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a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
1
C o m m i s s i o n o n C h i l d r e n a n d F a m i l i e s
R e p o r t o n S t a f f i n g V e r s u s
S t a t e a n d L o c a l M a n d a t e s
P r e s e n t e d t o t h e
D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e
b y t h e
I n t e r n a l A u d i t P r o g r a
m
D a v i d G i v a n s , C P A –
C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r
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A U D I T
S C O P E /O B J E C T I V E S
1 .
I d e n t i f y m
a n d a t e s f o r t h e l o c a l C o m m i s s i o n o n
C h i l d r e n a n d F a m i l i e s (C C F ) f r o m O R S /O A R
2 .
I d e n t i f y s t a f f d u t i e s a n d h o w t h e
y m
i g h t f i t w i t h
m a n d a t e s .
3 .
L o o k a t e x t e n t o f d u t i e s a n d w h e t h e r t h e r e a r e
a r e a s t h a t e f f o r t s c o u l d b e r e d u c e d (w i t h o u t
r e d u c t i o n o f e f f e c t i v e n e s s ).
4 .
P r o v i d e h i s t o r i c a l b a c k g r o u n d o n r e s o u r c e s a n d
e x p e n d i t u r e s .
T h e a u d i t
w a s c o n d u c t
e d
i n
a c c o r d a n c
e
w i t
h
G o v e r n m e n t
A u d i t
i n g S t
a n d a r d s
i s s
u e d
b y t
h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l
o f t
h e
U n i t e d S t
a t e s . N o
w o r k
w a s p e r f o r m
e d o n i n t e r
n a l c o n t r o l s .
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O R S /
O A R
M A N D A T E
S
O R S §4 1 7 .7 6 0
•
S h a l l a p p o i n t a l o c a l s t a f f d i r e c t o r ;
•
I n f o r m a n d i n v o l v e c i t i z e n s ;
•
I d e n t i f y a n d m a p t h e r a n g e o f r e s o u r c e s i n t h e c o m m u n i t y ;
•
P l a n , a d v o c a t e a n d f u n d r e s e a r c h -b a s e d i n i t i a t i v e s f o r c h i l d r e n w h o a r e 0
t h r o u g h 1 8 y e a r s o f a g e a n d t h e i r f a m i l i e s ;
•
D e v e l o p l o c a l p o l i c i e s , p r i o r i t i e s , o u t c o m e s a n d t a r g e t s ;
•
P r i o r i t i z e a c t i v i t i e s i d e n t i f i e d i n t h e l o c a l p l a n a n d m o b i l i z e t h e
c o m m u n i t
y t o t a k e a c t i o n ;
•
P r i o r i t i z e t h e u s e o f n o n -d e d i c a t e d r e s o u r c e s ;
•
M o n i t o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e l o c a l p l a n ; a n d
•
M o n i t o r a n d e v a l u a t e t h e i n t e r m e d i a t e o u t c o m e t a r g e t s i d e n t i f i e d i n t h e
l o c a l p l a n t h a t a r e r e v i e w e d u n d e r O R S 4 1 7 .7 9 7 , a n d r e p o r t o n t h e
p r o g r e s s i n a d d r e s s i n g p r i o r i t i e s a n d a c h i e v i n g o u t c o m e s .
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O R S /
O A R
M A N D A T E
S
O A R §4 2 3 -0 0 1 -0 0 0 6
•
M a n a g i n g r e s o u r c e s (i n c l u d e s g e n e r a l o f f i c e s u p p o r t , f i s c a l a n d b u d g e t
m a n a g e m e n t , p r o g r a m e v a l u a t i o n , a n d s t a f f d e v e l o p m e n t )
•
F a c i l i t a t i o n a n d c o o r d i n a t i o n o f m e e t i n g s a n d f o r u m s ,
•
L e a d , c o o r d i n a t e a n d f a c i l i t a t e d e v e l o p m e n t o f s i n g l e L o c a l P l a n .
C o o r d i n a t e d , c o m p r e h e n s i v e p l a n n i n g i n a c c o r d a n c e w i t h O R S 4 1 7 .7 7 5
•
T h e p r o v i s i o n o f t e c h n i c a l a s s i s t a n c e t o t h e i r c o m m u n i t i e s .
•
O v e r a l l r e s p o n s i b i l i t
y f o r d a i l y o p e r a t i o n s o f t h e L o c a l C o m m i s s i o n
o f f i c e ;
•
L e a d e r s h i p , a d v o c a c y , a n d k e
y m a n a g e m e n t o p e r a t i o n s o f L o c a l
C o m m i s s i o n w o r k ;
•
D i r e c t a c c e s s t o t h e B o a r d o f C o u n t y C o m m i s s i o n e r s /C o u n t y C o u r t ;
•
R e s p o n s i b i l i t y f o r b u i l d i n g a n d s u p p o r t i n g t h e l e a d e r s h i p c a p a c i t y o f t h e
L o c a l C o m m i s s i o n m e m b e r s .
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C C F P r i o r i t i e s
C h i l d a b u s e p r e v e n t i o n
R e a d i n e s s t o l e a r n a n d E a r l y
s c h o o l s u c c e s s
S u b s t a n c e a b u s e a n d c r i m e
p r e v e n t i o n
P a r e n t i n g a n d f a m i l y m a n a g e m e n t
s k i l l s
E s t a b l i s h e d b y C C F C o m m i s s i o n
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P r e v e n t i o n p r i o r i t i e s
J u v e n i l e c r i m e p r e v e n t i o n
A l c o h o l a n d d r u g
(D H S c o n t r a c t A &D #7 0 )
D r u g f r e e c o m m u n i t i e s
T o b a c c o p r e v e n t i o n
E s t a b l i s h e d i n c o l l a b o r a t i o n w i t h D e s c h u t e s C o u n t
y s o c i a l
s e r v i c e d e p a r t m e n t s .
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A P P R O A C H
1 .
A N A L Y S I S O F F I N A N C I A L T R E N D S
2 .
G R A N T S P E N D I N
G T R E N D S
H o w d o t h e s e m
e e t C C F p r i o r i t i e s ?
3 .
S T A F F I N G T I M E S T U D Y
W
h e r e a r e t h e
y s
p e n d i n g t i m e ?
H o w d o e s t h i s t i e i n t o C C F
p r i o r i t i e s /O R S
/O A R m a n d a t e s a n d g r a n t
f u n d i n g ?
4 .
O T H E R S U P P O R
T F O R
P E R F O R
M A N C E
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C C F P E
R F O R M A N C E
V o l u n t e e r / I n -k i n d I n f o r m a t i o n
O C C F O u t c o m e
m e a
s u r e s
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O r e g o n C C F
(O C C F )
F e e d b a c k
D e s c h u t e s C o u n t y C C F h e l d i n h i g h
r e g a r d a n d h e l p s s e t t h e s t a n d a r d f o r a l l
o t h e r l o c a l c o m m i s s i o n s i n t h e s t a t e .
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P o t e n t i a l s o u r c e s
o f d a t a t o a s s e s s t h e s u c c e s s
o f o u r C C F p r o g r a m i n o r d e r t o c o m p a r e w i t h
o t h e r s i n t h e s t a t e .
D e s c h u t e s C o u n t y C C F
N o d i r e c t i n t e r n a l r e p o r t s p r o v i d e d
(r e l y o n O C C F s y s t e m )
O C C F D a t a
O C C F p r o v i d e d d a t a f r o m t h e i r d a t a b a s e
a n d w e a l s o h a v e w h a t C C F s t a f f e n t e r i n t o t h e
O C C F w e b s i t e .
H e a l t h y s t a r t (O C C F )
O C C F p e r f o r m s q u a r t e r l y e v a l u a t i o n s a n d
p r o v i d e s r e p o r t s i n c l u d i n g d a t a f o r C o u n t y a n d
S t a t e
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E x a m p l e o f O C C F s u c c e s s r a t e d a t a c o l l e c t e d
A
C T I V I T Y _C A T E
G O R Y
O U T C O M
E
M E A S
U R E
DESCHUTES JACKSON MARION UMATILLA
C h i l d /
F a m
i l y
A d v o c
a c
y
A c
t
i v i t
i e s
1 .
0 2 .
0 1
A
d e q u a c
y
o f
s
o c
i a l s
u p p o r t
r e s
o u r c
e s
:
1 0 0
2 .
0 4 .
0 5
E
f f e c
t
i v e
s
u p p o r t
f o r
c
h i l d r e n
d u r i n g
o u t
-o f -h o m
e
p l a c
e m e n t 9 9 9 0 1 0 0
2 .
0 4 .
0 7
S
a f e ,
p e r m a n e n t
h o m e s
9 6
3 .
0 3 .
0 1
P
r o -s
o c
i a l
s
k
i l l s
a n d
b e h a v i o r s
9 3
P
a r e n t
E
d u c
a t
i o n
a n d
F a m i l y
S
u p p o r t
A c
t
i v i t
i e s
1 .
0 2 .
0 1
A
d e q u a c
y
o f
s
o c
i a l s
u p p o r t
r e s
o u r c
e s
:
7 7
1 .
0 3 .
0 7
S
t a b i l i t
y
o f
f a m i l y
l i f e
1 0 0 8 7
1 .
0 4 .
0 1
N u r t
u r i n g ,
r e s
p o n s
i v e
c
a r e
6 3
1 .
0 4 .
0 2
Q u a l i t y
o f
p a r e n t -c
h i l d /
y
o u t
h
i n t
e r a c
t
i o n s
7 7
1 .
0 4 .
0 3
E
f f e c
t
i v e n e s
s
a s
f i r s
t
t
e a c
h e r
9 9
1 .
0 4 .
1 4
C h i l d
m a l t
r e a t
m
e n t
r a t
e s
:
a b u s
e ,
n e g l e c
t
a n d /
o r
r e -a b u s e 9 9
2 .
0 1 .
0 5
N o r m a l
g r o w t
h
a n d d e v e l o p m e n t
:
8 6 8 8
3 .
0 2 .
0 1
A
c
a d e m i c
p r o g r e s
s
:
8 6
S
O U R C E
:
O C C F d a t
a b
a s
e
N o t e l a c k o f c o m p a r a b i l i t y o f o u t c o m e m e a s u r e s b e t w
e e n c o u n t i e s .
N o t a l l c o u n t i e s h a v e m e a s u r e s f o r e a c h a c t i v i t y .
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O C C F D A T
A B A S E
C u r r e n t d a t a i s n o t c o n c l u s i
v e . C o u n t i e s a r e n o t
r e p o r t i n g o n t h e s a m e m e a s u r e s . N
o l i n k a g e
w i t h t h e r e s o u r c e s e x p e n d e d . T
h i s m a k e s i t
d i f f i c u l t t o c o m p a r e b e t w e e n c o u n t i e s .
S t a t e i s r e v i s i n
g m e a s u r e s d
a t a b a s e t o
a l l o
w c o
m p a r a b
i l i t y b
e t w e e n c o u n
t i e s a n d
s h e d
l i g h t o n i m p a c t s o f f u n d i n g
.
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C C F P e r f o r m a n c e M e a s u r e s
C C F h a s b e e n r e l
y i
n g o n t h e S
t a t e ’
s d a t a b a s e
t o g a t h e r a n d p r e s e n t p e r f o r m a n c e m e a s u r e s .
C C F s h o u
l d c o n
s i d e r o p
t i o n s i n
d e v e l o p i n g
a p e r f o r m a n c e m e a s u
r e m e n
t s y s t e m t o m e e t
t h e i r l o c a l C o m m i s s i o n
's n
e e d
s . T h i s w o u l d
a l l o
w d i r e c t r e v i e w o
f a c c o m p
l i s h
m e n t s
b a s e d o n
t h
e C C
F C o m m i s s i o n ’s s t a t e d
p r i o r i t i e s . C C F
s h o u l d e x p
l o r e w h e t h e r t h e y
c a n u s e t h e n e w p r o p o s e d S
t a t e s y s t e m t o
g a t h
e r l o
c a l i n
f o
r m a t i o n
.
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O C C F w e b s i t e d a t a (f o r D e s c h u t e s
C o u n t y )
p r o v i d e s s o m e i n d i c a t i o n o f i n -k i n d a n d
v o l u n t e e r e f f o r t s
C o m p o s i t i o n o f D e s c h u t e
s C o u n t y R e s o u r c
e s f o r A c t i v i t i e s
(a s r e p o r t e d t o O C C F
f o r
2 0 0 3 -2 0 0 5 )
B
u d g
e
t
5
2
%
V o
l u n t e
e
r h o u r s (i n
$
)
9
%
D o
n a
t i o
n s
9
%
C o
u n t y G e
n e
r a
l
F
u n d
1
%
O t h e
r
4
%O t h e
r g
r a
n t s
7
%
I n K
i n d $
1
8
%
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L a c k o f d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n
v o l u n t e e r a n d i n -k i n d c o n t r i b u t i o n s
C C F d o e s n o t h a v e s u f f i c i
e n t i n f o r m a t i o n o n
t h e v o l
u n t e e r h o u r s a n d i
n -k i n d c o n t r i b u t i o n s .
I t i s r e c o
m m e n d
e d t h e y c o n s i d e r
d e v e l o p
i n g s o m e s y s t e m f o r t r a c k i n g
h o u r s a n d
i n
-k i n
d c o n
t r i b u
t i o n
s s o t h a t
t h e y c a n
i n d
i c a t e t h
e a d d i t i o
n a l l e v e r a g e
t h e y p
r o v i d e . T h
e d a t a s h o u l d
b e
s u f f i c i e n t l y d e t a i l e d t o a l l o w a l l o
c a t i o n t o
p r i o r i t i e s , p r o
j e c t s a n
d a g e n
c i e s .
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S o m e C C F I n t a n g i b l e s
C C F a d v i
s e s B O C
C o n c h i l d r e n a n d f a m i l y
i s s u e s
C C F c a n l e v e r a g e a n d e x t e n d e x i s t i
n g
r e s o u r c e s (i n -k i n d a n d v o l u n t e e r s )
C C F c o n n e c t s t h e p l a
y e r s t o m a k e
c o m m u n i
t
y e f f o r t s m o r e e f f e c t i
v e
(c o l l a b o r a t i o n /m o b i l i z a t i o n )
C C F i s a c t i
v e i n p r e v e n t i o n e f f o r t s
T h
e f i n
a n c i a l p
i c t u r e d
o e s n o
t p
a i n t t h e
f u l l p
i c t u r e o
f o
r g a n i z a t i o n
.
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F i n a n c i a l / H i s t o r i c a l t r e n d s
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M a i n p o i n t s –
f r o m f o l l o w i n g s l i d e s
R e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s t r e n d i n g d o w n w a r d s .
S t a t e r e v e n u e s h a v e c o n t r i b u t e d t o m o s t o f t h e
d e c l i n e .
S t a f f i n g l e v e l s h a v e b e e n r e l a t i v e l y c o n s i s t e n t .
G e n e r a l f u n d i s a l l o c a t e d o n l y 1 /3 o f t h e c o s t o f
s a l a r i e s . T h e b a l a n c e p a i d b y g r a n t s a n d S t a t e .
N u m b e r o f a g e n c i e s o v e r s e e n h a s r e m a i n e d
c o n s i s t e n t .
G e n e r a l f u n d i s n o w p r o v i d i n g s i g n i f i c a n t l
y a l l s u p p o r t
f o r o p e r a t i o n a l a n d i n d i r e c t c o s t s . U p f r o m p r i o r y e a r s .
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T o t a l R e s o u r c e s t o E x p e n d i t u r e s
(b y
y
e a r )
F i s c a l Y e a r
0 0 /0 1
0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5 0 5 /0 6
A c t u a l
A c t u a l
A c t u a l
A c t u a l
A c t u a l B u d g e t *
T o t a l R e s o u r c e s
3 ,4 8 0 ,4 6 4
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3 ,5 7 8 ,5 8 7
$
3 ,4 2 4 ,2 5 8
$
2 ,8 6 5 ,4 6 9
$
2 ,3 9 8 ,3 9 4
$ 2 ,8 2 8 ,5 8 9 $
T o t a l E x p e n d i t u r e s
3 ,0 0 6 ,1 4 0
2 ,9 2 3 ,1 7 8
2 ,6 1 5 ,1 8 9
2 ,2 2 3 ,1 1 1
1 ,6 9 7 ,9 2 3
2 ,3 6 3 ,2 3 9
T o t a l R e s o u r c e s -
T o t a l E x p e n d i t u r e s
4 7 4 ,3 2 4
$
6 5 5 ,4 0 9
$
8 0 9 ,0 6 9
$
6 4 2 ,3 5 7
$
7 0 0 ,4 7 1
$ 4 6 5 ,3 5 0 $
B u d g e t e d F T E
4 .3
5 .5 9
6
6 .2 5
6 .2 5 6 .2 5
R e d u c e d h r s .
R e d u c e d h r s .R e d u c e d h r s .
E f f e c t i v e F T E **
5 .3
7 .2
6 .9
5 .8 5
5 .8 5 5 .8 5
S o u r c e s :
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C o u n t
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* 0 5 /0 6 P r o p o s e d b u d g e t
l e s s c o n t
i n g e n c y
** A c t u a l F T E r e f l e c t s r e d u c e d w o r k w e e k a n d a d d i t i o n a l s t a f f i n g p a i d u n d e r o t h e r e x p e n d i t u r e s (p e r C C
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N o t e : R e
v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s t r e n d i n g d o w n w a r d s . S t a f f i n g l e
v e l s h a v e b e e n
r e l a t i v e l y c
o n s i s t e n t .
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2 0
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3 ,0 0 0 ,0 0 0
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N o t e t r e n d i n d e c r e a s e d S t a t e f u n d i n g .
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2 ,0 0 0 ,0 0 0
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3 ,0 0 0 ,0 0 0
0 0 /0 1 -A c t u a l
0 1 /0 2 -A c
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0 2 /0 3 -A c t u a
l
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0 4 /0 5 -A c t u a l 0 5 /0 6 -B u d g e t
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2 2
G r a n t e x p e n d i t u r e s t r e n d s
-
b y y e a r
N o t e s t a t e g r a n t s h a v e t r e n d e d d o w
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8 0 0 ,
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1 ,
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1 ,
2 0 0 ,
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0 0 /0 1 -A c
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0 1 /0 2 -A c
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0 2 /0 3 -A c
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0 3 /0 4 -A c
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A n a l y s i s o f B O C C g e n e r a l f u n d s
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3 0 0 ,0 0 0
3 5 0 ,0 0 0
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5 0 0 ,0 0 0
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B O C C
N o t e i n c r e a s i n g s u p p o r t o f o p e r a t i o n s b y g e n e r a l f u n d s .
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2 4
C C F d i s c r e t i o n a r y a p p r o a c h t o
f u n d i n g o f o p e r a t i o n a l c o s t s
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2 5
S o u r c e o f O p e r a t i o n a l F u n d i n g
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4 7 ,4 2 5
1 2 6 ,3 8 4
1 3 9 ,5 2 8
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1 5 ,6 2 6
1 0 7 ,8 0 9
1 3 9 ,4 5 7
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5 1 ,2 8 6
6 5 ,0 8 5
6 0 ,5 4 4
J C P
6 0 ,1 3 3
2 8 ,8 9 4
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2 0 ,0 0 0
2 6 ,0 0 5
1 7 ,8 3 0
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1 9 ,5 0 1
1 6 ,6 2 5
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3 4 ,9 3 8
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2 1 ,2 2 1
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9 ,4 1 6
7 ,1 8 4
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1 4 ,6 0 7
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1 0 ,1 5 6
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9 5 2
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G e n e r a l F u n d
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5 3 ,2 0 2
1 1 4 ,0 7 0
M i s c
2 1 ,4 1 7
1 7 ,0 0 0
O C C F B a s i c
3 6 ,2 4 3
1 ,5 0 8
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2 5 ,3 2 2
D F C
8 ,7 4 0
J C P
5 ,0 4 0
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G e n e r a l F u n d
0
0
5 1 ,8 6 5
G r a n d T o t a l
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4 8 5 ,1 6 3
5 7 0 ,4 9 1
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r e s o u r c e s t o a l l o c a t e t o c o v e r
d i r e c t s a l a r i e s t h a n o p e r a t i o n a l
c o s t s . C C F i n d i c a t e s s o m e
r e s o u r c e s (e .g . J C P ) h a v e
r e d u c e d t h e i r r e i m b u r s e m e n t o f
a d m i n i s t r a t i v e c o s t s .
C C F h a s b e e n f
o c u s i n g g e n e r a l
f
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a n d u s i n g p r o g r a m d o l l a r s m o r e
o n p r o g r a m s . C C F i n d i c a t e s t h i s
w a s d o n e t o m a i n t a i n t h e
C o u n t y ’s c o m m i t m e n t t o t h e s e
p r o g r a m s o v e r a t h r e e y e a r
p e r i o d .
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2 6
C o m p o s i t i o n o f s a l a r y
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3 4
%
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3
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2
5 %H e a l
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4
%
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2 %
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2 7
P l a n n e d
A g e
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F u n d i n g
T r e n d s
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2 8
S u m m a r y
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b y y e a r
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0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5 0 5 /0 6
S t a t e
1 ,5 6 7 ,2 7 6
1 ,6 1 6 ,9 5 4
1 ,2 4 5 ,2 7 1
1 ,2 9 0 ,2 1 8 1 ,3 1 5 ,0 9 3
G e n e r a l F u n d
8 5 ,0 2 8
2 0 3 ,0 0 0
1 7 6 ,5 0 0 1 6 1 ,9 0 0
F e d e r a l
3 6 ,3 0 0
4 0 ,2 9 0
6 2 ,7 3 0 4 2 ,1 9 0
G r a n d T o t a l
1 ,5 6 7 ,2 7 6
1 ,7 3 8 ,2 8 2
1 ,4 8 8 ,5 6 1
1 ,5 2 9 ,4 4 8 1 ,5 1 9 ,1 8 3
S o u r c e : C
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N o t e d e c r e a s e i n S t a t e f u n d i n g a n d i n c r e a s e i n C o u n t y G e n e r a l F u n d f u n d i n g .
O v e r a l l g r a n t f u n d i n g h a s n o t
c h a n g e d s i g n i f i c a n t l y .
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2 9
A g e n c y
p r o g r a m s f u n d e d b y
S o u r c e
b y
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N o t e d e c r e a s e i n t h e n u m b e r S t a t e a g e n c i e s f u n d e d a s S t a t e f u n d s
d e c r e a s e d . B O C C h a s p l a c e d m o r e a g e n c i e s w
i t h C C F t o a d m i n i s t r a t e .
N o t e o v e r a l l n u m b e r o f a g e n c i e s h a s n o t c h a n g e d s i g n i f i c a n t l y .
F i s c a l Y e a r
0 1 /0 2
0 2 /0 3
0 3 /0 4
0 4 /0 5 0 5 /0 6
S t a t e f u n d e d
2 6
2 3
1 8
1 6
1 6
F e d e r a l f u n d e d
-
2
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B O
C
C
f u n d e d
-
6
1 1
1 1
1 1
T o t a l A g e n c i e s
2 6
2 7
2 5
2 7
2 7
S o u r c e : C
C
F p r o v
i d e d g r a n t
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r i c e s
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h a n o n e f
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h e f
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3 0
S u m m a r y
o f S o u r c e o f C C F P l a n n e d
G r a n t F u n d i n g b y
S o u r c e -
b y y
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S u m o f A M O
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D I R E C
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0 1 /0 2
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1 ,3 0 9 ,2 3 2
2 5 8 ,0 4 4
1 ,5 6 7 ,2 7 6
0 1 /0 2 T o t a l
1 ,3 0 9 ,2 3 2
2 5 8 ,0 4 4
1 ,5 6 7 ,2 7 6
0 2 /0 3
S t a t e
1 ,1 3 1 ,9 1 7
4 8 5 ,0 3 7
1 ,6 1 6 ,9 5 4
G e n e r a l F u n d
8 5 ,0 2 8
8 5 ,0 2 8
F e d e r a l
3 6 ,3 0 0
3 6 ,3 0 0
0 2 /0 3 T o t a l
1 ,1 3 1 ,9 1 7
5 2 1 ,3 3 7
8 5 ,0 2 8
1 ,7 3 8 ,2 8 2
0 3 /0 4
S t a t e
9 0 0 ,5 7 2
3 4 4 ,6 9 9
1 ,2 4 5 ,2 7 1
G e n e r a l F u n d
2 0 3 ,0 0 0
2 0 3 ,0 0 0
F e d e r a l
1 7 ,7 9 0
2 2 ,5 0 0
4 0 ,2 9 0
0 3 /0 4 T o t a l
9 1 8 ,3 6 2
3 6 7 ,1 9 9
2 0 3 ,0 0 0
1 ,4 8 8 ,5 6 1
0 4 /0 5
S t a t e
8 9 9 ,6 2 0
3 9 0 ,5 9 8
1 ,2 9 0 ,2 1 8
G e n e r a l F u n d
1 7 6 ,5 0 0
1 7 6 ,5 0 0
F e d e r a l
3 5 ,5 8 0
2 7 ,1 5 0
6 2 ,7 3 0
0 4 /0 5 T o t a l
9 3 5 ,2 0 0
4 1 7 ,7 4 8
1 7 6 ,5 0 0
1 ,5 2 9 ,4 4 8
0 5 /0 6
S t a t e
9 2 8 ,5 3 1
3 8 6 ,5 6 2
1 ,3 1 5 ,0 9 3
G e n e r a l F u n d
1 6 1 ,9 0 0
1 6 1 ,9 0 0
F e d e r a l
1 2 ,1 9 0
3 0 ,0 0 0
4 2 ,1 9 0
0 5 /0 6 T o t a l
9 4 0 ,7 2 1
4 1 6 ,5 6 2
1 6 1 ,9 0 0
1 ,5 1 9 ,1 8 3
S o u r c e : C
C
F p r o v
i d e d g r a n t
f
u n d i n g m
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r i c e s
N o t e d e c l i n e i n S t a t e g r a n t s v s . p r e v e n t a t i v e g r a n t s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
3 1
P l a n n e d F u n d i n g f o r A g e n c i e s b y
C C F /P r e v e n t i o n p r i o r i t i e s –
0 5 /0 6
P r o v i d e d t o s h o w
o v e r a l l f u n d i n g b y
C C F /P r e v e n t i o n
p r i o r i t y .
P r i o r i t i e s a n d
a s s i g n m e n t
p r o v i d e d b y C C F
o f f i c e .
S u m o f A M O
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S o u r c e g e n
D I R E C
T I O
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/P R I O
R I T Y
T o t a l
C
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F
C
C
F -
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2 7 3 ,7 3 7
C
C
F -
J u v e n i l e C
o m m u n i t y J u s t i c e
2 2 5 ,8 7 6
C
C
F -
F a m i l y V i o l e n c e P r e v e n t i o n
2 2 1 ,6 2 4
C
C
F -
P o s i t i v e P a r e n t i n g
2 1 9 ,4 8 5
C
C
F T o t a l
9 4 0 ,7 2 1
P r e v e n t i o n
P -
J u v e n i l e C
r i m e P r e v e n t i o n
2 9 2 ,9 7 2
P -
D r u g F r e e C
o m m u n i t i e s -
M o b i l i z a t i o n
7 2 ,0 9 0
P -
A l c o h o l & D r u g 7 0
3 9 ,5 0 0
P -
S a f e a n d D r u g F r e e S c h o o l s
1 2 ,0 0 0
P r e v e n t i o n T o t a l
4 1 6 ,5 6 2
B O
C
C
1 6 1 ,9 0 0
G r a n d T o t a l
1 ,5 1 9 ,1 8 3
S o u r c e : C
C
F
p r o v
i d e d g r a n t
f
u n d i n g m
a t
r i c e s
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
3 2
0
5
/0
6
P l a
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b y r e
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d /u n r e
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-
C C F
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0
5 0 ,0 0 0
1 0 0 ,0 0 0
1 5 0 ,0 0 0
2 0 0 ,0 0 0
2 5 0 ,0 0 0
3 0 0 ,0 0 0
C C F -E a r l y
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P r e v e n
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M
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g 7 0
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D r u
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P r e v e n
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n
U n r e s t r i c t e d R e s t r i c t e d
D
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S u m
o f A M O
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C C F /P
r e v e
n t i o n
P
r i o r i t y s o u r c e
R e s t r i c t e d /U n r e s t r i c t e d
N o t e t h a t u n r e s t r i c t e d m o n i e s a r e p r e t t y w e l l b a l a n c e d i n g r a n t i n g m o n i e s t o
m e e t C C F p r i o r i t i e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
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b e r 9 , 2 0 0 5
3 3
0
5
/0
6
P
l a
n n e
d g
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n t a
m o
u n t s b y s o
u r c
e
o
f f u n d s - C C F
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v
e
n t i o n
0
5 0 ,0 0 0
1 0 0 ,0 0 0
1 5 0 ,0 0 0
2 0 0 ,0 0 0
2 5 0 ,0 0 0
3 0 0 ,0 0 0
C C F -E a r l y
C h i l d h o o d
D e v e
l o p m e n t
C C F -J u v e
n i l e
C o m m u n i t y
J u s t i c e
C C F -F a m i l y
V i o l e
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P
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P
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P
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C r i m e
P
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v e n t i o n
P
-D r u g F r e e
C o m m u n i t i e s -
M o b i l i z a t i o n
P
-A l c o h o l &
D r u g 7 0
P -S a f e a n d D r u g F r e e S c h o o l s
C C F
P
r e v e
n t i o n
F e d C Y I P C C F D H S J C P O C C F
D r
o p P a g e F i e l d s
H
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S u m o f A M O U N T
C C F /P
r e v e n t i o n
P
r i o r i t y s o u r c e
S O U R C E
N o t e t h a t O C C F g r a n t s s u p p o r t m o s t o f t h e C C F p r i o r i t i e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
3 4
G r a n t
O b s e r v a t i o n s
1 .
M o s t m o n i t o r i n g o c c u r s q u a r t e r l
y f o r m o s t
g r a n t s . C o n s i d e r p r o c e s s f o r i d e n t i f y i n g
l o w e r d o l l a r a n d l e s s r i s k
y g r a n t s f o r l e s s
o v e r s i g h t a n d m o r e s t r e a m l i n e d p a
y m e n t
p r o c e s s . T h i s c o u l d s i g n i f i c a n t l
y r e d u c e s t a f f
e f f o r t s .
2 .
C o n s i d e r r e d u c i n g n u m b e r o f a g e n c i e s
r e q u i r i
n g o v e r s i g h t .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
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3 5
S t a
f f E
f f o r t
s A n a l y s i s
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9 D
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3 6
O R S
A N D
O A R
m a n d a t e l a b e l s
A c r o n y m
B r i e f d e s c r i p t i o n o f C
i t e
O R
S 's
O R S §4 1 7 .7 6 0
O R S -
D i r e c t o r
S h a l l a p p o i n t a l o c a l s t a f f d i r e c t o r (O R S )
O R S -
I n f o r m
I n f o r m a n d i n v o l v e c i t i z e n s ; (O
R S )
O R S -
I d e n t i f y
I d e n t i f y a n d m a p t h e r a n g e o f r e s o u r c e s i n t h e c o m m u n i t y ; (O
R S )
O R S -
F u n d
P l a n , a d v o c a t e a n d f u n d r e s e a r c h -
b a s e d i n i t i a t i v e s f o r c h i l d r e n w h o a r e 0 t h r o u g h 1 8 y e a r s o f a g e a n d t h e i r f a m i l i e s (O R S )
O R S -
P o l i c y
D e v e l o p l o c a l p o l i c i e s , p r i o r i t i e s , o u t c o m e s a n d t a r g e t s ; (O
R S )
O R S -
P r i o r i t i z e
P r i o r i t i z e a c t i v i t i e s i d e n t i f i e d i n t h e l o c a l p l a n a n d m o b i l i z e t h e c o m m u n i t y t o t a k e a c t i o n ; (O R S )
O R S -
R e s o u r c e
P r i o r i t i z e t h e u s e o f n o n -
d e d i c a t e d r e s o u r c e s ; (O
R S )
O R S -
M o n i t o r
M o n i t o r i m p l e m e n t a t i o n o f t h e l o c a l p l a n ; (O
R S )
O R S -
R e p o r t
M o n i t o r a n d e v a l u a t e t h e i n t e r m e d i a t e o u t c o m e t a r g e t s i d e n t i f i e d i n t h e l o c a l p l a n t h a t a r e r e v i e w e d u n d e r O
R S 4 1 7 .7 9 7 , a n d r e p o r t o n
t h e p r o g r e s s i n a d d r e s s i n g p r i o r i t i e s a n d a c h i e v i n g o u t c o m e s . (O R S )
O A R
's
O A R
§4 2 3 -0 0 1 -0 0 0 6
O A R -
M a n a g e
M a n a g i n g r e s o u r c e s (i n c l u d e s g e n e r a l o f f i c e s u p p o r t , f i s c a l a n d b u d g e t m a n a g e m e n t , p r o g r a m e v a l u a t i o n , a n d s t a f f d e v e l o p m e n t )(O A R )
O A R -
M o b i l i z e
F a c i l i t a t i o n a n d c o o r d i n a t i o n o f m e e t i n g s a n d f o r u m s , (O
A R )
O A R -
P l a n
L e a d , c o o r d i n a t e a n d f a c i l i t a t e d e v e l o p m e n t o f s i n g l e L o c a l P l a n . C o o r d i n a t e d , c o m p r e h e n s i v e p l a n n i n g i n a c c o r d a n c e w i t h O R S 4 1 7 .7 7 5 (O A R )
O A R -
T A C
T h e p r o v i s i o n o f t e c h n i c a l a s s i s t a n c e t o t h e i r c o m m u n i t i e s . (O A R )
O A R -
A d m i n
O
v e r a l l r e s p o n s i b i l i t y f o r d a i l y o p e r a t i o n s o f t h e L o c a l C
o m m i s s i o n o f f i c e ; (O
A R )
O A R -
A d v o c a c y
L e a d e r s h i p , a d v o c a c y , a n d k e y m a n a g e m e n t o p e r a t i o n s o f L o c a l C
o m m i s s i o n w o r k ; (O A R )
O A R -
B O C
C
D i r e c t a c c e s s t o t h e B o a r d o f C
o u n t y C
o m m i s s i o n e r s /C
o u n t y C
o u r t ; (O A R )
O A R -
B o a r d
R e s p o n s i b i l i t y f o r b u i l d i n g a n d s u p p o r t i n g t h e l e a d e r s h i p c a p a c i t y o f t h e L o c a l C
o m m i s s i o n m e m b e r s .(O A R )
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3 7
P r o c e
s s f o r o b t a i n i n g s t a f f t i m e
1 .
S t a f f h a d a l
r e a d
y i
d e n t i f i e d s i
g n i f i c a n t d u t i e s
f o r r e v i
e w i n g o r g a n i z a t i
o n o f C C F
2 .
I n t e r v i
e w e d s t a f f a n d h a d t h e m a s s i g n h o u r s
t o t h o s e d u t i e s a n d a n
y o t h e r d u t i e s t h e y
w e r e p e r f o r m i n g .
3 .
S u m m a r i z e d h o u r s b
y d e s c r i p t i
o n a n d h a d
s t a f f r e v i e w f o r a p p r o p r i a t e n e s s .
4 .
A s s i g n e d s t a f f d e s c r i p t i o n t o A -A
g e n c y a
m a n d a t e (O A R
/O R S ) t o a P
-P r e v e n t i o n
p r o j e c t o r t o o t h e r .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
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b e r 9 , 2 0 0 5
3 8
S t a f f d o n o t t r a c k t i m e b y
p r o j e c t /p r i o r i t y
T h e r o l e s a n d d e t a i l o f t i
m e w a s r a t h e r g e n e r a l .
I n o r d e r f o r n e w d i
r e c t o r t o p r i o r i t i z e
o r g a n i z a t i
o n a l
d u t i
e s a m o r e c l e a r
u n d e r s t a n d i
n g o f s t a f f e f f o r t s m a
y b e n e e d e d .
D i r e c t o
r m i g h
t w a n t t o
c o
n s i d e r h
a v i n g s t a f f
t r a c k t i m e b
y i d e n t i f i e d a r e a s (s u
c h a s
p r o j e c t s o r p
r i o
r i t i e s ) w i t h s u
f f i c i e n t d e t a i l
s o t h e y m a y a p p
r o p r i a t e l y p
r i o
r i t i z e a n d
a l l o
c a t e t h e i r r e s o u r c e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
3 9
S o m e n o n -e x e m p t s t a f f i n d i c a t e d w o r k l o a d s
i n e x c e s s o f a n n u a l r e q u i r e m e n t s
E
x i s t e n c e o f s o m e s t a f f w o r k i n g b e
y o n d t h e i r
s t a n d a r d h o u r s c o u l d r e s u l t i n p o t e n t i a l l i a b i l i t y
t o t h e C
o u n t
y .
C o n s i d
e r a s t a f f i n g p l a n t h a t w i l l a d d r e s s
e x c e s s h o u
r s t h
r o u g h :
1 .
E x e m p t r
o l e s ,
2 .
I n c r
e a s e i n h o u r s /F T E
, a n d /o r
3 .
D e c r
e a s e i n w o r k l o a d .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 0
S t a
f f a s s i g n m e n t o f t i
m e b y a r e a
S u m o f H o u r s /Y e a r
M a n d a t e
T o t a l
R e l %
N o t e
A -C A S A
2 0
0 %
A -C A T 's
1 ,4 3 0
1 2 %
P r e v e n t i o n
A -D C
M H
2 7 4
2 %
P r e v e n t i o n
A -F a m i l y R e s o u r c e C e n t e r
2 6 6
2 %
A -F i r s t s t e p
2 0
0 %
A -L e v e l 7
1 0
0 %
A -L i f e s k i l l s
6 3
1 %
P r e v e n t i o n
A -L i f e s p a n r e s p i t e
1 6
0 %
A -M a p l e s t a r
2 0
0 %
A -M o u n t a i n s t a r R N
1 2 0
1 %
A -R S G
1 2 0
1 %
A -S B G -S O
A R
4
0 %
A -S t e p A h e a d
1 0
0 %
B O C C
1 9 0
2 %
B O
C C M a n d a t e
O
A R -
A d m i n
9 4 1
8 %
O
A R -
A d v o c a c y
1 2 2
1 %
O
A R -
B o a r d
6 2 6
5 %
O
A R -
M a n a g e
6 3 6
5 %
O
A R -
M o b i l i z e
8 5 2
7 %
O
A R -
P l a n
4 0
0 %
O
A R -
T A C
5 7 0
5 %
O
R S -D i r e c t o r
1 ,8 0 8
1 5 %
D i d n o t s p r e a d
O
R S -F u n d
8 6 0
7 %
O
R S -I d e n t i f y
4 8
0 %
O
R S -I n f o r m
5 9 9
5 %
O
R S -M o n i t o r
1 1 2
1 %
O
R S -P o l i c y
1 2 0
1 %
O
R S -R e p o r t
1 3 1
1 %
P -
A n n u a l V i o l e n c e P r e v
4 0
0 %
P -
J C P
4 8
0 %
P -
M e t h C o a l i t i o n
4 2
0 %
P r e v e n t i o n
1 9 6
2 %
P r e v e n t i o n
P -
R U F U S p r o j
4 0
0 %
P -
T r a i n i n g
1 5 2
1 %
P -
Y o u t h C
o n f e r e n c e
8 1 4
7 %
Y o u t h C
o n f e r e n c e
R e s o u r c e d e v e l o p m e n t
9 5
1 %
(b l a n k )
0
0 %
P -
C h i l d c a r e
3 5 0
3 %
G r a n d T o t a l
1 1 ,8 0 5
1 0 0 %
A g e n c y t i m e s p e n t m o s t l y o n p r e v e n t i o n
o f f i c e p r o j e c t s
Y o u t h c o n f e r e n c e t o o k a n u m b e r o f s t a f f
t i m e a n d r e p r e s e n t e d n e a r l y h a l f a n F T E .
H o w
e v e r , p r e v e n t i o n e f f o r t s a r e f u n d e d b y
g r a n t f u n d s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 1
S t a
f f e f f o r t
s o n s p e c i
f i c a g e n c i e s
S u m o f H o u r s /Y e a r
M a n d a t e
T o t a l
R e l %
N
o t e
A -
C A T 's
1 ,4 3 0
1 2 %
P r e v e n t i o n
A -
D C
M H
2 7 4
2 %
P r e v e n t i o n
A -
F a m i l y R e s o u r c e C
e n t e r
2 6 6
2 %
B O
C C
1 9 0
2 %
B O
C
C M a n d a t e
A -
R S G
1 2 0
1 %
A -
M o u n t a i n s t a r R N
1 2 0
1 %
A -
L i f e s k i l l s
6 3
1 %
P r e v e n t i o n
A -
C A S A
2 0
0 %
A -
F i r s t s t e p
2 0
0 %
A -
M a p l e s t a r
2 0
0 %
A -
L i f e s p a n r e s p i t e
1 6
0 %
A -
L e v e l 7
1 0
0 %
A -
S t e p A h e a d
1 0
0 %
A -
S B G -
S O
A R
4
0 %
A g e n c y T o t a l
2 ,5 6 3
2 2 %
A s u b s t a n t i a l a m o u n t o f
a g e n c y w o r k i s d e d i c a t e d
t o p r e v e n t i o n w o r k .
P r e v e n t i o n g r a n t s s u p p o r t
s a l a r i e s (~2 F T E ).
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 2
O R S /
O A R
R o l e s b y d e s c r i p t i o n
M a n d a t e
T o t a l
O
R S -
D i r e c t o r
1 ,8 0 8
O
A R -
A d m i n
9 4 1
O
R S -
F u n d
8 6 0
O
A R -
M o b i l i z e
8 5 2
O
A R -
M a n a g e
6 3 6
O
A R -
B o a r d
6 2 6
O
R S -
I n f o r m
5 9 9
O
A R -
T A C
5 7 0
O
R S -
R e p o r t
1 3 1
O
A R -
A d v o c a c y
1 2 2
O
R S -
P o l i c y
1 2 0
O
R S -
M o n i t o r
1 1 2
O
R S -
I d e n t i f y
4 8
O
A R -
P l a n
4 0
G r a n d T o t a l
7 ,4 6 5
A n u m b e r o f r o l e s a r e
p e r f o r m e d b y m o r e t h a n
o n e s t a f f p e r s o n .
T h e D i r e c t o r m i g h t w a n t
t o c o n s i d e r t h e e x t e n t
a n d n u m b e r o f s t a f f
i n v o l v e d i n s o m e o f t h e s e
a c t i v i t i e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 3
O r e g o n R e v i s e d S t a t u t e s –
S t a f f r o l e
e f f o r t
M a n d a t e
R o
l e
T o t a l
R e l %
O
R S -
D i r e c t o r
L e g i s l a t i v e i s s u e s
1 ,8 0 8
1 5 %
O
R S -
F u n d
P r i m a r y p r o g r a m o v e r s i g h t
7 5 0
6 %
P r o g r a m c o m m i t t e e -
D i s c r e t i o n a r y g r a n t p r o c e s s
1 0 0
1 %
B O
C C l i a i s o n o n g r a n t s
1 0
0 %
O
R S -
I n f o r m
P u b l i c a w a r e n e s s
5 0 0
4 %
W e b s i t e
6 0
1 %
M e d i a c o n t a c t s , s p e a k i n g , p r e s e n t a t i o n s
2 4
0 %
N
e w s l e t t e r s
1 5
0 %
O
R S -
R e p o r t
A n n u a l r e p o r t
6 0
1 %
M e d i c a i d w o r k -
b u d g e t , r e p o r t s , m o n i t o r i n g
3 1
0 %
S t a t e r e p o r t s -
q u a r t e r l y
3 0
0 %
A &D #7 0 c o n t r a c t r e p o r t i n g / B i e n i a l p l a n w r i t i n g
1 0
0 %
O
R S -
P o l i c y
P o l i c y p r o j e c t s & s y s t e m e v e n t s
8 0
1 %
P r o g r a m d e s i g n a n d d e v e l o p m e n t
4 0
0 %
O
R S -
M o n i t o r
S t e p 8 & C o m m u n i t y p l a n u p d a t e s
4 0
0 %
S i t e v i s i t s p r o c e s s -
l i a i s o n
4 0
0 %
S i t e v i s i t s p r o c e s s
2 0
0 %
E n s u r e c o m p l i a n c e a n d m o n i t o r b u d g e t s b y s t r e a m
1 2
0 %
O
R S -
I d e n t i f y
C o m m u n i t y n e e d s a s s e s s m e n t s a n d l o n g r a n g e p l a n n i n g
4 8
0 %
G r a n d T o t a l
3 ,6 7 8
3 1 %
D i r e c t o r t i m e i s a l l
a l l o c a t e d t o t h e
m a n d a t e .
T h e D i r e c t o r ’s
t i m e c o u l d l i k e l y
b e a l l o c a t e d a c r o s s
a l l o f t h e e f f o r t s o f
C C F .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 4
O r e g o n A d m i n i s t r a t i v e R u l e s –
S t a f f
r o l e e f f o r t
M a n d a t e
R o
l e
T o t a l
R e l %
O A R -
M o b i l i z e
S a f e & D r u g f r e e s c h o o l s
2 5 0
2 %
C h i l d a b u s e s y s t e m
2 4 0
2 %
P a r t n e r s h i p s f o r y o u n g c h i l d r e n
1 2 0
1 %
C o l l a b o r a t i o n /m o b i l i z a t i o n
1 0 0
1 %
T o b a c c o f r e e a l l i a n c e
6 0
1 %
P r o v i d e r m e e t i n g a s s i s t a n c e
3 0
0 %
P r o g r a m m e e t i n g a s s i s t a n c e
2 0
0 %
P r e v e n t i o n p a r t n e r s c o a l i t i o n
1 6
0 %
A d v i s o r y b o a r d s -
J u v e n i l e C o m m J u s t i c e , M H , H
1 2
0 %
M H A d v i s o r y b o a r d a w a r d s
4
0 %
O A R -
M a n a g e
B u d g e t , r e p o r t s , m o n i t o r i n g
2 6 9
2 %
A c c o u n t s p a y a b l e , p a y r o l l , a n d d e p o s i t s
2 2 5
2 %
C o v e r i n g o n s u p e r v i s o r y d u t i e s w h i l e s t a f f a w a y
7 2
1 %
S i t e v i s i t c o m m i t t e e -
p k t s /s c h e d u l i n g
4 0
0 %
M a i n t a i n c o n t a c t l i s t /d a t a b a s e
3 0
0 %
O A R -
B o a r d
B o a r d s u p p o r t
4 9 0
4 %
N O V A -
V o l u n t e e r o r g
8 0
1 %
V o l u n t e e r r e c o g n i t i o n
3 6
0 %
C C F /P A C
b o a r d m e e i n g s a n d r e p o r t s o n p r o g r e s s
2 0
0 %
S t a f f t o B o a r d m e e t i n g s
0
0 %
O A R -
T A C
T e c h n i c a l a s s i s t a n c e t o c o m m u n i t y
5 5 0
5 %
T A C S (T e c h A S s i s t a n c e C o m m u n i t y S e r v i c e s )
2 0
0 %
O A R -
A d v o c a c y
L e g i s l a t i v e b a c k u p
7 0
1 %
T r a v e l -
l e g i s l a t i v e
4 0
0 %
L e g i s l a t i v e t o w n h a l l
1 2
0 %
O A R -
P l a n
C o m m u n i t y p l a n e v e n t s
4 0
0 %
G r a n d T o t a l
2 ,8 4 6
2 4 %
S u p p o r t e f f o r t s o f C C F
C o m m i s s i o n (B o a r d
s u p p o r t ) m i g h t b e a r s o m e
r e v i e w
. C o n s i d e r i n v o l v i n g
B o a r d m e
m b e r s m o r e i n
p r e p a r i n g f o r m e e t i n g s .
M a n y s t a f f h a d a r o l e i n
p r o v i d i n g t e c h n i c a l
a s s i s t a n c e t o t h e
c o m m u n i t y .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 5
S t a f f e f f o r t s o n s p e c i f i c p r e v e n t i o n
p r o j e c t s
T h e r e i s n o c u r r e n t m a n d a t e f o r p r e v e n t i o n c o o r d i n a t o r p o s i t i o n .T h e r e a r e
d u t i e s t h a t m u s t b e h a n d l e d b y a p r o p e r l y t r a i n e d e m p l o y e e a s p a r t o f t h e
A &D 7 0 c o n t r a c t m o n i e s (t h r o u g h M H ). D o e s C C F h a v e e x i s t i n g s t a f f w i t h
t r a i n i n g t o c o m p l y w
i t h A &D 7 0 a f t e r d e p a r t u r e o f p r o g r a m m a n a g e r ?
Y o u t h c o n f e r e n c e h o u r s s h o u l d b e r e v i e w
e d .
M a n d a t e
R o
l e
T o t a l R e l %
P -
Y o u t h C
o n f e r e n c e
Y o u t h c o n f e r e n c e
8 1 4 7 %
P -
C h i l d c a r e
C
h i l d C
a r e
3 5 0 3 %
P r e v e n t i o n
P r e v e n t i o n C o o r d i n a t o r -
e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h O
A R S & l e g m a n d a t e s
1 2 0 1 %
O
v e r s e e i n -
k i n d b u d g e t
6 0 1 %
B O
C C
l i a i s o n o n p r e v e n t i o n
1 6 0 %
P -
T r a i n i n g
T r a i n i n g
8 0 1 %
C
u l t u r a l C
o m p e t e n c y t r a i n i n g /F a m i l y V i o l e n c e p o l i c y
6 0 1 %
M D S r e p o r t i n g s e t u p a n d t r a i n i n g f o r n e w c o n t r a c t o r s
1 2 0 %
R e s o u r c e d e v e l o p m e n t
R e s o u r c e d e v e l o p m e n t a n d g r a n t w r i t i n g
8 0 1 %
G r a n t w r i t i n g
1 5 0 %
P -
J C P
J C
P
4 8 0 %
P -
M e t h C o a l i t i o n
M e t h s u m m i t
3 0 0 %
M e t h A c t i o n C o a l i t i o n
1 2 0 %
P -
A n n u a l V i o l e n c e P r e v
A n n u a l V i o l e n c e P r e v e n t i o n s u m m e r I n s t i t u t e
4 0 0 %
P -
R U F U S p r o j
R U F E S P r o j e c t w i t h D e W o l f a n d C C
F
4 0 0 %
G r a n d T o t a l
1 ,7 7 7 1 5 %
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 6
P l a n n e d G r a n t F u n d i n g & S t a f f T i m e
b y
C C F /P r e v e n t i o n p r i o r i t i e s –
0 5 /0 6
0
5 0 ,0 0 0
1 0 0 ,0 0 0
1 5 0 ,0 0 0
2 0 0 ,0 0 0
2 5 0 ,0 0 0
3 0 0 ,0 0 0 O R S /O A R C C F -E a r l y C h i l d h o o d D e v e l o p m e n t C C F -P o s i t i v e P a r e n t i n g C C F -F a m i l y V i o l e n c e P r e v e n t i o n C C F -J u v e n i l l e C o m m u n i t y J u s t i c e B O C C P -J u v e n i l e C r i m e P r e v e n t i o n P -D r u g F r e e C o m m u n i t i e s -M o b i l i z a t i o n P -A l c o h o l & D r u g 7 0 P -Y o u t h C o n f e r e n c e P -S a f e a n d D r u g F r e e S c h o o l s P -C h i l d c a r e P -M e t h C o a l i t i o n P -A n n u a l V i o l e n c e P r e v
D
o
l
l
a
r
v
a
l
u
e
(
P
l
a
n
n
e
d
g
r
a
n
t
s
&
T
i
m
e
)
S T A F F T I M E (i n $)
P
L A N N E D G R A N T S -
G e n e r a l F u n d
P
L A N N E D G R A N T S -
J C P
/D H S /F E D
P
L A N N E D G R A N T S -
O C C F /C C F /C Y I P
S h o w
s v a l u e o f s t a f f
r e s o u r c e s a d d e d t o
p l a n n e d g r a n t f u n d i n g
b y p r i o r i t i e s .
G e n e r a l C C F d u t i e s
a n d p r e v e n t i o n a r e a s
r e c e i v e t h e m o s t
e f f o r t .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 7
C C F O r g a n i z
a t i o n a l C h a r t s –
C u r r e n t /
P r o p o s e d
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 8
0 4 /0 5 S t a f f O r g a n i z a t i o n C h a r t -C C F
5 .8 5 e f f e c t i v e F T E
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
4 9
C C F P r o p o s e d 0 5 /0 6 S t a f f O r g a n i z a t i o n C h a r t
5 .8 5 e f f e c t i v e F T E
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 0
O r g a n i z a t i o n a l o b s e r v a t i o n s /q u e s t i o n s
1 .
C C F h a s b e e n C C
F a n d P
r e v e n t i o n O f f i c e .
W
i t h t w o s e p a r a t e p e r s o n a s . F
r o m
d i s c u s s i o n s w i t h p r i o r d i
r e c t o r a n d c u r r e n t
d i r e c t o r i t w o u l d a p p e a r t h a t t h i s d i s t i n c t i o n
s h o u l d b e r e m o v e d . A l l o f C C F d e a l s w i t h
p r e v e n t i o n . D i s t i n c t i o n i s r e a l l
y a b o u t a g e
g r o u p s s e r v e d a n d t h e i
r p r i o r i t i
e s a n d t h a t i s
b e t t e r a d d r e s s e d i n t h e r e v i s e d
o r g a n i z a t i
o n a l
c h a r t .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 1
O r g a n i z a t i o n a l o b s e r v a t i o n s /q u e s t i o n s
-
c o n t i n u e d
2 .
F i n a n c e s t a f f h a v e r u n f i g u r e s o n e s t i m a t e d s a v i n g f r o m t h e r e v i s e d
o r g a n i
z a t i o n a t v a r i o u s l e v e l s . S a v i n g s b y r e m o v i n g t h e p r o g r a m
m a n a g e r p o s i t i o n a n d a l l o w i
n g t w o s p e c i a l i s t s p o s i t i o n s a n d a v a r y i n g
d e g r e e p a r t t i m e a s s i s t a n t s h o w e d s o m e $2 5 k -
$4 6 k r e d u c t i o n i n
s a l a r y a n d b e n e f i t c o s t s (6 F T E –
5 .6 F T E r e s p e c t i v e l y ).
T h e p r i o r d i r e c t o r a n d c u r r e n t d i r e c t o r s u p p o r t t h i s o r g a n i z a t i o n
h i e r a r c h y . T h i s w o u l d a c c o m p l i s h a n u m b e r o f t h i n g s t h a t h a v e b e e n
i s s u e s :
B r i n g t h e D i r e c t o r m o r e i n t
o t h e l o o p o n s u p e r v i s i o n o f
s t a f f .
P r o v i d e s u p e r v i s o r y r o l e s i n t h e o r g a n i z a t i o n a n d a l i g n s
d u t i e s w i t h r o l e s .
A d d r e s s t h e k n o w l e d g e a n d a b i l i t i e s r e q u i r e d f o r
m o n i t o r i n g a g e n c i e s a n d p r o j e c t s .
P r o v i d e s o m e a d v a n c e m e n t o p p o r t u n i t i e s t o r e t a i n g o o d
s t a f f .
A l l o w t i m e f o r t h e n e w d i r e c t o r t o g e t a h a n d l e o n s t a f f
r o l e s a n d e f f o r t s b e f o r e f u r t h e r r e -o r g a n i z a t i o n .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 2
O r g a n i z a t i o n a l o b s e r v a t i o n s /q u e s t i o n s
-
c o n t i n u e d
3 .
C C F C o m m i s s i o n /G o v e r n i n g b o a r d s h o u l d r e -v i s i t
p r i o r i t i e s a n d h o w t h e y u t i l i z e s t a f f a n d d e t e r m i n e
w h a t a g e n c i e s t o f u n d .
S o m e g r a n t s , a g e n c i e s o r p r o j e c t s t a k e s i g n i f i c a n t l y
m o r e s t a f f t i m e t h a n o t h e r s . I s i t p o s s i b l e t o d o m o r e
w i t h v o l u n t e e r s o r o u t s o u r c i n g ?
N e w g r a n t s a r e n o t l i k e l y t o a l l o w m o n i e s f o r
o p e r a t i o n a l c o s t s w h i c h m a y r e s u l t i n i n c r e a s e d
n e e d s f r o m t h e g e n e r a l f u n d . T h i s m a y p r e s s u r e n e w
g r a n t s t o b e o u t s o u r c e d t o m i n i m i z e o p e r a t i o n a l
c o s t s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 3
O r g a n i z a t i o n a l o b s e r v a t i o n s /q u e s t i o n s
-
c o n t i n u e d
4 .
D o e s t h e C C F
C o m m i s s i o n /G o v e r n i n g
B o a r d d e s i
r e f o r C
C F t o r e d u c e s t a f f i n g
l e v e l s ?
I f s o , w h a t a r e a s s h o u l
d r e c e i
v e l e s s
o v e r s i g h t a n d s u p p o r t ?
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 4
O r g a n i z a t i o n a l o b s e r v a t i o n s /q u e s t i o n s
-
c o n t i n u e d
5 .
O n e q u e s t i o n t h e C C F C o m m i s s i o n /
G o v e r n i n g B o a r d m i g h t h a v e i s w h e t h e r
e f f i c i
e n c i e s a r e a v a i l a b l e i f p r e v e n t i
o n g r a n t s
w e r e p e r f o r m e d u n d e r a n o t h e r d e p a r t m e n t
w i t h e x i s t i n g s u p e r v i s i o n a n d o v e r s i
g h t
p r o c e s s ?
T h i s w o u l d a s s u m e c o n t i
n u e d c o o r d i n a t i o n
w i t h C C F
o n p r i o r i
t i e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 5
O t h e r o b s e r v a t i o n –
I n d i r e c t c o s t s
T h e C o u n t y ’s i n t e r g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t w i t h t h e O r e g o n
C o m m i s s i o n o n C h i l
d r e n a n d F a m i l i e s r e q u i r e s c o m p l i a n c e w i t h
p r o v i s i o n s o f O M B C i r c u l a r A -8 7 r e l a t e d t o i n d i r e c t c o s t s . T h e
C o u n t
y d o e s n o t c u r r e n t l y h a v e a n i n d i r e c t c o s t p l a n m e e t i n g t h e s e
s t a n d a r d s a n d h a s n o t b e e n a b l
e t o c h a r g e c o s t s t o t h e s e f e d e r a l
g r a n t s .
T h e C o u n t y h a s b e e n c o n s i d e r i n g
w h e t h e r t o p r o c e e d
w i t h
e s t a b l i s h i n g s u c h a p l a n . T h i s o n e m o r e s i t u a t i o n i n d i c a t i n g t h a t
m o r e c o s t s m a y b e a l l
o c a t e d t o t h e s e p r o g r a m s i f s u c h a p l a n
e x i s t s . I n i t s a b s e n c e t h e g e n e r a l f
u n d h a s b e e n p i c k i n g u p t h e s e
c o s t s .
T h e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r d e v e l o p i n g a n i n d i
r e c t c o s t s p l a n
t o r e c o v e r i n d i r e c t c o s t s f r o m f e d e r a l g r a n t s o u r c e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 6
C C F R e s p o n s e
1 .
R e c o m m e n d a t i o n :
D e s c h u t e s C o u n t y C C F
s h o u l d c o n s i d e r o p t i o n s i n d e v e l o p i n g a p e r f o r m a n c e
m e a s u r e m e n t s y s t e m t o m e e t t h e i r l o c a l C o m m i s s i o n 's n e e d s . T h i s
w o u l d a l l o w d i r e c t r e v i e w o f
a c c o m p l i s h m e n t s b a s e d o n t h e C C F C o m m i s s i o n ’s s t a t e d p r i o r i t i e s .
C C F s h o u l d e x p l o r e w h e t h e r t h e y
c a n u s e t h e n e w p r o p o s e d S t a t e s y s t e m t o g a t h e r l o c a l i n f o r m a t i o n .
C u r r e n t l y i n P l a c e :
a )
T h e D e s c h u t e s C o u n t y C o m m u n i t
y P l a n R e p o r t C a r d (A p r i l 2 0 0 5 ) r e f l e c t s d a t a t h a t i s b e i n g t r a c k e d t o d e t e r m i n e
t h e p r o g r e s s a n d s u c c e s s e s r e l a t i v e t o t h e t a r g e t e d o u t c o m e s f o r
c h i l d r e n a n d f a m i l i e s o f D e s c h u t e s C o u n t y .
b )
T h e s u c c e s s o f t h e C o m m i s s i o n ’s p r o g r a m s a n d p r o j e c t s a r e d e t e r m i n e d b y c o m p a r i n g a n d m e a s u r i n g t a r g e t e d
o u t c o m e s w i t h w h a t i s a c t u a l l y a c h i e v e d . D u e t o t h e i n d e p e n d e n c e o f t h e 3 6 c o u n t i e s p r i o r i t i z i n g t h e a r e a s o f
g r e a t e s t n e e d w i t h i n t h e i r c o m m u n i t
y , c o m m o n s t a t e w i d e o u t c o m e s f o r t h e m o r e f l e x i b l e g r a n t s t r e a m s h a s b e e n
p r o b l e m a t i c .
c )
A l l D e s c h u t e s C o u n t y C C F p r o g r a m s h a v e w o r k p l a n s t o e n s u r e f u n d i n g i s a l i g n e d w i t h t h e C o m m u n i t y P l a n
p r i o r i t i e s a n d t o e n s u r e t h a t t a r g e t e d o u t c o m e s a r e m e t .
d )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n s a r e r e s p o n s i b l e f o r s e l e c t i n g , g a t h e r i n g a n d s u m m a r i z i n g a l l
l o c a l d a t a f o r t h e O C C F .
D a t a o n l o c a l p r o g r a m s a n d p r o j e c t s n o t f u n d e d b y t h e C o m m i s s i o n
i s n o t r e p o r t e d t o t h e O C C F .
e )
T h e O C C F h a s n a r r o w e d t h e l i s t o f i n t e r m e d i a t e o u t c o m e s t h a t c a n
b e s e l e c t e d f o r c o u n t y p r o g r a m s . A s o f J u l y
2 0 0 5 , t h e O C C F h a s e s t a b l i s h e d c o m m o n s t a t e w i d e m e a s u r e s t o t r a c k p e r f o r m a n c e f o r t h e p r o g r a m s t h a t a r e
e i t h e r m a n d a t e d o r r e c o m m e n d e d f o r s t a t e w i d e r o l l o u t (e .g . C A S A , H e a l t h y S t a r t /R S G a n d R e l i e f N u r s e r i e s ).
P r o p o s e d A c t i o n s :
a )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n i s m a n d a t e d t o m o n i t o r p r o g r a m o u t c o m e s a n d
t o e n s u r e a c c o u n t a b i l i t y a n d h a s d o n e a n
e x c e p t i o n a l j o b b o t h l o c a l l y
a n d o n t h e s t a t e a n d f e d e r a l l e v e l s
t o a c h i e v e t h i s m a n d a t e . T h e l o c a l C o m m i s s i o n
w i l l w o r k w i t h D a v i d G i v a n s , t h e B o a r d , s t a t e a n d l o c a l s t a f f , a n d t h e p r o g r a m r e p r e s e n t a t i v e s t o r e v i e w a n d
s t r e n g t h e n t h e m e a s u r e m e n t a n d t r a c k i n g s y s t e m s u s e d f o r o u t c o m e s .
b )
T h e O C C F i s r e v i s i n g i t s d a t a s y s t e m t o i m p r o v e d a t a c o l l e c t i o n .
T h e D e s c h u t e s C o u n t y C o m m i s s i o n w i l l e x p l o r e
w h e t h e r l o c a l c o m m o n o u t c o m e m e a s u r e s c a n b e i d e n t i f i e d a n d i m p l e m e n t e d a n d w h e t h e r t h e n e w s t a t e s y s t e m
c a n b e u s e d t o t r a c k t h i s i n f o r m a t i o n .
c )
I n p a r t n e r s h i p w i t h t h e O C C F , t h e l o c a l C o m m i s s i o n i s r e v i s i n g l o c a l w o r k p l a n s t o r e f l e c t t h e s t a t e ’s n e w l y
e s t a b l i s h e d c o m m o n o u t c o m e m e a s u r e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 7
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
2 .
R e c o m m e n d a t i o n :
I t i s r
e c o m m e n d e d t h e y
c o n s i d e r d e v e l o p i n g s o m e
s y s t
e m f o r t r a c k i n g v o l
u n t e e r
h o u r s
a n d i
n -k i n d c o n t r i b u t i o n s s o t h a t
t h e y
c a n i
n d i c a t e t h e a d d i t i o n a l l e v e r a g e t h e y p r o v i d e . T h e d a t a s h o u l d
b e s u f f i c i e n t l y d e t a i l e d t o a l l
o w a l l o c a t i o n t o p r i o r i t i
e s , p r o j e c t s a n d
a g e n c i e s .
C u r r e n t l
y i n
P l a c e :
a )
T h e A d o l e s c e n t
P r e v e n t i o n T e a m t r a c k s v o l u n t e e r h o u r s a s r e q u i r e d b y t h e i r
g r a n t -f
u n d e d
p r o j e c t s .
b )
F o r p r o g r a m s f u n d e d
b y t
h e l o c
a l C o m m i s s i o n , v o l u n t e e r h o u r s a r e t r a c k e d o n
a q u a r t e r l y
b a s i s .
c )
T h e l o c a l C C F
B o a r
d h a s a g r e e d t o t r a c k v o l u n t e e r h o u r s .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
a )
T h r e e e x i s t i n g
v o l u n t e e r
h o u r t r a c k i n g m o d e l s a r e b e i n g e v a l u a t e d a n d w i l l b e
s u b m i t t e d t
o t h e E x e c u t i v e
C o m m i t t e e a n d t
h e C o m m i s s i o n f o r a p p r o v a l .
T r a c k i n g f o r m s w i l l b e d e t
a i l e d e n o u g h t
o a l l o w f o r
e v a l u a t i o n
o f t i m e s p e n t o n
s p e c i f i c p r o j e c t s , p r i o r i t i e s a n d a g e n c i e s .
b )
T h e t r
a c k i n g f o r m s e l e c t e d
b y t
h e E x e c u t i v e C o m m i t t e e w i l l b e i m p l e m e n t e d
S e p t
e m b e r 2 0 0 5 .
c )
T r a c k i n g f o r m s w i l l b e i n c l u d e d i
n m o n t h l y
m e e t i n g
p a c k e t s a n d c o l l e c t e d
d u r i n g
m o n t h l y C C F B o a r d
m e e t
i n g s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 8
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
3 .
R e c o m m e n d a t i o n :
C o n s i d e r p r o c e s s f o r i d e n t
i f y i n g l o w e r d o l l a r a n d l e s s r i s k y g r a n t
s f o r l e s s o v e r s i g h t a n d m o r e
s t
r e a m l i n e d p a y m e n t p r o c e s s . T h i s c o u l d s i g n i f i c a n t l y r e d u c e s t a f f e f f o r t
s . C o n s i d e r r e d u c i n g o r c o n s o l i d a t i n g
n u m b e r o f a g e n c i e s r e q u i r i n g o v e r s i g h t
.
C u r r e n t l y i n P l a c e :
D u r i n g t h e 2 0 0 3 -0 4 g r a n t p r o c e s s t h e l
o c a l
C C F B o a r d i m
p l e m
e n t e d t h e f o l l o w
i n g g u i d e l i
n e s t o r
e d u c e t h e a m
o u n t o f p r o g r a m o v e r s i g h t
n e e d e d :
a )
C o n d e n s e d s e v e r a l c o n t r a c t s
i
n t o a s i n g l e q u a r t e r
r e p o r t i n g a n d p a y m
e n t s c h e d u l
e .
b )
S e t $2 5 ,0 0 0 m i n i m u m g r a n t a w a r d a m o u n t s , r
e d u c i n g t h e t o t a l n u m
b e r o f g r a n t s t h a t c o u l d b e f u n d e d . T h e o v e r s i g h t
r e q u i r e d t o m
o n i
t o r a g r a n t r e m
a i n s c o n s t a n t , r e g a r
d l e s s o f t h e g r a n t a m
o u n t .
c )
I m p l e m e n t e d 3 y e a r f u n d i n g r e n e w a l o p t i o n . R
e d u c i
n g t h e p r o c e s s t o o n e R
F P o v e r t h r
e e y e a r s s i g n i f i c a n t l y r e d u c e d s t a f f
t i m
e r e q u i r e d a n d i m
p r o v e d t h e p o t e n t i
a l i m
p a c t f u n d i n g m
i g h t h a v e o n t h e t a r g e t e d o u t c o m
e s .
d )
E n c o u r a g e d c o l l a b o r a t i o n b e t w e e n p r o g r a m s b
y p r i o r i t i z i n g f u n d i
n g f o r p r o g r a m
s w
i t h i n n o v a t i v e c o l l a b o r a t i o n p r o p o s a l s .
N o t e :
C o l l a b o r
a t i o n s a n d c o n s o l i d a t i o n s a r e m
o s t e f f e c t i v e w
h e n d r i v e n b y t h e n e e d s a n d s e r v i c e s o f t h e p r o g r a m , n o t
o u t s i
d e m
a n d a t e s . A m
a n d a t e t o c o l l
a b o r a t e c a n r
e s u l t i
n i n c r
e a s e d e f f i c i e n c i e s b u t d e c r
e a s e d e f f e c t i v e n e s s .
C u r r e n t A c t
i o n s :
a )
O C C F f u n d e d p r o g r a m
s a n d F e d e r a l g r a n t s a r e r
e q u i r e d t o b e m
o n i t o r
e d q u a r t e r l
y .
b )
I n t h e 2 0 0 4 -0 5 f i s c a l y e a r t h e l
o c a l C o m
m
i s s i o n c h o s e t o u s e a d m
i n i s t r
a t i v e f u n d i
n g a l l o w
a n c e s f r o m g r a n t s o u r c e s f o r
p r o g r a m
s . F o r t h e 2 0 0 5 -0 6 f i s c a l y e a r
, i t w
a s d e c i d e d t o u s e a d m
i n i s t r
a t i v e f u n d i
n g a l l o w
a n c e s f o r p e r s o n n e l a n d o p e r a t i o n s .
P r o p o s e d A c t
i o n s :
a )
T h e l
o c a l
C o m
m
i s s i o n B o a r d a n d s t a f f w
i l l i d e n t i f y w
a y s t o r e d u c e a n d /o r e l i m
i n a t e n o n -
e s s e n t i
a l m
o n i t o r i n g a c t i v i t i e s w h i l e a t
t h e s a m
e t i m
e m
a i n t a i n i
n g f i s c a l a c c o u n t a b i l i t y f o r g r a n t s .
b )
T h e P r o g r a m
C o m
m
i t t e e w
i l l b e a s k e d t o a p p r o v e t h e C C F s t a f f p r o p o s a l t o s i g n i f i c a n t l
y r e d u c e a n d s i m p l i f y t h e o v e r s i g h t o f
t h e B O C
C f u n d e d g r a n t s t h a t a r e n o t r e l e v a n t t o t h e C o m
m
i s s i o n s c u r r e n t p r i o r i t i e s .
c )
W
o r k w
i t h D e s c h u t e s C o u n t y H u m
a n S e r v i c e D e p a r
t m
e n t s a n d B O C C t o
e x p l o r e f e a s i b i l i t y o f i m
p l e m e n t i n g a f e d e r a l i n -d i r e c t
r a t e f o r D
e s c h u t e s C o u n t y .
d )
T h e C o m
m
i s s i o n s t a f f a n d t h e F i n a n c e C
o m
m
i t t e e w
i l l r e v i e w
p o t e n t i
a l e x t e r
n a l g r a n t a p p l i c a t i o n s f o r a d m i n i s t r a t i v e
a l l o w
a n c e s t o e n s u r e t h e r
e i s m
i n i m
a l r i s k , a m
a n a g
e a b l e i m
p a c t o n s t a f f i n g w
o r k l o a d s , a n d t h a t t h e r e i s a d e q u a t e c o v e r a g e
f o r p e r s o n n e l a n d /o r o p e r a t i
o n s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
5 9
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
4 .
R e c o m m e n d a t i o n :
D i r e c t o r m i g h t w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g
s t a f f t r a c k t i m e b y i d e n t i f i e d a r e a s (s u c h a s p r o j e c t s o r
p r i o r i t i e s ) w i t h s u f f i c i e n t d e t a i l s o t h e y m a y a p p r o p r i a t e l y
p r i o r i t i z e a n d a l l o c a t e t h e i r r e s o u r c e s .
P r o p o s e d A c t i o n s :
A f t e r e s t a b l i s h i n g a n e w s t a f f
i n g s t r u c t u r e , t h e C C F D i r e c t o r
w i l l
w o r k w i t h t h e l o c a l C o m m i s s i o n B o a r d , D a v i d G i v a n s a n d
C o m m i s s i o n s t a f f t o r e s e a r c h e x i s t i n g t i m e t r a c k i n g m o d e l s
a n d /o r t o d e v e l o p a s y s t e m f
o r t r a c k i n g s t a f f t i m e s p e n t o n
s p e c i f
i c p r o j e c t s , p r i o r i t i e s a n d a g e n c i e s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
6 0
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
5 .
R e c o m m e
n d a t i o n :
C o n s i d e r a
s t a
f f i n g p l a
n t h a t w i l l a d d r e s s
e x c
e s s h o u r s
t h r o u g h :
a
) E x e m
p t r o l e s ,
b ) I n c r e a s e
i n h o u r s /F T E , a n d /o r
c
) D e c r e
a s e i n w o r k l o a
d .
C u r r e n t l y i n P l a
c e :
O b t a i n i
n g a
n a c c u r a
t e a
s s e s s m e n t o f s t a f f t i m e u s a g e i s
c o m p l i c a t e d
b
y t h e f a c t t h
a
t t h e
l o c a l
C o m m i s s i o n h a s b e e n
o p e r a
t i n g w i
t h i n a
d e q u
a t e s t a f f i n g s i n c e D
e c e m b e r o f 2 0 0 3 d u e t o
s e v e r a l e x t e n d e
d l e a v e s o f
a b s e n
c e a
n d s e v e r a l s i g n i f i c a n t s t a f f
c h a n g e
-o v e r w i t h d e l a
y e d r e p l a c e m e n t s .
P r o p o s e
d A c
t i o n s :
T h e C C F D i r e c t o r w i l l c o n
t i
n u e t o w o
r k w i t h s t a f f t o d e v e l o p a n d
i m p l e m e n t a n e
w s t a f f i n g s t r u c t u r e
t h a
t w i l l a
d d r e
s s t h i s i s s u e
{s e e E x h i b i t I -
C o s t s a v i n
g s i n 0
5 /0 6
i s e
s t i m a t e d
t o b e
$1 3 ,1 1
2 .}
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
6 1
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
E x h i b i t I -
P r o p o s e d C C F O r g a n i z a t i o n S t r u c t u r e
f o r 0 5 /0 6 (8 /0 5 )
G O V B O A R D
C C F B O A R D
C C F D I R E C T O R (1 .0 )
F I N A N C I A L
A N A L Y S T (.5 0 F T E )
P A C
P r o g r a m D e v e l o p m e n t
T E C H (.9 F T E )
(1 .0 F T E i n 0 6 /0 7 )
P r o g r a m D e v e l o p m e n t (0 -8 y r s )
S P E C I A L I S T (1 .0 F T E )
P r o g r a m D e v e l o p m e n t
T E C H (.9 F T E )
(1 .0 F T E i n 0 6 /0 7 )
P r o g r a m D e v e l o p m e n t (9 -1 7 y r s )
S P E C I A L I S T (1 .0 F T E )
P r o g r a m D e v e l o p m e n t
A S S I S T A N T (.7 5 F T E )
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
6 2
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
6 .
R e c o m m e n d a t i o n :
T h e s e a r e a s (i n c l u d i n g y o u t h c o n f e r e n c e , b o a r d s u p p o r t , a n d t e c h n i c a l a s s i s t a n c e
t o c o m m u n i t i e s ) m i g h t b e e v a l u a t e d i n l i g h t o f C C F p r i o r i t i e s .
a )
Y O U T H C
O N F E R
E N C E (r e p r e s e n t e d n e a r l y h a l f a n F T E )
C u r r e n t l y i n P l a c e :
T h e Y o u t h C
o n f e r e n c e i s a n A d o l e s c e n t P r e v e n t i
o n T e a m p r o j
e c t t h a t S u p e r i n t e n d e n t s ,
t e a c h e r s , a n d s c h o o l p e r s o n n e l v a l
u e . I n a f a l l 2 0 0 3 s u r v e y , d i s t r i c t p e r s o n n e l r a n k e d t h e
C e n t r a l O r e g o n Y o u t h C o n f e r e n c e a s o n e o f t h e t o p t h r e e m o s t c r i t i c a l p r o j e c t s t o
c o n t i
n u e .
I n a d d i t i
o n , a l l f o u r o f t h e C
o u n t y H u m a n S e r v i c e D
e p a r t m e n t s a s
w e l l a s n u m e r o u s
c o m m u n i t y m e m b e r s i n g e n e r a l v a l u e t h i s c o n f e r e n c e a n d u s e i t a s
a t o o l f o r c o m m u n i t y
m o b i l i z a t i o n a n d c o o r d i n a t i o n . T h i s c o n f e r e n c e p r o v i
d e s d i v e r s i t y f o r y o u t h i n C e n t r a l
O r e g o n a n d e n c o u r a g e s v o l u n t e e r i s m , w i t h a n a n n u a l v o l u n t e e r r e t u r n r a t e o f 8 0 -1 0 0 %
f o r t h e p a s t 7 y e a r s .
P r o p o s e d A c t
i o n s :
a )
V o l u n t e e r a n d s t a f f h o u r s s p e n t o n p l
a n n i
n g a n d i m p l e m e n t i n g t h e
c o n f e r e n c e w i l l b e
t r a c k e d u s i n g a s t a n d a r d i
z e d t r a c k i n g f o r m .
b )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n a n d t h e P r e v e n t i o n P a r t n e r s C
o a l i t i
o n w i l l e v a l u a t e t h e s c o p e , s i z e ,
l e v e l o f p a r t i c i p a t i o n o f a t -r i s k y o u t h , o u t c o m e s , a n d t i m e s p e n t o n t h e a n n u a l Y o u t h
C o n f e r e n c e t o d e t e r m i n e v a l u e f o r c o s t a n d i n d e c i d i n g w h e t h e r t o c o n t i n u e s u p p o r t .
c )
T h e C o m m i s s i o n w i l l c o n t i n u e t o l
e a d t h i s e f f o r t a n d s t a f f w i l l i d e n t i f
y w a y s t o s t r e a m l i n e
t h e p r o c e s s a n d t o r e d u c e s t a f f t i m e s p e n t o n t h e Y o u t h C o n f e r e n c e b y 1 /3 t o 1 /2 o f t h e
c u r r e n t a m
o u n t o f t i m e .
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9 D
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6 3
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
6 .
R e c o m m e n d a t i o n : (c o n t i n u e d )
T h e s e a r e a s (i n c l u d i n g y o u t h c o n f e r e n c e , b o a r d s u p p o r t , a n d t e c h n i c a l a s s i s t a n c e
t o c o m m u n i t i e s ) m i g h t b e e v a l u a t e d i n l i g h t o f C C F p r i o r i t i e s .
b ) B O A R D S U P P O R T
P r o p o s e d A c t i o n s :
a )
S t a f f h o u r s s p e n t o n C C F B o a r d s u p p o r t w i l l b e t r a c k e d u s i n g a s t a n d a r d i z e d t r a c k i n g f o r m .
b )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n w i l l t r a c k a n d e v a l u a t e t h e t i m e s p e n t o n C C F B o a r d s u p p o r t a n d t h e
V o l u n t e e r D e v e l o p m e n t C o m m i t t e e w i l l i d e n t i f y w a y s t o r e d u c e s t a f f t i m e n e e d e d .
c ) T E C H N I C A L A S S I S T A N C E T O C O M M U N I T I E S
C u r r e n t l y i n P l a c e :
T e c h n i c a l a s s i s t a n c e i s a n e s s e n t i a l r o l e a n d f u n c t i o n o f t h e C o m m i s s i o n a n d i s a c r i t i c a l
c o m p o n e n t o f c o m m u n i t y m o b i l i z a t i o n e f f o r t s . I f t h e C o m m i s s i o n d i d n o t p r o v i d e t e c h n i c a l
a s s i s t a n c e t o p r o g r a m s t o h e l p w i t h s t r a t e g i z i n g , f u n d i n g a n d a d v o c a t i n g , t h e C o m m i s s i o n w o u l d
n o t b e a s e f f e c t i v e . P r o v i d i n g o v e r s i g h t t o 2 6 p r o g r a m s r e q u i r e s a b r o a d r a n g e o f k n o w l e d g e
a n d e x p e r t i s e . C u r r e n t l y t h e p r o g r a m o v e r s i g h t i s d i v i d e d a m o n g
a l l o f t h e s t a f f a n d e v e r y s t a f f
m e m b e r h a s a d i f f e r e n t a r e a o f e x p e r t i s e a n d k n o w l e d g e s p e c i f i c t o t h e p r o g r a m s t h e y m o n i t o r .
P r o p o s e d A c t i o n s :
a )
S t a f f h o u r s s p e n t o n t e c h n i c a l a s s i s t a n c e w i l l b e t r a c k e d u s i n g a s t a n d a r d i z e d t r a c k i n g f o r m .
b )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n w i l l t r a c k a n d e v a l u a t e t h e t i m e s p e n t o n t e c h n i c a l a s s i s t a n c e a n d i d e n t i f y
w a y s t o r e d u c e s t a f f t i m e s p e n t .
c )
T h e l o c a l C o m m i s s i o n s t a f f w i l l e v a l u a t e t h e i d e a o f a s s i g n i n g a l l d a t a c o l l e c t i o n f o r p r o g r a m s t o
o n e s t a f f m e m b e r .
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7 .
R e c o m m e n d a t i o n :
D o e s C C F h a v e e x i s t i n g s t a f f w i t h
t r a i n i n g t o c o m p l y w i t h A &D 7 0 a f t e r t h e d e p a r t u r e o f t h e
c u r r e n t p r o g r a m m a n a g e r ?
C u r r e n t l y i n P l a c e :
T h e A d o l
e s c e n t P r e v e n t i o n T e a m c u r r e n t l y h a s a P r o g r a m
T e c h t h a t h a s e a r n e d h e r c e r t i f i c a t i o n a s a C e r t i f i e d P r e v e n t i o n
S p e c i a l i s t . I n t h e f u t u r e , e v e r y c o u n t y w i l l b e r e q u i r e d t o h a v e
a C e r t i f i e d P r e v e n t i o n S p e c i a l i s t (C P S ), b u t i t i s n o t r e q u i r e d a t
t h i s t i m e .
P r o p o s e d A c t i o n s :
O n e o f t h e P r o g r a m D e v e l o p m e n t S p e c i a l i s t s i n t h e n e w l y
p r o p o s e d s t a f f i n g s t r u c t u r e w i l l b e t r a i n e d t o c o v e r d u t i e s o f t h e
A &D 7 0 c o n t r a c t r e q u i r e d b y t h e s t a t e a n d D C M H a n d w i l l b e
r e q u i r e d t o b e c o m e a C P S w i t h i n t h e n e x t 1 2 -1 8 m o n t h s .
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c o n t i n u e d
8 .
R e c o m m
e n d a t i o n
:
F r o m
d i s
c u s s i o n s w i t h p r i o
r d i r e c t o r a n d c u r r e n t
d i r e c t o
r i t w o u l d a p p e a
r t h e d i s t i n c t i o n b
e t w e e n C C F a n d t h e
P r e v
e n t i o n O f f i c
e s h o u l d b e
r e m o v
e d .
C u r r e n t l
y i n
P l a
c e
:
D i s c u s s i o n s w i t h t h
e C o m m i s s i o n a n d P r e
v e n t i o n o f f i c e s t a f f r e g a r d i n g
t h e f u t u r e s t r u c t u r e o
f o u r o r g
a n i z a t i o n h a
v e a l r e a
d y b e g u
n a n d c h a n g e s
h a v e
a l r e a d
y b e
e n p r o
p o s e d (a s r e f l e c t e d i n t h e p r o p o s e
d n e w s t a f f i n g
s t r u c t u r e ).
P r o p o
s e d A c t i o n s
:
a )
R e v i e
w , f i n a l i z e a n d i m p l e m e n
t n e
w s t a f f i n g s t r u c t u r e t h a t r e d u c e s
p e r s o n n e l c o s t s a n d p r e s e r v e
s s t a f f t i m e .
b )
I n c l u d e p r e
v e n t i o n
p a r t n
e r s , i n c l u d i n g t h e o t h
e r c o u n t y h
u m a n s e r v i c e s
d e p a r t m e n t s , i n t h e e
v a l u a t i o
n
a n d d e
v e l o p m e
n t p r o c e s s f o r n e w
o r g a n i z a t i o n a l s t r u c t u r e o n c e s t a f f i n g s t r u c t u r e h
a s b e e n i m p l e m e n t e d .
c )
E l i m i n a t e t h e w o r d “O f f i c e ” f r o
m t h e P r e
v e
n t i o n O f f i c e t i t l e . I d e n t i f y t h o s e
s t a f f w o r k i n g o
n p r e
v e n t i o
n f o r a g e s 0 -8 y e a r s o f a g e
a s t h e “E a r l y
C h i l d h o o d T e a m ” a n d t h e s t a f f w o r k i n g o n p r e
v e n t i o n f o r a g e s 9 -1 7 y e a r s
o f a g e a s t h e “A d o l e s c e n t P r e
v e n t i o n
T e a m ”.
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c o n t i n u e d
9 .
R e c o m m e n d a t i o n :
I t a p p e a r s t h e p r o p o s e d o r g a n i z a t i o n
h i e r a r c h y w o u l d a d d r e s s a n u m b e r o f i s s u e s a n d i s s u p p o r t e d
b y t h e c u r r e n t a n d p r i o r d i r e c t o r s . T h e i s s u e s a d d r e s s e d
i n c l u d e :
a )
B r i n g t h
e D i r e c t o
r m o
r e i n t o
t h e l o o p o n s u p e
r v i s i o n o f s t a f f .
b )
P r o v i d e s u p
e r v i s o r y r o l e
s i n
t h e o r g a
n i z a t i o n a n
d a l i g n s
d u t i e s w i t h r o l e s .
c )
A d d r e
s s t h e k n o
w l e d g e
a n d
a b i l i t i e s r e q u i r e d f o
r m o n i t o r i n g
a g e n c i e s
a n d p
r o j e c t s .
d )
P r o v i d e s o m
e a d v
a n c e m
e n t o p p o r t u n i t i e s t o r e t a i n g o o d s t a f f .
e )
A l l o
w t i m e f o r t h e
n e
w d i r e c
t o r t o g e t a h a n d l e o n s t a f f r o l e s
a n d e f f o r t s b e f o
r e f u r t h e r r e
-o r g a n i z a t i o n
C u r r e n t l y i n P l a c e :
T h e p r o p o s e d n e w s t a f f i n g s t r u c t u r e a d d r e s s e s t h e i s s u e s l i s t e d
a b o v e .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
R e v i e w , f i n a l i z e a n d i m p l e m
e n t t h e n e w s t a f f i n g s t r u c t u r e
(s e e E x h i b i t I ).
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c o n t i n u e d
1 0 .
R e c o m m e n d a t i o n :
C C F C o m m i s s i o n /
G o v e r n i n g b o a r d s h o u l d r e -v i s i t
p r i o r i t i e s a n d h o w t
h e y
u t i l i z e
s t a f f a n d d e t
e r m i n e w h a t a g e n c i e s t o f u n d .
I s i t
p o s s i b l
e t o d o m o r e
w i t h
v o l u n t
e e r s
o r o u t
s o u r c i
n g ?
C u r r e n t l
y i n
P l a c e :
T h e B O C C c u r r e n t l y f u n d s s e v e r a l p r o g r a m s t h r o u g h t h e
C o m m i s s i o n a n d
w o r k s i n p a r t n e r s h i p w i t h t
h e C o m m i s s i o n t o f u n d s p e c i f i c c o m m u n i t y
p r o g r
a m s . T h e l o c a l C o m m i s s i o n a p p r e c i a t e s t h e o p p o r t
u n i t y t o p r o v i d e
o v e r s i g h t
a n d t o
e n s u r e
a c c o u n t
a b i l i t y f o r t h o s e f
u n d s . W
h i l e t h e s e a r e
i m p o r t a n t a n d
v a l u a b l e p r
o g r a m s , s o m e o f t h e B O C C p r
o g r a m s a r e c u r r e n t l y
r e q u i r i n g
a s i g n i f i c a n t a m o u n t
o f
s t a f f t i m e (e .g . P r
o g r
a m a
d e
A y u d a ), d o n o t
f i t c u r r e n t p r i o r i t i e s o f t h e C o m m i s s i o n (e .g . R e d m o n d S e n i o r C e n t e r ) o r
r e c e i v e s u c h a
m i n i m a l a m o u n t
o f g r a n t f u n d i n g t
h a t
o v e r s i g h t i s n o t c o s t -
e f f e c t i v e (e .
g . C O C A A N ). T h e
C o m m i s s i o n w o u l d l i k e t h e o p p o r t u n i t y t o
d i s c u s s i d e a s f o r s i g n i f i c a n t l y r e d u c i n g t h e l e v e l o f o v e r s i g h t f
o r s o m e B O C C
p r o g r
a m s a n d /o r t
o c o n s i d e r d i s
c o n t i n u i n g
o v e r s i g h t a n d /o r f
u n d i n g o f c e r t a i n
p r o g r
a m s .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
T h e P r
o g r
a m C o m m i t t e e w i l l r e v i e w s t a f f t i m e u s a g e a n d w i l l m a k e
r e c o m m e n d a t i o n s t o t
h e
B O C C
r e g a r
d i n g t h e l e v e l o f m o n i t o r i n g a n d
a s s i s t a n c e n e c e s s a r y a n d /o r r e q u i r e d f
o r B O C C f u n d e d g r
a n t s .
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6 8
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
1 1 .
R e c o m m e n d a t i o n :
C o n s i d e r u s e o f o u t s o u r c i n g t o m i n i m i z e o p e r a t i o n a l
c o s t s (a n d i n -d i r e c t s ).
C u r r e n t l
y i n P l a c e :
a )
T h e C o m m
i s s i o n h a s c h o s e n t o d i s t r i b u t e t h e m
a j o r i t y o f t h e C o u n t y f u n d s r e c e i v e d
t o w a r d p r o g r a m
p e r s o n n e l a n d o p e r a t i o n s i n o r d e r t o m
a x i m
i z e t h e a m o u n t o f f u n d s
a v a i l a b l e t o p r o g r a m
s . T h i s d e c i s i o n m
a k e s i t a p p e a r t h a t t h e C o u n t y i s c a r r y i n g
m
o r e o f t h e p e r s o n n e l c o s t s t h a n i n p r e v i o u s y e a r s . A r e a l l o c a t i o n o f t h e s e f u n d s
w o u l d s h o w l e s s D e s c h u t e s C o u n t y d o l l a r s u s e d f o r p e r s o n n e l c o s t s .
b )
T h e C o m m
i s s i o n , t h e A d o l e s c e n t P r e v e n t i o n T e a m
i n p a r t i c u l a r , h a s c o n t i n u e d t o
a p p l y f o r a n d r e c e i v e g r a n t f u n d s f r o m a v a r i e t y o f s o u r c e s t o a d d r e s s t h e n e e d s o f
c h i l d r e n a n d f a m
i l i e s i n t h i s c o m m u n i t y . C u r r e n t l y t h e a d d i t i o n a l f e d e r a l g r a n t s
m
o n i e s r e c e i v e d t h r o u g h t h e C o m m
i s s i o n p a y f o r a n a d d i t i o n a l 2 .0 F T E .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
a )
E x p l o r e f e a s i b i l i t y o f o u t s o u r c i n g T h e D r u g F r e e C o m m
u n i t i e s P r e v e n t i o n T e a m s o f
S i s t e r s , R e d m
o n d , a n d L a P i n e o v e r t h e n e x t 1 8 -2 4 m
o n t h s .
b )
E v a l u a t e t h e p o s s i b i l i t y o f o u t s o u r c i n g t h e f u n d r a i s i n g f o r t h e Y o u t h C o n f e r e n c e
o n c e s t a f f h a v e h a d a n o p p o r t u n i t y t o s t r e a m
l i n e t h e p r o c e s s .
c )
T h e C o m m
i s s i o n w i l l c o n t i n u e t o s e c u r e a d d i t i o n a l f u n d i n g t o c o v e r t h e c o s t o f C C F
p r e v e n t i o n e f f o r t s a n d s t a f f s u p p o r t .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
6 9
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
1 2 .
R e c o m m e n d a t i o n :
C o n s i
d e r r e e v a l
u a t i n g C C F
p r i o r i t i e s a n d a m o u n t s
o f h o u r s t o s p e c i f i c
p r o j
e c t a r e a s
a s
w e l l
a s t
o g e n e r a l m a n d a t e s . C o n s i
d e r i n t e g r a t i
n g
m o r e
v o l u n t e e r s u p p o r t .
C o n s i
d e r u s i
n g a
v o l u n t e e r c o o r
d i n a t o r
s t a f f p o s i t i
o n t o
a l l o w a
l
o w e r l e v e l
s t e p b e t w e e n a
t e c h n i
c i a n a n d a n
a s s i
s t a n t .
W
e n e e d t o m a i n t
a i n o u r c
u r r
e n t
F T E s t a f f
c a p a c i t
y t o m e e t o u r g r a n t o b l i g a t i o n s a n d
w o r k p r i o r i t i e s . T h e n e w l y
r e v i s e d s t a f f
i n g p l a n a d d r e s s e s t
h e
n e e d t
o r e d u c e
p e r s o n n e l e x p e n d i t
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w o r k i n g o v e r t
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t o g e t t h e w o r k d o n e , i t
d o e s
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u t
F T
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h i s t i m e . T h e
w o r k l o a d o f
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c o n s i d e r e d
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w i t
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h e t
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n e c e s s a r
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p r o f e s s i o n a l
l e v e l .
F u r t
h e r r e v i e w o f a s s i g n e d
w o r k t a s k s a n d a s s i g
n m e n t s m a y r e d u c e s
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h e
w o r k
l o a d b u t m a y
a l s
o r e s
u l t i n a r e -p r i o r i t i z i n g o f w o r k
t a s k s .
C u r r e n t l
y i n
P l a c e :
V o l u n t e e r s a r
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h m o s t p r
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p r o j
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o n e s t a f f l i a i s o n a s s i g n e d t o o v e r s e e t h e
p r o j
e c t a n d /o r t o
p r o v i d e c o m m i t t e e s
u p p o r
t .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
a )
T h e p r o p o s e d s t a f f
i n g s t r u c t
u r
e i n c
l u d e s
a
p r o g r a m d e v e l o p m e n t a s s i s t a n t p o s i t
i o n t o p e r f o r m s u p p o r t
s e r v i c e s t o a s s i s t b o t
h s t a f f a n d t
h e
B o a r d
m e m b e r s w i t
h
p r o j
e c t s a n d t o a s s i s t
i n t
h e c o o r d i n a t i o n o f
C o m m i s s i o n
O f f
i c e a c t i v
i t i e s .
b )
T h e B o a r d
D e v e l o p m e n t C o m m i t t e e
w i l l b e r e s p o n s
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o r i d e n t
i f
y i n g
w a y s v o l u n t e e r s c a n h e l p w i t h
B o a r
d a c t i v
i t i e s .
c )
T h e B o a r d
D e v e l o p m e n t C o m m i t t e e
w i l l b e a s s i g n e d t
h e r e s p o n s
i b i l i t
y o f
e x p l o r i n g
w a y s t o u s e
v o l u n t e e r s f o r m o r e B o a r d s
u p p o r t t
y p e s o f
f u n c t i o n s .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
7 0
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
1 3 .
R e c o m m e n d a t i o n :
C o n s i
d e r w h e t h e r o t h e r d e p a r t m e n t s
c o u l d b e t t e r
s u p e r v i s e a n d m a n a g e g r
a n t s
a n d
a s s o c i
a t e d
s t a f f . T h i s
w o u l d s h i f t i n -
d i r e c t s
a n d
o p e r a t i o n a l c o s t s
t o o t h e r d e p a r t m e n t
s b u t
w o u l d r e d u c e
b u r d e n o f s u p e r
v i s i o n o n
d i r e c t o r o f C C F .
A n o n -g o i n g p r i o r i t y w i t h i n t
h e C o m m i s s i o n h a s b e e n t o l o o k f o r w a y s t o w o r k m o r e
e f f i c i e n t l y .
C u r r e n t l
y i n
P l a c e :
I n t h e
A u g u s t 2 0 0 4 t
h e r e
w a s a n e x a m i n a t i o n
o f t h i s c o n c e p t
b y a w o r k g r o u p
a p p r
o v e d
b y t
h e
G o v e r n i n g B o a r d . I n t h e f i n a l r e p o r t t h e r e c o m m e n d a t i o n t o t h e
G o v e r n i n g B o a r d w a s t h a t
a f t e r
a t h o r
o u g h r e v i e w t h e C C F s h o u l d r e m a i n a n
i n d e p e n d e n t e n t i t
y . T h e r e w e r e
n u m e r o u s r e a s o n s f o r k e e p i n g t
h e C C F
i n d e p e n d e n t a n d n e u t r
a l (R e c o m m e n d a t i o n s t o t
h e C C F G o v e r n i n g B o a r d -A n
E x a m i n a t i o n o f t h e I n f r
a s t r u c t u r e o f t h e D e s c h u t
e s C o u n t y C o m m i s s i o n o n
C h i l d r e n & F a m i l i e s A u g u s t 2 0 0 4 , p a g e s 5
a n d 6 ).
P r o p o s e d
A c t i o n s :
C o n t i n u e t o
a d h e r e t
o t h e r e c o m m e n d a t i o n s m a d e t o
a n d a p p r o v e d b y t h e
G o v e r n i n g B o a r d
o n A u g u s t 2 0 0 4 .
R e p o r t #0 4 /0 5 -
9 D
a t e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5
7 1
C C F R e s p o n s e -
c o n t i n u e d
1 4 .
R e c o m m e n d a t i o n :
T h e C o u n t y h a s b e e n c o n s i d e r i n g w h e t h e r t o
p r o c e e d w i t h e s t
a b l i s h i n g s u c h a p l a n . T h i s i s o n e m o r e s i t u a t i o n
i n d i c a t i n g w h e r e m o r e c o s t s m a y b e a l l o c a t e d t o t h e s e p r o g r a m s
i f s u c h a p l a n e x i s t s . I n i t s a b s e n c e t h e g e n e r a l f u n d h a s b e e n
p i c k i n g u p t h e s e c o s t s .
T h e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r d e v e l o p i n g a n i n d i r e c t c o s t s p l a n t o
r e c o v e r i n d i r e c t c o s t s f r o m f e d e r a l g r a n t s o u r c e s .
P r o p o s e d
A c t i o n s :
W
o r k w i t h D e s c h u t e s C
o u n t y H u m
a n S e r v i c e D e p a r t m e n t s a n d t h e
B O C C t o e x p l o r e f e a s i b i l i t y o f i m p l e m e n t i n g a f e d e r
a l i n d i r e c t r a t e f o r
t h e C
o u n t y . A n i m p o r t a n t c o n s i d e r a t i
o n i s w h e t h e r c h a r g i n g a f i x e d
i n d i r e c t r a t e w o u l d b e d e t r i m e n t a l t o t h e p r o g r a m s w h o r e c e i v e s u b -
c o n t r a c t s . F o r e x a m p l e , s o m
e f e d e r a l f u n d s h a v e a l i m i t o n t h e a m o u n t
o f t h e t o t a l g r a n t t h a t c a n b e a l l o c a t e d t o a d m i n i s t r a t i o n . I f t h e C C F
c l a i m s t h i s a d m i n i s t r a t i v e r e v e n u e , t h e p r o g r a m s /s u b c o n t r a c t o r s m i g h t
b e f o r c e d t o a b s o r b t h i s c o s t i n t h e i r o w n p r o g r a m s . T h i s c o u l d m a k e i t
m o r e d i f f i c u l t t o s e c u r e s u b c o n t r a c t o r s f o r v a r i o u s e s s e n t i a l p r o j e c t s .