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HomeMy WebLinkAboutFollow-up CDDFo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 FO L L O W - U P R E P O R T Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t – Re p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 6 / 0 7 - 7 i s s u e d J a n u a r y 2 0 0 8 De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … ….… 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …… … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X – O u t s t a n d i n g I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - W o r k p l a n (S t a t u s u p d a t e d a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … … . … … .... 3-4 Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . T h i s f o l l o w - u p w as t o a d d r e s s s o m e e l e v e n r e c o m m e n d a t i o n s fr o m t h e o r i g i n a l r e p o r t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t De p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f t h e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s f r o m : · I n t e r n a l a u d i t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s ( # 0 6 / 0 7 - 6 ) (i s s u e d J a n u a r y 2 0 0 8 ) Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 . Th e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e re f e r e n c e d f o r t h e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y L o r i F u r l o n g , A d m i n i s t r a t i v e Su p e r v i s o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n th e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T he f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g th e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , we r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d an d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s er t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e ac k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 1 1 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t . Th e C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t h a s m a d e g o o d p ro g r e s s i n r e s p o n d i n g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i n a p e r i o d w h e r e t h e y h a v e b e e n w o r k i ng t o a d d r e s s s t a f f i n g c h a n g e s a s w e l l a s f i s c a l co n s t r a i n t s . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 55 % Un d e r w a y 36 % Pl a n n e d 9% Ap p e n d i x I i n d i c a t e s t h e s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s s t i l l b e i n g w o r k e d o n . A l i t t l e m o r e t h a n h a l f o f t h e re c o m m e n d a t i o n s h a v e n o w b e e n i m p l e m e n t e d . I t i s a n t i ci p a t e d t h a t s o m e f o r m o f f o l l o w - u p w i l l o c c u r o n a sc h e d u l e d b a s i s t o a s s e s s t h e i m p l e m e n t a t i o n o n t h e r e m a i n in g i t e m s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – O u t s t a n d i n g I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t io n s - W o r k p l a n ( S t a t u s a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 ) #0 6 / 0 7 - 7 C D D - B u s i n e s s P r a c t i c e s Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s # Re c o m m e n d a t i o n s C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n Co m m e n t s 1 Th e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r l i m i t i n g c o n c u r r e n t ac c e s s t o m o n i e s . M o n i e s s h o u l d b e c o u n t e d o u t a t th e en d a n d a t t h e b e g i n n i n g o f e a c h d a y . T h e u s e o f ta m p e r p r o o f b a n k b a g s m i g h t b e c o n s i d e r e d t o h o l d co u n t e d m o n i e s u n t i l d e p o s i t . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d co n s i d e r m o r e s e c u r e c a s h d r a w e r s w i t h p e r h a p s a ch e c k s l o t s o a c c e s s i s n o t n e e d e d u n l e s s c a s h w a s te n d e d . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t a d d r e s s th e i r s a f e c o n d i t i o n s . X Ju l y , 2 0 0 9 D u e t o f i n a n c i a l c o n s i d e r a t i o n s , w e h a v e placed the pu r c h a s e o f t h e s a f e o n h o l d f o r t h e t i m e b e i n g . All other it e m s h a v e b e e n a d d r e s s e d . 5 It i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t c o m p l e t e t h e do c u m e n t a t i o n o f t h e i r a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s . T h e s e s h o u l d i n c l u d e r e f e r e n c e s t o t h e va r i o u s c o u n t y p o l i c i e s . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d em p h a s i z e t h e a r e a s o f m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s . T h e s e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r es sh o u l d b e s h a r e d a n d m a d e a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s an d s h o u l d r e l a t e t o t h e j o b d u t i e s o f e m p l o y e e s . X Ju l y , 2 0 0 9 T h i s p r o c e s s i s o n g o i n g . S e v e r a l o f t h e policies and pr o c e d u r e s h a v e b e e n w r i t t e n a n d d i s t r i b u t e d t o s t a ff. We wi l l c o n t i n u e t o w o r k o n t h i s i t e m a s t i m e p e r m i t s to clarify an d d o c u m e n t p r o c e d u r a l c h a n g e s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s # 0 8 / 0 9 - 9 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 4 #0 6 / 0 7 - 7 C D D - B u s i n e s s P r a c t i c e s Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s # Re c o m m e n d a t i o n s C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n Co m m e n t s 6 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r st r e n g t h e n i n g t h e s e c u r i t y o v e r u s e r - i d s a n d a c t i v i ty wi t h i n t h e s y s t e m . T h e u s e o f s c r e e n - s a v e r p a s s w o r ds mi g h t b e a u s e f u l p a r t o f a n y a p p r o a c h . X Ju l y , 2 0 0 9 W e h a v e r e s e a r c h e d v a r i o u s o p t i o n s i n d e aling with this re c o m m e n d a t i o n . T h e W B T ' s t h a t a r e u s e d i n o u r p u b lic ar e a s d o n o t h a v e t h e o p t i o n t o p a s s w o r d p r o t e c t t h em. We h a v e h a d d i s c u s s i o n s w i t h o u r p r o g r a m m i n g s t a f f on th e p o t e n t i a l t o r e q u i r e a p a s s w o r d w h e n a r e c e i p t is issued an d s o m e a u d i t r e p o r t s t h a t w o u l d h e l p i d e n t i f y u s e r ch a n g e s . T h i s i s c u r r e n t l y o n h e r w o r k p l a n a n d w i ll take so m e r e - d e s i g n o f t h e c u r r e n t p r o g r a m m i n g t o a c c o m p lish. So m e r e p o r t i n g a l r e a d y e x i s t s w h e n w e c l o s e o u t d a i ly, but ne e d s t o b e u p d a t e d a n d c o n s i s t e n t l y m o n i t o r e d . 9 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t d o c u m e n t t h e h o s t of as s u m p t i o n s a n d f i n a n c i a l r e c o r d s a n d c o m m i t m e n t s s o th a t t h e r e i s a c l e a r p a t h o f w h a t w i l l h a p p e n o n i nt o t h e fu t u r e . I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r in v o l v i n g F i n a n c e a n d P r o p e r t y m a n a g e m e n t e a r l i e r o n th e p r o c e s s a s t h e y d e v e l o p a n d s t r u c t u r e f i n a n c i a l ar r a n g e m e n t s f o r r e a l p r o p e r t y . X Ju n e 3 0 , 2 0 0 9 Th i s p r o j e c t w i l l b e u n d e r t a k e n a s t i m e p e r m i t s . 1 0 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r d e v e l o p i n g a po l i c y o n t h e c r e a t i o n a n d u s e o f r e s e r v e s . X Ap r i l , 2 0 0 9 Ea c h o f C D D ' s r e s e r v e f u n d s w i l l l i k e l y b e d e p l e t e d by the en d o f F Y 0 8 - 0 9 , d u e t o t h e d r a s t i c d e c r e a s e i n co n s t r u c t i o n a c t i v i t y . A t a r g e t e d r e s e r v e o b j e c t i v e of a re s e r v e e q u a l t o s i x m o n t h o p e r a t i n g e x p e n s e w i l l b e dr a f t e d a n d s i g n e d . {E N D O F R E P O R T }