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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Grants surveyFo l l o w - u p r e p o r t o n G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y r e p o r t #0 8 / 0 9 - 8 November 2008 FO L L O W - U P R E P O R T on G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y (I s s u e d A u g u s t 2 0 0 7 # 0 6 / 0 7 - 6 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y r e p o r t #0 8 / 0 9 - 8 November 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … ….… 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … …… … … … … . . . … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 - 3 Fo l l o w - u p r e p o r t o n G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y r e p o r t #0 8 / 0 9 - 8 November 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e m o s t r e c e n t G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y De p a r t m e n t a u d i t r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o n t h e G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y ( # 0 6 / 0 7 - 6 ) ( i s s u e d A u g u s t 2 0 0 7 ) Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f O c t o b e r 2 0 0 8 . T he o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l re c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y D a v e K a n n e r , C o u n t y Ad m i n i s t r a t o r . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e. I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t we r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y ve r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u ld b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o ad d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y r e p o r t #0 8 / 0 9 - 8 November 2008 Page 2 3. F o l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d s e v e n i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s t h a t w e r e t o b e c o m p l e t e d . M a n y o f t h e s e re c o m m e n d a t i o n s s p a n a l l d e p a r t m e n t s s o C o u n t y A d m i n i s t r at i o n t o o k t h e l e a d i n r e s p o n d i n g t o t h e re c o m m e n d a t i o n s . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e co m m e n d a t i o n s . Ta b l e I indicates the status of th e t w o r e c o m m e n d a t i o n s u n d e r w a y . As i n d i c a t e d , C o u n t y m a n a g e m e n t h a s r e s p o n d e d t o m o s t o f t h e i n t e r n a l a u d i t o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s an d t h e y h a v e i n d i c a t e d m o s t o f t h e o n e s u n d e r w a y w i l l b e c o m p l e t e d s o o n . Co m p l e t e d 71 % Un d e r w a y 29 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n G r a n t m a n a g e m e n t s u r v e y r e p o r t #0 8 / 0 9 - 8 November 2008 Page 3 TA B L E I : Re c o m m e n d a t i o n s un d e r w a y A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n C o m m e n t s X X 12 / 3 1 / 2 0 0 8 Ad m i n w i l l i d e n t i f y t h o s e i n n e e d o f tr a i n i n g a n d s c h e d u l e a p p r o p r i a t e tr a i n i n g o p p o r t u n i t i e s . X X 1/ 3 1 / 2 0 0 9 Fi n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n w i l l b e wo r k i n g o n d e v e l o p i n g a p o l i c y f o r gr a n t s / c o n t r a c t s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n a n d F i n a n c e d e v e l o p so m e b a s i c a n d c o n s i s t e n t a c c o u n t i n g pr o c e d u r e s f o r d e p a r t m e n t s t h a t w i l l b e ha n d l i n g g r a n t m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n h a v e a p r o c e s s f o r kn o w i n g w h o i s a d m i n i s t e r i n g g r a n t s an d a s s i s t i n g t h o s e s t a f f i n n e e d o f tr a i n i n g . #0 6 / 0 7 - 6 G r a n t M a n a g e m e n t S u r v e y Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s {E N D O F R E P O R T }