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HomeMy WebLinkAboutFollow-up report of Human resourcesFo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 FO L L O W - U P R E P O R T Hu m a n r e s o u r c e s – Se l e c t e d a r e a s f o r n e w h i r e s (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 6 i s s u e d J a n u a r y 2 0 1 0) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … . . . … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … … … . 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … . … . . . … … … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. A P P E N D I X I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s - U p d a t e d W o r k p l a n f or Re p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 6 ( S t a t u s u p d a t e d a s o f M a r c h 2 , 2 0 1 1 ) ….. . . . … … … .. . … … . . . . . . . . . . . . 3 - 1 0 Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r f r o m n i n e m o n t h s t o o n e ye a r a f t e r t h e o r i g i n a l r e p o r t i s s u a n c e . T h e A u d i t C om m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s sa t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 OB J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n t h e a u d i t r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t w e n t y - s i x ( 2 6 ) r e c o m m e n d a t i o n s fr o m t h e i n t e r n a l a u d i t o n H u m a n r e s o u r c e s (# 0 8 / 0 9 - 1 6 ) ( i s s u e d J a n u a r y 2 0 1 0 ) . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f M a r c h 2 , 2 0 1 1 . Th e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s h o u l d b e r e f e r e n ced fo r t h e f u l l t e x t o f r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y E r i k K r o p p , D e p u t y C o u n t y A d m i n i s t r a t o r an d D e b b i e L e g g , P e r s o n n e l S e r v i c e s M a n a g e r . I n c a s e s w he r e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n im p l e m e n t e d , c o m m e n t s w i l l b e s o u g h t f o r t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f o r a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - up i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s of r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d on a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a tt e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Pe r s o n n e l , A d m i n i s t r a t i o n a n d L e g a l s h o u l d b e a c k n o w l e d g ed f o r t h e i r w o r k a t a d d r e s s i n g t h e s e re c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 2 2. Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a - ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e t w e n t y - s i x ( 2 6 ) r e c o m m e n d a ti o n s i n t h e r e p o r t . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e im p l e m e n t a t i o n s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e d e t a il o f t h e u p d a t e d w o r k p l a n i s p r o v i d e d i n Appendix I . Wi t h t h i s f o l l o w - u p , 6 8 % o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e be e n i m p l e m e n t e d . T h i s i s a g o o d e f f o r t c o n s i d e r i n g t h e di f f i c u l t y o f c o o r d i n a t i n g a p l a n a n d i m p l e m e n t i n g t he s e i t e m s a c r o s s t h e C o u n t y . Co m p l e t e d 68 % I n P r o g r e s s 8% Pl a n n e d 24 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 3 3. A p p e n d i x Ap p e n d i x I –Up d a t e d Wo r k p l a n f o r R e p o r t # 0 8/ 0 9 -16 (S t a t u s a s o f M a r c h 2 , 2 0 1 1 ) Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 1 I t i s r e c o m m e n d e d f o r Pe r s o n n e l / A d m i n i s t r a t i o n t o pe r f o r m t h e s t e p s n e c e s s a r y t o up d a t e t h e E E O P i n a t i m e l y ma n n e r . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g No v - 0 9 W i l l t i c k l e f o r r e n e w i n g p l a n e v e r y tw o y e a r s . N e x t s c h e d u l e d t o r e v i e w on 3 / 2 0 1 1 f o r c o m p l e t i o n b y 9 / 2 0 1 1 . Wi l l b e a b l e t o l o o k a t i m p a c t o f n e w ce n s u s i n f o r m a t i o n . {P e r s o n n e l i n c h a r g e } Th e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s ad o p t e d t h e u p d a t e o f t h e E E O P o n No v e m b e r 2 , 2 0 0 9 . 1. 1 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to i m p l e m e n t s o l u t i o n s t o t h e a r e a s id e n t i f i e d f o r i m p r o v e m e n t i n t h e EE O P . Ag r e e V a r i o u s - Do n e t o 1/ 2 0 1 1 On g o i n g Se e Co m m e n t s Cu r r e n t l y s e l e c t i n g a v e n d o r f o r t h e Ap p l i c a n t T r a c k i n g S y s t e m . o t a r g e t r e c r u i t m e n t - D u e 4 / 2 0 1 1 , o m o n i t o r i n g i m p a c t - D u e 1 0 / 2 0 1 1 po s s i b l y t h r o u g h n e w s y s t e m , o P o s t i n g o n C o u n t y in t e r n e t / i n t r a n e t - C o m p l e t e d o m e e t i n g w i t h d e p a r t m e n t h e a d s - Co m p l e t e d 1 0 / 2 0 1 1 . {P e r s o n n e l i n c h a r g e } We c a n b r i e f d e p a r t m e n t h e a d s a t a de p a r t m e n t h e a d m e e t i n g . T h e EE O P w i l l b e p o s t e d o n t h e C o u n t y ’ s in t e r n e t a n d i n t r a n e t s i t e s , a n d w e w i l l mo n i t o r i m p a c t f r o m r e c r u i t m e n t ef f o r t s . 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to i m p l e m e n t a p p r o p r i a t e h u m a n re s o u r c e p l a n s •I n v i t a t i o n t o c a n d i d a t e s t o s e l f id e n t i f y a s v e t e r a n s ( t h i s in f o r m a t i o n s h o u l d b e m a i n t a i n e d in a s e p a r a t e f i l e f r o m t h e i r pe r s o n n e l f i l e ) , a n d •A n n u a l r e p o r t i n g o f v e t e r a n s h i r e d an d e m p l o y e d . Pa r t i a l ag r e e m e n t Co m p l e t e d A d d e d v e t e r a n s t a t u s t o a p p l i c a t i o n . De v e l o p e d f o r m f o r v e t e r a n s t o f i l l ou t r e q u e s t i n g p r e f e r e n c e . We a g r e e w i t h t h e n e e d t o a d d a qu e s t i o n a b o u t v e t e r a n s t a t u s o n t h e Co u n t y e m p l o y m e n t a p p l i c a t i o n a n d ha v e t a k e n t h e n e c e s s a r y s t e p s t o co m p l y w i t h t h e n e w s t a t e l a w w i t h re g a r d t o v e t e r a n s t a t u s . 2. 1 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to i n v e s t i g a t e a n d i d e n t i f y o n a n on g o i n g b a s i s t h e C o u n t y ’ s h u m a n re s o u r c e o b l i g a t i o n s u n d e r g r a n t s an d c o n t r a c t s e x e c u t e d . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 P e r s o n n e l t r a i n i n g , s u b s c r i p t i o n s o n hu m a n r e s o u r c e m a t t e r s , a n d L e g a l in v o l v e m e n t w i t h c o n t r a c t s s h o u l d he l p g i v e u p c o m i n g i s s u e s v i s i b i l i t y . { P e r s o n n e l , L e g a l a n d A d m i n in v o l v e d } We b e l i e v e t h i s n e e d s m o r e di s c u s s i o n . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 4 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 3 I t i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y Le g a l C o u n s e l t o e v a l u a t e w h e t h e r th e a u t h o r i z a t i o n / d i s c l o s u r e f o r m s cu r r e n t l y b e i n g u t i l i z e d c o m p l y w i t h FC R A . Ag r e e P l a n n e d J u n - 1 1 F o r m s a n d d i s c l o s u r e s n e e d t o be re v i e w e d f o r F C R A p u r p o s e s . N o ad d i t i o n a l a u t h o r i z a t i o n f o r d r i v i n g hi s t o r y a p p e a r s t o b e n e e d e d . {L e g a l i n c h a r g e } 3. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a i n an d w o r k w i t h d e p a r t m e n t s t o es t a b l i s h m e a n i n g f u l p r o c e d u r e s t o co m p l y w i t h t h e F C R A . T h i s m i g h t re q u i r e s o m e r e v i s i o n t o t h e cu r r e n t b a c k g r o u n d p o l i c y ( H R - 3 ) or p e r s o n n e l r u l e s . Ag r e e P l a n n e d J u n - 1 1 D i s c l o s u r e s a n d p r o c e s s n e e d t o de v e l o p e d f o r F C R A p u r p o s e s . De p a r t m e n t s a n d r e c r u i t m e n t s n e e d to b e i d e n t i f i e d w h e r e t h i s m i g h t ap p l y . {L e g a l , P e r s o n n e l , a n d A d m i n in v o l v e d } 3. 2 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y de v e l o p s t a n d a r d i z e d “ p r e - a d v e r s e ac t i o n d i s c l o s u r e s ” a n d “ a d v e r s e ac t i o n n o t i c e s ” t o p r o v i d e t o ca n d i d a t e s w h o s e a p p l i c a t i o n s a r e de n i e d , i n w h o l e o r i n p a r t , o n t h e ba s i s o f i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d wi t h i n a “ c o n s u m e r r e p o r t . ” Ag r e e P l a n n e d D e c - 1 1 D i s c l o s u r e s a n d p r o c e s s n e e d t o de v e l o p e d f o r F C R A p u r p o s e s . De p a r t m e n t s a n d r e c r u i t m e n t s n e e d to b e i d e n t i f i e d w h e r e t h i s m i g h t ap p l y . { L e g a l , P e r s o n n e l , a n d Ad m i n i n v o l v e d } We a g r e e , i f L e g a l C o u n s e l de t e r m i n e s t h i s i s n e c e s s a r y . 4 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y co n s i d e r m o n i t o r i n g h i r i n g b y de p a r t m e n t s t o a s s u r e r u l e s a n d po l i c i e s a r e b e i n g f o l l o w e d . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y d e v e l o p e d a t r a i n i n g pr o g r a m t o e d u c a t e s u p e r v i s o r s . Pe r s o n n e l i s c h e c k i n g o n r e c r u i t m e n t in f o r m a t i o n r e c e i v e d . { P e r s o n n e l co n t i n u e s l e a d } Pe r s o n n e l r e v i e w i n g d o c u m e n t a t i o n re c e i v e d a t e n d o f r e c r u i t m e n t . Ne w h i r i n g t r a i n i n g l o o k s t o b e co v e r i n g t h i s , 5 I t i s r e c o m m e n d e d f o r P e r s o n n e l , Ri s k M a n a g e m e n t a n d de p a r t m e n t s t o r e v i e w a n d u p d a t e jo b d e s c r i p t i o n s a n d an n o u n c e m e n t s f o r c o n s i s t e n t a n d ap p r o p r i a t e l a n g u a g e o n g o o d dr i v i n g h i s t o r y . W h e r e d r i v i n g o n Co u n t y b u s i n e s s i s c r i t i c a l , t h i s la n g u a g e s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h e of f e r l e t t e r . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g On g o i n g P e r s o n n e l i s i d e n t i f y i n g d r i v i n g po s i t i o n s w h e n d e v e l o p i n g t h e re c r u i t m e n t . A s j o b d e s c r i p t i o n s re v i s e d t h i s l a n g u a g e w i l l b e a d d e d de p e n d i n g o n j o b . T h i s s e e m s l i k e th e m o s t c o s t e f f e c t i v e w a y t o ad d r e s s s i n c e t h e C o u n t y h a s se v e r a l h u n d r e d j o b d e s c r i p t i o n s . {P e r s o n n e l l e a d } La n g u a g e w a s a d d e d t o t h e re c r u i t m e n t s d u r i n g t h e t h r e e y e a r pe r i o d t h a t w a s a u d i t e d . T h i s i s oc c u r r i n g w i t h a l l r e c r u i t m e n t s t h a t re q u i r e a d r i v e r ’ s l i c e n s e . T h i s d o e s no t n e e d t o b e a d d e d t o t h e j o b de s c r i p t i o n s b e c a u s e t h e r e q u i r e m e n t ma y v a r y f r o m o n e p o s i t i o n t o an o t h e r . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 5 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 5. 1 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to i m p l e m e n t a n a u t h o r i z a t i o n f o r m fo r a d r i v i n g h i s t o r y r e c o r d c h e c k co n s i s t e n t w i t h t h e s p e c t r u m o f j o b po s i t i o n s . I t i s r e c o m m e n d e d t h e jo b a p p l i c a t i o n o r a u t h o r i z a t i o n fo r m h a v e c a n d i d a t e s i d e n t i f y t h e st a t e ( s ) t h e y h a v e l i v e d i n o v e r t h e pr i o r f i v e y e a r s . Ag r e e i n pa r t Pl a n n e d M a y - 1 1 N o a d d i t i o n a l d r i v i n g h i s t o r y au t h o r i z a t i o n r e q u i r e d . W h e n t h e ne w A p p l i c a n t T r a c k i n g s y s t e m i s im p l e m e n t e d , w i l l a d d q u e s t i o n ab o u t r e s i d e n c y i n t h e p a s t 5 ye a r s . W h e n e d i t i n g b a c k g r o u n d au t h o r i z a t i o n f o r m w i l l a s k a b o u t ot h e r s t a t e s o f r e s i d e n c e . {P e r s o n n e l a n d L e g a l } We a g r e e i n p r i n c i p l e , 6 I t i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y de p a r t m e n t s g o t h r o u g h a p r o c e s s of r e v i e w i n g a n d u p d a t i n g o f j o b de s c r i p t i o n s w i t h t h e h e l p o f Pe r s o n n e l , L e g a l a n d Ad m i n i s t r a t i o n . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 D e p a r t m e n t s ( w i t h t h e a s s i s t a n c e o f Pe r s o n n e l ) w i l l r e v i s e j o b de s c r i p t i o n s a s t h e p o s i t i o n s a r e r e - op e n e d d u r i n g a r e c r u i t m e n t . T h i s se e m s l i k e t h e m o s t c o s t e f f e c t i v e wa y t o a d d r e s s s i n c e t h e C o u n t y h a s se v e r a l h u n d r e d j o b d e s c r i p t i o n s . De v e l o p i n g e s s e n t i a l d u t i e s a n d fu n c t i o n l i s t s w i l l d e p e n d o n j o b r i s k s . No t f o r m o s t . {P e r s o n n e l l e a d } Th i s i s a n o n g o i n g p r o c e s s , c u r r e n t l y fo c u s e d o n A F S C M E a n d I U O E re p r e s e n t e d p o s i t i o n s . T h e r e a r e pr a c t i c a l w o r k l o a d c o n s i d e r a t i o n s t h a t di c t a t e t h e p a c e a t w h i c h t h i s c a n b e ad d r e s s e d . 7 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y pr o v i d e a d d i t i o n a l t r a i n i n g a n d re s o u r c e s t o d e p a r t m e n t s a s ap p l i c a b l e , o n t h e r e c r u i t m e n t pr o c e s s , o n d o c u m e n t a t i o n st a n d a r d s t o b e f o l l o w e d , o n ba c k g r o u n d c h e c k s a n d a p p l i c a b l e la w s . A p r e a n d p o s t c h e c k l i s t b y de p a r t m e n t s m i g h t b e u s e f u l . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 " H i r i n g R i g h t " c l a s s w i l l c o n t i n u e t o be i n c l u d e d i n e m p l o y e e t r a i n i n g ca t a l o g u e . C o u n t y d e v e l o p e d a tr a i n i n g p r o g r a m t o e d u c a t e su p e r v i s o r s . P e r s o n n e l i s c h e c k i n g on r e c r u i t m e n t i n f o r m a t i o n r e c e i v e d . Ch e c k l i s t s a r e m a d e a v a i l a b l e . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } A s e s s i o n o n “ H i r i n g R i g h t ” w a s in c l u d e d i n t h e F a l l / W i n t e r 2 0 0 8 su p e r v i s o r y t r a i n i n g a n d a c l a s s ca l l e d “ I n t e r v i e w i n g t o H i r e R i g h t ” w a s av a i l a b l e i n t h e S p r i n g / S u m m e r 2 0 0 9 em p l o y e e t r a i n i n g c a t a l o g u e . I n ad d i t i o n , r u n n i n g a n e f f e c t i v e in t e r v i e w p r o c e s s w i l l b e t h e n e x t tr a i n i n g t o p i c t h a t P e r s o n n e l / L e g a l w i l l ta k e o u t t o d e p a r t m e n t s u p e r v i s o r s (b e g i n n i n g J a n u a r y 2 0 1 0 ) a n d h i r i n g is a g a i n i n c l u d e d i n t h e s u p e r v i s o r y ac a d e m y o f f e r e d t h r o u g h t h e em p l o y e e t r a i n i n g c a t a l o g u e . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 6 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 7. 1 I t i s r e c o m m e n d e d t h a t r e t u r n e d re c r u i t m e n t i n f o r m a t i o n b e re v i e w e d o n c o m p l e t i o n t o m a k e su r e t h e y a r e r e a s o n a b l y c o m p l e t e an d r e q u e s t a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n fr o m d e p a r t m e n t s i n a t i m e l y ma n n e r i f a n y t h i n g i s f o u n d t o b e mi s s i n g . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y h a s s t a r t e d a n e w t r a i n i n g pr o g r a m t o e d u c a t e s u p e r v i s o r s . Pe r s o n n e l i s c h e c k i n g o n r e c r u i t m e n t in f o r m a t i o n r e c e i v e d . C h e c k l i s t s a r e ma d e a v a i l a b l e . { P e r s o n n e l co n t i n u e s l e a d } Pe r s o n n e l w i l l e s t a b l i s h a p r o c e s s t o en s u r e d o c u m e n t a t i o n i s r e t u r n e d a n d co m p l e t e . T h i s a p p e a r s t o b e a tr a i n i n g i s s u e ; o n e t h a t w i l l b e ad d r e s s e d i n t h e n e x t r o u n d o f su p e r v i s o r y t r a i n i n g . 7. 2 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to i d e n t i f y t h e m i n i m u m v e r i f i c a t i o n / b a c k g r o u n d s t a n d a r d s t h a t s h o u l d oc c u r w i t h r e s p e c t t o e a c h re c r u i t m e n t b a s e d o n a s s o c i a t e d ri s k . T h i s m i g h t b e a c c o m p l i s h e d th r o u g h e s t a b l i s h i n g g u i d a n c e f o r ge n e r a l c a t e g o r i e s o f h i r e s . A s ap p r o p r i a t e t o t h e c a t e g o r y , t h i s ma y i n c l u d e a m i n i m u m n u m b e r o f re f e r e n c e s c h e c k e d , v e r i f i c a t i o n o f de g r e e s a n d l i c e n s e s , p r i o r em p l o y m e n t , c r e d i t c h e c k , a n d t h e ex t e n t o f c r i m i n a l b a c k g r o u n d te s t i n g p e r f o r m e d . Ag r e e i n pa r t Co m p l e t e d / On g o i n g Ma y - 1 1 A s j o b s a r e r e - o p e n e d f o r re c r u i t m e n t , D e p a r t m e n t s ( w i t h t h e as s i s t a n c e o f P e r s o n n e l ) w i l l ad d r e s s m i n i m u m q u a l i f i c a t i o n s a n d ba c k g r o u n d c h e c k . C o u n t y de v e l o p e d a n e w t r a i n i n g p r o g r a m t o ed u c a t e s u p e r v i s o r s . P e r s o n n e l i s ch e c k i n g o n r e c r u i t m e n t i n f o r m a t i o n re c e i v e d . C h e c k l i s t s a r e m a d e av a i l a b l e . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } Pe r s o n n e l d o e s c u r r e n t l y s c r e e n f o r mi n i m u m q u a l i f i c a t i o n s ; h o w e v e r , t h i s pr o c e s s o f t e n i n v o l v e s d i s c u s s i o n wi t h t h e d e p a r t m e n t . F o r e x a m p l e , Pe r s o n n e l s o m e t i m e s n e e d s cl a r i f i c a t i o n f r o m t h e d e p a r t m e n t t o he l p d e t e r m i n e a c c e p t a b l e d e g r e e s fo r a p o s i t i o n ( “ d e g r e e i n a r e l a t e d fi e l d ” ) . T h e C o u n t y a l r e a d y h a s a ba c k g r o u n d c h e c k p o l i c y i n p l a c e . 8 I t i s r e c o m m e n d e d f o r d e p a r t m e n t s to c o n s i d e r u t i l i z i n g s o m e f o r m o f ap p r o p r i a t e t e s t i n g f o r e s s e n t i a l du t i e s . T h e C o u n t y m i g h t c o n s i d e r so m e w a y t o e v a l u a t e a n d m o n i t o r te s t s u t i l i z e d f o r a p p r o p r i a t e n e s s an d v a l i d i t y . D e p a r t m e n t s m i g h t se e i f P e r s o n n e l c a n a s s i s t i n ad m i n i s t e r i n g s o m e o f t h e s e t e s t s in a c o n t r o l l e d m a n n e r . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y d e v e l o p e d a t r a i n i n g pr o g r a m a n d e d u c a t e d s u p e r v i s o r s . De p a r t m e n t s a r e o f f e r e d a v a r i e t y o f te s t i n g o p t i o n s t h r o u g h E x p r e s s Pe r s o n n e l . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } To t h e e x t e n t t h a t t e s t i n g i s u s e d , Pe r s o n n e l c a n a n d w i l l r e q u i r e t h a t de p a r t m e n t s s u b m i t t h e t e s t s u s e d f o r le g a l r e v i e w . S e e f u r t h e r d i s c u s s i o n of t e s t i n g l a t e r i n t h i s r e s p o n s e . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 7 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 9 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y id e n t i f y w h a t P e r s o n n e l ’ s r o l e sh o u l d b e i n e n s u r i n g o m i n i m u m qu a l i f i c a t i o n s a n d o c o m p l e t e n e s s an d o l e g i b i l i t y o f a p p l i c a t i o n s . De p a r t m e n t s s h o u l d w o r k w i t h Pe r s o n n e l i n a d v a n c e t o i d e n t i f y jo b s c r e e n i n g c r i t e r i a . Ag r e e C o m p l e t e d A p r - 1 0 P e r s o n n e l ’ s r o l e h a s b e e n c l ar i f i e d o mi n i m u m q u a l i f i c a t i o n s { Y E S } o co m p l e t e n e s s { N O } a n d o l e g i b i l i t y of a p p l i c a t i o n s . { N O } We a g r e e t h a t d e p a r t m e n t s s h o u l d wo r k w i t h P e r s o n n e l i n a d v a n c e t o id e n t i f y j o b s c r e e n i n g c r i t e r i a . T h e re q u i r e m e n t t h a t P e r s o n n e l w i l l sc r e e n f o r m i n i m u m q u a l i f i c a t i o n s wa s i m p l e m e n t e d d u r i n g t h e t h r e e - ye a r a u d i t p e r i o d . W e d i s a g r e e t h a t Pe r s o n n e l s h o u l d d e t e r m i n e t h e co m p l e t e n e s s a n d l e g i b i l i t y o f t h e ap p l i c a t i o n s . T h e c o m p l e t e n e s s a n d le g i b i l i t y o f t h e a p p l i c a t i o n s s h o u l d b e ev a l u a t e d b y t h e h i r i n g m a n a g e r . 10 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to c o n s i d e r u t i l i z i n g t h e o f f e r l e t t e r mo r e o f t e n t o h i g h l i g h t w h e n j o b of f e r s a r e m a d e t o c a n d i d a t e s a n d th e r e a r e e x p e c t a t i o n s / c o n d i t i o n s to b e f u l f i l l e d i n o r d e r t o m e e t t h e mi n i m u m q u a l i f i c a t i o n s o r m e e t t h e es s e n t i a l d u t i e s . P r o b a t i o n s h o u l d be e x t e n d e d o r t h e e m p l o y e e te r m i n a t e d i f t h e y d o n o t m e e t t h e sp e c i f i e d c o n d i t i o n s . Ag r e e i n pa r t Co m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 O n l y i n s e l e c t e d c i r c u m s t a n c e s w i l l th e o f f e r l e t t e r r e i n f o r c e o t h e r i t e m s . Th e C o u n t y e s t a b l i s h e d a n e w t y p e of e m p l o y e e t y p e " L i m i t e d d u r a t i o n " to a d d r e s s s o m e o f t h e s e i s s u e s . (e f f e c t i v e 5 / 2 3 / 1 1 ) {P e r s o n n e l l e a d } Ag r e e w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n re g a r d i n g p r o b a t i o n , b u t d i s a g r e e w i t h th e u s e o f o f f e r l e t t e r s . T h e C o u n t y ha s a l w a y s d e l i b e r a t e l y a v o i d e d pu t t i n g t o o m u c h i n t h e o f f e r l e t t e r s be c a u s e w e d o n o t w a n t t h e m t o be c o m e e m p l o y m e n t c o n t r a c t s . Ra t h e r t h a n l a r d i n g o f f e r l e t t e r s w i t h ad d i t i o n a l t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f em p l o y m e n t , t h e C o u n t y w o u l d b e be t t e r s e r v e d b y e n s u r i n g t h a t a l l su c h c o n d i t i o n s a r e i n c l u d e d i n t h e re c r u i t m e n t a n n o u n c e m e n t a n d / o r j o b de s c r i p t i o n s , a n d t h a t t h e a t t a i n m e n t (o r f a i l u r e t o a t t a i n ) o f t h e s e co n d i t i o n s i s n o t e d i n p r o b a t i o n a r y re v i e w s . T h i s c o u r s e o f f e r s t h e Co u n t y f a r g r e a t e r p r o t e c t i o n f r o m li a b i l i t y . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 8 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 11 I t i s r e c o m m e n d e d f o r d e p a r t m e n t s to d o c u m e n t w h o i s o n t h e i r re c r u i t m e n t p a n e l s a n d l o o k f o r wa y s t o a s s u r e i n t e r v i e w t e a m s re p r e s e n t a d i v e r s e s e t o f pe r s p e c t i v e s . D e p a r t m e n t s s h o u l d be e n c o u r a g e d t o g a i n re p r e s e n t a t i o n f r o m o u t s i d e t h e de p a r t m e n t . T h e C o u n t y s h o u l d co n s i d e r m o n i t o r i n g t h e d i v e r s i t y i n re c r u i t m e n t p a n e l s b y d e p a r t m e n t . Ag r e e i n pa r t Co m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y s t a r t e d a n e w t r a i n i n g pr o g r a m t o e d u c a t e s u p e r v i s o r s . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } We d o n ’ t t h i n k w e s h o u l d m o n i t o r t h e pa n e l s , b u t d o m o r e t r a i n i n g o n h o w to s e l e c t a g o o d i n t e r v i e w p a n e l . Pe r s o n n e l a s k s d e p a r t m e n t s f o r do c u m e n t a t i o n o f i n t e r v i e w p a n e l me m b e r s . 11 . 1 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to p r o v i d e b a s i c t r a i n i n g t o in t e r v i e w e r s o n e x p e c t a t i o n s d u r i n g th e r e c r u i t m e n t . I n t e r v i e w p a n e l me m b e r s s h o u l d b e c o n s i s t e n t ov e r t h e e n t i r e r e c r u i t m e n t . I t i s re c o m m e n d e d t h e C o u n t y c o n s i d e r li m i t i n g u s e o f o p e n - u n t i l - f i l l e d re c r u i t m e n t s i n t h e i r c u r r e n t f o r m . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y h a s s t a r t e d a n e w t r a i n i n g pr o g r a m t o e d u c a t e s u p e r v i s o r s . Co u n t y m a y u s e o p e n u n t i l f i l l e d i n li m i t e d c i r c u m s t a n c e s a s n e c e s s a r y bu t n o t a s o p e n e n d e d a s b e f o r e . Th e s e r e c r u i t m e n t s u s u a l l y c o n t a i n a "f i r s t r e v i e w d a t e " n o t i f i c a t i o n . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } We b e l i e v e t h e d e p a r t m e n t s un d e r s t a n d t h e i m p o r t a n c e o f h a v i n g a c o n s i s t e n t i n t e r v i e w p a n e l a n d t h e y un d e r s t a n d t h a t t h e y h a v e t o c o n s i d e r ev e r y a p p l i c a t i o n r e c e i v e d u n t i l t h e po s i t i o n h a s b e e n f i l l e d . 12 I t i s r e c o m m e n d e d f o r d e p a r t m e n t s to c o n s i d e r i m p r o v e m e n t s t o t h e qu e s t i o n s a s k e d a n d h o w t h e y a r e ev a l u a t e d . D e p a r t m e n t s s h o u l d co n s i d e r d e v e l o p i n g r a t i n g s c a l e s fr o m a n t i c i p a t e d r e s p o n s e s t o m o r e co n s i s t e n t l y e v a l u a t e c a n d i d a t e s . Ag r e e i n pa r t Co m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y d e v e l o p e d a t r a i n i n g pr o g r a m t o e d u c a t e s u p e r v i s o r s . St a f f t r a i n e d r e c e i v e a g u i d e o f t y p e s of q u e s t i o n s . P e r s o n n e l o f f e r s t o re v i e w q u e s t i o n s . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } We a g r e e t h a t i n t e r v i e w q u e s t i o n s ca n b e i m p r o v e d a n d t h i s t o p i c i s co v e r e d i n t r a i n i n g s e s s i o n s . W e st r e n u o u s l y d i s a g r e e w i t h t h e re c o m m e n d a t i o n f o r “ r a t i n g s c a l e s . ” .. . W e c a n a l s o a g r e e t h a t t h e in t e r v i e w p a n e l s h o u l d p r o v i d e t h e hi r i n g m a n a g e r w i t h a n o n - b i n d i n g ra n k i n g o f t h e c a n d i d a t e s . S c o r i n g an d r a t i n g s c a l e s a r e g r e a t a n d ne c e s s a r y w h e n c h o o s i n g a m o n g co m p e t i n g b i d d e r s i n a n R F P pr o c u r e m e n t p r o c e s s . T h e y ’ r e n o t s o gr e a t w h e n f i l l i n g p o s i t i o n s i n a n in t e r v i e w p r o c e s s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 9 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 13 I t i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y to d e v e l o p p e r f o r m a n c e m e a s u r e s to m o n i t o r a n d m a n a g e ex p e c t a t i o n s f o r p e r f o r m a n c e ev a l u a t i o n s . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ap r - 1 0 C o u n t y h a s b e e n t r a c k i n g pe r f o r m a n c e o n e v a l u a t i o n s . S t a r t e d wi t h a n n u a l a n d n o w i n c l u d e s pr o b a t i o n a r y ( 2 a n d 6 m o n t h ) . Re p o r t i n g t o C o u n t y A d m i n i s t r a t o r . Op e n t o a d d i t i o n a l m e a s u r e s t h a t co u l d b e t r a c k e d . {P e r s o n n e l c o n t i n u e s l e a d } 14 I t i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y es t a b l i s h p o l i c i e s a r o u n d w h e n a n d if p e r f o r m a n c e e v a l u a t i o n s s h o u l d be p e r f o r m e d f o r t e m p o r a r y , o n - ca l l , h o u r l y a n d “ l i m i t e d d u r a t i o n ” em p l o y e e s a n d c r i t e r i a f o r s t e p in c r e a s e s . Ag r e e P l a n n e d M a y - 1 1 R e q u i r e s f u r t h e r d i s c u s s i o n : Co n t i n u e s t o b e u p t o d e p a r t m e n t s . Pe r s o n n e l c a n p r o v i d e r e p o r t s t o in d i c a t e w h o h a s r e a c h e d 2 0 0 0 ho u r s , C o n s i d e r s t e p i n c r e a s e a s re a c h y e a r . {P e r s o n n e l / A d m i n l e a d } Pe r s o n n e l a n d A d m i n i s t r a t i o n w i l l de v e l o p a C o u n t y - w i d e p o l i c y t o en s u r e c o n s i s t e n t a p p l i c a t i o n th r o u g h o u t a l l d e p a r t m e n t s . (P e r s o n n e l R u l e s ? ) . 15 I t i s r e c o m m e n d e d f o r P e r s o n n e l t o de t e r m i n e w h e t h e r s o m e o f t h e i r ma n u a l p r o c e s s e s c o u l d b e n e f i t fr o m s o m e c o m p u t e r i z a t i o n i n or d e r t o b e t t e r f u l f i l l t h e i r d u t i e s i n a ti m e l y a n d c o s t e f f e c t i v e m a n n e r . Co m p u t e r i z a t i o n m i g h t a l s o p r o v i d e op p o r t u n i t i e s t o d e v e l o p s o m e mo n i t o r i n g a n d m e a s u r e m e n t t o o l s as w e l l a s g a t h e r i n g s t a t i s t i c s re l e v a n t t o h u m a n r e s o u r c e pr a c t i c e s . Ag r e e P l a n n e d J u n - 1 1 P e r s o n n e l i s c o n s i d e r i n g a n u m be r of i n i t i a t i v e s i n c l u d i n g - A p p l i c a n t tr a c k i n g , H R m o d u l e t o b e u s e d f o r pe r f o r m a n c e m e a s u r e s . T h e y h a v e st a r t e d u s i n g H T E t o m o n i t o r F M L A OF L A . { P e r s o n n e l l e a d } Pe r s o n n e l h a s b e e n r e s e a r c h i n g “A p p l i c a n t T r a c k i n g ” a n d “ O n - L i n e Ap p l i c a t i o n s ” f o r t h e l a s t t w o y e a r s . Th e r e c e n t l y a c q u i r e d h u m a n re s o u r c e m o d u l e w a s p u r c h a s e d i n la r g e p a r t f o r o n - l i n e t r a i n i n g re g i s t r a t i o n , e - m a i l n o t i f i c a t i o n s re q u e s t i n g s u p e r v i s o r a p p r o v a l , e m a i l re m i n d e r s o f t r a i n i n g , a n d t r a c k i n g tr a i n i n g s i n e a c h e m p l o y e e ’ s el e c t r o n i c r e c o r d . P e r s o n n e l h a s su c c e s s f u l l y u s e d t h e s e f e a t u r e s i n th e n e w l y d e v e l o p e d C o u n t y - w i d e tr a i n i n g p r o g r a m s . T h e h u m a n re s o u r c e m o d u l e h a s a l s o g i v e n e a c h de p a r t m e n t o n - l i n e a c c e s s t o t h e i r em p l o y e e d a t a a n d h a s g i v e n t h e m th e c a p a b i l i t y t o t r a c k t h e i r i n d i v i d u a l de p a r t m e n t t r a i n i n g s , l i c e n s e s , ce r t i f i c a t i o n s , e q u i p m e n t , e t c . T h i s ha s b e e n e x t r e m e l y b e n e f i c i a l f o r de p a r t m e n t s a n d h a s e l i m i n a t e d nu m e r o u s i n f o r m a t i o n r e q u e s t s f r o m Pe r s o n n e l . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H u m a n r e s o u r c e s # 1 0 / 1 1 - 7 March 2011 Page 10 Re c # R e c o m m e n d a t i o n A g r e e m e n t S t a t u s Es t i m a t e d co m p l e t i o n da t e U p d a t e d d e p a r t m e n t c o m m e n t s O r i g i n a l d e p a r t m e n t comments 16 I t i s s u g g e s t e d ( n o t r e c o m m e n d e d ) th a t P e r s o n n e l c o n s i d e r u p d a t i n g th e s t y l e o f t h e i r p e r s o n n e l f i l e s t o ta b s e c u r e d s e c t i o n s . O n c e a n em p l o y e e i s t e r m e d , t h e y m a y wa n t t o r e c y c l e t h e t a b b e d f i l e a n d us e a b a s i c f i l e f o r h o l d i n g t h e in f o r m a t i o n . Ag r e e P l a n n e d N o v - 1 1 W i l l r e s e a r c h p o t e n t i a l o p t i o n s. {P e r s o n n e l i n c h a r g e } In a s m u c h a s t h e s e p e o p l e a r e h a p p y wi t h t h e f i l i n g s y s t e m a n d i n a s m u c h as t h e s y s t e m w o r k s f o r t h e m , t h e r e i s no n e e d t o c h a n g e i t . 17 I t i s s u g g e s t e d ( n o t r e c o m m e n d e d ) th e C o u n t y c o n s i d e r d e v e l o p i n g ad d i t i o n a l m e a s u r e s f o r m o n i t o r i n g an d m e a s u r i n g c o u n t y w i d e h u m a n re s o u r c e a c t i v i t i e s . Ag r e e C o m p l e t e d / On g o i n g Ju l - 1 1 P e r s o n n e l i s t r a c k i n g t u r n o v e r , e e su r v e y s a n d p e r f o r m a n c e ev a l u a t i o n s , o p e n t o a d d i t i o n a l su g g e s t i o n s . {P e r s o n n e l i n c h a r g e } {E N D O F R E P O R T }