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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Justice CourtFo l l o w - u p r e p o r t o n J u s t i c e C o u r t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 4 October 2008 FO L L O W - U P R E P O R T On J u s t i c e C o u r t Ca s h H a n d l i n g a n d C h e c k i n g A c c o u n t P r o c e d u r e s (I s s u e d N o v e m b e r 2 0 0 7 # 0 7 / 0 8 - 2 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u s t i c e C o u r t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 4 October 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … …… … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . … 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … …… … … … … . . . … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u s t i c e C o u r t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 4 October 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e m o s t r e c e n t J u s t i c e C o u r t a u d i t r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o f J u s t i c e C o u r t ( # 0 7 / 0 8 - 2 ) ( i s s u ed N o v e m b e r 2 0 0 7 ) r e g a r d i n g C a s h H a n d l i n g an d C h e c k i n g A c c o u n t P r o c e d u r e s . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f S e p t e m b e r 2 0 0 8 . Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l re c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y C a r o l G a r i b a y , A d m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r fo r t h e d e p a r t m e n t . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b je c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s th a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i de d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o in d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y ha v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u s t i c e C o u r t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 4 October 2008 Page 2 2. F o l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 3 i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i on s t h a t w e r e t o b e c o m p l e t e d b y t h e J u s t i c e Co u r t . T h e r e w e r e a l s o t w o r e c o m m e n d a t i o n s t h e d e p a r tm e n t d i d n o t t h i n k w o u l d b e f e a s i b l e t o im p l e m e n t a t t h i s t i m e , b u t w h i c h m i g h t b e c o n s i d e r e d i n t h e f u t u r e . T h e e x p l a n a t i o n s p r o v i d e d b y t h e de p a r t m e n t a p p e a r e d r e a s o n a b l e a n d i n t e r n a l a u d i t h a d n o d i s a g r e e m e n t s w i t h h o l d i n g o f f o n t h e s e . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e co m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 67 % Un d e r w a y 33 % As i n d i c a t e d , J u s t i c e C o u r t h a s r e s p o n d e d t o m o s t o f t h e i n te r n a l a u d i t o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Th e r e i s o n e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n J u s t i c e C o u r t i s cu r r e n t l y w o r k i n g o n . It w a s r e c o m m e n d e d t h e J u s t i c e C o u r t r e v i e w t h e i r s o f t w a re n e e d s a n d c o n s i d e r w h e t h e r t h e i n t e r n a l so f t w a r e i s t h e b e s t c h o i c e f o r t h e i r o p e r a t i o n s . T h e D e pa r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a c o s t / b e n e f i t ap p r o a c h w h e n a n a l y z i n g p o t e n t i a l s o f t w a r e s o l u t i o n s . Th e J u s t i c e C o u r t i n d i c a t e s i t i s w o r k i n g w i t h t h e I T d e pa r t m e n t t o r e s e a r c h a n d s e l e c t n e w p r o g r a m so f t w a r e . B e n d M u n i c i p a l C o u r t i s j o i n i n g w i t h J u s t i c e C ou r t i n t h i s e f f o r t . T h e y h o p e t o h a v e n e w so f t w a r e i n s t a l l e d i n l a t e 2 0 0 9 . {E N D O F R E P O R T }