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HomeMy WebLinkAboutReview of Business Practices over RevenueFa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 De s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - R e v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s O v e r R e v e n u e De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n a u d i t … … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...………… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d s c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 2. B A C K G R O U N D …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… 2-3 3. F I N D I N G S 3. 1 . C o n c e s s i o n a i r e o p e r a t i o n s … … … … … … … … … … … … … … … ………... 3-8 3. 2 . F a i r & E x p o B u s i n e s s p r a c t i c e s … … … … … … … . . … …… … … … … …... 9-12 3. 3 . F a i r & E x p o P e r f o r m a n c e i s s u e s … … … … … … … … … … … … ..…...... 12-16 3. 4 . L a w s a n d r e g u l a t i o n s r e l a t i n g t o F a i r & E x p o … … … …… … … … … . . . . 1 6 - 1 9 4. R E S P O N S E S F R O M M A N A G E M E N T 4. 1 . F a i r & E x p o m a n a g e m e n t . … … … … … … … … … … …… … … … … … . . . 1 9 - 2 2 4. 2 . C o n c e s s i o n a i r e ( P r e m i e r S e r v i c e s G r o u p ) … … … … … …………….… 23-24 5. A P P E N D I C E S 5. 1 . A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s … …… … … … … … … … …………... 25 5. 2 . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d e x p e n d i t u re s … . . … … … … .... 26-30 Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 EX E C U T I V E SU M M A R Y De s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - R e v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s O v e r R e v e n u e FI N D I N G S : Pa g e # Re s u l t s i n b r i e f - A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r de p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e f o l l o w i n g h i g h l i g h t s t h e si g n i f i c a n t f i n d i n g s p r e s e n t e d t o t h e C o n c e s s i o n a i r e , m a n ag e m e n t a n d C o u n t y f o r c o n s i d e r a t i o n w i t h as s o c i a t e d r e p o r t p a g e r e f e r e n c e . Co n c e s s i o n a i r e o p e r a t i o n s 3- 5 C o m m i s s i o n r e p o r t i n g r e q u i r e s c l a r i f i c a t i o n a n d s y st e m a t i c p r o c e s s . 5- 6 C o n c e s s i o n a i r e n e e d s c l a r i f i c a t i o n o n s p e n d i n g c a p it a l a s s e t r e s e r v e s . 7 C o n c e s s i o n a i r e n e e d s a m a n u a l r e c e i p t i n g p r o c e s s f or s a l e s . 8 Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t s h o u l d s t a r t r e c e i v i n g s u p p o rt f o r m a r k e t i n g s p e n d i n g b y Co n c e s s i o n a i r e . Fa i r & E x p o B u s i n e s s p r a c t i c e s 9 F a i r & E x p o s h o u l d d e v e l o p a d d i t i o n a l w r i t t e n a c c o un t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . 9- 1 0 F a i r & E x p o s t a f f p r o v i d e s u p p o r t t o C o n c e s s i o n a i r e. 10 R e s t r i c t i v e e n d o r s e m e n t s o n c h e c k s s h o u l d b e m a d e im m e d i a t e l y u p o n r e c e i p t . 11 A d d i t i o n a l a c c o u n t i n g n e e d e d f o r a s s e t s a c q u i r e d t hr o u g h c o n c e s s i o n c o n t r a c t s . 11 - 1 2 Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s a t o o l t o a s s e s s s i g n i fi c a n t a s s e t m a i n t e n a n c e a n d re p l a c e m e n t n e e d s . Fa i r & E x p o P e r f o r m a n c e i s s u e s 12 - 1 3 F a i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s r e c u r r i n g p r o c e s s t o up d a t e f a c i l i t y r e n t a l r a t e s . 13 - 1 4 Mo r e e f f i c i e n t p r o c e s s n e e d e d t o r e c o n c i l e b e t w e e n Fa i r & E x p o s o f t w a r e s y s t e m a n d Co u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . 14 - 1 5 A d d i t i o n a l a d m i n i s t r a t i o n o v e r e v e n t s m a y b e n e e d e d. Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 EX E C U T I V E SU M M A R Y (c o n t i n u e d ) FI N D I N G S : Pa g e # Re s u l t s i n b r i e f Fa i r & E x p o P e r f o r m a n c e i s s u e s ( c o n t i n u e d ) 15 - 1 6 C o n c e s s i o n r e v e n u e s a r e c o n s i d e r e d i n d i s c o u n t s o f f a c i l i t y c h a r g e s . La w s a n d r e g u l a t i o n s 16 Un c l e a r w h e t h e r F a i r & E x p o f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t ra t e s s h o u l d b e s u b j e c t t o C o u n t y f e e se t t i n g p r o c e s s . 17 St a t e s t a t u t e r e q u i r e s F a i r B o a r d m e m b e r s f u r n i s h b on d s b u t u n d e r C o u n t y c o n t r o l , t h i s se e m s u n n e e d e d . 17 - 1 8 U n c o l l e c t e d C o u n t y F a i r p r e m i u m c h e c k s m a y n e e d t o b e r e m i t t e d t o S t a t e . 18 - 1 9 C a s h r e s o l u t i o n r e q u i r e d f o r c a s h h e l d b y D e p a r t m e nt . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 1 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t a u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f b u s i n e s s p r a c t i c e s f o r t h e D e s c h u t e s C o u n t y Fa i r & E x p o i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n fo r 0 6 / 0 7 . Pu r p o s e o f a u d i t : As o n e o f t h e C o u n t y ’ s e n t e r p r i s e f u n d s , t h e a u d i t ’ s p u r po s e i n c l u d e d g e n e r a l b u s i n e s s p r a c t i c e s ( p r i m a r i l y fo c u s e d o n r e v e n u e s ) . T h i s r e p o r t a l s o i n c l u d e s t h e m a n a g em e n t r e s p o n s e s f r o m F a i r & E x p o a n d P r e m i e r Se r v i c e s G r o u p ( t h e C o n c e s s i o n a i r e ) . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e a u d i t o b j e c t i v e s w e r e t o r e v i e w t h e a d e q u a c y o f s e l e c t e d b u s i n e s s p r a c t i c e s o v e r r ev e n u e s , i n c l u d i n g t h e h a n d l i n g o f r e v e n u e s un d e r f a c i l i t y r e n t a l c o n t r a c t s a s w e l l a s u n d e r t h e C o n ce s s i o n a i r e ’ s c o n t r a c t . r e v i e w r e s e r v e s f o r c a p i t a l a s s e t r e p l a c e m e n t a n d m a i n t en a n c e r e v i e w c o m p l i a n c e w i t h e x i s t i n g C o u n t y p o l i c y a n d p r o c e du r e s ( a n d a p p l i c a b l e s t a t e s t a t u t e s ) Op p o r t u n i t i e s f o r i n c r e a s e d e f f i c i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s a r e a l w a y s w o r k e d i n t o r e c o m m e n d a t i o n s w h e n po s s i b l e . Sc o p e : Th e s c o p e w a s l i m i t e d t o a r e a s o f r e v e n u e r e p r e s e n t i n g a s i g n i f i c a n t p o r t i o n o f t h e c o l l e c t e d r e v e n u e s o f t h e de p a r t m e n t a n d e m p h a s i z i n g c a s h a n d r e v e n u e r e p o r t i n g co n t r o l s . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l as p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e a u d i t d i d n ot l o o k i n t o t h e q u a l i t y o f t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s s e r v i ces. Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e t h e a n n u a l C o u n ty F a i r , w h i c h w a s t h e s u b j e c t o f a s e p a r a t e r e p o r t (# 0 5 / 0 6 - 2 ) . T h e s c o p e i n c l u d e d t h e r e c e n t l y c l o s e d 0 5 / 0 6 fi s c a l y e a r a s w e l l a s a c t i v i t y t h r o u g h D e c e m b e r 2 0 0 6 . Fi n a n c i a l a n a l y s e s i n c l u d e d p r i o r p e r i o d s t o a s s e s s t r e n d s a n d c y c l e s i n t h e b u s i n e s s . F i e l d w o r k w a s su b s t a n t i a l l y c o m p l e t e d i n J a n u a r y 2 0 0 7 . T h i s r e v i e w i s , by n a t u r e , s u b j e c t i v e . In t e r n a l C o n t r o l s : Go v e r n m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r u s i n g p u b l i c a s s e t s a n d p u b l i c f u n d s i n a p r u d e n t a n d r e s p o n s i b l e m a n n e r . Pu b l i c s e c t o r m a n a g e r s i n t u r n a r e r e s p o n s i b l e f o r d e v e l op i n g a n d m a i n t a i n i n g p r o c e d u r e s t o p r o t e c t p u b l i c as s e t s a n d p r o m o t e e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e s e r v i c e s . T h e s e p r o c e d u r e s a n d t h e e n v i r o n m e n t p r o m o t e d b y Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 2 ma n a g e m e n t a r e c a l l e d i n t e r n a l c o n t r o l s . M a n a g e m e n t is u l t i m a t e l y r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t i n g a p p r o p r i a t e in t e r n a l c o n t r o l s y s t e m s . Ef f e c t i v e i n t e r n a l c o n t r o l s m i n i m i z e t h e p o t e n t i a l f o r e r r o r s a n d / o r i r r e g u l a r i t i e s t o o c c u r . I f t h e y d o o c c u r , ef f e c t i v e i n t e r n a l c o n t r o l s d e t e c t s u c h e r r o r s a n d / o r i r r eg u l a r i t i e s i n a t i m e l y m a n n e r d u r i n g t h e n o r m a l c o u r se of bu s i n e s s . A n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l s : · S a f e g u a r d s a s s e t s f r o m w a s t e , f r a u d a n d i n e f f i c i e n t u s e · P r o m o t e s a c c u r a c y a n d r e l i a b i l i t y i n t h e a c c o u n t i n g r e c o r ds · E n c o u r a g e s a n d m e a s u r e s c o m p l i a n c e w i t h e s t a b l i s h e d p r a c ti c e s · E v a l u a t e s t h e e f f i c i e n c y o f o p e r a t i o n s Th e p r o c e d u r e s u t i l i z e d a n d t h e s c o p e o f t h e i n t e r n a l a u d i t w o r k w a s n o t i n t e n d e d t o p r o v i d e a c o m p r e h e n s i v e op i n i o n o n t h e i n t e r n a l c o n t r o l s o f t h e D e p a r t m e n t . Fo r a u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s - S e e Ap p e n d i x 5 . 1 . 2. 1 B a c k g r o u n d 2. Ba c k g r o u n d an d fi n a n c i a l in f o r m a t i o n De s c h u t e s C o u n t y i n l a t e 2 0 0 0 e n t e r e d i n t o a g r e e m e n t s w it h t h e F a i r B o a r d a n d F a i r A s s o c i a t i o n t o t a k e o v e r a si g n i f i c a n t a m o u n t o f t h e f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t y f o r op e r a t i n g t h e F a i r & E x p o f a c i l i t i e s . S i n c e t h a t t i m e , the Co u n t y h i r e d F a i r & E x p o D i r e c t o r D a n D e s p o t o p u l o s t o ma n a g e t h e f a c i l i t i e s a n d o p e r a t i o n s . O p e r a t i o n s a r e pr i m a r i l y t h e r e n t a l a n d c a r e o f t h e f a c i l i t i e s a s w e l l a s t h e a n n u a l C o u n t y F a i r . T h e D i r e c t o r c o n t i n u e s t o work wi t h t h e F a i r A s s o c i a t i o n ( i n r e g a r d t o t h e C o u n t y F a i r) , t h e F a i r B o a r d ( f o r f a c i l i t y a n d o p e r a t i o n s ) , a n d the Bo a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s ( f o r o v e r a l l p o l i c y , d i r e ct i o n a n d b u d g e t a r y m a t t e r s ) . Th e F a i r & E x p o f a c i l i t y i s l o c a t e d o n a 1 3 2 - a c r e s i t e i n R e d m o n d , O r e g o n . M o s t o f t h e s i t e h a s m o u n t a i n v i e w s an d i s w i t h i n a c c e s s t o a l l o f C e n t r a l O r e g o n . T h e f a c i li t y ’ s H o o k e r C r e e k E v e n t C e n t e r i s a m u l t i p u r p o s e in d o o r a r e n a o f s o m e 1 2 0 , 0 0 0 s q u a r e f e e t . T h e a r e n a c a n b e c o n f i g u r e d t o h o l d n u m e r o u s t y p e s o f e v e n t s . In ad d i t i o n , t h e r e a r e f o u r c o n f e r e n c e s p a c e s w i t h s q u a r e f oo t a g e s f r o m 9 , 4 1 6 t o 1 4 , 9 0 4 s q u a r e f e e t . T h e co n f e r e n c e f a c i l i t i e s a l s o p r o v i d e b r e a k o u t r o o m s . T h e F a i r & E x p o f a c i l i t y a l s o b o a s t s o t h e r o u t d o o r a n d li v e s t o c k f a c i l i t i e s . A c e n t r a l i z e d k i t c h e n i s d e s i g n e d t o a c c o m m o d a t e t h e d i v e r s e e v e n t n e e d s f o r c a t e r i n g a n d co n c e s s i o n s . T h e k i t c h e n i s o p e r a t e d e x c l u s i v e l y b y a c o n t r a ct e d P r e m i e r S e r v i c e s G r o u p ( C o n c e s s i o n a i r e ) . Th e F a i r & E x p o f a c i l i t y i s c u r r e n t l y i n t h e p r o c e s s o f a dd i n g a r e c r e a t i o n a l v e h i c l e f a c i l i t y t h a t s h o u l d b e r eady to u s e i n J u n e 2 0 0 7 . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 3 Th e f a c i l i t y a c k n o w l e d g e s t h e i r s u c c e s s a l s o h a s b e e n h a v i n g po s i t i v e i m p a c t s t o t h e l o c a l a n d r e g i o n a l ec o n o m i e s . T h e f a c i l i t y o p e r a t e s t o p r o v i d e a n o p p o r t un i t y f o r a n y o n e t o b r i n g e v e n t s t o t h e F a i r & E x p o facility. Th e F a i r & E x p o f a c i l i t y r e n t s o u t t h e f a c i l i t i e s t o t he e v e n t a n d t h e e v e n t p r o m o t e r t a k e s t h e r i s k t h e e v e n t does we l l o r n o t . T h e F a c i l i t y , t h r o u g h t h e e x c l u s i v e c o n c e s s i on c o n t r a c t , r e c e i v e s a p r o f i t s h a r e ( 2 4 % u p t o 4 4 % ) o f gr o s s r e c e i p t s f r o m c a t e r i n g , c o n c e s s i o n s , a n d b e e r s a l e s ( f o o d a n d b e v e r a g e s a l e s ) . T h e f a c i l i t y h a s b e e n in c r e a s i n g l y a b l e t o s e c u r e s p o n s o r s h i p s a s w e l l a s r e c u r r i n g e v e n t s . Th e f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t c o s t a s o f 6 / 3 0 / 0 6 f i n a n c i a l st a t e m e n t s w a s $ 3 0 . 4 m i l l i o n w i t h a c c u m u l a t e d de p r e c i a t i o n o f $ 4 . 2 m i l l i o n , f o r a n e t b o o k v a l u e o f $ 2 6 . 2 m i l l i o n . Fo r a n a l y s e s o f f i n a n c i a l o p e r a t i o n s , r e v e n u e s a n d e x p e n s e s f o r t h e F a i r & E x p o - S e e Appendix 5.2 . It w a s e v i d e n t d u r i n g t h e r e v i e w t h a t t h e d e p a r t m e n t h a s d o n e m a n y o f t h e r i g h t t h i n g s i n i m p l e m e n t i n g i n ternal co n t r o l s , i n c l u d i n g g o o d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s , c o n t r o l ov e r r e c e i p t s , a n d m o n i t o r i n g o f t h e o p e r a t i o n s . Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i ce s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r de s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , th e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r ep o r t m a n y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e ment ma y b e n e e d e d . Th e F a i r & E x p o o p e r a t e s i n a c o m p e t i t i v e m a r k e t p l a c e . T h e s e f i n d i n g s a n d t h e a s s o c i a t e d r e p o r t w e r e w r i t t e n pr i m a r i l y f o r t h e b e n e f i t o f F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w h o h a s a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e i r b u s i n e s s a n d t h e i r co m p l e x i t i e s . R e a d e r s m a y r e q u i r e f u r t h e r i n f o r m a t i o n t o u n d e r s t a n d s o m e o f t h e s e i s s u e s a n d t h e a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s . 3. F i n d i n g s 3. 1 C o n c e s s i o n a i r e o p e r a t i o n s Co m m i s s i o n r e p o r t i n g r e q u i r e s c l a r i f i c a t i o n a n d s y s te m a t i c p r o c e s s . Th e C o n c e s s i o n a i r e p a y s F a i r & E x p o a p e r c e n t a g e o f r e v en u e s . R e v e n u e s a r e p r i m a r i l y f r o m c a t e r i n g a n d co n c e s s i o n s . T h e r e v e n u e s h a r i n g p e r c e n t a g e s v a r y f o r c a t e r in g , f o o d c o n c e s s i o n s , a n d b e e r c o n c e s s i o n s . Th e C o n c e s s i o n a i r e d e v e l o p e d a f o o d a n d b e v e r a g e r e p o rt i n d i c a t i n g t o t a l r e v e n u e s b y t y p e a n d c a l c u l a t i n g th e m o n t h l y r e v e n u e s h a r i n g . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 4 Th e o m i s s i o n s an d ad j u s t m e n t s i n th e r e p o r t hi g h l i g h t t h e ne e d f o r F a i r & Ex p o ma n a g e m e n t t o mo n i t o r t h i s re p o r t m o r e cl o s e l y . In r e v i e w o f t h e f o o d a n d b e v e r a g e r e p o r t ( p r o v i d e d b y t h e C o n c e s s i o n a i r e f o r a s e l e c t e d m o n t h ) , a n u m b e r of i s s u e s w e r e r a i s e d o n t h e i r p r o c e s s t o p r o v i d e c o m p l e t e n u m b e r s o n s a l e s . I n g e n e r a l , t h e Co n c e s s i o n a i r e l a c k s a s y s t e m a t i c a n d a c c u r a t e p r o c e s s t o g e n e r a te t h e f o o d a n d b e v e r a g e r e p o r t f r o m d a i l y co n c e s s i o n a n d c a t e r i n g s a l e s . T h e C o n c e s s i o n a i r e c o u l d n o t in d i c a t e h o w a l l o f t h e n u m b e r s o n t h e f o o d an d b e v e r a g e r e p o r t w e r e p r e p a r e d . T h e f i g u r e s s h o w n o n t h e r e p o r t c o u l d n o t b e d u p l i c a t e d w i t h t h e Co n c e s s i o n a i r e ’ s p r o v i d e d i n f o r m a t i o n . A n u m b e r o f i t em s i d e n t i f i e d r e s u l t e d i n a n u n d e r - r e p o r t i n g o f re v e n u e s , s u c h a s : C o n c e s s i o n r e v e n u e s s h o w n o n t h e r e p o r t r e p r e s e n t e d s a l e s l e s s o v e r - r i n g s , o t h e r s a l e s a d j u s t m e n t s , an d c a s h o v e r / s h o r t s . R e c o r d s p r o v i d e d d i d n o t a l w a y s p r o v i d e s u f f i c i e n t s u p p o rt f o r n a t u r e o f s a l e s ( f o o d v s . b e e r ) . C a t e r i n g r e v e n u e f o r a s p e c i f i c e v e n t o f $ 6 0 0 w a s o m i t te d f r o m t h e r e p o r t . S u b - c o n t r a c t e d c o n c e s s i o n s w e r e o m i t t e d f r o m r e p o r t i n t he a m o u n t o f $ 4 0 9 Fr o m d i s c u s s i o n s w i t h F a i r & E x p o m a n a g e m e n t , r e v e n u e s f r om c o n c e s s i o n s s h o u l d b e r e p o r t e d a s g r o s s re v e n u e s l e s s o n l y a p p r o v e d a n d s u p p o r t a b l e o v e r - r i n g s . T h e c o n t r a c t i n d i c a t e s t h e m e a s u r e f o r s h a r i n g w a s “gr o s s r e c e i p t s ”. T h e c o n t r a c t f u r t h e r d e f i n e d g r o s s r e c e i p t s t o m e a n “… a l l m o n e y a n d o t h e r c o n s i d e r a t i o n r e c e i v e d f r o m c u s t o m e r s f o r m t h e g r o s s s a l e s o f f o o d , be v e r a g e s , a n d o t h e r m e r c h a n d i s e w h i c h s h a l l b e a c c o u n t e d fo r o n a c a s h b a s i s . G r o s s r e c e i p t s a r e de t e r m i n e d p r i o r t o a n y d e d u c t i o n o r c r e d i t f o r a n y a m o un t s . ” Ge n e r a l l y A c c e p t e d A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s ( G A A P ) t r e a t c a s h o v e r a g e s a n d s h o r t a g e s a s a m i s c e l l a n e o u s ex p e n s e . ( n o t a n o f f s e t t o g r o s s s a l e s ) I n i t i a l d i s c u s s i o n s w it h t h e C o n c e s s i o n a i r e i n d i c a t e d t h e y t h o u g h t "g r o s s s a l e s " w a s d e f i n e d a s c a s h h e l d a t t h e e n d o f t h e d ay . De p a r t m e n t m a n a g e m e n t s h o u l d e x e r c i s e s u f f i c i e n t o v e r s i g ht o v e r t h e r e p o r t s u s e d t o c a l c u l a t e t h e C o u n t y ’ s sh a r e o f t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s r e v e n u e s . T h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s r e p o r t s h o u l d b e f a i t h f u l l y p r o d u c e d f r o m un d e r l y i n g r e c o r d s a n d s h o u l d b e a b l e t o b e r e c a l c u l a t e d . Th e m o n t h o f N o v e m b e r r e v i e w e d w a s a r e l a t i v e l y h e a v y m o n t h f o r c o n c e s s i o n s . A r e c a l c u l a t i o n o f t h e f o o d an d b e v e r a g e r e p o r t s h o w e d a n u n d e r s t a t e m e n t o f l e s s t ha n a t h o u s a n d d o l l a r s ( o r 2 % ) . Si n c e t h e i n c e p t i o n o f t h e a g r e e m e n t , F a i r & E x p o m a na g e m e n t h a s b e e n m o r e v i g i l a n t i n m o n i t o r i n g t h e ca t e r i n g s a l e s t h a n c o n c e s s i o n s a l e s . F a i r & E x p o m a n a g e m e n t i n d i c a t e d t h e y h a v e p e r f o r m e d s o m e r e v i e w of n u m b e r s f o r r e a s o n a b l e n e s s ( e s p e c i a l l y w i t h r e g a r d t o be e r s a l e s ) . T h e p r o c e s s f o r c o l l e c t i n g i n f o r m a t i o n fo r t h e C o n c e s s i o n a i r e p r o v i d e d f o o d a n d b e v e r a g e r e p or t s h a d n e v e r b e e n r e v i e w e d . F a i r & E x p o ma n a g e m e n t b e l i e v e d t h e r e c e i p t s b e i n g r e p o r t e d w e r e b e f o r e o v e r - r i n g s , o v e r a g e s , a n d s h o r t a g e s . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 5 Fa i r & E x p o It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l op a s t r o n g e r o v e r s i g h t p r o c e s s f o r co n c e s s i o n r e p o r t e d f o o d a n d b e v e r a g e s a l e s . {C o n c e s s i o n m a n a g e m e n t h a s a g r e e d t o r e p o r t i n g c h a n g e s (s u g g e s t e d b y t h e i n t e r n a l a u d i t o r ) t h a t s h o u l d al l o w F a i r & E x p o m a n a g e m e n t t o h a v e b e t t e r o v e r s i g h t . } It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t c l a r i f y w i th t h e C o n c e s s i o n a i r e w h a t s a l e s a m o u n t sh o u l d b e u s e d f o r r e p o r t i n g . I t s e e m s a p p r o p r i a t e t h a t s u p p o r t e d o v e r - r i n g s b e c o n s i d e r e d a s a n ad j u s t m e n t t o g r o s s r e c e i p t s b u t t h a t n o o t h e r a d j u st m e n t s b e m a d e ( e s p e c i a l l y f o r c a s h o v e r a g e s an d s h o r t a g e s ) . {A f t e r s o m e d i s c u s s i o n b e t w e e n t h e C o n c e s s i o n a i r e a n d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t , t h e C o n c e s s i o n a i r e h a s co n c e d e d t h a t r e p o r t e d g r o s s s a l e s w i l l n o l o n g e r b e o f f se t b y o v e r a g e s a n d s h o r t a g e s a n d o n l y b e o f f s e t f o r su p p o r t e d o v e r - r i n g s . F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w i l l b e r e ce i v i n g d a i l y r e g i s t e r i n f o r m a t i o n a n d w i l l a u t h o r i z e ov e r - r i n g s . } Co n c e s s i o n a i r e It i s r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e p r o v i d e m e a n i n gf u l r e p o r t s t h a t a r e a c c u r a t e l y p r o d u c e d f r o m al l s a l e s p e r f o r m e d . T h i s c o u l d b e m o r e e f f e c t i v e l y d o n e b y : es t a b l i s h i n g a d a t a b a s e t o a c c u r a t e l y a c c u m u l a t e d a il y s a l e s , ma i n t a i n i n g c o n s i s t e n t r e g i s t e r l o c a t i o n s a n d u s e ( di s t i n g u i s h b e e r v s . g e n e r a l f o o d s a l e s ) , ob t a i n i n g m o r e i n f o r m a t i o n o n s p e c i f i c a l c o h o l s a l e s t o r e c o n c i l e t o i n v e n t o r y u s a g e , do c u m e n t i n g o v e r - r i n g s m o r e c o n s i s t e n t l y a n d w i t h a d u a l p e r s o n s i g n - o f f , tr a c k i n g a n d m o n i t o r i n g n o n - z e r o i n g z t a p e s b y r e g i s t er t o m a k e s u r e a l l s a l e s a r e p i c k e d u p , an d pr o v i d i n g F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w i t h c o n c e s s i o n a n d c a t e r i n g s a l e s a c t i v i t y a t t h e e n d o f ea c h w e e k . Co n c e s s i o n a i r e n e e d s c l a r i f i c a t i o n o n s p e n d i n g c a p i ta l a s s e t r e s e r v e s . Un d e r t h e c o n t r a c t , t h e C o n c e s s i o n a i r e i s t o f u n d a m a i n t en a n c e a n d r e p l a c e m e n t r e s e r v e w i t h 1 % o f t h e i r gr o s s r e v e n u e s f r o m t h e D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o . T h e f u n d i s t o b e u s e d t o m a i n t a i n a n d r e p a i r F a i r & E x p o e q u i p m e n t a n d p e r s o n a l p r o p e r t y u s e d b y t h e C o nc e s s i o n a i r e . Th e p r o v i d e d a c c o u n t i n g i n d i c a t e d t h e r e s e r v e s t a r t e d 2 0 06 w i t h a f i v e h u n d r e d d o l l a r d e f i c i t a n d t h e b a l a n ce of t h e r e s e r v e a s o f D e c e m b e r 2 0 0 6 w a s n e a r l y $ 5 t h o u s a nd d o l l a r s . A r e v i e w o f t h e e x p e n s e s c h a r g e d t o Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 6 th e r e s e r v e i n d i c a t e s t h e C o n c e s s i o n a i r e e x p e n d e d a s i g n i fi c a n t a m o u n t o f t h e r e s e r v e f u n d s o v e r t h e c o u r s e of t h e c o n t r a c t o n q u e s t i o n a b l e i t e m s a n d w i t h o u t w r i t te n a p p r o v a l . I n 2 0 0 6 , t h e r e w a s o v e r $ 4 t h o u s a n d do l l a r s i n q u e s t i o n a b l e i t e m s i d e n t i f i e d ( 6 7 % o f t h e d ol l a r v a l u e o f i t e m s c h a r g e d t o t h i s r e s e r v e ) . T h e s e qu e s t i o n a b l e i t e m s a p p e a r t o b e g e n e r a l o p e r a t i n g s u p p li e s o f t h e C o n c e s s i o n a i r e . A d d i t i o n s t o t h e r e s e r v e di d n o t a g r e e w i t h t h e m o n t h l y f o o d a n d b e v e r a g e s a l es r e p o r t e d . Th e c o n t r a c t c a l l s f o r r e s e r v e f u n d s t o b e u s e d “… e x c l u s i v e l y b e u s e d t o m a i n t a i n , r e p a i r o r r e p l a c e t h e F a ci l i t i e s a n d a n y o f E x p o C e n t e r ’ s e q u i p m e n t or p e r s o n a l p r o p e r t y u s e d b y l i c e n s e e i n c o n d u c t i n g i t s b u si n e s s … L i c e n s e e s h a l l n o t u s e ma i n t e n a n c e a n d r e p l a c e m e n t f u n d s f o r a n d f i x e d o v e r h e a d o r o p e r a t i n g e x p e n s e s . “ Th e e x p e n d i t u r e o f r e s e r v e f u n d s a r e a l s o t o b e r e v i e we d a n n u a l l y b y t h e F a i r / E x p o D i r e c t o r . T h e F a i r & Ex p o d i r e c t o r h a d n o t r e c e i v e d a d e t a i l e d a c c o u n t i n g o f t h e u s e o f t h e s e f u n d s u n t i l t h i s a u d i t w a s s t a r t e d . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s m a y n o t b e u s e d f o r t h e s t a t e d p u r p o s e s r e q u i r i n g a d d i t i o n a l mo n i e s t o b e s p e n t b y t h e F a i r & E x p o . I t a p p e a r s a s i gn i f i c a n t p o r t i o n o f t h e r e q u i r e d r e s e r v e s h a v e b e e n sp e n t d o w n b y i n a p p r o p r i a t e e x p e n s e s . A f t e r r e v i e w i n g t h e a c t i v i t y o f t h e a c c o u n t f r o m i n c e p t i o n , F a i r & Ex p o m a n a g e m e n t i s a s k i n g t h e C o n c e s s i o n a i r e b r i n g t h e r es e r v e b a l a n c e u p t o $ 2 7 t h o u s a n d d o l l a r s . T h i s wi l l r e q u i r e o v e r $ 2 2 t h o u s a n d t o b e a d d e d t o t h e r e se r v e s b y t h e C o n c e s s i o n a i r e . Th e C o n c e s s i o n a i r e i n d i c a t e d t h e i r m a n a g e r s w e r e n o t a wa r e o f t h e d e t a i l s o f t h e a g r e e m e n t a n d w e r e sp e n d i n g t h e s e m o n i e s w i t h g e n e r a l c o s t s o f t h e F a i r & E xp o o p e r a t i o n s . Fa i r & E x p o Th e F a i r & E x p o D i r e c t o r s h o u l d a p p r o v e a n d t r a c k t he u s e o f t h e s e f u n d s a n d r e c e i v e a q u a r t e r l y ac c o u n t i n g f r o m t h e C o n c e s s i o n a i r e . Co n c e s s i o n a i r e It i s r e c o m m e n d e d t h e a c c o u n t i n g f o r t h e r e s e r v e b e r e d o n e f r o m i n c e p t i o n t o r e f l e c t o n l y ap p r o p r i a t e d i s b u r s e m e n t s t h a t a r e a p p r o v e d b y t h e Fa i r & E x p o D i r e c t o r . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t r e c e i v e a q u a r t e r l y a c c o u n t i ng o f t h e r e s e r v e w i t h s u p p o r t i n g do c u m e n t a t i o n f o r a l l e x p e n d i t u r e s . I t i s r e c o m m e n de d t h e i n f o r m a t i o n a n d c a l c u l a t i o n o f t h e 1 % gr o s s r e v e n u e s b e p r e s e n t e d i n t h e m o n t h l y f o o d a n d b e v e r a g e r e p o r t p r e p a r e d b y t h e Co n c e s s i o n a i r e . {I t i s u n d e r s t o o d t h e C o n c e s s i o n a i r e h a s a g r e e d t o i n c r e a s e t h e f u n d i n g o f t h e r e s e r v e a n d i m p r o v e t h e do c u m e n t a t i o n p r o c e s s d e v e l o p e d b y F a i r & E x p o m a n a g e m e n t .} Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 7 Co n c e s s i o n a i r e n e e d s a m a n u a l r e c e i p t i n g p r o c e s s f o r s a l e s . Th e C o n c e s s i o n a i r e h a s r e c e n t l y p u r c h a s e d n e w s a l e s r e g i s t e r s p r o v i d i n g a s i g n i f i c a n t l y e n h a n c e d l e v e l o f co n t r o l o v e r c o n c e s s i o n s a l e s . T h e y a r e s t i l l i n t h e p r o ce s s o f i m p l e m e n t i n g t h e i r u s e . T h e C o n c e s s i o n a i r e do e s n o t g e n e r a l l y p r o v i d e r e c e i p t s t o c u s t o m e r s . D u r i n g a n o b s e r v a t i o n , o n e p a r t i c u l a r r e g i s t e r w a s n o t e d wh e r e s t a f f h a d t r o u b l e w i t h i t b e i n g p o w e r e d o f f o r n o t w o r k i n g p r o p e r l y . S t a f f w e r e u s i n g a p a p e r p l a t e to re c o r d s a l e s . I t i s u n c l e a r i f t h e s a l e s i n f o r m a t i o n w a s e ve n t u a l l y e n t e r e d i n t o t h e r e g i s t e r . Co n c e s s i o n s t a f f s h o u l d a l w a y s h a v e a w a y t o r e c o r d s a l e s i n a c o n t r o l l e d m a n n e r . A l l s a l e s s h o u l d b e co n t r o l l e d a n d e n t e r e d i n t o t h e r e g i s t e r s o r t h r o u g h m an u a l i n v o i c e s . C u s t o m e r s s h o u l d a l w a y s r e c e i v e a re c e i p t f o r t h e i r p u r c h a s e s . In t h e a b s e n c e o f p r o v i d i n g r e c e i p t s t h r o u g h a r e g i s t e r or m a n u a l p r o c e s s , s a l e s m a y n o t b e r e p o r t e d a n d t h e un d e r l y i n g m o n i e s m a y b e s t o l e n . T h e r e i s n o a b i l i t y to a u d i t o r c o n t r o l t h i s p r o c e s s w i t h o u t a c o n t r o l l e d re c e i p t i n g m e c h a n i s m . Co n c e s s i o n a i r e m a n a g e m e n t w a s m a d e a w a r e o f r e g i s t e r i s s u e s b u t s t a f f g e n e r a l l y d o n o t h a v e t h e d e p t h o f ex p e r i e n c e o r t o o l s t o c o n t i n u e w i t h o u t a s s i s t a n c e . S o m e st a f f a p p e a r w i l l i n g t o c o l l e c t f u n d s w i t h o u t en t e r i n g t h e i n f o r m a t i o n i n t o t h e r e g i s t e r . C o n c e s s i o n ai r e m a n a g e m e n t o v e r s e e s o p e r a t i o n s i n a n u m b e r o f wa y s t o m a k e s u r e s a l e s a r e r e p o r t e d . H o w e v e r , t h e r e t ai l r e s t a u r a n t b u s i n e s s i s a c a s h b u s i n e s s a n d po t e n t i a l t h e f t i s a k n o w n p r o b l e m . Co n c e s s i o n a i r e It i s r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e b e r e q u i r e d t o p r o v i d e r e c e i p t s f o r a l l f o o d a n d d r i n k s a l e s . Th e s e r e c e i p t s s h o u l d b e f r o m t h e n e w r e g i s t e r s w h o se u s a g e c a n b e m o n i t o r e d . T h e Co n c e s s i o n a i r e s h o u l d e l i m i n a t e n o n - z e r o i n g r e g i s t e r s a n d m a n d a t e t h e u s e o f n o n - z e r o i n g re g i s t e r s . It i s a l s o r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e d e v e l o p a m a n u a l p r o c e s s f o r e m e r g e n c i e s a n d f o r o t h e r ty p e s o f r e c e i p t s ( s u c h a s s u b - c o n t r a c t c o n c e s s i o n re v e n u e , e t c … ) . I t i s s u g g e s t e d t h a t a m a n u a l re c e i p t i n g p r o c e s s w i t h p r e - n u m b e r e d , d u p l i c a t e , a n d c o n t r o l l e d r e c e i p t s b e d e v e l o p e d . Co n c e s s i o n a i r e m a n a g e m e n t s h o u l d m a i n t a i n c o n t r o l o ve r t h e m a n u a l r e c e i p t b o o k s . M a n u a l r e c e i p t sa l e s s h o u l d b e s h o w n s e p a r a t e l y o n t h e i r d a i l y c l o se o u t s h e e t . {A s o f t h e d a t e o f t h i s r e p o r t , t h e C o n c e s s i o n a i r e h a s b ee n p r o v i d i n g r e c e i p t s t o c u s t o m e r s a t a l l e v e n t s . } Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 8 Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t s h o u l d s t a r t r e c e i v i n g s u p p o rt f o r m a r k e t i n g s p e n d i n g b y Co n c e s s i o n a i r e . Th e c o n t r a c t w i t h t h e C o n c e s s i o n a i r e r e q u i r e s t h e l i c e n s e e sp e n d ( o n a n a n n u a l b a s i s ) n o l e s s t h a n 1 % o f th e i r g r o s s r e c e i p t s f o r m a r k e t i n g . T h e s p e n d i n g i s s u p p o se d t o b e i n a l i g n m e n t w i t h a n a n n u a l m a r k e t i n g pl a n ( a p p r o v e d b y t h e F a i r & E x p o D i r e c t o r ) a n d t h e co s t s a r e n o t t o c o v e r f i x e d o v e r h e a d o r o p e r a t i n g ex p e n s e s . Ma n a g e m e n t h a s o b s e r v e d t h e C o n c e s s i o n a i r e s p e n d s i g n i f i ca n t r e s o u r c e s i n p r o m o t i n g a n d i n b r i n g i n g i n ev e n t s t o t h e F a i r & E x p o f a c i l i t i e s a n d b e l i e v e s t h e y ha v e s p e n t m o r e t h a n t h e r e q u i r e d 1 % . T h e Co n c e s s i o n a i r e h a s n o t p r o v i d e d a n n u a l m a r k e t i n g p l a n s , id e n t i f i e d m a r k e t i n g e x p e n s e s , o r a c c o u n t e d f o r th e i r m a r k e t i n g e x p e n s e s a s r e q u i r e d u n d e r t h e c o n t r a c t . Wi t h o u t s u f f i c i e n t o v e r s i g h t o f m a r k e t i n g p l a n a n d s p e n di n g , t h e F a i r & E x p o m i g h t n o t f u l l y r e a l i z e t h e be n e f i t s o f t h e 1 % m a r k e t i n g c o s t s n e g o t i a t e d u n d e r t h e co n t r a c t . T h e 1 % o f g r o s s r e c e i p t s s h o u l d b e c l o s e to t w e l v e t h o u s a n d d o l l a r s f o r 2 0 0 6 . Fa i r & E x p o It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l op a s t r o n g e r o v e r s i g h t p r o c e s s f o r t h e 1 % an n u a l m a r k e t i n g e x p e n s e s . {F a i r & E x p o m a n a g e m e n t h a s g i v e n t h e C o n c e s s i o n a i r e u n ti l M a r c h 2 0 0 7 t o d e v e l o p a m a r k e t i n g p l a n f o r 20 0 7 a n d w i l l b e a s k i n g f o r a n a c c o u n t i n g o f e x p e n s e s t o th e P l a n . } Co n c e s s i o n a i r e It i s r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e ( a s p r o v i d e d f or i n t h e c o n t r a c t ) p r o v i d e a n a n n u a l m a r k e t i n g pl a n w h e r e t h e y i d e n t i f y t h e a n t i c i p a t e d m a r k e t i n g an d e x p e n s e s f o r a t t r a c t i n g e v e n t s t o t h e F a i r & Ex p o . I t i s r e c o m m e n d e d o n a q u a r t e r l y b a s i s t h e y pr o v i d e d e t a i l s o f t h e e x p e n s e s a n d a n ac c o u n t i n g , w h i c h c o m p a r e s s p e n d i n g t o t h e P l a n a n d 1 % o f g r o s s r e v e n u e s . I n c a s e s w h e r e t h e r e i s un d e r s p e n d i n g , t h e a m o u n t s u n d e r s p e n t s h o u l d b e c ar r i e d f o r w a r d t o t h e n e x t y e a r s m a r k e t i n g pl a n . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 9 3. 2 F a i r & E x p o B u s i n e s s p r a c t i c e s Fa i r & E x p o s h o u l d d e v e l o p a d d i t i o n a l w r i t t e n a c c o u nt i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . Fa i r & E x p o ’ s w r i t t e n p r o c e d u r e s o n t h e i r b u s i n e s s p r a c t ic e s a n d p r o c e d u r e s a r e n o t c o m p r e h e n s i v e a n d d o no t s u f f i c i e n t l y d e s c r i b e a s p e c t s o f c o n t r o l , s e g r e g a t i o n of d u t i e s a n d h a n d l i n g o f m o n i e s . T h e d e p a r t m e n t ha s e s t a b l i s h e d w r i t t e n p r o c e d u r e s o v e r t h e s i g n i f i c a n t a sp e c t s o f t h e i r e v e n t s a l e p r o c e s s . T h e d e p a r t m e n t co m p l e t e d t h e d r a f t D e s c h u t e s C o u n t y c a s h - h a n d l i n g c h e c k l i s t a n d t h e i r a n s w e r s d e m o n s t r a t e d s t r o n g in t e r n a l c o n t r o l s . I n a d d i t i o n , o b s e r v a t i o n s o f d e p a rt m e n t s t a f f g e n e r a l l y i n d i c a t e d a s t r o n g i n t e r n a l c o ntrol en v i r o n m e n t . Wr i t t e n c o m m u n i c a t i o n i s n e c e s s a r y t o p r o p e r l y c o m m u n i c a t e t h e b u s i n e s s p r a c t i c e s o f t h e d e p a r t m e n t . Wr i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e p a r t i c u l a r l y e f f e c t i v e f o r c o n t r o l s o v e r a c c o u n t i n g a n d f i n a n c i a l m a t t e r s . A w e l l d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d s e t o f p o l i c i e s a n d p r o ce d u r e s e n h a n c e s a c c o u n t a b i l i t y a n d c o n s i s t e n c y . Th e r e s u l t i n g d o c u m e n t a t i o n i s u s e f u l f o r t r a i n i n g a n d cr o s s - t r a i n i n g p e r s o n n e l . Wi t h o u t s u f f i c i e n t w r i t t e n p r o c e d u r e s , t h e d e p a r t m e n t m a y n o t s u f f i c i e n t l y c o m m u n i c a t e t h e n a t u r e a n d e x t e n t of p r o c e d u r e s t h a t a r e t o b e e m p l o y e d . T h i s m a y l e a d t o t h e i m p r o p e r a p p l i c a t i o n o f p r o c e d u r e s . Th e d e p a r t m e n t h a s t a k e n s o m e s t e p s t o d o c u m e n t p r o c e d u r e s ( p r i m a r i l y i n t h e a r e a o f s a l e s ) b u t h a s n o t fu l l y d e v e l o p e d a l l o f t h e p r o c e d u r e s g o v e r n i n g t h e i r o p e r a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t m o r e f u l l y d e v e l o p t h e i r w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s go v e r n i n g t h e i r b u s i n e s s o p e r a t i o n s . Fa i r & E x p o s t a f f p r o v i d e s u p p o r t t o C o n c e s s i o n a i r e . Th e F a i r & E x p o E v e n t S a l e s M a n a g e r c u r r e n t l y c o o r d i n a te s s o m e o f t h e c a t e r i n g f u n c t i o n s a l o n g w i t h t h e fa c i l i t y n e e d s . I n a d d i t i o n , F a i r & E x p o s t a f f h e l p t he C o n c e s s i o n a i r e b y i n v o i c i n g f o r c a t e r i n g a c t i v i t i e s . Cu s t o m e r s r e m i t f a c i l i t y p a y m e n t s a s w e l l a s c a t e r i n g p a y m en t s b a c k t o t h e F a i r & E x p o . C o n c e s s i o n a i r e pa y m e n t s a r e t r a c k e d a n d t h e n p a s s e d o n t o t h e C o n c e s s i o n a ir e . I t i s a n a d v a n t a g e t o F a i r & E x p o t o d o ma n y o f t h e s e f u n c t i o n s , s i n c e t h i s e n a b l e s t h e m t o b e t t er m o n i t o r c a t e r i n g s a l e s , f o r w h i c h t h e d e p a r t m e n t re c e i v e s a s h a r e . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 10 Co u n t y d e p a r t m e n t s s h o u l d b e c a r e f u l n o t t o p e r f o r m t h e c o l l e c t i o n a n d b i l l i n g d u t i e s o f o u t s i d e p a r t i e s . By p r o v i d i n g t h e s e s e r v i c e s , t h e F a i r & E x p o c o u l d p o t e n ti a l l y a f f e c t t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s b u s i n e s s i n t e r m s of s a l e s , c o l l e c t i o n s , a n d r e v e n u e o v e r s i g h t . Tu r n o v e r i n t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s o n s i t e m a n a g e m e n t t e a m o v e r t h e l a s t s i x - m o n t h s h a s r e s u l t e d i n t h e E v e n t Sa l e s M a n a g e r t a k i n g a g r e a t e r r o l e i n c o o r d i n a t i n g c a t er i n g / c o n c e s s i o n s w i t h e v e n t s . T h e C o n c e s s i o n a i r e ap p r e c i a t e s b e i n g p a r t o f t h e o n e s t o p b i l l i n g p r o c e s s w hi c h m a k e s i t e a s i e r f o r t h e c u s t o m e r s a n d b e t t e r f o r co l l e c t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o s t a f f n o l o n g e r ac t f o r t h e C o n c e s s i o n a i r e i n m a k i n g s a l e s . I t i s re c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e t a k e r e s p o n s i b i l i t y fo r a l l o f t h e i r b u s i n e s s . A l l s a l e s s h o u l d b e ma d e b y t h e C o n c e s s i o n a i r e a n d b i l l i n g s s h o u l d b e r ev i e w e d b y t h e C o n c e s s i o n a i r e p r i o r t o b e i n g se n t o u t . If F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w o u l d l i k e t o s t i l l c r e a t e i nv o i c e s a n d g a t h e r i n f o r m a t i o n o n co l l e c t i o n s , t h e y s h o u l d b e m i n d f u l t h i s i s t h e C o n c e s s i o n a i re ’ s p r o c e s s a n d t h e y s h o u l d m e r e l y a c t a s a co n d u i t {A s o f J a n u a r y 1 , 2 0 0 7 , F a i r a n d E x p o m a n a g e m e n t h a v e m a de t h e C o n c e s s i o n a i r e r e s p o n s i b l e f o r a l l sa l e s . } Re s t r i c t i v e e n d o r s e m e n t s o n c h e c k s s h o u l d b e m a d e i mm e d i a t e l y u p o n r e c e i p t . Ch e c k s ( o r a n y o t h e r m o n e t a r y i n s t r u m e n t ) a r e n o t r e s t r i ct i v e l y e n d o r s e d o n r e c e i p t b u t w h e n t h e d e p o s i t i s pr e p a r e d . S t a f f d o s a f e g u a r d d e p o s i t s u n t i l d e p o s i t . Re s t r i c t i v e l y e n d o r s i n g m o n e t a r y i n s t r u m e n t s i s t h e m o s t e xp e d i e n t w a y t o r e s t r i c t t h e u s e o f t h e m o n i e s . In t h e a b s e n c e o f t h e e n d o r s e m e n t , t h e i n s t r u m e n t m a y b e a b l e t o b e d e p o s i t e d i n t o a c c o u n t s t h a t w e r e n o t in t e n d e d . St a f f b e l i e v e d i t w a s s u f f i c i e n t t o e n d o r s e w h i l e t h e y we r e p r e p a r i n g t h e d e p o s i t . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e s t r i c t i v e l y e n d o rs e m o n e t a r y r e c e i p t s a s t h e s e a r e r e c e i v e d . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 11 Ad d i t i o n a l a c c o u n t i n g n e e d e d f o r a s s e t s a c q u i r e d t h ro u g h c o n c e s s i o n c o n t r a c t s . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e g o t i a t e d w i t h i n t h e c o n c e s s i o n c o n t r a c t t h e a c q u i s i t i o n o f a s s e t s t h a t w o u l d a i d e in t h e c o n c e s s i o n a n d c a t e r i n g b u s i n e s s . I n 2 0 0 2 , t h e r e w as $ 7 4 , 6 8 3 t h a t w a s a c q u i r e d . I f D C F E w e r e t o te r m i n a t e t h e c o n t r a c t , t h e y w o u l d h a v e t o p a y f o r a ra t a b l e p o r t i o n o f t h e s e a s s e t s . T h e s e a r e a s s e t s o f t h e Fa i r & E x p o a n d t h e a s s o c i a t e d l i a b i l i t y f o r t h e m i s r ed u c e d o v e r t h e c o u r s e o f t h e c o n t r a c t . N o a c c o u n t i n g fo r t h e s e a s s e t s o r a s s o c i a t e d l i a b i l i t y c o u l d b e l o c a t e d i n t h e C o u n t y ’ s r e c o r d s . I n 2 0 0 7 a n d a f t e r u n d e r a ne w c o n c e s s i o n a g r e e m e n t , t h e C o n c e s s i o n a i r e w i l l b e c o o r d i na t i n g w i t h F a i r & E x p o m a n a g e m e n t t o ac q u i r e a n o t h e r o n e h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s i n a s s e t s . Un d e r g e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s , t h e s e a s s e t s a c q u i r e d u n d e r c o n t r a c t s h o u l d b e r e c o r d e d a s pu r c h a s e s w i t h a n a s s o c i a t e d d e f e r r e d l i a b i l i t y . O v e r th e c o u r s e o f t h e c o n t r a c t t e r m , t h e d e f e r r e d l i a b i l i t y is re d u c e d a n d t h e F a i r & E x p o r e c o g n i z e a d d i t i o n a l i n c o me . Du r i n g p r e p a r a t i o n o f t h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l s t a t e m e n ts , i t i s i m p o r t a n t t h e s e d e f e r r e d l i a b i l i t i e s b e co n s i d e r e d . T h e r e i s $ 4 0 t h o u s a n d o f d e f e r r e d l i a b i l i t y t o b e r e p o r t e d a s o f J u n e 3 0 , 2 0 0 6 . A p p r o x i m a t e l y ei g h t t h o u s a n d d o l l a r s o f i n c o m e w o u l d b e r e p o r t e d a n n ua l l y u n d e r t h e o r i g i n a l a g r e e m e n t . T h e s e a m o u n t s ar e i m m a t e r i a l t o t h e f i n a n c i a l r e p o r t i n g o f t h e d e p ar t m e n t a n d t h e C o u n t y . Th e a c c o u n t i n g f o r i t e m s i n c o n t r a c t s i s n o t a l w a y s p i c k e d u p w h e n t h e d i s b u r s e m e n t s a r e m a d e o u t s i d e o f th e C o u n t y . F i n a n c e h a s b e e n m a d e a w a r e o f t h e t r a n s ac t i o n s a n d h a s i n d i c a t e d t h e y w i l l r e c o r d t h e m i n t h e co m i n g y e a r . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t f o l l o w - u p o n t h e p os t i n g o f t h e s e p u r c h a s e s w i t h C o u n t y F i n a n c e . Th e D C F E m a n a g e m e n t s h o u l d u p d a t e C o u n t y F i n a n c e ( a s n e w a s s e t s a r e p u r c h a s e d u n d e r t h e ag r e e m e n t w i t h t h e C o n c e s s i o n a i r e ) a n d p r o v i d e s u f f ic i e n t d e t a i l s o t h e a s s e t s a n d d e f e r r e d l i a b i l i t i e s ca n b e r e c o r d e d . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s a t o o l t o a s s e s s s i g n i fi c a n t a s s e t m a i n t e n a n c e a n d re p l a c e m e n t n e e d s . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t u t i l i z e s a $ 3 0 + m i l l i o n d o l l a r f a c i l i t y a n d h a s n o t d e v e l o p e d a n y s p e c i f i c g u i d e l i n e s fo r h o w m u c h i t w i l l n e e d t o r e p l a c e / m a i n t a i n t h o s e as s e t s . F a i r & E x p o m a n a g e m e n t h a s b e e n a b l e t o s e t as i d e m o n i e s i n a n e s t a b l i s h e d r e p l a c e m e n t r e s e r v e f u n d as w e l l a s m a i n t a i n a n d i m p r o v e t h e c u r r e n t Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 12 fa c i l i t i e s . I n a d d i t i o n , m a n a g e m e n t h a s b e e n a b l e t o se c u r e a d e q u a t e f u n d s t o c o n t i n u e d e v e l o p m e n t o f t h e Fa i r & E x p o F a c i l i t y ( R V P a r k , p a r k i n g l o t s , e t c . . . ) . Ma n a g e m e n t s h o u l d p r o a c t i v e l y a s s e s s t h e c o s t a n d t i m i n g fo r s i g n i f i c a n t m a i n t e n a n c e a n d r e p l a c e m e n t co s t s . B y d o i n g s o , F a i r & E x p o w i l l b e i n t h e p o s i t i o n t o a p p r o p r i a t e l y b u d g e t f o r t h e i r n e e d s a n d a s s e s s h o w th e y w i l l o b t a i n s u f f i c i e n t c a s h f l o w s . In t h e a b s e n c e o f a r e p l a c e m e n t r e s e r v e p l a n , F a i r & E xp o m a n a g e m e n t w i l l n o t k n o w w h e t h e r t h e y h a v e su f f i c i e n t c a p i t a l t o m e e t t h e i r m a i n t e n a n c e a n d r e p l a ce m e n t n e e d s i n c o m i n g y e a r s . I t i s u n l i k e l y t h e C o u n t y wi l l c o n t i n u a l l y b e a b l e t o p r o v i d e e x t r a f u n d s f o r u nf o r e s e e n d e m a n d s . Ma n a g e m e n t h a s n o t d e v e l o p e d a m e t h o d f o r a s s e s s i n g t h e ad e q u a c y o f t h e i r c u r r e n t a n d p r o j e c t e d re s e r v e s . T h e m o n i e s p l a c e d i n t o t h e c a p i t a l r e s e r v e a m o un t e d t o $ 1 3 5 , 0 0 0 i n F Y 0 6 / 0 7 . M a n a g e m e n t h a s be e n a b l e t o k e e p u p w i t h o n g o i n g m a i n t e n a n c e a s w e l l a s p r o v i d e f u n d i n g f o r k e y i m p r o v e m e n t s t o t h e fa c i l i t y . It i s r e c o m m e n d e d t h e F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l o p a r e p l a c e m e n t r e s e r v e p l a n , w h i c h w o u l d in c l u d e a s s e s s i n g t h e n a t u r e , t i m i n g a n d c o s t o f n e ed e d r e p l a c e m e n t s a n d s i g n i f i c a n t m a i n t e n a n c e ov e r a s p a n o f f i f t e e n o r m o r e y e a r s . T h i s w i l l a ll o w t h e m t o a d d r e s s t h i s i n t h e i r c o s t o f s e r v i c e s or th r o u g h a s e p a r a t e f u n d i n g m e c h a n i s m t h a t w i l l m a t c h w i t h t h o s e n e e d s . 3. 3 F a i r & E x p o P e r f o r m a n c e i s s u e s Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s r e c u r r i n g p r o c e s s t o u pd a t e f a c i l i t y r e n t a l r a t e s . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t h a s n o t r e g u l a r l y r a i s e d t h e i r f a c i l i t y r e n t a l r a t e s a n d h a s i n c r e a s e d t h e m o n l y t w i c e in t h e l a s t s i x y e a r s . M a n a g e m e n t i n d i c a t e s i t h a s b e e n so m e t i m e s i n c e t h e y l o o k e d a t c o m p a r i s o n s w i t h i n th e l o c a l m a r k e t . M a n a g e m e n t d o e s n o t h a v e a n e s t a b l i sh e d p r o c e s s i n p l a c e t o a s s e s s a n d d e t e r m i n e re n t a l r a t e s f o r t h e i r f a c i l i t i e s a n d e q u i p m e n t . T h e la s t f a c i l i t y r a t e i n c r e a s e w e n t i n t o a f f e c t i n J u l y 2 0 0 4 and pr i o r t o t h a t i n J a n u a r y 2 0 0 1 . T h e s e r a t e i n c r e a s e s r e p re s e n t e d 3 . 5 - 5 . 3 % a n n u a l i n c r e a s e s ( 1 2 - 1 8 % cu m u l a t i v e l y ) d u r i n g a t i m e w h e n C P I a n n u a l i n c r e a s e s w e re i n t h e r a n g e o f 1 . 5 - 2 . 3 % . T h e c u m u l a t i v e in c r e a s e s i n C P I f r o m J u l y 2 0 0 4 t h r o u g h D e c e m b e r 2 0 0 6 a mo u n t t o s o m e 6 % . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t s h o u l d d e v e l o p f a c i l i t y r a t e s re f l e c t i v e o f f a i r a n d m a r k e t a b l e r a t e s a n d i n co n s i d e r a t i o n o f t h e i r u n d e r l y i n g c o s t s t o o p e r a t e t h e F ai r & E x p o f a c i l i t i e s a n d e q u i p m e n t . R a t e s s h o u l d Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 13 ge n e r a l l y t a k e i n t o a c c o u n t p e r i o d i c i n c r e a s e s f o r i n f l a ti o n a s w e l l a s l o c a l m a r k e t c o n d i t i o n s . Ma n a g e m e n t f r e q u e n t l y n e g o t i a t e s l o w e r f a c i l i t y r a t e s in c o n s i d e r a t i o n o f t o t a l r e v e n u e s f r o m t h e p o t e n t i a l ev e n t . I t i s n o t c l e a r w h e t h e r h i g h e r r a t e s w o u l d r e s u lt i n f e w e r e v e n t s o r l o w e r o v e r a l l s a l e s . F a i r & E x p o ma n a g e m e n t d o e s w e i g h o t h e r r e v e n u e s s u c h a s i n c r e a s i n g f oo d a n d b e v e r a g e r e v e n u e s g e n e r a t e d f r o m th e e v e n t s a s w e l l a s l o c a l c o m p e t i t i o n . T h e C o n c e s s i o n a i r e h a s r a i s e d t h e i r r a t e s f o r f o o d a n d b e v e r a g e s an d t h i s h a s h e l p e d b u o y r e v e n u e s f r o m e v e n t s ( s e e Ta b l e I ). It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t c o n s i d e r r ev i s i t i n g t h e i r r e n t a l r a t e s t o r e f l e c t i n f l a t i o n an d m a r k e t c o n d i t i o n s . I t i s r e c o m m e n d e d t h e y d e v e lo p a p r o c e s s t o l o o k a t r a t e s b a s e d o n un d e r l y i n g c o s t s a n d c o m p a r a b l e f a c i l i t i e s . I t i s re c o m m e n d e d t h e y l o o k a t p e r f o r m i n g p r i c e in c r e a s e s o n a n a n n u a l b a s i s a n d c o n s i d e r i n c l u d i n g i n f l a t i o n a r y a d j u s t m e n t s t o r a t e s i n l o n g - t e r m co n t r a c t s f o r e v e n t s . Mo r e e f f i c i e n t p r o c e s s n e e d e d t o r e c o n c i l e b e t w e e n Fa i r & E x p o s o f t w a r e s y s t e m a n d Co u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . Ev e n t P r o s o f t w a r e s y s t e m i s a F a i r & E x p o f i n a n c i a l s y s t e m , w h i c h h a n d l e s i n d e t a i l t h e f a c i l i t y a n d eq u i p m e n t r e n t a l r e v e n u e a n d c o l l e c t i o n s . A l l o t h e r r e v e n u e t y p e s a r e a c c o u n t e d f o r d i r e c t l y i n t h e C o u n t y fi n a n c i a l s y s t e m . D u r i n g t h e a u d i t , a r e c o n c i l i a t i o n w as p e r f o r m e d b e t w e e n t h e t w o s y s t e m s f o r a s e l e c t e d mo n t h . T h e r e c o n c i l i a t i o n h i g h l i g h t e d s o m e a r e a s w h e r e t h e s e p r o c e s s e s c o u l d b e i m p r o v e d . Th e r e s h o u l d b e a n e f f i c i e n t p r o c e s s t o r e c o n c i l e a l l m o n ie s r e c e i v e d b y t h e F a i r & E x p o a n d r e p o r t e d i n t h e Ev e n t P r o s o f t w a r e a r e a c t u a l l y d e p o s i t e d a n d r e c o r d e d w it h t h e C o u n t y . Th e e f f i c i e n c y o f t h e p r o c e s s c o u l d b e a p p r o v e d b y m o d i f y in g h o w i t e m s a r e e n t e r e d i n t o t h e s y s t e m s . F a i r & Ex p o m a n a g e m e n t a p p e a r s t o h a v e e s t a b l i s h e d s u f f i c i e n t se g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d a l l m o n i e s a r e i n i t i a l l y re c o r d e d i n t h e C o u n t y ’ s s y s t e m . To m a k e r e c o n c i l i a t i o n s m o r e e f f e c t i v e a n d e f f i c i e n t t h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r : Po s t i n g a l l r e c e i p t s a s o f t h e d a t e o f r e c e i p t ( s o m e o f t h e s e w e r e d a t e d w h e n t h e y w e r e e n t e r e d ) Sp e c i f i c a l l y n o t a t e c a t e r i n g r e c e i p t s d u e t o P r e m i e r S e r v i c e s a s n o n - c o u n t y r e c e i p t s ( u s e d f o r mo n i t o r i n g ) . Co n s i d e r a d d i n g o t h e r t y p e s o f f a c i l i t y a n d e q u i p m e nt r e v e n u e i n t o t h e s o f t w a r e ( s i g n a g e , eq u i p m e n t r e n t a l s , c a m p i n g , v e n d i n g , e t c . . . ) . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 14 Co n s i d e r p o s t i n g a n y a d j u s t m e n t s t o f o o d a n d b e v e r a ge r e v e n u e s t h r o u g h a s p e c i a l l i n e i t e m ( n o t as a n a d j u s t m e n t t o f a c i l i t y c h a r g e s ) Co n s i d e r m o r e c o n s i s t e n t r e p o r t i n g i n t o t h e C o u n t y sy s t e m t o m a k e r e c o n c i l i a t i o n e a s i e r . Ad d i t i o n a l a d m i n i s t r a t i o n o v e r e v e n t s m a y b e n e e d e d . Du r i n g r e v i e w o f s p e c i f i c e v e n t s w i t h i n t h e e v e n t m a n a g e me n t s o f t w a r e , a n u m b e r o f i s s u e s w e r e i d e n t i f i e d on h o w t h e e v e n t s w e r e e n t e r e d i n t o t h e s o f t w a r e . T h es e i n c l u d e d : A l l r e n t a l r a t e s w e r e n o t a l w a y s c o n s i s t e n t l y e n t e r e d a t t h e f u l l a m o u n t ( w h i c h c a n d i s t o r t a p p l i c a t i o n o f di s c o u n t s ) . D i s c o u n t s a r e e n t e r e d a s o t h e r c h a r g e s ( s o i t i s d i f f i c u l t t o s e e w h a t i s b e i n g d i s c o u n t e d ) . T w o o c c u r r e n c e s i n a g i v e n m o n t h w e r e n o t e d w h e r e t h e r a t e s c h a r g e d w e r e o l d r a t e s ( b e c a u s e t h e y we r e b a s e d o n c o p i e d - o v e r e v e n t s ) . O n e c o n t r a c t f o r a n e v e n t i n N o v e m b e r w a s n o t s i g n e d . T w o e v e n t s o c c u r r e d w h e r e i n s u r a n c e c e r t i f i c a t e s w e r e n o t o b t a i n e d ( t h e r e i s a n i c e c h e c k l i s t f o r hi g h l i g h t i n g t h e r e q u i r e m e n t s b u t i t w a s e v i d e n t t h a t s t a f f f a i l e d t o f o l l o w - t h r o u g h ) . O n e i n c i d e n c e w a s n o t e d w h e r e f e e s w e r e o f f s e t b y a g r an t f o r w h i c h n o g r a n t a p p l i c a t i o n h a d b e e n fi l e d o u t . Al l e v e n t s s h o u l d c o m p l y w i t h c o n t r a c t u a l a n d i n s u r a n c e r eq u i r e m e n t s . M a n a g e m e n t s h o u l d m a x i m i z e t h e in f o r m a t i o n w i t h i n t h e e v e n t s o f t w a r e t o m a n a g e t h e i r e v e n t b u s i n e s s . T h i s w o u l d i n c l u d e k n o w i n g w h a t t h e re a l i z e d r e v e n u e s w e r e b y e v e n t f o r s p e c i f i c f a c i l i t i e s an d e q u i p m e n t . In t h e a b s e n c e o f c o n t r a c t s a n d i n s u r a n c e , t h e C o u n t y m a y b e e x p o s e d t o a d d i t i o n a l l i a b i l i t i e s . M a n a g e m e n t re l i e s o n i n f o r m a t i o n i n p u t i n t o t h e e v e n t s o f t w a r e t o r e c o n c i l e r e v e n u e s a n d m a n a g e t h e i r b u s i n e s s . I t m a y be p o s s i b l e t o c o n f i g u r e t h e i n f o r m a t i o n t o m a x i m i z e t he u s e f u l n e s s o f t h e i n f o r m a t i o n . Ma n a g e m e n t g e n e r a l l y h a s e f f e c t i v e c h e c k l i s t s a n d o v e r s i g h t o v e r t h e e v e n t s . H o w e v e r , i n t h e s e i s o l a t e d ci r c u m s t a n c e s t h e e v e n t s o c c u r r e d w i t h o u t t h e c o n t r a c t s a n d i ns u r a n c e c e r t i f i c a t e s . M a n a g e m e n t i n d i c a t e s th e s e i n c i d e n c e s h i g h l i g h t t h e n e e d f o r m o r e m a n u a l f o l lo w - u p b y s t a f f . I t i s n o t c l e a r m a n a g e m e n t h a s ex p l o r e d v a r i a t i o n s i n u s e o f t h e E v e n t P r o s o f t w a r e t o s e e i f t h e r e s u l t i n g r e p o r t s a n d i n f o r m a t i o n w o u l d b e im p r o v e d . It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t a s s e s s h o w t h e y c a n i m p r o v e t h e r e c e i p t o f s i g n e d co n t r a c t s a n d c o m p l e t e d i n s u r a n c e c e r t i f i c a t e s f o r ev e n t s . M a n a g e m e n t s h o u l d r e s e a r c h a n d Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 15 de v e l o p g u i d e l i n e s t o e n t e r f e e s , d i s c o u n t s a n d o t h er o f f s e t s i n t o t h e i r e v e n t m a n a g e m e n t s o f t w a r e . It i s r e c o m m e n d e d t h e F a i r & E x p o D i r e c t o r p e r i o d i c al l y r e v i e w d i s c o u n t s g i v e n o n f a c i l i t i e s a n d eq u i p m e n t . TA B L E I – An a l y s i s o f re n t s a n d co m m i s s i o n re v e n u e b y ev e n t ( f o r No v e m b e r 20 0 6 ) w i t h pe r c e n t a g e s of g r o s s r e n t s Co n c e s s i o n r e v e n u e s a r e c o n s i d e r e d i n d i s c o u n t s o f fa c i l i t y c h a r g e s . In r e v i e w o f f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t r a t e s b e i n g c h a r g e d f o r N o v e m b e r 2 0 0 6 , i t w a s n o t e d t h a t m a n a g e m e n t ga v e s o m e s e v e n t e e n t h o u s a n d d o l l a r s i n d i s c o u n t s o n f a ci l i t i e s r e p r e s e n t i n g s o m e 1 9 % o f t h e e x p e c t e d re n t s b a s e d o n t h e i r c u r r e n t r a t e s . A s n o t e d i n t h e a b o ve r e c o m m e n d a t i o n , n o t a l l r a t e s w e r e e n t e r e d s o t h i s di s c o u n t m i g h t b e a l i t t l e h i g h e r . I n r e v i e w o f t o t a l r e v e n u e s b y e v e n t ( f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t r e n t a n d food an d b e v e r a g e c o m m i s s i o n ) f o r N o v e m b e r 2 0 0 6 e v e n t s , t h e o v e r a l l r e v e n u e s e x c e e d e d t h e s t a n d a r d f a c i l i t y an d e q u i p m e n t c h a r g e s r a t e s b y s o m e 2 5 % . F o r s o m e c a t e r e d e v e n t s , m a n a g e m e n t w i l l d o a $ 5 / h e a d r a t e fo r t h e f a c i l i t y k n o w i n g t h e e v e n t w i l l h a v e s i g n i f i c a nt c a t e r i n g a n d c o n c e s s i o n r e v e n u e t o o f f s e t t h e r e d u c e d fa c i l i t y c h a r g e s . No v e m b e r 2 0 0 6 EV E N T Gr o s s Re n t s Le s s Di s c o u n t s Re n t Ch a r g e d Fo o d & Be v e r a g e Co m m i s s i o n TO T A L % of Gross Rents Ro d e o 3 0 , 1 1 4 $ ( 9 , 3 1 6 ) $ 2 0 , 7 9 9 $ 1 4 , 6 2 1 $ 3 5 , 4 1 9 $ 1 1 8 % Mo n s t e r T r u c k 1 6 , 2 0 9 ( 2 , 1 2 4 ) 1 4 , 0 8 5 1 0 , 8 7 0 2 4 , 9 5 4 1 5 4 % Ho l i d a y F o o d F e s t i v a l 1 0 , 1 8 0 ( 1 8 5 ) 9 , 9 9 5 1 , 2 2 8 1 1 , 2 2 3 1 1 0 % Wo m e n ' s E x p o 1 0 , 1 2 1 ( 6 2 5 ) 9 , 4 9 6 1 , 4 3 5 1 0 , 9 3 1 1 0 8 % Wi n t e r f e s t 4 , 3 7 9 - 4 , 3 7 9 1 , 3 8 5 5 , 7 6 4 1 3 2 % Bl u e O y s t e r C u l t 3 , 6 5 0 - 3 , 6 5 0 1 , 3 8 5 5 , 0 3 5 1 3 8 % OT G u n S h o w 2 , 8 4 9 - 2 , 8 4 9 3 6 3 3 , 2 1 2 1 1 3 % C. O . S a t u r d a y M a r k e t 2 , 8 3 8 - 2 , 8 3 8 2 3 3 3 , 0 7 1 1 0 8 % Th e C e n t e r F o u n d a t i o n 3 , 2 3 3 ( 1 , 7 9 8 ) 1 , 4 3 5 3 , 7 5 0 5 , 1 8 5 1 6 0 % St C h a r l e s B e n e f i t 2 , 1 9 0 ( 8 6 5 ) 1 , 3 2 5 3 , 3 1 6 4 , 6 4 1 2 1 2 % OV E R T t r a i n i n g 3 3 2 - 3 3 2 1 1 6 4 4 8 1 3 5 % SA I F 5 0 3 ( 2 5 0 ) 2 5 3 1 6 8 4 2 1 8 4 % PB S T r a i n i n g 5 1 6 ( 4 1 3 ) 1 0 3 2 5 4 3 5 8 6 9 % Ex t 4 - H m e e t i n g 1 3 0 ( 1 3 0 ) - - - 0 % CO H u n t e r J u m p e r H o r s e S h o w 8 2 5 ( 8 2 5 ) - 1 1 6 1 1 6 1 4 % Re d m o n d R u n n i n g S t a r t P r o g r a m 4 4 4 ( 4 4 4 ) - 1 4 4 1 4 4 3 2 % Ex t 4 - H m e e t i n g 1 0 4 ( 1 0 4 ) - - - 0 % 88 , 6 1 7 $ ( 1 7 , 0 7 8 ) $ 7 1 , 5 3 8 $ 3 9 , 3 8 4 $ 1 1 0 , 9 2 2 $ 1 2 5 % % o f G r o s s R e n t s - 1 9 % 8 1 % 4 4 % 1 2 5 % {S o u r c e : F a i r & E x p o e v e n t d a t a } Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t b a l a n c e s t h e i r n e e d t o r e c o v e r t h e i r f a c i l i t y c o s t s t h r o u g h t h e a d d i t i o n a l n e g o t i a t e d re c o v e r y f r o m t h e i r c o n c e s s i o n a r r a n g e m e n t . I n s o m e c a s e s , m a n a g e m e n t s h a r e s t h e c o n c e s s i o n r e s u l t s wi t h c e r t a i n e v e n t s w h e n i t i s a d v a n t a g e o u s . In o r d e r t o m a r k e t a n d m a k e t h e f a c i l i t y a t t r a c t i v e a n d a f f o r d a b l e f o r s o m e e v e n t s , m a n a g e m e n t m u s t b e fl e x i b l e i n h o w t h e y p r i c e t h e e v e n t a n d c o n s i d e r t h e i r o v e r a l l r e c o v e r y . T h e r e s t i l l n e e d s t o b e s o m e Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 16 ev a l u a t i o n a s t o w h e t h e r t h e f e s s r e c o v e r e d a r e s u f f i c i e nt t o c o v e r t h e u s e o f t h e k i t c h e n b y t h e Co n c e s s i o n a i r e d u r i n g t h e s e e v e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t m o n i t or t h e l e v e l o f d i s c o u n t s t h e y a r e g i v i n g t o ma k e s u r e t h e y a r e a d e q u a t e l y c o m p e n s a t e d o n t h e f a ci l i t y a n d o n t h e k i t c h e n c o n c e s s i o n s w h e n lo o k i n g a t t o t a l r e v e n u e s . 3. 4 L a w s a n d r e g u l a t i o n s Un c l e a r w h e t h e r F a i r & E x p o f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t ra t e s s h o u l d b e s u b j e c t t o C o u n t y fe e s e t t i n g p r o c e s s . Du r i n g r e v i e w o f t h e r a t e s t h e F a i r & E x p o c h a r g e s f o r th e f a c i l i t i e s a n d e q u i p m e n t , i t w a s n o t e d t h a t t h e un d e r l y i n g r a t e s f o r f a c i l i t i e s a n d e q u i p m e n t w e r e n o t i n c l u d e d i n t h e C o u n t y 0 6 / 0 7 f e e s c h e d u l e . T h e f e e sc h e d u l e i s e s t a b l i s h e d d u r i n g t h e b u d g e t a n d p r o v i d e s a li s t o f t h e f e e s t h e C o u n t y a n d u n d e r l y i n g de p a r t m e n t s c h a r g e . C o u n t y L e g a l C o u n s e l s t h i n k s t h e f e e s e t t i n g p r o c e s s w o u l d a l s o a p p l y t o t h e F a i r & Ex p o . De s c h u t e s C o u n t y C o d e §4. 1 2 r e q u i r e s d e p a r t m e n t s g o t h r o u g h a p u b l i c p r o c e s s t o s e t t h e f e s s a n d c h a r g e s fo r t h e i r s e r v i c e s . T h i s i s d o n e a n n u a l l y a s p a r t o f t he b u d g e t i n g p r o c e s s . C h a r g e s a r e t o b e r e v i e w e d f o r co m p a t i b i l i t y w i t h t h e a c t u a l c o s t o f p r o v i d i n g t h e s e r vi c e s . As n o t e d i n a s e p a r a t e r e c o m m e n d a t i o n , I t h a s b e e n s o m e t i m e s i n c e t h e F a i r & E x p o h a s r a i s e d f e e s . I t i s li k e l y c u r r e n t r a t e s a r e b e l o w t h e i r c o s t t o p r o v i d e t h o se s e r v i c e s . F e e s u n d e r t h e C o u n t y f e e s c h e d u l e pr o c e s s a r e n o r m a l l y i n c r e a s e d o n C P I . Co u n t y a n d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t a r e n o t s u r e t h e s e ch a r g e s s h o u l d f o l l o w t h i s r a t e r e v i e w p r o c e s s . T h e Fa i r & E x p o h a s b e e n i n v o l v i n g t h e i r F a i r B o a r d , t h e BO C C a n d C o u n t y m a n a g e m e n t a l r e a d y i n t h e i r r a t e se t t i n g p r o c e s s . A r e v i e w o f o t h e r c o u n t i e s i n d i c a t e s t h a t m o s t s e t r a t e s t h r o u g h a r e v i e w w i t h t h e i r F a i r Bo a r d . It i s r e c o m m e n d e d C o u n t y a n d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e t e r m i n e h o w b e s t t o c o m p l y w i t h t h e Co d e r e q u i r e m e n t s u n d e r S e c t i o n §4. 1 2 . P e r h a p s t h e F a i r & E x p o m a n a g e m e n t c o u l d p e rform a se p a r a t e p u b l i c p r o c e s s w i t h t h e F a i r B o a r d a n d B O C C t o e s t a b l i s h c h a r g e s . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 17 St a t e s t a t u t e r e q u i r e s F a i r B o a r d m e m b e r s f u r n i s h b on d s b u t u n d e r C o u n t y c o n t r o l , th i s s e e m s u n n e e d e d . St a t e s t a t u t e ( O R S §56 5 . 2 1 0 ) r e q u i r e s C o u n t y c o m m i s s i o n e r s r e q u i r e a p p o i n t e d m e m b e r s o f t h e F a i r B o a r d to f u r n i s h a b o n d ( o r l e t t e r o f c r e d i t ) i n f a v o r o f th e C o u n t y , c o n d i t i o n e d u p o n t h e f a i t h f u l p e r f o r m a n c e of their du t i e s o f o f f i c e . N o s u c h b o n d s o r l e t t e r o f c r e d i t s c o u l d b e l o c a t e d f o r t h e c u r r e n t B o a r d . T h e b o n d ( o r l etter of c r e d i t ) s h a l l b e $ 1 0 , 0 0 0 o r 2 0 p e r c e n t o f t o t a l r e ve n u e s r e c e i v e d b y t h e F a i r i n t h e l a s t f i s c a l y e a r e n ding, wh i c h e v e r i s l e s s o r ( w h i c h w o u l d b e $ 1 0 , 0 0 0 ) . T h e b o n d (o r l e t t e r o f c r e d i t ) , a f t e r a p p r o v a l b y t h e C o u n t y , sh a l l b e f i l e d w i t h t h e C o u n t y C l e r k . T h e a s s o c i a t e d e x pe n s e o f o b t a i n i n g t h e b o n d ( o r l e t t e r o f c r e d i t ) s h a ll be pa i d b y t h e F a i r B o a r d ( i . e . - t h e C o u n t y ) . It i s n o t c l e a r w h y t h e C o m m i s s i o n e r s h a v e n o t r e q u i r e d th e b o n d s , s i n c e t h i s l a w h a s b e e n i n p l a c e s i n c e 19 5 7 , p r i o r t o t h e C o u n t y t a k i n g o v e r r e s p o n s i b i l i t y f or t h e F a i r g r o u n d s . T h e r e i s n o i n d i c a t i o n o f s p e c i f i c pe n a l t i e s f o r n o t h a v i n g o b t a i n e d t h e b o n d s ( o r l e t t e rs o f c r e d i t ) . Th e b e n e f i t s o f t h e b o n d s i n t h i s s e t t i n g a r e l e s s c l e a r s i nc e t h e F a i r f a c i l i t i e s a r e n o w b e i n g p r o f e s s i o n a l l y ma n a g e d b y t h e C o u n t y . T h i s p r o v i s i o n a p p e a r s t o b e d ir e c t e d a t F a i r f a c i l i t i e s o p e r a t e d b y a F a i r B o a r d . An in i t i a l i n q u i r y o n c o s t i n d i c a t e s t h e b o n d w o u l d c o s t $ 1 0 0 p e r b o a r d m e m b e r . In t h e a b s e n c e o f a n y o t h e r a u t h o r i t y o r i n t e r p r e t a ti o n , I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o ma n a g e m e n t l o o k i n t o s e c u r i n g t h e b o n d s ( o r l e t t e r s o f c r e d i t ) f o r t h e i r F a i r B o a r d m e m b e r s i n t h e am o u n t o f $ 1 0 , 0 0 0 . T h e s e s h o u l d b e f i l e d w i t h t h e Co u n t y C l e r k . E a c h b o n d ( o r l e t t e r o f c r e d i t ) sh o u l d b e i n f o r c e d u r i n g t h e F a i r B o a r d m e m b e r ’ s t er m . T h e F a i r & E x p o s h o u l d i n c u r t h e c o s t s f o r ob t a i n i n g t h e s e b o n d s ( o r l e t t e r s o f c r e d i t , w h i c h e ve r i s c h e a p e r ) . It i s r e c o m m e n d e d t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s i n c l u d e i n t h e i r s o l i c i t a t i o n s a n d ap p o i n t m e n t l e t t e r s f o r F a i r B o a r d t h e r e q u i r e m e n t fo r s u c c e s s f u l l y o b t a i n i n g a b o n d ( o r l e t t e r o f cr e d i t ) i n t h e i r n a m e . Un c o l l e c t e d C o u n t y F a i r p r e m i u m c h e c k s m a y n e e d t o be r e m i t t e d t o S t a t e . Th e C o u n t y F a i r ( F a i r ) i s s u e s n u m e r o u s c h e c k s f o r p r e m i u m s ( a w a r d s ) g i v e n d u r i n g t h e F a i r . T h e F a i r re q u i r e s p r e m i u m c h e c k s b e p i c k e d u p i n p e r s o n . O v e r t w o t h o u s a n d d o l l a r s i n p r e m i u m c h e c k s h a v e n o t be e n c a s h e d , s i n c e t h e C o u n t y h a s b e e n o p e r a t i n g t h e F a i r ( 8 / 2 0 0 2 ) . P r e m i u m c h e c k s o f $ 1 , 0 7 2 a r e o v e r Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 18 tw o y e a r s o l d a n d s h o u l d b e r e m i t t e d t o t h e S t a t e ( o ut s t a n d i n g a s o f D e c e m b e r 3 1 , 2 0 0 6 ) . O f t h o s e ou t s t a n d i n g c h e c k s , o n l y o n e c h e c k w a s o v e r $ 5 0 a n d a m o u n t e d i n t o t a l t o $ 1 4 0 . M o s t o f t h e c h e c k s a r e un d e r $ 1 0 . Un d e r O R S §98 u n c l a i m e d c h e c k s o l d e r t h a n t w o y e a r s a r e r e q u i r e d t o b e s u b m i t t e d t o t h e s t a t e ’ s u n c l a i m e d pr o p e r t y p r o g r a m . Fa i l i n g t o s u b m i t t h e s e u n c l a i m e d c h e c k s t o t h e s t a t e c o u l d r e s u l t i n p e n a l t i e s . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t d i d n o t r e m i t t h e s e u n c l a i m e d pr e m i u m c h e c k s t o t h e s t a t e u n d e r t h e u n c l a i m e d pr o p e r t y p r o g r a m b e c a u s e t h e y b e l i e v e d t h e r e w a s a n e x ce p t i o n g r a n t e d t o a w a r d s a n d o t h e r w i n n i n g s . T h e au d i t c o u l d n o t c o n f i r m a n y e x c e p t i o n s a f f o r d e d t o f a i r p r e m i u m c h e c k s . P e r d i s c u s s i o n w i t h t h e D e p a r t m e n t of S t a t e L a n d s w h o m a n a g e s u n c l a i m e d p r o p e r t y t h e s e c h e c k s co u l d b e s u b j e c t t o t h e i r r u l e s . T h e y in d i c a t e d h a v i n g l a n g u a g e i n t h e F a i r p r e m i u m b o o k i n di c a t i n g t h e s e m o n i e s w o u l d b e f o r f e i t e d i f n o t p i c k e d up w o u l d p r e c l u d e t h e m f r o m b e i n g c o n s i d e r e d a s u n c l a i m ed p r o p e r t y . It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w o r k w i t h Fi n a n c e t o i d e n t i f y u n c l a i m e d p r e m i u m ch e c k s t h a t s h o u l d b e r e m i t t e d t o t h e S t a t e i n a c c o rd a n c e w i t h S t a t e u n c l a i m e d p r o p e r t y r u l e s . It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t w o r k w i t h Le g a l , F a i r B o a r d , a n d F a i r A s s o c i a t i o n t o in s e r t l a n g u a g e i n t o t h e C o u n t y F a i r P r e m i u m B o o k t ha t c l e a r l y i n d i c a t e s u n c l a i m e d p r e m i u m c h e c k s (a w a r d s ) w i l l b e f o r f e i t e d w i t h i n a n a c c e p t a b l e t i m e a f t e r t h e C o u n t y F a i r . Ca s h r e s o l u t i o n r e q u i r e d f o r c a s h h e l d b y D e p a r t m e n t. Fa i r & E x p o h a s s o m e $ 9 9 2 . 5 0 o f c a s h o n h a n d . T h e s e m o n ie s w e r e p r e s e n t w h e n t h e C o u n t y a s s u m e d op e r a t i o n o f t h e F a i r & E x p o i n 2 0 0 0 . T h e s e m o n i e s ar e u s e d f o r c h a n g e a n d p e t t y c a s h . T h e d e p a r t m e n t do e s n o t h a v e a n y a u t h o r i z i n g r e s o l u t i o n s f o r t h e s e c a s h m o n i e s . T h e d e p a r t m e n t d o e s h a v e a u t h o r i z i n g re s o l u t i o n s f o r t h e F a i r m o n i e s a n d t h e i r c h e c k i n g a c c o u n ts . Th e C o u n t y g e n e r a l l y a u t h o r i z e s p e t t y c a s h p o s i t i o n s i n d e p a r t m e n t s b y f o r m a l r e s o l u t i o n ( P o l i c y F - 8 ) . T h e re s o l u t i o n i d e n t i f i e s t h e a m o u n t a n d t h e n e e d f o r t h e se m o n i e s . Mo n i e s t h a t a r e n o t s u f f i c i e n t l y a u t h o r i z e d a n d o v e r s e e n c o u l d b e i n a p p r o p r i a t e l y u s e d o r m o n i t o r e d . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 19 Co u n t y F i n a n c e w a s i n v o l v e d i n t h e o r i g i n a l r e c e i p t o f t h e s e m o n i e s a n d t h e d e p a r t m e n t w a s n o t a w a r e o t h e r st e p s w e r e r e q u i r e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t r e v i e w t h e a m o u n t of p e t t y c a s h a n d c h a n g e c a s h n e e d e d f o r no r m a l o p e r a t i o n s a n d p r e p a r e a r e s o l u t i o n d o c u m e n t in g t h e a m o u n t f o r e a c h o f t h e s e a n d t h e n e e d fo r t h e s e m o n i e s . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r o u n d t h e c a s h a m o u n t n e e d e d t o t h e n e a r e s t hu n d r e d d o l l a r s . 4. M an a g e m e n t s ’ Co m m e n t s 4. 1 F a i r & E x p o M a n a g e m e n t Fe b r u a r y 2 6 , 2 0 0 7 To : D a v i d G i v a n s Fr o m : D a n D e s p o t o p u l o s Su b j e c t : R e s p o n s e s t o a u d i t 3. 1 – Co n c e s s i o n a i r e o p e r a t i o n s Co m m i s s i o n r e p o r t i n g r e q u i r e s c l a r i f i c a t i o n a n d s y s te m a t i c p r o c e s s . We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l o p a s t r o n g e r o v e r s i g h t p r o c e s s f o r c o n c e s s i o n r e p o r t e d fo o d a n d b e v e r a g e s a l e s . Th e r e w a s s o m e c o n f u s i o n o n t h e n e w c o n c e s s i o n a i r e ’ s m a n a g e r ’s p a r t o n h o w t o h a n d l e s u b - c o n t r a c t o r s . Th e s e a m o u n t s w e r e n o t r e p o r t e d a n d w e r e l a t e r p a i d i n J a n u a r y . T h e n e w c a s h r e g i s t e r s t h e C o n c e s s i o n a i r e pu r c h a s e d h a v e a n o n - r e c u r r i n g z r e a d i n g c a p a b i l i t y ( w hi c h i s v e r y g o o d ) a n d s p e c i f y v a r i o u s d e p a r t m e n t s f o r be e r v s . f o o d f o r b e t t e r a c c o u n t a b i l i t y . W e n o w r e v i e w a l l e v e n t r e g i s t e r t a p e s o n a w e e k l y b a s i s , w h i c h a r e de t a i l e d i n t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s w e e k l y s a l e s r e p o r t s . It i s r e c o m m e n d e d F a i r & E x p o m a n a g e m e n t c l a r i f y w i t h th e C o n c e s s i o n a i r e w h a t s a l e s a m o u n t s h o u l d b e u s e d Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 20 fo r r e p o r t i n g . I t s e e m s a p p r o p r i a t e t h a t s u p p o r t e d o ve r - r i n g s b e c o n s i d e r e d a s a n a d j u s t m e n t t o g r o s s r e c e i p t s bu t t h a t n o o t h e r a d j u s t m e n t s b e m a d e ( e s p e c i a l l y f o r ca s h o v e r a g e s a n d s h o r t a g e s ) . Un t i l t h e i n t e r n a l a u d i t w a s c o n d u c t e d , t h e c l a r i f i c a t i o n o f “ g r o s s s a l e s ” w a s n o t c l e a r . I t i s v e r y c l e a r n o w t h a t to t a l g r o s s s a l e s w i l l i n c l u d e o v e r - r i n g s w i t h s u f f i c i e n t ba c k u p a n d t h a t a n y c a s h o v e r a g e s / s h o r t a g e s w i l l b e t h e re s p o n s i b i l i t y o f P S G . T h i s p r o c e s s w a s e s t a b l i s h e d a n d a g r e ed u p o n i m m e d i a t e l y a f t e r t h e f i n d i n g . Co n c e s s i o n a i r e n e e d s c l a r i f i c a t i o n o n s p e n d i n g c a p i to l a s s e t r e s e r v e s We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . Th e F a i r & E x p o D i r e c t o r s h o u l d a p p r o v e a n d t r a c k t h e u se o f t h e s e f u n d s a n d r e c e i v e a q u a r t e r l y a c c o u n t i n g fr o m t h e C o n c e s s i o n a i r e . Af t e r r e v i e w i n g t h e r e s e r v e a c c o u n t a n d r e a l i z i n g w h a t w e h a d a p p r o v e d f o r s p e n d i n g ( v e r b a l l y ) t h e s u m w a s mu c h h i g h e r t h a n w h a t h a d b e e n d i s c u s s e d . A f t e r r e v i e w i n g w h a t t h e i r o n s i t e m a n a g e m e n t h a d l i s t e d a s re s e r v e a c c o u n t s p e n d i n g , w e d e c i d e d t h e b a l a n c e w o u l d b e $ 2 7 , 0 0 0 a n d t h a t a p p r o x . 6 0 % o f t h e e x p e n d i t u r e s wo u l d n o t b e a c c e p t a b l e . T h i s w a s a g r e e d u p o n b y D C F E an d P S G . P S G w i l l n o w p r o v i d e q u a r t e r l y r e p o r t s an d f i n a l a c c o u n t i n g w i l l r e f l e c t a u t h o r i z e d s p e n d i n g . A l l e x p e n d i t u r e s M U S T h a v e W R I T T E N a p p r o v a l b y D C F E ma n a g e m e n t . Co n c e s s i o n a i r e n e e d s m a n u a l r e c e i p t i n g p r o c e s s f o r sa l e s We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . A s w e k n o w , r e g i s t e r s c a n b r e a k d o w n a n d P S G m u s t pr o v i d e a b a c k - u p s y s t e m f o r w h e n t h a t h a p p e n s . PS G w i l l h a v e r e c e i p t b o o k s l o c a t e d a t e a c h r e g i s t e r i n case of r e g i s t e r f a i l u r e . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t s h o u l d s t a r t r e c e i v i n g s u p p o rt f o r m a r k e t i n g s p e n d i n g b y C o n c e s s i o n a i r e We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . A l t h ou g h a w r i t t e n m a r k e t i n g r e p o r t h a s n o t b e e n ad d r e s s e d , P S G a n d F & E m a n a g e m e n t h a v e h i s t o r i c a l l y d i sc u s s e d a n d a g r e e d u p o n t h e s p e n d i n g o f t h e 1 % . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l o p a s t r o n g e r o v e r s i g h t p r o c e s s f o r t h e 1 % a n n u a l ma r k e t i n g e x p e n s e s . Si m i l a r t o t h e r e s e r v e a c c o u n t , t h i s w i l l b e i n w r i t t e n f o r m a n d t h e m a r k e t i n g p l a n i s d u e o n b e f o r e M a r c h 1 st of ea c h y e a r . A m o r e f o r m a l i z e d r e v i e w o f m a r k e t i n g s p e n di n g w i l l o c c u r . 3. 2 F a i r & E x p o B u s i n e s s P r a c t i c e s Fa i r & E x p o s h o u l d d e v e l o p a d d i t i o n a l w r i t t e n a c c o u n t i ng p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 21 We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s , a n d h av e s t a r t e d w o r k i n g o n a d d i t i o n a l p o l i c i e s / p r o c e d u r e s fo c u s i n g o n e v e r y t h i n g o t h e r t h a n s a l e s . Co n c e s s i o n a i r e h a s c o m e t o r e l y m u c h o n F a i r & E x p o S t a f f We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . No w t h a t P S G h a s o n s i t e m a n a g e m e n t i n p l a c e t h e F / E wi l l n o l o n g e r c o o r d i n a t e a l l t h e c a t e r i n g n e e d s . A l l in v o i c i n g w i l l b e p r e p a r e d b y P S G a n d g i v e n t o t h e s a le s s t a f f f o r f o l l o w u p . Re s t r i c t i v e e n d o r s e m e n t s o n c h e c k s s h o u l d b e m a d e i mm e d i a t e l y u p o n r e c e i p t . We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . As c h e c k s a r e r e c e i v e d t h e y a r e e n d o r s e d . Ad d i t i o n a l a c c o u n t i n g n e e d e d f o r a s s e t s a c q u i r e d t h ro u g h c o n c e s s i o n c o n t r a c t s . We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . Al l p r i o r a n d f u t u r e p u r c h a s e s f o r e q u i p m e n t w i l l b e d is t r i b u t e d t h r o u g h t h e F i n a n c e D e p t . Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s a t o o l t o a s s e s s s i g n i fi c a n t a s s e t m a n a g e m e n t a n d r e p l a c e m e n t n e e d s . We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . Th i s w i l l b e d i s c u s s e d w i t h t h e F a i r B o a r d a n d a d d r e s s e d ov e r t h e n e x t f e w m o n t h s . 3. 3 F a i r & E x p o P e r f o r m a n c e i s s u e s Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t n e e d s r e c u r r i n g p r o c e s s t o u pd a t e f a c i l i t y r e n t a l r a t e s We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . Al t h o u g h w e h a v e n o t s e e n a r o u t i n e % i n c r e a s e i n o u r re n t a l r a t e s a n d i t w a s d e s c r i b e d h o w w e h a v e f / b in c r e a s e a n d c h a n g e d o u r p h i l o s o p h i e s , w e s t i l l h a v e b e e n a b l e t o a d j u s t f o r i n c r e a s e s i n e x p e n d i t u r e s . W e a r e aw a r e o f o u r t r a d e v a l u e w i t h v a r i o u s g r o u p s a n d t h e of f s e t o f c o s t s . We w i l l e v a l u a t e o u r r e n t a l s t r u c t u r e a n d i n c o r p o r a t e it i n t o t h i s y e a r ’ s b u d g e t p r o c e s s . Mo r e e f f i c i e n t p r o c e s s n e e d e d t o r e c o n c i l e b e t w e e n Fa i r & E x p o s o f t w a r e s y s t e m a n d C o u n t y f i n a n c i a l Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 22 sy s t e m . We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . It w o u l d b e i d e a l t o h a v e b o t h t h e s e s o f t w a r e s s p e a k t he s a m e l a n g u a g e ! W e d o o n a m o n t h l y b a s i s b a l a n c e ou t o u r E v e n t P r o s o f t w a r e t o t h e C o u n t y H T E s y s t e m . Ad d i t i o n a l a d m i n i s t r a t i o n o v e r e v e n t s m a y b e n e e d e d We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . · A l l r e n t a l r a t e s w i l l b e e n t e r e d a t t h e f u l l a m o u n t a n d t h e n d i s c o u n t e d f r o m t h e r e . · T h i s i s a s o f t w a r e f l a w a n d i t d o e s n o t b r e a k d o w n d i sc o u n t s b y c a t e g o r y o n l y t o t a l s u n d e r “ o t h e r ” . W e a r e wo r k i n g o n t h i s p r o b l e m . · W e h a v e w i t h s o m e g r o u p s o f f e r e d t h e s a m e r a t e s , h o w e ve r t h e n e w r a t e s s h o u l d b e l i s t e d a n d d i s c o u n t e d fr o m t h e r e . · T h i s i s a r a r e o c c u r r e n c e a n d t h e c h e c k l i s t i s t o p r e v e n t t hi s f r o m h a p p e n i n g , we n o w have three different pe o p l e c h e c k i n g t h e l i s t f o r a l l e v e n t s . · s a m e a s a b o v e . Co n c e s s i o n r e v e n u e s a r e c o n s i d e r e d i n d i s c o u n t s o f fa c i l i t y c h a r g e s We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . We h a v e o f t e n d i s c o u n t e d c e r t a i n e v e n t s w i t h t h e u n d e r st a n d i n g w e w i l l m a k e a s u b s t a n t i a l i m p a c t w i t h F / B re v e n u e . T h i s h a s a l l o w e d u s t o k e e p i t a f f o r d a b l e f o r c e r t a i n g r o u p s a n d m a i n t a i n t h e i r b u s i n e s s . We w i l l c o n t i n u e t o m o n i t o r t h i s p r a c t i c e a n d i n f a c t h a ve r e d u c e d t h e n u m b e r o f e v e n t s w e d o t h i s w i t h a s t i m e go e s o n . 3. 4 L a w s a n d r e g u l a t i o n s We a g r e e w i t h a l l t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n r e l at i n g t o l a w s a n d r e g u l a t i o n s a n d w i l l d e f e r t o L e g a l Co u n s e l a n d F i n a n c e f o r g u i d a n c e o n t h e s e i s s u e s . In c l o s i n g , I f o u n d t h e a u d i t t o b e o n e o f t h e b e s t t o ol s I h a v e h a d s i n c e I s t a r t e d t h i s p o s i t i o n . I h a d a s k e d f or th i s a s s i s t a n c e a f e w y e a r s b a c k a n d w o u l d h i g h l y r e c o m m e n d th i s p r o c e s s b e d o n e m o r e o f t e n . A l t h o u g h I f e e l ve r y s t r o n g l y t h a t w e d o a n e x c e p t i o n a l j o b a n o u t s i d e s e t o f e y e s a n d e s p e c i a l l y o n e w i t h t h e a b i l i t y t o l earn our bu s i n e s s s o q u i c k l y w i l l o n l y h e l p u s p e r f o r m b e t t e r i n t he f u t u r e . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 23 4. 2 C o n c e s s i o n a i r e ( P r e m i e r S e r v i c e s G r o u p ) Fr o m : B E N J A M I N H I L B E R G Se n t : T u e s d a y , M a r c h 0 6 , 2 0 0 7 1 : 3 0 P M To : D a v i d G i v a n s Cc : D a n D e s p o t o p u l o s Su b j e c t : R E : R e s p o n d i n g t o F a i r & E x p o R e p o r t Gr e e t i n g s D a v e , I a p o l o g i z e f o r t h e d e l a y i n g e t t i n g b a c k t o y o u w i t h c o m m e n t s . P l e a s e f i n d m y t h o u g h t s b e l o w . Se c t i o n 3 . 1 p a g e 4 sp e a k s t o h o w w e c o u l d n o t s p e a k t o h o w n u m b e r s o n t h e r e p or t w e r e p r e p a r e d , e t c . Th e r e p o r t s i n q u e s t i o n w e r e d e v e l o p e d , r e v i e w e d a n d u l t i m a t e l y c o m p l e t e d b y m e m b e r s o f b o t h o u r s t a f f a n d th e D C F E s t a f f . M o n t h l y t h e c o n t e n t s o f t h e s e r e p o r t s we r e " a g r e e d " t o . T h e f i n d i n g s a l l u d e s t o o u r o r g a n i z ation pr o v i d i n g t h e s e r e p o r t s a n d a l l d a t a w i t h i n . T h a t s i m pl y w a s n o t t h e c a s e . Th e r e c o m m e n d a t i o n s m o v i n g f o r w a r d a r e o u t s t a n d i n g a n d w e i n t e n d t o f o l l o w t h a t p r o t o c o l , u n l e s s i t i s ch a n g e d b y a g r e e m e n t . I o b j e c t t o t h e i n f e r e n c e t h a t w e w e r e " w r o n g " , I a g r e e t h a t t h e n e w p r o c e s s i s f a r su p e r i o r . Th e s t a t e m e n t a b o u t o u r i n t e r p r e t a t i o n o f C o n t r a c t l a ng u a g e a n d h o w i t r e l a t e s t o " o v e r i n g s " a n d t h e l i k e i s su b j e c t t o v e r y n e g a t i v e i n t e r p r e t a t i o n , i n m y o p i n i o n . C l e a r l y , t h e c o n t r a c t " s u p p o r t s " t h e m e t h o d w e w e r e us i n g . W e a g r e e d t o t h e n e w p r o t o c o l , w i t h o u t h e s i t a t io n . Th e r e p o r t c a n b e i n t e r p r e t e d t h a t w e w e r e d o i n g s o m e th i n g w r o n g , i n m y o p i n i o n . I d o n ' t a g r e e w i t h t h a t . Pa g e 5 t a l k s a b o u t o u r " c o n c e d e d t h a t r e p o r t g r o s s . . . . . " I r e m e m b e r i t d i f f e r e n t l y . I r e c a l l u s t a l k i n g a b o u t how we d i d i t , w h a t t h e c o n t r a c t s a i d t h a t a l l o w e d t h a t a n d w h a t w e a g r e e d t o d o m o v i n g f o r w a r d . I o b j e c t t h e in f e r e n c e t h a t w e w e r e d o i n g s o m e t h i n g t h a t w a s n o t s u pp o r t e d , o r p r o h i b i t e d b y t h e c o n t r a c t . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 24 Pa g e 7 t a l k s b o u t a b a c k u p m a n u a l r e c e i p t p r o c e s s . I c a n n o t a g r e e w i t h t h i s . W e h a v e p u r c h a s e d n e w m o r e re l i a b l e e q u i p m e n t ( i n O c t 0 6 , l o n g b e f o r e a u d i t ) . , oc c a s i o n a l l y i t w i l l f a i l . O u r p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y i s to provide qu i c k a n d e f f i c i e n t s e r v i c e t o t h e p a t r o n s . T h e m o n e y l o s t a n d f r u s t r a t i o n c a u s e d b y a m a n u a l r e c e i p t p r o g r a m wo u l d b e s i g n i f i c a n t . Pa g e 9 t a l k s a b o u t u s r e l y i n g t o o m u c h o n D C F E s t a f f . W e a c t u a l l y h a v e b e e n w o r k i n g t o g e t h e r t o a s s u m e mo r e r e s p o n s i b i l i t i e s b u t h a v e h a d s o m e D C F E r e s i s t a n c e . T h e r e p o r t i n f e r s t h a t w e h a v e a c c e p t e d t h e pr o t o c o l . T h a t i n f a c t i s i n a c c u r a t e a s w e c o n t i n u a l l y w or k w i t h D C F E s t a f f t o c r e a t e a p r o t o c o l t h a t i s e f f i c i e nt in t e r n a l l y w h i l e p r o v i d i n g s u p e r i o r s e r v i c e t o o u r c l i e nt s . Da v i d , I a p p r e c i a t e d a n d a c t u a l l y e n j o y e d t h i s p r o c e s s . I t h i n k i t m a k e s t h e e n t i r e o p e r a t i o n s t r o n g e r a n d I ap p l a u d a n d r e s p e c t y o u r w o r k . Re g a r d s , b t h Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 25 5. AP P E N D I C E S 5. 1 A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : · G a i n i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e b u s i n e s s e n v i r o n m e n t a s d e s c r i b e d b y F a i r & E x p o m a n a g e m e n t an d s t a f f d u r i n g i n t e r v i e w s , · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f F a i r & E x p o o p e r a t i o ns t h r o u g h a r e v i e w a n d a n a l y s e s o f C o u n t y fi n a n c i a l i n f o r m a t i o n a n d i n f o r m a t i o n w i t h i n t h e F a i r & E x p o e v e n t m a n a g e m e n t s o f t w a r e a s w e l l a s se l e c t e d c o u n t i e s , · R e c o n c i l i n g C o u n t y a n d F a i r & E x p o f i n a n c i a l i n f o r m a t io n o n r e v e n u e r e c e i p t s f o r a m o n t h , · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f a u d i t i s s u e s t h r o u g h r e vi e w o f i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i s s u e d b y o t h e r l o c a l g o v e r n m e n t a u d i t o r s, · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e o p e r a t i n g e n v i r o nm e n t t h r o u g h r e v i e w o f a s s o c i a t e d b u s i n e s s co n t r a c t s a n d i d e n t i f i e d s t a t e l a w s , · I n t e r v i e w s w i t h F a i r & E x p o s t a f f t o i d e n t i f y p r o c e d u re s a n d r e l a t e d i n t e r n a l c o n t r o l e n v i r o n m e n t , · R e v i e w o f i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a n d b u s i n e s s o p e r a t i o ns o f C o n c e s s i o n a i r e , o C o m p a r e F a i r & E x p o i n f o r m a t i o n ( o n c a t e r i n g a n d c o nc e s s i o n s ) t o t h e C o n c e s s i o n a i r e ’ s f o o d an d b e v e r a g e r e p o r t r e p o r t i n g g r o s s r e c e i p t s , o C o m p a r i s o n o f C o n c e s s i o n a i r e f o o d a n d b e v e r a g e r e g i s t er r e c e i p t s f o r N o v e m b e r 2 0 0 6 t o t h e am o u n t s r e p o r t e d , o A n a l y t i c a l r e v i e w o f b e e r s a l e s f o r N o v e m b e r b a s e d o n ve n d o r p r o v i d e d i n v e n t o r y s a l e s , o O b s e r v a t i o n s o f C o n c e s s i o n a i r e o p e r a t i o n s d u r i n g a n e v e nt , o R e v i e w o f C o n c e s s i o n a i r e s p e n d i n g o f 1 % c a p i t a l r e s e r v e , o R e v i e w o f C o n c e s s i o n a i r e s p e n d i n g f o r n e w c a p i t a l e q u i p me n t , · R e v i e w i n g c a s h r e s o l u t i o n s t o a m o u n t s o f c a s h b e i n g u s e d by t h e F a i r & E x p o , · R e v i e w i n g t h e d a y s i t t a k e s F a i r & E x p o t o d e p o s i t m o n ie s f o r a s e l e c t e d p e r i o d , · R e v i e w i n g r e c e i p t s o n a t e s t b a s i s f o r b o a t a n d R V s t o r a ge p r o g r a m , · D i s c u s s i o n a n d r e v i e w o f f a c i l i t y a n d e q u i p m e n t r a t e s b ei n g c h a r g e d , · R e v i e w o f s e l e c t e d e v e n t s i n N o v e m b e r f o r c o n t r a c t s , i n su r a n c e a n d o v e r r i d e s t o r a t e s , a n d · A n a l y s e s o f a m o u n t s e a r n e d b y e v e n t c o m p a r e d t o b a s e l e ve l f a c i l i t y c h a r g e s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e 2 0 0 3 R e v i s i on o f Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , which are is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 26 5. 2 F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r es Fi g u r e I – Co m p a r i s o n o f an n u a l op e r a t i n g in c o m e f o r Fa i r & E x p o Fi g u r e I I – Co m m o n s i z e co m p a r a t i v e op e r a t i n g in c o m e f o r Fa i r & E x p o OP E R A T I N G I N C O M E – T h e o p e r a t i n g i n c o m e o f t h e F a i r & E x p o i s o n e o f t he b e t t e r m e a s u r e s o f o p e r a t i o n a l pe r f o r m a n c e . T h e C o u n t y ’ s a u d i t e d C o m p r e h e n s i v e A n n u al F i n a n c i a l R e p o r t ( C A F R ) p r o v i d e s a c o n s i s t e n t fi n a n c i a l m e a s u r e f o r t h i s C o u n t y E n t e r p r i s e F u n d . T h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i n c l u d e s t h e c o m b i n e d r e s u l t s f o r Fa i r & E x p o f a c i l i t y , A n n u a l C o u n t y F a i r , F a i r & E x p o C o n s t r u c t i o n , F a i r & E x p o r e s e r v e s , a n d d e b t s e r v i c e . 6/ 3 0 / 2 0 0 4 6/ 3 0 / 2 0 0 5 6/ 3 0 / 2 0 0 6 To t a l O p e r a t i n g R e v e n u e s 1 , 6 1 5 , 7 8 0 $ 1 , 9 0 5 , 8 4 0 $ 2 , 1 4 9 , 5 3 1 $ Op e r a t i n g E x p e n s e s Pe r s o n n e l 7 9 8 , 7 9 7 8 2 8 , 1 8 4 9 1 0 , 1 4 7 Ma t e r i a l s & S e r v i c e s 1 , 1 6 1 , 2 6 8 1 , 5 3 3 , 0 5 7 1 , 3 8 9 , 8 4 1 De p r e c i a t i o n 7 0 5 , 7 9 8 7 0 8 , 0 9 2 7 1 4 , 8 2 2 To t a l O p e r a t i n g e x p e n s e s 2 , 6 6 5 , 8 6 3 3 , 0 6 9 , 3 3 3 3 , 0 1 4 , 8 1 0 Op e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) ( 1 , 0 5 0 , 0 8 3 ) $ ( 1 , 1 6 3 , 4 9 3 ) $ ( 8 6 5 , 2 7 9 ) $ * O p e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) ( 3 4 4 , 2 8 5 ) $ ( 4 5 5 , 4 0 1 ) $ ( 1 5 0 , 4 5 7 ) $ be f o r e d e p r e c i a t i o n Do l l a r s f o r t h e y e a r e n d e d {S o u r c e : C o u n t y C A F R ’ s } * O p e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) b e f o r e d e p r e c i a t i o n p r o v i d e s a n i n d i c a t i o n o f c a s h f l o w s f r o m o p e r a t i o n s . T h e F a i r & Ex p o l i k e m a n y o t h e r C o u n t i e s s u r v e y e d ( s e e Fi g u r e I I I b e l o w ) h a v e o p e r a t i n g l o s s e s . T h e F a i r & E x p o h a s si g n i f i c a n t n o n - o p e r a t i n g r e v e n u e f r o m g r a n t s , p r o p e r t y t a x e s , a n d i n v e s t m e n t e a r n i n g s . T h e s e b r i n g t h e m t o a po s i t i v e p o s i t i o n f o r i n c o m e ( l o s s ) b e f o r e t r a n s f e r s o f $ 43 4 , 7 9 5 f o r t h e m o s t r e c e n t f i s c a l y e a r e n d i n g J u n e 3 0 , 20 0 6 . 6/ 3 0 / 2 0 0 4 6/ 3 0 / 2 0 0 5 6/ 3 0 / 2 0 0 6 To t a l O p e r a t i n g R e v e n u e s 1 0 0 . 0 % 1 0 0 . 0 % 1 0 0 . 0 % Op e r a t i n g E x p e n s e s Pe r s o n n e l 4 9 . 4 % 4 3 . 5 % 4 2 . 3 % Ma t e r i a l s & S e r v i c e s 7 1 . 9 % 8 0 . 4 % 6 4 . 7 % De p r e c i a t i o n 4 3 . 7 % 3 7 . 2 % 3 3 . 3 % To t a l O p e r a t i n g e x p e n s e s 1 6 5 . 0 % 1 6 1 . 0 % 1 4 0 . 3 % Op e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) - 6 5 . 0 % - 6 1 . 0 % - 4 0 . 3 % * O p e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) - 2 1 . 3 % - 2 3 . 9 % - 7 . 0 % be f o r e d e p r e c i a t i o n % C o m p o s i t i o n {S o u r c e : C o u n t y C A F R ’ s } Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 27 Fi g u r e I I I – Co m p a r i s o n o f De s c h u t e s co u n t y op e r a t i n g l o s s wi t h s e l e c t e d Fa i r & E v e n t op e r a t i o n s . Co m m o n s i z e i n f o r m a t i o n , a s s h o w n a b o v e , i n d i c a t e s e x p e n se s a s a p e r c e n t a g e o f t o t a l r e v e n u e s . T h e t r e n d he l p s s h o w h o w t h e F a i r & E x p o c o m p o s i t i o n o f e x p e n s e s ha s c h a n g e d o v e r t i m e . F a i r & E x p o r e s u l t s i n d i c a t e th e y h a v e b e e n a b l e h o l d o r l o w e r p e r s o n n e l a n d m a t e ri a l a n d s e r v i c e c o s t s i n t h e l a s t f i s c a l y e a r . T h i s h a s tr a n s l a t e d t o a s i g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t i n o p e r a t i n g i nc o m e . $ % o f R e v $ % o f R e v $ % o f R e v $ % of Rev $% of Rev To t a l O p e r a t i n g R e v e n u e s 2 , 1 4 9 , 5 3 1 $ 1 0 0 % 6 , 4 3 4 , 6 4 8 $ 1 0 0 % 4 , 5 6 8 , 3 2 2 $ 1 0 0 % 1 , 6 5 1 , 8 0 5 $ 1 0 0 % 9 1 4 , 1 1 0 $ 55% OP E R A T I N G E X P E N S E S Pe r s o n n e l 9 1 0 , 1 4 7 4 2 % 2 , 6 4 7 , 2 8 6 4 1 % 1 , 4 1 0 , 8 7 7 3 1 % 4 7 3 , 6 9 8 2 9 % 5 2 4 , 6 2 9 32% Ma t e r i a l s & S e r v i c e s 1 , 3 8 9 , 8 4 1 6 5 % 3 , 5 4 6 , 4 9 5 5 5 % 3 , 5 4 9 , 9 7 3 7 8 % 1 , 4 5 7 , 6 8 9 8 8 % 7 3 1 , 1 9 5 44% De p r e c i a t i o n 7 1 4 , 8 2 2 3 3 % 6 6 2 , 8 1 9 1 0 % 1 , 0 5 1 , 8 3 8 2 3 % 3 6 7 , 5 7 6 2 2 % To t a l O p e r a t i n g e x p e n s e s 3 , 0 1 4 , 8 1 0 1 4 0 % 6 , 8 5 6 , 6 0 0 1 0 7 % 6 , 0 1 2 , 6 8 8 1 3 2 % 2 , 2 9 8 , 9 6 3 1 3 9 % 1 , 2 5 5 , 8 2 4 76% Op e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) (8 6 5 , 2 7 9 ) $ -4 0 % (4 2 1 , 9 5 2 ) $ -7 % (1 , 4 4 4 , 3 6 6 ) $ -3 2 % (6 4 7 , 1 5 8 ) $ -39% (Source: Budget overview - cash basis, selected information) Op e r a t i n g i n c o m e ( l o s s ) b e f o r e d e p r e c . ( 1 5 0 , 4 5 7 ) $ - 7 % ( 4 2 1 , 9 5 2 ) $ - 7 % ( 3 9 2 , 5 2 8 ) $ - 9 % ( 2 7 9 , 5 8 2 ) $ - 1 7 % ( 3 4 1 , 7 1 4 ) $ -21% 6/ 3 0 / 2 0 0 6 6 / 3 0 / 2 0 0 4 6/30/2006 Washington County St a t e F a i r 6/ 3 0 / 2 0 0 6 (S o u r c e : p r o v i d e d r e p o r t ) (S o u r c e : L a t e s t C A F R ) 6/ 3 0 / 2 0 0 6 Ja c k s o n C o u n t y La n e C o u n t y (S o u r c e : L a t e s t C A F R ) (S o u r c e : L a t e s t C A F R ) De s c h u t e s C o u n t y Th e Fi g u r e I I I c o m p a r i s o n h e l p s t o a d d r e s s w h e t h e r s i m i l a r e x p e n s e s a r e b e i n g s e e n i n t h e a r e a s o f p e r s o n n e l an d m a t e r i a l a n d s e r v i c e s b y s i m i l a r o r g a n i z a t i o n s . T h e c o u n t i e s a n d s t a t e f a c i l i t i e s w e r e s e l e c t e d w i t h t h e as s i s t a n c e o f F a i r & E x p o m a n a g e m e n t a s h a v i n g s i m i l a r o pe r a t i o n s . T h e d e p r e c i a t i o n e x p e n s e i s n o t s h o w n i n al l o f t h e s e a n d i s p r o b a b l y t h e l e a s t i n d i c a t i v e w i t hi n t h e c o m p a r a b l e o p e r a t i o n s s i n c e i t w i l l v a r y s i g n i f icantly ba s e d o n w h e n t h e f a c i l i t i e s w e r e d e v e l o p e d a n d t h e i r u n d e r l y i n g c o s t . T h e o p e r a t i n g l o s s e s b e f o r e de p r e c i a t i o n a r e a b e t t e r i n d i c a t o r o f o v e r a l l o p e r a t io n a l p e r f o r m a n c e t o b e c o m p a r e d b e t w e e n t h e s e e n t i ties. Th e a n a l y s i s c o n f i r m s t h a t D e s c h u t e s ’ s o p e r a t i o n s F a i r & E x po o p e r a t i o n s h a v e a s i m i l a r p e r s o n n e l c o s t co n f i g u r a t i o n . A l l o f t h e e n t i t i e s h a d o p e r a t i n g l o s s e s b e f o r e d e p r e c i a t i o n . D e s c h u t e s C o u n t y w a s o n e o f t h e be t t e r p e r f o r m e r s w h e n c o m p a r i n g o p e r a t i n g l o s s e s b e f o r e d e p r e c i a t i o n . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 28 Fi g u r e I V – Co m p o s i t i o n of 0 5 / 0 6 re v e n u e s b y ty p e (F u n d 6 1 8 ) Fi g u r e V – Tr e n d i n Re v e n u e s b y ty p e a n d f i s c a l ye a r (F u n d 6 1 8 ) Fi g u r e V I – Co m p o s i t i o n of 0 5 / 0 6 Se r v i c e f e e s by t y p e (F u n d 6 1 8 ) Fi g u r e V I I – Tr e n d i n Se r v i c e F e e s by t y p e a n d fi s c a l y e a r (F u n d 6 1 8 ) RE V E N U E S - IN T E R F U N D TR A N S F E R S 35 % SI G N A G E RI G H T S 8% OT H E R RE V E N U E 1% IN T E R E S T 1% SE R V I C E FE E S 55 % $0 $2 0 0 , 0 0 0 $4 0 0 , 0 0 0 $6 0 0 , 0 0 0 $8 0 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 , 2 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 Fi s c a l Y e a r R e v e n u e s SERVICE FEES INTERFUND TRANSFERS OTHER REVENUE SIGNAGE RIGHTS STATE GRANTS/MISC. INTEREST {S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l d a t a } A m a j o r i t y o f r e v e n u e s a r e m a d e u p b y s e r v i c e f e e s . S er v i c e f e e s a n d s i g n a g e r i g h t s h a v e b e e n i n c r e a s i n g st e a d i l y o v e r r e c e n t y e a r s . I n t e r f u n d t r a n s f e r s r e l a t e p r i m a r i l y t o m o n i e s t r a n s f e r r e d f r o m t h e A n n u a l F a i r Fund, wh i c h h a s a l s o b e e n i m p r o v i n g . Co n c e s s i o n s % - F o o d 30 % St o r a g e 5% Pa r k i n g F e e s 2% Ho r s e S t a l l Re n t a l 4% Te l e p h o n e Fe e s - E v e n t s 2% RV / C a m p i n g 1% Sp e c i a l Ev e n t s Re v e n u e s 56 % $0 $1 0 0 , 0 0 0 $2 0 0 , 0 0 0 $3 0 0 , 0 0 0 $4 0 0 , 0 0 0 $5 0 0 , 0 0 0 $6 0 0 , 0 0 0 $7 0 0 , 0 0 0 01 / 0 2 0 2 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 Fi s c a l Y e a r R e v e n u e s Special Events Revenues Concessions % - Food Storage Horse Stall Rental Telephone Fees - Events Parking Fees RV/Camping {S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l d a t a } Sp e c i a l e v e n t r e v e n u e s ( f a c i l i t y r e n t a l ) a n d c o n c e s s i o n s ( fo o d a n d b e v e r a g e c o m m i s s i o n s ) r e p r e s e n t t h e l a r g e s t am o u n t o f r e v e n u e s a n d h a v e b e e n i n c r e a s i n g s t e a d i l y . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 29 Fi g u r e V I I I - Co m p o s i t i o n of s a l e s f o r se l e c t e d fa c i l i t i e s (2 0 0 6 ) Fi g u r e I X – Tr e n d i n s a l e s fo r s e l e c t e d fa c i l i t i e s b y ca l e n d a r y e a r Fi g u r e X – Tr e n d i n ut i l i z a t i o n f o r se l e c t e d fa c i l i t i e s b y Ca l e n d a r y e a r Ho o k e r C r e e k Ev e n t C e n t e r 45 % Mi d d l e S i s t e r 19 % No r t h S i s t e r 14 % Hi g h D e s e r t Ac t i v i t y C e n t e r 9% So u t h S i s t e r 13 % $0 $5 0 , 0 0 0 $1 0 0 , 0 0 0 $1 5 0 , 0 0 0 $2 0 0 , 0 0 0 $2 5 0 , 0 0 0 20 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 Ca l e n d a r Y e a r U n a d j . S a l e s Hooker Creek Event Center Middle Sister North Sister South Sister High Desert Activity Center So u r c e : F a i r & E x p o e v e n t m a n a g e m e n t s o f t w a r e Th e H o o k e r C r e e k E v e n t C e n t e r h a s t h e s i n g l e l a r g e s t r e ve n u e s w h e r e a s t h e t h r e e s i s t e r s c o n f e r e n c e co m b i n e d p r o v i d e a n e q u a l a m o u n t o f r e v e n u e s . O v e r a l l t r e n d s i n d i c a t e t h a t t h e s a l e s h a v e s o m e w h a t st a b i l i z e d a t t h i s l e v e l . 0% 5% 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 40 % 45 % 50 % 55 % 60 % 65 % 70 % 20 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 Ca l e n d a r Y e a r U t i l i z a t i o n % Ho o k e r Cr e e k E v e n t Ce n t e r No r t h S i s t e r Mi d d l e Si s t e r So u t h S i s t e r Hi g h D e s e r t Ac t i v i t y Ce n t e r So u r c e : F a i r & E x p o e v e n t m a n a g e m e n t s o f t w a r e Th e u t i l i z a t i o n o f t h e f a c i l i t i e s h a s s t a b i l i z e d a l s o . Th e u t i l i z a t i o n r a t e f o r t h e H o o k e r C r e e k E v e n t C e n t er is mu c h h i g h e r . T h e r e i s s u b s t a n t i a l l y m o r e r o o m f o r g r o w th i n t h e c o n f e r e n c e s p a c e r e n t a l . Fa i r & E x p o R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 M a r c h 2 0 0 7 Page 30 Fi g u r e X I – Co m p o s i t i o n of 0 5 / 0 6 ex p e n d i t u r e s by t y p e (F u n d 6 1 8 ) Fi g u r e X I I – Tr e n d i n Ex p e n d i t u r e s by t y p e a n d fi s c a l y e a r (F u n d 6 1 8 ) EX P E N D I T U R E S – Ot h e r 2% Ut i l i t i e s 17 % Pr o f / T e c h S e r v i c e s 5% In t e r n a l S e r v i c e ch a r g e s 4% Ca p i t a l im p r o v e m e n t s 3% Sa l a r i e s & Be n e f i t s 49 % Cl e a n i n g 2% Ad v e r t i s i n g & Pr o m o t i o n 2% Te l e p h o n e / d a t a 3% In s u r a n c e 3% Su p p l i e s 5% Re p a i r s & M a i n t 5% $0 $1 0 0 , 0 0 0 $2 0 0 , 0 0 0 $3 0 0 , 0 0 0 $4 0 0 , 0 0 0 $5 0 0 , 0 0 0 $6 0 0 , 0 0 0 $7 0 0 , 0 0 0 $8 0 0 , 0 0 0 02 / 0 3 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 Salaries & Benefits Utilities Other Prof/Tech Services Internal Service charges Capital improvement s Repairs & Maint Supplies {S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l d a t a } As m a n y C o u n t y d e p a r t m e n t s , s a l a r i e s a n d b e n e f i t s r e p r es e n t t h e l a r g e s t c l a s s o f e x p e n s e . T h e r e a r e ap p r o x i m a t e l y 1 4 e m p l o y e e s . A p p r o x i m a t e l y e i g h t o f th e s t a f f a r e d e d i c a t e d t o m a i n t e n a n c e a n d s e t t i n g u p for ev e n t s . T h e o t h e r s i x s t a f f h a n d l e s t h e a d m i n i s t r a t i v e / sa l e s f u n c t i o n s f o r t h e a n n u a l C o u n t y F a i r a n d t h e sc h e d u l e d e v e n t s . A s i n d i c a t e d i n t h e C A F R r e s u l t s , e x p e n se s f o r p e r s o n n e l a n d m a t e r i a l a n d s e r v i c e s h a v e gr o w n b u t a t a l e s s o r r a t e t h a n t h e r e v e n u e g r o w t h a n d t h e r e f o r e t h e y h a v e s e e n a p o s i t i v e i m p a c t o n op e r a t i o n a l i n c o m e i n t h e m o s t r e c e n t y e a r . {E N D O F R E P O R T }