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Home My WebLink About9-1-1 CSD Staffing analyses reportDe s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g a n a l y s e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Mi c h a e l S h a d r a c h , C h a i r - P u b l i c m e m b e r Ch r i s E a r n e s t - P u b l i c m e m b e r Ga y l e M c C o n n e l l - P u b l i c m e m b e r Je a n P e d e l t y - P u b l i c m e m b e r Gr e g Q u e s n e l - P u b l i c m e m b e r Je n n i f e r W e l a n d e r - P u b l i c m e m b e r An t h o n y D e B o n e , C o u n t y C o m m i s s i o n e r To m A n d e r s o n , C o m m u n i t y D e v e l o p m e n t D i r e c t o r Sc o t L a n g t o n , C o u n t y A s s e s s o r De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 TA B L E O F CO N T E N T S : EX E C U T I V E S U M M A R Y 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … …… … … … . . . . . . … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … . . . … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . . . . . … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 2. B A C K G R O U N D …… . . … … … … … … … … … … … … … … … …… … … . … … … … … … . . … 2 - 3 3. F I N D I N G S 3. 1 . F i n a n c i a l i m p a c t s o f c u r r e n t s c h e d u l i n g . . . … … … … .. … … … … … … … ………………...... 4-6 3. 2 . S c h e d u l i n g a n d s t a f f i n g o b s e r v a t i o n s … … … … … … … … … … … …… ………………….. 6-16 3. 3 . C o m p a r i s o n s t o p e e r s o b s e r v a t i o n … … … … … … … … … … … … … … ……………….... 17-18 3. 4 . A g e n c y s e r v i c e s o b s e r v a t i o n … … … … … … … … … … … … … … … … ………………..… 18-19 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 4. 1 . D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 M a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … 19-23 4. 2 . C o u n t y A d m i n i s t r a t o r … … … … … …… . . … … … … … … … … … … … … … ……………..... 23-24 5. A P P E N D I C E S 5. 1 . A u d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u r e s . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ......... 25 5. 2 . F i n a n c i a l i n f o r m a t i o n – R e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 6 - 2 9 5. 3 . A n a l y s e s o f T e l e c o m m u n i c a t o r s – w a g e s a n d h o u r s … … … … … . … … … … … . . . … 29-31 5. 4 . A n a l y s e s o f A c t i v i t y b y S e r v i c e T y p e ( P o l i c e , F i r e / me d , o t h e r ) … . . . … … … … … .... 32-33 5. 5 . A n a l y s e s o f A c t i v i t y b y P r i o r i t y T y p e ( 9 1 1 , n o n - e me r g e n c y ) … … … … … … ..…….. 34-35 5. 6 . A n a l y s e s o f A c t i v i t y b y T e l e c o m m u n i c a t o r p o s i t i o n …… … … … … … … … … … … . . . 3 6 - 3 7 5. 7 . A n a l y s e s o f A c t i v i t y b y m o n t h a n d y e a r … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 3 8 5. 8 . A n a l y s e s o f a v e r a g e s / m i n i m u m s / m a x i m u m s b y d a y o f w ee k a n d b y p r i o r i t y … … . . … 3 9 5. 9 . A n a l y s e s f o r s e l e c t e d u s e r a g e n c i e s … … . … … … … … … … … … … … … … … … … … 4 0 - 4 1 5. 1 0 . A n a l y s i s o f F i e l d T r a i n i n g O f f i c e r ( F T O ) c o s t s … … … … … …… … … … … … ………..… 42 5. 1 1 . F o l l o w - u p o f C o m m u n i c a t i o n s C e n t e r A s s e s s m e n t r e p o rt ( M a y 2 0 0 5 ) pe r f o r m e d b y E m e r g e n c y S e r v i c e s C o n s u l t i n g i n c . … … … … … … … … … … … … … 4 3 - 4 6 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Ex e c u t i v e S u m m a r y Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : To a d d r e s s s o m e o f t h e co n c e r n s o v e r s t a f f i n g f o r th e o r g a n i z a t i o n . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e d : o C o n s i d e r o p t i o n s t o re d u c e t h e s c h e d u l e d ov e r t i m e b e i n g p a i d . o C o n s i d e r r e v i e w i n g t h e on - c a l l p r o v i s i o n s f o r fa i r e r t e r m s . o C o n s i d e r m o r e re c r u i t i n g e f f o r t s t o g a i n on s t a f f i n g g o a l s . o C o n s i d e r o t h e r sc h e d u l e s a n d w o r k pl a n s . o C o n s i d e r s u f f i c i e n t st a f f i n g t o c o v e r ab s e n c e s , l u n c h e s a n d br e a k s . o C o n s i d e r s e r v i c e di f f e r e n c e s a s co m p a r e d t o l a r g e r PS A P ’ s i n o r d e r t o id e n t i f y o t h e r ef f i c i e n c i e s . o E x p l o r e o t h e r a v e n u e s fo r c o l l e c t i n g f e e s f o r se r v i c e s . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g an a l y s e s Wh a t w a s f o u n d Th e a u d i t w o r k w a s i n t e n d e d t o a s s i s t t h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t a n d as s o c i a t e d m a n a g e m e n t i n e v a l u a t i n g t h e s t a f f i n g f o r t h ei r o p e r a t i o n s . A s s u c h , t h e s e re c o m m e n d a t i o n s a n d a n a l y s e s w e r e m e a n t t o p r o v i d e s o m e ar e a s f o r m a n a g e m e n t t o l o o k i n t o as t h e y c o n s i d e r t h e i r s t a f f i n g p l a n s . Ov e r t i m e f o r m a n y 2 4 / 7 d e p a r t m e n t s c a n b e a n i s s u e , e s p ec i a l l y i f t h e y a r e u s i n g s h i f t s o f gr e a t e r t h a n e i g h t h o u r s . T h e D i s t r i c t s t a f f s o p e r a t i o n s u s i n g p r i m a r i l y f o u r 1 2 - h o u r s h i f t s . T h e de p a r t m e n t s p e n t o v e r $ 2 0 0 t h o u s a n d o n s c h e d u l e d o v e r ti m e i n F Y 2 0 1 0 . A t h i r d o f t h a t i s a pr e m i u m p a i d f o r u s i n g o v e r t i m e . T o t h e e x t e n t t h a t s c h e d u l e s c o u l d b e u s e d t o r e d u c e ov e r t i m e , t h e y c a n b e m o r e e f f e c t i v e w i t h t h e i r p e r s o n ne l c o s t s . Th e D i s t r i c t ’ s u n i o n a g r e e m e n t p r o v i d e s o n - c a l l s t a f f t h a t c a r r i e s a p a g e r w i l l b e p a i d s i x - h o u r s a t st r a i g h t t i m e a n d o v e r t i m e f o r h o u r s w o r k e d . T h e a n a l ys i s o f s e l e c t e d m o n t h s i n d i c a t e s t h a t o n - ca l l s t a f f w e r e u t i l i z e d o n l y 3 4 % o f t h e t i m e . T h i s m ad e t h e e f f e c t i v e c o s t p e r h o u r s i g n i f i c a n t l y hi g h e r ( n e a r l y 3 . 8 t i m e s t h e s t a n d a r d r a t e ) f o r t h e ho u r s w o r k e d . Th e D i s t r i c t h a s b e e n s t r u g g l i n g t o r e t a i n a n d d e v e l o p s t a f f . R e c r u i t m e n t e f f o r t s h a v e o n l y b e e n ke e p i n g e v e n w i t h a t t r i t i o n . T h e r e i s s o m e i n d i c a t i o n t h a t 1 2 - h o u r s c h e d u l e s m a y n o t b e f o r ev e r y o n e . An a l y s e s o f w o r k l o a d a c t i v i t y ( c a l l s a n d d a t a e n t r y r e c o r d ke e p i n g ) i n d i c a t e t h a t t y p i c a l s t a f f i n g le v e l s m i g h t b e a l t e r e d t o a d d r e s s a c t i v i t y s e e n b y h o u r o f d a y , b y d a y o f w e e k , b y s e a s o n , a n d ca p a c i t y o f s t a f f . I t w a s o b s e r v e d t h a t s u p e r v i s o r s o f t e n wo r k t o c o v e r s t a f f f o r l u n c h a n d b r e a k s , wh i c h l i m i t s t h e i r t i m e t o s u p p o r t m a n a g e m e n t a c t i v i t i e s. An a l y s e s o f s t a t e i n f o r m a t i o n o n c a l l c e n t e r s ( P S A P ’ s ) i n di c a t e d t h e D i s t r i c t p r o v i d e s a h i g h e r le v e l o f s e r v i c e p e r c a p i t a f o r n o n - e m e r g e n c y c a l l s t h a n s o m e o f t h e l a r g e r P S A P ’ s . An a l y s e s i n d i c a t e d s e r v i c e l e v e l s p r o v i d e d t o u s e r a g e n c i e s a r e c o n s i s t e n t w i t h p o p u l a t i o n s . Si n c e D i s t r i c t r e v e n u e s a r e c o l l e c t e d o n p r o p e r t y t a x v a lu a t i o n s , t h e r e m a y n o t b e e x a c t e q u i t y fo r a l l u s e r a g e n c y s e r v i c e s . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 1 of 46 1. In t r o d u c t i o n 1 .1 BA C K G R O U N D ON A U D I T Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f t h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e Di s t r i c t ( t h e D i s t r i c t ) s t a f f i n g i n t h e f i s c a l y e a r 0 9 / 1 0 a u d i t w o r k p l a n . T h e a u d i t w o r k c o n t i n u e d i n t o f i s c a l y ear 20 1 0 / 2 0 1 1 . Pu r p o s e o f a u d i t : Th i s i s t h e f i r s t i n t e r n a l a u d i t o f t h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t a n d a n o p p o r t u n i t y t o a d d r e s s so m e o f t h e c o n c e r n s o v e r s t a f f i n g f o r t h e o r g a n i z a t i o n . C u r r e n t t u r n o v e r i n t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r p o s i t i o n ha s r e s u l t e d i n g r e a t e r i n v o l v e m e n t b y t h e C o u n t y . T he a u d i t o b j e c t i v e s w e r e d e s i g n e d t o a s s i s t t h e n e w le a d e r s h i p o f t h e o r g a n i z a t i o n w i t h i n f o r m a t i o n o n t he D i s t r i c t a n d i t s a c t i v i t i e s . 1. 2 OB J E C T I V E S an d S C O P E Ob j e c t i v e s i n c l u d e d : 1. I d e n t i f i c a t i o n o f p o t e n t i a l i m p r o v e m e n t s i n o p e r a ti o n a l s t r u c t u r e f o r s t a f f i n g t h e D i s t r i c t . a. I d e n t i f y c u r r e n t o r g a n i z a t i o n o f D i s t r i c t o p e r a t i o n s. b. L o o k a t c o m p a r a b l e s e r v i c e d i s t r i c t s a n d h o w t h e y a r e o rg a n i z e d . c. R e v i e w w o r k l o a d i n f o r m a t i o n a n d w o r k f l o w f o r t h e D i st r i c t a n d c o m p a r a b l e s e r v i c e d i s t r i c t s . Re v i e w s c h e d u l i n g o f s t a f f a n d v a r i a n c e s t o a c t u a l s t a f f i ng a n d o v e r t i m e i m p a c t s . d. R e v i e w n a t u r e a n d t y p e o f w o r k p e r f o r m e d ( b y t e l e co m m u n i c a t o r s ) b e l o w t h e e x e c u t i v e di r e c t o r . e. D e v e l o p v a r i o u s m o d e l s w i t h s e r v i c e d i s t r i c t m a n a g e m e n t o n h o w t h e o r g a n i z a t i o n c o u l d b e re s t r u c t u r e d . 2. R e v i e w f i s c a l i m p a c t s o f a n y s u g g e s t i o n s . Sc o p e : Th i s i s a l i m i t e d s c o p e a u d i t a n d c o v e r e d o n l y t h o s e a r e as d e v e l o p e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h D i s t r i c t ma n a g e m e n t . T h e f o c u s w a s p r i m a r i l y o n n o n - e x e m p t t e le c o m m u n i c a t o r s t a f f . Au d i t w o r k c o m m e n c e d i n e a r n e s t i n S e p t e m b e r 2 0 1 0 a n d c o nt i n u e d t h r o u g h F e b r u a r y 2 0 1 1 . D a t a w a s ob t a i n e d f r o m t h e C o u n t y a c c o u n t i n g s y s t e m , D i s t r i c t d i s p a tc h s y s t e m ( C A D ) . W h e n p o s s i b l e , d a t a f r o m Au g u s t 1 , 2 0 0 7 t h r o u g h S e p t e m b e r 2 0 1 0 w a s u s e d . Th e s e r v i c e d i s t r i c t ’ s d i s p a t c h s y s t e m d o e s n o t c o l l e c t s o m e k i n ds o f d a t a ( i . e . l e n g t h o f c a l l ) t h a t c o u l d h a v e De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 2 of 46 be e n u s e f u l i n t h i s k i n d o f a u d i t . T h e a u d i t c o m b i n e d c al l a n d u n i t h i s t o r y i n f o r m a t i o n t o p r o v i d e s o m e in f o r m a t i o n o n t h e n u m b e r o f e n t r i e s f o r e a c h c a l l . Ho w e v e r , t h i s n u m b e r i s a n i n d i c a t o r o f c o m p l e x i t y a n d ti m e i t i s n o t w i t h o u t i t s w e a k n e s s e s . I t i s c o n s i d e r e d a m e a s u r e o f s t a f f a c t i v i t y a n d i s o n e t h e D i s t r i c t h a s no t u s e d b e f o r e . 1. 3 ME T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s ( i n a d d i t i o n t o t h o s e i n c l u d e d w i t h o bj e c t i v e s ) i n c l u d e d : O b t a i n i n g S t a t e d a t a o n c a l l c e n t e r s a r o u n d t h e s t a t e . D i s c u s s i o n s a n d w o r k w i t h v a r i o u s 9 - 1 - 1 s t a f f . A u d i t w o r k w i t h t h e c o m p u t e r a i d e d d i s p a t c h s y s t e m , w h i c h i n c l u d e s : o m a k i n g t h e d a t a c o n s i s t e n t a s p o s s i b l e ( s u c h a s d a t e s , n a m e s, p o s i t i o n s ) , o c o m b i n i n g d a t a f r o m c a l l h i s t o r y w i t h u n i t h i s t o r y , Th e C o u n t y A u d i t o r h a s s i g n i f i c a n t e x p e r i e n c e u s i n g c o m p ut e r a s s i s t e d a u d i t t e c h n i q u e s . T h e D e s c h u t e s Co u n t y I n t e r n a l a u d i t p r o g r a m h a s u t i l i z e d A C L a u d i t in g s o f t w a r e s i n c e 2 0 0 3 i n m o s t o f t h e i n t e r n a l a u d i t s pe r f o r m e d . A C L t e c h n o l o g y i s r e c o g n i z e d w o r l d w i d e a s o ne o f t h e l e a d i n g d a t a a n a l y s i s t o o l s f o r a u d i t , co m p l i a n c e a n d r i s k p r o f e s s i o n a l s . A C L ’ s t e c h n o l o g y h a s e n a b le d o v e r 1 4 , 0 0 0 o r g a n i z a t i o n s w o r l d w i d e t o pr o v i d e a h i g h e r l e v e l o f b u s i n e s s a s s u r a n c e . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e to p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l us i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e th a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f or o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s. ) 2. Ba c k g r o u n d De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t i s a “ P u b l i c S a f e t y A n s w e r i n g P o i n t ” ( P S A P ) . T h e S t a t e t r a c k s so m e 5 0 P S A P ’ s a r o u n d t h e s t a t e . T h e D i s t r i c t w a s f o r m e d i n 1 9 8 8 t o s u p p o r t c o m m u n i c a t i o n s w i t h P o l i c e (e x c l u d i n g t h e O r e g o n S t a t e P o l i c e ) , F i r e a n d E m e r g e n cy M e d i c a l S e r v i c e U n i t s . T h e y a r e r e s p o n s i b l e f o r al l 9 - 1 - 1 a n d n o n - e m e r g e n c y c a l l s i n D e s c h u t e s C o u n t y . Th e D i s t r i c t ’ s v o t e r s a p p r o v e d a f i v e - y e a r l o c a l o p t i o n le v y e f f e c t i v e f o r J u l y 1 , 2 0 0 8 , w h i c h s i g n i f i c a n t l y in c r e a s e d t h e o v e r a l l p r o p e r t y t a x r e v e n u e s f r o m p r i o r y e a r s . T h e D i s t r i c t h a s a p e r m a n e n t r a t e o f 1 6 . 1 8 ce n t s p e r $ 1 0 0 0 o f t a x a b l e a s s e s s e d v a l u e a n d t h e l o c a l o pt i o n l e v y i n c r e a s e d t h a t b y 2 3 c e n t s p e r th o u s a n d . T h e D i s t r i c t ’ s 2 0 1 1 f i s c a l y e a r b u d g e t p r o v i d e d f o r $ 1 6 . 5 m i l l i o n i n e x p e n d i t u r e s w i t h 4 0 . 5 f u l l t ime De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 3 of 46 De s c h u t e s C o u n t y 9- 1 - 1 S e r v i c e Di s t r i c t Or g a n i z a t i o n a l Ch a r t (F Y 1 0 / 1 1 ) eq u i v a l e n t e m p l o y e e s . F o r f i s c a l y e a r 2 0 1 1 , T h e D i s t r i ct s h i f t e d a d m i n i s t r a t i v e o v e r s i g h t t o t h e C o u n t y a n d aw a y f r o m t h e i r c u r r e n t E x e c u t i v e B o a r d . T h e E x e c u t i v e B o a r d c o n t i n u e s t o p r o v i d e p o l i c y - l e v e l o v e r s i g h t an d r e v i e w . T h e E x e c u t i v e B o a r d i s c o m p r i s e d o f f i v e p e r m a n e n t m e m b e r s f r o m t h e C o u n t y S h e r i f f ; p o l i c e an d f i r e c h i e f s f r o m t h e C i t i e s o f B e n d a n d R e d m o n d ; an d t w o a d d i t i o n a l m e m b e r s . Th e D i s t r i c t h a s r e c e n t l y c o m p l e t e d a s i g n i f i c a n t u p g r a d e i n t h e i r o p e r a t i o n a l t e c h n o l o g y a s w e l l a s m o v e d in t o i m p r o v e d l e a s e d f a c i l i t i e s . T h e f a c i l i t i e s a r e b e in g l e a s e d f r o m t h e C o u n t y a n d w e r e s p e c i f i c a l l y de s i g n e d f o r t h e D i s t r i c t . Fu r t h e r a n a l y s e s o f t h e i r f i n a n c i a l , b u d g e t a r y a n d o t h er i t e m s a r e p r e s e n t e d i n t h e a p p e n d i c e s . D e s c h u t e s C o u n t y 9 1 1 D i r e c t o r 1 . 0 0 F T E C u s t o m e r S e r v i c e C l e r k 0 . 5 0 F T E A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t 1 . 0 0 F T E D i s p a t c h S u p e r v i s o r 1 . 0 0 F T E D i s p a t c h S u p e r v i s o r 1 . 0 0 F T E D i s p a t c h S u p e r v i s o r 1 . 0 0 F T E Dispatch Supervisor 1.00 FTE P u b l i c S a f e t y S y s t e m s M a n a g e r 1 . 0 0 F T E P u b l i c S a f e t y C o o r d i n a t o r 1 . 0 0 F T E 9 1 1 G I S A n a l y s t 1 . 0 0 F T E T e l e c o m L e a d 1 . 0 0 F T E T e l e c o m L e a d 1 . 0 0 F T E T e l e c o m L e a d 1 . 0 0 F T E Telecom Lead 1.00 FTE T e l e c o m I I 3 . 0 0 F T E T e l e c o m I 1 . 0 0 F T E T e l e c o m I I I 3 . 0 0 F T E T e l e c o m I 1 . 0 0 F T E T e l e c o m I I 3 . 0 0 F T E T e l e c o m I I I 3 . 0 0 F T E T e l e c o m I 2 . 0 0 F T E T e l e c o m I I I 3 . 0 0 F T E T e l e c o m I I 2 . 0 0 F T E Telecom I 1.00 FTE T e l e c o m I I 3.00 FTE T e l e c o m I I I 2.00 FTE D e p a r t m e n t H e a d M a n a g e m e n t R e p r e s e n t e d b y D e s c h u t e s C o u n t y 9 1 1 E m p l o y e e s U n i o n R e p r e s e n t e d b y t h e A s s o c i a t i o n o f F e d e r a l , S t a t e , C o u n t y a n d M u n i c i p a l E m p l o y e e s C o n f i d e n t i a l – N o n - R e p r e s e n t e d , N o n - M a n a g e m e n t E m p l o y e e s De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 4 of 46 3. F i n d i n g s Th e s e f i n d i n g s a r e i n t e n d e d t o a s s i s t t h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t a n d a s s o c i a t e d ma n a g e m e n t i n e v a l u a t i n g t h e s t a f f i n g f o r t h e i r o p e r at i o n s . I t w i l l b e u p t o m a n a g e m e n t t o f u r t h e r d i s c e r n ho w t h e s e f i n d i n g s c o u l d b e u s e d i n m a n a g i n g t h e i r o p e r at i o n s . R e c o m m e n d a t i o n s a r e i n t e n d e d a s su g g e s t i o n s f o r r e v i e w a n d d o n o t c a r r y t h e w e i g h t o f s om e t y p e s o f a u d i t s p e r f o r m e d . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i ng l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d in t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e im p r o v e m e n t m a y b e n e e d e d a n d d o n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . 3. 1 Fi n a n c i a l i m p a c t s o f c u r r e n t s c h e d u l i n g Ta b l e 1 : Tr e n d a n d e x t e n t of o v e r t i m e b y fi s c a l y e a r Ov e r t i m e s p e n d i n g c o u l d b e l o w e r . Th e D i s t r i c t s p e n t i n F Y 2 0 1 0 s o m e $ 3 1 1 t h o u s a n d o n o v e rt i m e a n d s c h e d u l e d o v e r t i m e . T h i s i s c o n s i s t e n t wi t h p r i o r p e r i o d s , t o t a l i n g m o r e t h a n $ 1 . 1 m i l l i o n in f o u r y e a r s . Fi s c a l y e a r : 2 0 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 Ov e r t i m e 1 0 3 , 6 5 7 $ 6 2 , 3 8 6 $ 1 1 0 , 4 3 0 $ 1 0 1 , 7 8 2 $ Ov e r t i m e - s c h e d u l e d 1 9 0 , 5 3 7 1 8 2 , 3 3 0 1 8 8 , 0 9 2 2 0 9 , 6 2 4 To t a l O v e r t i m e 2 9 4 , 1 9 4 $ 2 4 4 , 7 1 5 $ 2 9 8 , 5 2 2 $ 3 1 1 , 4 0 6 $ Ov e r t i m e a s a % of s a l a r i e s a n d w a g e s 1 4 . 9 % 1 2 . 4 % 1 3 . 4 % 1 2 . 9 % Ov e r t i m e i n c r e a s e (d e c r e a s e ) a s a pe r c e n t a g e p e r y e a r 1 3 % - 1 7 % 2 2 % 4 % De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 5 of 46 Gi v e n t h e D i s t r i c t ’ s c u r r e n t s c h e d u l i n g o f f o u r t w e l v e - h o ur s h i f t s , o v e r t i m e i s p a i d f r e q u e n t l y o n h o u r s sc h e d u l e d i n e x c e s s o f 4 0 h o u r s i n a w e e k a n d i s a b u i l t - i n r e q u i r e m e n t f o r t h i s t y p e o f s c h e d u l e . F i f t y - n i n e pe r c e n t ( 5 9 % ) o f a l l o v e r t i m e c o s t s r e l a t e t o t h e s c h e d u le d o v e r t i m e f o r t h i s k i n d o f s h i f t ( o r 8 8 % o f t h e ov e r t i m e - s c h e d u l e d l i n e i t e m ) . T h e u n i o n a g r e e m e n t p r ov i d e s f o r t h i s t y p e o f s c h e d u l e a s w e l l a s o t h e r t y p e s of s c h e d u l e s a s d e t e r m i n e d b y m a n a g e m e n t . Ov e r t i m e p a i d f o r s c h e d u l e d w o r k i s a c o s t l y a l t e r n a t i v e . W i t h a d d i t i o n a l p l a n n i n g a n d c h a n g e s t o s c h e d u l e s , it i s p o s s i b l e f o r o v e r t i m e t o b e r e d u c e d . T h e o v e r t i m e p r e m i u m c o s t f o r t e l e c o m m u n c a t o r s c h e d u l e d ov e r t i m e i s n e a r l y $ 5 7 t h o u s a n d ( b e f o r e t h e a s s o c i a t e d be n e f i t s / f r i n g e c o s t s ) . T h e a s s o c i a t e d s t r a i g h t t i m e co s t b e i n g w o r k e d a m o u n t s t o n e a r l y $ 1 1 4 t h o u s a n d ( b e f o re t h e a s s o c i a t e d b e n e f i t s / f r i n g e c o s t s ) . T h e op p o r t u n i t y w o u l d b e t o u s e t h e s e m o n i e s f o r a d d i t i o n a l s t a f f i n g a n d r e d u c e t h e i n c r e m e n t a l l y h i g h e r c o s t p e r ho u r . On e i s s u e i n m o v i n g f r o m t h e s c h e d u l e d o v e r t i m e i s t h e Di s t r i c t w o u l d n e e d a d d i t i o n a l s t a f f i n g . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r o p t i on s t h a t c a n r e d u c e t h e b u r d e n b e i n g p a i d f o r sc h e d u l e d o v e r t i m e . O p t i o n s m i g h t i n c l u d e : · Wo r k i n g t o w a r d s o m e o t h e r s h i f t l e n g t h s , w h i c h w o u l d r e q u i r e l e s s s c h e d u l e d o v e r t i m e . · Re v i e w i n g i m p a c t o f m i n i m u m s t a f f i n g l e v e l s a n d a s s oc i a t e d c a l l v o l u m e s . · Cr o s s - t r a i n i n g o f c a l l t a k e r s s o o n c a l l s t a f f d o n ot h a v e t o b e u s e d . · Bu i l d i n g u p s t a f f i n g s o t h e r e c a n b e o p t i o n s f o r v a ri o u s t y p e s o f s c h e d u l e s a s w e l l a s t h e po t e n t i a l f o r o n - c a l l a n d h o u r l y e m p l o y e e s . St r u c t u r e o f h o w o n - c a l l w o r k i s p a i d r e s u l t s i n h i gh c o s t . An a n a l y s i s f o r t h e m o n t h s o f D e c e m b e r 2 0 0 9 a n d J u l y 2 0 10 i n d i c a t e d a l o w u t i l i z a t i o n o f o n - c a l l s t a f f . T h i s th e n t r a n s l a t e s i n t o a n o v e r a l l h i g h c o s t f o r t h a t o n - c a ll l a b o r . O n - c a l l s t a f f r e c e i v e s i x h o u r s o f s t r a i g h t t i me fo r b e i n g o n - c a l l f o r 2 4 h o u r s a n d a r e p a i d o v e r t i m e ra t e s w h e n t h e y a r e c a l l e d i n ( 3 - h o u r m i n i m u m ) . A s t a ff pe r s o n i s i d e n t i f i e d a s o n - c a l l f o r e a c h a n d e v e r y d a y . F o r t h e s e t w o m o n t h s , s t a f f w e r e u t i l i z e d f o r o n l y 3 4 % of t h e d a y s . I t a p p e a r e d t h a t s o m e t i m e s s t a f f w e r e u t i li z e d w h e n m i n i m u m s t a f f i n g l e v e l s w e r e m e t . T h e fo l l o w i n g c o s t s w e r e b o r n e t o h a v e t h o s e 2 1 d a y s c o v e r e d . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 6 of 46 Ta b l e I I : Co s t p e r h o u r f o r ov e r t i m e w o r k e d by o n - c a l l s t a f f (s e l e c t e d mo n t h s ) 12 / 0 9 & 7 / 1 0 A c t i v i t y H o u r s C o s t C o s t / H o u r Pa g e r c o m p e n s a t i o n 3 6 0 8 , 9 6 2 . 1 4 $ 2 4 . 8 9 $ Ov e r t i m e w o r k e d 1 5 9 . 5 6 , 1 1 3 . 2 6 $ 3 8 . 3 3 $ To t a l w o r k e d 1 5 9 . 5 1 5 , 0 7 5 . 4 0 $ 9 4 . 5 2 $ % o f S t a n d a r d r a t e 3 8 0 % Th e n e e d f o r o n - c a l l s t a f f i n g i s n o t i n q u e s t i o n , b u t t he r a t e o f p a y m e n t f o r t h o s e h o u r s . A n e f f e c t i v e 3 8 0 % wa g e r a t e f o r t h e t i m e a c t u a l l y u t i l i z e d s e e m s l i k e a hi g h p r i c e t o p a y f o r o n - c a l l a s s i s t a n c e . Th e c o s t s a r e d i c t a t e d b y t h e c u r r e n t u n i o n a g r e e m e n t . H o w e v e r , t h e r e a r e u n i o n a g r e e m e n t s f o r o t h e r Or e g o n P S A P ’ s t h a t h a v e c a l l b a c k p r o v i s i o n s t h a t a r e m u c h l e s s c o s t l y . I n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y t h e Di s t r i c t i n d i c a t e s o t h e r P S A P ’ s a r e g e n e r a l l y p a y i n g l e ss t o h a v e s t a f f o n o n - c a l l d u t y a n d a r e g e n e r a l l y ut i l i z i n g o n l y o n a n a s n e e d e d b a s i s a n d n o t e v e r y d a y . Si n c e i t i s n o t c l e a r w h a t t h e D i s t r i c t c o u l d n e g o t i a t e i n t e r m s o f a b e t t e r a g r e e m e n t f o r t h e s e s e r v i c e s , n o im p a c t h a s b e e n d e t e r m i n e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r r e v i ew i n g t h e o n - c a l l p r o v i s i o n s f o r f a i r e r t e r m s . 3. 2 Sc h e d u l i n g a n d s t a f f i n g o b s e r v a t i o n s St a f f i n g a n d a c t i v i t y h a v e b e e n r e l a t i v e l y c o n s i s t e nt . A r e v i e w o f s t a f f i n g a n d a c t i v i t y i n d i c a t e s a r e l a t i v e l y f l a t l e v e l o f a c t i v i t y . T h i s i s d u r i n g a p e r i o d w h e re po p u l a t i o n h a s g r o w n c o n s i d e r a b l y . H o w e v e r , c a l l s f o r se r v i c e h a v e d r o p p e d a n d c a l l - t a k i n g a c t i v i t y (m e a s u r e b y u n i t h i s t o r y ) i s r e l a t i v e l y f l a t . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 7 of 46 Ta b l e I I I : Tr e n d f o r po p u l a t i o n , st a f f i n g a n d ac t i v i t y l e v e l s (a n d a s s o c i a t e d me a s u r e s ) b y fi s c a l y e a r F i s c a l Y e a r 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 S p a r k l i n e C h a r t P o p u l a t i o n s e r v e d 1 6 7 , 0 1 5 1 7 0 , 7 0 5 1 7 2 , 0 5 0 # o f T e l e c o m m u n i c a t o r s ( T C ) 2 8 3 0 2 8 TC S a l a r y E x p . 1 , 2 2 0 , 7 3 7 $ 1 , 2 9 6 , 5 6 8 $ 1 , 3 6 1 , 1 3 7 $ Ca l l s f o r S e r v i c e 2 9 2 , 8 3 3 2 7 8 , 9 7 9 2 6 9 , 4 0 2 Un i t H i s t o r y ( U H ) 1 , 8 9 5 , 1 8 9 1 , 8 5 1 , 8 2 1 1 , 8 8 0 , 5 4 6 TC $ p e r 1 0 0 P o p l n 7 3 1 7 6 0 7 9 1 TC $ p e r C a l l 4 1 7 4 6 5 5 0 5 TC $ p e r U H 6 4 4 7 0 0 7 2 4 Ca l l s / 1 0 0 p o p l n 1 7 5 1 6 3 1 5 7 UH / 1 0 0 p o p l n 1 , 1 3 5 1 , 0 8 5 1 , 0 9 3 Te l e c o m m u n i c a t o r p o s i t i o n r e c r u i t m e n t e f f o r t s a r e j us t k e e p i n g u p w i t h a t t r i t i o n . In t h e l a s t t w o y e a r s , t h e d e p a r t m e n t h a s m a n a g e d t o o nl y s t a y e v e n w i t h t e l e c o m m u n i c a t o r s t a f f i n g . T h e Di s t r i c t h a s l o s t s i x s t a f f b e y o n d p r o b a t i o n a r y s t a t u s . T h e t e l e c o m m u n i c a t o r r e c r u i t m e n t e f f o r t s i n t h e l a s t t w o ye a r s ( 2 0 0 9 - 2 0 1 0 ) b r o u g h t i n a b o u t t e n n e w e m p l o y e e s of w h i c h s i x h a v e r e m a i n e d w i t h t h e d e p a r t m e n t . Th i s l e v e l o f t u r n o v e r i n i n i t i a l h i r e s ( a r o u n d 4 0 % ) do e s n o t s e e m u n u s u a l g i v e n t h e s t r e s s o f 9 - 1 - 1 c a l l ce n t e r s , s i g n i f i c a n t j o b r e q u i r e m e n t s t h a t c a n n o t b e e f f ec t i v e l y i n t e r v i e w e d f o r , a n d t h e o n g o i n g s t r e s s o f t h e po s i t i o n s . O n a v e r a g e , p r o b a t i o n a r y e m p l o y e e s t h a t d o n o t s u c c e e d l e a v e w i t h i n s i x m o n t h s . C u r r e n t pr o b a t i o n a r y h i r e s i n c l u d e f o u r u n d e r s i x m o n t h s a n d f i ve u n d e r a y e a r . T h e n o n - p r o b a t i o n a r y s t a f f l o s t av e r a g e d s i x y e a r s o f t e n u r e . T h i s s e e m s r e a s o n a b l e g i v en t h e n u m e r o u s c h a n g e s i n p e o p l e ’ s l i v e s . I t i s ha r d t o q u a n t i f y h o w m u c h e x p e r i e n c e h a s b e e n l o s t t h r ou g h t h i s n o r m a l a t t r i t i o n . Di s t r i c t e m p l o y e e s l e a v i n g s e r v i c e i n t h e p r i o r t w o y e a r s h a v e b e e n c o n f i n e d t o t e l e c o m m u n i c a t o r p o s i t i o n s . W i t h s o m e 3 1 t e l e c o m m u n i c a t o r p o s i t i o n s , a v e r a g e t u r n ov e r a p p e a r s t o b e a r o u n d 1 4 . 5 % . Th e D i s t r i c t ’ s t e l e c o m m u n i c a t o r p o s i t i o n s a r e s o m e o f t h e m o s t c h a l l e n g i n g p o s i t i o n s t o f i l l . N o t o n l y a r e t h e po s i t i o n s v e r y d y n a m i c b u t a p p l i c a n t s c a n r a r e l y h a v e l if e e x p e r i e n c e s t h a t r e a d y t h e m f o r a l l o f t h e a s p e c t s of t h e s e d u t i e s . T h e D i s t r i c t e x p e r i e n c e s g r e a t e r l e v e l s o f t u r n o v e r t h a n m a n y o t h e r C o u n t y d e p a r t m e n t s . Th e C o u n t y ’ s o v e r a l l t u r n o v e r r a t e i n a r e c e n t 2 0 1 0 i nt e r n a l a u d i t w a s 4 % . T h e B u r e a u o f L a b o r p u b l i s h e s si m i l a r s t a t i s t i c s i n d i c a t i n g t h e a n n u a l r a t e o f s e p a r a t i on f o r s t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t s i s a r o u n d 1 6 % ( f o r 20 0 8 ) . T h e s e s t a t i s t i c s a r e m a r k e d l y l o w e r t h a n t h o s e f o r l e v e l s s e e n i n t h e p r i v a t e s e c t o r a t 4 9 % . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 8 of 46 Gi v e n t h e n e e d s o u t l i n e d i n p r i o r f i n d i n g s t o c o v e r w or k p e r f o r m e d b y s u p e r v i s o r s , t o p r o v i d e a d d i t i o n a l sc h e d u l i n g o p t i o n s f o r s t a f f , a n d d e v e l o p o n - c a l l o p p o r tu n i t i e s , i t w o u l d a p p e a r a d d i t i o n a l r e c r u i t m e n t e f f o rts ma y b e n e c e s s a r y b e y o n d t h e l e v e l s p r e v i o u s l y p e r f o r m e d . G i v e n t h e c u r r e n t e n v i r o n m e n t , t h e D i s t r i c t h a s ha d t r o u b l e f i n d i n g a n d d e v e l o p i n g e n o u g h t a l e n t f r om t h e i r r e c r u i t m e n t s . In r e v i e w o f t h e h i r i n g p r o c e s s e s t h e d e p a r t m e n t u s e s , i t i s h a r d t o i m a g i n e a n y m o r e t h e y c o u l d d o t o as s e s s a n d e v a l u a t e a p p l i c a n t s . O t h e r C o u n t y d e p a r t m e n t s c o u l d l e a r n f r o m s o m e o f t h e i r t e c h n i q u e s . T h e de p a r t m e n t s p e n d s a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e t o g o th r o u g h t h e p r o c e s s , w h i c h i n c l u d e s t e s t i n g , s c r e e n i n g , in t e r v i e w i n g , o b s e r v i n g , a n d m a k i n g e f f o r t s t o m a k e s u r e t h e p r o c e s s i s q u a n t i f i a b l e . T h e t w e l v e - m o n t h pr o b a t i o n a r y p e r i o d s w i t h c o n s i s t e n t a n d e x t e n s i v e s u p e r v is o r y i n t e r a c t i o n g i v e t h e D i s t r i c t t h e t i m e i t t a k e s to d e t e r m i n e c a n d i d a t e s a r e r i g h t f o r t h e p o s i t i o n . Th e l a s t r e c r u i t m e n t c o m p l e t e d f o r t e l e c o m m u n i c a t o r s w a s i n J a n u a r y 2 0 1 0 . T h e m o s t r e c e n t h i r e s f r o m t h a t re c r u i t m e n t w e r e b r o u g h t o n i n O c t o b e r 2 0 1 0 . {T h e D i s t r i c t j u s t r e c e n t l y o p e n e d a r e c r u i t m e n t e f f e c t i v e 1/ 2 0 / 2 0 1 1 . } Hu m a n r e s o u r c e e x p e r t s i n d i c a t e t u r n o v e r i s c o s t l y . Q u a n t i fy i n g s o m e v a l u e f o r t h i s c o s t t o t h e S e r v i c e Di s t r i c t w a s b e y o n d t h e s c o p e o f t h i s a u d i t . I n a d e q u a t e w or k f o r c e c a n a f f e c t s e r v i c e l e v e l s t h r o u g h t h e ad d i t i o n a l c o s t a n d t i m e d e d i c a t e d t o t h e h i r i n g p r o c e ss , s u p e r v i s i o n , a n d t r a i n i n g c o s t s . T h e c u r r e n t 9 1 1 em p l o y e e a v e r a g e s 6 . 3 y e a r s w i t h t h e D i s t r i c t . Pr o j e c t “ R e t a i n s ” a n e f f o r t t o i m p r o v e c a l l c e n t e r t u r n ov e r b y t h e A s s o c i a t i o n o f P u b l i c - S a f e t y Co m m u n i c a t i o n s O f f i c i a l s ( A P C O ) . T h e y i n d i c a t e r e c r u i t m e nt e f f o r t s s h o u l d b e o n g o i n g t o c r e a t e a p o o l o f po t e n t i a l e m p l o y e e s a n d n o t w a i t u n t i l t h e r e a r e v a c a nc i e s t o f i l l t h u s s h o r t e n i n g t h e t i m e b e t w e e n a v a c a n c y be i n g c r e a t e d a n d a v a c a n c y b e i n g f i l l e d . Th e d e p a r t m e n t c o n s i s t e n t l y s c h e d u l e s o v e r t i m e s h i f t s a n d p a y s o v e r t i m e f o r o n - c a l l s e r v i c e s . Gi v e n t h a t a c t i v i t y a s s e e n b y u n i t h i s t o r y v o l u m e s h a s r em a i n e d c o n s t a n t , t h e d e p a r t m e n t s h o u l d e x p l o r e so m e a d d i t i o n a l t y p e s o f s t a f f i n g , i n c l u d i n g a d d i t i o n a l o n - c a l l o r a d d i t i o n a l s t a f f i n g s o t h a t o t h e r s h i f t o p t ions ca n b e e x p l o r e d . By h a v i n g s t a f f r o u t i n e l y c a l l e d i n f o r o v e r t i m e a n d on - c a l l , a d d i t i o n a l c o s t s a r e i n c u r r e d t h a t c o u l d b e u s e d to fu n d a n o n - c a l l o r p o s i t i o n t o c o v e r e x t r a w o r k l o a d s a nt i c i p a t e d . H a v i n g a d d i t i o n a l s t a f f w o u l d a l s o a l l o w for gr e a t e r f l e x i b i l i t y i n s c h e d u l i n g . T h e r o s t e r o f e m p l o ye e s i n c l u d e s o n l y o n e o n - c a l l t e l e c o m m u n i c a t o r a n d t h a t st a f f p e r s o n i s n o t r o u t i n e l y u s e d . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 9 of 46 So m e r e c e n t t u r n o v e r i n t h e l e a d e r s h i p h a s p r o b a b l y l es s e n e d t h e r e c r u i t m e n t e f f o r t s . T h e m o s t r e c e n t re c r u i t m e n t f o r t e l e c o m m u n i c a t o r s t r a i l s t h e p r i o r o n e b y a y e a r . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t c o n s i d e r m o r e r e c r u i ti n g e f f o r t s t o g a i n o n t h e i r a n t i c i p a t e d s t a f f i n g go a l s . S o m e o f t h e t h i n g s i d e n t i f i e d i n o t h e r a r e a s o f t h i s r e p o r t m a y h e l p t h e m a t t r a c t m o r e s t a f f su c h a s : · Mo r e o n - c a l l , h o u r l y o r p a r t t i m e p o s i t i o n s · Mo r e s c h e d u l e o p t i o n s . Sc h e d u l i n g o f 2 4 / 7 s c h e d u l e s m a y b e i m p r o v e d . Ov e r a l l , t h e s u p e r v i s o r y s t a f f d o a g r e a t j o b d e v e l o p i ng s c h e d u l e s u s i n g s p r e a d s h e e t t e m p l a t e s . W i t h ar o u n d 3 1 t e l e c o m m u n i c a t o r s b e i n g s c h e d u l e d o n a 2 4 / 7 b a si s , t h e y s e e m c a p a b l e o f m a i n t a i n i n g s t a f f i n g le v e l s a b o v e m i n i m u m s t a n d a r d s . T h e y m u s t a l s o m o n i t o r s c h e d u l e t r a d e s a n d u s e o f o n - c a l l s t a f f i n g . Sc h e d u l i n g i s a c o m p l e x j o b u t i l i z i n g s p r e a d s h e e t s , b u t th i s d o e s n o t a p p e a r t o b e a n u n u s u a l t a s k w i t h i n t h e Co u n t y a s a n u m b e r o f C o u n t y 2 4 / 7 o p e r a t i o n s u s e s p r e a ds h e e t s t o s c h e d u l e . T h e J a i l , w i t h f a r m o r e em p l o y e e s , u s e s a s i m i l a r s y s t e m . J u v e n i l e a l s o u t i l i z e s a s i m i l a r s y s t e m w i t h s o m e 2 2 s t a f f . Th e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n c o m e s f r o m a n a l y s e s o f s t a f f a c t i v i t y l e v e l s ( c a l l s a n d u n i t h i s t o r y c o m b i n e d ) . Th e s e s h o u l d p r o v i d e a d d i t i o n a l i n s i g h t i n t o a c t i v i t y to b e c o v e r e d b y t h e c a l l c e n t e r . M o s t o f t h e a n a l y s e s pr e s e n t e d f o l l o w e d c o n s i s t e n t p a t t e r n s . A c t i v i t y o n a n y gi v e n d a y v a r i e s . S t a f f i n g b y t h e D i s t r i c t a l s o v a r i e s an d i s i n c r e a s e d f o r h o l i d a y s a n d a n t i c i p a t e d b u s y d a y s . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 10 of 46 Gr a p h I : Ac t i v i t y a n d st a f f i n g b y h o u r of d a y f o r f i s c a l ye a r 0 9 / 1 0 By t i m e o f d a y : Th i s m a y i n d i c a t e s t a f f i n g l e v e l s c o u l d b e r e d u c e d f u r t h e r i n e a r l y m o r n i n g h o u r s a n d i n c r e a s e d d u r i n g da y l i g h t h o u r s . T h e s p i k e s i n d i c a t e w h e r e s t a f f a r e t r a n si t i o n i n g s h i f t s a n d h a v e a l i t t l e o v e r l a p . - 20,000 40,000 60,000 80,000 100,000 120,000 140,000 - 2 . 0 4 . 0 6 . 0 8 . 0 1 0 . 0 1 2 . 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 Actual activity - Combined unit S t a f f c o u n t ( T e l e c o m u n i c a t o r s w / S u p e r v i s o r s ) Ho u r s o f d a y Mi n i m u m s t a f f i n g l e v e l s Ac t u a l A v g . S t a f f C o u n t ( F Y 2 0 1 0 ) Ac t i v i t y De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 11 of 46 Gr a p h I I : Ac t i v i t y a n d st a f f i n g b y h o u r of d a y a n d d a y o f we e k f o r f i s c a l ye a r 0 9 / 1 0 By d a y o f w e e k : Th i s m a y i n d i c a t e s t a f f i n g l e v e l s c o u l d b e r e d u c e d f u r t h e r f o r S u n d a y s a n d S a t u r d a y s d u r i n g t h e d a y . Fr i d a y a n d S a t u r d a y n i g h t s a r e a b i t b u s i e r i n t h e e v en i n g s a n d c a r r y o v e r p a s t m i d n i g h t m o r e o f t e n . Th e d i f f e r e n c e i n a c t i v i t y f o r S a t u r d a y a t n o o n a n d Su n d a y a t n o o n c o u l d e q u a t e t o o n e s t a f f p e r s o n . Th e d i f f e r e n c e b e t w e e n S a t u r d a y a n d t h e w e e k d a y s a t n oo n c o u l d e q u a t e t o a b o u t o n e s t a f f p e r s o n . - 2 . 0 4 . 0 6 . 0 8 . 0 1 0 . 0 1 2 . 0 - 5 , 0 0 0 1 0 , 0 0 0 1 5 , 0 0 0 2 0 , 0 0 0 2 5 , 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 S t a f f c o u n t A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t Ho u r s o f d a y Minimum staffing levels Activity Sun Activity Mon Activity Tues Activity Wed Activity Thurs Activity Fri Activity Sat De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 12 of 46 Gr a p h I I I : Ac t i v i t y b y h o u r fo r s e l e c t e d Su m m e r a n d Wi n t e r m o n t h By s e a s o n : Th e r e i s a r e l a t i v e l y c o n s i s t e n t t r e n d b e t w e e n s u m m er a n d w i n t e r p e r i o d a c t i v i t y b y h o u r o f d a y . T h e id e n t i f i a b l e g a p c o r r e l a t e s w i t h s u m m e r a c t i v i t y a n d g r e a t e r d a y l i g h t h o u r s . T h e d i f f e r e n c e i n a v e r a g e ac t i v i t y a t a r o u n d 9 P M c o u l d e q u a t e t o t w o s t a f f . By t e l e c o m m u n i c a t o r c a p a c i t i e s : Du r i n g t h e r e v i e w o f a c t i v i t y , i t w a s d e t e r m i n e d t h at t e l e c o m m u n i c a t o r s h a v e s i g n i f i c a n t l a t i t u d e f o r ca p a c i t y i n u n i t a c t i v i t y t h r o u g h t h e c o u r s e o f t h e d a y . D u r i n g p e a k a c t i v i t y h o u r s , i t i s e v i d e n t t h at ce r t a i n s t a f f a r e c a p a b l e o f h a n d l i n g a l o t m o r e t h an t h e y d o a t n o n - p e a k h o u r s . C e r t a i n s t a f f w o r k a t De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 13 of 46 va r y i n g l e v e l s . S o m e o f t h i s a p p e a r s t o b e t i e d t o j o b d e s c r i p t i o n , e x p e r i e n c e a n d a s s i g n m e n t s . Th e s e c a p a c i t i e s h a v e c e r t a i n i d e n t i f i a b l e m a x i m u m s a n d mi n i m u m s a n d a v e r a g e s a n d t h e s e c o u l d be u s e d t o d e v e l o p p o s s i b l e s t a f f i n g l e v e l s . S o m e o f t hi s w a s e x p l o r e d a n d c o u l d b e u s e d b y t h e Di s t r i c t t o t a i l o r s c h e d u l i n g t o a n t i c i p a t e d a c t i v i t y l e v el s . T h i s i n f o r m a t i o n c a n a l s o h e l p t h e D i s t r i c t id e n t i f y w h a t p e a k a c t i v i t y l e v e l s l o o k l i k e a n d b e t t e r i d e n t i f y h o w s t a f f i n g c a n m e e t t h o s e n e e d s . So m e o f t h e o b s e r v a t i o n s m a d e i n t h e a n a l y s e s o f a c t i v i t y ( c o m b i n e d c a l l a n d u n i t h i s t o r y ) c o u l d b e t a k e n in t o a c c o u n t i n s c h e d u l i n g s t a f f a n d c o u l d o f f e r s o m e s a vi n g s . I t w o u l d a l s o d o m o r e f o r p l a n n i n g f o r p e a k ac t i v i t y t i m e s a n d a s s u r i n g s u f f i c i e n t c a p a c i t y . Th e D i s t r i c t d o e s n o t c u r r e n t l y a d j u s t t h e s c h e d u l e s f o r t h e s e k i n d s o f v a r i a b l e s . N o r w o u l d i t b e e a s y g i v e n th a t i t i s d o n e i n a s p r e a d s h e e t p r o g r a m . I t w o u l d b e d i f f i c u l t t o a c c o m m o d a t e a l l o f t h e s e v a r i a b l e s i n t o a sc h e d u l e t h a t a d d r e s s e s u n d e r l y i n g a c t i v i t y . O n e d i f f e r en c e b e t w e e n t h e D i s t r i c t a n d t h e C o u n t y ’ s o t h e r 24 / 7 a c t i v i t i e s , i s t h a t t h e D i s t r i c t h a s a v a r y i n g w o r k l oa d . T h e D i s t r i c t c o u l d p e r h a p s r e a c h g r e a t e r ef f i c i e n c i e s i f s t a f f i n g b e t t e r m a t c h e s w o r k l o a d . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r w h e t he r s o m e o f t h e a c t i v i t y l e v e l s o b s e r v e d c o u l d b e tr a n s l a t e d i n t o c h a n g e s i n s c h e d u l e s . I f i t i s c o s t e f f e c t i v e , t h e y s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r a sc h e d u l i n g s o f t w a r e p r o g r a m w o u l d b e t t e r m e e t t h e i r n e e d s . 12 - h o u r s c h e d u l e s a r e n o t f o r e v e r y o n e . Th e D i s t r i c t ’ s t e l e c o m m u n i c a t o r s a r e a l m o s t e x c l u s i v e l y o n a 1 2 - h o u r f o u r - d a y w o r k c y c l e . A s d i s c u s s e d el s e w h e r e i n t h i s r e p o r t t h i s r e q u i r e s s o m e s c h e d u l e d o v e rt i m e . A n u m b e r o f e m p l o y e e s i n d i c a t e d t h i s sc h e d u l e a l s o w e a r s o n e m p l o y e e s e v e n t h o u g h m a n y a l s o e n jo y t h e b e n e f i t s o f m o r e t i m e - o f f a s w e l l a s sc h e d u l e d o v e r t i m e . W o r k e r s o n a n 8 - h o u r s h i f t n o r m a l l y h a v e a r o u n d 1 0 6 d a y s o f f v e r s u s t h e 1 8 3 d a y s o f f fo r a 1 2 - h o u r s h i f t . 1 0 - h o u r w o r k e r s w o u l d h a v e a p p r o xi m a t e l y 1 4 6 d a y s o f f . Pa t t e r n s o f 1 2 - h o u r 4 - d a y s h i f t s c a n v a r y f o r e m p l o y e e s . A s a m p l i n g o f m o n t h s i n d i c a t e d s h i f t s w e r e m o r e of t e n ( 6 6 % ) s p l i t s h i f t s r e s u l t i n g i n e m p l o y e e s h a v i n g a c o m b i n a t i o n o f d a y a n d n i g h t s h i f t s . U s u a l l y t w o da y s o n ( 7 a m - 7 p m ) a n d t h e n t w o n i g h t s o n ( 7 p m – 7 a m ) . Th e y w o u l d t h e n , g e n e r a l l y , h a v e f o u r d a y s o f f . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 14 of 46 Gr a p h I V : Ty p e s o f sc h e d u l e s ut i l i z e d f o r se l e c t e d m o n t h s Ab o u t 2 0 % o f t h e s c h e d u l e s h a d a c o n s i s t e n t d a y , n i g h t o r s h i f t s c h e d u l e f o r a w h o l e m o n t h . St u d i e s a n d a r t i c l e s o n s h i f t w o r k a n d t h e i r i m p a c t s c a s t so m e i s s u e s w i t h t h e s e l o n g e r s c h e d u l e s : · A n u m b e r o f a r t i c l e s m e n t i o n e d t h e i m p a c t t o c i r c a d i a n rh y t h m s ( n a t u r a l s l e e p c y c l e ) b e i n g a f f e c t e d . · N i g h t s h i f t w o r k c a n r e d u c e s l e e p o p p o r t u n i t y a n d r e s u l t i n a d d i t i o n a l l e v e l s o f f a t i g u e . S h i f t w o r k e r s ob t a i n s i g n i f i c a n t l y l e s s s l e e p t h a n n o n - s h i f t w o r k e r s a n d th e q u a l i t y o f t h e s l e e p i s a l s o r e d u c e d . Sh i f t s d u r i n g t h e n i g h t t i m e h o u r s a r e m o r e f a t i g u i n g th a n a s h i f t p e r f o r m e d d u r i n g t h e d a y . · T h e r e i s s o m e e v i d e n c e t h a t a s w o r k e r s g e t o l d e r ( m i d 40 ’ s ) t h e i r a b i l i t y t o p e r f o r m o n a c o n s i s t e n t le v e l d i m i n i s h e s w h e n o n a 1 2 - h o u r s h i f t r o t a t i o n . T h e s t u d i e s s u g g e s t t h i s m a y b e d u e t o “ o l d e r pe o p l e b e i n g m o r e s e n s i t i v e t o t h e i n f l u e n c e o f t h e c i r ca d i a n s y s t e m , t i m e o f d a y , o r s l e e p d i s r u p t i o n ” (C o m p a r i n g p e r f o r m a n c e o n a s i m u l a t e d 1 2 h o u r s h i f t r o ta t i o n i n y o u n g a n d o l d e r s u b j e c t s , K R e i d / D Da w s o n O c c u p E n v i r o n M e d 2 0 0 1 ) . Th e c u r r e n t u n i o n a g r e e m e n t w i t h t h e D e s c h u t e s 9 - 1 - 1 E m pl o y e e s A s s o c i a t i o n p r o v i d e s f o r s h i f t s o f e i g h t , te n a n d t w e l v e h o u r s . T h e u n i o n a g r e e m e n t h a s p r o v i si o n s f o r b a r g a i n i n g f o r w o r k p l a n c h a n g e s t h a t pe r h a p s h a v e h i n d e r e d c h a n g e s t o s h i f t s . I n a d d i t i o n , th e D i s t r i c t h a s n o t h a d a l o t o f s t a f f i n g i n w h i c h t o ex p l o r e d i f f e r e n t s c h e d u l e s . In t r o d u c i n g o t h e r s c h e d u l e o p t i o n s m i g h t h e l p t h e D i s t r i ct a t t r a c t a n d r e t a i n w o r k e r s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r e x p a nd i n g i t s o p t i o n s f o r u t i l i z i n g w o r k p l a n s o t h e r th a n t h e 1 2 - h o u r p l a n . I t w o u l d b e i m p o r t a n t t o i n vo l v e t h e w o r k f o r c e i n t h e d e s i g n a n d Da y S h i f t s 18 % Ni g h t s h i f t s 8% Sw i n g S h i f t s 8% Sp l i t s h i f t - DD N N , D D S S 66 % De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 15 of 46 im p l e m e n t a t i o n p r o c e s s . I n o r d e r t o b e t t e r t r a n s i t io n t o a n e w s c h e d u l e t h e D i s t r i c t s h o u l d c o n s i d e r th e f o l l o w i n g : · St r e s s t h e s a v i n g s a v a i l a b l e t o t h e D i s t r i c t , · Ob t a i n i n p u t f r o m a l l w o r k e r s , a n d · Ma i n t a i n g o o d c o m m u n i c a t i o n w i t h w o r k e r s o n c h a n g e s . Gr a p h V : Su p e r v i s o r ac t i v i t y i n c a l l ce n t e r b y h o u r o f da y ( f i s c a l y e a r 09 / 1 0 ) Su p e r v i s o r s s o m e t i m e s w o r k a s t e l e c o m m u n i c a t o r s . In r e v i e w i n g a c t i v i t y o f t h e c a l l c e n t e r , t h e s u p e r v i s o rs r o u t i n e l y p a r t i c i p a t e i n c a l l c e n t e r o p e r a t i o n s d u r i n g pe a k t i m e s a s w e l l a s c o v e r f o r b r e a k s a n d l u n c h e s . S u p e r v i so r s h a v e i n d i c a t e d t h a t t h e y w o u l d l i k e t o h a v e mo r e t i m e t o p e r f o r m t h e i r s u p e r v i s o r y r o l e s . T h e r e i s a l s o a n i n d i c a t i o n t h a t t h e y h a v e b e e n h a n d e d d o w n ta s k s f r o m m a n a g e m e n t t h a t c o u l d b e r e t a i n e d . 0. 0 % 2. 0 % 4. 0 % 6. 0 % 8. 0 % 10 . 0 % 12 . 0 % 14 . 0 % 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 S u p e r v i s o r p e r c e n t r a g e o f t o t a l T C a c t i v i t y Ho u r s o f d a y TC S u p e r v i s o r - 9 1 1 TC S u p e r v i s o r - N o n E m e r g e n c y De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 16 of 46 Gr a p h V I : 12 - m o n t h r o l l i n g av e r a g e t r e n d i n su p e r v i s o r ac t i v i t y i n c a l l ce n t e r Th e o v e r a l l t r e n d ( s e e G r a p h V I ) i n s u p e r v i s o r i n v o l v e me n t i n a c t i v i t y h a s b e e n r e l a t i v e l y c o n s i s t e n t i n t h e 3 - 5% r a n g e . T h e r e c e n t t r e n d h a s b e e n a n i n c r e a s i n g o n e . Th o u g h t h e r e i s n o r u l e t h a t s u p e r v i s o r s c a n n o t w o r k a s t e le c o m m u n i c a t o r s , i t s e e m s t h a t t h e D i s t r i c t c o u l d us e s u p e r v i s o r t i m e t o b e t t e r f o c u s o n m a n a g i n g r e s o u r c e s , h i r i n g a n d d e v e l o p i n g s t a f f . T h e r e a r e a l s o l e a d wo r k e r s t h a t c o u l d p l a y a g r e a t e r r o l e o f a s s u r i n g b r e a k an d l u n c h e s a r e c o v e r e d . Ut i l i z i n g s u p e r v i s o r s a s b a c k u p t e l e c o m m u n i c a t o r s i s u n d e r u ti l i z i n g t h e i r s k i l l s a n d n o t a l l o w i n g t h e m t o sp e n d t i m e t r a i n i n g , s u p e r v i s i n g a n d l e a d i n g t h e o r g a n iz a t i o n . I t i s a l s o p e r h a p s a n i n d i c a t o r t h a t a d d i t i o n al st a f f i n g i s w a r r a n t e d t o c o v e r f o r l u n c h e s a n d b r e a k s d u r i ng p e a k h o u r s . W i t h m i n i m u m s t a f f i n g l e v e l s a n d ha v i n g a r o u n d t w e l v e s t a f f s c h e d u l e d p e r d a y t h e r e i s al m o s t s u f f i c i e n t w o r k t o c a l l f o r o n e s t a f f p e r s o n i n co v e r i n g r e q u i r e d l u n c h e s a n d b r e a k s . It s e e m s t h e c a l l c e n t e r i s s o t i g h t l y s c h e d u l e d t h a t s u p e r vi s o r s f e e l i t i s n e c e s s a r y t o p a r t i c i p a t e i n t h e c a l l op e r a t i o n a c t i v i t i e s a s a f i l l - i n o p e r a t o r . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t c o n s i d e r i n t h e i r s t af f i n g p l a n , s u f f i c i e n t s t a f f i n g t o c o v e r a b s e n c e s , lu n c h e s a n d b r e a k s t o n o t n e e d t h e s u p e r v i s o r s t o c ov e r f o r t e l e c o m m u n i c a t o r s . 2. 0 0 % 3. 0 0 % 4. 0 0 % 5. 0 0 % S u p e r v i s o r p e r c e n t a g e o f t o t a l T C a c t i v i t y 1 y e a r R o l l i n g a v e r a g e De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 17 of 46 3. 3 Co m p a r i s o n s t o p e er s ob s e r v a t i o n Gr a p h V I I : Se l e c t e d P S A P co m p a r i s o n s sh o w i n g po p u l a t i o n a n d em e r g e n c y a n d no n - e m e r g e n c y ca l l v o l u m e s p e r ca p i t a ( x 1 0 0 ) Co m p o s i t i o n a n d n a t u r e o f s e r v i c e s v a r i e s f r o m p e e r s. In f o r m a t i o n o b t a i n e d f r o m t h e s t a t e o n e m e r g e n c y a n d n o n - e m e r g e n c y c a l l s h a n d l e d b y P u b l i c S a f e t y An s w e r i n g P o i n t s ( P S A P ) a c r o s s t h e s t a t e i n d i c a t e s t h a t D e sc h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 h a n d l e s s i g n i f i c a n t l y m o r e no n - e m e r g e n c y c a l l s t h a n d o s o m e o f t h e l a r g e r P S A P ’ s . St a t e o f O r e g o n E m e r g e n c y M a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n Th e D i s t r i c t ’ s l e v e l o f 9 1 1 c a l l s p e r 1 0 0 p o p u l a t i o n a r e r e l a t i v e l y s i m i l a r . L i k e m a n y o f t h e s m a l l e r P S A P ’ s , De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 a n s w e r s a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f n o n -e m e r g e n c y c a l l s t h a t a r e d i f f e r e n t f r o m t h e la r g e r P S A P ’ s . 020 40 60 80 100 120 140 160 180 200 0 10 0 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 30 0 , 0 0 0 40 0 , 0 0 0 50 0 , 0 0 0 60 0 , 0 0 0 70 0 , 0 0 0 80 0 , 0 0 0 M u l t n o m a h ( B O E C ) W a s h i n g t o n ( W C C C A ) M a r i o n ( W V C C ) L a n e ( C e n t r a l - L a n e ) C l a c k a m a s ( C - C O M ) J a c j s o n ( S O R C ) D e s c h u t e s 9 - 1 - 1 J a c k s o n ( R V C O M M ) L i n n C o . ( S . O . ) D o u g l a s 9 - 1 - 1 C l a c k a m a s ( L O C O M ) Benton (Corvallis Reg.) Calls per 100 population P o p u l a t i o n s e r v e d 08 / 0 9 - A v e r a g e o f P o p u l a t i o n S e r v e d 0 8 / 0 9 - A v e r a g e o f 9 1 1 C a l l s p e r 1 0 0 08 / 0 9 - A v e r a g e o f O t h e r c a l l s p e r 1 0 0 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 18 of 46 Th i s m a y b e s o m e i n d i c a t i o n t h e D i s t r i c t p r o v i d e s a g r e a t er l e v e l o f s e r v i c e t h a n l a r g e r P S A P ’ s o r t h a t c a l l s ar e c o u n t e d d i f f e r e n t l y i n s o m e o f t h e o t h e r P S A P ’ s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t m a k e e f f o r t s t o u n d e rs t a n d t h e i r s e r v i c e d i f f e r e n c e s a s c o m p a r e d t o la r g e r P S A P ’ s i n o r d e r t o i d e n t i f y p o t e n t i a l o p p o r t un i t i e s t o o p e r a t e m o r e e f f i c i e n t l y o r t o e x p l a i n t o us e r s t h e a d d i t i o n a l s e r v i c e s t h e y p r o v i d e . 3. 4 Ag e n c y s e r v i c e s o b s e r v a t i o n Ta b l e I V : Co m p a r i s o n s o f us e r a g e n c y ac t i v i t y s h o w i n g pr o p e r t y t a x va l u a t i o n s a n d as s o c i a t e d po p u l a t i o n . Se r v i c e s t o a r e a a g e n c i e s v a r y f r o m p r o p e r t y v a l u a t io n s . It w a s n o t e d d u r i n g r e v i e w o f a c t i v i t y b y a g e n c y ( a s i n di c a t e d b y c a l l a n d u n i t h i s t o r y a c t i v i t y ) t h a t R e d m o n d ha d a c t i v i t i e s m o r e c o n s i s t e n t w i t h p o p u l a t i o n s i z e s t h a n w i t h p r o p e r t y v a l u a t i o n s . T h e l o w e r p r o p e r t y va l u a t i o n s r e l a t e t o f e w e r h i g h v a l u e p r o p e r t i e s . T h e D i s t r i c t s h o u l d b e a w a r e c o l l e c t e d r e v e n u e s m a y n o t b e in a l i g n m e n t w i t h t h e l e v e l o f s e r v i c e s p r o v i d e d . Po p u l a t i o n , u n i t h i s t o r y a n d c a l l a c t i v i t y a l l s e e m t o b e m o r e c l o s e l y a l i g n e d t h a n t h e p r o p e r t y t a x v a l u a t i ons. Th e D i s t r i c t i s o p e r a t i n g u n d e r a l o c a l o p t i o n l e v y a n d ma y n e e d t o l o o k a t o p t i o n s f o r f u n d i n g t h a t a r e n o t ba s e d o n p r o p e r t y t a x v a l u e s . T h e l o c a l a n d p e r m a n e n t o p t i o n l e v i e s a r e b a s e d o n p r o p e r t y v a l u a t i o n s . I f se r v i c e s w e r e c o l l e c t e d i n a n o t h e r m a n n e r t h e y m a y b e b e tt e r a l i g n e d w i t h t h e s e r v i c e s p e r f o r m e d . T h e va r i a n c e i n s e r v i c e s p r o v i d e d v e r s u s p r o p e r t y v a l u a t i o n i s a n i n h e r e n t l i m i t a t i o n w i t h u s i n g p r o p e r t y t a x e s a s a w a y t o c o l l e c t f e e s f o r s e r v i c e s . U l t i m a t e l y , t h e e a s e o f c o l l e c t i o n m a k e s i t o n e o f t h e m o r e e a s i l y u s e d me t h o d s f o r l o c a l g o v e r n m e n t s . It i s n o t c l e a r h o w c l o s e l y t h e a g e n c i e s s e r v i c e a r e a s u s e d i n t h e a n a l y s i s a b o v e m a t c h t h e g i v e n v a l u a t i o n ar e a s c h o s e n . I t i s a l s o n o t c l e a r h o w t h e D i s t r i c t ’ s p r a ct i c e s m i g h t c o n t r i b u t e t o t h e a c t i v i t y s h o w n f o r t h e s e A r e a d e s c r i p t i o n A m o u n t s % o f E s t . % o f S u m o f C o u n t s % of 91 1 C S D ( D e s c h u t e s C o u n t y ) 1 7 , 4 6 7 , 9 6 9 , 0 0 0 1 0 0 % 1 7 2 , 0 5 0 1 0 0 % 1 , 9 9 4 , 6 7 2 1 0 0 % Ru r a l L a w E n f o r c e m e n t 5 , 7 7 6 , 4 6 6 , 7 1 5 3 3 % 6 2 , 9 8 0 3 7 % 7 2 5 , 0 4 6 3 6 % C i t y o f B e n d 8 , 0 6 6 , 0 0 2 , 1 6 0 4 6 % 8 3 , 1 2 5 4 8 % 8 4 6 , 4 5 3 4 2 % C i t y o f R e d m o n d 1 , 5 8 3 , 2 1 6 , 2 2 9 9 % 25 , 9 4 5 1 5 % 3 8 7 , 6 0 7 1 9 % 2 0 1 0 - 1 1 P r o p e r t y t a x v a l u a t i o n s 2 0 1 0 P o p u l a t i o n Unit History A c t i v i t y ( F Y 0 9 / 1 0 ) De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 19 of 46 ju r i s d i c t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e D i s t r i c t c o n s i d e r t h e s e o t h e r a c t i vi t y l e v e l s s h o u l d t h e y e x p l o r e o t h e r av e n u e s f o r c o l l e c t i n g f e e s f o r s e r v i c e s . 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 De s c h u t e s Co u n t y 9 - 1 - 1 Se r v i c e D i s t r i c t ME M O R A N D U M DA T E : F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 TO : D a v i d G i v a n s , I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : R o b e r t J . P o i r i e r , D i r e c t o r RE : D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t – S t a f fi n g A n a l y s i s Th i s m e m o i s t h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s tr i c t ’ s r e s p o n s e t o t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s pr e s e n t e d i n t h e F e b r u a r y 2 0 1 1 a u d i t o f t h e D i s t r i c t ’s s t a f f i n g p r a c t i c e s . I h a v e l i s t e d t h e r e p o r t ’ s De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 20 of 46 4. 1 De s c h u t e s Co u n t y 9 - 1 - 1 Se r v i c e D i s t r i c t ( c o n t i n u e d ) re c o m m e n d a t i o n s f o l l o w e d b y t h e D i s t r i c t ’ s r e s p o n s e a n d p ro p o s e d a c t i o n w i t h r e g a r d t o e a c h o f t h e re c o m m e n d a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r o p t i on s t h a t c a n r e d u c e t h e b u r d e n b e i n g p a i d f o r sc h e d u l e d o v e r t i m e . O p t i o n s m i g h t i n c l u d e : · Wo r k i n g t o w a r d s o m e o t h e r s h i f t l e n g t h s , w h i c h w o u l d r e q u i r e l e s s s c h e d u l e d o v e r t i m e . · Re v i e w i n g i m p a c t o f m i n i m u m s t a f f i n g l e v e l s a n d a s s oc i a t e d c a l l v o l u m e s . · Cr o s s - t r a i n i n g o f c a l l t a k e r s s o o n c a l l s t a f f d o n ot h a v e t o b e u s e d . · Bu i l d i n g u p s t a f f i n g s o t h e r e c a n b e o p t i o n s f o r v a ri o u s t y p e s o f s c h e d u l e s a s w e l l a s t h e po t e n t i a l f o r o n - c a l l a n d h o u r l y e m p l o y e e s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . A s t h e n e w d i r e c t o r I h a v e c o m m i t t e d a g r e a t d e a l o f t i m e an a l y z i n g t h e D i s t r i c t ’ s v a r i o u s p r o c e s s e s a n d p r a c t i c e s . A l l o f t h e o p t i o n s a b o v e a r e b e i n g c o n s i d e r e d i n c l u d i n g th e e l i m i n a t i o n o f t h e 1 2 - h o u r w o r k s h i f t . W h i l e t h i s s h i f t i s v e r y p o p u l a r a m o n g m a n y p u b l i c s a f e t y j u r i s d ictions, it h a s v i r t u a l l y b e e n e l i m i n a t e d i n t h e p u b l i c s a f e t y t e l e c o m m u n i c a t i o n s s e c t o r b e c a u s e o u r e m p l o y e e s d o n o t qu a l i f y u n d e r t h e F L S A 1 2 7 ( k ) o v e r t i m e e x e m p t i o n a s d o p o l i c e o f f i c e r s a n d f i r e f i g h t e r s . T h e D i s t r i c t i s a l s o in th e p r o c e s s o f c o n d u c t i n g i t s o w n s t a f f i n g a n d o r g a n i z a t i o na l a n a l y s i s t o e n s u r e a d e q u a t e s t a f f i n g l e v e l s a r e be i n g m e t i n t h e m o s t c o s t - e f f e c t i v e w a y p o s s i b l e . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r r e v i ew i n g t h e o n - c a l l p r o v i s i o n s f o r f a i r e r t e r m s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . W h i l e t h e c u r r e n t o n - c a l l p r o v i s i o n s h a v e d e v e l o p e d o v e r t h e ye a r s a s b o t h m a n a g e m e n t a n d l a b o r h a v e i n t e r p r e t e d t he c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g a g r e e m e n t w e h a v e f o u n d t h a t it h a s b e e n i n e f f i c i e n t a n d a s c u r r e n t l y b e i n g d o n e o f te n f i n d s t h e D i s t r i c t p a y i n g o n - c a l l w a g e s t o p e r s o n s w h o ar e n o t a b l e t o a c t u a l l y c o v e r a l l o f t h e t i m e t h e y a re b e i n g c o m p e n s a t e d t o b e o n - c a l l f o r . T h e D i s t r i c t i s in the pr o c e s s o f d e v e l o p i n g a n o n - c a l l p o l i c y t h a t l i m i t s a n i n di v i d u a l e m p l o y e e t o a s i n g l e 1 2 - h o u r s h i f t o f o n - c a l l time an d t h a t a n e m p l o y e e m a y n o t s i g n u p f o r a n y t w o c o n s e cu t i v e s h i f t s . W h i l e t h i s w i l l n o t e l i m i n a t e t h e p r o b l em of t h e o n - c a l l t i m e b e i n g p a i d , i t w i l l a t l e a s t a d d r es s t h e i s s u e o f t h e D i s t r i c t p a y i n g f o r s o m e o n e t o b e o n - call bu t n o t a v a i l a b l e b e c a u s e t h e y h a v e w o r k e d a p o r t i o n o f t h e d a y o r t w o - d a y p e r i o d t h e y h a v e s i g n e d u p f o r and ca n n o t f i l l a n o t h e r o p e n i n g t h a t o c c u r s w i t h i n t h a t p e r io d . T h e D i s t r i c t i s a l s o i n t h e p r o c e s s o f r e v i e w i n g i ts cu r r e n t s t a f f i n g a n d s c h e d u l i n g i n o r d e r t o d e t e r m i n e wa y s t o r e d u c e o r e l i m i n a t e t h e n e e d f o r o n - c a l l p a y . In re s e a r c h i n g o t h e r P S A P c o n t r a c t s i t a p p e a r s t h a t t h e D i s t r ic t i s u n i q u e i n t h a t i t d e p e n d s o n s c h e d u l e d o n - c a l l De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 21 of 46 4. 1 De s c h u t e s Co u n t y 9 - 1 - 1 Se r v i c e D i s t r i c t ( c o n t i n u e d ) st a f f o n a d a i l y b a s i s . M o s t o t h e r P S A P s h a v e n o p r o v i s i on s f o r o n - c a l l t i m e . T h o s e t h a t d o u s e i t d o s o o n a n as - n e e d e d b a s i s . T h i s p r a c t i c e a p p e a r s t o b e n o t o n l y c o s t ly b u t o u t o f t h e o r d i n a r y . It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e D i s t r i c t c o n s i d e r m o r e r ec r u i t i n g e f f o r t s t o g a i n o n t h e i r a n t i c i p a t e d s t a f fing go a l s . S o m e o f t h e t h i n g s i d e n t i f i e d i n o t h e r a r e a s o f t h i s r e p o r t m a y h e l p t h e m a t t r a c t m o r e s t a f f s uch as : · Mo r e o n - c a l l , h o u r l y o r p a r t - t i m e p o s i t i o n s . · Mo r e s c h e d u l e o p t i o n s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . E f f o r t s a re c u r r e n t l y u n d e r w a y t o w o r k w i t h 9 - 1 - 1 s t a f f t o d e v e lop ad d i t i o n a l s c h e d u l i n g o p t i o n s . I s s u e s s u c h a s a d d i n g p a r t -t i m e o r o n - c a l l s t a f f t o o u r r o s t e r w o u l d a p p e a r be n e f i c i a l h o w e v e r , i t i s e x t r e m e l y d i f f i c u l t t o r e c r u it a n d m a i n t a i n p a r t - t i m e s t a f f a t a 9 - 1 - 1 C e n t e r . Because the wo r k i s s o d e m a n d i n g a n d b e c a u s e e v e r y C e n t e r h a s e x t r e m e ly s p e c i f i c t e c h n o l o g y a n d p r o t o c o l s t h e o n l y vi a b l e r e c r u i t m e n t s o u r c e t o f i l l s u c h p o s i t i o n s i s f r o m am o n g a g e n c y r e t i r e e s o f w h i c h o u r o n l y c u r r e n t p a r t - t i me em p l o y e e i s . E v e n w i t h m a n y y e a r s w i t h t h e a g e n c y h o w ev e r , i t i s d i f f i c u l t f o r e m p l o y e e s t o k e e p u p w i t h t h i ngs an d r e t a i n t h e i r s k i l l s i n o r d e r t o d o a s u f f i c i e n t j o b . I t i s t h e D i s t r i c t ’ s i n t e n t t o w o r k w i t h e m p l o y e e s r e a ching re t i r e m e n t a g e t o r e c r u i t t h e m f o r a d d i t i o n a l p a r t - t im e a n d o n - c a l l p o s i t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r w h e t he r s o m e o f t h e a c t i v i t y l e v e l s o b s e r v e d c o u l d b e tr a n s l a t e d i n t o c h a n g e s i n t h e s c h e d u l e s . I f i t i s c o s t e f f e c t i v e , t h e y s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r a sc h e d u l i n g s o f t w a r e p r o g r a m w o u l d b e t t e r m e e t t h e i r n e e d s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . A s m e n t i o ne d a b o v e e f f o r t s a r e c u r r e n t l y u n d e r w a y t o w o r k w i t h 9- 1 - 1 s t a f f t o d e v e l o p a d d i t i o n a l s c h e d u l i n g o p t i o n s . As p a r t o f t h i s p r o c e s s t h e D i s t r i c t w i l l e n s u r e t h a t s t a f f ing is b a s e d o n a g e n c y n e e d s a n d t h e n t o t h e g r e a t e s t b e n e f it t o t h e e m p l o y e e s . A s f o r t h e u s e o f s c h e d u l i n g so f t w a r e , t h e D i s t r i c t h a s l o o k e d a t v a r i o u s s o f t w a r e p a c k a ge s a n d h a s f o u n d t h a t d u e t o t h e c o m p l e x i t y o f o u r cu r r e n t s c h e d u l i n g p r a c t i c e s m o s t “ o u t o f t h e b o x ” p r o g r a m s h a d t o b e o v e r w r i t t e n a n d p r o v e d n o t t o b e o v e r l y be n e f i c i a l . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t t o c o n s i d e r e x p a nd i n g i t s o p t i o n s f o r u t i l i z i n g w o r k p l a n s o t h e r t h a n th e 1 2 - h o u r p l a n . I t w o u l d b e i m p o r t a n t t o i n v o l v e t h e w o r k f o r c e i n t h e d e s i g n a n d i m p l e m e n t a t i o n De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 22 of 46 4. 1 De s c h u t e s Co u n t y 9 - 1 - 1 Se r v i c e D i s t r i c t ( c o n t i n u e d ) pr o c e s s . I n o r d e r t o b e t t e r t r a n s i t i o n t o a n e w s c he d u l e t h e D i s t r i c t s h o u l d c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g : · St r e s s t h e s a v i n g s a v a i l a b l e t o t h e D i s t r i c t , · Ob t a i n i n p u t f r o m a l l w o r k e r s , a n d · Ma i n t a i n g o o d c o m m u n i c a t i o n w i t h w o r k e r s o n c h a n g e s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n a n d i t i s b ei n g a d d r e s s e d a s p r e v i o u s l y m e n t i o n e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t c o n s i d e r i n t h e i r s t af f i n g p l a n , s u f f i c i e n t s t a f f i n g t o c o v e r a b s e n c e s , lu n c h e s a n d b r e a k s t o n o t n e e d t h e s u p e r v i s o r s t o c ov e r f o r t e l e c o m m u n i c a t o r s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . O n e o f t he f i r s t i s s u e s I i d e n t i f i e d w h e n b e c o m i n g t h e n e w di r e c t o r i s t h a t t h e a g e n c i e s s u p e r v i s o r s w e r e i n v o l v e d i n t o o m u c h a c t i v i t y o t h e r t h a n l i n e - l e v e l s u p e r v i s i o n . W h e t h e r i t i s t o o m u c h t i m e s p e n t a t t h e c o n s o l e c o v e r i ng a r a d i o o r p h o n e p o s i t i o n , o r n o t b e i n g o n t h e f l oor at al l d u e t o m i d d l e - m a n a g e m e n t a s s i g n m e n t s , t h e r e i s l i t t le o p p o r t u n i t y f o r t h e s u p e r v i s o r s t o f u l f i l l t h e i r p r imary du t i e s . I b e l i e v e t h i s h a s h a d a n e g a t i v e e f f e c t o n o u r s e r v i c e l e v e l s a n d I b e l i e v e t h a t f r e e i n g u p t h e s u p ervisors to p e r f o r m t h e i r p r i m a r y d u t i e s i s a t o p p r i o r i t y . W h il e n o t s p e c i f i c a l l y a d d r e s s e d i n t h i s r e p o r t t h e r e i s a l s o a ne e d t o c r e a t e m i d d l e - m a n a g e m e n t p o s i t i o n s t o a l l e v i a te t h e s u p e r v i s o r s f r o m t h e s e d u t i e s a s w e l l . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t m a k e e f f o r t s t o u n d e rs t a n d t h e s e r v i c e d i f f e r e n c e s t o l a r g e r P S A P s i n or d e r t o i d e n t i f y p o t e n t i a l o p p o r t u n i t i e s t o o p e r a t e m o r e e f f i c i e n t l y o r t o e x p l a i n t o u s e r s t h e a d d i t ional se r v i c e s t h e y p r o v i d e . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . A s o n e o f o n l y f i v e o f t h e S t a t e ’ s 4 9 P S A P s t h a t r e c e i v e s f u n d i ng fr o m i t s o w n t a x b a s e i t i s o d d t o m e t h a t t h e D i s t r i c t pr o v i d e s s o m a n y s e r v i c e s t h a t a r e o u t s i d e t h e b a s i c mi s s i o n o f r e c e i v i n g 9 1 1 a n d n o n - e m e r g e n c y c a l l s a n d d i s p a tc h i n g t h e a p p r o p r i a t e p u b l i c s a f e t y a g e n c i e s t o th o s e c a l l s . T h e s e s e r v i c e s i n c l u d e t e c h n i c a l s u p p o r t t o s o me o f t h e u s e r a g e n c i e s , r e c e i v i n g b u s i n e s s c a l l s f o r ag e n c i e s i n c l u d i n g t a k i n g m e s s a g e s f o r a g e n c y p e r s o n n e l , a n d p r o v i d i n g v a r i o u s r e p o r t s t o u s e r a g e n c i e s . W h i l e t h e s e a d d e d s e r v i c e s a r e c e r t a i n l y w i t h i n t h e D i s t r ic t ’ s a r e a o f e x p e r t i s e I h a v e f e l t t h a t t h e p r i o r i t y ex p e c t a t i o n s a s s o c i a t e d w i t h s o m e o f t h e s e r e q u e s t s h a v e b ee n b u r d e n s o m e t o o u r s m a l l s t a f f a n d h a v e re s u l t e d i n r e q u e s t s t h a t a r e a l e s s e r p r i o r i t y t o o u r in t e r n a l n e e d s b e i n g d o n e p r i o r t o d e a l i n g w i t h o u r own is s u e s t h a t m a y b e o f g r e a t e r i m p o r t a n c e t o t h e D i s t r i c t . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 23 of 46 4. 1 De s c h u t e s Co u n t y 9 - 1 - 1 Se r v i c e D i s t r i c t ( c o n t i n u e d ) It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e D i s t r i c t c o n s i d e r t h e s e o t h e r a c t i vi t y l e v e l s s h o u l d t h e y e x p l o r e o t h e r av e n u e s f o r c o l l e c t i n g f e e s f o r s e r v i c e s . Th e D i s t r i c t a g r e e s w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n . A s f ut u r e f u n d i n g i s c e r t a i n l y a t i m e l y t o p i c f o r t h e D istrict it is im p o r t a n t t h a t a l l o p t i o n s i n c l u d i n g u s e r f e e s b e l oo k e d a t . E s p e c i a l l y c o n s i d e r i n g t h e c u r r e n t p o l i t ical and ec o n o m i c c l i m a t e a s i t r e l a t e s t o t h e p r o s p e c t o f p as s i n g e i t h e r a n o t h e r f i v e - y e a r l o c a l o p t i o n l e v y o r some form of a l t e r n a t i v e p e r m a n e n t f u n d i n g s o u r c e . I f u s e r f ee s d o b e c o m e a c o n s i d e r a t i o n i t w i l l b e i m p o r t a n t for the Di s t r i c t t o b e a b l e t o a r t i c u l a t e h o w e a c h o f t h e u se r a g e n c i e s i m p a c t o u r p e r s o n n e l r e s o u r c e s i n o r d e r to devise ap p r o p r i a t e f e e s f o r s e r v i c e m o d e l s . 4. 2 Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r De p a r t m e n t o f A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s Da v e K a n n e r - Co u n t y A d m i n i s t r a t o r 13 0 0 N W W a l l S t . , S u i t e 2 0 0 , B e n d , O R 9 7 7 0 1 - 1 9 6 0 (5 4 1 ) 3 8 8 - 6 5 7 0 - F a x ( 5 4 1 ) 3 8 5 - 3 2 0 2 ww w . d e s c h u t e s . o r g Ma r c h 2 , 2 0 1 1 TO : D a v i d G i v a n s , i n t e r n a l a u d i t o r FR O M : D a v e K a n n e r , c o u n t y a d m i n i s t r a t o r RE : D e s c h u t e s C o u n t y 9 1 1 S t a f f i n g A n a l y s i s Th a n k y o u f o r y o u r v e r y t h o r o u g h a u d i t o f D e s c h u t e s C o u n t y 9 1 1 s t a f f i n g . I c o n c u r w i t h e v e r y t h i n g 9 1 1 Di r e c t o r R o b P o i r i e r s t a t e d i n h i s r e s p o n s e t o y o u , d a t e d F e b r u a r y 2 8 , 2 0 1 1 . T h e r e a r e j u s t a c o u p l e of th i n g s I w o u l d p o i n t o u t i n a d d i t i o n t o w h a t R o b h a s s a i d . Fi r s t , v i r t u a l l y a l l o f t h e i s s u e s y o u ’ v e r a i s e d i n t h e a u d i t h a v e b e e n u n d e r d i s c u s s i o n t o o n e d e g r e e or an o t h e r a t 9 1 1 f o r y e a r s . I n f a c t , t h e 9 1 1 S e r v i c e D i s t r i c t h i r e d a n o u t s i d e c o n s u l t a n t t o s t u d y m a n y of these sa m e i s s u e s b a c k i n 2 0 0 5 a n d t h a t s t u d y r e a c h e d m a n y o f t h e s a m e c o n c l u s i o n s a s t h i s a u d i t . A v a r i e t y of De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 24 of 46 4. 2 Co u n t y Ad m i n i s t r a t o r (c o n t i n u e d ) fa c t o r s , m o s t n o t a b l y t u r n o v e r i n t h e d i r e c t o r p o s i ti o n r e s u l t e d i n n o a c t i o n b e i n g t a k e n . N o w t h a t w e have so m e s t a b i l i t y i n t h e d i r e c t o r ’ s o f f i c e , I a m o p t i m is t i c t h a t w e w i l l f i n a l l y a d d r e s s t h e s e i s s u e s f o r the long- te r m . I n f a c t , R o b a n d I h a v e b e e n d i s c u s s i n g s o m e o f t h e s e i s s u e s l i t e r a l l y s i n c e t h e d a y h e b e g a n wo r k i n g f o r D e s c h u t e s C o u n t y 9 1 1 . Ne x t , I w i l l d e f e r t o R o b ’ s j u d g m e n t w i t h r e g a r d t o t h e a u d i t ’ s d i s c u s s i o n o f a d j u s t i n g s t a f f i n g l e v e l s to reflect av e r a g e h o u r l y p e a k s a n d v a l l e y s o f c a l l v o l u m e . T he p a t t e r n w i t h r e g a r d t o c a l l v o l u m e i s c l e a r i n t he ch a r t s y o u h a v e p r o v i d e d . S i m i l a r c h a r t s w e r e p r o v id e d i n t h e 2 0 0 5 s t u d y . H o w e v e r , t h e r e i s a b r o a d e r po l i c y i s s u e a s t o w h e t h e r a 9 1 1 d i s p a t c h c e n t e r s h ou l d b e s t a f f e d t o h a n d l e p e a k v o l u m e s a t a l l t i m e s or wh e t h e r i t i s o k a y f o r c a l l e r s t o e x p e r i e n c e d e l a y s – p o t e n t i a l l y l e n g t h y o r l i f e - t h r e a t e n i n g d e l a y s – during an un e x p e c t e d p e a k , s u c h a s t h e o n e t h e o c c u r r e d j u s t re c e n t l y o n F e b r u a r y 1 5 , w h e n a h e a v y s n o w f a l l kn o c k e d o u t p o w e r t o t h o u s a n d s o f D e s c h u t e s C o u n t y re s i d e n t s a n d b u s i n e s s e s . I d o n ’ t b e l i e v e t h i s i s a qu e s t i o n t h a t c a n b e a n s w e r e d b y s i m p l y c r u n c h i n g n um b e r s . I t r e q u i r e s m u c h m o r e i n - d e p t h d i s c u s s i o n be t w e e n R o b a n d t h e m e m b e r s o f t h e 9 1 1 U s e r B o a r d . Ag a i n , I a p p r e c i a t e y o u r d i l i g e n c e a n d e x c e l l e n t w o rk i n t h i s 9 1 1 s t a f f i n g a n a l y s i s . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 25 of 46 5. AP P E N D I C E S 5. 1 Au d i t m e t h o d o l o g i e s a n d p r o c e d u re s Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : · G a i n i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e b u s i n e s s e n v i r o n m e n t a s d e s c r i b e d b y D i s t r i c t m a n a g e m e n t a n d st a f f d u r i n g i n t e r v i e w s , · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f a u d i t i s s u e s t h r o u g h r e vi e w o f i n t e r n a l a u d i t r e p o r t s a n d a s s o c i a t e d re c o m m e n d a t i o n s i s s u e d b y o t h e r l o c a l g o v e r n m e n t a u d i t o r s, o R e s e a r c h i s s u e s r e l a t e d t o s c h e d u l i n g a n d o v e r t i m e . · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f D i s t r i c t o p e r a t i o n s t h r ou g h a r e v i e w a n d a n a l y s e s o f D i s t r i c t f i n a n c i a l in f o r m a t i o n a n d i n f o r m a t i o n w i t h i n t h e D i s t r i c t ’ s C A D so f t w a r e a s w e l l a s S t a t e i n f o f o r P S A P ’ s a r o u n d th e s t a t e . o A n a l y z e r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e t r e n d s o A n a l y z e p e r s o n n e l c o m p o s i t i o n a n d t u r n o v e r · D e v e l o p i n g a n u n d e r s t a n d i n g o f t h e o p e r a t i n g e n v i r o nm e n t a n d d a t a c o l l e c t e d t h r o u g h I n t e r v i e w s a n d ob s e r v a t i o n s o f s t a f f , · E x t r a c t e d a n d a n a l y z e d c a l l a c t i v i t y a n d u n i t h i s t o r y ac t i v i t y d a t a f r o m c a l l c e n t e r . T h i s i n f o r m a t i o n pr o v i d e s i n f o r m a t i o n b y d a t e , b y s t a f f p e r s o n , b y t i m e , b y s e r v i c e , b y a g e n c y a n d b y p r i o r i t y . A c a l l re p r e s e n t s a c a l l f o r s e r v i c e . U n i t h i s t o r y a c t i v i t y r e p r es e n t s t h e s u p p o r t i n g a c t i v i t y b e h i n d e a c h c a l l t o di s p a t c h a n d c o o r d i n a t e s e r v i c e s . U n i t h i s t o r y w a s d e t e r m in e d t o b e a b e t t e r i n d i c a t o r o f s t a f f a c t i v i t y an d w o r k l o a d . M a n y o f t h e i n i t i a l c a l l s t a k e n a r e c a p t u re d o n l y i n t h e c a l l a c t i v i t y a n d n o t i n t h e u n i t hi s t o r y , s o a c o m b i n e d d a t a b a s e w a s u s e d t o c a p t u r e b o t h . P h o n e r e c o r d s t h a t i d e n t i f y a m o u n t o f ti m e o n t h e c a l l c o u l d n o t b e t i e d t o t h e a c t i v i t y . o P e r f o r m e d d a t a v a l i d i t y c h e c k s t o a s s u r e d a t a c a n b e u s e d pr o p e r l y . · A n a l y z e a c t i v i t y b y v a r i o u s c r i t e r i a , i n c l u d i n g o b y h o u r o f d a y , b y d a y o f w e e k ( D O W ) , b y m o n t h , a n d b y y e a r o b y t e l e c o m m u n i c a t o r ( T C ) p o s i t i o n , b y u s e r a g e n c y , b y p ri o r i t y t y p e a n d b y s e r v i c e t y p e . · A n a l y z e d s t a f f p a y r o l l a n d t i m e s h e e t i n f o r m a t i o n f o r s e l e c t e d p e r i o d s . o I d e n t i f i e d p r e m i u m h o u r s w o r k e d a n d a s s o c i a t e d a m o u n t s . · A n a l y z e d s c h e d u l e s f o r s e l e c t e d p e r i o d s a n d c o m p a r e d t o ti m e s h e e t a n d p a y r o l l i n f o r m a t i o n . · E v a l u a t e s t a t e d a t a o n c a l l c e n t e r s . · O b t a i n a n d r e v i e w u n i o n a g r e e m e n t s f o r t h e D i s t r i c t an d o t h e r d i s t r i c t s i n t h e s t a t e . · F o l l o w - u p o n E S C i r e p o r t ( 5 / 2 0 0 5 ) r e c o m m e n d a t i o n s . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 26 of 46 5. 2 Fi n a n c i a l i n f o r m a t i o n – Re v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s Ta b l e A . I : St a t e m e n t o f Ac t i v i t i e s - Co m p a r i s o n b y fi s c a l y e a r ST A T E M E N T O F A C T I V I T I E S – T h e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t r e c e i v e s a s e parate external au d i t o f t h e i r a n n u a l f i n a n c i a l r e p o r t . T h e S t a t e m e nt o f a c t i v i t i e s p r e s e n t s i n f o r m a t i o n o n h o w n e t a s s e t s ch a n g e d d u r i n g t h e f i s c a l y e a r . T h e f o l l o w i n g i n f o r m at i o n i n c l u d e s t h e h i s t o r i c a l i n f o r m a t i o n p r e s e n t e d i n th o s e a n n u a l r e p o r t s . Th e n e w f i v e - y e a r t a x l e v y o f 2 3 c e n t s p e r t h o u s a n d s t ar t e d b e i n g a s s e s s e d f o r F Y 2 0 0 9 . T h e S e r v i c e Di s t r i c t h a s a c c u m u l a t e d s o m e m o n i e s f o r a n e w p u b l i c s a f e t y r e c o r d s s y s t e m . 20 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 EX P E N S E S Pu b l i c S a f e t y 3 , 9 2 6 , 6 1 4 $ 4 , 6 7 2 , 1 4 3 $ 5 , 4 2 3 , 3 3 5 $ PR O G R A M R E V E N U E S Ch a r g e s f o r s e r v i c e s 1 0 2 , 9 6 7 9 9 , 6 5 2 9 2 , 4 4 2 N e t p r o g r a m e x p e n s e s 3 , 8 2 3 , 6 4 7 4 , 5 7 2 , 4 9 1 5 , 3 3 0 , 8 9 3 GE N E R A L R E V E N U E S Ta x e s a n d a s s e s s m e n t s 2 , 4 6 4 , 6 6 2 6 , 3 7 1 , 6 4 0 6 , 6 7 2 , 8 9 4 In t e r e s t 1 6 3 , 6 9 8 1 4 6 , 7 6 3 9 1 , 0 8 4 In t e r g o v e r n m e n t a l r e v e n u e s 8 5 7 , 7 2 2 1 , 1 7 3 , 4 6 2 9 4 5 , 6 9 9 To t a l g e n e r a l r e v e n u e s 3 , 4 8 6 , 0 8 2 7 , 6 9 1 , 8 6 5 7 , 7 0 9 , 6 7 7 CH A N G E I N N E T A S S E T S ( 3 3 7 , 5 6 5 ) 3 , 1 1 9 , 3 7 4 2 , 3 7 8 , 7 8 4 N e t a s s e t s , b e g i n n i n g o f y e a r 3 , 8 3 6 , 6 1 0 3 , 4 9 9 , 0 4 5 6 , 6 1 8 , 4 1 9 N e t c h a n g e i n f u n d b a l a n c e s 3 , 4 9 9 , 0 4 5 $ 6 , 6 1 8 , 4 1 9 $ 8 , 9 9 7 , 2 0 3 $ ( S o u r c e : A u d i t e d a n n u a l f i n a n c i a l r e p o r t ) Fi s c a l Y e a r e n d i n g , J u n e 3 0 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 27 of 46 Ta b l e A . I I : St a t e m e n t o f N e t As s e t s - Co m p a r i s o n b y fi s c a l y e a r (w i t h c o m m o n si z e i n f o r m a t i o n ) Co m m o n s i z e i n f o r m a t i o n i s a d d e d a n d s h o w s t h e r e l a t i v e s i z e o f t h e b a l a n c e a s a p e r c e n t a g e o f ( i n t h i s ca s e ) o f t o t a l a s s e t s . AS S E T S 6/ 3 0 / 2 0 0 8 6 / 3 0 / 2 0 0 9 6 / 3 0 / 2 0 1 0 6 / 3 0 / 2 0 0 8 6 / 3 0 / 2 0 0 9 6 / 3 0 / 2 010 Ca s h & E q u i v a l e n t s 3 , 2 5 0 , 7 8 3 $ 6 , 2 1 3 , 8 5 3 $ 8 , 4 0 9 , 2 4 4 $ 8 6 % 8 8 % 8 3 % Ac c o u n t s r e c e i v a b l e 7 , 9 8 0 2 1 3 , 9 5 7 4 8 8 , 5 9 7 0 % 3 % 5 % Ta x e s r e c e i v a b l e 1 6 0 , 6 6 3 4 4 5 , 3 8 7 2 1 6 , 4 4 4 4 % 6 % 2 % Pr e p a i d e x p e n s e 6 9 , 8 4 7 To t a l c u r r e n t a s s e t s 3 , 4 8 9 , 2 7 3 6 , 8 7 3 , 1 9 7 9 , 1 1 4 , 2 8 5 9 3 % 9 7 % 9 0 % N o n c u r r e n t a s s e t s : CI P 1 7 , 2 5 0 3 9 , 3 9 2 8 3 8 , 8 4 6 0 % 1 % 8 % Eq u i p m e n t & V e h i c l e s 2 6 5 , 6 0 9 1 6 5 , 4 5 5 1 2 3 , 7 5 7 7 % 2 % 1 % To t a l c a p i t a l a s s e t s 2 8 2 , 8 5 9 2 0 4 , 8 4 7 9 6 2 , 6 0 3 7 % 3 % 1 0 % TO T A L A S S E T S 3 , 7 7 2 , 1 3 2 $ 7 , 0 7 8 , 0 4 4 $ 1 0 , 0 7 6 , 8 8 8 $ 1 0 0 % 1 0 0 % 1 0 0 % LI A B I L I T I E S Ac c o u n t s p a y a b l e 1 4 , 8 9 5 $ 5 2 , 5 7 2 $ 4 9 9 , 2 0 6 $ 0 % 1 % 5 % Cu r r e n t O P E B 37 , 4 9 5 0 % 1 % 0 % O P E B , n o n c u r r e n t 9 3 , 2 1 9 2 6 4 , 9 2 8 1 % 3 % Ac c r u e d c o m p e n s a t e d l e a v e 2 5 8 , 1 9 2 2 7 6 , 3 3 9 3 1 5 , 5 5 1 7 % 4 % 3 % TO T A L L I A B I L I T I E S 2 7 3 , 0 8 7 4 5 9 , 6 2 5 1 , 0 7 9 , 6 8 5 7 % 6 % 1 1 % N E T A S S E T S In v e s t e d i n c a p i t a l a s s e t s 2 8 2 , 8 5 9 2 0 4 , 8 4 7 9 6 2 , 6 0 3 7 % 3 % 1 0 % Un r e s t r i c t e d 3 , 2 1 6 , 1 8 6 6 , 4 1 3 , 5 7 2 8 , 0 3 4 , 6 0 0 8 5 % 9 1 % 8 0 % TO T A L N E T A S S E T S 3 , 4 9 9 , 0 4 5 6 , 6 1 8 , 4 1 9 8 , 9 9 7 , 2 0 3 9 3 % 9 4 % 8 9 % ( S o u r c e : A u d i t e d a n n u a l f i n a n c i a l r e p o r t ) Common Size % De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 28 of 46 Gr a p h A . I : Re v e n u e co m p o s i t i o n – F Y 20 1 0 Gr a p h A . I I : Re v e n u e t r e n d - FY 2 0 0 7 - 2 0 1 0 Gr a p h A . I I I : Ex p e n d i t u r e co m p o s i t i o n – F Y 20 1 0 Gr a p h A . I V : Ex p e n d i t u r e tr e n d - F Y 2 0 0 7 - 20 1 0 RE V E N U E S {S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l d a t a – F u n d 7 0 5 } A m a j o r i t y o f r e v e n u e s a r e m a d e u p b y p r o p e r t y t a x s u pp o r t e d r e v e n u e s . T h e s e c o n d m a j o r r e s o u r c e i s te l e p h o n e t a x w h i c h r e p r e s e n t s 1 1 % o f t o t a l r e v e n u e r es o u r c e s i n 2 0 1 0 . EX P E N D I T U R E S {S o u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l d a t a – F u n d 7 0 5 } Pr o p e r t y T a x Co l l e c t i o n s 86 % Te l e p h o n e T a x 11 % Mi s c e l l a n e o u s 2% In t o n P o o l e d In v e s t m e n t s 1% Co n t r a c t Pa y m e n t s 0% $ $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 3 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 4 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 5 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 6 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 7 , 0 0 0 , 0 0 0 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 Property Tax Collections Telephone Tax Miscellaneous Int on Pooled Investments Contract Payments Sa l a r i e s a n d Be n e f i t s 74 % In t e r n a l S e r v i c e Fu n d C h a r g e s 6% Mi s c e l l a n e o u s 7% Re p a i r s a n d Ma i n t e n a n c e 5% In t e r g o v e r n m e n t a l Ex p 5% Co m m u n i c a t i o n s 2% Ma c h i n e r y & Eq u i p m e n t 1% $ $ 5 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 , 0 0 0 $ 2 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 2 , 5 0 0 , 0 0 0 $ 3 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 3 , 5 0 0 , 0 0 0 $ 4 , 0 0 0 , 0 0 0 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 Salaries and Benefits Internal Svc Fund Charges Miscellaneous Repairs and Maintenance Intergovernmental Exp Communications Machinery & Equipment De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 29 of 46 As m a n y C o u n t y d e p a r t m e n t s , s a l a r i e s a n d b e n e f i t s r e p r es e n t t h e l a r g e s t c l a s s o f e x p e n s e . T h e r e a r e ap p r o x i m a t e l y 4 0 . 5 f u l l t i m e e q u i v a l e n t e m p l o y e e s . In f i s c a l y e a r 2 0 1 0 t h e r e w e r e s o m e 2 8 d i s p a t c h e r s a n d 4 su p e r v i s o r s . In t e r g o v e r n m e n t a l e x p e n s e i s a c a t e g o r y t h a t h a s g r o w n by v i r t u e o f t h e D i s t r i c t n o w h a v i n g t o p a y f o r a l e a s e d bu i l d i n g f r o m D e s c h u t e s C o u n t y . 5. 3 An a l y s e s o f Te l e c o m m u n i c a t o r s – Wa g e s an d ho u r s Ta b l e A . I I I : Te n u r e o f c u r r e n t te l e - co m m u n i c a t o r em p l o y e e s Gr a p h A . V : Sa l a r y ex p e n d i t u r e s co m p o s i t i o n a n d tr e n d b y f i s c a l ye a r f o r t e l e - co m m u n c i a t o r s Co s t s o v e r e a c h o f t h e s e y e a r s o n l y g r e w f r o m t h r e e t o s e ve n p e r c e n t . T h e c o n s u m e r p r i c e i n d e x ( C P I - W ) h a s cu m u l a t i v e l y g r o w n b y o v e r 1 0 . 3 % o v e r t h i s p e r i o d . S al a r y i n c r e a s e s p r o v i d e d b y v i r t u e o f t h e u n i o n a g r e e m ent Jo b D e s c r i p t i o n 0- 5 5 - 1 0 1 0 - 1 5 2 0 - 2 5 Grand Total TE L E C O M M U N I C A T I O N S S U P E R V I S O R 1 3 4 TE L E C O M M U N I C A T O R I 3 3 TE L E C O M M U N I C A T O R I I 1 2 1 2 1 5 TE L E C O M M U N I C A T O R I I I 2 6 4 1 1 3 Gr a n d T o t a l 1 7 8 9 1 3 5 Ye a r s o f s e r v i c e $ $ 2 0 0 , 0 0 0 $ 4 0 0 , 0 0 0 $ 6 0 0 , 0 0 0 $ 8 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 0 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 2 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 4 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 6 0 0 , 0 0 0 $ 1 , 8 0 0 , 0 0 0 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 Fi s c a l y e a r Te l e c o m m u n i c a t o r I I I Te l e c o m m u n i c a t o r I I Te l e c o m m u n i c a t o r I Te l e c o m m u n i c a t i o n s S u p e r De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 30 of 46 Gr a p h A . V I : Nu m b e r o f Te l e c o m m u n i c a t or s b y p o s i t i o n (S e l e c t e d qu a r t e r s 2 0 0 7 - 20 1 0 ) ov e r t h i s p e r i o d h a v e i n c r e a s e d b y 1 5 . 4 % . T h e r e h a s b e en a l s o a d e c l i n e i n t h e T e l e c o m m u n i c a t o r I I I ’ s w h i c h ha v e b e e n c o m p e n s a t e d b y a n a s s o c i a t e d i n c r e a s e i n T e l e c o m mu n i c a t o r I I ’ s . O n e T e l e c o m m u n i c a t i o n s su p e r v i s o r w a s a d d e d i n 2 0 0 9 . {S o u r c e : C o u n t y p a y r o l l i n f o r m a t i o n } 0246810 12 14 16 18 20 Qt r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Qtr3 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 N u m b e r o f e m p l o y e e s 91 1 - N u m b e r o f T e l e c o m m u n i c a t o r s o v e r t i m e TE L E C O M M U N I C A T I O N S S U P E R V I S O R TE L E C O M M U N I C A T O R I TE L E C O M M U N I C A T O R I I TE L E C O M M U N I C A T O R I I I De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 31 of 46 Gr a p h A . V I I : Te l e - co m m u n i c a t o r ho u r s t r e n d - Se l e c t e d qu a r t e r s 2 0 0 7 - 20 1 0 0 2, 0 0 0 4, 0 0 0 6, 0 0 0 8, 0 0 0 10 , 0 0 0 12 , 0 0 0 14 , 0 0 0 16 , 0 0 0 18 , 0 0 0 20 , 0 0 0 Qt r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 H o u r s TE L E C O M M U N I C A T I O N S S U P E R V I S O R TE L E C O M M U N I C A T O R I TE L E C O M M U N I C A T O R I I TE L E C O M M U N I C A T O R I I I De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 32 of 46 5. 4 An a l y s e s o f Ac t i v i t y b y S e r v i c e Ty p e ( P o l i c e , F i r e / m e d , o t h e r ) Gr a p h A . V I I I : Ac t i v i t y b y se r v i c e t y p e b y ho u r o f d a y (F Y 0 9 / 1 0 ) Po l i c e t y p e a c t i v i t y r e p r e s e n t s 7 5 % o f t h e a c t i v i t y a n a ly z e d . 0 20 , 0 0 0 40 , 0 0 0 60 , 0 0 0 80 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 12 0 , 0 0 0 14 0 , 0 0 0 16 0 , 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t s ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y Po l i c e (b l a n k ) Me d i c a l / F i r e De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 33 of 46 Gr a p h A . I X : Ac t i v i t y b y se r v i c e t y p e b y da y o f w e e k (F Y 0 9 / 1 0 ) 0 50 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 15 0 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 25 0 , 0 0 0 30 0 , 0 0 0 35 0 , 0 0 0 40 0 , 0 0 0 SU N M O N T U E W E D T H U F R I S A T A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t s ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y Po l i c e (b l a n k ) Me d i c a l / F i r e De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 34 of 46 5. 5 An a l y s e s o f Ac t i v i t y b y P r i o r i t y T y p e ( 9 1 1 , n o n -em e r g e n c y ) Gr a p h A . X : Ac t i v i t y b y p r i o r i t y ty p e b y h o u r o f da y (F Y 0 9 / 1 0 ) Pr i o r i t y w a s d e t e r m i n e d b y t h e p r i o r i t y i d e n t i f i e d b y t e l e c o m m u n i c a t o r s . I t i s t h o u g h t t h i s w i l l b e a b e t t er in d i c a t i o n o f e m e r g e n c y c a l l s . Em e r g e n c y c a l l s r e p r e s e n t 3 2 % o f t h e a c t i v i t y a n a l y z e d . 0 20 , 0 0 0 40 , 0 0 0 60 , 0 0 0 80 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 12 0 , 0 0 0 14 0 , 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y No n E m e r g e n c y 91 1 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 35 of 46 Gr a p h A . X I : Ac t i v i t y b y p r i o r i t y ty p e b y d a y o f we e k (F Y 0 9 / 1 0 ) 0 50 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 15 0 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 25 0 , 0 0 0 30 0 , 0 0 0 35 0 , 0 0 0 40 0 , 0 0 0 SU N M O N T U E W E D T H U F R I S A T A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y No n E m e r g e n c y 91 1 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 36 of 46 5. 6 An a l y s e s o f A ct i v i t y b y T e l e c o m m u n i c a t o r p o s it i on Gr a p h A . X I I : Ac t i v i t y b y t e l e - co m m u n i c a t o r po s i t i o n b y h o u r of d a y (F Y 0 9 / 1 0 ) Te l e c o m m u n i c a t o r s I , I I a n d I I ’ s h a v e a c t i v i t y o f 3 % , 2 3% , a n d 7 0 % o f t h e c o m b i n e d a c t i v i t y . I t i s i m p o r t a n t to no t e t h a t c a l l a c t i v i t y r e p r e s e n t a s m a l l e r p e r c e n t a g e o f t h i s t o t a l a c t i v i t y . T e l e c o m m u n c a t o r I a n d I I ’ s a r e more li k e l y t o t a k e c a l l s a n d h a v e l e s s u n i t h i s t o r y a c t i v i t y . 0 20 , 0 0 0 40 , 0 0 0 60 , 0 0 0 80 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 12 0 , 0 0 0 14 0 , 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 A c t u a l a c t i v i t y - C o m b i n e d u n i t s ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y TE L E C O M M U N I C A T I O N S S U P E R V I S O R TE L E C O M M U N I C A T O R I TE L E C O M M U N I C A T O R I I TE L E C O M M U N I C A T O R I I I De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 37 of 46 Gr a p h A . X I I I : Ac t i v i t y b y t e l e - co m m u n i c a t o r po s i t i o n b y d a y o f we e k (F Y 0 9 / 1 0 ) 0 50 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 15 0 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 25 0 , 0 0 0 30 0 , 0 0 0 35 0 , 0 0 0 SU N M O N T U E W E D T H U F R I S A T A c t u a l a c t i v i t y - C o m b i n e d u n i t s ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y TE L E C O M M U N I C A T I O N S S U P E R V I S O R TE L E C O M M U N I C A T O R I TE L E C O M M U N I C A T O R I I TE L E C O M M U N I C A T O R I I I De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 38 of 46 5. 7 A na l ys i s o f a ct i v i t y b y m o n t h a n d y e a r Gr a p h A . X I V : Ac t i v i t y b y m o n t h an d b y y e a r 0 25 , 0 0 0 50 , 0 0 0 75 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 12 5 , 0 0 0 15 0 , 0 0 0 17 5 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 22 5 , 0 0 0 Ja n F e b M a r A p r M a y J u n J u l A u g S e p O c t N o v D e c A c t u a l a c t i v i t y - C o m b i n e d u n i t s 20 0 7 20 0 8 20 0 9 20 1 0 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 39 of 46 5. 8 A na l y s e s o f av e r a g e s / mi n i m u m s / ma x i m u m s b y d a y o f w e e k a n d b y p r i o r i t y Gr a p h A . X V : Av e r a g e a c t i v i t y ma x i m u m s / av e r a g e s / mi n i m u m s b y d a y of w e e k ( a l l p r i o r i t i e s ) Gr a p h A . X V I : Av e r a g e a c t i v i t y ma x i m u m s / av e r a g e s / mi n i m u m s b y d a y of w e e k - (e m e r g e n c y ) 0 1, 0 0 0 2, 0 0 0 3, 0 0 0 4, 0 0 0 5, 0 0 0 6, 0 0 0 7, 0 0 0 8, 0 0 0 9, 0 0 0 Su n d a y M o n d a y T u e s d a y W e d n e s d a y T h u r s d a y F r i d a y S a t u r d a y A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t s Al l a c t i v i t y - F Y 0 9 / 1 0 Mi n o f C o u n t Ma x o f C o u n t Av e r a g e o f C o u n t 0 50 0 1, 0 0 0 1, 5 0 0 2, 0 0 0 2, 5 0 0 3, 0 0 0 3, 5 0 0 Su n d a y M o n d a y T u e s d a y W e d n e s d a y T h u r s d a y F r i d a y S a t u r d a y A c t u a l a c t i v i t y - c o m b i n e d u n i t s 91 1 A c t i v i t y - F Y 0 9 / 1 0 Mi n o f C o u n t Ma x o f C o u n t Av e r a g e o f C o u n t De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 40 of 46 5. 9 An a l y s e s f o r s e l e c t e d us e r ag e n c i e s Gr a p h A . X V I I : Tr e n d i n s e l e c t e d us e r a g e n c y ac t i v i t y 0 50 , 0 0 0 10 0 , 0 0 0 15 0 , 0 0 0 20 0 , 0 0 0 25 0 , 0 0 0 Qt r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 Q t r 3 Q t r 4 Q t r 1 Q t r 2 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 A c t u a l a c t i v i t y - u n i t h i s t o r y Tr e n d i n a c t i v i t y f o r s e l e c t e d a g e n c i e s BPD DCSO RPD/SRPD FireD De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 41 of 46 Gr a p h A . X V I I I : Ac t i v i t y b y se l e c t e d a g e n c y gr o u p s b y h o u r o f da y (F Y 0 9 / 1 0 ) 0 5, 0 0 0 10 , 0 0 0 15 , 0 0 0 20 , 0 0 0 25 , 0 0 0 30 , 0 0 0 35 , 0 0 0 40 , 0 0 0 45 , 0 0 0 50 , 0 0 0 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 A c t u a l a c t i v i t y - U n i t h i s t o r y ( F Y 0 9 / 1 0 ) Ho u r s o f d a y BPD DCSO RPD/SRPD FireD De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 42 of 46 5. 10 Fi e l d T r a i n i n g O f f i c e r ( F T O ) c o s t an a l y s i s Gr a p h A . X I X : Tr e n d i n F T O co s t o v e r t i m e b y le v e l o f T e l e - co m m u n i c a t o r Th i s a n a l y s i s w a s p r o v i d e d t o t h e D i s t r i c t t o a s s i s t i n r e v i e wi n g h o w t h e y a r e i n c u r r i n g c o s t s f o r F i e l d T r a i n i n g Of f i c e r ( F T O ) d u r i n g t h e y e a r . S o m e c h a n g e i n u s a g e of t e l e c o m m u n i c a t o r s t o T e l e c o m m u n i c a t o r I ’ s . 0 1 , 0 0 0 2 , 0 0 0 3 , 0 0 0 4 , 0 0 0 5 , 0 0 0 6 , 0 0 0 7 , 0 0 0 8 , 0 0 0 9 , 0 0 0 10 , 0 0 0 20 0 7 2 0 0 8 2 0 0 9 2 0 1 0 A m o u n t s Ca l e n d a r y e a r s FT O A m o u n t s b y T e l e c o m m u n i c a t o r o v e r t i m e (T h r o u g h 8 / 3 1 / 1 0 i n 2 0 1 0 ) TE L E C O M M U N I C A T O R I TE L E C O M M U N I C A T O R I I T E L E C O M M U N I C A T O R I I I De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 43 of 46 5. 1 1 F o l l o w - u p o f C o m m u n i c a t i o n s C e n t e r A s s e s s m e n t re p o r t ( M a y 2 0 0 5 ) p e r f o r m e d b y E m e r g e n c y S e r v i c e s C o n s u l t i ng i n c . {N o t e : T h i s c o n s u l t a n t r e p o r t w a s n o t r e c e i v e d u n t i l c o m p l et i o n o f t h i s a u d i t w o r k . I n t e r n a l a u d i t a n d ma n a g e m e n t t h o u g h t i t w o u l d b e u s e f u l t o a d d r e s s t h o s e r e c o m m e n d a t i o n s a n d i d e n t i f y f u t u r e a c t i o n s . } Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s De p a r t m e n t C o m m e n t s 1 A t h o r o u g h s o r t i n g o f a d m i n i s t r a t i v e a n d op e r a t i o n a l d o c u m e n t s , b o t h r e c e n t a n d vi n t a g e v e r s i o n s , i s n e c e s s a r y . T h i s pr o c e s s f e r r e t s o u t d u p l i c a t i o n s a n d al l o w s a r c h i v i n g o f h i s t o r i c a l d o c u m e n t s fo r s a f e k e e p i n g . A n a r c h i v a l m e t h o d al l o w s q u i c k r e f e r e n c e a s n e c e s s a r y . A g r e e I n p r o g r e s s Th i s i s c u r r e n t l y i n pr o g r e s s . 2 De v e l o p p o s i t i o n c l a s s i f i c a t i o n s t o en h a n c e t h e a g e n c y ’ s c a r e e r l a d d e r f o r te l e c o m m u n i c a t i o n s p e r s o n n e l . A g r e e Pa r t i a l l y Co m p l e t e d Te l e c o m m u n i c a t o r I , I I , an d I I I p o s i t i o n s h a v e be e n i m p l e m e n t e d . Cu r r e n t l y , a s s e s s i n g wh e t h e r o t h e r m i d ma n a g e m e n t p o s i t i o n s w i l l be b e n e f i c i a l a n d i f s o , af f o r d a b l e . 3 Cr e a t e a f u l l t i m e G I S C o o r d i n a t o r po s i t i o n . C o n s i d e r c r e a t i n g a n o p e r a t i o n s ma n a g e r o r a s s i s t a n t d i r e c t o r p o s i t i o n . Th e a d d i t i o n o f a p r o f e s s i o n a l a n d h i g h l y sk i l l e d “ s e c o n d ” o f f e r s s u p p o r t f o r c u r r e n t ta l e n t , a n d a l l o w s t h e d i r e c t o r t o c a r r y o u t as s i g n e d r e s p o n s i b i l i t i e s e f f e c t i v e l y . A g r e e C o m p l e t e d GI S P o s i t i o n h a s b e e n cr e a t e d . F u r t h e r s t a f f i n g is s u e s a r e b e i n g co n t e m p l a t e d . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 44 of 46 Fo l l o w - u p (c o n t i n u e d ) Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s De p a r t m e n t C o m m e n t s 4 De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 D i s t r i c t co n s i d e r s t h e f o l l o w i n g c o u r s e s o f a c t i o n to m i t i g a t e t h e s t a f f i n g r i s k s a n d d u a l di s p a t c h f u n c t i o n s : · D e v e l o p a n i m p l e m e n t a t i o n p l a n de t a i l i n g t h e f u n d i n g p r o c e s s t o as s u r e a p p r o p r i a t e d i s p a t c h s t a f f i n g . Th e P l a n s h o u l d i n c l u d e a s as s e s s m e n t f o r a D i s t r i c t c a l l t a k e r cl a s s i f i c a t i o n . T h i s r e l i e v e s t h e c a l l ta k i n g p r e s s u r e o n d i s p a t c h e r s a n d al l o w s t h e r a d i o d i s p a t c h e r a t t e n t i o n to f o c u s o n f i e l d a c t i v i t i e s r a t h e r t h a n ca l l t a k i n g a c t i v i t i e s . T h e c a r e e r po s i t i o n o f c a l l t a k e r i s a g o o d tr a i n i n g g r o u n d f o r f u t u r e r a d i o di s p a t c h e r s , e x p a n d i n g c a r e e r l a d d e r fo r t h e c e n t e r . C o n s i d e r a t i o n t o hi r i n g a c o m b i n a t i o n o f c a l l t a k e r s an d d i s p a t c h e r s o f f e r s g r e a t e r po s i t i o n a n d s t a f f i n g f l e x i b i l i t y . · E s t a b l i s h m i n i m u m s t a f f i n g re q u i r e m e n t s f o r p o l i c e a n d sp e c i f i c a l l y f i r e w o r k s t a t i o n s o n a 24 x 7 b a s i s . A g r e e I n p r o g r e s s St a f f i n g a n a l y s i s i s b e i n g co n d u c t e d a t t h i s t i m e . 5 Th e D e s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 c e n t e r i s mo v i n g t o w a r d s t h e e n v e l o p e o f r e q u i r i n g mo r e s p a c e . T o m a x i m i z e e x i s t i n g s p a c e a g e n e r a l r e v i e w a n d r e - o r g a n i z a t i o n o f no n - e s s e n t i a l i t e m s r e q u i r e s a t t e n t i o n . Th i s r e c o m m e n d a t i o n d o e s n o t i n c u r co s t s t o t h e D i s t r i c t b u t d o e s d e m a n d st a f f t i m e . T h e D i s t r i c t m u s t b e g i n t h e lo n g r a n g e p l a n n i n g f o r f a c i l i t y g r o w t h pl a n n i n g . A g r e e C o m p l e t e d Di s t r i c t m o v e d i n t o n e w Co u n t y f a c i l i t y . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 45 of 46 Fo l l o w - u p (c o n t i n u e d ) Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s De p a r t m e n t C o m m e n t s 6 ES C i r e c o m m e n d s D i s t r i c t a d m i n i s t r a t i o n , in c o n c e r t w i t h t h e C o u n t y ; i n v e s t i g a t e po t e n t i a l m e t h o d s o f r e m o t i n g t h e f i r e al a r m p a n e l t o c e n t e r o p e r a t i o n s . N / A N / A Fi r e a l a r m s a r e n o l o n g e r mo n i t o r e d b y t h e D i s t r i c t . 7 Th e I T c o m m i t t e e i n i t i a t e s a p l a n n i n g pr o c e s s t o e x p a n d r a d i o s y s t e m ca p a b i l i t i e s f o r t h e p u b l i c s a f e t y a g e n c i e s in D e s c h u t e s C o u n t y . A g r e e I n P r o g r e s s W h i l e D C 9 1 1 d o e s n o t ow n o r m a i n t a i n a c o u n t y - wi d e r a d i o s y s t e m t h e r e ha s b e e n d i s c u s s i o n o n ho w a c o u n t y - w i d e s y s t e m co u l d b e d e v e l o p e d . T h e be n e f i t o f s u c h a s y s t e m i s ge n e r a l l y u n d e r s t o o d b y a l l of t h e u s e r a g e n c i e s . 8 Co m p l e t e a r e v i s i o n o f t h e e x i s t i n g po s i t i o n d e s c r i p t i o n s t o a s s u r e co n s i s t e n c y i n f o r m a t , r e q u i r e m e n t s , a n d re v i s i o n d a t e s , t h r o u g h o u t t h e or g a n i z a t i o n . {I n t e r n a l a u d i t h a s a s i m i l a r re c o m m e n d a t i o n i n t h e h u m a n r e s o u r c e au d i t # 0 8 / 0 9 - 1 6 – i s s u e d J a n 2 0 1 0 } Ag r e e P l a n n e d T o b e a s s i g n e d . 9 Ad m i n i s t r a t i o n e s t a b l i s h e s a p l a n f o r fu t u r e a c t i v a t i o n o f t h e E m e r g e n c y Me d i c a l D i s p a t c h S y s t e m ( P r o Q A ) . T h i s is a n o n - c r i t i c a l i t e m f o r t r a i n i n g a n d im p l e m e n t a t i o n . A g r e e C o m p l e t e d Pr o Q A h a s b e e n pu r c h a s e d a n d i s de p l o y e d . T h e D i s t r i c t i s no w a t t e m p t i n g t o im p l e m e n t a q u a l i t y as s u r a n c e p r o g r a m t o ac c o m p a n y t h e P r o Q A . De s c h u t e s C o u n t y 9 - 1 - 1 S e r v i c e D i s t r i c t - S t a f f i n g An a l y s e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 8 March 2011 Page 46 of 46 Fo l l o w - u p (c o n t i n u e d ) Re c o m m e n d a t i o n Ag r e e m e n t St a t u s De p a r t m e n t C o m m e n t s 10 Re c o m m e n d : · S u s p e n s i o n o f t h e a c c r e d i t a t i o n pr o c e s s . · A d m i n i s t r a t i o n a d o p t s a n d st a n d a r d i z e s a p r o c e d u r e f o r m a t co n t a i n i n g l e s s n a r r a t i v e s t y l e . · D i s t r i c t s t a f f c o m p l e t e a n or g a n i z a t i o n a l o u t l i n e o f o p e r a t i n g ca t e g o r i e s a n d l o g i c a l o p e r a t i n g pr o c e d u r e s f o r e a c h c a t e g o r y wi t h i n t h e p r o c e d u r a l m a n u a l . Th i s o r g a n i z a t i o n a l o u t l i n e s h o u l d in c l u d e o p e r a t i n g p r o c e d u r e ve r s u s a d m i n i s t r a t i v e p o l i c i e s . A g r e e I n p r o g r e s s Wh i l e t h e D i s t r i c t b e l i e v e s th a t a c c r e d i t a t i o n s h o u l d re m a i n a l o n g - t e r m g o a l i t ag r e e s t h a t o u r e f f o r t s ne e d t o b e f o c u s e d o n mo r e o f t h e b a s i c s a t t h i s ti m e . T h e D i s t r i c t i s i n t h e pr o c e s s o f u p d a t i n g a n d st r e a m l i n i n g i t s p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s . 11 Th e D i s t r i c t m u s t b e g i n a n i m m e d i a t e pl a n n i n g p r o c e s s t o e s t a b l i s h a f i n a n c i a l pl a n t o s u p p o r t t h e D i s t r i c t . T h i s m a y in c l u d e o p t i o n s t o s u b m i t a n o t h e r m u l t i - ye a r t a x o p t i o n t o t h e v o t e r s , p u r s u e t h e po s s i b i l i t i e s t o i n c r e a s e t h e t a x b a s e , o r su p p l e m e n t t h e e s t a b l i s h e d t a x b a s e w i t h us e r f e e s . A g r e e I n p r o g r e s s Fu t u r e f u n d i n g o p t i o n s a r e be i n g e x p l o r e d a t t h i s t i m e . {E n d o f R e p o r t }