Loading...
HomeMy WebLinkAboutFollow-up of ORCATSFo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 FO L L O W - U P R E P O R T of O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d T a x a t i o n S y s t e m (O R C A T S ) C O S T S a n d CO N S O R T I U M A G R E E M E N T {A u d i t p e r f o r m e d j o i n t l y w i t h Ja c k s o n C o u n t y I n t e r n a l A u d i t 1 1 / 0 7 } De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … …. . . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 - 3 3. O u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s ( I n t e r n a l A u d i t g e n e ra t e d ) …. . … … … … … … … . . 3 - 5 Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e m o s t r e c e n t a u d i t r e p o r t c o v e r i n g t h e Or e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d t a x a t i o n s y s t e m . D e s c h u t e s Co u n t y t h r o u g h t h e A s s e s s o r a n d T a x De p a r t m e n t h a v e a s m a l l s a y i n t h e o v e r a l l s y s t e m a n d t h e f o l l o w i n g r e p o r t i n d i c a t e s t h e c u r r e n t s t a t u s o f the pa r t i e s d i s c u s s i o n s i n i m p l e m e n t i n g c h a n g e s s u g g e s t e d i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f i r s t t i m e f o l l o w - u p o f t h e in t e r n a l a u d i t o f O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) c o s t s a n d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t ( i s s u e d 1 1 / 0 7 ) . T h o u g h w e d i d n o t s e p a r a t e l y fo l l o w - u p w i t h t h e c o n s o r t i u m c o u n t i e s o r t h e s e r v i c e p ro v i d e r , w e a s s e s s e d s t a t u s f r o m t h e p e r s p e c t i v e o f De s c h u t e s C o u n t y d e p a r t m e n t s w h o p a r t i c i p a t e a n d a t t e n d in c o n s o r t i u m m e e t i n g s a n d w h o a r e co r r e s p o n d i n g o n c h a n g e s t o t h e a g r e e m e n t s . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y d i s c u s s i o n s w i t h t h e A s s e s s o r ’ s Of f i c e . T h e T a x d e p a r t m e n t h a s r e v i e w e d t h i s f o l l o w - up r e p o r t t o a s s u r e t h a t i t i s a f a i r r e p r e s e n t a t i o n o f the st a t u s . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t er m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i ons that were followed up , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d an d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e as s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 Page 2 2. Ov e r v i e w o f Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 2 1 i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i on s m a d e i n t h e r e p o r t . T h e s e r e c o m m e n d a t i o n s we r e m a d e t o t h e c o n s o r t i u m o f f o u r c o u n t i e s , o f w h i c h D e s c h u t e s C o u n t y h a s o n l y a p r o p o r t i o n a t e s a y i n ma t t e r s . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h e c o n s o r t i u m ha s n o t f i n a l i z e d a r e v i s i o n t o t h e c o n s o r t i u m ag r e e m e n t b u t t h a t i n i t i a l d r a f t s d i d i n c l u d e s o m e m a j or m o v e m e n t t o w a r d s t h e r e c o m m e n d a t i o n s . Gi v e n t h a t n u m e r o u s p a r t i e s c o m p r i s e t h e c o n s o r t i u m a n d ha v e a s a y i n t h e u l t i m a t e r e s o l u t i o n o f t h e s e ma t t e r s , i t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t n o t a b l e c h a n g e I s o c c u r r i n g . R e q u e s t e d c h a n g e s o c c u r r e d i n t h e cu r r e n t s e r v i c e s a g r e e m e n t a n d c h a n g e s a r e a n t i c i p a t e d i n t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e o u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s b y r e p o r t . Co m p l e t e d 48 % Un d e r w a y 33 % Pl a n n e d 19 % As i n d i c a t e d , t h e r e h a s b e e n g o o d m o v e m e n t i n r e s p o n d i ng t o t h e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e o u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s a r e d e t a i l e d b e l o w ( Se c t i o n 3 ). T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e n o t e s t h e r e h a v e b e e n si g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t s s i n c e t h e r e p o r t . T h e y n o t e t h ey h a v e s e e n g o o d c h a n g e s i n t h e s e r v i c e s ag r e e m e n t a n d a n t i c i p a t e t h a t m a n y o f t h e r e c o m m e n d e d c h a n g e s i n t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t m a y oc c u r . T h e y b e l i e v e t h a t m a n y o f t h e s e c h a n g e s w o u l d n ot h a v e o c c u r r e d w i t h o u t t h e a u d i t . T h e y a l s o in d i c a t e t h e w o r k i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h m a n y o f t h e c o n so r t i u m c o u n t i e s h a v e i m p r o v e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 Page 3 Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . T h e d e p a r t m e n t an d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . 3. O u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s ( I n t e r n a l A u d i t g e n er a t e d ) #0 6 / 0 7 - 3 O R C A T S c o s t s a n d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t Im p l e m e n t a t i o n St a t u s # Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n D e s c h u t e s C o u n t y c o m m e n t s 1 If t h e c o u n t i e s m u t u a l l y a g r e e t o a n i n c r e a s e i n c o st s t h a t ha v e b e e n s p e c i f i e d i n t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t , a m en d th e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t t o r e f l e c t t h e c h a n g e , o r ob t a i n wr i t t e n d o c u m e n t a t i o n o f t h e c o u n t i e s m u t u a l a g r e e m en t i n so m e o t h e r f o r m a t . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a p r o p e r re c o r d o n co s t a g r e e m e n t s b e t w e e n t h e c o u n t i e s i s m a i n t a i n e d . X X 2 If t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s p e c i f i e s u n e q u a l p a y m e nt am o u n t s f o r t h e c o u n t i e s , d o c u m e n t t h e m e t h o d o l o g y fo r de t e r m i n i n g t h e a m o u n t s i n t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s o a l l co u n t i e s c a n v e r i f y t h e i r p a y m e n t a m o u n t i s c o r r e c t . T h i s wi l l h e l p e l i m i n a t e f u t u r e c o n f u s i o n o v e r c o s t a l l o ca t i o n s . X X Th e u p d a t e o f t h e a n t i c i p a t e d c o n s o r t i u m ag r e e m e n t s p e c i f i e s a l l c o u n t i e s w i l l b e pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , wi t h e a c h c o u n t y d e t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f ho u r s n e e d e d a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e ma d e w i t h t h e s e r v i c e c o n t r a c t o r ( H e l i o n ) . Th e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t i s s t i l l b e i n g wo r k e d o n . D e s c h u t e s C o u n t y p r o v i d e d in i t i a l i n p u t o n t h e i n i t i a l r e v i s e d d r a f t o f t h e co n s o r t i u m a g r e e m e n t , b u t d o e s n o t c u r r e n t l y kn o w w h a t o t h e r c h a n g e s h a v e b e e n m a d e . De s c h u t e s C o u n t y h a s r e q u e s t e d t h e ch a n g e s i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e in c o r p o r a t e d i n t o t h e n e w a g r e e m e n t . 5 Re g a r d l e s s o f a p p r o a c h , t h e m e t h o d o l o g y s h o u l d b e c le a r l y co m m u n i c a t e d t o a n d a p p r o v e d b y a m a j o r i t y o f c o n s o rt i u m me m b e r s . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a l l m e m b e r s u n d e r s t an d ho w c o s t s a r e a l l o c a t e d . X X Co n s o r t i u m d o c u m e n t s t i l l u n d e r w a y b u t me m b e r s n o w h a v e a c l e a r e r u n d e r s t a n d i n g of c u r r e n t m e c h a n i s m f o r c o s t s e v e n t h o u g h it k e e p s c h a n g i n g . 6 Th e c o n s o r t i u m s h o u l d r e v i e w t h e p r i c i n g s t r u c t u r e to e n s u r e th a t i t d o e s n o t b e c o m e a d i s i n c e n t i v e t o b e i n g a c on s o r t i u m me m b e r . T h i s w i l l p r e s e r v e a n d e n h a n c e t h e b e n e f i t s o f co n s o r t i u m m e m b e r s h i p . X X Th i s w a s p r o p o s e d t o b e i n c l u d e d i n t h e n e w co n s o r t i u m a g r e e m e n t u n d e r d e v e l o p m e n t . Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 Page 4 #0 6 / 0 7 - 3 O R C A T S c o s t s a n d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t Im p l e m e n t a t i o n St a t u s # Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n D e s c h u t e s C o u n t y c o m m e n t s 7 Th e c o n s o r t i u m s h o u l d a d d r e s s h o w t h e y w i l l s h a r e a nn u a l ma i n t e n a n c e c o s t s a s w e l l a s f u t u r e d e v e l o p m e n t f o r le g i s l a t i v e c h a n g e s a m o n g u s e r s ( c o n s o r t i u m a n d n o n - co n s o r t i u m ) . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a l l c o u n t i e s a r e a w a r e o f fu t u r e f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t i e s t o t h e O R C A T S s y s te m . X X Co n s o r t i u m d o c u m e n t s t i l l u n d e r w a y b u t me m b e r s h a v e w e i g h e d i n o n c u r r e n t me c h a n i s m f o r c o s t s e v e n t h o u g h i t k e e p s ch a n g i n g . 9 Th e c o n s o r t i u m s h o u l d e n c o u r a g e l e a d c o u n t i e s t o d e ve l o p wr i t t e n d o c u m e n t a t i o n f o r t h e i r p r o j e c t s i n a t i m e l y m a n n e r . Th i s w i l l h e l p e n s u r e a d e q u a t e d o c u m e n t a t i o n i s m a i nt a i n e d fo r u s e r s a n d p o t e n t i a l b u y e r s . X X De s c h u t e s C o u n t y a g r e e s i n c o n c e p t b u t ha r d t o f i n d t i m e a n d k e e p u p w i t h v e r s i o n up d a t e s b y t h e c o n t r a c t o r . 11 I n t h e f u t u r e , t h e c o n s o r t i u m s h o u l d d e v e l o p a n d f or m a l i z e co n s o r t i u m a g r e e m e n t s b e f o r e t h e e x i s t i n g a g r e e m e n t ex p i r e s . T h i s w i l l p r e v e n t t h e c o n s o r t i u m f r o m o p e ra t i n g wi t h o u t a v a l i d a g r e e m e n t . X X It i s u n d e r s t o o d t h a t c u r r e n t c o n s o r t i u m ag r e e m e n t b e i n g w o r k e d o n w i l l n o t te r m i n a t e b u t m a y b e o p e n e d b y t h e co u n t i e s . 12 Th e c o n s o r t i u m m e m b e r s s h o u l d a g r e e i n a d v a n c e t o s ha r e in f o r m a t i o n r e l a t i n g t o t h e i r i n d i v i d u a l O R C A T S c o s ts a n d se r v i c e s r e c e i v e d . T h i s s h o u l d i m p r o v e t r a n s p a r e n c y o f co s t s a n d a i d i n d e c i s i o n - m a k i n g b y a l l o f t h e c o u n ti e s . X X Co u n t i e s h a v e i n p r i n c i p l e a g r e e d t o a n d ha v e a s k e d f o r s o m e i n f o r m a t i o n . 13 Th e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s h o u l d c l a r i f y c o n d i t i o n s if P o l k Co u n t y w e r e t o l e a v e t h e c o n s o r t i u m , i n c l u d i n g r e l a ti o n s h i p s wi t h H e l i o n , t h e r i g h t t o s e l l t h e p r o g r a m , a n d w h e th e r t h e r e wo u l d b e a n y s h a r i n g o f s a l e s f o r a t e r m o f y e a r s i n co n s i d e r a t i o n o f d e v e l o p m e n t c o n t r i b u t i o n s b y t h e o th e r me m b e r s . C l a r i f i c a t i o n w i l l i m p r o v e t h e c o m p l e t e n e ss o f t h e ag r e e m e n t . X X Th i s i s b e i n g a d d r e s s e d i n t h e r e v i s i o n t o t h e co n s o r t i u m a g r e e m e n t . Fo l l o w - u p r e p o r t o n O r e g o n C o u n t i e s A s s e s s m e n t a n d Ta x a t i o n S y s t e m ( O R C A T S ) # 0 8 / 0 9 - 1 S e p t e m b e r 2 0 0 8 Page 5 #0 6 / 0 7 - 3 O R C A T S c o s t s a n d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t Im p l e m e n t a t i o n St a t u s # Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e of Co m p l e t i o n D e s c h u t e s C o u n t y c o m m e n t s 14 Th e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s h o u l d d e f i n e t h e v a r i o u s ty p e s of p r o g r a m m i n g “ b u g s , ” a n d c l a r i f y w h i c h t y p e s t h e co n t r a c t o r w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r f i x i n g w i t h o u t f ur t h e r pa y m e n t o r u s e o f d e v e l o p m e n t h o u r s . T h i s w i l l c l a ri f y t h e co n t r a c t o r ’ s r e s p o n s i b i l i t i e s . X X Di a l o g u e h a s b e e n s t a r t e d o n t h i s a n d t h e de p a r t m e n t b e l i e v e s w i l l w o r k f o r n e w l y co n t r a c t e d w o r k . N o t c l e a r f o r p r e v i o u s w o r k . 17 Th e c o n s o r t i u m s h o u l d c o n s i d e r w a y s t o a s s u r e t h e de s i g n a t e d c o n t r a c t o r i s h e l d a c c o u n t a b l e t o t h e c o ns o r t i u m me m b e r s i n a n e q u a l a n d c o n s i s t e n t m a n n e r . A l t h o u g h t h i s co u l d b e a s e p a r a t e l e g a l a g r e e m e n t , i t i s p o s s i b l e t h i s c o u l d be i n c o r p o r a t e d i n t o t h e P e r s o n a l S e r v i c e C o n t r a c t s be t w e e n e a c h c o u n t y a n d H e l i o n . A r e a s t o b e c o n s i d er e d ar e : 17 b Gr a n t H e l i o n p e r m i s s i o n i n a d v a n c e t o p r o v i d e a l l co n s o r t i u m m e m b e r s a c c e s s t o e a c h m e m b e r s ’ re c o r d s t h a t a r e p e r t i n e n t t o O R C A T S . T h i s sh o u l d i m p r o v e c o s t t r a n s p a r e n c y a n d a i d i n de c i s i o n - m a k i n g b y a l l o f t h e c o u n t i e s . X X No t c l e a r i f t h i s h a s m a d e i t i n t o t h e co n s o r t i u m a g r e e m e n t . {E N D O F R E P O R T }