Loading...
HomeMy WebLinkAboutSelected Computerized ProceduresSe l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r De n n i s L u k e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . . . . . … . . . . . . . 3 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … . . 4 - 1 8 3. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S …… … … … . … … … … … … … …..…......… 19-27 Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : To r u n s e l e c t e d co m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s so m e o f w h i c h c o u l d id e n t i f y f r a u d . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e d : o D e v e l o p i n g c o n f l i c t o f in t e r e s t t r a i n i n g ; o I d e n t i f y i n g c o n t r o l s ov e r d e p a r t m e n t ’ s wo r k w i t h n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s ; o I m p r o v i n g i n t e r n a l co n t r o l s o v e r v e n d o r s in t h e a c c o u n t i n g sy s t e m ; o L o o k i n g f o r ef f i c i e n c i e s i n s e t t i n g up v e n d o r t a x re p o r t i n g i n f o r m a t i o n as w e l l a s t h e ac c o u n t s p a y a b l e pr o c e s s ; o I m p r o v i n g t a x re p o r t i n g f o r i n t e r e s t pa y m e n t s r e l a t e d t o re a l p r o p e r t y t a x re f u n d s ; a n d o R e s t r i c t i n g u s e o f Co u n t y b u i l d i n g s p a c e . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s Wh a t w a s f o u n d Th e b e n e f i t o f u t i l i z i n g c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s i n a ud i t i n g i s t h a t i n s t e a d o f a u d i t i n g t h r o u g h a s e l e c t i o n of r e c o r d s a l l r e c o r d s c a n b e e x a m i n e d . T h i s p r o v i d e s a g r e a t e r l e v e l o f a s s u r a n c e a n d u t i l i z e s t h e st r e n g t h o f c o m p u t e r s o f t w a r e . By u s i n g S t a t e b u s i n e s s r e g i s t r y , C o u n t y v e n d o r a n d C o u n ty e m p l o y e e i n f o r m a t i o n , t h e a u d i t w a s a b l e t o id e n t i f y s o m e r e l a t i o n s h i p s b e t w e e n v e n d o r s a n d C o u n t y em p l o y e e s . G i v e n t h e S t a t e ’ s e t h i c s r u l e s , i t wa s i m p o r t a n t t o l o o k f u r t h e r i n t o t h e s e a n d w h e t h e r th e r e c o u l d b e a p e r c e i v e d a p p e a r a n c e o f p o t e n t i a l co n f l i c t s . T h e a u d i t d o e s n o t m a k e a n o p i n i o n o n w h e t he r t h e s e w o u l d c o n s t i t u t e c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . Wh e n v e n d o r s a r e r e l a t e d t o e m p l o y e e s t h e r e m a y b e a po t e n t i a l a v e n u e f o r e m p l o y e e s t o c o m m i t f r a u d an d a b u s e . T h e a u d i t d i d n o t i d e n t i f y a n y f r a u d o r ab u s e f o r t h e v e n d o r s i d e n t i f i e d . G i v e n t h e n u m b e r of Co u n t y e m p l o y e e s a n d t h e i r r e l a t i o n s , i t i s l i k e l y t h at t h e C o u n t y w i l l h a v e s o m e b u s i n e s s d e a l i n g s w i t h em p l o y e e s o r t h e i r r e l a t i o n s . A c o u p l e o f d e p a r t m e n t s w e r e i d e n t i f i e d t h a t h a d C o u nt y s t a f f o r v o l u n t e e r s p r o v i d i n g s o m e s e r v i c e f o r no n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s ( t h a t r e l a t e t o t h e i r d e p a r tm e n t ) t o g o o n w i t h i n t h e i r d e p a r t m e n t . S o m e o f t h e du t i e s c a r r i e d o n b y C o u n t y s t a f f o r v o l u n t e e r s m i g h t c re a t e s o m e c o n t r o l i s s u e s t h a t s h o u l d b e ad d r e s s e d b y t h o s e n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s a n d t h e C o u nt y . Co u n t y v e n d o r c o n t r o l s c o u l d b e i m p r o v e d f o r o v e r s i g h t o f c h a n g e s t o t h e m a s t e r v e n d o r l i s t a s w e l l a s ad d r e s s t h e p r o l i f e r a t i o n o f i n a c t i v e v e n d o r s i n t h e l i st . T h e a u d i t i d e n t i f i e d s o m e o p p o r t u n i t i e s t o b e m o r e ef f i c i e n t i n t h e h a n d l i n g o f i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g w he n a d d i n g v e n d o r s a n d i n c o o r d i n a t i n g t h e a c c o u n t s pa y a b l e p r o c e s s w i t h d e p a r t m e n t s . Th e a u d i t v a l i d a t e d t h a t t h e a c c o u n t i n g s y s t e m i s p r e t t y e f f e c t i v e a t m i n i m i z i n g d u p l i c a t e s . S o m e w e r e id e n t i f i e d b u t m o s t h a d b e e n r e p a i d b y t h e v e n d o r s . Th e a u d i t i d e n t i f i e d s o m e t a x r e p o r t i n g i s s u e s r e l a t e d to t h e i n t e r e s t p o r t i o n o f c e r t a i n r e a l p r o p e r t y t a x re f u n d p a y m e n t s m a d e t o n o n - c o r p o r a t e t a x p a y e r s . Th e C o u n t y l e a s e s o u t s p a c e t o s o m e b u s i n e s s . I t w a s f o u n d t h a t s o m e t i m e s t h e s e b u s i n e s s e s o r t h e i r em p l o y e e s w i l l u s e t h e C o u n t y b u i l d i n g a d d r e s s a s a n a d dr e s s f o r a n o t h e r b u s i n e s s . I t w a s n o t c l e a r wh e t h e r t h o s e b u s i n e s s e s w e r e a c t u a l l y o p e r a t i n g f r o m C o u nt y l o c a t i o n s . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 1 of 27 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D O N A U D I T Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e f i r s t a u t h o r i z e d th e r e v i e w o f s e l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s i n th e f i s c a l y e a r 0 8 / 0 9 a u d i t w o r k p l a n . D u e t o o t h e r a ud i t p r i o r i t i e s , t h e a u d i t w a s n o t c o m m e n c e d u n t i l f i s c a l ye a r 0 9 / 1 0 . 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e b e n e f i t o f u t i l i z i n g c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s i n a ud i t i n g i s t h a t i n s t e a d o f a u d i t i n g t h r o u g h a s e l e c t i o n of re c o r d s a l l r e c o r d s c a n b e e x a m i n e d . T h i s p r o v i d e s a g r e at e r l e v e l o f a s s u r a n c e a n d u t i l i z e s t h e s t r e n g t h o f co m p u t e r s o f t w a r e . C o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s m a y i d e n ti f y p o t e n t i a l i s s u e s , b u t t h e i n t e r n a l a u d i t o r m u s t st i l l d o a d d i t i o n a l w o r k t o u n d e r s t a n d t h e i n f o r m a t i o n a n d c l a r i f y i f i s s u e s e x i s t . T h e o v e r a l l c o n t e x t o f m a ny of t h e s e p r o c e d u r e s i s t o i d e n t i f y p o t e n t i a l f r a u d . Ob j e c t i v e s ( a n d a s s o c i a t e d a u d i t p r o c e d u r e s ) i n c l u d e d : 1. A n a l y z e d i s b u r s e m e n t t r a n s a c t i o n s a. C a l c u l a t e s t a t i s t i c a l p a r a m e t e r s ( e . g . a v e r a g e s , s t a n d a rd d e v i a t i o n s , h i g h e s t a n d l o w e s t va l u e s ) o n d i s b u r s e m e n t s t o i d e n t i f y o u t l y i n g t r a n s a c t i o n s. b. I d e n t i f y s t a t i s t i c a l l y u n l i k e l y o c c u r r e n c e s o f s p e c i f i c d i g it s i n d a t a ( B e n f o r d ’ s l a w a n a l y s i s ) . c. A n a l y z e f o r a n y i n d i c a t i o n s o f d u p l i c a t e p a y m e n t s . R es e a r c h , w i t h d e p a r t m e n t a s s i s t a n c e , a n y it e m s i d e n t i f i e d . d. R e v i e w f o r d i s b u r s e m e n t a c t i v i t y p o s t e d t o r e v e n u e a cc o u n t s . e. R e v i e w f o r p e r s i s t e n t r o u n d e d p a y m e n t a m o u n t s o n i n vo i c e s . 2. I d e n t i f y a n y p o t e n t i a l r e l a t i o n s h i p s w i t h p e r s o n n e l a n d v e n d o r s . a. R e v i e w i n g p e r s o n n e l s e t u p s , v e n d o r s e t u p s a n d d i s b ur s e m e n t s f o r c o n s i s t e n c y , d u p l i c a t i o n s , et c … i. C h e c k f o r p e r s o n n e l w i t h d i r e c t d e p o s i t s t o t h e s a m e a c c o un t . ii . R e v i e w f o r d u p l i c a t e t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n n u m b er s ii i . R e v i e w f o r l a c k o f t a x r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n – a dd r e s s a n d t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n nu m b e r iv . R e v i e w f o r u s e o f P O b o x e s v. R e v i e w u s e o f t h e s a m e d i r e c t d e p o s i t a c c o u n t s . vi . R e v i e w f o r p a y r o l l w i t h o u t p a y r o l l d e d u c t i o n s . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 2 of 27 b. J o i n d i f f e r e n t d a t a s o u r c e s t o i d e n t i f y p o t e n t i a l r el a t i o n s h i p s b y a d d r e s s a n d t a x p a y e r id e n t i f i c a t i o n n u m b e r . i. C o m p a r i s o n o f v e n d o r a n d p e r s o n n e l a d d r e s s e s . R e s e a rc h m a t c h e s . ii . C o m p a r i s o n o f v e n d o r a n d p e r s o n n e l t a x p a y e r i d e n t if i c a t i o n n u m b e r s . R e s e a r c h ma t c h e s . ii i . C o m p a r i s o n o f O r e g o n b u s i n e s s r e g i s t r y a d d r e s s e s t o p er s o n n e l a d d r e s s e s . R e s e a r c h ma t c h e s . iv . C o m p a r i s o n o f O r e g o n b u s i n e s s r e g i s t r y a d d r e s s e s t o C o u nty facility addresses. Re s e a r c h m a t c h e s . c. R e v i e w a s s o c i a t e d p e r s o n n e l a n d v e n d o r s e t u p s 3. R e c o n c i l e a n y u n u s u a l a c t i v i t y t o t h e e x t e n t p o s s i b l e . O n a n a s n e e d e d b a s i s , c o m p a r e c h e c k nu m b e r , p a y e e a n d a m o u n t t o a c c o u n t i n g r e c o r d s a n d e n d or s e m e n t . Th e i n i t i a l a u d i t o b j e c t i v e s i n c l u d e d a r e v i e w o f l a r ge r v e n d o r r e l a t i o n s h i p s a n d e x p e n d i t u r e c a t e g o r i e s t o de t e r m i n e i f t h e r e c o u l d b e o p p o r t u n i t i e s f o r c o s t s a v i ng s . S o m e a n a l y s e s w e r e p e r f o r m e d b u t i t w a s de c i d e d t o m a k e t h i s a s e p a r a t e a u d i t . A u d i t # 1 0 / 1 1 - 2 wi l l c o m p l e t e t h i s w o r k i n f i s c a l y e a r 2 0 1 0 / 2 0 1 1 . Sc o p e : Th i s i s a l i m i t e d s c o p e a u d i t a n d o n l y a d d r e s s e d s e l e c t e d co m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s . P r o c e d u r e s u s e d w e r e co n s i d e r e d a n i n i t i a l s t e p a t e s t a b l i s h i n g s o m e c o m p u t e r i z ed t e s t s o n v e n d o r , p e r s o n n e l a n d d i s b u r s e m e n t re c o r d s . C o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s c a n b e o f l i m i t e d e f f ec t i v e n e s s d e p e n d i n g o n t h e i n f o r m a t i o n a v a i l a b l e an d d e s i g n . T h i s a u d i t i s n o g u a r a n t e e t h a t f r a u d u l e n t a c t i v i t y w i l l b e i d e n t i f i e d . I n t e r n a l a u d i t d o e s n ot re n d e r o p i n i o n s o n s p e c i f i c s i t u a t i o n s t h a t c o u l d r e p r e s e n t c o n f l i c t s o f i n t e r e s t f r o m a s t a t e o r C o u n t y pe r s p e c t i v e . Au d i t w o r k c o m m e n c e d i n F e b r u a r y 2 0 1 0 a n d c o n t i n u e d t h r ou g h J u l y 2 0 1 0 a s t i m e w a s a v a i l a b l e . D a t a w a s ob t a i n e d f r o m t h e C o u n t y a c c o u n t i n g s y s t e m d u r i n g t h i s p er i o d . W h e n p o s s i b l e , d a t a f r o m J u l y 1 , 2 0 0 7 th r o u g h e a r l y 2 0 1 0 w a s u s e d . T h e O r e g o n b u s i n e s s r e g i s t r y d a t a f r o m J u l y 2 0 0 9 w a s u t i l i z e d ( o b t a i n e d th r o u g h J a c k s o n C o u n t y f r o m t h e O r e g o n S e c r e t a r y o f S t a te ) . T h e a g e o f t h e r e g i s t r y d a t a s h o u l d n o t pr e s e n t a s i g n i f i c a n t i s s u e s i n c e m a t c h e s w i l l b e i n d i v i d u al l y r e v i e w e d . Th e C o u n t y ’ s a c c o u n t i n g s o f t w a r e s y s t e m h a s c e r t a i n i n h e r e n t l i m i t a t i o n s t h a t p r e v e n t i n t e r n a l a u d i t f r o m re v i e w i n g a c t i v i t y w i t h v e n d o r s e t u p i n f o r m a t i o n . D a t a c o l l e c t e d r e p r e s e n t e d i n f o r m a t i o n a t a p o i n t i n t i m e an d d o e s n o t a l l o w r e v i e w o f c h a n g e s o v e r t i m e . T h i s c o u l d l i m i t t h e f i n d i n g s . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 3 of 27 1. 3 ME T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s ( i n a d d i t i o n t o t h o s e i n c l u d e d w i t h o bj e c t i v e s ) i n c l u d e d : D o w n l o a d i n g C o u n t y a n d s t a t e d a t a i n t o t h e a u d i t i n g s o f t w a r e f o r p e r s o n n e l , v e n d o r s , b u s i n e s s re g i s t r y , a n d d i s b u r s e m e n t s . D i s c u s s i o n s w i t h v a r i o u s C o u n t y s t a f f , i n c l u d i n g F i n a n c e s t af f a n d d e p a r t m e n t s t a f f . R e v i e w i n g a v a i l a b l e w r i t t e n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d d oc u m e n t s , A u d i t s o f t w a r e w o r k , w h i c h i n c l u d e s : o m a k i n g t h e d a t a c o n s i s t e n t a s p o s s i b l e ( s u c h a s a d d r e s s b a s e d d a t a a n d t a x p a y e r id e n t i f i c a t i o n n u m b e r d a t a ) , a n d o c o m b i n i n g d a t a f r o m s e p a r a t e d a t a f i l e s u s i n g a c o m m o n f i e l d , p r i m a r i l y t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n nu m b e r a n d / o r a d d r e s s b a s e d f i e l d . o A n a d d r e s s - b a s e d f i e l d w a s u t i l i z e d t a k i n g e l e m e n t s f r o m a n a d d r e s s t o c r e a t e a f i e l d t h a t pe r f o r m s m a t c h i n g b e t t e r a n d w i t h m o r e c o n s i s t e n c y d u e to p o t e n t i a l i s s u e s i n h o w a d d r e s s e s ar e e n t e r e d . B y u s i n g a “ s o u n d s l i k e ” i n d e x c r e a t e d f r o m a l p h a b e t i c a l e l e m e n ts i n a d d r e s s , n u m e r i c i n f o r m a t i o n t o p i c k u p t h e n u m b e r s i n t h e a d d r es s , a n d z i p c o d e s t o i d e n t i f y b y c i t y a n d s t a t e . {T h o u g h a n y m a t c h i n g p r o c e s s w i l l h a v e s o m e l i m i t a t i o n , th i s p r o c e s s w a s f o u n d t o p r o v i d e re a s o n a b l e r e s u l t s . } Th e O r e g o n b u s i n e s s r e g i s t r y i s m a i n t a i n e d b y t h e O r e g o n S e c r e t a r y o f S t a t e a n d p r o v i d e s a n u m b e r o f re c o r d s f o r e a c h b u s i n e s s , i n c l u d i n g t h e a d d r e s s e s f o r t h e p r in c i p a l p l a c e o f b u s i n e s s , m a i l i n g , r e g i s t e r e d ag e n t , p r e s i d e n t , s e c r e t a r y , m a n a g e r , m e m b e r a n d p a r t ne r s t o n a m e a f e w . T h e d a t a b a s e r e c e i v e d h a d so m e 1 . 5 m i l l i o n r e c o r d s . M a t c h e s t o t h i s d a t a b a s e w e r e ma d e o n a n a d d r e s s - b a s e d f i e l d . Th e C o u n t y A u d i t o r h a s s i g n i f i c a n t e x p e r i e n c e u s i n g c o m p ut e r a s s i s t e d a u d i t t e c h n i q u e s . T h e D e s c h u t e s Co u n t y I n t e r n a l a u d i t p r o g r a m h a s u t i l i z e d A C L a u d i t in g s o f t w a r e s i n c e 2 0 0 3 i n m o s t o f t h e i n t e r n a l a u d i t s pe r f o r m e d . A C L t e c h n o l o g y i s r e c o g n i z e d w o r l d w i d e a s o ne o f t h e l e a d i n g d a t a a n a l y s i s t o o l s f o r a u d i t , co m p l i a n c e a n d r i s k p r o f e s s i o n a l s . A C L ’ s t e c h n o l o g y h a s e n a b le d o v e r 1 4 , 0 0 0 o r g a n i z a t i o n s w o r l d w i d e t o pr o v i d e a h i g h e r l e v e l o f b u s i n e s s a s s u r a n c e . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e to p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l us i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e th a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f or o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 4 of 27 3. F i n d i n g s Th e t e s t s d e v e l o p e d f o r t h i s a u d i t c o u l d i d e n t i f y f r a u du l e n t a c t i v i t y . T h e a u d i t d i d n o t i d e n t i f y a n y i s s u e s that we r e i n t e r p r e t e d a s f r a u d u l e n t o r t h a t w e r e r e m a n d e d f o r f u r t h e r i n v e s t i g a t i o n b y l a w e n f o r c e m e n t . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d in t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e im p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d a n d d o n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Co u n t y e m p l o y e e s c o u l d b e a l i t t l e m o r e c o n s c i o u s o f p e r c e i v e d c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . Th e a u d i t , d u r i n g t h e r e v i e w o f a d d r e s s a n d t a x p a y e r id e n t i f i c a t i o n n u m b e r m a t c h e s b e t w e e n C o u n t y pe r s o n n e l a n d v e n d o r s , i d e n t i f i e d t w e l v e ( 1 2 ) v e n d o r s w h e r e t h e C o u n t y h a d a p a y m e n t ( s ) t o t h e v e n d o r . It a p p e a r s t h a t f o r 7 5 % o f t h e m a t c h e s , t h e e m p l o y e e w as a n o f f i c e r o r o w n e r o f t h e b u s i n e s s . N i n e t y - t w o pe r c e n t ( 9 2 % ) o f t h e m a t c h e s w e r e i d e n t i f i e d u s i n g O r e go n b u s i n e s s r e g i s t r y i n f o r m a t i o n . S e v e n t e e n pe r c e n t ( 1 7 % ) o f t h e m a t c h e s w e r e i d e n t i f i e d t h r o u g h ad d r e s s a n d t a x i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r i n f o r m a t i o n . Th e r e w a s n o t a l o t o f o v e r l a p i n t h e m a t c h e s , w h i c h s u pp o r t s u s i n g a n u m b e r o f d i f f e r e n t m e t h o d s t o i d e n t i fy th e s e p o t e n t i a l r e l a t i o n s h i p s . D i s b u r s e m e n t s t o i d e n t i f ie d v e n d o r s f r o m J u l y 1 , 2 0 0 7 t h r o u g h J u n e 3 0 , 2 0 1 0 am o u n t e d t o $ 1 9 , 3 8 1 . Ta b l e I i d e n t i f i e s t h e t y p e o f r e l a t i o n s h i p s n o t e d a n d t h e a mo u n t o f p a y m e n t s s i n c e Ju l y 1 , 2 0 0 7 . Th e C o u n t y h a s o v e r t h i r t e e n t h o u s a n d v e n d o r s a n d h a s di s b u r s e d o v e r $ 3 4 4 m i l l i o n i n c h e c k s t o v e n d o r s (J u l y 2 0 0 7 - A p r i l 2 0 1 0 ) . T h e C o u n t y ’ s e m p l o y e e s p o t e n t ia l l y h a v e n u m e r o u s a f f i l i a t i o n s w i t h b u s i n e s s e s a s we l l a s a f f i l i a t i o n s t h r o u g h t h e i r i m m e d i a t e f a m i l y r el a t i o n s . W i t h o v e r a t h o u s a n d e m p l o y e e s d u r i n g t h i s pe r i o d , t h e s e v e n d o r m a t c h o b s e r v a t i o n s a r e p r o p o r t i o n at e l y m i n o r . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 5 of 27 Ta b l e I : Id e n t i f i e d pa y m e n t am o u n t s ( J u l y 20 0 7 - A p r i l 2 0 1 0 ) no t e d i n v e n d o r ma t c h e s w i t h pe r s o n n e l De s c r i p t i o n Nu m b e r o f ma t c h e s id e n t i f i e d Amount Em p l o y e e ( o r r e l a t e d p a r t y ) t r a n s a c t e d b u s i n e s s wi t h C o u n t y t h r o u g h s e p a r a t e b u s i n e s s w i t h o w n de p a r t m e n t o r r e l a t e d d e p a r t m e n t . 3 1 , 6 2 1 $ Em p l o y e e ( o r r e l a t e d p a r t y ) t r a n s a c t e d s i m i l a r bu s i n e s s w i t h o w n o r d i f f e r e n t d e p a r t m e n t . 1 3 0 0 Em p l o y e e ( o r r e l a t e d p a r t y ) t r a n s a c t e d b u s i n e s s wi t h C o u n t y t h r o u g h s e p a r a t e b u s i n e s s w i t h a di f f e r e n t d e p a r t m e n t . 8 1 7 , 4 6 0 TO T A L 12 1 9 , 3 8 1 $ Th e f i r s t f o u r o c c u r r e n c e s p r o b a b l y h a v e t h e g r e a t e s t l i ke l i h o o d o f g i v i n g t h e p e r c e i v e d a p p e a r a n c e o f po t e n t i a l c o n f l i c t s . T h e y a r e s u m m a r i z e d a s f o l l o w s : 1. T h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s a p p r o v e d a l o t t e r y g r a n t t o a n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n f o u n d e d by a n e m p l o y e e i n t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s o f fi c e . A n o t h e r m e m b e r o f t h e or g a n i z a t i o n m a d e t h e r e q u e s t . T h e e m p l o y e e w a s n o t in v o l v e d i n m a k i n g t h e d e c i s i o n . T h i s ap p e a r s t o b e a n i s o l a t e d e v e n t . 2. T h e S h e r i f f ’ s O f f i c e s o l i c i t e d a b i d f r o m a b u s i n e s s o wn e d b y a S h e r i f f D e p u t y . T h e p e r s o n a l bu s i n e s s i s s p e c i a l i z e d a n d p e r f o r m s w e l d i n g t h a t o n l y a ha n d f u l o f v e n d o r s i n t h e a r e a c a n pe r f o r m . T h e D e p u t y d o e s n o t a p p e a r t o h a v e s o l i c i t e d t h e w o r k o r b e e n i n v o l v e d i n t h e d e c i s i o n to h i r e . T h i s a p p e a r s t o b e a n i s o l a t e d e v e n t . 3. T h e H e a l t h d e p a r t m e n t u t i l i z e d a n e m p l o y e e ’ s b u s i n es s f o r s o m e c a r d s . T h e d e p a r t m e n t t h o u g h t th e i n v o i c e w o u l d h a v e b e e n h a n d l e d a s a r e i m b u r s e d e xp e n s e . T h e i n v o i c e w a s p r o c e s s e d f o r pa y m e n t t o t h e p e r s o n a l b u s i n e s s . T h i s w a s a o n e - t i m e e v en t a n d h a s n o t h a p p e n e d s i n c e . 4. A M e n t a l H e a l t h d e p a r t m e n t e m p l o y e e c o n t i n u e d t o p r o v i d e s o m e m e n t a l h e a l t h c o n s u l t i n g se r v i c e s t o t h e J u v e n i l e D e p a r t m e n t a f t e r b e i n g h i r e d by t h e M e n t a l H e a l t h d e p a r t m e n t w i t h o u t fo l l o w i n g t h e d e p a r t m e n t ’ s o u t s i d e e m p l o y m e n t p o l i c y . T h e e m p l o y e e d o e s n o t a p p e a r t o h a v e so l i c i t e d t h e w o r k o r b e e n i n v o l v e d i n t h e d e c i s i o n t o h ir e . C o n s u l t i n g s e r v i c e s t o t h e J u v e n i l e de p a r t m e n t w e r e s u b s e q u e n t l y d i s c o n t i n u e d . T h i s a p p e a r s to b e a n i s o l a t e d e v e n t . In o n e o f t h e i d e n t i f i e d m a t c h e s , t h e r e w a s a m a t c h t o a r e l a t i o n o f a n e l e c t i o n w o r k e r . E l e c t i o n w o r k e r s ty p i c a l l y d o n o t r e c e i v e t h e e x t e n t o f t r a i n i n g o n C o un t y p e r s o n n e l r u l e s a n d p o l i c i e s a s o t h e r e m p l o y e e s a n d Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 6 of 27 th e y g e n e r a l l y h a v e n o i n v o l v e m e n t i n C o u n t y o p e r a t io n s o r d e c i s i o n - m a k i n g . E l e c t i o n w o r k e r s a r e d i r e c t l y ac c o u n t a b l e t o t h e C o u n t y C l e r k a n d , b y d o i n g s o , a l s o se r v e t h e S t a t e o f O r e g o n . T h e r e f o r e , e l e c t i o n wo r k e r s a r e “ p u b l i c o f f i c i a l s ” a n d s u b j e c t t o t h e s a m e e t h ic s r u l e s a n d p e r s o n n e l p o l i c i e s a s o t h e r C o u n t y em p l o y e e s . A r e l a t e d p e r s o n o r p a r t y a s i d e n t i f i e d i n t h i s a u d i t is r e l a t e d b y v i r t u e o f s a m e a d d r e s s a n d m a y o r m a y n o t be a s p o u s e o r d e p e n d e n t . I n m o s t o f t h e s e c a s e s , t h e i d en t i f i e d b u s i n e s s e s w e r e w i t h · t h e e m p l o y e e ’ s s p o u s e , · t h e e m p l o y e e w e r e i n v o l v e d i n t h e b u s i n e s s , o r · t h e r e a p p e a r e d t o b e s o m e c o n n e c t i o n v i a t h e e m p l o y e e’ s a d d r e s s ( h o u s e h o l d ) . Th e r e a r e a n u m b e r o f S t a t e a n d C o u n t y r u l e s r e l a t i ng t o w h a t e m p l o y e e s c a n a n d c a n n o t d o i n t h i s c o n t e x t . · O r e g o n g o v e r n m e n t e t h i c s l a w s ( O R S 2 4 4 ) p r o h i b i t p u b l ic o f f i c i a l s f r o m u s i n g o f f i c e f o r f i n a n c i a l g a i n , an d r e q u i r e p u b l i c d i s c l o s u r e o f e c o n o m i c c o n f l i c t o f i n t e re s t . T h e s e a p p l y t o a l l e l e c t e d a n d a p p o i n t e d of f i c i a l s , e m p l o y e e s a n d v o l u n t e e r s a t a l l l e v e l s o f s t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t . Th i s e x t e n d s t o a r e l a t i v e , m e m b e r o f t h e h o u s e h o l d , o r a n y b u s i n e s s w i t h w h i c h t h e p u b l i c o f f i c i a l o r a r e l a t i v e o r a m e m b e r o f t h e h o u s e h o l d i s a s s o c i a t e d . B u s i n e s s a s s o c i a t i o n c a n o c c u r t h r o u g h b e i n g a d i r e c t o r , o f f i c e r , e m p l o y e e o r a g e n t . An y v i o l a t i o n b y a C o u n t y e m p l o y e e o f S t a t e o f O r e g o n E t hi c s L a w i s a v i o l a t i o n o f t h e D e s c h u t e s Co u n t y P e r s o n n e l R u l e s . · C o u n t y P e r s o n n e l R u l e s p r o v i d e s i m i l a r g u i d a n c e o n o u t si d e e m p l o y m e n t a n d c o n f l i c t o f i n t e r e s t o O u t s i d e e m p l o y m e n t ( 3 . 2 0 . 0 4 0 o f t h e C o u n t y P e r s o n n e l R u l e s ) Co u n t y e m p l o y e e s m a y , i n g e n e r a l , e n g a g e i n e m p l o y m e n t o r b u s i n e s s o u t s i d e t h e i r w o r k f o r th e C o u n t y . H o w e v e r , e m p l o y e e s s h a l l n o t u t i l i z e c o u n t y t im e , m a t e r i a l s , e q u i p m e n t o r re s o u r c e s f o r s u c h o u t s i d e e m p l o y m e n t o r b u s i n e s s , o r a l l o w s u ch e m p l o y m e n t o r b u s i n e s s t o co n f l i c t w i t h , o r a p p e a r t o c o n f l i c t w i t h , t h e e m p l o y e e ’ s w o r k f o r t h e C o u n t y o r w i t h t h e i n t e r e s t s or b u s i n e s s o f t h e C o u n t y … . Q u e s t i o n s o r i s s u e s r e g a r d i n g a n y a c t u a l , p o t e n t i a l o r a p p a r e n t co n f l i c t o f i n t e r e s t s h a l l b e r e s o l v e d b y t h e C o u n t y A d m i n is t r a t o r . o C o n f l i c t o f I n t e r e s t ( ( 3 . 2 8 . 0 2 0 o f t h e C o u n t y P e r s o n n el R u l e s ) Co u n t y e m p l o y e e s s h a l l r e f r a i n f r o m e n g a g i n g i n a n y e m p lo y m e n t , b u s i n e s s , a c t i v i t y , p r a c t i c e , or a c t w h i c h a c t u a l l y c o n f l i c t s w i t h , p o t e n t i a l l y c o n f l i c t s w it h , o r g i v e s t h e a p p e a r a n c e o f co n f l i c t i n g w i t h t h e e m p l o y e e ’ s w o r k f o r t h e C o u n t y o r w it h t h e i n t e r e s t s o f t h e C o u n t y . A n ac t u a l c o n f l i c t o f i n t e r e s t e x i s t s w h e n a n a c t i o n i s t a k e n t h a t d i r e c t l y a f f e c t s l a n d , a b u s i n e s s , o r an y o t h e r f i n a n c i a l i n t e r e s t o f a n e m p l o y e e o r a n e m p l o ye e ’ s r e l a t i v e a n d i s r e a s o n a b l y c e r t a i n Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 7 of 27 to h a v e a f i n a n c i a l i m p a c t o n t h e e m p l o y e e o r a r e l a t i v e o f t h e e m p l o y e e . A p o t e n t i a l c o n f l i c t o f i n t e r e s t e x i s t s w h e n a n e m p l o y e e t ak e s a c t i o n t h a t r e a s o n a b l y c o u l d b e ex p e c t e d t o h a v e a f i n a n c i a l i m p a c t o n t h a t e m p l o y e e , a r el a t i v e o f t h e e m p l o y e e , o r o n a bu s i n e s s w i t h w h i c h t h e e m p l o y e e o r t h e e m p l o y e e ’ s r e l a t i ve i s a s s o c i a t e d . F o r p u r p o s e s o f th i s s e c t i o n o n l y , “ r e l a t i v e ” m e a n s t h e s p o u s e , d o m e s t i c p a r t ne r , p a r e n t , c h i l d , b r o t h e r a n d si s t e r o f e i t h e r t h e e m p l o y e e o r t h e e m p l o y e e ’ s s p o u s e o r d o m e s t i c p a r t n e r . … Em p l o y e e s m u s t d i s c l o s e a n y f i n a n c i a l i n t e r e s t t h e e m p l o y e e o r t h e e m p l o y e e ’ s r e l a t i v e s h a v e in a n y b u s i n e s s o r o r g a n i z a t i o n , w h i c h d o e s b u s i n e s s w i t h t he C o u n t y . T h e C o u n t y m a y r e q u i r e th e e m p l o y e e t o d i v e s t s u c h i n t e r e s t i f t h e C o u n t y d e e m s t h e i n t e r e s t t o b e i n c o n f l i c t w i t h t h e be s t i n t e r e s t s o f t h e C o u n t y . Co u n t y c o u n s e l h a s i n d i c a t e d , a s a p r o c u r e m e n t m a t t e r , fa m i l y m e m b e r s c a n b e h i r e d t h r o u g h d i r e c t pr o c u r e m e n t a s l o n g a s t h e a m o u n t s a r e l e s s t h a n $ 5 , 0 0 0 an d t h e e m p l o y e e w a s n o t i n v o l v e d i n t h e h i r i n g de c i s i o n . T h e y d i d i n d i c a t e t h e r e m i g h t b e a d d i t i o n a l p o l i t i c a l c o n s i d e r a t i o n s i f t h i s w a s t o o c c u r . Fr o m a n i n t e r n a l c o n t r o l p e r s p e c t i v e , t h e r e a r e a d d i t i on a l i s s u e s w i t h c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . W i t h o u t s u f f i c i e n t ov e r s i g h t , c o n f l i c t s o f i n t e r e s t c a n p r o v i d e a n a v e n u e f or e m p l o y e e s t o c i r c u m v e n t n o r m a l f i s c a l c o n t r o l s a n d po t e n t i a l l y d i s b u r s e f u n d s t o t h e m s e l v e s t h r o u g h a r e l a t ed b u s i n e s s . T h o u g h n o f r a u d w a s i d e n t i f i e d i n t h e Co u n t y w i t h t h i s a u d i t , t h e r e a r e r o u t i n e l y f r a u d s p e rp e t r a t e d e l s e w h e r e i n t h e U n i t e d S t a t e s w h e r e em p l o y e e s h a v e u s e d b o g u s c o m p a n i e s t h e y c o n t r o l t o d i v e rt m o n i e s . I n t e r n a l a u d i t d o e s n o t r e n d e r a n op i n i o n w h e t h e r t h e a b o v e m a t c h e s w o u l d c o n s t i t u t e c o n fl i c t s o f i n t e r e s t f r o m a s t a t e o r C o u n t y p e r s p e c t i v e . As n o t e d a b o v e , t h e m a t c h e d o b s e r v a t i o n s w e r e n o t s i g n i f ic a n t i n n u m b e r , a m o u n t o r f r e q u e n c y t h a t w o u l d co n s t i t u t e a s i g n i f i c a n t p r o b l e m o r d i d t h e y i n d i c a t e t h at s o m e o n e w a s t r y i n g t o c i r c u m v e n t f i n a n c i a l c o n t r o l s . Th e C o u n t y h a s n o t p r e s c r i b e d s p e c i f i c p r o c e d u r e s f o r w h a t i s t o h a p p e n w h e n a p o t e n t i a l c o n f l i c t e x i s t s . Th e S t a t e E t h i c s C o m m i s s i o n w o u l d p r e f e r p u b l i c o f f i c i a l s ’ e r r o n t h e s i d e o f c a u t i o n t o d i s c l o s e e v e n pe r c e i v e d c o n f l i c t s . T h e B e h a v i o r a l H e a l t h d i v i s i o n o f t h e H e a l t h S e r v i c e s D e p a r t m e n t i s t h e o n l y de p a r t m e n t i d e n t i f i e d t h a t h a d d e v e l o p e d s p e c i f i c c o n f li c t o f i n t e r e s t p r o c e d u r e s s i n c e m a n y o f t h e i r c l i n i c i a n s ca n o f f e r s e r v i c e s o u t s i d e o f t h e d e p a r t m e n t . B e h a v i o r a l H e a l t h e m p l o y e e s m u s t g i v e w r i t t e n n o t i c e t o t h e de p a r t m e n t w h e n s e e k i n g o u t s i d e e m p l o y m e n t a n d o b t a i n a p p r o v a l . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l o p a c o n f l i c t o f in t e r e s t t r a i n i n g t o e d u c a t e e m p l o y e e s ( a s w e l l as e l e c t i o n w o r k e r s ) o n t h e C o u n t y a n d s t a t e r e q u i r em e n t s . T h e C o u n t y m i g h t f i n d a d d i t i o n a l w r i t t e n pr o c e d u r e s a r e n e c e s s a r y w h e n i t c o m e s t o g e t t i n g w ri t t e n r e p o r t s o f p e r c e i v e d o r p o t e n t i a l Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 8 of 27 co n f l i c t s . W h e n p u b l i c o f f i c i a l s m a k e r e p o r t s t o t he C o u n t y , i n a d d i t i o n t o a d d r e s s i n g t h e n o t i c e , a sy s t e m s h o u l d b e d e v e l o p e d t o s h a r e r e p o r t s w i t h F i na n c e . {A t t h e t i m e o f i s s u a n c e o f t h i s r e p o r t , t h e C o u n t y w a s a l r e a d y s c h e d u l i n g s o m e a d d i t i o n a l t r a i n i n g i n De c e m b e r . } Co m p u t e r i z e d T e s t i n g E m p l o y e d : Co m p a r e d C o u n t y p e r s o n n e l a d d r e s s i n f o r m a t i o n t o O r e g o n B u s i n e s s r e g i s t r y a d d r e s s i n f o r m a t i o n . Co m p a r e d C o u n t y p e r s o n n e l a d d r e s s i n f o r m a t i o n t o C o u n t y v e n d o r a d d r e s s i n f o r m a t i o n . Co m p a r e d C o u n t y p e r s o n n e l s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r s t o C o u n ty v e n d o r t a x p a y e r i d e n t i f i c a t i o n nu m b e r s . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Fi c t i t i o u s v e n d o r s No f o r m a l a g r e e m e n t d e f i n i n g r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i ti e s b e t w e e n t h e C o u n t y a n d n o n - pr o f i t o r g a n i z a t i o n s o r a s s o c i a t i o n s . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h i s a u d i t , a c o u p l e o f n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s w e r e i d e n t i f i e d w h e r e Co u n t y s t a f f a r e a l l o w e d t o p e r f o r m v a r i o u s a d m i n i s t r a ti v e d u t i e s d u r i n g w o r k h o u r s . D u t i e s p e r f o r m e d in c l u d e h a n d l i n g o f m a i l w i t h d o n a t i o n s o r m o n i e s f o r se r v i c e s t h r o u g h t o p a y i n g b i l l s . O n e o f t h e e n t i t i e s pr o v i d e s r o a d e q u i p m e n t t r a i n i n g t o m u l t i p l e l o c a l g o ve r n m e n t s . T h e R o a d d e p a r t m e n t t h r o u g h a c o u p l e o f em p l o y e e s s u p p o r t s t h i s o r g a n i z a t i o n . T h e V e t e r a n s ’ O f f ic e p r o v i d e s l i m i t e d m a i l s u p p o r t f o r a n o t h e r n o n - pr o f i t e n t i t y . T h e r e m i g h t b e o t h e r s i n v o l v e d w i t h C ou n t y d e p a r t m e n t s w i t h v a r y i n g l e v e l s o f s u p p o r t . It a p p e a r s t h e i n t e n t b e h i n d s u p p o r t i n g t h e s e o r g a n i za t i o n s i s t o b e n e f i t t h e d e p a r t m e n t i n v o l v e d a n d t h e se r v i c e s t h e y p r o v i d e . U n f o r t u n a t e l y , T h e C o u n t y m a y be a t r i s k i f s u f f i c i e n t i n t e r n a l c o n t r o l s a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s a r e n o t e m p l o y e d f o r t h e a g r e e d u p o n s e r v i c e s p e r f o r m e d . Cu r r e n t l y t h e r e a r e n o w r i t t e n a g r e e m e n t s t o d e f i n e wh a t t y p e s o f d u t i e s C o u n t y s t a f f c a n p e r f o r m o n b e h a l f of t h e s e o r g a n i z a t i o n s . C o u n t y D i r e c t o r s a p p r o v e t h e s u pp o r t o f t h e s e o r g a n i z a t i o n s , h o w e v e r n o o n e e v e r de f i n e s w h a t i s a p p r o p r i a t e . W h e n C o u n t y r e s o u r c e s a r e b e i n g u t i l i z e d t o s u p p o r t t h e o p e r a t i o n s o f a p r i v a t e n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n o r as s o c i a t i o n , t h e r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i t i e s s h o u l d b e c l e a r ly d e f i n e d s o t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r c a n c l e a r l y Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 9 of 27 as c e r t a i n t h e p u b l i c b e n e f i t r e c e i v e d v s . t h e r e s o u r c e s u s e d. W i t h o u t a c l e a r l y d e f i n e d a g r e e m e n t , t h e r e i s no a s s u r a n c e t h e u s e o f C o u n t y r e s o u r c e s p r o v i d e p r i m a r il y a p u b l i c b e n e f i t r a t h e r t h a n p r i m a r i l y a b e n e f i t to a p r i v a t e o r g a n i z a t i o n . C o u n t y s t a f f s h o u l d o n l y p r o vi d e g e n e r a l s u p p o r t s e r v i c e s a n d t h e s e s h o u l d b e en u m e r a t e d b y f o r m a l w r i t t e n p r o c e d u r e s , c o n t a i n p r o p er i n t e r n a l c o n t r o l s a n d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Th e a u d i t d i d n o t i d e n t i f y a n y m i s s i n g m o n i e s , b u t w i t ho u t s u f f i c i e n t s h a r e d o v e r s i g h t , i s s u e s m a y o c c u r a n d no t b e i d e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y d e p a r t m e n t s s u p p o r ti n g n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s de v e l o p a w r i t t e n a g r e e m e n t t h a t d e f i n e s t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d ; h o w su f f i c i e n t i n t e r n a l c o n t r o l s w i l l b e e m p l o y e d ; a n d ho w t h e r e w i l l b e s u f f i c i e n t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . Th e s e a g r e e m e n t s s h o u l d b e r e v i e w e d b y L e g a l a n d A d mi n i s t r a t i o n t o m a k e s u r e t h e y a r e re a s o n a b l e a n d a p p r o p r i a t e . Co m p u t e r i z e d T e s t i n g E m p l o y e d : Co m p a r i s o n o f O r e g o n b u s i n e s s r e g i s t r y a d d r e s s e s t o C o u n t y b u il d i n g a d d r e s s e s . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Un k n o w n a c t i v i t i e s c a r r i e d o u t a t C o u n t y Ve n d o r c o n t r o l s m a y b e s t r e n g t h e n e d . Th e F i n a n c e d e p a r t m e n t ’ s p o l i c y f o r s e g r e g a t i o n o f d u t i es o r t h e a c c o u n t s p a y a b l e d i s b u r s e m e n t p r o c e d u r e s do n o t s p e c i f i c a l l y a d d r e s s a d d i n g v e n d o r s t o t h e a c c o u n t i ng s y s t e m . I n o b s e r v i n g t h e p a y m e n t p r o c e s s , i t wa s n o t e d t h a t t h e a c c o u n t s p a y a b l e c l e r k a d d s v e n d o r s a s n e c e s s a r y , b a s e d o n t h e s u b m i t t e d p a y m e n t vo u c h e r s s u b m i t t e d b y d e p a r t m e n t s a n d a s s u p p o r t e d b y t he s u b m i t t e d i n v o i c e a s t h i r d - p a r t y v e r i f i c a t i o n . Co n t r o l s o v e r d i s b u r s e m e n t s r e l y o n a p p r o v e d m a s t e r v e n d or r e c o r d s . C o n t r o l o v e r t h e v e n d o r s i s a p r i m a r y st e p i n c o n t r o l o v e r d i s b u r s e m e n t s . B e s t p r a c t i c e s i n c l u d e ve r i f i c a t i o n t h a t a l l n e w v e n d o r s a r e l e g i t i m a t e , an d i n f o r m a t i o n i s c u r r e n t a n d a c c u r a t e . P r o p e r s e g r e g a ti o n w o u l d i n c l u d e s e p a r a t i n g t h e e s t a b l i s h m e n t o f th e v e n d o r r e c o r d w i t h p a y m e n t t o t h e v e n d o r . It w a s a l s o n o t e d i n a t w o s i t u a t i o n s t h a t e m p l o y e e s s u b m it t e d p a y m e n t v o u c h e r s t o a c o u p l e o f n o n - p r o f i t ve n d o r s u s i n g t h e i r p e r s o n a l a d d r e s s e s . I n t h e s e c a s e s , i t a p p e a r s t h e e m p l o y e e w a s a m e m b e r o f t h e Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 10 of 27 or g a n i z a t i o n a n d w a s t r y i n g t o h e l p g e t t h e m o n e y t o th e o r g a n i z a t i o n . E n d o r s e m e n t s o n t h e s e c h e c k s su p p o r t e d t h a t t h e o r g a n i z a t i o n a p p e a r e d t o h a v e r e c e iv e d t h e m o n i e s . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d p r o p e r i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r t h e v e n d o r m a s t e r l i s t c a n s i g n i f i c a n t l y r e d u c e t h e ex p o s u r e t o f r a u d . C o n t r o l s o v e r v e n d o r m a s t e r i n c l u d e v e r i f i c a t i o n o f n e w v e n d o r s a n d m a i n t e n a n c e o f t h e ma s t e r b y s t a f f o t h e r t h a n s t a f f p r o c e s s i n g p a y m e n t s . I n f or m a t i o n r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n i s o n e f o r m o f va l i d a t i o n o f t h e v e n d o r a n d v e n d o r s a r e m o r e l i k e l y to r e s p o n d w h e n p a y m e n t s a r e s t i l l d u e . E m p l o y e e s sh o u l d n o t b e u s i n g t h e i r p e r s o n a l a d d r e s s e s f o r o t h e r s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c o n t r o l s o v e r m a i n t a i n i n g t h e v e n d o r d a t a b a s e f o r e x i s t i n g a n d n e w v e n d o r s , a fi c t i t i o u s v e n d o r e n t e r e d i n t o t h e s y s t e m o r a p r i o r v e nd o r a l t e r e d m a y n o t b e i d e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n er. It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t t o e s t ab l i s h a d d i t i o n a l c o n t r o l s o v e r t h e v e n d o r da t a b a s e . T h i s i n c l u d e s a d d i t i o n a l s e g r e g a t i o n a n d /o r o v e r s i g h t o f c h a n g e s t o t h e v e n d o r d a t a b a s e . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r p e r f o r m i n g va l i d a t i o n o f v e n d o r s i n c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s . (T h i s m i g h t o c c u r w i t h n e w v e n d o r s w i t h a n t i c i p a t e d p a y m en t s o v e r a c e r t a i n a m o u n t ) . It i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t c o m p l e t e t he d o c u m e n t a t i o n f o r t h e o v e r s i g h t a n d se g r e g a t i o n o f d u t i e s t o b e u s e d f o r a d d i t i o n s a n d ch a n g e s t o t h e v e n d o r d a t a b a s e . Ve n d o r m a s t e r c o n t a i n n u m e r o u s i n a c t i v e v e n d o r s . Th e C o u n t y ’ s p r i m a r y v e n d o r m a s t e r l i s t h a s o v e r 1 3 t h o us a n d v e n d o r r e c o r d s b u t o v e r 5 5 % h a v e n o t b e e n us e d s i n c e J u l y 2 0 0 6 . S o m e d u p l i c a t e s o f v e n d o r r e c o r d s e xi s t b e c a u s e o f n a m i n g c o n v e n t i o n s a n d / o r mi n o r v a r i a n c e s i n h o w o t h e r i n f o r m a t i o n i s e n t e r e d . A n u m b e r o f v e n d o r s a r e d u p l i c a t e d t o m a k e s u r e t h e di s b u r s e m e n t s a r e p o s t e d t o t h e c o r r e c t a c c o u n t a n d a r e re m i t t e d t o t h e a p p r o p r i a t e a d d r e s s . N o o n e o t h e r th a n t h e a c c o u n t s p a y a b l e c l e r k r e v i e w s v e n d o r c h a n g e s a n d a d d i t i o n s . Th e v e n d o r m a s t e r l i s t i s a c o n t r o l p o i n t f o r w h i c h o n l y a u t h o r i z e d a n d a p p r o v e d v e n d o r s a r e p a i d . T h e l i s t sh o u l d b e p e r i o d i c a l l y r e v i e w e d f o r i n a c t i v e v e n d o r s . T h e r e i s s o m e i n d i c a t i o n t h a t o r g a n i z a t i o n s s h o u l d g o th r o u g h t h i s p r o c e s s o f d e a c t i v a t i n g i n a c t i v e v e n d o r s e v e ry t w o y e a r s . Th e e f f i c i e n c y o f u s i n g t h e a c t i v e v e n d o r l i s t m a y b e i m pr o v e d b y i n a c t i v a t i n g t h o s e v e n d o r s w h o h a v e b e e n in a c t i v e f o r m o r e t h a n t h r e e y e a r s . T h i s a l l o w s f o r a sh o r t e r l i s t w h e n s t a f f a r e s e l e c t i n g a v e n d o r f r o m t h e Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 11 of 27 da t a b a s e . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c o n t r o l s o v e r v e n d o r s , a v e n d or r e c o r d c o u l d b e e s t a b l i s h e d t o m a k e f r a u d u l e n t pa y m e n t s . T h o u g h t h e r e i s n o i n d i c a t i o n o f f r a u d u l e n t a c t i v i t y , t h e C o u n t y s h o u l d b e v i g i l a n t i n r e v i e w i n g ac t i v i t y a f f e c t i n g t h e v e n d o r d a t a b a s e . H o w e v e r , t h e a c c o u n t i n g s y s t e m d o e s n o t h a v e a n a u d i t r e c o r d o f ch a n g e s t o t h e v e n d o r m a s t e r m a k i n g i t d i f f i c u l t t o m o n i to r e d i t s a n d c h a n g e s t o t h e v e n d o r d a t a b a s e . It a p p e a r s t h e C o u n t y d o e s n o t r e g u l a r l y r e v i e w t h e v en d o r d a t a b a s e b e c a u s e o n l y 5 0 v e n d o r s h a v e b e e n in a c t i v a t e d i n t h e s y s t e m s i n c e i n c e p t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e d e p a r t m e n t d e t e r m i n e ho w i t c a n p e r i o d i c a l l y r e v i e w c h a n g e s b y sy s t e m u s e r s o f t h e v e n d o r d a t a b a s e . It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y F i n a n c e r e v i e w t h e v e n do r d a t a b a s e a n d i n a c t i v a t e t h o s e v e n d o r s w h o ha v e b e e n i n a c t i v e f o r m o r e t h a n t h r e e y e a r s . Co m p u t e r i z e d T e s t i n g E m p l o y e d : Jo i n e d t h e v e n d o r m a s t e r l i s t w i t h d i s b u r s e m e n t r e c o r d s a f te r J u n e 2 0 0 6 a n d s o r t e d f o r v e n d o r s w i t h no d i s b u r s e m e n t s . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Fi c t i t i o u s v e n d o r s o r d i v e r s i o n o f v e n d o r p a y m e n t s . Co u n t y ’ s p r o c e s s t o c a t c h d u p l i c a t e p a y m e n t s i s e f f ec t i v e . Th e C o u n t y h a s d i s b u r s e d c h e c k s t o t a l i n g m o r e t h a n $ 3 4 4 m i ll i o n i n a b o u t t h r e e y e a r s t o p r i m a r y v e n d o r s . An a n a l y s i s o f d i s b u r s e m e n t s f o r d u p l i c a t e s ( s a m e v e n d o r , in v o i c e n u m b e r a n d a m o u n t ) i d e n t i f i e d o n l y t e n (1 0 ) d u p l i c a t e p a y m e n t s a m o u n t i n g t o $ 1 6 t h o u s a n d d o l l ar s . S i x o f t h e p a y m e n t d u p l i c a t i o n s w e r e i d e n t i f i e d by t h e v e n d o r s a n d s u b s e q u e n t l y r e f u n d e d o r c r e d i t e d t o t h e C o u n t y . T h e o t h e r d u p l i c a t e s w e r e d i s c u s s e d wi t h t h e o r i g i n a t i n g d e p a r t m e n t s w h o a r e s e e k i n g r e p a ym e n t o r c r e d i t . T h e p e r c e n t a g e a n d n u m b e r o f du p l i c a t e s i d e n t i f i e d a r e b e l o w e v e n a n t i c i p a t e d l e v e l s. T o t a l a m o u n t b e i n g r e c o v e r e d b e c a u s e o f t h e a u d i t i s ar o u n d e i g h t t h o u s a n d d o l l a r s . In v o i c e n u m b e r s s h o u l d a s s u r e t h a t v e n d o r s c a n p o s t p a y m e n t s t o t h e c o r r e c t a c c o u n t a n d b e s u f f i c i e n t l y de t a i l e d s o p a y m e n t s a r e n o t d u p l i c a t e d . T h e i n v o i c e n um b e r s e n t e r e d o n t h e a c c o u n t s p a y a b l e v o u c h e r b y Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 12 of 27 a d e p a r t m e n t a r e f r e q u e n t l y c h a n g e d b y t h e F i n a n c e d e pa r t m e n t d u r i n g a c c o u n t s p a y a b l e e n t r y . T h e s e ch a n g e s a r e d o n e t o b e t t e r m a t c h c o n v e n t i o n s e s t a b l i s h e d by F i n a n c e . T h e a c c o u n t i n g s y s t e m i d e n t i f i e s po t e n t i a l d u p l i c a t e s e n t e r e d s o t h a t i n v o i c e s a r e n o t p a id t w i c e . T h e C o u n t y ’ s a c c o u n t i n g s y s t e m w a r n s o n a po t e n t i a l d u p l i c a t e b a s e d o n v e n d o r , i n v o i c e a n d a m o u nt . T h e a c c o u n t s p a y a b l e c l e r k c a n c o n t i n u e t h r o u g h th e w a r n i n g i n n u m e r o u s c i r c u m s t a n c e s b e c a u s e t h e i n v o i c e is k n o w n t o b e a r e c u r r i n g o n e ( s u c h a s o c c u r s wi t h u t i l i t i e s ) . I t i s i m p o r t a n t t o k e e p t h e s e e x c e p t i on s t o a m i n i m u m s o t h a t a c c e p t i n g t h e p o t e n t i a l du p l i c a t e s d o e s n o t b e c o m e c o m m o n p l a c e . Th e a u d i t t e s t i n g i n d i c a t e d n u m e r o u s f a l s e d u p l i c a t e s b ec a u s e o f n o n - u n i q u e i n v o i c e n u m b e r s b e i n g u s e d . Th e n u m e r o u s f a l s e d u p l i c a t e s e n c o u n t e r e d m a y b e a n i n d i ca t i o n t h a t i n v o i c e n u m b e r s b e i n g u s e d c o u l d b e mo r e s p e c i f i c . T h e a p p e a r a n c e o f t h e d u p l i c a t i o n f l a g wa s n o t e d d u r i n g o b s e r v a t i o n s o f a c c o u n t s p a y a b l e in p u t . N o i s s u e s w e r e n o t e d b e c a u s e o f t h e n a t u r e o f t he p a y m e n t ( s u c h a s a r o u t i n e m o n t h l y p a y m e n t o n a le a s e o r c u s t o m e r a c c o u n t p a y m e n t ) . De p a r t m e n t s a n d F i n a n c e a r e e f f e c t i v e l y c o o r d i n a t i n g p ro c e s s i n g o f d i s b u r s e m e n t s . T h e d u p l i c a t e s t h a t g o t th r o u g h t h e s y s t e m m i g h t b e a t t r i b u t e d t o s l i g h t v a r i a ti o n s i n t h e i n p u t i n f o r m a t i o n a s w e l l a s h o w t h e vo u c h e r s w e r e p r e p a r e d . T h e r e l a t i v e l y s m a l l p e r c e n t a ge o f d u p l i c a t e s i d e n t i f i e d i s s o m e i n d i c a t i o n t h a t t h e sy s t e m i s w o r k i n g a s i n t e n d e d . It i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e w o r k w i t h d e p a r t m e n t s t o re v i e w t h e p u r p o s e o f i n v o i c e n u m b e r s a n d t h e va r i o u s c o n v e n t i o n s , w h i c h s h o u l d b e f o l l o w e d . Co m p u t e r i z e d T e s t i n g E m p l o y e d : An a l y z e d d i s b u r s e m e n t s f o r d u p l i c a t e d p a y m e n t s b y v e n d o r , i nv o i c e n u m b e r , a n d a m o u n t . Ta x r e p o r t i n g m a y b e r e q u i r e d f o r p a y m e n t s . Th e a u d i t i d e n t i f i e d a c o u p l e o f i n f o r m a t i o n r e p o r t in g i s s u e s . O n e d e a l t p r i m a r i l y w i t h i n t e r e s t p a i d o n pr o p e r t y t a x r e f u n d s a n d t h e o t h e r p a y m e n t s i n t h e c o u rs e o f b u s i n e s s t o n o n - c o r p o r a t e t a x p a y e r s . · T h e C o u n t y r o u t i n e l y c a l c u l a t e s a n d r e f u n d s p r o p e r t y t a x p a y m e n t s t o t a x p a y e r s . T h e s e p a y m e n t s ge n e r a l l y i n c l u d e p r o p e r t y t a x e s a n d i n t e r e s t . I n t e r e st i s p a i d a t a s t a t u t o r y r a t e o f 1 % p e r m o n t h . Th e C o u n t y d o e s n o t p r e p a r e a n y i n f o r m a t i o n r e p o r t i ng f o r m s f o r t a x r e f u n d i n t e r e s t t h a t m i g h t b e ne c e s s a r y . · T h e C o u n t y a l s o m a k e s a n u m b e r o f p a y m e n t s t o n o n - c o r p o ra t e t a x p a y e r s . S o m e o f t h e s e p a y m e n t s Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 13 of 27 ma y b e p r o p e r l y d e e m e d t o b e i n c o m e t o t h e r e c i p i e n t s . S o m e o f t h e m o n i e s a r e d i s t r i b u t e d u n d e r gr a n t a r r a n g e m e n t s , s o m e a r e p a i d b a s e d o n t h e C o u n t y’ s i n t e r m e d i a r y r o l e a s f i s c a l a g e n t , a n d so m e w e r e n o t e d a s p a y m e n t i n s e t t l e m e n t o f p r o p e r t y in s u r a n c e c l a i m s o n t h e C o u n t y . T h e C o u n t y ha d f l a g g e d t h e s e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s a s n o n - r e p o r t a b le a n d i t a p p e a r s i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g f o r m s we r e n o t p r e p a r e d . F r o m d i s c u s s i o n s w i t h F i n a n c e , t h e r e m i g h t b e s o m e r e p o r t i n g r e s p o n s i b i l i t y . In f o r m a t i o n r e p o r t i n g r u l e s a r e c o m p l e x a n d i n c o n s i s t e n t. I n f o r m a t i o n i s g e n e r a l l y r e q u i r e d o f t h e e n t i t y cl o s e s t t o t h e p a y e e w h e n t h e p a y e e i s a c t i n g a s a f i d u c i a ry f o r p a y m e n t . T h e I R S F o r m 1 0 9 9 - I N T in s t r u c t i o n s i n d i c a t e t h e r e m a y b e c e r t a i n t a x p a y e r s w h e r e i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g s h o u l d o c c u r i f i n t e r e s t i s ov e r $ 6 0 0 . Th e C o u n t y m a y b e s u b j e c t t o p e n a l t i e s i f i t d o e s n o t c o m p l y w i t h i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e s p o n s i b i l i t i e s . Ta x p a y e r s m i g h t n o t h a v e s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n t o p r o pe r l y a d d r e s s t h e t a x a b i l i t y o f t h e p a y m e n t s r e c e i v e d . In a d d i t i o n t o t h e i n t e r e s t i n c o m e , t h e r e f u n d o f p r e vi o u s l y p a i d r e a l p r o p e r t y t a x e s m i g h t h a v e t a x co n s e q u e n c e s . Co u n t y F i n a n c e p r o c e s s e s m a n y p a y m e n t s i n t h e c o u r s e o f b us i n e s s . I t i s s o m e t i m e s p r o b l e m a t i c id e n t i f y i n g w h e t h e r i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g i s r e q u i r e d. C o u n t y F i n a n c e p r o c e s s e s t h e t a x r e f u n d c h e c k s f r o m in f o r m a t i o n p r o v i d e d b y t h e T a x d e p a r t m e n t . T h e i n fo r m a t i o n r e c e i v e d t o p r o c e s s t h e p a y m e n t d o e s n o t ge n e r a l l y s p l i t o u t t h e t a x a n d i n t e r e s t . T h e i n f o r m at i o n i s a v a i l a b l e b u t t h e i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q uirement ha s n o t b e e n a d d r e s s e d . Th e F i n a n c e d e p a r t m e n t w i l l n e e d t o o b t a i n t h e t a x p a ye r i d e n t i f i c a t i o n n u m b e r i n o r d e r t o c o m p l y w i t h in f o r m a t i o n r e p o r t i n g . T h i s i n f o r m a t i o n i s n o t a v a i la b l e i n t h e t a x o f f i c e a n d s h o u l d b e o b t a i n e d p r i o r to is s u i n g t h e t a x r e f u n d p a y m e n t . T h e t a x o f f i c e i d e n t if i e d i n 2 0 0 9 a t l e a s t f i v e r e f u n d p a y m e n t s w h i c h in c l u d e d i n t e r e s t i n e x c e s s o f $ 6 0 0 . T o t a l r e p o r t a b l e in t e r e s t p a i d o n p r o p e r t y t a x r e f u n d s a m o u n t e d t o ne a r l y n i n e t h o u s a n d d o l l a r s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e o b t a i n a d d i t i o n a l t r ai n i n g a n d r e s o u r c e s f o r a d d r e s s i n g i n f o r m a t i o n re p o r t i n g r e q u i r e m e n t s . T h e y s h o u l d d e t e r m i n e t h e in f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r a l l t y p e s of d i s b u r s e m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o a s s e s s a n d i d e n ti f y t h e i r r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r t y t a x in t e r e s t r e f u n d s a n d i m p l e m e n t p r o c e d u r e s t o a s s u r e a n y r e q u i r e d t a x r e p o r t i n g o c c u r s i n a t i m e l y ma n n e r . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 14 of 27 In f o r m a t i o n r e p o r t i n g c h a n g e s m a y c h a n g e h o w v e n d o r s a r e i n p u t . It w a s n o t e d t h a t w h e n a v e n d o r r e c o r d i s a d d e d t o t h e v e n d o r d a t a b a s e n o t a l l t a x i n f o r m a t i o n f i e l d s a r e co m p l e t e d ( e v e n i f s o m e t a x i n f o r m a t i o n i s p r e s e n t ) . C o ll e c t i o n o f t h i s i n f o r m a t i o n i s n o r m a l l y p o s t p o n e d u n t i l in f o r m a t i o n r e p o r t i n g w o r k i s s t a r t e d . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h e C o u n t y d o e s a p p e a r t o b e c o l l e c t i n g that in f o r m a t i o n w h e n i t i s n e e d e d , b u t t h a t i s a f t e r d e t e rm i n a t i o n t h a t a m o u n t s h a v e e x c e e d e d $ 6 0 0 . T h i s t h e n re q u i r e s a d d i t i o n a l r e s e a r c h a n d c o r r e s p o n d e n c e t o d e t e rm i n e w h e t h e r t h e e n t i t y i s e x e m p t f r o m i n f o r m a t i o n re p o r t i n g . In f o r m a t i o n r e p o r t i n g d a t a c a n h e l p i n v a l i d a t i n g a v e n d o r a n d v e n d o r s a r e m o r e l i k e l y t o r e s p o n d p r i o r t o re c e i v i n g p a y m e n t . P o s t p o n i n g t h e c o l l e c t i o n o f t h i s i nf o r m a t i o n l a t e r c a n b e i n e f f i c i e n t a n d , i f n o t c o l l e c t ed, po t e n t i a l l y s u b j e c t t h e C o u n t y t o p e n a l t i e s . C u r r e n t ly , t h e r e a r e a n u m b e r o f e n t i t i e s t h a t a r e e x e m p t f rom ta x r e p o r t i n g . I n f o r m a t i o n r e p o r t i n g l e g i s l a t i o n t h a t i s s c h e d u l e d t o s t a r t i n 2 0 1 2 w i l l g r e a t l y e x p a n d t h e nu m b e r o f e n t i t i e s w h e r e r e p o r t i n g i s r e q u i r e d . Th e C o u n t y h a s n o t r e c e i v e d a n y p e n a l t i e s f o r f a i l i n g to p r o p e r l y p e r f o r m t a x i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g . It i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r s t a r t i n g t h e c o l l e c t i o n o f t a x r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n w h e n ve n d o r s a r e s e t u p ( i f > $ 6 0 0 i s e x p e c t e d t o b e e x p e n de d ) i n s t e a d o f d u r i n g t h e y e a r - e n d r e p o r t i n g pr o c e s s . C o l l e c t i n g o f t h i s i n f o r m a t i o n m a y b e a i d ed b y e f f o r t s i n d e p a r t m e n t s a s t h e s e v e n d o r re l a t i o n s h i p s a r e s e t u p . Ac c o u n t s p a y a b l e p r o c e s s c o u l d b e m o r e e f f i c i e n t . In o b s e r v i n g t h e a c c o u n t s p a y a b l e p r o c e s s e n t r y , i t w a s n o te d t h e f o r m s a n d d a t a e n t r y a l l o w e d b y t h e sy s t e m w a s n o t a l w a y s e f f i c i e n t o r i n p u t f r i e n d l y f o r t he a c c o u n t s p a y a b l e c l e r k . T o t h e e x t e n t p o s s i b l e i n p u t is e a s i e s t w h e n t h e n u m e r i c t e n - k e y c a n b e u s e d . T h e a c c o u n ti n g s y s t e m r e q u i r e s c o m m o n t e n k e y sy m b o l s “ . ” , “ / ” a n d “ - “ t o b e e n t e r e d f r o m t h e m a i n pa r t o f t h e k e y b o a r d a s o p p o s e d t o t h e t e n k e y p a d o n the ri g h t . T h i s r e q u i r e s m o v i n g h a n d s a n d s l o w s i n p u t . I n ad d i t i o n , p r o j e c t c o d e s a r e a l p h a n u m e r i c a n d s i m i l a r en t r i e s m u s t b e m a d e i n d i v i d u a l l y a c r o s s s e v e r a l p r o j e c t s . Ne w e r t e c h n o l o g y i s a v a i l a b l e . F i n a n c e n o w u s e s M i c r o s o f t S h a r e P o i n t t e c h n o l o g y t o c o l l e c t i n f o r m a t i o n o n th e B u d g e t a n d u p l o a d s i t i n t o t h e a c c o u n t i n g s y s t e m . S om e d e p a r t m e n t s ’ r e v e n u e b a t c h e s a r e i n a f o r m a t , Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 15 of 27 wh i c h c a n b e u p l o a d e d . I t i s c o n c e i v a b l e t h a t s i m i l a r p r o ce s s e s c o u l d b e d e v e l o p e d t o a i d e v o u c h e r pr o c e s s i n g . Th e o n e a c c o u n t s p a y a b l e c l e r k p r o c e s s e s a m a j o r i t y o f t h e vo u c h e r s f o r t h e C o u n t y o v e r t h e c o u r s e o f t h r e e da y s . O n l y a c o u p l e o f d e p a r t m e n t s c u r r e n t l y p r o v i d e re a d y b a t c h e s o f a c c o u n t s p a y a b l e i n f o r m a t i o n e v e n th o u g h i t i s a p p a r e n t t h a t m o s t d e p a r t m e n t s e n t e r i n f or m a t i o n i n t o t h e i r o w n t e m p l a t e s . I n f o r m a t i o n o n ac c o u n t s p a y a b l e f o r m s i s n o t c o m p l e t e l y r e p l i c a t e d i n a c c o un t i n g s y s t e m s ( s u c h a s d e s c r i p t i o n s f o r di s b u r s e m e n t s ) p u t i n b y d e p a r t m e n t s . T h i s l i m i t s t h e u s ab i l i t y o f t h e a c c o u n t i n g s y s t e m w h e n d e p a r t m e n t s ne e d t o r e s e a r c h e x p e n d i t u r e s . De p a r t m e n t s s h o u l d c o n s i d e r u s e o f a n y t e c h n o l o g i e s t o ma k e r o u t i n e a n d c r i t i c a l p r o c e s s e s m o r e e f f i c i e n t an d e f f e c t i v e f o r s t a f f . T h e C o u n t y s h o u l d l o o k f o r w a ys t o m i n i m i z e d u p l i c a t i o n o f e f f o r t s . R e d u c i n g i n p u t in Fi n a n c e w o u l d a l l o w g r e a t e r t i m e s p e n t o n r e v i e w i n g v en d o r s a n d i n f o r m a t i o n p r e s e n t e d . Th e l a c k o f e a s y t o u s e d a t a e n t r y i n t h e a c c o u n t i n g s y s t em l i m i t s t h e e f f i c i e n t p e r f o r m a n c e o f d a t a e n t r y re q u i r e d . I n t h e a b s e n c e o f a b a t c h e n t r y s y s t e m a v a il a b l e t o d e p a r t m e n t s , F i n a n c e s t a f f m u s t r e - e n t e r in f o r m a t i o n a l r e a d y c r e a t e d b y d e p a r t m e n t s . I n a d d i t io n , t h e l e v e l o f d e t a i l i n t h e a c c o u n t i n g s y s t e m i s re d u c e d s i n c e n o t a l l l i n e i t e m d e s c r i p t i o n s a r e i n p u t . If i n p u t c a n b e s p e e d e d u p t h r o u g h e f f o r t s o f de p a r t m e n t s , t h e c y c l e t i m e f o r p r o c e s s i n g m a y b e s h o r t e n ed . W i t h i m p r o v e d p r o c e s s e s , t h e C o u n t y m i g h t b e a b l e t o t ak e a d v a n t a g e o f q u i c k p a y t e r m s w i t h s o m e ve n d o r s . S i n c e t h e r e h a s n o t b e e n a h i s t o r y o f s e e k i n g th o s e d i s c o u n t s , i t i s n o t c l e a r h o w m u c h t h e C o u n t y co u l d b e n e f i t . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r i n v e s t i g a t i n g u s e o f t e c h n o l o g i e s t o s u p p o r t i n p u t e n t r y o f ac c o u n t s p a y a b l e . P e r h a p s a f t e r t h a t i s t e s t e d a n d es t a b l i s h e d i n F i n a n c e , d e p a r t m e n t s c a n u s e a si m i l a r p r o c e s s t o i n p u t a n d b a t c h t h e i r a c c o u n t s p ay a b l e i n f o r m a t i o n . So m e b u s i n e s s e s l e a s i n g C o u n t y b u i l d i n g s p a c e e s t a b li s h a d d i t i o n a l b u s i n e s s e s us i n g t h e C o u n t y a d d r e s s . Th e a u d i t i d e n t i f i e d a n u m b e r o f p r e v i o u s l y u n i d e n t i fi e d b u s i n e s s e s t h a t w e r e o r a r e u s i n g t h e C o u n t y bu i l d i n g s a s t h e a d d r e s s f o r t h e i r · p r i n c i p a l p l a c e o f b u s i n e s s , · r e g i s t e r e d a g e n t , a n d / o r Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 16 of 27 · o f f i c e r s o r o w n e r s . Al l o f t h e b u s i n e s s e s a p p e a r t o b e r e l a t e d t o a k n o w n l es s e e b u s i n e s s . C o u n t y m a n a g e m e n t w a s n o t a w a r e of a n u m b e r o f t h e s e b u s i n e s s e s b e i n g a s s o c i a t e d w i t h C ou n t y f a c i l i t i e s . I t i s u n c l e a r i f s o m e o f t h e s e bu s i n e s s e s a c t u a l l y o p e r a t e i n C o u n t y b u i l d i n g s . Th e C o u n t y n e e d s t o b e a w a r e o f w h a t b u s i n e s s i s t r a n s p i ri n g i n p u b l i c b u i l d i n g s a n d t h e n a t u r e o f t h e s e bu s i n e s s e s . S o m e b u s i n e s s e s b r i n g w i t h t h e m a d d i t i o n a l n e ed s a n d r e q u i r e m e n t s a s w e l l a s c r e a t e c e r t a i n ri s k s . In t h e a b s e n c e o f b e i n g a w a r e o f t h e s e b u s i n e s s e s , t h e C o un t y m i g h t b e a t r i s k f o r i s s u e s a f f e c t i n g pe r s o n n e l a n d / o r f a c i l i t i e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r i n c l u d i n g v e r bi a g e i n i t s l e a s e s l i m i t i n g t h e u s e o f t h e ad d r e s s o r s p a c e f o r o t h e r b u s i n e s s a c t i v i t i e s w i t h ou t p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y p e r i o d i c a l l y p e r f o r m r ev i e w s f o r b u s i n e s s a d d r e s s e s a s s o c i a t e d w i t h Co u n t y f a c i l i t i e s . Co m p u t e r i z e d T e s t i n g E m p l o y e d : Co m p a r e d C o u n t y b u i l d i n g a d d r e s s e s t o t h e C o u n t y v e n d o r l i s t Co m p a r e d C o u n t y b u i l d i n g a d d r e s s e s t o t h e O r e g o n b u s i n es s r e g i s t r y Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Un k n o w n a c t i v i t i e s u s i n g t h e C o u n t y a d d r e s s Re d i r e c t i o n o f p a y m e n t r e c e i v e d a t C o u n t y a d d r e s s A n u m b e r o f t h e c o m p u t e r i z e d a u d i t p r o c e d u r e s d i d n ot y i e l d s p e c i f i c re c o m m e n d a t i o n s . Ve n d o r p a y m e n t n a m e o n c h e c k d i f f e r s f r o m v e n d o r n a m e Th e r e w e r e 3 6 v e n d o r s i d e n t i f i e d w h e r e t h e n a m e u s e d o n t h e c h e c k d i f f e r e d f r o m t h e v e n d o r n a m e . M o s t of t h e s e w e r e a r e f o r m a t t i n g o f t h e v e n d o r n a m e . N o i s s u e s w e r e n o t e d . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 17 of 27 Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y a s i t u a t i o n w h e r e a v e n d o r h a s b e e n s e t u p a n d t h e f u n d s a r e b e i n g di v e r t e d t o a d i f f e r e n t p a y e e . Ve n d o r p a y m e n t s p o s t e d t o r e v e n u e a c c o u n t s A n u m b e r o f p o s t i n g s w e r e i d e n t i f i e d b u t t h e y w e r e a p pr o p r i a t e . N o i s s u e s w e r e n o t e d Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Ac c o u n t i n g f o r t h e s e m a y b e u s e d t o d i s g u i s e t h e a c t i v i t y . Pe r s o n n e l w i t h d u p l i c a t e d s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r s No i s s u e s n o t e d Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y a f i c t i t i o u s e m p l o y e e . Pe r s o n n e l w i t h p a y r o l l a n d n o d e d u c t i o n s Fo u n d t h a t e l e c t i o n w o r k e r s m a y h a v e n o d e d u c t i o n s . P a y ro l l t a x e s w i l l a p p l y t o e l e c t i o n w o r k e r s w i t h ea r n i n g s o v e r c e r t a i n l i m i t s ( $ 1 , 5 0 0 i n 2 0 0 9 a n d 2 0 1 0 ) . N o o t h e r i s s u e s w e r e n o t e d . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y a f i c t i t i o u s e m p l o y e e . Pe r s o n n e l w i t h s a m e b a n k a c c o u n t r o u t i n g i n f o r m a t i o n Ma t c h e s w e r e i d e n t i f i e d b u t n o u n u s u a l c i r c u m s t a n c e s . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y a f i c t i t i o u s e m p l o y e e . Di s b u r s e m e n t s w i t h r o u n d e d n u m b e r s No i s s u e s w e r e i d e n t i f i e d . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y s u b m i s s i o n o f f i c t i t i o u s i n v o i ce s . Be n f o r d a n a l y s i s o n d i s b u r s e m e n t s : Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 18 of 27 GR A P H I – Be n f o r d ’ s L a w on f i r s t d i g i t (E x p e c t e d ) A “ B e n f o r d ” a n a l y s i s i s u s e d t o i d e n t i f y u n u s u a l c h a r a c t e r is t i c s o f n u m b e r p a t t e r n s i n a r a n d o m s a m p l e . T h e an a l y s i s c o m p a r e s t h e o c c u r r e n c e s o f d i g i t s i n n u m b e r s t o t h e B e n f o r d ’ s e q u a t i o n e x p e c t a t i o n t h a t c e r t a i n di g i t s a r e m o r e f r e q u e n t l y r e p r e s e n t e d . T h e p r o p o r t i on o f a l e a d i n g “ 1 ” d i g i t i n t h e n u m b e r i s a n t i c i p a t e d to oc c u r 3 0 . 1 % o f t h e t i m e w h e r e a s t h e l e a d i n g “ 2 ” d i g i t is a n t i c i p a t e d t o o c c u r 1 7 . 6 % o f t h e t i m e . E t c … T h e pr o p o r t i o n s a r e d e p i c t e d i n Gr a p h I . Be n f o r d ' s L a w 0% 5% 10 % 15 % 20 % 25 % 30 % 35 % 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Le a d i n g d i g i t E x p e c t e d p r o p o r t i o n ( % ) No s i g n i f i c a n t v a r i a n c e s w e r e n o t e d w h e n t h e a n a l y s i s w a s d o n e o n t h e e n t i r e f i l e o f c h e c k d i s b u r s e m e n t am o u n t s ( f o r t h e f i r s t l e a d i n g d i g i t ) . T h e a n a l y s i s o n t h e f i r s t t w o l e a d i n g d i g i t s d i d n o t e s o m e v a r i a n c e s t hat we r e f o u n d t o b e e x p l a i n e d b y r e c u r r e n t a n d e x p e c t e d pa y m e n t v a l u e s w i t h i n t h e d a t a . T h e r e f o r e , t h e di s b u r s e m e n t s a r e n o t e n t i r e l y r a n d o m . N o u n u s u a l a c t i v it y w a s i d e n t i f i e d w h e n r e v i e w e d a t a h i g h l e v e l . Co n s i d e r t h e f u t u r e u s e o f B e n f o r d ’ s e q u a t i o n i n m o r e s p e c i f i c s i t u a t i o n s w h e n d a t a i s a n t i c i p a t e d t o b e m o r e ra n d o m . Ty p e ( s ) o f f r a u d t h a t c o u l d b e i d e n t i f i e d t h r o u g h t h e se t e s t ( s ) : Us e o f t h i s a n a l y s i s m a y i d e n t i f y u n u s u a l s t a t i s t i c a l a n o m a l i e s i n a m o u n t s f o r f u r t h e r i n v e s t i g a t i o n . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 19 of 27 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r De p a r t m e n t o f A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s Da v e K a n n e r - Co u n t y A d m i n i s t r a t o r 13 0 0 N W W a l l S t . , S u i t e 2 0 0 , B e n d , O R 9 7 7 0 1 - 1 9 6 0 (5 4 1 ) 3 8 8 - 6 5 7 0 - F a x ( 5 4 1 ) 3 8 5 - 3 2 0 2 ww w . d e s c h u t e s . o r g Oc t o b e r 2 1 , 2 0 1 0 TO : D a v i d G i v a n s , i n t e r n a l a u d i t o r FR O M : D a v e K a n n e r , c o u n t y a d m i n i s t r a t o r RE : S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s Th a n k y o u f o r y o u r d i l i g e n c e i n e f f e c t i v e l y a u d i t i n g th e m e t h o d s y o u u s e t o d o y o u r a u d i t s . T h e q u e s t i o n o f wh e t h e r t h e s e m e t h o d s a r e e f f e c t i v e a n d u s e f u l t o y o u i s o n e t h a t I l e a v e t o y o u r j u d g m e n t . Ho w e v e r , t h e n e t r e s u l t o f t h i s w o r k i s m o r e a n a u d i t o f c e r t a i n v e n d o r - r e l a t e d r e c o r d s k e p t i n t h e F i n a n c e De p a r t m e n t t h a n i n t h e m e t h o d s u s e d t o a u d i t t h e m . (I n f a c t , I d o n ’ t s e e a n y r e c o m m e n d a t i o n s f o r h o w t h e te s t e d m e t h o d s m i g h t b e u s e d i n f u t u r e a u d i t s . ) Be t h a t a s i t m a y , I g e n e r a l l y a g r e e w i t h a l l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n t h e r e p o r t . I a m c o n c e r n e d t h a t a ca s u a l r e a d e r m a y ( d e l i b e r a t e l y o r o t h e r w i s e ) m i s c o n s t r u e t h e s e c t i o n d e a l i n g w i t h p e r c e i v e d c o n f l i c t o f in t e r e s t . T h e r e i s n o l a w o r C o u n t y p o l i c y t h a t p r o h i bi t s a C o u n t y e m p l o y e e f r o m o w n i n g ( w h o l l y o r i n p a r t) or ru n n i n g a n o u t s i d e b u s i n e s s . T h e q u e s t i o n i s w h e t h e r t h os e e m p l o y e e s h a v e a v o i d e d p o t e n t i a l o r a c t u a l co n f l i c t s o f i n t e r e s t a s r e q u i r e d b y l a w a n d a c t e d w i t h i n t h e p r o s c r i p t i o n s o f O R S 2 4 4 . I a m p e r s o n a l l y f a m i l iar wi t h m a n y o f t h e i n s t a n c e s d e s c r i b e d i n t h i s s e c t i o n a n d I a m c o n f i d e n t t h a t t h e r e w e r e n o c o n f l i c t s o r o t h e r le g a l v i o l a t i o n s p r e s e n t . A g a i n , h o w e v e r , a c a s u a l r e a de r m i g h t a s s u m e t h a t t h i s p o i n t s t o a l a r g e a n d s e r i o u s pr o b l e m , w h i c h i t s i m p l y d o e s n o t . A s t o t h e r e c o m m e n d a ti o n t h a t t h e C o u n t y d e v e l o p c o n f l i c t o f i n t e r e s t Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 20 of 27 4. 1 Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r (c o n t i n u e d ) tr a i n i n g , w e a l r e a d y d o s o . A d i s c u s s i o n o f g o v e r n m e n t e t h i c s l a w i s a p a r t o f n e w e m p l o y e e o r i e n t a t i o n a n d we u s e t h e O r e g o n G o v e r n m e n t E t h i c s C o m m i s s i o n t o p r o v i d e e t h i c s l a w t r a i n i n g t o C o u n t y e m p l o y e e s . T h e ne x t t r a i n i n g ( w h i c h w i l l b e d e l i v e r e d b y R o n B e r s i n , d i r e c t o r o f t h e O G E C ) i s s c h e d u l e d f o r D e c e m b e r 3 rd . I c o n c u r w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n t h a t C o u n t y d e p a r t m e n ts s u p p o r t i n g n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s ha v e a w r i t t e n a g r e e m e n t d e f i n i n g t h e n a t u r e a n d e x te n t o f s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d , e t c . S u c h a r r a n g e m e n t s ar e f e w a n d f a r b e t w e e n , h o w e v e r I w o u l d c e r t a i n l y b e a m e n a b l e t o h a v i n g a C o u n t y w i d e p o l i c y t o a d d r e s s su c h s i t u a t i o n s , h o w e v e r f e w i n n u m b e r t h e y m i g h t b e . W i t h r e g a r d t o y o u r r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g t h e v e n do r d a t a b a s e a n d p r o c e s s e s f o r i n v o i c e n u m b e r co n v e n t i o n s a n d t a x r e p o r t i n g , I w i l l d e f e r t o t h e r e sp o n s e s o f t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t , w h i c h h a v e b e e n pr o v i d e d t o y o u u n d e r s e p a r a t e c o v e r b y M a r t y W y n n e , fi n a n c e d i r e c t o r . I a g r e e w i t h y o u r r e c o m m e n d a t i o n r e g a r d i n g l i m i t s o n th e u s e o f C o u n t y a d d r e s s e s f o r s e c o n d a r y b u s i n e s s ac t i v i t i e s a n d w i l l w o r k w i t h P r o p e r t y & F a c i l i t i e s t o en s u r e t h a t t h i s b e c o m e s a s t a n d a r d p a r t o f o u r l e a s e ag r e e m e n t s . Th a n k y o u a g a i n f o r y o u r h a r d w o r k a n d t h e e x c e l l e n t j ob y o u ’ v e d o n e w i t h t h i s a u d i t r e p o r t . 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t DE S C H U T E S CO U N T Y Fi n a n c e D e p a r t m e n t ME M O R A N D U M Da t e : O c t o b e r 1 2 , 2 0 1 0 To : D a v e G i v a n s Fr o m : M a r t y W y n n e Re : S e l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s a u d i t . Th i s i s i n r e s p o n s e t o t h e s e l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r oc e d u r e s a u d i t d a t e d S e p t e m b e r 2 0 1 0 , r e g a r d i n g f i n d ings and re c o m m e n d a t i o n s r e l a t e d t o t h e D e s c h u t e s C o u n t y F i n an c e D e p a r t m e n t . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 21 of 27 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) It e m 1 Fi n d i n g : Co u n t y e m p l o y e e s c o u l d b e a l i t t l e m o r e c o n s c i o u s o f p e r c e i v e d c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . Re c o m m e n d a t i o n : Th e C o u n t y d e v e l o p a c o n f l i c t o f i n t e r e s t t r a i n i n g to e d u c a t i o n e m p l o y e e s ( a s w e l l a s e l e c t i o n w o r k e r s ) on the County an d S t a t e r e q u i r e m e n t s . T h e C o u n t y m i g h t f i n d a d d i t io n a l w r i t t e n p r o c e d u r e s a r e n e c e s s a r y w h e n i t c o m e s to getting wr i t t e n r e p o r t s o f p e r c e i v e d o r p o t e n t i a l c o n f l i c t s . W h e n p u b l i c o f f i c i a l s m a k e r e p o r t s t o t h e C o u n t y , in addition to ad d r e s s i n g t h e n o t i c e , a s y s t e m s h o u l d b e d e v e l o p e d t o s h a r e r e p o r t s w i t h F i n a n c e . Re s p o n s e : Th e F i n a n c e D e p a r t m e n t a g r e e s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i on . It e m 2 Fi n d i n g : No f o r m a l a g r e e m e n t d e f i n i n g r o l e s a n d r e s p o n s i b i l i ti e s b e t w e e n t h e C o u n t y a n d n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s or as s o c i a t i o n s . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y d e p a r t m e n t s s u p p o r ti n g n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s d e v e l o p a written ag r e e m e n t t h a t d e f i n e s t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f s e r vi c e s t o b e p r o v i d e d ; h o w s u f f i c i e n t i n t e r n a l c o n t r ols will be em p l o y e d ; a n d h o w t h e r e w i l l b e s u f f i c i e n t s e g r e g a t io n o f d u t i e s . T h e s e a g r e e m e n t s s h o u l d b e r e v i e w e d by Legal and Ad m i n i s t r a t i o n t o m a k e r u e t h e y a r e r e a s o n a b l e a n d ap p r o p r i a t e . Re s p o n s e : Th e F i n a n c e D e p a r t m e n t a g r e e s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i on . It e m 3 Fi n d i n g : Ve n d o r c o n t r o l s m a y b e s t r e n g t h e n e d . Re c o m m e n d a t i o n : 1. ) I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t t o e s t a b l i s h a d d i t i o n a l c o n t r o l s o v e r t h e v e n d o r d a t a base. This in c l u d e s a d d i t i o n a l s e g r e g a t i o n a n d / o r o v e r s i g h t o f c h a n g e s t o t h e v e n d o r d a t a b a s e 2. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r p e r f o r m in g v a l i d a t i o n o f v e n d o r s i n c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s (This might oc c u r w i t h n e w v e n d o r s w i t h a n t i c i p a t e d p a y m e n t s o v er a c e r t a i n a m o u n t ) . 3. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t c o m p l e te t h e d o c u m e n t a t i o n f o r t h e o v e r s i g h t a n d s e g r e g a t ion of du t i e s t o b e u s e d f o r a d d i t i o n s a n d c h a n g e s t o t h e ve n d o r d a t a b a s e . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 22 of 27 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) Re s p o n s e : Th e i n t e r n a l c o n t r o l s o f t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t i n c lu d e s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a s i t p e r t a i n s t o o r c h a nging the vendor fi l e . S u c h a c c e s s i s l i m i t e d t o s p e c i f i c F i n a n c e D e pa r t m e n t e m p l o y e e s w h o d o N O T h a v e t h e o p p o r t u n i t y , without co l l u s i o n , t o t h e c h e c k w r i t i n g f u n c t i o n . Th e a d d i t i o n o f n e w v e n d o r s , a n d t h e c o n t i n u a t i o n o f u s i n g e x i s t i n g v e n d o r s , i s n o t i n i t i a t e d i n t h e F inance De p a r t m e n t . S u c h a c t i v i t y i s i n i t i a t e d i n t h e o p e r a ti n g d e p a r t m e n t s a n d t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t r e l i e s on the re p r e s e n t a t i o n o f t h e D e p a r t m e n t H e a d t h a t a n y e x p e nd i t u r e i s b e i n g m a d e t o a v a l i d v e n d o r . In c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s , v o u c h e r s a r e i n c l u d e d i n an “ A d d i t i o n a l R e v i e w ” f i l e w h i c h a l l o w s t h e C o u n t y Administrator an d t h e C o u n t y C o m m i s s i o n e r s t o v a l i d a t e a v e n d o r . As n o n e o f t h e a b o v e c o n s t i t u t e s a c h a n g e t o e x i s t i ng p r o c e s s e s , n o c h a n g e t o d o c u m e n t a t i o n a p p e a r s t o be ne c e s s a r y . It e m 4 Fi n d i n g : Ve n d o r m a s t e r c o n t a i n n u m e r o u s i n a c t i v e v e n d o r s Re c o m m e n d a t i o n : 1. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t d e t e r m in e h o w i t c a n p e r i o d i c a l l y r e v i e w c h a n g e s b y s y s t e m users of t h e v e n d o r d a t a b a s e . 2. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t r ev i e w t h e v e n d o r d a t a b a s e a n d i n a c t i v a t e t h o s e v e n d ors who ha v e b e e n i n a c t i v e f o r m o r e t h a n t h r e e y e a r s . Re s p o n s e : Th e m o s t r e c e n t c h a n g e t o a n y v e n d o r f i l e s h o w s t h e d a t e a n d t h e u s e r w h o m a d e t h e c h a n g e . T h e C o u n t y ’ s financial so f t w a r e ( H T E ) d o e s n o t i n c l u d e a n o p t i o n t o p r e p a r e a r e p o r t o f c h a n g e s t o a n y o f t h e d a t a f i e l d s f o r a vendor. The da t a f i e l d s i n c l u d e d i n a v e n d o r f i l e a r e n a m e , a d d re s s , t e l e p h o n e n u m b e r , F E I N , a n d t h e l i k e . A n y v e n dor file also co n t a i n s t h e p a y m e n t h i s t o r y , a n d t h i s d a t a C A N N O T be c h a n g e d b y a n y u s e r . N o t h i n g i n t h e v e n d o r f i l e includes an y t h i n g w h i c h c o u l d b e c o n s t r u e d a s a l l o w i n g f o r a ut o m a t i c p a y m e n t s . I f a n e r r o r i s m a d e w h e n m a k i n g an au t h o r i z e d c h a n g e o r i f a n u n a u t h o r i z e d c h a n g e i s m ad e , i t i s l i k e l y t h a t t h e v e n d o r w h o d i d n o t r e c e i ve payment wo u l d p r o v i d e f e e d b a c k r e g a r d i n g t h i s i n a m o r e t i m el y m a n n e r t h a n a s y s t e m a t i c r e v i e w b y F i n a n c e D e p a rtment pe r s o n n e l . Un l i k e t h e c h a r t o f a c c o u n t s , w h i c h i s c r e a t e d e a c h f i s c a l y e a r , t h e v e n d o r f i l e o n C o u n t y ’ s f i n a n c i a l software system (H T E ) i s n o t r o l l e d f o r w a r d i n t h i s m a n n e r . A n y i n a ct i v a t i o n o f a v e n d o r w o u l d n e e d t o b e d o n e o n a n a d hoc basis. On e r e a s o n t o i n a c t i v a t e i t e m s i n a n y d a t a b a s e i s t o r e d u c e t h e n u m b e r o f i t e m s i n a d a t a b a s e . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 23 of 27 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) Th e F i n a n c e D e p a r t m e n t o f t e n i s a s k e d t o p r e p a r e v a ri o u s r e p o r t s o f p a y m e n t s t o c e r t a i n v e n d o r s . I f s o me vendors ha v e b e e n m a r k e d “ I n a c t i v e ” , i t i s p o s s i b l e t h a t t h is w o u l d n o t b e n o t i c e d b y t h e p r e p a r e r a n d t h e r e w ould be an error in t h e r e p o r t . In s u m m a r y , a s t h e r e i s a c o s t ( t i m e ) i n r e v i e w i n g th e v e n d o r f i l e f o r c h a n g e s a n d f o r a c t i v i t y b u t n o t a significant pe r c e i v e d b e n e f i t , t h i s r e c o m m e n d a t i o n w i l l b e d e f e rr e d u n t i l s u c h t i m e t h e b e n e f i t e x c e e d s t h e c o s t . It e m 5 Fi n d i n g : Co u n t y ’ s p r o c e s s t o c a t c h d u p l i c a t e p a y m e n t i s e f f e ct i v e . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t w o r k wi t h d e p a r t m e n t s t o r e v i e w t h e p u r p o s e o f i n v o i c e n umbers and th e v a r i o u s c o n v e n t i o n s , w h i c h s h o u l d b e f o l l o w e d . Re s p o n s e : As a n i n v o i c e n u m b e r i s a s i g n i f i c a n t e l e m e n t o f c r ea t i n g a n d m a i n t a i n i n g a v e n d o r d a t a b a s e , i t i s i m p ortant that va r i o u s c o n v e n t i o n s b e f o l l o w e d a n d t h a t t h o s e r e s p on s i b l e f o r e n t e r i n g i n t h e i n v o i c e n u m b e r u n d e r s t a nd the si g n i f i c a n c e a n d i m p o r t a n c e o f t h i s d a t a f i e l d . Th e F i n a n c e D e p a r t m e n t h a s p r e v i o u s l y h a d q u a r t e r l y m e e t i n g s w i t h D e p a r t m e n t A c c o u n t i n g P e r s o n n e l a n d this topic ha s a l w a y s b e e n o n t h e a g e n d a . T h e n e x t D e p a r t m e n t Ac c o u n t i n g P e r s o n n e l m e e t i n g w i l l b e i n O c t o b e r a n d this will be i n c l u d e d o n t h e a g e n d a . As n o t a l l r e q u i r e m e n t s f o r e x p e n d i t u r e s a r e l i m i t e d t o p a y m e n t s o f v e n d o r c r e a t e d i n v o i c e s ( e m p l o y e e re i m b u r s e m e n t s , u t i l i t y p a y m e n t s ) , t h e C o u n t y h a s a do p t e d v a r i o u s “ i n v o i c e c o n v e n t i o n s ” . A s c h e d u l e o f such co n v e n t i o n s w i l l b e c r e a t e d a n d p o s t e d o n t h e F i n a n ce D e p a r t m e n t s i n t r a n e t s i t e . A l s o , w h e n v o u c h e r p r eparers fail to fo l l o w a n y o f t h e “ i n v o i c e c o n v e n t i o n s ” , n o t i f i c a t i on v i a e m a i l o r i n t e r - o f f i c e m a i l w i l l b e m a d e . It e m 6 Fi n d i n g : Ta x r e p o r t i n g f o r r e q u i r e d p a y m e n t s . Re c o m m e n d a t i o n : 1. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e o b t a i n a d d i t i o n a l t r a i n i n g a n d r e s o u r c e s f o r a d d r e s s i n g i n f o r m a t i o n reporting re q u i r e m e n t s . T h e y s h o u l d d e t e r m i n e t h e i n f o r m a t i o n r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r a l l t y p e s o f d i s b u r s e m e nts. 2. ) I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o a s s e s s a n d id e n t i f y t h e i r r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r p r o p e r t y tax interest re f u n d s a n d i m p l e m e n t p r o c e d u r e s t o a s s u r e a n y r e q u ir e d t a x r e p o r t i n g o c c u r s i n a t i m e l y m a n n e r . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 24 of 27 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) Re s p o n s e : Pr e v i o u s l y a n d p l a n n e d t o b e c o n t i n u o u s , t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t p e r s o n n e l a t t e n d s e m i n a r s a n d w e b i n a r s as well as s u b s c r i b e t o v a r i o u s p u b l i c a t i o n s w h i c h p r o v i d e tr a i n i n g f o r c o m p l i a n c e w i t h I R S 1 0 9 9 r e p o r t i n g r e q uirements. Up o n r e v i e w o f t h e I R S r e q u i r e m e n t s f o r r e p o r t i n g i nt e r e s t p a i d i n e x c e s s o f $ 6 0 0 , i t i s o u r u n d e r s t a n ding that De s c h u t e s C o u n t y s h o u l d b e s e n d i n g F o r m 1 0 9 9 - I N T t o p a r t i e s w h o m i t h a s p a i d i n t e r e s t i n t h e a m o u n t o f $600 or mo r e f o r p r o p e r t y t a x r e f u n d s . T o c o m p l y w i t h t h i s re q u i r e m e n t , t h e T a x D e p a r t m e n t p r o p o s e s t h e f o l l o w ing pr o c e d u r e s . 1. ) T h e T a x D e p a r t m e n t w i l l r e v i e w t h e T a x R e f u n d V er i f i c a t i o n r e p o r t w h e n p r e p a r i n g p r o p e r t y t a x r e f u nds for Ac c o u n t s P a y a b l e p r o c e s s i n g . A t t h a t t i m e , a l l n o n - co r p o r a t e t a x p a y e r s r e c e i v i n g a r e f u n d t h a t i n c l u d e s $600 or mo r e i n i n t e r e s t w i l l b e s e n t a l e t t e r w i t h a b l a n k W - 9 f o r m i n f o r m i n g t h e m t h a t D e s c h u t e s C o u n t y h a s an es t i m a t e d p r o p e r t y t a x r e f u n d d u e t o t h e m o f $ X X a m ou n t t h a t i n c l u d e s e s t i m a t e d i n t e r e s t o f $ X X a m o u n t . To co m p l y w i t h I R S r e g u l a t i o n s , D e s c h u t e s C o u n t y i s r e qu i r e d t o r e p o r t t h e i n t e r e s t p a i d a n d w i l l n e e d t h e co m p l e t e d W - 9 f o r m r e t u r n e d t o u s . 2. ) U p o n r e c e i p t o f t h e W - 9 , t h e T a x D e p a r t m e n t w i l l s u b m i t t h e f o r m t o F i n a n c e f o r v e r i f i c a t i o n o f t h e tax ID number. 3. ) I f t h e n u m b e r i s v a l i d , t h e r e f u n d c h e c k w i l l b e s u b m i t t e d f o r p a y m e n t i n t h e n e x t t a x r e f u n d c h e c k run. 4. ) T h e F i n a n c e D e p a r t m e n t w i l l p r o c e s s a n d d i s t r i b ut e 1 0 9 9 - I N T ’ s t o t h e t a x p a y e r s i n J a n u a r y . It e m 7 Fi n d i n g : In f o r m a t i o n r e p o r t i n g c h a n g e s m a y c h a n g e h o w v e n d o r s a r e i n p u t . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t h a t F i n a n c e c o n s i d e r s t a r t i n g t h e c o l l e c t i o n o f t a x r e p o r t i n g i n f o r m a t i o n w h e n v e n d ors are setup (if >$ 6 0 0 i s e x p e c t e d t o b e e x p e n d e d ) i n s t e a d o f d u r i n g t h e y e a r - e n d r e p o r t i n g p r o c e s s . C o l l e c t i n g o f t h i s information ma y b e a i d e d b y e f f o r t s i n d e p a r t m e n t s a s t h e s e v e n do r r e l a t i o n s h i p s a r e s e t u p . Re s p o n s e : It h a s l o n g b e e n t h e p r o c e s s i n t h e F i n a n c e D e p a r t m en t t o r e q u e s t W - 9 i n f o r m a t i o n f r o m a n y n e w v e n d o r at the time th e v e n d o r i s a d d e d t o t h e C o u n t y ’ s d a t a b a s e . I n s o me c a s e s , p a y m e n t i s n o t m a d e u n t i l W - 9 i n f o r m a t i o n is obtained an d v a l i d a t e d . I f i t i s d e t e r m i n e d t o b e n e c e s s a r y , p o l i c y c a n b e m a d e t h a t N O p a y m e n t w i l l b e m a d e t o any vendor for an y r e a s o n u n t i l t h e W - 9 i s r e c e i v e d a n d t h e F E I N i s v a l i d a t e d . It e m 8 Fi n d i n g : Ac c o u n t s P a y a b l e p r o c e s s c o u l d b e m o r e e f f i c i e n t . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r i n v e s t i g a t i n g u s e o f t e c h n o l o g i e s t o s u p p o r t i n p u t e n t r y o f a c c o unts payable. Pe r h a p s a f t e r t h a t i s t e s t e d a n d e s t a b l i s h e d i n F i n an c e , d e p a r t m e n t s c a s e u s e s i m i l a r p r o c e s s e s t o i n p ut and batch Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 25 of 27 4. 2 Fi n a n c e De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) th e i r a c c o u n t s p a y a b l e i n f o r m a t i o n . Re s p o n s e : Mo s t o f t h e d a t a e n t r y i s d o n e i n t h e F i n a n c e D e p a r tm e n t w i t h t w o e x c e p t i o n s . T h e R o a d D e p a r t m e n t d a t a is first en t e r e d i n C A M S ( a c o s t a c c o u n t i n g d a t a b a s e ) a n d t he n t h e f i l e i s a v a i l a b l e e l e c t r o n i c a l l y t o t h e F i n ance Department. Pe r s o n n e l i n t h e A d u l t a n d J u v e n i l e D e p a r t m e n t s e n t er A / P d a t a d i r e c t l y i n t o H T E a n d f o r w a r d t h e v o u c h ers and the ed i t l i s t t o F i n a n c e . Fi n a n c e D e p a r t m e n t p e r s o n n e l a t t e n d a n n u a l c o n f e r e n ce s f o r H T E u s e r s a n d w i l l c o n t i n u e t o b e o p e n f o r any op p o r t u n i t i e s t o i n t e g r a t e t h e d a t a e n t r y o f A / P d a ta w i t h p r o c e s s e s a l r e a d y o c c u r r i n g i n t h e o p e r a t i n g departments. It e m 9 Fi n d i n g : So m e b u s i n e s s e s l e a s i n g C o u n t y b u i l d i n g s p a c e e s t a b li s h a d d i t i o n a l b u s i n e s s e s u s i n g t h e C o u n t y a d d r e s s . Re c o m m e n d a t i o n : 1. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e C o u n t y c o n s i d e r i n c l ud i n g v e r b i a g e i n i t s l e a s e s l i m i t i n g t h e u s e o f t h e address or sp a c e f o r o t h e r b u s i n e s s a c t i v i t i e s w i t h o u t p r i o r w ri t t e n a p p r o v a l . 2. ) I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y p e r i o d i c a l l y p e r f o rm r e v i e w s f o r b u s i n e s s a d d r e s s e s a s s o c i a t e d w i t h C ounty fa c i l i t i e s . Re s p o n s e : Th i s F i n a n c e D e p a r t m e n t i s i n a g r e e m e n t w i t h t h e a b ov e s t a t e d r e c o m m e n d a t i o n . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 26 of 27 4. 3 Ro a d De p a r t m e n t ME M O R A N D U M DA T E : O c t o b e r 2 0 , 2 0 1 0 TO : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : T o m B l u s t , D i r e c t o r RE : M a n a g e m e n t ’ s R e s p o n s e t o A u d i t R e p o r t Th e f o l l o w i n g c o m m e n t s a r e i n r e s p o n s e t o t h e A u d i t R e p or t o n S e l e c t e d C o m p u t e r i z e d P r o c e d u r e s ( R e p o r t #0 9 / 1 0 - 3 ) . I h a v e r e s p o n d e d o n l y t o t h o s e f i n d i n g s a nd r e c o m m e n d a t i o n s p e r t a i n i n g d i r e c t l y t o t h e R o a d De p a r t m e n t . Fi n d i n g : C o u n t y e m p l o y e e s c o u l d b e a l i t t l e m o r e c on s c i o u s o f p e r c e i v e d c o n f l i c t s o f i n t e r e s t . Re c o m m e n d a t i o n : I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l op a c o n f l i c t o f i n t e r e s t t r a i n i n g t o e d u c a t e em p l o y e e s ( a s w e l l a s e l e c t i o n w o r k e r s ) o n t h e C o u n ty a n d s t a t e r e q u i r e m e n t s . T h e C o u n t y m i g h t f i n d ad d i t i o n a l w r i t t e n p r o c e d u r e s a r e n e c e s s a r y w h e n i t c o m e s t o g e t t i n g w r i t t e n r e p o r t s o f p e r c e i v e d o r po t e n t i a l c o n f l i c t s . W h e n p u b l i c o f f i c i a l s m a k e r e po r t s t o t h e C o u n t y , i n a d d i t i o n t o a d d r e s s i n g t h e notice, a s y s t e m s h o u l d b e d e v e l o p e d t o s h a r e r e p o r t s w i t h Fi n a n c e . I a g r e e w i t h t h e f i n d i n g a n d r e c o m m e n d a t i o n . A l t h o u gh t h e C o u n t y h a s h a d s o m e c o n f l i c t o f i n t e r e s t / e t h i c s tr a i n i n g i n t h e p a s t , a d d i t i o n a l t r a i n i n g f o r a l l c o un t y e m p l o y e e s w o u l d b e w e l c o m e d . Fi n d i n g : N o f o r m a l a g r e e m e n t d e f i n i n g r o l e s a n d r e sp o n s i b i l i t i e s b e t w e e n t h e C o u n t y a n d n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s o r a s s o c i a t i o n s . Se l e c t e d c o m p u t e r i z e d p r o c e d u r e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 3 October 2010 Page 27 of 27 4. 3 Ro a d De p a r t m e n t (c o n t i n u e d ) Re c o m m e n d a t i o n : I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y d ep a r t m e n t s s u p p o r t i n g n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s / a s s o c i a t i o n s d e v e l o p a w r i t t e n a g r e e m e nt t h a t d e f i n e s t h e n a t u r e a n d e x t e n t o f s e r v i c e s t o be p r o v i d e d ; h o w s u f f i c i e n t i n t e r n a l c o n t r o l s w i l l be e m p l o y e d ; a n d h o w t h e r e w i l l b e s u f f i c i e n t se g r e g a t i o n o f d u t i e s . T h e s e a g r e e m e n t s s h o u l d b e re v i e w e d b y L e g a l a n d A d m i n i s t r a t i o n t o m a k e s u r e th e y a r e r e a s o n a b l e a n d a p p r o p r i a t e . I a g r e e w i t h t h e f i n d i n g a n d r e c o m m e n d a t i o n . T h e R o a d D e p a r t m e n t d o e s p r o v i d e s u p p o r t f o r n o n - p r o f i t or g a n i z a t i o n s . W e h a v e n o t h a d f o r m a l a g r e e m e n t s i n t he p a s t , b u t d o b e l i e v e a n a g r e e m e n t w o u l d b e u s e f u l in de f i n i n g t h e D e p a r t m e n t ’ s r o l e a n d l e v e l o f i n v o l v e m e n t. T h e R o a d D e p a r t m e n t w i l l w o r k t o d r a f t a n a g r e e m ent wi t h t h e n o n - p r o f i t o r g a n i z a t i o n w e a r e c u r r e n t l y s u p po r t i n g a n d h a v e t h e a g r e e m e n t i n p l a c e b y F e b r u a r y , 2011. Fi n d i n g : A c c o u n t s p a y a b l e p r o c e s s c o u l d b e m o r e e f fi c i e n t . Re c o m m e n d a t i o n : I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i de r i n v e s t i g a t i n g u s e o f t e c h n o l o g i e s t o s u p p o r t in p u t e n t r y o f a c c o u n t s p a y a b l e . P e r h a p s a f t e r t h i s i s t e s t e d a n d e s t a b l i s h e d i n F i n a n c e , d e p a r t m e n t s can us e a s i m i l a r p r o c e s s t o i n p u t a n d b a t c h t h e i r a c c o un t s p a y a b l e i n f o r m a t i o n . I a g r e e w i t h t h e f i n d i n g a n d r e c o m m e n d a t i o n . T h e R o ad D e p a r t m e n t i s o n e o f t h e o n l y d e p a r t m e n t s c u r r e n t l y providing ba t c h e d a c c o u n t s p a y a b l e i n f o r m a t i o n d i r e c t l y t o F i n a n c e . T h i s s y s t e m h a s w o r k e d w e l l f o r t h e D e p a r t m e n t a n d I strongly su p p o r t t h e r e c o m m e n d a t i o n t o p u r s u e a c o u n t y - w i d e s y s t e m t o i n p u t a n d b a t c h A P i n f o r m a t i o n . {E n d o f R e p o r t }