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HomeMy WebLinkAboutGIS cash handling reportGI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 Ge o g r a p h i c I n f o r m a t i o n S e r v i c e s ( I T D e p a r t m e n t ) - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton GI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } GI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … …… … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 1 - 3 3. R E S P O N S E 3. 1 . I T D e p a r t m e n t ( G I S M a n a g e r ) … . . . … . . … … … … … … … … … ..…………….. 3 GI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 Page 1 of 3 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y in t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r i n g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e ca s h h a n d l i n g o f s e l e c t e d d e p a r t m e n t s w a s i d e n t i f i e d a s a p r o j e c t . T h e G I S f u n c t i o n w i t h i n t h e I T De p a r t m e n t h a s n o t y e t h a d a n a u d i t o f t h e i r c a s h h a nd l i n g p r a c t i c e s . T h e I T D e p a r t m e n t h a s n o o t h e r ca s h h a n d l i n g f u n c t i o n s . O t h e r i d e n t i f i e d d e p a r t m e n t s w il l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f a u d i t s o f c a s h ha n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e G I S f u n c t i o n ( w i t h i n t h e I T De p a r t m e n t ) i n p l a c e d u r i n g t h e o b s e r v a t i o n s p e r f o r m e d i n A p r i l 2 0 0 7 . T h e r e w e r e n o o f f s i t e c o l l e c t i o n s id e n t i f i e d . T h e I T d e p a r t m e n t h a s n o p e t t y o r c h a n g e c a s h . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l as p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s a n d A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . GI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 Page 2 of 3 Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Th e G I S M a n a g e r w a s r e s p o n s i b l e f o r t h e b i l l i n g , c o l l e ct i o n , a n d a c c o u n t i n g f o r a l l G I S s e r v i c e s pr o v i d e d . T h i s i n c l u d e d d i r e c t l y r e c e i v i n g p a y m e n t s . A l l p a y m e n t s a r e b y c h e c k a n d a r e r e c e i v e d b y ma i l ; t h e r e f o r e , n o r e c e i p t s a r e g e n e r a t e d . T h e I T A dm i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t w i l l p r e p a r e a n d h a n d l e t h e de p o s i t o n c e t h e G I S m a n a g e r h a s c o m p l e t e d w i t h t h e a cc o u n t i n g f o r t h e m o n i e s r e c e i v e d . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e fo l l o w i n g f u n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e G I S M a n a g e r h a n d l i n g t h e s e p a y m e n t s h a d n o t i d e n t if i e d a n y i s s u e w i t h h a n d l i n g o f t h e s e m o n i e s , bu t w e l c o m e d s u g g e s t i o n s t o p r o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t o f t h e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b e d i r e c t e d t o a n d d e p o s i t e d b y t h e I T A d m i n i s t r a t i v e As s i s t a n t . A c o p y o f t h e p a y m e n t s h o u l d b e p r o v i d e d t o t h e G I S M a n a g e r f o r p o s t i n g t o t h e bi l l i n g r e c o r d s . T h e G I S M a n a g e r s h o u l d p e r i o d i c a l l y r e c o n c i l e b e t w e e n t h e a m o u n t s d e p o s i t e d an d t h e b i l l i n g r e c o r d s . {T h e G I S M a n a g e r h a s i m p l e m e n t e d t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a s o f 4 / 1 1 / 0 7 } Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e c a s h h a n d l i n g p r o c e s s , a c o u p le o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : T h e d e p a r t m e n t d i d n o t h a v e a b a n k e n d o r s e m e n t s t a m p to r e s t r i c t i v e l y e n d o r s e a l l m o n e t a r y in s t r u m e n t s i m m e d i a t e l y u p o n r e c e i p t . T h e d e p a r t m e n t c o u l d m o r e c o n s i s t e n t l y d e p o s i t ( w i t h i n 2 4 h o u r s ) a l l c o u n t y m o n i e s r e c e i v e d . So m e d e p o s i t s w e r e n o t e d t o b e l a t e w h e n s t a f f w a s o n v a c a t i o n . GI S ( I T D e p a r t m e n t ) R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 1 April 2007 Page 3 of 3 D e p o s i t s a r e p l a c e d i n i n t e r - o f f i c e m a i l w h i c h d e l a y s d ep o s i t a n d c o u l d p l a c e t h e d e p o s i t a t r i s k . Co u n t y p o l i c y P - 1 9 9 9 - 0 7 5 r e q u i r e s d e p a r t m e n t s t o d e p o s i t m o n i e s w i t h t h e C o u n t y o r t h e C o u n t y fi n a n c i a l i n s t i t u t i o n w i t h i n 2 4 h o u r s . Th e l a r g e s t d e p o s i t d e l a y n o t e d a p p e a r e d t o b e d u e t o a s t a f f v a c a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to m a k e t i m e l y d e p o s i t s i n a c c o r d a n c e wi t h C o u n t y p o l i c y . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d h a v e e s t ab l i s h e d p r o c e d u r e s f o r w h e n s t a f f re s p o n s i b l e f o r t h e d e p o s i t a r e n o t i n . {H a v i n g m o n i e s d i r e c t l y r e c e i v e d a n d d e p o s i t e d b y t h e I T Ad m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t s h o u l d e x p e d i t e t h e d e p o s i t i n g o f mo n i e s . } It i s r e c o m m e n d e d G I S u p d a t e t h e i r w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s t o a d d r e s s t h e a r e a s n o t e d in t h i s r e p o r t . {Th e w r i t t e n d o c u m e n t a t i o n p r o v i d e d b y G I S w a s e x c e l l e n t a n d c o n s i s t e d o f m a n y o f t h e e x p e c t e d co n t r o l s . T h e G I S M a n a g e r h a s p r o v i d e d u p d a t e d w r i t t e n p o l i c i e s a d d r e s s i n g t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s as o f 4 / 1 1 / 0 7 } 3. R E S P O N S E IT D e p a r t m e n t (G I S M a n a g e r ) Ap r i l 2 0 , 2 0 0 7 GI S C a s h H a n d l i n g A u d i t R e s p o n s e : Th e a r e a s i d e n t i f i e d f o r i m p r o v e m e n t a s p a r t o f t h e a ud i t a p p e a r e d l o g i c a l a n d a r e t h o u g h t t o b e a n im p r o v e m e n t t o t h e p r a c t i c e s f o r m e r l y i n p l a c e . A l l r ec o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d a s p a r t o f t h e a u d i t h a v e be e n i m p l e m e n t e d a n d a r e p r e s e n t l y b e i n g u t i l i z e d o n a d a i l y b a s i s . P r i n c i p l e a r e a s c h a n g e d i n c l u d e d t h e se g r e g a t i o n o f d u t i e s b e t w e e n t h e G I S M a n a g e r a n d t h e I T A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t , s p e c i f i c m e t h o d s f o r ha n d l i n g c h e c k s , e x p e d i t e d p r o c e s s e s t o d e l i v e r c h e c k s t o C o u n ty f i n a n c e , a n d a d d i t i o n a l e f f o r t s t o re c o n c i l e d e p o s i t s w i t h b i l l i n g s . I n a d d i t i o n , d o c u m e n t a t io n o f o u r G I S c a s h h a n d l i n g p r o c e s s e s h a s b e e n up d a t e d t o r e f l e c t t h e m o d i f i e d p r a c t i c e s . In s u m m a r y , w e a p p r e c i a t e d t h e a u d i t o f t h e p r o c e d u r e s an d p r o c e s s e s u s e d f o r h a n d l i n g G I S c a s h r e c e i p t s an d b e l i e v e t h a t w e n o w h a v e i n p l a c e i m p r o v e d p r o c e ss e s . {E n d o f R e p o r t }