HomeMy WebLinkAboutMH follow-up reportF o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
F O L L O W -U P R E P O R T
M e n t a l H e a l t h – R e v i e w o f B u s i n e s s a n d C o n t r a c t i n g
P r a c t i c e s
(I n t e r n a l a u d i t r e p o r t #0 4 /0 5 -6 i s s u e d J u n e 2 , 2 0 0 5 )
D e s c h u t e s C o u n t y ,
O r e g o n
D a v i d G i v a n s , C P A , C I A
D e s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1 3 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 B e n d , O R 9 7 7 0 1 (5 4 1 ) 3 3 0 -4 6 7 4 d a v i d g @ c o .d e s c h u t e s .o r .u s A u d i t c o m m i t t e e : J a d e M a y e r , C h a i r B a r r y J o r d a n J a m e s K e r f o o t J i m K e l l e r D e n n i s L u k e T o m A n d e r s o n S c o t L a n g t o n
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
T A B L E O F
C O N T E N T S :
1 .
I N T
R O D U C T
I O N
1 .1 .
B a c k g r o u n d ………………………………………...………………… 1
1 .2 .
O b j e c t i v e s & S c o p e ……………………………………..…………… 1
1 .3 .
M e t h o d o l o g y ……………………………………………………..…… 1
2 .
O V E R V I E W o f F O L L O W -U P R E S U L T
S …………………………….... 2
2 .1 .
A d d i t i o n a l A n a l y s i s o f P r o d u c t i v i t y ……………………………… 3 -4
2 .2 .
A d d i t i o n a l M a n a g e m e n t c o
m m e n t s ………………………......…… 5
3 .
A P P E N D I X
3 .1 .
A p p e n d i x I –M e n t a l H e a l t h I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n
W
o r k p l a n a n d S t a t u s (a s o f 6 /2 1 /0 6 ) ...……….….……………… . 6 -1 7
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1
1 . I n t r o d u c t i o n
1 .1
B A C K G R O U N D
A u d i t A u t h o r i t y :
T h e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t f o l l o w -u p s o c c u r
w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e r e p o r t s . T h e A u d i t C o
m m i t t e e ’s w o u l d l i k e t o m a k e
s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . D u e t o t h e n u m e r o u s
e x t e r n a l a u d i t s t h a t M e n t a l H e a l t h (M H ) h a s b e e n t h r o u g h i n r e c e n t m o n t h s , t h e y
w e r e g i v e n a d d i t i o n a l t i m e . T h e i r s c h e d u l e d f o l l o w -u p w a s t o o c c u r i n M a r c h
2 0 0 6 .
1 .2
O B J E C T
I V E S a n d S C O P E
O b j e c t i v e s :
T h e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w -u p o n r e c o m m e n d
a t i o n s i d e n t i f i e d i n t h e a u d i t r e p o r t
p e r f o r m e d f o r t h e M e n t a l H e a l t h d e p a r t m e n t .
S c o p e :
T h e f o l l o w -u p i n c l u d e d a l l p e r t i n e n t r e c o m m e n
d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l
i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (#0 4 /0 5 -6 ) c o v e r i n g b u s i n e s s a n d c o n t r a c t i n g p r a c t i c e s
(i s s u e d J u n e 2 , 2 0 0 5 ).
1 .3
M E T
H O D O L O G Y
T h e f o l l o w -u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n p r o v i d e d b y S c o t t
J o h n s o n , M H D i r e c t o r a n d G r e g C a n f i e l d , M H B u s i n e s s M a n a g e r . I n c a s e s
w h e r e t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a d n o t b e e n i m p l e m e n t e d , t h e s e w e r e n o t e d a n d
t h e e x p l a n a t i o n . T h e f o l l o w -u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e
s t a t u s o f r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a s s e r t i o n s
p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e
a s s e r t i o n s .
S i n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e
d , G o v e r n m e n t A u d i t i n g
S t a n d a r d s i s s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t
f o l l o w e d .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 2
2 . O v e r v i e w o f
F o l l o w -u p
R e s u l t s
I t i s r e c o m m e n d e d
t h a t a n a d d i t i o n a l
f o l l o w -u p b e
p e r f o r m e d a f t e r a b o u t
a y e a r (6 /2 0 0 7 ).
W
e f o l l o w e d u p o n 5 2 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t . F i g u r e I p r o v i d e s a
b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . D u e t o t h e s i g n i f i c a n c e o f
t h e m a n y a u d i t s a n d r e c o m m e n d a t i o n s c o m p
e t i n g f o r r e s o u r c e s , i t w a s
a n t i c i p a t e d t h a t t h e d e p a r t m e n t w o u l d l i k e l y t a k e m o r e t h a n a y e a r t o i m p l e m e n t
a n d a d d r e s s t h e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e y h a v e m a d e s i g n i f i c a n t p r o g r e s s i n
i d e n t i f y i n g h o w t h e y w i l l a d d r e s s t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s .
S e e A p p e n d i x I f o r t h e c o m p l e t e d w o r k p l a n , w h i c h o u t l i n e s M e n t a l H e a l t h
m a n a g e
m e n t ’s r e s p o n s e a n d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s .
F i g u r e I -
H o w w e r e
r e c o m m e n d a t i o n s
i m p l e m
e n t e d
U n d e r w a y
2 9 %
P l a n n e d
3 5 %
D i s a g r e e d
2 %
C o m p l e t e d
3 4 %
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 3
2 .1
A D D I T
I O N A L A N A L
A Y S I S O F P R O D U C T
I V I T
Y
O n e o f t h e o r i g i n a l f i n d i n g s w a s t h a t p r o d u c t i v i t y m e a s u r e s s e e m e d l o w *. D u r i n g t h e
f o l l o w -u p p e r i o d , i n t e r n a l a u d i t w a s r e q u e s t e d t o a s s i s t i n p e r f o r m i n g a d d i t i o n a l
p r o d u c t i v i t y a n a l y s i s .
T h e f o l l o w i n g a n a l y s e s (F i g u r e I I & I I I ) w e r e p e r f o r m e d f o r s e l e c t e d c l i n i c i a n s f o r J u l y
2 0 0 5 t h r o u g h A p r i l 2 0 0 6 u t i l i z i n g r e c o r d e d c l i e n t e n c o u n t e r d a t a a n d t i m e s h e e t d a t a
g a t h e r e d a s o f J u n e 2 0 0 6 . M e n t a l H e a l t h h e l p e d i d e n t i f y t h e s e l e c t e d c l i n i c i a n s w h o
p r o v i d e d i r e c t s e r v i c e s t o c l i e n t s . T h e r e w e r e 4 8 c l i n i c i a n s i n c l u d e d i n t h e a n a l y s e s .
T h e p r o d u c t i v i t y (f o r t h e s e a n a l y s e s ) w a s c a l c u l a t e d b y d i v i d i n g r e p o r t e d c l i e n t h o u r s b y
s c h e d u l e d h o u r s . G r o u p h o u r s w e r e d i v i d e d b y t h r e e (a d e p a r t m e n t c o n v e n t i o n ).
T i m e s h e e t s w e r e u s e d t o r e d u c e s c h e d u l e d h o u r s f o r v a c a t i o n a n d i l l n e s s d a y s t o b e t t e r
m e a s u r e p r o d u c t i v i t y .
A t w o -
m o n t h l a g s e e m e d a d e q u a t e t o a l l o w m o s t c l i e n t e n c o u n t e r s t o b e r e c o r d e d .
A v e r a g e l a g t i m e f o r f i l i n g c l i e n t e n c o u n t e r s i s 1 2 .6 d a y s (m e d i a n = 8 .0 , s t d d e v = 2 3
d a y s , m a
x = 2 4 0 d a y s ) c o m p a r e d t o t h e d e p a r t m e n t s t a n d a r d o f 1 0 d a y s .
N o t e : T h i s e n c o u n t e r d a t a d o e s n o t i n c l u d e c l i n i c a l w o r k w i t h c o l l a t e r a l a g e n c i e s
(t o c o o r d i n a t e s e r v i c e s , s e e k c o n s u l t a t i o n , a n d m a k e r e f e r r a l s ) a s w e l l a s C o u n t y
r e q u i r e d a c t i v i t i e s , p r o g r a m t e a
m m e e t i n g s a n d e s s e n t i a l t r a i n i n g a n d p r o f e s s i o n a l
d e v e l o p m e n t a c t i v i t i e s .
*R e l a t e s t o A p p e n d i x I - i t e m #2 5
F i g u r e I I -
T r e n d i n o v e r a l l
p r o d u c t i v i t y
(f o r s e l e c t e d
c l i n i c i a n s )
b y m
o n t h
S o u r c e : M H s y s t e m d a t a
4 5
%
5 0
%
5 5
%
J u l -0 5
A u g -0 5
S e p -0 5
O c t -0 5
N o v -0 5
D e c -0 5
J a n -0 6
F
e b -0 6
M a r -0 6 A p r -0 6
P
r
o
d
u
c
t
i
v
i
t
y
%
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 4
“P r o d u c t i v i t y ” a s d e f i n e d b y d i r e c t i n t e r a c t i o n s b e t w e e n c l i n i c a l s t a f f a n d c l i e n t s a n d
s e e m e d s o
m e
w h a t l o w e r t h a n t h e D e p a r t m e n t s t a n d a r d o f 5 5 % b a s e d o n d o c u m e n t a t i o n
o f c l i n i c i a n s e r v i c e s . L o w e r p r o d u c t i v i t y (a s s e e n i n F i g u r e I ) i n M a r c h /A p r i l m i g h t
p a r t i a l l y b e d u e t o d e l a y i n t u r n i n g i n c l i e n t e n c o u n t e r s . M o r e d a t a w o u l d h e l p e s t a b l i s h
t r e n d s a n d a n y c y c l i c a l b e h a v i o r o f p e r f o r m a n
c e .
F i g u r e I I I -
E n c o u n t e r h o u r
s ,
S c h e d u l e h o u r
s ,
a n d P r o d u c t i v i t y
b y D a y -o f -W
e e k
(f o r s e l e c t e d
c l i n i c i a n s )
{F o r J u l y 2 0 0 5 – A p r i l
2 0 0 6 }
S o u r c e : M H S y s t e m d a t a
P r o d u c t i v i t y (a s s e e n i n F i g u r e I I I ) a p p e a r s t o b e h i g h e r m i d w e e k a n d l o w e r o n F r i d a y s
w h e r e t h e r e i s a l s o l e s s t i m e s c h e d u l e d . W
e e k e n d s a r e p r i m a r i l y o n -c a l l w o r k .
M a n a g e m e n t i s c o n t i n u i n g t o r e v i e w a n d m o n i t o r t h e s e p r o d u c t i v i t y n u m b e r s t o s e e w h a t
i s b e h i n d t h e p r o d u c t i v i t y b e i n g s h o w n . M a n a g e m e n t h a s i n d i c a t e d t h a t , f o r s o m e
c l i n i c i a n s , t h e s y s t e m i s n o t b e i n g u s e d t o t r a c k a l l t i m e a n d t h i s a p p e a r s t o b e c a u s i n g
l o w e r p r o d u c t i v i t y n u m b e r s i n t h e a n a l y s i s .
I t i s r e c o m m e n d e d t h a t m a n a g e m e n t c o n s i d e r t r a c k i n g a l l c l i e n t e n c o u n t e r s
r e g a r d l e s s o f f u n d i n g .
0
2 ,0 0 0
4 ,0 0 0
6 ,0 0 0
8 ,0 0 0
1 0 ,0 0 0
1 2 ,0 0 0
1 4 ,0 0 0
1 6 ,0 0 0
S u n d a y
M o n d a y
T u e s d a y
W e d n e s d a y
T h u r s d a y
F r i d a y
S a t u r d a y
H
o
u
r
s
(
b
a
r
)
0 %1 0 %2 0 %3 0 %4 0 %5 0 %6 0 %7 0 %Productivity % (line)
S u m o f E n c o u n t e r _H r s
S u m o f S c h e d u l e H r s
S u m o f P r o d %
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 5
2 .2
A D D I T
I O N A L M A N A G E M E N T
C O M M E N T
S
P r o d u c t i v i t y i s a h
i g h p r i o r i t y f o r t h e D e p a r t m e n t a n d i s r e c e i v i n g c o n s i d e r a b l e a t t e n t i o n .
T h e D e p a r t m e n t h a s a s k e d t h a t t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n b e i n c l u d e d i n t h i s R e p o r t t o
h e l p t h e r e a d e r b e t t e r u n d e r s t a n d t h e s e e f f o r t s . D e p a r t m e n t a l a c t i o n s i n c l u d e t h e
f o l l o w i n g :
1 .
S t a n d a r d s : M H i s e m p h a s i z i n g 2 p e r f o r m a n c e g o a l s f o r o u r c l i n i c a l s t a f f a s p a r t o f o u r
e f f o r t s t o a t t a i n e x c e l l e n c e : a ) p r o d u c t i v i t y s h o u l d m e e t o r e x c e e d 5 5 % o v e r 1 2 m o n t h s
a n d b ) s e r v i c e t i c k e t s (s e r v i c e d o c u m e n t a t i o n ) s h o u l d b e s u b m i t t e d t o t h e b u s i n e s s
o f f i c e w i t h i n 5 w o r k i n g d a y s .
2 .
M o n i t o r i n g : M a n a g e r s a n d s u p e r v i s o r s w i l l m o n i t o r p e r f o r m a n c e a n d w o r k w i t h s t a f f t o
m e e t t h e s t a n d a r d s . P e r f o r m a n c e a n d p r o g r e s s w i l l b e d
i s c u s s e d p e r i o d i c a l l y a s
n e e d e d a n d d o c u m e n t e d c o n s i s t e n t l y t h r o u g h t h e p e r f o r m a n c e e v a l u a t i o n p r o c e s s .
3 .
I m p r o v e d d o c u m e n t a t i o n : A n a u d i t b y A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e (A B H A )
c o n c l u d e d a l l 5 A B H A c o u n t i e s i n c l u d i n g D e s c h u t e s u n d e r c o u n t s e r v i c e s . A l l c l i n i c a l ,
s u p p o r t a n d m a n a g e m e n t s t a f f a r e b e i n g t r a i n e d t o b e t t e r d o c u m e n t s e r v i c e , w h i c h i n
t u r n w i l l i n c r e a s e d a t a f o r t h e a c t u a r i a l p r o c e s s a n d g e t a m o r e a c c u r a t e m e a s u r e o f
p r o d u c t i v i t y . 6 2 s t a f f w e r e t r a i n e d i n M a y . T r a i n
i n g w i l l o c c u r a t l e a s t q u a r t e r l y f o r a n y
n e w e m p l o y e e s .
4 .
C o n s u l t a t i o n – D e s c h u t e s C o u n t y a n d A B H A h a v e s e c u r e d t h e a s s i s t a n c e o f D a l e
J a r v i s , a n a t i o n a l e x p e r t o n M e d i c a i d , m e n t a l h e a l t h s y s t e m s , r a t e s e t t i n g a n d
d o c u m e n t a t i o n o f s e r v i c e s . H e w i l l b e w o r k i n
g w i t h D e s c h u t e s C o u n t y o v e r t h e n e x t
s i x m o n t h s t o h e l p u s e n s u r e w e a r e f u l l y d o c u m e n t i n g s e r v i c e s a n d t h e f u l l c o s t o f
t h o s e s e r v i c e s .
5 .
O A R s a n d P a p e r w o r k : T h e c o m p l e x i t y o f m e n t a l h e a l t h c a r e a n d s t a t e r e g u l a t i o n s h a s
a d i r e c t i m p a c t o n s t a f f t i m e r e q u i r e d f o r c o l l e c t i n g a n d r e p o r t i n g d a t a , w h i c h i n t u r n
h a s a d i r e c t e f f e c t o n p r o d u c t i v i t y . O u r r e c e n t e x p e r i e n c e w i t h n u m e r o u s s t a t e a u d i t s
a n d r e q u i r e d c h a n g e s i n o u r p a p e r w o r k i s c l e a r l y a f f e c t i n g p r o d u c t i v i t y . A t t h e r e q u e s t
o f t h e s t a t e w i d e A s s o c i a t i o n o f C o u n t y M e n t a l H e a l t h P r o g r a m , t h e S t a t e O f f i c e o f
M e n t a l H e a l t h a n d A d d i c t i o n S e r v i c e s h a s a g r e e d t o w o r k w i t h c o u n t i e s t o r e v i s e t h e
O A R s . W e w i l l p a r t i c i p a t e a c t i v e l y i n t h
i s p r o c e s s a n d o f f e r s u g g e s t i o n s b a s e d o n o u r
a u d i t e x p e r i e n c e .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 6
3 .
A P P E N D I X
3 .1
A p p e n d i x I – M H I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n a n d S t a t u s
(a s o f 6 /2 1 /0 6 )
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
1
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t M e n t a l
H e a l t h s t a f f d e p o s i t a l l m o n i e s
r e c e i v e d w i t h i n 2 4 h o u r s . T h e
m o n i e s c a n b e d e p o s i t e d w i t h o n e o f
t h e C o u n t y ’s B a n k s , i f s t a f f c a n n o t
m a k e i t t o F i n a n c e .
X
X
D e p o s i t s a r e b e i n g d o n e d a i l y .
U n i d e n t i f i e d i t e m
s a r e b e i n g p o s t e d t o a
s u s p e n s e a c c o u n t a s s u g g e s t e d .
1 a
I n o r d e r t o p r o p e r l y s e g r e g a t e d u t i e s
a n d p r o v i d e f o r a t i m
e l i e r d e p o s i t i n g
o f m o n i e s , i t i s r e c o m m
e n d e d
- F o r r e c e p t i o n s t a f f - l o g a l l
p a y m
e n t s r e c e i v e d b y m a i l , r e c e i p t
a l l m o n i e s p a i d i n p e r s o n ,
r e s t r i c t i v e l y e n d o r s e a n y c h e c k s ,
p r o v i d e a c o p y o f a n y c h e c k s a n d
s u p p o r t t o t h e a c c o u n t s r e c e i v a b l e
p e r s o n , a n d d e l i v e r d a i l y a l l m o n i e s
a n d a c o p y o f t h e p a y m
e n t l o g t o t h e
p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e n i g h t
d e p o s i t .
- F o r t h e p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e
n i g h t d e p o s i t (n o t t h e A /R c l e r k ) -
c o m
p a r e t h e m o n i e s r e c e i v e d t o t h e
r e c e i p t l o g a n d r e c e i p t s e n t e r e d i n
t h e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m
.
S t a f f s h o u l d r e c o n c i l e t h e s u m m a r y
o f d e p o s i t s t o t h e C o u n t y ’s f i n a n c i a l
r e p o r t s .
- F o r a s u p e r v i s o r – p e r i o d i c a l l y ,
c o m
p a r e t h e d e p o s i t r e c e i p t s t o t h e
p a y m
e n t l o g a n d t h e u n d e r l y i n g
a c c o u n t i n g .
X
X
S t a f f d u t i e s h a v e b e e n s h i f t e d t o
a c c o m m o d a t e b e t t e r s e g r e g a t i o n o f
d u t i e s .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 7
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
1 b
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r i m
p r o v e m
e n t s t o t h e
D e p a r t m
e n t s c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s
s y s t e m s t o t r a c k t h e h a n d l i n g o f
r e c e i v e d m
o n i e s b e f o r e t h e y c a n b e
p o s t e d t o s p e c i f i c c l i e n t s .
X
X
S e p -0 6
W i l l d i s c u s s w i t h s t a f f
2
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o d e v e l o p a p r o c e s s t o
t r a c k a n d o b t a i n s e r v i c e t i c k e t s f o r a l l
c l i e n t s p r o v i d e d w i t h s e r v i c e s .
X
X
S e r v i c e t i c k e t s a r e n o w p r i n t e d w i t h a
r e f e r e n c e n u m
b e r . W
e w i l l b e r e -
a d d r e s s i n g t h i s i s s u e w i t h m a n a g e r s t o
s e e h o w t h e y m i g h t m
a k e s u r e t h e y h a v e
b e t t e r l i n k a g e b e t w e e n s e r v i c e s p r o v i d e d
a n d d a t a b e i n g c o l l e c t e d .
3
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r D e p a r t m
e n t
m a n a g e m
e n t t o e s t a b l i s h
p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s f o r t h e
t u r n i n g i n o f s e r v i c e t i c k e t s a n d
m o n i t o r f o r o p e n t i c k e t s .
X
X
I n p r o c e s s - W
e w i l l n e e d m
e c h a n i s m t o
m o n i t o r .
4
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r r e q u i r i n g s u p p o r t f o r
i n f o r m a t i o n u s e d t o e s t a b l i s h
r e d u c e d c l i e n t f e e s . T h i s m i g h t
i n c l u d e i n c o m
e t a x r e t u r n s o r p a y
s t u b s .
X
X
D e p a r t m
e n t i s l o o k i n g a t l i m i t i n g c l i e n t s t o
O H P c l i e n t s . O H P c l i e n t s h a v e p r o v e d
t h e i r p o v e r t y s t a t u s w i t h t h e s t a t e .
4 a
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o c o n s i d e r
u p d a t i n g t h e i r f e e s c h e d u l e
o n a n a n n u a l b a s i s .
X
X
W e w i l l b e u p d a t i n g a n n u a l l y b a s e d o n
f e d e r a l i n f o r m a t i o n a n d l o o k i n g a t c o s t s t o
p r o v i d e s e r v i c e s .
5
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t s t a f f
r e s p o n s i b l e f o r b i l l i n g a n d w r i t i n g -o f f
o f b i l l e d b a l a n c e s s h o u l d n o t a l s o b e
r e s p o n s i b l e f o r t h e c o l l e c t i n g a n d
r e c e i p t i n g o f m o n i e s .
X
X
S t a f f d u t i e s h a v e b e e n s h i f t e d t o
a c c o m m o d a t e b e t t e r s e g r e g a t i o n o f
d u t i e s .
6
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t a s u p e r v i s o r
p e r i o d i c a l l y r e v i e w a d j u s t m
e n t s t o
b i l l e d a c c o u n t s .
X
X
B u s i n e s s m a n a g e r w i l l l o o k i n t o a r e p o r t t o
p e r i o d i c a l l y r e v i e w w r i t e -o f f s /a d j u s t m
e n t s .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 8
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
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e
D
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s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
7
I t i s r e c o m m
e n d e d D e p a r t m
e n t
d o c u m
e n t i t s a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d
p r o c e d u r e s .
X
X
J a n -0 7
8
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e p r o g r a m m
e r
e s t a b l i s h a d e q u a t e t e s t s f o r t h e i r
c h a n g e s t o m a k e s u r e t h e y a r e
o p e r a t i n g a s p l a n n e d . P e r i o d i c a l l y
o t h e r I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f
s h o u l d p e r f o r m r e v i e w s o f c o d e a n d
c h a n g e s t o c o d e t o m a k e s u r e t h a t
I T D e p a r t m
e n t p o l i c i e s a n d
p r o c e d u r e s a r e b e i n g m
e t .
X
X
S t a f f w i t h u n d e r s t a n d i n g o f s y s t e m
a r e
l o o k i n g f o r m i s t a k e s a n d e r r o r s . N o
s e p a r a t e I T r e v i e w r e q u e s t e d . W
e b e l i e v e
t h i s i s a d e q u a t e f o r t h e t i m
e b e i n g .
9
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e M e n t a l H e a l t h
D e p a r t m
e n t p e r i o d i c a l l y r e v i e w t h e i r
s o f t w a r e n e e d s a n d c o n s i d e r
w h e t h e r t h e i n t e r n a l s o f t w a r e i s t h e
b e s t c h o i c e f o r t h e i r o p e r a t i o n s .
X
X
0 6 /0 7
C o n s u l t a n t w i l l b e h i r e d i n 0 6 /0 7 t o r e v i e w
o p t i o n s f o r s o f t w a r e . A p p r o v e d b y B O C C .
9 a
T h e D e p a r t m
e n t s h o u l d
d e v e l o p a c o s t /b e n e f i t
a p p r o a c h w h e n a n a l y z i n g
p o t e n t i a l s o f t w a r e s o l u t i o n s .
X
X
0 6 /0 7
C o n s u l t a n t w i l l b e h i r e d i n 0 6 /0 7 t o r e v i e w
o p t i o n s f o r s o f t w a r e . A p p r o v e d b y B O C C .
1 0
I f t h e i n t e r n a l l y d e v e l o p e d s o f t w a r e c o n t i n u e s t o b e u s e d , i t i s
r e c o m m
e n d e d t h e s y s t e m
b e i m p r o v e d s o i t c a n b e s u f f i c i e n t
f o r s t a f f t o u s e w i t h o u t s i g n i f i c a n t i n v o l v e m
e n t o f t h e
p r o g r a m m
e r . T h i s w o u l d i n c l u d e o p e r a t i o n s m a n u a l a n d
d o c u m
e n t a t i o n s o s t a f f c a n r e s o l v e i s s u e s a n d p r o c e s s
n e e d e d r e p o r t s .
T B D
D e p e n d s o n w h e t h e r t h e y f i n d a n o t h e r
s o f t w a r e o p t i o n .
1 1
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e B u s i n e s s
o f f i c e e s t a b l i s h a d d i t i o n a l c o n t r o l s
o v e r t h e s e r v i c e t i c k e t p r o c e s s i n g t o
m a k e s u r e a l l s e r v i c e t i c k e t s a r e
p r o c e s s e d .
X
X
W e w i l l b e l o o k i n g a t b a t c h t o t a l s t o
c o m
p a r e t h e n u m b e r o f s e r v i c e t i c k e t s
r e c e i v e d t o t h o s e i n p u t .
1 2
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t C o u n t y s t a f f
s h o u l d n o t o r i g i n a t e i n v o i c e s o r o t h e r
d o c u m
e n t s f o r n o n -C o u n t y e n t i t i e s .
I t i s a l s o i m p o r t a n t t h a t C o u n t y s t a f f
X
X
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 9
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
d o n o t a u t h o r i z e d o c u m
e n t s t h e y
p r e p a r e . I t i s f u r t h e r r e c o m m
e n d e d
t h a t C o u n t y s t a f f d i s c a r d l e t t e r h e a d
f o r t h e s e o u t s i d e o r g a n i z a t i o n s a n d
n o t i s s u e a n y d o c u m
e n t s o n t h e i r
b e h a l f . I t i s r e c o m m
e n d e d , u n t i l t h e
t i m
e t h e S t a t e b e g i n s m a k i n g
p a y m
e n t s , t h e v e n d o r s u b m i t a n
e s t i m a t e d b i l l i n g f o r t h e m o n t h w i t h a
v a r i a n c e a d j u s t m
e n t f o r t h e p r i o r
m o n t h (b i l l e d v s . a c t u a l ).
1 3
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e r e b e
i m p r o v e m
e n t s t o t h e D e p a r t m
e n t ’s
i n t e r n a l l y d e v e l o p e d b i l l i n g s o f t w a r e
t o i n c l u d e r e p o r t s a n d l o g i c c h e c k s t o
t e s t f o r a n d i d e n t i f y a n y o v e r p a y m
e n t
s i t u a t i o n s .
X
X
S e p -0 6
W e w i l l a d d r e s s w i t h s t a f f a n d I T .
1 4
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t r e c e i p t
n u m
b e r s b e s u f f i c i e n t l y c o n t r o l l e d ,
n o t b e r e i s s u e d a n d a n y d e l e t i o n s
m o n i t o r e d b y s u p e r v i s o r y p e r s o n n e l .
T h e s o f t w a r e p r o c e s s e s t h a t a l l o w e d
t h e s e g a p s i n r e c e i p t s s h o u l d b e
r e v i s i t e d .
X
X
1 4 a
T h e a c c o u n t s r e c e i v a b l e
c l e r k s h o u l d n o t h a v e
a u t h o r i t y t o d e l e t e r e c e i p t s .
X
X
1 5
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
r e i n f o r c e p o l i c i e s a i m
e d a t c o m p u t e r
s e c u r i t y . S t a f f s h o u l d u t i l i z e p a s s -
w o r d e d s c r e e n s a v e r s a n d o r l o g o u t
i f n o t p r e s e n t a t t h e i r c o m p u t e r . I t
m a y b e p o s s i b l e f o r w o r k s t a t i o n s
u s e d b y m u l t i p l e s t a f f t o b e s e t u p s o
t h e t r a n s i t i o n b e t w e e n u s e r s c a n b e
d o n e q u i c k l y .
X
X
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1 0
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
1 6
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o o b t a i n a f o r m a l
r e s o l u t i o n f o r t h e t y p e , a m o u n t , a n d
l o c a t i o n o f t h e c a s h i t u s e s i n i t s
o p e r a t i o n s . T h e s e a m
o u n t s s h o u l d
b e a s s i g n e d t o a s p e c i f i c c u s t o d i a n ,
s e c u r e d w h e n n o t i n u s e , a n d
p e r i o d i c a l l y c o u n t e d a n d a c c o u n t e d
f o r b y a s u p e r v i s o r .
X
X
J u n -0 6
1 7
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
o b t a i n r e c e i p t b o o k s c o n f o r m i n g t o
C o u n t y p o l i c y . T h e b u s i n e s s o f f i c e
s h o u l d t r a c k t h e r e c e i p t n u m b e r i n g t o
a s s u r e t h a t t h e y h a v e r e c e i v e d
m o n i e s f o r a l l o f t h e r e c e i p t s i s s u e d .
X
X
1 7 .
1
C o u n t y p o l i c y r e q u i r e s w r i t t e n
r e s p o n s e .
X
X
1 8
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t a p p r o p r i a t e
m
e n t a l h e a l t h s t a f f m a i n t a i n t h e i r
a p p o i n t m
e n t s o n t h e c o m p u t e r i z e d
b u s i n e s s s y s t e m
. R e c e p t i o n s t a f f
s h o u l d h a v e t h e a b i l i t y t o a d d , m o v e
a n d d e l e t e a p p o i n t m
e n t s i n t h e
s y s t e m .
X
X
A p o l i c y i s b e i n g d e v e l o p e d f o r
c e n t r a l i z i n g t h e s c h e d u l i n g s y s t e m .
R e c e p t i o n s t a f f w o u l d h e l p a d m i n i s t e r t h e
s y s t e m .
1 9
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
s h o u l d a s s e s s t o w h a t e x t e n t i t c a n
o r w i l l p u r s u e c o l l e c t i o n o f c h a r g e s
a n d d e v e l o p a c o l l e c t i o n p o l i c y a n d
p r o c e d u r e s i n l i n e w i t h t h a t
a s s e s s m
e n t .
X
X
S e p -0 6
P o l i c y i s i n p l a c e b u t n e e d s s t i l l t o b e
d o c u m
e n t e d .
1 9 a
P o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s
s h o u l d e s t a b l i s h p e r f o r m a n c e
s t a n d a r d s f o r e f f e c t i v e b i l l i n g
a n d c o l l e c t i o n o f s e r v i c e s .
X
X
S e p -0 6
P o l i c y i s i n p l a c e b u t n e e d s s t i l l t o b e
d o c u m
e n t e d .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1 1
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
2 0
I n o r d e r t o i m p r o v e c o l l e c t i o n s t h e
D e p a r t m
e n t s h o u l d c o n s i d e r t h e
f o l l o w i n g :
* P r o v i d i n g f r o n t d e s k s t a f f w i t h
i n f o r m a t i o n o n t h e a m o u n t o w i n g s o
c l i e n t s c a n b e a s k e d i f t h e y c a n
m a k e a p a y m
e n t
* H a v i n g f r o n t d e s k s t a f f a n d
c l i n i c i a n s c o n f i r m c u r r e n t a d d r e s s e s
* H a v i n g t h e b i l l i n g s t a t e m
e n t s
i m p r o v e d s o t h a t i t s h o w s t h e a g e o f
t h e u n p a i d b a l a n c e .
* C o n s i d e r i n g w h e t h e r a c o l l e c t i o n
s e r v i c e s h o u l d b e u s e d f o r s o m
e
c l i e n t u n p a i d b a l a n c e s . T h e s e r v i c e
u s e d b y t h e S o l i d W a s t e D e p a r t m
e n t
i s v e r y e f f i c i e n t a n d d o e s n o t c o s t
a n y t h i n g t o t h e d e p a r t m
e n t .
* P r o v i d i n g m o r e e f f o r t o n i d e n t i f y i n g
w h y i n s u r a n c e h a s n o t p a i d t o
i m p r o v e c o l l e c t i o n e f f o r t s .
* O b t a i n i n g p r e -a u t h o r i z a t i o n f r o m
s o m
e i n s u r a n c e p r o v i d e r s .
* R e v i e w i n g i n s u r a n c e r e q u i r e m
e n t s
b e f o r e a d d i t i o n a l s e r v i c e s a r e
p e r f o r m
e d
* A s s i g n i n g a p p r o p r i a t e c l i n i c i a n s t o
p r o v i d e c a r e b a s e d o n t h e i r l i c e n s i n g
a n d c r e d e n t i a l s t o m a x i m i z e
c o l l e c t i o n w h e n p o s s i b l e .
* E s t a b l i s h p r o c e d u r e s f o r h a n d l i n g
i n s u f f i c i e n t f u n d c h e c k s .
X
X
M a n y o f t h e s e a r e b e i n g d o n e o r a r e
b e i n g c o n s i d e r e d .
2 1
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
h a v e c l i n i c i a n s p r o v i d i n g s e r v i c e s t o
M e d i c a r e c l i e n t s a n d w i t h
a p p r o p r i a t e l i c e n s i n g , b e r e q u i r e d t o
o b t a i n t h e i r M e d i c a r e p r o v i d e r
n u m
b e r .
X
X
W e w i l l b e r e v i s i t i n g w i t h s u p e r v i s o r s a n d
p r o g r a m m a n a g e r s .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
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R e c o m m
e n d a t i o n s
A
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D
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e
e
C
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m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
2 2
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
s u p p o r t a n d e n c o u r a g e u n l i c e n s e d
c l i n i c i a n s t o o b t a i n l i c e n s i n g a n d g e t
t h e i r M e d i c a r e p r o v i d e r n u m b e r .
X
X
W e w i l l b e r e v i s i t i n g w i t h s u p e r v i s o r s a n d
p r o g r a m m a n a g e r s .
2 3
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r a p r a c t i c e o f a s s i g n i n g
M e d i c a r e c l i e n t s t o t h e c l i n i c i a n s w i t h
M e d i c a r e p r o v i d e r n u m b e r s .
X
X
W e w i l l b e r e v i s i t i n g w i t h s u p e r v i s o r s a n d
p r o g r a m m a n a g e r s .
2 4
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r r e q u i r i n g c o n t r a c t e d
p s y c h i a t r i s t s a n d n u r s e p r a c t i t i o n e r s
o b t a i n M e d i c a r e p r o v i d e r n u m b e r s i f
t h e y a r e w o r k i n g f o r t h e C o u n t y .
X
C o n t r a c t e d p r o v i d e r s w o r k o d d s c h e d u l e s
a n d t h e d e p a r t m
e n t d o e s n o t w a n t t o
i m p a i r t h e i r p r i v a t e p r a c t i c e s . T h i s m i g h t
l i m i t t h e i r a c c e s s t o t a l e n t e d p r o f e s s i o n a l s . T h i s i s a t r a d e o f f a n d t h e y m a y l o s e s o m e M e d i c a r e r e v e n u e . R e s p o n s e i s a c c e p t a b l e .
2 5
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r i n c r e a s i n g t h e p r o d u c t i v i t y
s t a n d a r d i t n e e d s f r o m s t a f f t o
c o n f i g u r e o p e r a t i o n s . T h e
D e p a r t m
e n t s h o u l d b e m o r e i n v o l v e d
i n e s t a b l i s h i n g p e r f o r m a n c e
s t a n d a r d s f o r s t a f f a n d w h a t
c o n s t i t u t e c r e d i t a b l e h o u r s i n t h e
c a l c u l a t i o n o f p e r f o r m a n c e
s t a n d a r d s .
X
X
B e e n u s i n g G O B I (G r e a t e r O r e g o n
B e h a v i o r a l I n s t i t u t e ) t o p r o v i d e t r a i n i n g t o
c l i n i c a l s t a f f o n h o w t h e y m a y g e t b e t t e r
e n c o u n t e r p e r f o r m a n c e . W
e w i l l b e
h e a d i n g i n t h e d i r e c t i o n o f c e r t a i n
p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s .
2 6
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o c o n s i d e r e s t a b l i s h i n g
g u i d e l i n e s f o r t h e f r e q u e n c y o f
b i l l i n g s . S t a f f i n d i c a t e d t h e y w a n t e d
t o b i l l t w i c e a m o n t h . I f p a y m
e n t s
c a n b e p o s t e d a t t h e t i m
e t h e
e x p l a n a t i o n o f b e n e f i t s i s r e v i e w e d , i t
m i g h t s p e e d u p p r o c e s s i n g o f r e b i l l s
a n d s e c o n d a r y b i l l i n g s . T h i s m i g h t
o c c u r i f p a y m
e n t s a r e d e p o s i t e d i n a
s e p a r a t e p r o c e s s (a s r e c o m m
e n d e d
i n a p r i o r r e c o m m
e n d a t i o n )
X
X
B i l l i n g s a r e n o w b e i n g d o n e o n a
b i m o n t h l y b a s i s .
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e n d a t i o n s
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d
e
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w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
2 7
I t i s r e c o m m
e n d e d s t a f f d e v e l o p
p r o c e d u r e s t o p r o v i d e o v e r s i g h t o f
t h e D e p a r t m
e n t 's a c t i v i t i e s a s
m a i n t a i n e d i n t h e c o m p u t e r i z e d
b u s i n e s s s y s t e m
.
X
X
J a n -0 7
W e a r e w o r k i n g o n t h i s b u t i t h a s n o t
r e c e i v e d t h e a t t e n t i o n i t s h o u l d .
2 8
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t c o m p u t e r i z e d
r e p o r t s b e a v a i l a b l e b y s e l e c t a b l e
d a t e r a n g e s . S t a f f p a r t i c u l a r l y
w a n t e d t h e a b i l i t y t o l o o k a t s p e c i f i c
d a t e r a n g e s f o r p s y c h i a t r i s t s e r v i c e s
b y p r o g r a m c o d e .
X
X
2 9
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
s t r i v e t o h a v e d a t a i n t h e s y s t e m t o
r e p o r t o n i n t e r n a l
b e n c h m
a r k s /s t a n d a r d s f o r i t s
o p e r a t i o n s . T h e D e p a r t m
e n t m i g h t
c o n s i d e r a d d i n g t o t h e s y s t e m
m a n u a l d a t a g a t h e r e d f o r c e r t a i n
p e r f o r m a n c e r e p o r t s .
X
X
W o r k i s c o n t i n u i n g o n i d e n t i f y i n g
i n f o r m a t i o n a n d r e p o r t i n g p r o c e s s .
2 9 a
M a n a g e m
e n t s h o u l d r e c e i v e
m o n t h l y d a t a o f k e y o p e r a t i n g
d a t a a n d b e n c h m
a r k
p e r f o r m a n c e t o e v a l u a t e
o p e r a t i o n s . T h i s “s c o r e c a r d ”
a p p r o a c h c a n b e u s e f u l i n
e v a l u a t i n g k e y d a t a f o r i n t e r n a l
o p e r a t i o n s o n a m o n t h l y b a s i s .
X
X
N o c u r r e n t p r o c e s s t o a u t o m a t e , t h i s
m i g h t n e e d t o w a i t u n t i l n e w s o f t w a r e i s
a d d r e s s e d .
3 0
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o d e v e l o p c o l l e c t i o n
p r o c e d u r e s i d e n t i f y i n g t h e e x t e n t o f
c o l l e c t i o n e f f o r t s .
X
X
W e a r e w o r k i n g o n t h i s .
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e n d a t i o n s
A
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e
D
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s
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e
C
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m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
3 1
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t s t a f f
D e p a r t m
e n t s t a f f d e v e l o p e d s o m
e
c o m m o n c o d e s t o i d e n t i f y t h e m a i n
r e a s o n s w h y i n s u r a n c e a n d
c u s t o m
e r s d o n o t p a y . R e a s o n s
m i g h t i n c l u d e l a c k o f i n f o r m a t i o n ,
l o c a t i o n c o d e s , p r o v i d e r l i c e n s i n g ,
e t c ...
A d d i t i o n a l r e p o r t s n e e d t o b e
d e v e l o p e d t o m o n i t o r t h e r e a s o n s
p r o v i d e d f o r n o n -p a y m
e n t b y p a y o r .
S t a f f h a v e f o u n d c a l l i n g t h e
i n s u r a n c e p r o v i d e r s t o g e t a d d i t i o n a l
i n f o r m a t i o n h a s h e l p e d i n t h e i r
c o l l e c t i o n e f f o r t s .
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t w r i t e -o f f ’s b e
r e v i e w e d p e r i o d i c a l l y b y s u p e r v i s o r y
p e r s o n n e l
X
X
W e h a v e i d e n t i f i e d 1 3 d i f f e r e n t c o d e s a n d
r e p o r t s b y c a t e g o r y t o h e l p m o n i t o r
p a y m
e n t s a n d w r i t e -o f f s . T h e b u s i n e s s
m a n a g e r w i l l b e r e v i e w i n g t h e w r i t e -o f f s
o n a p e r i o d i c b a s i s .
3 2
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o d e v e l o p a
p e r f o r m a n c e s t a n d a r d (s u c h a s %
d i r e c t l y c h a r g e a b l e s e r v i c e s ) w i t h
p r o v i d e r s s o a d m i n i s t r a t i v e t i m
e c a n
b e k e p t t o a m i n i m u m . I t i s
r e c o m m
e n d e d f o r t h e D e p a r t m
e n t
w i t h i n t h e i r c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s
s y s t e m t o d e v e l o p r e p o r t s b y
p h y s i c i a n a n d n u r s e p r a c t i t i o n e r
c o v e r i n g t h o s e p e r f o r m a n c e
s t a n d a r d s . T h e r e p o r t s s h o u l d b e
d a t e s e n s i t i v e s o s e r v i c e h o u r s c o u l d
b e c o m
p a r e d t o b i l l i n g s b y t h o s e
s e r v i c e p r o v i d e r s .
X
X
S t a f f w i l l w o r k w i t h I T t o s e e h o w t h e s e
i m p r o v e m
e n t s c o u l d b e m a d e .
3 3
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
c o n s i d e r h a v i n g i m p r o v e m
e n t s m a d e
t o t h e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m
t o a l l o w m o r e e f f i c i e n t d a t a e n t r y f o r
t h e s e t y p e s o f c l a i m s .
X
X
S t a f f w i l l w o r k w i t h I T t o s e e h o w t h e s e
i m p r o v e m
e n t s c o u l d b e m a d e .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
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R e c o m m
e n d a t i o n s
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e
e
D
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s
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g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
3 4
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e P e r s o n n e l
D e p a r t m
e n t c o p y t h e D e p a r t m
e n t ’s
p a y r o l l s t a f f o n a n y p e r s o n n e l
c h a n g e s . W i t h i n t h e D e p a r t m
e n t , a s
c h a n g e s a r e a p p r o v e d , t h e s e s h o u l d
b e c o m m u n i c a t e d a n d c o p i e d t o t h e
p a y r o l l s t a f f . T h i s r e c o m m e n d a t i o n
w a s d i s c u s s e d w i t h t h e P e r s o n n e l
D e p a r t m
e n t w h o w i l l b e m a k i n g
e f f o r t s t o c o m m u n i c a t e c h a n g e s t o
t h e D e p a r t m
e n t ’s p a y r o l l s t a f f .
X
X
3 5
I t i s r e c o m m
e n d e d t h a t s t a f f p o s t a l l
p a y m
e n t s a n d a d j u s t m
e n t s b y
s e r v i c e l i n e . I n o r d e r t o m a k e
c u r r e n t r e p o r t s a c c u r a t e , s t a f f s h o u l d
r e v i e w o l d e r s e r v i c e s , i d e n t i f y t h e s e
u n b a l a n c e d s e r v i c e l i n e s , a n d m a k e
c o r r e c t i o n s .
X
X
S t a f f w i l l w o r k w i t h I T t o d e v e l o p a w a y t o
a d d r e s s t h e s e .
3 6
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
m a k e e f f o r t s t o i d e n t i f y o t h e r s e l f -p a y
c l i e n t s t h a t w e r e O H P s t a n d a r d a n d
r e c e i v e d b e n e f i t s a s o f 8 /1 /0 4 .
M o n i e s p a i d b y c l i e n t s w h e n s e r v i c e s
a r e c o v e r e d b y O H P w i l l n e e d t o b e
r e p a i d .
X
X
S t a f f b e l i e v e t h i s i s s u e h a s r e s o l v e d i t s e l f .
3 7
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
e s t a b l i s h p r o c e d u r e s t o f o l l o w -u p o n
c l i e n t i n s u r a n c e i n f o r m a t i o n t h a t i s
n o t a c q u i r e d o n t h e i r i n i t i a l v i s i t .
X
X
3 8
I t i s r e c o m m
e n d e d w h e n t h e s e
p r o g r a m s a r e d e v e l o p e d t h a t b e t t e r
p r o c e d u r e s b e i n p l a c e t o
a c c u m u l a t e s e r v i c e s p r o v i d e d b y
d a t e a n d b y p r o c e d u r e .
X
X
S o n o t e d .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1 6
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
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t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
3 9
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
d e t e r m i n e t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f
r e q u e s t i n g r e p a y m
e n t f r o m O H P
c l i e n t s o f “f l e x f u n d s ” r e c e i v e d f r o m
A B H A . I f i t i s n o t a p p r o p r i a t e , t h e
D e p a r t m
e n t s h o u l d n o t i f y t h e s e
c l i e n t s s o t h e r e w i l l b e n o
m i s u n d e r s t a n d i n g . I f t h e s e t r u l y a r e
l o a n s , t h e y s h o u l d b e a c c o u n t e d f o r
a n d m a n a g e d a s l o a n s .
X
X
S t a f f b e l i e v e s t r e a t m
e n t h a s b e e n
a p p r o p r i a t e , b u t t h e y w i l l n o t b e t r e a t i n g
t h e m
a s l o a n s .
4 0
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e C o u n t y ’s
P r o p e r t y a n d F a c i l i t y D i r e c t o r t o
f o l l o w -u p o n t h e r e c o v e r y o f t h e s e
m o n i e s f r o m t h e l e s s o r o f t h e
p r o p e r t y . I t i s r e c o m m
e n d e d t h e
D e p a r t m
e n t i n t h e i r l e a s e f i l e s u t i l i z e
a c o v e r s h e e t i d e n t i f y i n g s i g n i f i c a n t
i t e m
s t h a t n e e d t o b e r e s o l v e d
b e f o r e , d u r i n g o r a t t h e e n d o f t h e
l e a s e s u c h a s d e p o s i t s , p r e p a i d r e n t
a n d p r o p e r t y t a x e x e m
p t i o n s .
X
X
S o m
e o f t h e s e m
o n i e s w e r e c o l l e c t e d b y
a c t i o n s o f t h e l e g a l d e p a r t m
e n t . S t a f f a r e
w o r k i n g o n a c o v e r s h e e t t o l e a s e
c o n t r a c t s .
4 1
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
f u l f i l l a l l i n s u r a n c e r e q u i r e m
e n t s a s
r e q u i r e d b y l e g a l a n d f o l l o w t h e
p r o c e d u r e s a s o u t l i n e d b y R i s k
M a n a g e m
e n t . T h e i n s u r a n c e
c e r t i f i c a t e s o r o t h e r d o c u m
e n t a t i o n
s h o u l d b e m a i n t a i n e d i n t h e v e n d o r s ’
c o n t r a c t f i l e a n d t h e a s s o c i a t e d
r e n e w a l d a t e s , i f t h e c e r t i f i c a t e
e x p i r e s b e f o r e t h e e n d o f t h e
c o n t r a c t .
X
X
W e a r e u t i l i z i n g r i s k m
a n a g e m
e n t t o c l e a r
i n s u r a n c e r e q u i r e m
e n t s .
4 2
I t i s r e c o m m
e n d e d f o r t h e
D e p a r t m
e n t t o m o n i t o r t h e e x p i r a t i o n
d a t e s o f t h e i r c o n t r a c t s .
X
X
J a n -0 7
S t a f f w i l l b e l o o k i n g a t h o w t o s h a r e t h e s e
r e s p o n s i b i l i t i e s . B O C C d i d n o t f u n d
a d d i t i o n a l s t a f f i n g f o r t h e s e
r e s p o n s i b i l i t i e s .
F o l l o w -u p M H B u s i n e s s P r a c t i c e s R e p o r t #0 5 /0 6 -1 1 J u l y 2 0 0 6
P a g e 1 7
#
R e c o m m
e n d a t i o n s
A
g
r
e
e
D
i
s
a
g
r
e
e
C
o
m
p
l
e
t
e
d
U
n
d
e
r
w
a
y
P
l
a
n
n
e
d
E s t i m a t e d
o r
A c t u a l D a t e
o f
C o m
p l e t i o n
M H I m p l e m
e n t a t i o n C o m m
e n t s
I n t e r n a l A u d i t o r I m p l e m e n t a t i o n C o m m e n t s
4 3
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
r e v i e w w i t h t h e P r i v a c y O f f i c e r t h o s e
p o t e n t i a l s e r v i c e p r o v i d e r s c o u l d b e
c l a s s i f i e d a s b u s i n e s s a s s o c i a t e s f o r
H I P A A p u r p o s e s . T h e D e p a r t m
e n t
s h o u l d t h e n f o l l o w t h e P r i v a c y
O f f i c e r ’s g u i d a n c e a n d L e g a l
C o u n s e l i n o b t a i n i n g a p p r o p r i a t e
a g r e e m
e n t s t o a s s u r e H I P A A
c o m
p l i a n c e .
X
X
W e a r e n o t c l e a r w h i c h a g r e e m
e n t s a r e
b e i n g r e f e r r e d t o , W
e w i l l n e e d
c l a r i f i c a t i o n f r o m t h e P r i v a c y O f f i c e r .
4 4
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n
o f c o n t r a c t s b e i m p r o v e d .
X
X
J a n -0 7
S t a f f w i l l b e l o o k i n g a t h o w t o s h a r e t h e s e
r e s p o n s i b i l i t i e s . B O C C d i d n o t f u n d
a d d i t i o n a l s t a f f i n g f o r t h e s e
r e s p o n s i b i l i t i e s .
4 5
I t i s r e c o m m
e n d e d t h e D e p a r t m
e n t
v i s i t w i t h p r o v i d e r s , e s p e c i a l l y u n d e r
n e w c o n t r a c t a r r a n g e m
e n t s , n e a r t h e
b e g i n n i n g o f t h e c o n t r a c t t o m a k e
s u r e t h e w o r k i s b e i n g p e r f o r m
e d i n
a c c o r d a n c e w i t h t h e c o n t r a c t .
P o t e n t i a l a r e a s o f m o n i t o r i n g s h o u l d
b e i d e n t i f i e d i n a d v a n c e . P r o g r a m
s t a f f s h o u l d r e v i s i t t h e b i l l i n g s d o n e
b e f o r e a d d i t i o n a l m o n i e s a r e g r a n t e d
a n d p a i d .
X
X
W e a r e w o r k i n g o n p r o c e s s .
C o u n t
5 1
1
1 8
1 5
1 8
P e r c e n t a g e (%)
2 %
3 4 %
2 9 %
3 5 %