HomeMy WebLinkAboutCCF follow-up reportF o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 -1 0 J u l y 2 0 0 6
F O L L O W -U P R E P O R T
C o m m i s s i o n o n C h i l d r e n a n d F a m i l i e s (C C F ) –
R e p o r t o n S t a f f i n g v e r s u s S t a t e a n d L o c a l
M a n d a t e s
(I n t e r n a l a u d i t r e p o r t #0 4 /0 5 -9 i s s u e d S e p t e m
b e r 9 , 2 0 0 5 )
D e s c h u t e s C o u n t y ,
O r e g o n
D a v i d G i v a n s , C P A , C I A
D e s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1 3 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 B e n d , O R 9 7 7 0 1 (5 4 1 ) 3 3 0 -4 6 7 4 d a v i d g @ c o .d e s c h u t e s .o r .u s A u d i t c o m m i t t e e : J a d e M a y e r , C h a i r B a r r y J o r d a n J a m e s K e r f o o t J i m K e l l e r D e n n i s L u k e T o m A n d e r s o n S c o t L a n g t o n
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 -1 0 J u l y 2 0 0 6
T A B L E O F
C O N T E N T S :
1 .
I N T
R O D U C T
I O N
1 .1 .
B a c k g r o u n d ……………………………………………………...…… 1
1 .2 .
O b j e c t i v e s & S c o p e …………………………………………..……… 1
1 .3 .
M e t h o d o l o g y …………………………………………………..……… 1
2 .
O V E R V I E W o f F O L L O W -U P R E S U L T
S ………………………..…….. 2
3 .
A P P E N D I X
3 .1 . A p p e n d i x I – C C F r e c o m m e n d a t i o n w o r k p l a n a n d s t a t u s
(a s o f 7 /1 0 /0 6 ) …………………………………..…….…………..….. 3 -6
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1
1 .
I n t r
o d u c t i o n
1 .1
B A C K G R O U N D
A u d i t A u t h o r i t y :
T h e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t f o l l o w -u p s
o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’s w o u l d
l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s .
1 .2
O B J E C T
I V E S a n d S C O P E
O b j e c t i v e s :
T h e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w -u p o n r e c o m m e n d
a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e a u d i t
r e p o r t p e r f o r m e d f o r t h e C o m m i s s i o n o n C h i l d r e n a n d F a m i l i e s (C C F ).
S c o p e :
T h e f o l l o w -u p i n c l u d e d a l l p e r t i n e n t r e c o m m e n
d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l
i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (#0 4 /0 5 -9 ) c o v e r i n g s t a f f i n g v e r s u s s t a t e a n d l o c a l
m a n d a t e s (i s s u e d S e p t e m b e r 9 , 2 0 0 5 ).
1 .3
M E T
H O D O L O G Y
T h e f o l l o w -u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y H i l l a r y
S a r a c e n o , C C F D i r e c t o r . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a d n o t
b e e n i m p l e m e n t e d , t h e s e w e r e n o t e d a n d t h e e x p l a n a t i o n . T h e f o l l o w -u p
i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s
t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d
a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s .
S i n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e
d , G o v e r n m e n t A u d i t i n g
S t a n d a r d s i s s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e
n o t f o l l o w e d .
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 2
2 .
O v e r v i e w o f
F o l l o w -u p
R e s u l t s
W
e f o l l o w e d u p o n 2 2 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t . F i g u r e I
p r o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . M o s t a l l
r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n i m p l e m e n t e d o r a r e i n t h e p r o c e s s o f b e i n g
i m p l e m e n t e d .
S e e A p p e n d i x I f o r t h e c o m p l e t e d w o r k p l a n , w h i c h o u t l i n e s C C F
m a n a g e
m e n t ’s r e s p o n s e a n d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s .
F i g u r e I - H o w w e r e
r e c o m m e n d a t i o n s
i m p l e m
e n t e d ?
U n d e r w a y
1 8 %
P
l a n n e d
9 %
D i s a g r e e d
5 %
C o
m p l e t e d
6 8 %
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 3
3 .
A P P E N D I X
3 .1
A p p e n d i x I – C C F r e c o m m e n d a t i o n w o r k p l a n a n d s t a t u s
(a s o f 7 /1 0 /0 6 )
R e c o m m e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d o r
A c t u a l D a t e o f
C o m
p l e t i o n
M a n a g e m e n t C o m m e n t s
1 . D e s c h u t e s C o u n t y C C F s h o u l d c o n s i d e r
o p t i o n s i n d e v e l o p i n g a p e r f o r m a n c e
m
e a s u r e m
e n t s y s t e m
t o m
e e t t h e i r l o c a l
C o m m i s s i o n 's n e e d s . T h i s w o u l d a l l o w d i r e c t
r e v i e w o f a c c o m p l i s h m
e n t s b a s e d o n t h e C C F
C o m m i s s i o n ’s s t a t e d p r i o r i t i e s .
X
X
S o m
e o f t h i s
o u t o f t h e i r
c o n t r o l
S t a t e a n d l o c a l d e v e l o p m
e n t o f b e n c h m a r k
m
e a s u r e s (f o r u n i v e r s a l C C F s y s t e m
p r o g r a m s ) h a v e b e e n i m p l e m
e n t e d . W e a r e
d e v e l o p i n g a s t r a t e g i c p l a n t o f o c u s t h e
c o m m i s s i o n e f f o r t s a n d r e s o u r c e s . S o m e
s t a t e w i d e s y s t e m m
e a s u r e s m a y b e c h a n g i n g .
W e c u r r e n t l y p e r f o r m q u a r t e r l y r e v i e w s o f l o c a l
p r o g r a m s o n o u t p u t s a n d o u t c o m e s a n d t h e
s t r a t e g i c p l a n w i l l a i d i n e v a l u a t i n g C C F
a c t i v i t i e s s p e c i f i c t o t h e d e p a r t m e n t .
2 . I t i s r e c o m m
e n d e d C C F c o n s i d e r d e v e l o p i n g
a s y s t e m f o r t r a c k i n g v o l u n t e e r h o u r s a n d i n -
k i n d c o n t r i b u t i o n s s o t h a t t h e y c a n i n d i c a t e t h e
a d d i t i o n a l l e v e r a g e t h e y p r o v i d e . T h e d a t a
s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y d e t a i l e d t o a l l o w a l l o c a t i o n
t o p r i o r i t i e s , p r o j e c t s a n d a g e n c i e s .
X
X
H a v e p r o c e s s a n d a r e g a t h e r i n g d a t a o n
v o l u n t e e r t i m
e . N e e d s o m
e a s s i s t a n c e f o r m
i n t e r n a l a u d i t o r f o r i d e a s o n h o w t o m o r e
e f f i c i e n t l y p r o c e s s a n d r e p o r t d a t a .
3 . C o n s i d e r p r o c e s s f o r i d e n t i f y i n g l o w e r d o l l a r
a n d l e s s r i s k y g r a n t s f o r l e s s o v e r s i g h t a n d
m o r e s t r e a m
l i n e d p a y m
e n t p r o c e s s . T h i s c o u l d
s i g n i f i c a n t l y r e d u c e s t a f f e f f o r t s .
X
X
W e h a v e c o n s o l i d a t e d m o s t o f t h e s e g r a n t s
u n d e r t h e o v e r s i g h t o f o n e p e r s o n a n d
s t r e a m l i n e d t h e a m
o u n t o f o v e r s i g h t a n d
p a p e r w o r k p r o c e s s . W
e a r e a l s o u s i n g a n
a l t e r n a t i v e p a y m
e n t p o l i c y .
a . C o n s i d e r r e d u c i n g o r
c o n s o l i d a t i n g n u m b e r o f
a g e n c i e s r e q u i r i n g o v e r s i g h t
X
M o s t o f t h i s i s
o u t o f t h e i r
c o n t r o l
C C F a c t i v i t y i s n o t j u s t r e l a t e d t o p r o g r a m s .
R e d u c i n g n u m b e r o f p r o g r a m s w o u l d n o t
r e d u c e o v e r a l l h o u r s b e c a u s e C C F m a n d a t e d
s e r v i c e s , s c o p e o f r e s p o n s i b i l i t y , a n d
c o m m u n i t y n e e d s w o u l d n o t b e r e d u c e d
(P r o g r a m m o n i t o r i n g i s o n l y a s m a l l
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 4
R e c o m m e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d o r
A c t u a l D a t e o f
C o m
p l e t i o n
M a n a g e m e n t C o m m e n t s
p e r c e n t a g e o f h o w s t a f f s p e n d t i m e ). H a v e 3 -
y e a r c o m m i t m
e n t f o r e x i s t i n g c o n t r a c t s .
B O C C h a s n o t c h a n g e d n u m b e r o f p r o g r a m s .
4 . D i r e c t o r m i g h t w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g s t a f f
t r a c k t i m
e b y i d e n t i f i e d a r e a s (s u c h a s p r o j e c t s
o r p r i o r i t i e s ) w i t h s u f f i c i e n t d e t a i l s o t h e y m a y
a p p r o p r i a t e l y p r i o r i t i z e a n d a l l o c a t e t h e i r
r e s o u r c e s
X
X
W e a r e c u r r e n t l y d o i n g t i m
e s t u d i e s a n d a r e
l o o k i n g i n t o s o l u t i o n s t o t r a c k s t a f f t i m e a n d
e f f o r t s . W
e w i l l n e e d t o c o o r d i n a t e i n f o r m a t i o n
w i t h i n f o r m a t i o n c o l l e c t i n g f r o m v o l u n t e e r s .
5 . C o n s i d e r a s t a f f i n g p l a n t h a t w i l l a d d r e s s
e x c e s s h o u r s t h r o u g h :
a . E x e m p t r o l e s
X
X
W e h a v e e s t a b l i s h e d t w o s t a f f s p e c i a l i s t r o l e s .
T h i s h a s b e e n a p p r o v e d b y t h e B O C C .
b . I n c r e a s e i n h o u r /F T E , a n d /o r
X
X
B O C C h a s a u t h o r i z e d a d d i t i o n a l s t a f f i n g . W i t h
t h e w a y t h e r e o r g a n i z a t i o n w a s d o n e ,
p e r s o n n e l c o s t s r e m a i n e d t h e s a m e i n s p i t e o f
i n c r e a s e d F T E .
c . D e c r e a s e i n w o r k l o a d
n o t a p p l i c a b l e
J o b d u t i e s w e r e r e -a s s i g n e d d u r i n g t h e
r e s t r u c t u r i n g p r o c e s s a n d t h i s h a s b e e n
e f f e c t i v e .
6 . S o m
e a r e a s w e r e i d e n t i f i e d w i t h a l o t o f s t a f f t i m
e . T h e s e a r e a s m i g h t b e e v a l u a t e d i n l i g h t
o f C C F p r i o r i t i e s . T h e s e a r e a s i n c l u d e :
a . Y o u t h c o n f e r e n c e
X
X
W e h a v e n o w d e v e l o p e d a b a s e l i n e f o r y o u t h
c o n f e r e n c e h o u r s s o w e c a n m o n i t o r h o u r s f o r
t h i s p r o j e c t i n t h e f u t u r e .
b . B o a r d s u p p o r t
X
X
W e a r e m o r e e f f i c i e n t u n d e r t h e n e w s t r u c t u r e
(u t i l i z i n g l o w e r p a i d s t a f f t o a c h i e v e ).
c . T e c h n i c a l a s s i s t a n c e t o
c o m m u n i t i e s
X
X
T h i s i s a s u b s t a n t i a l p a r t o f w h a t w e d o , b u t w e
w i l l c o n t i n u e t o l o o k a t h o u r s o f e f f o r t
e x p e n d e d t o m a x i m i z e e f f e c t i v e n e s s o f w h a t
w e d o t a k e o n .
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 5
R e c o m m e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d o r
A c t u a l D a t e o f
C o m
p l e t i o n
M a n a g e m e n t C o m m e n t s
7 . D o e s C C F h a v e e x i s t i n g s t a f f w i t h t r a i n i n g t o
c o m
p l y w i t h A &D 7 0 a f t e r t h e d e p a r t u r e o f t h e
c u r r e n t p r o g r a m m a n a g e r ?
X
X
E n d o f 2 0 0 6
S t a f f h a s d e v e l o p e d a t i m
e l i n e t o a d d r e s s t h e
t r a i n i n g r e q u i r e m
e n t s .
8 . F r o m d i s c u s s i o n s w i t h p r i o r d i r e c t o r a n d
c u r r e n t d i r e c t o r , i t w o u l d a p p e a r t h a t t h i s
d i s t i n c t i o n b e t w e e n C C F a n d t h e p r e v e n t i o n
o f f i c e s h o u l d b e r e m o v e d .
X
X
S t a f f a r e i n a g r e e m
e n t ; i n t e r n a l c h a n g e s h a v e
b e e n m
a d e t o s u p p o r t c h a n g e .
9 . I t a p p e a r s t h e p r o p o s e d o r g a n i z a t i o n h i e r a r c h y w o u l d a d d r e s s a n u m b e r o f i s s u e s a n d i s
s u p p o r t e d b y t h e c u r r e n t a n d p r i o r d i r e c t o r s . T h e i s s u e s a d d r e s s e d i n c l u d e :
N e w o r g a n i z a t i o n s t r u c t u r e a p p r o v e d b y
B O C C h a s h e l p e d a d d r e s s t h e s e i s s u e s .
a . B r i n g t h e D i r e c t o r m o r e i n t o
t h e l o o p o n s u p e r v i s i o n o f s t a f f .
X
X
b . P r o v i d e s u p e r v i s o r y r o l e s o n
t h e o r g a n i z a t i o n a n d a l i g n s
d u t i e s w i t h r o l e s .
X
X
c . A d d r e s s t h e k n o w l e d g e a n d
a b i l i t i e s r e q u i r e d f o r m o n i t o r i n g
a g e n c i e s a n d p r o j e c t s .
X
X
d . P r o v i d e s o m
e a d v a n c e m
e n t
o p p o r t u n i t i e s t o r e t a i n g o o d
s t a f f .
X
X
e . A l l o w t i m
e f o r t h e n e w
D i r e c t o r t o g e t a h a n d l e o n s t a f f
r o l e s a n d e f f o r t s b e f o r e f u r t h e r
r e -o r g a n i z a t i o n .
X
X
1 0 . C C F C o m m i s s i o n /G o v e r n i n g b o a r d s h o u l d
r e -v i s i t p r i o r i t i e s a n d h o w t h e y u t i l i z e s t a f f a n d
d e t e r m i n e w h a t a g e n c i e s t o f u n d . I s i t p o s s i b l e
t o d o m o r e w i t h v o l u n t e e r s o r o u t s o u r c i n g ?
X
X
O n g o i n g
W e h a v e r e v i s e d a n d r e o r g a n i z e d t h e
c o m m i t t e e s t r u c t u r e . T h e B o a r d m e m b e r s a r e
m o r e i n v o l v e d i n c o m m i t t e e w o r k , w h i c h h a s
i n c r e a s e d p u b l i c i n v o l v e m
e n t .
F o l l o w -u p C C F S t a f f i n g R e p o r t #0 5 /0 6 1 0 J u l y 2 0 0 6
P a g e 6
R e c o m m e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d o r
A c t u a l D a t e o f
C o m
p l e t i o n
M a n a g e m e n t C o m m e n t s
1 1 . C o n s i d e r u s e o f o u t s o u r c i n g t o m i n i m i z e
o p e r a t i o n a l c o s t s (a n d i n d i r e c t s ).
X
X
W e r e c e n t l y i d e n t i f i e d a n o p p o r t u n i t y t o
c o n t r a c t o u t s o m
e w o r k a n d w i l l d o t h i s w h e n i t
a p p e a r s t h i s w i l l b e m o r e c o s t e f f e c t i v e .
1 2 . C o n s i d e r r e e v a l u a t i n g C C F p r i o r i t i e s a n d
a m
o u n t s o f h o u r s t o s p e c i f i c p r o j e c t a r e a s a s
w e l l a s t o g e n e r a l m a n d a t e s . C o n s i d e r
i n t e g r a t i n g m o r e v o l u n t e e r s u p p o r t . C o n s i d e r
u s i n g a v o l u n t e e r c o o r d i n a t o r s t a f f p o s i t i o n t o
a l l o w a l o w e r l e v e l s t e p b e t w e e n a t e c h n i c i a n
a n d a n a s s i s t a n t .
X
X
O r g a n i z a t i o n a l r e s t r u c t u r e c r e a t e d a p r o g r a m
a s s i s t a n t p o s i t i o n . W
e a r e n o w g e t t i n g m o r e
c o m m i s s i o n m
e m
b e r i n v o l v e m e n t o n
c o m m i t t e e s . S t r a t e g i c p l a n n i n g p r o c e s s w i l l
i n v o l v e r e -e v a l u a t i o n o f p r i o r i t i e s a n d t h e
r e s o u r c e s a v a i l a b l e t o m a x i m i z e e f f e c t i v e n e s s
a n d e f f i c i e n c i e s .
1 3 . C o n s i d e r w h e t h e r o t h e r d e p a r t m
e n t s c o u l d
b e t t e r s u p e r v i s e a n d m a n a g e g r a n t s a n d
a s s o c i a t e d s t a f f . T h i s w o u l d s h i f t i n d i r e c t s a n d
o p e r a t i o n a l c o s t s t o o t h e r d e p a r t m
e n t s b u t
w o u l d r e d u c e b u r d e n o f s u p e r v i s i o n o n d i r e c t o r
o f C C F .
X
X
O n g o i n g
W e h a v e h a d o n e g r a n t p r o g r a m s h i f t a w a y
f o r m C C F t o a n o t h e r d e p a r t m
e n t . W e w i l l
n e e d t o m a k e e f f o r t s t o f o c u s o n
c o m m u n i c a t i o n a n d m a k i n g s u r e p r o g r a m
m a i n t a i n s i t s e f f e c t i v e n e s s .
1 4 . T h e C o u n t y s h o u l d c o n s i d e r d e v e l o p i n g a n
i n d i r e c t c o s t s p l a n t o r e c o v e r i n d i r e c t c o s t s f r o m
f e d e r a l g r a n t s o u r c e s .
X
X
O n g o i n g
T h e d e p a r t m
e n t s u p p o r t s o b t a i n i n g a n i n d i r e c t
c o s t p l a n . T h e h u m a n s e r v i c e d e p a r t m e n t s
m
e t w i t h F i n a n c e o f f i c e p e r s o n n e l b u t i t w a s
n o t f o u n d t o b e f e a s i b l e a t t h i s t i m e .
C o u n t
2 1
1
1 5
4
2
P e r c e n t a g e o f t o t a l (%)
5
%
6 8 %
1 8 %
9 %