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HomeMy WebLinkAbout2011 Global follow-up report20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 20 1 1 G L O B A L F O L L O W - U P R E P O R T Ou t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s – Ad m i n i s t r a t i o n , A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n , A s s e s s o r / Tax, Co m m u n i t y D e v e l o p m e n t , Fi n a n c e , H e a l t h , H e a l t h B e n e f i t s T r u s t , I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y , Me n t a l H e a l t h , R o a d , Sh e r i f f ’ s O f f i c e a n d S o l i d W a s t e De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA County Internal Auditor 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 Da v i d . G i v a n s @ d e s c h u t e s . o r g Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … …… . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… . . … … … 2 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … …… … … … … … … … … …… ….... 2-4 AP P E N D I X I – Up d a t e d w o r k p l a n f o r i d e n t i f i e d o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a ti o n s (S t a t u s a s o f M a y 2 0 1 1 ) … … … … … … … … … … … … … … … . . . . . … 5 - 1 4 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e r e p o r t s . Th e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e nt s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s p r i o r r e c o m m e n d a t i o n s t h a t ha v e n o t b e e n c o m p l e t e d a t t h e t i m e o f t h e i n i t i a l or s u b s e q u e n t f o l l o w - u p s . T h i s i s t h e t h i r d a n n u a l g l o bal follow- up l o o k i n g b a c k t o u n r e s o l v e d r e c o m m e n d a t i o n s i n p r i o r f o ll o w - u p s . 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n p r e v i o u s l y i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t i o n s . Sc o p e : Th i s 2 0 1 1 G l o b a l f o l l o w - u p i n c l u d e d r e p o r t s w i t h i n c o m p le t e r e c o m m e n d a t i o n s t h a t d i d n o t h a v e a f o l l o w - u p r e port co m p l e t e d i n a p p r o x i m a t e l y a y e a r . T h e f o l l o w i n g a u d it r e p o r t s w e r e c o v e r e d i n t h i s r e p o r t . De p a r t m e n t R e p o r t # Da t e Re p o r t Is s u e d La s t Fo l l o w - u p Re p o r t La s t Fo l l o w - u p Da t e # o f O r i g i n a l Re c o m m e n d a t i o n s # R e c o m m e n d a t i o n s Fo l l o w e d u p % of Original Ad m i n i s t r a t i o n 0 6 / 0 7 - 6 A u g - 0 7 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n - 1 0 7 2 2 9 % Ad u l t P a r o l e & Pr o b a t i o n 06 / 0 7 - 1 2 Ju n - 0 8 09 / 1 0 - 1 1 Ju n - 1 0 9 1 11% As s e s s o r / T a x (O R C A T S ) 06 / 0 7 - 3 No v - 0 7 09 / 1 0 - 1 1 Ju n - 1 0 22 1 5% Co m m u n i t y De v e l o p m e n t 06 / 0 7 - 7 Ja n - 0 8 09 / 1 0 - 1 1 Ju n - 1 0 11 2 18% Fi n a n c e 0 4 / 0 5 - 5 F e b - 0 5 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n - 1 0 3 3 1 3 % He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 J u l - 0 6 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n - 1 0 4 4 2 5 % He a l t h B e n e f i t s T r u s t 0 3 / 0 4 - 6 A u g - 0 4 0 9 / 1 0 - 2 A u g - 0 9 4 1 2 5 % He a l t h B e n e f i t s T r u s t 0 7 / 0 8 - 3 O c t - 0 8 0 9 / 1 0 - 2 A u g - 0 9 1 4 2 1 4% In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 0 7 / 0 8 - 1 4 J u n - 0 9 0 9 / 1 0 - 1 0 M a r - 1 0 3 2 6 7 % In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 08 / 0 9 - 1 1 Ap r - 0 9 09 / 1 0 - 9 Fe b - 1 0 8 5 63% Me n t a l H e a l t h 0 4 / 0 5 - 6 M a r - 0 5 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n - 1 0 5 2 1 8 3 5 % Me n t a l H e a l t h 05 / 0 6 - 1 1 Ju l - 0 6 05 / 0 6 - 1 1 Ju l - 0 6 1 1 100% Ro a d 0 8 / 0 9 - 3 M a r - 0 9 0 9 / 1 0 - 7 D e c - 0 9 1 0 4 4 0 % Sh e r i f f ' s O f f i c e 20 0 3 - 3 Ju n - 0 3 09 / 1 0 - 1 1 Ju n - 1 0 22 2 9% Sh e r i f f ' s O f f i c e M G T ( ' 0 7 ) J u n - 0 7 0 7 / 0 8 - 1 1 A p r - 0 8 1 2 6 5 0 % So l i d W a s t e 03 / 0 4 - 1 Au g - 0 3 0 9 / 1 0 - 1 1 J u n - 1 0 3 4 5 1 5 % 32 3 5 6 1 7 % To t a l s 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 2 St a t u s w a s d e t e r m i n e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h d e p a r t m e n ts i n A p r i l a n d M a y 2 0 1 1 . T h e o r i g i n a l i n t e r n a l o r ex t e r n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l t ex t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d a s s o c i a t e d d i s c u s s i o n . M G T o f Am e r i c a w a s a n o u t s i d e c o n s u l t a n t w h o p r e p a r e d a r e p o r t f o r t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y a p p r o p r i a t e s t a f f i n t h e a s s o c i a t e d d e p a r t ments. . In c a s e s w h e r e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d, c o m m e n t s w e r e s o u g h t f o r t h e r e a s o n s w h y a n d th e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m pt to in d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . It i s u n d e r s t a n d a b l e t h a t s o m e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s wi l l t a k e m o r e t h a n o n e y e a r t o b e c o m p l e t e d . De p a r t m e n t s s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o r k a n d c o m m it m e n t t o a d d r e s s t h e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . 2. F o l l o w - u p R e s u l t s Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d f i f t y - s i x ( 5 6 ) r e c o m m e n d a t i o n s m ad e o v e r s i x t e e n r e p o r t s . T h e n u m b e r o f o u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s r e p r e s e n t e d s e v e n t e e n p e r c e n t ( 1 7 % ) o f th e o r i g i n a l r e c o m m e n d a t i o n s . F o r s o m e o f t h e re p o r t s , a c o u p l e o f f o l l o w - u p s h a v e o c c u r r e d . Th e f o l l o w - u p i n d i c a t e s t h i r t e e n ( 1 4 ) o f t h e s e o u t s t a nd i n g r e c o m m e n d a t i o n s ( o r 2 5 % ) h a v e b e e n c o m p l e t e d . It is no t u n e x p e c t e d t h a t i m p l e m e n t a t i o n t a k e s t i m e , b u t t h e i d e a w o u l d b e t o h a v e t h e s e i n c o m p l e t e r e c o m m e n d a t ions re s o l v e d a s s o o n a s p r a c t i c a b l e . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t ions by de p a r t m e n t a n d a u d i t r e f e r e n c e . A f t e r t h e f o l l o w - up o n l y t h i r t e e n p e r c e n t ( 1 3 % ) o f t h e o r i g i n a l r e c o m m endations ar e s t i l l o u t s t a n d i n g . Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f i n di n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . A d e t a i l e d l i s t i n g of al l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s f o l l o w e d u p o n a n d t h e i r st a t u s i s i n c l u d e d a t t h e e n d o f t h e r e p o r t i n Ap p e n d i x I . 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 3 Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m - me n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? In i n t e r p r e t i n g t h e s t a t u s , t h e C o u n t y I n t e r n a l A u d i t or m a y s o m e t i m e s r a i s e o r l o w e r t h e s t a t u s p r o v i d e d b y the de p a r t m e n t b a s e d o n t h e c o m m u n i c a t i o n ( s ) r e c e i v e d f r o m th e d e p a r t m e n t . T h i s i s b a s e d o n w h e t h e r t h e de p a r t m e n t h a s s u b s t a n t i a l l y m e t t h e e x p e c t a t i o n s . T h os e c h a n g e s h a v e b e e n n o t e d i n Appendix I . 1 1 1 2 1 1 3 22 2 1 2 1 1 1 1 5 1 6 1 22 1 1 41 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % 0 6 / 0 7 - 6 0 6 / 0 7 - 1 2 0 6 / 0 7 - 3 0 6 / 0 7 - 7 0 4 / 0 5 - 5 0 5 / 0 6 - 4 0 3 / 0 4 - 6 0 7 / 0 8 - 3 0 7 / 0 8 - 1 4 0 8 / 0 9 - 1 1 0 4 / 0 5 - 6 0 5 / 0 6 - 1 1 08/09-3 2003-3 MGT of America (2007) 03/04-1 A d m i n . A d u l t P& P As s e s s o r / Ta x C D D F i n a n c e H e a l t h H e a l t h B e n e f i t s Tr u s t In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y Me n t a l H e a l t h Road Sheriff's Office Solid Waste % c o m p o s i t i o n Au d i t # / D e p a r t m e n t C o m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 4 Fi g u r e I I - Ho w h a s t h e st a t u s ch a n g e d f o r ou t s t a n d i n g re c o m - me n d a t i o n s ? Fi g u r e I I i n d i c a t e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s w e r e c o m i n g i n t o t h is f o l l o w - u p a n d w h e t h e r t h e y h a v e m o v e d fr o m o n e c a t e g o r y t o a n o t h e r . L a c k o f m o v e m e n t d o e s n o t n e c e s s a r i l y m e a n t h a t n o w o r k w a s p e r f o r m e d , b u t t h a t it h a s n ’ t m o v e d f r o m o n e c a t e g o r y t o a n o t h e r . 1 1 1 2 1 1 3 2 11 2 1 2 1 1 1 1 5 16 1 22 1 1 41 0% 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 10 0 % U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y U n d e r w a y P l a n n e d ( b l a n k ) U n d e r w a y Underway Planned Underway Planned 06 / 0 7 - 6 0 6 / 0 7 - 1 2 0 6 / 0 7 - 3 0 6 / 0 7 - 7 0 4 / 0 5 - 5 0 5 / 0 6 - 4 0 3 / 0 4 - 6 0 7/ 0 8 - 3 0 7 / 0 8 - 1 4 0 8 / 0 9 - 1 1 0 4 / 0 5 - 6 0 5 / 0 6 - 1 1 0 8 / 0 9 - 3 2 0 0 3 - 3 M GT of America (2007) 03/04-1 Ad m i n . A d u l t P& P As s e s s o r / Ta x CD D F i n a n c e H e a l t h H e a l t h Be n e f i t s Tr u s t In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y Me n t a l He a l t h Ro a d S h e r i f f ' s Office Solid Waste % c o m p o s i t i o n Or i g i n a l s t a t u s / A u d i t # / D e p a r t m e n t Co m p l e t e d Un d e r w a y Pl a n n e d Ge n e r a l l y , t h e r e i s a n a t u r a l p r o g r e s s i o n s e e n a s “ p l a n n ed ” i m p l e m e n t a t i o n m o v e s i n t o a n “ u n d e r w a y ” s t a t u s a n d th e n t o “ c o m p l e t e ” . Fi g u r e I I w a s d e s i g n e d t o i d e n t i f y m o v e m e n t i n r e c o m m e n d a t i o n s . Mental Health has a nu m b e r o f t h e i r r e c o m m e n d a t i o n s t h a t a r e s t i l l a w a i t i n g i m p l e m e n t a t i o n o f a n e l e c t r o n i c r e c o r d s s o f t w a r e s o l u t ion. 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 5 AP P E N D I X A pp e n d i x I – Up d at e d w o r k p l a n f o r id e n t i i f e d o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . (s t a t u s a s o f M a y 2 0 1 1 ) De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date Ad m i n . 0 6 / 0 7 - 6 4 It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n h a v e a p r o c e s s f o r kn o w i n g w h o i s a d m i n i s t e r i n g g r a n t s an d a s s i s t i n g t h o s e s t a f f i n n e e d o f tr a i n i n g . U n d e r w a y Un d e r w a y Ad d i t i o n a l t i m e n e e d e d t o w o r k t h r o u g h im p l e m e n t a t i o n w i t h I T d e p a r t m e n t 1 2 / 3 1 / 2 0 1 4 Ad m i n . 0 6 / 0 7 - 6 5 It i s r e c o m m e n d e d t h a t C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n a n d F i n a n c e d e v e l o p so m e b a s i c a n d c o n s i s t e n t a c c o u n t i n g pr o c e d u r e s f o r d e p a r t m e n t s t h a t w i l l b e ha n d l i n g g r a n t m o n i e s . U n d e r w a y Un d e r w a y Ad d i t i o n a l t i m e n e e d e d t o w o r k t h r o u g h im p l e m e n t a t i o n w i t h I T d e p a r t m e n t 1 2 / 3 1 / 2 0 1 4 Ad u l t P& P 06 / 0 7 - 12 3 De v e l o p w r i t t e n p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s a d d r e s s i n g c a s h - h a n d l i n g an d b i l l i n g e n v i r o n m e n t U n d e r w a y C o m p l e t e d Th e d e p a r t m e n t a d o p t e d a f i s c a l c a s h m a n a g e m e n t po l i c y i n 3 / 2 0 1 1 . As s e s s o r / Ta x 0 6 / 0 7 - 3 9 Th e c o n s o r t i u m s h o u l d e n c o u r a g e l e a d co u n t i e s t o d e v e l o p w r i t t e n do c u m e n t a t i o n f o r t h e i r p r o j e c t s i n a ti m e l y m a n n e r . T h i s w i l l h e l p e n s u r e ad e q u a t e d o c u m e n t a t i o n i s m a i n t a i n e d fo r u s e r s a n d p o t e n t i a l b u y e r s . U n d e r w a y Un d e r w a y Th i s i s s u e w a s o n t h e A g e n d a f o r t h e O R C A T S Ad v i s o r y C o m m i t t e e m e e t i n g f o r A p r i l 6 t h . D u e t o sc h e d u l i n g c o n f l i c t s w e w e r e n o t a b l e t o h a v e a re p r e s e n t a t i v e f r o m D e s c h u t e s C o u n t y a t t e n d . W e ha v e n ’ t r e c e i v e d a n y m i n u t e s f o r t h a t m e e t i n g s o th e r e f o r e d o n o t k n o w w h e r e t h i s w a s s e t a s a pr i o r i t y o f t h e O R C A T S g r o u p . CD D 0 6 / 0 7 - 7 9 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t do c u m e n t t h e h o s t o f a s s u m p t i o n s a n d fi n a n c i a l r e c o r d s a n d c o m m i t m e n t s s o th a t t h e r e i s a c l e a r p a t h o f w h a t w i l l ha p p e n o n i n t o t h e f u t u r e . I t i s re c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r in v o l v i n g F i n a n c e a n d P r o p e r t y ma n a g e m e n t e a r l i e r o n t h e p r o c e s s a s th e y d e v e l o p a n d s t r u c t u r e f i n a n c i a l ar r a n g e m e n t s f o r r e a l p r o p e r t y . U n d e r w a y Un d e r w a y Do c u m e n t s h a v e b e e n s o r t e d a n d i n v e n t o r i e d . Fi n a n c i a l a s s u m p t i o n s a n d p l a n n e d e x p e n d i t u r e s ti e d t o e a c h p r o g r a m / p r o j e c t h a v e b e e n i d e n t i f i e d . As t h e p r o p e r t y i s n o w w i t h i n t h e C i t y o f L a P i n e , mu c h o f t h e r e g u l a t o r y h i s t o r y n o l o n g e r a p p l i e s . Fu r t h e r , E l k H o r n D e v e l o p m e n t h a s s o l d t h e i r in t e r e s t i n C r e s c e n t C r e e k a n d N e i g h b o r h o o d 2 t o an o t h e r e n t i t y , v o i d i n g t h e C o u n t y ’ s c o n t r a c t u a l re l a t i o n s h i p w i t h E l k H o r n . C D D f i l e s a r e t h u s m o s t ly fo r h i s t o r i c a l r e c o r d . A f i n a l s u m m a r y o f p e r t i n e n t fi l e s w i l l n e v e r t h e l e s s b e p r e p a r e d . D o c u m e n t s h a v e be e n s o r t e d a n d i n v e n t o r i e d . F i n a n c i a l a s s u m p t i o n s an d p l a n n e d e x p e n d i t u r e s t i e d t o e a c h pr o g r a m / p r o j e c t h a v e b e e n i d e n t i f i e d . A s t h e pr o p e r t y i s n o w w i t h i n t h e C i t y o f L a P i n e , m u c h o f th e r e g u l a t o r y h i s t o r y n o l o n g e r a p p l i e s . F u r t h e r , Elk Ho r n D e v e l o p m e n t h a s s o l d t h e i r i n t e r e s t i n Cr e s c e n t C r e e k a n d N e i g h b o r h o o d 2 t o a n o t h e r en t i t y , v o i d i n g t h e C o u n t y ’ s c o n t r a c t u a l r e l a t i o n s h ip wi t h E l k H o r n . C D D f i l e s a r e t h u s m o s t l y f o r 1 2 / 3 1 / 2011 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 6 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date hi s t o r i c a l r e c o r d . A f i n a l s u m m a r y o f p e r t i n e n t f i l es wi l l n e v e r t h e l e s s b e p r e p a r e d . CD D 0 6 / 0 7 - 7 1 0 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t co n s i d e r d e v e l o p i n g a p o l i c y o n t h e cr e a t i o n a n d u s e o f r e s e r v e s . U n d e r w a y Un d e r w a y Ea c h o f C D D ' s r e s e r v e f u n d s h a v e b e e n e x h a u s t e d du e t o t h e d r a s t i c d e c r e a s e i n c o n s t r u c t i o n a c t i v i t y an d t h e n e e d t o s u p p l e m e n t o p e r a t i o n s . T h e p l a n i s st i l l t o f i n a l i z e a p o l i c y t a r g e t i n g a r e s e r v e e q u a l to si x m o n t h o p e r a t i n g e x p e n s e o n c e C D D i s o n c e ag a i n i n a p o s i t i o n t o b e g i n r e b u i l d i n g r e s e r v e f u n ds. Ho w e v e r , a s t h e C o u n t y G e n e r a l F u n d s u b s i d i z e d CD D o p e r a t i o n s f o r s e v e r a l y e a r s , t h e d e c i s i o n w i l l ne e d t o b e m a d e w h e t h e r C D D w i l l h a v e t o p a y ba c k s o m e o r a l l o f t h o s e s u b s i d i e s b e f o r e a f i n a l pl a n i s d e v e l o p e d f o r t h e r e b u i l d i n g o f r e s e r v e f u n ds. 6/30/2012 Fi n a n c e 0 4 / 0 5 - 5 1 1 It i s r e c o m m e n d e d F i n a n c e w o r k w i t h Ri s k m a n a g e m e n t t o e n h a n c e p h y s i c a l co n t r o l s o v e r t h e f r o n t d e s k a r e a s . Th e s e m i g h t i n c l u d e s o m e c o m b i n a t i o n of g l a s s b a r r i e r , s u r v e i l l a n c e , a n d / o r al a r m s y s t e m . I n r e s p o n d i n g t o t h i s re c o m m e n d a t i o n , F i n a n c e w i l l h a v e t o we i g h t h e b e n e f i t s o f c u s t o m e r a c c e s s , co m m u n i c a t i o n a n d s t a f f s a f e t y t o de v e l o p a m e a n i n g f u l s o l u t i o n . U n d e r w a y Un d e r w a y Ad m i n i s t r a t i o n r e s p o n s e : T h e S h e r i f f ’ s O f f i c e pr o v i d e d a s e r i e s o f r e c o m m e n d a t i o n s f o r s p e c i f i e d bu i l d i n g s . T h e f i r s t p h a s e o f t h e s e c u r i t y m e a s u r e s wi l l b e i m p l e m e n t e d b y M a y 3 1 , 2 0 1 1 . O p t i o n s f o r a gl a s s b a r r i e r a r e b e i n g e v a l u a t e d . 7 / 3 1 / 2 0 1 1 He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 2 0 It i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t b u s i n e s s of f i c e s t a f f t o c o n s i d e r r e v i e w i n g t y p e s of a n t i c i p a t e d c h a r g e s o r c r e a t e e d i t re p o r t s t o i d e n t i f y p r o b l e m s i n i n p u t . U n d e r w a y C o m pl e t e d C o m p l e t e d 1 / 2 0 1 1 He a l t h 0 5 / 0 6 - 4 3 7 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t es t a b l i s h r e a s o n a b l e p r o d u c t i v i t y st a n d a r d s . U n d e r w a y Un d e r w a y Wo r k i n g o n . 12/31/2011 He a l t h Be n e f i t s Tr u s t 0 3 / 0 4 - 6 1 4 Th e P l a n s h o u l d c o n t i n u e t o m o n i t o r th e e f f e c t i v e n e s s o f i t s p r e f e r r e d pr o v i d e r o r g a n i z a t i o n s ( P P O ) n e t w o r k to m a k e s u r e t h e b e n e f i t s a r e ma x i m i z e d . U n d e r w a y C o m p l e t e d C h a n g e d P P O 0 1 / 0 1 / 2 01 1 He a l t h Be n e f i t s Tr u s t 0 3 / 0 4 - 6 2 1 It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n ( i n co o r d i n a t i o n w i t h t h e T P A ) c o n s i d e r an o t h e r p h a r m a c y b e n e f i t s m a n a g e r wh o w i l l w o r k t o p r o v i d e c o o r d i n a t i o n o f be n e f i t s f o r p r e s c r i p t i o n s . U n d e r w a y Un d e r w a y We a r e g o i n g t o a n a l y z e t h e s u c c e s s o f t h e o n - s i t e ph a r m a c y a n d m a k e a d e t e r m i n a t i o n a b o u t t h e r e t a i l be n e f i t . I e x p e c t t h a t w e ’ l l n e e d o n e y e a r o f ex p e r i e n c e w i t h t h e o n - s i t e p h a r m a c y b e f o r e w e ma k e a d e t e r m i n a t i o n . F u t u r e 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 7 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date He a l t h B e n e f i t s T r u s t 0 7 / 0 8 - 3 1 0 It i s r e c o m m e n d e d t h e P P O b e r e q u i r e d to p r o v i d e s o m e m e a s u r e o f t h e i r tu r n a r o u n d t i m e . I t i s r e c o m m e n d e d th e C o u n t y c o n s i d e r o t h e r p r e f e r r e d pr o v i d e r o r g a n i z a t i o n s t h a t c a n p r o v i d e be t t e r c o o r d i n a t i o n o f s e r v i c e s t h r o u g h to t h e T P A . T h i s w i l l n e e d t o b e ca r e f u l l y w e i g h t e d w i t h t h e a b i l i t y t o ma i n t a i n o r i m p r o v e p r o v i d e r s b e i n g us e d b y p a r t i c i p a n t s . U n d e r w a y C o m p l e t e d Th e n e w P P O ( F i r s t C h o i c e ) h a s l o a d e d t h e i r ne g o t i a t e d r a t e s i n t o E B M S ’ s y s t e m . C l a i m s a r e se n t d i r e c t l y t o E B M S f o r p r o c e s s i n g . He a l t h Be n e f i t s Tr u s t 0 7 / 0 8 - 3 1 1 It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n w o r k w i t h th e a d m i n i s t r a t o r a n d P P O t o p r o v i d e in f o r m a t i o n o n t h e b e n e f i t s s t a t e m e n t re g a r d i n g P P O p r i c i n g o n c l a i m s ex c e e d i n g b e n e f i t s w h e n t h e op p o r t u n i t y e x i s t s . I n a d d i t i o n , t h e P P O sh o u l d r e p o r t o n t h e b e n e f i t s s t a t e m e n t un i f o r m a n d c u s t o m a r y p r i c i n g o n cl a i m s w h e n t h e y e x c e e d b e n e f i t l e v e l s . Un d e r w a y C o m p l e t e d C h a n g e d P P O 0 1 / 0 1 / 2 0 1 1 In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 07 / 0 8 - 14 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p a n ap p r o a c h t o m o n i t o r i n g / f i l t e r i n g i n t e r n e t us a g e t h a t i s a c c e p t a b l e t o C o u n t y ma n a g e m e n t . T h e a p p r o a c h s h o u l d we i g h t h e f i l t e r i n g a n d m o n i t o r i n g c o s t s fo r s t a f f i n g , h a r d w a r e a n d s o f t w a r e ve r s u s t h e p o t e n t i a l i m p a c t s f r o m l a c k of w o r k e r p r o d u c t i v i t y a n d a d d i t i o n a l ut i l i z a t i o n o f c o m p u t e r r e s o u r c e s . U n d e r w a y C o m p l e t ed Af t e r a r e v i e w o f t h e c u r r e n t i n t e r n e t t r a f f i c I T h as se e n n o i n d i c a t i o n t h a t a c t i v e l y f i l t e r i n g i n t e r n e t tr a f f i c w o u l d p r o v i d e a n e t b e n e f i t . T h e o v e r h e a d of ac t i v e l y f i l t e r i n g i n t e r n e t u s a g e w o u l d i n v o l v e a su b s t a n t i a l a m o u n t o f I T s t a f f t i m e . T h e b e n e f i t o f su c h f i l t e r i n g i s e n t i r e l y u n c l e a r f r o m r e v i e w i n g in t e r n e t u s a g e d a t a . I T w i l l c o n t i n u e p e r i o d i c mo n i t o r i n g o f i n t e r n e t . In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 07 / 0 8 - 14 2 . 1 It i s a l s o r e c o m m e n d e d f o r t h e in f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d e p a r t m e n t , a s it b e c o m e s n e c e s s a r y , t o i n f o r m em p l o y e e s o f h o w t h e i r u s a g e a f f e c t s ba n d w i d t h s o t h e y m a y m a k e ap p r o p r i a t e c h o i c e s . U n d e r w a y Un d e r w a y Th e i n t e r n e t d a t a c o l l e c t e d h a s n o t y e t b e e n su m m a r i z e d a n d d i s t r i b u t e d . T h i s i s a t a s k t h a t I T se e k s t o c o m p l e t e w h e n r e s o u r c e s b e c o m e av a i l a b l e . Unknown 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 8 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y 08 / 0 9 - 11 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p so m e w r i t t e n p r a c t i c e s f o r t h e a c c e s s ca r d s y s t e m , i n c l u d i n g : • c r e a t i n g ac c e s s g r o u p s • s e t t i n g u p f a c i l i t i e s , • co o r d i n a t i n g w i t h f a c i l i t y ad m i n i s t r a t o r s , • r e m o v i n g a n d r e i s s u i n g ac c e s s c a r d k e y s , a n d • m o n i t o r i n g U n d e r w a y Un d e r w a y Th e c u r r e n t k e y - c a r d a c c e s s s y s t e m i s b e i n g re p l a c e d a s f u n d i n g a l l o w s . T h a t p r o c e s s i s b e i n g dr i v e n b y t h e P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t . Th e r e p l a c e m e n t s y s t e m i s u n d e r l i m i t e d de p l o y m e n t a n d I T s u p p o r t i n g e a c h u n i q u e in s t a l l a t i o n a s n e e d e d . 7 / 1 / 2 0 1 3 In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 08 / 0 9 - 11 3 It i s r e c o m m e n d e d t h a t I T r e v i e w t h e cu r r e n t s e t u p s i n e a c h f a c i l i t y a n d as s e s s w h e t h e r a d d i t i o n a l a c c e s s gr o u p s a r e w a r r a n t e d . U n d e r w a y Un d e r w a y (C o n t i n u e d ) T h i s r e v i e w i s b e i n g d o n e a s p a r t o f t h e re c o n f i g u r a t i o n r e q u i r e d w h e n a f a c i l i t y i s m i g r a t e d to t h e n e w a c c e s s c o n t r o l s y s t e m . I T w i l l f o l l o w t he de p l o y m e n t s c h e d u l e d e t e r m i n e d b y F a c i l i t y Se r v i c e s . Ongoing In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 08 / 0 9 - 11 4 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o p e r i o d i c a l l y re v i e w o r m o n i t o r t h e s y s t e m f o r u s e r s an d s e t t i n g s t o a s s u r e i t i s b e i n g ma n a g e d a s i n t e n d e d . U n d e r w a y Un d e r w a y Th e s e c a p a b i l i t i e s w i l l b e d e v e l o p e d a s r e q u e s t e d by u s i n g d e p a r t m e n t s . O n g o i n g In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 08 / 0 9 - 11 5 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o p e r i o d i c a l l y pr o v i d e d e p a r t m e n t s a l i s t i n g o f t h o s e wi t h a c c e s s t o t h e i r a r e a s . De p a r t m e n t s c a n t h e n c o m m e n t o n ac c e s s g r o u p s a n d u s e r s p r o v i d e d ac c e s s . D e p a r t m e n t s w i t h s e n s i t i v e ar e a s s h o u l d b e p r o v i d e d t i m e s e n s i t i v e re p o r t s o n w h o i s a c c e s s i n g a r e a s a n d at w h a t t i m e s ( n o t i n g w e e k e n d a n d af t e r h o u r s a c c e s s ) . U n d e r w a y Un d e r w a y (C o n t i n u e d ) S e e c o m m e n t s f o r r e c o m m e n d a t i o n s fo r # 4 a n d # 7 Ongoing In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y 08 / 0 9 - 11 7 It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o e s t a b l i s h pr o c e d u r e s f o r r e m o v i n g a l l em p l o y e e / v o l u n t e e r a c c e s s o n te r m i n a t i o n . A s w e e p o f a l l f a c i l i t y da t a b a s e s s h o u l d b e p e r f o r m e d t o as s u r e t h a t a l l a c c e s s h a s b e e n t u r n e d of f . Pr o c e d u r e s m i g h t i n c l u d e m a n d a t o r y no t i f i c a t i o n t o I T t h r o u g h a w o r k o r d e r re q u e s t , p h y s i c a l l y o b t a i n i n g t h e a c c e s s ca r d k e y a n d f o r w a r d i n g t o I T , a n d pe r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n o f a c c e s s t o pe r s o n n e l a n d v o l u n t e e r r e c o r d s . U n d e r w a y Un d e r w a y Th e r e a r e e x i s t i n g p r o c e d u r e s i n p l a c e w i t h i n co o r d i n a t i o n w i t h t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t t o a d d an d r e m o v e p e r s o n n e l f r o m t h e k e y - c a r d d a t a b a s e wh e n n o t i f i e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f e a c h op e r a t i n g d e p a r t m e n t t o e n s u r e t h e s e c u r i t y o f t h e i r fa c i l i t i e s a n d e n s u r e t h a t t h e y s u p p o r t t h e p r o c e s s es of t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t . IT i s a c t i v e l y w o r k i n g o n d e v e l o p i n g r e p o r t i n g sy s t e m s t h a t w i l l p r o v i d e r e p o r t s t h a t w i l l a s s i s t a de p a r t m e n t i n d e t e r m i n i n g t h e v a l i d i t y o f t h e i r as s i g n e d c a r d - k e y s . H o w e v e r d u e t o t h e c u r r e n t li m i t e d d e p l o y m e n t o f t h e r e p l a c e m e n t s y s t e m , t h e re p o r t i n g i s o f l i m i t e d u s e . O n g o i n g 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 9 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date Me n t a l H e a l t h 0 4 / 0 5 - 6 1 . 2 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t co n s i d e r i m p r o v e m e n t s t o t h e De p a r t m e n t s c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s sy s t e m s t o t r a c k t h e h a n d l i n g o f re c e i v e d m o n i e s b e f o r e t h e y c a n b e po s t e d t o s p e c i f i c c l i e n t s U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 2 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t to d e v e l o p a p r o c e s s t o t r a c k a n d ob t a i n s e r v i c e t i c k e t s f o r a l l c l i e n t s pr o v i d e d w i t h s e r v i c e s . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 3 It i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t ma n a g e m e n t t o e s t a b l i s h p e r f o r m a n c e st a n d a r d s f o r t h e t u r n i n g i n o f s e r v i c e ti c k e t s a n d m o n i t o r f o r o p e n t i c k e t s . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 4 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t co n s i d e r r e q u i r i n g s u p p o r t f o r in f o r m a t i o n u s e d t o e s t a b l i s h r e d u c e d cl i e n t f e e s . T h i s m i g h t i n c l u d e i n c o m e ta x r e t u r n s o r p a y s t u b s . P l a n n e d Pl a n n e d Wi l l i m p l e m e n t p r o o f r e q u i r e m e n t w h e n r e v i s i n g cu r r e n t p r o c e d u r e s d u e t o i m p l e m e n t a t i o n o f El e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 7 It i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t do c u m e n t i t s a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s . U n d e r w a y Un d e r w a y Fl o w c h a r t p r o c e s s c o m p l e t e . A n t i c i p a t e a d d i t i o n a l pr o g r e s s i n d o c u m e n t a t i o n d u r i n g E l e c t r o n i c Re c o r d s i m p l e m e n t a t i o n . 6 / 3 0 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 8 It i s r e c o m m e n d e d t h e p r o g r a m m e r es t a b l i s h a d e q u a t e t e s t s f o r t h e i r ch a n g e s t o m a k e s u r e t h e y a r e op e r a t i n g a s p l a n n e d . P e r i o d i c a l l y ot h e r I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f sh o u l d p e r f o r m r e v i e w s o f c o d e a n d ch a n g e s t o c o d e t o m a k e s u r e t h a t I T De p a r t m e n t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ar e b e i n g m e t . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 9 It i s r e c o m m e n d e d t h e M e n t a l H e a l t h De p a r t m e n t p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e i r so f t w a r e n e e d s a n d c o n s i d e r w h e t h e r th e i n t e r n a l s o f t w a r e i s t h e b e s t c h o i c e fo r t h e i r o p e r a t i o n s . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 9 . 1 Th e D e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a co s t / b e n e f i t a p p r o a c h w h e n a n a l y z i n g po t e n t i a l s o f t w a r e s o l u t i o n s . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 10 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 1 3 It i s r e c o m m e n d e d t h e r e b e im p r o v e m e n t s t o t h e D e p a r t m e n t ’ s in t e r n a l l y d e v e l o p e d b i l l i n g s o f t w a r e t o in c l u d e r e p o r t s a n d l o g i c c h e c k s t o t e s t fo r a n d i d e n t i f y a n y o v e r p a y m e n t si t u a t i o n s . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l H e a l t h 0 4 / 0 5 - 6 1 8 It i s r e c o m m e n d e d t h a t a p p r o p r i a t e me n t a l h e a l t h s t a f f m a i n t a i n t h e i r ap p o i n t m e n t s o n t h e c o m p u t e r i z e d bu s i n e s s s y s t e m . R e c e p t i o n s t a f f sh o u l d h a v e t h e a b i l i t y t o a d d , m o v e an d d e l e t e a p p o i n t m e n t s i n t h e s y s t e m . U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 1 9 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t sh o u l d a s s e s s t o w h a t e x t e n t i t c a n o r wi l l p u r s u e c o l l e c t i o n o f c h a r g e s a n d de v e l o p a c o l l e c t i o n p o l i c y a n d pr o c e d u r e s i n l i n e w i t h t h a t as s e s s m e n t . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 1 9 . 1 Po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d es t a b l i s h p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s f o r ef f e c t i v e b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n o f se r v i c e s . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l H e a l t h 0 4 / 0 5 - 6 2 0 In o r d e r t o i m p r o v e c o l l e c t i o n s t h e De p a r t m e n t s h o u l d c o n s i d e r t h e fo l l o w i n g : * P r o v i d i n g f r o n t d e s k s t a f f wi t h i n f o r m a t i o n o n t h e a m o u n t o w i n g so c l i e n t s c a n b e a s k e d i f t h e y c a n ma k e a p a y m e n t * H a v i n g f r o n t d e s k st a f f a n d c l i n i c i a n s c o n f i r m c u r r e n t ad d r e s s e s * H a v i n g t h e b i l l i n g st a t e m e n t s i m p r o v e d s o t h a t i t s h o w s th e a g e o f t h e u n p a i d b a l a n c e . * C o n s i d e r i n g w h e t h e r a c o l l e c t i o n se r v i c e s h o u l d b e u s e d f o r s o m e c l i e n t un p a i d b a l a n c e s . T h e s e r v i c e u s e d b y th e S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t i s v e r y ef f i c i e n t a n d d o e s n o t c o s t a n y t h i n g t o th e d e p a r t m e n t . * P r o v i d i n g m o r e ef f o r t o n i d e n t i f y i n g w h y i n s u r a n c e h a s no t p a i d t o i m p r o v e c o l l e c t i o n e f f o r t s . * Ob t a i n i n g p r e - a u t h o r i z a t i o n f r o m s o m e in s u r a n c e p r o v i d e r s . * R e v i e w i n g in s u r a n c e r e q u i r e m e n t s b e f o r e ad d i t i o n a l s e r v i c e s a r e U n d e r w a y Un d e r w a y El e c t r o n i c r e c o r d s p r o c e s s u n d e r w a y a n d o n sc h e d u l e t o b e c o m p l e t e d i n F a l l 2 0 1 2 . 1 1 / 1 / 2 0 1 2 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 11 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date pe r f o r m e d * A s s i g n i n g a p p r o p r i a t e cl i n i c i a n s t o p r o v i d e c a r e b a s e d o n t h e i r li c e n s i n g a n d c r e d e n t i a l s t o m a x i m i z e co l l e c t i o n w h e n p o s s i b l e . * E s t a b l i s h pr o c e d u r e s f o r h a n d l i n g i n s u f f i c i e n t fu n d c h e c k s . Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 2 7 It i s r e c o m m e n d e d s t a f f d e v e l o p pr o c e d u r e s t o p r o v i d e o v e r s i g h t o f t h e De p a r t m e n t ' s a c t i v i t i e s a s m a i n t a i n e d i n th e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 2 9 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t st r i v e t o h a v e d a t a i n t h e s y s t e m t o re p o r t o n i n t e r n a l be n c h m a r k s / s t a n d a r d s f o r i t s op e r a t i o n s . T h e D e p a r t m e n t m i g h t co n s i d e r a d d i n g t o t h e s y s t e m m a n u a l da t a g a t h e r e d f o r c e r t a i n p e r f o r m a n c e re p o r t s . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l H e a l t h 0 4 / 0 5 - 6 2 9 . 1 Ma n a g e m e n t s h o u l d r e c e i v e m o n t h l y da t a o f k e y o p e r a t i n g d a t a a n d be n c h m a r k p e r f o r m a n c e t o e v a l u a t e op e r a t i o n s . T h i s “ s c o r e c a r d ” a p p r o a c h ca n b e u s e f u l i n e v a l u a t i n g k e y d a t a f o r in t e r n a l o p e r a t i o n s o n a m o n t h l y b a s i s . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 3 0 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t to d e v e l o p c o l l e c t i o n p r o c e d u r e s id e n t i f y i n g t h e e x t e n t o f c o l l e c t i o n ef f o r t s . U n d e r w a y Un d e r w a y To p i c w i l l b e d i s c u s s e d a s w e r e v i s e o u r p r o c e d u r e s wh e n i m p l e m e n t i n g o u r E l e c t r o n i c R e c o r d s s y s t e m . 1 1 /1/2012 Me n t a l He a l t h 0 4 / 0 5 - 6 4 5 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t v i s i t wi t h p r o v i d e r s , e s p e c i a l l y u n d e r n e w co n t r a c t a r r a n g e m e n t s , n e a r t h e be g i n n i n g o f t h e c o n t r a c t t o m a k e s u r e th e w o r k i s b e i n g p e r f o r m e d i n ac c o r d a n c e w i t h t h e c o n t r a c t . P o t e n t i a l ar e a s o f m o n i t o r i n g s h o u l d b e i d e n t i f i e d in a d v a n c e . P r o g r a m s t a f f s h o u l d re v i s i t t h e b i l l i n g s d o n e b e f o r e ad d i t i o n a l m o n i e s a r e g r a n t e d a n d p a i d . U n d e r w a y C o mp l e t e d Ou r O H P b u s i n e s s l i n e s h a v e t h e m o s t f i n a n c i a l ex p o s u r e o r r i s k , s o t h i s i s w h e r e w e h a v e f o c u s e d ou r e f f o r t s . I n 2 0 0 9 , w e c o m p l e t e d a n a u d i t o f f u n d 28 0 ( C D O ) O H P s u b c o n t r a c t e d p r o v i d e r s . W e re c o u p e d a p p r o x i m a t e l y $ 2 4 k i n i m p r o p e r pa y m e n t s . T h e i m p r o p e r p a y m e n t s r e s u l t e d f r o m bi l l i n g e r r o r s a n d l a c k o f s u p p o r t i n g m e d i c a l r e c o r ds do c u m e n t a t i o n . W e h i r e d a f u l l t i m e u t i l i z a t i o n ma n a g e r i n D e c 2 0 1 0 a n d i n A p r i l o f 2 0 1 1 ; w e h i r e d a f u l l t i m e m e d i c a l r e c o r d s a u d i t o r . T h e p r i m a r y fo c u s o f t h e i r w o r k w i l l e n t a i l i n t e r n a l a n d e x t e r n al ut i l i z a t i o n m a n a g e m e n t a n d a u d i t i n g o f m e d i c a l re c o r d s . B o t h p o s i t i o n s f u n c t i o n a s c o n t r o l s t o en s u r e a l l e x t e r n a l O H P s e r v i c e s p r o v i d e d b y co n t r a c t o r s a r e p r e a u t h o r i z e d a n d m e e t m e d i c a l ne c e s s i t y c r i t e r i a f o r o n g o i n g s e r v i c e s . T h e m e d i c a l Ongoing 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 12 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date re c o r d s a u d i t o r w i l l s t a r t p e r f o r m i n g s u b c o n t r a c t o r cl a i m v a l i d a t i o n a u d i t s i n N o v - D e c 2 0 1 1 . W e a r e cu r r e n t l y f o c u s i n g o u r c l a i m s v a l i d a t i o n a u d i t s o n in- ho u s e O H P s e r v i c e s . Me n t a l He a l t h 05 / 0 6 - 11 1 It i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t co n s i d e r t r a c k i n g a l l c l i e n t e n c o u n t e r s re g a r d l e s s o f f u n d i n g . P l a n n e d On c e w e g e t o u t i n f r o n t o f o u r O H P b u s i n e s s l i n e s we w i l l e x t e n d o u r e f f o r t s t o n o n - O H P l i n e s o f bu s i n e s s ( i n t e r n a l a n d e x t e r n a l ) . Ro a d 0 8 / 0 9 - 3 3 It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o do c u m e n t t h e i r p r o c e s s e s f o r m a k i n g de c i s i o n s a n d f o r d e v e l o p i n g a n d ma i n t a i n i n g t h e s y s t e m s o f i n f o r m a t i o n . U n d e r w a y C o mp l e t e d Ou r I T d e p a r t m e n t h a s d e v e l o p e d 2 p r o g r a m s t h a t ad d r e s s t h i s c o n c e r n . R e p a i r H i s t o r y a n d R e p o r t Ma n a g e r g i v e m e a r e l i a b l e s o u r c e o f t h e c u r r e n t PC I a n d p r o v i d e i n s t a n t u p d a t i n g w h e n w e c o m p l e t e an d e n t e r w o r k d o n e . Ro a d 0 8 / 0 9 - 3 4 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t to p e r i o d i c a l l y r e v i e w d a t a b a s e in f o r m a t i o n f o r a n o m a l i e s a n d m a k e ap p r o p r i a t e c o r r e c t i o n s t o t h e s e v a l u e s in t h e s y s t e m . U n d e r w a y C o m p l e t e d An o m a l i e s a r e b e i n g f o u n d a n d c o r r e c t e d n o w a s th e y s h o w u p w h e n e n t e r i n g e i t h e r p l a n n e d r e p a i r s or c o m p l e t e d r e p a i r s . S i n c e R e p o r t M a n a g e r i s a co m p l e t e d a t a b a s e o f o u r s y s t e m i t i s b e i n g u s e d qu i t e o f t e n f o r r e f e r e n c e . A n y a n o m a l i e s f o u n d c a n be q u i c k l y c o r r e c t e d . Ro a d 0 8 / 0 9 - 3 7 It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t de v e l o p s o m e a n t i c i p a t e d i n t e r v a l s f o r wh e n a n d w h a t s u r f a c e m a i n t e n a n c e re p a i r s s h o u l d b e p e r f o r m e d b y r o a d cl a s s ( a r t e r i a l , c o l l e c t o r , l o c a l , a n d fo r e s t ) . T h e p r o c e s s s h o u l d f o c u s o n ma i n t a i n i n g r o a d s b a s e d o n m a x i m i z i n g th e i r r e m a i n i n g s e r v i c e l i f e a n d pr i o r i t i z i n g e f f o r t s t h a t a r e c o s t e f f e c t i v e an d t h a t w i l l b e s t m a i n t a i n t h e co n d i t i o n s a n d q u a l i t y o f t h e C o u n t y ro a d s y s t e m . U n d e r w a y Co m p l e t e d Th i s i s n o t r e a s o n a b l e t o d o b a s e d o n c l a s s i f i c a t i o n. Al l a r t e r i a l s a r e n o t t h e s a m e , n o r a r e c o l l e c t o r o r lo c a l r o a d s . F o r e s t r o a d s a r e o n l y c a l l e d o u t be c a u s e t h e y m a y q u a l i f y f o r f e d e r a l f u n d i n g f r o m ti m e t o t i m e . T h e y d o n o t c a r r y d i f f e r e n t t r a f f i c . Our ex i s t i n g P M S r a t e s s e g m e n t s o f r o a d s a n d a s s i g n s a P C I t o t h a t s e g m e n t . S e g m e n t s a r e l o o k e d a t al o n g w i t h w h o l e r o a d s a n d / o r r o u t e s t o d e t e r m i n e ap p r o p r i a t e w h e n a n d w h a t r e p a i r s s h o u l d b e pe r f o r m e d . F u n c t i o n a l C l a s s i f i c a t i o n i s o n e o f t h e fa c t o r s c o n s i d e r e d a t t h a t t i m e . Ro a d 0 8 / 0 9 - 3 8 It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o co n s i d e r w h e t h e r a d d i t i o n a l e f f o r t s a r e ne e d e d i n i m p r o v i n g t h e c o s t in f o r m a t i o n i n C A M S . U n d e r w a y Un d e r w a y Cu r r e n t e f f o r t w i l l b e f o c u s e d o n a d j u s t i n g f o r de p r e c i a t i o n o n e q u i p m e n t . ? ? 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 13 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date Sh e r i f f ' s Of f i c e 2 0 0 3 - 3 7 Ma n a g e m e n t s h o u l d e v a l u a t e t h e cu r r e n t a c c o u n t i n g s y s t e m s t o de t e r m i n e i f i t c a n p r o v i d e a n o n g o i n g ba l a n c e a n d b a n k r e c o n c i l i a t i o n fu n c t i o n . I f t h e c o s t o f a d d i n g t h i s fu n c t i o n a l i t y i s p r o h i b i t i v e , a n u p d a t e d co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s y s t e m m i g h t be a n a U n d e r w a y Un d e r w a y Th e n e w J a i l M a n a g e m e n t S y s t e m w i l l i n c o r p o r a t e ma n y o f M T G ’ s r e c o m m e n d a t i o n s . T h e p r o j e c t sh o u l d b e c o m p l e t e s o m e t i m e n e x t f i s c a l y e a r . Bu d g e t c o n s t r a i n t s c o n t i n u e t o p r e v e n t h i r i n g ad d i t i o n a l j a i l p e r s o n n e l . 1 / 1 / 2 0 1 2 Sh e r i f f ' s Of f i c e 2 0 0 3 - 3 1 3 St a f f s h o u l d d e v e l o p a s y s t e m f o r su b m i t t i n g o u t s t a n d i n g c h e c k s t o t h e St a t e i n a t i m e l y m a n n e r . T h i s s h o u l d be d o n e a t l e a s t a n n u a l l y i n a c c o r d a n c e wi t h t h e S t a t e d e a d l i n e . U n d e r w a y Un d e r w a y Th e n e w J a i l M a n a g e m e n t S y s t e m w i l l i n c o r p o r a t e ma n y o f M T G ’ s r e c o m m e n d a t i o n s . T h e p r o j e c t sh o u l d b e c o m p l e t e s o m e t i m e n e x t f i s c a l y e a r . Bu d g e t c o n s t r a i n t s c o n t i n u e t o p r e v e n t h i r i n g ad d i t i o n a l j a i l p e r s o n n e l . 1 / 1 / 2 0 1 2 Sh e r i f f ' s Of f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 3 A d d a t r a n s p o r t d e p u t y p o s i t i o n . P l a n n e d Pl a n n e d Bu d g e t c o n s t r a i n t s c o n t i n u e t o p r e v e n t h i r i n g ad d i t i o n a l j a i l p e r s o n n e l . N o c h a n g e Sh e r i f f ' s Of f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 4 Im p l e m e n t t h e s e c u r i t y r e l i e f f a c t o r , re s u l t i n g i n t h r e e a d d i t i o n a l c o r r e c t i o n a l de p u t i e s . P l a n n e d Pl a n n e d Th e 5 n e w d e p u t y p o s i t i o n s w e r e d e f e r r e d . B u d g e t co n s t r a i n t s c o n t i n u e t o p r e v e n t h i r i n g a d d i t i o n a l j ail pe r s o n n e l . No change Sh e r i f f ' s Of f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 8 De v e l o p a n a u t o m a t e d r o s t e r ma n a g e m e n t s y s t e m t h a t c a n c l e a r l y id e n t i f y a t a l l t i m e s h o w s t a f f i s de p l o y e d a n d w h i c h p o s t s a r e v a c a n t . P l a n n e d C o m p l e te d M a n u a l s y s t e m d e v e l o p e d t o t r a c k Sh e r i f f ' s Of f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 9 Ma k e c h a n g e s i n t h e w a y o v e r t i m e re p o r t i n g i s m a i n t a i n e d t o b e t t e r ad d r e s s s t a f f i n g n e e d s . P l a n n e d C o m p l e t e d M a n u a l s y st e m d e v e l o p e d t o t r a c k Sh e r i f f ' s O f f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 1 0 Ja i l l e a d e r s h i p s h o u l d i d e n t i f y t h e r e l i e f fa c t o r f o r t h e j a i l o n a n a n n u a l b a s i s . P l a n n e d Pl a n n e d Ja i l l e a d e r s h i p s h o u l d i d e n t i f y t h e r e l i e f f a c t o r f or the ja i l o n a n a n n u a l b a s i s . N o c h a n g e Sh e r i f f ' s Of f i c e MG T o f Am e r i c a (2 0 0 7 ) 1 1 De v e l o p d a t a s y s t e m s t h a t c a n m a k e da t a o n s t a f f i n g p a t t e r n s a n d t r e n d s re a d i l y a v a i l a b l e a n d e a s y t o co m m u n i c a t e t o t h e D e s c h u t e s C o u n t y st a k e h o l d e r s . P l a n n e d Pl a n n e d Th i s s h o u l d b e m e t w i t h t h e n e w J M S s y s t e m sc h e d u l e d f o r F Y 2 0 1 2 . F Y 1 1 / 1 2 20 1 1 G l o b a l F o l l o w - u p r e p o r t # 1 0 / 1 1 - 1 0 M a y 2 0 1 1 Page 14 De p a r t m e n t Au d i t # Re c # Re c o m m e n d a t i o n Pr i o r o r Or i g i n a l St a t u s Ne w St a t u s Up d a t e d C o m m e n t s Estim. Date So l i d Wa s t e 0 3 / 0 4 - 1 2 Of f i c e s t a f f s h o u l d d o c u m e n t i n w r i t i n g al l a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . Th e s e p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d be a v a i l a b l e t o a l l e m p l o y e e s a n d sh o u l d d e t a i l t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f ea c h e m p l o y e e . T h e p r o c e d u r e s sh o u l d e m p h a s i z e t h e a r e a s o f r e v e n u e an d d e p o s i t h a n d l i n g , m o n i t o r i n g , su p e r v i s i o n a n d s e g r e g a t i o n o f d u t i e s . U n d e r w a y Un d e r w a y Ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e b e i n g wr i t t e n ; d u t i e s o f a c c o u n t i n g a n d f r o n t d e s k c l e r k ha v e b e e n i t e m i z e d ( a n d s e g r e g a t e d ) a s r e q u e s t e d . We a r e w o r k i n g o n w r i t i n g d o w n p r o c e d u r e s - v e r y ti m e c o n s u m i n g . 12/1/2012 So l i d Wa s t e 0 3 / 0 4 - 1 4 Th e s u p e r v i s o r s h o u l d a p p r o v e ( i n wr i t i n g ) a l l n e w , c h a n g e d , o r d e l e t e d cu s t o m e r c r e d i t a c c o u n t s . T h e su p e r v i s o r ’ s i n i t i a l s s h o u l d e v i d e n c e ap p r o v a l . A n e w r e p o r t s h o u l d b e de v e l o p e d t o i d e n t i f y a l l n e w , m o d i f i e d or c l o s e d c r e d i t c u s t o m e r s b e t w e e n ce r t a i n d a t e s . T h e r e p o r t c a n b e ap p r o v e d a n d r e t a i n e d f o r s u p p o r t . P l a n n e d Pl a n n e d Re p o r t n o t d o n e - w a i t i n g o n n e w s o f t w a r e . 1 2 / 1 / 2 0 1 1 So l i d Wa s t e 0 3 / 0 4 - 1 6 . 1 Ma n a g e m e n t s h o u l d m o n i t o r t h e se q u e n c e a n d u s e o f t h e s e r e c e i p t s . I t is t y p i c a l f o r t h e r e t o b e a l o g o f a l l re c e i p t s o n h a n d , i n u s e , a n d v o i d e d . U n d e r w a y C o m p le t e d 1 I n p r o g r e s s ; r e q u i r e s v i s i t t o e a c h s i t e ; w e a r e tr a c k i n g C a s h r e c e i p t s a n d C h a r g e r e c e i p t s ; c a s h on e s a r e d o n e a n d l o g g e d ; c h a r g e r e c e i p t s a r e a li t t l e m o r e p r o b l e m a t i c , b u t w i l l b e d o n e s h o r t l y . So l i d Wa s t e 0 3 / 0 4 - 1 1 0 Of f i c e s t a f f s h o u l d r o u t i n e l y r e c o n c i l e in t e r n a l r e c o r d s o f s e c u r i t y d e p o s i t s re t a i n e d w i t h t h o s e h e l d i n t h e C o u n t y tr u s t a c c o u n t . U n d e r w a y Un d e r w a y Un a b l e t o r e c o n c i l e a t t h i s p o i n t ; e x t r e m e l y t i m e co n s u m i n g b e c a u s e i t e n t a i l s 1 0 y e a r s o f d e p o s i t s . Ch e r y l C i r c l e a n d I w i l l c o n t i n u e t o w o r k o n . 1 2 / 1 / 2011 So l i d Wa s t e 0 3 / 0 4 - 1 1 7 Ma n a g e m e n t s h o u l d r e p l a c e o r r e p a i r th e d r a w e r s o t h a t s t a f f c a n c l o s e i t be t w e e n t r a n s a c t i o n s . P l a n n e d C o m p l e t e d W i l l t r y o n c e a g a i n t o c o n v i n c e C h a d a n d T i m m - ju s t w a i t i n g o n t h e i r d e c i s i o n . {E N D O F R E P O R T }