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HomeMy WebLinkAboutCounty Internet UsageCo u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Co u n t y I n t e r n e t U s a g e De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 2 2. B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … . . . … … … … … … … … … … … … … . . . . 3 - 4 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … .. 4-11 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 4. 1 . I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y d e p a r t m e n t … … … … … … … .. . … … ..……….. 12-13 4. 2 . C o u n t y a d m i n i s t r a t i o n … … … … … … … … … … … … … … … … .……..…. 13-14 A. A P P E N D I C E S A. 1 . I n t e r n e t A c c e s s i b i l i t y S u r v e y ( O r e g o n c o u n t y i nf o r m a t i o n te c h n o l o g y d i r e c t o r s / m a n a g e r s l i s t ) … … … … . . … … … … … … … … … … . 1 5 - 1 7 A. 2 . I n t e r n e t U s e S u r v e y ( C o u n t D e p a r t m e n t h e a d s a n d s u p e r v i s o r s ) . . . . . 1 8 - 1 9 Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : Th e a u d i t w a s i n t e n d e d to b e a v e r y h i g h - l e v e l re v i e w o f C o u n t y in t e r n e t u s a g e . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e : · D e v e l o p i n g a n ap p r o a c h t o mo n i t o r i n g / f i l t e r i n g in t e r n e t u s a g e · C o n s i d e r i n g ha r d w a r e / s o f t w a r e so l u t i o n t o m o n i t o r us a g e o f i n t e r n e t ba n d w i d t h . · I n f o r m i n g e m p l o y e e s of h o w t h e i r u s a g e af f e c t s b a n d w i d t h re s o u r c e s Co u n t y I n t e r n e t U s a g e Wh a t w a s f o u n d Th e C o u n t y i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y ( I T ) d e p a r t m e n t d oe s n o t h a v e a w a y t o r o u t i n e l y m o n i t o r in t e r n e t u s a g e . D u r i n g t h e p l a n n i n g o f t h i s a u d i t , I T h a d t o d e v e l o p s o m e p r o c e s s e s t o c o l l e c t da t a o n i n t e r n e t t r a f f i c . D a t a w a s l i m i t e d t o t h e n u mb e r o f h i t s a t a p a r t i c u l a r i n t e r n e t s i t e a n d w e co u l d n o t a s s e s s t h e a m o u n t o f t i m e . T h e d a t a c o l l e c t e d l ac k e d m a n y o f t h e d e t a i l s p r o v i d e d i n cu r r e n t h a r d w a r e a n d s o f t w a r e s o l u t i o n s f o r m o n i t o r i n g in t e r n e t u s a g e . A s s u c h , t h e d a t a w a s on l y m a r g i n a l l y u s e f u l i n g i v i n g s o m e i n f o r m a t i o n o n in t e r n e t u s a g e . T h e d a t a d i d s e e m s u f f i c i e n t fo r a h i g h - l e v e l l o o k a t u s a g e . Th e C o u n t y d o e s n o t u t i l i z e h a r d w a r e o r s o f t w a r e c o n t en t f i l t e r i n g t o r e s t r i c t i n t e r n e t a c c e s s a s a l l em p l o y e e s a r e p r o v i d e d f u l l a c c e s s t o t h e i n t e r n e t . A su r v e y c o n d u c t e d o f l o c a l g o v e r n m e n t in f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d i r e c t o r s i n O r e g o n i n d i c a t e d t h at o v e r 7 6 % i m p l e m e n t e d a c o n t e n t fi l t e r i n g s o l u t i o n f o r e m p l o y e e i n t e r n e t a c c e s s . As m i g h t b e e x p e c t e d , a s h o r t - t e r m r e v i e w o f a v e r a g e i nt e r n e t u s a g e ( H T T P ) a s m e a s u r e d o v e r ti m e i n d i c a t e s i n t e r n e t u s a g e i s i n c r e a s i n g . H o u r l y a c t i v it y l e v e l s i n d i c a t e s i g n i f i c a n t u s a g e sp i k e s d u r i n g w o r k i n g h o u r s b u t t h a t t h e s e s p i k e s a r e w i t h i n c o n t r a c t e d l e v e l s o f c o n n e c t i v i t y . An a l y s e s o f i n t e r n e t u s a g e ( p r i m a r i l y h t t p / h t t p s ) i n d i ca t e d u s a g e o c c u r r i n g d u r i n g t h e t i m e s a n d da y s f o r w h i c h m o s t e m p l o y e e s w o r k . H o w e v e r , t h e r e i s s t i ll a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f b a s e l i n e ac t i v i t y f r o m 2 4 / 7 o p e r a t i o n s a n d c o m p u t e r s o n a u t o p i l o t c h e c k i n g t h e i n t e r n e t f o r u p d a t e s . Si n c e a c t i v i t y i s v i e w e d b y h i t s , w e c o u l d n o t a s s e s s t h e a m ou n t o f t i m e s p e n t o n t h e i n t e r n e t . Th e r e v e r s e l o o k u p o f i n t e r n e t a d d r e s s e d h a d a 2 8 % “ n o l o o k u p d a t a ” r a t e . F o r t h o s e i n t e r n e t si t e s t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h e y p r o v i d e d s o m e i n d i c a ti o n o f w h e r e e m p l o y e e s w e r e g o i n g o n th e i n t e r n e t . T h e m a i n a r e a s b e i n g h i t a p p e a r t o f a ll i n t h e c a t e g o r i e s o f g o v e r n m e n t w e b s i t e s , ca c h e s e r v e r s ( u p d a t e s e r v i c e s ? ) , d o m a i n s e r v i c e s , m u l t i m e d i a, a n d s e a r c h e n g i n e s . I n f u r t h e r an a l y s e s o f t h e t o p t e n s i t e s , m o s t h a v e c o n s i s t e n t u s a g e t h ro u g h t h e w e e k d a y s a n d s h o w si m i l a r p a t t e r n s t o g r a p h s o n a c t i v i t y . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 1 of 19 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d i n t h e F Y 0 8 / 0 9 i n t e r n a l a u d i t w o r k p l a n a r e v i e w o f Co u n t y i n t e r n e t u s a g e . N o p r e v i o u s a u d i t w o r k h a s b e e n p e r f o r m e d i n t h i s a r e a a n d i t i s i n t e n d e d t o b e a ve r y h i g h - l e v e l l o o k a t t h i s a r e a . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e s i n t h e r e v i e w o f C o u n t y i n t e r n e t u s a g e w e r e t o · U n d e r s t a n d w h a t i n f o r m a t i o n i s a v a i l a b l e o n i n t e r n e t u s a g e a n d t h e c u r r e n t c o u n t y e f f o r t s t o u s e t h i s in f o r m a t i o n . · D e v e l o p a n u n d e r s t a n d i n g o f u s a g e o f i n t e r n e t b a n d w id t h . · D e v e l o p a n u n d e r s t a n d i n g o f u s a g e o f t h e i n t e r n e t . · S u r v e y o t h e r O r e g o n m u n i c i p a l i t i e s a b o u t i n t e r n e t a c c e ss i b i l i t y a n d c o n t e n t f i l t e r i n g p r o v i d e d t o em p l o y e e s . · S u r v e y d e p a r t m e n t h e a d s , s u p e r v i s o r s a n d m a n a g e r s o n t he i r l e v e l o f p e r c e i v e d i s s u e o f i n t e r n e t u s e wi t h t h e i r e m p l o y e e s . Sc o p e : Ut i l i z e d s e l e c t e d i n t e r n e t t r a f f i c s t a t i s t i c s a n d i n t e r n e t l o g s a s m a d e a v a i l a b l e b y t h e C o u n t y ’ s I n f o r m a t i o n Te c h n o l o g y ( I T ) d e p a r t m e n t . T h e r e w e r e n o s p e c i a l i z e d s o f t w a r e o r h a r d w a r e p r o d u c t s t h a t c o u l d b e in d e p e n d e n t l y a c c e s s e d o r u s e d t o o b t a i n t h i s d a t a . N or d i d I T h a v e a n y s p e c i a l i z e d s o f t w a r e o r h a r d w a r e to c o l l e c t C o u n t y i n t e r n e t a c t i v i t y a n d m a k e t h i s i n f o r m at i o n a v a i l a b l e . N o d o l l a r s h a v e b e e n b u d g e t e d i n I T or c o u l d b e u s e d b y i n t e r n a l a u d i t t o f a c i l i t a t e a n y a dd i t i o n a l d a t a c o l l e c t i o n . A s s u c h , d a t a q u a l i t y w a s li m i t e d a n d w a s n o t s e c u r e d i n d e p e n d e n t l y o f C o u n t y p er s o n n e l . Fo r i n t e r n e t t r a f f i c s t a t i s t i c s , s e l e c t e d r e p o r t s w e r e u s e d f r o m D e c e m b e r 2 0 0 8 t h r o u g h A p r i l 2 0 0 9 f r o m a sy s t e m e s t a b l i s h e d b y I T f o r m o n i t o r i n g i n t e r n e t t r a f f i c s t a t i s t i c s . Fo r i n t e r n e t t r a f f i c , j u d g m e n t a l l y s e l e c t e d J a n u a r y 2 0 09 f o r a n a l y s e s . I T d e v e l o p e d a p r o c e s s t o s t o r e ou t b o u n d i n t e r n e t r e q u e s t s . D a t a f o r J a n u a r y a l o n e y i el d e d s o m e 3 8 9 M i l l i o n r e c o r d s ( ~ 2 4 G i g a b y t e s o f in f o r m a t i o n ! ) . A n a l y z i n g s u c h l a r g e a m o u n t s o f d a t a m e an t s u m m a r i z i n g t h e d a t a t o s o m e h i g h e r l e v e l . Ea c h r e c o r d r e p r e s e n t e d a h i t b u t d i d n o t i d e n t i f y t h e s i z e o f t h e i n f o r m a t i o n p a c k e t d o w n l o a d e d . A n a l y s e s Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 2 of 19 em p h a s i z e d p o r t s 8 0 ( H T T P ) a n d 4 4 3 ( H T T P S ) w h i c h r e l a t e t o i n t e r n e t t r a f f i c . T h e d e s t i n a t i o n n a m e w a s ob t a i n e d t h r o u g h a p r o c e s s o f “ r e v e r s e n a m e r e s o l u t i o n ” ba s e d u p o n t h e I P a d d r e s s . T h e r e w a s d a t a t h a t co u l d n o t b e l o o k e d u p i n t h i s m a n n e r . T h i s i s a s i g n i f i ca n t w e a k n e s s i n t h e q u a l i t y o f t h e d a t a s i n c e n e a r l y 28 % o f t h e w e b s i t e s a d d r e s s e s { b a s e d u p o n t h e c o l l e c t e d i n te r n e t p r o t o c o l ( I P ) a d d r e s s } c o u l d n o t b e re s o l v e d w i t h t h i s m e t h o d . D a t a u s e d c o n s i s t e d o f d e s t i n a ti o n p o r t , d e s t i n a t i o n I P , d a t e , t i m e , a n d de s t i n a t i o n n a m e ( t h r o u g h r e v e r s e n a m e r e s o l u t i o n ) . Au d i t w o r k w a s p e r f o r m e d p r i m a r i l y i n M a r c h a n d A p r i l 20 0 9 . W o r k p e r f o r m e d w a s n o t s u f f i c i e n t t o i d e n t i f y a l l i s s u e s p r e s e n t . Gi v e n t h a t t h i s r e v i e w w a s a h i g h - l e v e l l o o k a t o v e r a l l i n t e r n e t u s a g e , t h e s e l i m i t a t i o n s i n t h e d a t a s e e m ac c e p t a b l e . G i v e n t h e q u a l i t y l i m i t a t i o n s a n d f o c u s , i t di d n o t s e e m p r u d e n t t o u s e t h i s i n f o r m a t i o n i n a n y gr e a t e r l e v e l o f d e t a i l . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : r e s e a r c h i n g m a t e r i a l o n i n t e r n e t s t a t i s t i c s ; c o l l e c t i n g d a t a m a d e a v a i l a b l e b y t h e I T d e p a r t m e n t on i n t e r n e t t r a f f i c a n d t r a f f i c s t a t i s t i c s ; d i s c u s s i n g w i t h I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y m a n a g e m e n t t h e o bs e r v a t i o n s f r o m t h e a n a l y s e s ; a n a l y z i n g i n t e r n e t t r a f f i c s t a t i s t i c s t o q u a n t i f y t h e a mo u n t o f b a n d w i d t h b e i n g u s e d o n a v e r a g e ; a n a l y z i n g i n t e r n e t t r a f f i c b y p o r t , d e s t i n a t i o n , h o u r, a n d d a y o f w e e k ; d i s t r i b u t i n g a s u r v e y t o i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d e p ar t m e n t s t h r o u g h o u t t h e s t a t e o n i n t e r n e t ac c e s s i b i l i t y p r o v i d e d t o e m p l o y e e s ; d i s t r i b u t i n g a s u r v e y t o d e p a r t m e n t h e a d s , s u p e r v i s o r s a n d m a n a g e r s o n t h e i r l e v e l o f p e r c e i v e d i s s u e of i n t e r n e t u s e w i t h t h e i r e m p l o y e e s ; a n d a n a l y z i n g r e s p o n s e s t o s u r v e y s . Th i s p e r f o r m a n c e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h Ge n e r a l l y A c c e p t e d Go v e r n m e n t A u d i t i n g St a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h e a u d i t b e p l a n e d a n d p e r f o r me d t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e ev i d e n c e t o p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r f i n d i n g s a n d co n c l u s i o n s b a s e d o n t h e a u d i t o b j e c t i v e s . I t i s be l i e v e d t h a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a bl e b a s i s f o r t h e f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n th e a u d i t o b j e c t i v e s . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 3 of 19 2. Ba c k g r o u n d Gr a p h I : In t e r n e t u s e su r v e y o n i s s u e s wi t h r e s p o n s e s by t y p e a n d gr o u p In t e r n e t u s e p o l i c y Th e C o u n t y p r o v i d e s c e r t a i n i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y r e so u r c e s t o m o s t e m p l o y e e s . S e r v i c e s i n c l u d e i n t e r n e t se r v i c e . T h e s e i n t e r n e t s e r v i c e s a r e n o t f i l t e r e d f o r c o n te n t . B y C o u n t y p o l i c y ( N o . I T - 1 ) w h i c h a l l e m p l o y e e s ar e s u p p o s e d t o s i g n , t h e s e r e s o u r c e s a r e t h e C o u n t y ’ s a n d a r e s u b j e c t t o l o g g i n g a n d m o n i t o r i n g . Em p l o y e e s a l s o w a i v e a l l t o p r i v a c y w h i l e u s i n g C o u n t y re s o u r c e s . T h e C o u n t y a l l o w s l i m i t e d m i n o r a n d in c i d e n t a l p e r s o n a l u s e o f c o m p u t e r r e s o u r c e s . T h i s i s g en e r a l l y t h o u g h t t o i n c l u d e n o n - w o r k t i m e ( b r e a k s an d l u n c h ) . A c c e p t a b l e u s e s r e l y t o s o m e e x t e n t o n t h e “p r u d e n t e x e r c i s e o f j u d g m e n t ” . I n t e r n e t u s e s de e m e d u n a c c e p t a b l e i n c l u d e v i s i t i n g o r v i e w i n g p o r n o g r ap h i c i n t e r n e t s i t e s o r e x c h a n g i n g m a t e r i a l t h a t wo u l d b e e x p l i c i t o r o f f e n s i v e a n d w h i c h m i g h t b e c o n s t ru e d a s h a r a s s m e n t ( a s d e f i n e d b y O R S ) . Pe r s p e c t i v e o n i n t e r n e t u s e Th e a u d i t w a s n o t r e a c t i o n t o s i g n i f i c a n t r i s k s i d e n t i f i e d, b u t t o a s s e s s a t a p a r t i c u l a r l y h i g h l e v e l , t h e g e n eral ex t e n t o f i n t e r n e t u s e a n d w h e t h e r p r o b l e m s m i g h t e x i st . A s u r v e y o f C o u n t y d e p a r t m e n t h e a d s , s u p e r v i s o r s an d m a n a g e r s a t t e m p t e d t o q u a n t i f y t h e p e r c e i v e d l e v e l o f i s s u e s o n e m p l o y e e i n t e r n e t u s e ( see full survey re s u l t s i n Ap p e n d i x A . 2 ). 7 37 13 47 14 53 8 20 2 11 1 7 4 2 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % De p t . H e a d S u p e r v i s o r D e p t . H e a d S u p e r v i s o r D e p t . H e a d S upervisor Pe r s o n a l u s e i s g r e a t e r t h a n i n c i d e n t a l U s e i s r e d u c in g p e r f o r m a n c e o f j o b du t i e s Us e o f i n a p p r o p r i a t e w e b s i t e s No i s s u e Mi g h t b e a n i s s u e An i s s u e Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 4 of 19 As i n d i c a t e d i n Gr a p h I , · 4 2 % f e e l ( i t m i g h t b e a n i s s u e o r i s a n i s s u e ) t h a t p e r so n a l u s e i s g r e a t e r t h a n i n c i d e n t a l . (D e p a r t m e n t h e a d s a t 5 3 % / S u p e r v i s o r s a t 4 0 % ) · 2 0 % f e e l ( i t m i g h t b e a n i s s u e o r i s a n i s s u e ) t h a t u s e is r e d u c i n g p e r f o r m a n c e o f j o b d u t i e s . (D e p a r t m e n t h e a d s a t 1 3 % / S u p e r v i s o r s a t 2 1 % ) · 1 1 % f e e l ( i t m i g h t b e a n i s s u e o r i s a n i s s u e ) t h a t t h e re i s u s e o f i n a p p r o p r i a t e w e b s i t e s . (D e p a r t m e n t h e a d s a t 7 % / S u p e r v i s o r s a t 1 2 % ) Th e s u r v e y r e s p o n s e s s e e m t o i n d i c a t e a l e v e l o f c o n c e r n t h at s u p p o r t s t h e p u r p o s e o f t h i s a u d i t . I t f u r t h e r po i n t s o u t , w h e r e w e h a v e l i t t l e s p e c i f i c e v i d e n c e , t h a t i n t e r n e t u s e m i g h t b e a f f e c t i n g j o b p e r f o r m a n c e . Th e s e k i n d s o f i n d i c a t o r s s e e m t o s u p p o r t f u r t h e r r e v i e w a n d a n a l y s i s a s i n d i c a t e d b y t h e f i n d i n g s a n d re c o m m e n d a t i o n s b e l o w . T h e r e i s n o d o u b t t h a t t e c h n o l o gi e s w i l l c o n t i n u e t o e v o l v e a n d b e c o m e t o o l s , wh i c h e m p l o y e e s c a n u s e f o r b u s i n e s s a n d p e r s o n a l u s e . A s s t e wa r d s o f o u r l i m i t e d r e s o u r c e s , w e n e e d t o be f u l l y a w a r e o f h o w n e w t e c h n o l o g i e s m i g h t b e i n f l u en c i n g t h e w o r k p l a c e . 3. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r e v e n t . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e re p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e me n t m a y b e n e e d e d a n d d o e s n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m . Co u n t y l a c k s t o o l s t o p r o a c t i v e l y m o n i t o r i n t e r n e t us a g e . Du r i n g t h e p l a n n i n g o f t h i s a u d i t , t h e I n f o r m a t i o n T ec h n o l o g y ( I T ) d e p a r t m e n t h a d t o d e v e l o p s o m e pr o c e s s e s t o c o l l e c t d a t a o n i n t e r n e t t r a f f i c t h a t w e r e n ot i n p l a c e a t t h e t i m e . T h e d a t a t h a t c o u l d b e co l l e c t e d l a c k e d m a n y o f t h e d e t a i l s p r o v i d e d i n c u r r e n t ha r d w a r e a n d s o f t w a r e s o l u t i o n s . A s s u c h , t h e d a t a wa s o n l y m a r g i n a l l y u s e f u l i n g i v i n g s o m e i n f o r m a t i o n on i n t e r n e t u s a g e . T h e C o u n t y d o e s n o t c u r r e n t l y mo n i t o r h o w t h e i n t e r n e t i s b e i n g u s e d a n d t h e e x t e n t o f i t s u s e . T h e r e a r e n o h a r d w a r e o r s o f t w a r e p r o v i d i ng a c o n t e n t f i l t e r t o i n t e r n e t a c c e s s a n d a l l e m p l o y e e s a r e p r o v i d e d f u l l a c c e s s t o t h e i n t e r n e t . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 5 of 19 Re s p o n d e n t s t o a s u r v e y o f l o c a l g o v e r n m e n t i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d i r e c t o r s i n O r e g o n i n d i c a t e d t h a t o v e r 76 % i m p l e m e n t e d a c o n t e n t f i l t e r i n g s o l u t i o n f o r e m p lo y e e i n t e r n e t a c c e s s . W h e n a s k e d w h a t t h e p r i m a r y re a s o n f o r c o n t e n t f i l t e r i n g r e s p o n d e n t s , t h e r e s p o n s e s re c e i v i n g t h e g r e a t e s t s u p p o r t w e r e · 3 6 % i n d i c a t e d u n f i l t e r e d a c c e s s t o t h e i n t e r n e t w a s v i e we d a s a p o t e n t i a l l i a b i l i t y · 3 2 % i n d i c a t e d i t w a s a s o l u t i o n t o o n g o i n g i s s u e s Re s p o n d e n t s i n d i c a t e d t h a t t h e d e f a u l t a c c e s s p r o v i d e d to u s e r s w a s t o h a v e f u l l a c c e s s t o t h e i n t e r n e t a f t e r fi l t e r i n g f o r c o n t e n t . S o m e 2 1 % p r o v i d e d t o t a l a c c e s s wi t h u n f i l t e r e d c o n t e n t . {s e e f u l l s u r v e y r e s u l t s i n Ap p e n d i x A . 1 } In t h e a b s e n c e o f o n g o i n g m o n i t o r i n g , i t i s d i f f i c u l t t o a s s e s s w h e t h e r h o w m u c h i n t e r n e t s e r v i c e s s h o u l d b e pu r c h a s e d , t o w h a t e x t e n t e m p l o y e e s a r e u t i l i z i n g t h e se , a n d a r e t h e r e a n y i n a p p r o p r i a t e u s e s . Up t o n o w , I T h a s r e s p o n d e d t o s p e c i f i c a d m i n i s t r a t i o n / l e ga l r e q u e s t s t o m o n i t o r a n e m p l o y e e ’ s u s a g e w h e n it i s b e l i e v e d t h e y a r e b e i n g u s e d i n a p p r o p r i a t e l y . G ar t n e r , w h i c h a d v i s e s o n m a n y i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , ca u t i o n s e n t e r p r i s e s “ t o f i n d t h e p r o p e r b a l a n c e b e t w e e n t o t a l a n a r c h y a n d a v i r t u a l p o l i c e s t a t e . ” Em p l o y e e s u s e t h e i n t e r n e t p r o d u c t i v e l y f o r b u s i n e s s a n d c h a n g e s m i g h t a f f e c t t h i s p r o d u c t i v i t y . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p a n a p p r o a c h t o mo n i t o r i n g / f i l t e r i n g i n t e r n e t u s a g e t h a t i s ac c e p t a b l e t o C o u n t y m a n a g e m e n t . T h e a p p r o a c h s h o u ld w e i g h t h e f i l t e r i n g a n d m o n i t o r i n g c o s t s fo r s t a f f i n g , h a r d w a r e a n d s o f t w a r e v e r s u s t h e p o t e nt i a l i m p a c t s f r o m l a c k o f w o r k e r p r o d u c t i v i t y a n d ad d i t i o n a l u t i l i z a t i o n o f c o m p u t e r r e s o u r c e s . Us e o f i n t e r n e t - m o s t f r e q u e n t l y h i t i n J a n u a r y 2 00 9 Th e f o l l o w i n g t a b l e o u t l i n e s t h e t o p 5 0 w e b s i t e s t h a t we r e i d e n t i f i e d d u r i n g o u r r e v e r s e l o o k u p o f t h e i n t e rnet pr o t o c o l ( I P ) a d d r e s s u s e d . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h i s p r o c e s s o f l o o k i n g u p w e b s i t e d o m a i n n a m e s i s no t a l w a y s s u c c e s s f u l , a n d t h e r e f o r e t h e 2 8 % “ n o l o o k u p d at a ” r a t e . S o m e o t h e r s i t e s h o s t n u m e r o u s do m a i n s a n d o r a r e u s e d b y s i t e s i n t h e a u t o m a t i o n o f up d a t e s t o s o f t w a r e . T h e n o t e s o n l o c a t i o n ( i n Table I ) p r o v i d e a n i d e a o f w h a t t h e s i t e m a y b e . It i s i m p o r t a n t t o a l s o n o t e h o w m a n y w e b p a g e s w o r k . W h e n y o u a c c e s s m a n y w e b p a g e s , y o u r c o m p u t e r is n o t j u s t h i t t i n g o n e s i t e , b u t m a n y ( i . e . t h e d o m a in , a d v e r t i s i n g , c o o k i e s , e t c … ) . T h i s m a k e s i t v e r y d i f f i c u l t to a s s e s s w h a t a u s e r i s d o i n g o r l o o k i n g a t u n l e s s e f f e c t i v e m o n i t o r i n g a p p l i c a t i o n s a r e p r e s e n t . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 6 of 19 TA B L E I : J a n u a r y 2 0 0 9 T O P 5 0 W E B S I T E S ( b y h i t s ) De s t i n a t i o n S i t e ( a b r e v ) To t a l No t e s o n l o c a t i o n De s t i n a t i o n S i t e ( a b r e v ) To t a l No t e s o n l o c a t i o n 1 N O L O O K U P D A T A 2 8 . 0 % No r e v e r s e l o o k u p a v a i l 31 pr o w o r k f l o w . c o m 0. 2 % Pr o j e c t m g m t 2 ak a m a i t e c h n o l o g i e s . c o m 15 . 3 % Ca c h e s e r v e r 32 s li c e h o s t . n e t 0. 2 % Ma n y d o m a i n s ? 3 ll n w . n e t 7. 7 % Ma n y d o m a i n s ? 33 ex p e r t c i t y . c o m 0. 2 % Ci t r i x 4 de s c h u t e s . o r g 6. 8 % DE S C H U T E S C O U N T Y 34 mn . u s 0. 2 % MN g o v e r n m e n t s i t e 5 pa n d o r a . c o m 5. 3 % Ra d i o / m u l t i m e d i a 35 te l e b i d . c o m 0. 2 % Co n s u m e r p u r c h a s i n g 6 go o g l e . c o m 4. 7 % Se a r c h e n g i n e / c o n t e n t 36 ad v a n c e . n e t 0. 2 % Co n t e n t 7 ya h o o . c o m 3. 5 % Se a r c h e n g i n e / c o n t e n t 37 ja c k n y f e . n e t 0. 1 % Ma n y d o m a i n s ? 8 T r i p c h e c k ( O D O T ) 1 . 7 % OD O T 38 at g i . n e t 0. 1 % Ma n y d o m a i n s ? 9 op b . o r g 1. 2 % OP B M u l t i m e d i a 39 we s t l a w . c o m 0. 1 % La w r e s e a r c h 10 do u b l e c l i c k . n e t 1. 1 % Ad v e r t i s i n g 40 uo r e g o n . e d u 0. 1 % Un i v o f O r e g o n 11 or . u s 0. 9 % Go v e r n m e n t 41 li v e 3 6 5 . c o m 0. 1 % Ra d i o / m u l t i m e d i a 12 yo u t u b e . c o m 0. 7 % SO C I A L V I D E O 42 ch o o p a . n e t 0. 1 % Ma n y d o m a i n s ? 13 st r e a m t h e w o r l d . ne t 0. 7 % Ra d i o / m u l t i m e d i a 43 sm a r t z . c o m 0. 1 % Ad v e r t i s i n g 14 pa n t h e r c d n . c o m 0. 6 % Ma n y d o m a i n s ? 44 am a z o n a w s . c o m 0. 1 % Co n s u m e r p u r c h a s i n g 15 se c u r e s e r v e r . n e t 0. 5 % Em a i l 45 da t a 3 9 3 . n e t 0. 1 % Ma n y d o m a i n s ? 16 Ao l . c o m 0. 5 % Em a i l / C o n t e n t 46 ar c h i v e . or g 0. 1 % Co n t e n t 17 wa y f m . c o m 0. 4 % Ra d i o / m u l t i m e d i a 47 ke z i . c o m 0. 1 % TV s t a t i o n 18 Eb a y 0 . 4 % Co n s u m e r p u r c h a s i n g 48 de e z e r . c o m 0. 1 % Ra d i o 19 Be n d B r o a d b a n d 0 . 4 % Ca b l e / E m a i l 49 we a t h e r . c o m 0. 1 % W e a t h e r 20 th e p l a n e t . c o m 0. 4 % Co n t e n t 50 ne t t e l l e r . c o m 0. 1 % On l i n e b a n k i n g 21 am a z o n . c o m 0. 3 % Co n s u m e r p u r c h a s i n g 51 cn n . c o m 0. 1 % Ne w s / C o n t e n t 22 cr a i g s l i s t . o r g 0. 3 % Co n s u m e r p u r c h a s i n g % o f t o t a l h i t s 86 . 3 % 23 Li v e . c o m 0. 3 % Mi c r o s o f t a p p 24 bi t g r a v i t y . c o m 0. 3 % Mu l t i m e d i a 25 fa c e b o o k . c o m 0. 3 % So c i a l n e t w o r k i n g 26 2o 7 . n e t 0. 3 % Co o k i e s 27 xp c - mi i . n e t 0. 2 % ?? 28 im e e m . c o m 0. 2 % Mu s i c 29 my h o s t i n g - e d s . c o m 0. 2 % OR 30 vi r t u a l e a r t h . n e t 0. 2 % GI S m a p s Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 7 of 19 Th e m a i n a r e a s b e i n g h i t a p p e a r t o f a l l i n t h e c a t e g o ri e s o f g o v e r n m e n t w e b s i t e s , c a c h e s e r v e r s ( u p d a t e se r v i c e s ? ) , d o m a i n s e r v i c e s , m u l t i m e d i a , a n d s e a r c h e n g i n e s . I n f u r t h e r a n a l y s e s o f t h e t o p t e n s i t e s , m o s t ha v e c o n s i s t e n t u s a g e t h r o u g h t h e w e e k d a y s a n d s h o w s i m i l a r p a t t e r n s t o t h e s u b s e q u e n t g r a p h s o n ac t i v i t y . As n o t e d i n t h e i n t e r n e t u s e s u r v e y a n d p r e s e n t e d i n Gr a p h I , d e p a r t m e n t h e a d s a n d s u p e r v i s o r s d o i n d i c a t e so m e a w a r e n e s s o f p e r s o n a l u s e . A s n o t e d i n t h e f r e q u e n tl y h i t w e b s i t e s ( Ta b l e I ), t h e r e a r e a n u m b e r o f si t e s t h a t c o u l d b e c h a r a c t e r i z e d a s p e r s o n a l u s e t y p e s i t e s ( i . e . s h o p p i n g , r a d i o , e m a i l , e t c … ) . Gr a p h I I : Co m p o s i t i o n o f in t e r n e t u s a g e (H T T P / H T T P S ) by d a y o f w e e k Co u n t y u s a g e o f t h e i n t e r n e t . Th e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i s p r o v i d e d t o h i g h l i g h t a ct i v i t y i n i n t e r n e t u s a g e a s d e f i n e d b y p o r t 8 0 ( H T T P ) and po r t 4 4 3 ( H T T P S ) . D a t a f r o m t h e s e p o r t s r e p r e s e n t 7 0 % o f t h e u t i l i z a t i o n o f t h e i n t e r n e t b a n d w i d t h ( b y h i ts). 0 % 5 % 10 % 15 % 20 % 25 % As s h o w n a b o v e , t h e r e i s a b a s i c l e v e l o f a c t i v i t y t h a t c o nt i n u e s t h r o u g h t h e w e e k e n d s a t t h e C o u n t y b u t us a g e i s r e l a t i v e l y c o n s i s t e n t t h r o u g h t h e w e e k d a y s . S o m e o f t h i s w e e k e n d a c t i v i t y i s e x p l a i n e d b y t h e m a n y Co u n t y o p e r a t i o n s t h a t a r e o p e n t h r o u g h t h e w e e k e n d . I n a d d i t i o n , a c t i v i t y o c c u r s b y m a n y a u t o m a t e d re q u e s t s b y p e r s o n a l c o m p u t e r s f o r s o f t w a r e u p d a t e s w h e n th e y a r e o n . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 8 of 19 Gr a p h I I I : Co m p o s i t i o n o f in t e r n e t u s a g e (H T T P / H T T P S ) by h o u r o f d a y 0% 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 0 1 0 2 0 3 0 4 0 5 0 6 0 7 0 8 0 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 24 Ho u r As s h o w n a b o v e , t h e r e i s s o m e a c t i v i t y n e a r l y 2 4 / 7 a t t h e C o u n t y b u t m o s t o c c u r s a r o u n d s t a n d a r d w o r k ho u r s o f a r o u n d 7 a m t h r o u g h 5 p m . Co u n t y u s a g e o f i n t e r n e t b a n d w i d t h i s i n c r e a s i n g An a l y s e s o f i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e o n b a n d w i d t h w a s l i m it e d a n d i n c l u d e d a c t i v i t y d a t a f o r H T T P ( h y p e r - t e x t tr a n s f e r p r o t o c o l ) , a l i m i t e d p r o x y f o r i n t e r n e t u s a ge , s i n c e o v e r a l l i n t e r n e t u s a g e e n c o m p a s s e s a l o t m o r e . As m i g h t b e e x p e c t e d , a r e v i e w o f t h i s i n t e r n e t u s a g e a s m e a s u r e d o v e r t i m e i s i n c r e a s i n g . U s a g e i s s h o w n in M e g a b i t s p e r s e c o n d ( M b p s ) . No t a l l i n t e r n e t t r a f f i c u t i l i z i n g C o u n t y b a n d w i d t h r es o u r c e s i s d i r e c t e d t o t h e i n t e r n e t a n d b a n d w i d t h u s a g e is hi g h e r t h a n t h e H T T P u s a g e n o t e d i n G r a p h I V b e l o w . H o w e v e r , H T T P t r a f f i c d o e s r e p r e s e n t 7 0 % o f t h e h i t s ob s e r v e d . O t h e r u s a g e i s f r o m v a r i o u s o t h e r c o m p u t e r c o mm u n i c a t i o n p a t h w a y s t h a t u s e t h e a v a i l a b l e ba n d w i d t h f o r c o m m u n i c a t i o n a n d i n f o r m a t i o n a c c e s s . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 9 of 19 Gr a p h I V : In t e r n e t ba n d w i d t h (H T T P ) u t i l i z e d i n Mb p s o v e r se l e c t e d p e r i o d - 0. 5 1. 0 1. 5 2. 0 2. 5 M b p s In t e r n e t ( H T T P ) b a n d w i d t h u t i l i z e d o v e r p e r i o d ( a v e ra g e s ) A s e p a r a t e a n a l y s i s p e r f o r m e d l o o k i n g a t t h e n e t w o r k i n t er f a c e t o t h e i n t e r n e t o b s e r v e d p e a k s i n b a n d w i d t h ut i l i z a t i o n a r o u n d 9 M b p s . I T i n d i c a t e s t h e C o u n t y c u r re n t l y h a s s u s t a i n e d b a n d w i d t h u s a g e i n e x c e s s o f 5 Mb p s w i t h s i g n i f i c a n t b u r s t s i n t h e 1 0 M b p s r a n g e . Th e C o u n t y ’ s i n t e r n e t b a n d w i d t h p u r c h a s e d i s 5 M b p s w i t h a l l o w a b l e b u r s t s u p t o 1 0 M b p s a t a c o s t o f $ 1 2 th o u s a n d p e r y e a r . I T i n d i c a t e s t h e i n t e r n e t v e n d o r h a s b e e n s o m e w h a t f l e x i b l e w i t h u s a g e b u t w e a r e pr o b a b l y l o o k i n g t o i n c r e a s e o u r b a s e b a n d w i d t h . I T an t i c i p a t e s t h e c o s t t o d o u b l e o u r b a n d w i d t h w o u l d c o s t ar o u n d $ 4 , 0 0 0 p e r y e a r . R e s p o n d e n t s , t o a s u r v e y ( se e A p p e n d i x A 1 ) o f l o c a l g o v e r n m e n t i n f o r m a t i o n te c h n o l o g y d i r e c t o r s i n O r e g o n i n d i c a t e d t h a t f o r t h o s e w i t h 5 0 0 - 1 0 0 0 e m p l o y e e s ( c o m p r i s e d m o s t l y o f co u n t i e s ) a m a j o r i t y h a d p u r c h a s e d b a n d w i d t h i n e x c e s s o f 10 M b p s . In o r d e r t o m a n a g e w i t h i n C o u n t y i n t e r n e t r e s o u r c e s , IT n e e d s a d d i t i o n a l r e s o u r c e s ( h a r d w a r e a n d s o f t w a r e ) to i d e n t i f y h o w w e a r e u s i n g t h e i n t e r n e t b a n d w i d t h we h a v e a n d r e l a t e d i s s u e s . A s i n d i c a t e d p r e v i o u s l y , a ma j o r i t y o f r e s p o n d e n t s t o t h e s u r v e y i n d i c a t e s o m e f o r m o f c o n t e n t f i l t e r i n g . I n a d d i t i o n , a m a j o r i t y o f those ma n a g i n g c o n t e n t r e c e i v e s u m m a r y a n d d e t a i l r e p o r t s o f u s a g e . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 10 of 19 In t h e a b s e n c e o f s o f t w a r e a n d h a r d w a r e t o o l s , w e m a y n ee d t o b u y a d d i t i o n a l b a n d w i d t h w h e n w e c o u l d mo r e e f f e c t i v e l y m a n a g e w i t h i n e x i s t i n g r e s o u r c e s . U t i l iz i n g m a n a g e m e n t t o o l s m i g h t h e l p u s f o r e s t a l l in c r e a s e s i n c o s t s a n d m o r e e f f e c t i v e l y a n d e f f i c i e n t l y u s e th e r e s o u r c e s w e h a v e . Up t o n o w , t h e C o u n t y h a s b e e n m o s t l y s t a y i n g w i t h i n i ts r e s o u r c e s . R e s o u r c e s h a v e n o t b e e n a v a i l a b l e t o sp e n d o n m o n i t o r i n g o r m a n a g e m e n t . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y ( I T d e p a r t m e n t ) t o c o n s i d e r p u r c h a s i n g a n d p u t t i n g i n p l a c e a ha r d w a r e / s o f t w a r e s o l u t i o n t o m o n i t o r u s a g e o f i n t e rn e t b a n d w i d t h . I t i s a l s o r e c o m m e n d e d f o r t h e in f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d e p a r t m e n t , a s i t b e c o m e s n e ce s s a r y , t o i n f o r m e m p l o y e e s o f h o w t h e i r us a g e a f f e c t s b a n d w i d t h s o t h e y m a y m a k e a p p r o p r i a t e c h o i c e s . {A s n o t e d i n Ta b l e I , t h e r e w a s a n i n d i c a t i o n o f s o m e i n t e r n e t u s a g e o f so c i a l , m e d i a , a n d o t h e r c o n t e n t t h a t m i g h t n o t b e b u s i ne s s r e l a t e d t h a t m a y b e i m p a c t i n g ov e r a l l b a n d w i d t h . I T i n d i c a t e s a l o t m o r e f i l t e r i n g / mo n i t o r i n g f u n c t i o n a l i t y i s n o w a v a i l a b l e i n f i r e w a l l s an d t h e C o u n t y e v e n t u a l l y w i l l n e e d t o u p g r a d e i t s f i r ew a l l . T h e I T d e p a r t m e n t m a y a l s o h a v e t o re c o n f i g u r e h o w i n t e r n e t i s p r o v i d e d i f a d d i t i o n a l m o n it o r i n g / f i l t e r i n g i s d e s i r e d . } So m e p r e f e r e n c e s e x i s t f o r a d d r e s s i n g i n t e r n e t u s e . Th e i n t e r n e t u s e s u r v e y o f C o u n t y d e p a r t m e n t h e a d s , s u pe r v i s o r s a n d m a n a g e r s a s k e d w h a t t y p e s o f so l u t i o n s t h e y s u p p o r t e d . ( s e e Ap p e n d i x A . 2 ). As i n d i c a t e d i n Gr a p h V be l o w , · 6 9 % f a v o r e d r e s t r i c t i n g a c c e s s t o s p e c i f i c w e b s i t e s (D e p a r t m e n t h e a d s a t 8 6 % / S u p e r v i s o r s a t 6 6 % ) · 6 2 % f a v o r e d a d d i t i o n a l p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s (D e p a r t m e n t h e a d s a t 6 7 % / S u p e r v i s o r s a t 6 0 % ) · 6 2 % f a v o r e d p r o v i d i n g s u p e r v i s o r s i n f o r m a t i o n o n e m p l oy e e i n t e r n e t u s a g e (D e p a r t m e n t h e a d s a t 6 4 % / S u p e r v i s o r s a t 6 2 % ) · 6 4 % d i d n o t f a v o r b e h i n d t h e s c e n e s m o n i t o r i n g . (D e p a r t m e n t h e a d s a t 5 3 % / S u p e r v i s o r s a t 6 7 % ) Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 11 of 19 Gr a p h V : In t e r n e t u s e su r v e y o n so l u t i o n s w i t h re s p o n s e s b y ty p e a n d g r o u p 7 19 12 38 10 35 9 37 8 38 2 20 5 23 5 23 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % De p t . H e a d S u p e r v i s o r D e p t . H e a d S u p e r v i s o r D e p t . H e a d S up e r v i s o r D e p t . H e a d S u p e r v i s o r Be h i n d t h e s c e n e s m o n i t o r i n g R e s t r i c t i n g a c c e s s t o s pe c i f i c we b s i t e s Ad d i t i o n a l p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s Ma k e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e t o su p e r v i s o r s o n i n t e r n e t u s a g e of employees Ye s No Th e a b o v e i s p r o v i d e d s o t h a t m a n a g e m e n t h a s s o m e i d e a s as t h e y d e v e l o p p o l i c i e s a n d / o r p r o c e d u r e s t o ad d r e s s t h i s a r e a . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 12 of 19 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y D e p a r t m e n t Jo e S a d o n y , Di r e c t o r o f In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y Se n t : Th u r s d a y , J u n e 1 8 , 2 0 0 9 Su b j e c t : RE : I n t e r n e t u s e r e p o r t c o m m e n t s Th e i n t e r n e t h a s b e c o m e a n e c e s s a r y b u s i n e s s t o o l f o r m o s t o r g a n i z a t i o n s . F o r I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y th e i n t e r n e t i s a s e a r c h a b l e k n o w l e d g e b a s e t h a t i s r e l i ed o n f o r r e f e r e n c e , t r o u b l e s h o o t i n g a n d d e c i s i o n su p p o r t . W i t h o u t t h i s t o o l , o u r p r o d u c t i v i t y w o u l d s u r el y s u f f e r . S o i n g r a i n e d i s t h e i n t e r n e t o n t h e te c h n o l o g y l a n d s c a p e t h a t m a n y k e y b u s i n e s s s o f t w a r e a p p l i ca t i o n s l o s e f u n c t i o n a l i t y w h e n i n t e r n e t ac c e s s i s n o t a v a i l a b l e . W e i n I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y a r e n o t s u r p r i s e d n o r a re w e c o n c e r n e d a t t h e a m o u n t o f C o u n t y i n t e r n e t ba n d w i d t h u s a g e . W e d o n o t b e l i e v e t h e a m o u n t o f b a nd w i d t h u s a g e i s a n i n d i c a t i o n t h a t u n f e t t e r e d in t e r n e t u s a g e h a m p e r s e m p l o y e e p r o d u c t i v i t y . Th e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y D e p a r t m e n t n e e d s t o c a r e f u ll y e v a l u a t e a n d b e s k e p t i c a l o f a d d i n g s e r v i c e s th a t h a v e l o n g t e r m c o s t i m p l i c a t i o n s . C o r e c o m p u t e r p ro t e c t i o n t e c h n o l o g i e s l i k e a n t i v i r u s s o f t w a r e , em a i l c o n t e n t f i l t e r i n g a n d i n t e r n e t i n t r u s i o n p r o t e ct i o n d e v i c e s g o u n n o t i c e d b y o u r c u s t o m e r s y e t m a k e up a s u b s t a n t i a l p o r t i o n o f t h e d e p a r t m e n t ’ s o n g o i n g op e r a t i n g c o s t s . T h e r e f o r e , w e f e e l i t n e c e s s a r y t o cl e a r l y i d e n t i f y t h e n e e d t o a d d s e r v i c e s t h a t h a v e l o n g t e r m f u n d i n g r e q u i r e m e n t s . W e d o n o t f e e l t h a t th e r e p o r t c l e a r l y i d e n t i f i e s t h e n e e d t o i n v e s t i n t ec h n o l o g i e s t o m o n i t o r e m p l o y e e i n t e r n e t u s a g e b e y o n d wh a t w e ’ r e c u r r e n t l y c a p a b l e o f d o i n g . Th e a u d i t r e p o r t h a s p r o m p t e d t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l og y D e p a r t m e n t t o t h i n k a b o u t t h e m e r i t s o f w e b br o w s e r c o n t e n t f i l t e r i n g . L i k e m o s t t e c h n o l o g i e s , t h e p er f o r m a n c e h a s g o t t e n b e t t e r a n d t h e c o s t h a s co m e d o w n . M a n y f i r e w a l l d e v i c e s n o w i n c o r p o r a t e c o n t e n t f i l t e r i n g c a p a b i l i t i e s a s a f e a t u r e . P l a n n e d up g r a d e s t o t h e C o u n t y ’ s i n t e r n e t s e r v i c e s c o u l d i n c o r p o r a te t h e a d d i t i o n o f c o n t e n t f i l t e r i n g w i t h re a s o n a b l e l o n g - t e r m c o s t s . W e h a v e c o n c l u d e d t h a t w e b co n t e n t f i l t e r i n g i s w o r t h w h i l e i n s u r a n c e t o pr e v e n t t h e r a m i f i c a t i o n s s t e m m i n g f r o m i m p r o p e r w e b b ro w s i n g b y a n e m p l o y e e ; a c c i d e n t a l o r ot h e r w i s e . Fi n a l l y , i t s h o u l d b e n o t e d t h a t b e c a u s e w e d o n o t c u rr e n t l y f i l t e r i n t e r n e t c o n t e n t t h e r e i s n o i n c r e a s e d Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 13 of 19 ri s k o f i n t e r n e t b a s e d t h r e a t s s u c h a s v i r u s e s , m a l w a r e a n d h ac k i n g . I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y h a s de p l o y e d s e v e r a l t e c h n o l o g i e s t h a t s a f e g u a r d u s f r o m t h es e t h r e a t s . W e d o n o t s e e i n t e r n e t c o n t e n t fi l t e r i n g a d d i n g a n y p r a c t i c a l i m p r o v e m e n t i n t h i s a r e a. 4. 2 C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n Da v e K a n n e r , Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r De p a r t m e n t o f A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s Da v e K a n n e r - Co u n t y A d m i n i s t r a t o r 13 0 0 N W W a l l S t . , S u i t e 2 0 0 , B e n d , O R 9 7 7 0 1 - 1 9 6 0 (5 4 1 ) 3 8 8 - 6 5 7 0 - F a x ( 5 4 1 ) 3 8 5 - 3 2 0 2 www.co.deschutes.or.us Ju n e 1 2 , 2 0 0 9 TO : D a v i d G i v a n s FR O M : D a v e K a n n e r RE : C o u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 Th a n k y o u f o r y o u r a u d i t o f C o u n t y i n t e r n e t u s a g e . I t i s , a s u s u a l , e x t r e m e l y w e l l d o n e . I a m c o n c e r n e d , h o w e v e r , t h a t t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n th e a u d i t a r e a r e s p o n s e t o a p r o b l e m t h a t i s no t c l e a r l y i d e n t i f i e d . W i t h o u t k n o w i n g e x a c t l y w h a t p r o b l e m w e a r e a t t e m p t i n g t o a d d r e s s , I a m n o t co n v i n c e d t h a t t h e r e c o m m e n d a t i o n s a r e a p p r o p r i a t e . T he O b j e c t i v e s a n d S c o p e o f t h e a u d i t a r e t o un d e r s t a n d C o u n t y i n t e r n e t u s a g e , t o d e v e l o p a n u n d e r st a n d i n g o f i n t e r n e t b a n d w i d t h , a n d t o s u r v e y ot h e r O r e g o n m u n i c i p a l i t i e s a b o u t i n t e r n e t a c c e s s i b i l i t y a n d c o n t e n t f i l t e r i n g . Th e a u d i t d o e s t h e s e t h i n g s b u t , i n m y o p i n i o n d o e s n o t e s t a b l i s h t h a t w e h a v e a p r o b l e m w i t h r e g a r d to t h e a b o v e o r t h a t – i f t h e r e i s a p r o b l e m – t h e r ec o m m e n d a t i o n s a r e t h e m o s t c o s t - e f f e c t i v e so l u t i o n . W h a t ’ s m o r e , I d i s a g r e e w i t h y o u r s t a t e m e n t th a t t h e [ d e p a r t m e n t h e a d / s u p e r v i s o r ] s u r v e y re s p o n s e s s e e m t o i n d i c a t e a l e v e l o f c o n c e r n . T h e s u r v e y v e r y c l e a r l y i n d i c a t e s t h a t t h e r e i s a l e v e l of c o n c e r n r e g a r d i n g r e d u c e d p e r f o r m a n c e o f j o b d u t i e s a n d u s e o f i n a p p r o p r i a t e w e b s i t e s a m o n g a sm a l l m i n o r i t y o f r e s p o n d e n t s . B e y o n d t h a t , e v e n i f o ne a g r e e s t h a t t h e c o n c e r n o f t h i s m i n o r i t y ju s t i f i e s i n t e r n e t m o n i t o r i n g o r f i l t e r i n g , i t i s n o t cl e a r t o m e t h a t t h e p r o p o s e d s o l u t i o n s a r e t h e b e s t o r mo s t c o s t - e f f e c t i v e s o l u t i o n s a v a i l a b l e . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 14 of 19 Th e p r i m a r y r e a s o n s f o r l i m i t i n g o r f i l t e r i n g i n t e r n e t a c c e s s w o u l d b e t o ( i n m y o p i n i o n ) : 1 . P r e v e n t t h e do w n l o a d i n g o f v i r u s e s , s p y w a r e a n d e x e c u t a b l e p r o g r a m s; a n d 2 . P r e v e n t p r o d u c t i v i t y l o s s f r o m ha v i n g e m p l o y e e s w a s t e t i m e s u r f i n g t h e w e b f o r n o n - b u si n e s s r e a s o n s . A s t o t h e f i r s t r e a s o n , t h e Co u n t y a l r e a d y h a s p r o t e c t i o n s i n p l a c e . A s t o t h e s e c o nd r e a s o n , I b e l i e v e t h e r e a r e s u p e r v i s o r y pr a c t i c e s t h a t a r e e q u a l l y i f n o t m o r e e f f e c t i v e t h a n e xp e n s i v e s o f t w a r e s o l u t i o n s . F o r i n s t a n c e , m u c h of w h a t I ’ v e r e a d i n m y p r o f e s s i o n a l l i t e r a t u r e i n d i c a te s t h a t t h e m o s t e f f e c t i v e c h e c k o n i n t e r n e t ab u s e i s s i m p l y t o h a v e e m p l o y e e m o n i t o r s p o s i t i o n e d i n s u c h a w a y t h a t t h e y c a n b e s e e n b y su p e r v i s o r s a n d o t h e r e m p l o y e e s . T h i s i s a l r e a d y t h e c a s e in m o s t o f t h e C o u n t y , a s a m a j o r i t y o f o u r em p l o y e e s w o r k i n c u b i c l e s a n d o p e n a r e a s . A n o t h e r i s t o si m p l y m o n i t o r e m p l o y e e p r o d u c t i v i t y a n d to u s e e x i s t i n g t o o l s t o c h e c k i n t e r n e t u s a g e i f a n u n u s u al d r o p i n p r o d u c t i v i t y i s n o t e d . I n f a c t , t h e s e te c h n i q u e s w o r k e d j u s t r e c e n t l y , w h e n a C o u n t y e m p l o y e e w a s f o u n d t o b e r u n n i n g a p e r s o n a l , w e b - ba s e d b u s i n e s s o n h i s C o u n t y c o m p u t e r . Th e r e p o r t , i n i t s f i n d i n g s s t a t e s , “ C o u n t y l a c k s t o o l s t o p r o a c t i v e l y m o n i t o r i n t e r n e t u s a g e . ” I t i s n o t cl e a r t o m e t h a t t h i s i s a p r o b l e m o r t h a t o t h e r p r o b l em s a r i s e a s a r e s u l t o f t h i s . Th e r e p o r t , i n i t s f i n d i n g s s t a t e s , “ C o u n t y u s a g e o f i n te r n e t b a n d w i d t h i s i n c r e a s i n g . ” A g a i n , i t i s n o t cl e a r t o m e t h a t t h i s i s a p r o b l e m o r t h a t o t h e r p r o b l em s a r i s e a s a r e s u l t o f t h i s . I t a p p e a r s f r o m Ap p e n d i x A 1 t h a t o u r c o m p a r a b l e C o u n t i e s p u r c h a s e ( a n d p r e s u m a b l y u s e ) f a r m o r e b a n d w i d t h t h a n we d o , e v e n t h o u g h m o s t o f t h e m h a v e c o n t e n t f i l t e r i n g a n d “ w e b s p y ” a p p l i c a t i o n s i n p l a c e . Th a t ’ s n o t t o s a y I ’ m o p p o s e d t o p u r c h a s i n g c o n t e n t f i l t er i n g a n d / o r “ w e b s p y ” s o f t w a r e . W h i l e i t ’ s n o t in e x p e n s i v e , n e i t h e r i s i t a n o u t r a g e o u s c o s t i n t h e c o n te x t o f a $ 2 . 4 m i l l i o n I T b u d g e t . H o w e v e r , I wo u l d a l s o n o t e t h a t o u r C o m p u t e r , E m a i l a n d M o b i l e Co m p u t i n g D e v i c e U s e p o l i c y s p e c i f i c a l l y al l o w s f o r t h e “ l i m i t e d a n d p e r s o n a l i n c i d e n t a l u s e ” o f t h e i n t e r n e t , t h e n p r o v i d e s d e f i n i t i o n s a n d ex a m p l e s o f s u c h u s e . A s s u m i n g t h a t w e a r e g o i n g t o a l lo w s u c h u s e t o c o n t i n u e ( a n d I b e l i e v e w e sh o u l d ) , m o n i t o r i n g s o l u t i o n s r a i s e a w h o l e h o s t o f d i f fi c u l t a d m i n i s t r a t i v e i s s u e s t h a t I w i l l n o t g o i n t o in d e t a i l h e r e . Th i s a u d i t r e p o r t c a n b e v a l u a b l e i n t e r m s o f s t a r t i n g a c o n v e r s a t i o n a b o u t s o m e o f t h e s e i s s u e s a n d I we l c o m e t h a t c o n v e r s a t i o n , b u t I ’ m c o n c e r n e d t h a t a r e a de r m a y b e l e f t w i t h t h e i m p r e s s i o n t h a t t h e Co u n t y h a s a p r o b l e m f o r w h i c h t h e r e i s n o e m p i r i c a l p r oo f o f e x i s t e n c e . Th a n k y o u a g a i n f o r y o u r v e r y f i n e w o r k . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 15 of 19 AP P E N D I X A. 1 I n t e r n e t A c c e s s i b i l i t y S u r v e y ( O r e g o n C o u nt y i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d i r e c t o r s / m a n a g e r s ) 1. OT H E R G O V ' T Co u n c i l o f G o v e r n m e n t s - 2 Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 10 0 % 1 10 0 % 19 10 0 % 7 10 0 % 2 10 0 . 0 % 29 0 0 0 0 0 . 0 % 0 29 2. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 10 0 % 1 68 . 4 % 13 85 . 7 % 6 10 0 % 2 75 . 9 % 22 0% 0 31 . 6 % 6 14 . 3 % 1 0% 0 24 . 1 % 7 29 3. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 0 30 . 8 % 4 66 . 7 % 4 0 36 . 4 % 8 0 38 . 4 % 5 16 . 7 % 1 50 . 0 % 1 31 . 8 % 7 0 7. 7 % 1 0 0 4 . 5 % 1 10 0 % 1 23 . 1 % 3 16 . 7 % 1 50 . 0 % 1 27 . 3 % 6 22 Ot h e r r e s p o n s e s - f i l l e d i n b y g o v e r n m e n t t y p e C i t y - O t h e r P r e v e n t s e x e c u t a b l e d o w n l o a d s C o u n t y - O t h e r T o a v o i d s i t e s n o t o r i o u s f o r a d w a r e , s p y w a r e & v i r u s e s A c o m b i n a t i o n o f t h e 1 s t 2 i t e m s i n y o u r l i s t i n d i v i d u a l r e p o r t i n g a n d r i s k r e d u c t i o n S t a t e - O t h e r O t h e r - O t h e r P r o t e c t f r o m d a n g e r o u s w e b s i t e s . Ot h e r (p l e a s e s p e c i f y ) a n s w e r e d q u e s t i o n R e s p o n s e t o a s e c u r i t y b r e a c h c a u s e d b y a d a y z e r o v i r u s a t t a c k . An s w e r O p t i o n s Un f i l t e r e d a c c e s s t o t h e in t e r n e t w a s v i e w e d a s a po t e n t i a l l i a b i l i t y . A s o l u t i o n t o o n g o i n g is s u e s . We ’ v e a l w a y s h a d c o n t e n t fi l t e r i n g . Wh a t w a s t h e p r i m a r y r e a s o n f o r i m p l e m e n t i n g c o n t e n t f i l t e r i n g ? Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y An s w e r O p t i o n s Ye s No a n s w e r e d q u e s t i o n Do e s y o u r o r g a n i z a t i o n i m p l e m e n t a n i n t e r n e t c o n t e n t f i l t e r i n g s o l u t i o n f o r e m p l o y e e ac c e s s ? Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y An s w e r O p t i o n s Ye s No a n s w e r e d q u e s t i o n 20 0 9 I n t e r n e t A c c e s s i b i l i t y S u r v e y Do e s y o u r o r g a n i z a t i o n c o n s i d e r e m p l o y e e a c c e s s t o th e i n t e r n e t n e c e s s a r y ? Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 16 of 19 4. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 0 38 . 5 % 5 66 . 7 % 4 50 . 0 % 1 45 . 5 % 10 10 0 % 1 23 . 0 % 3 0 0 1 8 . 2 % 4 0 38 . 5 % 5 33 . 3 % 2 50 . 0 % 1 36 . 4 % 8 22 5. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 0 9. 5 % 2 0 0 6. 9 % 2 0 9. 5 % 2 14 . 3 % 1 0 1 0 . 3 % 3 0 4. 8 % 1 0 0 3 . 4 % 1 10 0 % 1 52 . 4 % 11 71 . 4 % 5 10 0 % 2 65 . 5 % 19 0 23 . 8 % 5 14 . 3 % 1 0 2 0 . 7 % 6 29 6. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 0 0 0 0 0 . 0 % 0 0 10 . 5 % 2 14 . 3 % 1 50 . 0 % 1 13 . 8 % 4 0 31 . 6 % 6 0 0 2 0 . 7 % 6 10 0 % 1 42 . 1 % 8 71 . 4 % 5 50 . 0 % 1 51 . 7 % 15 0 15 . 8 % 3 14 . 3 % 1 0 1 3 . 8 % 4 29 Ot h e r r e s p o n s e s - f i l l e d i n b y g o v e r n m e n t t y p e C o u n t y - O t h e r 3 M B ~ 2 5 m e g a b i t s / s e c f u l l T 1 S t a t e - O t h e r Ot h e r ( p l e a s e s p e c i f y ) a n s w e r e d q u e s t i o n 1 g i g <= 1 m e g a b i t s / s e c <= 5 m e g a b i t s / s e c <= 1 0 m e g a b i t s / s e c > 1 0 m e g a b i t s / s e c Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y An s w e r O p t i o n s Ha v e a c c e s s t o a l l s i t e s an d s e r v i c e s a l l o w e d b y co n t e n t f i l t e r . Ha v e f u l l a c c e s s . a n s w e r e d q u e s t i o n Yo u r p r i m a r y i n t e r n e t c o n n e c t i o n b a n d w i d t h i s : An s w e r O p t i o n s No a c c e s s t o t h e i n t e r n e t . Ar e r e q u i r e d t o e n t e r a us e r i d a n d p a s s w o r d t o Ar e a l l o w e d a c c e s s t o on l y p r e - a p p r o v e d s i t e s an d s e r v i c e s . By d e f a u l t , e m p l o y e e s h a v e ( c h e c k a l l t h a t a p p l y ) : Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y Ye s , i n d e t a i l . Ye s , s u m m a r y o n l y No a n s w e r e d q u e s t i o n Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y An s w e r O p t i o n s Do e s y o u r o r g a n i z a t i o n r e q u i r e i n t e r n e t u s a g e r e p o r ts f r o m t h e c o n t e n t f i l t e r ? 20 0 9 I n t e r n e t A c c e s s i b i l i t y S u r v e y Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 17 of 19 7. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 0 5. 3 % 1 28 . 6 % 2 0 1 0 . 3 % 3 10 0 % 1 31 . 6 % 6 28 . 6 % 2 10 0 % 2 37 . 9 % 11 0 31 . 6 % 6 14 . 3 % 1 0 2 4 . 1 % 7 0 15 . 7 % 3 28 . 6 % 2 0 1 7 . 2 % 5 0 10 . 5 % 2 0 0 6 . 9 % 2 0 5. 3 % 1 0 0 3 . 4 % 1 29 8. Ci t y C o u n t y S t a t e Ot h e r ( p l e a s e sp e c i f y ) Re s p o n s e Fr e q u e n c y Re s p o n s e Co u n t 10 0 % 1 0 0 0 3 . 4 % 1 0 10 0 % 19 0 0 65 . 6 % 19 0 0 10 0 % 7 0 2 4 . 1 % 7 0 0 0 10 0 % 2 6. 9 % 2 29 Ot h e r G o v e r n m e n t C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s - 2 a n s w e r e d q u e s t i o n a n s w e r e d q u e s t i o n Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y Ci t y Co u n t y St a t e Ot h e r ( p l e a s e s p e c i f y ) An s w e r O p t i o n s 10 0 o r f e w e r 10 1 - 5 0 0 50 1 - 1 0 0 0 10 0 1 - 2 5 0 0 25 0 1 - 5 0 0 0 Gr e a t e r t h a n 5 0 0 0 Go v e r n m e n t a l i n d u s t r y An s w e r O p t i o n s Nu m b e r o f F T E ’ s i n y o u r o r g a n i z a t i o n 20 0 9 I n t e r n e t A c c e s s i b i l i t y S u r v e y Nu m b e r s u r v e y e d Su r v e y l i s t i n c l u d e d 1 0 6 m e m b e r s . S u r v e y r e t u r n r a te o f 2 7 % . Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 18 of 19 AP P E N D I C E S (c o n t i n u e d ) A. 2 I n t e r n e t U s e S u r v e y ( C o u n t y D e p a r t m e n t h e ad s a n d s u p e r v i s o r s ) Us e o f I n t e r n e t S u r v e y An s w e r O p t i o n s N o i s s u e Mi g h t b e an i s s u e An i s s u e Re s p o n s e Co u n t Pe r s o n a l u s e i s g r e a t e r t h a n i n c i d e n t a l De p t H e a d 7 4 7 % 8 5 3 % 0 0 % 1 5 Su p e r v i s o r 37 6 1 % 2 0 3 3 % 4 7 % 6 1 44 5 8 % 2 8 3 7 % 4 5 % 7 6 Us e o f i n a p p r o p r i a t e w e b s i t e s De p t H e a d 14 9 3 % 1 7 % 0 0 % 1 5 Su p e r v i s o r 53 8 8 % 7 1 2 % 0 0 % 6 0 67 8 9 % 8 1 1 % 0 0 % 7 5 Us e i s r e d u c i n g p e r f o r m a n c e o f j o b d u t i e s De p t H e a d 13 8 7 % 2 1 3 % 0 0 % 1 5 Su p e r v i s o r 47 7 8 % 1 1 1 8 % 2 3 % 6 0 60 8 0 % 1 3 1 7 % 2 3 % 7 5 An s w e r O p t i o n s Y e s N o Re s p o n s e Co u n t Be h i n d t h e s c e n e s m o n i t o r i n g De p t H e a d 7 4 7 % 8 5 3 % 1 5 Su p e r v i s o r 19 3 3 % 3 8 6 7 % 5 7 26 3 6 % 4 6 6 4 % 7 2 Re s t r i c t i n g a c c e s s t o s p e c i f i c w e b s i t e s De p t H e a d 12 8 6 % 2 1 4 % 1 4 Su p e r v i s o r 38 6 6 % 2 0 3 4 % 5 8 50 6 9 % 2 2 3 1 % 7 2 Ad d i t i o n a l p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s De p t H e a d 10 6 7 % 5 3 3 % 1 5 Su p e r v i s o r 35 6 0 % 2 3 4 0 % 5 8 45 6 2 % 2 8 3 8 % 7 3 Ma k e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e t o s u p e r v i s o r s o n i n t e r n et u s a g e o f e m p l o y e e s De p t H e a d 9 6 4 % 5 3 6 % 1 4 Su p e r v i s o r 37 6 2 % 2 3 3 8 % 6 0 46 6 2 % 2 8 3 8 % 7 4 If a n y s o l u t i o n s w e r e d e v e l o p e d t o a d d r e s s i n t e r n e t p r o b l e m s , w o u l d y o u s u p p o r t : Of t h e p o t e n t i a l i n t e r n e t p r o b l e m s l i s t e d b e l o w , r a te w h e t h e r y o u t h i n k t h e y m i g h t b e a n is s u e ( i . e . p o s s i b l y o c c u r r i n g ) w i t h t h o s e y o u s u p e rv i s e : {I n a p p r o p r i a t e i s d e f i n e d a s p r o n o g r a p h i c c o n t e n t o r e x p l i c i t o r o f f e n s i v e c o n t e n t t h a t m i g h t b e co n s t r u e d a s h a r a s s m e n t ( a s d e f i n e d b y O R S ) } Co u n t y I n t e r n e t U s a g e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 4 June 2009 Page 19 of 19 Us e o f I n t e r n e t S u r v e y An s w e r O p t i o n s Re s p o n s e Av e r a g e Re s p o n s e To t a l Re s p o n s e Co u n t # o f e m p l o y e e s De p t H e a d 19 . 5 1 9 5 10 Su p e r v i s o r 9. 8 5 8 8 60 11 . 2 7 8 3 70 Ho w m a n y e m p l o y e e s d o y o u s u p e r v i s e ? Nu m b e r s u r v e y e d : Su r v e y l i s t i n c l u d e d 2 0 i n t h e D e p a r t m e n t H e a d e m a i li n g l i s t . S u r v e y r e t u r n r a t e o f 7 5 % . Su r v e y l i s t i n c l u d e d 1 2 9 i n t h e M a n a g e r a n d S u p e r v i so r e m a i l i n g l i s t . S u r v e y r e t u r n r a t e o f 47 % . Ov e r a l l s u r v e y r e t u r n r a t e o f 5 1 % . {E n d o f R e p o r t }