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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Juvenile cash handlingFo l l o w - u p r e p o r t o n J u v e n i l e D e p a r t m e n t - C a s h h a n d li n g # 0 7 / 0 8 - 9 January 2008 FO L L O W - U P R E P O R T Ju v e n i l e D e p a r t m e n t – Ca s h h a n d l i n g (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 i s s u e d A p r i l 2 0 0 7 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u v e n i l e D e p a r t m e n t - C a s h h a n d li n g # 0 7 / 0 8 - 9 January 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . 2 Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u v e n i l e D e p a r t m e n t - C a s h h a n d li n g # 0 7 / 0 8 - 9 January 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f th e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e J u v e n i l e D e p a r t m e n t a u d i t re p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e p r i m a r y r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (# 0 6 / 0 7 - 9 ) ( i s s u e d A p r i l 2 0 0 7 ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y C o l l e e n S h e a r e r , ad m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r f o r t h e d e p a r t m e n t . T h e d e p ar t m e n t h a s i n d i c a t e d t h a t a l l re c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g th e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , we r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e in v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Co m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o ll o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n J u v e n i l e D e p a r t m e n t - C a s h h a n d li n g # 0 7 / 0 8 - 9 January 2008 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 1 0 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e J u v e n i l e D e p a r t m e n t . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i on s . A s i n d i c a t e d , J u v e n i l e De p a r t m e n t h a s f u l l y r e s p o n d e d t o a l l o f t h e r e c o m m e n da t i o n s . Co m p l e t e d , 1 0 0 % Th e o r i g i n a l r e p o r t m a y b e r e f e r e n c e d f o r t h e r e c o m m en d a t i o n s . M o s t o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s we r e i m p l e m e n t e d b e t w e e n A p r i l a n d J u n e o f 2 0 0 7 . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f a r e c o n g r a t u l a t e d f o r th e i r w o r k i n r e s p o n d i n g t o t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s i n a ti m e l y m a n n e r . {E N D O F R E P O R T }