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Home My WebLink AboutGas Purchase Card ControlsGa s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Co u n t y - G a s p u r c h a s e c a r d c o n t r o l s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … …… … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … 1 - 2 2. F I N A N C I A L B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … … … . … …… 2 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 2 - 6 4. P O T E N T I A L M A T T E R S F O R F U T U R E A U D I T S …… … … … … … … … … . . . … 6 5. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 5. 1 . S h e r i f f ’ s O f f i c e … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . … …… … … … … … … ..……….…... 7-9 5. 2 . C o m m u n i t y J u s t i c e … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 1 0 5. 3 . M e n t a l H e a l t h … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 1 1 - 1 2 5. 4 . C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t … … … … … … … … … … … … … … … … … … .. 13-14 5. 5 . A s s e s s o r … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . . 1 5 5. 6 . H e a l t h … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . 1 5 5. 7 . R o a d … … … … … … … … … … … … … … … … …… … … … … … … … … . … 1 5 - 1 6 5. 8 . C C F … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . . 1 6 5. 9 . D i s t r i c t A t t o r n e y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . . 1 6 5. 1 0 . 9 1 1 C o u n t y S e r v i c e D i s t r i c t … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 1 7 Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 1 of 17 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e s t h e I n te r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k p l a n . T h e w o r k p l a n do e s h a v e t h e f l e x i b i l i t y t o a d d o r p r i o r i t i z e n e w i te m s t h a t m a y c o m e u p . T h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r re q u e s t e d t h a t I n t e r n a l A u d i t l o o k a t c o u n t y w i d e g a s p u rc h a s e c a r d c o n t r o l s . I n t e r n a l a u d i t h a d b e e n th i n k i n g o f t h i s a s a p o t e n t i a l a u d i t s o i t w a s a d d e d t o t h e c u r r e n t w o r k p l a n . M a n a g e m e n t r e q u e s t e d t h i s re c e i v e s o m e p r i o r i t y a s d e p a r t m e n t s w e r e l o o k i n g t o a d d n e w c a r d s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e a u d i t w a s t o a s s e s s t h e c o n t r o l e n v i r o n m e n t o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s a n d p r o v i d e d e p a r t m e n t s w i t h re c o m m e n d a t i o n s a n d g u i d a n c e t o m a k e t h i s a m o r e c o n s i s t e n t p r o c e s s i n t h e C o u n t y . S p e c i f i c o b j e c t i v e s in c l u d e : · W h e t h e r i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s u s a g e an d b i l l i n g s t o d e p a r t m e n t s a r e a d e q u a t e t o ef f e c t i v e l y s a f e g u a r d a g a i n s t a b u s e a n d e r r o r s ; · W h a t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e i n p l a c e i n e a c h d e p a r tm e n t a n d a r e t h e y b e i n g c o m p l i e d w i t h ; a n d · I f a d d i t i o n a l c o n t r o l s a r e w a r r a n t e d . Sc o p e : Th e s c o p e o f t h e a u d i t f o c u s e d o n c o n t r o l s o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s a n d n o t o t h e r i n t e r n a l c o n t r o l s em p l o y e d . T h e s c o p e i n c l u d e d i d e n t i f i e d d e p a r t m e n t s u s i n g g a s p u r c h a s i n g c a r d s i n A p r i l 2 0 0 8 . A n a l y s i s o f fu e l p r i c i n g f o c u s e d i n o n s e l e c t e d v e n d o r s a n d t i m e p e r io d s o n l y . T h e s c o p e d i d n o t i n c l u d e l o o k i n g a t ut i l i z a t i o n o f v e h i c l e s o r m i l e a g e r e i m b u r s e m e n t . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : R e v i e w i n g e s t a b l i s h e d p r o c e d u r e s b y C o u n t y d e p a r t m e n t s fo r g a s p u r c h a s e c a r d s . R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g s e l e c t e d v e n d o r g a s p u r c h a s e d at a , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g s e l e c t e d d a t a f r o m t h e R o a d De p a r t m e n t o n d i s p e n s e d f u e l t o c o u n t y ve h i c l e s , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g c o u n t y g a s p u r c h a s e d a t a , a n d Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 2 of 17 C o m p a r i n g c o s t s t o r e f u e l t o p o t e n t i a l s a v i n g s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s ( a s r e v i s e d J u l y 2 0 0 7 ) . 2. F i n a n c i a l Ba c k g r o u n d In a g i v e n 1 2 - m o n t h p e r i o d , t h e C o u n t y ’ s g a s o l i n e / d i e se l / o i l p u r c h a s e s a m o u n t t o a r o u n d $ 1 . 2 m i l l i o n . M a n y Co u n t y d e p a r t m e n t s p u r c h a s e f u e l d i r e c t l y f r o m t h e R o a d D e p a r t m e n t , w h i c h c o m p r i s e s a p p r o x i m a t e l y 8 0 % of t h e s e p u r c h a s e s . T h e r e m a i n i n g 2 0 % i s p u r c h a s e d t h r o u g h g a s p u r c h a s e c a r d s a t c a r d l o c k l o c a t i o n s (s e l f - p u m p ) w i t h a m i n o r a m o u n t p a i d t h r o u g h r e t a i l ga s p u r c h a s e c a r d s a t r e t a i l l o c a t i o n s ( l i k e C h e v r o n ) . Th e t w o l a r g e s t u s e r s o f f u e l a r e t h e R o a d D e p a r t m e n t an d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . Th e R o a d D e p a r t m e n t h a s a s e l f - p u m p d i s p e n s i n g s y s t e m t h a t t r a c k s g a s p u r c h a s e s f o r n u m e r o u s v e h i c l e s an d e q u i p m e n t . V e h i c l e s a n d u s e r s a r e i s s u e d i d e n t i f i c a t io n n u m b e r s s o u s a g e m a y b e c h a r g e d - o u t b a s e d on t h e c o s t o f f u e l . T h e r e i s r e c e n t a c t i v i t y o n o v e r 3 0 0 a c c o u n t s . T h e R o a d D e p a r t m e n t i s s u e s f u e l f r o m Be n d a n d L a P i n e l o c a t i o n s . A n u m b e r o f d e p a r t m e n t s h a v e v e n d o r r e l a t i o n s h i p s t o a cq u i r e f u e l a n d a r e p r o v i d e d g a s p u r c h a s e c a r d s t o fu e l a t t h e i r s y n d i c a t e d l o c a t i o n s . T h e r e w e r e o v e r 3 0 0 g a s p u r c h a s e c a r d s i d e n t i f i e d w i t h t h e s e v e n d o r s . Pu r c h a s e s o v e r t w e l v e m o n t h s a m o u n t t o o v e r $ 2 0 0 , 0 0 0 . 3. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d in t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e im p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d . Th e C o u n t y c o u l d b e n e f i t f r o m m o r e c o n s i s t e n t l y a p p li e d i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s . Du r i n g t h e p e r i o d o f r e v i e w , t h e r e w e r e e l e v e n d e p a rt m e n t s i d e n t i f i e d a s h a v i n g g a s p u r c h a s e c a r d s f r o m s i x ve n d o r s . A s m i g h t b e e x p e c t e d , t h e i n t e r n a l c o n t r o l pr o c e d u r e s v a r i e d s i g n i f i c a n t l y . S o m e o p e r a t i o n s h a d in c i d e n t a l u s e o f t h e g a s p u r c h a s e c a r d s , w h i l e s o m e d e p a r tm e n t s u s e d t h e m e x t e n s i v e l y . Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 3 of 17 Th e f o l l o w i n g o b s e r v a t i o n s s u g g e s t s t r e n g t h e n i n g o f c o n t r ol s o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s . a) S o m e s t a f f w e r e r e s p o n s i b l e f o r a u t h o r i z a t i o n , r e c o r d- k e e p i n g , a n d c u s t o d y o f g a s p u r c h a s e c a r d s . b) S t a f f o v e r s e e i n g p u r c h a s e s h a d i n a d e q u a t e i n f o r m a t i o n ( a l l g a s p u r c h a s e s ) t o e f f e c t i v e l y m o n i t o r wh e t h e r g a s p u r c h a s e s w e r e r e a s o n a b l e o n a m i l e s p e r g a l l on p e r v e h i c l e b a s i s . L o w m i l e a g e r a t e s mi g h t i n d i c a t e f u e l p u r c h a s e s a r e u s e d f o r s o m e t h i n g e l s e . De p a r t m e n t s h a v e a g e n e r a l s e n s e o f ve h i c l e f u e l e x p e n d i t u r e s b u t r a r e l y h a v e s u f f i c i e n t i n fo r m a t i o n t o u n d e r s t a n d i f s o m e t h i n g i s a m i s s . c) G a s p u r c h a s e c a r d s a r e n o t a l w a y s i s s u e d t o a s p e c i f i c v e h i c l e, w h i c h l i m i t s t h e a b i l i t y t o m o n i t o r ga s o l i n e u s a g e . S e t t i n g u p g a s p u r c h a s e c a r d s f o r p r o g r a m n a m e s , g e n e r i c u s e o r a s p e c i f i c e m p l o y e e ca n b e i n e f f e c t i v e w h e n i t c o m e s t o r e v i e w i n g t h e p u r c h as e s . V e h i c l e n u m b e r i n g i s n o t c o n s i s t e n t l y us e d o r r e c o n c i l e d b e t w e e n d e p a r t m e n t s u s i n g v e h i c l e i n f o rm a t i o n s u c h a s r i s k m a n a g e m e n t a n d fi n a n c e . d) F e w d e p a r t m e n t s h a v e e s t a b l i s h e d w r i t t e n p r o c e d u r e s fo r u s a g e o f t h e c a r d s . e) M i l e a g e i n f o r m a t i o n i s n o t a c c u r a t e l y a n d c o n s i s t e n t l y p r o v i d e d t o a l l o w b e t t e r o v e r s i g h t o f u s a g e . Ma n y d e p a r t m e n t s d o n o t r e c e i v e r e c e i p t s s i n c e t h e c a r d l o ck o p e r a t o r s a r e n o t p r o v i d i n g t h e m . T h i s ma k e s i t e v e n m o r e i m p o r t a n t t h a t m i l e a g e r a t e p e r v eh i c l e i s m o n i t o r e d . f) S o m e r e t a i l g a s p u r c h a s e c a r d s c o u l d b e u s e d f o r n o n - ga s p u r c h a s e s e v e n t h o u g h t h e c a r d s c a n b e li m i t e d t o u s e . N o e v i d e n c e w a s o b s e r v e d o f t h e c a r d s b e i n g u s e d f o r a n y t h i n g o t h e r t h a n g a s . g) C o u n t y d e p a r t m e n t s h a v e e s t a b l i s h e d d i f f e r e n t v e n d or s f o r g a s c a r d p u r c h a s e s . B a s e d o n t h e l i m i t e d ac t i v i t y r e v i e w e d , g a s c a r d s w e r e u s e d t h r o u g h s i x v e n d o r s . T h e C o u n t y h a s n o t l i m i t e d o r s t e e r e d Co u n t y d e p a r t m e n t s t o c e r t a i n v e n d o r r e l a t i o n s h i p s . O n e C o u n t y c a r d l o c k v e n d o r h a s b e e n r e c e p t i v e t o re v i s i t i n g t h e p r i c i n g f o r f u e l a n d m a k i n g s u r e t h a t C o un t y d e p a r t m e n t s g e t f a v o r a b l e p r i c i n g . Ri s k s i n t h i s a r e a a r e t h a t e m p l o y e e s m i g h t u s e t h e c a r d s t o f i l l u p n o n - c o u n t y v e h i c l e s ( p e r s o n a l ve h i c l e s ) o r u s e t h e c a r d s t o o b t a i n s o m e b e n e f i t ( i . e . I w i l l f i l l y o u r t a n k i f y o u g i v e m e $ 5 0 ) . R e c e i p t s a re ra r e l y p r o v i d e d b y c a r d l o c k s a n d r e c e i p t s d o n o t p r o v e f u e l w a s p u r c h a s e d f o r C o u n t y v e h i c l e . Ba s e d o n t h e a b o v e o b s e r v a t i o n s , a n u m b e r o f b e s t p r a c t ic e s s h o u l d b e c o n s i d e r e d w h e n d e p a r t m e n t s us e g a s p u r c h a s e c a r d s . S o m e o f t h e s e p r a c t i c e s a r e b e i n g p e r f o r m e d i n d e p a r t m e n t s a l r e a d y . T h e Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 4 of 17 re l e v a n t p r a c t i c e s m a y v a r y d e p e n d i n g o n w h o i s o v e r s e e i ng t h e f u e l p u r c h a s e s . I t i s v e r y d i f f i c u l t t o mo n i t o r f u e l p u r c h a s e s w h e n t h e g a s p u r c h a s e c a r d s a r e n ot c o n s i s t e n t l y r e l a t e d t o a s p e c i f i c v e h i c l e . It i s r e c o m m e n d e d a s d e p a r t m e n t s u t i l i z e g a s p u r c h a se c a r d s t h e y c o n s i d e r 1. S e g r e g a t i n g d u t i e s o f a u t h o r i z a t i o n , r e c o r d - k e e p i ng a n d c u s t o d y o f g a s p u r c h a s e c a r d s . 2. M o n i t o r i n g o f f u e l p u r c h a s e s . D e p a r t m e n t s s h o u l d m o n i t o r a l l f u e l p u r c h a s e s ( i n c l u d i n g R o a d an d e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t s ) t o a s s e s s i f o v e r a l l m il e a g e r a t e i s r e a s o n a b l e . D e p a r t m e n t s sh o u l d i n q u i r e a b o u t u n u s u a l f l u c t u a t i o n s o r l o w m i le a g e r a t e s . 3. I s s u i n g g a s p u r c h a s e c a r d s o n l y f o r s p e c i f i c C o u nt y v e h i c l e s . G a s p u r c h a s e c a r d s a r e n o t t o be u s e d f o r n o n - c o u n t y v e h i c l e s . W h e n p o s s i b l e , g a s p u r c h a s e c a r d n u m b e r s s h o u l d co r r e s p o n d w i t h t h e v e h i c l e l i c e n s e p l a t e n u m b e r o r C o u n t y a s s i g n e d v e h i c l e n u m b e r . I n ca s e s w h e r e n o n - d e p a r t m e n t u s e r s u s e t h e v e h i c l e , t he r e s h o u l d b e w o r k e d o u t a re i m b u r s e m e n t r a t e f o r t h a t v e h i c l e t h a t c a n b e c h a rg e d . {T h e s t a t e h a s i n d i c a t e d t h a t e f f e c t i v e 1 / 1 / 0 9 g a s p u r c h as e c a r d s f o r d i e s e l v e h i c l e s w i l l n e e d t o b e as s i g n e d b y g o v e r n m e n t “ E - p l a t e ” n u m b e r f o r t h e j u r i s d i ct i o n t o r e c e i v e r e l i e f f r o m c e r t a i n g a s t a x e s . } 4. E s t a b l i s h i n g w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s f o r u s e o f g a s p u r c h a s e c a r d s , w h i c h m a y in c l u d e : · Ga s p u r c h a s e c a r d s a r e o n l y t o b e u s e d f o r a s s i g n e d C o u n t y v e h i c l e s . · Es t a b l i s h i n g a v e h i c l e m i l e a g e l o g t o c a p t u r e r e l e v an t i n f o r m a t i o n f o r m o n i t o r i n g a l l g a s pu r c h a s e s a n d u s e r s . · Ca p t u r i n g i n f o r m a t i o n o n w h o w a s d r i v i n g t h e c a r , d es t i n a t i o n , a n d p u r p o s e . T h i s w i l l al l o w a c h a r g e b a c k i n s i t u a t i o n s w h e r e a n o n - d e p a r t me n t a l e m p l o y e e u s e s t h e v e h i c l e . · Ca p t u r i n g i n f o r m a t i o n o n f u e l t r a n s a c t i o n s – I n o r d er t o f a c i l i t a t e m o n i t o r i n g a n d t r a c i n g to v e n d o r i n v o i c e s s o m e d e p a r t m e n t s w i l l w a n t t h e m il e a g e , a m o u n t o f g a s , d a t e f i l l e d an d h o w p a i d ( t h i s s h o u l d i n c l u d e e m p l o y e e r e i m b u r s ed p u r c h a s e s o f f u e l ) . L a r g e r de p a r t m e n t s w i l l w a n t t h e a b i l i t y t o u t i l i z e / a n a l y z e R o a d a n d v e n d o r f u e l t r a n s a c t i o n s el e c t r o n i c a l l y . · Li m i t i n g t h e g r a d e o f g a s o l i n e t h a t m a y b e p u r c h a s e d ( i . e . r e g u l a r , n e v e r s u p r e m e , m i d - gr a d e i f o u t o f r e g u l a r , e t c . . . ) . · Id e n t i f y i n g t h e p r i o r i t y o f h o w s t a f f s h o u l d f i l l u p C o u n t y v e h i c l e s ( i . e . U s e R o a d de p a r t m e n t f i r s t i f c l o s e , c a r d l o c k s e c o n d , e t c … ) · Se c u r i n g c a r d s a n d p i n s w h e n n o t i n u s e . Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 5 of 17 · Up d a t i n g v e n d o r r e c o r d s i n a t i m e l y m a n n e r w h e n c a r ds a r e n o l o n g e r u s e d o r n e e d e d . 5. A c c u r a t e l y r e c o r d i n g v e h i c l e m i l e a g e i n f o r m a t i o n o n e a c h r e f i l l { t h e s e a r e g e n e r a l l y c a p t u r e d by t h e C o u n t y a n d c a r d l o c k f u e l s y s t e m s o n p u r c h a s e , i f p r o p e r l y e n t e r e d } . 6. L i m i t i n g u s e o f a l l g a s p u r c h a s e c a r d s t o p u r c h a se o f o n l y g a s o l i n e p r o d u c t s . T h i s m a y b e es t a b l i s h e d w i t h t h e i s s u e r o f c e r t a i n r e t a i l g a s p ur c h a s e c a r d s s o t h e c a r d m a y n o t b e u s e d fo r t h e i r r e t a i l s t o r e . 7. T h e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r f o r f u e l p u r c h a s e s w h et h e r i t c o u l d n e g o t i a t e b e t t e r p r i c i n g f o r fu e l a t t h e l o c a t i o n s i t w o u l d l i k e t o u s e . Ch o i c e o f w h e r e t o p u r c h a s e g a s c a n a f f e c t c o s t . It w a s c l e a r f r o m r e v i e w i n g t h e d a t a o f f u e l p u r c h a s e s t ha t d e c i s i o n s o f w h e r e t o f i l l - u p c a n a f f e c t t o t a l c o s t . In a d d i t i o n t o t h e f u e l c o s t , d e p a r t m e n t s m u s t c o n s i d e r t h e d i s t a n c e t o o b t a i n f u e l a n d t h e a m o u n t o f f u e l t o be p u r c h a s e d . Th e R o a d D e p a r t m e n t w a s c o n s i s t e n t l y t h e l o w e s t c o s t o p t i o n f o r f u e l i n g u p . R o a d ’ s l o c a t i o n s a r e l i m i t e d , ho w e v e r B e n d u n l e a d e d c a r d l o c k p r i c e s a v e r a g e 1 9 % h i g h e r t h a n R o a d ’ s p r i c e s . I n a d d i t i o n , t h e R o a d De p a r t m e n t d o e s n o t r a i s e f u e l p r i c e s c h a r g e d a s c o m m o d i ty f u e l p r i c e s i n c r e a s e . R o a d ’ s p r i c e s r e f l e c t t h e pr i c e t h e y a r e c h a r g e d a n d d o n o t c u r r e n t l y b u r d e n t h ei r f u e l c o s t w i t h t h e c o s t o f a d m i n i s t e r i n g t h e b u l k f u e l di s t r i b u t i o n p r o g r a m . Ou t s i d e o f R o a d , t h e C o u n t y p u r c h a s e s a l o t o f g a s f r o m ca r d l o c k o p e r a t o r s . U n f o r t u n a t e l y , o n e o f t h e Co u n t y ’ s c a r d l o c k v e n d o r s d o e s n o t o w n t h e c a r d l o c k l o c a t i o n mo s t c o n v e n i e n t t o t h e S h e r i f f a n d Co m m u n i t y J u s t i c e c a m p u s i n B e n d . T h e C o u n t y r e c e i v e s m or e f a v o r a b l e p r i c i n g o n f u e l p u r c h a s e d t h r o u g h ca r d l o c k s o w n e d b y t h e v e n d o r . A r e v i e w o f p r i c e s a t t h e n o n - o w n e d B e n d c a r d l o c k i n d i c a t e d p r i c e s av e r a g e d s o m e 9 - 1 1 % m o r e . In o r d e r t o r e a l i z e a n y s a v i n g s o n f u e l t r a n s a c t i o n s , d ep a r t m e n t s s h o u l d c o n s i d e r i f t h e y m u s t t r a v e l o u t s i d e th e i r n o r m a l r o u t e , t h e l e n g t h i n t i m e o f t r a v e l , a nd t h e a m o u n t o f f u e l . I t a p p e a r s t h a t l a b o r i s b y f ar the bi g g e s t c o m p o n e n t i n t h i s a n a l y s i s . T h e b e n e f i t s o f l o w e r f u e l c o s t s a r e e r a s e d w h e n y o u f a c t o r i n l a b o r co s t s o f o v e r $ 1 p e r m i l e d r i v e n t o g e t g a s . C o n s i d e r i n g g a s , l a b o r a n d e q u i p m e n t , i t i s d i f f i c u l t t o c o m e o u t Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 6 of 17 ah e a d o f f i l l i n g u p a t t h e R o a d D e p a r t m e n t ( w h e n c a rd l o c k s p r i c e 1 9 % h i g h e r o n a v e r a g e ) u n l e s s t h e r e i s a n em p t y t a n k b e i n g f i l l e d a n d t h e t r i p d o e s n o t t a k e t h e v e h i c l e 5 m i l e s o u t s i d e o f i t s d e s t i n a t i o n . D e p a r t m e n t s wh o t r y t o k e e p t a n k s h a l f - f u l l w i l l v i r t u a l l y n e v e r b re a k e v e n o n a t r i p t o t h e R o a d D e p a r t m e n t f o r g a s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y a n d d e p a r t m e n t s e s t a b l is h g u i d e l i n e s f o r w h e r e g a s s h o u l d b e pu r c h a s e d . T h e C o u n t y m a y a l s o b e n e f i t f r o m r e v i e w in g p r i c i n g p r o g r a m s w i t h v e n d o r s . I n c a s e s wh e r e t h e r e a r e a l t e r n a t i v e s , t h e C o u n t y o r d e p a r t m en t s s h o u l d i n d i c a t e a n y c r i t e r i a t o h e l p C o u n t y em p l o y e e s i d e n t i f y t h e b e s t c h o i c e . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r h o w t h e y m i g h t b u l k p u r c h a s e a n d d e l i v e r g a s t o C o u n t y ve h i c l e s a r o u n d t h e C o u n t y . A n o p t i o n c l o s e r t o t h e S h e r i f f ’ s a n d C o m m u n i t y J u s t i c e c a m p u s w o u l d li k e l y b e h i g h l y u t i l i z e d . I n a d d i t i o n , a n o p t i o n in R e d m o n d c o u l d b e h e l p f u l t o d e p a r t m e n t s o r s t a f f pr o v i d i n g s e r v i c e s n e a r R e d m o n d . A n o t h e r o p t i o n m i gh t b e t o d e v e l o p a g r e e m e n t s w i t h t h e c i t i e s t o ut i l i z e t h e i r e s t a b l i s h e d f u e l i n g f a c i l i t i e s . 4. Po t e n t i a l ma t t e r s f o r fu t u r e a u d i t s Ut i l i z a t i o n o f C o u n t y t r a n s p o r t a t i o n r e s o u r c e s ( v e h ic l e s a n d m i l e a g e r e i m b u r s e m e n t ) Du r i n g t h e r e v i e w o f g a s c a r d s , i t w a s o b s e r v e d t h a t t h e re w e r e a n u m b e r o f v e h i c l e s t h a t h a d l e s s f u e l - u p s an d l e s s a p p a r e n t m i l e a g e u s a g e t h a n o t h e r v e h i c l e s . T h e l i m i t e d m i l e a g e r a t e i n f o r m a t i o n i n d i c a t e d s o m e lo w e r u t i l i z a t i o n o n s o m e v e h i c l e s t h a n o t h e r v e h i c l e s . I n a d d i t i o n , i n r e v i e w o f m i l e a g e r e i m b u r s e m e n t n oted a n u m b e r o f d e p a r t m e n t s t h a t h a d s i g n i f i c a n t r e i m b u r s e m en t i n a d d i t i o n t o h a v i n g v e h i c l e s . A p o t e n t i a l a u d i t mi g h t d e t e r m i n e w h e t h e r w e h a v e t h e r i g h t a m o u n t o f v e h i c l e r e s o u r c e s a v a i l a b l e i n t h e r i g h t p l a c e s a n d wh e t h e r C o u n t y t r a n s p o r t a t i o n d o l l a r s ( v e h i c l e s a n d m i l ea g e r e i m b u r s e m e n t ) a r e a p p r o p r i a t e l y u t i l i z e d . Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 7 of 17 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 S h e r i f f ’ s Of f i c e Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 8 of 17 Sh e r i f f ’ s Of f i c e (c o n t i n u e d ) Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 9 of 17 Sh e r i f f ’ s Of f i c e (c o n t i n u e d Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 10 of 17 4. 2 Co m m u n i t y Ju s t i c e (A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n an d Ju v e n i l e De p a r t m e n t s ) Ju l y 1 , 2 0 0 8 Da v i d G i v a n s , C P A , C I A De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Be n d , O R 9 7 7 0 1 De a r D a v e , In r e s p o n s e t o y o u r r e q u e s t f o r w r i t t e n c o m m e n t s r e ga r d i n g g a s o l i n e p u r c h a s e c a r d c o n t r o l s . T h e t w o d epartments I ov e r s e e h a v e d i f f e r i n g p r o c e d u r e s f o r g a s p u r c h a s e s . F r o m w h a t w a s l e a r n e d t h r o u g h y o u r a u d i t t h e f o r mal policy an d p r o c e d u r e o n g a s o l i n e p u r c h a s e s w i l l b e w r i t t e n f o r b o t h d e p a r t m e n t s t h a t w i l l i n c l u d e b u t m a y n o t be limited to th e f o l l o w i n g e l e m e n t s . · Ga s p u r c h a s e s s h a l l b e m a d e t h r o u g h t h e c o u n t y s h o p u n l e s s i t i s i m p r a c t i c a l . · Th e a l t e r n a t i v e t o t h e c o u n t y s h o p w i l l b e a P a c i f i c P r i d e l o c a t i o n u n l e s s a n o t h e r p r e f e r r e d v e n d o r i s ch o s e n b y t h e c o u n t y . · Ch e v r o n c a r d s w i l l b e m a i n t a i n e d b y a s p e c i f i c p e r s on i n e a c h d e p a r t m e n t a n d b e c h e c k e d o u t t o sp e c i f i c s t a f f o n i n d i v i d u a l e v e n t b a s e s , s u c h a s t ra v e l t o l o c a t i o n w h e r e P a c i f i c P r i d e s t a t i o n s a r e not in th e a r e a . · Ac c u r a t e o d o m e t e r r e a d i n g w i l l b e r e q u i r e d a n d r e c e ip t s , i f a v a i l a b l e . · Ga s c a r d s w i l l b e a s s i g n e d t o s p e c i f i c v e h i c l e s a n d k e p t e i t h e r i n t h e v e h i c l e o r w i t h t h e v e h i c l e k e y s. · Bi l l s f r o m t h e c o u n t y s h o p s a s w e l l P e t r o c a r d a r e r ev i e w e d b y t h e a d m i n i s t r a t i v e s u p e r v i s o r t o i n s u r e th a t t h e v e h i c l e s l i s t e d b e l o n g t o o u r d e p a r t m e n t a nd t o c h e c k f o r a n y u n u s u a l a c t i v i t y . · Th e p e r s o n d o i n g t h e b i l l p a y m e n t w i l l a l s o i n c o r p o ra t e m i l e a g e p e r g a l l o n r e v i e w d u r i n g t h e b i l l ap p r o v a l p r o c e s s . Re s p e c t f u l l y , J. K e n n e t h H a l e s Di r e c t o r , D e s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i t y J u s t i c e Cc . B o b L a C o m b e , C o l l e e n S h e a r e r , D e b o r a h F e f f e r Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 11 of 17 4. 3 Me n t a l H e a l t h De s c h u t e s C o u n t y Me n t a l H e a l t h De p a r t m e n t ME M O R A N D U M To : D a v e G i v a n s , I n t e r n a l A u d i t o r Fr o m : S h e r r i P i n n e r , O p e r a t i o n s M a n a g e r Da t e : 7 / 1 0 / 2 0 0 8 Re : R e v i e w o f C o u n t y G a s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e s p o n se f r o m M a n a g e m e n t FI N D I N G S R E C O M M E N D A T I O N : S e g r e g a t e d u t i e s o f a u t h o r i z a t i o n , r e c o r d - k e e p i n g , a n d c u s t o d y o f g a s p u r c h a s e c a r d s . RE S P O N S E : We c u r r e n t l y h a v e p r o c e s s e s i n p l a c e t h a t i n c l u d e a v e h i c l e m i l e a g e l o g f o r e a c h v e h i c l e d e t a i l i n g d a t e, em p l o y e e u s i n g t h e v e h i c l e , d e s t i n a t i o n , p u r p o s e , a nd b o t h b e g i n n i n g a n d e n d i n g m i l e a g e r e a d i n g . Ea c h v e h i c l e h a s a g a s c a r d a s s i g n e d t o i t a n d i s l oc a t e d i n a t h r e e r i n g b i n d e r a l o n g w i t h t h e m i l e a g e lo g a n d g e n e r a l i n s t r u c t i o n s h e e t . RE C O M M E N D A T I O N : M o n i t o r i n g o f f u e l p u r c h a s e s t o a s s e s s i f o v e r a l l mi l e a g e r a t e i s r e a s o n a b l e . RE S P O N S E : We a g r e e t h a t f u e l p u r c h a s e s s h o u l d b e r e c o n c i l e d t o o v e r a l l m i l e a g e . A s m e n t i o n e d , w e d o h a v e re c o r d k e e p i n g p r o c e s s e s i n p l a c e ; h o w e v e r , w e c u r r en t l y d o n o t r e c o n c i l e m i l e s t r a v e l e d a g a i n s t f u e l in v o i c e s . W e w i l l c r e a t e a n d i m p l e m e n t a r e c o n c i l i at i o n p r o c e s s . RE C O M M E N D A T I O N : Is s u i n g g a s p u r c h a s e c a r d s o n l y f o r s p e c i f i c C o u n t y v e h i c l e s . RE S P O N S E : We c u r r e n t l y f o l l o w t h i s r e c o m m e n d a t i o n . O u r g a s p ur c h a s e c a r d s a r e i s s u e d f o r s p e c i f i c v e h i c l e s a n d ar e o n l y u s e d f o r t h e a s s i g n e d v e h i c l e . Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 12 of 17 Me n t a l H e a l t h (c o n t i n u e d ) RE C O M M E N D A T I O N : Es t a b l i s h w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s f o r u s e o f g a s p u r c h a s e c a r d s . RE S P O N S E : We a g r e e t h a t a w r i t t e n p o l i c y a n d p r o c e d u r e f o r u s e o f g a s p u r c h a s e c a r d s s h o u l d b e e s t a b l i s h e d . Wi t h i n t h i s p o l i c y w e w i l l a d d r e s s l i m i t a t i o n s o n u se o f g a s p u r c h a s e c a r d s , r e i t e r a t e t h e i m p o r t a n c e of ac c u r a t e l y c o m p l e t i n g o u r v e h i c l e m i l e a g e l o g , a d d r es s t h e g r a d e o f g a s o l i n e p u r c h a s e d , g i v e g u i d a n c e on h o w , w h e n a n d w h e r e e m p l o y e e s s h o u l d f i l l u p v e h ic l e s , a n d d e t a i l t h e m i l e a g e r e c o n c i l i a t i o n pr o c e s s . I s s u e s s p e c i f i c t o o u r D e p a r t m e n t i n c l u d e t h e n e e d f o r a m o r e c e n t r a l i z e d l o c a t i o n f o r f i l l i ng up v e h i c l e s . O u r c o n c e r n i s t h a t t h e c u r r e n t s i t e at t h e R o a d D e p t i s n o t c e n t r a l l y l o c a t e d a n d i s in c o n v e n i e n t , p a r t i c u l a r l y w h e n y o u t a k e i n t o a c c o u nt o u r n e e d f o r h i g h p r o d u c t i v i t y i n p r o v i d i n g d i r e ct se r v i c e t o c l i e n t s . W e p l a n t o i n f o r m s t a f f o f w h i ch P a c i f i c P r i d e s i t e s a r e l i n k e d w i t h B e n d O i l a n d are ac t u a l l y l e s s e x p e n s i v e t h a n o t h e r s i t e s . Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 13 of 17 4. 4 Co m m u n i t y De v e l o p m e n t De p a r t m e n t Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 14 of 17 Co m m u n i t y De v e l o p m e n t De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 15 of 17 4. 5 As s e s s o r Th e C o u n t y s h o u l d d e v e l o p s o m e g u i d e l i n e p o l i c i e s t o b e u s e d b y d e p a r t m e n t s . - S c o t L a n g t o n ( July 2, 2008) 4. 6 He a l t h De p a r t m e n t Fr o m : D a n i e l P e d d y c o r d Se n t : T h u r s d a y , J u n e 2 6 , 2 0 0 8 To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : R E : G a s c a r d i n t e r n a l a u d i t - R e q u e s t f o r wr i t t e n r e s p o n s e t o r e p o r t Da v e , I ' v e r e a d t h e r e p o r t a n d a g r e e w i t h a l l p o i n t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s m a d e . I b e l i e v e w e d o h a v e ma n y o f t h e c o n t r o l s i n p l a c e c u r r e n t l y t h a t y o u r e co m m e n d , w i t h t h e s o l e e x c e p t i o n b e i n g s o m e f o r m of l o g k e e p i n g a t t h e t i m e o f f i l l u p . T h a t h o w e v e r , m a y b e m u t e a s w e o n l y u s e t h e c a r d l o c k s y s t e m th a t s h o u l d k e e p t h i s s a m e d a t a f o r u s i f w e e n t e r it c o r r e c t l y . I ' d s u g g e s t t h a t t h e C o u n t y d r a f t up s o m e d r a f t p o l i c y t h a t d e p a r t m e n t s c o u l d t h e n m o di f y a n d w o r k f r o m . 4. 7 Ro a d De p a r t m e n t ME M O R A N D U M DA T E : DA T E : DA T E : DA T E : J u l y 3 , 2 0 0 8 TO : TO : TO : TO : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : FR O M : FR O M : FR O M : T o m B l u s t , R o a d D e p a r t m e n t D i r e c t o r RE : RE : RE : RE : C o u n t y – g a s p u r c h a s e c a r d c o n t r o l s __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Th i s m e m o i s t h e R o a d D e p a r t m e n t ’ s r e s p o n s e t o t h e f i n d in g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s p r e s e n t e d i n t h e J u n e , Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 16 of 17 Ro a d De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) 20 0 8 a u d i t o f t h e c o u n t y ’ s c o n t r o l e n v i r o n m e n t o v e r g a s p u r c h a s e c a r d s . Ov e r a l l , I a m i n a g r e e m e n t w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c om m e n d a t i o n s p r e s e n t e d i n t h e a u d i t r e p o r t . B e l o w a re my co m m e n t s r e g a r d i n g s p e c i f i c r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e r e p o rt : Is s u i n g g a s p u r c h a s e c a r d s o n l y f o r s p e c i f i c c o u n t y v e h i c l e s . Th i s r e c o m m e n d a t i o n m a y n o t b e t h e b e s t s o l u t i o n i n s om e c a s e s . F o r e x a m p l e t h e R o a d D e p a r t m e n t h a s a la r g e f l e e t o f v e h i c l e s , b u t r a r e l y u s e s g a s c a r d s . T h e de p a r t m e n t h a s t w o g a s c a r d s t h a t c a n b e i s s u e d t o em p l o y e e s w h e n d r i v i n g c o u n t y v e h i c l e s o n l o n g t r i p s t h a t m a y r e q u i r e r e f u e l i n g . B y i s s u i n g t h e c a r d t o a sp e c i f i c e m p l o y e e f o r a s p e c i f i c v e h i c l e a n d t r i p i t i s e a s y t o t r a c k t h e u s a g e . I s s u i n g a n i n d i v i d u a l c a r d t o e a c h ve h i c l e w o u l d n o t s e e m t o m a k e s e n s e w h e n i t m a y b e u s ed v e r y i n f r e q u e n t l y . T h i s m a y n o t h o l d t r u e f o r a l l de p a r t m e n t s . An o p t i o n c l o s e r t o t h e S h e r i f f ’ s a n d C o m m u n i t y J u s ti c e c a m p u s w o u l d l i k e l y b e h i g h l y u t i l i z e d . I w o u l d a g r e e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . I f a n e w c o u n ty f u e l i n g s i t e i s p u r s u e d , i t m a k e s s o m e s e n s e f o r t h e Ro a d D e p a r t m e n t t o a d m i n i s t e r t h e s i t e a s w e a r e a l r e a dy s e t u p t o d o t h e f u e l p u r c h a s i n g a n d m o n i t o r i n g o f t he fu e l i n g t r a n s a c t i o n s ( o u r f u e l i n g s o f t w a r e t r a c k s f u e l q ua n t i t i e s , m i l e a g e , v e h i c l e n u m b e r , e m p l o y e e n u m b e r , et c . ) . I a p p r e c i a t e t h e e f f o r t a n d r e s e a r c h t h a t w e n t i n t o t hi s a u d i t . I f e e l t h a t t h e r e p o r t ’ s r e c o m m e n d a t i o n s a re sound. Pl e a s e l e t m e k n o w h o w t h e d e p a r t m e n t m a y b e o f a s s i s t a nc e i n i m p l e m e n t i n g r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e A u d i t Co m m i t t e e . 4. 8 Co m m i s s i o n on C h i l d r e n an d F a m i l i e s No c o m m e n t s 4. 9 Di s t r i c t At t o r n e y No c o m m e n t s Ga s P u r c h a s e C a r d C o n t r o l s R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 5 July 2008 Page 17 of 17 4. 1 0 91 1 C o u n t y Se r v i c e Di s t r i c t ME M O R A N D U M TO : D a v e G i v a n s , D e s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : Re b e k a h M c D o n a l d , D i r e c t o r RE : I n t e r n a l A u d i t R e p o r t f e e d b a c k – G a s C a r d s DA T E : J u l y 2 , 2 0 0 8 Da v e , Th i s m e m o i s t o a d d f e e d b a c k t o t h e d r a f t r e p o r t s u bm i t t e d b y y o u f o r D e p a r t m e n t H e a d f e e d b a c k . I n s u mmary, I co n c u r w i t h y o u r f i n d i n g s a n d f e e l t h a t y o u r s u g g e s ti o n s a r e a p p r o p r i a t e . F o r o u r D e p a r t m e n t , w e o n l y have one gas ca r d a n d o n e c o u n t y v e h i c l e . W e d o h a v e a n i n t e r n a l l o g w h i c h a c c o u n t s f o r a l l t r i p s ( d a t e , t i m e , s t a rting and ending mi l e a g e , d e s t i n a t i o n a n d r e a s o n f o r t h e t r i p ) . T h i s i s a g o o d s u g g e s t i o n f o r o t h e r d e p a r t m e n t s a n d h e lps us to co m p a r e o u r e x p e n d i t u r e s t o a c t u a l u s e a n d i f t h a t “a d d s u p . ” W e d o n ’ t , h o w e v e r , h a v e a n y s o r t o f i n t ernal check an d b a l a n c e o r c o n s i s t e n t p r o c e d u r e t o r e v i e w t h a t lo g . We d o n o t c u r r e n t l y h a v e a n y p o l i c y i n p l a c e f o r u s e o f t h e g a s c a r d a n d I b e l i e v e t h a t t h i s w o u l d b e n efit us greatly. I a l s o f e e l t h a t o n e s i n g l e C o u n t y p o l i c y w o u l d w o r k b e s t , s o t h a t i t i s a s c o n s i s t e n t a s p o s s i b l e a n d all employees kn o w t h e e x p e c t a t i o n s o f u s e . It m a y b e a g o o d s u g g e s t i o n f o r a l l o f u s t o c h o o s e o n e v e n d o r , a n d p e r h a p s t h a t w o u l d c r e a t e s o m e c o m petition to al l o w u s f o r b e t t e r p r i c i n g b a s e d o n t h e b u s i n e s s t ha t v e n d o r w o u l d g a i n f r o m t h i s c h a n g e . I t h i n k t h e more co n s i s t e n c y w e c a n b r i n g t o a l l o f t h e D e p a r t m e n t s , t h e b e t t e r . A d d i t i o n a l l y , t h i s w i l l a l s o h e l p f o r future audits if ev e r y o n e i s o n t h e “ s a m e p a g e ” w i t h p o l i c i e s a n d p r oc e d u r e s . Si n c e r e l y , Re b e k a h M c D o n a l d {E n d o f R e p o r t }