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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Adult Parole ProbationFo l l o w - u p r e p o r t o n A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t me n t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 6 October 2008 FO L L O W - U P R E P O R T On A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t Ca s h H a n d l i n g (I s s u e d J u n e 2 0 0 8 # 0 6 / 0 7 - 1 2 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t me n t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 6 October 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … …… … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . … 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … …… … … … … . . . … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Fo l l o w - u p r e p o r t o n A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t me n t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 6 October 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e m o s t r e c e n t A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n De p a r t m e n t a u d i t r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o f A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n De p a r t m e n t ( # 0 6 / 0 7 - 1 2 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 8 ) re g a r d i n g C a s h H a n d l i n g . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f S e p t e m b e r 2 0 0 8 . Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l re c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y D e b o r a h F e f f e r , A d m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r fo r t h e d e p a r t m e n t . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b je c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s th a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i de d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o in d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y ha v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t me n t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 6 October 2008 Page 2 3. F o l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d n i n e i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d at i o n s t h a t w e r e t o b e c o m p l e t e d b y t h e A d u l t Pa r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t . Th e r e w e r e a l s o t h r e e r e c o m m e n d a t i o n s t h e d e p a r t m e n t d id n o t t h i n k w o u l d b e f e a s i b l e t o i m p l e m e n t a t th i s t i m e . T h e g e n e r a l n a t u r e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o ns c o n c e r n e d : · E x p l o r i n g a d d i t i o n a l c o l l e c t i o n a r r a n g e m e n t s , · U t i l i z i n g t h e C o u n t y ’ s f i n a n c e s y s t e m f o r m a n a g i n g c o l le c t i o n s , a n d · A s s e s s i n g w h e t h e r t h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n t i n u e t o u s e t he s t a t e ’ s s y s t e m f o r a c c o u n t i n g fo r m o n i e s . Th e e x p l a n a t i o n s p r o v i d e d b y t h e d e p a r t m e n t a p p e a r e d r e a s o n a b l e a n d i n t e r n a l a u d i t u n d e r s t a n d s t h e i r he s i t a n c y t o c h a n g e . I t w o u l d b e h o p e d t h e y w o u l d r e v is i t t h e s e a s t i m e a n d r e s o u r c e s p e r m i t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e co m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 67 % Un d e r w a y 33 % As i n d i c a t e d , A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n D e p a r t m e n t h a s re s p o n d e d t o m o s t o f t h e i n t e r n a l a u d i t ou t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s a n d t h e y h a v e i n d i c a t e d m o st o f t h e o n e s u n d e r w a y w i l l b e c o m p l e t e d wi t h i n a m o n t h . {E N D O F R E P O R T }