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HomeMy WebLinkAboutTemporary staffing services reportTe m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s # 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d _ g i v a n s @ d e s c h u t e s . o r g Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … …… … … … . . . . . . … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . . . . . . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y . . . … … …… … . … … … … … … … … . . . . . . … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ............ 1 2. B A C K G R O U N D …… . . … … … … … … … … … … … … … … … …… … … . … … … … … … . . … 2 - 3 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …… … … … . . … … … … … . … 3 - 6 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 4. 1 . R o a d D e p a r t m e n t … … … … … …… . . … … … … … … … … … … … … … …………….............. 7-8 4. 2 . F a i r & E x p o C e n t e r . . . … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 8 Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 1 of 8 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 BA C K G R O U N D ON A U D I T Au d i t A u t h o r i t y / p u r p o s e : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c e n t r a l i z e d p r o c u r e m e n t i n t h e f i s c a l y e a r 10 / 1 1 a u d i t w o r k p l a n . T h e i n i t i a l a u d i t w o r k w a s p e r f or m e d a n d m a n a g e m e n t i d e n t i f i e d t w o a r e a s t h a t w o u l d be i n v e s t i g a t e d : t e m p o r a r y s t a f f i n g s e r v i c e s a n d s u p p l i es . T h i s r e p o r t c o v e r s t e m p o r a r y s t a f f i n g s e r v i c e s wh i c h a r e s e r v i c e s p r o v i d e d b y t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s. 1. 2 OB J E C T I V E S an d S C O P E Ob j e c t i v e s i n c l u d e d : 1. I d e n t i f y a r e a s f o r p o t e n t i a l c o s t s a v i n g s i n r e v i e w of d a t a p r o v i d e d b y t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s . Sc o p e : Th i s i s a l i m i t e d s c o p e a u d i t a n d c o v e r e d o n l y t h o s e a r e as d e v e l o p e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h C o u n t y ma n a g e m e n t . T h e f o c u s w a s o n t h e t w o m a i n v e n d o r s ( b y d o l l a r s ) w h o p r o v i d e t e m p o r a r y s t a f f i n g t o C o u n t y de p a r t m e n t s . A u d i t w o r k c o m m e n c e d i n e a r n e s t i n O c t o b e r 2 0 1 0 a n d s p o r a d i c a l l y t h r o u g h M a r c h 2 0 1 1 . Da t a w a s o b t a i n e d f r o m t h e C o u n t y a c c o u n t i n g s y s t e m a s w e ll a s f r o m t h e v e n d o r s . D a t a r e q u e s t e d w a s f o r Se p t e m b e r 2 0 0 8 t h r o u g h O c t o b e r 2 0 1 0 , b u t t h e f o c u s w a s on t h e 2 0 1 0 c a l e n d a r y e a r . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b t a i n i n g t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c y d a t a . D i s c u s s i o n s a n d w o r k w i t h v a r i o u s C o u n t y a n d t e m p o r a r y s t a ff i n g a g e n c i e s . F o r e a c h a g e n c y , a n a l y z e c o s t a n d b i l l i n g i n f o r m a t i o n t o a s s e s s m a r g i n s c h a r g e d b y d e p a r t m e n t b y jo b d e s c r i p t i o n . R e v i e w f o r p o t e n t i a l t e m p o r a r y s t a f f r e l a t e d t o s u p e rv i s o r s . A n a l y z e C o u n t y i n t e r n a l c o s t f o r h i r i n g o n - c a l l w o r k e r s. W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e to p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l us i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e th a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f or o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 2 of 8 2. Ba c k g r o u n d Ta b l e I : 20 1 0 T e m p o r a r y st a f f i n g c o s t Gr a p h I : De p a r t m e n t s us a g e o f Te m p o r a r y st a f f i n g b y bi l l i n g s In 2 0 1 0 , t h e C o u n t y g r o s s w a g e s a m o u n t e d t o $ 5 1 . 5 m i l l io n . A s s e e n i n T ab l e I , t e m p o r a r y s t a f f i n g i s ac h i e v e d p a r t l y b y C o u n t y e m p l o y e e s a n d p a r t l y t h r o u g h t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s . T h e p e r c e n t a g e id e n t i f i e d t h a t i s f o r o n - c a l l a n d h o u r l y w o r k e r s i s a re l a t i v e l y s m a l l p o r t i o n o f t h e l a b o r f o r c e ( ~ 3 % ) . Tw o a g e n c i e s p r o v i d e d m o s t o f t h e t e m p o r a r y s t a f f i n g w o rk f o r t h e C o u n t y - E x p r e s s P e r s o n n e l S e r v i c e s a n d Em p l o y m e n t S o u r c e . T h e s e t w o a g e n c i e s a m o u n t t o 9 7 % o f t h e c o s t o f t e m p o r a r y s t a f f i n g . U s a g e o f te m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s v a r i e s s i g n i f i c a n t l y b y d e p a r tm e n t . A l o t o f t h e w o r k i s s e a s o n a l a n d o c c u r s th r o u g h t h e S u m m e r m o n t h s . So u r c e : B i l l i n g s f r o m t h e t w o m a j o r t e m p o r a r y s t a f f in g a g e n c i e s f o r 1 0 / 1 / 0 9 - 0 9 / 3 0 / 1 0 Ca l e n d a r 2 0 1 0 Co u n t y o n - c a l l a n d h o u r l y e m p l o y e e s 87 6 , 0 0 0 $ 5 9 % Te m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s 6 0 8 , 0 0 0 4 1 % To t a l t e m p o r a r y s t a f f i n g 1 , 4 8 4 , 0 0 0 $ ro u n d e d Pu b l i c W o r k s 60 % So l i d W a s t e 23 % Fa i r & E x p o 12 % Ot h e r 5% Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 3 of 8 Gr a p h I I : Ty p e s o f te m p o r a r y j o b s by b i l l i n g s So u r c e : B i l l i n g s f r o m t h e t w o m a j o r t e m p o r a r y s t a f f in g a g e n c i e s f o r 1 0 / 1 / 0 9 - 0 9 / 3 0 / 1 0 3. F i n d i n g s Th e s e f i n d i n g s a r e i n t e n d e d t o a s s i s t C o u n t y a n d D e p a r t m en t m a n a g e m e n t e v a l u a t e h o w t h e y m i g h t s a v e mo n i e s o n t e m p o r a r y s t a f f i n g s e r v i c e s c u r r e n t l y b e i n g p r o vi d e d b y t e m p o r a r y a g e n c i e s . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d in t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e im p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d a n d d o n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Ro a d C r e w 56 % At t e n d a n t 11 % Mi s c e l l a n e o u s 8% In d u s t r i a l 6% Pi l o t C a r D r i v e r s 5% Ni g h t C u s t o d i a n 4% Ad m i n A s s i s t a n t 4% Dr i v e r 3% Ja n i t o r i a l 3% Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 4 of 8 Co u n t y c o u l d s a v e b y d i r e c t l y h i r i n g t e m p o r a r y w o r k er s h i r e d f r o m t e m p o r a r y s t a f f i n g ag e n c i e s . De p a r t m e n t s u t i l i z e t e m p o r a r y a g e n c i e s f o r a n u m b e r o f r e a s o n s i n c l u d i n g , s h o r t - t e r m w o r k , n e e d f o r q u i c k as s i g n m e n t , e a s y a d m i n i s t r a t i o n , a n d a c c e s s t o a r e a d y w o r k f o r c e . H o w e v e r , u t i l i z i n g a t e m p o r a r y a g e n c y do e s c o m e w i t h a c o s t . M o s t t e m p o r a r y a g e n c i e s c h a r g e a n o v e r h e a d r a t e t h a t c o v e r s t h e i r c o s t s a n d in c l u d e s a l e v e l o f p r o f i t . A r o u g h a n a l y s i s o f C o u n t y c o s t s c h a r g e d t o d e p a r t m e n t s f o r h i r i n g t e m p o r a r y h e l p as a n o n - c a l l e m p l o y e e i n d i c a t e s t h a t n e a r l y 1 6 % o f t h e o v e r a l l b i l l e d c o s t c o u l d b e s a v e d . Th e C o u n t y h a s a p e r s o n n e l a n d p a y r o l l f u n c t i o n t h a t ca n e f f i c i e n t l y p r o c e s s p a y r o l l a n d h i r i n g p r o c e s s e s . De p a r t m e n t s n e e d t o c o n s i d e r w h e t h e r t h e y c o u l d b e n e f it f r o m h i r i n g m o r e o f t h e o n - c a l l w o r k e r s th e m s e l v e s . A d v a n t a g e s i n c l u d e t h e s a v i n g s a s w e l l a s g r e a te r c o n t r o l o v e r s t a f f h i r e d . D i s a d v a n t a g e s in c l u d e a d d i t i o n a l s t a f f t i m e t o h i r i n g p r o c e s s , a d d i t io n a l t i m e t o h i r e , m o r e p r o c e s s a n d t h e r i s k s a d d i t i o n a l pe r s o n n e l b r i n g . W i t h o v e r $ 5 8 9 t h o u s a n d b i l l e d f r o m t h e t w o m a j o r t e mp o r a r y a g e n c i e s i n 2 0 1 0 , s a v i n g s f r o m h i r i n g c o u l d eq u a t e t o o v e r $ 9 0 t h o u s a n d . T h e s a v i n g s i s c u t i n h a l f f o r t h o s e c i r c u m s t a n c e s w h e r e t h e C o u n t y w o u l d ha v e t o p a y i n t o P E R S b e n e f i t s f o r t h e e m p l o y e e . T h is o c c u r s i f t h e e m p l o y e e w a s p r e v i o u s l y e n r o l l e d i n PE R S . I n a d d i t i o n , P E R S c o u l d a l s o c o m e i n t o p l a y i f o n - c a l l e m p l o y e e s s t a y o n f o r m o r e t h a n s i x m o n t h s . Th e C o u n t y h a s g o n e t h r o u g h p e r i o d s w h e r e m o r e o n - c a l l e m p l o y e e s w e r e h a n d l e d i n t e r n a l l y . D e p a r t m e n t s an d C o u n t y w i l l h a v e t o c o n s i d e r o t h e r b u s i n e s s r i s k s a s w e l l a s t h e i r o p e r a t i o n a l n e e d s . It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y d e p a r t m e n t s t o c o n s i d e r u t i l i z i n g t h e C o u n t y ’ s p e r s o n n e l / p a y r o l l sy s t e m f o r h a n d l i n g s o m e h o u r l y a n d o n - c a l l w o r k e r s . Ov e r h e a d r a t e s c h a r g e d b y o n e o f t h e s t a f f i n g a g e n c ie s v a r y . Th e C o u n t y ’ s l a r g e s t u s e r o f t e m p o r a r y s t a f f i n g s e r v i c e s ( t he R o a d d e p a r t m e n t ) i s s u e d a R e q u e s t F o r Pr o p o s a l ( R F P ) t o g a i n f a v o r a b l e r a t e s f o r s p e c i f i c t e mp o r a r y w o r k e r s . T h e R F P w a s s c o r e d n o t o n l y o n co s t b u t a l s o o n a p p r o a c h , q u a l i f i c a t i o n s a n d o t h e r f a c t o rs . T h e r e s u l t i n g R F P p r o v i d e d f o r a s p e c i f i e d w a g e ra t e a n d m a r k u p f o r t h o s e c l a s s i f i c a t i o n s w i t h t h a t d e p a r t me n t . O t h e r u s e s o f t h e a g e n c y b y t h a t d e p a r t m e n t an d b y o t h e r C o u n t y d e p a r t m e n t s w e r e n o t i n c l u d e d i n th e R F P a n d a r e n o t s e e i n g a s f a v o r a b l e a r a t e a s th a t i n c l u d e d i n t h e R F P . T h e r e a r e a n u m b e r o f r e a so n s w h y r a t e s m a y v a r y p e r t y p e o f j o b . I n m a n y Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 5 of 8 ca s e s , t h e a g e n c y n e e d s t o r e c o v e r t h e h i g h e r c o s t f o r r i s k i er w o r k b e i n g p e r f o r m e d . T h a t w a s n o t e v i d e n t fo r m a n y o f t h e j o b s c h a r g e d a t a h i g h e r r a t e . Th e C o u n t y h a s t w o p r i m a r y t e m p o r a r y a g e n c i e s i n u s e . · T h e t e m p o r a r y a g e n c y w h o w o n t h e R F P p r o v i d e s t r a i n i n g f o r R o a d t e m p o r a r y w o r k e r s ( c l a s s i f i e d a s se a s o n a l m a i n t e n a n c e a n d t r a f f i c c o n t r o l w o r k e r s ) . T h e r at e s b y c o n t r a c t a r e 3 6 % . T h e m a r k - u p ra t e s f o r o t h e r w o r k e r c l a s s i f i c a t i o n s t o t h e R o a d d e p a r t m en t a n d f o r o t h e r d e p a r t m e n t s w e r e i n t h e ra n g e o f 4 0 . 5 % - 5 4 % . · A n o t h e r s i g n i f i c a n t t e m p o r a r y a g e n c y u s e d b y d e p a r t m e nt s u s e s f a i r l y s t a n d a r d i z e d a n d c o n s i s t e n t ma r g i n s f o r a l l j o b d e s c r i p t i o n s w i t h a l l C o u n t y d e p a r tm e n t s . T h e i r m a r g i n s ( 3 0 - 3 1 % ) a r e a l s o co n s i s t e n t l y l o w e r . Th e C o u n t y s h o u l d m i n i m i z e c o s t s t o C o u n t y t h r o u g h s e e k i ng o p p o r t u n i t i e s w h e r e d e p a r t m e n t s a r e t r e a t e d co n s i s t e n t l y a n d a r e p r o v i d e d a s i m i l a r r a t e f o r s i m i l a r w o r k . T h e D e s c h u t e s C o u n t y A d m i n i s t r a t o r i s f a m i l i a r wi t h J a c k s o n C o u n t y ’ s p a s t e f f o r t s t o s o l i c i t b i d s f o r t e m p o ra r y s e r v i c e s . T h e i r b i d p r o c e s s a d d r e s s e d t h e fr e q u e n t l y u s e d j o b c l a s s i f i c a t i o n s a n d t h e m i n i m u m m a r k u p r a t e s o v e r t h e p o s i t i o n s r a n g e d f r o m 2 5 % - 35 % . T h e b i d a l l o w e d t h e C o u n t y t o u s e a v e n d o r w h o h a d t h e c h e a p e s t m a r k u p r a t e f o r t h e s p e c i f i c j o b cl a s s i f i c a t i o n n e e d e d . Th e c u r r e n t a p p r o a c h d o e s n o t a p p e a r t o p r o v i d e l o w e s t c o s t a p p r o a c h t o t h e C o u n t y . O t h e r C o u n t y de p a r t m e n t s w e r e n o t i n c l u d e d i n t h e R F P a n d a b e t t e r d e a l m a y b e a c h i e v e d t h r o u g h a m o r e i n c l u s i v e pr o c e s s . T h e m a j o r i t y o f t h e t e m p o r a r y s t a f f i n g n e e d s w er e a d d r e s s e d b y t h e R F P b u t a d d i t i o n a l s a v i n g s co u l d b e o b t a i n e d b y c o m p e t i t i v e l y b i d d i n g t h e C o u n t y b u s i n e s s a s a w h o l e . T h e R F P a l s o s t a t e d a sp e c i f i e d w a g e a m o u n t a s o p p o s e d t o l e t t i n g t h e C o u n t y o r t h e m a r k e t d e t e r m i n e w h a t s h o u l d b e t h e ap p r o p r i a t e w a g e . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r c o o r d i na t i n g a C o u n t y - w i d e i n v i t a t i o n t o b i d t o mi n i m i z e c o s t t o C o u n t y f o r t e m p o r a r y s t a f f i n g s e r v i ce s . {C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n i s c u r r e n t l y d e v e l o p i n g a n i n v i t a t i on t o b i d d o c u m e n t t o a d d r e s s t h i s re c o m m e n d a t i o n . } Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 6 of 8 So m e d e p a r t m e n t s h a v e h i r e d t e m p o r a r y a g e n c y w o r k e r s r e l a t e d t o t h e i r e m p l o y e e s . Th e a u d i t i d e n t i f i e d t e n t e m p o r a r y h i r e s w h e r e t e m p o ra r y a g e n c y e m p l o y e e s w e r e r e l a t e d t o d e p a r t m e n t em p l o y e e s . T h i s r e p r e s e n t s o n l y 2 % o f t h e o v e r 5 0 0 t e m po r a r y h i r e s i n t h e p e r i o d r e v i e w e d . I n t h r e e in s t a n c e s , i t a p p e a r e d t h a t a r e l a t e d C o u n t y e m p l o y e e w a s i n t h e p o s i t i o n o f s u p e r v i s i n g t h e r e l a t e d a g e n c y em p l o y e e . B y t h e e n d o f 2 0 1 0 , a l l o f t h e s e r e l a t e d hi r e s h a d b e e n e n d e d . Co u n t y p e r s o n n e l r u l e s ( § 3 . 1 6 . 0 4 0 ) a r e n o t c l e a r o n s i tu a t i o n s a r i s i n g f r o m u s e o f t e m p o r a r y a g e n c i e s . Th e r e i s a s i g n i f i c a n t p e r c e p t i o n i s s u e a s w e l l a s a p o t e n t ia l e t h i c s i s s u e s i f e m p l o y e e s s e e k t o e m p l o y re l a t i v e s t h r o u g h t e m p o r a r y l a b o r a g e n c i e s . Ce r t a i n f i s c a l c o n t r o l s o v e r p e r s o n n e l c o s t s ( t e m p o r a r y s t a ff i n c l u d e d ) r e l y o n o v e r s i g h t b y s o m e o n e w h o i s no t r e l a t e d . I n t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t f i s c a l c o n t r o ls , a s u p e r v i s o r c o u l d d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y b e n e f i t th r o u g h a u t h o r i z a t i o n o f t i m e s h e e t s f o r a r e l a t e d a g en c y e m p l o y e e e v e n i f t h e r e w a s n o w o r k . De p a r t m e n t s b e l i e v e t h e u s e o f t e m p o r a r y e m p l o y e e s c an p r o v i d e m i x e d r e s u l t s a n d b y u s i n g p e o p l e t h e y kn o w , t h e y t h i n k t h e y a r e o b t a i n i n g b e t t e r r e s u l t s . I t i s n o t c l e a r t h e y a r e f a c t o r i n g i n t h e p u b l i c p e r c e p t ion an d g o v e r n m e n t e t h i c s r u l e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e p e r s o n n e l r u l e s i n d i c a t e t h a t t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s c a n n o t b e u s e d t o ci r c u m v e n t t h e r u l e s a r o u n d h i r i n g o r s u p e r v i s i n g a “ m e m b e r o f a n i n d i v i d u a l ’ s f a m i l y ” ( p r o v i d e d f o r in § 3 . 1 6 . 0 4 0 ) . {C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n i s c u r r e n t l y w o r k i n g o n e x p a n d i n g t he a p p l i c a b i l i t y o f t h i s s p e c i f i c p e r s o n n e l ru l e t o t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c y w o r k e r s b y a d d r e s s i n g s u p e rv i s o r y r e s p o n s i b i l i t i e s . } It i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t s s e e k i n g t e m p o r a r y h e l p d e v e l o p p r o c e d u r e s f o r c i r c u m s t a n c e s wh e n t e m p o r a r y a g e n c y e m p l o y e e s a r e r e l a t e d t o t h e i r e m p l o y e e s . Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 7 of 8 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 Ro a d De p a r t m e n t (T o m B l u s t , Di r e c t o r ) ME M O R A N D U M DA T E : A p r i l 2 9 , 2 0 1 1 TO : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : T o m B l u s t , R o a d D e p a r t m e n t D i r e c t o r RE : M a n a g e m e n t ’ s R e s p o n s e t o T e m p o r a r y S t a f f i n g S e r vi c e s A u d i t R e p o r t __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Th e R o a d D e p a r t m e n t s u b m i t s t h e f o l l o w i n g c o m m e n t s wi t h r e g a r d t o t h e T e m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e a u d i t : Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y d e p a r t m e n t s t o c o n s i d e r u t i l i z i n g t h e C o u n t y ’s pe r s o n n e l / p a y r o l l s y s t e m f o r h a n d l i n g s o m e h o u r l y a n d o n - c a l l w o r k e r s . Re s p o n s e : T h e D e p a r t m e n t c o n c u r s t h a t t h e r e m a y b e so m e c o s t s a v i n g s r e a l i z e d b y h a n d l i n g t h e h i r i n g o f te m p o r a r y e m p l o y e e s i n t e r n a l l y . H o w e v e r , i t i s t h e D e p a r t m e n t ’ s e x p e r i e n c e t h a t t h e b e n e f i t s o f c o n t r acting th r o u g h a t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c y o u t - w e i g h t h e c os t d i f f e r e n c e s i n c e r t a i n s i t u a t i o n s . T h i s i s p a r t icularly tr u e w i t h a l a r g e s e a s o n a l w o r k f o r c e t h a t f l u c t u a t e s o n a d a i l y b a s i s . B e i n g a b l e t o m a k e o n e c a l l a n d get al r e a d y s c r e e n e d w o r k e r s o n a n a s n e e d e d b a s i s i s a b i g a d v a n t a g e . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o c o n s i d e r c o o r d i n a t i n g a C o u n t y - w i d e Te m p o r a r y S t a f f i n g S e r v i c e s 1 0 / 1 1 - 2 M a y 2 0 1 1 Page 8 of 8 in v i t a t i o n t o b i d t o m i n i m i z e c o s t t o C o u n t y f o r t e m po r a r y s t a f f i n g s e r v i c e s . Re s p o n s e : T h e D e p a r t m e n t c o n c u r s w i t h r e c o m m e n d a t i o n . T h e o n l y c o n c e r n w i t h a C o u n t y - w i d e c o n t r a c t i s to r e t a i n i n d i v i d u a l d e p a r t m e n t s a b i l i t y t o c o n t a c t t h e s t a f f i n g a g e n c y a n d w o r k d i r e c t l y w i t h t h e m t o f u l f i l l sp e c i f i c d e p a r t m e n t n e e d s i n a t i m e l y m a n n e r . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d t h e p e r s o n n e l r u l e s i n d i c a t e t h a t t e m p o r a r y s t a f f i n g a g e n c i e s ca n n o t b e u s e d t o c i r c u m v e n t t h e r u l e s a r o u n d h i r i n g o r s u p e r v i s i n g a “ m e m b e r o f a n i n d i v i d u a l ’ s fa m i l y ” ( p r o v i d e d f o r i n D C C 3 . 1 6 . 0 4 0 ) . Re s p o n s e : T h e D e p a r t m e n t c o n c u r s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i on . Re c o m m e n d a t i o n : It i s r e c o m m e n d e d f o r d e p a r t m e n t s s e e k i n g t e m p o r a r y h e l p d e v e l o p p r o c e d u r e s fo r c i r c u m s t a n c e s w h e n t e m p o r a r y a g e n c y e m p l o y e e s a re r e l a t e d t o t h e i r e m p l o y e e s . Re s p o n s e : T h e D e p a r t m e n t w i l l i n s t i t u t e a p o l i c y o f c h ec k i n g a l l t e m p o r a r y a g e n c y e m p l o y e e s a n d e n s u r e th a t p l a c e m e n t o f t h e e m p l o y e e s i n t h e D e p a r t m e n t d o e s n o t v i o l a t e C o u n t y C o d e o r p o l i c i e s ( t h i s h a s b e e n th e D e p a r t m e n t ’ s p r a c t i c e , b u t w e h a v e n o w r i t t e n p o l i cy i n p l a c e ) . Th i s a u d i t h a s b e e n v e r y h e l p f u l f o r t h e D e p a r t m e n t . W e a p p r e c i a t e t h e m a n n e r i n w h i c h t h e a u d i t w a s co n d u c t e d a n d t h e o p p o r t u n i t i e s w e h a v e h a d f o r i n p u t th r o u g h o u t t h e p r o c e s s . 4. 2 Fa i r & E x p o Ce n t e r (D a n De s p o t o p u l o s , Di r e c t o r ) Fr o m : D a n D e s p o t o p u l o s Se n t : W e d n e s d a y , A p r i l 2 0 , 2 0 1 1 Ma n a g e m e n t a t t h e F a i r / E x p o c o n c u r w i t h a l l t h e f i n d i ng s i n t h e r e p o r t . I f y o u n e e d m o r e f r o m m e , l e t me k n o w . Th a n k s , D a n {E n d o f R e p o r t }