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HomeMy WebLinkAboutFollow-up report HBTFo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 FO L L O W - U P R E P O R T He a l t h B e n e f i t s T r u s t (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 3 i s s u e d O c t o b e r 2 0 0 8 ) an d (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 3 / 0 4 - 6 i s s u e d A u g u s t 2 0 0 4 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … ………. 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …… … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s – n o t c o m p l e t e d Wo r k p l a n s f o r R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 3 a n d R e p o r t # 0 3 / 0 4 - 6 (S t a t u s u p d a t e d a s o f J u l y 2 0 0 9 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … .. … … ……......... 3-4 Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e f o u r t e e n ( 1 4 ) r e c o m m e n d a t i on s f r o m t h e I n t e r n a l a u d i t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t (# 0 7 / 0 8 - 3 ) ( i s s u e d O c t o b e r 2 0 0 8 ) . T h e f o l l o w - u p a l s o c o nt i n u e d t h e f o l l o w - u p o f t h e e i g h t ( 8 ) re c o m m e n d a t i o n s t h a t e x i s t e d f r o m p r i o r r e p o r t ( 0 3 / 0 4 - 6) ( i s s u e d A u g u s t 6 , 2 0 0 4 ) Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f J u l y 2 0 0 9 . T h e or i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f or th e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y R o n d a C o n n o r , H e a l t h B e n e f i t s Co o r d i n a t o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n ot b e e n i m p l e m e n t e d , c o m m e n t s w e r e s o u g h t o n th e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T he f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g th e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , we r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d an d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s er t i o n s . Pe r s o n n e l a n d t h e H e a l t h b e n e f i t s c o o r d i n a t o r s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k t h e y h a v e d o n e t o ad d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s a s w e l l a s c o m m i t m e n t t o c o mp l e t e t h e r e m a i n i n g i t e m s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d (b y r e p o r t # ) ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d f o u r t e e n ( 1 4 ) n e w r e c o m m e n d a t i on s ( # 0 7 / 0 8 - 3 ) a n d e i g h t ( 8 ) p r i o r r e c o m m e n d a t i o n s (# 0 3 / 0 4 - 6 ) c o v e r e d i n t h e f o l l o w - u p . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e outstanding re c o m m e n d a t i o n s b y r e p o r t o f o r i g i n . A m a j o r i t y o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s w e r e a d d r e s s e d t h r o u g h t h e P e r s o n n e l / H e a l t h B e n e f i t s C o o r d i n a t o r e f f o r t s an d s o m e e f f o r t s t h r o u g h t h e C o u n t y B u d g e t p r o c e s s e s . 79 % 67 % 14 % 33 % 7% 0% 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % #0 7 / 0 8 - 3 # 0 3 / 0 4 - 6 Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Th e i n d i v i d u a l s t a t u s e s f o r r e c o m m e n d a t i o n s n o t c o m p l e te d a r e p r o v i d e d i n Ap p e n d i x I . W i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e Co u n t y h a s i m p l e m e n t e d 7 9 % o f t h e # 0 7 / 0 8 - 3 r e c o m m e n d a ti o n s a n d i d e n t i f i e d h o w t h e y w i l l a d d r e s s t h e re m a i n i n g i t e m s . C u m m a t i v e l y w i t h t h i s f o l l o w - u p , t h e C o u n t y h a s i m p l e m e n t e d 9 5 % ( 1 0 % m o r e t h r o u g h t h i s pe r i o d ) o f t h e # 0 3 / 0 4 - 6 r e c o m m e n d a t i o n s a n d i d e n t i f i ed h o w t h e y w i l l a d d r e s s t h e r e m a i n i n g i t e m s . T w o re c o m m e n d a t i o n s f r o m t h i s o l d e r r e p o r t h a v e b e e n d r o p p ed f r o m f u r t h e r f o l l o w - u p a s t h e r e l a t e d i s s u e s h a v e n o t pr o v e d t o b e a s i g n i f i c a n t p r o b l e m . T h e s e a r e i d e n t if i e d i n A p p e n d i x I . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d a t i o n s ( n o t c o m pl e t e d ) – Wo r k p l a n s f o r R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 3 a n d R e p o r t # 0 3 / 0 4 - 6 ( St a t u s a s o f J u l y 2 0 0 9 ) Th e w o r k p l a n t a b l e s b e l o w p r o v i d e a s t a t u s f o r t h e r e c o m me n d a t i o n s n o t c o m p l e t e d a n d e x p e c t e d c o m p l e t i o n d a t e s for the re c o m m e n d a t i o n s b y r e p o r t o f o r i g i n . # A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d Da t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s 10 X X D e c - 0 9 Wi l l b e d o i n g R F P f o r n e w P P O s i n c e c u r r e n t P P O wi l l n o t p r o v i d e . 11 X X D e c - 0 9 Wi l l b e d o i n g R F P f o r n e w P P O s i n c e c u r r e n t P P O wi l l n o t p r o v i d e . #0 7 / 0 8 - 3 H B T T h i r d P a r t y S e r v i c e s Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s It i s r e c o m m e n d e d t h e P P O b e r e q u i r e d t o p r o v i d e so m e m e a s u r e o f t h e i r t u r n a r o u n d t i m e . I t i s re c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r o t h e r p r e f e r r e d pr o v i d e r o r g a n i z a t i o n s t h a t c a n p r o v i d e b e t t e r co o r d i n a t i o n o f s e r v i c e s t h r o u g h t o t h e T P A . T h i s wi l l n e e d t o b e c a r e f u l l y w e i g h t e d w i t h t h e a b i l i t y t o m a i n t a i n o r i m p r o v e p r o v i d e r s b e i n g u s e d b y pa r t i c i p a n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n w o r k w i t h t h e ad m i n i s t r a t o r a n d P P O t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n o n th e b e n e f i t s s t a t e m e n t r e g a r d i n g P P O p r i c i n g o n cl a i m s e x c e e d i n g b e n e f i t s w h e n t h e o p p o r t u n i t y ex i s t s . I n a d d i t i o n , t h e P P O s h o u l d r e p o r t o n t h e be n e f i t s s t a t e m e n t u n i f o r m a n d c u s t o m a r y p r i c i n g on c l a i m s w h e n t h e y e x c e e d b e n e f i t l e v e l s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h B e n e f i t s T r u s t # 0 9 / 1 0 - 2 August 2009 Page 4 # A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d Da t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s 12 X Th e C o o r d i n a t o r a n d E B A C a r e i n f o r m e d o f t h e as s u m p t i o n s b e i n g u s e d i n t h e d r a f t b u d g e t a n d h a v e no t b e e n f u r t h e r i n v o l v e d i n t h e p r o c e s s . Au d i t o r c o m m e n t : M a n y o f t h e s e d e c i s i o n s a r e b e i n g ma d e b y t h e h i g h e s t l e v e l s o f C o u n t y m a n a g e m e n t . Cu r r e n t e f f o r t s a p p e a r t o b e a d d r e s s i n g t h e g r o w t h in re s e r v e s . P a s s o n a d d i t i o n a l f o l l o w - u p . 13 X Th i s h a s n o t b e e n a d d r e s s e d b y E B A C . Au d i t o r c o m m e n t : T h e s e p a r a t e f i s c a l p e r i o d o f t h e Pl a n h a s n o t b e e n c r e a t i n g s i g n i f i c a n t i s s u e s f o r ad m i n i s t e r i n g t h e p l a n . P a s s o n f u r t h e r f o l l o w - u p . 14 X X N o v - 0 9 Th e P l a n i s c u r r e n t l y i n t h e p r o c e s s o f a d d r e s s i n g wh e t h e r t h e i r P P O s h o u l d b e c h a n g e d . P a r t o f t h a t pr o c e s s w i l l i n c l u d e l o o k i n g a t c o s t , s a v i n g s , a n d in c l u s i o n o f p r o v i d e r s b e i n g u s e d b y m e m b e r s . T h i s mi g h t p r o v i d e m o r e t i m e l y t u r n a r o u n d a n d d a t a f l o w re q u i r e d f o r p r o p e r c l a i m p a y m e n t . 21 X X N o v - 0 9 Th e P l a n i s c u r r e n t l y i n t h e p r o c e s s o f a d d r e s s i n g wh e t h e r t h e i r P P O s h o u l d b e c h a n g e d . P a r t o f t h a t pr o c e s s w i l l i n c l u d e l o o k i n g a t c o s t , s a v i n g s , a n d in c l u s i o n o f p r o v i d e r s b e i n g u s e d b y m e m b e r s . T h i s mi g h t p r o v i d e m o r e t i m e l y t u r n a r o u n d a n d d a t a f l o w re q u i r e d f o r p r o p e r c l a i m p a y m e n t . It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n ( i n c o o r d i n a t i o n w i t h th e T P A ) c o n s i d e r a n o t h e r p h a r m a c y b e n e f i t s ma n a g e r w h o w i l l w o r k t o p r o v i d e c o o r d i n a t i o n o f be n e f i t s f o r p r e s c r i p t i o n s . Re c o m m e n d a t i o n s Th e H e a l t h B e n e f i t s C o o r d i n a t o r s h o u l d b e t h e pr i m a r y p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e a d m i n i s t r a t i o n o f th e P l a n , w h i c h w o u l d i n c l u d e d e v e l o p i n g as s u m p t i o n s ( u n d e r t h e o v e r s i g h t o f t h e P e r s o n n e l Se r v i c e s M a n a g e r , E B A C a n d t h e B o a r d ) f o r t h e pr e p a r a t i o n o f t h e P l a n b u d g e t . F i n a n c e s h o u l d wo r k w i t h t h e C o o r d i n a t o r i n p r e p a r i n g t h e b u d g e t . Th e P l a n s h o u l d c o n t i n u e t o m o n i t o r t h e ef f e c t i v e n e s s o f i t s p r e f e r r e d p r o v i d e r o r g a n i z a t i o ns (P P O ) n e t w o r k t o m a k e s u r e t h e b e n e f i t s a r e ma x i m i z e d . Th e P l a n s h o u l d c o n s i d e r c h a n g i n g i t s y e a r - e n d (c u r r e n t l y J u l y 3 1 ) t o c o i n c i d e w i t h t h e C o u n t y ’ s fi s c a l y e a r e n d o f J u n e 3 0 . T h e r e i n s u r a n c e qu o t e s , w h i c h a r e c r i t i c a l t o d e v e l o p m e n t o f t h e Pl a n b u d g e t , s h o u l d b e e a s i e r t o c o o r d i n a t e i f t h e Pl a n ’ s y e a r - e n d w a s e a r l i e r a n d c o i n c i d e d w i t h t h e Co u n t y ’ s b u d g e t p r o c e s s . I n a d d i t i o n r e p o r t i n g o f th e P l a n a c t i v i t y w o u l d b e c o n s i s t e n t b e t w e e n P l a n re c o r d s p r o v i d e d b y t h e T P A a n d C o u n t y r e c o r d s . #0 3 / 0 4 - 6 H B T T h i r d P a r t y S e r v i c e s Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s {E N D O F R E P O R T }