sh o u l d b e i n f o r m e d . Th e r e c o u l d b e i m p r o v e d a c c o u n t i n g a n d c o n t r o l o v e r c h e c k i n g a c c o u n t . Th e o r g a n i z a t i o n h a s a c h e c k i n g a c c o u n t ( f o r e m e r g e n c y u s e ) t h a t c u r r e n t l y r e q u i r e s o n l y o n e s i g n a t u r e . Mo n i e s a r e r e p l e n i s h e d a s t h e a c c o u n t g e t s l o w a n d t h e ac c o u n t i n g r e f l e c t s t h e r e p l e n i s h m e n t a n d n o t t h e un d e r l y i n g e x p e n d i t u r e s . T h e a c c o u n t i s k e p t a r o u n d $ 2 t h o u s a n d d o l l a r s . Th e a c c o u n t i n g s h o u l d r e f l e c t t h e d i s b u r s e m e n t s f r o m w i t h in t h e c h e c k i n g a c c o u n t . T h e c h e c k i n g a c c o u n t sh o u l d r e q u i r e d u a l s i g n a t u r e s t o c o n t r o l d i s b u r s e m e n t . Wi t h o u t s u f f i c i e n t c o n t r o l o v e r t h e c h e c k i n g a c c o u n t , m o ni e s m a y n o t b e p r o p e r l y a c c o u n t e d f o r o r di s b u r s e d . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 10 Ma n a g e m e n t d i d n o t i d e n t i f y t h e r e w e r e i n a d e q u a t e c o nt r o l s e s t a b l i s h e d o v e r t h e o p e r a t i o n a n d a c c o u n t i n g of t h e c h e c k i n g a c c o u n t . T h e u s e o f t h e a c c o u n t f o r e m e r g en c i e s m a k e s i t d i f f i c u l t t o o b t a i n a s e c o n d si g n e r . It i s r e c o m m e n d e d t h e c h e c k i n g a c c o u n t b e m a i n t a i n e d a s a n i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t . T h e ba l a n c e p l u s r e c e i p t s a t a n y t i m e s h o u l d b e m a i n t a i ne d a t a s p e c i f i c a u t h o r i z e d l e v e l . T h e ac c o u n t i n g f o r d i s b u r s e m e n t s s h o u l d o c c u r r o u t i n e l y a s m o n i e s a r e r e p l e n i s h e d t o t h e e s t a b l i s h e d le v e l . It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e a c c o u n t r e q u i r e d u a l s i g na t u r e s . I f d u a l s i g n a t u r e s a r e n o t p o s s i b l e , i n sp e c i f i c c i r c u m s t a n c e s , a s u b s e q u e n t r e v i e w a n d s i g n- o f f o f t h e d i s b u r s e m e n t s b y o n e o f t h e au t h o r i z e d c o - s i g n e r s c o u l d b e d o n e . De s c h u t e s C o u n t y c h e c k i n g a c c o u n t s g e n e r a l l y r e q u i r e d u a l si g n a t u r e s a s a m a t t e r o f p o l i c y . Ad d i t i o n a l o v e r s i g h t n e e d e d f o r e x e c u t i v e d i r e c t o r re i m b u r s e m e n t s . Th e e x e c u t i v e d i r e c t o r ’ s e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s a r e a u t h o ri z e d b y t h e o p e r a t i o n s s u p e r v i s o r . Ov e r s i g h t o f t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r ’ s e x p e n d i t u r e s w o u l d b e m o r e e f f e c t i v e i f s o m e o n e a b o v e t h e e x e c u t i v e di r e c t o r r e v i e w e d a n d s i g n e d - o f f o n e x e c u t i v e d i r e c t o r ex p e n d i t u r e s . Wi t h o u t a d e q u a t e o v e r s i g h t , e x p e n d i t u r e s m a y b e p a i d th a t a r e n o t a p p r o p r i a t e . S u b o r d i n a t e s t a f f a r e n o t in a p o s i t i o n t o e f f e c t i v e l y q u e s t i o n o r r e q u e s t a d d i t i on a l s u p p o r t f r o m t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r . Th e b u s i n e s s o f f i c e h a s n o t d e v e l o p e d a n a p p r o p r i a t e o v e rs i g h t m e c h a n i s m s i n c e G o v e r n i n g B o a r d me m b e r s ( a n d A d m i n i s t r a t i v e c o u n c i l m e m b e r s ) m a y b e m o r e d i f f i c u l t t o l o c a t e f o r s i g n a t u r e . It i s r e c o m m e n d e d t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r e x p e n s e r e im b u r s e m e n t s a n d p o t e n t i a l l y o t h e r s i g n i f i c a n t ex p e n d i t u r e s i d e n t i f i e d , b e a u t h o r i z e d b y a G o v e r n i n g B o a r d ( o r A d m i n i s t r a t i v e c o u n c i l ) m e m b e r be f o r e d i s b u r s e m e n t . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 11 Cu r r e n t a c c o u n t i n g f o r t r a v e l a n d m e a l s m a k e s i t d i ff i c u l t t o a s s e s s e x t e n t o f c o s t s . Th e a c c o u n t i n g o f o r g a n i z a t i o n e x p e n d i t u r e s f o r m i l e a ge r e i m b u r s e m e n t , m e a l s , a n d t r a v e l a r e n o t se p a r a t e l y t r a c k e d . I t w a s n o t e d t h e s e e x p e n d i t u r e s w e r e i n c l u d e d i n s e v e r a l b r o a d e x p e n d i t u r e a c c o u n t ca t e g o r i e s s t a f f t r a v e l , s u p p l i e s a n d o p e r a t i n g e x p e n s e s , t r a i n i n g a n d e d u c a t i o n , a n d b o a r d & c o m m i t t e e e x p e n s e . Th e e x p e n d i t u r e s i n t h e s e c a t e g o r i e s h a v e m o r e t h a n d o u bl e d i n t h e l a s t c o u p l e o f y e a r s . I t w a s n o t ap p a r e n t f r o m t h e s e d e s c r i p t i o n s t h e n a t u r e o f t h e u n d e rl y i n g e x p e n d i t u r e s b e i n g m a d e . Go v e r n m e n t a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s g e n e r a l l y r e q u i r e s u f f ic i e n t o b j e c t c a t e g o r i e s d e s c r i b i n g t h e s e r v i c e o r co m m o d i t y o b t a i n e d a s t h e r e s u l t o f a s p e c i f i c e x p e n d i t ur e . I t i s t y p i c a l f o r t r a v e l a n d m e a l c o s t s t o b e se g r e g a t e d t o p r o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t . Th e o r g a n i z a t i o n a c c o u n t i n g c a t e g o r i e s a r e a c c o r d i n g t o p ur p o s e a n d n o t a s t o t y p e ( o b j e c t ) . A l e v e l o f ad d i t i o n a l d e t a i l ( o b j e c t c a t e g o r i e s ) i n t h e a c c o u n t i n g t o r e f l e c t a c t u a l s p e n d i n g c a t e g o r i e s w o u l d p r o v i d e be t t e r i n f o r m a t i o n a s t o t h e e x p e n d i t u r e s b e i n g m a d e . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r p r o v i d i n g a d d i ti o n a l o b j e c t c a t e g o r i e s t o p r o v i d e u s e f u l ac c o u n t i n g i n f o r m a t i o n f o r m o n i t o r i n g t r a v e l a n d m e al s c o s t s . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s u p p l i e s b e se p a r a t e d f r o m o t h e r t y p e o f o p e r a t i n g e x p e n s e s . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A r e v i e w t h e i r c h a r t of a c c o u n t s t o m a k e s u r e t h e y a r e g a t h e r i n g a p p r o p r ia t e a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n . So m e e x p e n d i t u r e s u p p o r t w a s m i s s i n g o r l a c k e d s u f f ic i e n t d e t a i l . Ov e r a l l e x p e n d i t u r e s u p p o r t r e v i e w e d w a s g e n e r a l l y a d eq u a t e . I t w a s n o t e d i n s o m e i n s t a n c e s t h a t su f f i c i e n t a n d a d e q u a t e d e t a i l e d s u p p o r t w a s n o t m a i n t ai n e d f o r i t e m s c h a r g e d t o t h e A B H A c r e d i t c a r d , o r f o r e x p e n s e s r e i m b u r s e d t o e m p l o y e e s . Th e s e e x p e n d i t u r e s l a c k i n g s u p p o r t g e n e r a l l y f e l l i n t o t he a r e a o f t r a v e l a n d m e a l s . Ex p e n d i t u r e s f o r t r a v e l a w a y f r o m h o m e , i n c l u d i n g m e a ls , l o d g i n g , o r e n t e r t a i n m e n t m u s t b e s u b s t a n t i a t e d AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 12 by a d e q u a t e r e c o r d s o r b y s u f f i c i e n t e v i d e n c e ( p u r s u a n t to c o d e a n d r e g u l a t i o n s u n d e r I R S § 2 7 4 ) . T h e re q u i s i t e e l e m e n t s o f e a c h e x p e n d i t u r e i n c l u d e : F o r t r a v e l e x p e n d i t u r e s , t h e t a x p a y e r m u s t e s t a b l i s h t h e a m o u n t , t i m e , p l a c e , a n d b u s i n e s s p u r p o s e of t h e e x p e n d i t u r e . F o r b u s i n e s s e n t e r t a i n m e n t e x p e n d i t u r e s , t h e t a x p a y e r mu s t e s t a b l i s h t h e a m o u n t , d a t e ( a n d po s s i b l y d u r a t i o n o f b u s i n e s s d i s c u s s i o n ) , p l a c e , b u s i n e s s p u r p o se , n a m e s a n d b u s i n e s s re l a t i o n s h i p o f t h e p e r s o n s e n t e r t a i n e d . T o s u b s t a n t i a t e e a c h e l e m e n t b y a d e q u a t e r e c o r d s , t h e ta x p a y e r m u s t m a i n t a i n : 1 ) a n a c c o u n t bo o k , d i a r y , l o g , s t a t e m e n t o f e x p e n s e , t r i p s h e e t s , or s i m i l a r r e c o r d ; a n d 2 ) d o c u m e n t a r y e v i d e n c e th a t , i n c o m b i n a t i o n , a r e s u f f i c i e n t t o e s t a b l i s h e a c h e le m e n t o f a n e x p e n d i t u r e . An e m p l o y e e m u s t u s e a d e q u a t e r e c o r d s t o m a k e a n a d e q u at e a c c o u n t i n g t o s u b s t a n t i a t e e x p e n d i t u r e s t o th e p a y o r . W i t h o u t s u f f i c i e n t s u p p o r t , i t e m s m a y n e e d t o b e i n c l u d e d i n i n c o m e o f t h e e m p l o y e e u n d e r t h e ru l e s f o r a c c o u n t a b l e p l a n s . Th e b u s i n e s s o f f i c e d o e s n o t h a v e s u f f i c i e n t a u t h o r i t y t o re q u i r e a n d f o l l o w - u p o n t h e d e t a i l e d r e c e i p t s a n d do c u m e n t a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h a t e x p e n d i t u r e s f r o m t h e c o r p o r at e c r e d i t c a r d o r e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t s in c l u d e s u f f i c i e n t e v i d e n c e t o s u p p o r t t h e e x p e n d i t ur e . M a n a g e m e n t s h o u l d e s t a b l i s h a d d i t i o n a l pr o c e d u r e s f o r a p p r o v a l o f d i s b u r s e m e n t s w h e n a d e t ai l e d r e c e i p t i s n o t a v a i l a b l e . Ac c o u n t i n g r e c o r d s i n c l u d e t r a n s a c t i o n s o f m o n i e s h el d i n t r u s t f o r c l i e n t s . AB H A c a r r i e s o n a n a r t s h o w f o r t h e i r c u s t o m e r s i n a s s o c i a t io n w i t h t h e i r a n n u a l m e e t i n g . A r t s h o w s a l e s , of t h e i r c u s t o m e r ’ s a r t , a r e a c c o u n t e d f o r i n A B H A ’ s r e c o r ds a s m i s c e l l a n e o u s i n c o m e a n d a s a n ex p e n d i t u r e . AB H A i s c a r r y i n g o u t a s e r v i c e f o r t h e i r c u s t o m e r s b y c l e a r in g p a y m e n t s f o r a r t a n d r e m i t t i n g t h e s e t o t h e i r cu s t o m e r s . T h e s e m o n i e s a r e n o t t h e o r g a n i z a t i o n ’ s m o n i e s a n d s h o u l d b e s e g r e g a t e d f r o m t h e ac c o u n t i n g o f t h e e n t i t y . Th e o v e r a l l i m p a c t t o t h e o r g a n i z a t i o n a l a c c o u n t i n g i s sm a l l s i n c e t o t a l a r t s a l e s a r e a r o u n d $ 2 , 0 0 0 . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 13 AB H A h a d n o t i d e n t i f i e d a n y i s s u e s w i t h r e p o r t i n g t h e s e a m o u n t s i n t h e i r a c c o u n t i n g . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r u s i n g a s e p a r a te t r u s t f u n d a c c o u n t f o r t h e s e r e c e i p t s a n d ex p e n d i t u r e s o r u s e a s p e c i f i c a c c o u n t a n d o f f s e t t he i n c o m e a n d e x p e n d i t u r e e n t r i e s . So m e c o n f u s i o n e x i s t s o v e r w h a t f i s c a l p e r i o d t o r e co r d s o m e e x p e n d i t u r e s . An e x p e n d i t u r e p a i d f o r i n A u g u s t 2 0 0 6 w a s a c c o u n t e d f o r J u n e 2 0 0 6 . T h e e n t r y w a s r e c o r d e d i n J u n e be c a u s e t h e i t e m w a s o r d e r e d i n J u n e 2 0 0 6 b u t t h e i t e m wa s n o t r e c e i v e d u n t i l s o m e t i m e a f t e r J u n e . I t i s no t c l e a r t h e t i t l e h a d p a s s e d i n J u n e . AB H A ’ s f i n a n c i a l r e p o r t s a r e o n t h e a c c r u a l m e t h o d o f a c c ou n t i n g . G e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g pr i n c i p l e s f o r a c c r u a l a c c o u n t i n g u t i l i z e e x p e n s e r e c o g n i t i on p r i n c i p l e s , w h e r e b y , t h e p e r i o d t h e i t e m s h o u l d be r e p o r t e d r e l a t e s t o t h e t i m i n g o f w h e n t h e l i a b i l it y f o r t h e i t e m h a s b e e n i n c u r r e d . I n t h i s c a s e , i t i s un l i k e l y t h a t t i t l e p a s s e d t o A B H A o n o r d e r i n g t h e g o od s . Th e e x p e n d i t u r e a p p e a r s t o r e l a t e t o 0 6 / 0 7 r e q u i r i n g a m i n o r a d j u s t m e n t t o e x p e n d i t u r e s ( $ 1 , 0 5 1 ) . I t i s un c l e a r i f t h e r e a r e m o r e e x p e n d i t u r e s t h a t w e r e p a i d i n 0 6 / 0 7 a n d r e c o r d e d d i r e c t l y t o 0 5 / 0 6 . A s s e s s i n g th e a c c o u n t i n g s y s t e m s t o p r o p e r l y r e p o r t t h e s e t y p e s o f i te m s w o u l d b e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f A B H A ’ s in d e p e n d e n t a u d i t o r . ( A B H A r e c e i v e d a c l e a n o p i n i o n on t h e o r g a n i z a t i o n ' s 0 4 / 0 5 f i n a n c i a l s t a t e m e n t s ) . St a f f i n d i c a t e d t h e r e w a s s o m e c o n f u s i o n o v e r w h i c h f i s c a l y e a r t h e e x p e n d i t u r e s h o u l d b e i n c u r r e d a n d st a f f w a n t e d t o e x p e n d t h e s e m o n i e s o u t o f t h e p r i o r f i s c a l p e r i o d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f d i s c u s s t h e s e s p e c i f i c t y p e s o f e x p e n d i t u r e s w i t h t h e i r a c c o u n t a n t o r in d e p e n d e n t a u d i t o r t o d e t e r m i n e t h e p r o p e r m a t c h i n g o f t h e e x p e n d i t u r e w i t h t h e p e r i o d . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 14 3. 2 O p e r a t i o n a l p e r f o r m a n c e In e f f i c i e n t m e t h o d u t i l i z e d t o o r g a n i z e e x p e n d i t u r e s u p p o r t . Cu r r e n t l y t h e o r g a n i z a t i o n m a i n t a i n s s u p p o r t f o r e x p e nd i t u r e s b y t h e a s s o c i a t e d e x p e n d i t u r e a c c o u n t a n d ve n d o r . I f a p a y m e n t t o a v e n d o r c o v e r s s e v e r a l e x p e n di t u r e a c c o u n t s t h e n t h e s u p p o r t i s c o p i e d t o e a c h o f th e a c c o u n t f i l e s . T h e o r g a n i z a t i o n u t i l i z e s B e n t o n C ou n t y t o p r o c e s s a n d a c c o u n t f o r e x p e n d i t u r e s b u t d o e s ha v e d i r e c t a c c e s s t o t h e i r a c c o u n t i n g s y s t e m . Th e o r g a n i z a t i o n s h o u l d h a v e a c c e s s t o t h e i r a c c o u n t i n g in f o r m a t i o n a n d s h o u l d h a v e d o c u m e n t a t i o n ef f i c i e n t l y o r g a n i z e d a n d r e f e r e n c e d . A c c e s s w o u l d a l l o w t h e o r g a n i z a t i o n t o u t i l i z e t h e i n f o r m a t i o n s t o r e d wi t h i n t h e a c c o u n t i n g d a t a t o s u p p o r t m a n a g e m e n t o f t h e o r g a n i z a t i o n . In t h e a b s e n c e o f a c c e s s t o t h e i r a c c o u n t i n g r e c o r d s , s t a f f i ne f f i c i e n t l y s p e n d s t i m e m a i n t a i n i n g h a r d c o p y re c o r d s s u p p o r t i n g t h e a c c o u n t i n g . AB H A s t a f f a r e w o r k i n g t o g a i n a c c e s s t o B e n t o n C o u n t y ’ s ac c o u n t i n g s y s t e m s b u t , a s o f t h i s d a t e , h a s n o t be e n a b l e t o w o r k o u t t h e d e t a i l s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A m a k e i t a p r i o r i t y t o g ai n a c c e s s t o t h e i r o w n a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n o n Be n t o n C o u n t y ’ s s y s t e m . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r d e v e l o p i n g a m o r e e f f i c i e n t do c u m e n t a t i o n s y s t e m , s u c h a s e x p e n d i t u r e s o r g a n i z e d b y v e n d o r o r c h e c k # o n c e t h e y h a v e a c c e s s to t h e i r a c c o u n t i n g r e c o r d s . AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 15 4. Re s p o n s e 4. 1 A B H A M a n a g e m e n t Th e f o l l o w i n g r e s p o n s e w a s r e c e i v e d f r o m S e t h B e r n s t e i n , E x e c u t i v e D i r e c t o r o f A B H A o n N o v e m b e r 2 8 , 2 0 0 6 . I t wa s a l s o i n d i c a t e d t h a t t h i s r e p o r t w o u l d b e d i s c u s s e d w i t h A B H A ’ s a u d i t c o m m i t t e e , w h i c h i s c o m p r i s e d o f fi n a n c i a l r e p r e s e n t a t i v e s f r o m t h e m e m b e r c o u n t i e s . 3. 1 A B H A F i n a n c i a l C o n t r o l s Fi n d i n g Re c o m m e n d a t i o n Re s p o n s e / S t a t u s Target completion AB H A l a c k s co n t r o l o v e r cl a i m s b a n k ac c o u n t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A d e p o s i t re q u i r e d c l a i m m o n i e s i n t o a b a n k ac c o u n t e s t a b l i s h e d b y a n d b e l o n g i n g to A B H A . A B H A w i l l r e c e i v e d i r e c t co p i e s o f a l l b a n k s t a t e m e n t s a n d ca n c e l l e d c h e c k s . A B H A w i l l n e e d t o ar r a n g e f o r t h e T P A t o w r i t e c h e c k s o n th e a c c o u n t s f o r q u a l i f y i n g c l a i m s . I t is r e c o m m e n d e d t h e y c o n s i d e r ut i l i z i n g a s w e e p a c c o u n t t o m a x i m i z e th e e a r n i n g p o t e n t i a l o f u n - s p e n t fu n d s . T h e y s h o u l d a l s o c o n s i d e r ha v i n g a d d i t i o n a l s e c u r i t y f e a t u r e s su c h a s p o s i t i v e p a y a n d r e s t r i c t i n g el e c t r o n i c t r a n s f e r s . Th i s r e q u i r e m e n t h a s b e e n co m m u n i c a t e d t o P h T e c h . Re s p o n s e : “ We w i l l w o r k t o en s u r e t h a t t h e s e au d i t i s s u e s ar e a d d r e s s e d . I t s o u n d s l i k e w e ne e d t o d r a w c l a i m s c h e c k s o n yo u r a c c o u n t r a t h e r t h a n o u r s . I n or d e r t o d o t h i s , w e e i t h e r n e e d yo u r c h e c k s t o c k o r t h e b a n k i n g in f o r m a t i o n t o o r d e r c h e c k s t o c k al o n g w i t h t h e s t a r t i n g c h e c k nu m b e r ” . AB H A d o e s n o t an t i c i p a t e a n y p r o b l e m s m a k i n g th e c h a n g e s r e c o m m e n d e d . 2/1/07 AB H A h a s n o t pr o v i d e d su f f i c i e n t ov e r s i g h t o v e r I T se r v i c e s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A (o r t h e i r T P A ) v a l i d a t e t h a t a l l el e c t r o n i c d a t a t r a n s f e r s r e a c h th e s t a t e . {A B H A h a s r e c e n t l y go n e t h r o u g h t h e p r o c e s s o f se l e c t i n g a n e w T P A . T h e n e w l y se l e c t e d T P A p e r f o r m s t h i s pr o c e s s f o r m a n y l a r g e M H O ’ s i n th e s t a t e a n d i n d i c a t e s t h e y w i l l re c o n c i l e a l l e l e c t r o n i c t r a n s f e r s Th i s r e q u i r e m e n t h a s b e e n co m m u n i c a t e d t o P h T e c h . Re s p o n s e : “I t h i n k t h a t w e d o a l l o f t h e t h i n g s ad d r e s s e d i n t h e o v e r s i g h t s e c t i o n a s we l l a s d o q u a r t e r l y r e c o n c i l i a t i o n s w i t h OM A P / P W C o n e n c o u n t e r d a t a , s o I th i n k w e s h o u l d b e i n g o o d s h a p e t o ad d r e s s t h e s e i s s u e s . ’ ” . AB H A d o e s n o t a n t i c i p a t e a n y 2/1/07 AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 16 be t w e e n t h e c o u n t i e s a n d t h e st a t e . T h i s w o u l d i n c l u d e a l s o t h e in t e r n a l l y d e v e l o p e d d a t a f r o m cl a i m s p r o c e s s e d . T h e y w i l l pr o v i d e i n f o r m a t i o n t o C o u n t i e s t o he l p a s s u r e t h a t t h e t r a n s f e r oc c u r r e d s u c c e s s f u l l y . } pr o b l e m s m a k i n g t h e c h a n g e s re c o m m e n d e d . Fi n d i n g Re c o m m e n d a t i o n Re s p o n s e / S t a t u s Target completion AB H A c o u l d pr o v i d e m o r e ov e r s i g h t o v e r me d i c a l c l a i m s pr o c e s s e d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A es t a b l i s h s u f f i c i e n t c o n t r o l s o v e r t h i r d pa r t y a d m i n i s t r a t o r c l a i m s . T h e s e mi g h t i n c l u d e : re v i e w i n g t h e T P A ’ s e s t a b l i s h e d po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s m a n u a l fo r a d m i n i s t e r i n g c l a i m s , re q u i r i n g a S A S 7 0 a u d i t o f t h e TP A ’ s o p e r a t i o n s t o i d e n t i f y a n y ri s k s t h a t s h o u l d b e a d d r e s s e d , re q u i r i n g t h e T P A t o p r o p e r l y se g r e g a t e d u t i e s , pr o v i d i n g o n l y s u f f i c i e n t f u n d s fo r s u b m i t t e d c l a i m s , re q u i r i n g c l a i m a n d p a y m e n t da t a b e a v a i l a b l e i n a n e l e c t r o n i c fo r m a t t o a l l o w A B H A t o a n a l y z e th e d a t a , pe r f o r m i n g m o n t h l y o r q u a r t e r l y re c o n c i l i a t i o n s b e t w e e n c l a i m hi s t o r y r e p o r t s a n d a m o u n t s pa i d f r o m a c c o u n t s , pe r f o r m i n g p e r i o d i c a u d i t s o f so u r c e d o c u m e n t s h e l d b y T P A , an d pe r i o d i c a l l y s u r v e y i n g v e n d o r s Sa m e a s a b o v e S a m e a s above AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 17 to d e t e r m i n e i f t h e y a r e p a i d i n a ti m e l y m a n n e r . Fi n d i n g Re c o m m e n d a t i o n Re s p o n s e / S t a t u s Target completion Wr i t t e n ac c o u n t i n g po l i c i e s a n d pr o c e d u r e s co n c e r n i n g du t i e s o f bu s i n e s s o f f i c e st a f f c o u l d b e im p r o v e d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A s t a f f do c u m e n t t h e i r a c c o u n t i n g p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l em p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n de t a i l , t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h em p l o y e e . It i s a l s o r e c o m m e n d e d , t o t h e e x t e n t Co u n t i e s o r e x t e r n a l s t a f f p l a y a r o l e i n th e p r o c e d u r e s , t h e y s h o u l d b e in f o r m e d . Dr a f t p o l i c i e s w i l l b e w r i t t e n a n d pr e s e n t e d t o t h e A B H A A u d i t Co m m i t t e e April 07 Th e r e c o u l d b e im p r o v e d ac c o u n t i n g a n d co n t r o l o v e r ch e c k i n g ac c o u n t . It i s r e c o m m e n d e d t h e c h e c k i n g ac c o u n t b e m a i n t a i n e d a s a n i m p r e s t ch e c k i n g a c c o u n t . T h e b a l a n c e p l u s re c e i p t s a t a n y t i m e s h o u l d b e ma i n t a i n e d a t a s p e c i f i c a u t h o r i z e d le v e l . T h e a c c o u n t i n g f o r di s b u r s e m e n t s s h o u l d o c c u r r o u t i n e l y as m o n i e s a r e r e p l e n i s h e d t o t h e es t a b l i s h e d l e v e l . It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e a c c o u n t re q u i r e d u a l s i g n a t u r e s . I f d u a l si g n a t u r e s a r e n o t p o s s i b l e , i n s p e c i f i c ci r c u m s t a n c e s , a s u b s e q u e n t r e v i e w an d s i g n - o f f o f t h e d i s b u r s e m e n t s b y on e o f t h e a u t h o r i z e d c o - s i g n e r s c o u l d be d o n e . De s c h u t e s C o u n t y c h e c k i n g ac c o u n t s g e n e r a l l y r e q u i r e d u a l Th i s r e c o m m e n d a t i o n w i l l b e im p l e m e n t e d . Th i s r e c o m m e n d a t i o n w i l l n o t b e im p l e m e n t e d u n l e s s s o o r d e r e d by t h e A B H A A u d i t C o m m i t t e e . Du a l s i g n a t u r e s a r e n o t r e q u i r e d fo r d i s b u r s e m e n t s o f m u c h l a r g e r am o u n t s . T h i s i s a n e m e r g e n c y ac c o u n t u s e d f o r o n l y s m a l l di s b u r s e m e n t s . I t w o u l d d e f e a t 1/1/07 Audit Committee Review December 2006 AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 18 si g n a t u r e s a s a m a t t e r o f p o l i c y . t h e w h o l e p u r p o s e o f h a v i n g t h i s ch e c k i n g a c c o u n t t o h a v e d u a l si g n a t u r e s . Fi n d i n g Re c o m m e n d a t i o n Re s p o n s e / S t a t u s Target completion Ad d i t i o n a l ov e r s i g h t ne e d e d f o r ex e c u t i v e di r e c t o r re i m b u r s e m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e e x e c u t i v e di r e c t o r e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s a n d po t e n t i a l l y o t h e r s i g n i f i c a n t ex p e n d i t u r e s i d e n t i f i e d , b e a u t h o r i z e d by a G o v e r n i n g B o a r d ( o r Ad m i n i s t r a t i v e c o u n c i l ) m e m b e r b e f o r e di s b u r s e m e n t . In a d d i t i o n t o t h e A B H A Op e r a t i o n s M a n a g e r s i g n i n g o f f on t h e E . D . ’ s e x p e n s e re i m b u r s e m e n t s , i t w i l l b e re q u e s t e d t h a t t h e B e n t o n C o u n t y Go v e r n i n g B o a r d m e m b e r a l s o au t h o r i z e s u c h e x p e n d i t u r e s . 1/1/07 Cu r r e n t ac c o u n t i n g f o r tr a v e l a n d m e a l s ma k e s i t d i f f i c u l t to a s s e s s e x t e n t of c o s t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r pr o v i d i n g a d d i t i o n a l o b j e c t c a t e g o r i e s to p r o v i d e u s e f u l a c c o u n t i n g in f o r m a t i o n f o r m o n i t o r i n g t r a v e l a n d me a l s c o s t s . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t su p p l i e s b e s e p a r a t e d f r o m o t h e r t y p e of o p e r a t i n g e x p e n s e s . I t i s re c o m m e n d e d t h a t A B H A r e v i e w t h e i r ch a r t o f a c c o u n t s t o m a k e s u r e t h e y ar e g a t h e r i n g a p p r o p r i a t e a c c o u n t i n g in f o r m a t i o n . AB H A ’ s T r a v e l R e i m b u r s e m e n t fo r m a n d p r o c e d u r e s w i l l b e re v i s e d a c c o r d i n g l y . 1/1/07 So m e ex p e n d i t u r e su p p o r t w a s mi s s i n g o r la c k e d s u f f i c i e n t de t a i l . It i s r e c o m m e n d e d t h a t e x p e n d i t u r e s fr o m t h e c o r p o r a t e c r e d i t c a r d o r em p l o y e e r e i m b u r s e m e n t s i n c l u d e su f f i c i e n t e v i d e n c e t o s u p p o r t t h e ex p e n d i t u r e . M a n a g e m e n t s h o u l d es t a b l i s h a d d i t i o n a l p r o c e d u r e s f o r ap p r o v a l o f d i s b u r s e m e n t s w h e n a de t a i l e d r e c e i p t i s n o t a v a i l a b l e . AB H A ’ s T r a v e l R e i m b u r s e m e n t fo r m a n d p r o c e d u r e s w i l l b e re v i s e d a c c o r d i n g l y . 1/1/07 Ac c o u n t i n g re c o r d s i n c l u d e mo n i e s h e l d i n tr u s t f o r c l i e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r us i n g a s e p a r a t e t r u s t f u n d a c c o u n t f o r th e s e r e c e i p t s a n d e x p e n d i t u r e s o r u s e a s p e c i f i c a c c o u n t a n d o f f s e t t h e AB H A w i l l c o n s i d e r t h i s re c o m m e n d a t i o n w h e n p l a n n i n g fo r n e x t y e a r ’ s a r t s h o w h a s de t e r m i n e d t h a t A B H A w i l l Spring 2007 AB H A S p e n d i n g R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 6 Page 19 in c o m e a n d e x p e n d i t u r e e n t r i e s . co n t i n u e t o p e r f o r m a n ac c o u n t i n g f u n c t i o n . So m e c o n f u s i o n ex i s t s o v e r w h a t fi s c a l p e r i o d t o re c o r d s o m e ex p e n d i t u r e s It i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f d i s c u s s th e s e s p e c i f i c t y p e s o f e x p e n d i t u r e s wi t h t h e i r a c c o u n t a n t o r i n d e p e n d e n t au d i t o r t o d e t e r m i n e t h e p r o p e r ma t c h i n g o f t h e e x p e n d i t u r e w i t h t h e pe r i o d Wi l l d i s c u s s w i t h M a x w e l l a n d C o . wh e n r e v i e w i n g t h e i r a u d i t . Dec 2006 3. 2 O p e r a t i o n a l P e r f o r m a n c e Fi n d i n g Re c o m m e n d a t i o n Re s p o n s e / S t a t u s Target completion In e f f i c i e n t me t h o d u t i l i z e d to o r g a n i z e ex p e n d i t u r e su p p o r t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A m a k e i t a pr i o r i t y t o g a i n a c c e s s t o t h e i r o w n ac c o u n t i n g i n f o r m a t i o n o n B e n t o n Co u n t y ’ s s y s t e m . I t i s r e c o m m e n d e d th a t A B H A c o n s i d e r d e v e l o p i n g a m o r e ef f i c i e n t d o c u m e n t a t i o n s y s t e m , s u c h as e x p e n d i t u r e s o r g a n i z e d b y v e n d o r or c h e c k # o n c e t h e y h a v e a c c e s s t o th e i r a c c o u n t i n g r e c o r d s . It i s p l a n n e d t h a t A B H A ’ s A d m i n As s i s t a n t w i l l b e g i n t r a i n i n g re l a t e d t o t h i s r e c o m m e n d a t i o n du r i n g D e c e m b e r 2 0 0 6 . O n c e co m p l e t e d , w e w i l l d e v e l o p t h e mo r e e f f i c i e n t d o c u m e n t a t i o n sy s t e m s r e c o m m e n d e d April 07 {E N D O F R E P O R T }