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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Health 2007Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 FO L L O W - U P R E P O R T He a l t h D e p a r t m e n t – Re p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s a n d C l i n i c W o r k f l o w ( I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 5 / 0 6 - 4 i s s u e d S e p t e m b e r 2 00 6 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m b er 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . 2 3. A P P E N D I X – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n s - W o r k p l a n (S t a t u s u p d a t e d a s o f S e p t e m b e r 2 0 0 7 ) . … . … . … … … … …… … … . . . 3 - 8 Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m b er 2007 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f th e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . T h e f o l l o w - u p w a s d e l a y e d a t t h e r e q u es t o f t h e D e p a r t m e n t d u e t o a r e c e n t Or e g o n D H S f i s c a l a u d i t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e H e a l t h D e p a r t m e n t a u d i t re p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e p r i m a r y r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (# 0 5 / 0 6 - 4 ) ( i s s u e d S e p t e m b e r 2 0 0 6 ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y V i c k i S h a w , Ad m i n i s t r a t i v e S u p e r v i s o r t o t h e b u s i n e s s o f f i c e , a n d o t h er D e p a r t m e n t s t a f f . I n c a s e s w h e r e t h e re c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e ti m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u re , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d no t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Co m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o ll o w e d . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 4 8 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e H e a l t h D e p a r t m e n t . Figure I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i on s . He a l t h h a s m a d e s o m e g o o d p r o g r e s s i n r e s p o n d i n g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i n a p e r i o d w h e r e t h e y h a v e b e e n w o r k i ng t o a d d r e s s s t a f f i n g c h a n g e s a s w e l l a s ot h e r f i s c a l a u d i t s . S i n c e m a n y o f t h e c l i n i c w o r k f l o w r ec o m m e n d a t i o n s w e r e m o r e l i k e s u g g e s t i o n s , it w a s g o o d t o s e e t h e D e p a r t m e n t h a d s o m e g o o d o u t c o m es f r o m t h e i r i m p l e m e n t a t i o n . T h e m a i n cl i n i c h a s m o v e d t o a p p o i n t m e n t s w h i c h s t a f f h a s i n d i c a t e d ma d e a h u g e d i f f e r e n c e i n t h e i r s t r e s s le v e l s a n d p r o d u c t i v i t y . F o r s o m e o f t h e r e c o m m e n d a t i on s n o t b e i n g i m p l e m e n t e d , o t h e r o p t i o n s mi g h t b e c o n s i d e r e d a n d d i s c u s s i o n w i t h t h e d e p a r t m e n t w il l c o n t i n u e w h e r e a p p r o p r i a t e . Co m p l e t e d 40 % Un d e r w a y 29 % Pl a n n e d 23 % No t t o b e im p l e m e n t e d 8% Ba s e d o n t h e n u m b e r o f r e c o m m e n d a t i o n s u n d e r i m p l e m e n t at i o n , i t i s b e i n g r e c o m m e n d e d t h a t an o t h e r f o l l o w - u p o c c u r s w i t h i n o n e y e a r t o s e e t h a t p ro g r e s s h a s o c c u r r e d w i t h t h e o p e n i t e m s . Se e t h e Ap p e n d i x I f o r t h e u p d a t e d w o r k p l a n , w h i c h o u t l i n e s t h e H e a l t h D ep a r t m e n t ’ s r e s p o n s e s an d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s f o r t h e m a j o r r e c o m m e n d a t i o ns . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 3 3. A P P E N D I X Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n an d S t a t u s ( a s o f 9 / 0 5 / 0 7 ) A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X N o v e m b e r - 0 7 St a r t e d o n , b u t s i g n i f i c a n t w o r k t o c o m p l e t e . X X N o v e m b e r - 0 7 De p a r t m e n t i s s t i l l c o n s i d e r i n g w a y s t o br e a k - o u t d u t i e s a n d p r o v i d e f o r b e t t e r co n t r o l s . X X Qu a r t e r l y st a r t i n g 9 / 0 7 X Re s e a r c h i n g a n d c o n s i d e r i n g o p t i o n s w i t h av a i l a b l e r e s o u r c e s . X X Cu r r e n t l y b a l a n c i n g o u t i n t o t a l . N o i s s u e s . Co n s i d e r s e p a r a t e i f n e e d e d . X X X X X X O c t o b e r - 0 7 Th e y h a v e o u t l i n e d t h e c o n s i d e r a t i o n s a n d ar e w o r k i n g o n a p o l i c y a n d p r o c e d u r e s . #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s 1. H e a l t h D e p a r t m e n t ’ s b u s i n e s s o f f i c e s t a f f s h o u l d d o c u m e n t a l l ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . 2. I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e b u s i n e s s o f f i c e t o e s t ab l i s h a d e q u a t e pr o c e d u r e s t o s a f e g u a r d r e c e i v e d m o n i e s u n t i l d e p o s it e d . 3. I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a s u p e r v i s o r p e r i o d i c a l l y r e v i e w ad j u s t m e n t s t o c u s t o m e r a c c o u n t s . 4. I t i s r e c o m m e n d e d f o r e a c h s t a f f p e r s o n r e s p o n s i bl e f o r re c e i p t i n g m o n i e s ( R e c e p t i o n a n d b u s i n e s s o f f i c e ) t o m a i n t a i n th e i r r e c e i p t a c c o u n t i n g b a t c h e s s e p a r a t e l y . 5. I t i s r e c o m m e n d e d f o r a l l s t a f f t o r e c o n c i l e t h e c o u n t o f t h e i r mo n i e s t o t h e b a t c h p r i o r t o g i v i n g t h e s e m o n i e s t o b u s i n e s s of f i c e s t a f f a n d r e t a i n a c o p y o f t h e c o u n t a n d / o r co p y t h e bu s i n e s s m a n a g e r s o t h a t a n i n d e p e n d e n t r e c o n c i l i a t io n t o t h e de p o s i t c a n o c c u r . C l i n i c f r o n t r e c e p t i o n m o n i e s m ay b e ba l a n c e d o u t i n t o t a l u n l e s s i s s u e s w a r r a n t m a i n t a i ni n g t h o s e ba t c h e s s e p a r a t e l y . 6. I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t e s t a b l i s h a p r oc e s s t o al l o w a p r o p e r t r a n s f e r o f a c c o u n t a b i l i t y a s m o n i e s c h a n g e h a n d s be t w e e n s t a f f w i t h i n t h e d e p a r t m e n t . 7. I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f r e s p o n s i b l e f o r c u s to d y o f m o n i e s re s t r i c t a c c e s s t o t h o s e m o n i e s u n t i l t h e y a r e d e p o si t e d o r tr a n s f e r r e d t o a n o t h e r s t a f f p e r s o n . 8. I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t a s s e s s t o w h a t ex t e n t i t c a n or w i l l p u r s u e c o l l e c t i o n o f c h a r g e s a n d d e v e l o p a co l l e c t i o n po l i c y a n d p r o c e d u r e s i n l i n e w i t h t h a t a s s e s s m e n t . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 4 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X O c t o b e r - 0 7 Th e y h a v e o u t l i n e d t h e c o n s i d e r a t i o n s a n d ar e w o r k i n g o n a p o l i c y a n d p r o c e d u r e s . I t wo u l d n o t b e f e a s i b l e t o u s e a c o l l e c t i o n ag e n c y g i v e n t h e s m a l l a m o u n t t h a t c o u l d be t u r n e d o v e r . X X N o v e m b e r - 0 7 In t h e p r o c e s s o f d e v e l o p i n g p r o c e s s f o r sp e c i f i c s t a f f . X X O n h o l d Ca n n o t c u r r e n t l y i m p l e m e n t d u e t o i n p u t fo r m s t a t e a g e n c i e s . S t a f f a r e f i l l i n g o u t t h e in c o m e v e r i f i c a t i o n b y i n t e r v i e w i n g t h e cu s t o m e r a n d b e l i e v e t h e y w i l l g e t b e t t e r in f o r m a t i o n . X X N o v e m b e r - 0 7 X X Qu a r t e r l y st a r t i n g 9 / 0 7 X X Th e y a r e i n t h e p r o c e s s f o r r e d u c i n g t h e nu m b e r o f i n v e n t o r y i t e m s . T h e y h a v e re s t r i c t e d a c c e s s t o t h e i n v e n t o r y a n d a r e mo n i t o r i n g p u r c h a s e s a n d u s e . T h e y a r e al s o l o o k i n g i n t o b e t t e r w a y s t o t r a c k u s a g e an d a c c o u n t a b i l i t y . X X O n g o i n g Fr o n t d e s k s t a f f p r o f i c i e n c i e s a r e b e i n g tr a c k e d a s w e l l a s m e d i c a l r e c o r d s i s d o i n g ra n d o m a u d i t s . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n - c o n t i n u e d 14 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o i n v e s t i g a t e w h e t h e r th e y c a n u t i l i z e t h e c l i n i c a c c o u n t i n g s y s t e m t o m o ni t o r s e l e c t e d me d i c i n e a n d p r e s c r i b e d i t e m i n v e n t o r i e s . 15 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e b u s i n e s s s t a f f p e r i o d i c a l ly r e v i e w in v e n t o r y t o m a k e s u r e t h e r e a r e a p p r o p r i a t e b i l l i n g c o d e s a n d th a t c l i n i c s t a f f a r e u s i n g t h e m . 10 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t a s s e s s i f a d d i ti o n a l OC H I N r e p o r t s c a n b e d e v e l o p e d t o i d e n t i f y a d j u s t m e nt s t o cu s t o m e r b a l a n c e s t o i d e n t i f y w r i t e - o f f s , s l i d i n g s ca l e ad j u s t m e n t s , o r o t h e r a d j u s t m e n t s . 11 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r ( f o r ap p r o p r i a t e pr o g r a m s ) r e q u i r i n g s u p p o r t f o r i n f o r m a t i o n u s e d t o e s t a b l i s h re d u c e d c l i e n t f e e s . 12 . I n s i t u a t i o n s w h e r e t h e r e a r e o v e r r i d e s t o t h e sl i d i n g s c a l e , th e s e s h o u l d b e a d e q u a t e l y d o c u m e n t e d a n d a p p r o v e d by a su p e r v i s o r o r m a n a g e r . 13 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t b u s i n e s s o f f i c e p e r i o d i c al l y r e c o n c i l e in f o r m a t i o n f r o m t h e c l i n i c a c c o u n t i n g s y s t e m ( O C H I N) t o am o u n t s d e p o s i t e d a n d r e c o r d e d w i t h t h e C o u n t y ( i n HT E ) . 9. I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r t h e c o st / b e n e f i t fo r a d d i t i o n a l c o l l e c t i o n e f f o r t s . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 5 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X O n g o i n g Th e y a r e s t i l l e x p l o r i n g t h e u s e o f ma n a g e m e n t a n d p r o d u c t i v i t y r e p o r t s av a i l a b l e f r o m O C H I N . X X O n g o i n g X X St i l l in v e s t i g a t i n g St i l l l o o k i n g f o r a s y s t e m a t i c a p p r o a c h t o as s u r i n g t h a t i n t e r n a l p r o g r a m b u d g e t s a r e ac c u r a t e . X X M a r c h - 0 8 Me d i c a l r e c o r d s i s p e r f o r m i n g r a n d o m au d i t s . T h e y a r e a l s o u s i n g n e w p r o f i c i e n c y ch e c k o f f s i n t r a i n i n g s t a f f . X X St i l l in v e s t i g a t i n g Ne e d t o r e s e a r c h h o w t h i s c o u l d b e d o n e . X X F e b r u a r y - 0 8 St a t e D H S t r i e n n i a l r e v i e w w a s c o m p l e t e d an d a l s o m i r r o r e d t h i s c o m m e n t . X X Co n t i n u e t o s u p p o r t X X S e p t e m b e r - 0 7 Th e y h a v e r e c e i v e d a n u p d a t e d D H S a u d i t in 2 0 0 7 a n d w i l l b e r e s p o n d i n g t o t h i s i n t h e Fa l l 2 0 0 7 . #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n - c o n t i n u e d Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s 22 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n t i n u e t o s u pp o r t t h e Co u n t y ’ s d e v e l o p m e n t o f a n i n d i r e c t c o s t p l a n u n d e r O M B A - 8 7 . 23 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a n d i m pl e m e n t so l u t i o n s t o t h e 2 0 0 1 D H S a u d i t l e t t e r . 18 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t , a s t h e y r e c e i ve c h a n g e s in p r o g r a m b u d g e t s , t o m a k e s u r e t h e i r b u d g e t c o n t i nu e s t o ba l a n c e i n t o t a l . B u d g e t a r y a d j u s t m e n t s s h o u l d b e su b m i t t e d t o Fi n a n c e s o t h a t t h e s e c a n b e r e f l e c t e d i n f u t u r e f i na n c i a l r e p o r t s . Un t i l t h e s e b u d g e t a d j u s t m e n t s c a n b e r e f l e c t e d b y th e C o u n t y , i t is r e c o m m e n d e d f o r s t a f f t o c o n t i n u e t o u t i l i z e i n t er n a l ad j u s t m e n t s w i t h i n t h e e x c e l t e m p l a t e t o p r o p e r l y r ef l e c t t h e re v e n u e s a n d e x p e n s e s e x p e c t e d f o r m o n i t o r i n g p u r p o se s . 19 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r a l l c h a r g e s t o b e p o s t e d fo r b i l l i n g s o an a c c u r a t e i n d i c a t i o n o f s e r v i c e s p r o v i d e d c a n b e ob t a i n e d . 20 . I t i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t b u s i n e s s o f f i c e s t a ff t o c o n s i d e r re v i e w i n g t y p e s o f a n t i c i p a t e d c h a r g e s o r c r e a t e e d it r e p o r t s t o id e n t i f y p r o b l e m s i n i n p u t . 21 . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r a n a l l o c a t i o n p l an f o r i t s in t e r n a l a d m i n i s t r a t i v e c o s t s t h a t w o u l d m e e t O M B A -8 7 gu i d e l i n e s . 16 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a p p r o p r i a t e s t a f f b e i n f or m e d o f cu r r e n t l y a v a i l a b l e O C H I N r e p o r t s . M a n a g e m e n t s h o u ld d e v e l o p a s y s t e m t o p r o v i d e r e q u e s t e d r e p o r t s t o a p p r o p r i a t e s t a f f o n t h e ba s i s n e e d e d . 17 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t i d e n t i f y a n d de v e l o p ap p r o p r i a t e O C H I N r e p o r t s f o r u s e i n m o n i t o r i n g o p e ra t i o n s . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 6 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X Th e y a r e b a s i n g t h e i r r a t e s m o r e o n re a s o n a b l e a n d c u s t o m a r y . X Ha v e b e e n w a i t i n g f o r s o m e f u n c t i o n a l i t y i n OC H I N t o b e a d d e d . O n l y a v a i l a b l e cu r r e n t l y f o r O M A P . T h i s t y p e o f p r o c e s s i s a w a y s o f f f r o m b e i n g i m p l e m e n t e d o n a br o a d e r r a n g e o f p a y o r s . X Pr o c e s s i s n o t u s e r f r i e n d l y a n d t h e y a r e n o t su r e t h a t p r o c e s s w i l l b e r e a d i l y a c c e p t e d by t h e m a n a g e m e n t t e a m . X X X X X X S e p t e m b e r - 0 7 St i l l h a v e t w o l o c a t i o n s t o w o r k o n . X X X X X X F e b r u a r y - 0 8 Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n - c o n t i n u e d 30 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t o b t a i n a f o r m a l r e s o l u t i o n fo r t h e t y p e , a m o u n t , a n d l o c a t i o n o f t h e c a s h i t u se s i n i t s op e r a t i o n s . 31 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r e l i m i na t i n g t h e i r pe t t y c a s h f u n d s i n c e t h e p e t t y c a s h f u n d i s n o t u s ed o f t e n a n d se r v i c e s a n d p r o d u c t s c a n b e p u r c h a s e d o n C o u n t y a c co u n t s o r th r o u g h e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t . 32 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r r e v i s it i n g t h e i r al l o c a t i o n m e t h o d o l o g y f o r s u p p o r t s e r v i c e s . 26 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r b u s i n e s s o f f i c e s t a f f t o co n s i d e r ut i l i z i n g a d o w n l o a d p r o c e s s t o d e v e l o p e d r e p o r t s t o d i s t r i b u t e pr o g r a m f i n a n c i a l r e p o r t s t o m a n a g e m e n t . 27 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t o b t a i n r e c e i p t b o o k s co n f o r m i n g t o C o u n t y p o l i c y . 28 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r s t a f f t o d e p o s i t m o n i e s o n a d a i l y b a s i s in a c c o r d a n c e w i t h C o u n t y p o l i c y . 29 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t u t i l i z e a s u s p en s e a c c o u n t wh e r e t h e r e i s i n s u f f i c i e n t a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n at t h e t i m e o f de p o s i t . 24 . T h e H e a l t h D e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a s t r a t e g y ( o n e o r mo r e ) t o s e t t i n g a p p r o p r i a t e f e e s ( c o s t , R V U o r r e a so n a b l e a n d cu s t o m a r y ) f o r a l l s e r v i c e s t h e y p e r f o r m . 25 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e B u s i n e s s O f f i c e t o s p en d t i m e de v e l o p i n g a p r o c e s s t o h a n d l e t h e s e e l e c t r o n i c r e m it t a n c e s . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 7 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X Us i n g a n u m b e r o f c h e c k - o f f s a n d pr o g r a m s . N e w w o r k i n g s u p e r v i s o r po s i t i o n s p e n d s a g r e a t e r a m o u n t o f t i m e wi t h s t a f f . X X X X No s h o w p o l i c y h a s b e e n i m p l e m e n t e d b u t as t h e c l i n i c h a s m o v e d t o m o r e ap p o i n t m e n t s , t h e y w o u l d l i k e t o c u t b a c k on n o s h o w a d m i n i s t r a t i o n s i n c e i t c a n t a k e a l o t o f t i m e a n d h a s n ' t s h o w n a b i g i m p a c t . X X Ma i n c l i n i c i s p r i m a r i l y a p p o i n t m e n t s w i t h fi l l - i n s f o r n o s h o w s . X X Wi l l b e w o r k i n g t o d e v e l o p g l o b a l m e a s u r e s fi r s t b e f o r e m o v i n g i n t o m o r e d e t a i l e d re v i e w s . X X Pa r t o f f r o n t d e s k a r e a c h e c k - o f f pr o c e d u r e s . X X Th e C l i n i c i n d i c a t e s t h a t w i t h m o r e ap p o i n t m e n t e d c l i n i c s s t a f f a r e a b l e t o m o r e co n s i s t e n t l y h a n d l e a l l o f t h e d u t i e s . X X O n g o i n g Vi r t u a l l y a l l a p p o i n t m e n t e d . #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n - c o n t i n u e d Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s 34 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t c o n s i d e r a d d i ti o n a l op e r a t i o n a l r e s o u r c e s a n d m a t e r i a l s t h a t c a n b e q u i ck l y a c c e s s e d du r i n g t h e d a y - t o d a y o p e r a t i o n s . 35 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e H e a l t h D e p a r t m e n t d e v e l o p a n d im p l e m e n t a n o s h o w p o l i c y t h a t m e e t s i t s n e e d s . 36 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r i m p l e me n t i n g mo r e a p p o i n t m e n t e d c l i n i c s . 37 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t e s t a b l i s h r e a s on a b l e pr o d u c t i v i t y s t a n d a r d s . Re c o m m e n d a t i o n s 38 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e D e p a r t m e n t e s t a b l i s h p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s f o r t h e p r i o r i t y a n d p e r c e n t a g e o f c o n f i rm c a l l s m a d e . 39 . I f t h e d e p a r t m e n t m o v e s t o w a r d s m o r e a p p o i n t m e n te d c l i n i c s , th e f r o n t r e c e p t i o n m i g h t n e e d t o s e c u r e v o l u n t e e r as s i s t a n c e f o r co n f i r m a t i o n c a l l s o r c o n s i d e r t e c h n o l o g i c a l s o l u t i on s . 40 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r c o o r d in a t i n g t h e ty p e s o f c l i n i c s a n d t h e w a l k - i n v s . a p p o i n t m e n t s t at u s o f c l i n i c s in o r d e r t o d i s t r i b u t e t h e w o r k f l o w a n d m a k e t h e w o rk l o a d s m o r e ev e n a t t h e f r o n t r e c e p t i o n a n d t h r o u g h o u t t h e c l i n ic . 33 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t c o n t i n u e t o e nh a n c e t h e tr a i n i n g p r o c e s s a n d m a n u a l f o r f r o n t r e c e p t i o n s t a ff . Fo l l o w - u p H e a l t h D e p a r t m e n t R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c ti c e s a n d W o r k f l o w # 0 7 / 0 8 - 4 S e p t e m ber 2007 Page 8 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X O n g o i n g X X X Wi t h n e w f r o n t d e s k s t a f f t h e r e h a s b e e n l e s s of a n i s s u e w i t h t h i s . T h e y a r e c o n s t a n t l y lo o k i n g a t w a y s t o l o o k f o r e f f i c i e n c i e s . X X Th e C l i n i c c o n t i n u e s t o h i r e b i l i n g u a l s t a f f fo r f r o n t r e c e p t i o n d u t i e s a n d h a s s e e n a si g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t i n t h e h a n d l i n g o f in t e r p r e t e r n e e d s . X X X X Th e r e h a v e b e e n s o m e s i g n a g e im p r o v e m e n t s . N o t s u r e a l l o f t h e i s s u e s ha v e b e e n a d d r e s s e d . X X Th e y h a v e i m p l e m e n t e d s o m e s t a f f i n g bo a r d s a s w e l l a s h a v e i s s u e d p a g e r s t o se l e c t e d s t a f f t o m a i n t a i n c o m m u n i c a t i o n s . X X Cu r r e n t l y t h e s t a t e i s u p d a t i n g s y s t e m s a n d so n o n e w o r i m p r o v e d a c c e s s i s p o s s i b l e i n th e n e a r f u t u r e . W I C s u p e r v i s o r w o u l d s t i l l li k e t o w o r k t o w a r d s b e t t e r i n f o r m a t i o n . Co u n t T o t a l s 4 4 4 1 9 1 4 1 1 Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s 46 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e H e a l t h a n d M e n t a l H e al t h de p a r t m e n t s d e t e r m i n e d t h e s i g n a g e c h a n g e s n e e d e d a nd c o n v e y th o s e t o a p p r o p r i a t e m a n a g e m e n t . 47 . T h e H e a l t h D e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r o p t i o n s t o b e t t e r lo c a t e a n d c o m m u n i c a t e w i t h c l i n i c s s t a f f . 48 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t W I C s t a f f w o r k w i t h t h e st a t e t o id e n t i f y o t h e r r o u t i n e r e p o r t s t h e y w o u l d l i k e a n d re q u e s t a n op t i o n f o r g e t t i n g t h e d a t a f o r m a n a g e m e n t a n a l y s i s . #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n - c o n t i n u e d 42 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e H e a l t h D e p a r t m e n t c o n s i d e r t r a i n i n g ou t l y i n g c l i n i c s a n d h a v i n g t h e m p e r f o r m m o r e c h a r t s a s s e m b l y an d c h a r g e e n t r y . 43 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r h a v i n g o n e g r o u p of f r o n t r e c e p t i o n s t a f f t o s e r v i c e a l l c l i n i c s a n d n o t i n d i c a t e W I C or C l i n i c . 44 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r f i l l i ng a s m a n y po s i t i o n s a s p o s s i b l e w i t h b i - l i n g u a l s t a f f . T h e D ep a r t m e n t sh o u l d c o n s i d e r t a r g e t i n g S p a n i s h s u p p o r t i n c l i n i c s t h a t a r e m o r e co n v e n i e n t t o S p a n i s h s p e a k i n g c l i e n t s . 45 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r t h e b en e f i t s o f im p r o v i n g d e m o g r a p h i c d a t a f o r c l i e n t s b a s e d o n l a n gu a g e a n d in t e r p r e t e r n e e d s 41 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t f r o n t r e c e p t i o n s t a f f m a ke t h e p r o c e s s of c h e c k i n g i n c l i e n t s f o r t h e m a n y p r o g r a m s a s h o m og e n e o u s a s po s s i b l e . {E N D O F R E P O R T }