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HomeMy WebLinkAboutFollow-up of ClerkFo l l o w - u p r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h h a n d l i n g #0 8 / 0 9 - 1 5 April 2009 FO L L O W - U P R E P O R T Cl e r k ’ s O f f i c e – Ca s h h a n d l i n g (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 i s s u e d J u n e 2 0 0 8 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h h a n d l i n g #0 8 / 0 9 - 1 5 April 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … ………. 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …… … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I –I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - W o r k p l a n f o r R e p o r t #07/08-13 (S t a t u s u p d a t e d a s o f M a r c h 2 0 0 9 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … ..…………......... 3 Fo l l o w - u p r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h h a n d l i n g #0 8 / 0 9 - 1 5 April 2009 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . T h i s f o l l o w - u p w as t o a d d r e s s s o m e e l e v e n r e c o m m e n d a t i o n s fr o m t h e o r i g i n a l r e p o r t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f t h e e l e v e n r e c o mm e n d a t i o n s f r o m t h e I n t e r n a l a u d i t o n C l e r k ’ s O f f i c e - ca s h h a n d l i n g ( # 0 7 / 0 8 - 1 3 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 8 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f M a r c h 2 0 0 9 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e r e f e r e n c e d fo r t h e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y N a n c y B l a n k e n s h i p , C o u n t y C l e r k (e l e c t e d ) . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n th e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T he f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g th e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , we r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d an d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s er t i o n s . Th e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e re c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o m p l e t e t h e r e m ai n i n g i t e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h h a n d l i n g #0 8 / 0 9 - 1 5 April 2009 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d e l e v e n ( 1 1 ) r e c o m m e n d a t i o n s m a de i n t h e r e p o r t t o t h e C l e r k ’ s O f f i c e . T h e r e w e r e a b out fi v e r e c o m m e n d a t i o n s i m p l e m e n t e d s h o r t l y a f t e r t h e f i r st w o r k p l a n w a s p r o v i d e d a n d t h e y h a v e a d d r e s s e d a l l b u t on e o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s a s o f t h e f o l l o w - u p d a t e . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 91 % Un d e r w a y 9% Fo l l o w - u p r e p o r t o n C l e r k ’ s O f f i c e - c a s h h a n d l i n g #0 8 / 0 9 - 1 5 April 2009 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s – W o r k p l an f o r R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 1 3 ( S t a t u s a s o f M a r c h 2 0 0 9 ) Th e w o r k p l a n t a b l e b e l o w p r o v i d e s a s t a t u s f o r t h e o n e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n . W i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e d e p a r t m e n t h a s im p l e m e n t e d o v e r 9 0 % o f t h e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s an d i d e n t i f i e d h o w t h e y w i l l a d d r e s s t h e r e m a i n i n g i t em . Re c # Re c o m m e n d a t i o n s C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d De p a r t m e n t c o m m e n t s on s t a t u s 4 It i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ' s O f f i c e li m i t c o n c u r r e n t a c c e s s t o c a s h . T h e y sh o u l d c o n s i d e r l i m i t i n g u s e o f c a s h re g i s t e r s t o p r o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t . Su p e r v i s o r s o v e r r i d i n g c o n t r o l s t o c a s h dr a w e r s s h o u l d h a v e s t a f f a c k n o w l e d g e th e e x t e n t t h a t s u p e r v i s o r s a c c e s s e d th o s e r e g i s t e r s X Th e y h a v e d i s c u s s e d w i t h t h e i r so f t w a r e v e n d o r a n d u p d a t e s in t h e s o f t w a r e a r e a n t i c i p a t e d th i s S u m m e r t h a t s h o u l d h e l p ad d r e s s t h i s i s s u e . Th e y h a v e a l s o r e q u e s t e d c o s t es t i m a t e s o n c a s h d r a w e r s . {E N D O F R E P O R T }