Loading...
HomeMy WebLinkAboutFollow-up Fair Expo Review of Business Practices over RevenueFo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 FO L L O W - U P R E P O R T De s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o – Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s O v e r R e v e n u e (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 6 / 0 7 - 5 i s s u e d M a r c h 2 0 0 7 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . 2 3. A P P E N D I X – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n s - W o r k p l a n f o r i t e m s no t c o m p l e t e d ( S t a t u s a s o f D e c e m b e r 2 0 0 7 ) . … … … … …… … … . . . 3 - 4 Fo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f th e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o au d i t r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e p r i m a r y r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (# 0 6 / 0 7 - 5 ) ( i s s u e d M a r c h 2 0 0 7 ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y D a n D e s p o t o p u l o s , Di r e c t o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b ee n i m p l e m e n t e d , t h e d e p a r t m e n t pr o v i d e d c o m m e n t s o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y na t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m en d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d on a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a tt e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e as s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Co m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o ll o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 3 7 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & Ex p o m a n a g e m e n t a s w e l l a s t o P r e m i e r S e r v i c e s G r o u p , t he c o n c e s s i o n a i r e a t t h e F a i r & E x p o Ce n t e r . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t ions. Fa i r & E x p o m a n a g e m e n t h a s m a d e g o o d p r o g r e s s i n r e s p o n di n g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s . T h e y h a v e a l s o m a d e s u r e t h a t t h e c o nc e s s i o n a i r e h a s b e e n r e s p o n s i v e . F o r so m e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s n o t b e i n g i m p l e m e n t e d , o t h er o p t i o n s m i g h t b e c o n s i d e r e d a n d di s c u s s i o n w i t h t h e d e p a r t m e n t w i l l c o n t i n u e w h e r e a p p r o pr i a t e . Di s a g r e e 3% Co m p l e t e d 86 % Un d e r w a y 11 % Se e Ap p e n d i x I f o r t h e u p d a t e d w o r k p l a n f o r i t e m s t h a t h a v e n o t b e e n s u f f i c i e n t l y c o m p l e t e d a n d ou t l i n e s t h e D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o ’ s c u r r e n t c o m m en t s a n d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 Page 3 3. A P P E N D I X Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n an d S t a t u s ( a s o f 1 2 / 1 7 / 0 7 ) FA I R & E X P O # 0 6 / 0 7 - 5 A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d D a t e of C o m p l e t i o n D C F E C o m m e n t s CO N C E S S I O N A I R E - P r e m i e r S e r v i c e s G r o u p ( R e s p o n s e f ro m D C F E ) X Du r i n g s u c h e v e n t s a s F a i r c o n c e r t s wh e r e t h e u s e o f r e g i s t e r s i s v e r y di f f i c u l t , k e g a n d o r c u p c o u n t s p r i o r t o th e e v e n t h a s w o r k e d w e l l , i t i s a ch a l l e n g e i f a r e g i s t e r b r e a k s d o w n i n th e m i d d l e o f a n e v e n t t o h a v e a g o o d pr o c e s s e x c e p t f o r w r i t i n g d o w n s a l e s so w e d o n o t l o s e b u s i n e s s . {Auditor: Th e y c o n t i n u e t o l o o k a t o p t i o n s t o ad d r e s s t h i s i s s u e . } X X Ma r - 0 8 Si m i l a r t o t h e r e s e r v e a c c o u n t , t h i s w i l l be i n w r i t t e n f o r m a n d t h e m a r k e t i n g pl a n i s d u e o n b e f o r e M a r c h 1 s t o f e a c h ye a r . A m o r e f o r m a l i z e d r e v i e w o f ma r k e t i n g s p e n d i n g w i l l o c c u r . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s It i s a l s o r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e d e v e l o p a ma n u a l p r o c e s s f o r e m e r g e n c i e s a n d f o r o t h e r t y p e s of re c e i p t s ( s u c h a s s u b - c o n t r a c t c o n c e s s i o n r e v e n u e , et c … ) . It i s s u g g e s t e d t h a t a m a n u a l r e c e i p t i n g p r o c e s s w i th p r e - nu m b e r e d , d u p l i c a t e , a n d c o n t r o l l e d r e c e i p t s b e d e v el o p e d . Co n c e s s i o n a i r e m a n a g e m e n t s h o u l d m a i n t a i n c o n t r o l o ve r th e m a n u a l r e c e i p t b o o k s . M a n u a l r e c e i p t s a l e s s h o ul d b e sh o w n s e p a r a t e l y o n t h e i r d a i l y c l o s e o u t s h e e t . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o n c e s s i o n a i r e ( a s p r o v i d e d f or i n th e c o n t r a c t ) p r o v i d e a n a n n u a l m a r k e t i n g p l a n w h e r e t h e y id e n t i f y t h e a n t i c i p a t e d m a r k e t i n g a n d e x p e n s e s f o r at t r a c t i n g e v e n t s t o t h e F a i r & E x p o . Fo l l o w - u p r e p o r t o n D e s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o - Re v i e w o f B u s i n e s s P r a c t i c e s o v e r R e v e n u e # 0 7 / 0 8 - 8 J a n u a r y 2 0 0 8 Page 4 Ap p e n d i x 1 - c o n t i n u e d FA I R & E X P O # 0 6 / 0 7 - 5 A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d D a t e of C o m p l e t i o n D C F E C o m m e n t s FA I R & E X P O M A N A G E M E N T X X W e h a v e s t a r t e d w o r k i n g o n a d d i t i o n a l po l i c i e s / p r o c e d u r e s f o c u s i n g o n ev e r y t h i n g o t h e r t h a n s a l e s X X Fe b - 0 8 Th i s p r o c e s s i s u n d e r w a y f o r t h e e n t i r e fa c i l i t y a n d s h o u l d b e c o m p l e t e b y 2/ 1 / 0 8 X X Fi n a n c e h a s i n d i c a t e d t h e y w i l l d r a f t t h e re s o l u t i o n s . T h i s h a s b e e n t a l k e d ab o u t s e v e r a l t i m e s a n d I w i l l f o l l o w u p wi t h F i n a n c e t o g e t t h i s d o n e . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t r e v i e w t h e a m o u n t of pe t t y c a s h a n d c h a n g e c a s h n e e d e d f o r n o r m a l o p e r a t io n s an d p r e p a r e a r e s o l u t i o n d o c u m e n t i n g t h e a m o u n t f o r e a c h of t h e s e a n d t h e n e e d f o r t h e s e m o n i e s . I t i s r e c o mm e n d e d th e d e p a r t m e n t r o u n d t h e c a s h a m o u n t n e e d e d t o t h e ne a r e s t h u n d r e d d o l l a r s . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s It i s r e c o m m e n d e d t h e F a i r & E x p o m a n a g e m e n t d e v e l o p a re p l a c e m e n t r e s e r v e p l a n , w h i c h w o u l d i n c l u d e a s s e s si n g th e n a t u r e , t i m i n g a n d c o s t o f n e e d e d r e p l a c e m e n t s an d si g n i f i c a n t m a i n t e n a n c e o v e r a s p a n o f f i f t e e n o r m or e ye a r s . T h i s w i l l a l l o w t h e m t o a d d r e s s t h i s i n t h ei r c o s t o f se r v i c e s o r t h r o u g h a s e p a r a t e f u n d i n g m e c h a n i s m t h at w i l l ma t c h w i t h t h o s e n e e d s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t m o r e f u l l y d e v e l o p t h e i r wr i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s g o v e r n i n g t h e i r b u s in e s s op e r a t i o n s . {E N D O F R E P O R T }