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HomeMy WebLinkAboutRoad Pavement MaintenanceRo a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Ro a d D e p a r t m e n t - P a v e m e n t m a i n t e n a n c e q u a l i t y a n d c o s t s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n a u d i t … … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...………… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d s c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 2. B A C K G R O U N D 2. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … …...… 2-3 2. 2 . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 4 - 7 2. 3 . P a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m ( P M S ) … … … … … … … … … … … … … . . 7 - 9 3. F I N D I N G S 3. 1 . P a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m ( P M S ) … . . . … … … …… ...…………... 10-13 3. 2 . O b s e r v a t i o n s t h r o u g h a n a l y s e s … … … … … … … … … … … … … … … . . . 1 4 - 2 0 3. 3 . C o s t a c c o u n t i n g m a n a g e m e n t s y s t e m ( C A M S ) … … … … … … … … … … . . 21 3. 4 . O t h e r … … … … .. … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2 - 2 4 4. R E S P O N S E S F R O M M A N A G E M E N T 4. 1 . R o a d D e p a r t m e n t m a n a g e m e n t … … … … … … … … … .. … … … … … . . . 2 4 - 2 6 5. A P P E N D I C E S 5. 1 . A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s … … … … … … … .. … … … … … . . . 2 7 - 2 8 Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : To a s s e s h o w w e l l t h e de p a r t m e n t i s p r i o r i t i z i n g an d m a n a g i n g r e s o u r c e s to m a i n t a i n a c c e p t a b l e le v e l s o f p a v e m e n t qu a l i t y . T h e a u d i t f o c u s e d on d e p a r t m e n t i n f o r m a t i o n on p a v e m e n t q u a l i t y , t y p e of m a i n t e n a n c e , a n d c o s t . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e · i n c r e a s i n g t h e n u m b e r of v i s u a l i n s p e c t i o n s a n d im p r o v i n g t h e d a t a b a s e ; · u s i n g i n f o r m a t i o n av a i l a b l e t o j u d g e t h e co s t / b e n e f i t o f ma i n t e n a n c e d e c i s i o n s ; · i d e n t i f y i n g w h a t a n d wh e n r e p a i r s s h o u l d b e pe r f o r m e d t o m a x i m i z e li f e o f r o a d s a t t h e l e a s t co s t ; · i m p r o v i n g d e p a r t m e n t pe r f o r m a n c e m e a s u r e s to b e t t e r r e f l e c t e f f o r t s to w a r d s g o a l s ; a n d · i m p r o v i n g t r a n s p a r e n c y fo r d e c i s i o n m a k i n g pr o c e s s . RO A D D E P A R T M E N T – P a v e m e n t m a i n t e n a n c e q u a l i t y a n d costs Wh a t w a s f o u n d Th e P a v e m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( P M S ) u s e d t o a s s e s s C o u n ty r o a d s f o r c o n d i t i o n a n d t r a c k r e p a i r s is n o t s u f f i c i e n t l y c u r r e n t a n d a c c u r a t e . M u c h o f t h e v i s u al i n s p e c t i o n d a t a d a t e s b a c k t o 2 0 0 2 o r e a r l i e r . Th e r e a l s o a p p e a r s t o b e s o m e i s s u e s w i t h t h e q u a l i t y o f t h e d a t a a n d d a t a m a n a g e m e n t f o r r e p a i r s a n d as s o c i a t e d c o n d i t i o n l e v e l s . H a v i n g d a t e d o r f l a w e d c o n di t i o n i n f o r m a t i o n c o u l d i n f l u e n c e d e c i s i o n s b e i n g ma d e b y m a n a g e m e n t t o a l l o c a t e l i m i t e d r e s o u r c e s f o r m ai n t e n a n c e a c t i v i t i e s ( p r i m a r i l y o v e r l a y s a n d c h i p se a l s ) . An a l y s e s o f r o a d c o n d i t i o n s ( b a s e d o n c u r r e n t l y a v a i l a b l e i n f o r m a t i o n ) i n d i c a t e C o u n t y r o a d s a r e o v e r a l l in g o o d c o n d i t i o n . C o n d i t i o n s e e m s c o n s i s t e n t b y g e o g r a ph i c a l a r e a . C o n d i t i o n o f a r t e r i a l s a n d c o l l e c t o r s is i n b e t t e r c o n d i t i o n o v e r a l l . An a l y s e s o f c o n d i t i o n s a n d c o s t s v a l i d a t e t h e a p p r o a c h o f u si n g l o w e r c o s t c h i p s e a l i n g t o e x t e n d t h e l i f e of r o a d s . O v e r l a y s a r e b e i n g u s e d t o m a k e a m o r e s i g n i fi c a n t i m p r o v e m e n t t o d e g r a d e d r o a d s . Re s o u r c e s c a n c o v e r s i g n i f i c a n t l y m o r e m i l e s w i t h c h i p s e a l s t ha n w i t h o v e r l a y s . I n c r e a s e s i n c o s t s f o r ov e r l a y s i n r e c e n t y e a r s h a v e s i g n i f i c a n t l y r e d u c e d h o w m uc h c a n b e a c c o m p l i s h e d . Ch i p s e a l s a n d o v e r l a y s a r e t h e p r i m a r y r e p a i r s u s e d t o ex t e n d t h e l i f e o f r o a d s . E s t i m a t i n g a p r o j e c t e d fu n d i n g s h o r t f a l l f o r t h e s e r e p a i r s i s r o u g h , a t b e s t , b u t h i g h l i g h t s t h e a n t i c i p a t e d g a p i n r e s o u r c e s a n d ne e d s . T h e r e a p p e a r s t o b e a $ 5 . 7 m i l l i o n d e f i c i e n c y p er y e a r f o r c h i p s e a l i n g a n d o v e r l a y s . A l a r g e te m p o r a r y i n f l o w o f r e s o u r c e s i n F Y 0 9 / 1 0 w i l l m o r e c l o se l y m a t c h w i t h a n n u a l n e e d s . Th e d e p a r t m e n t ’ s c o s t s a c c o u n t i n g s y s t e m i s a s i g n i f i c a n t s o ur c e o f i n f o r m a t i o n . S o m e i d e a s w e r e id e n t i f i e d f o r i m p r o v i n g t h e d a t a d o w n t o t h e r o a d an d s e g m e n t l e v e l a s w e l l a s a t t h e c o s t c e n t e r l e v e l . Th e d e p a r t m e n t ’ s p e r f o r m a n c e m e a s u r e s d o n o t a d e q u a t e l y a d d r e s s t h e i r g o a l s a n d t i e i n t o C o u n t y ob j e c t i v e s . M e a s u r e s s h o u l d s t r i v e t o b e c l e a r t o a l l a u d ie n c e s a n d l i n k e f f o r t s o f t h e d e p a r t m e n t t o c o s t ef f i c i e n t s e r v i c e s b e n e f i t i n g t h e t a x p a y e r . Wi t h t h e p o t e n t i a l f o r r e d u c e d f u n d i n g o f t h e R o a d d ep a r t m e n t , a d d i t i o n a l p r e s s u r e s w i l l b e m a d e t o l i m i t ne e d e d r o a d m a i n t e n a n c e w h e t h e r t h o s e b e c h i p s e a l s , o ve r l a y s o r o t h e r t e c h n i q u e s . T h e l a c k o f re s o u r c e s m a y s u g g e s t a d d i t i o n a l t r a n s p a r e n c y f o r w h e r e m on i e s a r e a l l o c a t e d . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 1 1. 1 B a c k g r o u n d o n a u d i t 1. In t r o d u c t i o n Au d i t a u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c o s t s a n d o t h e r i d e n t i f i e d c r i t e r i a f o r t h e De s c h u t e s C o u n t y R o a d D e p a r t m e n t i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 8 / 0 9 . T h e a u d i t w a s co m m e n c e d i n D e c e m b e r 2 0 0 8 . Pu r p o s e o f a u d i t : Th e a u d i t ’ s p u r p o s e w a s t o l o o k a t p a v e m e n t m a i n t e n a n c e a n d t h e u n d e r l y i n g s y s t e m s f o r m o n i t o r i n g pa v e m e n t q u a l i t y a n d a s s o c i a t e d c a p i t a l m a i n t e n a n c e c o s t s . D u r i n g r e c e n t C o u n t y d i s c u s s i o n s , i t w a s ap p a r e n t t h a t d i f f i c u l t c h o i c e s l a y a h e a d f o r t h e C o u nt y a s i t m a k e s d e c i s i o n s t o m a i n t a i n a n d r e p a i r s t r e e t s . 1. 2 O b j e c t i v e s a n d s c o p e Ob j e c t i v e s : Th e a u d i t o b j e c t i v e s i n c l u d e d H o w i s t h e d e p a r t m e n t p r i o r i t i z i n g a n d m a n a g i n g r e s o ur c e s t o m a i n t a i n a c c e p t a b l e l e v e l s o f p a v e m e n t qu a l i t y . I s t h e p a t t e r n o f m a i n t e n a n c e s p e n d i n g r e a s o n a b l e a n d c o s t e f f e c t i v e a n d a p p e a r t o f o l l o w s t r a t e g i e s re c o m m e n d e d b y p a v e m e n t p r e s e r v a t i o n e x p e r t s ? A n a l y z e i n f o r m a t i o n f r o m c o n d i t i o n a n d c o s t s y s t e m s t o as s e s s u s e o f r e s o u r c e s a n d i m p a c t s t o ma i n t e n a n c e o f r o a d s . O p p o r t u n i t i e s f o r i n c r e a s e d e f f i c i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s a re a l w a y s w o r k e d i n t o r e c o m m e n d a t i o n s w h e n po s s i b l e . Sc o p e : D e t a i l e d d a t a w a s u t i l i z e d f r o m 1 9 9 2 t h r o u g h O c t o b e r 2 0 0 8 f r o m t h e P a v e m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m (P M S ) a n d s i n c e 2 0 0 2 f r o m t h e C o s t A c c o u n t i n g M a n a g e m e nt S y s t e m ( C A M S ) . T h e s c o p e w a s l i m i t e d t o ar e a s o f m a i n t e n a n c e p r o v i d i n g t h e g r e a t e s t l i f e s p a n a nd u s e d m o r e c o n s i s t e n t l y o v e r t h e y e a r s . T h e s e im p r o v e m e n t s w e r e p r i m a r i l y c h i p s e a l s a n d o v e r l a y s . N e w c o n s t r u c t i o n w a s n o t i n c l u d e d . Th e a u d i t s c o p e w a s s i g n i f i c a n t l y l i m i t e d b y l i m i t a t i o n s i n t h e d a t a w i t h i n t h e P M S a n d C A M S s y s t e m s . Fi e l d w o r k w a s s u b s t a n t i a l l y c o m p l e t e d i n J a n u a r y 2 0 0 9 . T hi s r e v i e w i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e r e w a s n o su b s t a n t i v e w o r k o n i n t e r n a l c o n t r o l s . Me t h o d o l o g y : A u d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d i n t e r v i e w s , o b s e r v a t i o n s a n d a n a l y s e s o f r e c o r d s a n d d o c u m e n t s a s co n s i d e r e d n e c e s s a r y . Fo r m o r e d e t a i l o f a u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s - S e e Appendix 5.1 Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 2 W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g s t a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t to o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e t o p r o v i d e a re a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e t h a t t h e e v i d e n c e ob t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) 2. 1 B a c k g r o u n d 2. Ba c k g r o u n d , fi n a n c i a l in f o r m a t i o n , an d pa v e m e n t ma n a g e m e n t sy s t e m Fi g u r e I : Co m p o s i t i o n of C o u n t y r o a d in f r a s t r u c t u r e FY 0 7 / 0 8 Th e R o a d D e p a r t m e n t i s o n e o f t h e l a r g e r d e p a r t m e n t s in t h e C o u n t y . W i t h o v e r 6 2 f u l l t i m e e q u i v a l e n t ( FTE) em p l o y e e s , t h e y p r o v i d e d i r e c t s e r v i c e s t o t h e p u b l i c . Th e i r s e r v i c e s i n c l u d e r o u t i n e r o a d m a i n t e n a n c e ( e . g . ch i p a n d c r a c k s e a l i n g , p o t h o l e p a t c h i n g , s n o w a n d i c e c o n tr o l , s h o u l d e r a n d g r a v e l r o a d m a i n t e n a n c e , ro a d s i d e v e g e t a t i o n m a n a g e m e n t , t r a f f i c s i g n i n g a n d s t r ip i n g , b r i d g e m a i n t e n a n c e , a n d e m e r g e n c y r e s p o n s e t o ro a d w a y h a z a r d s . T h e d e p a r t m e n t a l s o p r o v i d e s e n g i n e e ri n g a n d a d m i n i s t r a t i o n s e r v i c e s f o r c o n t r a c t ma n a g e m e n t o f p a v e m e n t p r e s e r v a t i o n a n d c a p i t a l i m p r ov e m e n t p r o j e c t s , r e g u l a t i o n o f w o r k w i t h i n t h e p u b l i c ro a d r i g h t o f w a y , a n d r e v i e w o f c o u n t y w i d e p l a n n i n g a n d l a n d u s e i s s u e s r e l a t e d t o t r a n s p o r t a t i o n . RO A D S Th e C o u n t y h a s a s i g n i f i c a n t i n v e s t m e n t i n C o u n t y r o a d s . T h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l s t a t e m e n t s f o r F Y 0 7 / 0 8 s h o w a $ 3 9 m i l l i o n d o l l a r n e t b o o k v a l u e i n r o a d i n f r a s t r uc t u r e ( $ 5 9 m i l l i o n c o s t ) , o f w h i c h , 9 2 % i s i n r o a d s . $ 2.4 mi l l i o n i n d e p r e c i a t i o n e x p e n s e w a s r e c o g n i z e d i n F Y 0 7 / 08 . Ro a d s - D i r t , $8 0 6 , 4 9 0 , 2 % Ro a d s - G r a v e l , $6 7 , 6 1 7 , 0 % Br i d g e , $2 , 3 7 7 , 7 9 5 , 6 % Dr a i n a g e , $6 9 , 7 0 1 , 0 % Li g h t s , $6 2 9 , 1 4 3 , 2 % Ro a d s - A s p h a l t , $3 5 , 0 8 7 , 1 6 1 9 0 % So u r c e : F Y 6 / 3 0 / 0 8 C A F R s u p p o r t f o r c a p i t a l a s s e t s Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 3 Fi g u r e I I : Cu r r e n t Co u n t y r o a d mi l e s b y r o a d su r f a c e , c l a s s , an d w h e t h e r ma i n t a i n e d Fi g u r e I I I : Co m p o s i t i o n of C o u n t y as p h a l t r o a d s by c l a s s Th e C o u n t y h a s r e s p o n s i b i l i t y f o r 9 2 5 m i l e s o f r o a d s , o f w h i c h 6 8 7 m i l e s a r e m a i n t a i n e d a n d p a v e d . 050 10 0 15 0 20 0 25 0 30 0 35 0 40 0 45 0 Ro a d C l a s s C o u n t y r o a d m i l e s Ot h e r s u r f a c e 12 9 . 0 1 2 . 0 92 . 0 As p h a l t 28 9 . 6 2 3 7 . 5 9 2 . 7 7 0 . 7 1 . 2 Lo c a l C o l l e c t o r FO R E S T H W Y Ar t e r i a l CO U N T Y C o u n t y N o n - ma i n t a i n e d So u r c e : R o a d P M S i n f o r m a t i o n ( 1 2 - 0 8 ) Th e m a j o r C o u n t y r o a d s b y t r a f f i c v o l u m e s ( a r t e r i a l s a nd c o l l e c t o r s ) f o r t h e C o u n t y r e p r e s e n t 3 0 8 m i l e s o r 4 5 % of t h e p a v e d r o a d s . T h e s e a l s o r e p r e s e n t t h e r o a d s r e q ui r i n g m o r e f r e q u e n t a n d e x t e n s i v e m a i n t e n a n c e . Fo r e s t H w y , 92 . 7 m i l e s , 13 % Lo c a l , 28 9 . 6 m i l e s , 43 % Ar t e r i a l , 70 . 7 m i l e s , 10 % Co l l e c t o r , 23 7 . 5 m i l e s , 34 % Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 4 2. 2 F i n a n c i a l I n f o r m a t i o n Fi g u r e I V : So u r c e s o f re v e n u e b y ye a r Fi g u r e V : RE S O U R C E S Fe d e r a l a n d s t a t e r e s o u r c e s a s w e l l a s f u e l t a x e s s u p p o r t Ro a d d e p a r t m e n t a c t i v i t i e s . $0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 0 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 2 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 4 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 6 , 0 0 0 , 0 0 0 20 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 Fi s c a l y e a r e n d i n g J u u n e 3 0 , R e v e n u e s ( $ ) Li c e n s e s a n d p e r m i t s In t e r g o v e r n m e n t a l Ch a r g e s f o r s e r v i c e s Ot h e r So u r c e : C o u n t y C A F R ’ s Re v e n u e s t h o u g h g r o w i n g s o m e 2 % o v e r p r i o r y e a r a r e g ro w i n g a t a d e c l i n i n g r a t e . T h i s i s i n s u f f i c i e n t t o k e e p up w i t h c o s t o f l i v i n g , p e r s o n n e l , a n d m a t e r i a l c o s t s . T he m o s t s t a b l e a n d c o n t i n u i n g s o u r c e o f r e v e n u e f o r t h e de p a r t m e n t c o n t i n u e s t o b e m o t o r v e h i c l e r e v e n u e . M o to r v e h i c l e r e v e n u e i s c o m p r i s e d p r i m a r i l y o f tr a n s p o r t a t i o n f e e s , f u e l s t a x a n d r e g i s t r a t i o n f e e s . A l l o f t h e s e r e v e n u e s o u r c e s a r e t r e n d i n g l o w e r i n r e c e n t ye a r s f o r t h e s t a t e a n d m o r e r e c e n t l y t o D e s c h u t e s C o un t y . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 5 Tr e n d i n m o t o r ve h i c l e a n d fo r e s t r e c e i p t re v e n u e s $0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 , 0 0 0 $5 , 0 0 0 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 , 0 0 0 $7 , 0 0 0 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 , 0 0 0 $9 , 0 0 0 , 0 0 0 20 0 0 2 0 0 1 2 0 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 Fi s c a l Y e a r e n d i n g J u n e 3 0 , R e v e n u e s ( $ ) Mo t o r V e h i c l e R e v e n u e Fo r e s t R e c e i p t s So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s So m e f e d e r a l t i m b e r p a y m e n t s a r e b e i n g c o n t i n u e d b u t at l e v e l s l e s s t h a n b e f o r e . T h i s w i l l c o n t i n u e t o p u t pr e s s u r e o n c u r r e n t r o a d p r o j e c t s . A l s o t r o u b l i n g i s t h e cu r r e n t d e c l i n e i n m o t o r v e h i c l e r e v e n u e s . T r e n d s i n mo t o r v e h i c l e r e v e n u e s t o D e s c h u t e s C o u n t y a n d t h e S t a t e o v e r a l l h a v e b e e n o n a d o w n w a r d t r e n d . Th e s t a t e i s i n t h e m i d s t o f l o o k i n g a t w a y s t o b o l s t e r f un d i n g f o r t r a n s p o r t a t i o n p r o j e c t s a r o u n d t h e s t a t e . Or e g o n ’ s a u t o m o b i l e r e l a t e d t a x e s a r e s o m e o f t h e l o w e st i n t h e r e g i o n . T h e s t a t e i s a l s o l o o k i n g a t w a y s t o co l l e c t f e e s o n u s a g e . C u r r e n t l y c o u n t i e s r e c e i v e a r o u n d 2 2 % o f t h e m o t o r v e h i c l e r e l a t e d t a x e s / f e e s . S i n c e De s c h u t e s h a s b e e n g r o w i n g v e h i c l e r e g i s t r a t i o n s o u r s l i c e of t h e p i e h a s c o n t i n u e d t o g r o w . O r e g o n De p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n ’ s J u n e f o r e c a s t s c o n c l u d e t ha t n o m i n a l r e v e n u e g r o w t h w i l l b e e c l i p s e d b y an t i c i p a t e d c o s t e s c a l a t i o n f o r c o n s t r u c t i o n a n d m a i n t e n a n ce a c t i v i t i e s . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 6 Fi g u r e V I : FY 0 7 / 0 8 ex p e n d i t u r e s fo r s e l e c t e d ac t i v i t i e s EX P E N D I T U R E S Ex p e n d i t u r e s a r e s p e n t o n a w i d e v a r i e t y o f a c t i v i t i e s. R o a d m a i n t e n a n c e a c t i v i t i e s a r e f u r t h e r b r o k e n d o w n in th e d e p a r t m e n t ' s c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m . T h e f o l l o w i n g h ig h l i g h t s t h e c a t e g o r i e s r e l a t e d t o a s p h a l t ma i n t e n a n c e a c t i v i t i e s , n a m e l y o v e r l a y s , c h i p s e a l i n g a n d p a v i n g . F o r F Y 0 7 / 0 8 t h e s e r e p r e s e n t s o m e 2 6 % o f ex p e n d i t u r e s . Co s t A c c o u n t i n g c a t e g o r y F Y E 6 / 3 0 / 0 8 % o f OT H E R R O A D A C T I V I T I E S 6 , 5 5 3 , 7 9 1 $ 4 2 % AS P H A L T O V E R L A Y S 2 , 2 1 4 , 0 7 2 1 4 % SU R F A C E M A I N T E N A N C E 3, 1 5 2 , 7 4 7 2 0 % CH I P S E A L I N G 1 , 3 8 9 , 0 7 2 9 % PA V I N G 4 9 1 , 3 5 8 3 % CR A C K S E A L I N G 2 5 6 , 1 2 0 2 % RO A D P A T C H I N G 1 2 6 , 7 2 3 1 % IN L A Y R E P A I R 9 6 , 8 1 6 1 % BR O O M I N G 4 6 , 9 9 6 0 % OT H E R S U R F A C E M A I N T 74 5 , 6 6 2 5 % SN O W & I C E 1, 3 6 7 , 7 7 9 9 % VE G E T A T I O N M A N A G E M E N T 6 7 2 , 8 1 0 4 % GR A V E L R O A D M A I N T E N A N C E 5 4 9 , 4 4 5 4 % OT H E R R O A D M A I N T E N A N C E 3 8 7 , 7 3 2 3 % SH O U L D E R S M A I N T E N A N C E 3 3 1 , 8 9 0 2 % HA Z A R D R E M O V A L 2 6 2 , 6 9 6 2 % 15 , 4 9 2 , 9 6 3 $ 1 0 0 % So u r c e : F Y 0 7 / 0 8 c o s t a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n p r o v i de d b y d e p t . Ex p e n d i t u r e s t o w a r d s r o a d s a n d c a p i t a l p r o j e c t s h a v e r e m a in e d r e l a t i v e l y f l a t o v e r t h e l a s t n u m b e r o f y e a r s . As pr e s s u r e o n b u d g e t s o c c u r s , t h e d e p a r t m e n t a n t i c i p a t e s r e d u ci n g l e v e l s o f o v e r l a y s . Gi v e n t h a t a s p h a l t c o s t s h a v e r i s e n d r a m a t i c a l l y o v e r t h e p a s t y e a r s , i t i s n o s u r p r i s e t h e d e p a r t m e n t h a s t o ma k e c h o i c e s o n w h e r e t o s p e n d m o n i e s . M a t e r i a l s c o s t i s t he m o s t s i g n i f i c a n t c o m p o n e n t o f s u r f a c e ma i n t e n a n c e c o s t s . T h e f o l l o w i n g c h a r t f r o m O D O T i n f o r m at i o n r e f l e c t s t h e i n c r e a s i n g c o s t f o r a s p h a l t . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 7 $0 $1 0 0 $2 0 0 $3 0 0 $4 0 0 $5 0 0 $6 0 0 $7 0 0 $8 0 0 J u l - 0 5 A u g - 0 5 S e p - 0 5 O c t - 0 5 N o v - 0 5 D e c - 0 5 J a n - 0 6 F e b - 0 6 M a r - 0 6 A p r - 0 6 M a y - 0 6 J u n - 0 6 J u l - 0 6 A u g - 0 6 S e p - 0 6 O c t - 0 6 N o v - 0 6 D e c - 0 6 J a n - 0 7 F e b - 0 7 M a r - 0 7 A p r - 0 7 M a y - 0 7 J u n - 0 7 J u l - 0 7 A u g - 0 7 S e p - 0 7 O c t - 0 7 N o v - 0 7 D e c - 0 7 J a n - 0 8 F e b - 0 8 M a r - 0 8 A p r - 0 8 M a y - 0 8 J u n - 0 8 J u l - 0 8 A u g - 0 8 Sep-08 Oct-08 Nov-08 Dec-08 FY 0 5 / 0 6 F Y 0 6 / 0 7 F Y 0 7 / 0 8 Y T D F Y 0 8 / 0 9 N W a s p h l a t p r i c e i n d e x So u r c e : O r e g o n D e p t o f T r a n s p o r t a t i o n . N W a s p h a l t pr i c e p e r t o n As e x p e r i e n c e d b y m o s t o f u s , i t i s n o s u r p r i s e t h a t a s p h al t p r i c e s ( a n o i l p r o d u c t ) h a v e r i s e n s t e e p l y i n 2 0 0 8 . Co s t s h a v e r i s e n t h r e e f o l d o v e r t h r e e y e a r s . A s p h a l t p r ic e s s e e m a l i t t l e l e s s v o l a t i l e t h a n g a s p r i c e s a n d h a v e on l y b e g a n t o c o m e d o w n o f f t h e i r h i g h s . 2. 3 P a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m ( P M S ) Fi g u r e V I I : Tr e n d i n as p h a l t p r i c e s by m o n t h De c i s i o n s o n m a i n t e n a n c e o r c a p i t a l i m p r o v e m e n t s c o m e t o so m e e x t e n t f r o m t h e C o u n t y ’ s P a v e m e n t Ma n a g e m e n t S y s t e m ( P M S ) . T h i s s y s t e m m a i n t a i n s a n i n v e nt o r y o f a l l C o u n t y r o a d s , t r a c k s r e p a i r s a n d im p r o v e m e n t s a n d t r a c k s v i s u a l i n s p e c t i o n s . T h e s y s t e m p r o vi d e s m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n o n t h e q u a l i t y o f ro a d s . T h i s q u a l i t y v a l u e i s c h a r a c t e r i z e d b y t h e r o a d ’ s P C I ( P a v e m e n t C o n d i t i o n I n d e x ) o n a s c a l e o f 0 - 1 0 0 . Th e P M S s y s t e m u s e d b y t h e C o u n t y w a s o r i g i n a l l y d e v e l op e d b y a n d f o r C A L T R A N S . T h e s y s t e m h a s b e e n co l l e c t i n g d a t a f o r D e s c h u t e s C o u n t y s i n c e 1 9 9 2 . O v e r t he y e a r s , t h e r e h a s b e e n s o m e m o d i f i c a t i o n t o t h e sy s t e m b y t h e d e p a r t m e n t . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 8 Fi g u r e V I I I : Pa v e m e n t l i f e cy c l e Re p o r t s f r o m t h e s y s t e m a r e u s e d b y R o a d d e p a r t m e n t m a n ag e m e n t t o g a u g e t h e s t a t u s o f r o a d s a n d t o as s e s s w h e r e b e s t t o d o i m p r o v e m e n t s a n d m a i n t e n a n c e . Pa v e m e n t p r e s e r v a t i o n Mu c h o f t h e p a v e m e n t m a n a g e m e n t l i t e r a t u r e i s f o c u s e d on p l a n n i n g f o r t h e r e m a i n i n g s e r v i c e l i f e . T h e f o c u s is o n s p e n d i n g m o n i e s t o a s s u r e t h e g r e a t e s t l e n g t h o f se r v i c e a n d u s i n g m o n i e s m o r e c o s t e f f e c t i v e l y . Ge n e r a l l y , i t i s e x p e c t e d t h a t m o r e r o a d s c a n b e a d d r e ss e d w i t h l o w e r c o s t p r e v e n t i v e m a i n t e n a n c e t h a n th r o u g h m a j o r r e p a i r o r o v e r l a y w o r k . Pa v e m e n t p e r f o r m a n c e h a s b e e n t h e m a t t e r o f s i g n i f i c an t r e s e a r c h a n d s t u d y b y n u m e r o u s e n g i n e e r s a n d ex p e r t s i n t h e a r e a . E x p e r t s w i d e l y b e l i e v e t h a t p a v em e n t d e g r a d e s s l o w l y a t f i r s t b u t t h e n g o e s t h r o u g h a si g n i f i c a n t d e c l i n e . A s t h i s d e c l i n e a c c e l e r a t e s , t h e c o s t o f r e s t o r i n g a c c e l e r a t e s . T h e u n d e r s t a n d i n g i s t h a t ma i n t a i n i n g t h e p a v e m e n t i n t h e e a r l y p a r t o f t h e c y cl e t h r o u g h r e g u l a r m a i n t e n a n c e r e d u c e s t h e p o s s i b i l i t y of la r g e r m o r e e x t e n s i v e r e h a b i l i t a t i o n . So u r c e : U S D e p t o f T r a n s p o r t a t i o n F e d e r a l H i g h w a y Ad m i n i s t r a t i o n , S e l e c t i n g a P r e v e n t i v e M a i n t e n a n c e Tr e a t m e n t f o r F l e x i b l e P a v e m e n t s , A u g u s t 2 0 0 0 , F H W A -I F - 0 0 - 0 2 7 , F i g u r e 1 . 2 P a g e 2 , “ T y p i c a l va r i a t i o n i n p a v e m e n t c o n d i t i o n s a s a f u n c t i o n o f t im e . “ Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 9 Fi g u r e I X : Ex a m p l e r o a d im p r o v e m e n t hi s t o r y f o r a se l e c t e d r o a d (R u r a l c o l l e c t o r ) 010 20 30 40 50 60 70 80 90 10 0 S u r v e y C h i p s e a l C r a c k s e a l S u r v e y S u r v e y C r a c k s e a l C h i p s e a l S u r v e y B l a d e p a t c h S u r v e y S u r v e y Overlay 19 9 2 1 9 9 3 1 9 9 4 1 9 9 5 1 9 9 6 1 9 9 7 1 9 9 8 1 9 9 9 2 0 0 0 2 0 0 1 2 0 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 P C I ( C o n d i t i o n ) So u r c e : P M S s y s t e m d a t a Th e a b o v e e x a m p l e i n d i c a t e s t h e u s e f u l n e s s o f g a t h e r i n g d a t a o n r o a d c o n d i t i o n s a n d r e p a i r s . T h e v i s u a l in s p e c t i o n s ( s u r v e y s ) a r e t h e b e s t i n d i c a t o r s o f r o a d c o n d i ti o n e v e n t h o u g h a r e s u b j e c t t o v a r i a n c e d e p e n d i n g on t h e s a m p l e a r e a s e l e c t e d a n d t h e q u a l i t y o f t h e i n sp e c t i o n . 3. F i n d i n g s Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i ce s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r de s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , the op p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a n y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t may be n e e d e d . Th e s e f i n d i n g s a n d t h e a s s o c i a t e d r e p o r t w e r e w r i t t e n p r im a r i l y f o r t h e b e n e f i t o f t h e R o a d D e p a r t m e n t , C o u nty Ma n a g e m e n t , a n d B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s w h o h a v e a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e R o a d D e p a r t m e n t ’ s op e r a t i o n s . R e a d e r s m a y r e q u i r e f u r t h e r i n f o r m a t i o n to u n d e r s t a n d s o m e o f t h e s e i s s u e s a n d t h e a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 10 3. 1 P A V E M E N T M A N A G E M E N T S Y S T E M ( P M S ) Ta b l e I : Vi s u a l in s p e c t i o n go a l s v e r s u s in s p e c t i o n s pe r f o r m e d PM S d a t a b a s e i s n o t s u f f i c i e n t l y c u r r e n t a n d a c c u r a te . A r e v i e w o f t h e P M S d a t a b a s e i n d i c a t e s s o m e d a t e d , i n c o m pl e t e a n d i n a c c u r a t e i n f o r m a t i o n . · V i s u a l i n s p e c t i o n s h a v e n o t b e e n f r e q u e n t e n o u g h t o a s s u re d a t a i s b a s e d o n a c t u a l c o n d i t i o n s . · S o m e P C I v a l u e s f o r r o a d s w i t h r e c e n t o v e r l a y s d o n o t m a k e s e n s e a s t h e y h a v e a z e r o v a l u e o r h a v e dr o p p e d t o l e v e l s b e f o r e t h e y w e r e o v e r l a y e d . · A n u m b e r o f r e p a i r a c t i v i t i e s a r e n o t m a k i n g i t i n t o t h e d a t a b a s e . · T h e s y s t e m d o e s n o t d i s t i n g u i s h t h e e x t e n t o f t h e r e p a i r ( 1 . 5 ” i n c h o v e r l a y o r 3 ” o v e r l a y ) . · N o t a l l r o a d s e g m e n t s h a v e c o n d i t i o n d a t a . · C u r r e n t c o n d i t i o n v a l u e s r e l i a n t g r e a t l y o n p o s t r e p a ir v a l u e s a n d n o t o n v i s u a l i n s p e c t i o n s . · B e t w e e n v i s u a l i n s p e c t i o n s , t h e P M S s y s t e m d o e s n o t i n c o r po r a t e a n y a d j u s t m e n t s f o r o n g o i n g de t e r i o r a t i o n . Si n c e d a t a w i t h i n t h e P M S s y s t e m p r o v i d e s a n o v e r a l l r e pr e s e n t a t i o n o f c o n d i t i o n , t h e r e l a t i v e a c c u r a c y o f t h e cu r r e n t i n d e x m a y h a v e b e e n s i g n i f i c a n t l y c o m p r i s e d . Vi s u a l i n s p e c t i o n s Vi s u a l i n s p e c t i o n s a r e t h e b e s t w a y t o c a p t u r e t h e n u m e r o us t y p e s o f d e t e r i o r a t i o n s a f f e c t i n g p a v e m e n t c o n d i t i o n ov e r i t s l i f e . S t a f f i n d i c a t e t h a t a r t e r i a l s s h o u l d b e v i s u a l l y i n s p e c t e d e v e r y o t h e r y e a r , c o l l e c t o r s e v e r y t hird year, an d l o c a l r o a d s e v e r y f o u r t h y e a r . C u r r e n t e f f o r t s t o p e r f o r m v i s u a l i n s p e c t i o n s h a v e f a l l e n s h o r t o f g o a l s . Ro a d C l a s s : Ar t e r i a l Co l l e c t o r Lo c a l Forest Hwy TOTAL Vi s u a l i n s p e c t i o n g o a l ( o n c e e v e r y _ _ y e a r s ) 2 3 4 2 Ro a d m i l e s b y c l a s s ( a s p h a l t ) 7 1 2 3 8 2 9 0 9 3 6 9 0 Go a l i n m i l e s / y r 35 7 9 7 2 4 6 2 3 3 Ac t u a l r o a d m i l e s i n s p e c t e d ( _ _ y e a r s ) - 1 4 3 9 7 6 0 Pe r c e n t o f g o a l m e t ( % ) 0% 6% 13 % 8% 9% So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n a s 1 2 - 0 8 Th e q u a l i t y o f t h e r o a d s a s c u r r e n t l y p r e s e n t e d i n t h e PM S s y s t e m i s c o m p o s e d p r i m a r i l y o f p o s t r e p a i r d a t a a n d no t f r o m v i s u a l i n s p e c t i o n s . T h e l a s t s i g n i f i c a n t e f f o r ts i n v i s u a l i n s p e c t i o n s o c c u r r e d i n 2 0 0 2 . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 11 Fi g u r e X : Vi s u a l in s p e c t i o n ro a d m i l e s b y fi s c a l y e a r Fi g u r e X I : Ro a d m i l e s b y cl a s s in d i c a t i n g wh e t h e r v i s u a l in s p e c t i o n (s u r v e y ) o r re p a i r h i s t o r y ex i s t s . -50 10 0 15 0 20 0 25 0 30 0 35 0 40 0 45 0 50 0 F Y 1993 F Y 1 9 9 4 F Y 1995 F Y 1 9 9 6 F Y 1 9 9 7 FY 1998 F Y 1 9 9 9 F Y 2 0 0 0 F Y 2 0 0 1 F Y 2 0 0 2 FY 2003 F Y 2 0 0 4 F Y 2 0 0 5 F Y 2 0 0 6 F Y 2 0 0 7 FY 2008 F Y 2 0 0 9 V i s u a l i n s p e c t i o n r o a d m i l e s So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n a s 1 2 - 0 8 Th e r e a r e s o m e 1 3 % o f t h e r o a d m i l e s t h a t h a v e n o a c t iv i t y i n t h e P M S s y s t e m f o r i n s p e c t i o n o r r e p a i r s . 050 10 0 15 0 20 0 25 0 30 0 Ar t e r i a l C o l l e c t o r L o c a l F O R E S T H W Y Co u n t y R o a d C l a s s S e g m e n t m i l e s No t s u r v e y e d No t r e p a i r e d Su r v e y a n d R e p a i r So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n a s 1 2 - 0 8 An a l y s i s o f t h e c o s t s a c c o u n t i n g s y s t e m f o r s u r f a c e m a i n t e n a nc e a n d r e p a i r s o v e r t h e l a s t e i g h t y e a r s e n t e r e d i n t o Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 12 th e P M S s y s t e m i n d i c a t e s s o m e 2 8 % o f t h e r e p a i r s i n t h e c os t a c c o u n t i n g s y s t e m a r e n o t m a k i n g i t i n t o t h e P M S sy s t e m . Th e P M S s y s t e m i s a p r i m a r y s o u r c e o f i n f o r m a t i o n f o r m a na g e m e n t o n r e p a i r s a n d v i s u a l i n s p e c t i o n s . T h e sy s t e m i s a n i m p o r t a n t t o o l f o r m a n a g e m e n t t o a s s e s s w h e n a n d w h e r e m o n i e s s h o u l d b e s p e n t . T h e P M S s y s t e m is a s o p h i s t i c a t e d d a t a b a s e a n d w i t h a n y d a t a b a s e , t h e r e c a n b e q u a l i t y i s s u e s w i t h d a t a . S o m e o f t h e s e c a n b e ge n e r a t e d i n t e r n a l l y b y t h e s o f t w a r e a n d s o m e b y i n p u t e r r o r s . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h o s e m a n a g i n g t h e da t a b a s e t o r e v i e w d a t a p e r i o d i c a l l y t o a s s u r e t h e s y s t e m i s o p e r a t i n g a p p r o p r i a t e l y . In t h e a b s e n c e o f t i m e l y a n d c o r r e c t d a t a , t h e p e r c e i v e d c o n d i t i o n o f C o u n t y r o a d s m a y b e m i s i n t e r p r e t e d . T h i s ma y i n t u r n p u s h r e s o u r c e s w h e r e t h e y a r e n o t n e e d e d . W i t h o u t a c c u r a t e , c o m p r e h e n s i v e a n d c u r r e n t d a t a , R o ad de p a r t m e n t m a n a g e m e n t m a y n o t m a k e a p p r o p r i a t e c h o i c e s t o a d d r e s s t h e a c t u a l c o n d i t i o n s o f r o a d s . So m e o f t h e c o n d i t i o n s o f t h e d a t a b a s e r e l a t e t o R o a d d e p a r t m e n t n o t m a k i n g t h e s y s t e m a p r i o r i t y . T h e r e also ap p e a r s t o b e i n s u f f i c i e n t p r o c e d u r e s t o a s s u r e t h a t t h e da t a b a s e i s c o m p l e t e a n d a c c u r a t e . Ro a d m a n a g e m e n t h a s i n d i c a t e d t h e y b a l a n c e t h e i n f o r m at i o n r e c e i v e d f r o m t h e P M S s y s t e m w i t h t h e i r o w n ob s e r v a t i o n s a n d e x p e r i e n c e . I t i s h a r d t o q u a n t i f y h o w t h e c u r r e n t s t a t e o f t h e s y s t e m h a s i n f l u e n c e d d e c i s i o n s ma d e . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e t u r n t o p e r f o r m i ng m o r e v i s u a l i n s p e c t i o n s i n a l i g n m e n t w i t h t h e i r go a l s b y r o a d c l a s s . T h e C o u n t y c o u l d a l s o l o o k i n to t h e c o s t t o o u t s o u r c e a l l o r s o m e o f t h e v i s u a l in s p e c t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d m a n a g e m e n t t o p l a c e g r e a te r i m p o r t a n c e o n a p a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m fo r a s s e s s i n g c o n d i t i o n s o f r o a d s . M a k i n g i m p r o v e m en t s m i g h t i n c l u d e i n v e s t i n g i n a d d i t i o n a l i n f o r m a t ion to t h e c u r r e n t s y s t e m ( i n p u t t i n g r e p a i r s a n d p e r f o r mi n g v i s u a l i n s p e c t i o n s ) , l o o k i n g a t n e w s y s t e m s , a nd/or de v e l o p i n g a d d i t i o n a l p r o c e s s e s i n t h e d e c i s i o n m a k in g p r o c e s s . I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o do c u m e n t t h e i r p r o c e s s e s f o r m a k i n g d e c i s i o n s a n d f or d e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e s y s t e m s o f in f o r m a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w d a t a b a s e i n f o r m a t i o n f o r a n o m a l i e s a n d m a k e ap p r o p r i a t e c o r r e c t i o n s t o t h e s e v a l u e s i n t h e s y s t em . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 13 PM S V i s u a l i n s p e c t i o n d a t a b a s e h i s t o r y n o t m a i n t a i n ed i n t a c t . Th e P M S s y s t e m c u r r e n t l y i s p r o g r a m m e d t o a l t e r t h e d a t a f r o m v i s u a l i n s p e c t i o n s a s r e p a i r s a r e m a d e . T h i s a l t e rs th e h i s t o r i c a l d a t a t h e r e b y e l i m i n a t i n g a n i m p o r t a n t re f e r e n c e . D e p e n d i n g o n h o w t h e d a t a i n t h e s y s t e m i s used, it co u l d b e d i f f i c u l t t o a s s e s s w h e t h e r t h e v a l u e s a r e c a l c u la t e d b y a v i s u a l i n s p e c t i o n o r b a s e d u p o n a p o s t r e p a i r ca l c u l a t i o n . Fo r e x a m p l e : A v i s u a l i n s p e c t i o n i s p e r f o r m e d J u l y 2 0 0 6 a n d t h e r o a d re c e i v e s a P C I ( p a v e m e n t c o n d i t i o n i n d e x ) b a s e d on a s c a l e o f 0 - 1 0 0 o f 7 0 . T h e c a l c u l a t i o n i s m a d e w i t ho u t r e f e r e n c e t o e x i s t i n g c o n d i t i o n r a t i n g s . A r e p a i r i s p e r f o r m e d i n J u l y 2 0 0 8 a n d t h e b e g i n n i n g PC I i s 7 0 ( f r o m t h e v i s u a l i n s p e c t i o n ) a n d t h e r e p a i r im p r o v e s t h e r o a d b y 5 t o 7 5 . { n o t e t h e a d j u s t m e n t d oe s n o t t a k e i n t o a c c o u n t p o t e n t i a l d e g r a d a t i o n i n t h e ro a d f o r t w o y e a r s o f t r a v e l } Th e d a t a b a s e f o r t h e v i s u a l i n s p e c t i o n s p e r f o r m e d w i l l no w s h o w t h e J u l y 2 0 0 6 v i s u a l i n s p e c t i o n w a s a 7 5 . Th o u g h t h i s s h o w s t h e c u r r e n t P C I i n b o t h d a t a b a s e s , i t is e l i m i n a t i n g t h e t r a i l o f v i s u a l i n s p e c t i o n v a l u e s . Vi s u a l i n s p e c t i o n v a l u e s c a l c u l a t e d s h o u l d b e m a i n t a i n e d i nt a c t a s a r e f e r e n c e f o r r e l a t i v e v a l u e s a t a n y p o i n t i n ti m e . T h i s c o m p r o m i s e s t h e v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a a n d i t s p o t e n t i a l u s e a s i n f o r m a t i o n t o t h e d e p a r t m e n t . It i s u n d e r s t o o d t h e R o a d d e p a r t m e n t p r o g r a m m e d t h e s y st e m t o u p d a t e t h e s e v i s u a l i n s p e c t i o n s v a l u e s w i t h p o s t re p a i r d a t a s o t h a t t h e v i s u a l i n s p e c t i o n f i l e h a d t h e mo s t u p d a t e d v a l u e . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r r e c l a i m i n g t h e a c t u a l v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a . T h i s m a y l i k e ly pr o v i d e a b e n e f i c i a l r e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n f o r i n sp e c t i o n v a l u e s o v e r t i m e . I t a l s o m i g h t h e l p c a l i b rate the va l u e s b e i n g c a l c u l a t e d b y t h e s y s t e m f o r v a r i o u s r ep a i r s . {A s o f t h e i s s u a n c e d a t e o f t h i s r e p o r t , t h e D e p a r t m e n t in d i c a t e s t h e y h a v e r e c o v e r e d t h i s d a t a f r o m t h e i r s y s t e m . } Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 14 3. 2 O B S E R V A T I O N S T H R O U G H A N A L Y S E S N O T E : T h e f o l l o w i n g a n a l y s e s u t i l i z e R o a d d e p a r t m e n t r o a d c o n d i t i o n d a t a . A s n o t e d e a r l i e r i n t h i s r e p o r t , t his data ma y b e o f l e s s q u a l i t y a n d s h o u l d n o t b e f u l l y r e l i e d u p on . I t i s p r e s e n t e d s o l e l y f o r i n f o r m a t i o n a l p u r p o s e s , as it is the be s t i n f o r m a t i o n c u r r e n t l y a v a i l a b l e o n t h e q u a l i t y o f o ur C o u n t y r o a d s . Qu a l i t y o f r o a d s p r e s e n t e d a r e b a s e d u p o n t h e f o l l o w i ng P C I v a l u e r a n g e s ( 0 - 1 0 0 s c a l e ) : · V e r y G o o d P C I > 8 0 · G o o d 6 0 < P C I < 8 0 · F a i r 4 0 < P C I < 6 0 · P o o r 2 0 < P C I < 4 0 · V e r y P o o r P C I < 2 0 Fi g u r e X I I : Co m p o s i t i o n of C o u n t y ro a d c o n d i t i o n Fi g u r e X I I I : We i g h t e d av e r a g e r o a d co n d i t i o n b y cl a s s w i t h ro a d m i l e s Qu a l i t y o f C o u n t y r o a d s r e - a s s e s s e d d u r i n g a u d i t . Ta x p a y e r s r a r e l y u n d e r s t a n d t h e c o m p l e x f u n d i n g o f r o ad s a n d w h o i s r e s p o n s i b l e . A r e c e n t B u l l e t i n a r t i c l e pr e s e n t e d i n f o r m a t i o n f r o m t h e R o a d d e p a r t m e n t a n d o ve r a l l q u a l i t y . T h e R o a d d e p a r t m e n t i n d i c a t e d t h e o verall co n d i t i o n o f C o u n t y r o a d s w a s 7 0 . 8 f o r s o m e 1 0 3 5 s e g m e n t s. A n a l y s i s p e r f o r m e d d u r i n g t h e a u d i t w e i g h t i n g t h e va l u e s f o r t h e l e n g t h o f t h e r o a d a l s o i n d i c a t e d a n o v er a l l c o n d i t i o n o f 7 0 . 7 . T h e c o n d i t i o n s o f a r t e r i a l s a nd co l l e c t o r s a r e i n t h e b e s t c o n d i t i o n . Po o r ( 2 0 - 3 9 . 9 ) , 1. 8 m i l e s , 0 % Fa i r ( 4 0 - 5 9 . 9 ) , 11 1 3 . 5 m i l e s , 18 % Ve r y p o o r ( < 2 0 ) , 2. 3 m i l e s , 0 % Go o d ( 6 0 - 7 9 . 9 ) , 32 4 . 3 m i l e s , 51 % Ve r y g o o d ( > 8 0 ) , 20 1 . 3 m i l e s , 31 % 010 20 30 40 50 60 70 80 90 10 0 Ar t e r i a l C o l l e c t o r L o c a l F O R E S T H W Y Ro a d c l a s s P a v e m e n t c o n d i t i o n i n d e x ( L i n e ) 050 100 150 200 250 300 Road miles (Column) Mi l e s PC I ( w e i g h t e d ) 87 . 4 75 . 7 62 . 2 69.3 70.7 avg. So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n ( 1 2 - 0 8 ) ( a s p h a l t r o ad s o n l y ) Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 15 Fi g u r e X I V : Co m p o s i t i o n of C o u n t y ro a d c o n d i t i o n by r o a d c l a s s Fi g u r e X V : Co m p o s i t i o n of C o u n t y ro a d c o n d i t i o n by a r e a Fi g u r e X V I : Co u n t y r o a d mi l e s b y co n d i t i o n a n d by c l a s s 040 80 12 0 16 0 20 0 24 0 28 0 Ar t e r i a l C o l l e c t o r L o c a l F O R E S T H W Y Ro a d c l a s s R o a d m i l e s Ve r y p o o r ( < 2 0 ) Po o r ( 2 0 - 3 9 . 9 ) Fa i r ( 4 0 - 5 9 . 9 ) Go o d ( 6 0 - 7 9 . 9 ) Ve r y g o o d ( > 8 0 ) 020 40 60 80 10 0 12 0 14 0 16 0 18 0 20 0 22 0 Si s t e r s R e d m o n d B e n d L a P i n e D e s e r t Ro a d a r e a R o a d m i l e s Ve r y p o o r ( < 2 0 ) Po o r ( 2 0 - 3 9 . 9 ) Fa i r ( 4 0 - 5 9 . 9 ) Good (60-79.9) Very good (>80) So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n ( 1 2 - 0 8 ) ( a s p h a l t r o ad s o n l y ) Co n d i t i o n i n f o r m a t i o n i n d i c a t e s , a s i n t h e p r i o r g r a p hs , t h a t a r t e r i a l s a n d c o l l e c t o r s a r e i n g e n e r a l l y b e t t er condition. Co n d i t i o n o f r o a d s i s c o n s i s t e n t f o r t h e g e o g r a p h i c a r e as . 020 40 60 80 10 0 12 0 14 0 16 0 Ve r y p o o r ( < 2 0 ) P o o r ( 2 0 - 3 9 . 9 ) F a i r ( 4 0 - 5 9 . 9 ) G o o d ( 6 0 - 7 9 . 9 ) V e r y g o o d (> 8 0 ) PC I g r o u p R o a d m i l e s Ar t e r i a l Co l l e c t o r Lo c a l FO R E S T H W Y So u r c e : P M S s y s t e m i n f o r m a t i o n ( 1 2 - 0 8 ) ( a s p h a l t r o ad s o n l y ) Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 16 Fi g u r e X V I I : Co s t f o r r e p a i r pe r m i l e p e r po i n t o f co n d i t i o n im p r o v e m e n t Co m p a r i s o n o f c o s t s t o i m p r o v e m e n t y i e l d s i n t e r e s t i ng i n f o r m a t i o n . On e o f t h e h y p o t h e s i s ’ s d e v e l o p e d d u r i n g t h e p l a n n i n g of t h e a u d i t w a s w h e t h e r a n a l y s e s o f p a v e m e n t c o n d i t i o n da t a w i t h c o s t d a t a w o u l d i d e n t i f y a n y i n s i g h t f o r d e c i si o n m a k i n g . O n l y a l i m i t e d a m o u n t o f d a t a m a t c h e d u p for ro a d / s e g m e n t r e p a i r s t o u n d e r l y i n g c o s t a c c o u n t i n g . T h e r ef o r e , t h e o b s e r v a t i o n s a r e p r i m a r i l y f o r i n f o r m a t i o n al pu r p o s e s . T h e f o c u s o f t h e d a t a a n a l y s e s w a s o n c h i p s e a l s a n d o v e r l a y s f o r w h i c h t h e r e w a s b e t t e r i n f o r m a t i o n b y ro a d a n d s e g m e n t . As w o u l d b e e x p e c t e d t h e c o s t p e r m i l e i s s i g n i f i c a n t l y di f f e r e n t f o r c h i p s e a l s a n d o v e r l a y s t h e t w o m o s t c o m m o n pr e s e r v a t i o n m e t h o d s . I n F Y 2 0 0 8 , o v e r l a y s w e r e c o s t i n g a p p r o x i m a t e l y $ 1 9 0 t h o u s a n d p e r m i l e c o m p a r e d t o c hip se a l i n g o f $ 3 8 t h o u s a n d p e r m i l e . I t i s i m p o r t a n t t o no t e t h a t o v e r l a y s a r e c o n t r a c t e d o u t a n d t h e R o a d d e p artment st a f f p e r f o r m c h i p s e a l s . C o s t s p r e s e n t e d a r e a p p r o x i m a t i on s a s n o t a l l r e c o r d s c o u l d b e u t i l i z e d . Co s t p e r m i l e f o r c h a n g e i n P C I Th e f i r s t a n a l y s i s w a s l o o k i n g a t t h e c o s t p e r m i l e f o r t h e c h a n g e i n P C I s e e n b y f i s c a l y e a r . C h i p s e a l s o n av e r a g e i m p r o v e c o n d i t i o n b y 4 . 5 p o i n t s w h e r e a s o v e r l a ys a r e p e r f o r m e d o n s t r e e t s a n d y i e l d s o m e 4 0 p o i n t s o f im p r o v e m e n t . T h e o v e r l a y s g e n e r a l l y i m p r o v e t h e p a v e me n t t o l i k e n e w s t a t u s . $0 $1 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 $5 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 $7 , 0 0 0 20 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 Fi s c a l Y e a r C o s t s p e r P C I p e r m i l e AC O V E R L A Y CH I P S E A L So u r c e : C A M S a n d P M S d a t a ( n o t i n f l a t i o n a d j u s t e d ) Th i s a n a l y s i s a p p e a r s t o r e f l e c t h o w o v e r l a y s a r e u s e d t o ga i n s i g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t s i n p a v e m e n t c o n d i t i o n . Su c h i m p r o v e m e n t s v a l u e s c a n n o t b e o b t a i n e d t h r o u g h c h i p s e a l s . G e n e r a l l y , r o a d s t h a t a r e d o w n 4 0 o r m o r e Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 17 Fi g u r e X V I I I : Co s t p e r m i l e pe r y e a r o f l i f e of r e p a i r po i n t s a r e i n a f a i r t o l o w e r q u a l i t y s t a t e a n d a r e a t t h e p o i n t w h e r e t h e r o a d q u a l i t y i s d e g r a d i n g a t a quick rate. Th i s c a n b e e x a c e r b a t e d b y i f t h e r e i s s i g n i f i c a n t t r a f f ic o n t h e r o a d . C h i p s e a l s m a y b e p e r f o r m e d b u t w o u l d not ma k e u p f o r s h o r t c o m i n g s i n t h e s u r f a c e s t r u c t u r e f o r m a n y o f t h e s e r o a d s . O v e r l a y s e n d u p b e i n g a l o w e r c o s t op t i o n w h e n s i g n i f i c a n t i m p r o v e m e n t i s n e e d e d . H o w e v er , a s i n d i c a t e d i n t h e n e x t a n a l y s i s i t p r o b a b l y w o u l d not pa y t o d e f e r c h i p s e a l i n g a n d j u s t d o o v e r l a y s . Ch i p s e a l s g e n e r a l l y h e l p m a i n t a i n t h e r o a d s i n a r e l a ti v e l y g o o d s t a t e . I f u s e d r e g u l a r l y a f t e r s i g n o f m i nor de t e r i o r a t i o n t h e y c a n m a i n t a i n t h e r o a d a t a g r e a t e r l e v e l o f c o n d i t i o n . R o a d m a n a g e m e n t i n d i c a t e s t h e y like to ch i p s e a l e v e n r e c e n t l y o v e r l a y e d r o a d s o n a s c h e d u l e o f ev e r y 7 y e a r s t o m a i n t a i n t h e r o a d q u a l i t y . Co s t p e r m i l e f o r y e a r o f l i f e Th i s s e c o n d a n a l y s i s w a s l o o k i n g a t t h e c o s t p e r m i l e f o r t he n u m b e r o f a n t i c i p a t e d y e a r s o f l i f e o b t a i n e d b y f i scal ye a r . T h e l i v e s u s e d w e r e c h i p s s e a l s ( 7 y e a r s ) a n d o v e r la y s ( 2 0 y e a r s ) . $0 $1 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 $5 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 $7 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 $9 , 0 0 0 $1 0 , 0 0 0 20 0 2 2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 Fi s c a l Y e a r C o s t p e r y e a r o f l i f e p e r m i l e AC O V E R L A Y CH I P S E A L So u r c e : C A M S a n d P M S ( n o t i n f l a t i o n a d j u s t e d ) As i n d i c a t e d i n t h e g r a p h , c h i p s e a l s a r e t h e l o w e r c o s t pe r y e a r o f l i f e r e p a i r s h o w i n g w h y t h e y a r e m o r e f r equent re p a i r o p t i o n s w h e n r o a d s a r e i n r e a s o n a b l y g o o d s h a p e . Th i s d o e s s u p p o r t t h e c u r r e n t p r a c t i c e s b y m a n a g e m e n t t o u s e r e p a i r t e c h n i q u e s a p p r o p r i a t e t o t h e c i r c u m s t a n c e s an d i s c o n s i s t e n t w i t h i n d u s t r y p u b l i c a t i o n . C h i p s e a l s a re u s e d r e p e a t e d l y t o m a k e i m p r o v e m e n t s d u r i n g t h e l i f e cy c l e w h e r e t h e r o a d h a s a s t a b l e c o n d i t i o n . W h e n r o a d s ge t t o t h e p o i n t o f d e t e r i o r a t i o n a n d c o n d i t i o n i s m o ving Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 18 be l o w a s t a b l e c o n d i t i o n o n l y a n o v e r l a y o r o t h e r r e h ab i l i t a t i o n c a n i m p r o v e t h e r o a d b a c k t o a s t a b l e l e v e l . Ma n a g e m e n t n e e d s s u f f i c i e n t c o m p r e h e n s i v e a n d t i m e l y i nf o r m a t i o n f o r r e p a i r s c o s t c o r r e l a t e d t o t h e i m p r o v e m ent in r o a d c o n d i t i o n . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o c o n s i d e r s i m i l a r c o s t b e n e f i t a n a l y s e s w h e n d e c i d i n g o n t h e ap p r o p r i a t e m a i n t e n a n c e a p p r o a c h . Ta b l e I I : Es t i m a t e d de f i c i e n c y i n ov e r l a y a n d ch i p s e a l ma i n t e n a n c e De f i c i e n c y i n k e e p i n g u p w i t h m a i n t e n a n c e c y c l e s p l ac e s C o u n t y r o a d s a t r i s k . Re c e n t C o u n t y d i s c u s s i o n s h a v e r a i s e d t h e i s s u e t h a t s o m e Co u n t y r o a d s m a y h a v e t o r e t u r n t o g r a v e l s i n c e t h e r e is a d e f i c i e n c y i d e n t i f i e d o f s o m e $ 4 . 6 m i l l i o n i n o v e rl a y s p e r f o r m e d e a c h y e a r . T h e a n a l y s i s p r o v i d e d w a s j u st for ov e r l a y s . F o r e s t h i g h w a y s a r e i n c l u d e d s i n c e f e d e r a l m o n i es a r e g e n e r a l l y o n l y a v a i l a b l e i f r e h a b i l i t a t i o n i s needed. Th e a v a i l a b i l i t y i f t h i s f u n d i n g i s a l w a y s a q u e s t i o n . U s i n g t h e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e d u r i n g t h e a u d i t a n d including ch i p s e a l n e e d s t h e f o l l o w i n g n e e d s a n a l y s i s w a s d e v e l o p e d . Re p a i r t y p e Pa v e d ro a d mi l e s Es t . li f e Es t . re p a i r cy c l e (m i l e s / y r ) Es t i m a t e d co s t / m i l e * Estimated. annual cost Ov e r l a y s ( a r t e r i a l s , c o l l e c t o r s , f o r e s t h w y ) 4 0 0 . 9 2 0 2 0 . 0 2 2 2 , 0 0 0 $ 4 , 4 5 0 , 0 0 0 $ Ch i p s e a l s ( a l l p a v e d r o a d s ) 6 8 6 . 9 7 9 8 . 1 2 7 , 0 0 0 $ 2 , 6 4 9 , 0 0 0 $ TO T A L a n n u a l o v e r l a y a n d c h i p s e a l i n g f u n d i n g n e e d e d 7 ,099,000 $ LE S S E s t . d r e s o u r c e s c u r r e n t l y u s e d f o r c h i p s e a l i n g ( b a s e d u p o n F Y 0 7 / 0 8 ) ( 1 , 4 0 0 , 0 0 0 ) $ Po t e n t i a l l y u n d e r f u n d e d m a i n t e n a n c e c o s t s 5 , 6 9 9 , 0 0 0 $ * E s t i m a t e d u p o n F Y 2 0 0 8 / 2 0 0 9 e s t i m a t e d c o s t s p e r mile In f i s c a l y e a r 2 0 0 7 / 2 0 0 8 , s o m e $ 2 . 2 m i l l i o n w a s u s e d i n ov e r l a y p r o j e c t s . W i t h a d d i t i o n a l f u n d i n g a v a i l a b l e for FY 20 0 8 / 2 0 0 9 , t h e d e p a r t m e n t i s p r o j e c t e d t o s p e n d s o m e $ 4 . 6 m i l l i o n i n o v e r l a y s . I n s u b s e q u e n t y e a r s , h o w e v er, ov e r l a y s p e n d i n g i s p r o j e c t e d t o d r o p s i g n i f i c a n t l y t o th e l e v e l o f s o m e $ . 9 m i l l i o n . T h o u g h t h i s i s a r o u g h analysis, it h i g h l i g h t s t h e g a p i n f u n d i n g n e e d e d . Ro a d s s t a y i n b e t t e r c o n d i t i o n w h e n a p p r o p r i a t e m a i n t e na n c e i s p e r f o r m e d . T h e p e r f o r m a n c e o f t i m e l y c h i p s e a ls ca n o f t e n d e l a y m o r e e x p e n s i v e o v e r l a y a n d r e h a b i l i t a ti o n . F o r g i v e n p a v e m e n t a g e a n d c o n d i t i o n , a b e n e fit/cost ra t i o f o r a c h o s e n p r e v e n t i v e t r e a t m e n t s h o u l d b e m a x i mi z e d t o o p t i m i z e t h e l i f e o f t h e p a v e m e n t . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 19 Fi g u r e X I X Tr e n d s i n ov e r l a y ma i n t e n a n c e in c o s t s a n d mi l e s . Fi g u r e X X Tr e n d s i n c h i p se a l i n g ma i n t e n a n c e in c o s t s a n d mi l e s . Fi g u r e X X I Mi l e s t h a t c a n be p u r c h a s e d pe r $ 1 m i l l i o n fo r o v e r l a y s an d c h i p s e a l s Fi g u r e X X I I Pe r c e n t ch a n g e f r o m 20 0 4 i n r o a d mi l e s c o v e r e d pe r m i l l i o n f o r ov e r l a y s a n d ch i p s e a l s OV E R L A Y S CH I P S E A L I N G 0510 15 20 25 $- $5 0 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 , 5 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $2 , 5 0 0 , 0 0 0 20 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 R o a d m i l e s o v e r l a y e d [ C o l u m n ] E x p e n d i t u r e s ( i n f l a t i o n a d j u s t e d ) [ L i n e ] Fi s c a l y e a r e n d e d J u n e 3 0 , Mi l e s Co s t s ( a d j u s t e d f o r i n f l a t i o n ) 010 20 30 40 50 60 70 $0 $2 0 0 , 0 0 0 $4 0 0 , 0 0 0 $6 0 0 , 0 0 0 $8 0 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 , 2 0 0 , 0 0 0 $1 , 4 0 0 , 0 0 0 $1 , 6 0 0 , 0 0 0 20 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 Road miles chip sealed [Column] E x p e n d i t u r e s ( i n f l a t i o n a d j u s t e d ) [ L i n e ] Fi s c a l y e a r e n d e d J u n e 3 0 , Ch i p s e a l M i l e s Ch i p s e a l c o s t s ( a d j u s t e d f o r i n f l a t i o n ) So u r c e : C A M S a n d P M S 010 20 30 40 50 60 20 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 R o a d m i l e s Fi s c a l y e a r e n d e d J u n e 3 0 , Ov e r l a y m i l e s p e r $ 1 m i l l i o n Ch i p s e a l m i l e s p e r $ 1 m i l l i o n -6 0 % -5 0 % -4 0 % -3 0 % -2 0 % -1 0 % 0% 10 % 20 % 20 0 5 2 0 0 6 2 0 0 7 2 0 0 8 P e r c e n t a g e c h a n g e f r o m 2 0 0 4 Fi s c a l y e a r e n d e d J u n e 3 0 , Ov e r l a y m i l e s p e r $ 1 m i l l i o n Chipseal miles per $1 million As e x p e c t e d , m o n i e s g o s i g n i f i c a n t l y f u r t h e r w i t h c h i p s e al i n g a c t i v i t i e s . T o t h e e x t e n t t h e C o u n t y c a n m a i n t a in ro a d s i n a f a i r o r b e t t e r c o n d i t i o n w i t h c h i p s e a l s , t h os e e f f o r t s w i l l d e f e r n e e d s t o p e r f o r m m o r e c o s t l y o v erlays. Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 20 Fi g u r e X X I I I : Co n d i t i o n o f ro a d s p r i o r t o re p a i r (2 0 0 4 - 2 0 0 8 ac t i v i t y ) 010 20 30 40 50 60 70 0- 1 0 1 0 - 2 0 2 0 - 3 0 3 0 - 4 0 4 0 - 5 0 5 0 - 6 0 6 0 - 7 0 7 0 - 8 0 8 0 - 9 0 9 0 - 1 0 0 Pr e - r e p a i r p a v e m e n t c o n d i t i o n ( P C I ) R o a d m i l e s AC O V E R L A Y CH I P S E A L As w o u l d b e a n t i c i p a t e d , o v e r l a y s a r e p e r f o r m e d m o r e f r e q u e n t l y o n r o a d s w i t h P C I c o n d i t i o n s l e s s th a n 7 0 a n d c h i p s e a l s o c c u r r i n g g r e a t e r t h a n 5 0 . Th e a n a l y s e s i n d i c a t e d s o m e s c h e d u l e d c h i p se a l s o c c u r r i n g w i t h r o a d s a t c o n d i t i o n l e v e l s o f 9 0- 1 0 0 . T h i s i s l i k e l y s h o w i n g u p t h i s w a y be c a u s e v i s u a l i n s p e c t i o n s h a v e n o t t a k e n p l a c e i n a t i m e l y m a n n e r . M a n a g e m e n t a l s o i n d i c a t e s th e y w o u l d p r e f e r p e r f o r m i n g c h i p s e a l s a t t i m e s p r io r t o s i g n i f i c a n t d e g r a d a t i o n . An t i c i p a t e d d e f i c i e n c i e s i n p r o j e c t e d r o a d f u n d i n g pu t a t r i s k t h e i n v e s t m e n t s p u t i n p l a c e o v e r t h e la s t 2 0 y e a r s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t d e v e l o p s o m e a n t i c ip a t e d i n t e r v a l s f o r w h e n a n d w h a t su r f a c e m a i n t e n a n c e r e p a i r s s h o u l d b e p e r f o r m e d b y ro a d c l a s s ( a r t e r i a l , c o l l e c t o r , l o c a l , an d f o r e s t ) . T h e p r o c e s s s h o u l d f o c u s o n m a i n t a i ni n g r o a d s b a s e d o n m a x i m i z i n g t h e i r re m a i n i n g s e r v i c e l i f e a n d p r i o r i t i z i n g e f f o r t s t h a t a r e c o s t e f f e c t i v e a n d t h a t w i l l b e s t ma i n t a i n t h e c o n d i t i o n s a n d q u a l i t y o f t h e C o u n t y r oa d s y s t e m . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 21 3. 3 C o s t A c c o u n t i n g M a n a g e m e n t S y s t e m ( C A M S ) Co s t a c c o u n t i n g c o u l d b e i m p r o v e d Du r i n g r e v i e w o f t h e c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m , a c o u p l e o f a r ea s w e r e n o t e d f o r p o t e n t i a l i m p r o v e m e n t . · E q u i p m e n t c o s t s c h a r g e d d o n o t i n c l u d e a c o s t f o r d e p r e c i at i o n o r u s a g e o f t h e p h y s i c a l e q u i p m e n t . C o s t s we r e l i m i t e d t o c a r r y i n g c o s t s , s u c h a s f u e l , m a i n t e n a n c e , r e p a i r s , e t c … · L a b o r r a t e s b e i n g a p p l i e d d i d n o t i n c l u d e e s t i m a t e s f o r t i m e m a n a g e m e n t a n d o n c a l l a m o u n t s ( $ 1 3 4 th o u s a n d f o r F Y 0 7 / 0 8 ) . · V a r i a n c e s i n c o s t a c c o u n t i n g d i s t r i b u t i o n a c c o u n t s a r e a n a l yz e d o n c e p e r y e a r a n d t h e s e v a r i a n c e s a r e n o t re v i e w e d t o s e e i f t h e y r e q u i r e f u r t h e r d i s t r i b u t i o n or a d j u s t m e n t t o c o s t s p o s t e d . T h e s e c o s t s a r e n e v e r r e - al l o c a t e d o u t t o b e t t e r r e f l e c t t h e a c t u a l c o s t o f t h e o ve r h e a d . S o m e o f t h e s e v a r i a n c e s m a y b e p o i n t i n g t o is s u e s i n d e v e l o p e d c h a r g e o u t r a t e s . · C o n t r a c t e d o u t o v e r l a y p r o j e c t c o s t s a r e n o t a t t r i b u t e d t o s p e c i f i c r o a d s a n d s e g m e n t s . T o s o m e e x t e n t , in t e r n a l r o a d p a v i n g c o s t s a r e n o t s u f f i c i e n t l y a t t r i b u te d t o a s p e c i f i c r o a d a n d s e g m e n t . · N u m e r o u s r o a d m a i n t e n a n c e c o s t s a r e n o t a l l o c a t e d o u t to s p e c i f i c r o a d s e g m e n t s . St a t e s t a t u t e r e q u i r e s t h e r e t o b e a d e q u a t e c o s t a c c o u n ti n g f o r p u b l i c i m p r o v e m e n t s . I n t h e a s p h a l t m a i n t e n a nce ar e n a , o n l y o v e r l a y s o f 2 o r m o r e i n c h e s q u a l i f y a s p u bl i c i m p r o v e m e n t s . T h e D e p a r t m e n t a t t h i s t i m e c o n t r a cts out al l o f t h i s o v e r l a y w o r k a n d m o s t o t h e r p u b l i c i m p r o v e me n t p r o j e c t s . Cu r r e n t l y , t h e R o a d d e p a r t m e n t p r o v i d e s s o m e s e r v i c e s t o c i t i e s ( s u c h a s c h i p s e a l i n g ) . I f t h e d e p a r t m e n t d o e s n ot ca p t u r e a l l a p p r o p r i a t e o v e r h e a d c o s t s a n d n o n - c a s h c o s t s (d e p r e c i a t i o n ) i n b i l l i n g s , t h e C o u n t y i s n o t r e c o v e r i ng it s t r u e c o s t s f o r t h o s e s e r v i c e s . Ro a d d e p a r t m e n t s t a f f a r e t o b e c o m m e n d e d f o r t h e i r e f f o r t s t o m a k e s u r e C A M S i n f o r m a t i o n m a t c h e s u p w i t h Co u n t y f i n a n c i a l d a t a . O f t e n t h i s s t e p i s m i s s e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o c o n s i d e r w h e t h e r a d d i t i o n a l e f f o r t s a r e n e e d e d i n i m p r o v i n g t h e c o st in f o r m a t i o n i n C A M S . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 22 3. 4 O t h e r Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s f a i l t o r e f l e c t e f f o r t s o f d e p ar t m e n t . Ro a d d e p a r t m e n t h a s i n c l u d e d p e r f o r m a n c e m e a s u r e s i n t h ei r F Y 2 0 0 9 b u d g e t t h a t w i l l n o t m a t e r i a l l y c h a n g e f rom th e i r e f f o r t s . T h e s e m e a s u r e s f a i l t o a d d r e s s t h e d e p a r tm e n t ’ s g o a l s o f · o p e r a t i n g a n d m a i n t a i n i n g a s a f e r o a d s y s t e m a n d · e n s u r i n g t h e t r a n s p o r t a t i o n s y s t e m m e e t s t h e n e e d s o f t he C o u n t y . Th e i r p e r f o r m a n c e m e a s u r e s p u b l i s h e d i n c l u d e d : · r o a d m i l e s m a i n t a i n e d a n d r o a d m i l e s p e r F T E ; a n d · r e g i s t e r e d v e h i c l e s a n d r e g i s t e r e d v e h i c l e s p e r F T E Th e C o u n t y i s n o l o n g e r a c c e p t i n g n e w r o a d s a n d C o u n t y ro a d m i l e s m a y a c t u a l l y c o n t r a c t a s c i t i e s c o n t i n u e t o gr o w . R e g i s t e r e d v e h i c l e s s i m i l a r l y r e l a t e m o r e t o p o p ul a t i o n g r o w t h a n d t o r e v e n u e s f r o m m o t o r v e h i c l e t a x es th a n p r o v i d i n g i n f o r m a t i o n o n w h a t t h e C o u n t y d o e s wi t h m o n i e s . T h e s e m e a s u r e s f a i l t o a d d r e s s t h e g o a l s o f the de p a r t m e n t a n d f a i l t o r e f l e c t t h e i m p a c t o f t h e d e pa r t m e n t ’ s e f f o r t s a t s p e n d i n g m o n i e s a n d p r o v i d i n g s e r v ices to ta x p a y e r s . Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s p u b l i s h e d s h o u l d b e f o r c r i t i c a l m e tr i c s d i r e c t l y r e l a t i n g t o s t r a t e g i c g o a l s o f t h e C o u n t y . Pe r f o r m a n c e m e a s u r e m e n t s a r e a t o o l f o r m o n i t o r i n g p e rf o r m a n c e t h r o u g h r e l e v a n t m e a s u r e s o f e f f o r t s , o u t p u t s an d o u t c o m e s . T h e s e m e a s u r e m e n t t o o l s a l l o w r e v i e w o f a c t i v i t y o v e r t i m e a n d a m o n g p e e r s . Go o d m e a s u r e s h e l p m a n a g e m e n t a d d r e s s : · H o w m u c h s e r v i c e w a s d e l i v e r e d ? · H o w m u c h d i d w e p r o d u c e ? · H o w w e l l d i d w e d e l i v e r s e r v i c e ? · H o w g o o d w e r e o u r p r o d u c t s ? So m e o f t h e s e q u e s t i o n s a r e m o r e i m p o r t a n t t o b e a d d r es s e d b y m e a s u r e s . W e o f t e n f a i l t o e m p h a s i z e t h e q u a l i ty me a s u r e s o f w h a t w e d o , w h i c h c a n b e t h e m o s t i m p o r t a n t . U l t i m a t e l y , o n l y a c o u p l e o f i m p o r t a n t m e a s u r e s s h o uld be u s e d t o f o c u s o n a c c o u n t a b i l i t y a n d p e r f o r m a n c e r e p or t i n g . M e a s u r e s s h o u l d s t r i v e t o b e c l e a r t o a l l a u d i e nces, ma t c h t h e d i r e c t i o n o f o t h e r m e a s u r e s , a n d b e b u i l t u po n q u a l i t y d a t a . Wi t h o u t e f f e c t i v e a n d r e l e v a n t p e r f o r m a n c e m e a s u r e s i t i s d i f f i c u l t f o r g o v e r n m e n t t o d e m o n s t r a t e a c c o u n t a b i l ity an d t h a t t h e y a c h i e v e d t h e i r i n t e n d e d g o a l s / o b j e c t i v e s . I t i s a l s o d i f f i c u l t f o r p o l i c y m a k e r s t o a s s e s s w h e r e b e s t to Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 23 al l o c a t e a n d d i r e c t p u b l i c f u n d s . T h e e x i s t i n g p u b l i s h e d p e r f o r m a n c e m e a s u r e s d o n o t r e f l e c t t h e s t a t e o f o u r Co u n t y r o a d s o r w h e t h e r e f f o r t s h a v e i m p r o v e d t h e m . M e a s u r e s p u b l i s h e d s h o u l d b e i n t e g r a t e d w i t h C o u n t y g oals an d d e p a r t m e n t s t r a t e g i e s t o g e t t h e r e . Pe r f o r m a n c e m e a s u r e s t e n d t o b e a l i t t l e c o m p l e x a n d t hr e a t e n i n g t o t h e s t a t u s q u o . T h e p u b l i c a t i o n o f m e a s ures in t h e b u d g e t i s r e l a t i v e l y n e w t o t h e C o u n t y b u d g e t p r o c e s s . D e p a r t m e n t s h a v e h a d t r o u b l e i d e n t i f y i n g m e a ningful pe r f o r m a n c e i n f o r m a t i o n t o b e u s e d w i t h t h e b u d g e t . It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d D e p a r t m e n t m a n a g e m e n t t o a s s e s s , d e v e l o p a n d p u b l i s h p e r f o r m a n c e me a s u r e s t h a t a r e a b e t t e r r e p r e s e n t a t i o n o f t h e q u al i t y o f t h e s e r v i c e s t h e y p r o v i d e t o t h e p u b l i c a n d the di r e c t i o n t h e d e p a r t m e n t i s t a k i n g . {A n u m b e r o f e x a m p l e s c o u l d b e p r o v i d e d b u t i t i s i m p o r ta n t t h e d e p a r t m e n t h a v e o w n e r s h i p o f a l l m e a s u r e s an d d e v e l o p t h e m w i t h t h e a s s i s t a n c e a n d d i r e c t i o n o f C o u nt y M a n a g e m e n t . O n e e x a m p l e m i g h t b e “n u m b e r o f m i l e s o f r o a d s w h o s e c o n d i t i o n w a s i m p r o v e d o r m a i n t a i n e d a t a s a t i s f a c t o r y l e v e l ” . } Co n s i d e r m o r e t r a n s p a r e n t p r o c e s s f o r d e c i s i o n - m a k i ng . Ro a d m a n a g e m e n t i n d i c a t e d t h e y u t i l i z e t h e i r s i g n i f i c a nt e x p e r i e n c e w i t h C o u n t y r o a d s a s w e l l a s c o n d i t i o n d a t a (f r o m P M S ) t o d e t e r m i n i n g w h i c h s p e c i f i c r o a d s a r e c o n s i d er e d f o r o v e r l a y s o r m a i n t e n a n c e . I t i s n o t c l e a r f r o m so m e o n e l o o k i n g i n h o w t h e y b a l a n c e o r w e i g h v a r i o u s f a ct o r s i n t h i s p r o c e s s . Ro a d m a n a g e m e n t s h o u l d l o o k f o r m o r e t r a n s p a r e n c y i n t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s f o r r o a d i m p r o v e m e n t s . Th e r e m i g h t b e t i m e s w h e r e m o n i e s t y p i c a l l y u s e d f o r o v er l a y s a r e u s e d f o r c h i p s e a l i n g a n d b l a d e p a t c h i n g o r vice ve r s a . Gi v e n t h a t r o a d d o l l a r s a r e b e i n g s t r e t c h e d , h a r d d e c i si o n s a r e c o m i n g u p o n h o w t h e C o u n t y w i l l a l l o c a t e t h e se re s o u r c e s . R o a d m a n a g e m e n t n e e d s t o e x e r c i s e t h e i r j u d g m en t i n t h e s e l e c t i o n o f r o a d s f o r i m p r o v e m e n t ; ho w e v e r , t h e d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s c o u l d b e a m o r e t r a n sp a r e n t p r o c e s s . It i s r e c o m m e n d e d t h e R o a d d e p a r t m e n t d e v e l o p a c l e ar e r a n d m o r e t r a n s p a r e n t p r o c e s s f o r h o w re s o u r c e s a r e a l l o c a t e d t o r o a d s f o r m a i n t e n a n c e a n d o v e r l a y . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 24 4. M an a g e m e n t ’ s Co m m e n t s 4. 1 R o a d D e p a r t m e n t M a n a g e m e n t ME M O R A N D U M DA T E : M a r c h 1 3 , 2 0 0 9 TO : D a v i d G i v a n s , I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : T o m B l u s t , D i r e c t o r RE : R o a d D e p a r t m e n t – P a v e m e n t M a i n t e n a n c e A u d i t __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Th i s m e m o i s t h e R o a d D e p a r t m e n t ’ s r e s p o n s e t o t h e f i n d in g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s p r e s e n t e d i n t h e M a r c h 2 0 0 9 au d i t o f t h e D e p a r t m e n t ’ s p a v e m e n t m a i n t e n a n c e p r a c t i ce s . I h a v e l i s t e d t h e r e p o r t ’ s r e c o m m e n d a t i o n s f o l l o w e d by th e d e p a r t m e n t ’ s r e s p o n s e a n d p r o p o s e d a c t i o n s w i t h r e g a rd t o e a c h o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e t u r n t o p e r f o r m i ng m o r e v i s u a l i n s p e c t i o n s i n a l i g n m e n t w i t h t h e i r goals by r o a d c l a s s . T h e C o u n t y c o u l d a l s o l o o k i n t o t h e co s t t o o u t s o u r c e a l l o r s o m e o f t h e v i s u a l i n s p e c t ions. Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 25 M an a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) We a g r e e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . W e w i l l f o r m u l a t e a s t r a t e g y t o i m p l e m e n t t h e i n s p e c t i o n s w i t h i n o u r r esource co n s t r a i n t s . W e w i l l l o o k a t r e t a i n i n g r e t i r e e s t o p e r fo r m t h e i n s p e c t i o n s a n d / o r o u t - s o u r c i n g t h e i n s p e c t i o n s . There is at l e a s t o n e f i r m i n t h e s t a t e t h a t o f f e r s p a v e m e n t c on d i t i o n i n s p e c t i o n u t i l i z i n g a v i d e o e q u i p p e d v a n . The timeline for im p l e m e n t a t i o n w i l l b e i n c l u d e d a s a d e p a r t m e n t o b j e c t iv e / a c t i o n . It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d m a n a g e m e n t t o p l a c e g r e a te r i m p o r t a n c e o n a p a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m f o r as s e s s i n g c o n d i t i o n s o f r o a d s . M a k i n g i m p r o v e m e n t s mi g h t i n c l u d e i n v e s t i n g i n a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n t o the cu r r e n t s y s t e m ( i n p u t t i n g r e p a i r s a n d p e r f o r m i n g v i su a l i n s p e c t i o n s ) , l o o k i n g a t n e w s y s t e m s , a n d / o r de v e l o p i n g a d d i t i o n a l p r o c e s s e s i n t h e d e c i s i o n m a k in g p r o c e s s . I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o do c u m e n t t h e i r p r o c e s s e s f o r m a k i n g d e c i s i o n s a n d f or d e v e l o p i n g a n d m a i n t a i n i n g t h e s y s t e m s o f in f o r m a t i o n . Th e D e p a r t m e n t p l a n s t o i n v e s t a d d i t i o n a l r e s o u r c e s i n it s p a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m . A l l r e p a i r a n d ma i n t e n a n c e h i s t o r y a s w e l l a s p a v e m e n t c o n d i t i o n r e p o r t s b a s e d o n v i s u a l i n s p e c t i o n s a t r e g u l a r i n t e r v a l s w i l l b e in c l u d e d i n t h e d a t a b a s e . W e w i l l r e v i e w o u r e x i s t i n g sy s t e m d o c u m e n t a t i o n a n d u p d a t e a s n e c e s s a r y t o r e f l e c t our cu r r e n t p a v e m e n t m a i n t e n a n c e d e c i s i o n p r o c e s s a n d o u r i n f or m a t i o n / d a t a m a i n t e n a n c e s t r a t e g y . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w d a t a b a s e i n f o r m a t i o n f o r a n o m a l i e s a n d m a k e ap p r o p r i a t e c o r r e c t i o n s t o t h e s e v a l u e s i n t h e s y s t em . We w i l l d o c u m e n t o u r d a t a b a s e r e v i e w s t r a t e g y i n t h e s y s t e m d o c u m e n t a t i o n u p d a t e . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r r e c l a i m i n g t h e a c t u a l v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a . T h i s m a y l i k e l y pr o v i d e a b e n e f i c i a l r e s o u r c e o f i n f o r m a t i o n f o r i n sp e c t i o n v a l u e s o v e r t i m e . I t a l s o m i g h t h e l p c a l i b rate the va l u e s b e i n g c a l c u l a t e d b y t h e s y s t e m f o r v a r i o u s r ep a i r s . Th e v i s u a l i n s p e c t i o n d a t a h i s t o r y h a s b e e n r e c o v e r e d a n d i s n o w p a r t o f t h e d a t a b a s e h i s t o r y . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o c o n s i d e r s i m i l a r c o s t b e n e f i t a n a l y s e s w h e n d e c i d i n g o n t h e ap p r o p r i a t e m a i n t e n a n c e a p p r o a c h . Th e D e p a r t m e n t w i l l c o n t i n u e t o m a k e d e c i s i o n s o n p a v e m e nt s u r f a c e t r e a t m e n t s b a s e d o n m a i n t e n a n c e c o s t s a n d th e r e l a t i v e b e n e f i t o f t h e t y p e o f m a i n t e n a n c e w i t h r e g a r d t o t h e t y p e o f p a v e m e n t d i s t r e s s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t d e v e l o p s o m e a n t i c ip a t e d i n t e r v a l s f o r w h e n a n d w h a t s u r f a c e Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 26 M an a g e m e n t ’ s Co m m e n t s (c o n t i n u e d ) ma i n t e n a n c e r e p a i r s s h o u l d b e p e r f o r m e d b y r o a d c l a ss ( a r t e r i a l , c o l l e c t o r , l o c a l , a n d f o r e s t ) . T h e p r ocess sh o u l d f o c u s o n m a i n t a i n i n g r o a d s b a s e d o n m a x i m i z i n g t h e i r r e m a i n i n g s e r v i c e l i f e a n d p r i o r i t i z i n g e f f o rts th a t a r e c o s t e f f e c t i v e a n d t h a t w i l l b e s t m a i n t a i n t h e c o n d i t i o n s a n d q u a l i t y o f t h e C o u n t y r o a d s y s t em. We a g r e e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n a n d w i l l i n c l u d e a n ti c i p a t e d m a i n t e n a n c e i n t e r v a l s i n t h e u p d a t e o f t h e P avement Ma n a g e m e n t S y s t e m d o c u m e n t a t i o n . I w o u l d p o i n t o u t t h a t I d i s a g r e e w i t h t h e s t a t e m e n t on p a g e 2 0 : “T h e a n a l y s e s i n d i c a t e d s o m e s c h e d u l e d c h i p se a l s o c c u r r i n g w i t h r o a d s a t c o n d i t i o n l e v e l s o f 9 0- 1 0 0 . T h i s i s l i k e l y s h o w i n g u p t h i s w a y b e c a u s e visual in s p e c t i o n s h a v e n o t t a k e n p l a c e i n a t i m e l y m a n n e r ”. I d e a l l y , t h e f i r s t c h i p s e a l o n a n e w p a v e m e n t s u r f ace sh o u l d t a k e p l a c e b e f o r e a n y c r a c k i n g a p p e a r s ( P C I 9 0 - 1 0 0 ) . If t r e a t m e n t i s d o n e a f t e r t h e p a v e m e n t h a s b e g u n cr a c k i n g , i t i s t o o l a t e t o p r e v e n t t h e i n i t i a l o x i d a t i on o f t h e a s p h a l t a n d t h e r e s u l t a n t l o s s o f p a v e m e n t f lexibility. This po i n t s o u t t h e i m p o r t a n c e o f e s t a b l i s h i n g i n t e r v a l s f o r tr e a t m e n t t h a t d o n o t r e l y e n t i r e l y o n t h e P C I . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o c o n s i d e r w h e t h e r a d d i t i o n a l e f f o r t s a r e n e e d e d i n i m p r o v i n g t h e c o st in f o r m a t i o n i n C A M S . We a g r e e w i t h t h e o b s e r v a t i o n s r e g a r d i n g i m p r o v e m e n t s t o t h e C A M S c o s t i n f o r m a t i o n a n d w e w i l l m a k e e f f o r t s to im p l e m e n t t h e s u g g e s t e d i m p r o v e m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d f o r R o a d D e p a r t m e n t m a n a g e m e n t t o a s s e s s , d e v e l o p a n d p u b l i s h p e r f o r m a n c e m e a s u r e s th a t a r e a b e t t e r r e p r e s e n t a t i o n o f t h e q u a l i t y o f th e s e r v i c e s t h e y p r o v i d e t o t h e p u b l i c a n d t h e d i r ection the de p a r t m e n t i s t a k i n g . We h a v e p r o p o s e d s e v e r a l n e w p e r f o r m a n c e m e a s u r e s f o r in c l u s i o n i n t h e F Y 0 9 - 1 0 b u d g e t t h a t d i r e c t l y a d d r e s s pa v e m e n t q u a l i t y a n d i n s p e c t i o n e f f o r t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e R o a d d e p a r t m e n t d e v e l o p a c l e ar e r a n d m o r e t r a n s p a r e n t p r o c e s s f o r h o w r e s o u r c e s ar e a l l o c a t e d t o r o a d s f o r m a i n t e n a n c e a n d o v e r l a y . Th e c o u n t y ’ s a d o p t e d T r a n s p o r t a t i o n S y s t e m P l a n ( T S P ) co n t a i n s p o l i c i e s p e r t a i n i n g t o t h e a l l o c a t i o n o f r e s o u r ces for ma i n t e n a n c e a n d p r e s e r v a t i o n . W i t h t h e T S P u p d a t e c u rr e n t l y u n d e r w a y , w e w i l l t a k e a f r e s h l o o k a t t h e s e p o licies. Th e m a i n t e n a n c e a n d p r e s e r v a t i o n p o l i c i e s w i l l h a v e a b ro a d r e v i e w a t t h e s c h e d u l e d p u b l i c m e e t i n g s a s w e l l a s the pu b l i c h e a r i n g s b e f o r e b o t h t h e P l a n n i n g C o m m i s s i o n a n d t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 27 5. AP P E N D I C E S 5. 1 A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : · D e v e l o p e d a n u n d e r s t a n d i n g o f a u d i t i s s u e s t h r o u g h o r e v i e w o f i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e nd a t i o n s i s s u e d b y o t h e r l o c a l go v e r n m e n t a u d i t o r s a n d o r e v i e w o f p a v e m e n t m a i n t e n a n c e l i t e r a t u r e · D e v e l o p e d f u r t h e r u n d e r s t a n d i n g o f t h e d e p a r t m e n t t hr o u g h o i n t e r v i e w i n g a n d d i s c u s s i n g r o a d m a i n t e n a n c e t o p i c s w i t h R o a d d e p a r t m e n t s t a f f t h a t w o r k w i t h th e P a v e m e n t M a n a g e m e n t S y s t e m ( P M S ) s y s t e m , t h e C o s t A cc o u n t i n g M a n a g e m e n t S y s t e m (C A M S ) s y s t e m a n d u s e r s o f t h e d a t a t h a t m a k e d e c i s i o n s a b o ut w h e r e t o p e r f o r m m a i n t e n a n c e an d i m p r o v e m e n t s , o r e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g C o u n t y f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n f o r t h e R o a d d e p a r t m e n t , o r e v i e w i n g p r e s e n t b u d g e t ( F Y 0 8 / 0 9 ) , a n d o a t t e n d i n g C o u n t y m e e t i n g s o n r o a d t o p i c s . · R e v i e w e d G F O A p u b l i c a t i o n s f o r p e r f o r m a n c e m e a s u r e s r e la t e d t o s t r e e t m a i n t e n a n c e . · C o m p a r e d S t a t e r e p o r t s o n r e v e n u e s a l l o c a t e d a n d p a i d t o D e s c h u t e s C o u n t y t o C o u n t y f i n a n c i a l in f o r m a t i o n . · A n a l y z e d i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y t h e s t a t e o n m o t o r v e h i c l e r e v e n u e s , v e h i c l e r e g i s t r a t i o n s a n d a s p h a l t pr i c e s . · O b t a i n e d a n d a n a l y z e d i n f o r m a t i o n f r o m t h e c o s t a c c o u nt i n g a n d p a v e m e n t m a n a g e m e n t s y s t e m s , in c l u d i n g : o c o m p a r e d r o a d c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m t o o t h e r f i n a n c i a l i nf o r m a t i o n , o r e v i e w e d c o s t a c c o u n t i n g c o s t s c e n t e r s a n d v a r i a n c e s f o r t h e d i s t r i b u t i o n a c c o u n t s o v e r t i m e , o a n a l y z e d c o s t i n f o r m a t i o n f o r r o a d a n d s e g m e n t s a s s e m b l in g a d d i t i o n a l c o s t i n f o r m a t i o n n o t al l o c a t e d w i t h i n C A M S , o a l l o c a t e d o u t c o s t s f r o m p r o j e c t s t o s p e c i f i c r o a d s , o a n a l y z e d c o s t p e r m i l e i n f o r m a t i o n b y t y p e o f r e p a i r , o j u d g m e n t a l r e v i e w o f s p e c i f i c r o a d c o s t s a c c u m u l a t e d t o a s p e c i f i c r o a d a n d s e g m e n t t o s e e h o w co s t s a r e a l l o c a t e d a n d c o s t e d , o a n a l y z e d r o a d c o n d i t i o n i n f o r m a t i o n b y s p e c i f i c r o a d a nd s e g m e n t a n d l o o k e d f o r a n o m a l i e s , a n d o a s s e s s e d t h e r e l i a b i l i t y o f t h e s e s y s t e m s t o p r o v i d e r e a s o n ab l e d a t a . Ro a d - P a v e m e n t M a i n t e n a n c e R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 3 March 2009 Page 28 · A n a l y s e s o f P M S s y s t e m d a t a o f o r f r e q u e n c y o f v i s u a l i n s p e c t i o n s , o f o r c o n d i t i o n o f r o a d s b y c l a s s , b y a r e a , e t c … , o f o r n o r e p a i r o r s u r v e y a c t i v i t y , o f o r l a c k o f e n t r i e s f o r a s s o c i a t e d r e p a i r s i d e n t i f i e d i n co s t a c c o u n t i n g , a n d o f o r p r e - r e p a i r c o n d i t i o n o f r o a d s b y t y p e o f r e p a i r . · A n a l y s e s o f c o s t a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n o f o r c o s t a c c o u n t i n g b y a c t i v i t y a n d o f o r t r e n d s i n c o s t s f o r c h i p s e a l s a n d o v e r l a y s · M e r g e d a v a i l a b l e c o s t i n f o r m a t i o n f r o m t h e c o s t a c c o u n t i ng w i t h c o n d i t i o n i n f o r m a t i o n f r o m t h e p a v e m e n t ma n a g e m e n t s y s t e m s . A n a l y z e d f o r : o c o s t p e r m i l e f o r c h a n g e i n c o n d i t i o n a n d o c o s t p e r m i l e f o r y e a r o f l i f e e x t e n d e d . · A n a l y z e d s p e c i f i c r o a d h i s t o r y f o r s u r v e y s a n d n a t u r e o f r e p a i r s a n d d i s c u s s e d w i t h r o a d m a n a g e m e n t o f o r r o a d s w i t h s i g n i f i c a n t a c t i v i t y , o f o r r o a d s w i t h o v e r l a y s a n d s u b s e q u e n t c h i p s e a l i n g , an d o f o r r o a d s i n c l u d e d i n f u t u r e o v e r l a y p l a n s , {E N D O F R E P O R T }