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HomeMy WebLinkAbout2010 Global follow-up report20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 20 1 0 G L O B A L F O L L O W - U P R E P O R T Ou t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s – Ad m i n i s t r a t i o n , A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n , C o m m i s s i o n on C h i l d r e n a n d F a m i l i e s , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t , Cl e r k ’ s O f f i c e , F i n a n c e , H e a l t h , M e n t a l H e a l t h , Sh e r i f f ’ s O f f i c e , a n d S o l i d W a s t e De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … 2 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … .… . . . . 2 - 4 AP P E N D I X I – Cu r r e n t st a t u s b y a u d i t r e p o r t a n d r e c o m m e n d a t i o n … . . . . … 5 - 1 6 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e r e p o r t s . Th e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e nt s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s p r i o r r e c o m m e n d a t i o n s t h a t ha v e n o t b e e n c o m p l e t e d a t t h e t i m e o f t h e i n i t i a l or s u b s e q u e n t f o l l o w - u p s . T h i s i s t h e s e c o n d a n n u a l g l obal fo l l o w - u p l o o k i n g b a c k t o u n r e s o l v e d r e c o m m e n d a t i o n s i n p ri o r f o l l o w - u p s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n p r e v i o u s l y i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t i o n s . Sc o p e : Th i s 2 0 1 0 g l o b a l f o l l o w - u p i n c l u d e d r e p o r t s w i t h i n c o m p le t e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t d i d n o t h a v e a f o l l o w - u p r eport co m p l e t e d i n a p p r o x i m a t e l y a y e a r . S t a t u s w a s d e t e r m i ne d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h d e p a r t m e n t s i n A p r i l t h r o u g h Ju n e 2 0 1 0 . T h e f o l l o w i n g a u d i t r e p o r t s w e r e c o v e r e d i n t h i s r e p o r t . De p a r t m e n t R e p o r t # Da t e Re p o r t Is s u e d Fo l l o w - u p Re p o r t ( s ) Fo l l o w - u p Da t e ( s ) # o f O r i g i n a l Re c o m m e n d a t i o n s # R e c o m m e n d a t i o n s Fo l l o w e d u p % of Original Ad m i n i s t r a t i o n 06 / 0 7 - 6 Au g - 0 7 08 / 0 9 - 8 No v - 0 8 7 2 29% Ad u l t P a r o l e & Pr o b a t i o n 06 / 0 7 - 1 2 Ju n - 0 8 08 / 0 9 - 6 Oc t - 0 8 9 2 22% As s e s s o r / T a x (O R C A T S ) 06 / 0 7 - 3 No v - 0 7 08 / 0 9 - 1 Se p - 0 8 22 11 50% Co m m i s s i o n o n Ch i l d r e n & F a m i l y 04 / 0 5 - 9 Se p - 0 5 05 / 0 6 - 1 0 08 / 0 9 - 1 2 Ju l - 0 6 Ju n - 0 9 19 2 11% Co m m u n i t y De v e l o p m e n t 06 / 0 7 - 7 Ja n - 0 8 08 / 0 9 - 9 De c - 0 8 11 5 45% Cl e r k ' s O f f i c e 07 / 0 8 - 1 3 Ju n - 0 8 08 / 0 9 - 1 5 Ap r - 0 9 11 1 9% Fi n a n c e 04 / 0 5 - 5 Fe b - 0 5 05 / 0 6 - 6 08 / 0 9 - 1 2 Ja n - 0 6 Ju n - 0 9 33 2 6% He a l t h 05 / 0 6 - 4 Ju l - 0 6 07 / 0 8 - 4 08 / 0 9 - 7 Se p - 0 7 De c - 0 8 44 5 11% Me n t a l H e a l t h 04 / 0 5 - 6 Ma r - 0 5 05 / 0 6 - 1 1 08 / 0 9 - 5 Ju l - 0 6 No v - 0 8 52 23 44% Sh e r i f f ' s O f f i c e 20 0 3 - 3 & 06 / 0 7 - 8 Ju n - 0 3 04 / 0 5 - 1 07 / 0 8 - 1 1 Au g - 0 4 Ap r - 0 8 29 3 10% So l i d W a s t e 03 / 0 4 - 1 Au g - 0 3 04 / 0 5 - 2 08 / 0 9 - 1 3 Au g - 0 4 Ma r - 0 9 3 4 9 2 6 % 27 1 65 24% To t a l s 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 2 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y a p p r o p r i a t e s t a f f i n t h e a s s o c i a t e d d e p a r t ments. Th e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , we re l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d no t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . 2. O v e r v i e w o f F o l l o w - u p R e s u l t s Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d s i x t y - f i v e ( 6 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s ma d e o v e r t w e l v e r e p o r t s . T h e n u m b e r o f o u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s r e p r e s e n t e d t w e n t y - f o u r p e r c e n t ( 2 4 % ) o f t h e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s . F o r s o m e o f t h e re p o r t s , a c o u p l e o f f o l l o w - u p s h a v e o c c u r r e d . Th e f o l l o w - u p i n d i c a t e s t h i r t y - o n e ( 3 1 ) o f t h e s e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s ( o r 4 8 % ) h a v e b e e n c o m p l e t e d . It is no t u n e x p e c t e d t h a t i m p l e m e n t a t i o n t a k e s t i m e , b u t t h e i d e a w o u l d b e t o h a v e t h e s e i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t ions re s o l v e d a s s o o n a s p r a c t i c a b l e . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t ions by de p a r t m e n t a n d a u d i t r e f e r e n c e . A f t e r t h e f o l l o w - up o n l y t h i r t e e n p e r c e n t ( 1 3 % ) o f t h e o r i g i n a l r e c o m m endations ar e s t i l l o u t s t a n d i n g . Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f i n di n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . A d e t a i l e d l i s t i n g of al l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o l l o w e d u p o n a n d t h e i r st a t u s i s i n c l u d e d a t t h e e n d o f t h e r e p o r t i n Ap p e n d i x I . In i n t e r p r e t i n g t h e s t a t u s , t h e C o u n t y I n t e r n a l A u d i t or m a y s o m e t i m e s r a i s e o r l o w e r t h e s t a t u s p r o v i d e d b y the de p a r t m e n t b a s e d o n t h e c o m m u n i c a t i o n ( s ) r e c e i v e d f r o m th e d e p a r t m e n t . T h i s i s b a s e d o n w h e t h e r t h e de p a r t m e n t h a s s u b s t a n t i a l l y m e t t h e e x p e c t a t i o n s . T h os e c h a n g e s h a v e b e e n n o t e d i n A p p e n d i x I . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 3 Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m - me n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? 1 2 2 1 1 2 1 2 17 2 3 1 10 2 3 1 1 3 5 14 0% 20 % 40 % 60 % 80 % 10 0 % 06 / 0 7 - 6 0 6 / 0 7 - 1 2 0 6 / 0 7 - 3 0 4 / 0 5 - 9 0 6 / 0 7 - 7 0 7 / 0 8 - 1 3 0 4 / 0 5 - 5 05 / 0 6 - 4 0 4 / 0 5 - 6 2 0 0 3 - 3 0 6 / 0 7 - 8 0 3 / 0 4 - 1 Ad m i n . A d u l t P & P A s s e s s o r /T a x CC F C D D C l e r k ' s Of f i c e Fi n a n c e H e a l t h M e n t a l He a l t h Sheriff's Office Solid Waste Au d i t # / D e p a r t m e n t % c o m p o s i t i o n Pl a n n e d Un d e r w a y Co m p l e t e d Fi g u r e I i d e n t i f i e s t h e s t a t u s a n d Ap p e n d i x I i n d i c a t e s w h e r e t h e d e p a r t m e n t i s i n r e s o l v i n g t h e p l anned or un d e r w a y i t e m s . Fi g u r e I I ( t h a t f o l l o w s ) i n d i c a t e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s w e r e c o m i n g i n t o t h i s f o l l o w - u p a n d wh e t h e r t h e y h a v e m o v e d f r o m o n e c a t e g o r y t o a n o t h e r . L a c k o f m o v e m e n t d o e s n o t n e c e s s a r i l y m e a n t h a t n o wo r k w a s p e r f o r m e d , b u t t h a t i t h a s n ’ t m o v e d f r o m o n e c a t e g o r y t o a n o t h e r . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 4 Fi g u r e I I - Ho w h a s t h e st a t u s ch a n g e d f o r ou t s t a n d i n g re c o m - me n d a t i o n s ? 1 2 2 1 1 1 1 1 2 8 92 3 1 5 5 2 3 1 1 1 2 4 1 14 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % U n d e r w a y U n d e r w a y P l a n n e d U n d e r w a y U n d e r w a y P l a n n e d U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y P l a n n e d U n d e r w a y P l a n n e d Underway Underway Underway Planned 06 / 0 7 - 6 0 6 / 0 7 - 12 06 / 0 7 - 3 0 4 / 0 5 - 9 0 6 / 0 7 - 7 0 7 / 0 8 - 13 04 / 0 5 - 5 0 5 / 0 6 - 4 0 4 / 0 5 - 6 2 0 0 3 - 3 0 6 / 0 7 - 8 0 3 / 0 4 - 1 Ad m i n . A d u l t P& P As s e s s o r /T a x CC F C D D C l e r k ' s Of f i c e Fi n a n c e H e a l t h M e n t a l H e a l t h S h e r i f f ' s O f f i c e S o l i d Waste O r i g i n a l s t a t u s / A u d i t # / D e p a r t m e n t % c o m p o s i t i o n Pl a n n e d Un d e r w a y Co m p l e t e d Ne w S t a t u s L e g e n d : Ge n e r a l l y , t h e r e i s a n a t u r a l p r o g r e s s i o n s e e n a s “ p l a n n ed ” i m p l e m e n t a t i o n m o v e s i n t o a n “ u n d e r w a y ” s t a t u s a n d th e n t o “ c o m p l e t e ” . Fi g u r e I I w a s d e s i g n e d t o i d e n t i f y m o v e m e n t i n r e c o m m e n d a t i o n s . Mental Health has a nu m b e r o f t h e i r r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w i l l b e a f f e c t e d b y i m p l e m e n t a t i o n o f a n e l e c t r o n i c r e c o r d s s o f t w a r e so l u t i o n . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 5 AP P E N D I X I Cu r r e n t s t a t u s b y a u d i t r e p o r t a n d r e c o m m e n d a t i o n De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date Ad m i n i s t r a t i o n 0 6 / 0 7 - 6 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u nt y Ad m i n i s t r a t i o n h a v e a p r o c e s s f o r k n o w i n g wh o i s a d m i n i s t e r i n g g r a n t s a n d a s s i s t i n g th o s e s t a f f i n n e e d o f t r a i n i n g . Un d e r w a y Un d e r w a y P e r D a v e K a n n e r . 12/31/10 Ad m i n i s t r a t i o n 0 6 / 0 7 - 6 5 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u nt y Ad m i n i s t r a t i o n a n d F i n a n c e d e v e l o p s o m e ba s i c a n d c o n s i s t e n t a c c o u n t i n g pr o c e d u r e s f o r d e p a r t m e n t s t h a t w i l l b e ha n d l i n g g r a n t m o n i e s . Un d e r w a y Un d e r w a y p e r D a v e K a n n e r . 12/31/10 Ad u l t P & P 0 6 / 0 7 - 12 3 D e v e l o p w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g c a s h - h a n d l i n g a n d b i l l i n g en v i r o n m e n t Un d e r w a y Un d e r w a y T h e c a s h h a n d l i n g p o l i c y i s d r a f t e d h o w e v e r, because of constant ch a n g e s / a d d i t i o n s t o p r o g r a m s a n d o p e r a t i o n s i t h a s not yet been fi n a l i z e d . Ad u l t P & P 0 6 / 0 7 - 12 8 W o r k w i t h C o u n t y F i n a n c e t o e s t a b l i s h t h e pr o p e r a c c o u n t i n g a n d p r e s e n t a t i o n o f re c e i v a b l e b a l a n c e s f o r t h e C o u n t y fi n a n c i a l s t a t e m e n t s . Un d e r w a y C o m p l e t e d T h e D e p a r t m e n t u s e s t h e S t a t e ' s sy s t e m t o t r a c k s u p e r v i s i o n b i l l i n g an d h a s d e t e r m i n e d t h a t t h i s i s a n e f f e c t i v e a n d e f ficient process. Du e t o t h e n a t u r e o f t h e f e e , t h e r e i s s u b s t a n t i a l doubt as to the co l l e c t a b i l i t y o f t h e s e r e v e n u e s . T h e D e p a r t m e n t understands that th e F i n a n c e D e p a r t m e n t m a y n e e d t o d i s c l o s e i n f o r m a tion regarding th e y e a r e n d r e c e i v a b l e b a l a n c e i n t h e C A F R a n d w i l l annually, as pa r t o f t h e D e p a r t m e n t ' s y e a r e n d p r o c e d u r e s , p r o v i de details re g a r d i n g t h e o u t s t a n d i n g r e c e i v a b l e s f o r t h i s p r o g ram to Finance. As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 I f t h e c o u n t i e s m u t u a l l y a g r e e t o a n in c r e a s e i n c o s t s t h a t h a v e b e e n s p e c i f i e d in t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t , a m e n d t h e co n s o r t i u m a g r e e m e n t t o r e f l e c t t h e ch a n g e , o r o b t a i n w r i t t e n d o c u m e n t a t i o n o f th e c o u n t i e s m u t u a l a g r e e m e n t i n s o m e ot h e r f o r m a t . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a pr o p e r r e c o r d o n c o s t a g r e e m e n t s b e t w e e n th e c o u n t i e s i s m a i n t a i n e d . Un d e r w a y C o m p l e t e d T h e u p d a t e d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s p e c i f i e s a l l c o u n t i e s w i l l b e pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , w i t h each county de t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f h o u r s n e e d e d a b o v e a r e q u ired set base fo r s u p p o r t ; a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e m a d e w i t h the service co n t r a c t o r ( H e l i o n ) . D e s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d t he changes id e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n ew agreement, and wh i l e t h e n e w I G A d o e s n ' t w h o l l y i n c o r p o r a t e a l l o u r requested items it d o e s a d d r e s s m o s t o f t h e s e i s s u e s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 2 I f t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s p e c i f i e s un e q u a l p a y m e n t a m o u n t s f o r t h e c o u n t i e s , do c u m e n t t h e m e t h o d o l o g y f o r d e t e r m i n i n g th e a m o u n t s i n t h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t so a l l c o u n t i e s c a n v e r i f y t h e i r p a y m e n t am o u n t i s c o r r e c t . T h i s w i l l h e l p e l i m i n a t e fu t u r e c o n f u s i o n o v e r c o s t a l l o c a t i o n s . Un d e r w a y C o m p l e t e d T h e u p d a t e d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s p e c i f i e s a l l c o u n t i e s w i l l b e pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , w i t h each county de t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f h o u r s n e e d e d a b o v e a r e q u ired set base fo r s u p p o r t ; a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e m a d e w i t h the service co n t r a c t o r ( H e l i o n ) . D e s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d t he changes id e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n ew agreement, and wh i l e t h e n e w I G A d o e s n ' t w h o l l y i n c o r p o r a t e a l l o u r requested items it d o e s a d d r e s s m o s t o f t h e s e i s s u e s . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 6 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 5 R e g a r d l e s s o f a p p r o a c h , t h e m e t h o d o l o g y sh o u l d b e c l e a r l y c o m m u n i c a t e d t o a n d ap p r o v e d b y a m a j o r i t y o f c o n s o r t i u m me m b e r s . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a l l me m b e r s u n d e r s t a n d h o w c o s t s a r e al l o c a t e d . Un d e r w a y C o m p l e t e d T h e u p d a t e d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s p e c i f i e s a l l c o u n t i e s w i l l b e pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , w i t h each county de t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f h o u r s n e e d e d a b o v e a r e q u ired set base fo r s u p p o r t ; a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e m a d e w i t h the service co n t r a c t o r ( H e l i o n ) . D e s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d t he changes id e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n ew agreement, and wh i l e t h e n e w I G A d o e s n ' t w h o l l y i n c o r p o r a t e a l l o u r requested items it d o e s a d d r e s s m o s t o f t h e s e i s s u e s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 6 T h e c o n s o r t i u m s h o u l d r e v i e w t h e p r i c i n g st r u c t u r e t o e n s u r e t h a t i t d o e s n o t b e c o m e a d i s i n c e n t i v e t o b e i n g a c o n s o r t i u m me m b e r . T h i s w i l l p r e s e r v e a n d e n h a n c e th e b e n e f i t s o f c o n s o r t i u m m e m b e r s h i p . Pl a n n e d C o m p l e t e d T h e u p d a t e d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t specifies all counties will be pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , w i t h each county de t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f h o u r s n e e d e d a b o v e a r e q u ired set base fo r s u p p o r t ; a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e m a d e w i t h the service co n t r a c t o r ( H e l i o n ) . D e s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d t he changes id e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n ew agreement, and wh i l e t h e n e w I G A d o e s n ' t w h o l l y i n c o r p o r a t e a l l o u r requested items it d o e s a d d r e s s m o s t o f t h e s e i s s u e s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 7 T h e c o n s o r t i u m s h o u l d a d d r e s s h o w t h e y wi l l s h a r e a n n u a l m a i n t e n a n c e c o s t s a s we l l a s f u t u r e d e v e l o p m e n t f o r l e g i s l a t i v e ch a n g e s a m o n g u s e r s ( c o n s o r t i u m a n d no n - c o n s o r t i u m ) . T h i s w i l l h e l p e n s u r e a l l co u n t i e s a r e a w a r e o f f u t u r e f i n a n c i a l re s p o n s i b i l i t i e s t o t h e O R C A T S s y s t e m . Pl a n n e d C o m p l e t e d T h e u p d a t e d c o n s o r t i u m a g r e e m e n t specifies all counties will be pa y i n g a f l a t d o l l a r a m o u n t p e r s e r v i c e h o u r , w i t h each county de t e r m i n i n g t h e n u m b e r o f h o u r s n e e d e d a b o v e a r e q u ired set base fo r s u p p o r t ; a n d t h e s e a g r e e m e n t s w i l l b e m a d e w i t h the service co n t r a c t o r ( H e l i o n ) . D e s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d t he changes id e n t i f i e d i n t h e r e p o r t b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e n ew agreement, and wh i l e t h e n e w I G A d o e s n ' t w h o l l y i n c o r p o r a t e a l l o u r requested items it d o e s a d d r e s s m o s t o f t h e s e i s s u e s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 9 T h e c o n s o r t i u m s h o u l d e n c o u r a g e l e a d co u n t i e s t o d e v e l o p w r i t t e n d o c u m e n t a t i o n fo r t h e i r p r o j e c t s i n a t i m e l y m a n n e r . T h i s wi l l h e l p e n s u r e a d e q u a t e d o c u m e n t a t i o n i s ma i n t a i n e d f o r u s e r s a n d p o t e n t i a l b u y e r s . Pl a n n e d Un d e r w a y D e s c h u t e s C o u n t y a g r e e s i n c o n c e p t b u t t h i s item seems to be a co n t i n u a l s t r u g g l e w i t h c o n s o r t i u m c o u n t i e s . A n e w ly formed OR C A T S u s e r g r o u p e s t a b l i s h e d a b o a r d o f d i r e c t o r s working under a sp e c i f i c o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e t o a d d r e s s c o n s o r tium issues and pr o c e d u r e s . O n e o f i t ' s t a s k i s t o r e v i e w h o w b e s t to provide do c u m e n t a t i o n As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 1 I n t h e f u t u r e , t h e c o n s o r t i u m s h o u l d de v e l o p a n d f o r m a l i z e c o n s o r t i u m ag r e e m e n t s b e f o r e t h e e x i s t i n g a g r e e m e n t ex p i r e s . T h i s w i l l p r e v e n t t h e c o n s o r t i u m fr o m o p e r a t i n g w i t h o u t a v a l i d a g r e e m e n t . Pl a n n e d C o m p l e t e d N e w I G A e x p i r e s o n 6 / 3 0 / 2 0 1 3 . T h is i s o n t h e l i s t o f u s e r g r o u p bo a r d o f d i r e c t o r s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 2 T h e c o n s o r t i u m m e m b e r s s h o u l d a g r e e i n ad v a n c e t o s h a r e i n f o r m a t i o n r e l a t i n g t o th e i r i n d i v i d u a l O R C A T S c o s t s a n d se r v i c e s r e c e i v e d . T h i s s h o u l d i m p r o v e tr a n s p a r e n c y o f c o s t s a n d a i d i n d e c i s i o n - ma k i n g b y a l l o f t h e c o u n t i e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d C o u n t i e s h a v e i n p r i n c i p l e a g r e e d t o a n d h a v e a s k e d f o r s o m e in f o r m a t i o n ; b u t I G A d o e s n ' t d o a g r e a t j o b o f a d d r essing this. 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 7 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 3 T h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s h o u l d c l a r i f y co n d i t i o n s i f P o l k C o u n t y w e r e t o l e a v e t h e co n s o r t i u m , i n c l u d i n g r e l a t i o n s h i p s w i t h He l i o n , t h e r i g h t t o s e l l t h e p r o g r a m , a n d wh e t h e r t h e r e w o u l d b e a n y s h a r i n g o f sa l e s f o r a t e r m o f y e a r s i n c o n s i d e r a t i o n o f de v e l o p m e n t c o n t r i b u t i o n s b y t h e o t h e r me m b e r s . C l a r i f i c a t i o n w i l l i m p r o v e t h e co m p l e t e n e s s o f t h e a g r e e m e n t . Un d e r w a y C o m p l e t e d I n c l u d e d i n c u r r e n t I G A , b u t d o e sn ' t c o m p l e t e l y a d d r e s s D e s c h u t e s Co u n t y ' s c o n c e r n s . As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 4 T h e c o n s o r t i u m a g r e e m e n t s h o u l d d e f i n e th e v a r i o u s t y p e s o f p r o g r a m m i n g “ b u g s , ” an d c l a r i f y w h i c h t y p e s t h e c o n t r a c t o r w i l l be r e s p o n s i b l e f o r f i x i n g w i t h o u t f u r t h e r pa y m e n t o r u s e o f d e v e l o p m e n t h o u r s . Th i s w i l l c l a r i f y t h e c o n t r a c t o r ’ s re s p o n s i b i l i t i e s . Pl a n n e d C o m p l e t e d N o t i n c u r r e n t I G A . H o p e f u l t h a t t h e n e w u s e r g r o u p w i l l a d d r e s s ; b u t un k n o w n a t t h i s t i m e i f , o r w h e n , t h i s m i g h t o c c u r . {A U D I T O R C O M M E N T : C o n s i d e r a s c o m p l e t e d } As s e s s o r / Ta x 06 / 0 7 - 3 1 7 . 2 G r a n t H e l i o n p e r m i s s i o n i n a d v a n c e t o pr o v i d e a l l c o n s o r t i u m m e m b e r s a c c e s s t o ea c h m e m b e r s ’ r e c o r d s t h a t a r e p e r t i n e n t to O R C A T S . T h i s s h o u l d i m p r o v e c o s t tr a n s p a r e n c y a n d a i d i n d e c i s i o n - m a k i n g by a l l o f t h e c o u n t i e s . Pl a n n e d C o m p l e t e d De s c h u t e s C o u n t y r e q u e s t e d b u t t h i s w a s n o t i n c l u d e d in current IGA. Do e s n ' t a p p e a r t h a t P o l k C o u n t y o r o t h e r c o n s o r t i u m members want to a d d r e s s a t t h i s p o i n t i n t i m e {A U D I T O R C O M M E N T - C o n s i d e r c o m p l e t e d . } CC F 0 4 / 0 5 - 9 4 D i r e c t o r m i g h t w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g s t a f f tr a c k t i m e b y i d e n t i f i e d a r e a s ( s u c h a s pr o j e c t s o r p r i o r i t i e s ) w i t h s u f f i c i e n t d e t a i l so t h e y m a y a p p r o p r i a t e l y p r i o r i t i z e a n d al l o c a t e t h e i r r e s o u r c e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d H a s b e e n d o n e o n a n i n f o r m a l b a s is . C r e a t e d j o b s h e e t w i t h d u t i e s an d u s e t h a t t o p r i o r i t i z e a n d a l l o c a t e s t a f f t i m e and resources. Cu r r e n t l y r e - v i s i t i n g d u e t o s t a f f v a c a n c y . CC F 0 4 / 0 5 - 9 1 3 C o n s i d e r w h e t h e r o t h e r d e p a r t m e n t s c ou l d be t t e r s u p e r v i s e a n d m a n a g e g r a n t s a n d as s o c i a t e d s t a f f . T h i s w o u l d s h i f t i n d i r e c t s an d o p e r a t i o n a l c o s t s t o o t h e r d e p a r t m e n t s bu t w o u l d r e d u c e b u r d e n o f s u p e r v i s i o n o n di r e c t o r o f C C F . Un d e r w a y C o m p l e t e d 1 ) D C H S a d m i n a s s i s t a n t t o D a n P ed d y c o r d l e t g o a n d t h e r e f o r e n o t an o p t i o n . C o n t i n u i n g t o u s e o n - c a l l t e m p . f o r t h i s service. 2) C o n t r a c t m a n a g e m e n t a n d r e p o r t i n g r e s p o n s i b i l i t i es for JCP Basic an d D i v e r s i o n F u n d s h a s b e e n m o v e d t o J u v e n i l e J u s t ice (rather th a n c o m i n g t o C C F a n d t h e n C C F c o n t r a c t i n g w i t h J C J, the funds no w g o d i r e c t l y t o J C J . 3) C C F h e l p e d t o w r i t e s u c c e s s f u l L A U N C H g r a n t b u t evaluation, ov e r s i g h t a n d m a n a g e m e n t h a n d l e d c o m p l e t e l y b y D C H S . 4) O C F C o m m u n i t y S c h o o l s g r a n t s f o r L a P i n e , R e d m o n d and Si s t e r s a p p l i e d f o r t h r o u g h t h e C C F b u t f u n d s w i l l go directly to sc h o o l d i s t r i c t s . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 8 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date CD D 0 6 / 0 7 - 7 1 T h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r l i m i t i ng co n c u r r e n t a c c e s s t o m o n i e s . M o n i e s sh o u l d b e c o u n t e d o u t a t t h e e n d a n d a t th e b e g i n n i n g o f e a c h d a y . T h e u s e o f ta m p e r p r o o f b a n k b a g s m i g h t b e co n s i d e r e d t o h o l d c o u n t e d m o n i e s u n t i l de p o s i t . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r mo r e s e c u r e c a s h d r a w e r s w i t h p e r h a p s a ch e c k s l o t s o a c c e s s i s n o t n e e d e d u n l e s s ca s h w a s t e n d e d . I t i s r e c o m m e n d e d t h e De p a r t m e n t a d d r e s s t h e i r s a f e c o n d i t i o n s . Un d e r w a y C o m p l e t e d D u e t o f i n a n c i a l c o n s i d e r a t i o n s , w e h a v e p l a c e d t h e p u r c h a s e o f t h e sa f e o n h o l d f o r t h e t i m e b e i n g . A l l o t h e r i t e m s h ave been addressed. CD D 0 6 / 0 7 - 7 5 I t i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t c o m p l e t e th e d o c u m e n t a t i o n o f t h e i r a c c o u n t i n g po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e s e s h o u l d in c l u d e r e f e r e n c e s t o t h e v a r i o u s c o u n t y po l i c i e s . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d em p h a s i z e t h e a r e a s o f m o n i t o r i n g , su p e r v i s i o n a n d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Th e s e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d b e sh a r e d a n d m a d e a v a i l a b l e t o a l l em p l o y e e s a n d s h o u l d r e l a t e t o t h e j o b du t i e s o f e m p l o y e e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d S e v e r a l o f t h e p o l i c i e s a n d p r o c ed u r e s h a v e b e e n w r i t t e n a n d di s t r i b u t e d t o s t a f f . W e w i l l c o n t i n u e t o w o r k o n this item as time pe r m i t s t o c l a r i f y a n d d o c u m e n t p r o c e d u r a l c h a n g e s . CD D 0 6 / 0 7 - 7 6 I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t co n s i d e r s t r e n g t h e n i n g t h e s e c u r i t y o v e r us e r - i d s a n d a c t i v i t y w i t h i n t h e s y s t e m . Th e u s e o f s c r e e n - s a v e r p a s s w o r d s m i g h t be a u s e f u l p a r t o f a n y a p p r o a c h . Un d e r w a y C o m p l e t e d W e h a v e r e s e a r c h e d v a r i o u s o p t i o ns i n d e a l i n g w i t h t h i s re c o m m e n d a t i o n . T h e W B T ' s t h a t a r e u s e d i n o u r p u b lic areas do not ha v e t h e o p t i o n t o p a s s w o r d p r o t e c t t h e m . CD D 0 6 / 0 7 - 7 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t do c u m e n t t h e h o s t o f a s s u m p t i o n s a n d fi n a n c i a l r e c o r d s a n d c o m m i t m e n t s s o t h a t th e r e i s a c l e a r p a t h o f w h a t w i l l h a p p e n o n in t o t h e f u t u r e . I t i s r e c o m m e n d e d t h e De p a r t m e n t c o n s i d e r i n v o l v i n g F i n a n c e an d P r o p e r t y m a n a g e m e n t e a r l i e r o n t h e pr o c e s s a s t h e y d e v e l o p a n d s t r u c t u r e fi n a n c i a l a r r a n g e m e n t s f o r r e a l p r o p e r t y . Pl a n n e d Un d e r w a y D o c u m e n t s h a v e b e e n s o r t e d a n d i n v e n t o r i e d . Fi n a n c i a l a s s u m p t i o n s a n d p l a n n e d e x p e n d i t u r e s t i e d to e a c h p r o g r a m / p r o j e c t h a v e b e e n i d e n t i f i e d . Re m a i n i n g s t e p i s t o d r a f t a s u m m a r y d o c u m e n t id e n t i f y i n g e x i s t i n g f i l e s a n d o t h e r d o c u m e n t a t i o n , al o n g w i t h a s c h e d u l e f o r e m o n i t o r i n g a n d u p d a t i n g . 12/31/10 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 9 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date CD D 0 6 / 0 7 - 7 1 0 I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t co n s i d e r d e v e l o p i n g a p o l i c y o n t h e cr e a t i o n a n d u s e o f r e s e r v e s . Un d e r w a y Un d e r w a y E a c h o f C D D ' s r e s e r v e f u n d s h a v e b e e n e x h a usted du e t o t h e d r a s t i c d e c r e a s e i n c o n s t r u c t i o n a c t i v i t y and th e n e e d t o s u p p l e m e n t o p e r a t i o n s . T h e p l a n i s s t i ll to fi n a l i z e a p o l i c y t a r g e t i n g a r e s e r v e e q u a l t o s i x month op e r a t i n g e x p e n s e o n c e C D D i s o n c e a g a i n i n a po s i t i o n t o b e g i n r e b u i l d i n g r e s e r v e f u n d s . H o w e v e r , as th e C o u n t y G e n e r a l F u n d s u b s i d i z e d C D D o p e r a t i o n s fo r s e v e r a l y e a r s , t h e d e c i s i o n w i l l n e e d t o b e m a d e wh e t h e r C D D w i l l h a v e t o p a y b a c k s o m e o r a l l o f t h ose su b s i d i e s b e f o r e a f i n a l p l a n i s d e v e l o p e d f o r t h e re b u i l d i n g o f r e s e r v e f u n d s . 6/30/11 Cl e r k ' s Of f i c e 07 / 0 8 - 13 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C l e r k ' s O f f i c e l i m i t co n c u r r e n t a c c e s s t o c a s h . T h e y s h o u l d co n s i d e r l i m i t i n g u s e o f c a s h r e g i s t e r s t o pr o v i d e b e t t e r o v e r s i g h t . S u p e r v i s o r s ov e r r i d i n g c o n t r o l s t o c a s h d r a w e r s s h o u l d ha v e s t a f f a c k n o w l e d g e t h e e x t e n t t h a t su p e r v i s o r s a c c e s s e d t h o s e r e g i s t e r s . Un d e r w a y C o m p l e t e d S e e a n s w e r t h a t f o l l o w s : Cl e r k ’ s O f f i c e ( C o n t i n u e d ) T h e C l e r k ’ s o f f i c e h a s r eq u e s t e d t h e R e c o r d i n g / R e c e i p t i n g s o f t w a r e v e n d o r t o d e v e l o p o p t i o n s t o l i m i t c o n c u r r e n t a c c e s s t o c a s h. However, due to l e g i s l a t i v e a n d o t h e r c o m p e t i n g u p g r a d e s , t h i s s of t w a r e u p g r a d e h a s n o t b e e n c o m p l e t e d . I n r e c o g n i t io n o f t h e i m p o r t a n c e o f t h i s c o n c e r n , t h e Cl e r k ’ s o f f i c e w i l l i m p l e m e n t a d d i t i o n a l p r o c e s s e s to s t r e n g t h e n t h e i n t e g r i t y o f c a s h h a n d l i n g a n d t h e p r o t e c t i o n o f s t a f f a n d m o n e t a r y r e s o u r c e s . Th e f o l l o w i n g s t e p s w i l l b e i m p l e m e n t e d t o p r e v e n t su p e r v i s o r s i n t h e C l e r k ’ s o f f i c e f r o m a c c e s s i n g t h e c a s h d r a w e r s w i t h o u t d o c u m e n t a t i o n o f th e e v e n t : 1. T h e k e y s t h a t o p e n u p t h e c a s h d r a w e r s w i l l b e r em o v e d f r o m t h e C l e r k ’ s o f f i c e k e y s t o r a g e a n d m o v e d t o t h e F i n a n c e / T a x s a f e . A c c e s s t o t h e ke y s w i l l b e g r a n t e d t h r o u g h a s i g n - o u t / s i g n - i n s ys t e m r e q u i r i n g t w o s i g n a t u r e s : o n e f r o m F i n a n c e / T a x o f f i c e a n d o n e f r o m t h e C l e r k ’ s o f f i c e su p e r v i s o r c h e c k i n g t h e k e y o u t . T h e r e v e r s e s i g n - i n w o u l d t a k e p l a c e w h e n t h e k e y i s r e t u r n e d . 2. T h e o t h e r m e t h o d t o o p e n t h e c a s h d r a w e r w i t h o u t a k e y r e q u i r e s t h e s u p e r v i s o r t o u s e t h e i r u s e r n a m e a n d p a s s w o r d . A r e c o r d i s m a i n t a i n e d of t h a t a c c e s s w i t h i n t h e s o f t w a r e . T h e C l e r k ’ s o f f ic e w i l l c o n t i n u e t o r e q u e s t t h a t t h e s o f t w a r e v e n d or a d d a n a u d i t m e s s a g e s o a c o m m e n t c a n be e n t e r e d a t t h e t i m e t o d e s c r i b e w h y t h e c a s h d r a we r i s b e i n g o p e n e d . Ag a i n , e i t h e r o f t h e s e m e t h o d s w i l l c r e a t e d o c u m e n t at i o n o f t h e d a t e a n d t i m e t h e s u p e r v i s o r h a d a c c e s s t o o r a c t u a l l y a c c e s s e d t h e c a s h d r a w e r . To i n c r e a s e d o c u m e n t a t i o n r e g a r d i n g c a s h t r a n s a c t i o ns , t h e C l e r k ’ s o f f i c e w i l l e x p l o r e a n u p g r a d e f r o m t h e s o f t w a r e v e n d o r t o i m p l e m e n t t h e u s e of P I N n u m b e r s f o r e a c h c a s h t r a n s a c t i o n t o d o c u m e n t w h o c o n d u c t e d t h e c a s h t r a n s a c t i o n a n d w h e n i t o c cu r r e d . I n t h e i n t e r i m , t h e u s e o f P I N S fo r t h e f o u r p r i m a r y s t a t i o n s t h a t r e c e i v e c a s h o n a r e g u l a r b a s i s h a s b e e n i m p l e m e n t e d f o r a l l t y p e s of t e n d e r r e c e i v e d u n t i l t h e u p g r a d e i s i n pl a c e . Th e C l e r k ’ s o f f i c e w i l l c o n t i n u e t o c o n s i d e r o t h e r so l u t i o n s a n d m o n i t o r t h e s i t u a t i o n t o p r o t e c t t h e re s o u r c e s o f D e s c h u t e s C o u n t y . {A U D I T O R C O M M E N T : C o n s i d e r a s c o m p l e t e d } 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 10 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date Fi n a n c e 0 4 / 0 5 - 5 9 I t i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e s t a f f d oc u m e n t it s a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . Th e p r o c e d u r e s s h o u l d e m p h a s i z e t h e ar e a s o f m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s . T h e s e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l em p l o y e e s a n d s h o u l d i n c l u d e , i n d e t a i l , th e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h e m p l o y e e . Op e r a t i n g d e p a r t m e n t s s h o u l d b e in f o r m e d , i n w r i t i n g , o f t h e d u t i e s t h e y sh o u l d p e r f o r m t o p r o v i d e e f f e c t i v e c o n t r o l ov e r t h e i r d e p o s i t s a n d e x p e n d i t u r e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d C o m p l e t e d i n g r e a t d e t a i l a n d s h ar e d w i t h i n d e p a r t m e n t . Fi n a n c e 0 4 / 0 5 - 5 1 1 I t i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e w o r k w it h R i s k ma n a g e m e n t t o e n h a n c e p h y s i c a l c o n t r o l s ov e r t h e f r o n t d e s k a r e a s . T h e s e m i g h t in c l u d e s o m e c o m b i n a t i o n o f g l a s s b a r r i e r , su r v e i l l a n c e , a n d / o r a l a r m s y s t e m . I n re s p o n d i n g t o t h i s r e c o m m e n d a t i o n , Fi n a n c e w i l l h a v e t o w e i g h t h e b e n e f i t s o f cu s t o m e r a c c e s s , c o m m u n i c a t i o n a n d s t a f f sa f e t y t o d e v e l o p a m e a n i n g f u l s o l u t i o n . Un d e r w a y Un d e r w a y { A U D I T O R C O M M E N T : B e i n g h a n d l e d t h r o u g h Ad m i n i s t r a t i o n i n c o o r d i n a t i o n w i t h a f f e c t e d de p a r t m e n t s . S h e r i f f ' s O f f i c e i s r e v i e w i n g C o u n t y Se r v i c e s B u i l d i n g f o r s u g g e s t i o n s . } 7/31/10 He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 1 H e a l t h D e p a r t m e n t ’ s b u s i n e s s o f f i c e s t a f f sh o u l d d o c u m e n t a l l a c c o u n t i n g p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s . S o m e a r e a s n o t e d f o r ad d i t i o n a l e m p h a s i s i n c l u d e : r e c e i p t pr o c e s s i n g , s e r v i c e t i c k e t e n t r y a n d b i l l i n g , mo n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d s e g r e g a t i o n o f du t i e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d C o m p l e t e d a n d u p d a t e d a s n e e d e d He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 1 4 I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t to in v e s t i g a t e w h e t h e r t h e y c a n u t i l i z e t h e cl i n i c a c c o u n t i n g s y s t e m t o m o n i t o r se l e c t e d m e d i c i n e a n d p r e s c r i b e d i t e m in v e n t o r i e s . Un d e r w a y C o m p l e t e d O c h i n R e p o r t i n g w o u l d n o t p r o v i d e a d e q u a t e i n v e n t o r y t o o l s f o r re c o n c i l i n g i n v e n t o r y . I n v e n t o r y i s r e c o n c i l e d m o n thly. He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 2 0 I t i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t b u s i n es s o f f i c e st a f f t o c o n s i d e r r e v i e w i n g t y p e s o f an t i c i p a t e d c h a r g e s o r c r e a t e e d i t r e p o r t s to i d e n t i f y p r o b l e m s i n i n p u t . Pl a n n e d Un d e r w a y C l i n i c a l M a n a g e r a n d f r o n t o f f i c e s u p e r v i s or will incorporate this fu n c t i o n i n t h e p r o d u c t i v i t y s t a n d a r d s a n d m e a s u r e s project listed be l o w i n i t e m # 3 7 . He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 3 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t es t a b l i s h r e a s o n a b l e p r o d u c t i v i t y st a n d a r d s . Pl a n n e d Un d e r w a y W i t h t h e t r a n s i t i o n s e x p e r i e n c e d i n b l e n d i ng divisions the Front office su p e r v i s o r , C l i n i c a l s u p e r v i s o r a n d C l i n i c a l m a n a g e r are currently wo r k i n g o n p r o d u c t i v i t y s t a n d a r d s a n d m e a s u r e s . He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 4 8 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t W I C s t a f f wo r k w i t h th e s t a t e t o i d e n t i f y o t h e r r o u t i n e r e p o r t s th e y w o u l d l i k e a n d r e q u e s t a n o p t i o n f o r ge t t i n g t h e d a t a f o r m a n a g e m e n t a n a l y s i s . Pl a n n e d C o m p l e t e d Cu r r e n t l y g e t t i n g w h a t i s n e e d e d . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 11 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 . 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t co n s i d e r i m p r o v e m e n t s t o t h e D e p a r t m e n t s co m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m s t o t r a c k th e h a n d l i n g o f r e c e i v e d m o n i e s b e f o r e th e y c a n b e p o s t e d t o s p e c i f i c c l i e n t s Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o de v e l o p a p r o c e s s t o t r a c k a n d o b t a i n se r v i c e t i c k e t s f o r a l l c l i e n t s p r o v i d e d w i t h se r v i c e s . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 3 I t i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t ma n a g e m e n t t o e s t a b l i s h p e r f o r m a n c e st a n d a r d s f o r t h e t u r n i n g i n o f s e r v i c e ti c k e t s a n d m o n i t o r f o r o p e n t i c k e t s . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t co n s i d e r r e q u i r i n g s u p p o r t f o r i n f o r m a t i o n us e d t o e s t a b l i s h r e d u c e d c l i e n t f e e s . T h i s mi g h t i n c l u d e i n c o m e t a x r e t u r n s o r p a y st u b s . Pl a n n e d Pl a n n e d W i l l i m p l e m e n t p r o o f r e q u i r e m e n t w h e n r e v i s ing current pr o c e d u r e s d u e t o i m p l e m e n t a t i o n o f e l e c t r o n i c r e c o rds sy s t e m i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 7 I t i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t d o c u m e n t it s a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . Un d e r w a y Un d e r w a y F l o w c h a r t p r o c e s s c o m p l e t e . Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 8 I t i s r e c o m m e n d e d t h e p r o g r a m m e r es t a b l i s h a d e q u a t e t e s t s f o r t h e i r c h a n g e s to m a k e s u r e t h e y a r e o p e r a t i n g a s pl a n n e d . P e r i o d i c a l l y o t h e r I n f o r m a t i o n Te c h n o l o g y s t a f f s h o u l d p e r f o r m r e v i e w s o f co d e a n d c h a n g e s t o c o d e t o m a k e s u r e th a t I T D e p a r t m e n t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ar e b e i n g m e t . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e M e n t a l H e a l t h De p a r t m e n t p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e i r so f t w a r e n e e d s a n d c o n s i d e r w h e t h e r t h e in t e r n a l s o f t w a r e i s t h e b e s t c h o i c e f o r t h e i r op e r a t i o n s . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 9 . 1 T h e D e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a co s t / b e n e f i t a p p r o a c h w h e n a n a l y z i n g po t e n t i a l s o f t w a r e s o l u t i o n s . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 3 I t i s r e c o m m e n d e d t h e r e b e i m p r o v e m e n t s to t h e D e p a r t m e n t ’ s i n t e r n a l l y d e v e l o p e d bi l l i n g s o f t w a r e t o i n c l u d e r e p o r t s a n d l o g i c ch e c k s t o t e s t f o r a n d i d e n t i f y a n y ov e r p a y m e n t s i t u a t i o n s . Pl a n n e d Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 12 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 6 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o ob t a i n a f o r m a l r e s o l u t i o n f o r t h e t y p e , am o u n t , a n d l o c a t i o n o f t h e c a s h i t u s e s i n it s o p e r a t i o n s . T h e s e a m o u n t s s h o u l d b e as s i g n e d t o a s p e c i f i c c u s t o d i a n , s e c u r e d wh e n n o t i n u s e , a n d p e r i o d i c a l l y c o u n t e d an d a c c o u n t e d f o r b y a s u p e r v i s o r . Pl a n n e d C o m p l e t e d C o m p l e t e Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 8 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t a p p r o p r i a t e m e n t a l he a l t h s t a f f m a i n t a i n t h e i r a p p o i n t m e n t s o n th e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m . Re c e p t i o n s t a f f s h o u l d h a v e t h e a b i l i t y t o ad d , m o v e a n d d e l e t e a p p o i n t m e n t s i n t h e sy s t e m . Un d e r w a y Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t s h o u l d as s e s s t o w h a t e x t e n t i t c a n o r w i l l p u r s u e co l l e c t i o n o f c h a r g e s a n d d e v e l o p a co l l e c t i o n p o l i c y a n d p r o c e d u r e s i n l i n e w i t h th a t a s s e s s m e n t . Un d e r w a y Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 1 9 . 1 P o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d e s t a b l i sh pe r f o r m a n c e s t a n d a r d s f o r e f f e c t i v e b i l l i n g an d c o l l e c t i o n o f s e r v i c e s . Un d e r w a y Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 0 I n o r d e r t o i m p r o v e c o l l e c t i o n s t h e De p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g : * P r o v i d i n g f r o n t d e s k s t a f f w i t h in f o r m a t i o n o n t h e a m o u n t o w i n g s o c l i e n t s ca n b e a s k e d i f t h e y c a n m a k e a p a y m e n t * H a v i n g f r o n t d e s k s t a f f a n d c l i n i c i a n s co n f i r m c u r r e n t a d d r e s s e s * H a v i n g t h e b i l l i n g s t a t e m e n t s i m p r o v e d s o th a t i t s h o w s t h e a g e o f t h e u n p a i d ba l a n c e . * C o n s i d e r i n g w h e t h e r a c o l l e c t i o n s e r v i c e sh o u l d b e u s e d f o r s o m e c l i e n t u n p a i d ba l a n c e s . T h e s e r v i c e u s e d b y t h e S o l i d Wa s t e D e p a r t m e n t i s v e r y e f f i c i e n t a n d do e s n o t c o s t a n y t h i n g t o t h e d e p a r t m e n t . * P r o v i d i n g m o r e e f f o r t o n i d e n t i f y i n g w h y in s u r a n c e h a s n o t p a i d t o i m p r o v e co l l e c t i o n e f f o r t s . * O b t a i n i n g p r e - a u t h o r i z a t i o n f r o m s o m e in s u r a n c e p r o v i d e r s . * R e v i e w i n g i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s be f o r e a d d i t i o n a l s e r v i c e s a r e p e r f o r m e d * A s s i g n i n g a p p r o p r i a t e c l i n i c i a n s t o pr o v i d e c a r e b a s e d o n t h e i r l i c e n s i n g a n d cr e d e n t i a l s t o m a x i m i z e c o l l e c t i o n w h e n Un d e r w a y Un d e r w a y E l e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n schedule to b e c o m p l e t e d i n F Y 1 1 . 6/30/11 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 13 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date po s s i b l e . * E s t a b l i s h p r o c e d u r e s f o r h a n d l i n g in s u f f i c i e n t f u n d c h e c k s . Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 3 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t co n s i d e r a p r a c t i c e o f a s s i g n i n g M e d i c a r e cl i e n t s t o t h e c l i n i c i a n s w i t h M e d i c a r e pr o v i d e r n u m b e r s . Un d e r w a y C o m p l e t e d D e p a r t m e n t M e d i c a r e n u m b e r n o w u sed so no longer pertinent. Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 7 I t i s r e c o m m e n d e d s t a f f d e v e l o p pr o c e d u r e s t o p r o v i d e o v e r s i g h t o f t h e De p a r t m e n t ' s a c t i v i t i e s a s m a i n t a i n e d i n th e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m . Pl a n n e d Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t s t r i v e to ha v e d a t a i n t h e s y s t e m t o r e p o r t o n in t e r n a l b e n c h m a r k s / s t a n d a r d s f o r i t s op e r a t i o n s . T h e D e p a r t m e n t m i g h t co n s i d e r a d d i n g t o t h e s y s t e m m a n u a l d a t a ga t h e r e d f o r c e r t a i n p e r f o r m a n c e r e p o r t s . Un d e r w a y Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 2 9 . 1 M a n a g e m e n t s h o u l d r e c e i v e m o n t h l y d a t a of k e y o p e r a t i n g d a t a a n d b e n c h m a r k pe r f o r m a n c e t o e v a l u a t e o p e r a t i o n s . T h i s “s c o r e c a r d ” a p p r o a c h c a n b e u s e f u l i n ev a l u a t i n g k e y d a t a f o r i n t e r n a l o p e r a t i o n s on a m o n t h l y b a s i s . Un d e r w a y Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 3 0 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o de v e l o p c o l l e c t i o n p r o c e d u r e s i d e n t i f y i n g th e e x t e n t o f c o l l e c t i o n e f f o r t s . Un d e r w a y Un d e r w a y T o p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p rocedures wh e n i m p l e m e n t i n g o u r e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . 6/30/11 Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 3 5 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f p o s t a l l pa y m e n t s a n d a d j u s t m e n t s b y s e r v i c e l i n e . In o r d e r t o m a k e c u r r e n t r e p o r t s a c c u r a t e , st a f f s h o u l d r e v i e w o l d e r s e r v i c e s , i d e n t i f y th e s e u n b a l a n c e d s e r v i c e l i n e s , a n d m a k e co r r e c t i o n s . Pl a n n e d C o m p l e t e d C o m p l e t e d Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 3 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t de t e r m i n e t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f re q u e s t i n g r e p a y m e n t f r o m O H P c l i e n t s o f “f l e x f u n d s ” r e c e i v e d f r o m A B H A . I f i t i s n o t ap p r o p r i a t e , t h e D e p a r t m e n t s h o u l d n o t i f y th e s e c l i e n t s s o t h e r e w i l l b e n o mi s u n d e r s t a n d i n g . I f t h e s e t r u l y a r e l o a n s , th e y s h o u l d b e a c c o u n t e d f o r a n d ma n a g e d a s l o a n s . Pl a n n e d C o m p l e t e d 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 14 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 4 3 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t r e v i e w wi t h t h e P r i v a c y O f f i c e r t h o s e p o t e n t i a l se r v i c e p r o v i d e r s c o u l d b e c l a s s i f i e d a s bu s i n e s s a s s o c i a t e s f o r H I P A A p u r p o s e s . Th e D e p a r t m e n t s h o u l d t h e n f o l l o w t h e Pr i v a c y O f f i c e r ’ s g u i d a n c e a n d L e g a l Co u n s e l i n o b t a i n i n g a p p r o p r i a t e ag r e e m e n t s t o a s s u r e H I P A A c o m p l i a n c e . Pl a n n e d C o m p l e t e d C o m p l e t e d Me n t a l He a l t h 04 / 0 5 - 6 4 5 I t i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t v i s i t wi t h p r o v i d e r s , e s p e c i a l l y u n d e r n e w co n t r a c t a r r a n g e m e n t s , n e a r t h e b e g i n n i n g of t h e c o n t r a c t t o m a k e s u r e t h e w o r k i s be i n g p e r f o r m e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e co n t r a c t . P o t e n t i a l a r e a s o f m o n i t o r i n g sh o u l d b e i d e n t i f i e d i n a d v a n c e . P r o g r a m st a f f s h o u l d r e v i s i t t h e b i l l i n g s d o n e b e f o r e ad d i t i o n a l m o n i e s a r e g r a n t e d a n d p a i d . Un d e r w a y Un d e r w a y P r o g r e s s m a d e a n d t h i s b e c o m e s a p r i o r i t y in the future. Current pr o c e d u r e s a r e b e i n g r e v i e w e d . Sh e r i f f ' s Of f i c e 20 0 3 - 3 7 M a n a g e m e n t s h o u l d e v a l u a t e t h e c u r r e n t ac c o u n t i n g s y s t e m s t o d e t e r m i n e i f i t c a n pr o v i d e a n o n g o i n g b a l a n c e a n d b a n k re c o n c i l i a t i o n f u n c t i o n . I f t h e c o s t o f a d d i n g th i s f u n c t i o n a l i t y i s p r o h i b i t i v e , a n u p d a t e d co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s y s t e m m i g h t b e an a c c e p t a b l e c h o i c e . Un d e r w a y Un d e r w a y W i l l b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e s y s t e m r e q u i rements for JM S ( J a i l M a n a g e m e n t S y s t e m ) b e i n g r e p l a c e d i n F Y 20 1 1 . 6/30/11 Sh e r i f f ' s Of f i c e 20 0 3 - 3 1 3 S t a f f s h o u l d d e v e l o p a s y s t e m f o r su b m i t t i n g o u t s t a n d i n g c h e c k s t o t h e S t a t e in a t i m e l y m a n n e r . T h i s s h o u l d b e d o n e a t le a s t a n n u a l l y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S t a t e de a d l i n e . Un d e r w a y Un d e r w a y W i l l b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e s y s t e m r e q u i rements for JM S ( J a i l M a n a g e m e n t S y s t e m ) b e i n g r e p l a c e d i n F Y 20 1 1 . 6/30/11 Sh e r i f f ' s Of f i c e 06 / 0 7 - 8 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e di s c u s s w i t h C o u n t y F i n a n c e ( a n d p o s s i b l y IT ) t h e i r o p t i o n s f o r i n p u t t i n g a c c o u n t s pa y a b l e a n d p a y r o l l i n f o r m a t i o n i n t o t h e Co u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . Un d e r w a y C o m p l e t e d N o t t o b e d o n e b y S h e r i f f ' s O f f i ce . I t w i l l n e e d t o b e f u n d e d a n d l e d by C o u n t y F i n a n c e . { A U D I T O R C O M M E N T : M a r k c o m p l e t e d a s t h i s i s b e i n g considered by F i n a n c e a n d C o u n t y a n d i s o u t o f c o n t r o l o f S h e r iff's Office.) So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 2 O f f i c e s t a f f s h o u l d d o c u m e n t i n w r i t i n g a ll ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . T h e s e po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d b e av a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d s h o u l d de t a i l t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h em p l o y e e . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d em p h a s i z e t h e a r e a s o f r e v e n u e a n d de p o s i t h a n d l i n g , m o n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n an d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Pl a n n e d Un d e r w a y A c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e b e i ng written; duties of ac c o u n t i n g a n d f r o n t d e s k c l e r k h a v e b e e n i t e m i z e d (and segregated) as r e q u e s t e d . W e a r e w o r k i n g o n w r i t i n g d o w n p r o c e dures - very ti m e c o n s u m i n g . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 15 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 3 T h e o f f i c e a c c o u n t a n t s h o u l d n o t d i r e c t l y re c e i v e c r e d i t c u s t o m e r p a y m e n t s . T h e of f i c e a s s i s t a n t s h o u l d o p e n t h e m a i l a n d re s t r i c t i v e l y e n d o r s e a l l c h e c k s r e c e i v e d . I t wo u l d b e a d v i s a b l e t o m a k e a p h o t o c o p y o f al l c r e d i t c u s t o m e r c h e c k s r e c e i v e d . T h e ch e c k s c a n t h e n b e g i v e n t o t h e ac c o u n t a n t f o r p o s t i n g a n d d e p o s i t pr e p a r a t i o n . A n a c c o u n t s r e c e i v a b l e r e p o r t sh o u l d b e d e v e l o p e d t o i n d i c a t e t h e ap p l i c a t i o n o f e a c h p a y m e n t b y c u s t o m e r . Pl a n n e d C o m p l e t e d M a i l i s o p e n e d a n d A R c h e c k s a r e po s t e d b y f r o n t d e s k c l e r k ; s h e pr e p a r e s d e p o s i t , a s w e l l ; a r e p o r t t o i n d i c a t e t h e application of each pa y m e n t b y c u s t o m e r n u m b e r h a s n o t b e e n d o n e a n d w i ll probably no t b e d o n e u n t i l w e g e t n e w s o f t w a r e . So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 4 T h e s u p e r v i s o r s h o u l d a p p r o v e ( i n w r i t i n g ) al l n e w , c h a n g e d , o r d e l e t e d c u s t o m e r cr e d i t a c c o u n t s . T h e s u p e r v i s o r ’ s i n i t i a l s sh o u l d e v i d e n c e a p p r o v a l . A n e w r e p o r t sh o u l d b e d e v e l o p e d t o i d e n t i f y a l l n e w , mo d i f i e d o r c l o s e d c r e d i t c u s t o m e r s be t w e e n c e r t a i n d a t e s . T h e r e p o r t c a n b e ap p r o v e d a n d r e t a i n e d f o r s u p p o r t . Pl a n n e d Pl a n n e d R e p o r t n o t d o n e – w a i t i n g o n n e w s o f t w a r e . So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 6 . 1 M a n a g e m e n t s h o u l d m o n i t o r t h e s e q u e n c e an d u s e o f t h e s e r e c e i p t s . I t i s t y p i c a l f o r th e r e t o b e a l o g o f a l l r e c e i p t s o n h a n d , i n us e , a n d v o i d e d . Pl a n n e d Un d e r w a y I n p r o g r e s s ; r e q u i r e s v i s i t t o e a c h s i t e ; we are tracking Cash receipts an d C h a r g e r e c e i p t s ; c a s h o n e s a r e d o n e a n d l o g g e d ; charge re c e i p t s a r e a l i t t l e m o r e p r o b l e m a t i c , b u t w i l l b e done shortly. So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 8 M a n a g e m e n t s h o u l d r e v i e w t h e i r c u s t o m e r li s t p e r i o d i c a l l y t o m a k e s u r e s e c u r i t y de p o s i t s a r e o b t a i n e d f r o m n e w c u s t o m e r s . Pl a n n e d C o m p l e t e d D o n e ; s p r e a d s h e e t t r a c k s a n d m o n i to r s – D i r e c t o r s i g n s o f f . So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 1 0 O f f i c e s t a f f s h o u l d r o u t i n e l y r e c o n c i l e in t e r n a l r e c o r d s o f s e c u r i t y d e p o s i t s re t a i n e d w i t h t h o s e h e l d i n t h e C o u n t y t r u s t ac c o u n t . Pl a n n e d Un d e r w a y U n a b l e t o r e c o n c i l e a t t h i s p o i n t ; e x t r e m e ly time consuming because it e n t a i l s 1 0 y e a r s o f d e p o s i t s . F i n a n c e a n d d e p a r tment will continue to w o r k o n . So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 1 3 B a s e d o n d i s c u s s i o n s w i t h o f f i c e s t a f f , th e r e s h o u l d b e a w r i t t e n l o g o f a l l tr a n s a c t i o n s w i t h s a f e c a s h . T h e p e r s o n op e n i n g t h e s a f e s h o u l d r e c o r d a n d i n i t i a l th e e n t r y . T h i s c o n t r o l i s s t i l l i n s u f f i c i e n t t o id e n t i f y a s p e c i f i c e m p l o y e e s h o u l d m o n i e s be m i s s i n g . Pl a n n e d C o m p l e t e d D o n e So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 1 7 M a n a g e m e n t s h o u l d r e p l a c e o r r e p a i r t h e dr a w e r s o t h a t s t a f f c a n c l o s e i t b e t w e e n tr a n s a c t i o n s . Pl a n n e d Pl a n n e d W i l l t r y o n c e a g a i n t o c o n v i n c e d e p a r t m e n t management - just waiting on t h e i r d e c i s i o n . 20 1 0 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n e 2 0 1 0 Page 16 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Or i g St a t u s Ne w St a t u s Co m m e n t s Estim. Date So l i d Wa s t e 03 / 0 4 - 1 1 8 F o r t r a n s f e r s i t e s - m a n a g e m e n t s h o u l d co n s i d e r a b u l l e t i n b o a r d a l e r t i n g cu s t o m e r s o f t h e f o r m a n d t y p e o f r e c e i p t th e y s h o u l d b e r e c e i v i n g . T h e n o t i c e sh o u l d i n c l u d e a p h o n e n u m b e r t o c a l l i f cu s t o m e r s a r e n o t p r o v i d e d a n a p p r o p r i a t e re c e i p t . Pl a n n e d C o m p l e t e d D o n e {E N D O F R E P O R T }