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HomeMy WebLinkAboutGrant management surveyGr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 67701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . A u d i t A u t h o r i t y … … . . . … … … … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … .… … … … … … … … . . … … … 1 1. 4 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 2 - 5 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … .... 6-11 3. R E S P O N S E Co u n t y A d m i n i s t r a t o r . . . . . . . . . . . . . . … . … … …… … … … … … . … … .. … … … … . … … … 12 4. A P P E N D I X 4. 1 . S u m m a r y o f S e l e c t e d S u r v e y R e s p o n s e s … … … … … … … … … . . … 1 3 -17 4. 2 . S u r v e y f o r m … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . 17-19 Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 1 of 19 1. 1 A U D I T A U T H O R I T Y 1. In t r o d u c t i o n an d Ba c k g r o u n d Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e s u rv e y o f g r a n t m a n a g e m e n t p r a c t i c e s o f t h e Co u n t y i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6/ 0 7 . T h e C o u n t y d o e s n o t h a v e c e n t r a l i z e d ov e r s i g h t o f g r a n t a d m i n i s t r a t i o n a n d g r a n t c o n t r a c t s a r e a p p l i e d f o r a n d a d m i n i s t e r e d b y d e p a r t m e n t s . Th e p u r p o s e w a s t o a s s e s s t h e i s s u e s t h a t t h e C o u n t y m i g h t b e h a v i n g i n a d m i n i s t e r i n g g r a n t s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : De v e l o p a s u r v e y c o v e r i n g g r a n t a d m i n i s t r a t i o n a n d c o m p il e s u r v e y s p r e p a r e d a n d s u b m i t t e d b y C o u n t y de p a r t m e n t s . Sc o p e : Th e s u r v e y i n c l u d e d g r a n t s r e c e i v e d b y t h e C o u n t y , g e n er a l l y , o n a c o m p e t i t i v e p r o c e s s a n d n o t t h o s e fo r w h i c h a l l O r e g o n c o u n t i e s r e c e i v e m o n i e s . T h e s u r v e y i n c l u d e d g r a n t s i n e f f e c t f r o m J u l y 2 0 0 5 th r o u g h A p r i l 2 0 0 7 . S u r v e y s w e r e d i s t r i b u t e d t o a l l de p a r t m e n t s . R e s u l t s w e r e c o m p i l e d f r o m t h o s e su r v e y s r e t u r n e d . A n e f f o r t w a s m a d e t o i d e n t i f y a n d ob t a i n s u r v e y s w i t h i n t h e s c o p e t h a t h a d n o t b e e n re c e i v e d . S o m e s u r v e y s w e r e r e m o v e d f r o m t h e s e r e s u l t s w he n t h e y d i d n o t m e e t t h e s t a t e d s c o p e . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : D e v e l o p i n g a s u r v e y t o c o l l e c t d a t a a n d c o v e r r e l e v a n t a d m i n i s t r a t i v e s t a n d a r d s , R e s e a r c h i n g c o n t r a c t s a n d a s s o c i a t e d s p e c i a l c o n d i t i o n s . D i s c u s s i n g a n d r e v i e w i n g s u r v e y r e s p o n s e s w i t h a p p r o p r i a t e p e r s o n n e l . W h e n n e c e s s a r y , or i g i n a l r e s p o n s e s m a y h a v e b e e n m o d i f i e d . S u m m a r i z i n g a n d a n a l y z i n g s u r v e y d a t a . Th e C o u n t y h a s a g r a n t w r i t e r ( J u d i t h U r e ) w h o i s g e n e ra l l y n o t i n v o l v e d i n t h e a d m i n i s t r a t i o n o f g r a n t s . Sh e h e l p s d e p a r t m e n t s o b t a i n s o m e o f t h e m o r e s i g n i f i c a n t g r a n t s . S h e w a s v e r y h e l p f u l i n d e v e l o p i n g an d c r i t i q u i n g t h e g r a n t s u r v e y q u e s t i o n s a s w e l l a s p r o vi d i n g i n p u t o n s o m e o f t h e i n f o r m a t i o n r e c e i v e d . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 2 of 19 1. 4 B A C K G R O U N D Th e f o l l o w i n g a r e s o m e g e n e r a l c h a r a c t e r i s t i c s o f t h e g r an t s r e c e i v e d t h a t w e r e i n c l u d e d i n t h e s u r v e y . As i n d i c a t e d i n Gr a p h 1 & 2 , s i g n i f i c a n t p o r t i o n s o f t h e g r a n t s a r e r e c e i v e d f r o m F e deral and state so u r c e s . Gr a p h 1 – S o u r c e o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y Fe d e r a l 71 % St a t e 28 % Lo c a l 1% ot h e r 0% Fe d e r a l S t a t e L o c a l o t h e r TO T A L 2, 6 5 8 , 4 5 1 $ 1, 0 3 9 , 3 8 3 $ 51 , 9 2 2 $ 5, 0 0 0 $ 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a p h 2 – S o u r c e o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y b y D e p a r t me n t ( L a r g e s t t o s m a l l e s t ) $0 $ 1 0 0 , 0 0 0 $ 2 0 0 , 0 0 0 $ 3 0 0 , 0 0 0 $ 4 0 0 , 0 0 0 $ 5 0 0 , 0 0 0 $ 6 0 0 , 0 0 0 $ 70 0 , 0 0 0 He a l t h Di s t r i c t A t t o r n e y / V i c t i m A s s i s t a n c e P r o g r a m Ad m i n i s t r a t i o n Ex t e n s i o n / 4 - H C o u n t y S e r v i c e D i s t r i c t So l i d W a s t e Ro a d Sh e r i f f ' s O f f i c e Fo r e s t r y Me n t a l h e a l t h Ju v e n i l e C o m m u n i t y J u s t i c e Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s CC F Fe d e r a l St a t e Lo c a l ot h e r Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 3 of 19 As i n d i c a t e d i n Gr a p h s 3 & 4 , m o s t o f t h e g r a n t s a r e u s e d t o s u p p o r t o p e r a t i o n s . A significant portion is al s o u s e d f o r c a p i t a l p u r c h a s e s a n d o t h e r . O t h e r r e p r e s en t s g e n e r a l l y m o n i e s s u b c o n t r a c t e d o u t t o an o t h e r a g e n c y . Gr a p h 3 – U s e o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y op e r a t i o n a l 78 % ca p i t a l 21 % ot h e r 1% op e r a t i o n a l c a p i t a l o t h e r TO T A L 2, 9 4 7 , 6 3 1 $ 77 7 , 1 2 5 $ 30 , 0 0 0 $ 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a p h 4 – U s e o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y b y D e p a r t m e n t ( L a r g e s t t o s m a l l e s t ) 0 1 0 0 , 0 0 0 2 0 0 , 0 0 0 3 0 0 , 0 0 0 4 0 0 , 0 0 0 5 0 0 , 0 0 0 6 0 0 , 0 0 0 7 0 0 , 0 0 0 He a l t h Di s t r i c t A t t o r n e y / V i c t i m A s s i s t a n c e P r o g r a m Ad m i n i s t r a t i o n Ex t e n s i o n / 4 - H C o u n t y S e r v i c e D i s t r i c t So l i d W a s t e Ro a d Sh e r i f f ' s O f f i c e Fo r e s t r y Me n t a l h e a l t h Ju v e n i l e C o m m u n i t y J u s t i c e Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s CC F op e r a t i o n a l ca p i t a l ot h e r Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 4 of 19 As i n d i c a t e d i n Gr a p h s 5 & 6 , m o s t o f t h e g r a n t s a r e m u l t i - y e a r g r a n t s . Gr a p h 5 – P e r i o d s o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y mu l t i - y e a r 75 % re c u r r i n g 12 % si n g l e y e a r 13 % mu l t i - y e a r r e c u r r i n g s i n g l e y e a r TO T A L 2, 8 1 9 , 6 6 3 $ 43 7 , 4 1 3 $ 49 7 , 6 8 0 $ 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a p h 6 – P e r i o d s o f G r a n t F u n d s i n S u r v e y b y D e p a r tm e n t ( L a r g e s t t o s m a l l e s t ) 0 1 0 0 , 0 0 0 2 0 0 , 0 0 0 3 0 0 , 0 0 0 4 0 0 , 0 0 0 5 0 0 , 0 0 0 6 0 0 , 0 0 0 7 0 0 , 0 0 0 He a l t h Di s t r i c t A t t o r n e y / V i c t i m A s s i s t a n c e P r o g r a m Ad m i n i s t r a t i o n Ex t e n s i o n / 4 - H C o u n t y S e r v i c e D i s t r i c t So l i d W a s t e Ro a d Sh e r i f f ' s O f f i c e Fo r e s t r y Me n t a l h e a l t h Ju v e n i l e C o m m u n i t y J u s t i c e Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s CC F mu l t i - y e a r re c u r r i n g si n g l e y e a r Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 5 of 19 As i n d i c a t e d i n Gr a p h s 7 & 8 , C o u n t y d e p a r t m e n t s p e r f o r m o n a n u m b e r o f t h e g r a n ts however, a lot of it i s o u t s o u r c e d o r p a s s e d t h r o u g h t o o t h e r a g e n c i e s f o r p e r f o r m a n c e . Gr a p h 7 – W h o p e r f o r m s o n R e c e i v e d G r a n t F u n d s i n S ur v e y ot h e r 25 % pa s s - t h r o u g h 26 % Co u n t y d e p a r t m e n t 17 % Mu l t i p l e p a r t i e s 16 % ou t s o u r c e d 16 % ot h e r p a s s - t h r o u g h C o u n t y d e p a r t m e n t M u l t i p l e p a r t i e s o ut s o u r c e d TOTAL 98 8 , 9 4 4 $ 95 9 , 4 2 4 $ 61 9 , 8 2 8 $ 59 6 , 3 6 1 $ 59 0 , 1 9 9 $ 3,754,756 $ Gr a p h 8 – W h o p e r f o r m s o n R e c e i v e d G r a n t F u n d s i n S ur v e y b y D e p a r t m e n t (L a r g e s t t o s m a l l e s t ) 0 1 0 0 , 0 0 0 2 0 0 , 0 0 0 3 0 0 , 0 0 0 4 0 0 , 0 0 0 5 0 0 , 0 0 0 6 0 0 , 0 0 0 7 0 0 , 0 0 0 He a l t h Di s t r i c t A t t o r n e y / V i c t i m A s s i s t a n c e P r o g r a m Ad m i n i s t r a t i o n Ex t e n s i o n / 4 - H C o u n t y S e r v i c e D i s t r i c t So l i d W a s t e Ro a d Sh e r i f f ' s O f f i c e Fo r e s t r y Me n t a l h e a l t h Ju v e n i l e C o m m u n i t y J u s t i c e Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t Pr o p e r t y & F a c i l i t i e s CC F ot h e r pa s s - t h r o u g h Co u n t y d e p a r t m e n t Mu l t i p l e p a r t i e s ou t s o u r c e d Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 6 of 19 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t op e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d pr a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - in c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d . Gr a n t a d m i n i s t r a t o r s i n d i c a t e t h e y a r e d o i n g t h i n g s r i g h t . Gr a n t a d m i n i s t r a t i o n r e q u i r e s a t h o r o u g h k n o w l e d g e o f th e c o n t r a c t a n d a d h e r e n c e t o t h e c o n t r a c t a n d Co u n t y p r o c e d u r e s . I n t h e a b s e n c e o f p r o p e r a d m i n i s t r a ti o n , g r a n t m o n i e s m i g h t n e e d t o b e r e t u r n e d o r mo n i e s m a y b e e x p e n d e d w i t h o u t a n t i c i p a t e d r e c o v e r y . R ep o n s e s t o t h e g r a n t s u r v e y i n d i c a t e t h a t , f o r t h e mo s t p a r t , d e p a r t m e n t s t a f f h a n d l i n g g r a n t s a r e f o l l o w in g p r o c e d u r e s a n d u n d e r s t a n d w h a t i s r e q u i r e d . Th e f o l l o w i n g q u e s t i o n s w e r e a f f i r m e d b y a m a j o r i t y o f t h e g r a n t r e s p o n d e n t s t o t h e s u r v e y : Gr a n t A p p l i c a t i o n p r o c e s s : · A m a j o r i t y o f r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e g r a n t w a s a c c e p te d a n d a p p r o v e d b y B O C C a n d l e g a l . · A m a j o r i t y o f r e s p o n d e n t s d o n o t s e e k d i r e c t a n d i n d i r e ct a d m i n i s t r a t i v e c o s t s i n t h e g r a n t . T h e Co u n t y d o e s n o t h a v e a n a p p r o v e d O M B A - 8 7 i n d i r e c t c os t p l a n t h a t i s u s u a l l y r e q u i r e d t o ch a r g e i n d i r e c t c o s t s t o m a n y f e d e r a l g r a n t s . · A l l g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e y h a d i d e n t i f i e d a nd a d d r e s s e d t h e s p e c i f i c r e q u i r e d co n d i t i o n s u n d e r t h e g r a n t . Gr a n t A c c o u n t i n g : · M o s t g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e g r a n t s w e r e i n c l u d ed i n t h e n o r m a l b u d g e t p r o c e s s . I f n o t st a f f s o u g h t a p p r o p r i a t e b u d g e t r e s o l u t i o n s a n d s u p p l e me n t a l b u d g e t s t o a d d r e s s t h e i r g r a n t s . · M o s t a l l o f t h e g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e g r a n t a m o u n t b u d g e t e d m a t c h e d t h e g r a n t ap p l i c a t i o n . · M o s t o f t h e g r a n t r e s p o n d e n t s u t i l i z e d t h e C o u n t y ’ s a c c o un t i n g s y s t e m ( H T E ) a n d o r a co m b i n a t i o n o f t h e C o u n t y s y s t e m a n d E x c e l . A g o o d n u m be r u t i l i z e d p r o j e c t n u m b e r s o r de d i c a t e d f u n d s . · M o s t g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e t h e y h a v e a n e s t a b l i s h e d p r o c e s s f o r t r a c k i n g t h e r e q u e s t a n d re c e i p t o f g r a n t m o n i e s i n a c c o r d a n c e w i t h g r a n t a w a r d . · A l l g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e t h e y m o n i t o r e x p e n d i t u re s t o m a k e s u r e t h e y a r e w i t h i n t h e aw a r d e d g r a n t f u n d i n g . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 7 of 19 · W h e n t h e r e a r e i n - k i n d a n d m a t c h i n g d o l l a r s g r a n t c o n t ri b u t i o n s , m o s t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e t h i s in f o r m a t i o n i s t r a c k e d . · A l l g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e r e i s a r e c o n c i l i a t i on b e t w e e n t h e g r a n t a w a r d a n d t h e f u n d s re c e i v e d a n d t h e a m o u n t s d i s b u r s e d . Gr a n t a d m i n i s t r a t i o n / m a n a g e m e n t : · A m a j o r i t y o f g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e t h e p e r s o n wh o a p p l i e d f o r t h e g r a n t a l s o a d m i n i s t e r s th e g r a n t . W h e n t h e y a r e n o t t h e s a m e , a l l o f t h e g ra n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e a p p r o p r i a t e co m m u n i c a t i o n i s o c c u r r i n g i n t r a n s i t i o n i n g t h e g r a n t b e t we e n t h e t w o . · A l l g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e y h a d a c o p y o f t h e g r a n t a w a r d d o c u m e n t s . · M o s t g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d e f f e c t i v e s u p e r v i s i o n o ve r t h e g r a n t a d m i n i s t r a t o r . · A m a j o r i t y o f r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h a t t h e g r a n t a dm i n i s t r a t o r h a d r e c e i v e d s o m e f o r m a l tr a i n i n g o n a d m i n i s t e r i n g g r a n t s . · W h e n i t a p p l i e d , m o s t g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h a t s u p p l a n t i n g h a d b e e n e v a l u a t e d . · A l l g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e y m a i n t a i n e d d o c u m e nt a t i o n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e g r a n t an d r e c o r d r e t e n t i o n l a w s . · W h e n a p p l i c a b l e , g r a n t r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h e y h a v e o b t a i n e d a p p r o v a l f r o m t h e g r a n t i n g ag e n c y w h e n t h e r e h a v e b e e n c h a n g e s t o a ) t h e a m o u n t to b e s p e n t , b ) h o w i t i s s p e n t , a n d / o r c) t h e t i m e f r a m e f o r s p e n d i n g . {F o r t h e s u m m a r y o f s p e c i f i c r e s p o n s e s , s e e t h e A p p e n d i x . } Th e s u r v e y r e c o g n i z e s t h a t a m a j o r i t y o f g r a n t a d m i n is t r a t o r s b e l i e v e t h e y a r e f u l f i l l i n g t h e i r re s p o n s i b i l i t i e s o n t h e g r a n t s b e i n g a d m i n i s t e r e d . Th e r e a p p e a r s t o b e i n c o n s i s t e n t h a n d l i n g o f g r a n t co n t r a c t s . Gr a n t a w a r d s a r e l i k e m a n y o t h e r C o u n t y c o n t r a c t s e x c e p t th a t s t a f f d o n o t a p p e a r t o b e f o l l o w i n g a l l o f t h e cu r r e n t p r o c e d u r e s o u t l i n e d b y C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n . S o m e o f t h e i n c o n s i s t e n c i e s n o t e d i n c l u d e : C o u l d n o t l o c a t e s o m e e x e c u t e d c o n t r a c t a w a r d s . I n ma n y c a s e s , i t w a s d i f f i c u l t t o m a t c h u p t h e de p a r t m e n t i n f o r m a t i o n w i t h e x i s t i n g c o n t r a c t l o g s . N o t e d s o m e c o n t r a c t a w a r d s h a d n o t b e e n a p p r o v e d b y C ou n t y C o m m i s s i o n e r s o r i f a p p l i c a b l e Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 8 of 19 Co u n t y A d m i n i s t r a t o r o r D e p a r t m e n t h e a d . T h e r e w a s a n i n d i c a t i o n t h a t t w o c o n t r a c t s m a y h a v e be e n e x e c u t e d b y s t a f f w i t h o u t s u f f i c i e n t a u t h o r i t y . N o t e d n u m e r o u s g r a n t s t h a t h a d n o t b e e n a s s i g n e d c o n t r ac t n u m b e r s b y C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n . N o t e d s o m e c o n t r a c t s d i d n o t i n c l u d e t h e n o r m a l e v i d e n ce o f C o u n t y L e g a l C o u n s e l r e v i e w . Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n h a s r e q u e s t e d a l l d e p a r t m e n t s t o ob t a i n a c o n t r a c t # a n d p r o v i d e a c o p y o f t h e co n t r a c t f o r a l l C o u n t y c o n t r a c t s ( t h i s i n c l u d e s g r a n t s ) e v en i f t h e c o n t r a c t s d o n o t n e e d t o b e s i g n e d b y t h e Co m m i s s i o n e r s . A l l c o n t r a c t s a r e t o h a v e s u f f i c i e n t l e g a l re v i e w a n d C o u n t y c o u n s e l c u r r e n t l y s t a m p s a n d in i t i a l s a l l c o n t r a c t s t h e y r e v i e w . In t h e a b s e n c e o f r e c e i v i n g c o p i e s o f c o n t r a c t s , i t w i l l b e d i f f i c u l t f o r C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n t o k n o w w h a t co n t r a c t s t h e C o u n t y h a s e n t e r e d i n t o . W i t h o u t a n u n d e rs t a n d i n g o f w h a t a m o u n t s w i l l b e c o m i n g i n , i t i s di f f i c u l t t o a s s u r e c o n t r o l s a r e i n p l a c e t o s a f e g u a r d th o s e m o n i e s . In s o m e c a s e s , t h e a w a r d s s p a n a n u m b e r o f y e a r s a n d t h e r e m a y b e i s s u e s w i t h w h e t h e r t h e d e p a r t m e n t ha s s u f f i c i e n t a u t h o r i t y t o s i g n . I n s o m e c a s e s , t h e a w a rd d o c u m e n t d o e s n o t r e q u i r e a C o u n t y s i g n a t u r e an d t h e r e q u e s t s f o r r e i m b u r s e m e n t s i g n i f y C o u n t y a c c e p t a nc e . I n s o m e c a s e s , t h e c o n t r a c t s w e r e i n pl a c e b e f o r e t h e c u r r e n t c o n t r a c t h a n d l i n g p r o c e d u r e s w e r e e n a c t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n d e v e l o p a n d p u b l i c i z e t h e p r o c e s s t o h a n d l e co n t r a c t s ( i n c l u d i n g g r a n t s ) . I t s h o u l d a d d r e s s s i gn i n g a u t h o r i t y , l e g a l r e v i e w , c o p i e s o f c o n t r a c t s , an d p r o c e s s f o r c o m m u n i c a t i o n w i t h C o u n t y A d m i n i s t r at i o n . I n a d d i t i o n , i t s h o u l d a d d r e s s w h a t sh o u l d h a p p e n i f a f i n a l a w a r d c o n t r a c t i s n o t r e q u ir e d b y t h e g r a n t i n g a g e n c y . It i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n i nd i c a t e i n i t s c o n t r a c t l o g s t h e n a t u r e o f t h e co n t r a c t ( g r a n t ) a n d a n y a s s o c i a t e d r e f e r e n c e s t o t he g r a n t n u m b e r . W h e n p o s s i b l e , t h e g r a n t na m e a n d n u m b e r s h o u l d b e a u n i q u e i d e n t i f i e r a n d u ti l i z e d b y a l l p a r t i e s . No t a l l g r a n t c o n d i t i o n s a r e b e i n g i d e n t i f i e d a n d m et . Du r i n g t h e s u r v e y , m o s t a l l o f t h e r e s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h a t t h e y h a d m e t t h e s p e c i a l c o n d i t i o n s a t t r i b u t e d to t h e i r g r a n t . T h e r e v i e w o f c o n t r a c t s a n d s u b s e q u e n t q u e s t i o n s i n d i c a t e d a n u m b e r o f o v e r l o o k e d a r e a s . Th e s e a r e a s w e r e n o t e d t h a t m i g h t j e o p a r d i z e r e i m b u r s e me n t o f m o n i e s u n d e r t h e g r a n t o r d e l a y t h e re c e i p t . T h e s e i n c l u d e : Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 9 of 19 A d h e r i n g t o r u l e s r e q u i r i n g c e r t i f i e d p a y r o l l s b e o b t ai n e d a n d g r a n t m o n i e s b e i n g r e t a i n e d u n t i l t h i s in f o r m a t i o n i s r e c e i v e d . In o n e g r a n t , i t w a s n o t e d t h a t t h e c o u n t y h a s f a i l e d to o b t a i n s o m e $ 3 0 , 0 0 0 i n c e r t i f i e d p a y r o l l s be f o r e p a y i n g - o u t t h e g r a n t f u n d s . H a v i n g a n e q u a l e m p l o y m e n t o p p o r t u n i t i e s p l a n ( E E O P ). Th e C o u n t y d o e s n o t c u r r e n t l y h a v e a v a l i d E E O P p l a n. M a n y o f t h e f e d e r a l g r a n t s r e q u i r e a v a l i d EE O P p l a n . Th e r e a r e n u m e r o u s o t h e r c o n d i t i o n s t h a t w e r e n o t a s k e d a b o u t a n d i t i s u n c l e a r w h e t h e r t h o s e re s p o n s i b l e f o r a d h e r i n g t o t h e s e a w a r d s h a v e e x e r c i s e d su f f i c i e n t c a r e i n r e s p o n d i n g t o t h e s e c o n d i t i o n s in a d m i n i s t e r i n g t h e g r a n t s . By v i r t u e o f a c c e p t i n g t h e g r a n t m o n i e s , t h e C o u n t y a c c e pt s t h e s e s p e c i a l c o n d i t i o n s t o a c c e p t i n g t h e gr a n t a w a r d . B y s t a t e s t a t u t e ( O R S §27 9 C . 8 4 5 ) p u b l i c f a c i l i t i e s m u s t r e t a i n a p e r c e n t a g e o f monies until ce r t i f i e d p a y r o l l s a r e o b t a i n e d . A n E E O P i s a r e q u i r e me n t f o r m o s t f e d e r a l g r a n t s i n e x c e s s o f $ 2 5 , 0 0 0 . In t h e a b s e n c e o f f u l f i l l i n g t h e s e c o n d i t i o n s , t h e C o u n t y p u t s a t r i s k t h e i r a b i l i t y t o c o l l e c t g r a n t f u n d s . S t a ff in d i c a t e s w e d i d n o t c o l l e c t $ 3 0 , 0 0 0 i n c e r t i f i e d p a y r ol l . S t a f f a l s o i n d i c a t e s t h e y h a v e w o r k e d w i t h t h e st a t e t o h a v e t h e c o n t r a c t o r p l a c e m o n i e s i n t r u s t i n c a s e t h e y a r e n o t a b l e t o c e r t i f y t h e p a y r o l l . T h i s i s an t i c i p a t e d t o r e s u l t i n t h e C o u n t y r e c e i v i n g t h e b a l an c e o f t h e g r a n t m o n i e s . In t h e c a s e o f t h e E E O P p l a n , i t a p p e a r s t h a t m o s t g r a nt a d m i n i s t r a t o r s b e l i e v e t h e C o u n t y h a s o n e . T h e Co u n t y ’ s P e r s o n n e l D e p a r t m e n t h a s n o t t a k e n a l e a d p o si t i o n i n d e v e l o p i n g o r m a i n t a i n i n g a n E E O P f o r th e C o u n t y . T h e l a s t E E O P f o r t h e C o u n t y d e v e l o p e d wa s b y C C F s t a f f f o r o n e o f t h e i r g r a n t s a n d t h i s EE O P e x p i r e d A u g u s t 2 0 0 6 . I t i s u n c l e a r i f o t h e r D e p a rt m e n t s t a f f w i t h t h e s e c o n d i t i o n s a r e e v e n a w a r e o f th e r e q u i r e m e n t s . I t i s u n c l e a r w h y s t a f f d i s b u r s e d m o n i es i n a d v a n c e o f o b t a i n i n g t h e c e r t i f i e d p a y r o l l s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f a p p l y i n g a n d a d m i n i s t e ri n g g r a n t s i d e n t i f y t o C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n ho w t h e y w i l l m e e t a l l o f s p e c i a l c o n d i t i o n s f o r t h e g r a n t s t h e y a r e a w a r d e d b e f o r e t h e c o n t r a c t s ar e p r o c e s s e d f o r a p p r o v a l . G r a n t a d m i n i s t r a t o r s s ho u l d a c t i v e l y c o m p l y w i t h a l l r e q u i r e m e n t s o f th e g r a n t . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 10 of 19 Gr a n t t r a i n i n g c o u l d b e i m p r o v e d . Te n o f t h e t h i r t y - t h r e e ( o r a b o u t o n e - t h i r d ) s u r v e y s re t u r n e d i n d i c a t e d a l a c k o f t r a i n i n g . T h a t r e p r e s e n ted ab o u t s i x s e p a r a t e g r a n t a d m i n i s t r a t o r s . I n a d d i t i o n t o t h e w e a k n e s s e s i n a d d r e s s i n g s p e c i a l c o n d i t i o n s no t e d a b o v e , i t w a s n o t c l e a r t h a t s t a f f u n d e r s t o o d t h e t e r m s u p p l a n t i n g a n d h o w i t m a y a p p l y t o t h e i r gr a n t . St a f f r e s p o n s i b l e f o r a d m i n i s t e r i n g g r a n t s s h o u l d h a v e a b a s i c l e v e l o f t r a i n i n g s p e c i f i c t o g r a n t c o n t r a c t s an d t h e C o u n t y p r o c e d u r e s . In t h e a b s e n c e o f t r a i n i n g , s t a f f m a y l i m i t t h e C o u n t y ’s a b i l i t y t o b e r e i m b u r s e d u n d e r g r a n t s a n d p e r h a p s li m i t t h e C o u n t y ’ s a b i l i t y t o a p p l y f o r f u t u r e g r a n t s. Th e p r o c e s s o f d e a l i n g w i t h g r a n t s i s v e r y d e c e n t r a l i z e d a n d l e f t u p t o s p e c i f i c d e p a r t m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n h a v e a p r o c e s s f o r k n o w i n g w h o i s a d m i n i s t e r i n g gr a n t s a n d a s s i s t i n g t h o s e s t a f f i n n e e d o f t r a i n i n g. Cu r r e n t a c c o u n t i n g m e t h o d s c o u l d b e m o r e e f f e c t i v e . A n u m b e r o f d e p a r t m e n t s a c c o u n t f o r t h e i r g r a n t s u s i n g a c o m b i n a t i o n o f e x c e l t e m p l a t e s a n d t h e C o u n t y ac c o u n t i n g s y s t e m . S o m e u t i l i z e a m i n i m u m o f a c c o u n t s w i th i n t h e n o r m a l d e p a r t m e n t f u n d . T h i r t e e n o f th e t h i r t y - t h r e e r e s p o n s e s h a v e a p r o j e c t a c c o u n t o r d e d ic a t e d f u n d . C o u n t y F i n a n c e c u r r e n t l y r e q u e s t s in f o r m a t i o n o n g r a n t r e i m b u r s e m e n t s a n d g r a n t r e c e i p t s in o r d e r t o f u l f i l l f i n a n c i a l r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . Th e p r o c e s s r e q u i r e s a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f f o l l o w - u p w it h d e p a r t m e n t s a n d i t i s n o t c l e a r t h a t t h e p r o c e s s pr o v i d e s f o r a b s o l u t e c o v e r a g e o f a l l g r a n t s r e c e i v e d . Pr o p e r l y e s t a b l i s h e d a c c o u n t i n g s y s t e m s a l l o w f o r b e t t e r m on i t o r i n g o f t h e a n t i c i p a t e d r e v e n u e s a s w e l l a s th e n a t u r e a n d a m o u n t o f e x p e n s e s . S y s t e m s c a n a l l o w f o r r e a d y a c c u m u l a t i o n a n d r e p o r t i n g . T h e u s e o f de d i c a t e d f u n d s a n d / o r p r o j e c t s a l l o w m o r e e f f e c t i v e m o n it o r i n g o f g r a n t r e v e n u e s e x p e c t e d a n d d e t a i l e d tr a c k i n g o f a n t i c i p a t e d t y p e a n d a m o u n t o f e x p e n d i t u r e s t o b u d g e t . In t h e a b s e n c e o f p r o p e r l y e s t a b l i s h e d a c c o u n t i n g s y s t e m s , s t af f m u s t m a n u a l l y a c c u m u l a t e i n f o r m a t i o n . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 11 of 19 In t h e a b s e n c e o f s t a n d a r d i z e d p r o c e d u r e s , t h e r e c a n b e a q u e s t i o n a s t o t h e v a l i d i t y a n d c o m p l e t e n e s s o f th e a c c o u n t i n g d a t a . W i t h o u t c o n s i s t e n t p r o c e s s e s , i t w i l l b e m o r e d i f f i c u l t f o r e f f e c t i v e s u p e r v i s o r y a n d fi n a n c i a l o v e r s i g h t . S t a f f r e c e i v i n g g r a n t s a r e g e n e r a ll y a l l o w e d s i g n i f i c a n t d i s c r e t i o n i n h o w t o s e t u p gr a n t s w i t h i n t h e i r d e p a r t m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a n d F i na n c e d e v e l o p s o m e b a s i c a n d c o n s i s t e n t ac c o u n t i n g p r o c e d u r e s f o r d e p a r t m e n t s t h a t w i l l b e ha n d l i n g g r a n t m o n i e s . Th e r e a p p e a r s t o b e a l a c k o f a c o n s i s t e n t p r o c e s s to c o n d i t i o n e m p l o y m e n t o n gr a n t f u n d i n g . Tw o g r a n t s u r v e y s i n d i f f e r e n t d e p a r t m e n t s i n d i c a t e d t h at a s p e c i f i c e m p l o y e e w a s h i r e d c o n t i n g e n t t o a sp e c i f i c g r a n t . T h e e m p l o y e e r e f e r e n c e d i n o n e s u r v e y h ad a n e m p l o y m e n t o f f e r l e t t e r c o n d i t i o n i n g em p l o y m e n t o n t h e g r a n t . F o r t h e s e c o n d g r a n t s p e c i f y i ng a n e m p l o y e e , t h e o f f e r l e t t e r d i d n o t i n c l u d e a gr a n t f u n d i n g c o n d i t i o n . T h e a s s o c i a t e d p e r s o n n e l p a p e rw o r k i n d i c a t e d t h e p o s i t i o n w o u l d b e c o n d i t i o n e d on c o n t i n u e d g r a n t f u n d i n g . Em p l o y e e s h i r e d s p e c i f i c a l l y f o r a g r a n t s h o u l d h a v e e m pl o y m e n t c o n d i t i o n e d o n t h e g r a n t f u n d i n g . In t h e a b s e n c e o f a c o n d i t i o n w i t h i n t h e o f f e r l e t t e r , t h e C o u n t y m a y n o t b e a b l e t o d i s c o n t i n u e e m p l o y m e n t af t e r t h e g r a n t e n d s p o t e n t i a l l y r e s u l t i n g i n a d d i t i o na l c o s t s t o t h e C o u n t y . It a p p e a r s t h e d e p a r t m e n t i n t e n d e d t h e p o s i t i o n t o b e c o n d i t i o n e d b u t t h a t t h e e m p l o y m e n t o f f e r l e t t e r pr e p a r e d b y t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t d i d n o t i n c l u d e th e c o n d i t i o n . A d i s c u s s i o n w i t h t h e P e r s o n n e l De p a r t m e n t i n d i c a t e s t h i s m u s t h a v e b e e n a n o v e r s i g h t b ut t h a t t h e y w i l l l o o k a t w a y s t o i m p r o v e t h e pr o c e s s . T h e g r a n t i n q u e s t i o n a p p e a r s t o h a v e f u n d i n g th r o u g h 2 0 1 1 . It i s r e c o m m e n d e d a p r o c e s s b e d e v e l o p e d b e t w e e n d e pa r t m e n t s a n d t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t t o as s u r e t h a t w h e n c o n d i t i o n e d p o s i t i o n s a r e i d e n t i f i ed t h a t t h e r e i s a p r o c e s s t o a s s u r e t h e o f f e r le t t e r c o n t a i n s t h e a p p r o p r i a t e c o n d i t i o n s . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 12 of 19 3. R E S P O N S E Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r Da v e K a n n e r , C o u n t y A d m i n i s t r a t o r , a c c e p t s t h e r e p o r t a nd h a s n o s p e c i f i c c o m m e n t s . Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 13 of 19 4. A P P E N D I X 4. 1 S e l e c t e d Su r v e y Re p o n s e s Th e f o l l o w i n g s u r v e y i n f o r m a t i o n s h o w t h e n u m b e r o f gr a n t s u r v e y s s u b m i t t e d w i t h a n s w e r s ( 3 3 i n t o t a l ) a n d the am o u n t o f t h e g r a n t a w a r d s ( $ 3 , 7 5 4 , 7 5 6 i n t o t a l ) i n c l ud e d o n t h e s u r v e y f o r m . Gr a n t A p p l i c a t i o n P r o c e s s : 1. Wa s t h e g r a n t a c c e p t a n c e a p p r o v e d b y B O C C a n d l e g a l ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Bo t h B O C C a n d L e g a l 2 7 3 , 2 7 9 , 3 1 8 $ n/ a 2 2 6 9 , 6 9 8 $ Ju s t B O C C 4 20 5 , 7 4 0 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 1. I f t h e g r a n t m o n i e s a r e l e v e r a g e d , h o w a r e C o u n t y f u n d s u s e d ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s di r e c t & i n d i r e c t 12 1 , 9 5 6 , 1 9 1 $ di r e c t 12 1 , 1 9 5 , 4 1 1 $ ot h e r 9 60 3 , 1 5 4 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 2. D o e s t h e g r a n t i n c l u d e a l o n g - t e r m ( > 1 y r ) c o m m i t me n t b y t h e C o u n t y ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 12 2 , 1 8 2 , 5 3 1 $ No 17 7 8 6 , 3 7 6 $ n/ a 4 78 5 , 8 4 9 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ i. I f s o , i s t h e C o u n t y t o s u s t a i n t h e p r o j e c t w i t h o u t ad d i t i o n a l g r a n t f u n d i n g ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s No 10 1 , 6 1 4 , 9 8 2 $ n/ a 18 1 , 5 3 6 , 3 8 4 $ Ye s 5 60 3 , 3 9 0 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 3. W e r e d i r e c t a n d i n d i r e c t a d m i n i s t r a t i v e c o s t s s o u g h t i n t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s No 21 2 , 0 8 5 , 1 7 9 $ Ye s - b o t h 6 9 7 4 , 6 8 0 $ Ye s - d i r e c t 4 6 5 7 , 1 5 3 $ n/ a 2 37 , 7 4 4 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 14 of 19 4. I n t h e a p p l i c a t i o n p r o c e s s , d i d y o u i d e n t i f y a n d a d dr e s s t h e s p e c i f i c r e q u i r e d c o n d i t i o n s u n d e r t h e gr a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n t A c c o u n t i n g : 1. H o w w a s t h e g r a n t a p p r o p r i a t e d ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s no r m a l b u d g e t 26 2 , 9 8 9 , 6 1 1 $ su p p l e m e n t a l b u d g e t 7 76 5 , 1 4 5 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ i. D i d t h e b u d g e t f o l l o w t h e g r a n t a p p l i c a t i o n ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 30 3 , 4 8 5 , 9 8 5 $ n/ a 3 26 8 , 7 7 1 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 2. H o w i s t h e a c c o u n t i n g p e r f o r m e d f o r t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s HT E ( C o u n t y s y s t e m ) 15 2 , 2 2 0 , 3 9 8 $ co m b i n a t i o n o f H T E a n d E x c e l 1 4 1 , 2 5 6 , 6 8 7 $ ot h e r 4 27 7 , 6 7 1 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ i. I f a p r o j e c t n u m b e r w a s u s e d , p l e a s e i n d i c a t e w h i c h o n e. Co u n t o f g r a n t s Pr o j e c t # u s e d 11 se p a r a t e f u n d 2 Gr a n d T o t a l 13 3. A r e C o u n t y i n d i r e c t s ( I T , P e r s o n n e l , F i n a n c e , e t c . ) as s e s s e d t o t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s No 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 15 of 19 4. A r e D e p a r t m e n t i n d i r e c t s a s s e s s e d t o t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s No 25 3 , 1 0 4 , 7 8 5 $ Ye s 8 64 9 , 9 7 1 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 5. I s t h e r e a n e s t a b l i s h e d p r o c e s s f o r t r a c k i n g t h e r e q u e s t an d r e c e i p t o f m o n i e s i n a c c o r d a n c e w i t h gr a n t a w a r d ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s - r e c e i p t a n d r e q u e s t 29 3 , 6 0 8 , 4 0 7 $ n/ a 3 1 1 6 , 3 4 9 $ Ye s - r e q u e s t o n l y 1 30 , 0 0 0 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 6. A r e t h e e x p e n d i t u r e s m o n i t o r e d t o m a k e s u r e t h e y a re w i t h i n t h e a w a r d e d g r a n t f u n d i n g ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ i. I f t h e g r a n t h a s b e e n c o m p l e t e d , w e r e a l l o f t h e gr a n t m o n i e s s p e n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s n/ a 19 2 , 4 9 8 , 7 0 2 $ Ye s 11 1 , 1 6 1 , 3 0 2 $ No 3 94 , 7 5 2 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 7. A r e i n - k i n d a n d m a t c h i n g d o l l a r s t r a c k e d ? I s t h e r e w r it t e n s u p p o r t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 26 3 , 0 0 1 , 1 1 9 $ No 2 5 2 9 , 8 8 0 $ n/ a 5 22 3 , 7 5 7 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 8. I s t h e r e a r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n t h e g r a n t a w a r d an d t h e f u n d s r e c e i v e d a n d t h e a m o u n t s di s b u r s e d ? Co u n t o f g r a n t s Grant amounts Ye s 33 3,754,756 $ Gr a n d T o t a l 33 3,754,756 $ Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 16 of 19 Gr a n t A d m i n i s t r a t i o n / M a n a g e m e n t : 1. I s t h e p e r s o n w h o a p p l i e d f o r a n d a d m i n i s t e r s t h e g r an t t h e s a m e ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 19 1 , 8 8 3 , 8 8 0 $ No 14 1, 8 7 0 , 8 7 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ i. I f d i f f e r e n t , w a s t h e r e a p p r o p r i a t e c o m m u n i c a t i o n in t r a n s i t i o n i n g t h e g r a n t b e t w e e n t h e t w o ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 14 1, 8 7 0 , 8 7 6 $ Gr a n d T o t a l 14 1, 8 7 0 , 8 7 6 $ 2. D o y o u h a v e a c o p y o f t h e g r a n t a w a r d d o c u m e n t s ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 3. I s t h e r e e f f e c t i v e s u p e r v i s i o n o v e r t h e g r a n t a d m i n i st r a t o r o n t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 4. H a s t h e g r a n t a d m i n i s t r a t o r r e c e i v e d a n y f o r m a l t r a in i n g o n a d m i n i s t e r i n g g r a n t s ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 23 2 , 4 6 9 , 3 8 4 $ No 10 1, 2 8 5 , 3 7 2 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 5. W a s s u p p l a n t i n g e v a l u a t e d ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s n/ a 17 1 , 9 4 6 , 8 1 3 $ Ye s 11 1 , 5 2 5 , 2 5 6 $ No 5 28 2 , 6 8 7 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 6. I s a n y p a r t o f e m p l o y e e s a l a r i e s f u n d e d w i t h g r a n t do l l a r s ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 13 1 , 9 8 6 , 6 6 4 $ No 20 1, 7 6 8 , 0 9 2 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 17 of 19 i. I f e m p l o y e e s w e r e h i r e d b e c a u s e o f t h e g r a n t , w e r e t h e y n o t i f i e d t h e i r e m p l o y m e n t w a s co n t i n g e n t o n t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s n/ a 28 3 , 4 3 3 , 0 8 2 $ No 3 1 9 9 , 7 5 2 $ Ye s 2 12 1 , 9 2 2 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 7. I s d o c u m e n t a t i o n m a i n t a i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e gr a n t a n d r e c o r d r e t e n t i o n l a w s ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 8. I f t h e r e h a v e b e e n c h a n g e s t o a ) t h e a m o u n t t o b e sp e n t , b ) h o w i t i s s p e n t , a n d / o r c ) t h e t i m e f r a m e fo r s p e n d i n g , i s w r i t t e n a p p r o v a l o b t a i n e d f r o m t h e g ra n t i n g a g e n c y ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 13 2 , 5 3 2 , 1 2 5 $ n/ a 20 1, 2 2 2 , 6 3 1 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 9. We r e a l l o f t h e s p e c i f i c g r a n t r e q u i r e d c o n d i t i o n s fu l f i l l e d u n d e r t h e g r a n t ? Co u n t o f g r a n t s Gr a n t a m o u n t s Ye s 26 3 , 1 2 8 , 1 6 5 $ n/ a 7 62 6 , 5 9 1 $ Gr a n d T o t a l 33 3, 7 5 4 , 7 5 6 $ 4. 2 S u r v e y f o r m To : D E S C H U T E S C O U N T Y G R A N T A D M I N I S T R A T O R S Fr o m : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r Da t e : M a y 1 5 , 2 0 0 7 Re : G r a n t s u r v e y In t r o d u c t i o n : - T h e a u d i t s u r v e y p r o p o s e s t o a n a l y z e h o w t h e C o u nt y a d m i n i s t e r s a n d m a n a g e s t h e m a n y t y p e s o f g r a n t s it receives. Please use th i s f o r m ( b y g r a n t ) t o p r o v i d e r e l e v a n t i n f o r m a t i o n f o r al l o f t h e g r a n t s y o u a d m i n i s t e r . P l e a s e s a v e y o u r c h an g e s t o t h e f o r m a n d e m a i l b a c k t o m e at da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s , p l e a s e c a l l ( 3 3 0 - 4 6 7 4 ) . Sc o p e : G r a n t s i n e f f e c t f o r FY 0 5 / 0 6 a n d th r o u g h A p r i l 2 0 0 7 . G r a n t s i n c l u d e d s h o u l d b e f o r m o n i e s t h a t a r e a p p li e d f o r a n d t h a t a r e n o t a g e n e r a l fu n d i n g m e c h a n i s m a v a i l a b l e t o a l l c o u n t i e s . Du e d a t e f o r t h i s s u r v e y : Ju n e 15 , 2 0 0 7 De p a r t m e n t n a m e : Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 18 of 19 4. 2 S u r v e y f o r m (c o n t i n u e d ) Gr a n t n a m e : Gr a n t a d m i n i s t r a t o r ( s ) : Gr a n t c h a r a c t e r i s t i c s : 1. G r a n t a w a r d d a t e : C o n t r a c t # (m o s t c u r r e n t ) 2. G r a n t f o r t h e f o l l o w i n g t i m e p e r i o d ( m o / y r - m o / y r ) i. P e r i o d o f g r a n t : o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r )? 3. G r a n t a w a r d a m o u n t ( s ) 4. S o u r c e o f g r a n t : o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r )? 5. U s e o f f u n d i n g : o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r )? 6. W h o p e r f o r m s o n t h e g r a n t : o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r )? Gr a n t a p p l i c a t i o n p r o c e s s : 1. W a s t h e g r a n t a c c e p t a n c e a p p r o v e d b y B O C C a n d l e ga l ? n / a 2. I f t h e g r a n t m o n i e s a r e l e v e r a g e d , h o w a r e C o u n t y f u n d s u s e d ? o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r ) 3. D o e s t h e g r a n t i n c l u d e a l o n g - t e r m ( > 1 y r ) c o m m i tm e n t b y t h e C o u n t y ? n / a i. I f s o , i s t h e C o u n t y t o s u s t a i n t h e p r o j e c t w i t h ou t a d d i t i o n a l g r a n t f u n d i n g ? n / a 4. W e r e d i r e c t a n d i n d i r e c t a d m i n i s t r a t i v e c o s t s s o ug h t i n t h e g r a n t ? n / a 5. I n t h e a p p l i c a t i o n p r o c e s s , d i d y o u i d e n t i f y a n d a d d r e s s t h e s p e c i f i c r e q u i r e d c o n d i t i o n s u n d e r t h e g r a n t ? n / a Gr a n t A c c o u n t i n g : 1. H o w w a s t h e g r a n t a p p r o p r i a t e d o t h e r ( d e s c r i b e o t h e r ) i. D i d t h e b u d g e t f o l l o w t h e g r a n t a p p l i c a t i o n ? n / a E x p l a i n a n y d i f f e r e n c e s 2. H o w i s t h e a c c o u n t i n g p e r f o r m e d f o r t h e g r a n t ? o th e r ( d e s c r i b e o t h e r ) ii . I f i n H T E , w h a t a c c o u n t s w e r e u s e d f o r r e v e n u e s a n d e x p e n s e s ? ii i . I f a p r o j e c t n u m b e r w a s u s e d , p l e a s e i n d i c a t e wh i c h o n e : 3. A r e C o u n t y i n d i r e c t s ( I T , P e r s o n n e l , F i n a n c e , e t c. ) a s s e s s e d t o t h e g r a n t ? n / a 4. A r e D e p a r t m e n t i n d i r e c t s a s s e s s e d t o t h e g r a n t ? n/ a 5. I s t h e r e a n e s t a b l i s h e d p r o c e s s f o r t r a c k i n g t h e r e q u e s t a n d r e c e i p t o f m o n i e s i n a c c o r d a n c e w i t h g ra n t a w a r d ? n / a 6. A r e t h e e x p e n d i t u r e s m o n i t o r e d t o m a k e s u r e t h e y a r e w i t h i n t h e a w a r d e d g r a n t f u n d i n g ? n / a iv . I f t h e g r a n t h a s b e e n c o m p l e t e d , w e r e a l l o f t h e g r a n t m o n i e s s p e n t ? n / a 7. A r e i n - k i n d a n d m a t c h i n g d o l l a r s t r a c k e d ? n / a I s t h e r e w r i t t e n s u p p o r t ? n / a 8. I s t h e r e a r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n t h e g r a n t a w a r d a n d t h e f u n d s r e c e i v e d a n d t h e a m o u n t s d i s b u r s e d ? n / a Gr a n t a d m i n i s t r a t i o n / m a n a g e m e n t : 1. I s t h e p e r s o n w h o a p p l i e d f o r a n d a d m i n i s t e r s t h e g r a n t t h e s a m e ? n / a i. I f d i f f e r e n t , w a s t h e r e a p p r o p r i a t e c o m m u n i c a t i o n i n t r a n s i t i o n i n g t h e g r a n t b e t w e e n t h e t w o ? n / a 2. D o y o u h a v e a c o p y o f t h e g r a n t a w a r d d o c u m e n t s ? n / a Gr a n t M a n a g e m e n t S u r v e y R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 6 August 2007 Page 19 of 19 4. 2 S u r v e y f o r m (c o n t i n u e d ) 3. I s t h e r e e f f e c t i v e s u p e r v i s i o n o v e r t h e g r a n t a d mi n i s t r a t o r o n t h e g r a n t ? n / a 4. H a s t h e g r a n t a d m i n i s t r a t o r r e c e i v e d a n y f o r m a l tr a i n i n g o n a d m i n i s t e r i n g g r a n t s ? n / a 5. W a s s u p p l a n t i n g e v a l u a t e d ? n / a ( i f n o t , p l e a s e e xp l a i n ) 6. I s a n y p a r t o f e m p l o y e e s a l a r i e s f u n d e d w i t h g r a nt d o l l a r s ? n / a ii . I f e m p l o y e e s w e r e h i r e d b e c a u s e o f t h e g r a n t , w er e t h e y n o t i f i e d t h e i r e m p l o y m e n t w a s c o n t i n g e n t o n t h e g r a n t ? n / a 1. I f a n y e m p l o y e e s w e r e h i r e d b y g r a n t d o l l a r s p l e as e l i s t t h e i r n a m e s 7. I s d o c u m e n t a t i o n m a i n t a i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h t he g r a n t a n d r e c o r d r e t e n t i o n l a w s ? n / a 8. I f t h e r e h a v e b e e n c h a n g e s t o a ) t h e a m o u n t t o b e s p e n t , b ) h o w i t i s s p e n t , a n d / o r c ) t h e t i m e f r a m e f o r s p e n d i n g , i s w r i t t e n a p p r o v a l ob t a i n e d f r o m t h e g r a n t i n g a g e n c y ? n / a P l e a s e e x p l ai n 9. W e r e a l l o f t h e s p e c i f i c g r a n t r e q u i r e d c o n d i t i o ns f u l f i l l e d u n d e r t h e g r a n t ? n / a ii i . I f n o t , p l e a s e e x p l a i n __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Fo r a d d i t i o n a l c o m m e n t s {E n d o f R e p o r t }