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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Risk Management Actuarial ReviewFo l l o w - u p r e p o r t o n A c t u a r i a l R e v i e w o f t h e L i a b i l i ty P r o g r a m # 0 7 / 0 8 - 1 2 April 2008 FO L L O W - U P o f C O N S U L T A N T ’ S R E P O R T Ri s k M a n a g e m e n t – Ac t u a r i a l R e v i e w o f t h e L i a b i l i t y P r o g r a m (a s o f J u n e 3 0 , 2 0 0 7 ) (R e p o r t b e i n g f o l l o w e d - u p o n w a s d e v e l o p e d b y o u t s i de c o n s u l t a n t – Ri c h a r d E S h e r m a n & A s s o c i a t e s , I n c . d a t e d M a y 2 5 , 20 0 7 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n A c t u a r i a l R e v i e w o f t h e L i a b i l i ty P r o g r a m # 0 7 / 0 8 - 1 2 April 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … …… … … … … … … … … … … … … … …. . . . 2 Fo l l o w - u p r e p o r t o n A c t u a r i a l R e v i e w o f t h e L i a b i l i ty P r o g r a m # 0 7 / 0 8 - 1 2 April 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Fo l l o w - u p A u t h o r i t y : De s c h u t e s C o u n t y p o l i c y 2 0 0 4 - 1 0 7 s u g g e s t s f o l l o w - u p s o c c u r w i th i n a y e a r o f t h e c o n s u l t a n t ’ s re p o r t . I n t e r n a l a u d i t m o n i t o r s , u n d e r t h e p o l i c y , t he o u t s i d e r e p o r t s r e c e i v e d b y t h e c o u n t y . Ri s k m a n a g e m e n t a s k e d i n t e r n a l a u d i t f o r a s s i s t a n c e i n p r ep a r i n g t h e f o l l o w - u p r e p o r t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e o u t s i d e c o n s u l t a n t ’ s r e p o r t . Ri c h a r d E S h e r m a n & A s s o c i a t e s , I n c . d e v e l o p e d t h e r e p o rt , w h i c h w a s d a t e d M a y 2 5 , 2 0 0 7 . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e p r i m a r y r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e c o n s u l t a n t ’ s r e p o r t . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y E r i k K r o p p , D e p u t y C o u n t y Ad m i n i s t r a t o r w h o i s r e s p o n s i b l e f o r R i s k M a n a g e m e n t . T h e d e p a r t m e n t h a s i n d i c a t e d t h a t a l l re c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n de t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l lo w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s pr o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i nd e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n A c t u a r i a l R e v i e w o f t h e L i a b i l i ty P r o g r a m # 0 7 / 0 8 - 1 2 April 2008 Page 2 2. F o l l o w - u p R e s u l t s Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t w o r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e c o n s u l t a n t ’ s r e p o r t t o R i s k M a n a g e m e n t . R i s k M a n agement’s re s p o n s e s h o w n b e l o w i n d i c a t e s t h e y h a v e a d d r e s s e d a l l o f t h e c o n s u l t a n t ’ s r e c o m m e n d a t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d staff are co n g r a t u l a t e d f o r t h e i r w o r k i n r e s p o n d i n g t o t h e s e r e c om m e n d a t i o n s i n a t i m e l y m a n n e r . Re c o m m e n d a t i o n s an d a c t i o n s t a k e n Re c o m m e n d a t i o n s : 1. B a s e d o n t h e a n a l y s i s p r e s e n t e d i n th i s r e p o r t , t h e e s t i m a t e d b a l a n c e ca r r i e d b y t h e C o u n t y ’ s L i a b i l i t y S e l f - In s u r a n c e P r o g r a m i s b e l o w t h e lo w e r e n d o f o u r r e c o m m e n d e d ra n g e . W e r e c o m m e n d t h a t t h e Co u n t y s e l e c t a c o n f i d e n c e l e v e l f o r it s r e s e r v e s a n d f u t u r e f u n d i n g w h i c h is a t l e a s t 8 5 % . I f t h e C o u n t y w e r e t o ad o p t t h e 8 5 % c o n f i d e n c e l e v e l a s it s t a r g e t , w e w o u l d r e c o m m e n d t h a t it c o n t r i b u t e $ 5 1 8 , 2 9 1 t o t h e S e l f - In s u r a n c e F u n d d u r i n g 2 0 0 7 / 0 8 . 2. W e s t r o n g l y r e c o m m e n d t h a t t h e Co u n t y o b t a i n a n d e v a l u a t e co v e r a g e — e v e n i f i t o n l y c o v e r s lo s s e s e x c e s s o f $ 5 0 0 t h o u s a n d o r $7 5 0 t h o u s a n d p e r c l a i m . I n t h e ab s e n c e o f s u c h c o v e r a g e , w e be l i e v e t h a t t h e C o u n t y i s e x p o s e d to a h i g h l e v e l o f r i s k i n t e r m s o f i t s ul t i m a t e l i a b i l i t i e s f o r l o s s e s a n d l o s s ad j u s t m e n t e x p e n s e s . I m p l e m e n t a t i o n r e s p o n s e : Fo r t h e I n s u r a n c e F u n d ( 6 7 0 ) , r e s e r v e s a r e b u d g e t e d a s Be g i n n i n g N e t W o r k i n g C a p i t a l . T h e B e g i n n i n g N e t l u mps to g e t h e r t h e r e s e r v e s f o r t h e f i v e t y p e s o f i n s u r a n c e : Ge n e r a l L i a b i l i t y , P r o p e r t y D a m a g e , V e h i c l e , W o r k e r ' s Co m p e n s a t i o n , a n d U n e m p l o y m e n t . F Y 0 7 / 0 8 B e g i n n i n g Ne t w a s $ 2 . 1 m i l l i o n ; e n d i n g p r o j e c t i o n s a r e $ 2 . 4 m i l l ion. Th e s e a m o u n t s i n c l u d e c o v e r a g e f o r t h e $ 5 1 8 , 2 9 1 t o f u n d th e S e l f - I n s u r a n c e F u n d . T h e a b o v e r e p r e s e n t s 8 5 % co n f i d e n c e l e v e l . T h e d e p a r t m e n t i s a l s o i n t h e p r o c e s s o f hi r i n g a c o n s u l t a n t t o a n a l y z e a n d s e p a r a t e t h e r e s e r v e fu n d s b y t y p e o f c l a i m a n d m o n i t o r t h e s e s e p a r a t e l y . Th i s w i l l a l l o w t h e d e p a r t m e n t t o m o n i t o r c l a i m r e s e r v es by f u n d t y p e f o r a d e q u a c y a n d t h e i r c h a r g e m e t h o d o l o g y. Th e C o u n t y a t t e m p t e d t o o b t a i n a p o l i c y w i t h t h e re c o m m e n d e d c o v e r a g e s , b u t t h e i n s u r a n c e p r o v i d e r s we r e n o t w i l l i n g t o i n s u r e t h e C o u n t y a t t h e s e l e v e l s . The Co u n t y i n s t e a d s e c u r e d a p o l i c y t o c o v e r l o s s e s i n e x c e s s of $ 1 m i l l i o n . S i n c e o v e r a l l f u n d i n g e x c e e d s t h e co n s u l t a n t ’ s l e v e l s , t h e r e m a y b e a d d i t i o n a l c u s h i o n f o r th e h i g h e r s p e c i f i c c o v e r a g e l e v e l p u r c h a s e d . {E N D O F R E P O R T }