HomeMy WebLinkAboutCOVA report on spendingC O V A R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
C e n t r a l O r e g o n V i s i t o r ’s
A s s o c i a t i o n (C O V A ) –
R e p o r t o n S p e n d i n g
D e s c h u t e s C o u n t y ,
O r e g o n
D a v i d G i v a n s , C P A , C I A
D e s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r
1 3 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 B e n d , O R 9 7 7 0 1 (5 4 1 ) 3 3 0 -4 6 7 4
d a v i d g @ c o .d e s c h u t e s .o r .u s A u d i t c o m m i t t e e : J a d e M a y e r , C h a i r B a r r y J o r d a n J a m e s K e r f o o t J i m K e l l e r D e n n i s L u k e T o m A n d e r s o n S c o t L a n g t o n
C O V A R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
{T h i s p a g e l e f t b l a n k }
C O V A R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
T A B L E O F
C O N T E N T S :
1 .
I N T R O D U C T I O N
1 .1 .
B a c k g r o u n d o n A u d i t …………..………………………………………...…… 1
1 .2 .
O b j e c t i v e s a n d S c o p e ………………….……………………………..……… 1
1 .3 .
M e t h o d o l o g y …………………………………….……………………..……… 1
2 .
B A C K G R O U N D a n d F I N A N C I A L I N F O R M A T I O N
2 .1 .
B a c k g r o u n d ………………………………………………………………….… 2
2 .2 .
F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d E x p e n s e s …………………...…. 2 -4
2 .3 .
I n -K i n d s u p p o r t (C O V A p r o v i d e d i n f o r m
a t i o n ) ………………………………4
3 .
F I N D I N G S
3 .1 .
C O V A F i n a n c i a l c o n t r o l s …………...……………………………..……… 5 -1 1
3 .2 .
O t h e r f i n d i n g s t o b e a d d r e s s e d b y t h e C o u n t y ……………………….. 1 2 -1 3
4 .
R E S P O N S E S
4 .1 .
C O V A M a n a g e m e n t ..…….…………..………………………..………... 1 4 -1 6
4 .2 .
C o u n t y M a n a g e m e n t …….................................................................. 1 7 -1 8
C O V A R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
E X E C U T I V E
S U M M
A R Y
C e n t r a l O r e g o n V i s i t o r ’s
A s s o c i a t i o n (C O V A ) –
R e p o r t o n S p e n d i n g
P u r p o s e – T h e C o u n t y p r o v i d e s a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f r o o m t a
x m o n i e s t o C O V A e a c h y e a r . T h e C o u n t y
w a n t e d a b e t t e r u n d e r s t a n d i n g o f h o w t h e s e m o n i e s w e r e b e i n g s p e n t b y t h e o r g a n i z a t i o n .
R e s u l t s i n b r i e f - A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n -c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d /o r
d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e f o l l o w i n g h i g h l i g h t s t h e
f i n d i n g s p r e s e n t e d t o C O V A a n d C o u n t y m a n a g e m e n t f o r c o n s i d e r a t i o n w i t h a s s o c i a t e d r e p o r t p a g e
r e f e r e n c e s .
F I N D I N G S :
P a g e #
C O V
A f i n a n c i a l c o n t r o l s
5 -6
S o
m e b u s i n e s s r e c o r d s a r e n o t b e i n g r e t a i n e d f o r a s u f f i c i e n t l e n g t h o f t i m e .
6 -7
S e g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d .
7 -8
T h e r e i s n o g r a n t a g r e e m e n t b e t w e e n t h e C o u n t y a n d C O V A .
8 -9
T h e o r g a n i z a t i o n d o e s n o t h a v e a t r a v e l a n d e n t e r t a i n m e n t p o l i c y f o r s t a f f .
9
M a n a g e m e n t ’s r e v i e w o f e x p e n d i t u r e s i s n o t d o c u m e n t e d .
1 0
I n v o i c e n u m b e r s a r e n o t a l w a y s e n t e r e d w h e n b i l l s a r e e n t e r e d f o r p a y m e n t .
1 0 -1 1
W
a g e i n c r e a s e s , f o r C E O , a r e i n s u f f i c i e n t l y d o c u m e n t e d .
1 1
T h e o r g a n i z a t i o n ’s b u d g e t w a s n o t b a l a n c e d i n t h e i r a c c o u n t i n g s y s t e m .
O t h e r f i n d i n g s t o b e a d d r e s s e d b y C o u n t
y
1 2 -1 3
R e a l g r o w t h i n D e s c h u t e s C o u n t y r o o m t a x h a
s d e c l i n e d o v e r t h e l a s t f i v e y e a r s .
1 3
C o u n t y F a i r a n d E x p o r e c e i v e s f u n d i n g p a r t l y t h r o u g h C O V A .
C O V A R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1
1 .1
B A C K G R O U N D O N A U D I T
1 .
I n t r
o d u c t i o n
A u d i t A u t h o r i t y :
T h e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r e v i e w o f C e n t r a l O r e g o n V i s i t o r ’s A s s o c i a t i o n
(C O V A ) i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W
o r k P l a n f o r 0 6 /0 7 .
1 .2
O B J E C T
I V E S a n d S C O P E
O b j e c t i v e s :
T h e a u d i t o b j e c t i v e w a s t o r e v i e w h o w t h e o r g a n i z a t i o n s p e n d s t h e m o n i e s i t r e c e i v e s f r o m t h e C o u n t y .
S c o p e :
T h e s c o p e i n c l u d e d t h e r e c e n t l y c l o s e d 0 5 /0 6 f i s c a l y e a r . S o m e t r e n d s w e r e r e v i e w e d c o v e r i n g t h e l a s t
f i v e y e a r s .
A s i n d i c a t e d i n t h e r e p o r t , t h e s c o p e o f t h e a u d i t o f e x p e n d i t u r e s w a s s e v e r e l y l i m i t e d s i n c e a
s i g n i f i c a n t n u m b e r o f e x p e n d i t u r e s r e q u e s t e d c o u l d n o t b e r e v i e w e d b e c a u s e t h e y h a d e i t h e r
b e e n d e s t r o y e d o r b e e n m i s p l a c e d . (s e e f i n d i n g p g 5 )
1 .3
M E T
H O D O L O G Y
T h e a u d i t i n v o l v e d o b s e r v i n g t r e n d s i n t h e o r g a n i z a t i o n ’s r e v e n u e s a n d s p e n d i n g .
A u d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d :
A n a l y s i s o f t r e n d s i n r e v e n u e s a n d e x p e n s e s
I n t e r v i e w s w i t h C O V A ’s C E O , A l a n a A u d e t t e
R e q u e s t s a n d r e v i e w o f j u d g m e n t a l l y s e l e c t e d e x p e n s e s
T h e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s i s s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r
G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 2
2 .1
B a c k g r o u n d
2 . B a c k g r o u n d
a n d f i n a n c i a l
i n f o r m a t i o n
C e n t r a l O r e g o n V i s i t o r ’s A s s o c i a t i o n w a s f o r m e d i n 1 9 7 1 a s a n o n -p r o f i t o r g a n i z a t i o n a n d c u r r e n t l y h a s a
m e
m b e r s h i p o f a b o u t 4 0 0 b u s i n e s s e s . C O V A 's m i s s i o n i s t o s t r e n g t h e n t h e r e g i o n ’s e c o n o m y b y
m a r k e t i n g t h e C e n t r a l O r e g o n r e g i o n a s a p r e f e r r e d d e s t i n a t i o n f o r m e e t i n g s , e v e n t s , c o n v e n t i o n s a n d
l e i s u r e t r a v e l . T h e i r B o a r d i s c o m p r i s e d o f 1 2 m e
m b e r s (4 o f w h i c h a r e c h o s e n b y v i r t u e o f t h e h i g h e s t
r o o m t a x e s p a i d t o t h e C o u n t y ). D e s c h u t e s C o u n t y h a s t w o m e
m b e r s o n t h e B o a r d , M i k e D a l y (D e s c h u t e s
C o u n t y C o m m i s s i o n e r ) a n d D a n D e s p o t o p u l o s (D e s c h u t e s C o u n t y F a i r /E x p o D i r e c t o r )
2 .2
F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d E x p e n s e s
F i g u r e I –
T
r e n d i n C o u n t y
p a y m e n t s t o
C O V A b
y F /Y
R e v e n u e s a r e
s o u r c e d t o t h e
C o u n t y ’s 7 %
t r a n s i e n t r o o m t a x
r e c e i p t s .
R e v e n u e s : T h e o r g a n i z a t i o n r e c e i v e s a m a j o
r i t y o f t h e i r r e v e n u e f r o m D e s c h u t e s C o u n t y r o o m t a x e s .
R o o m T a x e s (F u n d 1 6 0 /F u n d 1 7 0 )
$7 0 0 ,0 0 0
$7 5 0 ,0 0 0
$8 0 0 ,0 0 0
$8 5 0 ,0 0 0
$9 0 0 ,0 0 0
$9 5 0 ,0 0 0
0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5
0 5 /0 6
F i s c a l Y e a r
P
a
y
m
e
n
t
s
t
o
C
O
V
A
S o u r c e : C o u n t y r e c o r d s (H T E )
C O V A r e c e i v e s a p p r o x i m a t e l y 2 0 % o f t h e 6 % r o o m t a x (F u n d 1 6 0 ) a n d r e c e i v e s t h e b a l a n c e o f t h e 1 %
r o o m t a x n o t u s e d i n p a y m e n t o f d e b t s e r v i c e a n d o t h e r e x p e n s e s o n t h e o l d “W
e l c o m e C e n t e r ” (F u n d
1 7 0 ).
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 3
F i g u r e I I –
C o m p o s i t i o n o f
C O V A ’s G r o s s
r e v e n u e s b y F Y
D e s c h u t e s C o u n t y
r o o m t a x e s
r e p r e s e n t
a p p r o x i m a t e l y
4 7 % o f C O V A ’s
0 5 /0 6 g r o s s
r e v e n u e .
0 %
1 0 %
2 0 %
3 0 %
4 0 %
5 0 %
6 0 %
7 0 %
8 0 %
9 0 %
1 0 0 %
0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5
0 5 /0 6
F i s c a l Y e a r
A n n
u a l V i s i t o r I n d u s t r y
G a l a
I n t e r e s t i n
c o m e
M e m b e r s h i p d u e s
M a g a z i n e a d v e r t i s i n g
s a l e s
C o o p M a r k e t i n g
P a c A m G o l f e v e n t
D e s c h
u t e s C o u n t y (r o o m
t a x e s )
S o u r c e : C O V A 0 1 /0 2 - 0 5 /0 6 f i n a n c i a l s t a t e m e n t s {o n a c c r u a l b a s i s }
F i g u r e I I I –
0 5 /0 6 f i n a n c i a l
i n f o r m a t i o n
g r o u p e d b y d i r e c t
r e v e n u e s o u r c e
T h e C o u n t y ’s r o o m
t a x f u n d s a r e u s e d
t o f u n d m o s t o f t h e
g e n e r a l
o p e r a t i o n s .
R E V E N U E S O U R C E S
R e v
e n u e s
D i r e c t
E x p e n s e s
N e t
% o f
R e v e n u e
D e s c h u t e s C o u n t y R o o m T
a x e s
9 5 5 ,1 3 2
$
6 9 ,0 5 2
$
8 8 6 ,0 8 0
$
8 5 %
P a c A m G o l f
T o u r n a m e n t
4 6 0 ,2 6 2
4 2 8 ,1 1 3
3 2 ,1 4 9
3 %
C o o p e r a t i v
e M a r k e t i n g *
2 4 3 ,8 5 9
2 4 3 ,8 5 9
-
0 %
O f
f
i c i a l C O V i s i t o r s G u i d e
1 8 7 ,2 6 2
1 7 7 ,1 8 3
1 0 ,0 7 9
1 %
M e m b e r D u e s
1 0 3 ,3 9 1
1 0 3 ,3 9 1
1 0 %
O t h e r - G a l a , i n t e r e s t , m i s c .
7 1 ,7 7 5
6 5 ,6 3 8
6 ,1 3 7
1 %
T o t a l u n a l l o c a t e d r e s o u r c e s
1 ,0 3 7 ,8 3 6
1 0 0 %
O P E R A T I N G E X P E N S E S
U n a l l o c a t e d m a r k e t i n g
6 2 6 ,8 4 9
(6 2 6 ,8 4 9 )
-6 0 %
U n a l l o c a t e d p e r s o n n e l
2 9 9 ,8 2 4
(2 9 9 ,8 2 4 )
-2 9 %
U n a l l o c a t e d a d m i n i s t r a t i v
e
8 9 ,5 5 0
(8 9 ,5 5 0 )
-9 %
T o t a l u n a l l o c a t e d e x p e n d i t u r e s
(1 ,0 1 6 ,2 2 3 )
-9 8 %
R e v
e n u e s i n e x c e s s o f
e x p e n d i t u r e s
2 1 ,6 1 3
$
2 %
* A s s u m e s o f
f
s e t
S o u r c e : C O V A 0 5 /0 6 F i n a n c i a l s t a t e m e n t s ){a c c r u a l b a s i s }
T h e r e a s o n f o r t h e a b o v e a n a l y s i s i s t o s h o w t h e s i g n i f i c a n c e o f C o u n t y r o o m t a x f u n d s t o C O V A . T h e
a n a l y s i s w a s d e v e l o p e d w i t h t h e a s s i s t a n c e o f C O V A m a n a g e
m e n t . T h e r e a r e a n u m b e r o f c a t e g o r i e s
o f r e v e n u e t h a t h a v e s p e c i f i c u n d e r l y i n g e x p e n s e s (P a c A m g o l f t o u r n a m e n t , c o o p e r a t i v e m a r k e t i n g , a n d
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 4
C O V i s i t o r G u i d e a d v e r t i s i n g s a l e s ). I t i s i n t e r e s t i n g , t h a t a f t e r s e p a r a t i n g o u t d i r e c t r e v e n u e s a n d t h e i r
a s s o c i a t e d e x p e n d i t u r e s , t h a t t h e n o n -d i r e c t e x p e n d i t u r e s (g e n e r a l o p e r a t i o n s ) a r e c o v e r e d s i g n i f i c a n t l y
(8 5 %) b y D e s c h u t e s C o u n t y r o o m t a x f u n d s . T h e n e x t l e v e l o f f u n d i n g c o m e s f r o m m e m b e r s h i p d u e s
a n d a m o u n t s t o o n l y 1 0 %. A s n o t e d i n t h e s u b s e q u e n t F i g u r e I V , t h e s e r e v e n u e s a r e s p e n t
p r e d o m i n a n t l y f o r a d v e r t i s i n g .
F i g u r e I V – 0 5 /0 6
U n a l l o c a t e d
C O V A
e x p e n d i t u r e s b y
t y p e
E x p e n d i t u r e s – T h e 0 5 /0 6 u n a l l o c a t e d e x p e n d i t u r e s a r e u s e d p r i m a r i l y f o r a d v e r t i s i n g (8 4 %). F u l f i l l m e n t
r e l a t e s t o r e q u e s t s f o r l o d g i n g a n d t o u r i s t i n f o r m a t i o n (7 %). S u p p o r t r e l a t e s t o o t h e r a d m i n i s t r a t i v e
o v e r h e a d t o o p e r a t e t h e o r g a n i z a t i o n (9 %).
A d v e r t i s i n g ,
$8 5 1 ,4 8 3 , 8 4 %
F u l f i l l m e n t ,
$7 1 ,5 2 9 , 7 %
S u p p o r t , $9 3 ,2 1 1 ,
9 %
S o u r c e : C O V A 0 5 /0 6 F i n a n c i a l s t a t e m e n t s (r e d u c e d b y d i r e c t e x p e n s e s )
2 .3
I n -K i n d s u p p o r t (C O V A p r o v i d e d i n f r o m a t i o n )
C O V A i n d i c a t e s t h e y l e v e r a g e t h e D e s c h u t e s C o u n t y r o o m t a x f u n d s , d o l l a r -f o r -d o l l a r w i t h i n t h e i r
b u d g e t e d p r o g r a m s . I n a d d i t i o n , t h e y i n d i c a t e t h a t t h e r e i s s i g n i f i c a n t a d d e d m e d i a v a l u e . A n e x a m p l e
p r o v i d e d – t h e p u b l i c r e l a t i o n s b u d g e t o f $3 0 ,0 0 0 a n n u a l l y g e n e r a t e s b e t w e e n $1 .5 m i l l i o n a n d $3 .5
m i l l i o n i n m e d i a v a l u e .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 5
A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n -c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d /o r d e p a r t u r e s f r o m
p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s ,
p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a
d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r
i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a n y n o t b e a l l -i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e
n e e d e d .
3 . F i n d i n g s
3 .1 C O V A F i n a n c i a l C o n t r o l s
S o m e b u s i n e s s r e c o r
d s a r e n o t b e i n g r e t a i n e d f o r a s u f f i c i e n t l e n g t h o f t i m e .
D u r i n g t h e a u d i t , a s e l e c t i o n o f b u s i n e s s r e c o r d s s u p p o r t i n g e x p e n d i t u r e s f o r F Y 0 4 /0 5 a n d f o r F Y 0 5 /0 6
w a s r e q u e s t e d . C O V A c o u l d n o t a d e q u a t e l y c o m p l y w i t h t h e r e q u e s t , s i n c e t h e C E O h a d n o t r e t a i n e d
t h e i r c r e d i t c a r d s t a t e m e n t s (a n d a p p l i c a b l e s u p p o r t i n g r e c e i p t s ) f o r 0 5 /0 6 a n d p r i o r y e a r s a n d c o u l d n o t
l o c a t e s o m e o t h e r r e c o r d s . T h e r e q u e s t w a s m a d e a t a t i m e w h e n t h e i r a c c o u n t i n g f o r t h e f i s c a l y e a r
(0 5 /0 6 ) h a d n o t y e t b e e n c o m p l e t e d . F i f t y -e i g h t p e r c e n t (5 8 %) o f t h e r e q u e s t e d d o c u m e n t s (w h i c h
r e p r e s e n t e d 3 3 % o f t h e a m o u n t s ) c o u l d n o t b e l o c a t e d o r h a d b e e n d e s t r o y e d .
B u s i n e s s o r g a n i z a t i o n s a r e g e n e r a l l y r e q u i r e d t o r e t a i n r e c o r d s s u p p o r t i n g i n c o m e , d e d u c t i o n s , a n d
c a p i t a l e x p e n d i t u r e s f o r t h r e e (3 ) y e a r s . S o m e r e c o r d s m a y b e r e t a i n e d e v e n l o n g e r . T h e s e
r e q u i r e m e n t s c o m e f r o
m t h e I R S ’s i n s t r u c t i o n s f o r n o n -p r o f i t o r g a n i z a t i o n f i l e r s (F o r m 9 9 0 ).
W i t h o u t s u f f i c i e n t r e t e n t i o n a n d o r g a n i z a t i o n o f s u p p o r t :
i t i s d i f f i c u l t t o d e t e r m i n e i f a p r o p e r a c c o u n t i n g h a s b e e n m a d e
i t e l i m i n a t e s t h e p o s s i b i l i t y o f a u d i t o r r e v i e w , a n d
m o n i e s c o u l d h a v e b e e n i m p r o p e r l y d i s b u r s e d a n d i t w o u l d b e d i f f i c u l t t o d e t e r m i n e t h e n a t u r e
a n d t y p e o f e x p e n s e .
I t a p p e a r s t h e s u p p o r t i n g r e c e i p t s f o r s o m e $1 3 5 t h o u s a n d i n c r e d i t c a r d c h a r g e s f o r 0 5 /0 6 w e r e
d e s t r o y e d s o m e t i m e a f t e r y e a r -e n d .
T h e C E O i n d i c a t e d t h e s u p p o r t i n g r e c e i p t s e x i s t e d a n d w e r e r e v i e w e d d u r i n g t h e p a y m e n t p r o c e s s b u t
t h e d o c u m e n t s w e r e n o t r e t a i n e d (a f t e r y e a r -e n d ) t o s a f e g u a r d t h e c r e d i t c a r d n u m b e r s . I t w a s l a t e r
c o n c e d e d t h a t t h e y s h o u l d h a v e t a k e n s t e p s t o r e t a i n t h e d o c u m e n t s a n d p r o v i d e a d e q u a t e
s a f e g u a r d i n g .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 6
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
C o u n t y
r e c o m m e n d a t i o n :
C O V A w a s a b l e t o s e c u r e c o p i e s o f m o s t o f t h e c r e d i t c a r d s t a t e m e n t s p a i d , b u t t h e o r i g i n a l s t o r e
r e c e i p t s i n d i c a t i n g t h e i t e m s p u r c h a s e d c o u l d n o t b e p r o v i d e d .
I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a l l e x p e n d i t u r e s u p p o r t b e r e t a i n e d f o r n o l e s s t h a n t h r e e y e a r s a f t e r t h e
c l o s e o f e a c h y e a r . C O V A m a y w a n t t o c o n s i d e r a w a y t o s a f e g u a r d t h e i r a c c o u n t i n g a n d
f i n a n c i a l r e c o r d s t o c o m p l y w i t h a p p r o p r i a t e r e c o r d r e t e n t i o n r e q u i r e m e n t s .
A l l r e c o r d s s h o u l d b e o r g a n i z e d i n s u c h a m a n n e r s o t h e y m a y b e l a t e r l o c a t e d . S u g g e s t i o n s
m i g h t i n c l u d e o r g a n i z i n g t h e i r e x p e n d i t u r e s b y c h e c k n u m b e r (i n n u m e r i c a l o r d e r ) o r b y v e n d o r
n a m e (a l p h a b e t i c a l ).
{C O V A i n d
i c a t e s t h e y h a v e i m p l e m e n t e d t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a n d h a v e p u r c h a s e d l o c k i n g
f i l e c a b
i n e t s t o s e c u r e r e c o r d s a n d w i l l r e t a i n r e c o r d s a s r e q u i r e d b y l a w .}
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y i n c l u d e a c o n t r a c t r e q u i r e m e n t t h a t a l l C O V A a c c o u n t i n g a n d
b u s i n e s s r e c o r d s b e r e t a i n e d f o r n o l e s s t h a n t h r e e y e a r s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h c o n t r a c t y e a r .
S e g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r
o v e d .
S t a f f m e
m b e r s o v e r s e e v a r i o u s a r e a s b u t , u l t i m a t e l y , t h e C E O h a s s i g n i f i c a n t c o n t r o l o v e r a c c o u n t i n g ,
d i s b u r s e m e n t s , d e p o s i t s a n d r e l a t e d s u p p o r t .
S t a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e p e r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g ,
d e p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’s r e s p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e
f o l l o w i n g f u n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y .
T h e C E O h a s a l l o f t h e s e f u n c t i o n s a n d o t h e r s t a f f m i g h t h a v e s i m i l a r l y i n c o m p a t i b l e d u t i e s . A d e q u a t e
d o c u m e n t a t i o n s h o u l d b e r e t a i n e d t o s u p p o r t a l l a c t i v i t y .
W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e
i d e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a l l d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n t l y
c o m p r o
m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e (s ) a t r i s k s i n c e
t h e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s .
T h e C E O t o o k o v e r m a n y o f t h e b o o k k e e p i n g d u t i e s w h e n t h e i r b o o k k e e p e r l e f t a n d d i d n o t r e c o g n i z e
t h e i n h e r e n t c o n f l i c t b y p e r f o r m i n g t h e s e d u t i e s .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 7
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
I t i s r e c o m m e n d e d t h a t C O V A a s s e s s t h e i r n e e d s t o s e g r e g a t e a c c o u n t i n g d u t i e s a n d i m p r o v e
i n t e r n a l c o n t r o l p r o c e d u r e s f o r t h e i r o p e r a t i o n s . T h i s m a y r e q u i r e t h e m t o s e p a r a t e s o m e o f t h e
d u t i e s c u r r e n t l y a s s i g n e d t o t h e C E O o r o t h e r s t a f f a n d /o r e s t a b l i s h a d d i t i o n a l c o n t r o l
p r o c e d u r e s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n d e v e l o p a t a i l o r e d s e t o f w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d
p r o c e d u r e s f o r t h e i r o r g a n i z a t i o n .
{C O V A h a s s t a r t e d d r a f t i n g c e r t a i n p r o c e d u r e s t o c o v e r s o m e o f t h e a s p e c t s b r o u g h t o u t d u r i n g
t h e r e v i e w .}
C o u n t y /C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
T h e r e i s n o g r a n t a g r
e e m e n t b e t w e e n t h e C o u n t y a n d C O V
A .
T h e C o u n t y ’s b u d g e t p r o c e s s i n c l u d e d a r e q u e s t f r o m C O V A u n d e r a c o n t i n u i n g u n d e r s t a n d i n g t h a t
C O V A r e c e i v e a p o r t i o n o f t h e r o o m t a x r e c e i p t s . S e e F i g u r e I f o r a m o u n t s p a i d b y t h e C o u n t y . T h e r e
h a s b e e n n o w r i t t e n a g r e e m e n t d e v e l o p e d t o d o c u m e n t h o w t h e m o n i e s a r e t o b e u s e d .
G r a n t a g r e e m e n t s a r e g e n e r a l l y r e q u i r e d f o r p a y m e n t t o o u t s i d e a g e n c i e s , h e l p e s t a b l i s h a n
u n d e r s t a n d i n g o f h o w m o n i e s w i l l b e u s e d a n d i d e n t i f y e x p e c t a t i o n s a n d a c c o u n t a b i l i t y .
I n t h e a b s e n c e o f t h e a g r e e m e n t , t h e C o u n t y c a n n o t i n d i c a t e h o w m o n i e s a r e t o b e u s e d a n d m a y n o t
b e a c h i e v i n g t h e d e s i r e d r e s u l t s .
I t a p p e a r s t h e C o u n t y b u d g e t p r o c e s s w a s t h e o n l y f o r m a l p r o c e s s a u t h o r i z i n g t h e e x p e n d i t u r e o f
m o n i e s t o C O V A . T h e r e l a t i o n s h i p f e l l o u t s i d e n o r m a l C o u n t y d e p a r t m e n t a l l i n e s a n d t h e r e f o r e n o
s p e c i f i c d e p a r t m e n t t o o k o w n e r s h i p o f d e v e l o p i n g a n a g r e e m e n t w i t h C O V A .
T h e C o u n t y s h o u l d i d e n t i f y a d e p a r t m e n t t h a t s h o u l d t a k e o w n e r s h i p o f t h i s g r a n t a g r e e m e n t
a n d i t s o v e r s i g h t .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y e s t a b l i s h a w r i t t e n g r a n t a g r e e m e n t w i t h C O V A .
C o n t r a c t u a l p r o v i s i o n s m i g h t i n c l u d e s o m e o f t h e f o l l o w i n g :
C o n t r a c t u a l t e r m s t y p i c a l l y f o u n d i n t h e C o u n t y ’s p e r s o n a l s e r v i c e c o n t r a c t s s u c h a s :
o
P a y m e n t c a l c u l a t i o n / a m o u n t - c o u l d b e b a s e d o n a p e r c e n t a g e o f v a r i o u s r o o m t a x
r e v e n u e s l e s s c e r t a i n a g r e e d u p o n a m o u n t s (a s i s d o n e n o w )
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 8
o
D e f i n i t i o n o f r o o m t a x r e v e n u e s a n d t h e a c c o u n t i n g p e r i o d a n d m e t h o d
o
T h e c o n t r a c t p e r i o d
o
T h e r e l a t i o n s h i p b e t w e e n t h e C o u n t y a n d C O V A
o
C o m p l i a n c e w i t h a p p l i c a b l e o r d i n a n c e s , r e s o l u t i o n s , a n d s t a t e l a w
o
P r o v i d e f o r t h e C o u n t y ’s r i g h t t o a u d i t a t a n y t i m e
o
C O V A ’s h a n d l i n g a n d r e t e n t i o n o f r e c o r d s r e l a t i n g t o t h e i r o p e r a t i o n s a n d t h i s
c o n t r a c t
o
C l a r i f i c a t i o n t h a t C O V A h a s n o c l a i m a g a i n s t t h e C o u n t y f o r a n y u n c o l l e c t e d r o o m
t a x e s
T h e c o n t r a c t s h o u l d d e f i n e t h e e x p e c t e d u s e o f t h e s e m o n i e s , a n t i c i p a t e d r e s u l t s , a n d
r e p o r t i n g o f t h e s e r e s u l t s c o v e r i n g
o
M a r k e t i n g , a d v e r t i s i n g a n d p r o m o t i o n
o
C o m m u n i c a t i o n /P u b l i c r e l a t i o n s
T h e c o n t r a c t s h o u l d c o n s i d e r i n c l u d i n g r e l e v a n t p e r f o r m a n c e m e a s u r e s s u c h a s
o
R e t u r n o n t o u r i s m f u n d i n g
o
I n c r e a s e i n r o o m n i g h t c o n s u m p t i o n a n d h o t e l t a x r e c e i p t s
o
I n c r e a s e i n v i s i t o r i n q u i r i e s
o
M o n e t a r y v a l u e o f p u b l i c i t y
{C O V A c o n c u r s t h a t a w r i t t e n a g r e e m e n t i s i n t h e b e s t i n t e r e s t s o f b o t h p a r t i e s .}
T h e o r g a n i z a t i o n d o e s n o t h a v e a t r a v e l a n d e n t e r t a i n m
e n t p o l i c
y f o r s t a f f .
T h e o r g a n i z a t i o n i n c u r s a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f e x p e n d i t u r e s r e l a t e d t o t r a v e l , m e a l s , a n d
e n t e r t a i n m e n t . T h e r e i s c u r r e n t l y n o p o l i c y i n p l a c e g o v e r n i n g w h a t t y p e s a n d a m o u n t s o f e x p e n d i t u r e s
s h o u l d b e i n c u r r e d . S t a f f h a v e t r a v e l e d b y a i r e x t e n s i v e l y a n d s o m e o f t h e s e t r a v e l s i n c l u d e
i n t e r n a t i o n a l d e s t i n a t i o n s . A s i n d i c a t e d , p r e v i o u s l y , t h e r e i s i n s u f f i c i e n t w r i t t e n d o c u m e n t a t i o n t o a s s e s s
t h a t t h e s e e x p e n s e s w e r e r e a s o n a b l e . S t a f f h a v e e x p l a i n e d h o w t h e s e t r a v e l s h a v e f u r t h e r e d t h e
o r g a n i z a t i o n ’s p u r p o s e .
A n a p p r o p r i a t e t r a v e l p o l i c y w i l l a s s u r e t h a t t r a v e l , m e a l s a n d e n t e r t a i n m e n t f a l l w i t h i n g u i d e l i n e s
e s t a b l i s h e d b y t h e i r b o a r d .
I n t h e a b s e n c e o f a p p r o v a l s a n d g u i d e l i n e s , c o s t s m i g h t b e i n c u r r e d t h a t a r e n o t t o t h e b e n e f i t o f t h e
o r g a n i z a t i o n . S i n c e , n o p r o c e s s e x i s t e d p r e v i o u s l y a n d d o c u m e n t a t i o n i s l a c k i n g , t h e f i s c a l i m p a c t
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 9
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
c a n n o t b e d e t e r m i n e d . I t w a s o b s e r v e d i n 0 5 /0 6 t h a t a t l e a s t $2 0 t h o u s a n d w a s i n c u r r e d f o r a i r t r a v e l
d e s t i n a t i o n s .
T h e C E O i n d i c a t e d t h e y d i s c u s s t h e s e t r i p s w i t h t h e B o a r d , b u t h a v e n o t d e v e l o p e d a p r o c e s s t o
d o c u m e n t t h i s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n d e v e l o p a n a p p r o p r i a t e t r a v e l , m e a l s , a n d e n t e r t a i n m e n t
p o l i c y t o s u p p o r t a n d c o n t r o l t h e s e t y p e s o f e x p e n d i t u r e s . U n u s u a l c o s t s a n d t h o s e r e q u i r i n g
o u t o f s t a t e t r a v e l s h o u l d p r o b a b l y r e c e i v e a d v a n c e w r i t t e n a p p r o v a l f r o m a m i n i m u m o f t w o
b o a r d m e m b e r s .
{C O V A i n d i c a t e s a p o l i c y w i l l b e d e v e l o p e d e v e n t h o u g h a l l p r o g r a m s a n d e x p e n s e i t e m s a r e
a p p r o v e d w i t h i n t h e b u d g e t .}
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
M a n a g e m e n t ’s r e v i e w o f e x p e n d i t u r e s i s n o t d o c u m e n t e d .
S o
m e e x p e n d i t u r e s u p p o r t l a c k e d s u f f i c i e n t d e t a i l a n d t h e r e w a s n o e v i d e n c e o f a s e p a r a t e r e v i e w b y
t h e s e c o n d s i g n e r . T h e C E O h a s b e e n p r e p a r i n g a l l c h e c k s u p p o r t s o i t w o u l d b e a n t i c i p a t e d t h a t t h e y
r e v i e w e d t h e s u p p o r t d u r i n g c h e c k p r e p a r a t i o n , h o w e v e r t h e y d i d n o t i n i t i a l o f f o n d o c u m e n t a t i o n .
E x p e n d i t u r e s s h o u l d h a v e e v i d e n c e o f s u f f i c i e n t r e v i e w p r i o r t o p a y m e n t .
W i t h o u t s u f f i c i e n t r e v i e w , e x p e n s e s m i g h t b e p a i d t w i c e o r m i g h t i n c l u d e i t e m s t h a t s h o u l d n o t b e p a i d .
T h e C E O a n d s t a f f d o n o t r o u t i n e l y i n i t i a l s u p p o r t f o r r e v i e w e d e x p e n d i t u r e s i n d i c a t i n g t h e a m o u n t s a r e
l e g i t i m a t e e x p e n s e s o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d m e e t r e a s o n a b l e a n d n e c e s s a r y b u s i n e s s o b j e c t i v e s .
T h e r e w a s n o e v i d e n c e t h a t B o a r d m e
m b e r s s i g n -o f f o n e x p e n d i t u r e s t h e y r e v i e w .
T h e o r g a n i z a t i o n s h o u l d d e v e l o p a d d i t i o n a l o v e r s i g h t a n d d o c u m e n t a t i o n p r o c e d u r e s f o r
e x p e n s e s . T h e s e m i g h t i n c l u d e a d d i n g a n a p p r o v a l s i g n a t u r e t o t h e c h e c k a c c o u n t i n g
d i s t r i b u t i o n f o r m , w h i c h i s a t t a c h e d t o t h e s u p p o r t f o r e a c h c h e c k . T h i s f o r m s h o u l d b e s i g n e d
b y t h e C E O f o r e m p l o y e e s a n d b y B o a r d m e m b e r s f o r e x p e n s e s i n i t i a t e d b y t h e C E O . A B o a r d
m e m b e r s h o u l d a u t h o r i z e o t h e r l a r g e d o l l a r i t e m s r e v i e w e d b y t h e C E O .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 0
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
I n v o i c e n u m
b e r s a r e n o t a l w a y s e n t e r e d w h e n b i l l s a r e e n t e r e d f o r p a y m e n t .
W
h e n i n p u t t i n g i n v o i c e s i n t o t h e a c c o u n t i n g s y s t e m f o r p a y m e n t , t h e C E O o f t e n u s e s t h e c h e c k d a t e a s
t h e i n v o i c e n u m b e r . S o
m e o f t h e s e i n v o i c e s b e i n g p a i d h a v e u n i q u e i n v o i c e n u m b e r s . M a n y e x p e n s e s
p a i d d o n o t h a v e a n a s s o c i a t e d i n v o i c e n u m b
e r .
M o n i t o r i n g i n v o i c e n u m b e r s f o r v e n d o r p a y m e n t s h e l p s a s s u r e p a y m e n t s a r e n o t d u p l i c a t e d . I n c l u d i n g
a p p r o p r i a t e i n v o i c e n u m b e r s o n c h e c k s h e l p s v e n d o r s p r o p e r l y a p p l y a m o u n t s .
N o o v e r p a i d i n v o i c e s w e r e n o t e d . N e v e r t h e l e s s , t h e p r a c t i c e o f n o t u s i n g t h e s e n u m b e r s c o u l d l e a d t o
d u p l i c a t e o r m i s a p p l i e d p a y m e n t s .
T h e C E O i s n o t a t r a i n e d b o o k k e e p e r a n d i s u s i n g t h e c h e c k d a t e f o r t h e i n v o i c e d a t e .
I t i s r e c o m m e n d e d w h e n i n v o i c e s a r e e n t e r e d i n t o t h e s y s t e m f o r p a y m e n t t h a t t h e e n t r y i n c l u d e
a n a p p r o p r i a t e i n v o i c e n u m b e r (i f a p p l i c a b l e ).
W a g e i n c r e a s e s , f o r C E
O , a r
e i n s u f f i c i e n t l
y d o c u m
e n t e d .
T h e C E O h a s r e c e i v e d a n d e x e c u t e d a n u m b e r o f t h e i r o w n r a i s e s t h a t a r e d o c u m e n t e d o n l y b y t h e i r
n o t e s . I t i s n o t c l e a r w h a t o v e r s i g h t w a s e x e r c i s e d b y t h e B o a r d w h o a p p r o v e d o f t h e r a i s e s , s i n c e t h e r e
i s n o d o c u m e n t a t i o n w i t h t h e i r s i g n a t u r e s i n t h e C E O ’s p e r s o n n e l f i l e . T h e r a i s e s w e r e s o m e t i m e s
i m p l e m e n t e d b e l o w t h e l e v e l r e q u e s t e d b y t h e B o a r d m e
m b e r s (a s i n d i c a t e d b y t h o s e n o t e s ). F r o m
d i s c u s s i o n w i t h t h e C E O , t h e B o a r d w a s i m p l e m e n t i n g r a i s e s t o b r i n g u p t h e s a l a r y l e v e l t o a n a v e r a g e
l e v e l f o r t h e i n d u s t r y . T h e a v a i l a b l e d o c u m e n t a t i o n d i d n o t i n c l u d e t h e B o a r d ’s r e s e a r c h o n t h e i n d u s t r y
a v e r a g e a n d t h e i r c o n c l u s i o n s .
T h e B o a r d s h o u l d p r o v i d e w r i t t e n d o c u m e n t a t i o n o f a u t h o r i z e d r a i s e s f o r t h e i r C E O a n d t h i s
d o c u m e n t a t i o n s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h e C E O ’s p e r s o n n e l f i l e . T h e B o a r d s h o u l d f o l l o w -u p o n
i m p l e m e n t a t i o n .
W i t h o u t s u f f i c i e n t d o c u m e n t a t i o n , t h e C E O c o u l d i m p l e m e n t a n u m b e r o f d i f f e r e n t w a g e s (h i g h e r o r
l o w e r t h a n e x p e c t e d ).
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 1
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n :
T h e C E O , i t a p p e a r s , d e l a y e d s o m e r a i s e s t o a l l o w r e s o u r c e s f o r o t h e r e x p e n d i t u r e s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e B o a r d (o r a c o m m i t t e e o f B o a r d m e m b e r s i n c h a r g e o f r e v i e w i n g t h e
C E O ’s c o m p e n s a t i o n ) d o c u m e n t a l l s a l a r y r a t e c h a n g e s f o r t h e C E O . T h i s d o c u m e n t a t i o n
s h o u l d b e r e t a i n e d i n t h e C E O ’s p e r s o n n e l f i l e .
C O V A
r e c o m m e n d a t i o n
T h e o r g a n i z a t i o n ’s b u d g e t w a s n o t b a l a n c e d i n t h e i r a c c o u n t i n g s y s t e m .
T h e p r o p o s e d b u d g e t u t i l i z e d i n t h e a c c o u n t i n g s y s t e m a n d u s e d t o o v e r s e e t h e o r g a n i z a t i o n i n c l u d e d
e x c e s s e x p e n d i t u r e s (i .e . w a s n o t b a l a n c e d ). I n 0 5 /0 6 , t h e n e a r l y $2 m i l l i o n b u d g e t w a s b u d g e t e d s h o r t
b y $4 9 t h o u s a n d . I n 0 4 /0 5 , t h e o r g a n i z a t i o n h a d a d e c r e a s e i n u n r e s t r i c t e d n e t a s s e t s (i .e . n e t l o s s ) o f
$8 8 t h o u s a n d a n d t h e 0 5 /0 6 i n d i c a t e a n i n c r e a s e i n u n r e s t r i c t e d n e t a s s e t s (i .e . n e t i n c o m e ) o f $2 2
t h o u s a n d . T h e o r g a n i z a t i o n o p e r a t e s o n t h e a c c r u a l b a s i s o f a c c o u n t i n g .
T h e o r g a n i z a t i o n , l i k e m a n y o t h e r s , u t i l i z e s z e r o -b a s e d b u d g e t i n g w h e r e t h e y a t t e m p t t o b a l a n c e
r e s o u r c e s w i t h e x p e n d i t u r e s . T h i s a s s u r e s t h a t r e p o r t s t h a t r o u t i n e l y c o m p a r e b u d g e t t o a c t u a l r e s u l t s
a r e p r o p e r l y p r e s e n t e d .
H a v i n g b u d g e t e d e x p e n d i t u r e s e x c e e d b u d g e t e d r e s o u r c e s c a n l e a d t o a r e s u l t i n g l o s s f o r t h e
o r g a n i z a t i o n .
T h e o r g a n i z a t i o n i s r e s e a r c h i n g h o w t h i s h a p p e n e d b u t i t a p p e a r s t o r e l a t e t o t h e f a m i l i a r i t y w i t h t h e
a c c o u n t i n g s o f t w a r e . T h e d i f f e r e n c e w a s n o t e d d u r i n g t h e a u d i t s i n c e d e p r e c i a t i o n w a s b u d g e t e d a s a
r e v e n u e s o u r c e a s o p p o s e d t o a n e x p e n d i t u r e . T h i s w a s i n f o r m a t i o n i n c l u d e d i n f i n a n c i a l r e p o r t s t o t h e
B o a r d , m a n a g e m e n t , a n d o r g a n i z a t i o n ’s C P A w h o a l l f a i l e d t o i d e n t i f y t h e b u d g e t m i s s t a t e m e n t .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n r e v i s i t t h e i r b u d g e t s a n d b a l a n c e t h e m a p p r o p r i a t e l y .
I t i s f u r t h e r r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n a s s u r e t h e i r f i s c a l s o u n d n e s s b y r e s t r i c t i n g
a p p r o p r i a t e c a s h r e s e r v e s t o h e l p a s s u r e t h e o r g a n i z a t i o n m a i n t a i n s a p o s i t i v e n e t a s s e t
b a l a n c e . M a n y o r g a n i z a t i o n s m a i n t a i n s e v e r a l m o n t h s o p e r a t i n g e x p e n s e s i n r e s e r v e s
d e p e n d i n g o n t h e i r c a s h f l o w c y c l e s .
{C O V A h a s r e s o l v e d w i t h t h e i r a c c o u n t a n t t h e b u d g e t i n g e r r o r . A n y e x p e n s e s o v e r b u d g e t a r e t o
b e a p p r o v e d i n a d v a n c e b y t h e i r B o a r d .}
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 2
3 .3 O t h e r f i n d i n g s t o b e a d d r
e s s e d b y C o u n t y
F i g u r e V –
T
r e n d i n 0 0 /0 1
T a x d o l l a r s t h e
r e a l g r o w t h i n
C o u n t y r o o m
t a x e s (6
%)
F Y 0 5 /0 6 s h o w s
t h e f i r s t u p -t i c k i n
e q u
i v a l e n t . r o o m
t a x e s r e c e i v e d
(1 .4 %) i n f i v e
y e a r s
R e a l g r o w t h i n D e s c h u t e s C o u n t y r
o o m t a x h a s d e c l i n e d o v e r t h e l a s t f i v e y e a r s
T h e C o u n t y (i n e q u i v a l e n t d o l l a r s ) r e c e i v e s l e s s i n F Y 0 5 /0 6 r o o m t a x r e v e n u e t h a n i t d i d i n F Y 0 1 /0 2 .
I n e q u i v a l e n t d o l l a r s (C P I a d j u s t e d ), t h e r o o m t a x r e v e n u e t h e C o u n t y r e c e i v e s i n t o F u n d 1 6 0 h a s
d e c r e a s e d 4 % s i n c e 0 1 /0 2 . I t h a s d e c r e a s e d i n t h r e e o f t h e l a s t f o u r y e a r s i n e q u i v a l e n t d o l l a r s .
2 ,0 0 0 ,0 0 0
2 ,1 0 0 ,0 0 0
2 ,2 0 0 ,0 0 0
2 ,3 0 0 ,0 0 0
2 ,4 0 0 ,0 0 0
2 ,5 0 0 ,0 0 0
2 ,6 0 0 ,0 0 0
2 ,7 0 0 ,0 0 0
2 ,8 0 0 ,0 0 0
0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5
0 5 /0 6
F i s c a l Y e a r
R
o
o
m
T
a
x
R
e
v
e
n
u
e
s
(
6
%
)
R o o m T a x e s
(6 %)
R o o m T a x e s
i n 0 1 /0 2
v a l u e
S o u r c e : C o u n t y R o o m t a x i n f o r m a t i o n a n d C P I d a t a (a v e r a g e C P I w a s 2 .9 %)
D u r i n g t h i s t i m e , C O V A b u d g e t r e q u e s t s h a v e i n d i c a t e d t h a t t h e y w o u l d b e r e s p o n s i b l e f o r a 2 -4 % r e a l
i n c r e a s e i n r o o m t a x r e v e n u e s t o t h e C o u n t y . N e w s p a p e r s c o n t i n u a l l y r e p o r t h o w t h e C o u n t y h a s
e x p e r i e n c e d s i g n i f i c a n t g r o w t h i n r u r a l d e s t i n a t i o n r e s o r t s a s w e l l a s g e n e r a l t o u r i s m . I t w o u l d b e
e x p e c t e d t h a t t h e s e i n c r e a s e s i n t o u r i s m w o u l d t r a n s l a t e i n t o a d d i t i o n a l r o o m t a x e s .
S o
m e o f t h e d e c r e a s e m a y b e d u e t o a n u m b e r o f v a l i d r e a s o n s o u t s i d e o f C O V A ’s c o n t r o l i n c l u d i n g -
c i t y a n n e x a t i o n , t h e c a l c u l a t i o n o f r o o m t a x e s , a n d l o c a l a n d n a t i o n a l e v e n t s . O v e r t h e p a s t f i v e y e a r s
t h e C i t y h a s a n n e x e d i n M t . B a c h e l o r V i l l a g e R e s o r t , B r o k e n T o p , E n t r a d a L o d g e , L a Q u i n t a , H o l i d a y
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 3
C o u n t y
r e c o m m e n d a t i o n :
I n n E x p r e s s , E c o n o l o d g e , S u p e r *, e t c …
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l o p a p p r o p r i a t e p e r f o r m a n c e m e a s u r e s (s u c h a s r e a l r o o m
t a x g r o w t h ) t o m o n i t o r C O V A ’s p e r f o r m a n c e . T h e C o u n t y s h o u l d d e v e l o p a c o s t b e n e f i t a n a l y s i s
a s t o w h e t h e r t h e m o n i e s p r o v i d e a r e a s o n a b l e r e t u r n t o t h e f u n d s e x p e n d e d .
C o u n t y
r e c o m m e n d a t i o n :
C o u n t
y F a i r a n d E x p o r e c e i v e s f u n d i n g p a r t l y t h r o u g h C O V
A
D u r i n g 0 5 /0 6 , t h e C o u n t y F a i r a n d E x p o r e c e i v e d $3 0 ,3 5 4 i n t r a n s i e n t r o o m t a x m o n i e s t h r o u g h C O V A .
C o u n t y S t a f f i n d i c a t e t h e m o n i e s w e r e o r i g i n a l l y n e e d e d i n a n e a r l i e r y e a r t o f u n d a g a p i n a b u d g e t .
T h e f u n d i n g h a s c o n t i n u e d t h r o u g h C O V A a n d m a k e s i t u n c l e a r t h e s o u r c e o f t h e m o n i e s i s r o o m t a x
f u n d s p a i d b y t h e C o u n t y .
B u d g e t t r a n s p a r e n c y c o u l d b e i m p r o v e d i f m o
n i e s b e i n g d i r e c t e d t o C o u n t y o p e r a t i o n s (f r o m r o o m t a x
m o n i e s ) w e r e h a n d l e d t h r o u g h t h e C o u n t y b u d g e t .
T h e r e w o u l d b e n o c u r r e n t d o l l a r i m p a c t t o C o u n t y F a i r a n d E x p o o r C O V A f o r i m p r o v i n g t h e
t r a n s p a r e n c y o f f u n d s .
T h e C o u n t y h a d a r r a n g e d w i t h C O V A t o t a k e s o m e o f t h e i r r o o m t a x f u n d s a n d d e d i c a t e t h e m t o t h e
C o u n t y f a i r /e x p o . H o w e v e r , i t i s u n l i k e l y C O V A c o u l d r e d u c e o r c h a n g e t h e s e a m o u n t s w i t h o u t i n p u t
f r o m t h e C o u n t y . T h e s e r e v e n u e s a r e s h o w n b y t h e C o u n t y F a i r /e x p o a s “d o n a t i o n s /g r a n t s -p r i v a t e ”.
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a n s f e r d i r e c t l y t h e b u d g e t e d r o o m t a x f u n d s t o t h e C o u n t y
F a i r /e x p o a n d r e d u c e t h e a s s o c i a t e d r o o m t a x f u n d s p r o v i d e d t o C O V A .
{C O V A i s a m e n a b l e t o t h i s r e c o m m e n d a t i o n s i n c e t h i s p a y m e n t h a s b e e n d i c t a t e d b y t h e
C o u n t y .}
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 4
4 .
R E S P O N S E S
4 .1 C O V A M a n a g e m e n t
! "#
$
" % #
&'
(
) * "# %
+ ,-
" % # . "# / , 0 1 , % + - 2
+ + , + 3 4 + - "# ,
0 5 % , + % 6 % % 7 8 + % 0 1
+ % 7 8 8 2 1 - "# 9 + 2 +
+ 2 ! -
: % % ; % "# 9 % < , + 8 1 = % % ;
- % % ; "#
+ "# 9 - + 6 % % ;
$ % > - %
" % : % % ? % @ " %
= % % ; -
"# , % + " % A
B 6 % , " % % - ( "#
+ + " % 6 % " % , & %
C 6 % ) % .& C )/- & C ) % + " %
% , ; 8 3 - " ; 5 "# ,
; 7 8 & C ) % % ; % % % ;
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 5
-
" D "# + % @ +
" % " % , ( . ( /
D " % @ .D "/- % % @
" % % , -
( $E 2 1 "# , % ; .3 1 =/ + %
% % ;- "# ; * % , % %
% % % % ; - "# 9 2
% % % % 6 % + % %
% % ; + -
!
"# % % % , ;
6 % - C + % % 2 ,
% % "# 9 % + , -
"# 9 ) + & % - F 7 G ) + & + %
"# + 6 ' C . %
" % / ; 7 G % - &
! - + 6 % +
"# -
·
' C 8 2
7 3 8 -
·
' C 8 2 1 .$E /
7 G 1 -
·
' C ( 8 2
7 0 3 1 3 1 -
·
' C ( . %/
7 - 4
"#$% "
G - - / "# , , ,
; + 6
% + -
G - -8 / "# % % ,
- "# , % ,
-
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 6
G - -G /
"# , , , 6 ,
, % -
G - -3 /
"# , % ,
-
G - - /
"# ; % 6 % + ! '"
@ ; - "# %
+ -
G - - /
"# , + , + , +
+ -
G - -1 /
"# ; % '" , , %
+ -
G - -5 /
"# , "# ) +
+ % % - G 2 3 +
+ , + -
# &
G -G - / H & % , ; I - &
, % % ; ; % %
% ; -
+ % , : % % ; % , &
- ) % H I % %
; : % % ; - ) % % ; !
& 2 +
! , , + 8 -
% % ; ; ! &
> ; : % % ; &
-
G -G -8 / "# + + % % % ; '; -
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 7
4 .2 C o u n t y M a n a g e m e n t
! " ## $ % ! " # &&& ' ( ' '
O c t o b e r 1 9 , 2 0 0 6
T O :
D a v i d G i v a n s ,
i n t e r n a l
a u d i t o r
F R O M :
D a v e
K a n n e r , c o u n t y a d m i n i s t r a t o r
R E :
C O V A a u d i t
B e l o w a r e m y r e s p o n s e s t o t h e s p e c i f i c r e c o
m m e n d a t i o n s c o n t a i n e d
i n
y o u r r e p o r t o n s p e n d i n g b y t h e C e n t r a l
O r e g o n V i s i t o r s A s s o c i a t i o n . (T h e r e p o r t r e c o m m e n d a t
i o n s a r e s h o w n
i n
b o
l d , w i t h
m y r e s p o n s e s f o l l o w i n g .)
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y i n c l u d e a c o n t r a c t r e q u i r e m e n t t h a t a l l C O V A a c c o u n t i n g a n d b u s i n e s s r e c o r d s
b e r e t a i n e d f o r n o l e s s t h a n t h r e e y e a r s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h c o n t r a c t y e a r .
I w h o l e h e a r t e d l y c o n c u r w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n .
T h e C o u n t y s h o u l d i d e n t i f y a d e p a r t m e n t t h a t s h o u l d t a k e o w n e r s h i p o f t h i s g r a n t a g r e e m e n t a n d i t s o v e r s i g h t .
I a g r e e w i t h t h i s r e c o
m m e n d a t
i o n . S i n c e t h e c o u n t y d o e s
n o t h a v e a n e c o n o
m i c d e v e l o p m e n t d e p a r t m e n t , I s u s p e c t
t h e o v e r s i g h t o f t h i s a g r e e m e n t w i l l d e f a u l t t o A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y e s t a b l i s h a w r i t t e n g r a n t a g r e e m e n t w i t h C O V A . C o n t r a c t u a l p r o v i s i o n s m i g h t
i n c l u d e s o
m e o f t h e
f o
l l o w i n g :
·
C o n t r a c t u a l t e r m s t y p i c a l l y
f o u n d
i n t h e C o u n t
y ’s
p e r s o n a l s e r v i c e c o n t r a c t s s u c h a s :
o
P a y m e n t c a l c u l a t
i o n / a m o u n t - c o u l d b e
b a s e d o n a p e r c e n t a g e o f
v a r
i o u s r o o m t a x r e v e n u e s l e s s c e r t a i n
a g r e e d u p o n a m o u n t s (a s
i s d o n e n o w )
o
D e f i n i t
i o n o
f r o o m t a x r e v e n u e s a n d t h e a c c o u n t i n g p e r i o d a n d
m e t h o d
o
T h e c o n t r a c t p e r i o d
o
T h e r e l a t
i o n s h i p
b e t w e e n t h e C o u n t
y a n d C O V A
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 8
o
C o m p l i a n c e w i t h a p p l i c a b l e o r d i n a n c e s , r e s o l u t
i o n s , a n d s t a t e l a w
o
P r o v i d e
f o r t h e C o u n t y ’s r
i g h t t o a u d i t a t a n y t i m e
o
C O V A ’s h a n d l i n g a n d r e t e n t i o n o f r e c o r d s r e l a t
i n g t o t h e i r o p e r a t i o n s a n d t h i s c o n t r a c t
o
C l a r
i f i c a t
i o n t h a t C O V A h a s
n o c l a i m a g a i n s t t h e C o u n t y
f o r a n y u n c o
l l e c t e d r o o m t a x e s
T h e c o n t r a c t s h o u l d d e f i n e t h e e x p e c t e d u s e o f t h e s e
m o n i e s , a n t
i c i p a t e d r e s u l t s , a n d r e p o r t i n g o f t h e s e r e s u l t s
c o v e r
i n g
o
M a r k e t i n g , a d v e r t i s i n g a n d p r o m o t i o n
o
C o m m u n i c a t
i o n /P u b l i c r e l a t
i o n s
T h e c o n t r a c t s h o u l d c o n s i d e r
i n c l u d i n g r e l e v a n t p e r f o r
m a n c e
m e a s u r e s s u c h a s
o
R e t u r n o n t o u r i s m
f u n d i n g
o
I n c r e a s e
i n r o o m n i g h t c o n s u m p t
i o n a n d h o t e l t a x r e c e i p t s
o
I n c r e a s e
i n v i s
i t o r i n q u i r
i e s
o
M o n e t a r y
v a l u e o f p u b l i c i t
y
I a g r e e t h a t t h e c o u n t y
m u s t h a v e a c o n t r a c t o r g r a n t a g r e e m e n t o f s o
m e k i n d w i t h C O V A t h a t s p e l l s o u t e a c h
p a r t i e s r
i g h t s a n d r e s p o n s i b i l i t
i e s , h o w e v e r I d o n ’t k n o w t h a t I ’m p r e p a r e d t o a g r e e t o e v e r y o n e o f t h e b u l l e t i t e m s
a b o v e w i t
h o u t f u r t h e r s t u d y . I h a v e a s k e d s t a f f t o l o o k a t t h e c o n t r a c t s o t h e r p u b l i c a g e n c i e s h a v e w i t h t h e i r l o c a l
v i s i t o r a s s o c i a t i o n s t o s e e h o w t h o s e a g r e e m e n t s a r e s t r u c t u r e d a n d w h a t t h e c o m m o
n a l i t
i e s a r e i n e a c h o f t h e
a g r e e m e n t s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l o p a p p r o p r i a t e p e r f o r m a n c e m e a s u r e s (s u c h a s r e a l r o o m t a x g r o w t h ) t o
m o n i t o r C O V A ’s p e r f o r m a n c e . T h e C o u n t y s h o u l d d e v e l o p a c o s t b e n e f i t a n a l y s i s a s t o w h e t h e r t h e m o n i e s
p r o v i d e a r e a s o n a b l e r e t u r n t o t h e f u n d s e x p e n d e d .
I a g r e e w i t h t h e r e c o m m e n d a t
i o n t h a t t h e r e s h o u l d
b e p e r
f o r
m a n c e
m e a s u r e s
i n p l a c e t o m o n i t o r C O V A ’s
p e r f o r
m a n c e . I w o u l d w a n t m o r e i n f o r
m a t
i o n o n h o w a c o s t /b e n e f i t a n a l y s
i s
m i g h t b e s t r u c t u r e d a n d c o n d u c t e d .
C O V A ’s p r
i m a r
y r e s p o n s i b i l i t
y , a t i t s c o r e , i s t o p r o v i d e
i n f o r
m a t
i o n t o o t h e r s w h o
m a y a l s o b e r e c e i v i n g
i n f o r
m a t
i o n
f r o
m s o u r c e s o t h e r t h a n C O V A . H o w w o u l d w e (o r c o u l d w e )
i s o
l a t e t h e s e
i n f o r m a t i o n s t r e a m s a n d
d i s c r e t e l y
m e a s u r e t h e i m p a c t o f e a c h ? A d d i t
i o
n a l l y , t h e r e a r e t h i n g s w e d o i n t h e p u b l i c s e c t o r b e c a u s e t h e y a r e
t h e r i g h t t h i n g s t o d o . O n e o f t h o s e t h i n g s
i s t o u s e r e v e n u e s o n e x p e n d i t u r e s t h a t r e l a t e d i r e c t l y t o t h e s o u r c e o f t h e
r e v e n u e , r e g a r d l e s s o f c o s t /b e n e f i t r a t i o s . A g a i n , I ’m o p e n t o t h i s
b u t n e e d
m o r e i n f o r
m a t i o n o n h o w i t c o u l d b e
d o n e .
I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a n s f e r d i r e c t l y t h e b u d g e t e d r o o m t a x f u n d s t o t h e C o u n t y F a i r /e x p o a n d r e d u c e
t h e a s s o c i a t e d r o o m t a x f u n d s p r o v i d e d t o C O V A .
I a g r e e w i t h t h i s r e c o
m m e n d a t
i o n .
C O V A S p e n d i n g R e p o r t #0 6 /0 7 -1 N o v e m b e r 2 0 0 6
P a g e 1 9
{E n d o f R e p o r t }