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HomeMy WebLinkAboutFacility construction management reportFa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 FA C I L I T Y C O N S T R U C T I O N M A N A G E M E N T De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 TA B L E O F CO N T E N T S : HI G H L I G H T S Page(s) 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 2. B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … … … . … ………...…...… 2-4 3. F I N D I N G S 3. 1 . C o m p l i a n c e w i t h l a w s a n d r e g u l a t i o n s … … … … … … … … … ………….. 5-10 3. 2 . F i s c a l o b s e r v a t i o n s . . … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . … ...... 11-20 4. R E S P O N S E S 4. 1 . C o u n t y A d m i n i s t r a t o r . … … … … … … … … …… … … … … … … … … … … 21-23 4. 2 . F a i r & E x p o C e n t e r … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … … … . … 23 4. 3 . D e p a r t m e n t o f S o l i d W a s t e … . . . . . . … … … . … … … … … … … … … … …... 24-26 4. 4 . P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t . . . … … … … … … … … … … ……….. 27-29 5. A P P E N D I C E S 5. 1 . A p p e n d i x A 1 – A u d i t m e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … . . … … ......... 30 Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n ma n a g e m e n t h a s b e e n de c e n t r a l i z e d . F a c i l i t y co n s t r u c t i o n p r o j e c t s t e n d to b e o f l a r g e d o l l a r am o u n t s a n d o c c u r in f r e q u e n t l y b y de p a r t m e n t . Wh a t i s r e c o m m e n d e d {S u m m a r i z e d } Th e C o u n t y i n f a c i l i t y pr o j e c t s s h o u l d : · d o c u m e n t a n d r e p o r t th e i r d e t e r m i n a t i o n o f “r e s p o n s i b l e b i d d e r ” . · c o o r d i n a t e t h e t i m e l y re p o r t i n g o f c a p i t a l co n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o BO L I . · d e v e l o p i m p r o v e d pr a c t i c e s o v e r c h a n g e or d e r s . · c o n s i d e r s o m e ad d i t i o n a l m a n a g e m e n t pr a c t i c e s t o i m p r o v e ma n a g e m e n t o v e r ca p i t a l c o n s t r u c t i o n pr o j e c t s . Th e C o u n t y s h o u l d u p d a t e th e c o s t a l l o c a t i o n me t h o d o l o g y f o r t h e 91 1 / O S P f a c i l i t y . FA C I L I T Y C O N S T R U C T I O N M A N A G E M E N T Th e a u d i t r e v i e w e d s e l e c t e d t o p i c s i n m a n a g e m e n t o f f a c i li t y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . T h e a u d i t s e l e c t e d th r e e a u d i t s w i t h o v e r $ 2 1 m i l l i o n i n e x p e n d i t u r e s s p an n i n g 2 0 0 6 t h r o u g h p r e s e n t . T h e p r o j e c t s i n c l u d e d th e C o u n t y R V p a r k , S o l i d w a s t e n o r t h a r e a d e v e l o p m e n t, a n d 9 1 1 / O S P f a c i l i t y . E a c h o f t h e p r o j e c t s ha d d i f f e r e n t f a c i l i t y m a n a g e m e n t . Wh a t w a s f o u n d – Th e a u d i t de t e r m i n e d f o r t h e t h r e e p r o j e c t s t h a t f a c i l i t y m a n a gement had sa t i s f a c t o r i l y c o m p l i e d w i t h s t a t e s t a t u t e s f o r c o n t r a c t in g a n d b i d d i n g r e q u i r e m e n t s . I t w a s n o t e d t h e fa c i l i t y m a n a g e m e n t c o u l d h a v e d o n e a b e t t e r j o b o f d oc u m e n t i n g t h e i r d e t e r m i n a t i o n s o f r e s p o n s i b l e bi d d e r a n d r e p o r t i n g t h e s e t o t h e s t a t e . T h e a u d i t de t e r m i n e d t h e C o u n t y h a s n o t m a d e r e c e n t r e q u i r e d an n u a l r e p o r t s o f c e r t a i n f a c i l i t y i m p r o v e m e n t s b u d g e t ed t o t h e B u r e a u o f L a b o r a n d I n d u s t r i e s ( B O L I ) . Th e a u d i t i d e n t i f i e d b i d l a n g u a g e i n t w o o f t h e t h r ee p r o j e c t s f o r p r e q u a l i f i c a t i o n s o f b i d d e r s t h a t ma n a g e m e n t d i d n o t p l a n o n u t i l i z i n g . Th e a u d i t d e t e r m i n e d t h e r e w e r e r e a s o n a b l e p r a c t i c e s f or h a n d l i n g o f p a y m e n t s m a d e o n c o n t r a c t s . Th e r e w e r e a n u m b e r o f i s s u e s i d e n t i f i e d w i t h c h a n g e o r de r s o n c o n t r a c t s . T h e s e i n c l u d e d : · A p p r o v a l s o n d o c u m e n t a t i o n · L a c k o f c o n s i s t e n c y o n m a r k u p s b y s u b c o n t r a c t o r s a n d p r i m e s · M a r k u p s b y s u b c o n t r a c t o r s r e l a t e d t o t h e p r i m e c o n t r a c to r ( a n d a l s o b y t h e p r i m e c o n t r a c t o r ) · S i g n - o f f s b y t h e a r c h i t e c t s i n t h e d o c u m e n t a t i o n · C h a n g e o r d e r w o r k p r o c e e d i n g b e f o r e s e t t l e m e n t / a u t h or i z a t i o n o f c h a n g e o r d e r . · M i n o r m a t h e m a t i c a l a c c u r a c y i s s u e s In t e r i m a c c o u n t i n g f o r 9 1 1 / O S P f a c i l i t y i s b a s e d o n o u t d at e d i n f o r m a t i o n o n o c c u p a n c y s q u a r e - f o o t a g e an d t h i s a n d f i n a l c o s t s m a y a f f e c t t h e p r o j e c t c o s t a l l o ca t i o n s . A n u m b e r o f c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t p r a c t i c e s w e r e i d e n t if i e d t h a t a r e n o t c u r r e n t l y b e i n g u s e d b y t h e Co u n t y , i n c l u d i n g : · a l i g n i n g c a p i t a l b u d g e t i n g e f f o r t s w i t h G F O A b e s t p r a ct i c e s , · c e n t r a l i z i n g a n d d o c u m e n t i n g c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t ph i l o s o p h y , a n d · t r a c k i n g o f c h a n g e o r d e r s b y n a t u r e o f c a u s e . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 1 of 30 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t a u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t i n t h e In t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r f i s c a l y e a r 0 9 / 1 0 . T h i s i s t h e f i r s t a u d i t c o v e r i n g s e l e c t e d a r e a s i n fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t f u n c t i o n s a r e g r e a t l y d e ce n t r a l i z e d a n d a r e h a n d l e d s o m e t i m e s b y de p a r t m e n t s a n d s o m e t i m e s b y t h e C o u n t y ’ s P r o p e r t y a n d Fa c i l i t y D e p a r t m e n t . A s s u c h , t h e a u d i t w a s de s i g n e d t o l o o k a t s p e c i f i c a r e a s t h a t m a y i n c r e a s e r i s k i n ha n d l i n g f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E W i t h t h e a s s i s t a n c e o f C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a n d s e l e c t e d d e p a r t m e n t s , i n t e r n a l a u d i t i d e n t i f i e d t h e f o l l o w i n g ar e a s r e l a t e d t o f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t t o b e r ev i e w e d : Ob j e c t i v e s : 1) D e t e r m i n e i f t h e r e i s a d e q u a t e a n d e f f e c t i v e o v e r s i gh t o f f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s . 2) D e t e r m i n e i f c o n t r a c t d o c u m e n t s t e r m s a n d c o n d i t i o n s ad e q u a t e l y p r o t e c t t h e C o u n t y ’ s i n t e r e s t s . i) B i d p r o c e s s a n d a w a r d c o m p l y w i t h a p p l i c a b l e r u l e s a n d r e g u l a t i o n s . ii ) R e v i e w c o n t r a c t l a n g u a g e f o r b e s t p r a c t i c e s – s u c h a s s t a nd a r d c o n d i t i o n s , u p d a t e d l a n g u a g e , re v i s i o n s , a n d d i s p u t e r e s o l u t i o n . ii i ) A n y i n d i c a t i o n s t h a t s i g n i f i c a n t c o n t r a c t p r o v i s i on s a n d s p e c i f i c a t i o n s w e r e n o t f o l l o w e d ? 3) D e t e r m i n e c h a n g e o r d e r s a r e a p p r o p r i a t e ( o n a t e s t b a s i s ) , i f a p p l i c a b l e . 4) D e t e r m i n e t h a t p a y m e n t s a r e a d e q u a t e l y s u p p o r t e d , au t h o r i z e d , m o n i t o r e d a n d c o n t r o l l e d i n a c c o r d a n c e wi t h t h e c o n t r a c t . No t e : T h e r e h a v e b e e n n e i t h e r p r e v i o u s a u d i t s o n t h i s s u b j ec t n o r a n y p r i o r r e c o m m e n d a t i o n s . Sc o p e : T h e r e w e r e t h r e e f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s s e l e c t e d fr o m p r o j e c t s o v e r t h e l a s t t h r e e t o f i v e y e a r s . Th e s e l e c t i o n i n c l u d e d t w o c l o s e d p r o j e c t s a n d o n e o p e n pr o j e c t : R V p a r k ( s t a r t e d i n 2 0 0 6 - c o m p l e t e d ) , S o l i d Wa s t e N o r t h a r e a e x p a n s i o n ( s t a r t e d i n 2 0 0 6 - c o m p l e t e d) , a n d 9 1 1 / O r e g o n S t a t e P o l i c e f a c i l i t y ( s t a r t e d i n 20 0 9 – i n p r o c e s s , d u e t o b e c o m p l e t e d i n J u l y 2 0 1 0 ) . Th e a u d i t w i l l f o c u s o n t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r a n d no t t h e o t h e r a n c i l l a r y c o n t r a c t o r s h i r e d i n t h e p r o c e s s ( su c h a s d e s i g n e r / a r c h i t e c t ) . T h e s t a t e l a w s g o v e r n i n g Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 2 of 30 co n s t r u c t i o n c o n t r a c t s u n d e r O R S c h a p t e r 2 7 9 C a s i n e f f e c t M ar c h 2 0 1 0 . Th e s c o p e s p e c i f i c a l l y e x c l u d e d m a n a g e m e n t o f r o a d c o n s t r u ct i o n p r o j e c t s . Me t h o d o l o g y : A u d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d i n t e r v i e w s , o b s e r v a t i o n s a n d a na l y s i s o f r e c o r d s a n d d o c u m e n t s . Th e a u d i t i n c l u d e d r e v i e w o f p r o j e c t d o c u m e n t s i n c l u d i n g b i d d o c u m e n t s ; c o n t r a c t s a n d c h a n g e o r d e r s ; in v o i c e a n d p a y m e n t d o c u m e n t s ; a n d c o n s t r u c t i o n r e c o r d s . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g s t a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t to o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e t o p r o v i d e a re a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e t h a t t h e ev i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i nd i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) Fo r a d d i t i o n a l a u d i t m e t h o d o l o g y , s e e AP P E N D I X A 1 2. Ba c k g r o u n d Ta b l e I : Se l e c t e d f a c i l i t y co n s t r u c t i o n co n t r a c t s . A r e v i e w o f c a p i t a l e x p e n d i t u r e s b y y e a r i d e n t i f i e d a n u m b e r o f c a p i t a l p r o j e c t s w i t h i n t h e C o u n t y f r o m 2 006 th r o u g h p r e s e n t . T h e s e i n c l u d e d p r o j e c t s r e l a t e d t o j a il c o n s t r u c t i o n , r e m o d e l i n g o f b u i l d i n g s , s e c u r e tr e a t m e n t f a c i l i t y ( b e h a v i o r a l h e a l t h ) , 9 1 1 / O S P f a c i l it y , S o l i d W a s t e - n o r t h a r e a e x p a n s i o n , a n d R V p a r k . Af t e r s o m e c o n s i d e r a t i o n , t h e f o l l o w i n g t h r e e p r o j e c t s w er e j u d g m e n t a l l y s e l e c t e d . RV P a r k SW - N o r t h a r e a d e v . 91 1 / O S P TOTAL Co n t r a c t i n g m e t h o d D e s i g n - b i d - b u i l d D e s i g n - b i d - b u i l d D es i g n - b i d - b u i l d Da t e c o n s t r u c t i o n b i d c l o s e d 1 0 / 1 2 / 2 0 0 6 8 / 2 / 2 0 0 6 6 / 9 / 2 009 Or i g i n a l c o n t r a c t a m o u n t 2 , 8 5 2 , 1 2 2 $ 1 1 , 4 4 6 , 8 3 4 $ 6 , 0 9 3 , 9 2 7 $ 2 0 , 3 9 2 , 8 8 3 $ Pl u s c h a n g e o r d e r s 4 4 4 , 0 9 2 $ 3 6 6 , 4 5 4 $ 2 9 2 , 6 2 0 $ 1 , 1 0 3 , 1 6 6 $ To t a l a m e n d e d c o n t r a c t a m o u n t 3 , 2 9 6 , 2 1 4 $ 1 1 , 8 1 3 , 2 8 8 $ 6 , 3 8 6 , 5 4 7 $ 2 1 , 4 9 6 , 0 4 9 $ Ch a n g e o r d e r p e r c e n t a g e 1 5 . 6 % 3 . 2 % 4 . 8 % 5 . 4 % Nu m b e r o f c h a n g e o r d e r s 7 7 9 9 1 4 1 9 0 St a t u s o f p r o j e c t C o m p l e t e d C o m p l e t e d I n p r o g r e s s ( 3 6 % ) Th r u 2 / 2 0 1 0 Th e v a l u e o f t h e t h r e e p r o j e c t s r e v i e w e d w a s o v e r $ 2 0 mi l l i o n . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 3 of 30 RV p a r k Th e R V p a r k p r o j e c t a d j a c e n t t o C o u n t y ’ s F a i r & E x p o C en t e r w a s i n i t i a l l y c o n c e i v e d i n 2 0 0 2 . T h e R V pa r k c o n s i s t s o f 1 1 4 s p a c e s . T h e p a r k s t a r t e d o p e r a t i o n i n Ju l y 2 0 0 7 . A c o n s u l t a n t p r o v i d e d a f e a s i b i l i t y s t u d y f o r t h e R V p ar k . T h e s t u d y s t e e r e d d e v e l o p m e n t o f t h e s i z e an d t y p e o f t h e o v e r n i g h t R V p a r k . D a v i d E v a n s a n d A ss o c i a t e s c o m p l e t e d d e s i g n w o r k i n Se p t e m b e r 2 0 0 6 . T h e c o n s t r u c t i o n b i d c l o s e d o n O c t o b e r 12 , 2 0 0 6 w i t h f o u r b i d s . T h e l o w e s t l u m p su m b i d w a s $ 4 0 1 , 9 2 5 o v e r t h e e n g i n e e r ’ s e s t i m a t e a n d ap p r o x i m a t e l y $ 8 5 0 , 0 0 0 o v e r t h e e s t i m a t e d fu n d i n g a v a i l a b l e . V a l u e e n g i n e e r i n g w a s p e r f o r m e d a nd r e d u c e d t h e c o s t b y $ 9 6 , 5 3 7 w i t h t h e s t a t e d co n t r a c t v a l u e b e i n g $ 2 , 8 5 2 , 1 2 2 . C o n s t r u c t i o n w a s p e r f o rm e d b y C o r p I n c . ( a S a l e m c o r p o r a t i o n ) . Ul t i m a t e l y , w i t h c h a n g e o r d e r s , t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t wa s v a l u e d a t $ 3 . 3 m i l l i o n ( 1 5 . 6 % o v e r t h e in i t i a l c o n t r a c t ) . T h i s c o s t w a s s t i l l l o w e r t h a n t h e ne x t l o w e s t o r i g i n a l b i d . T h e o r i g i n a l p r o j e c t i o n s es t i m a t e d t h e p a r k w o u l d g e n e r a t e r e c e i p t s o f $ 3 5 0 , 0 0 0 a n n u a l l y . To t a l c o s t s f o r b u i l d i n g t h e R V p a r k w e r e a r o u n d $ 3 . 5 mi l l i o n a n d s p a n n e d f i s c a l y e a r s 2 0 0 6 t h r o u g h 20 0 8 . M o s t o f t h e c o n s t r u c t i o n w a s f i n a n c e d t h r o u g h i s s u a n ce o f $ 2 . 9 m i l l i o n i n b o n d s . R V p a r k fi n a n c i a l r e s u l t s i n d i c a t e t h a t g r o s s r e c e i p t s i n F Y 2 0 0 9 a m o u n t e d t o $ 8 9 t h o u s a n d a n d r e s u l t e d i n a ne t l o s s b e f o r e t r a n s f e r s o f $ 2 2 3 t h o u s a n d (S o u r c e C o u n t y C A F R F Y 2 0 0 9 ) . Ma n a g e m e n t i s s t i l l a n t i c i p a t i n g gr o w t h i n r e c e i p t s a s t h e R V p a r k b e c o m e s b e t t e r e s t a b l i s h ed . So l i d W a s t e – N o r t h a r e a d e v e l o p m e n t Th e n o r t h a r e a d e v e l o p m e n t p r o j e c t r e p r e s e n t s a n e w a p pr o a c h t o l a n d f i l l o p e r a t i o n s . T h e f a c i l i t y in c l u d e s a n e w w a s t e r e c e i v i n g f a c i l i t y , a t r a n s f e r s t a t i o n, a 3 5 , 0 0 0 s q u a r e f o o t b u i l d i n g f o r r e c e i v i n g pu b l i c a n d c o m m e r c i a l v e h i c l e s f o r w a s t e d i s p o s a l , p u b l i c d ro p - o f f f a c i l i t y , h o u s e h o l d h a z a r d o u s w a s t e fa c i l i t y , 6 , 0 0 0 s q u a r e f o o t m a i n t e n a n c e b u i l d i n g ( w i t h s t o r a g e ) , n e w s c a l e s a n d s c a l e - h o u s e , a n d ad m i n i s t r a t i v e b u i l d i n g . T h e p r o j e c t w a s i n i t i a t e d i n f i s c a l y e a r 2 0 0 3 a n d c o m p l e t e d i n f i s c a l y e a r 2 0 0 8 . UR S C o r p o r a t i o n p e r f o r m e d t h e d e s i g n w o r k . T h e c o n s t r u ct i o n b i d c l o s e d o n A u g u s t 2 , 2 0 0 6 w i t h t w o bi d s . T h e l o w e s t l u m p s u m b i d o n t h e c o n s t r u c t i o n w a s c l o s e t o t h e e n g i n e e r ’ s e s t i m a t e . C o n s t r u c t i o n wa s p e r f o r m e d b y K i r b y N a g e l h o u t C o n s t r u c t i o n C o m p a n y . U l t i m a t e l y , w i t h c h a n g e o r d e r s , t h e co n s t r u c t i o n c o n t r a c t w a s v a l u e d a t $ 1 1 . 8 m i l l i o n ( 3 % o v e r t h e i n i t i a l c o n t r a c t ) . To t a l c o s t s f o r t h e p r o j e c t w e r e a r o u n d $ 1 5 . 2 m i l l i o n an d s p a n n e d f i s c a l y e a r s 2 0 0 3 t h r o u g h 2 0 0 8 . Mo s t o f t h e c o n s t r u c t i o n w a s f i n a n c e d t h r o u g h i s s u a n c e o f $ 14 m i l l i o n i n b o n d s . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 4 of 30 91 1 a n d O r e g o n s t a t e p o l i c e f a c i l i t y ( C o n s t r u c t i o n in p r o g r e s s ) Th e C o u n t y i s d e v e l o p i n g t h i s f a c i l i t y s p e c i f i c a l l y t o h o us e t h e 9 1 1 c o u n t y s e r v i c e d i s t r i c t a n d t h e Or e g o n S t a t e P o l i c e ( O S P ) . 9 1 1 i s c u r r e n t l y h o u s e d i n t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . T h e O S P c u r r e n t l y r e s i d e s in a c o u n t y o w n e d f a c i l i t y a d j a c e n t t o t h e p u b l i c s a f e t y c a m p u s . T h e n e w f a c i l i t y i s s l a t e d t o o p e n i n Ju l y 2 0 1 0 . De s i g n w o r k w a s s u b s t a n t i a l l y c o m p l e t e d i n A p r i l 2 0 0 9 b y LC A A r c h i t e c t s . T h e c o n s t r u c t i o n b i d c l o s e d on J u n e 9 , 2 0 0 9 w i t h t w e l v e b i d s . T h e l o w e s t l u m p s u m b id w a s $ 6 . 1 m i l l i o n . C o n s t r u c t i o n i s b e i n g pe r f o r m e d b y E S I S t r u c t u r e s I n c . ( a n I d a h o c o m p a n y ) . As o f F e b r u a r y 2 0 1 0 , t h e p r o j e c t i s ap p r o x i m a t e l y 3 6 % c o m p l e t e . A s o f F e b r u a r y 2 0 1 0 , t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t i s v a l u e d a t $ 6 . 5 m i l l i o n (6 . 6 % o v e r t h e i n i t i a l c o n t r a c t ) . To t a l c o s t s f o r t h e f a c i l i t y a r e a n t i c i p a t e d t o b e a r o u nd $ 8 . 9 m i l l i o n a n d c o n s t r u c t i o n s p a n n e d f i s c a l ye a r s 2 0 0 9 t h r o u g h 2 0 1 0 . M o s t o f t h e c o n s t r u c t i o n w a s f in a n c e d t h r o u g h i s s u a n c e o f $ 9 . 5 m i l l i o n i n bo n d s . S o m e w a s a l s o f u n d e d t h r o u g h f e d e r a l g r a n t s . CO N T R A C T I N G M E T H O D S : OR S c h a p t e r 2 7 9 C , w h i c h s t r i v e s t o c o n s t r u c t p u b l i c i m p r o v em e n t s a t t h e l e a s t c o s t t o t h e a g e n c y , g o v e r n s lo c a l g o v e r n m e n t p r o c u r e m e n t o f p u b l i c c o n t r a c t i n g s e r v i ce s . Th e f a c i l i t i e s s e l e c t e d w e r e a l l c o n s t r u c t e d u t i l i z i n g a c o nt r a c t i n g m e t h o d r e f e r r e d t o a s “ d e s i g n - b i d - b u i l d ” . Th i s m e t h o d o f f i x e d p r i c e c o n t r a c t i n g s h i f t s m o s t o f t h e p r i c e r i s k t o t h e c o n t r a c t o r . T h i s i s t h e t r a d i t i o n a l ap p r o a c h t o m a n y p u b l i c i m p r o v e m e n t p r o j e c t s . I n t h i s a pp r o a c h , t h e a g e n c y u s e s a d e s i g n p r o f e s s i o n a l t o de s i g n t h e p r o j e c t a n d d e v e l o p c o n s t r u c t i o n p l a n s a n d s p ec i f i c a t i o n s . T h e b i d d o c u m e n t i s t h e n d e v e l o p e d fr o m t h e s e c o n s t r u c t i o n d o c u m e n t s a n d s p e c i f i c a t i o n s . T h e b i d i s a d v e r t i s e d a n d i n t e r e s t e d c o n t r a c t o r s su b m i t b i d s . T h e s e l e c t i o n o f a c o n t r a c t o r i s b a s e d o n a c o mp e t i t i v e b i d d i n g p r o c e s s ( g e n e r a l l y l o w p r i c e ) . Th e a c t u a l c o s t o f t h e p r o j e c t i s d e t e r m i n e d b y t h e b i d di n g o f c o n t r a c t o r s d u r i n g t h e p r o c e s s . T h e c o n t r a c t i s aw a r d e d t o t h e l o w e s t r e s p o n s i v e a n d r e s p o n s i b l e b i d d e r . T h e c o n t r a c t o r t h e n p r o c e e d s t o c o n s t r u c t t h e pr o j e c t a c c o r d i n g t o t h e p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s . D u r i n g co n s t r u c t i o n , t h e d e s i g n p r o f e s s i o n a l o b s e r v e s t h e wo r k t o e n s u r e t h a t i t c o n f o r m s t o t h e d e s i g n p l a n s a n d sp e c i f i c a t i o n s . Ot h e r p r e v a l e n t c o n t r a c t i n g m e t h o d s f o r p u b l i c f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n i n c l u d e “ d e s i g n b u i l d ” a n d “ c o n s t r u c t i o n ma n a g e r a n d g e n e r a l c o n t r a c t o r ” ( C M / G C ) . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 5 of 30 3. F i n d i n g s Th e s e f i n d i n g s a r e i n t e n d e d t o a s s i s t C o u n t y m a n a g e m e n t in e v a l u a t i n g f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t ac t i v i t i e s . Ex t e n t o f w o r k o n I n t e r n a l C o n t r o l s Th e a u d i t w a s n o t f o c u s e d o n i n t e r n a l c o n t r o l s . T h e f oc u s o f t h e r e v i e w w a s o n s e l e c t e d f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n ma n a g e m e n t a r e a s . T h e s e i n c l u d e d a r e a s n o t t y p i c a l l y r ev i e w e d i n f i n a n c i a l a u d i t p r o c e d u r e s . A s s u c h , t h e fi n d i n g s d i d n o t i d e n t i f y a r e a s t h a t w o u l d b e c o n s i d e r ed s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Th e s e r e c o m m e n d a t i o n s a n d f i n d i n g s d o n o t r e p l a c e e f f o r ts t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t op e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . Th e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d pr a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n th e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p ro v e m e n t m a y b e n e e d e d . 3. 1 Co m p l i a n c e w i t h l a w s a n d r e g u l a t i o n s Se l e c t e d f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s a r e c o m p l y in g w i t h S t a t e c o n t r a c t i n g l a n g u a g e re q u i r e m e n t s . Du r i n g t h e a u d i t , f o r t y - t h r e e ( 4 3 ) e l e m e n t s w e r e i d e nt i f i e d w i t h i n O R S c h a p t e r 2 7 9 C ( t h e l e g i s l a t i o n c o v e r ing pu b l i c c o n t r a c t i n g ) t h a t s h o u l d b e a d d r e s s e d i n t h e c o n s t r u ct i o n b i d d o c u m e n t s o r w i t h i n t h e c o n s t r u c t i o n co n t r a c t . I n r e v i e w i n g t h e t h r e e p r o j e c t s , t h e a u d i t n ot e d o n l y o n e m i n o r e l e m e n t w i t h i n o n e b i d d o c u m e n t th a t w a s n o t s p e c i f i c a l l y a d d r e s s e d . T h i s r e l a t e d t o s p e c i f ic a l l y i d e n t i f y i n g i f a n a s b e s t o s a b a t e m e n t l i c e n s e wo u l d b e r e q u i r e d . I n a l l o f t h e s e p r o j e c t s , a s b e s t o s a b a t e m e n t w a s n o t a n a n t i c i p a t e d r e q u i r e m e n t . Th e a d e q u a c y a n d s u f f i c i e n c y o f t h e s e d o c u m e n t s c a n o n l y be t r u l y a d d r e s s e d b y a n a t t o r n e y ; h o w e v e r , i t ap p e a r s t h e d o c u m e n t s s u b s t a n t i a l l y c o n t a i n t h e r e q u i s i t e la n g u a g e o r r e f e r e n c e . A l l o f t h e s e d o c u m e n t s we n t t h r o u g h l e g a l r e v i e w . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e th e s e d o c u m e n t s a l s o i n c l u d e o t h e r i m p o r t a n t l a n g u a g e t hat is l e s s s c r i p t e d b y l a w a n d t h a t a d d r e s s t h e a n t i c i p a t e d p r oj e c t . T h e s e i n c l u d e h o w t h e w o r k i s t o b e pe r f o r m e d , a d m i n i s t r a t i o n o f t h e p r o j e c t a n d c o o r d i n a ti o n . OR S c h a p t e r 2 7 9 C o u t l i n e s t h e r e q u i r e d e l e m e n t s f o r i n cl u s i o n i n c o n s t r u c t i o n b i d a n d c o n t r a c t d o c u m e n t s . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 6 of 30 Th e s e i n c l u d e i t e m s s u c h a s · A p p l i c a b i l i t y o f p r e v a i l i n g r a t e s o f w a g e s · I d e n t i f i c a t i o n o f b i d d e r a s a r e s i d e n t ( o r n o n - r e s i d e n t) b i d d e r · M e t h o d f o r c o n t r a c t o r s e l e c t i o n · P r o m p t p a y m e n t · C o n d i t i o n s f o r p a y m e n t o f o v e r t i m e · S u b c o n t r a c t o r r e l a t i o n s In a d d i t i o n , t h e C o u n t y s i n c e 2 0 0 7 h a s e x p a n d e d t h e u se o f C o u n t y s t a n d a r d g e n e r a l c o n d i t i o n s i n b i d a n d co n t r a c t d o c u m e n t s . T h e C o u n t y d i d n o t a p p e a r i n a n y of t h e p r o j e c t s a u d i t e d t o r e l y s o l e l y o n t h e a r c h i t e c t su g g e s t e d l a n g u a g e f o r b i d a n d c o n t r a c t d o c u m e n t s . T h e mo s t r e c e n t p r o j e c t a u d i t e d m a d e g o o d u s e o f Co u n t y s p e c i f i c g e n e r a l c o n d i t i o n s t h a t p r o v i d e d e x t e n s i v e l a n g u a g e f o r c h a n g e o r d e r p r o c e s s . Co u n t y L e g a l C o u n s e l h a s a l s o m a d e s i g n i f i c a n t e f f o r t s s i n c e 2 0 0 7 t o p r o v i d e a d d i t i o n a l t r a i n i n g t o de p a r t m e n t s o n b i d d i n g a n d c o n t r a c t i n g r e q u i r e m e n t s . Th e C o u n t y i s a b l e t o m i n i m i z e p o t e n t i a l l i a b i l i t y t hr o u g h p r o p e r i n c l u s i o n o f t h e s e r e q u i r e d i t e m s i n c o n t r acts an d b i d d o c u m e n t s . Go o d b i d p r a c t i c e s d e m o n s t r a t e d i n c o n s t r u c t i o n p r o je c t s . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h e a u d i t , i t w a s n o t e d a c r o s s a l l of t h e p r o j e c t s t h a t p r o j e c t m a n a g e m e n t o b s e r v e d pr a c t i c e s t h a t h e l p a s s u r e a f a i r b i d d i n g p r o c e s s . T h e s e ob s e r v a t i o n s i n c l u d e d : · B i d d o c u m e n t s w e r e a d v e r t i s e d a c r o s s t h e s t a t e , · C o n t r a c t s w e r e a w a r d e d t o l o w e s t b i d d e r , · B i d s w e r e o p e n e d i n a p u b l i c m a n n e r , · F i r s t t i e r s u b c o n t r a c t o r s w e r e d i s c l o s e d , · B i d b o n d s w e r e r e q u i r e d a n d r e c e i v e d , · R e t e n t i o n o f a l l b i d d o c u m e n t s , a n d · P e r f o r m a n c e a n d p a y m e n t b o n d s w e r e r e c e i v e d o n a l l e xe c u t e d c o n t r a c t s Al l o f t h e s e a r e r e q u i r e m e n t s u n d e r O R S c h a p t e r 2 7 9 C a nd h e l p t o a s s u r e a f a i r a n d o p e n p r o c e s s f o r bi d d e r s a n d t h a t t h e a g e n c y c a n g e t t h e p r o j e c t c o m p l e t e d f o r t h e l e a s t c o s t . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 7 of 30 De t e r m i n a t i o n o f “ r e s p o n s i b l e b i d d e r ” c o u l d b e i m p r ov e d . Co u n t y d e p a r t m e n t s a r e n o t d o c u m e n t i n g t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f w o r k p e r f o r m e d t o a s s e s s t h a t t h e b i d d e r is a “ r e s p o n s i b l e b i d d e r ” . I n a d d i t i o n , t h e d e t e r m i n a ti o n o f “ r e s p o n s i b l e b i d d e r ” w a s n o t f i l e d w i t h t h e s t a te co n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r s ’ b o a r d a s r e q u i r e d . Pr o j e c t Co m p l i a n c e RV P a r k N o d o c u m e n t a t i o n , N o t f i l e d w i t h s t a t e So l i d W a s t e - n o r t h a r e a e x p a n s i o n No d o c u m e n t a t i o n , N o t f i l e d w i t h s t a t e 91 1 / O S P N o d o c u m e n t a t i o n , N o t f i l e d w i t h s t a t e Un d e r O R S 2 7 9 C . 3 7 5 , b e f o r e a w a r d i n g t h e b i d t o t h e lo w e s t b i d d e r t h e a g e n c y m u s t d e t e r m i n e t h e co n t r a c t o r i s a “ r e s p o n s i b l e b i d d e r ” . I n a s s e s s i n g w h e t h e r t h e b i d d e r i s a “ r e s p o n s i b l e b i d d e r , t h e s t a n d a r d s in d i c a t e t h e b i d d e r m u s t : 1. H a v e a v a i l a b l e t h e a p p r o p r i a t e f i n a n c i a l a n d p e r s o na l r e s o u r c e s a n d e x p e r t i s e ( o r a b i l i t y t o o b t a i n ) t o me e t a l l c o n t r a c t u a l r e q u i r e m e n t s ; 2. H a v e c o m p l e t e d p r e v i o u s c o n t r a c t s o f a s i m i l a r n a t u r e wi t h a s a t i s f a c t o r y r e c o r d o f p e r f o r m a n c e ; 3. H a v e m a d e t h e d i s c l o s u r e o f f i r s t t i e r s u b c o n t r a c t o r s ; 4. H a v e a s a t i s f a c t o r y r e c o r d o f i n t e g r i t y ; 5. I s l e g a l l y q u a l i f i e d t o c o n t r a c t w i t h a g e n c y ; 6. I s n o t o n t h e s t a t e ’ s l i s t o f b i d d e r s w h o a r e n o t q u a li f i e d t o h o l d a p u b l i c i m p r o v e m e n t c o n t r a c t ; 7. H a v e c u r r e n t l i c e n s e s i n t h e s t a t e t h a t b u s i n e s s e s o r s e r vi c e p r o f e s s i o n a l s o p e r a t i n g i n t h i s s t a t e m u s t ho l d i n o r d e r t o u n d e r t a k e o r p e r f o r m t h e w o r k s p e c i f i e d i n t h e c o n t r a c t ; 8. Q u a l i f i e s a s a c a r r i e r - i n s u r e d e m p l o y e r o r a s e l f - i ns u r e d e m p l o y e r o r h a s e l e c t e d c o v e r a g e u n d e r O R S 65 6 . 1 2 8 ; 9. I s c o v e r e d b y a p p r o p r i a t e l e v e l s o f l i a b i l i t y a n d o th e r i n s u r a n c e a s m a y b e r e q u i r e d u n d e r t h e c o n t r a c t ; an d 10 . H a v e s u p p l i e d a l l n e c e s s a r y i n f o r m a t i o n r e q u e s t e d o n r e s p o n s i b i l i t y . Th i s p a r t i c u l a r p a r t o f t h e l a w w a s p a s s e d i n 2 0 0 5 . T h e d e t e r m i n a t i o n o f a r e s p o n s i b l e b i d d e r s h o u l d b e f i l ed wi t h t h e s t a t e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r s ’ b o a r d w i t h i n 3 0 d ay s o f a w a r d . T h e s t a t e s i n c e 2 0 0 6 h a s h a d a we b s i t e f o r e n t r y o f t h i s i n f o r m a t i o n . In t h e a b s e n c e o f c a r e f u l e x a m i n a t i o n o f b i d d e r q u a l i f ic a t i o n s , t h e C o u n t y m i g h t c o n t r a c t w i t h a b i d d e r t h a t is no t r e s p o n s i b l e . T h i s c o u l d a d d a d d i t i o n a l c o s t a n d q u a li t y i s s u e s d u r i n g t h e l i f e o f t h e p r o j e c t . T h i s a l s o Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 8 of 30 co u l d l e a d t o n o t s e l e c t i n g t h e m o s t a p p r o p r i a t e b i d d e r f o r t h e c o n t r a c t . T h e r e i s n o i n d i c a t i o n w i t h t h i s o r ot h e r p r o j e c t s t h a t t h e l a c k o f d o c u m e n t a t i o n h a s r e s u l t e d i n p r o b l e m s . It s e e m s t h e p r o j e c t m a n a g e m e n t s t a f f i n v o l v e d w e r e n o t aw a r e o f t h e s e s t a t e r e q u i r e m e n t s . I n a l l c a s e s , pr o j e c t m a n a g e m e n t h a s i n d i c a t e d t h e y c o n s i d e r e d t h e c o n t ra c t o r s a s r e s p o n s i b l e . I n c a s e s w h e r e s t a f f we r e n o t f a m i l i a r w i t h c o n t r a c t o r , t h e y i n d i c a t e t h e y ha d u n d e r t a k e n s o m e s t e p s t o a s s u r e t h e m s e l v e s t h e co n t r a c t o r w a s r e s p o n s i b l e . I n e a c h o f t h e p r o j e c t s , p r o j e ct m a n a g e m e n t f a i l e d t o d o c u m e n t c o m p l i a n c e w i t h th e s p e c i f i c s t e p s o u t l i n e d u n d e r t h e s t a t u t e a n d f a i l e d t o m a k e t h e r e p o r t t o t h e s t a t e c o n s t r u c t i o n co n t r a c t o r s ’ b o a r d . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a i n a l l s t a f f h a n d l i ng c o n s t r u c t i o n b i d s o n t h e r e q u i r e m e n t s f o r de t e r m i n i n g a r e s p o n s i b l e b i d d e r a n d r e p o r t i n g t h e re s p o n s i b l e b i d d e r t o t h e s t a t e c o n s t r u c t i o n co n t r a c t o r s ’ b o a r d . Co u n t y h a s n o t r e p o r t e d c e r t a i n f a c i l i t y c o n s t r u c t i on c o n t r a c t s t o B O L I a s r e q u i r e d . Th e C o u n t y h a s n o t r e p o r t e d t o t h e B u r e a u o f L a b o r a nd I n d u s t r i e s ( B O L I ) a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f a n t i c i p a t e d ca p i t a l c o n s t r u c t i o n w o r k i n f i s c a l y e a r s 0 8 / 0 9 a n d 0 9 / 1 0 . T h e l a s t r e p o r t B O L I c o u l d l o c a t e f o r D e s c h u t e s Co u n t y i n n o n - r o a d p r o j e c t s w a s f o r f i s c a l y e a r 0 7 / 0 8 . T he C o u n t y R o a d D e p a r t m e n t h a s b e e n m a k i n g an n u a l a n d s e p a r a t e d i s c l o s u r e s f o r t h e i r p r o j e c t s . Pe r O R S 2 7 9 C . 3 0 5 , n o t l e s s t h a n 3 0 d a y s p r i o r t o a d o p t io n o f t h e a g e n c y ’ s b u d g e t f o r t h e s u b s e q u e n t b u d g e t pe r i o d , e a c h c o n t r a c t i n g a g e n c y s h a l l p r e p a r e a n d f i l e wi t h t h e C o m m i s s i o n e r o f t h e B u r e a u o f L a b o r a n d In d u s t r i e s a l i s t o f e v e r y p u b l i c i m p r o v e m e n t k n o w n t o t h e c o n t r a c t i n g a g e n c y t h a t t h e c o n t r a c t i n g a g e n c y pl a n s t o f u n d i n t h e b u d g e t p e r i o d , i d e n t i f y i n g e a c h im p r o v e m e n t b y n a m e a n d e s t i m a t i n g t h e t o t a l o n - s i t e co n s t r u c t i o n c o s t s . T h e l i s t s h a l l a l s o c o n t a i n a s t a t e m e n t a s t o w h e t h e r t h e c o n t r a c t i n g a g e n c y i n t e n d s t o pe r f o r m t h e c o n s t r u c t i o n t h r o u g h a p r i v a t e c o n t r a c t o r . La c k i n g i n t h e p r o j e c t r e p o r t i n g w a s $ 1 1 , 8 0 5 , 0 0 0 a n d $ 1 1, 5 5 5 , 0 0 0 o f n o n - r o a d c a p i t a l p r o j e c t s f o r f i s c a l y e a r 08 / 0 9 a n d 0 9 / 1 0 . I n t h e a b s e n c e o f t h i s n o t i f i c a t i o n , t h e C o u n t y i s o u t o f c o m p l i a n c e w i t h s t a t e l a w . W i t h out su c h i n f o r m a t i o n , t h e S t a t e s a d m i n i s t r a t i o n a n d o v e r s i g h t o f c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s m a y b e l i m i t e d . B O L I in d i c a t e s t h e y h a v e n o p r o v i s i o n s f o r e n f o r c e m e n t . Su s a n R o s s , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D i r e c t o r i n d i c a t e d s h e ty p i c a l l y m a k e s t h i s f i l i n g w i t h B O L I d u r i n g t h e Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 9 of 30 bu d g e t p r o c e s s a n d t h a t t h i s w a s h e r r e s p o n s i b i l i t y . T h i s ov e r s i g h t h a s g o n e o n f o r t w o y e a r s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y ’ s B u d g e t O f f i c e r t o c o o r d i n a t e t h e t i m e l y r e p o r t i n g o f c a p i t a l co n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o t h e S t a t e ( B O L I ) a s i s r e q ui r e d . A c o p y o f t h i s s u b m i t t a l s h o u l d b e r e t a i n e d . Re q u i r e m e n t s f o r p r e - q u a l i f i c a t i o n o f b i d d e r s n e e d to m a t c h w i t h e f f o r t s . In t w o o f t h e t h r e e p r o j e c t s r e v i e w e d ( R V P a r k & S o l i d W a s t e n o r t h a r e a e x p a n s i o n ) , t h e b i d d o c u m e n t in d i c a t e d t h a t b i d d e r s c o u l d b e p r e q u a l i f i e d . T h i s i s a s t a t u t o r y o p t i o n t o q u a l i f i c a t i o n d u r i n g d e t e r m i n a t i on of lo w e s t r e s p o n s i b l e b i d d e r . I n t h e R V p a r k p r o j e c t , a b i dd e r h a d p r o v i d e d p r e - q u a l i f i c a t i o n i n f o r m a t i o n . I t was cl e a r f r o m d i s c u s s i o n s o n t h e R V p a r k p r o j e c t t h a t t h e r e w a s n o w o r k p e r f o r m e d o n t h e p r e q u a l i f i c a t i o n n o r we r e t h e y v e r y a w a r e o f w h a t w a s r e q u i r e d b y a d d i n g pr e q u a l i f i c a t i o n l a n g u a g e t o t h e b i d d o c u m e n t . T h e de p a r t m e n t d i d n o t d o c u m e n t a n y r e v i e w o r a s s e s s m e n t o f t h e s u b m i t t e d a p p l i c a t i o n . I t d i d n o t a p p e a r t h a t So l i d W a s t e h a d a n y p r e q u a l i f i c a t i o n s u b m i s s i o n s b u t i t wa s u n c l e a r w h e t h e r t h e y k n e w h o w t h e s e p r o v i s i o n s sh o u l d w o r k i n t h e i r c i r c u m s t a n c e s . Un d e r O R S 2 7 9 C . 4 3 0 , t h e b i d d o c u m e n t m a y c a l l f o r p r e qu a l i f i c a t i o n a t a t i m e b e f o r e t h e a c c e p t a n c e o f b i d s . Pr e q u a l i f i c a t i o n a p p l i c a t i o n s m u s t b e i n w r i t i n g o n a st a n d a r d o r p r e s c r i b e d f o r m . W i t h i n 3 0 d a y s o f r e c e i v i ng th e a p p l i c a t i o n , t h e a g e n c y s h a l l i n v e s t i g a t e a s n e c e s s a r y t o d e t e r m i n e i f t h e y a r e q u a l i f i e d . I n m a k i n g t h i s de t e r m i n a t i o n , t h e a g e n c y s h o u l d c o n s i d e r t h e “ r e a s o n a b l e b i d d e r ” r u l e s u n d e r O R S 2 7 9 C . 3 7 5 . In t h e a b s e n c e o f f o l l o w - t h r o u g h o n a p r e - q u a l i f i c a t i o n, t h e C o u n t y m a y m i s s o p p o r t u n i t i e s t o s c r e e n p o o r pe r f o r m i n g b i d d e r s f r o m t h e b i d d i n g p o o l . T h e r e d o e s no t a p p e a r t o b e a n y i m p a c t i n t h e s e s p e c i f i c c a s e s a s th e r e w e r e n o d i s p u t e d c o n t r a c t a w a r d s a n d t h e p r e q u a l i fi c a t i o n s u b m i s s i o n w a s n o t f r o m t h e l o w e s t b i d d e r . Fr o m d i s c u s s i o n w i t h t h e i n v o l v e d d e p a r t m e n t s , t h e y w e r e n o t a w a r e o f t h e i m p a c t o f t h i s b i d l a n g u a g e o r t h e su b m i t t e d i n f o r m a t i o n . T h i s l a n g u a g e m a y v e r y w e l l h av e b e e n b o i l e r p l a t e l a n g u a g e u s e d b y t h e a r c h i t e c t s wh o w e r e a s s i s t i n g w i t h t h i s p r o c e s s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r w h e n i t m a y b e n e c e s s a r y t o i n s e r t t h e p r e q u a l i f i c a t i o n la n g u a g e i n t o c o n t r a c t b i d d o c u m e n t s . I f t h e y d o , th e y s h o u l d m a k e s u r e t h e y f o l l o w t h e a s s o c i a t e d st a t u t e s r e g a r d i n g p r e q u a l i f i c a t i o n . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 10 of 30 Co u n t y ’ s u s e o f t e s t i n g s e r v i c e s m i g h t h a v e b e e n h a nd l e d b e t t e r i n o n e p r o j e c t . In r e v i e w i n g i n v o i c e c h a n g e o r d e r s f o r S o l i d W a s t e ’ s n o rt h a r e a e x p a n s i o n , i t w a s n o t e d t h a t a n u m b e r o f t h e ch a n g e o r d e r s w e r e f o r t h e C o u n t y ’ s t e s t i n g o f m a t e r i a l s ( p r i m a r i l y c o n c r e t e a n d s o i l s ) d u r i n g t h e p r o j e c t . In s t e a d o f b e i n g t r e a t e d a s a s e p a r a t e c o n t r a c t , t h e y w e re t r e a t e d a s c h a n g e o r d e r s t h r o u g h t h e p r i m e co n t r a c t o r w h o c h a r g e d a n a d d i t i o n a l 1 0 % m a r k u p o n t h e s e s e r v i c e s . S e r v i c e s w e r e p a i d o n i n v o i c e s s p l i t ou t b e t w e e n t h e p r i m e c o n t r a c t o r a n d t h e C o u n t y . T e s t in g s e r v i c e s o f $ 5 0 , 0 8 2 w e r e p a i d o v e r e i g h t i n v o i c e s an d t h e p r i m e c o n t r a c t o r a d d e d a m a r k u p o f $ 5 , 0 0 8 . I n a d d i t i o n , t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r w o u l d n o r m a l l y ha v e a p p r o v e d t h e c h a n g e o r d e r s i f i n t o t a l t h e y w e r e o v e r $ 2 5 , 0 0 0 . S i n c e t h e c o s t s w e r e b r o k e n u p b y sp e c i f i c i n v o i c e a n d n o t a d d r e s s e d i n t o t a l f o r t h e p r o j e ct , t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r w a s n o t i n v o l v e d i n t h e ap p r o v a l o f t h e s e s e r v i c e s . Si n c e t h e s e s e r v i c e s w e r e b e i n g p e r f o r m e d f o r t h e C o u n t y t o a s s e s s t h e q u a l i t y o f s e r v i c e s p e r f o r m e d b y t h e co n t r a c t o r , i t s e e m s l e s s i n d e p e n d e n t f o r t h e t e s t i n g c o n t ra c t o r t o b e p a i d b y t h e p r i m e c o n t r a c t o r . T h e te s t i n g s e r v i c e s c o n t r a c t o r s h o u l d h a v e b e e n a n s w e r i n g d i r e ct l y t o t h e C o u n t y . A t t h e t i m e , t h e s t a t u t e d i d no t d i s c o u r a g e t h i s . T h e s t a t e h a s s i n c e e n a c t e d n e w l e g i s l at i o n i n 2 0 0 9 ( O R S 2 7 9 C . 3 0 7 ) t h a t m a y h a v e di s c o u r a g e d t h i s p r a c t i c e . T h e n e w l a w p r o v i d e s t h a t s e rv i c e s f o r o v e r s e e i n g a p u b l i c c o n t r a c t m a y n o t b e pr o c u r e d t h r o u g h t h e c o n t r a c t o r t h a t i s s u b j e c t t o t h e ov e r s i g h t . If t h e C o u n t y d e s i r e s t o i n s p e c t a n d t e s t f o r q u a l i t y i n t h e w o r k p e r f o r m e d , t h e y s h o u l d t r y t o m a k e s u r e t h e s e te s t s a r e p e r f o r m e d i n d e p e n d e n t l y a n d m a k e i t a r o u t i n e s t a n d a r d f o r a l l p r o j e c t s . So l i d W a s t e m a n a g e m e n t i n d i c a t e d t h e s e s e r v i c e s w e r e n o t sp e c i f i e d i n t h e b i d d o c u m e n t , a s t h e y s h o u l d ha v e . T h e y d e c i d e d t h a t h a v i n g t e s t i n g o c c u r i n c o o r d i n a ti o n w i t h t h e p r i m e c o n t r a c t o r w o u l d b e m o r e ef f i c i e n t a n d r e s u l t i n l e s s s c h e d u l e d e l a y s . P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s i n d i c a t e s t h e y r o u t i n e l y c o n t r a c t o u t te s t i n g s e r v i c e s a n d i n d e p e n d e n t l y o f t h e c o n t r a c t o r . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o m a k e s u r e t h e y co n s i s t e n t l y c o n t r a c t f o r i n s p e c t i o n a n d ov e r s i g h t s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e n e w l a w . It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y d e p a r t m e n t s t o l o o k a t t h e a n t i c i p a t e d o v e r a l l c o s t f o r t h e c h a n g e s in v o l v e d t o d e t e r m i n e w h e t h e r t h e y h a v e o b t a i n e d t h e a p p r o p r i a t e l e v e l o f a p p r o v a l s f o r t h e c h a n g e or d e r . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 11 of 30 3. 2 Fi s c a l o b s e r v a t i o n s Pa y m e n t s a r e a d e q u a t e l y s u p p o r t e d , a u t h o r i z e d , m o n i to r e d a n d c o n t r o l l e d i n ac c o r d a n c e w i t h t h e c o n t r a c t . Du r i n g t h e a u d i t , a n u m b e r o f p r o g r e s s a n d f i n a l p a y m en t s w e r e c o m p a r e d t o s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n a n d fo u n d t o b e i n c o m p l i a n c e w i t h t h e c o n t r a c t s a n d t h e s t a t e o f t h e j o b a t t h e t i m e s u b m i t t e d . T h e C o u n t y pr o p e r l y r e t a i n e d 5 % o n a l l c o n t r a c t s u n t i l p r o j e c t c o m p le t i o n . I n a d d i t i o n t o d e p a r t m e n t t r a c k i n g o f pa y m e n t s , C o u n t y F i n a n c e p e r f o r m s o n g o i n g a c c o u n t i n g f o r t h e p r o j e c t c o s t s a n d p r o v i d e s t h e s e r e p o r t s t o ma n a g e m e n t . I t w a s n o t e d i n a f e w c a s e s o n t h e R V p a r k p r o j e c t w h e r e t h e c e r t i f i c a t i o n f o r p a y m e n t do c u m e n t a t i o n d i d n o t i n c l u d e t h e a r c h i t e c t ’ s s i g n a t u r e . T h e s e c e r t i f i c a t i o n s w e r e s p e c i f i c a l l y f o r t h e f i n a l pa y m e n t s o n t h e c o n t r a c t . Th e c e r t i f i c a t i o n o f p a y m e n t h e l p s t o d o c u m e n t t h e s t a g e o f w o r k a n d t h e p a y m e n t d u e . T h e c o n t r a c t o r w i l l ma k e c e r t a i n c e r t i f i c a t i o n s a s w e l l a s t h e a r c h i t e c t . T h e ar c h i t e c t ’ s c e r t i f i c a t i o n i n d i c a t e s t h e y b e l i e v e t h e st a g e o f w o r k i s a p p r o p r i a t e b a s e d u p o n t h e i r k n o w l e d g e an d t h a t t h e q u a l i t y o f t h e w o r k m e e t s t h e c o n t r a c t sp e c i f i c a t i o n s . In t h e a b s e n c e o f a l l c e r t i f i c a t i o n s , i t i s n o t c l e a r t h a t a l l p a r t i e s t o t h e p r o j e c t b e l i e v e t h a t p a y m e n t i s d ue. Fo r t h e s i t u a t i o n s n o t e d w h e r e t h e a r c h i t e c t h a d n o t s i gn e d t h e c e r t i f i c a t i o n , m a n a g e m e n t b e l i e v e s t h i s w a s an o v e r s i g h t a n d w a s c o m f o r t a b l e t h e p r o j e c t h a d b e e n p ro p e r l y c o m p l e t e d a n d a m o u n t s w e r e n o w p a y a b l e . Ar c h i t e c t s i g n a t u r e s w e r e p r e s e n t o n p r e v i o u s s u b m i t t a l s r ev i e w e d . Ch a n g e o r d e r a d m i n i s t r a t i o n c o u l d u s e s o m e i m p r o v e m en t . Ch a n g e o r d e r p r o c e s s e s v a r i e d a b i t f r o m p r o j e c t t o p r o je c t a n d g e n e r a l l y i n c l u d e r e v i e w , a p p r o v a l a n d pa y m e n t . T h e i n t e r n a l a u d i t r e v i e w e d c h a n g e o r d e r s f o r t h e t h r e e p r o j e c t s f o r m a t h e m a t i c a l a c c u r a c y , ad e q u a c y o f s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n , a n d a p p r o p r i a t e a p p r o v a l . I s s u e s n o t e d i n c l u d e : · T w o o f t h e t h r e e c o n t r a c t s d i d n o t p r o v i d e s u f f i c i e n t g ui d a n c e o n t h e a d m i n i s t r a t i o n a n d h a n d l i n g o f ch a n g e o r d e r s . B e c a u s e o f t h i s , c h a n g e o r d e r s s h o w e d i n c o n si s t e n c i e s i n a p p l i c a t i o n a n d h a n d l i n g o f pr o f i t o n c h a n g e o r d e r w o r k . o P r o f i t s o f 5 % - 1 7 % w e r e v i s i b l y c h a r g e d b y s u b c o n t r a c t o rs o v e r t h e s e p r o j e c t s . P r i m e co n t r a c t o r s l a y e r e d o n t o s u b c o n t r a c t o r p r i c e s a d d i t i o n a l ma r k u p s o f 0 % - 1 0 % . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 12 of 30 o M a r k u p s h a n d l e d i n c o n s i s t e n t l y f o r c r e d i t c h a n g e o r d e r w or k e v e n w h e n d i s c u s s e d i n c o n t r a c t . · I n o n e o f t h e p r o j e c t s , c h a n g e o r d e r s w e r e i d e n t i f i e d fr o m a s u b c o n t r a c t o r t h a t w a s r e l a t e d t o t h e p r i m e co n t r a c t o r . T h e s u b c o n t r a c t o r c h a r g e d m a r k u p s f o r w h i c h t he p r i m e a d d e d a d d i t i o n a l m a r k u p s . · F o r o n e p r o j e c t , n o t e d t h a t t h e f i l e c o p y o f t h e c h a n ge o r d e r d i d w a s n o t s i g n e d o f f b y t h e a r c h i t e c t . · I n t w o p r o j e c t s , t h e C o u n t y a d m i n i s t r a t o r d i d n o t p h y si c a l l y s i g n o f f o n t h e f i l e c o p i e s o f t h e c h a n g e or d e r s . A d m i n i s t r a t o r a p p r o v a l o f c h a n g e o r d e r s i s r e q ui r e d w h e n t h e y a r e o v e r $ 2 5 , 0 0 0 . S t a f f in d i c a t e t h e y h a d t h e a d m i n i s t r a t o r ’ s a p p r o v a l . · I t w a s n o t e d i n s o m e c i r c u m s t a n c e s w h e r e i t a p p e a r e d c h a n ge o r d e r w o r k o c c u r r e d i n a d v a n c e o f wr i t t e n a p p r o v a l . · M i n o r m a t h e m a t i c a l a c c u r a c y i s s u e s w e r e n o t e d o n o n e p r oj e c t p r i m a r i l y w i t h m a r k u p s a p p l i e d in c o n s i s t e n t l y b y s u b c o n t r a c t o r s a n d t h e p r i m e c o n t r a c t o r . · C o u n t y l e g a l c o u n s e l i n d i c a t e s t h e y h a v e n e v e r b e e n i nv o l v e d w i t h c h a n g e o r d e r s , a n d t h a t t h e i r ex p e r t i s e m i g h t b e n e e d e d . In a d d i t i o n t o t h e s e i s s u e s a n u m b e r o f g o o d p r a c t i c e s w er e n o t e d : · A d m i n i s t r a t i o n o f c h a n g e o r d e r s w a s m o r e g r e a t l y d e t a il e d i n t h e r e c e n t 9 1 1 / O S P f a c i l i t y c o n t r a c t . I t in c l u d e d w h a t w o u l d b e a s e x p e c t e d i n p r o f i t p e r c e n t a g e s f o r a s u b c o n t r a c t o r a n d t h e p r i m e co n t r a c t o r . · T h e h i r e d o w n e r ’ s r e p r e s e n t a t i v e f o r S o l i d W a s t e i n t he a b s e n c e o f c o n t r a c t u a l l a n g u a g e d i d a g o o d o f jo b o f e s t a b l i s h i n g a d d i t i o n a l p a r a m e t e r s a r o u n d c h a n g e o r d e r s i n a w r i t t e n d o c u m e n t d u r i n g t h e pr o j e c t . · M o s t c h a n g e o r d e r s a p p e a r t o h a v e b e e n p r o c e s s e d i n a t i me l y m a n n e r . Ch a n g e o r d e r s g e n e r a l l y i n c l u d e a n a d d i t i o n a l s c o p e o f wo r k o u t s i d e t h e b a s e o f w o r k t h a t m u s t b e ac c o m p l i s h e d t o c o m p l e t e t h e p r o j e c t , a n d c a n r e s u l t f r o m om i s s i o n s o r i n t e r p r e t a t i o n s f r o m t h o s e t h a t d e s i g n or b u i l d t h e p r o j e c t . C h a n g e o r d e r s r e p r e s e n t l e g a l do c u m e n t s a m e n d i n g t h e s c o p e o f t h e o r i g i n a l c o n t r a c t . Th e y m a y b e a d d o r r e m o v e c o s t a n d / o r t i m e t o a p r o j e ct . T h e y c a n b e f o r h u n d r e d s o f d o l l a r s o r m o r e t h a n a h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s . C o u n t y p o l i c y i s f o r c h a n ge o r d e r s i n e x c e s s o f $ 2 5 , 0 0 0 t o b e a p p r o v e d b y t h e Co u n t y A d m i n i s t r a t o r a n d i n e x c e s s o f $ 1 5 0 , 0 0 0 b e a p p r o ve d b y t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s . Ch a n g e o r d e r s h a v e t h e p o t e n t i a l o f a d d i n g c o s t a n d t i me t o p r o j e c t s . C h a n g e o r d e r s a r e g e n e r a l l y an t i c i p a t e d t o o c c u r a n d p r o j e c t b u d g e t s g e n e r a l l y a n t i c i pa t e c h a n g e o r d e r s i n t h e 1 0 - 1 5 % r a n g e . T h i s oc c u r s b e c a u s e t h e a c t u a l p r o j e c t w i l l l i k e l y e n c o u n t e r v ar i a t i o n s f r o m t h e p l a n . H o w c h a n g e o r d e r s a r e ad m i n i s t e r e d c a n m i n i m i z e t h e i r i m p a c t t o t h e p r o j e c t i n c o s t a n d t i m e . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 13 of 30 In t h e a b s e n c e o f a n y g u i d a n c e o n h a n d l i n g o f c h a n g e o r de r s , s u b c o n t r a c t o r s a n d p r i m e c o n t r a c t o r s a r e a b l e to a s k f o r m o r e i n t h e i r c h a n g e o r d e r s . C h a n g e o r d e r s ub m i t t a l s g e n e r a l l y h a v e l e s s c o m p e t i t i o n s i n c e t h e wo r k i s i n p r o g r e s s a n d t h e c o n t r a c t o r i s o n s i t e . It i s n o t c l e a r f r o m m o s t o f t h e i d e n t i f i e d i s s u e s , h o w mu c h i t i m p a c t e d c o s t s f o r t h e p r o j e c t . I n t h e S o l i d W a s t e p r o j e c t , t h e p r i m e c o n t r a c t o r s u b m i t t e d c h a n g e or d e r s w i t h a r e l a t e d p a r t y s u b c o n t r a c t o r . S i n c e t h e co n t r a c t w a s s i l e n t o n t h i s a n d i t w a s n o t c h a l l e n g e d , t h ey w e r e a b l e t o i n c r e a s e t h e i r m a r k u p s f r o m w h a t wo u l d h a v e b e e n a l l o w a b l e . T h e m a r k u p s r e s u l t e d i n a 2 2 % m a r k u p a s o p p o s e d t o 1 0 % . O v e r t h e 2 5 ch a n g e o r d e r s , t h e p r i m e c o n t r a c t o r r e c e i v e d $ 8 , 5 5 0 m o re b y t h i s a r r a n g e m e n t . N e a r l y a q u a r t e r o f t h e ch a n g e o r d e r d o l l a r s a n d q u a n t i t y w e r e w i t h t h i s r e l a t ed p a r t y s u b c o n t r a c t o r . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r d e v e l o pi n g c a p i t a l p r o j e c t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s t o pr o v i d e g u i d a n c e a n d d e f i n e r e s p o n s i b i l i t i e s r e l a t e d t o c h a n g e o r d e r s i n c o n t r a c t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r w i t h c o n s t r u c ti o n c o n t r a c t s h o w c h a n g e o r d e r s w i l l b e ad m i n i s t e r e d , i n c l u d i n g · ac c e p t a b l e s u b c o n t r a c t o r m a r k u p r a t e s a n d o n w h a t g oo d s a n d s e r v i c e s , · ac c e p t a b l e p r i m e c o n t r a c t o r m a r k u p r a t e s f o r v a r i o u s g o o d s , s e r v i c e s a n d o n s u b c o n t r a c t o r s . · ha n d l i n g f o r m a r k u p s o n c r e d i t s a n d · id e n t i f i c a t i o n a n d h a n d l i n g o f m a r k u p s w h e n t h e y a r e w i t h r e l a t e d p a r t i e s . It i s r e c o m m e n d e d f o r b i d a n d c o n t r a c t d o c u m e n t s t o h a v e p r i m e c o n t r a c t o r s d i s c l o s e a n y r e l a t e d pa r t y s u b c o n t r a c t o r s t h e y w i l l b e u s i n g . T h e t e r m “r e l a t e d p a r t y ” s h o u l d b e d e f i n e d ( s u c h a s t h e I R S ru l e s f o r r e l a t e d p a r t i e s – s u c h a s c o m p a n i e s o w n e d b y g r e a t e r t h a n 5 0 % b y b r o t h e r s , s i s t e r s , sp o u s e , a n d l i n e a l d e s c e n d e n t s . ) . I t i s f u r t h e r r ec o m m e n d e d t h e c o n t r a c t l a n g u a g e s p e c i f i c a l l y id e n t i f y h o w t h a t w i l l i m p a c t t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e c o n t r a c t ( i . e . , t h e s u b c o n t r a c t o r w i l l b e t r e a ted as p a r t o f t h e p r i m e ) . Co n s t r u c t i o n c h a n g e o r d e r s a r e n o t b e i n g r e t a i n e d w it h c o n t r a c t i n f o r m a t i o n . It w a s n o t e d d u r i n g t h e a u d i t t h a t c h a n g e o r d e r s w e r e ke p t b y t h e d e p a r t m e n t s a n d n o t k e p t w i t h o t h e r c o u n t y co n t r a c t d o c u m e n t s . T h e s e c h a n g e o r d e r d o c u m e n t s h a v e g on e u n r e c o r d e d a t t h e C l e r k ’ s O f f i c e . O n l y re c e n t l y h a v e s o m e c h a n g e o r d e r d o c u m e n t s b e e n t r a c k e d th r o u g h C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a s c o n t r a c t do c u m e n t s . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 14 of 30 Ch a n g e o r d e r s a r e m o d i f i c a t i o n s t o t h e o r i g i n a l c o n t r ac t a n d c a n s o m e t i m e s s i g n i f i c a n t l y m o d i f y p r i c e a n d / o r co n d i t i o n s f r o m t h e o r i g i n a l . T h e c h a n g e o r d e r s r e p r e se n t l e g a l d o c u m e n t s s i g n e d b y p a r t i e s t o t h e o r i g i n a l co n t r a c t . O r i g i n a l c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s a r e n o r m a l l y re c o r d e d w i t h t h e C l e r k b e c a u s e t h e y a r e s i g n i f i c a n t i n am o u n t a n d a r e s i g n e d b y t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o ne r s . T h e o r i g i n a l c o n t r a c t i s a n i n c o m p l e t e pr e s e n t a t i o n o f t h e f i n a l c o n t r a c t v a l u e a n d t e r m s w i t h ou t t h e a s s o c i a t e d c h a n g e o r d e r s . Th e C l e r k ’ s O f f i c e i n d i c a t e d t h a t t h e y h a v e h a d t i m e s w h er e t h e y c o u l d n o t l o c a t e a l l o f t h e r e l e v a n t c o n t r a c t re c o r d s s i n c e t h e y h a d n o t b e e n r e c o r d e d . Un t i l r e c e n t l y m a n y c h a n g e o r d e r d o c u m e n t s w e r e n o t c y cl e d t h r o u g h C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n f o r t r a c k i n g un l e s s t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r s i g n e d t h e m . I t i s s t i l l n o t c l e a r t h a t c h a n g e o r d e r s a r e c o m i n g t o C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n . T y p i c a l l y , t h e C l e r k ’ s O f f i c e o n l y r e c o rd s d o c u m e n t s s i g n e d b y t h e B o a r d . A s c h a n g e o r d e r s re l a t e t o a B o a r d d o c u m e n t , t h e C l e r k ’ s O f f i c e s u g g e s t s r ec o r d i n g a l l o f t h e c h a n g e o r d e r s a t t h e c o m p l e t i o n of t h e p r o j e c t . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a p r o c es s t o r e c o r d i n g c o n s t r u c t i o n c h a n g e o r d e r s t o Bo a r d a p p r o v e d c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s a t t h e e n d o f t h e c o n t r a c t . In t e r i m a c c o u n t i n g f o r 9 1 1 / O S P f a c i l i t y m a y c h a n g e . Th e C o u n t y ’ s c u r r e n t a c c o u n t i n g f o r t h e 9 1 1 / O S P f a c i l i t y i s t h r o u g h t w o s e p a r a t e b u d g e t a r y f u n d s a n d r e s u l t s fr o m a l l o c a t i o n p e r c e n t a g e s u t i l i z i n g t h e i n i t i a l s q u a r e f o o t a g e s h a r i n g o f t h e f a c i l i t y ( c u r r e n t l y 6 6 % O S P and 34 % 9 1 1 ) . T h e u n d e r l y i n g C o u n t y b o n d i n g w a s a l s o s c h e du l e d b e t w e e n 9 1 1 a n d O S P o n t h e s e pe r c e n t a g e s . T h e s e p e r c e n t a g e s w e r e d e t e r m i n e d p r i o r t o 9 1 1 i n c r e a s i n g t h e i r o c c u p a n c y o n t h e s e c o n d fl o o r . T h e r e v i s e d f o o t p r i n t m a y l e a d t o 9 1 1 h a v i n g a n i n c r e a s e d a l l o c a t i o n p e r c e n t a g e o f t h e f a c i l i t y { p e r haps as m u c h a s 5 % ( a 1 5 % i n c r e a s e ) } . I f t h i s o c c u r s , m o r e o f t he f a c i l i t y c o s t w i l l b e a t t r i b u t a b l e t o 9 1 1 a n d re q u i r e r e v i s i o n t o t h e c u r r e n t a c c o u n t i n g . Th e c u r r e n t I G A w i t h 9 1 1 i n d i c a t e s t h e i r o b l i g a t i o n w i ll u l t i m a t e l y r e l a t e t o a c t u a l c o s t s b a s e d u p o n t h e i r oc c u p a n c y p e r c e n t a g e o f t h e b u i l d i n g . Ac c o u n t i n g s h o u l d b e p e r f o r m e d w i t h a c c u r a t e a n d r e l e v a nt i n f o r m a t i o n . T h e u s e o f w h a t c o u l d b e s t a l e al l o c a t i o n p e r c e n t a g e s c o u l d s k e w t h e a c c o u n t i n g . T h e al l o c a t i o n r a t e c a l c u l a t i o n w a s a l s o v e r y s i m p l i s t i c Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 15 of 30 an d c o u l d b e d o n e i n a n u m b e r o f w a y s t h a t w o u l d a l s o a f f e c t t h e a c c o u n t i n g . I t w a s n o t c l e a r w h e t h e r a l l af f e c t e d p a r t i e s r e v i e w e d t h e m e t h o d u s e d . Ul t i m a t e l y , t h e p r o p e r a c c o u n t i n g c a n b e d e v e l o p e d a t th e e n d o f t h e p r o j e c t . T h e c u r r e n t a c c o u n t i n g m a y pr o v e s o m e w h a t m i s l e a d i n g i f t h e o c c u p a n c y r a t e s c h a n g e o r t h e u n d e r s t a n d i n g b e t w e e n t h e C o u n t y a n d 91 1 c h a n g e s . Th e c u r r e n t p r o j e c t i o n o f t h e p r o j e c t c o s t s b e l o w t h e e st i m a t e d c o s t w i l l l i k e l y m e a n t h e r e w i l l b e s o m e re m a i n i n g f u n d s . P r o j e c t m a n a g e m e n t i n d i c a t e s t h e r e co u l d b e a s m u c h a s a m i l l i o n d o l l a r s r e m a i n i n g . Pr o j e c t m a n a g e m e n t i n d i c a t e s t h e y h a d a n t i c i p a t e d s o m e ch a n g e s t o t h e a c c o u n t i n g b u t i s u n c e r t a i n w h a t th e c o s t s w i l l b e u n t i l t h e p r o j e c t i s c o m p l e t e d . P r o j e ct m a n a g e m e n t w o u l d l i k e t o s e e t h e o r i g i n a l p a y m e n t sc h e d u l e d f o r 9 1 1 k e p t ( s i n c e t h a t i s h o w t h e p a y m e n t s a re c u r r e n t l y b e i n g m a d e ) a n d a n y r e s i d u a l f u n d s pr o v i d e d t o 9 1 1 f o r m a k i n g f u t u r e p a y m e n t s . S i n c e t h e ac c o u n t i n g i s i n p r o g r e s s , t h e r e i s n o t h i n g y e t t o s h a r e on h o w t h i s m i g h t b e r e s o l v e d . T h e a l l o c a t i o n m e t h o d ol o g y m a y a l s o b e r e v i s i t e d . It i s r e c o m m e n d e d , t h e C o u n t y i n c o o r d i n a t i o n w i t h 91 1 d e v e l o p a n a p p r o a c h t o a c c o u n t i n g f o r t h e ac t u a l c o s t s c o n s i s t e n t w i t h t h e I G A . T h e d i s c u s s i on s h o u l d a l s o a d d r e s s h o w a n y a d d i t i o n a l f u n d s ar e h a n d l e d a t t h e e n d o f t h e p r o j e c t a n d t h e r e s u l ti n g d e b t p a y m e n t s c h e d u l e . Th e c u r r e n t p r o j e c t a c c o u n t i n g s h o u l d n o t b e u s e d w it h o u t d i s c l o s u r e t o u s e r s o f t h e u n c e r t a i n t y o f th e a c c o u n t i n g i n v o l v e d . Ca p i t a l c o n s t r u c t i o n b u d g e t i n g m i g h t b e i m p r o v e d . Th e C o u n t y ’ s c a p i t a l c o n s t r u c t i o n b u d g e t i n g c u r r e n t l y f o cu s e s o n a n n u a l c a s h f l o w r e q u i r e m e n t s b y de p a r t m e n t s f o r c a p i t a l n e e d s a s w e l l a s a c a p i t a l i m p r o ve m e n t p l a n n e e d s o v e r a f i v e - y e a r t i m e s p a n . Ge n e r a l l y , t h e b u d g e t i n g p r e s e n t a t i o n f o c u s e s o n c u r r e nt y e a r s o u r c e s a n d u s e s o f f u n d s e v e n t h o u g h co n s t r u c t i o n p r o j e c t s m a y s p a n a n u m b e r o f f u n d s o v e r a n um b e r o f f i s c a l y e a r s . B u d g e t i n g d i s c l o s u r e l a c k s so m e o f t h e d e p t h b e i n g p r e s e n t e d b y G F O A a s b e s t p r a c t ic e s i n c a p i t a l b u d g e t i n g . Th e C o u n t y h a s r e c e i v e d t h e “ D i s t i n g u i s h e d B u d g e t P r e s e n ta t i o n A w a r d ” f o r f i s c a l y e a r 0 8 / 0 9 a n d 0 9 / 1 0 bu d g e t s . T h i s i n d i c a t e s t h e s i g n i f i c a n t o n g o i n g b u d g e t e ff o r t s b y t h e C o u n t y . R e v i e w e r s f o r t h e G F O A ’ s di s t i n g u i s h e d b u d g e t p r e s e n t a t i o n a w a r d d i d i d e n t i f y s o me w e a k n e s s e s i n t h e a r e a s o f c a p i t a l b u d g e t i n g , Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 16 of 30 in c l u d i n g : 1. q u e s t i o n i n g a p p r o v e d p r o j e c t s w i t h u n k n o w n s o u r c e s o f fu n d i n g a n d 2. n o t a d d r e s s i n g c a p i t a l i m p r o v e m e n t i m p a c t s o n o p e r a t i ng b u d g e t s . Th e c o m m e n t s r e i n f o r c e t h e i d e a t h a t t h e c o u n t y c a n i m p r ov e o n c o m m u n i c a t i n g t h e a l i g n m e n t o f b u d g e t w i t h st r a t e g i c p l a n s . A c a p i t a l b u d g e t a p p e a r s t o d i f f e r f r o m t h e C o u n t y ’ s c u rr e n t b u d g e t i n f o r m a t i o n . So m e a d d i t i o n a l o r e x p a n d e d i n f o r m a t i o n m a y b e n e e d ed i n t h e f o l l o w i n g a r e a s : a) D e s c r i b i n g h o w t h e f i n a n c i a l b e n e f i t s o f t h e p r o j e c t to t h e j u r i s d i c t i o n b) D e s c r i b i n g t h e i m p a c t t o t h e c u r r e n t o r f u t u r e o p e r a ti n g b u d g e t s . c) O u t l i n i n g t h e a n t i c i p a t e d f u n d i n g s o u r c e s f o r a l l a s p ec t s o f t h e p r o j e c t , s p e c i f i c a l l y r e f e r e n c i n g a n y fi n a n c i n g r e q u i r e m e n t s f o r t h e u p c o m i n g o p e r a t i n g y e a rs . A d d r e s s i n g t h e a g e n c y ’ s f u n d i n g au t h o r i t y b a s e d o n e s t i m a t e d p r o j e c t c o s t s k e e p i n g i n c o n t ex t a n y p r e v i o u s l y a u t h o r i z e d a m o u n t s . d) E m p h a s i s o n t h e c a p i t a l b u d g e t i n f o r m a t i o n b y p l a c e me n t i n a d i s t i n c t s e c t i o n o f t h e b u d g e t do c u m e n t . Ar e a s n o t c u r r e n t l y a d d r e s s e d i n c l u d e : a) O u t l i n e o f s c h e d u l e f o r p r o j e c t s b y s i g n i f i c a n t p h a s e s a n d p l a n n e d t i m i n g f o r a c q u i s i t i o n , d e s i g n an d c o n s t r u c t i o n a c t i v i t i e s . b) I d e n t i f y r e c u r r i n g v s . n o n - r e c u r r i n g p r o j e c t s . N o n - r o ut i n e p r o j e c t s s h o u l d h a v e a g r e a t e r l e v e l o f in f o r m a t i o n p r o v i d e d . c) E v a l u a t i o n a n d p r i o r i t i z a t i o n s h o u l d b e a d d r e s s e d f or p r o p o s e d p r o j e c t s . d) O u t l i n e t h e l e v e l o f c o m p l e t i o n o f p r o j e c t s a n d a c t u al c o s t s v e r s u s b u d g e t e d . e) O u t l i n e e f f o r t s t o m i t i g a t e r i s k o n s i g n i f i c a n t n o n - re c u r r i n g p r o j e c t s . Th e G o v e r n m e n t F i n a n c e O f f i c e r s A s s o c i a t i o n p u b l i s h e s “ G o v er n m e n t a l a c c o u n t i n g , a u d i t i n g , a n d f i n a n c i a l re p o r t i n g ” t e x t , r e c o m m e n d e d b u d g e t p r a c t i c e s a s w e l l a s g u i d a n c e f o r b u d g e t p r e s e n t a t i o n s u n d e r t h e i r di s t i n g u i s h e d b u d g e t p r e s e n t a t i o n a w a r d p r o g r a m . T h e s e r e s o u r c e s d i s c u s s i m p r o v i n g t h e p r e s e n t a t i o n o f pr o j e c t - l e n g t h c a p i t a l b u d g e t s a s a w a y o f i m p r o v i n g in f o r m a t i o n p r o v i d e d o n t h e t o t a l p r o j e c t a n d n o t j ust the am o u n t s f i n a n c e d o r s p e n t i n t h e c u r r e n t p e r i o d . GF O A b e s t p r a c t i c e s i n c l u d e a : 1. R e c o m m e n d a t i o n t h a t o n c e a g o v e r n m e n t a d o p t s a c a p i t al p l a n t h e n e x t s t e p i s t o d e v e l o p a c a p i t a l bu d g e t . {G F O A – I n c o r p o r a t i n g a c a p i t a l p r o j e c t b u d g e t i n t h e b u d g e t p r o c e s s ( 2 0 0 7 ) } . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 17 of 30 2. R e c o m m e n d a t i o n t h a t g o v e r n m e n t d e c i d e h o w t o b e s t p re s e n t m a j o r c a p i t a l p r o g r a m h i g h l i g h t s i n t h e op e r a t i n g b u d g e t d o c u m e n t . { GF O A – P r e s e n t a t i o n o f t h e c a p i t a l b u d g e t i n t h e o p e ra t i n g b u d g e t d o c u m e n t ( 2 0 0 8 ) } . A p r o p e r l y p r e p a r e d c a p i t a l b u d g e t c a n a s s i s t i n p r o p e r p l a n n i n g , f u n d i n g a n d i m p l e m e n t a t i o n o f m a j o r pr o j e c t s a n d e n h a n c e s t h e t r a n s p a r e n c y a n d a c c o u n t a b i l i t y t o c i t i z e n s . C a p i t a l p r o j e c t s d i f f e r f r o m n o r m a l op e r a t i n g b u d g e t s i n t h a t t h e y c a n s p a n a n u m b e r o f y ea r s a n d r e q u i r e m u l t i - y e a r f u n d i n g s o u r c e s a n d l i k e l y wi l l i m p a c t o p e r a t i n g b u d g e t s . In h i n d s i g h t , t h e C o u n t y h a s a n u m b e r o f c u r r e n t c a p i t al p r o j e c t s t h a t a r e s u f f e r i n g f o r l a c k o f a n t i c i p a t e d fu n d i n g . T h o u g h s o m e o f t h i s i s b a s e d o n t h e d e p r e s s e d r e a l e s t a t e m a r k e t , s o m e o f t h e s e c o m p l i c a t i o n s ar i s e f r o m l a c k o f s u f f i c i e n t l o n g t e r m p l a n n i n g . · M o s t n o t a b l e i s t h e C o u n t y ’ s p u r c h a s e o f p r o p e r t y t o b e o c c u p i e d b y t h e B e t h l e h e m I n n , w h i c h oc c u r r e d w i t h o u t s u f f i c i e n t i d e n t i f i e d r e s o u r c e s . T h i s h as r e s u l t e d i n a n e g a t i v e f u n d p o s i t i o n f o r a co u p l e o f y e a r s . · I n a s l i g h t l y d i f f e r e n t s c e n a r i o , t h e S o l i d W a s t e d e pa r t m e n t r e s e r v e s a r e b e i n g l o a n e d t o p r o v i d e fu n d i n g f o r t h e d e s i g n o f t h e S h e r i f f ’ s j a i l f a c i l i t y . T h i s i s r e q u i r i n g t h e S o l i d W a s t e d e p a r t m e n t t o co n s o l i d a t e t h e i r r e s e r v e s t o h a v e s u f f i c i e n t f u n d s f o r t w o i n - p r o c e s s c a p i t a l p r o j e c t s . Th e C o u n t y f a c e s a p o t e n t i a l f u n d i n g i s s u e w i t h t h e c u r r en t 9 1 1 / O S P b u i l d i n g . T h e 9 1 1 c o u n t y s e r v i c e di s t r i c t i s o p e r a t i n g p a r t l y o n a l e v y , w h i c h w i l l e n d in 2 0 1 2 . I f t h e s e r v i c e d i s t r i c t c a n n o t i d e n t i f y o t h e r funding or e s t a b l i s h a n o t h e r l e v y f o r a d e q u a t e f u n d i n g , t h e y w il l b e a b l e t o t e r m i n a t e t h e i r l e a s e w i t h t h e C o u n t y. Th e C o u n t y d o e s p e r f o r m a n u m b e r o f c a p i t a l b u d g e t i ng p r a c t i c e s b u t t h e y a r e n o t n o r m a l l y a s s o c i a t e d o r pu b l i s h e d w i t h t h e b u d g e t d o c u m e n t . It i s s u g g e s t e d f o r D e s c h u t e s C o u n t y t o c o n s i d e r d e ve l o p i n g a “ c a p i t a l b u d g e t ” a n d i t s p r e s e n t a t i o n co n s i s t e n t w i t h G F O A ’ s b e s t p r a c t i c e s . Th e C o u n t y w o u l d n e e d t o c o n t i n u e c o m p l i a n c e w i t h a p p l ic a b l e s t a t e r e q u i r e m e n t s . {P r o g r e s s n o t e : T h e C o u n t y i n t h e c u r r e n t 2 0 1 1 b u d g e t p r e s e n t a t i o n h a s m o v e d t h e c a p i t a l im p r o v e m e n t p r o g r a m t o a d i s t i n c t s e c t i o n f o r e m p h a s i s a n d p r o v i d e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n o n pr o j e c t s . } Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 18 of 30 Pr o j e c t m a n a g e m e n t n e e d s t o b e a d d r e s s e d b y f a c i l i t y. Di r e c t o r s f o r t w o o f t h e t h r e e p r o j e c t s h a d s o m e c o n c e r n s w i t h t h e i r i n v o l v e m e n t i n p r o j e c t m a n a g e m e n t a n d kn o w l e d g e a b o u t t h e r u l e s a n d b e s t p r a c t i c e s . I n o n e c a s e, t h e d e p a r t m e n t h a d a n o n s i t e o w n e r ’ s re p r e s e n t a t i v e d o i n g p a r t - t i m e o v e r s i g h t w o r k . O n e o f t h e p r o j e c t s h a d a n e x p e r t o n e x c a v a t i o n t o h e l p mo n i t o r w o r k f o r i s s u e s . I n m o s t c a s e s , t h e a r c h i t e c t i s t h e c l o s e s t t h i n g t o a n o w n e r ’ s r e p r e s e n t a t i v e d u r i n g th e b u i l d i n g p r o c e s s . I t s e e m s l i k e a n u n u s u a l p r a c t i c e t o c o n t i n u e t o r e l y o n t h e d e p a r t m e n t i n v o l v e d w i t h th e C o u n t y f a c i l i t y t o p r o v i d e t h e p r o j e c t m a n a g e m e n t s k i l l s t o m a n a g e t h e p r o j e c t . P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s ta k e s a n a c t i v e r o l e i n s o m e f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n b u t n o t al l . T h e C o u n t y d o e s n o t c u r r e n t l y h a v e a n y st a n d a r d o p e r a t i n g m a n u a l s o r p r o c e d u r e s f o r m a n a g i n g c o ns t r u c t i o n . As n o t e d i n t h e s u m m a r y o f p r o j e c t s ( Ta b l e I ), t h e l a r g e s t p r o j e c t a n d w i t h t h e l e a s t a m o u n t o f c h ange orders (a s a p e r c e n t a g e ) w a s t h e S o l i d W a s t e p r o j e c t w h e r e a n ow n e r ’ s r e p r e s e n t a t i v e w a s i n v o l v e d . G r a n t e d t h e r e a l o t o f f a c t o r s i n v o l v e d w h e t h e r c h a n g e o r d e r s a r e n e e de d , b u t f r o m d i s c u s s i o n s w i t h m a n a g e m e n t o f t h i s pr o j e c t , i t a p p e a r s t h e u s e o f a n o w n e r ’ s r e p r e s e n t a t i v e d i d a l o t t o m i n i m i z e t h e c o s t o f c h a n g e o r d e r s . Ef f e c t i v e p r o j e c t m a n a g e m e n t i s i m p e r a t i v e o n m o s t o f th e l a r g e r c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . T h e C o u n t y s h o u l d no t t r u s t s o l e l y t h e i r d e s i g n f i r m o r c o n s t r u c t i o n c o n t r ac t o r i n a d v a n c i n g t h e C o u n t y ’ s i n t e r e s t s i n t h e p r o j e c t . It i s u n l i k e l y t h e C o u n t y c a n u t i l i z e s t a f f w i t h i n a d e pa r t m e n t t h a t i s i n v o l v e d w i t h t h e f a c i l i t y t o p e r f o r m all of th e n e c e s s a r y p r o j e c t m a n a g e m e n t t a s k s . D e p a r t m e n t a l s t a f f m a y n o t h a v e a l l o f t h e e x p e r i e n c e n e e d e d t o ma n a g e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o c o n t r o l c o s t s a n d a s s u r e q u a l it y . A p r o j e c t m a n a g e m e n t t e a m c a n b e de v e l o p e d b y l o o k i n g a t a v a i l a b l e r e s o u r c e s a n d s k i l l s a n d a d d r e s s i n g t h e l e v e l o f r i s k w i t h t h e p r o j e c t . I n th a t w a y w e c a n u t i l i z e t h e s k i l l s a v a i l a b l e a n d a d d r e s s th e a s s o c i a t e d r i s k s . In t h e a b s e n c e o f a d e q u a t e p r o j e c t r i s k o v e r s i g h t , t h e c o s t , s c h e d u l e a n d q u a l i t y m a y s u f f e r . W i t h o u t s p e c i f i c ex p e r i e n c e i n c o n s t r u c t i o n m a t t e r s , s t a f f m a y n o t b e a b le t o e f f e c t i v e l y i d e n t i f y i s s u e s w i t h c h a n g e o r d e r s o r wo r k b e i n g p e r f o r m e d . It i s s u g g e s t e d t h e C o u n t y c o n s i d e r e s t a b l i s h i n g a po l i c y f o r c a p i t a l c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t . T h e po l i c y s h o u l d a d d r e s s t h e c e n t r a l i z e d o r d e c e n t r a l i z e d m a n a g e m e n t o f c a p i t a l c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s . It s e e m s a p p r o p r i a t e f o r a l l c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s to b e c e n t r a l i z e d t h r o u g h t h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s de p a r t m e n t . D e p e n d i n g o n t h e s i z e , s c o p e a n d c o m p l ex i t y o f t h e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t , P r o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s c o u l d a s s e m b l e a n a p p r o p r i a t e p r o j e c t t e am . T h e p o l i c y s h o u l d i d e n t i f y a n t i c i p a t e d r o l e s an d r e s p o n s i b i l i t i e s . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 19 of 30 It i s a l s o s u g g e s t e d t h a t t h o s e i n v o l v e d w i t h c o n s t ru c t i o n m a n a g e m e n t d e v e l o p a p r o j e c t ma n a g e m e n t m a n u a l t o a s s i s t t h o s e l e s s e x p e r i e n c e d in t h e p r o c e s s . O n e o t h e r s u g g e s t i o n n o t e d i n nu m e r o u s r e p o r t s a n d w h i c h s e e m s l i k e a g o o d i d e a i s t o h a v e a p o s t p r o j e c t r e v i e w t o i d e n t i f y w h a t co u l d b e i m p r o v e d i n t h e m a n a g e m e n t o f t h e p r o j e c t an d s h a r e l e s s o n s l e a r n e d a m o n g t h o s e t h a t c a n be n e f i t . Ca u s e f o r c h a n g e o r d e r s n o t s u m m a r i z e d . Fr o m r e v i e w o f t h e c h a n g e o r d e r s w i t h a l l o f t h e p r o j ec t s , i t w a s n o t a l w a y s c l e a r w h y a c h a n g e o r d e r oc c u r r e d a n d w h e t h e r i t h a d a s p e c i f i c c a u s e . P r o j e c t m a n ag e m e n t d i d n o t c o n s i s t e n t l y i d e n t i f y a c a u s e f o r th e c h a n g e o r d e r o r w i t h i n t h e c h a n g e o r d e r l o g s . T h er e w e r e 1 9 0 c h a n g e o r d e r s i n v o l v e d o v e r t h e t h r e e pr o j e c t s a t t h e t i m e o f t h e a u d i t . D o c u m e n t a t i o n o f c a us e a n d o t h e r s u p p o r t f o r c h a n g e o r d e r s w a s l i k e l y in c l u d e d i n t h e r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n ( R F I ) a n d m e et i n g m i n u t e s w h e n i t w a s n o t i n c l u d e d i n t h e s p e c i f i c ch a n g e o r d e r . Th e e x t e n t o f c h a n g e o r d e r s o n t h e s e p r o j e c t s d o e s n o t a p p e a r t o t r i g g e r u n d u e c o n c e r n . T h e n a t u r e o f ch a n g e s c a n b e t r a c k e d t o b e t t e r u n d e r s t a n d w h y t h e y a r e o c c u r r i n g . I n r e v i e w i n g i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s o f ot h e r m u n i c i p a l i t i e s , n o t e d t h a t s o m e i n d i c a t e d a p r a c t i ce o f t r a c k i n g t h e c a u s e f o r t h e i r c h a n g e o r d e r s . T h e s e co u l d b e w h e t h e r t h e c h a n g e o r d e r s o c c u r r e d b e c a u s e o f e ng i n e e r , c o n t r a c t o r , u n f o r e s e e n c o n d i t i o n s , o r ow n e r r e s p o n s i b i l i t y . · E n g i n e e r o r c o n t r a c t o r e r r o r – c h a n g e s r e s u l t i n g f r o m er r o r s , o m i s s i o n s o r f a i l u r e t o a n t i c i p a t e co n d i t i o n o r s i t u a t i o n t h a t c o u l d r e a s o n a b l y h a v e b e e n f o r e s e e n . · U n f o r e s e e n c o n d i t i o n s – c h a n g e s c a u s e d b y c o n d i t i o n s d i s c o v er e d a f t e r c o n t r a c t e x e c u t i o n t h a t c o u l d no t h a v e b e e n r e a s o n a b l y f o r e s e e n b y a n y o f t h e p a r t i es . · O w n e r r e s p o n s i b i l i t y – c h a n g e s t h a t d o n o t f a l l i n t o t he u n f o r e s e e n c a t e g o r y a n d t h a t a r e n o t ne c e s s a r y t o a c c o m p l i s h t h e o r i g i n a l c o n t r a c t a s e x e c u t e d . Th e s e a r e o f t e n u s e r r e q u e s t s w h i c h in c r e a s e o r d e c r e a s e s c o p e o f o r i g i n a l c o n t r a c t . Ch a n g e o r d e r p e r c e n t a g e o v e r t h e t h r e e p r o j e c t s ( t o d a te ) i s a r o u n d 5 % a n d s e e m s t o b e w i t h i n a n ac c e p t a b l e l e v e l . B y m o n i t o r i n g t h e c a u s e f o r c h a n g e or d e r s , p r o j e c t m a n a g e m e n t c a n a s s e s s i f a n y ad d i t i o n a l a c t i o n s a r e r e q u i r e d . L a r g e r c h a n g e o r d e rs c a n i n d i c a t e p o o r a t t e n t i o n t o p r o j e c t d e s i g n o r in a t t e n t i o n t o f i e l d c o n d i t i o n s . Ch a n g e o r d e r s o f t e n o c c u r b e c a u s e o f l a c k o f s u f f i c i e n t p l a nn i n g . C o s t s a r e g e n e r a l l y c o n s i d e r e d t o b e b e s t Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 20 of 30 co n t r o l l e d b y e f f o r t s t h a t o c c u r i n t h e p l a n n i n g a n d d es i g n s t a g e . It i s s u g g e s t e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a p r o j e c t m a n a g e m e n t p r a c t i c e o f r e p o r t i n g o n t h e c a u s e (d e s i g n e r , c o n t r a c t o r , u n f o r e s e e n , a n d / o r o w n e r ) f o r c h a n g e o r d e r s . Th i s i s a p r o a c t i v e re c o m m e n d a t i o n a i m e d a t m e a s u r i n g t h e c a u s e f o r c h a n g e s . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 21 of 30 5. R e s p o n s e s 5. 1 . Da v e K a n n e r , Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r Ma y 1 1 , 2 0 1 0 TO : D a v i d G i v a n s , i n t e r n a l a u d i t o r FR O M : D a v e K a n n e r , c o u n t y a d m i n i s t r a t o r RE : F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t a u d i t Th a n k y o u f o r y o u r v e r y t h o r o u g h a u d i t o f f a c i l i t y c o n st r u c t i o n m a n a g e m e n t p r a c t i c e s . A s y o u k n o w , t h i s au d i t h a s b e e n a h i g h p r i o r i t y f o r m e . I a m p l e a s e d th a t y o u h a v e d e t e r m i n e d w e a r e g e n e r a l l y i n co m p l i a n c e w i t h s t a t e l a w a n d l o c a l c o n t r a c t r e v i e w b o a rd r e g u l a t i o n s . I t a p p e a r s t h a t m o s t o f t h e de f i c i e n c i e s y o u ’ v e i d e n t i f i e d a r e f a i r l y m i n o r a n d e as i l y c o r r e c t e d . T h e r e a r e , h o w e v e r , a f e w i t e m s t o wh i c h I w o u l d l i k e t o r e s p o n d . Se c t i o n 3 . 1 – C o m p l i a n c e w i t h l a w s a n d r e g u l a t i o n s . I am b o t h p l e a s e d a n d n o t s u r p r i s e d t o l e a r n t h a t o u r co n t r a c t s a n d b i d d i n g p r o c e d u r e s c o m p l y w i t h O R S 2 7 9 C . H ow e v e r , w h e n y o u a n d I f i r s t d i s c u s s e d t h i s au d i t l a s t y e a r , m y c o n c e r n w a s n o t s o m u c h w i t h t h e s t a t ut o r y r e q u i r e m e n t s a s i t w a s w i t h o u r s t a n d a r d ge n e r a l c o n d i t i o n s a n d w h e t h e r t h e y a d e q u a t e l y p r o t e c t t h e C o u n t y . M a n y p u b l i c e n t i t i e s , i n c l u d i n g De s c h u t e s C o u n t y , u s e S G C s t h a t a r e u n i q u e t o t h e i r j u r is d i c t i o n s . W h i l e t h e s e S G C s c a n n o t c o n t r a v e n e st a t e a n d f e d e r a l l a w , t h e y c a n b e w r i t t e n i n s u c h a w ay a s t o o f f e r a d d i t i o n a l p r o t e c t i o n s t o t h e o w n e r , pa r t i c u l a r l y w i t h r e g a r d t o d e l a y c l a i m s , c h a n g e o r d e r s, s e q u e n c i n g o f w o r k , m e d i a t i o n / a r b i t r a t i o n p r o v i s i o n s an d l i a b i l i t y f o r p r o d u c t o r m a t e r i a l s f a i l u r e s . C o u n ty L e g a l C o u n s e l d i d a r e v i e w o f o u r S G C s i n 2 0 0 7 a n d ma d e a v a r i e t y o f i m p r o v e m e n t s t o t h e m . I w o u l d n o ne t h e l e s s h a v e a p p r e c i a t e d y o u r r e v i e w o f o u r st a n d a r d g e n e r a l c o n d i t i o n s a n d p e r h a p s a c o m p a r i s o n t o t ho s e u s e d b y o t h e r j u r i s d i c t i o n s j u s t t o s e e i f th e r e ’ s a n y t h i n g t h a t c a n b e i m p r o v e d . P e r h a p s t h i s c a n b e u n d e r t a k e n i n a f o l l o w - u p o r i n a f u t u r e a u d i t , in Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 22 of 30 co n j u n c t i o n w i t h L e g a l C o u n s e l a n d R i s k M a n a g e m e n t . W h at ’ s m o r e , i t ’ s n o t c l e a r t o m e t h a t o u r p u b l i c im p r o v e m e n t c o n t r a c t a n d s t a n d a r d g e n e r a l c o n d i t i o n s we r e i n c l u d e d i n t h e b i d d o c u m e n t s . T h i s i s a pr u d e n t p r a c t i c e t h a t o f f e r s t h e C o u n t y a d d i t i o n a l l i ab i l i t y p r o t e c t i o n . T h i s m a y b e s o m e t h i n g y o u l o o k e d a t an d s i m p l y d i d n o t m e n t i o n i n t h e a u d i t . {I N T E R N A L A U D I T O R C O M M E N T : I t h i n k t h e b i d d o c u m e n t s f o r e a c h o f t h e s e p r o j e c t s i ncluded the ex a m p l e c o u n t y c o n t r a c t t h e y w o u l d b e e n t e r i n g i n t o ( w h i ch i n c l u d e d t h e c o n d i t i o n s t a t e m e n t s ) . } Se c t i o n 3 . 1 – R e q u i r e m e n t s f o r p r e - q u a l i f i c a t i o n o f b id d e r s . I w o u l d l i k e t o k n o w w h e t h e r t h i s i s a m a t t e r of fa i l i n g t o m a k e t h e d e t e r m i n a t i o n o r w h e t h e r i t i s s i m pl y a m a t t e r o f n o t d o c u m e n t i n g i t . I n m y o w n ex p e r i e n c e w i t h c a p i t a l p r o j e c t s m a n a g e m e n t ( w h i c h i s c o n s i de r a b l e ; I m a n a g e d $ 5 6 m i l l i o n i n p r o j e c t s f o r Ja c k s o n C o u n t y ) , I d o n o t r e c a l l a n y e x t r a o r d i n a r y p r o c e ss t o d e t e r m i n e w h e t h e r a b i d d e r i s p r e - q u a l i f i e d no r a n y d o c u m e n t a t i o n o t h e r t h a n t h e p r e - q u a l i f i c a t i on s t a t e m e n t i n t h e b i d p a c k a g e . I n d e e d , v i r t u a l l y a ll ci t i e s a n d c o u n t i e s r e l y o n t h e s t a t e ’ s p r e - q u a l i f i c a t i o n li s t r a t h e r t h a n t r y i n g t o d u p l i c a t e t h e s t a t e ’ s p r o c e s s lo c a l l y . S u c h a l o c a l p r o c e s s w o u l d , i n m y v i e w , b e a c l a ss i c c a s e o f g o v e r n m e n t i n e f f i c i e n c y ( a l t h o u g h w e co u l d c e r t a i n l y o f f e r a l o c a l p r e - q u a l i f i c a t i o n o p t i o n f o r t h e r a r e c o n t r a c t o r t h a t i s n o t p r e - q u a l i f i e d w i th the st a t e ) . {I N T E R N A L A U D I T O R C O M M E N T : P r e q u a l i f i c a t i o n l a n g u a g e w a s i n c l u d e d i n t h e R V P a r k and the So l i d W a s t e b i d d o c u m e n t s . I w o u l d s a y i n b o t h c a s e s m a n a ge m e n t w e r e n o t a w a r e o f w h a t t h a t m e a n t to t h e m d u r i n g t h e b i d p r o c e s s . T h e R V P a r k d i d r e c e i v e a p r e q u a l i f i c a t i o n p a c k a g e f r o m o n e b i d d e r . Th e y d i d n o t d o c u m e n t a n y r e v i e w a n d i t d o e s n o t a p p e a r t h a t t h e y d i d a n y t h i n g w i t h i t . T h e y d i d r e t a i n th e s i g n i f i c a n t a m o u n t o f m a t e r i a l p r o v i d e d b y t h e c o n tr a c t o r t o e v i d e n c e t h e i r q u a l i f i c a t i o n s . T h a t bi d d e r d i d n ' t e n d u p b e i n g t h e l o w b i d d e r . } Se c t i o n 3 . 2 – F i s c a l o b s e r v a t i o n s . T h i s s e c t i o n i n c l u d e s a di s c u s s i o n o f c a p i t a l c o n s t r u c t i o n b u d g e t i n g w i t h wh i c h I t a k e s o m e i s s u e . Y o u r d i s c u s s i o n a p p e a r s t o r e l y p ri m a r i l y o n G F O A r e v i e w e r s ’ c o m m e n t s re g a r d i n g t h e F Y 2 0 0 9 b u d g e t . A s y o u k n o w , t h a t w a s De s c h u t e s C o u n t y ’ s f i r s t - e v e r p r o g r a m b u d g e t ( a n d fi r s t c a p i t a l i m p r o v e m e n t s p r o g r a m ) a n d m u c h o f w h a t w e d i d w i t h t h a t b u d g e t c o u l d f a i r l y b e d e s c r i b e d a s a l e a r n i n g e x p e r i e n c e . W e d i d i n f a c t t a k e t h e r e v i ew e r s ’ c o m m e n t s t o h e a r t a n d a d d r e s s e d t h e m i n t h e F Y 20 1 0 b u d g e t . A s t o y o u r r e c o m m e n d a t i o n t h a t t h e C o u n ty c o n s i d e r p r e p a r i n g a s e p a r a t e “ c a p i t a l b u d g e t , ” I am n o t p r e p a r e d t o g i v e a n u n q u a l i f i e d e n d o r s e m e n t t o t h i s r e c o m m e n d a t i o n , a s i t w o u l d e n t a i l a s i g n i f i c a n t am o u n t o f w o r k f o r a b u d g e t p r e p a r a t i o n t e a m t h a t a l re a d y s t r u g g l e s t o m e e t d e a d l i n e s a n d p u l l t o g e t h e r (a n d f o r m a t ) a h u g e a m o u n t o f i n f o r m a t i o n i n a r e l a ti v e l y s h o r t p e r i o d o f t i m e . W e a l r e a d y p r o v i d e n a r rative an d b u d g e t i n f o r m a t i o n a b o u t c a p i t a l i m p r o v e m e n t s i n a s e p a r a t e s e c t i o n o f t h e b u d g e t d o c u m e n t . W h a t ’ s mo r e , w e t y p i c a l l y b u d g e t l a r g e c a p i t a l i m p r o v e m e n t p ro j e c t s i n s e p a r a t e , i n d i v i d u a l f u n d s f o r p u r p o s e s o f Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 23 of 30 tr a c k i n g t h e d o l l a r s . I b e l i e v e t h i s m o r e t h a n a d e q u a t el y a d d r e s s e s y o u r s t a t e d c o n c e r n a b o u t tr a n s p a r e n c y . I a g r e e t h a t o u r b u d g e t d o c u m e n t c a n d o a b e t t e r j o b o f e x p l a i n i n g o u r c a p i t a l p r o j e c t s pl a n n i n g p r o c e s s . B e a r i n m i n d , h o w e v e r , t h a t G F O A ’ s g ui d e l i n e s a r e g e n e r a l l y m o r e a p p l i c a b l e t o c i t i e s (w h o c o m p r i s e t h e o v e r w h e l m i n g m a j o r i t y o f t h e o r g a n i za t i o n ’ s m e m b e r s h i p ) t h a n t h e y a r e t o c o u n t i e s , wh o , a t l e a s t i n O r e g o n , m a n a g e f a r f e w e r c a p i t a l i n te n s i v e o p e r a t i o n s ( s u c h a s w a t e r , w a s t e w a t e r , p a r k s , et c . ) t h a n d o c i t i e s . I c o n c u r w i t h y o u r o t h e r r e c o m m e n d a t i o n s . 5. 2 . Fa i r & E x p o Ce n t e r - Da n De s p o t o p u l o s , Di r e c t o r Ma y 1 9 , 2 0 1 0 To : D a v i d G i v a n s Fr o m : D a n D e s p o t o p u l o s Su b j e c t : F a c i l i t y C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t A u d i t In r e s p o n s e t o t h e r e c e n t a u d i t , I f e e l i t w a s e x t r e m e l y h e l p f u l t o m e . I n r e v i e w i n g a l l t h e p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s i t b e c a m e e v i d e n t t o m e t h a t I a m a F a i r / E x po C e n t e r D i r e c t o r w i t h a f o c u s o n s a l e s / m a r k e t i n g th a n I a m a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t m a n a g e r . A l t h o u g h I w or k e d v e r y c l o s e l y w i t h t h e L e g a l D e p a r t m e n t , t r y i n g to r u n a p r o j e c t a n d t h e F a i r / E x p o w a s a c h a l l e n g e . I be l i e v e w e d i d a n e x c e p t i o n a l j o b g e t t i n g t o o u r e n d re s u l t a n d c e r t a i n l y l e a r n e d a b o u t p r o c e s s a l o n g t h e w a y, I w o u l d h i g h l y r e c o m m e n d e i t h e r t h e P r o p e r t y & Fa c i l i t i e s D e p a r t m e n t a n d o r a n o u t s i d e p r o j e c t m a n a g e r b e h i r e d w i t h t h e C o u n t y ’ s b e s t i n t e r e s t a s t o p pr i o r i t y . W e d i d u s e a n o u t s i d e f i r m w h o d e s i g n e d t h e pr o j e c t a c t a s a p r o j e c t m a n a g e r , h o w e v e r i t b e c a m e ev i d e n t t h a t b e t w e e n t h e d e s i g n a n d t h e c o n s t r u c t i o n c o mp a n y t h e r e w e r e i s s u e s , w h i c h d i d n o t r e s u l t i n th e b e s t i n t e r e s t o f t h e C o u n t y . W e a l s o h i r e d a n o u t s id e c o n s u l t a n t t o o v e r s e e a l l t h e “ u n d e r g r o u n d a n d ro c k w o r k ” o n l y , w h o d i d a n e x c e p t i o n a l j o b . T h e C o u n t y s h o u l d h a v e a s t a n d a r d o p e r a t i n g ma n u a l / p r o c e d u r e s g u i d e l i n e f o r m a n a g i n g c o n s t r u c t i o n p r oj e c t s . I a g r e e w i t h a l l f i n d i n g s o f t h i s r e p o r t a n d w i l l b e a v a i l a b l e f o r a n y f u r t h e r q u e s t i o n s . Da n D e s p o t o p u l o s Di r e c t o r De s c h u t e s C o u n t y F a i r & E x p o C e n t e r Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 24 of 30 5. 3 . De p a r t m e n t o f So l i d W a s t e – Ti m m S c h i m k e , Di r e c t o r De p a r t m e n t o f S o l i d W a s t e Co m m e n t s o n t h e r e c o m m e n d a t i o n s o f # 0 9 1 0 - 6 C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t R e p o r t Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e C o u n t y t r a i n a l l s t a f f h an d l i n g c o n s t r u c t i o n b i d s o n t h e r e q u i r e m e n t s f o r de t e r m i n i n g a r e s p o n s i b l e b i d d e r a n d r e p o r t i n g t h e re s p o n s i b l e b i d d e r t o t h e s t a t e c o n s t r u c t i o n co n t r a c t o r s ’ b o a r d . We a g r e e w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n a n d s u g g e s t t h a t s u c h tr a i n i n g o c c u r o n a n a n n u a l o r o n g o i n g b a s i s i n or d e r t o e n s u r e t h a t c h a n g e s t o t h e l a w / r u l e s f o r p u b li c c o n t r a c t i n g a r e k n o w n a n d u n d e r s t o o d b y a l l i n a ti m e l y m a n n e r . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t o t h e C o u n t y ’ s B u d g e t O f f i c e r t o c o o r d i n a t e t h e t i m e l y r e p o r t i n g o f c a p i t a l co n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o t h e S t a t e ( B O L I ) a s i s r e q ui r e d . We a g r e e . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r w h e n i t m a y b e n e c e s s a r y t o i n s e r t t h e pr e q u a l i f i c a t i o n l a n g u a g e i n t o c o n t r a c t b i d d o c u m e n ts . I f t h e y d o , t h e y s h o u l d m a k e s u r e t h e y fo l l o w t h e a s s o c i a t e d s t a t u t e s r e g a r d i n g p r e q u a l i f i ca t i o n . We a g r e e t h a t w e n e e d t o f o l l o w s t a t u t e s , b u t w e h a v e c o n c e r n s t h a t s t a f f w i l l b e o v e r w h e l m e d p r o c e s s i n g pr e q u a l i f i c a t i o n ’ s f r o m t h e l a r g e n u m b e r o f p o t e n t i a l b i d d e r s w h o t y p i c a l l y p a r t i c i p a t e i n t h e e a r l y s t a g e s of a so l i c i t a t i o n . T h e a c t u a l n u m b e r o f b i d d e r s i s a l w a y s s u b s t an t i a l l y l e s s . W e w o u l d l i k e t o s e e a n a p p r o a c h th a t w o u l d a v o i d n e e d l e s s e f f o r t s i f p o s s i b l e . {I N T E R N A L A U D I T O R C O M M E N T : P e r d i s c u s s i o n w i t h C o u n t y l e g a l c o u n s e l , t h e a d d i t i o n of the pr e q u a l i f i c a t i o n l a n g u a g e i n t h e b i d d o c u m e n t i s o p t i o na l . I f c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t s t a f f d o n o t wa n t t o r e c e i v e a n d r e s p o n d t o p r e - q u a l i f i c a t i o n s , t h e l an g u a g e d o e s n o t h a v e t o b e i n s e r t e d i n t h e bi d d o c u m e n t . } Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o m a k e s u r e t h e y co n s i s t e n t l y c o n t r a c t f o r i n s p e c t i o n a n d ov e r s i g h t s e r v i c e s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e n e w l a w . We a g r e e t h a t w e n e e d t o f o l l o w s t a t u t e s . W e a p p r e c i a te t h a t D a v e p o i n t e d o u t t h a t t h e l a w w a s n o t i n Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 25 of 30 ef f e c t d u r i n g o u r c o n s t r u c t i o n p r o j e c t . W e h a v e r e l i e d on t h e i n t e g r i t y t h a t t h e r e q u i r e d s t a t e c e r t i f i c a t i o n of te s t i n g f i r m s / l a b s p r o v i d e s t o e n s u r e t h e t e s t s a r e f a i r an d a c c u r a t e i n d e p e n d e n t o f w h o i s p a y i n g f o r t h e se r v i c e s . W e u n d e r s t a n d t h e c o n c e r n s a n d p e r c e p t i o n s t h a t w e u n d e r s t a n d t h e n e w l a w i s a t t e m p t i n g t o ad d r e s s . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r d e v e l o pi n g c a p i t a l p r o j e c t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s t o pr o v i d e g u i d a n c e a n d d e f i n e r e s p o n s i b i l i t i e s r e l a t e d t o c h a n g e o r d e r i n c o n t r a c t s . We t a k e n o e x c e p t i o n s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r w i t h c o n s t r u c ti o n c o n t r a c t s h o w c h a n g e o r d e r s w i l l b e ad m i n i s t e r e d , i n c l u d i n g · Ac c e p t a b l e s u b c o n t r a c t o r m a r k u p r a t e s a n d o n w h a t g oo d s a n d s e r v i c e s , · Ac c e p t a b l e p r i m e c o n t r a c t o r m a r k u p r a t e s f o r v a r i o u s g o o d s , s e r v i c e s a n d o n su b c o n t r a c t o r s . · Ha n d l i n g f o r m a r k u p s o n c r e d i t s a n d · Id e n t i f i c a t i o n a n d h a n d l i n g o f m a r k u p s w h e n t h e y a r e w i t h r e l a t e d p a r t i e s . It i s r e c o m m e n d e d f o r b i d a n d c o n t r a c t d o c u m e n t s t o h a v e p r i m e c o n t r a c t o r s d i s c l o s e a n y r e l a t e d pa r t y s u b c o n t r a c t o r s t h e y w i l l b e u s i n g . T h e t e r m “r e l a t e d p a r t y ” s h o u l d b e d e f i n e d ( s u c h a s t h e IR S r u l e s f o r r e l a t e d p a r t i e s – s u c h a s c o m p a n i e s o wn e d b y g r e a t e r t h a n 5 0 % b y b r o t h e r s , s i s t e r s , sp o u s e , a n d l i n e a l d e s c e n d e n t s ) . I t i s f u r t h e r r e c om m e n d e d t h e c o n t r a c t l a n g u a g e s p e c i f i c a l l y id e n t i f y h o w t h a t w i l l i m p a c t t h e a d m i n i s t r a t i o n o f t h e c o n t r a c t ( i . e . , t h e s u b c o n t r a c t o r w i l l b e t r e a ted as p a r t o f t h e p r i m e ) . We t a k e n o e x c e p t i o n s w i t h t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e re c o m m e n d a t i o n s w i l l p r o v i d e a m u c h h i g h e r le v e l o f d e t a i l t h a n i s c u r r e n t l y i n c l u d e d i n c o n s t r u c t i on c o n t r a c t s w h i c h s h o u l d p r o t e c t t h e C o u n t y ’ s in t e r e s t s . W e a r e c u r i o u s i f t h i s l e v e l o f d e t a i l e x i s t s in o t h e r p u b l i c c o n t r a c t i n g a g e n c y ’ s d o c u m e n t s , a n d i f no t , w h y . Wh i l e t h i s l e v e l o f d e t a i l i n t h e c o n t r a c t d o c u m e n t s w i l l p r o t e c t t h e C o u n t y , i t s h o u l d b e n o t e d t h a t d i l i g e n t co n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t c a n a n d o f t e n d o e s p r o v i d e e x c e ll e n t p r o t e c t i o n a s e v i d e n c e d b y t h e s m a l l pe r c e n t a g e o f c h a n g e o r d e r d o l l a r s ( 3 % a s o p p o s e d t o t h e e x p e c t e d 1 0 % t o 1 5 % ) o n t h e S o l i d W a s t e pr o j e c t . W h i l e w e d o n ’ t s e e h o w a d d i t i o n a l d e t a i l s i n t h e c o n t r a c t m i g h t h a v e a n e g a t i v e i m p a c t o n p r o j e c t ma n a g e m e n t , t h e a b i l i t y t o r e a c t i n t h e f i e l d c a n b e v e r y b e n e f i c i a l , a n d w e w o u l d h a t e t o s e e t h a t a b i l ity im p a i r e d . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 26 of 30 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a p r o c es s t o r e c o r d i n g c o n s t r u c t i o n c h a n g e o r d e r s t o Bo a r d a p p r o v e d c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t s a t t h e e n d o f t h e c o n t r a c t . We t a k e n o e x c e p t i o n w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . It i s s u g g e s t e d t h e C o u n t y c o n s i d e r e s t a b l i s h i n g a po l i c y f o r c a p i t a l c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t . T h e po l i c y s h o u l d a d d r e s s t h e c e n t r a l i z e d o r d e c e n t r a l i z e d m a n a g e m e n t o f c a p i t a l c o n s t r u c t i o n pr o j e c t s . I t s e e m s a p p r o p r i a t e f o r a l l c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s t o b e c e n t r a l i z e d t h r o u g h t h e P r o p e r t y an d F a c i l i t i e s d e p a r t m e n t . D e p e n d i n g n t h e s i z e , s c op e a n d c o m p l e x i t y o f t h e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t , Pr o p e r t y a n d F a c i l i t i e s c o u l d a s s e m b l e a n a p p r o p r i a te p r o j e c t t e a m . T h e p o l i c y s h o u l d i d e n t i f y an t i c i p a t e d r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s . It s e e m s t h a t t h e r e i s a w i d e r a n g e o f c o n s t r u c t i o n p r o j e ct s t h a t a r e c o n d u c t e d b y t h e C o u n t y r a n g i n g f r o m th e m o r e c o m m o n b u i l d i n g s a n d f a c i l i t i e s t o s o m e v e r y u ni q u e t y p e o f p r o j e c t s s u c h a s l a n d f i l l c e l l co n s t r u c t i o n a n d e n v i r o n m e n t a l p r o t e c t i o n i n f r a s t r u c t u r e in s t a l l a t i o n . W e a r e n o t s u r e i t i s p r a c t i c a l t o t r y to en c o m p a s s t h e f u l l r a n g e o f p r o j e c t s i n t h i s t y p e o f a p p ro a c h . It i s s u g g e s t e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r a p r o j e c t m a n a g e m e n t p r a c t i c e o f r e p o r t i n g o n t h e c a u s e (d e s i g n e r , c o n t r a c t o r , u n f o r e s e e n , a n d / o r o w n e r ) f o r c h a n g e o r d e r s . Th e r e p o r t s t a t e s t h a t t h i s r e c o m m e n d a t i o n i s m e a n t t o b e p r o a c t i v e a n d w e c a n s e e s o m e b e n e f i t s w h e n ap p r o a c h e d i n t h a t m a n n e r . W e h a v e c o n c e r n s t h a t t h e i nf o r m a t i o n w i l l e n d u p b e i n g p u n i t i v e a n d c o s t s wi l l b e e x p e c t e d t o b e r e c o u p e d b a s e d o n t h e c a u s e o f t he c h a n g e o r d e r . W h i l e w e b e l i e v e t h e r e a r e t i m e s wh e n c o s t r e c o v e r y m a y b e a p p r o p r i a t e , w e d o n ’ t b e l i e v e t h a t t h e c a u s e o f a c h a n g e o r d e r i s a l w a y s c l e a r , an d c o u l d b e a s s i g n e d t o o n e o f t h e p a r t i e s e r r o n e o u s l y . A t t i m e s , i t a p p e a r s t o u s t h a t t h e p u b l i c a g e n c y an d / o r t h e p u b l i c p r o c u r e m e n t p r o c e s s c a n c r e a t e i t s o w n pr o b l e m s . F o r i n s t a n c e , a l t h o u g h d e s i g n se r v i c e s a r e n o t i n t e n d e d t o b e p r o c u r e d b a s e d o n c o s t , i t c a n b e d i f f i c u l t f o r e l e c t e d o f f i c i a l s t o a w a r d co n t r a c t s t h a t a r e n o t t h e l e a s t c o s t . T h i s c a n r e s u l t i n d e s i g n t h a t i s n o t a s t h o r o u g h a s i t m i g h t b e i n o r d e r fo r t h e e n g i n e e r t o c o m p e t e o n a c o s t b a s i s . T h e d e s i g n r e s u l t s i n a c h a n g e o r d e r i n t h e c o n s t r u c t i o n co n t r a c t a s a r e s u l t o f t h a t l a c k o f t h o r o u g h n e s s , a n d t h e e n g i n e e r f i n d s h i m s e l f i n a n o - w i n s i t u a t i o n . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 27 of 30 5. 4 . Pr o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s De p a r t m e n t - Su s a n R o s s , Di r e c t o r Ma y 2 7 , 2 0 1 0 TO : D a v i d G i v a n s , I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : S u s a n R o s s , P r o p e r t y & F a c i l i t i e s D i r e c t o r RE : R E S P O N S E T O A U D I T F I N D I N G S A N D R E C O M M E N D A T I O N S De t e r m i n a t i o n t h a t “ r e s p o n s i b l e b i d d e r ” c o u l d b e i m p r ov e d . Al t h o u g h i t i s c o r r e c t t h a t t h e r e q u i r e d d e t e r m i n a t i o n f o r m w a s n o t f o r m a l l y s u b m i t t e d t o t h e S t a t e , t h e pr o c e d u r e o f d u e d i l i g e n c e w a s c e r t a i n l y f o l l o w e d . A l l o f t h e r e q u i r e d i t e m s t h a t m u s t b e c h e c k e d o f f o n t h e fo r m a r e p r o c e d u r e s t h a t h a v e a l w a y s b e e n f o l l o w e d w h en d e t e r m i n i n g w h e t h e r o r n o t a b i d d e r i s a re s p o n s i b l e b i d d e r . A d e t e r m i n a t i o n o f r e s p o n s i b i l i t y h a s e x i s t e d a n d b e e n f o l l o w e d ; t h e o n l y n e w re q u i r e m e n t i s t h a t w e o f f i c i a l l y s u b m i t a c h e c k o f f f o r m i n d i c a t i n g t h a t w e p e r f o r m e d t h i s d u e d i l i g e n c e . Co u n t y h a s n o t r e p o r t e d c e r t a i n f a c i l i t y c o n s t r u c t i on c o n t r a c t s t o B O L I a s r e q u i r e d . Th i s w a s a p a r t o f m y r e s p o n s i b i l i t y w h e n I p e r f o r m e d b ud g e t a n a l y s t d u t i e s s e v e r a l y e a r s a g o . I t w o u l d b e ap p r o p r i a t e t o k e e p i t a t t h e a d m i n i s t r a t i v e l e v e l b e c au s e t h a t i s g e n e r a l l y w h e r e t h e n o t i f i c a t i o n s f r o m t h e st a t e a r e s e n t . Re q u i r e m e n t s f o r p r e q u a l i f i c a t i o n o f b i d d e r s n e e d t o m a t c h w i t h e f f o r t s . I r a r e l y r e q u i r e p r e q u a l i f i c a t i o n b e c a u s e o f a l l t h e l eg a l r a m i f i c a t i o n s i n v o l v e d . I b e l i e v e C o u n t y L e g a l Co u n s e l i s t h e m o s t a p p r o p r i a t e p e r s o n t o a d d r e s s t h i s . Co u n t y ’ s u s e o f t e s t i n g s e r v i c e s m a y h a v e b e e n h a n d le d b e t t e r i n o n e p r o j e c t . As s t a t e d i n t h e a u d i t r e p o r t , I a l w a y s c o n t r a c t d i r e c t l y w i t h a t h i r d - p a r t y , i n d e p e n d e n t t e s t i n g s e r v i c e . T h e y ar e n o t c o n t r a c t e d t h r o u g h t h e p r i m e c o n t r a c t o r n o r t h e d e s i g n f i r m . S p e c i a l i n s p e c t i o n s / t e s t i n g i s g e n e r a l l y Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 28 of 30 a r e q u i r e m e n t o f t h e b u i l d i n g p e r m i t . Ch a n g e o r d e r a d m i n i s t r a t i o n c o u l d u s e s o m e i m p r o v e m en t . · T h e r e i s a s t a t e m e n t i n t h e a u d i t r e p o r t t h a t “ [ c h a n g e o r d e r s ] … c a n r e s u l t f r o m o m i s s i o n s o r in t e r p r e t a t i o n s … ” I f i n d t h i s t o b e t h e e x c e p t i o n a n d no t t h e r u l e . M o s t c h a n g e o r d e r s a r e t h e r e s u l t of 1 ) o w n e r - o r t e n a n t - d e s i r e d c h a n g e s ; 2 ) u t i l i t y - r e qu i r e d c h a n g e s ; a n d 3 ) w e a t h e r o r t i m e d e l a y is s u e s . · C o n t r a c t o r s / s u b c o n t r a c t o r s c a n n o t j u s t p u t a n y p r i c e o n a ch a n g e o r d e r . T h e d e s i g n t e a m a n d ap p r o p r i a t e c o n s u l t a n t s a n d I s c r u t i n i z e e v e r y s i n g l e c h a n ge , r e q u i r e d o c u m e n t a t i o n , a n d s o m e t i m e s ch a n g e t h e a p p r o a c h t o s o m e t h i n g t o g e t t h e p r i c e d o w n . · I w o u l d n o t w a n t g u i d e l i n e s d e v e l o p e d t h a t w o u l d t o o s t r i c t l y l i m i t t h e p r o j e c t m a n a g e r ’ s a b i l i t y t o ma k e a n d a u t h o r i z e c h a n g e s . A c o n s t r u c t i o n p r o j e c t i s a d yn a m i c p r o c e s s , a n d q u i c k a n d im m e d i a t e d e c i s i o n s o f t e n h a v e t o b e m a d e . Co n s t r u c t i o n c h a n g e o r d e r s a r e n o t b e i n g r e t a i n e d w it h c o n t r a c t i n f o r m a t i o n . It w o u l d b e a g o o d i d e a t o w r a p u p a l l t h e c h a n g e o rd e r s a n d r e c o r d t h e m a t t h e e n d o f a p r o j e c t . In t e r i m a c c o u n t i n g f o r 9 1 1 / O S P f a c i l i t y m a y c h a n g e . Th e o r i g i n a l a l l o c a t i o n w a s b a s e d o n c o s t o f b u i l d i n g t he o r i g i n a l l y - i d e n t i f i e d s q u a r e f o o t a g e f o r e a c h ag e n c y . T h e r e h a v e b e e n c h a n g e s t h r o u g h o u t t h e p r o j e ct , m a i n l y b e c a u s e o f t h e a d d i t i o n o f 9 1 1 ’ s em e r g e n c y o p e r a t i o n s c e n t e r . W e a r e i n t h e p r o c e s s o f d ev e l o p i n g t h e f i n a l c o s t s f o r e a c h p r o j e c t . S o m e of t h e f a c t o r s t h a t w i l l b e c o n s i d e r e d w i l l b e s q u a r e f o ot a g e , t y p e o f s p a c e , n u m b e r o f e m p l o y e e s , n u m b e r of f l e e t v e h i c l e s , n u m b e r o f d o o r s , n u m b e r o f p l u m b i n g f i x t u r e s , e t c . Pr o j e c t m a n a g e m e n t n e e d s t o b e a d d r e s s e d b y f a c i l i t y. Th e r e a r e c e r t a i n l y s p e c i a l t y p e s o f p r o j e c t s s u c h a s l a n d fi l l c l o s u r e t h a t i s u n i q u e , a n d p r o j e c t m a n a g e m e n t sh o u l d b e a d d r e s s e d o n a c a s e - b y - c a s e b a s i s . H o w e v e r , i f an y c o n s t r u c t i o n i n v o l v e s f a c i l i t i e s - - e s p e c i a l l y of f i c e s p a c e — I a g r e e t h a t t h e r e s h o u l d b e c e n t r a l i z e d pr o j e c t m a n a g e m e n t . T h e s e a r e C O U N T Y f a c i l i t i e s , no t a n y i n d i v i d u a l d e p a r t m e n t ’ s f a c i l i t i e s . F o r e x a m p le , j u s t b e c a u s e a n e w p r o p o s e d f a c i l i t y m a y b e t o ho u s e a p a r t i c u l a r d e p a r t m e n t d o e s n o t m e a n t h a t p a r ti c u l a r d e p a r t m e n t ’ s m a n a g e m e n t o r p e r s o n n e l sh o u l d b e i n c h a r g e o f t h e c o n s t r u c t i o n . Ef f e c t i v e m a n a g e m e n t d o e s n o t i n v o l v e m e r e l y o v e r s e e i n g t h e a c t u a l c o n s t r u c t i o n o f a f a c i l i t y . O v e r s i g h t o f a p r o j e c t b e g i n s m u c h s o o n e r . I t i n v o l v e s p r e l i m i n a r y me e t i n g s w i t h t h e p e r m i t t i n g a g e n c i e s , p o s s i b l y a pr o p e r t y p u r c h a s e , l a n d u s e i s s u e s , w o r k i n g o u t w a t e r a n d wa s t e w a t e r s o u r c e s , k n o w i n g w h i c h a g e n c y o r Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 29 of 30 pe r s o n h a n d l e s w h a t , a n d o n a n d o n . T h e r e h a v e b e e n nu m e r o u s o c c a s i o n s w h e r e I h a v e m a d e a c a s e t o th e p e r m i t t i n g a g e n c i e s t h a t c e r t a i n f e e s w e r e i n a p p r o p ri a t e , a n d w e h a v e b e e n a b l e t o g e t t h e m r e d u c e d . I wo u l d e s t i m a t e t h a t I h a v e h a d f e e s r e d u c e d b y m o r e th a n $ 5 0 0 , 0 0 0 i n t h e p a s t f i v e y e a r s . Ha v i n g a p r o f e s s i o n a l o w n e r s r e p / c o n s t r u c t i o n m a n a g e r m a y h a v e r e d u c e d c h a n g e o r d e r s o n t h e S o l i d Wa s t e p r o j e c t , b u t a s I s t a t e d e a r l i e r , t h e m a j o r i t y of c h a n g e o r d e r s a r e n o n e s s e n t i a l w a n t s o f t h e o w n e r o r oc c u p a n t . Ca u s e f o r c h a n g e o r d e r s n o t s u m m a r i z e d . Al t h o u g h t h e c a u s e m a y n o t b e i n c l u d e d i n t h e o f f i c i a l c h a n g e o r d e r d o c u m e n t , i t i s g e n e r a l l y w e l l - do c u m e n t e d t h r o u g h m i n u t e s , r e q u e s t s f o r i n f o r m a t i o n , co n s t r u c t i o n c h a n g e d i r e c t i v e s , e t c . T h e s t a t e m e n t th a t l a r g e r c h a n g e o r d e r s c a n i n d i c a t e p o o r a t t e n t i o n t o p r o j e c t d e s i g n o r i n a t t e n t i o n t o f i e l d c o n d i t i o n s i s no t s o m e t h i n g I a g r e e w i t h . F o r i n s t a n c e , t h e l a r g e st c h a n g e o r d e r s o n t h e O S P / 9 1 1 p r o j e c t a l l i n v o l v e it e m s t h a t w e r e r e q u e s t e d b y t h e o c c u p a n t a f t e r t h e d e si g n a n d b i d d i n g w e r e c o m p l e t e . Fa c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 6 May 2010 Page 30 of 30 AP P E N D I C E S A1 A U D I T M E T H O D O L O G Y Th e a u d i t a t t e m p t e d a t a d d r e s s s o m e o f t h e h i g h e r r i s k ar e a s w i t h i n t h e c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t a r e a of t h e C o u n t y . F a c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t a c t i v i t ie s a r e g e n e r a l l y d e c e n t r a l i z e d a n d o c c u r th r o u g h d e p a r t m e n t s A j u d g m e n t a l s a m p l e o f t h r e e f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n p r o j ec t s w a s s e l e c t e d f o r r e v i e w . T h e s a m p l e w a s se l e c t e d f r o m a c t i v i t y r e v i e w e d f o r t h e l a s t f i v e y e a r s. D e p a r t m e n t s w e r e a b l e t o p r o d u c e do c u m e n t a t i o n o f t h e b i d s t h r o u g h t h e s t a g e o f c o m p l e t io n . A n u m b e r o f t h e f i n d i n g s w e r e i d e n t i f i e d th r o u g h t h i s p r o c e s s . A d d i t i o n a l a u d i t e v i d e n c e w a s o b t ai n e d t h r o u g h o b s e r v a t i o n , i n t e r v i e w s , a n d an a l y s i s . Au d i t P r o c e d u r e s : Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : · A n a l y s i s o f f i s c a l i n f o r m a t i o n r e l a t e d t o c a p i t a l b u d g et s a n d a c c o u n t i n g b y f i s c a l y e a r a n d ap p l i c a b l e f u n d . · D e v e l o p e d a n u n d e r s t a n d i n g o f f a c i l i t y c o n s t r u c t i o n m a n ag e m e n t i s s u e s t h r o u g h o t a k i n g I n s t i t u t e o f I n t e r n a l A u d i t o r s s e m i n a r o n c o n s t r uc t i o n a u d i t i n g ; o r e v i e w i n g c o n s t r u c t i o n a u d i t r e p o r t s a n d a s s o c i a t e d r e c o m me n d a t i o n s i s s u e d b y o t h e r lo c a l g o v e r n m e n t s , o m e e t i n g s w i t h s p e c i f i c p r o j e c t m a n a g e m e n t , a n d o r e s e a r c h a n d r e a d i n g o n c o n s t r u c t i o n m a n a g e m e n t i s s u e s . · I d e n t i f i e d s p e c i f i c s t a t u t o r y e x p e c t a t i o n s f o r c o n s t r u c t i on b i d a n d c o n t r a c t d o c u m e n t s b a s e d o n a re v i e w o f O R S § 2 7 9 C . · A n a l y s i s o f p r o j e c t c o s t s b y v e n d o r o v e r t e m o f p r o j e c t . · R e v i e w o f p r o j e c t d o c u m e n t s i n c l u d i n g R F P ’ s , c o n t r a c t s a n d a d d e n d a , m e e t i n g n o t e s , i n v o i c e s an d p a y m e n t d o c u m e n t s , c h a n g e o r d e r s , a n d c o n s t r u c t i o n r e c o rd s · E x a m i n e d s u p p o r t i n g d o c u m e n t s f o r c o m p l i a n c e w i t h i d e nt i f i e d s t a t u t o r y e x p e c t a t i o n s . {E n d o f R e p o r t }