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HomeMy WebLinkAboutClerk's Office Cash HandlingCl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Cl e r k ’ s O f f i c e - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … …… … … …… … . … … … … … … … … . . … … 1 - 2 2. F I N A N C I A L B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … 2 - 3 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 3 - 9 4. R E S P O N S E 4. 1 . C l e r k ’ s O f f i c e … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . … … … … … …… … … ..…………. 10-12 Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 1 of 12 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 7 / 0 8 . D u r in g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e c a s h ha n d l i n g o f s e l e c t e d d e p a r t m e n t s w a s i d e n t i f i e d a s a p ro j e c t . T h e C l e r k ’ s O f f i c e h a s n o t y e t h a d a n a u d i t of t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . C e r t a i n l i m i t e d p r o c e du r e s w e r e p e r f o r m e d i n t h e l a s t t r a n s i t i o n o f t h e of f i c e o f t h e C l e r k ( 1 2 / 3 0 / 2 0 0 2 ) . O t h e r i d e n t i f i e d d ep a r t m e n t s h a v e b e e n r e c e i v i n g t h e s e a u d i t s o f c a s h ha n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e C l e r k ’ s O f f i c e i n p l a c e d u r i n g t h e ob s e r v a t i o n s p e r f o r m e d i n A p r i l 2 0 0 8 . T h e r e a r e n o o th e r r e m o t e s i t e s o f o p e r a t i o n . T h e C l e r k ’ s O f f i c e ha s n o p e t t y c a s h a n d n o i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t . T h e s e w er e p r e s e n t d u r i n g p r e v i o u s w o r k w i t h t h e Cl e r k ’ s O f f i c e b u t w e r e c l o s e d a s t h e y l o o k e d i n t o i m p r o v e me n t s i n t h e i r p r o c e s s e s . T h e C l e r k ’ s O f f i c e co l l e c t s a n u m b e r o f f e e s o n b e h a l f o f o t h e r f u n d s a n d i n t r u s t f o r o t h e r j u r i s d i c t i o n s . M o s t o f t h e f e e s co l l e c t e d a r e i n t h e f o r m o f c h e c k s . Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t er n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e f o c u s w a s o n r e v e n u e co l l e c t i o n s . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : R e v i e w i n g h a n d l i n g o f p r i o r r e c o m m e n d a t i o n s t o t h e Cl e r k ’ s o f f i c e O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s , R e v i e w i n g w r i t t e n p r o c e d u r e s a n d d o c u m e n t s p r o v i d e d , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e c e i p t t r a n s a c t i o n d a t a , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e d a ta , Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 2 of 12 A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s . R e v i e w i n g s o f t w a r e s e c u r i t y a c c e s s r i g h t s R e v i e w i n g p e r s o n n e l a c c e s s t o s e c u r e a r e a s . A n a l y z i n g s t a t e e l e c t i o n c o s t s p e r e l i g i b l e v o t e r Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s ( a s r e v i s e d J u l y 2 0 0 7 ) . 2. F i n a n c i a l Ba c k g r o u n d Fi g u r e 1 – Cl e r k ’ s O f f i c e Re v e n u e s b y El e m e n t b y Fi s c a l Y e a r Th e C l e r k ’ s O f f i c e i s p a r t o f t h e C o u n t y ’ s g e n e r a l f u n d . T h e C l e r k ’ s O f f i c e g e n e r a t e s f e e s f r o m a m a j o r i t y of t h e i r s e r v i c e s b a s e d p r i m a r i l y o n s t a t e e s t a b l i s h e d f e e r a t e s . T h e l a r g e s t r e v e n u e e l e m e n t i s f i l i n g a n d re c o r d i n g f e e s , w h i c h h a s b e n e f i t t e d f r o m t h e g r o w t h i n D e s c h u t e s C o u n t y s i n c e t h e s e f e e s a r e r e c e i v e d on r e c o r d i n g o f s a l e s o f p r o p e r t i e s a s w e l l a s p r o p e r t y re f i n a n c i n g . Re v e n u e s b y E l e m e n t 0 3 / 0 4 0 4 / 0 5 0 5 / 0 6 0 6 / 0 7 Fi l i n g a n d R e c o r d i n g F e e s 2 , 1 0 0 , 1 2 9 $ 2 , 0 8 6 , 1 8 5 $ 2 , 4 6 9 , 2 3 4 $ 2 , 0 0 6 , 7 1 0 $ El e c t i o n R e i m b u r s e m e n t 1 4 2 , 4 0 7 9 4 , 7 9 5 3 9 , 2 2 8 1 5 0 , 8 3 0 A & T R e c o r d i n g F e e s 4 0 , 9 9 9 4 0 , 0 7 3 4 6 , 4 9 4 3 7 , 3 8 5 Ma r r i a g e L i c e n s e s 2 8 , 0 7 5 2 7 , 9 2 5 2 9 , 8 7 5 2 9 , 6 0 0 Mi s c e l l a n e o u s F e e s 4 3 , 9 9 1 5 4 , 2 6 5 1 , 0 5 1 4 , 0 7 7 Ac c e s s F e e s 2 0 , 8 2 5 2 2 , 1 0 0 1 8 , 2 7 5 2 1 , 5 4 5 Li e n F e e s 1 3 , 6 4 5 1 5 , 2 1 0 1 5 , 3 1 5 1 5 , 6 3 5 Pa s s p o r t F e e s 24 , 5 4 0 3 4 , 5 9 0 Sa l e M a p P h o t o o r C o p i e s 25 , 9 5 9 2 3 , 2 3 9 Ot h e r r e v e n u e s 5 , 5 2 0 1 0 , 2 0 1 5 , 2 8 2 1 5 , 6 7 7 To t a l 2 , 3 9 5 , 5 9 1 $ 2 , 3 5 0 , 7 5 5 $ 2 , 6 7 5 , 2 5 2 $ 2 , 3 3 9 , 2 8 9 $ Fi s c a l Y e a r So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( c a s h b a s i s e x c e p t f o r e l e c t i o n r e i m b u r s e m e n t ) In r e a l d o l l a r s ( d o l l a r s a d j u s t e d f o r C P I ) , t h e F Y 0 6 / 07 r e v e n u e s r e p r e s e n t a n 1 1 % d e c r e a s e i n r e v e n u e s fr o m F Y 0 3 / 0 4 . C o u n t y p r o j e c t i o n s o f F Y 0 7 / 0 8 r e v e n ue s e s t i m a t e a 3 5 % d e c l i n e f r o m F Y 0 6 / 0 7 l e v e l s . Th i s i s p r i m a r i l y d u e t o t h e r e d u c t i o n i n f i l i n g a n d r ec o r d i n g f e e s . Th e C l e r k ’ s O f f i c e i n d i c a t e s t h e S t a t e l a s t i n c r e a s e d f e e s i n J a n u a r y 2 0 0 0 . I n t h e a b s e n c e o f r e g u l a r in c r e a s e s i n f e e s , t h e C l e r k ’ s O f f i c e m a y l o s e g r o u n d a s e x pe n d i t u r e s c o n t i n u e t o g r o w a t r a t e s a t o r Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 3 of 12 Fi g u r e 2 – Cl e r k ’ s O f f i c e Re v e n u e s n e t o f ex p e n d i t u r e s (a n d a s a % o f Re v e n u e s ) b y Fi s c a l Y e a r ab o v e i n f l a t i o n . In t h e p a s t n u m b e r o f y e a r s , t h e C l e r k ’ s O f f i c e r e v e n u e s h a v e s i g n i f i c a n t l y e x c e e d e d e x p e n d i t u r e s pr o v i d i n g a d d i t i o n a l r e s o u r c e s t o b e u s e d b y t h e g e n e r al f u n d . T h e g e n e r a l f u n d u s e s s o m e o f t h e C l e r k ’ s ex c e s s f u n d s t o a s s i s t o t h e r C o u n t y o p e r a t i o n a l c o s t s . FY 0 3 / 0 4 F Y 0 4 / 0 5 F Y 0 5 / 0 6 F Y 0 6 / 0 7 Re v e n u e s n e t o f e x p e n d i t u r e s $ 1 , 4 3 5 , 9 2 8 $ 1 , 2 2 9 , 7 5 4 $ 1 , 48 8 , 8 6 3 $ 9 9 6 , 7 6 6 As a % o f r e v e n u e s 6 0 % 5 2 % 5 6 % 4 3 % So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( c a s h b a s i s e x c e p t f o r e l e c t i o n r e i m b u r s e m e n t ) As n o t e d a b o v e , t h e c o n t r i b u t i o n r a t e o f r e v e n u e s n e t of e x p e n d i t u r e s t o r e v e n u e s h a s b e e n d e c l i n i n g . I n FY 0 7 / 0 8 , C o u n t y p r o j e c t i o n s i n d i c a t e t h e C l e r k ’ s O f f i c e w i l l h a v e a c o n t r i b u t i o n r a t e o f a p p r o x i m a t e l y 1 2 % (s i g n i f i c a n t l y d o w n f r o m t h e 2 9 % b u d g e t e d ) . T h e C l e r k’ s O f f i c e b u d g e t f o r F Y 0 8 / 0 9 i n d i c a t e s a co n t r i b u t i o n r a t e o f l e s s t h a n t w o h u n d r e d t h o u s a n d ( 1 1% o f r e v e n u e s ) . 3. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . T h e f o c u s o f t h e r e v i e w w a s o n a s p e c t s o f r e v e n ue c o n t r o l s . Th e r e w e r e a n u m b e r o f a r e a s i n t h e C l e r k ’ s O f f i c e s e r v in g a s g o o d e x a m p l e s o f p r o c e s s – · S t a f f i s c r o s s - t r a i n e d i n v a r i o u s o f f i c e d u t i e s . · P r e p a i d t r u s t a c c o u n t s w e r e e s t a b l i s h e d w i t h t h e i r m a j o r c u s t o m e r s t o r e d u c e t h e h a n d l i n g o f in d i v i d u a l c h e c k s p e r t r a n s a c t i o n . T h i s r e s u l t e d i n t h e c l o s u r e o f t h e i r i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t th e r e b y i m p r o v i n g t h e i r o v e r a l l c o n t r o l e n v i r o n m e n t . · T h e C l e r k r e v i e w s a n d r e c o n c i l e s a c t i v i t y o n a m o n t h l y ba s i s b e t w e e n t h e C l e r k ’ s s o f t w a r e a n d t h e Co u n t y ’ s f i n a n c i a l s y s t e m . · T h e C l e r k ’ s O f f i c e h a s d e v e l o p e d m a n u a l p r o t o c o l s , a n “ o ff i c e o n t h e g o ” ; t o a s s i s t w h e n e l e c t r o n i c sy s t e m s a r e u n a v a i l a b l e . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 4 of 12 Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Th e C l e r k ’ s O f f i c e s t a f f r e s p o n s i b l e f o r b i l l i n g a l s o r e c e i ve s a n d d e p o s i t s t h e c o l l e c t i o n s f r o m t h o s e b i l l i n g s . On l y a c o u p l e o f s t a f f m e m b e r s h a n d l e b i l l i n g a c t i v i t i e s. T h e C l e r k r e v i e w s a l l c o r r e s p o n d e n c e c o m i n g i n an d g e n e r a l l y , b i l l e d m o n i e s r e c e i v e d b y m a i l a r e p a ss e d o n t o s t a f f w i t h o u t a n y r e c e i p t i n g . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g fu n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i ng , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e C l e r k ’ s O f f i c e s t a f f h a n d l i n g t h e s e b i l l e d p a y m e n t s ha d n o t i d e n t i f i e d a n y i s s u e w i t h h a n d l i n g o f t h e s e mo n i e s , b u t w e l c o m e d s u g g e s t i o n s t o p r o v i d e o v e r s i g h t o f th e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d s t a f f n o t i n v o l v e d i n t h e b i l l i n g o f t h o s e r e c e i p t s r e c e i p t a l l m o n i e s r e c e i v e d o n bi l l i n g s . T h i s m i g h t b e a c c o m p l i s h e d b y d i r e c t i n g al l i n c o m i n g m a i l t h r o u g h a s t a f f p e r s o n n o t in v o l v e d i n b i l l i n g w h o w i l l r e c e i p t a n d r e s t r i c t i v el y e n d o r s e a l l r e c e i p t s . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f c a s h r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n u m b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . Th e f o l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e r f o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : w r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s w e r e n o t s u f f i c i e n t l y c o m p r e h e n s i v e , m o n e t a r y i n s t r u m e n t s a r e n o t a l w a y s i m m e d i a t e l y e n d o rs e d o n r e c e i p t , s u p e r v i s o r s a c c e p t e d r e c e i p t o f m o n i e s w i t h o u t c o u n t i n g o u t t h e m o n i e s i n t h e p r e s e n c e o f t h e ca s h i e r , m o r e t h a n o n e s t a f f p e r s o n h a s a c c e s s t o m o n i e s , a n d l a c k o f c o n t r o l o v e r m a n u a l r e c e i p t b o o k s . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 5 of 12 ha n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . T h e C o u n ty h a s i s s u e d c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( F - 11 ) t o a s s i s t d e p a r t m e n t s i n a d d r e s s i n g t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c a s h c o n t r o l s , m o n i e s n o t a c c o u nt e d f o r m i g h t b e d i f f i c u l t t o l o c a t e o r i d e n t i f y wh e r e t h e p r o b l e m o c c u r r e d . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f i s r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h a v e i m p l e m e n t e d s o m e o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . T h e de p a r t m e n t h a s b e e n g o o d a b o u t a s k i n g f o r i n p u t f r o m i nt e r n a l a u d i t , b u t h a s n o t u n t i l n o w h a d a n a u d i t o f ca s h c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ’ s O f f i c e d e v e l o p m o r e c om p r e h e n s i v e w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g t h e i r e n v i r o n m e n t . T h e y s h o u l d a d d r e s s in t h o s e p r o c e d u r e s t h e n o t e d w e a k n e s s e s a s we l l a s t h e g e n e r a l c a s h h a n d l i n g g u i d e l i n e s o u t l i n e b y C o u n t y p o l i c y . Su p e r v i s o r s s h o u l d c o u n t o u t a l l c a s h h a n d e d o v e r b y s t a f f f o r d e p o s i t i n t h e i r p r e s e n c e o r t h a t o f a w i t n e s s . S u p e r v i s o r s s h o u l d s e c u r e a c c o u n t e d f o r mo n i e s i n a t a m p e r p r o o f b a n k b a g u n t i l de p o s i t . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ' s O f f i c e l i m i t c o n c u r r e nt a c c e s s t o c a s h . T h e y s h o u l d c o n s i d e r li m i t i n g u s e o f c a s h r e g i s t e r s t o p r o v i d e b e t t e r o v er s i g h t . S u p e r v i s o r s o v e r r i d i n g c o n t r o l s t o c a s h dr a w e r s s h o u l d h a v e s t a f f a c k n o w l e d g e t h e e x t e n t t h at s u p e r v i s o r s a c c e s s e d t h o s e r e g i s t e r s . Th e C l e r k ’ s s a f e i s u s e d s p o r a d i c a l l y t o s a f e g u a r d im p o r t a n t C o u n t y d o c u m e n t s . Th e C o u n t y C l e r k s a f e g u a r d s m a n y C o u n t y d o c u m e n t s f o r d ep a r t m e n t s . T h i s i s a n i m p o r t a n t s e r v i c e t o de p a r t m e n t s t h e C l e r k t a k e s v e r y s e r i o u s l y . I n d i s c u s s i o n s w i th C l e r k s t a f f , t h e y i n d i c a t e t h a t s o m e t i m e s si m i l a r i m p o r t a n t d o c u m e n t s f r o m a d e p a r t m e n t a r e r e t ur n e d t o d e p a r t m e n t s f o r s a f e k e e p i n g . C l e r k s t a f f al s o i n d i c a t e s t h e y h a v e m a n y o r i g i n a l d o c u m e n t s i n t h e i r s a f e t h a t t h e y q u e s t i o n w h e t h e r t h e y n e e d t o co n t i n u e t o h o l d . A s e l e c t i o n o f i d e n t i f i e d o r i g i n a l d o c u m e n t s r e t u r n e d to d e p a r t m e n t s w a s t r a c e d b a c k t o t h e d e p a r t m e n t s t o se e i f a d e q u a t e s a f e g u a r d s w e r e m a i n t a i n e d . T h e s e i n c l ud e d s e v e r a l i m p r o v e m e n t b o n d s ( t o t a l a m o u n t s of o v e r $ 2 . 5 m i l l i o n ) . T h e r e s u l t s o f t h e i m p r o m p t u o b s e r v a t i o n s i n d i c a t e d t h a t d e p a r t m e n t s d o n o t a l w a y s kn o w t h a t t h e y h a v e t h e o r i g i n a l o r h a v e f a i l e d t o s ec u r e i t s e p a r a t e l y . S o m e c o u l d n o t b e l o c a t e d d u r i n g Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 6 of 12 th e i n q u i r y b u t w i l l r e q u i r e r e s e a r c h t o l o c a t e i f t h e o r i g i n a l w a s a r c h i v e d s o m e w h e r e a m o n g s t d o c u m e n t s th a t m a y o r m a y n o t b e d e s t r o y e d a t s o m e p o i n t . S o m e o f t h e i m p r o v e m e n t b o n d s s e l e c t e d m a y n o l o n g e r be r e l e v a n t s i n c e m a n y o f t h e c o n d i t i o n s o r t e r m s h a v e si n c e b e e n m e t ( p e r C o u n t y l e g a l ) . So m e C o u n t y d o c u m e n t s a r e l i k e a s s e t s i n t h a t t h e y c a n p r o vi d e r e m e d i e s i f a g r e e m e n t s a r e n o t su f f i c i e n t l y c a r r i e d o u t . I t i s i m p o r t a n t t h e s e d o c u m e n ts b e a p p r o p r i a t e l y s a f e g u a r d e d a n d t r a c k e d i n c a s e th e y a r e n e e d e d . O r e g o n a d m i n i s t r a t i v e r u l e s r e q u i r e C o u n t y r e a l p r o p e r t y d o c u m e n t s t o b e s t o r e d pe r m a n e n t l y . In t h e a b s e n c e o f s u c h t r a c k i n g a n d s a f e k e e p i n g , t h e s e i m p o rt a n t d o c u m e n t s m a y n o t b e a b l e t o b e lo c a t e d a n d t h e r e m e d i e s a v a i l a b l e t o t h e C o u n t y m a y be r e d u c e d . Th e C l e r k o n l y h o l d s o n t o d o c u m e n t s a s t h e y a r e i n s t r u c t ed . T h e C o u n t y h a s n o t i d e n t i f i e d a n y r o u t i n e pr o c e s s o r c u s t o d i a n f o r i m p o r t a n t c o u n t y d o c u m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k w o r k w i t h C o u n t y d e p a r t me n t s t o e s t a b l i s h a p r o c e s s t o a s s u r e t h a t im p o r t a n t o r i g i n a l d o c u m e n t s a r e s u f f i c i e n t l y s a f e g ua r d e d . W h e r e p o s s i b l e t h e y c a n e s t a b l i s h a pr o c e s s w i t h d e p a r t m e n t s t o a s s u r e t h a t d o c u m e n t s a re a p p r o p r i a t e l y h a n d l e d a n d r o u t e d f o r sa f e k e e p i n g . W h e n t h e C l e r k i s n o t u t i l i z e d f o r s a fe k e e p i n g , a l t e r n a t i v e c u s t o d i a n s m u s t p r o v i d e si m i l a r s t o r a g e o f t h e s e d o c u m e n t s f r o m d a m a g e o r t he f t a n d b e a b l e t o t r a c k t h e i r w h e r e a b o u t s . It i s r e c o m m e n d e d w h e n t h e C l e r k a c c e p t s d o c u m e n t s fo r s t o r a g e f r o m d e p a r t m e n t s ; t h e y es t a b l i s h t h e p r o c e s s f o r h a n d l i n g t h a t d o c u m e n t a n d a n y s i g n i f i c a n t d a t e s o r s t a f f t o b e n o t i f i e d ov e r t i m e . T h i s c u s t o d i a n s h i p o f d o c u m e n t s m i g h t b e i m p r o v e d b y u s e o f a f o r m t h a t o u t l i n e s h o w th e C l e r k s h o u l d h a n d l e t h e d o c u m e n t . So m e b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n e f f o r t s c o u l d b e h a n d l e d m o r e e f f i c i e n t l y . Th e C l e r k ’ s O f f i c e h a s a n u m b e r o f m i s c e l l a n e o u s r e c e i v a b l es f o r e l e c t i o n s a n d o t h e r a r e a s h a n d l e d th r o u g h m a n u a l s y s t e m s . A l i m i t e d n u m b e r o f s t a f f d e a l s w i t h t h e m a n u a l a c c o u n t i n g f o r r e c e i v a b l e s a s we l l a s t h e p o s t i n g o f p a y m e n t s , w h i c h h a s r e s u l t e d i n t he s e g r e g a t i o n o f d u t i e s f i n d i n g n o t e d a b o v e . Co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s o f t w a r e m o r e e f f i c i e n t l y h a n d l es b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n f u n c t i o n s . I t c a n p r o v i d e ex t e n s i v e r e p o r t i n g , s u p e r v i s o r y r e v i e w , a u d i t t r a i l s , a nd m u l t i p l e u s e r a c c e s s . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 7 of 12 Th e m a n u a l m e t h o d s b e i n g u t i l i z e d a r e r e l a t i v e l y i n e ff i c i e n t a n d s t a f f c a n n o t e a s i l y a c c u m u l a t e i n f o r m a t i o n on a l l o f t h e i r b i l l i n g s b e i n g p e r f o r m e d a s w o u l d b e av a i l a b l e i n a c o m p u t e r i z e d s y s t e m . St a f f h a s n o t a s k e d f o r a s s i s t a n c e i n t h i s a r e a a n d h a s b ee n c r e a t i n g m a n u a l s y s t e m s t o h a n d l e t h e ac t i v i t y . T h e C l e r k ’ s O f f i c e h a s w h a t a p p e a r s t o b e a f un c t i o n i n g r e c e i v a b l e s y s t e m t h e y u s e f o r s o m e re c o r d i n g a c t i v i t i e s , b u t n o t e l e c t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r u t i l i z i n g th e i r e x i s t i n g c o m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g so f t w a r e t o h a n d l e t h e s e a c c o u n t i n g t a s k s . T h i s w i ll a l l o w o t h e r s t a f f t o p o s t p a y m e n t s a n d pr o v i d e b e t t e r s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . So f t w a r e a c c e s s r i g h t s r e q u i r e m o d i f i c a t i o n In r e v i e w o f s t a f f a c c e s s r i g h t s t o t h e C l e r k ’ s c o m p u t e r i z ed a c c o u n t i n g s y s t e m s , i t w a s n o t e d t h a t s t a f f n o lo n g e r e m p l o y e d c o n t i n u e d t o h a v e a c c e s s r i g h t s a n d s o m e us e r s h a d a d d i t i o n a l a c c e s s n a m e s . Us e r r i g h t s t o a c c o u n t i n g s y s t e m s s h o u l d b e l i m i t e d b a s e d o n c u r r e n t r o l e s a n d p r o v i d e o n l y s u f f i c i e n t ac c e s s t o p e r f o r m t h e i r o n g o i n g d u t i e s . I n t h e a b s e n c e o f p r o p e r c o n t r o l s o v e r u s e r r i g h t s , s t a f f m a y b e ab l e t o p e r f o r m a c t i v i t i e s o u t s i d e o f t h e i r n o r m a l s c o p e o f d u t i e s o r e m p l o y m e n t . Th e s o f t w a r e w i l l n o t a l l o w t h e r e m o v a l o f u s e r n a m e s si n c e t h o s e u s e r n a m e s a r e a t t r i b u t e d t o s p e c i f i c tr a n s a c t i o n s ; h o w e v e r , t h e r i g h t s a s s o c i a t e d w i t h u s e r n a m es m a y b e c h a n g e d a s r e q u i r e d . Th e C l e r k ’ s O f f i c e h a s n o t h a d a n y i s s u e s c o m e u p w i t h r e g ar d t o t h e o u t s t a n d i n g u s e r r i g h t s . T h e tr a n s a c t i o n h i s t o r y w a s n o t r e v i e w e d t o s e e i f t h e u s e r s ’ r i g h t s h a d b e e n u s e d i n a p p r o p r i a t e l y a f t e r t h e us e r s l e f t . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k p e r i o d i c a l l y r e v i e w u s e r r i g h t s f o r t h e s y s t e m . F o r s t a f f w h o n o l o n g e r ne e d p a r t i c u l a r r i g h t s o r a r e n o l o n g e r e m p l o y e d I t i s r e c o m m e n d e d t h e s e u s e r r i g h t s b e r e m o v e d , To e s t a b l i s h t h a t r i g h t s a r e a p p r o p r i a t e o v e r a p e r io d , a r e p o r t o f c u r r e n t r i g h t s a n d c h a n g e s o v e r ti m e c a n b e r e v i e w e d . I t i s p o s s i b l e t h e s o f t w a r e ve n d o r c o u l d d e v e l o p a r e p o r t t h a t i n d i c a t e s w h a t us e r r i g h t s h a v e c h a n g e d o v e r a p a r t i c u l a r p e r i o d . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 8 of 12 Bu i l d i n g a c c e s s r i g h t s r e q u i r e m o d i f i c a t i o n In r e v i e w o f a c c e s s r i g h t s t o t h e C l e r k ’ s p o r t i o n o f t h e bu i l d i n g , i t w a s n o t e d t h a t B u i l d i n g M a i n t e n a n c e h a d in a d v e r t e n t l y g i v e n n o n - C l e r k e m p l o y e e s a c c e s s t o t h e C l er k ’ s o f f i c e s a n d s o m e w i t h a c c e s s t o a r e a s wi t h i n t h e C l e r k ’ s O f f i c e e v e n r e s t r i c t e d t o m o s t C l e r k s t af f . It i s i m p o r t a n t f o r t h e C l e r k t o m a i n t a i n c o n t r o l o v e r t h e i r a r e a s . B u i l d i n g M a i n t e n a n c e p r o v i d e s o v e r s i g h t to b u i l d i n g a c c e s s b a d g e s a n d a l l o w s a p p r o p r i a t e a c c e s s b a s e d o n r o l e s . A r e v i e w o f a c c e s s l o g s f o r t h e p r i o r t h r e e m o n t h s d i d n ot i n d i c a t e a n y u n u s u a l o r u n w a r r a n t e d a c t i v i t y i n th e C l e r k ’ s o f f i c e s . Th o u g h t h e b u i l d i n g ’ s a c c e s s b a d g e s y s t e m i s o n l y a p o r t i o n o f t h e b u i l d i n g s e c u r i t y , i t i s i m p o r t a n t t h a t Co u n t y s t a f f r e m a i n v i g i l a n t f o r u n u s u a l a c c e s s r i g h t s p ro v i d e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k p e r i o d i c a l l y r e v i e w a c c es s r i g h t s t o a l l o f t h e i r d o o r s a s w e l l t h e ac t i v i t y . Bi l l i n g o f e l e c t i o n c o s t s m i g h t b e i m p r o v e d It w a s n o t e d d u r i n g r e v i e w o f b i l l e d e l e c t i o n c o s t s t h a t t h e C l e r k i n d i c a t e d t h e y h a d f o l l o w e d a s t a n d a r d hi s t o r i c a l p r o t o c o l f o r w h a t i s i n c l u d a b l e i n e l e c t i o n c o s ts t o b e b i l l e d . E l e c t i o n c o s t s f o r t h e M a y 2 0 0 6 th r o u g h N o v e m b e r 2 0 0 7 e l e c t i o n s a v e r a g e d o v e r $ 1 0 0 t h ou s a n d . D e s c h u t e s C o u n t y h a s i n c l u d e d c e r t a i n in c r e m e n t a l d i r e c t c o s t s s u c h a s t e m p o r a r y e l e c t i o n w o r k e r s a nd o v e r t i m e p a i d t o e l e c t i o n s t a f f . T h e c o s t s do n o t i n c l u d e a n y s t a n d a r d d i r e c t l a b o r c o s t s , i n t e r n a l s e r v i c e c h a r g e s o r i n d i r e c t c o s t s . I n r e v i e w o f c o s t s pe r e l i g i b l e v o t e r , i t w a s n o t e d t h a t s o m e l a r g e r c o u n ti e s h a v e a g r e a t e r c o s t p e r e l i g i b l e v o t e r . G e n e r a l l y , it i s o b s e r v e d t h a t a s c o u n t i e s g e t l a r g e r t h e i r c o s t s p e r e l i g i b l e v o t e r d e c l i n e s . T h e r e a r e c o u n t i e s w i t h i n a si m i l a r r a n g e o f v o t e r s a n d l a r g e r h a v i n g h i g h e r c o s t s t ha n D e s c h u t e s . Th e O r e g o n e l e c t i o n r u l e s ( O A R 1 6 5 - 0 2 0 - 0 0 5 0 ) a l l o w r e co v e r y o f c h a r g e a b l e c o s t s . T h e s e c h a r g e a b l e co s t s i n c l u d e “A l l c h a r g e a b l e c o s t s i n c u r r e d b y t h e c o u n t y e l e c t i o n o f f ic e r f o r t h e c o n d u c t o f a n e l e c t i o n h e l d f o r th e s t a t e o n a d a t e o t h e r t h a n t h e p r i m a r y o r g e n e r a l e l e c t i o n , s h a l l b e p a i d b y t h e s t a t e , i f p r o v i d e d by t h e a c t c a l l i n g f o r t h e e l e c t i o n o r p u r s u a n t t o O R S 24 6 . 1 7 9 ; ” . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 9 of 12 It a p p e a r s D e s c h u t e s C o u n t y i s w e l l w i t h i n t h e g e n e r a l r an g e o f e l e c t i o n c o s t s p e r e l i g i b l e v o t e r . H o w e v e r , it a p p e a r s t h e a c c o u n t i n g f o r c h a r g e a b l e c o s t s c o u l d i n c l u d e o t h e r i t e m s n o t c u r r e n t l y c h a r g e d . T h e C l e r k on c a l l i n g o n e o f t h e l a r g e r c o u n t i e s d e t e r m i n e d t h e y we r e c h a r g i n g c e r t a i n o v e r h e a d c o s t s n o t c h a r g e d b y De s c h u t e s . W e c o u l d n o t l o c a t e a n y s p e c i f i c g u i d a n c e f r o m t h e s t a t e t o c l a r i f y w h a t i s m e a n t b y “c h a r g e a b l e c o s t s ” . Tw o l a r g e r c o u n t i e s w i t h c o n s i s t e n t l y h i g h e r c o s t p e r e l ig i b l e v o t e r h a v e a r a t e p e r e l i g i b l e v o t e r t h a t i s 34 % h i g h e r o n a v e r a g e t h a n D e s c h u t e s . W i t h e l e c t i o n c o st s a v e r a g i n g a r o u n d a h u n d r e d t h o u s a n d , a th i r t y p e r c e n t i n c r e a s e c o u l d m e a n $ 3 0 , 0 0 0 o f a d d i t i o n a l r e c o v e r y . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ’ s O f f i c e c o n s u l t w i t h F in a n c e t o a s s e s s i f a d d i t i o n a l c h a r g e a b l e c o s t s co u l d b e r e c o v e r e d d u r i n g e a c h e l e c t i o n . T h i s m i g h t r e q u i r e e s t a b l i s h i n g c e r t a i n p r o j e c t c o d i n g o r mo d i f i e r s t o s e g r e g a t e a n d a c c o u n t f o r c h a r g e a b l e e le c t i o n c o s t s . So f t w a r e s y s t e m c o u l d a l l o w m o r e a n d b e t t e r a c c e s s to d a t a Du r i n g d i s c u s s i o n s w i t h s t a f f o n d a t a a v a i l a b l e f r o m t h e Cl e r k ’ s s o f t w a r e s y s t e m , i t w a s n o t e d t h a t s t a f f co u l d n o t r e a d i l y a c c e s s o r d o w n l o a d a c t i v i t y f r o m t h e a cc o u n t i n g s o f t w a r e . T h e s o f t w a r e b e i n g u t i l i z e d i s us e d b y m a n y O r e g o n c o u n t i e s . S t a f f , o n o c c a s i o n , m u s t r e l y o n t h e s o f t w a r e d e v e l o p e r t o c r e a t e r e p o r t s fo r t h e m a n d o r p r o v i d e a d h o c q u e r i e s t o a c c e s s t h e d a t a. Th e s o f t w a r e m a i n t a i n s a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f d a t a o n th e i r d a i l y o p e r a t i o n s , w h i c h s h o u l d b e a c c e s s i b l e by s t a f f t h r o u g h c u s t o m i z e d r e p o r t s a n d d a t a e x p o r t t o o ls . I t i s i m p o r t a n t t h e c o m p u t e r i z e d s o f t w a r e sy s t e m a l l o w u s e r s r e a s o n a b l e d i r e c t a c c e s s t o i n f o r m a t i o n w it h i n t h e s y s t e m . T h i s s h o u l d b e i n a d d i t i o n to s t a n d a r d i z e d r e p o r t s a n d a l l o w o p p o r t u n i t i e s t o e x po r t a n d u s e t h i s i n f o r m a t i o n i n o t h e r p r o g r a m s . In t h e a b s e n c e o f h a v i n g f u l l a c c e s s t o t h e i r i n f o r m a t i o n , s t a f f w i l l n o t h a v e t h e f u l l p o t e n t i a l t o a n s w e r qu e s t i o n s a n d p r o v i d e s e r v i c e . It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ’ s O f f i c e i n q u i r e o f t h e ir s o f t w a r e v e n d o r a b o u t i m p r o v e m e n t s t o t h e so f t w a r e t o a l l o w m o r e c u s t o m i z e d r e p o r t s a n d d a t a ex t r a c t i o n s t o a s s i s t s t a f f . H a v i n g r e p o r t s av a i l a b l e i n a t a b - d e l i m i t e d f i l e w o u l d c o v e r m a n y ne e d s i n i t i a l l y . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 10 of 12 4. R E S P O N S E CL E R K ’ S O F F I C E Cl e r k ’ s O f f i c e R e s p o n s e t o C a s h H a n d l i n g A u d i t : Th e C l e r k ’ s O f f i c e g e n e r a l l y c o n c u r s w i t h t h e C a s h H a n d l i n g A u d i t r e c o m m e n d a t i o n s . T h e s e re c o m m e n d a t i o n s o f f e r a n o p p o r t u n i t y f o r t h e C l e r k ’ s O f fi c e t o i m p r o v e p r a c t i c e s a n d p r o c e d u r e s . S t e p s ha v e a l r e a d y b e e n t a k e n t o i m p l e m e n t s o m e r e c o m m e n d a t io n s w h i l e o t h e r s w i l l b e a d d r e s s e d t h i s su m m e r . Ou t l i n e d b e l o w a r e r e s p o n s e s t o t h e s p e c i f i c r e c o m m e n d a t i on s : Se g r e g a t i o n o f d u t i e s : El e c t i o n b i l l i n g : B i l l i n g w i l l b e e n t e r e d i n t o H e l i on b y C h i e f D e p u t y C l e r k . R e c e i v a b l e s w i l l b e p o s t e d in t o H e l i o n b y e l e c t i o n s t a f f . Re c o r d i n g b i l l i n g : B i l l i n g w i l l c o n t i n u e t o b e c o m p l et e d b y o n e R e c o r d i n g s t a f f . R e c o r d i n g Su p e r v i s o r w i l l b e g i n r e c e i p t i n g t h e p a y m e n t s i n t o H e l io n . Ar c h i v e b i l l i n g : B i l l i n g w i l l b e c o m p l e t e d b y A r c h i v e s t a f f , C l e r k w i l l p o s t r e c e i p t i n g o f p a y m e n t s i n t o He l i o n . Ma i l p r o c e s s i n g : M a i l w i l l b e s o r t e d b y s t a f f s o b i l l i n g p a y m e n t s a r e r e c e i p t e d i n t o H e l i o n . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s : Su p e r v i s o r s w i l l b e g i n w o r k i n g o n c r e a t i n g w r i t t e n p r o c e du r e s f o r c a s h h a n d l i n g . At t h e e n d o f t h e w o r k d a y , s t a f f w i t h a c a s h b a g w i l l w i t n e s s t h e s u p e r v i s o r c o u n t a n d r e c o n c i l e o f th e c a s h b a g , i n c l u d i n g b e g i n n i n g c a s h f u n d s . B o t h p a r t ie s w i l l i n i t i a l t h e c a s h o u t s l i p . T h e f u n d s fo r d e p o s i t a n d t h e b e g i n n i n g c a s h f u n d s w i l l t h e n b e p la c e d i n s e p a r a t e t a m p e r p r o o f b a n k b a g s t h a t ar e s i g n e d b y b o t h p a r t i e s a n d p l a c e d i n t h e s a f e u n t il t h e m o r n i n g . I n c o r p o r a t i n g t h i s c h a n g e m a y re q u i r e s t a f f t o w o r k b e y o n d t h e 8 - h o u r d a y a s t h e C l er k ’ s o f f i c e i s o p e n t o t h e p u b l i c u n t i l 5 : 0 0 p m . He l i o n d o e s n o t c u r r e n t l y m a k e a n e n t r y o n t h e j o u r n a l t a p e i f t h e c a s h d r a w e r i s o p e n e d . T h e c a s h dr a w e r c a n b e o p e n e d b y s u p e r v i s o r ( p r i v i l e g e w i t h i n s o ft w a r e ) o r b y a k e y . R e c o r d i n g S u p e r v i s o r Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 11 of 12 CL E R K ’ S O F F I C E RE S P O N S E (c o n t i n u e d ) wi l l r e q u e s t H e l i o n i m p l e m e n t a c h a n g e t o t h e s o f t w a r e t o c r e a t e a j o u r n a l e n t r y w h e n e v e r a c a s h dr a w e r i s o p e n e d o u t s i d e o f a t r a n s a c t i o n . O n c e t h i s c h a ng e i s m a d e , t h e n b o t h t h e s t a f f a n d su p e r v i s o r w i l l i n d i c a t e o n t h e j o u r n a l t a p e t h e r e a s o n f o r t h e c a s h d r a w e r b e i n g o p e n e d . Th e O f f i c e ’ s m a n u a l r e c e i p t b o o k h a s b e e n s e c u r e d i n a t am p e r p r o o f b a n k b a g a n d a l o g s y s t e m ha s b e e n s e t u p t o t r a c k r e c e i p t s u s e d a n d a v a i l a b l e . T h e ma n u a l r e c e i p t b o o k r e m a i n s i n t h e “ o f f i c e on t h e g o ” b o x f o r e m e r g e n c y p u r p o s e s . Su p e r v i s o r s w i l l w o r k w i t h H e l i o n t o d e v e l o p o p t i o n s f o r c o n s i d e r a t i o n t o l i m i t c o n c u r r e n t a c c e s s t o ca s h . Cl e r k ’ s s a f e g u a r d i n g o f i m p o r t a n t C o u n t y D o c u m e n t s : Th e C l e r k w i l l w o r k w i t h c o u n t y d e p a r t m e n t s t o e s t a b l i s h a h a n d l i n g a n d c u s t o d i a n s h i p p r o c e s s f o r im p o r t a n t c o u n t y d o c u m e n t s . So m e b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n e f f o r t s c o u l d b e h a n d l e d m o r e e f f i c i e n t l y : El e c t i o n b i l l i n g i s c u r r e n t l y b e i n g s e t u p i n t h e H e l i o n s o f t w a r e t o e l i m i n a t e m a n u a l t r a c k i n g o f t h e re c e i v a b l e s . Ar c h i v e b i l l i n g f o r s u p p l i e s i s c u r r e n t l y b e i n g s e t u p i n t h e H e l i o n s o f t w a r e t o e l i m i n a t e m a n u a l tr a c k i n g o f t h e r e c e i v a b l e s . So f t w a r e a c c e s s r i g h t s r e q u i r e m o d i f i c a t i o n : Cl e r k a n d R e c o r d i n g S u p e r v i s o r w i l l r e v i e w r i g h t s i n H el i o n t w i c e a y e a r . Co u n t y C l e r k r e v i e w s r i g h t s i n O C V R a f t e r e a c h e l e c t i o n . Bu i l d i n g a c c e s s r i g h t s r e q u i r e m o d i f i c a t i o n : Cl e r k a n d C h i e f D e p u t y C l e r k w i l l r e v i e w a c c e s s r i g h t s t o do o r s w i t h i n t h e C l e r k ’ s o f f i c e a s w e l l a s ac t i v i t y t w i c e a y e a r . Bi l l i n g o f e l e c t i o n c o s t s m i g h t b e i m p r o v e d : Cl e r k w i l l w o r k w i t h s t a f f i n F i n a n c e t o d e t e r m i n e i f a dd i t i o n a l i n d i r e c t c o s t s c a n b e c h a r g e d t o el e c t i o n s . Cl e r k ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 J u n e 2 0 0 8 Page 12 of 12 CL E R K ’ S O F F I C E RE S P O N S E (c o n t i n u e d ) So f t w a r e s y s t e m c o u l d a l l o w m o r e a n d b e t t e r a c c e s s to d a t a : Cl e r k w i l l i n q u i r e o f H e l i o n a b o u t i m p r o v e m e n t s t o t h e s o f t w a r e t o a l l o w m o r e c u s t o m i z e d r e p o r t s an d d a t a e x t r a c t i o n s . Ad d i t i o n a l c h a n g e s i m p l e m e n t e d i n C l e r k ’ s O f f i c e : Th e r e c o r d i n g f r o n t c o u n t e r h a s g e n e r i c l o g i n s f o r t h e H e l i o n s o f t w a r e . H o w e v e r , i n o r d e r t o f i n a l i z e a r e c e i p t , s t a f f m u s t e n t e r t h e i r o w n u n i q u e P I N . Un f i n a l i z e d r e c e i p t s i n H e l i o n r e c o r d i n g s o f t w a r e n o w h av e a p a p e r t r a i l f o r a u d i t p u r p o s e s . {E n d o f R e p o r t }