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HomeMy WebLinkAboutDOC and DOC Pharmacy performanceHe a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3     He a l t h B e n e f i t s T r u s t – De s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e To r e q u e s t t h i s i n f o r m a t i o n i n a n a l t e r n a t e f o r m a t , p l e a s e c a l l ( 5 4 1 ) 3 3 0 - 4 6 7 4 o r s e n d e m a i l t o Da v i d . G i v a n s @ D e s c h u t e s . o r g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n Da v i d G i v a n s , C P A , C I A , C G M A De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r PO Box 6005 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97708-6005 (541) 330-4674 Audit committee: Je n n i f e r W e l a n d e r , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Mi c h a e l S h a d r a c h - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r Na n c y B l a n k e n s h i p , C o u n t y C l e r k Da n D e s p o t o p u l o s , F a i r & E x p o D i r e c t o r He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3     {T h i s p a g e l e f t b l a n k } He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3     TA B L E O F CO N T E N T S : HI G H L I G H T S 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … … … … . . … … … … … … … … … … … … … … … … . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … … … … . … … … … … … … … … … … … . 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y …… … … … … … … … … … … … … . … … … … … … … … . … 2 - 3 1. 4 . B a c k g r o u n d o n t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y … … … . . … … … … … . . 3 - 4 2. F I N D I N G S a n d O B S E R V A T I O N S 2. 1 . P l a n B a c k g r o u n d a n d F i s c a l O p e r a t i o n s … … … … … … … … … … … . . 5 - 8 2. 2 . D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c ( D O C ) C o s t B e n e f i t A n a l y s e s … … … … … . 9 - 1 4 2. 3 . D O C P h a r m a c y C o s t B e n e f it A n a l y s e s … … … … … … … … . … . . . . . . . 1 5 - 2 0 2. 4 . O t h e r F i n d i n g s a n d O b se r v a t i o n s … … … … … … … … … … … … … . . 2 0 - 2 2 2. 5 . C u s t o m e r S u r v e y O b s er v a t i o n s … . . . … … … … … … … … . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3 - 2 8 3. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 3. 1 . C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a n d P e r s o n n e l … … … … … … … … . . . . . . . . . . … 2 9 - 3 2 4. A P P E N D I C E S 4. 1 . D O C E s t i m a t e d S a v i n g s ( C o s t) C a l c u l a t i o n … … … … … … … … … … . . . 3 2 4. 2 . D O C P h a r m a c y E s t i m a t e d S a v i ng s ( C o s t ) C a l c u l a t i o n … … … . . . . . . . … 3 3 4. 3 . S u r v e y r e p o r t e x c e r p t s ( c ro s s - t a b b e d o n w e l l n e s s ) … … … … … … 3 4 - 4 0 He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3     HI G H L I G H T S Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e :  d e v e l o p i n g a n d im p l e m e n t i n g a co n s i s t e n t a p p r o a c h t o as s e s s i n g t h e pe r f o r m a n c e o f t h e DO C .  d e v e l o p i n g a ma n a g e m e n t a p p r o a c h to h a n d l i n g P l a n a n d DO C o v e r s i g h t  a s s e s s i n g t h e c o s t t o th e C o u n t y a n d de p a r t m e n t s f o r em p l o y e e u s a g e o f t h e DO C o n w o r k t i m e a n d wh e t h e r t h e y w a n t t o co n t i n u e t h e p r a c t i c e a t th i s l e v e l .  id e n t i f y i n g t h e pr o c e s s e s a n d p o l i c i e s re q u i r e d t o c h a r g e f o r us e o f t h e D O C i n wo r k e r s c o m p e n s a t i o n ma t t e r s .  e v a l u a t i n g t h e h a n d l i n g of c o o r d i n a t i o n o f be n e f i t s a t t h e D O C Ph a r m a c y . De s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d D O C P h a r m a c y - P e r f o r m a n c e Wh y t h i s a u d i t w a s p e r f o r m e d : Th e a u d i t w a s t o a s s e s s t h e p e r f o r m a n c e o f t h e DO C a n d D O C P h a r m a c y s i n c e t h e i r c r e a t i o n . Pe r f o r m a n c e i s d e f i n e d i n t h e c o n t e x t o f t h i s a u d i t a s t h e v a l u e f o r s e r v i c e s d e r i v e d v e r s u s t h e c o s t s . Th e a u d i t v a l u e d D O C s e r v i c e s f r o m e q u i v a l e n t s e r v i c e s r e c e i v e d b y o t h e r p r o v i d e r s t o t h e P l a n a n d D O C Ph a r m a c y p r e s c r i p t i o n s f o r c o m p a r a b l e p r e s c r i p t i o n s f i l l e d a t o t h e r p h a r m a c i e s . Wh a t w a s f o u n d A c u s t o m e r s u r v e y o f D O C p a r t i c i p a n t s r a t e d o v e r a l l s e rv i c e s a s a 4 o u t o f 5 ( 5 b e i n g e x c e l l e n t ) . Th e f o l l o w i n g a n a l y s e s s h o w s t h e e s t i m a t e d s a v i n g s (c o s t ) f r o m t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y ( f r o m in c e p t i o n f o r t h e P l a n a n d p a r t i c i p a n t s ) : 2/ 2 0 1 1 - 1 2 / 2 0 1 2 1 / 2 0 1 3 - 3 / 2 0 1 3 5 / 2 0 1 2 - 3 / 2 0 1 3 Ar e a : D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c ( D O C ) DOC Pharmacy Se r v i c e P r o v i d e r : H e a l t h S t a t M e d c o r T a k e C a r e Total Es t i m a t e d P l a n s a v i n g s ( c o s t ) $ 1 2 1 , 8 0 0 $ 9 , 6 0 0 $ ( 6 3 , 0 0 0 ) $ 6 8 , 4 0 0 Es t i m a t e d p a r t i c i p a n t s a v i n g s 2 3 0 , 0 0 0 5 1 , 0 0 0 2 2 3 , 0 0 0 5 0 4 , 0 0 0 Es t i m a t e d O v e r a l l s a v i n g s $ 3 5 1 , 8 0 0 $ 6 0 , 6 0 0 $ 1 6 0 , 0 0 0 $ 5 7 2 , 4 0 0 A m a j o r i t y o f P l a n s a v i n g s a t t h e D O C c a n b e a t t r i b u t e d c o n t r a c t i n g o u t l a b t e s t s . I n i t i a l P h a r m a c y r e s u l t s ar e p r o m i s i n g g i v e n i t i s a h e a d o f p e r f o r m a n c e e x pe c t a t i o n s . T h e r e h a s b e e n s o m e P h a r m a c y s a v i n g s at t r i b u t e d t o g e n e r i c p r e s c r i p t i o n s . I n b o t h t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y , t h e P l a n p a r t i c i p a n t s r e c e i v e d es t i m a t e d c o s t s a v i n g s t o t a l i n g m o r e t h a n $ 5 0 0 t h o u s a n d d o l l a r s s i n c e i n c e p t i o n . Ov e r a l l P l a n c o s t s h a v e n o t d e c l i n e d w i t h t h e i n t r o d u c t i o n o f t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y . A n a l y s e s o f hi g h d o l l a r c l a i m s i n d i c a t e t h o s e h a v e s i g n i f i c a n t l y c o n t r i b u t e d t o t h e i n c r e a s e s i n c o s t s s e e n b y t h e P l a n . Th e C o u n t y ’ s e f f o r t s t o t r a c k e m p l o y e e t i m e a t t h e D O C h a v e n o t b e e n s u f f i c i e n t . O n l y a s m a l l n u m b e r o f de p a r t m e n t s a r e m a k i n g a n y e f f o r t t o t r a c k t h e a l l o w e d D O C v i s i t s o n C o u n t y t i m e . T h e w o r k e r s co m p e n s a t i o n p r o g r a m h a s n o t b e e n c h a r g e d f o r D O C se r v i c e s p r o v i d e d . I t i s n o t c l e a r w h e t h e r co o r d i n a t i o n o f b e n e f i t s a t t h e D O C P h a r m a c y i s w o r k i n g p r o p e r l y . Deschutes County Internal Audit He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  1          1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t ee a u t h o r i z e d t h e a u d i t o f t h e p e r f o r m a n c e o f t h e D e s c h u t e s O n s i t e Cl i n i c ( D O C ) a n d D O C P h a r m a c y i n t h e r e v i s e d I n t e rn a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 1 1 / 1 3 . Pe r f o r m a n c e i s d e f i n e d i n t h e c o n t e x t o f t h i s a u d i t a s th e v a l u e f o r s e r v i c e s d e r i ve d v e r s u s t h e c o s t s . Va l u e f o r s e r v i c e s a r e t h o s e s e r v i c e s t h a t c a n b e q u a n t if i e d b y e q u i v a l e n t s e r v i c e s r e c e i v e d b y o t h e r pr o v i d e r s t o t h e P l a n . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e s w e r e .  S u r v e y c u s t o m e r s t o e v a l u a t e D O C s e r v i c e l e v e l s a n d c o n t r i b u t i o n s t o w e l l n e s s .  E v a l u a t e e x t e n t o f e s t i m a t e d n e t s a v i n g s o r c o s t f o r D O C .  E v a l u a t e e x t e n t o f e s t i m a t e d n e t s a vi n g s o r c o s t f o r DO C P h a r m a c y . Sc o p e a n d t i m i n g : In f o r m a t i o n s p a n n e d t h e p e r i o d s f r o m i n t r o d u c t i o n o f t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y t h r o u g h M a r c h 2 0 1 3 . Th e D O C o p e r a t i o n s s t a r t e d i n F e b r ua r y 2 0 1 1 . T h e D O C P h a r m a c y s t a r t e d in M a y 2 0 1 2 . A d d i t i o n a l d a t a pr i o r t o F e b r u a r y 2 0 1 1 w a s o b t a i n e d f o r b a c k g r o u n d . T h e a u d i t c o m m e n c e d i n A p r i l 2 0 1 3 a n d c o n t i n u e d th r o u g h J u l y 2 0 1 3 . D a t a w a s o b t a i n e d f o r t h e P l a n , D O C a n d D O C P h a r m a c y . Th e P l a n d a t a o b t a i n e d f r o m t h e C o u n t y’ s T h i r d P a r t y A d m i n i s t r a t o r ( T P A ) ( f o r v a l u i n g s e r v i c e s ) a p p e a r e d re l i a b l e . I n o r d e r t o v a l u e D O C s e r v i c e s a v e r a g e c ha r g e s ( p l a n a n d p a r t i c i p a n t ) we r e d e v e l o p e d f o r o t h e r Pl a n p r o v i d e r s . T h e D O C s e r v i c e p r o v i d e r s p r o v i d e d o n ly t h e n a t u r e o f s e r v i c e s ( b y p r o c e d u r e c o d e ) w i t h a z e r o - d o l l a r v a l u e . T h e s e z e r o - d o l la r c l a i m s f r o m t h e D O C i n d i c a t e d by p r o c e d u r e w h a t s e r v i c e s w e r e pr o v i d e d b u t d o n o t p r o v i d e a n a m o u n t t o b e p a i d . Th e a u d i t a n a l y s e s r e l y o n t h e p r o c e d u r e c o d e s t o va l u e t h e u n d e r l y i n g s e r v i c e s . T h e p r e s c r i p t i o n d a t a o b t a i n e d f r om t h e C o u n t y ’ s P h a r m a c y B e n e f i t Ma n a g e r ( P B M ) ( f o r v a l u i n g p r e s c r i p ti o n s ) a p p e a r e d r e l i a b l e . S i m i l a r l y , v a lu e s w e r e d e t e r m i n e d f r o m o t h e r ph a r m a c i e s o n l i k e d r u g s a n d u n i t s . T h e e s t i m a t e d c o s t ve r s u s b e n e f i t a n a l y s e s w e r e d e r i v e d f r o m t h e es t i m a t e d s e r v i c e v a l u e c o m p a r e d t o th e e s t i m a t e d c o s t s t o o p e r a t e . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  2           H e a l t h S t a t d a t a ( D O C ) : T h e o r i g i n a l d a t a r e c e i v ed f r o m t h e C o u n t y ’ s T P A i nd i c a t e d l o w e r l e v e l s o f se r v i c e s f r o m t h i s p r o v i d e r t h a n w e re a n t i c i p a t e d t h r o u g h t h e p r o v i d e r ’ s o ff i c e v i s i t r e p o r t i ng. Additional re s e a r c h i n t o t h e v a r i a n c e s i n d i c a t i n g a p r o b l e m t h a t h a d g o t t e n w o r s e o v e r t i m e . S t a f f w e r e a w a r e t h e da t a w a s n o t a l l b e i n g r e p o r t e d t h r ou g h t h e T P A a n d h a d n o t i f i e d t h e p r o v i d e r . T h e s e i s s u e s w e r e ne v e r r e s o l v e d . O n i n q u i r y d u r i n g t h e a u d i t , H e a l th S t a t w a s a b l e t o s u p p l y n e w d a t a t h a t w a s pr e v i o u s l y u n a v a i l a b l e . A u d i t p r oc e d u r e s w e r e p e r f o r m e d f o r r e a s o n a b l en e s s . T h e d a t a a p p e a r s t o b e mo r e c o n s i s t e n t a n d b e t t e r r e f l e c t s s e r v i c e l e v e l s . Th e d a t a a p p e a r s t o b e s u f f i c i e n t a n d a p p r o p r i a t e an d , a b s e n t a n y c o n t r a r y i n f o r m a t i o n , w a s u s e d i n t h e s e a n a l y s e s .  M e d c o r d a t a ( D O C ) : T h e d a t a u t i l i ze d w a s d e r i v e d d i r e c t l y f r o m th e C o u n t y ’ s T P A . T h e r e i s n o in d i c a t i o n t h a t t h e r e a r e a n y p r o b l e m s w i t h t h i s d a t a r e p r e s e n t i n g t h e s e rv i c e l e v e l s o f t h e p r o v i d e r .  D O C P h a r m a c y : T h e d a t a u t i l i z e d c a m e f r o m p r es c r i p t i o n i n v o i c e s a n d p r i c e d f r o m e q u i v a l e n t pr e s c r i p t i o n d a t a f r o m t h e C o u n t y ’ s P h a r m a c y B e n e f i t Ma n a g e r ( P B M ) . T h e r e w e r e n o i s s u e s i d e n t i f i e d wi t h t h e d a t a . Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n v e s t i g a t e a s p e c t s of i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d a n d t h e r e f o r e a n y re c o m m e n d a t i o n s w i t h r e s p e c t t o i n t e r n a l c o n t r o l s a r e i n c i d e n t a l t o t h e p e r f or m a n c e a u d i t o b j e c t i v e s . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d :  D i s c u s s i o n s w i t h m a n a g e r s f r o m t h e C o u n t y , t h e p h a r m a c y b e n e f i t m a n a g e r , D O C s e r v i c e pr o v i d e r s , a n d P l a n T P A i n c o l l e c t i n g a p p r o p r i a t e d a t a f o r a n a l y s e s ,  D e v e l o p i n g , p e r f o r m i n g a n d a n a l yz i n g s u r v e y o f c u s t o m e r s ,  C o l l e c t i n g a n d a n a l y z i n g DO C a n d D O C P h a r m a c y d a t a , o E s t a b l i s h i n g v a l u e s f o r s e r v i c es p e r m o n t h a n d y e a r f o r P l a n o D e v e l o p i n g s e r v i c e v a l u e s f o r D O C a n d P h a r m a c y s e r v i c e s p r o v i d e d  C o l l e c t i n g a n d a n a l y z i n g f i s c a l d a t a o n t h e h e a l th b e n e f i t s t r u s t r e l a t e d t o t h e D O C a n d D O C Ph a r m a c y , a n d  A n a l y s e s o f e s t i m a t e d s e r v i c e v a l u e v e r s u s c o s t t o a s s e s s e s t i m a t e d n e t s a v i n g s ( c o s t ) .  A d d i t i o n a l r e v i e w o f H B T S t a ff a n a l y s e s a n d r e s u l t i n g v a r i a n c e s He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  3          Th i s a u d i t m a d e s o m e a s s u m p t i o n s t o c o mp l e t e t h e a n a l y s e s . T h o s e i n c l u d e :  S e r v i c e s a r e r e a s o n a b l y r e p r e s en t e d b y t h e p r o c e d u r e c o d e s e r v i c es i d e n t i f i e d b y t h e s e r v i c e pr o v i d e r .  S e r v i c e p r o v i d e r s d i d t h e i r b e s t i n r e c o r d i n g s e r v ic e s p r o v i d e d . D a t a r e c e i v e d f r o m t h e T P A o r di r e c t l y f r o m t h e s e r v i c e p r o v i d e r r e f l e c t s t he e x t e n t a n d n a t u r e o f se r v i c e s p r o v i d e d .  S e r v i c e s c a n b e a d e q u a t e l y v a l u e d t h r o u g h l i k e p r o c e d ur e s p e r f o r m e d i n t h e Plan. This included in c o r p o r a t i n g P l a n o v e r h e a d a t a r a t e o f 8 c e n t s p e r c l a i m d o l l a r . We c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r da n c e w i t h g e n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t ha t w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e ev i d e n c e t o p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i ng s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e be l i e v e t h a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r ov i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n ou r a u d i t o b j e c t i v e s . (2 0 1 1 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s s u e d by t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . ) 1. 4 B A C K G R O U N D O N T H E DO C A N D D O C P H A R M A C Y DE S C H U T E S O N S I T E C L I N I C ( D O C ) Th e D e s c h u t e s C o u n t y H e a l t h B e n e f i t T r u s t ( t h e P l a n ) e v a l u a t e d a n d c o nt r a c t e d f o r t h e a d d i t i o n o f t h e DO C i n F e b r u a r y 2 0 1 1 o p e r a t e d in i t i a l l y b y H e a l t h S t a t a n d i n 2 0 1 3 b y M e d c o r . T h e D O C p r o v i d e s a va l u a b l e s e r v i c e t o P l a n e m p l o y e e s a n d r e t i re e s ( i n c l u d i n g s p o u s e s a n d d e p e n d e n t s ) . Th e b e n e f i t s f r o m D O C t o e m p l o y e e s w e r e i d e n t i f i e d a s :  c o n v e n i e n c e  m o r e t i m e w i t h p h y s i c i a n  t i m e s a v i n g s  c u s t o m i z e d c a r e  c o s t s a v i n g s  n o c o v e r a g e o r b i l l i n g i s s u e s Th e b e n e f i t s f r o m D O C t o t h e P l a n (a n d C o u n t y ) w e r e i d e n t i f i e d a s :  o f f i c e v i s i t c o s t s a v i n g s  p r o m o t i o n o f w e l l n e s s ( H R A ’ s , preventive care, etc...)  p r e s c r i p t i o n c o s t s a v i n g s  a c l i n i c f a m i l i a r w i t h C o u n t y h e a l t h p r o g r a m  w o r k e r s c o m p / o c c u p a t i o n a l i n j u r y co s t s a v i n g s He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  4          Ad d i t i o n a l l y , D O C w a s t h o u g h t t o r e d u c e o r s l o w t h e r a t e o f i n c r e a s e f o r h e a l t h p l a n e x p e n s e s , r e i n f o r c e lo n g - t e r m v i a b i l i t y o f P l a n , a n d p r e v e n t n e e d t o in c r e a s e c o n t r i b u t i o n s o r d e c r e a s e b e n e f i t s . DO C w a s f u r t h e r s e e n a s p r o m o t i n g t h e T r i p l e Ai m ( a f r a m e w o r k f o r o p t i m i z i n g h e a l t h s y s t e m pe r f o r m a n c e ) t h r o u g h 1. i m p r o v i n g o v e r a l l h e a lt h o f p l a n p a r t i c i p a n t s ; 2. i m p r o v i n g p a t i e n t s h e a l th c a r e e x p e r i e n c e ; a n d 3. r e d u c i n g c o s t p e r p e r s o n f o r h e a l t h c a r e . Th e D O C p r o v i d e s p o i n t - o f - s e r v i c e h e a l t h c a r e t o Pl a n e m p l o y e e s a n d f a m i l y m e m b e r s c o v e r e d b y t h e be n e f i t s p l a n .  Th e D O C p r o v i d e s a w i d e r a n g e o f h e a l t h & we l l n e s s s e r v i c e s , i n c l u d i n g t r e a t m e n t f o r il l n e s s e s a n d i n j u r i e s , e x a m s , l a b s , i m m u n i z a t i o n a n d ot h e r s e r v i c e s . T h e D O C o f f e r s c o n v e n i e n t h o u r s , sa m e d a y a p p o i n t m e n t s a n d n o o u t - o f - p o c ke t c o s t t o p a t i e n t s . T h e D O C h a s a l s o b e e n u s e d t o p r o v i d e He a l t h R i s k A s s e s s m e n t s ( H R A ) t o C o u n t y e m p l o y e e s . T h e s e g e n e r a l l y i n c l u d e a h e a l t h q u e s t i o n n a i r e , ba s i c b l o o d a n d b i o m e t r i c s c r e e n i n g a n d a f o l l o w - u p m e e t i n g. T h e s e s e r v i c e s h a v e b e e n i n c e n t i v i z e d b y th e P l a n t o f o s t e r w e l l n e s s a n d p r o a c t i v e h e a l t h m a in t e n a n c e . S o m e l i m i t e d p r e s c r i p t i o n d i s p e n s i n g se r v i c e s w e r e o r i g i n a l l y p a r t o f th e D O C . T h e d e s i r e f o r a d d i t i o n a l s e r v i c e s r e s u l t e d i n t h e C o u n t y de v e l o p i n g t h e D O C P h a r m a c y . . F o r C o u n t y e m p l o y e e s , s o m e o f f i c e v i s i t t i m e i s taken on County time. DO C P H A R M A C Y Th e D O C P h a r m a c y i s a f u l l s e r v i c e p h a r m a c y w h e r e P l an e m p l o y e e s a n d f a m i l y m e m b e r s c o v e r e d b y t h e be n e f i t s p l a n c a n h a v e t h e i r p r e s c r i p t i o n s f i l l e d a n d p a y a d i s c o u n t e d c o p a y . I n i t i a l l y , a l l g e n e r i c pr e s c r i p t i o n s w e r e d i s t r i b u t e d a t no c o s t t o P l a n p a r t i c i p a n t s . B eg i n n i n g i n A u g u s t 2 0 1 3 , g e n e r i c pr e s c r i p t i o n s w i l l b e $ 2 f o r a 3 0 d a y s u p p l y . T h e D O C P h a r m a c y i s c u r r e n t l y o p e r a t e d b y T a k e C a r e Em p l o y e r S o l u t i o n s , L L C ( a s u b s i d i a r y o f W a l g r e e n s ) . T h e D O C P h a r m a c y i s n o t p u r e l y a f i x e d c o s t s i n c e th e p h a r m a c e u t i c a l i n g r e d i e n t c o s t s v a r y w i t h u s a g e o f t h e p h a r m a c y . Th e D O C a n d D O C P h a r m a c y e a c h h a v e t h e po t e n t i a l t o r e p l a c e c o s t s o f t h e Pl a n . T h e i n t e r n a l a u d i t w i l l at t e m p t t o a d d r e s s w h e t h e r t h e s e a r r an g e m e n t s a r e c u r r e n t l y c o s t e f f e c t iv e f r o m a s e r v i c e s t a n d p o i n t . Th e D O C a n d D O C P h a r m a c y ’ s b u d g e t s f o r 2 0 1 4 a r e at $ 9 9 3 , 0 0 0 a n d $ 1 , 8 0 0 , 0 0 0 , r e s p e c t i v e l y . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  5          2. F i n d i n g s an d Ob s e r v a t i o n s Th e a u d i t i n c l u d e d p r o c e d u r e s t o a s s e s s c u s t o m e r s a t i sf a c t i o n a n d a s s e s s t h e c o s t e f f e c t i v e n e s s o f t h e DO C a n d D O C P h a r m a c y t h r o u g h M a r c h 2 0 1 3 . A u d i t f i n d i ng s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h st a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e, b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e au d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r de s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v er y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . Ac c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m pr o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t ma y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s wh e r e i m p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d a n d d o e s n o t r e p l a c e e f f o r t s n e e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f in t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i a l d a t a c on s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t ions of management in th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i nd i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d si g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . 2. 1 P L A N B A C K G R O U N D A N D FI S C A L O B S E R V A T I O N S Th e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n i s p r e s e n t e d t o i n p a r t p r o v i de a n o v e r v i e w o f w h e r e t h e C o u n t y ’ s P l a n i s w i t h re v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s a n d g i v e p e r s p e c t i v e t o t h e e x p e n d i t u r e s r e l a te d t o t h e D O C a n d D O C Ph a r m a c y . I n t e r n a l A u d i t h a s p e r f o r m e d a n u m b e r o f d i ff e r e n t a u d i t s a r o u n d t h e P l a n a n d i t i s h e l p f u l t o pe r i o d i c a l l y r e v i s i t h o w t h e P l a n i s d o i n g . Ov e r a l l P l a n e x p e n d i t u r e i n c r e a s e a p p e a r s t o re l a t e m o r e t o a n i n c r e a s i n g n u m b e r o f hi g h d o l l a r c l a i m s . Th e a n a l y s e s o f P l a n c o s t s b y c o v e r e d e m p l o y e e o n a 12 m o n t h r o l l i n g b a s i s i n d i c a t e s t h a t c o s t s h a v e in c r e a s e d o v e r t h e p e r i o d s w h e n t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y w e r e a d d e d ( s e e Chart 1 ). There are a nu m b e r o f o v e r a l l o b s e r v a t i o n s t ha t c o m e f r o m a n a l y z i n g P l a n e x p e n s e s a n d r e v e n u e s . T h e s e i n c l u d e  R e v e n u e s h a v e n o t s u f f i c i e n t l y i n c r e a s e d t o c o v e r e x p e n d i t u r e s .  H i g h d o l l a r c l a i m s h a v e b e e n i n c r e a s i n g .  A d j u s t e d P l a n e x p e n d i t u r e s ( t o r e m o v e h i g h d o l l a r cl a i m s ) i n d i c a t e o t h e r p l an expenditure increases ar e s l o w i n g . It i s n o t c l e a r w h e t h e r s o m e t r e n d s in e x p e n d i t u r e s a r e r e l a t e d d i r e c t ly t o t h e D O C , D O C P h a r m a c y a n d / o r ot h e r f a c t o r s . C a u s a l i t y i s d i f f i c u l t t o d e t e r m i n e w i t h ov e r a l l P l a n e x p e n s e s a n d i s o n e o f t h e r e a s o n s w h y He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  6          Ch a r t 1 - Re v e n u e s v s . ex p e n d i t u r e s ( b y de p a r t m e n t ) p e r co v e r e d e m p l o y e e (1 2 m o n t h r o l l i n g ) (F u n d 6 7 5 – H B T ) th e b e n e f i t a n a l y s e s t h a t f o l l o w a r e de t e r m i n e d o n t h e v a l u e o f s e r v i c e s p r o v i d e d v e r s u s t h e u n d e r l y i n g co s t s t o p r o v i d e t h e m . So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n a d j u s te d f o r h i g h d o l l a r c l a i m s r e i m b u r s e m e n t He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  7          Ch a r t 2 Tr e n d i n h i g h d o l l a r cl a i m s i n a m o u n t an d c o u n t Re v e n u e s h a v e n o t s u f f i c i e n t l y i n c r e a s e d t o c o v e r e x p e n d i t u r e s In a n O c t o b e r 2 0 0 8 i n t e r n a l a u d i t r e p o r t c o v e r i n g t h e P l a n , t h e r e p o r t o u t li n e d t h e c i r c u m s t a n c e s t h e n o f ha v i n g a v e r a g e r e v e n u e p e r c o v e r e d e m p l o y e e e x c e e d e x pe n d i t u r e s . T h i s r e s u lt e d i n t h e P l a n b u i l d i n g re s e r v e s . Ch a r t 1 i n d i c a t e s t h e r e v e r s e s i t u a t i o n i s n o w pr e s e n t a n d t h e P l a n h a s e x p e n d i t u r e s p e r co v e r e d e m p l o y e e e x c e e d i n g t h e r e v e n u e s . T h i s r e s u l t ed f r o m t h e C o u n t y in t e n t i o n a l l y u s i n g r e s e r v e s a s a r e s o u r c e t o l i m i t r i s i n g P l a n c o s t s . R e s e r v e r e s ou r c e s w e r e n o t i n c l u d e d i n t h e a b o v e a n a l y s i s . I n t h e mo s t r e c e n t F Y 2 0 1 4 b u d g e t f o r t h e H B T , d e p a r t m e n t c h ar g e s w e r e s e t t o a 1 1 % i n c r e a s e w h i c h s h o u l d co v e r a n t i c i p a t e d h e a l t h c o s t i n f l a t i o n a n d m a k e u p f o r s o m e o f t h e g a p i n a c t u a l c o sts not charged. It is an t i c i p a t e d t h a t P l a n r e s e r v e s w i l l d e c l i n e b y $ 1 . 4 m i l l i o n . Hi g h d o l l a r c l a i m s h a v e b e e n i n c r e a s i n g In f o r m a t i o n r e c e i v e d f r o m t h e P l a n o n h i g h d o l l a r c l a i m s i n d i c a t e s t h a t t h e n u m b e r o f c l a i m s e x c e e d i n g $5 0 , 0 0 0 h a s s i g n i f i c a n t l y i n c r e a s e d . A v er a g e d o l l a r s p e r c l a i m w e r e i n s i m il a r r a n g e . I n 2 0 1 2 , t h e r e w e r e tw o c l a i m s t h a t e x c e e d e d $ 4 0 0 t h o u s a n d d o l l a r s . T h e Pl a n ’ s s p e c i f i c s t o p l o s s i n s u r a n c e d i d h e l p a b a t e so m e o f t h e 2 0 1 2 e x p e n d i t u r e s . I n 2 0 1 3 , t h er e w a s o n e c l a i m o v e r $ 3 0 0 t h o u s a n d d o l l a r s . So u r c e : I n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y P l a n no t a d j u s t e d f o r m e d i c a l i n f l a t i o n Du r i n g t h e p e r i o d o f t h e a b o v e c h a r t, t h e p e r c e n t a g e o f n u m b e r o f c l a i m s t o t h e n u m b e r o f c o v e r e d em p l o y e e s i n t h e P l a n r o s e f r o m 1. 9 % i n 2 0 0 7 t o 4 . 5 % i n 2 0 1 3 . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  8          Ch a r t 3 Tr e n d i n P l a n ex p e n d i t u r e s w i t h an d w i t h o u t h i g h do l l a r c l a i m s . Ad j u s t i n g P l a n e x p e n d i t u r e s ( t o r e m o ve h i g h d o l l a r c l a i m s ) i n d i c a t e s o t he r P l a n e x p e n d i t u r e increases are sl o w i n g . Si n c e t h e n o t e d h i g h d o l l a r c l a i m s a r e s p o r a d i c a n d h a v e b e e n i n c r e a s i n g , i s o l a t i ng t h a t c o s t f r o m t h e ot h e r p l a n e x p e n s e s w i l l h e l p p r o v i d e a c l e a r e r p i c t u r e o f u n d e r l y i n g t r e n d s f o r P l an c o s t s . T h e n u m b e r o f hi g h d o l l a r c l a i m s h a v e i n c r e a s e d o v e r t h e l a s t f i v e y ea r s a t a n a v e r a g e r a t e o f 2 3 % . Their contribution to cl a i m s e x p e n d i t u r e s h a s g o n e f r o m 16 % i n 2 0 0 8 t o 2 7 % i n 2 0 1 3 . Pl a n c o s t s i n c r e a s e s w i t h o u t t h e h i g h do l l a r c l a i m s h a v e i n c r e a s e d a t a n a v er a g e r a t e o f 6 % o v e r t h e l a s t fi v e y e a r s . T h i s i n d i c a t e s th a t n o n - h i g h d o l l a r c l a i m s ( w h i c h i n c l u d e D O C a n d D O C pharmacy) are gr o w i n g a t a l o w e r r a t e . T h e s e e x p e n d i t u r e s i n c l ud e t h e c a p i t a l c o s t s t o es t a b l i s h t h e D O C a n d D o c Ph a r m a c y ( w h i c h w e r e n o t s h o w n i n t h e c h a r t b e l o w si n c e t h e y a r e r e l a t i v e l y m i n o r o n a p e r e m p l o y e e ba s i s ) . So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n a d j u s t e d f o r h i gh d o l l a r c l a i m s r e i m b u r s e m e n t a n d P l a n i n f o r m a t i o n * 2 0 1 3 E s t i m a t e d f r o m 1 2 m o n t h s e n d i n g J u n e 3 0 , 2 0 1 3 i n f o r m a t i o n He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  9          2. 2 D E S C H U T E S O N S I T E C L I N I C ( D O C ) C O S T B E N E F I T A N A L Y S E S TA B L E 1 - Ag g r e g a t e D O C sa v i n g s r e p o r t e d t o EB A C Th e u n d e r l y i n g c o s t b e n e f i t a n a l y s e s p e r f o r m e d r e l y o n a s s e ss i n g t h e v a l u e s f o r s e r v i c e s p r o v i d e d ( c l i n i c an d l a b o r a t o r i e s ) v e r s u s t h e u n d e r l y i n g co s t s . G r a n t e d t h e r e ar e l i k e l y o t h e r h e a l t h c o s t s a v i n g s t h a t m a y be a t t r i b u t e d t o t h e s e r v i c e s b u t t h i s i s t h e p r i m a r y ap p r o a c h t o q u a n t i f i c a t i o n . Se r v i c e s w o u l d i n c l u d e t h e va l u e o f r o u t i n e h e a l t h r i s k a s s e s s m e n t s a n d t h e o p p o r t u n i ty t o p r o a c t i v e l y a d d r e s s h e a l t h i s s u e s . T h e s e mi g h t r e d u c e f u t u r e c o s t s t o t h e Pl a n a n d p a r t i c i p a n t . T h e c o s t s t o t h e C o u n t y f o r a l l o w i n g e m p l o y e e s le a v e f o r D O C o f f i c e v i s i t s o n w o r k t i m e i s n o t i n cl u d e d a s a c o s t o f t h e D O C i n t h e s e a n a l y s e s . Cu r r e n t D O C p e r f o r m a n c e r e p o r t i n g Th e P l a n ’ s E m p l o y e e B e n e f i t s A d v i s o r y C o m m i t t e e h a s b e e n r e c e i v i n g pe r i o d i c r e p o r t s f r o m s t a f f . T h e la t e s t r e p o r t ( t h r o u g h M a r c h 2 0 1 3 ) i n d i c a t e s t h e D O C i s s a v i n g t h e C o u n t y m o n e y . F o r t h e p e r i o d b e i n g re v i e w e d , t h e l a t e s t r e p o r t s i n d i c a t e a s a v i n g s t o t h e P l a n o f o v e r $ 5 6 0 ,0 0 0 . I n a d d i t i o n t o t h e P l a n s a v i n g mo n e y , t h e P l a n p a r t i c i p a n t s a r e s a v i n g n e a r l y $ 4 0 0 , 0 0 0 . 2/ 2 0 1 1 - 1 2 / 2 0 1 2 1 / 2 0 1 3 - 3 / 2 0 1 3 DO C S e r v i c e P r o v i d e r : H e a l t h S t a t Me d c o r T o t a l Re p o r t e d P l a n s a v i n g s ( c o s t ) $ 5 4 0 , 2 1 0 $ 2 8 , 7 0 7 $ 5 6 8 , 9 1 7 Re p o r t e d p a t i e n t s a v i n g s 3 3 2 , 1 2 2 5 3 , 0 9 6 3 8 5 , 2 1 8 OV E R A L L s a v i n g s $ 8 7 2 , 3 3 2 $ 8 1 , 8 0 3 $ 9 5 4 , 1 3 5 {S o u r c e : R e p o r t t o E B A C J u n e 2 5 , 2 0 1 3 a d j u s t e d f o r s t a r t - u p c o s t s } In t e r n a l A u d i t a p p r o a c h t o c a l c u l a t i o n Th e m o s t f u n d a m e n t a l a p p r o a c h t o c a l c ul a t i n g s a v i n g s i s t o a s s e s s t h e va l u e o f s e r v i c e s b e i n g p e r f o r m e d an d t h e u n d e r l y i n g c o s t . W i t h d a t a ob t a i n e d f r o m P l a n ’ s t h i r d p a r t y a d mi n i s t r a t o r , i t w a s p o s s i b l e t o ca l c u l a t e a n a v e r a g e p r i c e f o r t h e s e r v i c e s b e f o r e a n d af t e r p a r t i c i p a n t r e s p o n s i b i l i t y . T h e d a t a a l s o id e n t i f i e d t h e D O C s e r v i c e s pr o v i d e d ( b u t n o t t h e c o s t ) . S e r v i c e va l u e w a s i n c r e a s e d f o r P l a n o v e r h e a d a t 8 c e n t s p e r c l a i m d o l l a r . A d d i t i on a l i n f o r m a t i o n w a s r e c e i v e d f r o m H e a l th S t a t t o i d e n t i f y t h e s e r v i c e s pe r f o r m e d . Pl a n c o s t s f r o m t h e C o u n t y f i n a n c i a l sy s t e m w e r e s e g r e g a t e d b y p r o v i d e r an d t o w h e t h e r t h e c o s t n e e d e d to b e d e p r e c i a t e d o r a m o r t i z e d o v e r f u t u r e p e r i o d s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  10          TA B L E 2 - Cu m u l a t i v e an a l y s e s o f es t i m a t e d s e r v i c e s vs . c o s t o f D O C b y pr o v i d e r TA B L E 3 - Di f f e r e n c e s be t w e e n Ta b l e 1 t o Ta b l e 2 Ca l c u l a t e d E s t i m a t e o f P l a n Sa v i n g s ( C o s t ) f r o m D O C 2/ 2 0 1 1 - 1 2 / 2 0 1 2 1 / 2 0 1 3 - 3 / 2 0 1 3 He a l t h S t a t Medcor Total Es t i m a t e d n e t p l a n s a v i n g s ( c o s t ) – C L I N I C $ 2 0 , 8 0 0 $ ( 4 1 , 4 0 0 ) $ ( 2 0 , 6 0 0 ) Es t i m a t e d n e t p l a n s a v i n g s ( c o s t ) - L AB O R A T O R I E S 1 0 1 , 0 0 0 5 1 , 0 0 0 1 5 2 , 0 0 0 Es t i m a t e d s a v i n g s ( c o s t ) – P L A N T O T A L $ 1 2 1 , 8 0 0 $ 9 , 6 0 0 $ 1 3 1 , 4 0 0 Es t i m a t e d s a v i n g s – P A R T I C I P A N T 2 3 0 , 0 0 0 51,000 281,000 OV E R A L L e s t i m a t e d s a v i n g s ( c o s t ) $ 3 5 1 , 8 0 0 $ 6 0 , 6 0 0 $ 4 1 2 , 4 0 0 Th e a n a l y s e s i n d i c a t e t h e D O C h a s g e n e r a t e d s u f f i c i e n t se r v i c e s t o o f f s e t t h e i r c o s t s t o t h e P l a n . Pa r t i c i p a n t s a r e r e c e i v i n g t h e g r e a t e s t m o n e t a r y a d v a n t a g e f r o m t h e D O C t h r o u g h n o c o p a y s , r e d u c e d co s t l a b o r a t o r i e s a n d w o r k - t i m e o f f i c e v i s i t s . T h e a n a l y s e s i n d i c a t e t h e D O C i s s l i g h t l y o v e r b r e a k - e v e n b y so m e $ 1 3 1 , 4 0 0 f o r t h e p e r i o d . T h e la b b e n e f i t i s s h o w n w i t h o u t a n y a s s o ci a t e d o p e r a t i n g c o s t s o t h e r t h a n th e u n d e r l y i n g c o n t r a c t e d o u t c o s t . Th e r e a l i z e d l a b s a v i n g s u n d e r M e d c o r a p p e a r t o b e s u b s t a n t i a l l y hi g h e r t h a n t h e p r i o r p r o v i d e r . T h i s h e l p s o f f s e t s o me o f t h e h i g h e r o p e r a t i n g c o st s s e e n s i n c e c o n t r a c t i n g wi t h M e d c o r . Re c o n c i l i n g D O C p e r f o r m a n c e e s t i m a t e ( Ta b l e 2 ) t o D O C p e r f o r m a n c e r e p o r t i n g ( Table 1 ) Th e s a v i n g s a n d c o s t a n a l y s e s d i f f e r s i g n i f i c a n t ly f r o m t h o s e r e p o r t e d t o E B A C . 2/ 2 0 1 1 - 1 2 / 2 0 1 2 1 / 2 0 1 3 - 3 / 2 0 1 3 DO C S e r v i c e P r o v i d e r : He a l t h S t a t Me d c o r T o t a l Pl a n s a v i n g s v a r i a n c e – u n f a v o r a b l e $ ( 4 1 8 , 4 1 0 ) $ ( 1 9 , 1 0 7 ) $ (437,517) Pa t i e n t s a v i n g s v a r i a n c e – u n f a v o r a b l e ( 1 0 2 , 1 2 2 ) (2 , 0 9 6 ) ( 1 0 4 , 2 1 8 ) Ov e r a l l s a v i n g s v a r i a n c e – u n f a v o r a b l e $ ( 5 2 0 , 5 3 2 ) $ ( 2 1 , 2 0 3 ) $ (541,735) Th e r e w e r e a n u m b e r o f r e a s o n s fo r d i f f e r e n c e s . T h o s e i n c l u d e d : 1. [ Fa v o r a b l e d i f f e r e n c e ] S t a f f a n a l y s e s i n c o r p o r a t e d a l l c a p i t a l an d s t a r t - u p c o s t s , w h e r e a s t h e s e an a l y s e s a m o r t i z e t h e c o s t o v e r t h e f u t u r e p e r i od s t h e y b e n e f i t . T h e c a p i t a l i z e d a n d a m o r t i z e d am o u n t s t o t a l e d $ 2 3 5 t h o u s a n d d o l l a r s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  11          Ch a r t 4 Di f f e r e n c e i n o f f i c e vi s i t i n f o r m a t i o n us e d f o r a n a l y s e s by p r o v i d e r v e r s u s re p o r t e d t h r o u g h of f i c e v i s i t pr o c e d u r e ( C P T ) co d e s . 2. [ Fa v o r a b l e d i f f e r e n c e ] T h e s e a n a l y s e s a l l o w e d f o r P l a n ov e r h e a d o f 8 % . T h i s t o t a l e d $ 1 7 6 th o u s a n d d o l l a r s . 3. [ Ne g a t i v e d i f f e r e n c e ] S t a f f a n a l y s e s f o c u s e d o n s a v i n g s p e r o f f i c e v i s i t w h i c h i n t r o d u c e d p o s s i b l e is s u e s w i t h c o u n t s o f o f f i c e v i s i t s a n d c a l c u l a t i o n o f n e t s a v i n g s . a. Da t a p r o v i d e d b y p r o v i d e r s f o r i d e n t i f y i n g o f f i c e v i s i t s i n t h e s t a f f a n a l y s e s w e r e c o n s i s t e n t l y gr e a t e r t h a n t h e o f f i c e v i s i t s i n t h e s e a n a l y s es ( a s d e m o n s t r a t e d b y t h e c o u n t f o r a r a n g e o f pr o c e d u r e c o d e s i d e n t i f i e d a s o f f i c e v i s i t s ) . So u r c e : H e a l t h S t a t n e w l y p r o v i d e i n f o , M e d c or d a t a f r o m T P A a n d d a t a u s e d i n P l a n a n a l y s e s He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  12          Th e d a t a p r o v i d e d b y p r o v i d e r s i n c l u d e d n o n - o f f i c e v i si t s ( i . e . l o w e r l e v e l a p p o i n t m e n t s e t c … ) . Th e a d d i t i o n a l n o n - o f f i c e v i s i t c o u n t s c o n t r i b u t e d to t h e o v e r s t a t e d v a l u e o f s e r v i c e s . N o n - bi l l a b l e n u r s e s e r v i c e s a r e n o t s h o w n i n t he p r o c e d u r e c o d e a n a l y s e s , s i n c e s o m e n u r s e se r v i c e s c a n n o t b e b i l l e d u n d e r t h e o f f i c e v i s i t pr o c e d u r e c o d e s d u e t o t h e i r l i c e n s i n g . b. S t a f f a n a l y s e s o f e x p e n s e s d i d n o t co n s i s t e n t l y i n c l u d e a l l w a g e s . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h e a u d i t , C o u n t y s t a f f i n d i c a t e d t he y w e r e c o n c e r n e d t h a t t h e c u r r e n t C o u n t y s t a f f i n g st r u c t u r e f o r t h e o v e r s i g h t o f t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y c a n n o t b e m a i n t a i n e d o v e r t h e l o n g t e r m . Cu r r e n t C o u n t y s t a f f i n g i s t h r o u g h a m i x o f p e r s o n n e l f r o m A d m i n i s t r a t i o n a n d P e r s o n n e l . A l a c k o f co n s o l i d a t e d o v e r s i g h t h a s m a d e th e m a n a g e m e n t o f C o u n t y s t a f f e f f o r t s m o r e d i f f i c u l t . RE C O M M E N D A T I O N S : 1. It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t o f t h e P l an t o d e v e l o p a n d i m p l e m e n t a c o n s i s t e n t ap p r o a c h t o a s s e s s i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h e D O C . Th i s w o u l d i n c l u d e a n a p p r o a c h t o ha n d l i n g t h e s e r v i c e d a t a f r o m t h e s e r v i c e p r o v i d e r . A n a p p r o a c h t h a t u t i l i z e s t h e u n d e r l y i n g pr o c e d u r e c o d e s m i g h t b e u s e f u l . 2. It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y m a n a g e m e n t t o de v e l o p a n a p p r o a c h t o h a n d l i n g P l a n a n d DO C s t a f f i n g a n d o v e r s i g h t . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  13          Ch a r t 5 Of f i c e v i s i t s f o r DO C a n d o t h e r s b y mo n t h / Y e a r . (6 m o n t h r o l l i n g ) Of f i c e V i s i t A c t i v i t y Of f i c e v i s i t s a r e i d e n t i f i e d b y p a r t i c u l a r p r o c e d u r e c od e s . T h e f o l l o w i n g g r a p h ( C ha r t 5 ) i n d i c a t e s t h e P l a n in f o r m a t i o n o n o f f i c e v i s i t s . T h e “ a l l ot h e r ” c a t e g o r y o f o f f i c e v i s i t s a r e a ll P l a n o f f i c e v i s i t s ( n o t i n c l u d i n g DO C ) . T h e g r a p h s h o w s t h e m o n t h l y t r e n d s i n o f f i c e v i si t s . “ A l l o t h e r ” o f f i c e v i si t a c t i v i t y s h o w s a 1 2 % re d u c t i o n o v e r t h e l a s t t w o y e a r s i n d i c a t i n g t h a t t h e DO C m a y h a v e i m p a c t e d o u t s i d e o ffice visits. Overall, th e g r a p h i n d i c a t e s t h e r e h a s b e e n a n o v e r a l l i n c r e a s e i n o ff i c e v i s i t s b e i n g p r o v i d e d o f 2 3 % i n t h e l a s t t w o ye a r s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  14          We t o o k t h i s a n a l y s e s o n e s t e p f u r t h e r a n d l o o k e d f o r i m pa c t s t o “ D O C l i k e ” o f f i c e v i s i t s . T h i s w a s ac c o m p l i s h e d b y l i m i t i n g t h e v i s i t s t o s p e c i f i c d o c t o r s p e c ia l t i e s . “ A l l o t h e r ” p r o v i de r s o f “ D O C l i k e ” o f f i c e vi s i t a c t i v i t y s h o w s a 2 2 % r e d u c t i o n o v e r t h e l a s t tw o y e a r s i n d i c a t i n g t h e e x te n t t h a t D O C m a y h a v e im p a c t e d o u t s i d e o f f i c e v i s i t s . O v e r al l , t h e g r a p h i n d i c a t e s t h e r e h a s be e n a n o v e r a l l i n c r e a s e i n D O C l i k e of f i c e v i s i t s b e i n g p r o v i d e d o f 5 8 % i n t h e l a s t t w o ye a r s . T h e D O C r e p r e s e n t s ab o u t 5 1 % o f t h i s t y p e o f of f i c e v i s i t a c t i v i t y . Ch a r t 6 Li k e o f f i c e v i s i t s f o r DO C a n d o t h e r s b y mo n t h / Y e a r . (6 m o n t h r o l l i n g ) (S p e c i f i e d p r o v i d e r sp e c i a l t i e s ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  15          2. 3 D O C P H A R M A C Y C O S T B E N E F I T A N A L Y S E S TA B L E 4 - Ag g r e g a t e D O C Ph a r m a c y (c o s t ) s a v i n g s re p o r t e d t o E B A C Th e D O C P h a r m a c y i s i n t h e f i r s t y e a r o f o p e r a t i o n . T h e C o u n t y h a s a f i v e - y e a r co n t r a c t f o r o p e r a t i o n o f th e p h a r m a c y w i t h T a k e C a r e . T h e C o u n t y d i d n o t a n t ic i p a t e t h e D O C P h a r m a c y t o s t a r t p r o v i d i n g t h e Pl a n w i t h s a v i n g s u n t i l y e a r t h r e e o f o p e r a t i o n ( a ft e r c o v e r i n g e s t i m a t e d s t ar t - u p c o s t s ) . Th e u n d e r l y i n g c o s t b e n e f i t a n a l y s e s p e r f o r m e d r e l i e s on a s s e s s i n g t h e v a l u e s f o r s e r v i c e s p r o v i d e d (p h a r m a c e u t i c a l s ) v e r s u s t h e u n d e r l y in g c o s t s . T h e v a l u e o f p h a r m a ce u t i c a l s w a s o b t a i n e d f r o m l i k e ph a r m a c e u t i c a l s f i l l e d t h r o u g h t h e P l a n ’ s p h a r m a c y b e n e f i t m a n a g e r ( P B M ) . Cu r r e n t D O C P h a r m a c y p e r f o r m a n c e r e p o r t i n g Th e P l a n ’ s E m p l o y e e B e n e f it s A d v i s o r y C o m m i t t e e h a s b e e n r e c e i v in g p e r i o d i c r e p o r t s f r o m s t a f f in d i c a t i n g t h a t D O C P h a r m a c y o v e r a l l is c o s t i n g t h e P l a n m o n e y ( b u t s a vi n g e m p l o y e e s m o n e y ) . F o r t h e pe r i o d b e i n g r e v i e w e d , t h e l a t e s t r e p o r ts i n d i c a t e a c o s t t o t h e P l a n o f $ 3 8 5 t h o u s a n d d o l l a r s . T h e P l a n pa r t i c i p a n t s a r e s a v i n g $ 1 7 0 t h o u s a n d d o l l a r s . 5/ 2 0 1 2 - 3 / 2 0 1 3 Re p o r t e d P l a n s a v i n g s ( c o s t ) $ ( 3 8 4 , 9 8 1 ) Re p o r t e d p a t i e n t s a v i n g s 1 7 0 , 3 6 2 OV E R A L L s a v i n g s ( c o s t ) $ ( 2 1 4 , 6 1 9 ) {S o u r c e : R e p o r t t o E B A C J u n e 2 5 , 2 0 1 3 a d j u s t e d f o r s t a r t u p c o s t s } In t e r n a l A u d i t a p p r o a c h t o c a l c u l a t i o n Th e m o s t f u n d a m e n t a l a p p r o a c h t o c a l c ul a t i n g s a v i n g s i s t o a s s e s s t h e va l u e o f s e r v i c e s b e i n g p e r f o r m e d an d t h e u n d e r l y i n g c o s t . W i t h d a t a ob t a i n e d f r o m P l a n ’ s P B M , i t w a s po s s i b l e t o c a l c u l a t e a n a v e r a g e pr i c e f o r t h e s e r v i c e s b e f o r e a n d a f t e r p a r t i c i p a n t r e sp o n s i b i l i t y . S e r v i c e v a l u e w a s i n c r e a s e d f o r P l a n ov e r h e a d a t 8 c e n t s p e r c l a i m d o l l a r . Pl a n c o s t s f r o m t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m w e r e s e g r e g a t e d f o r t h e D O C P h a r m a c y a n d a s t o w h e t h e r th e c o s t n e e d e d t o b e d e p r e c i a t e d o r am o r t i z e d o v e r f u t u r e p e r i o d s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  16          TA B L E 5 - Cu m u l a t i v e an a l y s e s o f es t i m a t e d s e r v i c e s vs . c o s t o f D O C Ph a r m a c y TA B L E 6 - Di f f e r e n c e s be t w e e n Ta b l e 4 a n d Ta b l e 5 Ca l c u l a t e d E s t i m a t e o f P l a n S a vi n g s ( C o s t ) f r o m D O C P h a r m a c y G e n e r i c B r a n d / O t h e r T o t a l Es t i m a t e d n e t p l a n s a v i n g s ( c o s t ) - P l a n $ 3 1 , 0 0 0 $ ( 9 4 , 0 0 0 ) $ ( 6 3 , 0 0 0 ) Es t i m a t e d s a v i n g s - P a r t i c i p a n t 9 6 , 0 0 0 1 2 7 , 0 0 0 2 2 3 , 0 0 0 OV E R A L L e s t i m a t e d s a v i n g s ( c o s t ) $ 1 2 7 , 0 0 0 $ 3 3 , 0 0 0 $ 1 6 0 , 0 0 0 As e x p e c t e d , t h e a b o v e a n a l y s e s i n d i c a t e t h e D O C P h a rm a c y h a s n o t y e t g e n e r a t e d s u f f i c i e n t s e r v i c e s t o of f s e t t h e i r c o s t s t o t h e P l a n . Pa r t i c i p a n t s a r e r e c e i v i n g t h e g r e a t e s t a d v a n t a g e f r o m t h e D O C P h a r m a c y th r o u g h r e d u c e d p r e s c r i p t i o n c o p a y s . No t e : A t t h e 5 / 2 8 / 1 3 E B A C m e e t in g , a r e c o m m e n d a t i o n w a s d e v e l o p e d a n d p r o p o s e d t o t h e B O C C to i n c r e a s e p h a r m a c e u t i c a l c o p a y s w h ic h i s a n t i c i p a t e d t o s a v e t h e Pl a n a n a d d i t i o n a l $ 4 5 , 0 0 0 ( t h i s wi l l r e d u c e t h e p a r t i c i p a n t s a v i n g s a n e q u a l a m o u n t ) . Re c o n c i l i n g D O C P h a r m a c y p e r f o r m a n c e e s t i m a t e ( Ta b l e 5 ) t o D O C P h a r m a c y p e r f o r m a n c e re p o r t i n g ( Ta b l e 4 ) Th e s a v i n g s a n d c o s t a n a l y s e s d i f f e r f r om t h o s e p r e p a r e d f o r t h e D O C . 5/ 2 0 1 2 - 3 / 2 0 1 3 Pl a n s a v i n g s v a r i a n c e – f a v o r a b l e $ 3 2 1 , 9 8 1 Pa t i e n t s a v i n g s v a r i a n ce – f a v o r a b l e 5 2 , 6 3 8 Ov e r a l l s a v i n g s v a r i a n c e - f a v o r a b l e $ 3 7 4 , 6 1 9 Th e r e w e r e a n u m b e r o f r e a s o n s fo r d i f f e r e n c e s . T h o s e i n c l u d e d : 1. [ Fa v o r a b l e d i f f e r e n c e ] S t a f f a n a l y s e s i n c o r p o r a t e d a l l c a p i ta l a n d s t a r t - u p c o s t s , w h e r e a s t h e s e an a l y s e s a m o r t i z e t h e c o s t o v e r t h e f u t u r e p e r i od s t h e y b e n e f i t . T h e c a p i t a l i z e d a n d a m o r t i z e d am o u n t s t o t a l e d $ 2 4 0 t h o u s a n d d o l l a r s . 2. [ Fa v o r a b l e d i f f e r e n c e ] T h e a n a l y s e s a l l o w e d f o r P l a n o v e r h e ad o f 8 % . T h i s a m o u n t e d t o $ 1 2 3 th o u s a n d d o l l a r s . Pr e s c r i p t i o n c o u n t a c t i v i t y Pr e s c r i p t i o n c o u n t s w e r e d e v e l o p e d f r o m d a t a p r o v i d ed b y t h e P l a n ’ s P B M . P r e s c r i p t i o n s w e r e m a d e He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  17          Ch a r t 7 Co m p o s i t i o n o f pr e s c r i p t i o n s f o r DO C P h a r m a c y an d o t h e r s b y mo n t h / Y e a r . eq u i v a l e n t i f t h e y e x c e e d e d 3 0 d a y s . T h e f o l l o w i n g g r a p h i n d i c a t e s t h e pr e s c r i p t i o n c o u n t s f i l l e d o v e r t h e an a l y z e d p e r i o d . A s i n d i c a t e d i n t h e c h a r t , s i n c e o p e n i n g t h e D O C P h a r m a cy , n e a r l y 7 0 % o f t h e pr e s c r i p t i o n s a r e b e i n g f i l l e d t h e r e . Th e p r e s c r i p t i o n s f i l l e d i n t h e D O C P h a r m a c y a r e g e n e r a ll y l o n g e r t e r m p r e s c r i p t i ons. Overall, the number of e q u i v a l e n t p r e s c r i p t i o n s h a s i n cr e a s e d d u r i n g t h e c o n v e r s i o n t o t he D O C P h a r m a c y . S o m e o f t h i s in c r e a s e m a y b e d u e t o l o w e r c o p a y s w i t h t h e D O C P h a r m a c y . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  18          Ch a r t 8 To t a l e q u i v a l e n t pr e s c r i p t i o n s f o r DO C P h a r m a c y an d o t h e r s b y mo n t h / Y e a r . Si n c e t h e i n c e p t i o n o f t h e D O C Ph a r m a c y ( 5 / 2 0 1 2 ) , g e n e r i c p e n e t r a t i o n i n p r e s c r i p t i o n s h a s i m p r o v e d a t th e D O C P h a r m a c y a n d o t h e r p h a r m a c i e s b y f i v e p e r c e n t ( 5 % ) . G e n e r i c p r e s c r i p t i o n s r e p r e s e n t 7 9 % o f th e n u m b e r o f e q u i v a l e n t p r es c r i p t i o n s a t t h e D O C P h a r m a c y w h e r ea s g e n e r i c s o n l y r e p r esent 32% of the pr e s c r i p t i o n v a l u e ( i . e . b r a n d p r e s c r i p t i o n s r e p r e s e n t 6 8 % o f t h e r e t a i l v a l u e ) . T h e D O C P h a r m a c y c a n sa v e t h e P l a n o n g e n e r i c p r e s c r i p t i on i n g r e d i e n t c o s t s b y 6 2 % . S a v i ng s o n b r a n d n a m e p r e s c r i p t i o n s i s mi n i m a l . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  19          Ch a r t 9 Co m p o s i t i o n o f ge n e r i c pr e s c r i p t i o n s f o r DO C P h a r m a c y an d o t h e r s b y mo n t h / Y e a r . Im p r o v e m e n t t o t h e g e n e r i c p r e s c r i p ti o n c o m p o s i t i o n h a s b e e n s i g n i f i c a n t. A 2 0 0 3 i n t e r n a l a u d i t r e p o r t in d i c a t e d g e n e r i c p r e s c r i p t i o n c o mp o s i t i o n w a s a r o u n d 4 6 % . To t h e e x t e n t m o r e p r e s c r i p t i o n s c a n b e c o n v e r t e d t o g e n e r i c t h e r e w i l l b e g r e a te r o p p o r t u n i t y f o r s a v i n g s to t h e P l a n s i n c e t h e r e i s a 6 2 % s a v i n g s r a t e o n ge n e r i c s a n d a 4 % s a v i n g s r a t e o n b r a n d e d p r e s c r i p t i o n s . It i s d i f f i c u l t t o q u a n t i t y t h e e x t e n t o f s a v i n g s b e i ng e x p e r i e n c e t h a t w i t h i n th e P l a n f o r b r a n d t o g e n e r i c co n v e r s i o n . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  20          TA B L E 7 Ex a m p l e o f sa v i n g s f r o m b r a n d pr e s c r i p t i o n co n v e r s i o n t o ge n e r i c He r e i s a s p e c i f i c e x a m p l e t h a t s h o w s t h e sa v i n g s f r o m a b r a n d t o g e n e r i c c o n v e r s i o n . Br a n d D r u g G e n e r i c D r u g E q u i v a l e n t S a v i n g s (N e x i u m 2 0 m g , q t y 3 0 ) ( P a n t op r a z o l e 2 0 m g , q t y 3 0 ) Pr e s c r i p t i o n C o s t $ 2 1 4 $ 4 7 le s s c o p a y ( 1 0 ) Pl a n C o s t $ 2 0 4 $ 4 7 $ 1 5 7 Ov e r a l l P l a n s a v i n g s r a t e 7 7 % Ad d i t i o n a l l y , t h e p l a n p a r t i c i p a n t h a s a l s o s a v e d i n th e i r c o p a y c o s t , e s p e c i a l l y i f f i l l e d a t t h e D O C Ph a r m a c y . 2. 4 O T H E R F I N D I NG S A N D O B S E R V A T I O N S Em p l o y e e u s e o f D O C o n C o u n t y ti m e n o t e f f e c t i v e l y t r a c k e d . Th e C o u n t y g e n e r a l l y p r o v i d e s e m p l o y e e s a r e a s o n a b l e am o u n t o f t i m e ( u s u a l l y a n h o u r ) t o g o t h e D O C fo r s e r v i c e s o n w o r k t i m e . T h i s ti m e i s n o t t a k e n f r o m e m p l o y e e ti m e m a n a g e m e n t o r s i c k l e a v e . T h e Co u n t y p a y r o l l s y s t e m i s s e t u p t o t r ac k t h e a m o u n t a n d c o s t o f t i m e a ll o w e d f o r u s e o f t h e D O C o n C o u n t y wo r k t i m e . T h e p a y r o l l c o d e f o r D O C a p p o i n t m e n t s i s AC f o r " C l i n i c A p p o i n t m e n t " . O n l y a s m a l l n u m b e r of d e p a r t m e n t s h a v e u t i l i z e d t h e c o d e a n d i t i s n o t c l e a r a l l e m p l o y e e s w i t h i n t h o s e d e p a r t m e n t s a r e b e i n g as k e d t o c o n s i s t e n t l y r e p o r t u s i n g t h e s e h o u r c o d e s . La c k o f e f f e c t i v e t r a c k i n g o f t i m e u s ed b y e m p l o y e e s t o v i s i t t h e D O C m a k e s i t d i f f i c u l t t o a s s e s s h o w m u c h it c o s t s C o u n t y a n d D e p a r t m e n t s t o a ll o w D O C v i s i t s o n w o r k t i m e . In t h e a b s e n c e o f i n f o r m a t i o n f r o m de p a r t m e n t s o n t h e e x t e n t o f t i m e a w a y f r o m w o r k t o u s e t h e D O C , i t wi l l b e d i f f i c u l t t o a c c e s s t h e c o s t t o t h e C o u n t y a n d d e p a r tm e n t s f o r t h i s b e n e f i t . T h e cost for this has not be e n i n c o r p o r a t e d i n t o t h e a b o v e c o s t a n a l y s e s . It a p p e a r s o n l y a s m a l l f r a c t i o n ( e s t i m a t ed a t 1 3 % ) o f e m p l o y e e s h a v e r e p o r t e d “ c l i n i c ” t i m e s i n c e t h e He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  21          in c e p t i o n o f t h e D O C . I t i s n o t c l e a r t h e C o u n t y ha s s y s t e m a t i c a l l y r e q u i r e d e m pl o y e e s t o t r a c k t h e t i m e th e y u s e f o r D O C a p p o i n t m e n t s . T he p a y r o l l c o d e i s n o t i n d i c a t e d o n t h e t y p i c a l p a y r o l l t i m e s h e e t b e i n g us e d . T h i s m a y c o n t r i b u t e t o th e l a c k o f a w a r e n e s s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o i d e n t i f y ho w t o b e t t e r c o l l e c t i n f o r m a t i o n o n e m p l o y e e D O C vi s i t s . I t i s s u g g e s t e d a l l e m p l o y e e s b e r e q u i r e d to i n d i c a t e o n t h e i r t i m e sh e e t s t h e i r u s e o f t h e DO C . It i s r e c o m m e n d e d , a f t e r a d e q u a t e t i m e s h e e t i n f o r m a t i o n h a s b e e n c o l l e c t e d , t h e C o u n t y a s s e s s th e c o s t t o t h e C o u n t y a n d d e p a r t m e n t s f o r e m p l oy e e u s a g e o f t h e D O C o n w o r k t i m e a n d w h e t h e r th e y w a n t t o c o n t i n u e t h e pr a c t i c e a t t h i s l e v e l . Wo r k e r s c o m p e n s a t i o n p r o g r a m i s n o t ch a r g e d f o r D O C s e r v i c e s p r o v i d e d . Th e C o u n t y u t i l i z e s t h e D O C f o r s o m e w o r k e r s c o m p e n s a t io n c l a i m s . S i n c e t h e o p e n i n g o f t h e D O C , t h e wo r k e r s c o m p e n s a t i o n f u n d h a s n o t b e e n c h a r g e d f o r t h e se r v i c e s p r o v i d e d . T h e r e h a s a l s o b e e n s o m e in d i c a t i o n t h a t o u t s i d e w o r k e r s ’ c o m p e n s a t i on c l a i m s a r e b e i n g h a n d le d a t t h e D O C . DO C p r o v i d e s s e r v i c e t o t h e C o u n t y ’ s w o r k e r s ’ c o mp e n s a t i o n p r o g r a m t h r o u g h s e e i n g e m p l o y e e s o n wo r k e r s c o m p e n s a t i o n i n j u r i e s . I t w a s a n t i c i p a t e d th e W o r k e r s c o m p e n s a t i o n pr o g r a m w o u l d utilize DOC an d t h e r e w o u l d b e s o m e s a v i n g s . T h e c o s t o f a n a v er a g e w o r k e r s c o m p o f f i c e v i s i t i s a r o u n d $ 1 3 5 p e r of f i c e v i s i t . Th e a m o u n t o f s e r v i c e p r o v i d e d b y H e a l t h S t a t i s e s ti m a t e d a r o u n d $ 1 4 t h o u s a n d dollars. There was no wo r k e r s c o m p e n s a t i o n a c t i v i t y r e p o r t ed f r o m M e d c o r . T h e C o u n t y ’ s R i sk d e p a r t m e n t h a s n o t r e c e i v e d a n y wo r k e r s ’ c o m p e n s a t i o n i n f o r m a t i o n t o c o n s i d e r f o r p a y me n t . T h e y w i l l n e e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n i n c l u d i n g th e d a t e s o f s e r v i c e , p a t i e n t n a m e , c ha r t n o t e s , a n d p r o c e d u r e s p e r f o r m e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e P l a n t o i d e n t i f y t h e p r oc e s s e s a n d p o l i c i e s r e q u i r e d t o c h a r g e f o r u s e o f th e D O C i n w o r k e r s c o m p en s a t i o n m a t t e r s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  22          It i s n o t c l e a r w h e t h e r c o o r d i n a t i o n o f b e n e f i t s a t t h e D O C P h a r m a c y i s d e s i g n e d pr o p e r l y . Ab o u t 4 % o f t h e p r e s c r i p t i o n s f il l e d a t t h e D O C P h a r m a c y h a v e c o o r d i na t e d b e n e f i t s r e s u l t i n g f r o m p l a n pa r t i c i p a n t s h a v i n g d u a l i n s u r a n c e c o v e r a g e . T h e Ph a r m a c y B e n e f i t s M a n a g e r ( P B M ) c o o r d i n a t e s in s u r a n c e c o v e r a g e w h e n p r e s c r i p t i o n b e n e f i t s a r e p r ov i d e d b y t h e D O C P h a r m a c y . T h e P B M h a s b e e n ut i l i z i n g h i g h e r r e t a i l p r i c i n g w h e n a l o w e r p r e s c r i p t i on p r i c i n g h a s b e e n n e g o t i a t e d b e t w e e n t h e P l a n a n d th e D O C P h a r m a c y . I t a p p e a r s t h e D O C Ph a r m a c y v e n d o r i s r e c e i v i n g t h os e a d d i t i o n a l p a y m e n t s f r o m ou t s i d e i n s u r a n c e c a r r i e r s b a s e d o n a r e t a i l s t o r e p r i c i ng w h e n t h e C o u n t y i s p r o v i d i n g f o r t h e c o s t s o f op e r a t i o n ( e x c e p t f o r i n g r e d i e n t c o s t s ) . I t d o e s no t a p p e a r t h e P l a n i s p a y i n g t h e D O C P h a r m a c y v e n d o r fo r s e c o n d a r y c o v e r a g e c a l c u l a t e d a t t h e h i g h e r r e t a i l r a t e s . Th e P l a n ’ s c o n t r a c t w i t h t h e D O C Ph a r m a c y v e n d o r d i d n o t c o n t e m p l a t e ho w c o o r d i n a t i o n of benefits with ou t s i d e i n s u r a n c e c a r r i e r s w o u l d b e h a n d l e d . I t d i d in d i c a t e a l l p r e s c r i p t i o n d i s p e n s e d w o u l d b e a t t h e ne g o t i a t e d r a t e s . T h e P B M h a s no t b e e n p r o v i d e d t h e D O C P h a r m a c y pr e s c r i p t i o n p r i c i n g w h i c h m a y im p r o v e t h e c a l c u l a t i o n of t h e s e b e n e f i t s a n d p r o v i de b e t t e r r e p o r t i n g . Th e a m o u n t o f a d d i t i o n a l p r e s c r i p t i o n r e v e n u e t o t he D O C P h a r m a c y v e n d o r c h a r g e d t o o u t s i d e c a r r i e r s co u l d n o t b e e s t i m a t e d a t t h i s t i m e . I t i s n o t c l e a r t h e p r e s c r i p t i o n be n e f i t s t o t h e D O C P h a r m a c y v e n d o r we r e a p p r o p r i a t e l y c a l c u l a t e d i n t h e a b s e n c e of t h e c o r r e c t p r i c i n g i n f o r m a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n e v a l u a t e h o w t h e D O C P h a r m a c y a r r a n g e m e n t i s w o r k i n g u n d e r co o r d i n a t i o n o f b e n e f i t s a n d w h e t h e r t h e ar r a n g e m e n t n e e d s t o b e m o d i f i e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e P l a n t o c o n s i d e r s h a r in g t h e D O C P h a r m a c y i n g r e d i e n t p r i c i n g w i t h t h e Ph a r m a c y B e n e f i t M a n a g e r . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  23          2. 5 C U S T O M E R S U R V E Y O B S E R V A T I O N S CH A R T 1 0 Cu r r e n t w e l l n e s s av e r a g e r a t i n g b y wh e t h e r u s i n g D O C CH A R T 1 1 Cu r r e n t w e l l n e s s ra t i n g b y w h e t h e r us i n g D O C w i t h co u n t s b y r a t i n g DE S C H U T E S O N S I T E C L I N I C S U R V E Y Th e D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c S u r v e y w a s d e v e l o p e d b y i n t e r n a l a u d i t , w i t h i np u t f r o m t he County and Me d c o r , t o a s s e s s c u s t o m e r s a t i s f ac t i o n w i t h s e r v i c e s p r o v i d e d a t t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y . T h e Su r v e y w a s c a r r i e d o u t i n A p r i l 2 0 1 3 a n d t h e r e w e r e 4 9 2 r e s p o n d e n t s . W i t h c o v e r e d l i v e s a r o u n d 2 8 0 0 th a t i s a b o u t 1 8 % p a r t i c i p a t i o n . T he p a r t i c i p a t i o n w a s h i g h e s t w i t h e m p l o y e e s . T h e s u r v e y m a d e e f f o r t s t o re a c h a l l c u r r e n t e m p l o y e e s , s p o u s e s , d e p e n d e n t s , r e t i r ee s a n d p a r t i c i p a n t s o n C O B R A . A s u m m a r y l e v e l re p o r t i s i n c l u d e d i n Ap p e n d i x 4 . 3 . Re g a r d l e s s o f w h e t h e r t h e y u s e d t he D O C , r e s p o n d e n t s i n d i ca t e d t h e y t h o u g h t t h e i r current wellness was pr e t t y g o o d . Th e s u r v e y h a d o p t i o n s f o r t h o s e t ha t h a d u s e d t h e D O C i n t h e l a s t 12 m o n t h s a n d t h o s e t h a t d i d n ’ t . Ni n e t y - o n e p e r c e n t ( 9 1 % ) o f t h o s e r e s p o n d i n g h a d u s e d t h e D O C i n t h e l a s t 1 2 m o n t h s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  24          US E D D O C I N LA S T 1 2 M O N T H S Ch a r t 1 2 DO C o v e r a l l se r v i c e r a t i n g s b y pr o v i d e r Ho w w o u l d y o u r a t e t h e o v e r a l l s e rv i c e s o f t h e D O C p r o v i d e r s ? Bo t h p r o v i d e r s h a d r e a s o n a b l y g o o d r e s u l t s o n s e r v i c e . T h e n e w e s t p r o v i d e r ( M e d c o r ) r e c e i v e d a h i g h e r ra t i n g ( 4 . 2 ) . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  25          DI A G R A M A – Wo r d c l o u d o n co n v e n i e n t o p t i o n s pr o v i d e d DI A G R A M B – Wo r d c l o u d o n ad d i t i o n a l s e r v i c e s de s i r e d Ar e t h e c u r r e n t h o u r s of o p e r a t i o n f o r D O C c o n v e n i e n t f o r y o u ? Ni n e t y - f i v e p e r c e n t ( 9 5 % ) o f t h o s e u s i n g t h e DO C t h o u g h t t h e h o u r s w e r e c o n v e n i e n t . T h o s e f e w co m m e n t s r e c e i v e d f r o m t h o s e w h o d i d n o t t h i n k t he h o u r s w e r e c o n v e n i e n t s u g g e s t e d m o r e S a t u r d a y ho u r s a n d e v e n i n g s . I t i s n o t c l e a r w h y s o m e r e s p o n d e d as t h e y d i d , s i n c e t h e r e a r e c u r r e n t l y S a t u r d a y ho u r s a n d e x t e n d e d h o u r s t o 6 P M o n t w o w e e k d a y s . Di a g r a m t h r o u g h w w w . W o r d l e . n e t tm Do e s D O C p r o v i d e t h e t y p e s o f s e r v i c e s y o u w a n t ? Ni n e t y - t w o p e r c e n t ( 9 2 % ) o f t h o s e u s i n g t h e D O C p r o v i d e d a p p r o p r i a t e s e r v i c e s . T h o s e f e w c o m m e n t s re c e i v e d f r o m t h o s e w h o d i d n o t t h i n k s e r v i c e s w e re a d e q u a t e s u g g e s t e d X - r a y s a n d a l t e r n a t i v e c a r e a s ad d i t i o n a l s e r v i c e s . Di a g r a m t h r o u g h w w w . W o r d l e . n e t tm He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  26          CH A R T 1 3 # o f v i s i t s o v e r 1 2 mo n t h p e r i o d CH A R T 1 4 Ra t i n g o n D O C co n t r i b u t i o n t o we l l n e s s . Di d y o u p a r t i c i p a t e i n t h e h e a l t h ri s k a s s e s s m e n t ( H R A ) t h i s y e a r ? Se v e n t y - n i n e p e r c e n t ( 7 9 % ) r e s p o n d e d a s pa r t i c i p a t i n g i n t h e H R A p r o c e s s . Ho w m a n y t i m e s h a v e y o u u s e d D O C o v e r t h e l a s t 12 m o n t h p e r i o d ( o t h e r t ha n f o r t h e H R A ) ? Mo s t o f t h o s e r e s p o n d i n g a s h a v i n g v i s i t e d D O C i n d i ca t e d t h e y h a d 1 - 5 v i s i t s du r i n g t h e 1 2 m o n t h s . To w h a t e x t e n t h a s t h e D O C c on t r i b u t e d t o y o u r w e l l n e s s g o a l s ? Th e o v e r a l l a v e r a g e r e s p o n s e o f 3 . 3 i n d i c a t e s m o s t ar e i n d i c a t i n g s o m e c o n t r i b u t i o n t o t h e i r w e l l n e s s go a l s . Ha s D O C s a v e d y o u ( y o u r f a m i l y ) m o n e y ? Ni n e t y - s i x p e r c e n t ( 9 6 % ) in d i c a t e d t h e D O C h a d s a ve d t h e m m o n e y . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m an c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  27          DI D N O T U S E D O C IN L A S T 1 2 MO N T H S CH A R T 1 4 Re a s o n s f o r n o t us i n g D O C Th e s u r v e y h a d o p t i o n s f o r t h o s e t ha t h a d u s e d t h e D O C i n t h e l a s t 1 2 mo n t h s a n d t h o s e t h a t d i d n ’ t . N i n e pe r c e n t ( 9 % ) o f t h o s e r e s p o n d i n g h a d n o t us e d t h e D O C i n t h e la s t 1 2 m o n t h s . Wh a t w o u l d i t t a k e f o r y o u t o u s e D O C ? Of t h o s e t h a t h a d n o t u s e d th e D O C , a m a j o r i t y p r o v i d e d c o m m e n t s on w h a t i t w o u l d t a k e t o u s e D O C . Su g g e s t i o n s i n c l u d e d a d d i t i o n a l l o c a t i o n s , a d d i ti o n a l h o u r s a n d a d d r e ss i n g p r i v a c y . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  28          DO C P h a r m a c y DO C i m p r o v e m e n t c o m m e n t s : On e h u n d r e d s e v e n t y - f o u r r e sp o n d e n t s t o o k t h e t i m e t o i n d i c a t e ho w t h e D O C c o u l d b e i m p r o v e d . T h e na t u r e o f t h e r e s p o n s e s v a r i e d . S u g g e s t i o n s i n c l u d e d ex p a n d i n g s e r v i c e s ( a l t e r n a t i v e c a r e , x - r a y s , a l l e r g y te s t i n g , o p t o m e t r y ) , p r o v i d i n g m o r e o p p o r t u n i t y fo r w a l k - i n a p p o i n t m e n t s , pr o v i d i n g l o n g e r h o u r s (S a t u r d a y s a n d e v e n i n g s ) , a n d e a s i e r o n l i n e s c h e d u l i n g . O v e r a l l m a n y o f t h e c o m m e n t s w e r e v e r y su p p o r t i v e a n d p o s i t i v e a b o u t t h e c u r r e n t se r v i c e s a n d s t a f f i n g p r o v i d e d . Ei g h t y - f i v e p e r c e n t ( 8 5 % ) o f r e s p o n d e n t s i n d i ca t e d t h e y h a d u s e d t he D O C P h a r m a c y . DO C P h a r m a c y i m p r o v e m e n t c o m m e n t s : On e h u n d r e d s e v e n t y - f o u r r e s po n d e n t s t o o k t h e t i m e t o i n d i c a t e h o w t h e D O C c o u l d b e i m p r o v e d . T h e na t u r e o f t h e r e s p o n s e s v a r i e d . O v er a l l m a n y o f t h e c o m m en t s w e r e v e r y s u p p o r t i v e a n d p o s i t i v e a b o u t th e c u r r e n t s e r v i c e s b e i n g p r o v i d e d . S u g g e s t i o n s i n c l ud e d e x p a n d i n g h o u r s ( S a t u r day; extending hours – ea r l y , l a t e , l u n c h ) , p r o v i d i n g b e t t e r a u d i o p r i v a c y , wi d e r a v a i l a b i l i t y o f s e r v ic e s a t o t h e r l o c a t i o n s (e s p e c i a l l y R e d m o n d ) , a n d t a k i n g c a s h p a y m e n t s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  29          3. MA N A G E M E N T RE S P O N S E Co u n t y Ad m i n i s t r a t i o n an d P e r s o n n e l – Er i k K r o p p , De p u t y C o u n t y Ad m i n i s t r a t o r ; De b b i e L e g g , Pe r s o n n e l Ma n a g e r ; Ro n d a C o n n o r , HB T C o o r d i n a t o r ; an d Da v e I n b o d y , Ma n a g e m e n t An a l y s t Da t e : O c t o b e r 1 0 , 2 0 1 3 To : D a v i d G i v a n s , I n t e r n a l A u d i t o r Fr o m : R o n d a C o n n o r , D a v e I n b o d y , D e b b i e L e g g a n d E r i k K r o p p Re : M a n a g e m e n t R e s p o n s e t o D O C a n d D O C Ph a r m a c y P e r f o r m a n c e A u d i t # 1 2 1 3 - 1 1 Th a n k y o u f o r c o m p l e t i n g t h i s a u d i t . T h e f i s c a l p e r f o r m a n c e o f t h e D O C a n d D O C P h a r m a c y i s a n im p o r t a n t t o p i c a n d t h i s a u d i t p r o v i de s i m p o r t a n t d a t a f o r t h e c o n t i n u e d d i sc u s s i o n o f o u r o n - s i t e c l i n i c s . 1. It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t o f t h e Pl a n t o d e v e l o p a n d i m p l e m e n t a c o n s i s t e n t ap p r o a c h t o a s s e s s i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h e D O C . Re s p o n s e – W e a g r e e . T h e d a t a p r o v i d e d b y H e a l t h St a t w a s i n c o n s i s t e n t a n d u n r e l i a b l e . T h e d a t a pr o v i d e d b y M e d c o r i s r e l i a b l e . D u e t o t h e d i f f e r e n c e i n d a t a r e l i a b i l i t y , w e b e l i e v e t h e s e r v i c e d e l i v e r y re p r e s e n t e d d u r i n g t h e m o n t h s H e a l t h St a t o p e r a t e d t h e c l i n i c i s u n d e r s ta t e d . A l t h o u g h using Current Pr o c e d u r a l T e r m i n o l o g y ( C P T ) c o d e s i s a m o r e a c c u r a t e m e t h o d o f r e p o r t i n g e x p e nses and savings, it is la b o r i n t e n s i v e a n d c a n n o t b e p e r f o r m e d e a c h m o n t h . H o w e v e r , s t a f f i s c u r r e n t l y a n a l y z i n g t h e He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  30          3. MA N A G E M E N T RE S P O N S E (c o n t i n u e d ) pe r f o r m a n c e o f t h e D O C u s i n g C P T c o d e s o n a q u a r t e r l y b a s is a n d w i l l c o n t i n u e t h i s p r a c t i c e . T o p r o v i d e a m o r e a c c u r a t e p i c t u r e o f t h e s e r v i c e d e l i v e r y f o r th e D O C , w e r e c o m m e n d e x t e n d i n g C h a r t 4 t o i n c l u d e Ja n u a r y – M a r c h 2 0 1 3 e x p e r i e n c e i n a d v a n c e of t h e f i n a l i z a t i o n o f t h e a u d i t . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n da t e - M a r c h 2 0 1 4 . 2. It i s r e c o m m e n d e d f o r C o u n t y m a n a g e m e n t t o d e ve l o p a n a p p r o a c h t o h a n d l i n g P l a n a n d D O C st a f f i n g a n d o v e r s i g h t . Re s p o n s e – W e a g r e e . C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n w i l l w o r k w i t h P e r s o n n e l t o s u m m a r i ze staff job duties re l a t e d t o D O C a n d D O C P h a r m a c y an d e v a l u a t e a n d i m p l e m e n t t h e m o st a p p r o p r i a t e s t a f f i n g m o d e l mo v i n g f o r w a r d . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n d a t e – J u n e 2 0 1 4 . 3. It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e C o u n t y t o i d e n t i f y h o w t o b e t t e r c o l l e c t i n f o rm a t i o n o n e m p l o y e e D O C vi s i t s . I t i s s u g g e s t e d a l l e m p l oy e e s b e r e q u i r e d t o i n d i c a t e o n t h ei r t i m e s h e e t s t h e i r u s e o f t h e DO C . Re s p o n s e – W e a g r e e . P e r s o n n e l w i l l w o r k w i t h F i n a n c e t o a d d t h e p a y r o l l c o d e “ A C ” t o t h e L e a v e T i m e ke y o n t h e P a y r o l l T i m e a n d L e a v e W o r k s h e e t . P e r s on n e l w i l l d e v e l o p a n d d i s t r i b u t e a n e d u c a t i o n a l me s s a g e f o r e m p l o y e e s r e g a r d i n g t h e u s e o f t h i s p a y r o ll c o d e a n d t h e g u i d e l i n e s f o r D O C v i s i t s o n w o r k ti m e . S t a f f w i l l e v a l u a t e i f a p o l i c y r e g a r d i n g th e u s e o f t h e c o d e n e e d s t o b e i m p l e m e n t e d . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n d a t e – D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 4. It i s r e c o m m e n d e d , a f t e r a d e q u a t e t i m e s h ee t i n f o r m a t i o n h a s b e e n c o l l e c t e d , t h e C o u n t y He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  31          3. MA N A G E M E N T RE S P O N S E (c o n t i n u e d ) as s e s s t h e c o s t t o t h e C o u n t y a n d d e p a r t m e n t s f o r em p l o y e e u s a g e o f t h e D O C o n w o r k t i m e a n d wh e t h e r t h e y w a n t t o c o n t i n u e t h e p r a c t i c e a t t h i s l e v e l . Re s p o n s e – W e a g r e e . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n d a t e – J u l y 2 0 1 4 . 5. It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e P l a n to i d e n t i f y t h e p r o c e s s e s a n d p o l i c i e s r e q u i r e d t o c h a r g e f o r u s e of t h e D O C i n w o r k e r s c o m p e n s a t i o n m a t t e r s . Re s p o n s e – W e a g r e e . P e r s o n n e l s t a f f h a s b e g u n t o ch a r g e t h e w o r k e r ’ s c o mp e n s a t i o n f u n d f o r D O C vi s i t s o n a m o n t h l y b a s i s . P e r s o n n e l c h a r g e d t h e w o r k er ’ s c o m p e n s a t i o n f u n d r e t r o a c t i v e l y t o J a n u a r y 20 1 3 . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n da t e – i m p l e m e n t e d . 6. It i s r e c o m m e n d e d t h e P l a n e v a l u a t e h o w t h e D O C P h a r m a c y a r r a n g e m e n t i s w o r k i n g u n d e r co o r d i n a t i o n o f b e n e f i t s a n d w h e t h e r t h e a r r a n g e m e n t n e e d s t o b e m o d i f i e d . Re s p o n s e – W e a g r e e . S t a f f i s i n t h e p r o c e s s o f r e vi e w i n g c o o r d i n a t i o n o f b e n e f i t s w i t h T a k e C a r e a n d NW P S Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n d a t e – D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . 7. It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e P l a n t o c o n s i d e r s h ar i n g t h e D O C P h a r m a c y i n g r e d i e n t p r i c i n g w i t h th e P h a r m a c y B e n e f i t M a n a g e r . Re s p o n s e – W e a g r e e . F i r s t , s t a f f w i l l r e v i e w t h e D O C Ph a r m a c y c o n t r a c t t o s e e i f t h i s i s c o n t r a c t u a l l y He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  32          3. MA N A G E M E N T RE S P O N S E (c o n t i n u e d ) al l o w e d . I f i t i s n o t , t h i s w i l l b e a co n s i d e r a t i o n f o r t h e n e x t c o n t r a c t . Pr o p o s e d i m p l e m e n t a t i o n d a t e – D e c e m b e r 3 1 , 2 0 1 3 . c: T o m A n d e r s o n , C o u n t y A d m i n i s t r a t o r 4. AP P E N D I C E S AP P E N D I X 4 . 1 - D O C – E S T I M A T E D S A V I N G S ( C O S T ) C A L C U L A T I O N f o r 2 / 2 0 1 1 - 3 / 2 0 1 3 2/ 2 0 1 1 - 1 2 / 2 0 1 2 1 / 2 0 1 3 - 3 / 2 0 1 3 He a l t h S t a t Me d c o r T o t a l Es t i m a t e d s a v i n g s o f D O C s e r v i c e s p r o v i d e d t o P l a n Es t i m a t e d s e r v i c e v a l u e – P l a n + p a r t i c i p a n t $ 2 , 0 6 3 , 0 0 0 $ 3 1 4 , 0 0 0 $ 2 , 3 7 7 , 0 0 0 P l u s e s t i m a t e d P l a n c o s t a v o i d a n c e 1 5 3 , 0 0 0 23,000 176,000 Le s s e s t i m a t e d s e r v i c e v a l u e r e c e i v e d b y p a r t i c i p a n t ( 2 3 0 , 0 0 0 ) ( 5 1 , 0 0 0 ) ( 2 8 1 , 0 0 0 ) Su b t o t a l o f s e r v i c e v a l u e t o P l a n 1 , 8 3 3 , 0 0 0 2 6 3 , 0 0 0 2 , 0 9 6 , 0 0 0 Le s s e s t i m a t e d c l i n i c o p e r a t i n g c o s t s ( 1 , 6 4 8 , 0 0 0 ) ( 2 4 1 , 0 0 0 ) ( 1 , 8 8 9 , 0 0 0 ) Es t i m a t e d N e t S a v i n g s be f o r e a l l o c a t e d c a p i t a l c o s t s an d i m p u t e d c o s t s $ 1 8 5 , 0 0 0 $ 2 2 , 0 0 0 $ 2 0 7 , 0 0 0 L e s s d e p r e c i a t i o n a n d a m or t i z a t i o n o f c a p i t a l c o s t s ( 2 1 , 8 0 0 ) ( 7 , 0 0 0 ) ( 2 8 , 8 0 0 ) Es t i m a t e d N e t S a v i n g s b e f o r e i m p u t e d c o s t s $ 1 6 3 , 2 0 0 $ 1 5 , 0 0 0 $ 1 7 8 , 2 0 0 L e s s e s t i m a t e o f i m p u t ed l e a s e s p a c e c o s t ( 4 1 , 4 0 0 ) ( 5 , 4 0 0 ) ( 4 6 , 8 0 0 ) DO C E S T I M A T E D P L A N N E T S A V I N G S $ 1 2 1 , 8 0 0 $ 9 , 6 0 0 $ 1 3 1 , 4 0 0 E s t i m a t e d s e r v i c e s p r o v i d ed t o p a r t i c i p a n t ( f r o m a b o v e ) 2 3 0 , 0 0 0 5 1 , 0 0 0 2 8 1 , 0 0 0 DO C E S T I M A T E D O V E R A L L S A V I N G S $ 3 5 1 , 8 0 0 $ 6 0 , 6 0 0 $ 4 1 2 , 4 0 0 He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  33          AP P E N D I X 4 . 2 – D O C P H A R M A C Y – E S T I M A T E D S A V I N G S ( C O S T ) C A L C U L A T I O N f o r 5 / 2 0 1 2 - 3 / 2 0 1 3 Eq u i v a l e n t p r e s c r i p t i o n co u n t s 8 , 9 0 0 3 , 7 0 0 1 2 , 6 0 0 Ge n e r i c B r a n d / O t h e r T O T A L Es t i m a t e d s a v i n g s o f D O C P h a r m a c y s e r v i c e s p r o v i d e d t o P l a n Es t i m a t e d e q u i v a l e n t p r e s c r i p t i o n v a l u e $ 5 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 0 4 1 , 0 0 0 $ 1 , 5 4 1 , 0 0 0 Le s s I n g r e d i e n t c o s t ( 1 9 1 , 00 0 ) ( 9 9 8 , 0 0 0 ) ( 1 , 1 8 9 , 0 0 0 ) Es t i m a t e d p r e s c r i p t i o n i n g r e d i e n t n e t s a v i n g s 3 0 9 , 0 0 0 4 3 , 0 0 0 3 5 2 , 0 0 0 Pr e s c r i p t i o n s a v i n g s r a t e o n i n g r e d i e n t s 6 2 % 4 % 2 3 % Pl u s e s t i m a t e d P l a n c o s t a v o i d a n c e 5 9 , 0 0 0 8 9 , 0 0 0 1 4 8 , 0 0 0 Le s s p a r t i c i p a n t s a v i n g s o n c o p a y ( 9 6 , 0 0 0 ) ( 1 2 7 , 0 0 0 ) ( 2 2 3 , 0 0 0 ) Es t i m a t e d n e t s a v i n g s b e f o r e f i x e d c o s t s $ 27 2 , 0 0 0 $ 5 , 0 0 0 $ 2 7 7 , 0 0 0 Le s s e s t i m a t e d o p e r a t i n g c o s t s* ( 2 1 6 , 0 0 0 ) ( 8 9 , 0 0 0 ) ( 3 0 5 , 0 0 0 ) Es t i m a t e d n e t s a v i n g s ( c o s t ) b e f o r e a l l o c a t e d c a p i ta l c o s t s $ 5 6 , 0 0 0 $ ( 8 4 , 0 0 0 ) $ ( 2 8 , 0 0 0 ) Le s s d e p r e c i a t i o n a n d a m o r t i z a t i o n o f c ap i t a l c o s t s * ( 1 8 , 0 0 0 ) ( 7 , 0 0 0 ) ( 2 5 , 0 0 0 ) Es t i m a t e s s a v i n g s ( c o s t ) b e f o r e i m p u t e d l e a s e s p a c e c o s t s $ 3 8 , 0 0 0 $ ( 9 1 , 0 0 0 ) $ ( 5 3 , 0 0 0 ) Le s s i m p u t e d l e a s e s p a c e c o st * ( 7 , 0 0 0 ) ( 3 , 0 0 0 ) ( 1 0 , 0 0 0 ) DO C P H A R M A C Y E S T I M A T E D P L A N N E T S A V I N G S ( C O S T ) $ 3 1 , 0 0 0 $ (94,000) $ (63,000) Es t i m a t e d p a r t i c i p a n t s a v i n g s 9 6 , 0 0 0 1 2 7 , 0 0 0 2 2 3 , 0 0 0 DO C P H A R M A C Y E S T I M A T E D O V E R A L L S A V I N G S $ 1 2 7 , 0 0 0 $ 3 3 , 0 0 0 $ 1 6 0 , 0 0 0 *C o s t s a m o r t i z e d o v e r g e n e r i c a n d br a n d a r e a s b y p r e s c r i p t i o n c o u n t s . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  34          AP P E N D I X 4 . 3 – S U R V E Y R E P O R T E X C E R P T S ( c r o s s - t a b b e d o n w e l l n e s s ) No t e : T h e s e r e p o r t h i g h l i g h t s w e r e t a k e n d i r e c t l y f r o m S u r v e y M o n k e y ® w h i c h w a s u s e d t o p e r f o r m t h e s u r v e y a n d d i d n o t re c e i v e s o m e o f t h e d a t a r e f i n e m e n t s i n c l u d ed i n S e c t i o n 2 . 5 . O v e r a l l i n f o r m a t i o n s h o u l d b e r e l a t i v e l y a c c u r a t e f o r a n ov e r a l l v i e w o f t h e d a t a . He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  35          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  36          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  37          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  38          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  39          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) He a l t h B e n e f i t s T r u s t – D e s c h u t e s O n s i t e C l i n i c a n d O n s i t e P h a r m a c y P e r f o r m a n c e r e p o r t # 1 2 / 1 3 - 1 1 O c t o b e r 2 0 1 3   Page  40          Ap p e n d i x 4 . 3 (c o n t i n u e d ) {E n d o f R e p o r t } Pl e a s e t a k e a s u r v e y o n t h i s r e p o r t b y c l i c k i n g o n t h e a t t a c h e d l i n k :      ht t p : / / w w w . s u r v e y m o n k e y . c o m / s / H B T ‐Do c _ a n d _ O n s i t e _ P h a r m a c y _ 1 2 1 3 ‐11