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HomeMy WebLinkAboutCommunity Development - Business practicesCo m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s O v e r R e v e n u e De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n a u d i t … … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...………… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d s c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 2. B A C K G R O U N D 2. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … …...… 2 3. F I N D I N G S 3. 1 . B u s i n e s s p r a c t i c e s … … … … … … … … … … … … … … …… … … … ………. 2-8 3. 2 . P o l i c y i s s u e s … … … … .. … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .................... 9-11 4. R E S P O N S E S F R O M M A N A G E M E N T 4. 1 . C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t m a n a g e m e n t . … … … … … … … …………... 12-17 5. A P P E N D I C E S 5. 1 . A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s … … … … … … … … … … …………... 18 5. 2 . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s , r e s e r v e s a n d e x p e n d i t u r e s … … . . 1 9 - 2 1 Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 EX E C U T I V E SU M M A R Y De s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t - R e v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s O v e r R e v e n u e FI N D I N G S : Pa g e # Re s u l t s i n b r i e f - A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r de p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e f o l l o w i n g h i g h l i g h t s t h e si g n i f i c a n t f i n d i n g s p r e s e n t e d t o m a n a g e m e n t f o r c o n s i d e r at i o n w i t h a s s o c i a t e d r e p o r t p a g e r e f e r e n c e . Bu s i n e s s p r a c t i c e s 3 S e c u r i t y o f r e c e i v e d m o n i e s c o u l d b e i m p r o v e d . 4 Re s t a u r a n t r e n e w a l s o v e r l o a d d e p a r t m e n t ’ s a b i l i t y t o d e p o s i t m o n i e s i n a c c o r d a n c e w i t h po l i c y . 5 S a n i t a r i a n r e c e i p t s a r e n o t b e i n g p r o p e r l y i s s u e d . 6 S e g r e g a t i o n o f s o m e d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . 6 W r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s h a v e n o t b e e n c o m p l e te d . 7 O p e r a t i n g s o f t w a r e c o u l d h a v e a d d i t i o n a l c o n t r o l s . 8 F e e s c h e d u l e c o u l d b e m o r e e a s i l y u p d a t e d . Po l i c y i s s u e s 9 B u i l d i n g a n d e l e c t r i c a l f e e s h a v e m o s t l y g o n e u n c h an g e d . 9 Ne w b e r r y n e i g h b o r h o o d t r a n s a c t i o n s a d d a c o m p l e x i t y n o t n o r m a l l y e n c o u n t e r e d b y t h e de p a r t m e n t . 10 T h e d e p a r t m e n t l a c k s a c o n s i s t e n t a p p r o a c h t o r e s e rv e s . 11 D e p a r t m e n t n o l o n g e r n e e d s a l l o f i t s p e t t y c a s h . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 1 1. 1 B a c k g r o u n d o n a u d i t 1. In t r o d u c t i o n Au d i t a u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f b u s i n e s s p r a c t i c e s f o r t h e D e s c h u t e s C o u n t y Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . T h e a u d i t w a s c o m m e n c e d i n M a y 20 0 7 a n d w o r k w a s d e l a y e d d u e t o o t h e r a u d i t s i n p r o g r es s . Pu r p o s e o f a u d i t : Th e a u d i t ’ s p u r p o s e i n c l u d e d r e v i e w i n g g e n e r a l b u s i n e s s p r a c t i c e s ( p r i m a r i l y f o c u s e d o n r e v e n u e s ) a n d d e v e l o p an u n d e r s t a n d i n g o f t h e d e p a r t m e n t ’ s p r o c e s s f o r e s t a b l is h i n g r a t e s a n d r e s e r v e s . 1. 2 O b j e c t i v e s a n d s c o p e Ob j e c t i v e s : Th e a u d i t o b j e c t i v e s i n c l u d e d r e v i e w t h e a d e q u a c y o f b u s i n e s s p r a c t i c e s o v e r r e v e n u e s r e v i e w t h e d e p a r t m e n t s e s t a b l i s h m e n t o f r e s e r v e s f o r o pe r a t i o n s r e v i e w c o m p l i a n c e w i t h e x i s t i n g C o u n t y p o l i c y a n d p r o c e du r e s ( a n d a p p l i c a b l e s t a t e s t a t u t e s ) Op p o r t u n i t i e s f o r i n c r e a s e d e f f i c i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s a r e a l w a y s w o r k e d i n t o r e c o m m e n d a t i o n s w h e n po s s i b l e . Sc o p e : Th e s c o p e w a s l i m i t e d t o a r e a s o f r e v e n u e r e p r e s e n t i n g a s i g n i f i c a n t p o r t i o n o f t h e c o l l e c t e d r e v e n u e s o f t h e de p a r t m e n t a n d e m p h a s i z i n g c a s h a n d r e v e n u e r e p o r t i n g co n t r o l s . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l as p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e s c o p e i n c l u d e d a c t i v i t y t h r o u g h M a y 2 0 0 7 . F i n a n c i a l a n a l y s e s in c l u d e d p r i o r p e r i o d s t o a s s e s s t r e n d s a n d c y c l e s i n t h e b u si n e s s . T h e e m p h a s i s w a s o n t h e p r i m a r y op e r a t i o n a l f u n d ( F u n d 2 9 5 ) ; h o w e v e r , c e r t a i n a n a l y s e s a n d d i s c u s s i o n s i n c l u d e d o t h e r f u n d s o p e r a t e d b y t h e de p a r t m e n t . F i e l d w o r k w a s s u b s t a n t i a l l y c o m p l e t e d i n O c to b e r 2 0 0 7 . T h i s r e v i e w i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . In t e r n a l C o n t r o l s : Go v e r n m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r u s i n g p u b l i c a s s e t s a n d p u b l i c f u n d s i n a p r u d e n t a n d r e s p o n s i b l e m a n n e r . Pu b l i c s e c t o r m a n a g e r s i n t u r n a r e r e s p o n s i b l e f o r d e v e l op i n g a n d m a i n t a i n i n g p r o c e d u r e s t o p r o t e c t p u b l i c as s e t s a n d p r o m o t e e f f i c i e n t a n d e f f e c t i v e s e r v i c e s . T h e s e p r o c e d u r e s a n d t h e e n v i r o n m e n t p r o m o t e d b y ma n a g e m e n t a r e c a l l e d i n t e r n a l c o n t r o l s . M a n a g e m e n t is u l t i m a t e l y r e s p o n s i b l e f o r i m p l e m e n t i n g a p p r o p r i a t e in t e r n a l c o n t r o l s y s t e m s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 2 Ef f e c t i v e i n t e r n a l c o n t r o l s m i n i m i z e t h e p o t e n t i a l f o r e r r o r s a n d / o r i r r e g u l a r i t i e s t o o c c u r . I f t h e y d o o c c u r , ef f e c t i v e i n t e r n a l c o n t r o l s d e t e c t s u c h e r r o r s a n d / o r i r r eg u l a r i t i e s i n a t i m e l y m a n n e r d u r i n g t h e n o r m a l c o u r se of bu s i n e s s . A n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l s : · S a f e g u a r d s a s s e t s f r o m w a s t e , f r a u d a n d i n e f f i c i e n t u s e · P r o m o t e s a c c u r a c y a n d r e l i a b i l i t y i n t h e a c c o u n t i n g r e c o r ds · E n c o u r a g e s a n d m e a s u r e s c o m p l i a n c e w i t h e s t a b l i s h e d p r a c ti c e s · E v a l u a t e s t h e e f f i c i e n c y o f o p e r a t i o n s Th e p r o c e d u r e s u t i l i z e d a n d t h e s c o p e o f t h e i n t e r n a l a u d i t w o r k w a s n o t i n t e n d e d t o p r o v i d e a c o m p r e h e n s i v e op i n i o n o n t h e i n t e r n a l c o n t r o l s o f t h e D e p a r t m e n t . Fo r a u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s - S e e Ap p e n d i x 5 . 1 . 2. 1 B a c k g r o u n d 2. Ba c k g r o u n d an d fi n a n c i a l in f o r m a t i o n Th e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t ( C D D ) i s o n e o f t h e l a r g e r d e p a r t m e n t s i n t h e C o u n t y . W i t h o v e r 7 3 fu l l t i m e e q u i v a l e n t ( F T E ) e m p l o y e e s t h e y p r o v i d e s e r vi c e s r e l a t e d t o b u i l d i n g s a f e t y , p l a n n i n g , G I S a n d en v i r o n m e n t a l h e a l t h . T h e d e p a r t m e n t i s p r i m a r i l y f ee s u p p o r t e d . T h e d e p a r t m e n t o p e r a t e s t h r e e o f f i c e s i n Be n d , R e d m o n d a n d L a P i n e f o r r e s i d e n t s t o a c c e s s t h e i r s e r vi c e s . Fo r a n a l y s e s o f C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t f i n a n c i a l o p e r a t i on s , r e v e n u e s a n d e x p e n s e s - S e e Appendix 5.2 . 3. F i n d i n g s It w a s e v i d e n t d u r i n g t h e r e v i e w t h e d e p a r t m e n t h a s d on e m a n y o f t h e r i g h t t h i n g s i n i m p l e m e n t i n g i n t e r n a l co n t r o l s , i n c l u d i n g g o o d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s , c o n t r o l ov e r r e c e i p t s , a n d m o n i t o r i n g o f t h e o p e r a t i o n s . T h e de p a r t m e n t h a s g o n e t o g r e a t l e n g t h s t o i n t e g r a t e t h ei r s o f t w a r e s y s t e m i n t o e v e r y t h i n g t h e y d o a n d t h e i r re c e i p t i n g s y s t e m i n t e r f a c e s w i t h t h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l s o ft w a r e v i a a u t o m a t e d b a t c h e s . T h e s i g n i f i c a n t so f t w a r e i n v o l v e m e n t p u s h e s t h e d e p a r t m e n t t o w o r k c o n s i s t en t l y a n d e f f i c i e n t l y . Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i ce s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r de s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , th e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r ep o r t m a n y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e ment ma y b e n e e d e d . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 3 In a c c o r d a n c e w i t h O r e g o n R e v i s e d S t a t u t e - C h a p t e r 1 92 . 5 0 1 ( 2 2 ) & ( 2 3 ) , c e r t a i n p r i v i l e g e d a n d / o r c o n f i d e n tial in f o r m a t i o n h a s n o t b e e n p r e s e n t e d i n t h i s r e p o r t . T hi s c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n h a s b e e n s h a r e d w i t h ma n a g e m e n t . T h i s i n f o r m a t i o n , b y t h e n a t u r e o f i t s co n t e n t , c o u l d d i s c l o s e v u l n e r a b i l i t i e s a n d / o r r e v e a l s e c u r ity me a s u r e s a t p u b l i c f a c i l i t i e s . Th e s e f i n d i n g s a n d t h e a s s o c i a t e d r e p o r t w e r e w r i t t e n p r im a r i l y f o r t h e b e n e f i t o f C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t ma n a g e m e n t w h o h a s a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e i r b u s i n e s s a nd t h e i r c o m p l e x i t i e s . R e a d e r s m a y r e q u i r e f u r t h e r in f o r m a t i o n t o u n d e r s t a n d s o m e o f t h e s e i s s u e s a n d t h e a ss o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . 3. 1 B u s i n e s s p r a c t i c e s Se c u r i t y o f r e c e i v e d m o n i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Th e d e p a r t m e n t h a s s o m e i s s u e s w i t h v i s i b i l i t y a n d a c c e s s t o c a s h d r a w e r s . T h e c u r r e n t p l a c e m e n t m a y a l l o w cu s t o m e r s t o s e e a c t i v i t y w i t h c o n t e n t s . S t a f f d e a l i n g w i th c u s t o m e r m o n i e s a l l u t i l i z e o n e c a s h d r a w e r a n d ha v e c o n c u r r e n t a c c e s s . S t a f f h a v e n o t b e e n i n t h e p r a ct i c e o f c o u n t i n g o u t t h e i r m o n i e s a t t h e e n d o f t h e day. So m e s t a f f d o n o t c o u n t o u t m o n i e s a t t h e e n d a n d o r th e b e g i n n i n g o f t h e d a y . I n B e n d , t h i s c o u l d b e a g reater co n c e r n s i n c e n u m e r o u s s t a f f h a v e c o n c u r r e n t a c c e s s t o t h e c a s h d r a w e r a n d s a f e d u r i n g t h e c o u r s e o f t h e da y . I n a d d i t i o n , t h e d e p a r t m e n t h a s s a f e s t h a t c o u l d u s e a d d i t i o n a l s a f e g u a r d s , a s w e l l a s b e l o c a t e d b e t t e r for st a f f a c c e s s . T h e i s s u e s w i t h t h e s a f e h a v e b e e n d i s c u s s e d d i r ec t l y w i t h s t a f f a n d a r e n o t d i s c u s s e d i n g r e a t e r de t a i l i n t h i s r e p o r t d u e t o s e c u r i t y r e a s o n s . Co l l e c t e d m o n i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d a n d s ec u r e d t o p r o v i d e s a f e g u a r d i n g f r o m m o n i e s b e i n g st o l e n o r l o s t . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t s e g r e g a t i o n a n d s a f e g u a r d i n g , m o n i e s m a y b e s t o l e n a n d i t w o u l d b e u n c l e a r w h o , wh e r e , a n d w h e n t h e m o n i e s w e r e s t o l e n . I n t h e a b s e n c e o f s u c h c o n t r o l s , i f m o n i e s a r e f o u n d m i s s i n g a n d un a c c o u n t e d f o r , a g r e a t e r n u m b e r o f s t a f f a r e i m p l i c a te d w h i c h c r e a t e s a d i f f i c u l t w o r k i n g s i t u a t i o n a n d m a k e s re s o l u t i o n p r o b l e m a t i c . Th e d e p a r t m e n t h a s n o t s e e n i t n e c e s s a r y t o f u r t h e r c o n tr o l m o n i e s s i n c e t h e y h a v e n o t h a d a n y i s s u e s w i t h ca s h h a n d l i n g . Th e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r l i m i t i n g c o n c u r r e n t ac c e s s t o m o n i e s . M o n i e s s h o u l d b e c o u n t e d o u t Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 4 at t h e e n d a n d a t t h e b e g i n n i n g o f e a c h d a y . T h e u se o f t a m p e r p r o o f b a n k b a g s m i g h t b e c o n s i d e r e d t o ho l d c o u n t e d m o n i e s u n t i l d e p o s i t . T h e d e p a r t m e n t sh o u l d c o n s i d e r m o r e s e c u r e c a s h d r a w e r s w i t h pe r h a p s a c h e c k s l o t s o a c c e s s i s n o t n e e d e d u n l e s s c a s h w a s t e n d e d . I t i s r e c o m m e n d e d t h e De p a r t m e n t a d d r e s s t h e i r s a f e c o n d i t i o n s . Re s t a u r a n t r e n e w a l s o v e r l o a d d e p a r t m e n t ’ s a b i l i t y t o d e p o s i t m o n i e s i n a c c o r d a n c e w i t h po l i c y . Th e d e p a r t m e n t h a n d l e s r e s t a u r a n t r e n e w a l l i c e n s e s t h a t ar e d u e f r o m D e c e m b e r t h r o u g h J a n u a r y . T h e de p a r t m e n t d e p o s i t e d s o m e $ 2 9 4 t h o u s a n d i n t h e s e f e e s i n D e c e m b e r 2 0 0 6 a n d J a n u a r y 2 0 0 7 , w h i c h re p r e s e n t s 7 3 % o f t h e f e e s . P e r d i s c u s s i o n s w i t h s t a f f , t h e l a r g e i n f l u x o f l i c e n s e s w i t h p a y m e n t r e s u l t s i n mo n i e s n o t b e i n g d e p o s i t e d w i t h i n 2 4 h o u r s o f r e c e i p t . I n a d d i t i o n , t h e d e p a r t m e n t h a s b e e n s t r u g g l i n g t o sa f e g u a r d t h e a p p l i c a t i o n s w i t h p a y m e n t u n t i l t h e m o n i es c o u l d b e r e c e i p t e d s i n c e t h e s h e a r n u m b e r o f ap p l i c a t i o n s w i l l n o t f i t i n t h e i r s a f e . T h e e n v e l o p e s a r e d a t e s t a m p e d w h e n t h e y c o m e i n b u t t h e e n v e l o p e s are di s c a r d e d a f t e r t h e m o n i e s a r e r e c e i p t e d . T h i s m a d e i t di f f i c u l t t o i d e n t i f y h o w m a n y d a y s t h e s e r e c e i p t s w e r e go i n g u n d e p o s i t e d . Co u n t y P o l i c y 1 9 9 9 - 0 7 5 r e q u i r e s t h a t m o n i e s c o l l e c t e d b e d e p o s i t e d w i t h i n 2 4 h o u r s o f r e c e i p t t o C o u n t y Fi n a n c e o r t h e C o u n t y ’ s b a n k . A n y e x t e n u a t i n g c i r c u m s t a nc e s s h a l l b e b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f C o u n t y Fi n a n c e . De l a y i n g d e p o s i t s p r o v i d e s o p p o r t u n i t y f o r m o n i e s t o b e m i s a p p r o p r i a t e d . I t i s n o t c l e a r h o w m a n y o f t h e s e ap p l i c a t i o n s w e r e r e c e i v e d a n d d e p o s i t e d b e y o n d 2 4 h o u r s s i n c e t h e r e c o r d s d o n o t i n d i c a t e t h e d a t e t h e ap p l i c a t i o n w a s r e c e i v e d . Th e s t a t e h a s d i c t a t e d t h a t l i c e n s e s r e n e w a l s o c c u r b y J a n u a r y 3 1 st e a c h y e a r , w h i c h p r e c l u d e s t h e d e p a r t m e n t fr o m s t a g g e r i n g t h e a p p l i c a t i o n d e a d l i n e . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t a d d r e s s t h e d e l a y in d e p o s i t i n g o f r e s t a u r a n t a p p l i c a t i o n m o n i e s . Op t i o n s m i g h t i n c l u d e o n e o r m o r e o f t h e f o l l o w i n g : · a l o c k b o x a r r a n g e m e n t f o r t h e f e e s , · lo g g i n g t h e c h e c k s r e c e i v e d a n d s e p a r a t i n g c h e c k s f ro m a p p l i c a t i o n s f o r d e p o s i t ( a c o p y c o u l d be r e t a i n e d w i t h t h e a p p l i c a t i o n ) , a n d · us i n g t e m p o r a r y w o r k e r s Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 5 Sa n i t a r i a n r e c e i p t s a r e n o t b e i n g p r o p e r l y i s s u e d . In d i s c u s s i o n s w i t h t h e d e p a r t m e n t , t h e y a r e c o n c e r n e d a b o ut t h e a p p e a r a n c e o f c o l l e c t i n g m o n i e s b y sa n i t a r i a n s i n t h e f i e l d . S a n i t a r i a n s g o o u t t o c o m m un i t y e v e n t s t o m o n i t o r t e m p o r a r y r e s t a u r a n t s a n d f r e q uently mu s t i s s u e p e r m i t s t o t h o s e r e s t a u r a n t s w h o f a i l e d t o g et a p e r m i t i n a d v a n c e . I f s a n i t a r i a n s c o l l e c t m o n i e s f rom th e r e s t a u r a n t s , t h e y w i l l p r o v i d e t h e m a r e c e i p t . S an i t a r i a n s t a f f h a v e l a r g e a n d u n w i e l d y l o o s e r e c e i p t s . Staff do n o t a p p e a r t o b e i s s u i n g r e c e i p t s i n a n y p a r t i c u l a r or d e r . M a n a g e m e n t c o u l d n o t e f f e c t i v e l y m o n i t o r r e c e ipt is s u a n c e i n t h i s e n v i r o n m e n t . Sa n i t a r i a n s w h e n r e c e i p t i n g s h o u l d b e u s i n g s e q u e n t i a l nu m b e r e d r e c e i p t s . T h e s e r e c e i p t s s h o u l d b e c h e c k e d ou t t o t h e m a n d c o n t r o l l e d b y a s u p e r v i s o r . T h e s u p e r vi s o r s h o u l d p e r i o d i c a l l y a c c o u n t f o r a l l r e c e i p t s . In t h e a b s e n c e o f c o n t r o l l e d r e c e i p t s t o c k , m o n i e s c o u l d b e re c e i p t e d a n d t h e m o n i e s n e v e r d e p o s i t e d . Th e c u r r e n t r e c e i p t s a r e u n b o u n d l a r g e r e c e i p t s a n d a r e di f f i c u l t f o r s a n i t a r i a n s t o u s e i n t h e f i e l d . Re c e i p t s s h o u l d b e d e v e l o p e d t h a t c o n f o r m t o C o u n t y p o l i c y b u t a l l o w e a s e o f u s e b y s a n i t a r i a n s i n t h e fi e l d . S m a l l e r r e c e i p t s i n a b o u n d f o r m a t w o u l d b e p r e f e r a b l e . R e c e i p t s s h o u l d b e u s e d i n o r d e r . I t ma y b e u s e f u l t o i s s u e c o l o r f u l r e c e i p t s f o r f e e s i n a d v a n c e t h a t s h o u l d b e d i s p l a y e d b y r e s t a u r a n t s o n th e i r r e g i s t e r . Th e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r b i l l i n g t h e re s t a u r a n t i n s t e a d o f t h e a p p e a r a n c e o f c o l l e c t i n g at t h e s e l o c a t i o n s i n f e r s a d i f f e r e n t h a n d l i n g o f t he i r i n s p e c t i o n s . A p e r s o n s e p a r a t e f r o m t h e i n s p e c tor co u l d c o o r d i n a t e a n d t r a c k i n s p e c t i o n s f e e s t o m a k e s u r e a l l i n s p e c t i o n s h a v e f e e s c o l l e c t e d . Th e d e p a r t m e n t m i g h t c o n s i d e r e s t a b l i s h i n g a d d i t i o n al p r o c e d u r e s f o r h a n d l i n g t h e s e i m p r o m p t u ev e n t s , i n c l u d i n g p e r h a p s b i l l i n g t h o s e r e s t a u r a n t s t h a t h a v e n o t p a i d a n d t h e n i f t h e y d o n o t e n d u p pa y i n g a d d a d d i t i o n a l p e n a l t i e s o r r e m o v a l o f t h e i r r i g h t t o w o r k o n a t e m p o r a r y b a s i s i n t h e c o u n t y . A n u m b e r o f t e m p o r a r y r e s t a u r a n t p e r m i t s r e l a t e t o ac t i v i t i e s a t t h e C o u n t y F a i r / E x p o f a c i l i t y , e s p e c i ally du r i n g t h e C o u n t y f a i r . I t w a s d i s c u s s e d t h a t C D D co u l d l o o k a t c o o r d i n a t i n g w i t h F a i r & E x p o ma n a g e m e n t t o c o l l e c t p e r m i t m o n i e s f o r C D D a n d a s s oc i a t e d p a p e r w o r k f o r t h o s e u s i n g F a i r & E x p o fa c i l i t i e s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 6 Se g r e g a t i o n o f s o m e d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Se v e r a l a d m i n i s t r a t i v e s t a f f r e c e i v e m o n i e s d i r e c t l y f o r w h i c h t h e y a r e r e s p o n s i b l e f o r b i l l i n g a n d a c c o u n t i n g . Th e p a y m e n t s c o m e i n s p o r a d i c a l l y a n d t h e s e p a y m e n t s a r e r o u t e d t o t h e m w h e n t h e m a i l c o m e s i n . T h e r e i s no r e c o r d o f t h e s e o t h e r m o n i e s r e c e i v e d u n t i l t h o s e s t af f p r e p a r e d e p o s i t s . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f r o r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e r e s p o n s i b le f o r m o r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g f u n c t i o n s i s co n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r iz a t i o n , a n d c u s t o d y . Wi t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e i d e n t i f ied in a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a l l d u t i e s c o n ce n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n t l y c o m p r o m i s e the sa f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e t h e r e a r e i n s u f f i c i e n t co n t r o l s . So m e o f t h e s e a n c i l l a r y b i l l i n g s a r e m a d e t h e r e s p o n s i b i li t y o f a d m i n i s t r a t i v e s t a f f a n d i t s e e m e d a p p r o p r i a t e for th e m t o r e c e i v e t h e m o n i e s w h e n t h e y c o m e i n . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b e r e c e i p t e d th r o u g h t h e f r o n t o f f i c e s t a f f . T h e s e m o n i e s w i l l th e n b e i n c l u d e d i n t h e d a y ’ s d e p o s i t s . A d m i n i s t r a ti v e s t a f f r e s p o n s i b l e f o r h a n d l i n g t h o s e b i l l i n g s sh o u l d r e c e i v e t h e s y s t e m g e n e r a t e d r e c e i p t o r c o p y o f t h e c h e c k s o t h e y k n o w i t w a s r e c e i v e d a n d po s t e d . Wr i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s h a v e n o t b e e n c o m p l e t ed . St a f f h a s s t a r t e d w o r k o n a d e p a r t m e n t a l p r o c e d u r e s m a n ua l . T h e y h a v e s o m e a r e a s r e a s o n a b l y w e l l do c u m e n t e d b u t a d d i t i o n a l w o r k i s s t i l l n e e d e d . D u r i n g o b s e r v a t i o n s , a s t a f f p e r s o n a t o n e l o c a t i o n w a s ob s e r v e d c o u n t i n g o u t t h e m o n i e s a n d o n t h i s o c c a s i o n h a d a $ 1 o v e r a g e . T h e s t a f f p e r s o n w a s g o i n g t o c a r r y ov e r t h e m o n i e s t o t h e n e x t d a y . A s e p a r a t e s t a f f p er s o n i n a n o t h e r l o c a t i o n w a s c o u n t i n g o u t t h e m o n i e s ne e d e d f o r t h e d e p o s i t a n d f a i l e d t o c o u n t o u t t h e i r r e g i s t e r d r a w e r , w h i c h t u r n e d o u t t o b e s h o r t n i n e c e nts. Co m m u n i c a t i o n i s a n e s s e n t i a l c o m p o n e n t o f i n t e r n a l c o n tr o l s . W r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e e f f e c t i v e f o r co n t r o l s . W e l l - d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d p o l i c i e s a n d p r o ce d u r e s e n h a n c e a c c o u n t a b i l i t y a n d c o n s i s t e n c y . W i t h tr a i n i n g a n d e x p o s u r e t o t h e s e p r o c e d u r e s , p e r s o n n e l w i l l b e a b l e t o c a r r y o u t t h e i r j o b d u t i e s a s w e l l a s f i l l -in for Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 7 ot h e r s . Th e C o u n t y ’ s c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( # F - 1 1 ) r e q u i r es t h a t d e p a r t m e n t s d e v e l o p w r i t t e n p r o c e d u r e s go v e r n i n g t h e i r h a n d l i n g o f m o n i e s . I n a d d i t i o n , t h e C o u n t y h a s a c a s h o v e r / s h o r t p o l i c y # F - 9 t h a t o u t l i n e s how de p a r t m e n t s a r e t o r e p o r t a n y o v e r a g e s o r s h o r t a g e s . Th e l a c k o f c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s c a n le a d t o i n a d e q u a t e l y p l a n n e d c o n t r o l s , in a d e q u a t e s u p e r v i s i o n , p o o r a n d i n a d e q u a t e t r a i n i n g , a n d l a c k o f a d h e r e n c e t o s t a t e d c o n t r o l p r o c e d u r e s . Wi t h o u t s u f f i c i e n t a c c o u n t a b i l i t y f o r t h e s e m o n i e s , m o n i es m a y b e l o s t o r a m o u n t s c o v e r e d u p b y o t h e r a m o u n t s re c e i v e d . M a n a g e m e n t w i l l a l s o h a v e i n s u f f i c i e n t i n f o r ma t i o n t o u n d e r s t a n d i f t h e y h a v e i s s u e s w i t h c e r t a i n s t a ff or s i t u a t i o n s . So m e w r i t t e n p r o c e d u r e s h a v e b e e n d e v e l o p e d b u t i t i s no t c l e a r t h e y h a v e b e e n w i d e l y s h a r e d . S t a f f a r e cu r r e n t l y w o r k i n g o n c o m p l e t i n g t h e p r o c e d u r e s m a n u a l . A r e v i e w o f r e p o r t e d o v e r a g e s a n d s h o r t a g e s f o r t h e d ep a r t m e n t i n d i c a t e s v e r y f e w i n c i d e n c e s . I n F Y 20 0 6 / 2 0 0 7 , t h e d e p a r t m e n t o n l y r e p o r t e d t w o i n c i d e n c es o f o v e r a g e o r s h o r t t o t a l i n g 9 1 ¢ o v e r . It i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t c o m p l e t e t h e d o c u m e n t a ti o n o f t h e i r a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s . T h e s e s h o u l d i n c l u d e r e f e r e n c e s t o t h e v a r i o u s c o u n t y p o l i c i e s . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d em p h a s i z e t h e a r e a s o f m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e s h a r e d a n d m a d e a v a i l a b l e t o a ll e m p l o y e e s a n d s h o u l d r e l a t e t o t h e j o b d u t i e s o f em p l o y e e s . Op e r a t i n g s o f t w a r e c o u l d h a v e a d d i t i o n a l c o n t r o l s . Du r i n g a b r i e f r e v i e w o f t h e s o f t w a r e s y s t e m , t h e r e w e re a c o u p l e o f a r e a s i d e n t i f i e d f o r i m p r o v e m e n t i n t he ar e a s o f s e c u r i t y , a u d i t t r a i l s , a n d e f f i c i e n c y . D u r i n g re v i e w o f t h e s o f t w a r e s y s t e m w i t h t h e r e s p o n s i b l e s o f t w a r e pr o g r a m m e r , i t w a s d e t e r m i n e d t h e d e p a r t m e n t ’ s s o f t w a r e s y s t e m c o u l d b e i m p r o v e d i n t h e f o l l o w i n g a r e a s : · T r a c k i n g u s e r a c t i v i t y b y n e t w o r k u s e r - i d . · P r o v i d i n g a m e c h a n i s m t o t r a c k u s e r c h a n g e s a n d a u d i t t r ai l t o t h e u n d e r l y i n g l o o k u p t a b l e s . · A d d r e s s i n g u s e r s e c u r i t y f o r u n a t t e n d e d t e r m i n a l s t h a t ar e n o t p a s s w o r d p r o t e c t e d . · A d d r e s s i n g s e c u r i t y f o r s t a f f i n i t i a l s u s e d t o t r a c k e n t r ie s t h a t c a n b e e n t e r e d b y a n y o n e . O n l y a s e l e c t nu m b e r o f f u n c t i o n s r e q u i r e a p a s s w o r d . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 8 Th e C o u n t y ’ s c o m p u t e r u s a g e a n d i n f o r m a t i o n s e c u r i t y p o l ic i e s r e q u i r e s e c u r e u s e o f u s e r - i d ’ s i n c o u n t y sy s t e m s a n d t h e u s e o f p a s s w o r d s . T h e s e h e l p a s s u r e u s e r s h av e a p p r o p r i a t e a c c e s s a n d t h e i r a c t i v i t i e s a r e tr a c e a b l e . Th e p o t e n t i a l e x i s t s f o r u n a u t h o r i z e d u s e a s w e l l a s l a c k of t r a c k i n g a s t o w h o p e r f o r m e d c e r t a i n t a s k s . Th e s y s t e m i s i n u s e b y n u m e r o u s s t a f f a n d r e a d y a c c e s s m e a n s t h e y c a n s u p p o r t v a r i o u s a c t i v i t i e s a t nu m e r o u s c o m p u t e r t e r m i n a l s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r s t r e n g t h e ni n g t h e s e c u r i t y o v e r u s e r - i d s a n d a c t i v i t y w i t h i n th e s y s t e m . T h e u s e o f s c r e e n - s a v e r p a s s w o r d s m i g h t b e a u s e f u l p a r t o f a n y a p p r o a c h . Fe e s c h e d u l e c o u l d b e m o r e e a s i l y u p d a t e d . Du r i n g r e v i e w o f f e e s c h e d u l e i t e m s t o t h e s o f t w a r e t a bl e s , i t w a s n o t e d t h a t c e r t a i n f e e s w e r e n o t a b l e t o be lo c a t e d i n t h e s o f t w a r e ’ s f e e t a b l e s . I n d i s c u s s i o n s w i t h t h e p r o g r a m m e r , i t w a s n o t e d t h a t s o m e f e e s w e r e h a r d co d e d i n t o t h e s o f t w a r e . Ap p r o p r i a t e d e p a r t m e n t s t a f f s h o u l d b e a b l e t o u p d a t e a n d c h a n g e f e e r a t e s . T h i s t y p i c a l l y h a p p e n s o n c e a ye a r . Ha v i n g s o m e f e e s n o t a c c e s s i b l e i n t h e s o f t w a r e t a b l e s c o u l d r e s u l t i n s o m e f e e s n o t b e i n g u p d a t e d i n a t i m e l y ma n n e r . I t a l s o m a k e s i t h a r d e r f o r d e p a r t m e n t s t a f f to m o n i t o r w h a t i s g o i n g o n w i t h f e e s . I t m a y m a k e i t ha r d e r f o r o t h e r p r o g r a m m e r s t o l o c a t e t h e o c c u r r e n c e s a nd c h a n g e t h e m . So m e o f t h e f e e s w e r e h a r d - c o d e d i n t o t h e s o f t w a r e b e c a us e i t w a s m o s t e x p e d i t i o u s t o d o i t t h a t w a y . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r h a v i n g a l l f e e l o g i c p l a c e d i n b u s i n e s s r u l e t a b l e s t h a t c a n ea s i l y b e u p d a t e d , m a n a g e d a n d s u p e r v i s e d b y s t a f f . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 9 3. 2 P o l i c y i s s u e s Bu i l d i n g a n d e l e c t r i c a l f e e s h a v e m o s t l y g o n e u n c h a ng e d . A r e v i e w o f r a t e s g o i n g b a c k t o 2 0 0 4 i n d i c a t e s t h a t a l l o f t h e b u i l d i n g , e l e c t r i c a l a n d p l u m b i n g p e r m i t r a t e s have go n e w i t h o u t i n c r e a s e s . B y v i r t u e o f p a s t b u i l d i n g g ro w t h a n d p e r h a p s a l a c k o f a d e q u a t e s t a f f i n g , t h e de p a r t m e n t h a s b e e n a b l e t o m a n a g e w o r k l o a d s a n d h a s b u il t u p t h e i r o p e r a t i o n a l r e s e r v e s . W i t h a r e c e n t tr e n d i n l o w e r b u i l d i n g p e r m i t l e v e l s , t h e d e p a r t m e n t m i g h t n e e d t o i n c r e a s e f e e s t o r e f l e c t t h e i r c u r r e n t costs to pr o v i d e s e r v i c e s . F r o m d i s c u s s i o n s w i t h s t a f f , C o u n t y b u i l d in g p e r m i t f e e s a r e a m o n g t h e l o w e s t i n t h e s t a t e . A r e c e n t l y c o m p l e t e d c o n s u l t a n t s u r v e y o f C i t y o f R e d m on d u s e r f e e s a l s o s a w t h a t m a n y o f t h e C i t y r a t e s w e r e no t r e p r e s e n t a t i v e o f t h e c o s t s t o p r o v i d e s e r v i c e s . T h e y c o n s u l t a n t r e c o m m e n d e d f e e s b e u p d a t e d a n n u a l l y wi t h a C P I f a c t o r a n d t h o r o u g h l y r e v i e w e d e v e r y t h r e e t o f i v e y e a r s . F e e s s h o u l d r e c o v e r t h e c o s t a n d n o r m o re or l e s s . T h e c o n s u l t a n t f u r t h e r i n d i c a t e d t h a t i n t h e i r e x p e r i e n c e j u r i s d i c t i o n s t h a t h a v e n o t i n c r e a s e d f e e s a r e li k e l y t o i n c r e a s e f e e s 3 t o 4 t i m e s t h e c u r r e n t r a t e s . In t h e a b s e n c e o f r o u t i n e r e v i e w o f t h e c o s t s t o p r o v i d e s e r v i c e s c e r t a i n f e e s m a y n o l o n g e r p r o p e r l y r e p r e s e n t th e c o s t f o r t h e s e r v i c e . Th e d e p a r t m e n t h a s b e e n f o r t u n a t e t o b e a b l e t o l e a v e m a n y o f t h e s e f e e s a t a s t a t i c l e v e l d u e t o s i g n i f i c a n t gr o w t h i n b u s i n e s s . I t i s n o t c l e a r t h i s w i l l c o n t i n u e , a n d t h a t r a t e s m i g h t n e e d t o g r o w t o r e f l e c t t h e c o s t o f doing bu s i n e s s . Th e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r r e v i s i t i n g t h e i r f e e r a t e s f o r b u i l d i n g , p l u m b i n g a n d e l e c t r i c a l s e r v i c es. Th e y s h o u l d m a k e s u r e t h e i r r a t e s a r e r e l a t e d t o t h e n a t u r e a n d t y p e o f s e r v i c e a n d a r e r e p r e s e n t a t i v e of th e c o s t t o p r o v i d e s u c h s e r v i c e s . Ne w b e r r y n e i g h b o r h o o d t r a n s a c t i o n s a d d a c o m p l e x i t y n o t n o r m a l l y e n c o u n t e r e d b y t h e de p a r t m e n t . Th e N e w b e r r y n e i g h b o r h o o d w a s d e v e l o p e d t h r o u g h a s e ri e s o f c o m p l e x a r r a n g e m e n t s b e t w e e n t h e C o u n t y , de v e l o p e r s a n d L a P i n e s e w e r d i s t r i c t t h a t i s t o b r i n g i n a d d i t i o n a l m o n i e s f o r a d d r e s s i n g g r o u n d w a t e r t r e a t m e nt is s u e s i n t h e S o u t h C o u n t y a r e a . T h e s e t r a n s a c t i o n s a r e ve r y c o m p l i c a t e d a n d h a v e n o t b e e n f u l l y d o c u m e n t e d by d e p a r t m e n t m a n a g e m e n t . N u m e r o u s t i m i n g i s s u e s d e l a y o r d e f e r p a y m e n t b y d i f f e r e n t p a r t i e s . C o u n t y Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 10 Fi n a n c e w a s n o t i n v o l v e d d u r i n g t h e d e a l m a k i n g a n d h a d t o p u l l t o g e t h e r r e c o r d s a n d a p r o c e s s f o r t r a c k i n g th e s a l e s a n d a c c o u n t i n g a f t e r t h e f a c t . C o u n t y p r o p e r ty m a n a g e m e n t h a s n o t b e e n i n v o l v e d a t a l l . Gi v e n t h e c o m p l e x f i n a n c i a l n e g o t i a t i o n s , i t w o u l d a l wa y s b e a d v i s a b l e t o h a v e F i n a n c e p r o v i d e f e e d b a c k o n po t e n t i a l i s s u e s w i t h f i n a n c i a l r e p o r t i n g , o p e r a t i o n a l ac c o u n t i n g a n d t r a n s a c t i o n a l a c c o u n t i n g i s s u e s . Th e r e w e r e a n u m b e r o f u n i n t e n d e d c o n s e q u e n c e s o f t h e c on t r a c t s . C e r t a i n S D C ’ s t o b e p a i d b y t h e d e v e l o p e r we r e l o c k e d i n b y t h e C o u n t y a n d y e t t h e C o u n t y ’ s c o s t w as t o c o n t i n u e a t a c t u a l c o s t s . T h e i n i t i a l a f f e c t c o u l d ha v e e n d e d u p c o s t i n g t h e C o u n t y s o m e $ 3 6 7 , 0 0 0 . T h e D ep a r t m e n t w a s a b l e t o r e n e g o t i a t e t h e c o n t r a c t a n d re d u c e t h e p o t e n t i a l i m p a c t t o s o m e $ 6 6 , 0 0 0 . St a f f w e r e a t t e m p t i n g t o m a k e t h e b e s t d e a l f o r t h e C ou n t y i n l i g h t o f t h e C o u n t y ’ s o b j e c t i v e s i n S o u t h C o u nty bu t d i d n o t t a k e i n t o a c c o u n t t h e c o m p l e x i t y t h e y w e r e c r e a t i n g f r o m a n a c c o u n t i n g p e r s p e c t i v e . S i n c e t h e n , th e y h a v e i n v o l v e d C o u n t y F i n a n c e . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t d o c u m e n t t h e h o s t of a s s u m p t i o n s a n d f i n a n c i a l r e c o r d s a n d co m m i t m e n t s s o t h a t t h e r e i s a c l e a r p a t h o f w h a t w il l h a p p e n o n i n t o t h e f u t u r e . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r i n v o l v i n g F i n a n c e a n d P r o p e r t y m a n a g e m e n t e a r l i e r o n t h e pr o c e s s a s t h e y d e v e l o p a n d s t r u c t u r e f i n a n c i a l a r r an g e m e n t s f o r r e a l p r o p e r t y . Th e d e p a r t m e n t l a c k s a c o n s i s t e n t a p p r o a c h t o r e s e r ve s . Th e d e p a r t m e n t h a s e s t a b l i s h e d a n u m b e r o f r e s e r v e s f o r op e r a t i o n s a n d b u i l d i n g m a i n t e n a n c e . I t i s n o t c l e a r th e d e p a r t m e n t h a s d o c u m e n t e d a p r o c e s s f o r i d e n t i f y i n g h o w m u c h i t n e e d s a s a r e s e r v e a n d a n a p p r o p r i a t e fu n d i n g m e c h a n i s m . I n d i s c u s s i o n s w i t h t h e d e p a r t m e n t , th e y i n d i c a t e m a n a g i n g t h e r e s e r v e w i l l r e q u i r e a ca r e f u l b a l a n c e o f t r e n d s , l a b o r p o o l a n d w o r k l o a d s . Re s e r v e s s h o u l d b e m o r e t h a n a m e c h a n i s m t o s t o r e e x c e s s r e ve n u e s . T h e y s h o u l d w o r k t o r e d u c e t h e r i s k th a t t h e d e p a r t m e n t w i l l n o t b e a b l e t o f u l f i l l t h e s e r v i c e s f o r w h i c h i t h a s c o l l e c t e d f e e s . I n a d d i t i o n , t he reserves ca n h e l p s t a b i l i z e o p e r a t i o n s a n d p r o v i d e w o r k f o r c e c o n t i nu i t y . Wi t h o u t a p p r o p r i a t e c o n t r o l s , r e s e r v e s m i g h t n o t m a t c h t h e p l a n s o f m a n a g e m e n t t o s u p p o r t t h e c u r r e n t l e v e l of bu s i n e s s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 11 Th e d e p a r t m e n t i n l a s t n u m b e r o f y e a r s h a s e x p e r i e n c e d s i g n i f i c a n t l y h i g h e r a c t i v i t y t h a n i t h a d p l a n n e d f o r , wh i c h r e s u l t e d i n h i g h e r r e v e n u e s t h a n t h e c o s t s n e e d e d to c o v e r t h e s e r v i c e s . I n a d d i t i o n , t h e d e p a r t m e n t h a s be e n u n d e r c o n t r a c t w i t h t h e C i t y o f R e d m o n d . T h i s s u cc e s s f u l b u s i n e s s r e l a t i o n s h i p h a s f u r t h e r a l l o w e d t h e de p a r t m e n t t o h a v e m o r e m o n i e s f o r r e s e r v e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r d e v e l o p i n g a p o l i c y o n t h e c r e a t i o n a n d u s e o f r e s e r v e s . De p a r t m e n t n o l o n g e r n e e d s a l l o f i t s p e t t y c a s h . Du r i n g t h e r e v i e w o f p e t t y c a s h , t h e d e p a r t m e n t i n d i c a te d t h e y c o u l d u s e l e s s p e t t y c a s h . I n l a t e r co m m u n i c a t i o n s , t h e y i n d i c a t e d t h e y s h o u l d r e d u c e t h e i r p e t t y c a s h b y $ 2 0 0 . De p a r t m e n t s s h o u l d o n l y h a v e s u f f i c i e n t p e t t y c a s h t o p r ov i d e c o v e r a g e f o r a n t i c i p a t e d e x p e n s e s . Ha v i n g a d d i t i o n a l p e t t y c a s h c o u l d p o s e a r i s k f o r t h e f t o r m i s u s e . Th e d e p a r t m e n t h a s r e d u c e d t h e n u m b e r a n d t y p e o f p e t ty c a s h u s e s b y s e t t i n g u p a c c o u n t s f o r s o m e t y p e s o f tr a n s a c t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n t a c t F i n a n c e w i th t h e r e d u c e d l e v e l o f p e t t y c a s h t o g e t u p d a t e d ca s h r e s o l u t i o n a n d d e p o s i t t h e e x c e s s t o F i n a n c e i n a d e p o s i t s e p a r a t e f r o m t h e i r d a i l y d e p o s i t s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 12 4. M an a g e m e n t ’ s Co m m e n t s 4. 1 C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t M a n a g e m e n t Da v i d G i v a n s , C P A , C I A In t e r n a l A u d i t o r De s c h u t e s C o u n t y RE : M a n a g e m e n t R e s p o n s e t o R e v i e w o f C o m m u n i t y D e v e lo p m e n t B u s i n e s s P r a c t i c e s De a r D a v i d a n d t h e A u d i t C o m m i t t e e : Th a n k y o u f o r t h e c o m p r e h e n s i v e l o o k a t o u r b u s i n e s s p r a c t i ce s a n d f u n c t i o n s . H a v i n g f i r s t h a n d kn o w l e d g e o f y o u r e x p e r t i s e a n d p e r f o r m a n c e o n o t h e r c o un t y a u d i t r e v i e w s , I w e l c o m e d a n op p o r t u n i t y f o r t h a t e x p e r t i s e t o b e a p p l i e d t o C o m m un i t y D e v e l o p m e n t ( C D D ) . I b e l i e v e t h e r i g h t qu e s t i o n s w e r e a s k e d , a n d I w a s n o t d i s a p p o i n t e d w i t h t h e r e s u l t . Th e f o l l o w i n g r e s p o n s e s a d d r e s s s p e c i f i c r e c o m m e n d a t i o n s c o nt a i n e d w i t h i n t h e r e v i e w . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 13 Ma n a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) Se c u r i t y o f r e c e i v e d m o n i e s CD D b a s i c a l l y c o n c u r s w i t h t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s , a s n o t e d . · P l a n n e r s w i l l n o l o n g e r h a v e a c c e s s t o t h e c a s h d r a w e r . A ccess will be limited to id e n t i f i e d P e r m i t T e c h n i c i a n s a t r e c e p t i o n o r w o r k i n g d i re c t l y w i t h a c u s t o m e r . L i m i t i n g ac c e s s t o o n e P e r m i t T e c h n i c i a n c o u l d c r e a t e a b o t t l e n e c k i n c u s t o m e r f l o w . A c c e s s t o th e c a s h d r a w e r i s a l r e a d y o n e T e c h i n L a P i n e , a n d o n e o r t w o i n R e d m o n d . · C a s h w i l l b e c o u n t e d a t t h e b e g i n n i n g a n d e n d o f e a c h d a y . · A w o r k o r d e r h a s b e e n p l a c e d w i t h B u i l d i n g S e r v i c e s t o r e l o c a t e t h e c a s h d r a w e r o u t o f cu s t o m e r s i g h t , i n c l u d i n g a c h e c k s l o t . T h i s s e t - u p a l r e a d y e xists in La Pine and Re d m o n d . · S t a f f i s c u r r e n t l y r e s e a r c h i n g o p t i o n s f o r n e w s a f e s . I n t h e m e a n t i m e , w e h a v e o r d e r e d pr e - n u m b e r e d c a s h e n v e l o p e s f o r o v e r n i g h t s t o r a g e , i n o rd e r t o r e d u c e t h e p o s s i b i l i t y of t a m p e r i n g o r t h e f t . Li c e n s e d F a c i l i t y ( i n c l u d i n g r e s t a u r a n t ) r e n e w a l s Th e a n n u a l r e n e w a l o f l i c e n s e d f a c i l i t i e s h a s a l w a y s b e e n a c h a l l e n g e f o r C D D . W e h a v e s t u d i e d th e v a r i o u s o p t i o n s t o i m p r o v e o p e r a t i o n s a n d a d h e r e t o C o u n t y p o l i c y 1 9 9 9 - 0 7 5 , a n d h a v e de c i d e d o n a n i n t e r i m a n d l o n g t e r m s o l u t i o n . T h i s f i sc a l y e a r , w e h a v e a s s i g n e d a d d i t i o n a l sp e c i f i c s t a f f t o m a k e t h e r e c e i p t i n g o f r e n e w a l s a d a i l y pr i o r i t y , w i t h a d d i t i o n a l s t a f f t h a t c a n b e as s i g n e d a s n e e d e d . T h i s w i l l a l s o a d d r e s s t h e s e g r e g a t i o n of d u t i e s i n t h i s a r e a . O v e r t h e c o u r s e of t h e n e x t y e a r , w e w i l l a l s o i n v e s t i g a t e a “ l o c k b o x ” a l t e r n a t i v e . Ho w e v e r , o u r p r i m a r y g o a l f o r n e x t y e a r , i n c o n j u n c t i on w i t h C D D ’ s l a r g e r o b j e c t i v e i n in c o r p o r a t i n g e l e c t r o n i c c o m m e r c e , o r “ e - p e r m i t t i n g ” , i n to o u r s e r v i c e r o u t i n e s , w i l l b e t o a u t o m a t e th e l i c e n s e d f a c i l i t y r e n e w a l p r o c e s s s o t h a t b u s i n e s s e s c a n re n e w e l e c t r o n i c a l l y o n o u r w e b s i t e . Th e p r o g r a m w i l l b e i n t e r a c t i v e , s o t h a t c u s t o m e r i n p u ts w i l l a u t o m a t i c a l l y u p l o a d t o o u r p e r m i t sy s t e m , a n d p a y m e n t s w i l l b e i n s t a n t l y r e c e i p t e d . O u r w o rk w i l l b e l i m i t e d t o r e v i e w o f i n p u t in f o r m a t i o n a n d p a y m e n t f o r a c c u r a c y f o r t h e s e t r a n s a c t i o ns . W e a n t i c i p a t e t h a t t h i s w i l l g r e a t l y re d u c e t h e n u m b e r o f r e n e w a l s d o n e b y m a i l . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 14 Ma n a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) Te m p o r a r y r e s t a u r a n t f i e l d r e c e i p t i n g Th i s i s a n a r e a t h a t w e a s k e d t h e a u d i t o r f o r s p e c i f i c g u i da n c e a n d r e c o m m e n d a t i o n s . I t h a s b e e n a c o n c e r n f o r s o m e t i m e t h a t t h e a p p e a r a n c e o f c o l l e c t i o n o f m o n i e s i n t h e f i e l d m a y b e a c a u s e of m i s p e r c e p t i o n f r o m m e m b e r s o f t h e p u b l i c , a s w e l l a s c r ea t e a n a w k w a r d s i t u a t i o n f o r t h e f i e l d sa n i t a r i a n . I n e v a l u a t i n g t h e r e c o m m e n d a t i o n s , w e a l s o c o n d u c t e d a n i n f o r m a l s u r v e y o f o t h e r Or e g o n c o u n t i e s . W e f o u n d t h a t t h i s h a s b e e n a n e q u a l l y c h a l l e n g i n g p r o b l e m f o r t h o s e c o u n t i e s , an d t h a t t h e r e a r e a w i d e r a n g e o f s o l u t i o n s a n d i d e a s. O u r b i g g e s t c o n c e r n w i t h b i l l i n g f o r te m p o r a r y r e s t a u r a n t f e e s i s t h e r i s k o f n o n - c o l l e c t i o n . N ev e r t h e l e s s , g i v e n t h e c o n c e r n s n o t e d ab o v e , w e w i l l b e g i n s u c h a s y s t e m a s s o o n a s t h e l o g i s t i c s ca n b e w o r k e d o u t , f o r a l l i n - C o u n t y fo o d v e n d o r s . D u e t o t h e h i g h e r r i s k o f n o n - c o l l e c t i o n , w e p r o p o s e t o c o n t i n u e t o c o l l e c t f e e s i n th e f i e l d f o r n o n - C o u n t y v e n d o r s . H o w e v e r , w e w i l l f ol l o w p r o p e r p r o t o c o l s i n u s i n g b o u n d a n d nu m b e r e d r e c e i p t b o o k s . O u r c u r r e n t f e e s c h e d u l e p r o v i d e s a d i s c o u n t f o r v e n d o r s t h a t p u r c h a s e th e i r t e m p o r a r y p e r m i t s i n a d v a n c e o f t h e e v e n t . I n c on j u n c t i o n w i t h t h e s t e p s o u t l i n e d a b o v e , w e wi l l f u r t h e r o u r e f f o r t s t o e d u c a t e v e n d o r s o n t h i s d is c o u n t , i n o r d e r t o a v o i d b i l l i n g o r f i e l d co l l e c t i o n a l t o g e t h e r . O u r i n t e r p r e t a t i o n o f s t a t u t e in d i c a t e s t h a t w e a r e p r o h i b i t e d f r o m l e v y i n g mo n e t a r y p e n a l t i e s o r d e n y i n g t h e i s s u a n c e o f a p e r m i t . W e h a v e a t t e m p t e d t o b e t t e r c o o r d i n a t e w i t h t h e F a i r /E x p o d e p a r t m e n t , a n d w i t h t h e c u r r e n t m a i n fo o d v e n d o r a t t h e f a i r g r o u n d s o n p e r m i t s f o r t e m p o r a ry v e n d o r s . B o t h h a v e b e e n h e l p f u l i n no t i f y i n g v e n d o r s o f t h e n e e d f o r p e r m i t s , a n d i n n o t if y i n g c o u n t y s t a f f o f t h e p r e s e n c e o f te m p o r a r y v e n d o r s . H o w e v e r , a t t h e p r e s e n t t i m e , v e n d or s h a v e n o t b e e n p r o h i b i t e d f r o m t h e fa i r g r o u n d s f o r l a c k o f a t e m p o r a r y p e r m i t . Se g r e g a t i o n o f o t h e r d u t i e s We f u l l y c o n c u r w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n , a n d c o r r e c t i o n ha s a l r e a d y b e e n i m p l e m e n t e d . A l l mo n i e s ( w i t h t h e e x c e p t i o n o f l i c e n s e d f a c i l i t i e s n o t e d a bo v e ) , a r e n o w r e c e i p t e d t h r o u g h f r o n t of f i c e s t a f f . Wr i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s We c o n c u r . A s n o t e d i n t h e r e v i e w , t h i s w o r k h a s b e e n a n o n g o i n g t a s k , a n d w i l l c o n t i n u e a s ti m e a l l o w s . T h e p o l i c i e s w i l l u l t i m a t e l y b e t a i l o r e d fo r e a c h d i v i s i o n a n d / o r s t a f f m e m b e r t h a t ha n d l e s m o n i e s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 15 Ma n a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) So f t w a r e C o n t r o l s Al t h o u g h w e c o n c u r w i t h t h e i n t e n t a n d p r e m i s e o f e a c h of t h e s o f t w a r e r e c o m m e n d a t i o n s , t h e fi n i s h e d s o l u t i o n m a y v a r y s l i g h t l y i n i m p l e m e n t a t i o n . · I n t r a c k i n g u s e r c h a n g e s , r a t h e r t h a n s i m p l y t r a c k i n g u s a g e , w e e n v i s i o n a n e x c e p t i o n re p o r t w h e r e b y d i f f e r e n c e s i n t h e s i g n - o n I D o r u s e r s e s s i on and in-session sign- of f / a p p r o v a l s / c o m m e n t s a r e c o m p a r e d , a n d f l a g g e d f o r m a na g e m e n t i m m e d i a t e l y . · U n a t t e n d e d t e r m i n a l s w i l l b e c h a n g e d t o r e q u i r e a p a ss w o r d . H o w e v e r , s o m e m a c h i n e s in o u r o f f i c e ( W B T ’ s o r “ d u m b t e r m i n a l s ” ) , a r e n o t a b l e t o b e p a s s w o r d p r o t e c t e d . W e wi l l e x p l o r e a l t e r n a t i v e o p t i o n s w i t h I n f o r m a t i o n T e ch n o l o g y o n t h e s e m a c h i n e s . · O n a c a s e b y c a s e b a s i s , w e w i l l i n v e s t i g a t e a d d i t i o n a l i ns t a n c e s i n w o r k s e s s i o n s wh e r e i t m a k e s s e n s e t o r e q u i r e a p a s s w o r d t o m a k e c h a n g e s , balancing the possible ne e d f o r a d d i t i o n a l s e c u r i t y w i t h t i m e a n d w o r k f l o w de m a n d s . Fe e S c h e d u l e C h a n g e s Si m i l a r t o w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s , d o c u m e n t i n g f e es a n d f e e c h a n g e s i n e x t e r n a l t a b l e s ra t h e r t h a n d i r e c t l y i n t h e s o f t w a r e h a s b e e n a n i d e n t if i e d t a s k o f C D D f o r s e v e r a l y e a r s , a n d w i l l co n t i n u e a s t i m e a l l o w s . Bu i l d i n g / E l e c t r i c a l F e e C h a n g e s Bu i l d i n g a n d e l e c t r i c a l f e e s , a s w i t h a l l f e e s c h a r g e d b y C D D , a r e c a r e f u l l y e v a l u a t e d e a c h y e a r du r i n g t i m e o f b u d g e t p r e p a r a t i o n . V i r t u a l l y a l l f e es e x c e p t b u i l d i n g a n d e l e c t r i c a l h a v e i n c r e a s e d by v a r y i n g a m o u n t s a s c o s t s h a v e i n c r e a s e d . I t h a s n o t b e en n e c e s s a r y t o i n c r e a s e bu i l d i n g / e l e c t r i c a l f e e s d u e p r i m a r i l y t o 1 ) i n c r e a s e s i n pe r m i t v o l u m e , a n d 2 ) i n c r e a s e s i n p r o j e c t va l u a t i o n s . As p e r m i t v o l u m e h a s i n c r e a s e d , r e v e n u e h a s i n c r e a s e d a c c o rd i n g l y . W h i l e s t a f f h a s b e e n a d d e d to a d d r e s s t h e i n c r e a s e d v o l u m e , t h e p a c e o f r e v e n u e i n cr e a s e h a s b e e n f a s t e r t h a n c o s t in c r e a s e s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 16 Ma n a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) CD D ’ s b u i l d i n g / e l e c t r i c a l f e e s a r e b a s e d p r i m a r i l y o n p r oj e c t s q u a r e f o o t a g e . S q u a r e f o o t a g e pe r m i t r a t e s a r e b a s e d o n a s l i d i n g s c a l e w h e r e b y s m a l l e r p r o j e c t s a r e c h a r g e d l e s s a n d l a r g e r pr o j e c t s a r e c h a r g e d m o r e . T h e p r e m i s e i s t h a t l a r g e r p r oj e c t s t e n d t o b e m o r e c o m p l i c a t e d a n d re q u i r e m o r e p l a n r e v i e w a n d i n s p e c t i o n s t h a n s m a l l e r , m o r e b a s i c p r o j e c t s . T h e t r e n d i n un i n c o r p o r a t e d D e s c h u t e s C o u n t y h a s b e e n t o w a r d l a r g e r p ro j e c t s t h e l a s t f e w y e a r s . A l t h o u g h th e s e p r o j e c t s d o i n f a c t r e q u i r e m o r e s t a f f t i m e , t h e pa c e o f r e v e n u e i n c r e a s e h a s i n c r e a s e d fa s t e r t h a n t h e c o s t i n c r e a s e s . Ho w e v e r , t r e n d s i n v o l u m e ( i f n o t s i z e a n d c o m p l e x i t y ) h a v e c h a n g e d o v e r t h e l a s t y e a r . I t i s f u l l y an t i c i p a t e d t h a t f e e i n c r e a s e s i n b o t h b u i l d i n g e l e c t r i ca l w i l l b e r e q u i r e d i n t h e F Y 2 0 0 8 - 0 9 b u d g e t to c o v e r a n t i c i p a t e d l a b o r c o s t i n c r e a s e s s u c h a s C O L A , h e a lt h i n s u r a n c e r a t e s a n d P E R S r a t e s . Ne w b e r r y N e i g h b o r h o o d We f u l l y c o n c u r w i t h b o t h r e c o m m e n d a t i o n s . V i r t u a l l y al l o f t h e h i s t o r i c a l d o c u m e n t a t i o n a l r e a d y ex i s t s . H o w e v e r , i t i s i n d i r e n e e d o f o r g a n i z a t i o n , s o rt i n g , p u r g i n g o f d u p l i c a t i o n a n d g e n e r a l ma i n t e n a n c e . T h i s w i l l b e a p r i o r i t y a s t i m e a l l o w s . F o r t h e l a s t s e v e r a l y e a r s , C D D h a s d o n e mu c h b e t t e r i n i n v o l v i n g F i n a n c e , P r o p e r t y M a n a g e m e n t a n d L e g a l i n n e g o t i a t i n g a n d a n a l y z i n g al l a s p e c t s o f t h i s p r o j e c t , a n d t h i s w i l l c o n t i n u e . CD D R e s e r v e F u n d s IT h a s b e e n C D D ’ s g o a l f o r s e v e r a l y e a r s t o d e v e l o p a w ri t t e n p o l i c y f o r i t s v a r i o u s r e s e r v e f u n d s . As a r u l e o f t h u m b , w e h a v e t r i e d t o a c h i e v e o p e r a t i n g r e s e r v e s e q u a l t o s i x m o n t h s o f o p e r a t i n g ex p e n s e . T h i s r u l e i s b a s e d o n t h e f o l l o w i n g r e a s o n s f o r ha v i n g a r e s e r v e : · T o a l l o w t h e c o m p l e t i o n o f w o r k o n p e r m i t s a n d a p p l i c a ti o n s “ i n t h e p i p e l i n e ” i f r e v e n u e to o k a s u d d e n d r a s t i c d o w n t u r n . · T o s o f t e n , o r p h a s e i n , t h e n e e d f o r l a r g e f e e i n c r e a se s c a u s e d b y s u d d e n i n c r e a s e s i n ex p e n s e s . · T o a v o i d l a y - o f f s i f w o r k c a n b e t e m p o r a r i l y s h i f t e d t o i m p o r t a n t n o n - f e e g e n e r a t i n g ne e d s . · T o a l l o w f o r o n e t i m e c a p i t a l p u r c h a s e s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 17 Ma n a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) Th e c h a l l e n g e i s d e t e r m i n i n g h o w l a r g e t h e r e s e r v e s h o u ld b e , a n d m a n a g i n g f i n a n c i a l l y t o ac h i e v e t h a t r e s e r v e . W e w i l l c o n t i n u e t o s e e k i n p u t f r o m q u a l i f i e d e n t i t i e s a n d o r g a n i z a t i o n s i n wo r k i n g t o w a r d c o n s e n s u s o n p r o p e r a m o u n t s , a n d w i l l u l t i ma t e l y d o c u m e n t t h a t c o n s e n s u s i n a wr i t t e n p o l i c y . Pe t t y C a s h CD D c o n c u r s a n d i s a l r e a d y i n t h e p r o c e s s o f r e d u c i n g i t s p e tt y c a s h f u n d s i n b o t h t h e B e n d a n d Re d m o n d o f f i c e s . I l o o k f o r w a r d b o t h t o d i s c u s s i n g t h e r e v i e w a n d t h i s r e s p on s e i n m o r e d e t a i l w i t h t h e A u d i t Co m m i t t e e , a n d t o f u l l i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e c o m m e nd a t i o n s a s d i s c u s s e d h e r e a s s o o n a s re a s o n a b l y p o s s i b l e . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 18 5. AP P E N D I C E S 5. 1 A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f a u d i t i s s u e s t h r o u g h r e vi e w o f i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i s s u e d b y o t h e r l o c a l g o v e r n m e n t a u d i t o r s, · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t o p e r a t i o n s t h r o u g h a r e v i e w a n d a n a l y s e s of C o u n t y f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n , · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e b u s i n e s s a n d c o n t r o l e n v i r o n m e n t a s d e s c r i b e d b y C o m m u n i t y De v e l o p m e n t m a n a g e m e n t a n d s t a f f d u r i n g o b s e r v a t i o n s a n d i n t e r v i e w s i n B e n d , R e d m o n d a n d La P i n e o f f i c e s , · D e v e l o p e d a n u n d e r s t a n d i n g o f b u d g e t i n g p r o c e s s a n d i m pa c t t o f e e s , · R e c o n c i l i n g C o u n t y a n d C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n o n r e v e n u e r e c e i p t s f o r a se l e c t e d m o n t h , · D e v e l o p e d u n d e r s t a n d i n g o f g e n e r a l I T c o n t r o l e n v i r o nm e n t f o r C D D s o f t w a r e s y s t e m t h r o u g h in t e r v i e w s w i t h I T s t a f f r e s p o n s i b l e f o r p r o g r a m m i n g , · C o m p a r e d c a s h r e s o l u t i o n s t o a m o u n t s o f c a s h b e i n g u s e d b y t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t , · A n a l y z e d t h e d a y s i t t a k e s C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t t o d ep o s i t m o n i e s f o r a s e l e c t e d p e r i o d , · E x t r a c t e d a s a m p l e o f p e r m i t t r a n s a c t i o n s w i t h f e e s a n d r e c a l c u l a t e d f e e s . · C o m p a r e d c u r r e n t f e e s c h e d u l e t o f e e s c h e d u l e i n p l a c e in F Y 2 0 0 3 / 0 4 , a n d · I n q u i r e d a b o u t N e w b e r r y n e i g h b o r h o o d f u n d a n d a s s o c i a te d a c c o u n t i n g a n d t r a n s a c t i o n s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e 2 0 0 3 R e v i s i on o f Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , which are is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 19 5. 2 F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r es Re v e n u e s a n d r e s e r v e s Gr a p h 1 – Co m m u n i t y De v e l o p m e n t (F u n d 2 9 5 ) re v e n u e s b y fi s c a l y e a r As s e e n i n G r a p h 1 , t h e d e p a r t m e n t i s c o m i n g o f f a h i g h l e v e l o f r e v e n u e s . M o s t s i g n i f i c a n t w i l l b e t h e e x p e c t ed el i m i n a t i o n o f t h e R e d m o n d c o n t r a c t i n F Y 0 7 / 0 8 . I n ad d i t i o n , F Y 0 7 / 0 8 , r e v e n u e s a p p e a r t o c o n t i n u i n g t o decline. $- $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 , 0 0 0 $5 , 0 0 0 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 , 0 0 0 $7 , 0 0 0 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 , 0 0 0 $9 , 0 0 0 , 0 0 0 FY 0 3 / 0 4 F y 0 4 / 0 5 F Y 0 5 / 0 6 F Y 0 6 / 0 7 Other revenue Federal Grants Administrative fees City of Redmond Environmental Health Planning Building Safety S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m ( H T E ) ( e x c l u d e s b e g i n n i n g w o r k i n g c a p i t a l ) Th e d e p a r t m e n t ’ s r e s e r v e s a r e c o m p r i s e d o f d e d i c a t e d b u i l di n g , e l e c t r i c a l a n d o p e r a t i o n a l r e s e r v e s . T h e s e r e s e r v e s ha v e g r o w n a n d t r e n d e d w i t h t h e i n c r e a s e d r e v e n u e s o f th e d e p a r t m e n t . T h e b u i l d i n g a n d e l e c t r i c a l r e s e r v e s Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 20 Gr a p h 2 – Co m m u n i t y De v e l o p m e n t re v e n u e s (F u n d 2 9 5 on l y ) b y fi s c a l y e a r co m p a r e d t o re s e r v e le v e l s (r e s t a t e d ) fl a t t e n e d o u t i n F Y 0 6 / 0 7 w h e r e a s t h e o p e r a t i o n a l r e se r v e r e p r e s e n t e d t h e m o s t s i g n i f i c a n t d e c l i n e . T h i s w a s partly du e t o a n o p e r a t i o n a l d e f i c i t f r o m a n u m b e r o f d i f f e re n t d i v i s i o n s w i t h i n t h e d e p a r t m e n t d u r i n g F Y 0 6 / 0 7 . $- $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 , 0 0 0 $5 , 0 0 0 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 , 0 0 0 $7 , 0 0 0 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 , 0 0 0 $9 , 0 0 0 , 0 0 0 FY 0 3 / 0 4 F y 0 4 / 0 5 F Y 0 5 / 0 6 F Y 0 6 / 0 7 Reserves-Building improvement Reserves-Other Reserve-Electrical Reserves - Building REVENUES-Fund 295 S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m ( H T E ) ( e x c l u d e s b e g i n n i n g w o r k i n g c a p i t a l ) a n d d e p a r t m e n t r e s t a t ed r e s e r v e c a l c u l a t i o n s . Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 January 2008 Page 21 Ex p e n d i t u r e s TA B L E 1 – Co m m u n i t y De v e l o p m e n t (F u n d 2 9 5 ) ex p e n d i t u r e s by f i s c a l ye a r - As s e e n i n T a b l e 1 , t h e d e p a r t m e n t ’ s e x p e n d i t u r e s c o n t i n ue d t o e x p a n d i n F Y 0 6 / 0 7 a s r e v e n u e s d e c r e a s e d . F Y 06 / 0 7 i s t h e f i r s t y e a r i n f o u r y e a r s w h e r e r e v e n u e s d i d n o t e x c e e d e x p e n d i t u r e s . De s c r i p t i o n F Y 0 3 / 0 4 F Y 0 4 / 0 5 F Y 0 5 / 0 6 F Y 0 6 / 0 7 Sa l a r i e s a n d W a g e s 2 , 7 5 4 , 2 3 7 $ 2 , 9 7 6 , 5 0 3 $ 3 , 3 3 0 , 4 5 4 $ 3 , 8 3 0 , 0 3 9 $ Em p l o y e e B e n e f i t s 1 , 2 3 1 , 0 1 3 1 , 3 1 2 , 6 7 8 1 , 5 5 7 , 2 0 7 1 , 8 9 6 , 0 1 2 In t e r n a l S v c F u n d C h a r g e s 6 0 9 , 6 3 4 6 0 6 , 0 8 5 7 4 4 , 1 8 9 8 1 1 , 6 2 2 Re n t a l s 1 0 2 , 4 1 8 9 2 , 7 8 4 1 2 1 , 2 4 9 1 8 9 , 5 2 9 Pr o f e s s i o n a l S e r v i c e s 4 0 , 3 7 3 1 0 0 , 9 0 2 1 2 6 , 3 2 7 2 0 5 , 5 5 8 Mi n o r E q u i p m e n t 5 , 5 2 5 1 4 , 2 7 7 1 4 6 , 8 1 4 1 6 0 , 8 4 4 En e r g y 5 1 , 9 4 9 5 8 , 2 0 5 7 7 , 2 0 4 7 3 , 8 4 3 Te c h n i c a l S e r v i c e s 3 3 , 3 8 2 3 9 , 7 2 8 7 2 , 1 1 3 1 0 2 , 0 3 0 In t e r f u n d C h a r g e 4 5 , 6 6 1 4 7 , 9 9 2 6 6 , 4 3 4 6 0 , 1 1 3 In s u r a n c e 4 8 , 5 0 7 4 9 , 1 9 8 5 4 , 9 3 9 5 9 , 9 6 3 Ge n e r a l S u p p l i e s 3 7 , 7 1 4 4 9 , 5 5 1 5 9 , 7 3 2 6 0 , 8 3 9 Ot h e r E x p e n d i t u r e s 3 4 , 9 9 2 4 1 , 7 3 1 6 3 , 1 4 8 4 6 , 8 2 7 Ot h e r S e r v i c e s 1 3 , 6 3 8 1 8 , 9 9 7 1 2 , 0 7 1 1 1 2 , 5 0 9 Co m m u n i c a t i o n s 4 8 , 3 7 9 4 5 , 2 4 8 3 1 , 5 7 2 2 8 , 7 6 8 Re p a i r s a n d M a i n t e n a n c e 1 5 , 1 5 8 8 , 7 2 0 2 3 , 7 3 1 2 6 , 1 2 8 Pr i n t i n g 1 5 , 5 5 6 1 1 , 7 1 1 1 8 , 3 2 5 2 6 , 6 4 9 Gr a n d T o t a l 5 , 0 8 8 , 1 3 6 $ 5 , 4 7 4 , 3 1 1 $ 6 , 5 0 5 , 5 1 0 $ 7 , 6 9 1 , 2 7 3 $ S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m ( H T E ) ( e x c l u d e s t r a n s f e r s o u t ) {E N D O F R E P O R T }