HomeMy WebLinkAboutPolicy UpdateLi s t o f P o l i c i e s R e c o m m e n d e d t o b e R e s c i n d e d Po l i c y Nu m b e r Po l i c y N a m e Su m m a r y o f P o l i c y Di s c u s s i o n P- 1 9 8 6 - 0 1 4 De f i n i t i o n / Un f o r e s e e a b l e Em e r g e n c y f o r De f e r r e d C o m p e n s a t i o n Th i s p o l i c y d e f i n e s u n f o r e s e e a b l e em e r g e n c y w h i c h w o u l d t h e n a l l o w a n em p l o y e e t o r e c e i v e f u n d s f r o m t h e i r de f e r r e d c o m p e n s a t i o n a c c o u n t . Th e d e f i n i t i o n o f “ u n f o r es e e a b l e e m e r g e n c y ” i s co n t a i n e d i n t h e p l a n d o c u m e n t a n d f e d e r a l re g u l a t i o n s . T h i s p o l i c y i s n o t n e c e s s a r y . P- 1 9 8 7 - 0 3 0 Ha z a r d C o m m u n i c a t i o n Pr o g r a m Th i s p o l i c y e s t a b l i s h e s a h a z a r d co m m u n i c a t i o n p l a n i n c l u d i n g c r e a t i n g Ma t e r i a l S a f e t y D a t a S h e e t s ( M S D S ) , em p l o y e e t r a i n i n g , l i s t i n g h a z a r d o u s ch e m i c a l s , e t c . Th i s p o l i c y h a s b e e n t u rn e d i n t o t h e H a z a r d Co m m u n i c a t i o n P r o g r a m a n d t h e p o l i c y i s o u t d a t e d an d n o l o n g e r n e e d e d . P- 1 9 8 7 - 0 3 1 Ri s k I d e n t i f i c a t i o n Po l i c y Th i s p o l i c y i n s t r u c t s e m p l o y e e s t o re p o r t s a f e t y r i s k s o n a R i s k Id e n t i f i c a t i o n F o r m . Th i s p o l i c y i s o u t d a t e d a n d n o l o n g e r n e e d e d b e c a u s e it h a s b e e n r e p l a c e d w i t h t h e P e r s o n a l P r o t e c t i v e Eq u i p m e n t ( P P E ) H a z a r d A s s e s s m e n t C e r t i f i c a t i o n Fo r m a n d g e n e r a l w o r k o f s a f e t y c o m m i t t e e s . P- 1 9 8 7 - 0 3 4 Po l i c y f o r C o m m u n i t y Se r v i c e W o r k e r Se r v i c e s t o D e s c h u t e s Co u n t y Th i s p o l i c y e s t a b l i s h e s p r o c e d u r e s f o r a de p a r t m e n t u s i n g c o m m u n i t y s e r v i c e wo r k e r s s u c h a s j a i l t r u s t e e s , y o u t h co r r e c t i o n a l w o r k e r s , a n d j a i l p r i s o n e r s on w o r k r e l e a s e . Th i s p o l i c y i s o u t d a t e d . M a n y p r o v i s i o n s o f t h e po l i c y a r e n o t c u r r e n t b u s i n e s s p r a c t i c e . O t h e r p a r t s of t h e p o l i c y a r e c o v e r e d u n d e r H R - 1 1 V o l u n t e e r s an d V o l u n t e e r S e r v i c e t o D e s c h u t e s C o u n t y . P- 1 9 8 8 - 0 3 5 Em p l o y m e n t o f Te m p o r a r y o r S e a s o n a l Wo r k e r s Th i s p o l i c y d e t a i l s t h e a p p r o v a l p r o c e s s to f i l l t e m p o r a r y a n d s e a s o n a l po s i t i o n s . Th e r e c r u i t m e n t a u t h o r i z a t i o n f o r m ( w h i c h i s s i g n e d of f b y t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r o r d e s i g n e e ) h a s re p l a c e d t h e n e e d f o r t h i s p o l i c y . P- 1 9 8 8 - 0 3 7 No n o p e r a t i o n a l Ex p e n s e s Th i s p o l i c y l i s t s n o n o p e r a t i o n a l ex p e n s e s t h a t a r e n o t a u t h o r i z e d u n l e s s ap p r o v e d b y t h e B o a r d . T h i s i n c l u d e s pe r s o n a l g i f t s , b i r t h d a y c a k e s , al c o h o l i c b e v e r a g e s , a n d t i c k e t s . Th i s p o l i c y i s o u t d a t e d a n d h a s b e e n r e p l a c e d b y Po l i c y N o . G A - 4 F o o d a n d R e f r e s h m e n t s a n d P o l i c y No . F - 1 R e i m b u r s e m e n t f o r M i s c e l l a n e o u s E x p e n s e s an d E x p e n s e s I n c u r r e d W h i l e T r a v e l i n g o n C o u n t y Bu s i n e s s . P- 1 9 9 0 - 0 4 3 Pa r e n t a l L e a v e Th i s p o l i c y l i s t s i n f o r m a t i o n a b o u t t h e us e o f p a r e n t a l l e a v e . Th i s p o l i c y i s o u t d a t e d a n d h a s b e e n r e p l a c e d b y H R - 12 F a m i l y a n d M e d i c a l L e a v e P o l i c y a n d P e r s o n n e l Ru l e 3 . 3 6 . 0 4 0 “ F a m i l y a n d M e d i c a l L e a v e . ” P- 1 9 9 7 - 0 6 3 Fa i r L a b o r S t a n d a r d s Ac t Th i s p o l i c y r e q u i r e s t h e C o u n t y t o co m p l y w i t h t h e F a i r L a b o r S t a n d a r d s Ac t ; d e f i n e s t h e w o r k w e e k ; a n d c o v e r s ov e r t i m e , e x c h a n g e t i m e , a n d t r a v e l ti m e . Pr o v i s i o n s o f t h i s p o l i c y a r e c o v e r e d b y H R - 4 Ov e r t i m e C o m p e n s a t i o n a n d C o m p e n s a t o r y T i m e po l i c y , H R - 1 5 T r a v e l T i m e C o m p e n s a t i o n p o l i c y , No n - R e p r e s e n t e d T i m e M a n a g e m e n t P o l i c y , a n d t h e co l l e c t i v e b a r g a i n i n g a g r e e m e n t s . P- 1 9 9 5 - 0 5 7 Wo r k e r s ’ Co m p e n s a t i o n Pa y m e n t s Th i s p o l i c y a l l o w s t h e B o a r d t o au t h o r i z e s u p p l e m e n t a l w o r k e r s ’ co m p e n s a t i o n p a y m e n t s t o a n em p l o y e e i n c a s e s o f e x t r e m e em e r g e n c y . Th i s p o l i c y , o r a v a r i a t i o n o f , i s i n c l u d e d i n s e v e r a l of t h e c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g a g r e e m e n t s . T h i s p o l i c y ha s n o t b e e n u s e d i n y e a r s . P- 1 9 9 7 - 0 6 4 De s c h u t e s C o u n t y Co m m u n i t y De v e l o p m e n t F e e Wa i v e r P o l i c y Th i s p o l i c y l i s t s w h e n t h e C o u n t y m a y wa i v e p e r m i t a n d d e v e l o p m e n t f e e s fr o m g o v e r n m e n t a l e n t i t i e s , p r i v a t e no n p r o f i t a g e n c i e s , a n d o t h e r s . Th i s p o l i c y h a s b e e n r e p l a c e d b y O r d i n a n c e s N o . 20 0 6 - 0 0 1 , 2 0 0 6 - 0 0 2 , a n d 2 0 0 6 - 0 0 3 . A s a r e s u l t , t h e fe e w a i v e r p o l i c y i s p a r t o f D e s c h u t e s C o u n t y C o d e (1 3 . 0 8 , 1 5 . 0 4 . 1 6 0 , a n d 2 2 . 0 8 . 0 1 0 ) a n d t h i s p o l i c y sh o u l d b e r e s c i n d e d . P- 2 0 0 0 - 0 7 8 Er g o n o m i c s S t a n d a r d s fo r O f f i c e Wo r k s t a t i o n s , De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n Th i s p o l i c y l i s t s e r g o n o m i c s t a n d a r d s fo r o f f i c e f u r n i t u r e a n d w o r k s t a t i o n s . Th i s p o l i c y w a s c r e a t e d w h e n d e p a r t m e n t s w e r e pu r c h a s i n g t h e i r o w n o f f i c e f u r n i t u r e . S i n c e P r o p e r t y an d F a c i l i t i e s n o w p u r c h a s e s a l l o f f i c e f u r n i t u r e (P o l i c y N o . B L D G - 1 “ F a c i l i t i e s M a i n t e n a n c e Po l i c y ) , t h i s p o l i c y i s n o l o n g e r n e e d e d . P- 2 0 0 0 - 0 8 6 AT M I m p r e s t A c c o u n t fo r V i c t i m s ’ A s s i s t a n c e Pr o g r a m s Th i s p o l i c y o u t l i n e s t h e a p p r o p r i a t e u s e of A T M w i t h d r a w a l s f o r t h e D i s t r i c t At t o r n e y ’ s V i c t i m s ’ A s s i s t a n c e pr o g r a m . Th i s p o l i c y w a s r e l a t e d t o a s t a t e g r a n t t h a t i s n o lo n g e r i n e x i s t e n c e . V i c t i m s ’ A s s i s t a n c e n o l o n g e r ha s a n A T M c a r d a n d t h i s p o l i c y i s u n n e c e s s a r y . P- 2 0 0 1 - 0 8 8 Re t e n t i o n o f E - m a i l Re c o r d s Th i s p o l i c y p r o v i d e s g u i d a n c e o n t h e re t e n t i o n o f e - m a i l , i n c l u d i n g a re t a i n i n g a l l e - m a i l r e c o r d s f o r 3 0 d a y s . Th i s p o l i c y i s o u t d a t e d a n d h a s b e e n r e p l a c e d b y po l i c y I T - 1 C o m p u t e r a n d M o b i l e C o m p u t i n g De v i c e U s e a n d P o l i c y G A - 1 8 R e t e n t i o n o f O r i g i n a l Co u n t y D o c u m e n t s P o l i c y . P- 2 0 0 2 - 0 9 3 Co u n t y I s s u e d C r e d i t Ca r d s – S h e r i f f ’ s O f f i c e Th i s p o l i c y o u t l i n e s g u i d e l i n e s f o r t h e us e o f c r e d i t c a r d s b y t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e . Th i s p o l i c y h a s b e e n u p d a t e d w i t h p o l i c y N o . F - 3 Co u n t y I s s u e d C r e d i t C a r d s – S h e r i f f ’ s O f f i c e . P- 2 0 0 3 - 1 0 3 De s c h u t e s C o u n t y Ex c e s s i v e F o r c e P o l i c y Th i s p o l i c y s t a t e s t h a t e x c e s s i v e f o r c e sh a l l n o t b e u s e d a g a i n s t i n d i v i d u a l s en g a g e d i n n o n v i o l e n t c i v i l r i g h t s de m o n s t r a t i o n s . Th i s p o l i c y s h o u l d b e r e s c i n d e d b e c a u s e i t h a s b e e n in c o r p o r a t e d i n t o a S h e r i f f ’ s O f f i c e U s e o f F o r c e Po l i c y , N u m b e r 5 . 0 1 . P- 2 0 0 4 - 1 0 8 Au d i t C o m m i t t e e Fo r m a t i o n Th i s p o l i c y e s t a b l i s h e s t h e A u d i t Co m m i t t e e a n d d e t a i l s t h e m a k e u p a n d re s p o n s i b i l i t i e s o f t h e c o m m i t t e e . Th i s p o l i c y i s n o l o n g e r n e c e s s a r y b e c a u s e i t w a s up d a t e d a n d c o d i f i e d w i t h t h e a d o p t i o n o f O r d i n a n c e No . 2 0 0 8 - 0 0 2 o n M a y 1 4 , 2 0 0 8 . P- 2 0 0 5 - 1 2 2 In v e n t o r y o f C o u n t y Re a l P r o p e r t y A s s e t s Th i s p o l i c y d e t a i l s h o w t h e P r o p e r t y an d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t w i l l ma i n t a i n a d a t a b a s e o f a l l r e a l p r o p e r t y ow n e d b y t h e C o u n t y . Th i s p o l i c y w i l l b e t u r n e d i n t o a P r o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s s t a n d a r d o p e r a t i n g p r o c e d u r e . P- 2 0 0 6 - 1 2 7 Fa c i l i t i e s M a i n t e n a n c e Po l i c y Th i s p o l i c y p r o v i d e s s t a n d a r d s a n d po l i c i e s f o r C o u n t y f a c i l i t i e s , i n c l u d i n g th e p r o h i b i t i o n o f a n i m a l s , r e q u i r e m e n t fo r t h e u s e o f c h a i r m a t s , e t c . Th i s p o l i c y s h o u l d b e r e s c i n d e d b e c a u s e i t h a s b e e n up d a t e d a n d a d o p t e d a s B L D G # 1 F a c i l i t i e s Ma i n t e n a n c e P o l i c y .