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HomeMy WebLinkAboutAssessor's Office Cash HandlingAs s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 As s e s s o r ’ s O f f i c e - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … …… … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … …… … … … … … … . . 1 - 4 3. R E S P O N S E 3. 1 . A s s e s s o r ’ s O f f i c e . . . . . … … … .. … … … .… … … … … …. … … … …..……....... 4-5 As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 Page 1 of 5 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r in g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e c a s h ha n d l i n g o f s e l e c t e d d e p a r t m e n t s w a s i d e n t i f i e d a s a p ro j e c t . T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s n o t y e t h a d a n au d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i d e n t i f i e d d e p a r t m e n t s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f a u d i t s o f ca s h h a n d l i n g . T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i n i t i a t e d t h e a u d i t b y r e q u e s t i n g a d d i t i o n a l g u i d a n c e o n t h e i r de v e l o p e d w r i t t e n p r o c e d u r e s f o r c a s h h a n d l i n g a s r e q u ir e d b y C o u n t y p o l i c y . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . “ C a s h ” i n c l u d e s t h e f o l l o w i n g : c u r r e n c y (p a p e r m o n e y a n d c o i n ) , c h e c k s , c r e d i t c a r d s l i p s , m o n e y o r d er s , t r a v e l e r s c h e c k s , a n d b a n k d r a f t s , e t c . . . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e i n p l a c e d u r i n g th e o b s e r v a t i o n s p e r f o r m e d i n J u n e 2 0 0 7 . T h e r e w e r e n o o f f s i t e c a s h h a n d l i n g a c t i v i t i e s i d e n t i f i e d . T h e As s e s s o r ’ s O f f i c e d o e s n o t r e c e i v e t h a t m u c h m o n e y o v e r i ts c o u n t e r c o m p a r e d t o o t h e r C o u n t y De p a r t m e n t s . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a ll a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 Page 2 of 5 de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . No t e w o r t h y a c c o m p l i s h m e n t : T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s m o v e d v e r y q u i c k l y t o r e s p o n d t o these re c o m m e n d a t i o n s . A l l o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s h a v e b e e n im p l e m e n t e d a s o f t h e i s s u a n c e o f t h e a u d i t re p o r t . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . So m e A s s e s s o r ’ s O f f i c e s t a f f a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e a s s e s s m e nt , c o l l e c t i o n , a n d t h e d e p o s i t o f c e r t a i n mo n i e s w h e r e a p p l i c a t i o n s a r e m a d e . T h e p a y m e n t s c o m e i n s p o r a d i c a l l y . F r o n t o f f i c e s t a f f g e n e r a l l y ha n d l e t h e s e p a y m e n t s a s t h e y c o m e i n , b u t t h e y d o n o t re c e i p t o r t r a c k t h e s e m o n i e s . T h e m o n i e s a r e pa s s e d o n t o t h e r e s p o n s i b l e s t a f f w i t h o u t a n y r e c o r d . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g fu n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i ng , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . In s o m e c a s e s , m o n i e s r e c e i v e d w i t h a n a p p l i c a t i o n a r e r et u r n e d w i t h a n u n a c c e p t a b l e / d e n i e d a p p l i c a t i o n . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e s t a f f h a n d l i n g t h e s e p a y m e n t s h a d n o t i d e n t i f i e d a n y i s s u e w i t h h a n d l i n g o f t h e s e mo n i e s , b u t w e l c o m e d s u g g e s t i o n s t o b e t t e r p r o v i d e o v e r s i gh t o f t h e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b y t h e A s s e s s or ’ s O f f i c e b e r e c e i p t e d b y f r o n t d e s k s t a f f . Th e s e m o n i e s w i l l g e n e r a l l y b e i n c l u d e d i n t h e d a y ’ s d e p o s i t s . I f t h e a c c e p t a n c e o f t h e f e e i s i n qu e s t i o n , t h e m o n i e s m a y b e h e l d a n d s e c u r e d u n t i l th e a p p r o p r i a t e s t a f f h a v e m a d e a de t e r m i n a t i o n . A n y h e l d c h e c k s s h o u l d b e c l e a r l y s ho w n a n d f o l l o w e d u p o n i n t h e r e c o n c i l a i t o n of d a i l y d e p o s i t s . As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 Page 3 of 5 Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n um b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : C o n s i s t e n t l y d e p o s i t w i t h i n 2 4 h o u r s a l l c o u n t y m o n i e s re c e i v e d i n a c c o r d a n c e w i t h C o u n t y P o l i c y #1 9 9 9 - 0 7 5 . Th e O f f i c e h a s h a d a p r a c t i c e o f h o l d i n g o n t o d e p o s i t s u n ti l t h e y r e a c h o r e x c e e d $ 2 5 . W r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s r e c e i v e d d i d n o t s u f f i ci e n t l y c o v e r s t a f f p r o c e d u r e s . S u p e r v i s o r y s t a f f s h o u l d m o n i t o r a n d m a i n t a i n a l o g of a l l r e c e i p t b o o k s . T h e l o g s h o u l d i n d i c a t e t h a t th e r e c e i p t b o o k s a r e i s s u e d i n s e q u e n c e a n d t h e d a t e o f i s s u a n c e . C a s h o v e r a n d s h o r t s a r e n o t b e i n g r e p o r t e d t o C o u n t y F i n a n c e i n a c c o r d a n c e w i t h C o u n t y P o l i c y #2 0 0 3 - 1 0 5 . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to ha n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h av e i m p l e m e n t e d m a n y o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e d e v e l o p c o m pr e h e n s i v e w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g t h e i r c a s h - h a n d l i n g e n v i r o n m e n t a n d t h e we a k n e s s e s n o t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e d e v e l o p a p ro c e s s t o m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s . T h e Of f i c e s h o u l d h a v e e s t a b l i s h e d p r o c e d u r e s f o r w h e n st a f f r e s p o n s i b l e f o r t h e d e p o s i t a r e n o t i n . It i s r e c o m m e n d e d o n c e d e p o s i t s a r e t h e r e s p o n s i b i l it y o f t h e f r o n t d e s k s t a f f t h a t s u p e r v i s o r y s t a f f pe r f o r m a p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n r e c e i p t s an d a m o u n t s d e p o s i t e d . Ca s h o n h a n d d i f f e r s f r o m a u t h o r i z a t i o n s Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s a m i n o r a m o u n t o f c h a n g e c a s h a n d n o C o u n t y r e s o l u t i o n c o u l d b e l o c a t e d in d i c a t i n g t h e s e m o n i e s h a d b e e n p r o p e r l y a u t h o r i z e d . Th e C o u n t y h a s b e e n r e q u i r i n g d e p a r t m e n t s t o r e q u e s t au t h o r i z a t i o n f o r t h e i r c a s h n e e d s b y r e s o l u t i o n . As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 Page 4 of 5 In t h e a b s e n c e o f u p - t o - d a t e r e s o l u t i o n s , c a s h m a y n o t be a d e q u a t e l y a c c o u n t e d f o r a n d m o n i t o r e d . Th e A s s e s s o r ’ s O f f i c e h a s h a d c h a n g e m o n i e s f o r s o m e t i m e a nd n e v e r q u e s t i o n e d w h e t h e r a r e s o l u t i o n wa s r e q u i r e d t o d o c u m e n t t h e s e m o n i e s . T h e a m o u n t o f c h a n g e m o n i e s h a s b e e n s u f f i c i e n t . It i s r e c o m m e n d e d t h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e o b t a i n a r e so l u t i o n t o d o c u m e n t a n d s u p p o r t t h e i r c h a n g e fu n d s . 3. R E S P O N S E As s e s s o r ’ s O f f i c e As s e s s o r ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 3 A u g u s t 2 0 0 7 Page 5 of 5 As s e s s o r ’ s O f f i c e (c o n t i n u e d ) No t e : T h e A s s e s s o r ’ s O f f i c e p r o v i d e d a n u p d a t e d c o p y o f t h e i r Ca s h H a n d l i n g P o l i c y a n d P r o c e d u r e s (e f f e c t i v e 7 / 1 / 0 7 ) t h a t h a s a d d r e s s e d m a n y o f t h e r ec o m m e n d a t i o n s . I t i s a n t i c i p a t e d o n c e t h e y h a v e ad d r e s s e d t h e c a s h r e s o l u t i o n ( c u r r e n t l y i n p r o c e s s ) t h e y w i l l h a v e c o m p l e t e l y i m p l e m e n t e d t h e re c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e r e p o r t . {E n d o f R e p o r t }