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HomeMy WebLinkAboutCommunications Plan20 0 8 - 2 0 0 9 D e s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i c a t i o n P l a n 19 - J u n - 0 8 In t e r n a l T a r g e t G r o u p s : 1. D e p a r t m e n t h e a d s , s u p e r v i s o r s a n d ma n a g e r s 2. E m p l o y e e s 3. C o u n t y a d v i s o r y b o a r d s , co m m i t t e e s 4. C o m m u n i t y p a r t n e r a g e n c i e s 5. L o c a l p u b l i c i n f o r m a t i o n o f f i c e r s 6. B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s Go a l s Ob j e c t i v e Ta c t i c s Su c c e s s I n d i c a t o r S t r a t e g i e s L e a d % C o m p l e t e S t a t u s / N e x t S t e p 1. A s s i s t a l l i n t e r n a l t a r g e t g r o u p s t o wo r k w i t h m e d i a p a r t n e r s In c r e a s e s t a k e h o l d e r t r u s t , b u i l d aw a r e n e s s , e m p o w e r t h e m a n d em p l o y e e s w i t h a c c u r a t e i n f o r m a t i o n so t h e y m a y e f f e c t i v e l y c o m m u n i c a t e wi t h c i t i z e n s a n d t h e m e d i a 1. C o n t i n u e t o t r a i n m e d i a r e l a t i o n s s k i l l s t o a l l in t e r n a l g r o u p s Mo n i t o r e d m e d i a i n t e r v i e w s w i l l im p r o v e i n q u a l i t y . S t a f f w i l l b e c o m e mo r e c o m f o r t a b l e w o r k i n g w i t h t h e me d i a Fa l l a d v a n c e d m e d i a t r a i n i n g i s n e x t st e p AJ O n g o i n g 22 County employees attended spring basic media training, advanced class to be held in the fall 2. K e e p i n t e r n a l t a r g e t g r o u p s in f o r m e d a b o u t C o u n t y n e w s In c r e a s e m o r a l e a n d t r u s t i n t h e or g a n i z a t i o n , e m p o w e r i n t e r n a l gr o u p s w i t h a c c u r a t e i n f o r m a t i o n 1. C r e a t e O u t l o o k a d d r e s s b o o k s o f a d v i s o r y b o a r d s , co m m i t t e e s a n d p a r t n e r i n g a g e n c i e s . R e g u l a r l y s e n d Co u n t y n e w s n o t i c e s t o t h e s e g r o u p s Co u n t y c o m m u n i c a t i o n w i l l i m p r o v e wi t h t h e s e g r o u p s , c r e a t i n g a n e w aw a r e n e s s o f C o u n t y h a p p e n i n g s Ma k e r e q u e s t o f D e p a r t m e n t h e a d s f o r Ou t l o o k g r o u p i n f o r m a t i o n AJ D o n e IT to assist in merging groups into Outlook 2. C o n t i n u e t o m a r k e t C o u n t y G o a l s & O b j e c t i v e s to a l l e m p l o y e e s Di f f i c u l t t o m e a s u r e F r i d a y U p d a t e s , E v e r y o n e E m a i l s A J O n g o i n g P o s t e r s t o b e d i s t r i b u t e d i n J u n e 3. U p d a t e f o r m a t o f F r i d a y U p d a t e t o i n c r e a s e re a d a b i l i t y , s c a n a b l e i n f o r m a t i o n , v i s u a l a p p e a l We e k l y n e w s l e t t e r u p d a t e w i l l l o o k mo r e p r o f e s s i o n a l a n d w i l l b e m u c h mo r e u s e r - f r i e n d l y Co m p l e t e t u t o r i a l s w i t h v e n d o r t o up d a t e f o r m a t AJ 2 0 % Return vendor call, take online tutorial 4. C o n t i n u e a n d i n c r e a s e s e n d i n g C o u n t y n e w s no t i c e s t o e m p l o y e e s Re s p o n s e f r o m e m p l o y e e s , o t h e r w i s e di f f i c u l t t o m e a s u r e Fr i d a y U p d a t e s , E v e r y o n e E m a i l s A J O n g o i n g O n g o i n g 5. C o n t i n u e t o m a i n t a i n g o o d r e l a t i o n s h i p s w i t h lo c a l P I O s In t h e f u t u r e a n d i n c a s e o f a n em e r g e n c y , P I O s c a n a s s i s t e a c h o t h e r wi t h m e d i a a n d p u b l i c co m m u n i c a t i o n s . M e e t i n g r e g u l a r l y ke e p s C o u n t y i n f o r m e d o f i s s u e s w e ma y e n c o u n t e r At t e n d m o n t h l y m e e t i n g s a n d pa r t i c i p a t e i n j o i n t p r o j e c t s (" T o g e t h e r " p u b l i c a t i o n ) AJ O n g o i n g Local PIO group meets for lunch monthly, works on annual publication together, hosts media speakers four times a year, shares common communication documents 3. I m p r o v e w r i t i n g q u a l i t y a n d f o r m a t of a l l C o u n t y c o m m u n i c a t i o n s p i e c e s In c r e a s e p u b l i c t r u s t , C o u n t y cr e d i b i l i t y a n d g e n e r a l u n d e r s t a n d i n g of C o u n t y h a p p e n i n g s 1. C o m m u n i c a t i o n c o o r d i n a t o r w i l l s t u d y g r a m m a r an d w r i t i n g m a t e r i a l s r e c e i v e d i n f a l l t r a i n i n g s t o a i d re t e n t i o n o f g r a m m a r a n d p u n c t u a t i o n i n f o r m a t i o n Em a i l s , m e d i a r e l e a s e s a n d o t h e r co m m u n i c a t i o n s w i l l b e o f i m p r o v e d qu a l i t y We e k e n d s t u d y i n g , d a i l y t o o l s a t d e s k A J 5 0 % O n g o i n g 2. C o m m u n i c a t i o n s C o o r d i n a t o r w i l l c o n t i n u e t o re v i e w a l l e x t e r n a l C o u n t y p u b l i c a t i o n s f o r fo r m a t / q u a l i t y Im p r o v e d q u a l i t y a n d f o r m a t co n s i s t e n c y w i l l b e a p p a r e n t w i t h on g o i n g r e v i e w o f C o u n t y m a t e r i a l s Bi - a n n u a l m o n i t o r i n g o f H e a l t h , J u v , MH a n d C D D b r o c h u r e s . O n g o i n g mo n i t o r i n g o f a l l C o u n t y p r o g r a m do c u m e n t s b e f o r e p r i n t i n g a n d di s t r i b u t i o n AJ O n g o i n g O n g o i n g 3. C o m m u n i c a t i o n C o o r d i n a t o r t o t e a c h a b a s i c br o c h u r e d e s i g n c l a s s t o s t a f f Im p r o v e d q u a l i t y a n d f o r m a t co n s i s t e n c y w i l l b e a p p a r e n t w i t h on g o i n g r e v i e w o f C o u n t y m a t e r i a l s Or g a n i z e b r o c h u r e t r a i n i n g f o r f a l l o f 20 0 8 AJ F a l l 2 0 0 8 B e g i n p l a n n i n g i n A u g u s t 4. C o n t i n u e b e i n g i n f o r m e d o f c u r r e n t co m m u n i c a t i o n s b e s t p r a c t i c e s Br i n g c u r r e n t c o m m u n i c a t i o n t o o l s an d p r a c t i c e s t o D e s c h u t e s C o u n t y t o im p r o v e i n f o r m a t i o n d e l i v e r y t o t h e pu b l i c a n d a l l p a r t n e r g r o u p s 1. C o m m u n i c a t i o n C o o r d i n a t o r w i l l c o n t i n u e t o pa r t i c i p a t e i n m e d i a , p u b l i c r e l a t i o n s a n d m a r k e t i n g or g a n i z a t i o n s t o r e c e i v e c u r r e n t , b e s t p r a c t i c e s in f o r m a t i o n Ne w c o m m u n i c a t i o n i d e a s f o r Ad m i n i s t r a t i o n c o n s i d e r a t i o n w i l l b e re t r i e v e d f r o m g r o u p m e e t i n g s At t e n d m o n t h l y l o c a l P I O l u n c h me e t i n g s AJ O n g o i n g No outside of County meetings scheduled as of June 2008 2. C o m m u n i c a t i o n C o o r d i n a t o r w i l l s e e k f r e e o r af f o r d a b l e , l o c a l a n d r e g i o n a l c o m m u n i c a t i o n co n f e r e n c e s t o r e c e i v e c u r r e n t c o m m u n i c a t i o n b e s t pr a c t i c e s i n f o r m a t i o n Ne w c o m m u n i c a t i o n i d e a s f o r Ad m i n i s t r a t i o n c o n s i d e r a t i o n w i l l b e re t r i e v e d f r o m g r o u p m e e t i n g s On g o i n g a s e v e n t n o t i f i c a t i o n s a r e re c e i v e d AJ O n g o i n g No trainings scheduled as of June 2008 Pa g e 1 o f 3 20 0 8 - 2 0 0 9 D e s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i c a t i o n P l a n 19 - J u n - 0 8 Ex t e r n a l T a r g e t G r o u p s : 1. M e d i a p a r t n e r s 2. D e s c h u t e s C o u n t y r e s i d e n t s 3. L o c a l g o v e r n m e n t e n t i t i e s ( c i t i e s , ot h e r c o u n t i e s ) 4. B u s i n e s s o r g a n i z a t i o n s 5. C h a m b e r s , s c h o o l s , v i s i t o r c e n t e r s Go a l s O b j e c t i v e T a c t i c s S u c c e s s I n d i c a t o r S t r a t e g i e s L e a d % C o m p l e t e S t a t u s / N e x t S t e p 1. C o n t i n u e t o i n c r e a s e m e d i a p a r t n e r sa t i s f a c t i o n In c r e a s e s t r u s t , c r e d i b i l i t y w i t h m e d i a 1. C o n t i n u e t o c o n d u c t a n a n n u a l m e d i a s u r v e y o f Co u n t y c o m m u n i c a t i o n s e r v i c e s An n u a l m e d i a s u r v e y a n d i n c r e a s e d me d i a c o v e r a g e o f C o u n t y - d r i v e n to p i c s Co n t i n u e t o a s k m e d i a p a r t n e r s w h a t th e y n e e d a n d r e s p o n d a c c o r d i n g l y AJ O n g o i n g O n g o i n g 2. K e e p e x t e r n a l t a r g e t g r o u p s in f o r m e d a b o u t C o u n t y n e w s i n o r d e r to i n c r e a s e p u b l i c a w a r e n e s s o f Co u n t y s e r v i c e s a. I n c r e a s e a w a r e n e s s o f C o u n t y se r v i c e s 1. O n a m o n t h l y b a s i s , s e n d C o u n t y s t o r y i d e a s t o me d i a p a r t n e r s An n u a l m e d i a s u r v e y w i l l r e f l e c t ou t c o m e s , w e e k l y c o v e r a g e o f C o u n t y dr i v e n n e w s w i l l i n d i c a t e s u c c e s s Ga t h e r s t o r i e s f r o m F r i d a y U p d a t e de p a r t m e n t h i g h l i g h t s a n d g a t h e r st o r i e s t h r o u g h o u t t h e w e e k AJ O n g o i n g O n g o i n g b. M a i n t a i n s u p p o r t o f C o u n t y in i t i a t i v e s 2. G r o w a n d m a i n t a i n m e d i a r e l e a s e a d d r e s s b o o k s 1 0 0 n e w a d d r e s s e s b y 2 0 0 9 D a i l y u p d a t e s t o a l l a d d r e s s b o o k s A J O n g o i n g O n g o i n g c. I n c r e a s e n u m b e r o f r e s i d e n t s u s i n g Co u n t y s e r v i c e s 3. F o c u s o n w e e k l y / m o n t h l y s m a l l e r p a p e r s , t a k e ad v a n t a g e o f s m a l l e r m a r k e t p u b l i c i t y o p p o r t u n i t i e s 4. D i s t r i b u t e n e w d i r e c t o r i e s t h r o u g h o u t t h e C o u n t y H a r d t o m e a s u r e As s i g n t h r e e h o u r s i n J u n e t o di s t r i b u t e d i r e c t o r i e s i n B e n d AJ O n g o i n g Directories have been distributed to Redmond, La Pine, Sisters. Bend will be covered in June 5. C o n t i n u e t o a d d a d d r e s s e s t o e x t e r n a l O u t l o o k gr o u p s f o r i n c r e a s e d i n f o r m a t i o n d i s t r i b u t i o n Co u n t y c o m m u n i c a t i o n w i l l i m p r o v e wi t h t h e p u b l i c , c r e a t i n g a d d i t i o n a l aw a r e n e s s o f C o u n t y h a p p e n i n g s Ne w , o n l i n e e m a i l r e g i s t r a t i o n b a n n e r to b e c r e a t e d . S e n d e m a i l r e q u e s t t o pu b l i c l i s t s a n d m e d i a o n a q u a r t e r l y ba s i s AJ O n g o i n g Banner needs to be created and it is time for a second email request to be sent 3. M o r e e f f i c i e n t u s e o f t a x p a y e r do l l a r s , r e a c h a n i n c r e a s e d n u m b e r o f re s i d e n t s f o r t h e s a m e o r l e s s m o n e y Re v i e w c o m m u n i c a t i o n t o o l ef f e c t i v e n e s s t o r e a c h t h e m o s t re s i d e n t s 1. R e d u c e q u a n t i t y o f C o u n t y p u b l i c a t i o n s p r o d u c e d to s p e n d m o r e q u a l i t y t i m e t o w r i t e m e d i a r e l e a s e s , cr e a t e p r o - a c t i v e P R n o t i c e s Ca n t r a c k c i r c u l a t i o n a n d / o r m a i l i n g re c i p i e n t n u m b e r s Bu d g e t p r o c e s s S p r i n g o f 2 0 0 8 A J D o n e Newsletters reduced to Citizen Updates and evaluating mailing options now 2. S e e k o u t o t h e r f r e e m e d i a o p p o r t u n i t i e s w e a r e no t t a k i n g a d v a n t a g e o f c u r r e n t l y Co n t i n u e d o n n e x t p a g e . . . . . . . Pa g e 2 o f 3 20 0 8 - 2 0 0 9 D e s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i c a t i o n P l a n 19 - J u n - 0 8 4. I n c r e a s e p u b l i c a c c e s s t o a l l C o u n t y in f o r m a t i o n a. E a s y a c c e s s t o C o u n t y i n f o r m a t i o n fo r c i t i z e n s w h i l e o n l i n e ; a t h o m e , a t wo r k o r w h e n a w a y f r o m D e s c h u t e s Co u n t y 1. I n c r e a s e o n l i n e a v a i l a b i l i t y t o C o u n t y m e e t i n g s , ID C s e g m e n t s , p r e s e n t a t i o n s a n d P S A s In c r e a s e d d e n s i t y o f i n f o r m a t i o n o n we b s i t e , a m o u n t o f G o o g l e a n d yo u t u b e l i n k s t o s t r e a m i n g v i d e o o f me e t i n g s a n d p r e s e n t a t i o n s w i l l b e gr e a t l y i n c r e a s e d Co n t i n u e t o w o r k w i t h I T t o g r a d u a l l y po s t n e w v i d e o l i n k s o n l i n e AJ 1 0 % Streaming video presentations are posted on the County website b. I n c r e a s e t r a n s p a r e n c y o f D e s c h u t e s Co u n t y g o v e r n m e n t 2. B r o a d c a s t B o a r d m e e t i n g s l i v e o r o n D V D o n a l l Co u n t y c a b l e s y s t e m s . P r o v i d e a r c h i v e d l i v e st r e a m i n g v i d e o o n w w w . d e s c h u t e s . o r g A c o n v e n i e n c e f o r t h e p u b l i c h a s b e e n cr e a t e d , r e s p o n s e s f r o m t h e p u b l i c wo u l d b e t h e s u c c e s s i n d i c a t o r Wo r k w i t h c a b l e c o m p a n i e s , I n b o d y an d A V v e n d o r AJ / I n b o d y 0 % Next step is Board consideration of broadcasting meetings A c o n v e n i e n c e f o r t h e p u b l i c a n d s t a f f ha s b e e n c r e a t e d , r e s p o n s e s f r o m t h e ne x t c o m m u n i t y a n d e m p l o y e e su r v e y s w o u l d b e t h e s u c c e s s in d i c a t o r s Pr o v i d e s t a f f a n d t h e p u b l i c t o d e l i v e r te s t i m o n y a n d s t a f f r e p o r t s v i r t u a l l y ; sa v i n g g a s , t i m e a n d m o n e y AJ / I n b o d y 0 % Admin approval of equipment installation budget 3. P r o v i d e o n l i n e s t r e a m i n g v i d e o o f B O C C me e t i n g s On l i n e v i d e o t o b e v i e w e d a t ww w . d e s c h u t e s . o r g Wo r k w i t h I T t o p o s t v i d e o l i n k s A J 1 0 0 % Research is done. Video links are posted online now to two County presentations. Inquiry has been made to IT regarding posting IDC segments next 4. R e p r i n t C o u n t y S e r v i c e D i r e c t o r y b r o c h u r e t o di s t r i b u t e t o o u t l y i n g c i t i e s i n D e s c h u t e s C o u n t y Th e n e x t C o m m u n i t y S u r v e y w i l l ex p r e s s f e e d b a c k i f a p p r o p r i a t e qu e s t i o n s a r e a s k e d Re p r i n t a n d u p d a t e e a c h s p r i n g A J 1 0 0 % N e x t r e p r i n t w i l l b e s p r i n g o f 2 0 0 9 5. C r e a t e o n l i n e b a n n e r f o r n e w s e m a i l r e g i s t r a t i o n Co m m u n i c a t i o n s e m a i l a d d r e s s b o o k s wi l l i n c r e a s e i n d e n s i t y Wo r k w i t h I T t o c r e a t e a n d p o s t ba n n e r AJ 0 % Inquiry to IT has been made. Waiting to hear back 6. C r e a t e o n l i n e b a n n e r w i t h p o p u l a r p a g e s o f we b s i t e . U s e r w o u l d c h e c k m a r k a r e a s o f i n t e r e s t f o r em a i l n o t i f i c a t i o n o f f u t u r e w w w . d e s c h u t e s . o r g p a g e up d a t e s . A c o n v e n i e n c e f o r t h e p u b l i c h a s b e e n cr e a t e d , r e s p o n s e s f r o m t h e p u b l i c wo u l d b e t h e s u c c e s s i n d i c a t o r Wo r k w i t h I T t o c r e a t e a n d p o s t ba n n e r AJ 0 % An introduction of this idea has taken place with IT. 7. S e n d m o n t h l y l i s t i n g o f a l l p u b l i c C o u n t y me e t i n g s t o a l l l i s t s ; i n c l u d e a n o t a t i o n o f m e e t i n g s th a t a r e a l s o a v a i l a b l e o n l i n e Ha r d t o m e a s u r e , m e e t i n g s m a y h a v e in c r e a s e d a t t e n d a n c e . O n l i n e t r a f f i c t o st r e a m i n g v i d e o s c a n b e m e a s u r e d Wo r k w i t h B o n n i e a n d C o n n i e t o re c e i v e m e e t i n g l i s t i n g s . W o r k w i t h IT t o b e g i n p o s t i n g s t r e a m i n g v i d e o s on l i n e u p o n B O C C a p p r o v a l AJ 0 % T h i s p r o j e c t h a s n o t b e e n s t a r t e d 8. P u r c h a s e l o b b y f l a t s c r e e n f o r l i v e m e e t i n g ov e r f l o w v i e w i n g ; t o p u b l i c i z e m e e t i n g s c h e d u l e s , no t i c e s , b r o a d c a s t I D C s e g m e n t s a n d p r e - r e c o r d e d me e t i n g s Pe r c e p t i o n o f c u r r e n t C o u n t y in f o r m a t i o n b e i n g b r o a d c a s t i n l o b b y wi l l i n s t a n t l y i n f o r m a n d a d d a va l u a b l e c o n v e n i e n c e t o u s e r s Wo r k w i t h C o n n i e , B o n n i e t o r e c e i v e me e t i n g i n f o r m a t i o n , w o r k w i t h In b o d y a n d A V v e n d o r t o i n s t a l l eq u i p m e n t . C o n t r o l c o n t e n t f r o m Ad m i n f r o n t d e s k a n d Co m m u n i c a t i o n s o f f i c e AJ / I n b o d y 0 % T h i s p r o j e c t h a s n o t b e e n s t a r t e d 9. C o u n t y C o m m u n i c a t o r t o m a i n t a i n e x c e l l e n t re l a t i o n s h i p s w i t h o u t s i d e g r o u p s ( C h a m b e r s , VC B s , C i t i e s , e t c . ) C o n t i n u e d c o o r d i n a t i o n o f Co u n t y p u b l i c i n f o r m a t i o n d i s t r i b u t e d t o me m b e r s h i p g r o u p s Di f f i c u l t t o m e a s u r e , i m p r o v e d di s s e m i n a t i o n o f C o u n t y ' s s e r v i c e in f o r m a t i o n Co o r d i n a t e a r t i c l e s f o r o r g ne w s l e t t e r s , c o o r d i n a t e B O C C a n d de p a r t m e n t h e a d s t o s p e a k a t ap p r o p r i a t e m e m b e r s h i p e v e n t s AJ 0 % T h i s p r o j e c t h a s n o t b e e n s t a r t e d 10 . R e s e a r c h s u b m i t t i n g C o u n t y i n f o r m a t i o n t o la r g e c o r p o r a t i o n n e w s l e t t e r s Ac h i e v e w i d e r d i s t r i b u t i o n o f p u b l i c se r v i c e i n f o r m a t i o n Wo r k w i t h E D C O , l o c a l C h a m b e r s t o fi n d l a r g e r e m p l o y e r s i n t h e C o u n t y AJ 0 % T h i s p r o j e c t h a s n o t b e e n s t a r t e d 11 . C o n t i n u e t o e m a i l m e d i a r e l e a s e s a n d n o t i c e s t o al l m e d i a Co u n t y c o m m u n i c a t i o n e m a i l l i s t s wi l l b e t h e m o s t c u r r e n t a v a i l a b l e Up d a t e m e d i a l i s t w e e k l y A J O n g o i n g O n g o i n g 12 . S t r a t e g i z e w r i t i n g a n d s e n d i n g o p - e d p i e c e s , le t t e r s t o t h e e d i t o r Ac h i e v e w i d e r d i s t r i b u t i o n o f p u b l i c se r v i c e i n f o r m a t i o n On g o i n g , t h i n k p r o a c t i v e l y , a s s i s t wh e n c o n t a c t e d b y s t a f f AJ 3 0 % Currently already coordinating staff interviews with media to promote County services. Coordinating op-ed pieces and letters to the editor occur infrequently, a more pro-active strategy will begin in July 13 . C r e a t e a C o u n t y S p e a k e r ' s B u r e a u t o p r e s e n t in f o r m a t i o n a l t a l k s t o e x t e r n a l c o m m u n i t y g r o u p s on a c a s e - b y - c a s e b a s i s He l p t o i n f o r m c o m m u n i t y l e a d e r s ab o u t C o u n t y i s s u e s a n d s e r v i c e s , ha r d t o m e a s u r e r e s u l t s Co o r d i n a t e B O C C a n d s t a f f t a l k s w i t h ci v i c g r o u p s s u c h a s R o t a r y C l u b s i n De s c h u t e s C o u n t y . R e c e i v e c o n t a c t in f o r m a t i o n o n l i n e a n d t h r o u g h Co u n t y s t a f f m e m b e r s AJ 0 % T h i s p r o j e c t h a s n o t b e e n s t a r t e d Pa g e 3 o f 3