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HomeMy WebLinkAboutAdult Parole Probation Cash HandlingAd u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 2 June 2008 Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 127701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 2 June 2008 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 2 June 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 2 - 7 3. R E S P O N S E Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t . . . . . . . . . . . . . . … .… … … … .. … … . … … … . . . . . . . . . . 8 Page 1 of 8 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r in g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e A d u l t Pa r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t w a s i d e n t i f i e d a s n o t y et h a v i n g a n a u d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . Ot h e r i d e n t i f i e d d e p a r t m e n t s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b ri e f a u d i t s o f c a s h h a n d l i n g . Si n c e s h a r i n g t h e r e p o r t , t h e d e p a r t m e n t h a s m o v e d f o r wa r d w i t h i m p l e m e n t i n g m a n y o f t h e a u d i t re c o m m e n d a t i o n s a n d h a s b e e n i n c o n t a c t w i t h i n t e r n a l a ud i t o n i m p r o v i n g t h e i r s y s t e m s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n De p a r t m e n t i n p l a c e d u r i n g t h e o b s e r v a t i o n s p e r f o r m e d in A p r i l 2 0 0 7 . A c t i v i t i e s h a n d l e d b y p a r o l e o f f i c e r s we r e n o t v i s i t e d b u t r e v i e w e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h t he a d m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r . T h e s c o p e o f t h e a u d i t di d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d. 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , a n d R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d . D i s c u s s i n g a n d r e v i e w i n g r e p o r t s p r o v i d e d f r o m c u s t o m e r b il l i n g a n d c o l l e c t i o n s y s t e m . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . Page 2 of 8 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t op e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d pr a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e ry re l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , th e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e re p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e me n t m a y b e n e e d e d . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Se v e r a l a d m i n i s t r a t i v e s t a f f p o s i t i o n s i n t h e m a i n o f f i ce a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e b i l l i n g , c o l l e c t i o n , a c c o u n t i n g, an d t h e d e p o s i t o f m o n i e s . T h e s e s a m e a d m i n i s t r a t i v e s t af f r e c o n c i l e m o n i e s t o r e p o r t s f r o m v a r i o u s co m p u t e r i z e d s y s t e m s . T h e r e i s n o d i r e c t s u p e r v i s i o n o f t h es e s t a f f i n t h e a r e a o f c a s h h a n d l i n g re s p o n s i b i l i t i e s o r i n r e v i e w i n g a c t i v i t y o f t h e s e c o l l e ct i o n s y s t e m s . . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g fu n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i ng , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e t h e r e ar e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f h a n d l i n g t h e s e p a y m e n t s i n d i c a t e d t h e y w o u l d w e l c o m e a d d i t i o n a l o v e r s i g h t i n t h e pr o c e s s . It i s r e c o m m e n d e d a s t a f f p e r s o n ( s e p a r a t e f r o m t h e p e r s o n a u t h o r i z e d t o h a n d l e t h e a c c o u n t i n g sy s t e m ) r e c e i p t C o u n t y m o n i e s r e c e i v e d . A c o p y o f th e r e c e i p t a n d s u p p o r t i n g d o c u m e n t s c a n b e pr o v i d e d t o a d m i n i s t r a t i v e p e r s o n n e l r e s p o n s i b l e f o r t h e a c c o u n t i n g a n d d e p o s i t . It i s r e c o m m e n d e d a s u p e r v i s o r ( o u t s i d e o f t h e d e p o si t p r o c e s s ) p e r f o r m a p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n be t w e e n r e c e i p t s i s s u e d a n d m o n i e s d e p o s i t e d a n d b e tw e e n r e c e i p t s i s s u e d a n d t h e u n d e r l y i n g ac c o u n t i n g s y s t e m . Page 3 of 8 Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n um b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : C o n s i s t e n t l y s e c u r e a n d l i m i t a c c e s s t o m o n i e s r e c e i v e d u n t il t h e y a r e d e p o s i t e d . C o n s i d e r l i m i t i n g co n c u r r e n t a c c e s s t o s a f e s . C o n s i s t e n t l y e n d o r s e a l l C o u n t y m o n e t a r y i n s t r u m e n t s i m me d i a t e l y o n r e c e i p t . C o n s i s t e n t l y d e p o s i t w i t h i n 2 4 h o u r s a l l C o u n t y m o n i e s re c e i v e d . D e v e l o p a p r o c e s s t o s u p e r v i s e t r a n s a c t i o n s i n t h e v a r i o us c o l l e c t i o n s y s t e m s . T h e r e s h o u l d b e ov e r s i g h t t o a l l a d j u s t m e n t s . C o n s o l i d a t e d e p o s i t r e c o r d s i n o n e l o c a t i o n . A d d i t i o n a l w r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s a r e n e e d e d t o c o v e r a l l i n t e r n a l p r o c e d u r e s . A s s u r e t h a t de p o s i t s c a n o c c u r o n a d a i l y b a s i s i n t h e a b s e n c e o f p r i m a ry s t a f f . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to ha n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . In t h e a b s e n c e o f e f f e c t i v e a n d c o o r d i n a t e d c a s h h a n d l i ng c o n t r o l s , t h e D e p a r t m e n t m a y b e e x p o s e d t o a gr e a t e r d e g r e e o f r i s k . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h av e i m p l e m e n t e d s o m e o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p w r i t t e n p o li c i e s a n d p r o c e d u r e s a d d r e s s i n g t h e i r c a s h - ha n d l i n g a n d b i l l i n g e n v i r o n m e n t . T h e y s h o u l d e m p h as i z e a r e a s o f c o n t r o l o v e r t h e w e a k n e s s e s no t e d a b o v e a s w e l l a s s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s . T h e De p a r t m e n t s h o u l d i n v e s t i g a t e s h a r i n g t h e b a n k d e p o si t d u t i e s w i t h n e a r b y d e p a r t m e n t s ( S h e r i f f a n d Ju v e n i l e ) a n d c o u l d p l a c e t h e i r m o n i e s i n t a m p e r p r o of b a n k b a g s t o s e c u r e t h e m w h i l e t h e y a r e be i n g t r a n s p o r t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t i n v e s t i g a t e h a v i n g s t a f f i n R e d m o n d a n d L a P i n e d e p o s i t t h e i r mo n i e s a t C o u n t y a s s o c i a t e d b a n k b r a n c h e s . Page 4 of 8 Ad d i t i o n a l c o n t r o l s o v e r c l i e n t b i l l i n g p r o c e s s a r e n e e d e d . Th e d e p a r t m e n t d o e s n o t m a i l a l l c l i e n t s t a t e m e n t s . I n a m a j o r i t y o f t h e i r s u p e r v i s e d c l i e n t s , t h e s e st a t e m e n t s a r e h a n d e d o u t b y t h e p a r o l e o f f i c e r s . T h e re a r e n o a s s u r a n c e s t h a t a l l s t a t e m e n t s a r e d e l i v e r e d to t h e o f f e n d e r s . Al l o f f e n d e r s s h o u l d b e r e c e i v i n g s t a t e m e n t s i n d i c a t i n g th e s e r v i c e s t h e y a r e b e i n g b i l l e d f o r a n d ac k n o w l e d g i n g t h e p a y m e n t s t h e y h a v e m a d e . It i s a s i g n i f i c a n t m i t i g a t i n g c o n t r o l t h a t c l i e n t s c a n r e po r t a n y i s s u e s t h e y h a v e o n p a y m e n t s n o t p o s t e d t o th e i r a c c o u n t . S i n c e c l i e n t s o u t s i d e o f B e n d c a n m a k e p a ym e n t s t o t h e i r p a r o l e o f f i c e r a n d t h e s a m e p a r o l e of f i c e r c o n t r o l s t h e i n f o r m a t i o n t h e y a r e t o r e c e i v e , th e r e c o u l d b e i s s u e s i f t h e p a r o l e o f f i c e r w a s t r y i n g to hi d e i n f o r m a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t p e r i o d i c a l l y m a i l st a t e m e n t s t o a l l c l i e n t s t o a s s u r e t h a t c l i e n t s ha v e r e a d y a c c e s s t o t h e i r a c c o u n t i n f o r m a t i o n o n r eq u e s t a n d c a n g e t t h a t w i t h o u t g o i n g t h r o u g h th e i r p a r o l e o f f i c e r . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r i n c l u d i n g i n t h e i r i n i t i a l i n t a k e o f c l i e n t s a d d i t i o n a l tr a i n i n g o n t h e r e c e i p t s t h e y s h o u l d e x p e c t t o r e c e iv e a n d t h e s t a t e m e n t s . T h i s w i l l h e l p a s s u r e t h e y ar e a b l e t o q u e s t i o n i f a n y p r o b l e m s o c c u r . Ac c o u n t s r e c e i v a b l e b a l a n c e s a r e n o t b e i n g c o m m u n i c at e d t o C o u n t y F i n a n c e . Th e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t h a s s e v e r a l ac c o u n t i n g s y s t e m s f o r h a n d l i n g t h e c o l l e c t i o n o f am o u n t s o w i n g f r o m c l i e n t s o n p r o b a t i o n o r p a r o l e . T he s e s y s t e m s d o n o t i n t e g r a t e w i t h C o u n t y f i n a n c i a l sy s t e m s . T h e d e p a r t m e n t a l s o t u r n s o v e r s o m e o f t h e s e r e c e iv a b l e b a l a n c e s t o c o l l e c t i o n a g e n c i e s . C o u n t y Fi n a n c e s t a f f h a v e n o t b e e n m a d e a w a r e o f t h e e x t e n t o f b a l a n c e s s o t h e y c o u l d b e a d d r e s s e d d u r i n g t h e pr e p a r a t i o n o f t h e C o u n t y f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . A s o f Ma r c h 3 1 , 2 0 0 7 t h e o v e r a l l a m o u n t s r e c e i v a b l e ex c e e d e d $ 4 8 0 , 0 0 0 . Fo r t h e C o u n t y w i d e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , C o u n t y F i n a n c e ac c r u e s c e r t a i n a s s e t s o r l i a b i l i t i e s o n a n a c c r u a l ba s i s o f a c c o u n t i n g . I n o r d e r t o a c c u r a t e l y p r e s e n t r e c e i va b l e b a l a n c e s i n f i n a n c i a l s t a t e m e n t s , C o u n t y Fi n a n c e m a y r e c o r d t h e r e c e i v a b l e b a l a n c e ( o f f s e t b y a n e s t i m a t e o f t h e a m o u n t t h a t c o u l d b e u n c o l l e c t i b l e ) . Page 5 of 8 Si n c e t h e s e r e c e i v a b l e b a l a n c e s a r e w i t h p a r o l e e s o r p r o b at i o n a r y c l i e n t s , t h e r e i s a g r e a t e r l i k e l i h o o d o f no n - p a y m e n t . C o l l e c t i o n e f f o r t s a r e f u r t h e r h a m p e r e d b y s t a t e s t a t u t e s t h a t e l i m i n a t e c o l l e c t i o n e f f o r t s b y pa r o l e o f f i c e r s w h o h a v e t h e p r i m a r y c o n t a c t w i t h t h e s e cl i e n t s . It i s n o t c l e a r i f t h e n e t r e c e i v a b l e ( t h e a c c o u n t s r e c e i v ab l e s b a l a n c e o f f s e t b y t h e e s t i m a t e d a l l o w a n c e f o r do u b t f u l a c c o u n t s ) w o u l d b e s i g n i f i c a n t o r w o u l d b e m a t e ri a l t o t h e C o u n t y f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e s i z a b l e re c e i v a b l e b a l a n c e s h o u l d r e c e i v e t h e a t t e n t i o n o f D e p ar t m e n t a n d C o u n t y m a n a g e m e n t . St a f f w e r e n o t a w a r e C o u n t y F i n a n c e n e e d e d t h i s i n f o rm a t i o n f o r p r e p a r a t i o n o f t h e C o u n t y f i n a n c i a l st a t e m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t w o r k w i t h C o u n t y F in a n c e t o e s t a b l i s h t h e p r o p e r a c c o u n t i n g a n d pr e s e n t a t i o n o f r e c e i v a b l e b a l a n c e s f o r t h e C o u n t y fi n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h a t w i l l p r o b a b l y r e q u i r e pr o v i d i n g C o u n t y F i n a n c e a h i s t o r y o f b a l a n c e s , c o l le c t i o n s a n d u n c o l l e c t i b l e a m o u n t s . Ad d i t i o n a l c o l l e c t i o n e f f o r t s m a y b e a v a i l a b l e . Mo s t o f t h e a c c o u n t s r e c e i v a b l e b a l a n c e h a s b e e n t u r n e d o ve r f o r c o l l e c t i o n w i t h D O R , b u t a s m a l l e r p o r t i o n is o u t w i t h a p r i v a t e c o l l e c t i o n a g e n c y . F r o m t h e i n f o rm a t i o n p r o v i d e d , t h e a m o u n t s o u t o n c o l l e c t i o n a r e ab o u t 1 1 % o f t h e o v e r a l l r e c e i v a b l e b a l a n c e . I t i s n o t c l e a r t h e D e p a r t m e n t h a s l o o k e d a t o t h e r c o l l e c t i o n ag e n c i e s . I t w a s n o t c l e a r f r o m r e p o r t s r e c e i v e d w h a t t h e o v e r a l l c o l l e c t i o n r a t e h a s b e e n a n d w h a t c o u l d b e ex p e c t e d w i t h o t h e r a g e n c i e s . Or e g o n l a w ( O R S 1 3 7 . 1 1 8 ) r e l a t e s t o d e b t s r e s u l t i n g f r om c r i m i n a l a c t i o n s . S t a t u t e a l l o w s c e r t a i n as s i g n m e n t s o f t h e c o l l e c t i o n a s w e l l a s a d d i t i o n a l f e e s a n d c a p s o n f e e s . Ob s e r v a t i o n s d u r i n g c o l l e c t i o n a g e n t r e s e a r c h f o r a n o t h er d e p a r t m e n t i n d i c a t e t h a t c o l l e c t i o n a g e n t pe r f o r m a n c e c a n v a r y s i g n i f i c a n t l y . It w a s n o t c l e a r t h e D e p a r t m e n t h a d ( i n r e c e n t y e a r s ) i nv e s t i g a t e d w h a t c o u l d b e a c c o m p l i s h e d w i t h o t h e r co l l e c t i o n a g e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r w h e t h e r a dd i t i o n a l a r r a n g e m e n t s w i t h o t h e r c o l l e c t i o n ag e n t s c o u l d p r o v e u s e f u l t o m a x i m i z e c o l l e c t i o n s . Page 6 of 8 Co u n t y d e v e l o p e d a c c o u n t i n g s y s t e m s c o u l d u s e i m p r o ve m e n t s . Th e C o u n t y I T D e p a r t m e n t ( I T ) d e v e l o p e d a s p e c i f i c a c c o u nt i n g s y s t e m f o r t h e d e p a r t m e n t , w h i c h i s u s e d f o r so m e o f t h e b i l l i n g s a n d c o l l e c t i o n s ( e l e c t r o n i c m o n i t o r i n g a n d c o m m u n i t y s e r v i c e ) . D u r i n g d i s c u s s i o n s w i t h IT , i t w a s d e t e r m i n e d t h e s e s y s t e m s l a c k e d s o m e b a s i c c o n t r o ls f o r e f f e c t i v e m o n i t o r i n g a n d s u p e r v i s i o n . Th e d e f i c i e n c i e s n o t e d i n c l u d e d : L a c k o f a n a u d i t t r a i l t o t r a c k w h o m a d e w h a t e n t r i e s a nd w h e n , a n d S t a f f c o u l d d e l e t e o r a l t e r r e c e i p t s . It i s i m p o r t a n t t h a t a c c o u n t i n g s y s t e m s h a v e b u i l t i n c o nt r o l s a n d m o n i t o r i n g f e a t u r e s . In a d e q u a t e c o n t r o l s w i t h i n a c c o u n t i n g s y s t e m s c a n l e a d t o im p r o p e r a c c o u n t i n g a n d o r c h a n g e s t o t h e ac c o u n t i n g f o r w h i c h t h e r e w i l l b e i n a p p r o p r i a t e t r a c k i n g. Ac c o u n t i n g s y s t e m s d e v e l o p e d i n t e r n a l l y b y t h e C o u n t y a r e d e f i n e d b y u s e r s a n d m a y n o t h a v e a p p r o p r i a t e ac c o u n t i n g c o n t r o l s e s t a b l i s h e d . T h e c u r r e n t a c c o u n t i n g s y s t e m i s i n t e g r a t e d i n t o t h e l o c a l l a w e n f o r c e m e n t sy s t e m s o o t h e r o p t i o n s m u s t b e c a r e f u l l y e x p l o r e d . It i s r e c o m m e n d e d i f t h e e x i s t i n g s y s t e m c o n t i n u e s to b e u s e d t h a t t h e w e a k n e s s e s n o t e d b e co r r e c t e d . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r a f t e r d i sc u s s i o n w i t h C o u n t y F i n a n c e a n d I T w h e t h e r HT E c o u l d b e u s e d f o r t h e i r b i l l i n g s a n d c o l l e c t i o n s. {I T c o r r e c t e d t h e w e a k n e s s e s n o t e d i n t h e s y s t e m w i t h i n d a ys o f t h i s b e i n g b r o u g h t t o t h e i r a t t e n t i o n . } St a t e b i l l i n g s a n d c o l l e c t i o n s y s t e m n e e d s i m p r o v e m en t s . Th e d e p a r t m e n t u t i l i z e s t h e S t a t e ’ s D e p a r t m e n t o f C o rr e c t i o n s b i l l i n g s a n d c o l l e c t i o n s y s t e m f o r p a r o l e a n d pr o b a t i o n f u n c t i o n s . I n r e q u e s t i n g i n f o r m a t i o n f r o m t he d e p a r t m e n t o n o u t s t a n d i n g b a l a n c e s a n d c o l l e c t i o n s , it b e c a m e r a t h e r o b v i o u s t h e e x i s t i n g c o l l e c t i o n s y s t e m h a s s o m e s i g n i f i c a n t s h o r t c o m i n g s f r o m a n ac c o u n t i n g p e r s p e c t i v e . I n d i s c u s s i o n s w i t h s o m e o f t h e o t h e r u s e r s o f t h e s y s t e m , i t a p p e a r s t h e S t a t e m a y be l o o k i n g a t i m p r o v i n g t h e s y s t e m . S o m e o f t h e o b s e r va t i o n s , i n c l u d e : R e p o r t s p r e s e n t e d d o n o t a p p e a r t o c o n f o r m t o g e n e r a ll y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s . E n d i n g ba l a n c e s f r o m o n e p e r i o d ’ s r e p o r t i s n o t t h e b e g i n n i n g b a l a n c e f o r t h e n e x t p e r i o d . R e p o r t s d o n o t i n c l u d e a c t i v i t y l e v e l r e p o r t s , a g i n g o f o u t s t a n d i n g a c c o u n t b a l a n c e s , a n d r e p o r t s o n Page 7 of 8 wr i t e - o f f s o r a d j u s t m e n t s . R e p o r t s c a n n o t b e g e n e r a t e d f o r a s p e c i f i c d a t e o r d a t e r a n g e ( a f t e r t h e f a c t ) . Bi l l i n g a n d c o l l e c t i o n s y s t e m s h a v e s i g n i f i c a n t i n h e r e n t r i s k s a n d r e q u i r e a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f a c c o u n t i n g co n t r o l a n d o v e r s i g h t . T h e D e p a r t m e n t i s m a n d a t e d t o us e p o r t i o n s o f t h e s y s t e m b u t i s n o t r e q u i r e d t o u s e it s a c c o u n t i n g f u n c t i o n . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t r e p o r t s a n d m o n i t o r i n g , i t wo u l d b e d i f f i c u l t t o a s s e s s i f b a l a n c e s a n d m o n i e s a r e mi s h a n d l e d . I t i s d i f f i c u l t t o a s s e s s i f t h e r e p o r t b a l a nc e s a r e a c c u r a t e a n d c o m p l e t e g i v e n t h e l a c k o f tr a n s p a r e n c y f o r t r a n s a c t i o n s a n d a d j u s t m e n t s . An n u a l c o l l e c t i o n s f o r D e s c h u t e s C o u n t y e x c e e d s e v e r a l h u nd r e d t h o u s a n d d o l l a r s m a k i n g i t p a r a m o u n t t h a t th i s s y s t e m a d e q u a t e l y m o n i t o r a n d c o n t r o l t h e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t a s s e s s w h e t h e r t h e y w a n t t o c o n t i n u e t o u s e t h e S t a t e ’ s s y s t e m fo r a c c o u n t i n g f o r t h e s e m o n i e s . G r e a t e r a c c o u n t a b il i t y m i g h t b e o b t a i n e d b y u s i n g e i t h e r t h e Co u n t y ’ s f i n a n c i a l s y s t e m , a n I T d e v e l o p e d s y s t e m o r o t h e r p r e p a c k a g e d a c c o u n t i n g s o f t w a r e . T h e y sh o u l d c o n s u l t w i t h C o u n t y F i n a n c e a n d I T o n p o t e n t ia l s o l u t i o n s . If t h e D e p a r t m e n t c o n t i n u e s t o u s e t h e S t a t e s y s t e m , I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t l o o k a t pa r t i c i p a t i n g i n t h e i m p r o v e m e n t p r o c e s s f o r t h e s o ft w a r e . T h i s w o u l d i n c l u d e a s s e r t i n g t h e r e a r e si g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s i n t h e p r o g r a m a n d p a r t i c i pa t i n g i n a d d r e s s i n g w a y s t o i m p r o v e t h e c u r r e n t sy s t e m . Page 8 of 8 3. R E S P O N S E Ad u l t P a r o l e & Pr o b a t i o n De p a r t m e n t ME M O R A N D U M To : D a v i d G i v a n s Fr o m : J . K e n n e t h H a l e s , C o m m u n i t y J u s t i c e D i r e c t o r Da t e : M a y 3 0 , 2 0 0 8 Re : A d u l t P a r o l e a n d P r o b a t i o n C a s h H a n d l i n g A u d i t I a p p r e c i a t e y o u r r e v i e w o f t h e d e p a r t m e n t ’ s c a s h h an d l i n g p r a c t i c e s a n d t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o r im p r o v e m e n t . I n r e s p o n s e t o t h e s e g r e g a t i o n o f d u t ie s r e c o m m e n d a t i o n , t h e d e p a r t m e n t h a s a l r e a d y im p l e m e n t e d t h i s f o r a l l p a y m e n t s m a d e a t t h e L a P i ne a n d R e d m o n d o f f i c e s a s w e l l a s t h e m a i n o f f i c e in B e n d . T h e d e p a r t m e n t ’ s c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s w i l l b e r e v i s e d t o i n c l u d e p a y m e n t s r e c e i v e d a t th e B e n d s a t e l l i t e o f f i c e f o r e l e c t r o n i c m o n i t o r i n g a n d c o m m u n i t y s e r v i c e p a y m e n t s . As r e c o m m e n d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r r e c o n c il e s r e c e i p t s , d e p o s i t s a n d r e c o r d i n g i n t o t h e da t a s y s t e m . As r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t h a s d e v e l o p e d w r i t t e n p o l i c y a n d p r o c e d u r e f o r c a s h h a n d l i n g . I t i s at t a c h e d . P l e a s e n o t e , a s m e n t i o n e d a b o v e t h i s p r o ce d u r e s h a l l b e r e v i s e d t o e n s u r e t h e s e g r e g a t i o n of d u t i e s r e c o m m e n d a t i o n i s a l s o a p p l i e d t o t h e m o n ie s c o l l e c t e d a t t h e B e n d s a t e l l i t e o f f i c e (T r a n s h o u s e ) . As r e c o m m e n d e d s t a f f i n t h e R e d m o n d a n d L a P i n e o f f i ce m a k e d e p o s i t s t o t h e l o c a l b a n k s a n d de p o s i t s f r o m a l l o f f i c e l o c a t i o n s a r e m o r e f r e q u e n t. La s t l y , a s r e c o m m e n d e d s t a t e m e n t s w i l l b e m a i l e d t o a l l o f f e n d e r s , n o t j u s t c a s e b a n k o f f e n d e r s , a n d in s t r u c t i o n o n p a y m e n t r e c e i p t s a n d s t a t e m e n t s w i l l b e i n c l u d e d i n n e w c l i e n t o r i e n t a t i o n . {E n d o f R e p o r t } De p a r t m e n t s o f A d u l t P r o b a t i o n & P a r o l e a n d J u v e n i l e Co m m u n i t y J u s t i c e