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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Sheriff's OfficeFo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8- 1 1 April 2008 FO L L O W - U P R E P O R T Sh e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … ….… 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 3. O u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s ( I n t e r n a l A u d i t g e n e ra t e d ) …. . … … … … … … … . . 3 4. S h e r i f f ’ s O f f i c e r e s p o n s e 4. 1 . J a m e s R o s s , B u s i n e s s M a n a g e r r e s p o n s e t o M G T o f A m e r i ca r e p o r t - “A S t a f f i n g s t u d y o f t h e D e s c h u t e s C o u n t y A d u l t J a i l an d P r o p o s e d W o r k C e n t e r ” ( D a t e d J u n e 2 8 , 2 0 0 7 ) … …… … … … …… … … … … 4-6 Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e m o s t r e c e n t S h e r i f f ’ s O f f i c e a u d i t r e p o r t . An a d d e d g o a l w a s t o u p d a t e t h e i n t e r n a l a u d i t p r o g r am o n a n y r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e c o n s i d e r e d ou t s t a n d i n g i n p r i o r f o l l o w - u p s a n d i n o t h e r c o n s u l t a n t r e p o r t s . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f i r s t t i m e f o l l o w - u p o f : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o f S h e r i f f ’ s O f f i c e t r a n s i t i o n ( # 0 6 / 0 7 - 8 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 7 ) . · M G T o f A m e r i c a ’ s ( c o n s u l t a n t ) r e p o r t “ A s t a f f i n g s t u d y of t h e D e s c h u t e s C o u n t y A d u l t J a i l a n d Pr o p o s e d W o r k C e n t e r ” ( i s s u e d S e p t e m b e r 2 0 0 6 ) Su b s e q u e n t f o l l o w - u p o f I n t e r n a l a u d i t r e p o r t s e v a l u a ti n g S h e r i f f ’ s O f f i c e i n t e r n a l c o n t r o l s i n · I n m a t e s e r v i c e s ( # 2 0 0 3 - 3 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 3 ) · E v i d e n c e ( # 2 0 0 3 - 4 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 3 ) · C o d e ( # 2 0 0 3 - 5 ) ( i s s u e d J u n e 2 0 0 3 ) 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y J a m e s R o s s , business operations ma n a g e r f o r t h e d e p a r t m e n t . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a tu r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t at t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 1 8 i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i on s a s w e l l a s 1 2 c o n s u l t a n t r e c o m m e n d a t i o n s ma d e t o t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e o u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s b y r e p o r t . 0246810 12 14 20 0 3 - 3 I n m a t e S e r v i c e s 2 0 0 3 - 4 E v i d e n c e 2 0 0 3 - 5 C O D E 0 6 0 7- 8 T r a n s i t i o n S t a f f i n g S t u d y In t e r n a l A u d i t Consultant R e c o m m e n d a t i o n s b e i n g f o l l o w e d - u p Co m p l e t e d Pl a n n e d As i n d i c a t e d , S h e r i f f ’ s O f f i c e h a s r e s p o n d e d t o m o s t o f th e i n t e r n a l a u d i t o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Th e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s a r e d e t a i l e d b e l o w ( s e c t io n 3 ) . T h e r e s p o n s e s t o t h e c o n s u l t a n t ’ s re p o r t i n d i c a t e g e n e r a l c o n c u r r e n c e ; h o w e v e r , s o m e o f t he r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n d e l a y e d d u e t o bu d g e t a n d s t a f f i n g p r i o r i t i e s a s n o t e d b e l o w ( s e c t i o n 4 ). Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l r e c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . T h e de p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o rk t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e re c o m m e n d a t i o n s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 3 3. O u t s t a n d i n g re c o m m e n d a t i o n s ( I n t e r n a l A u d i t g e n e r a t e d ) Re c o m m e n d a t i o n s - p l a n n e d b u t n o t y e t i m p l e m e n t e d Re p o r t A r e a A u d i t # # Re c o m m e n d a t i o n St a t u s D e p a r t m e n t c o m m e n t s Sh e r i f f I n m a t e Se r v i c e s 20 0 3 - 3 7 Ma n a g e m e n t s h o u l d e v a l u a t e t h e c u r r e n t a c c o u n t i n g sy s t e m s t o d e t e r m i n e i f i t c a n p r o v i d e a n o n g o i n g ba l a n c e a n d b a n k r e c o n c i l i a t i o n f u n c t i o n . I f t h e c os t o f ad d i n g t h i s f u n c t i o n a l i t y i s p r o h i b i t i v e , a n u p d a t e d co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s y s t e m m i g h t b e a n a c c e p t a b le ch o i c e . Pl a n n e d Th e J a i l w i l l c o n t i n u e t o u s e t h e c o m b i n a t i o n o f t h e Jail Ma n a g e m e n t S y s t e m ( J M S ) a n d M i c r o s o f t M o n e y t o ma n a g e t h e i n m a t e t r u s t a n d b a i l a c c o u n t . A n e w sy s t e m w i l l e v e n t u a l l y r e p l a c e J M S w h e n t h e j a i l i s ex p a n d e d a t t h a t t i m e t h e J a i l S t a f f w i l l l o o k a t o ne sy s t e m t o a c c o m p l i s h t h e a c c o u n t i n g . Sh e r i f f I n m a t e Se r v i c e s 20 0 3 - 3 1 3 St a f f s h o u l d d e v e l o p a s y s t e m f o r s u b m i t t i n g o u t s t a nd i n g ch e c k s t o t h e S t a t e i n a t i m e l y m a n n e r . T h i s s h o u l d b e do n e a t l e a s t a n n u a l l y i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S t a t e de a d l i n e . Pl a n n e d Co m p l e t e d . A l l o u t s t a n d i n g c h e c k s p r i o r t o 2 0 0 4 h ave be e n s e n t t o t h e S t a t e . T h e 2 0 0 4 - 2 0 0 6 o u t s t a n d i n g ch e c k s w i l l b e c o m p l e t e d b y t h e e n d o f A u g u s t 2 0 0 8 . In t e r n a l A u d i t : No t q u i t e c o m p l e t e d . S t a f f w o r k i n g t o st a y c u r r e n t . Sh e r i f f ' s O f f i c e tr a n s i t i o n 06 0 7 - 8 4 It i s r e c o m m e n d e d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e d i s c u s s w i t h Co u n t y F i n a n c e ( a n d p o s s i b l y I T ) t h e i r o p t i o n s f o r in p u t t i n g a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o l l i n f o r m a t i o n in t o th e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . P l a n n e d Th i s p r o j e c t s h a s b e e n d e l a y e d t o F Y 2 0 0 8 - 0 9 . T h e re q u e s t e d b u d g e t f o r F Y 2 0 0 8 - 0 9 i n c l u d e s f u n d i n g f o r th i s p r o j e c t . Th e r e w e r e e i g h t r e c o m m e n d a t i o n s r e l a t i n g t o t h e c l o s e d w o r k c e n t e r t h a t a r e b e i n g t r e a t e d a s c o m p l e t e d s i n c e the department in d i c a t e s t h e s i t u a t i o n s p r e s e n t a t t h e t i m e o f t h e r e co m m e n d a t i o n a r e n o l o n g e r p r e s e n t o r h a v e b e e n a d d r essed by current jail op e r a t i o n s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 4 4. S h e r i f f ’ s O f f i c e re s p o n s e Ja m e s R o s s , B u s i n e s s M a n a g e r r e s p o n s e t o M G T o f A m e r i c a r e p ort - “A S t a f f i n g s t u d y o f t h e D e s c h u t e s C o u n t y A d u l t J a i l a n d P r o p o s e d W o r k C e n t e r ” (D a t e d J u n e 2 8 , 2 0 0 7 ) Planned Completed Completed Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 5 Planned Planned Completed Completed Completed Fo l l o w - u p r e p o r t o n S h e r i f f ’ s O f f i c e r e p o r t s # 0 7 / 0 8 -1 1 April 2008 Page 6 {E N D O F R E P O R T } Pl a n n e d Pl a n n e d Pl a n ned Co m p l e t e d