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HomeMy WebLinkAboutCash handling reportJu v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Ju v e n i l e D e p a r t m e n t - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … ………………….. 1-4 3. R E S P O N S E Ju v e n i l e D e p a r t m e n t . . . . . . . . . . . . . . … . … … … … .. … … … … … … … … … ..…………... 4-5 Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Page 1 of 4 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y in t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r i n g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e Ju v e n i l e D e p a r t m e n t w a s i d e n t i f i e d a s n o t y e t h a v i n g a n a u d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r id e n t i f i e d d e p a r t m e n t s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f a u di t s o f c a s h h a n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e J u v e n i l e D e p a r t m e n t i n p l a c e du r i n g t h e o b s e r v a t i o n s p e r f o r m e d i n M a r c h 2 0 0 7 . T h e R e d m o n d a n d L a P i n e a c t i v i t i e s w e r e n o t v i s i t e d bu t r e v i e w e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h t h e a d m i n i s t r a t i v e su p e r v i s o r . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t in c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , a n d R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Page 2 of 5 Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Se v e r a l a d m i n i s t r a t i v e s t a f f p o s i t i o n s i n t h e m a i n o f f i ce a r e r e s p o n s i b l e f o r t h e b i l l i n g , c o l l e c t i o n , ac c o u n t i n g , a n d ( i n o n e c a s e ) t h e d e p o s i t o f m o n i e s r e c e i v ed f o r r e n t o r o t h e r s e r v i c e s . F r o n t o f f i c e st a f f d o n o t r e c e i p t o r t r a c k t h e s e m o n i e s . T h e r e i s s o me o v e r s i g h t b y F i n a n c e , b u t d i r e c t s u p e r v i s i o n co u l d b e i m p r o v e d . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e fo l l o w i n g f u n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f h a n d l i n g t h e s e p a y m e n t s i n d i c a t e d t h e y w o u l d w e l c o m e a d d i t i o n a l o v e r s i g h t i n t h e pr o c e s s . It i s r e c o m m e n d e d a l l C o u n t y m o n i e s r e c e i v e d a t t h e m a i n o f f i c e b e i n i t i a l l y r e c e i p t e d b y f r o n t of f i c e s t a f f b e f o r e t h e m o n i e s a r e h a n d e d o f f t o o t he r p e r s o n n e l . It i s r e c o m m e n d e d a s u p e r v i s o r p e r f o r m a p e r i o d i c r ec o n c i l i a t i o n b e t w e e n C o u n t y r e c e i p t s a n d mo n i e s d e p o s i t e d . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n um b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : C o n s i s t e n t l y u t i l i z e p r e - n u m b e r e d r e c e i p t b o o k s p r e - p r i nt e d w i t h t h e d e p a r t m e n t n a m e a t a l l lo c a t i o n s . C o n s i s t e n t l y s e c u r e m o n i e s r e c e i v e d u n t i l t h e y a r e d e p o si t e d . C o n s i s t e n t l y e n d o r s e a l l C o u n t y m o n e t a r y i n s t r u m e n t s i m me d i a t e l y o n r e c e i p t . C o n s i s t e n t l y d e p o s i t w i t h i n 2 4 h o u r s a l l C o u n t y m o n i e s re c e i v e d . Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Page 3 of 5 (C o u n t y m o n i e s a r e d e p o s i t e d r o u t i n e l y o n W e d n e s d a y s a n d F r i d a y s . ) D e v e l o p w r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s i n a l i g n m e n t w i t h C o u n t y p o l i c y . D e v e l o p a n d p e r i o d i c a l l y p e r f o r m r e c o n c i l i a t i o n b e t w e en C o u n t y r e c e i p t s a n d a c c o u n t i n g . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to h a n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h av e i m p l e m e n t e d s o m e o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p w r i t t e n p o li c i e s a n d p r o c e d u r e s a d d r e s s i n g t h e i r ca s h - h a n d l i n g e n v i r o n m e n t a n d t h e w e a k n e s s e s n o t e d ab o v e . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t o b t a i n u n i f o r m p r e -n u m b e r e d r e c e i p t b o o k s f o r s t a f f t o u s e . Th e y s h o u l d m o n i t o r t h e r e c e i p t n u m b e r i n g o f t h e b o ok s a n d s e c u r e a n y u n u s e d r e c e i p t b o o k s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s . T h e De p a r t m e n t s h o u l d h a v e c o n t i n g e n c i e s e s t a b l i s h e d f o r w h e n s t a f f r e s p o n s i b l e f o r t h e d e p o s i t ar e n o t i n . T h e D e p a r t m e n t m a y i n v e s t i g a t e s h a r i n g t h e b a n k d e p o s i t d u t i e s w i t h n e a r b y de p a r t m e n t s ( S h e r i f f a n d A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n ) an d c o u l d p l a c e t h e i r m o n i e s i n t a m p e r p r o o f ba n k b a g s t o s e c u r e t h e m . Bi l l i n g a n d c o l l e c t i o n c o u l d b e m o r e e f f i c i e n t l y h a nd l e d . St a f f r e s p o n s i b l e f o r b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n o f r e n t s a n d o t h e r s e r v i c e s u t i l i z e v a r i o u s s p r e a d s h e e t s a n d ma n u a l p r o c e s s e s t o m o n i t o r a n d o v e r s e e t h e s e f u n c t i o n s . Co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s o f t w a r e m o r e e f f i c i e n t l y h a n d l es b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n f u n c t i o n s . I t c a n pr o v i d e e x t e n s i v e r e p o r t i n g , s u p e r v i s o r y r e v i e w , a u d i t t r a i l s , a n d m u l t i p l e u s e r a c c e s s . Th e m a n u a l m e t h o d s b e i n g u t i l i z e d a r e r e l a t i v e l y i n e ff i c i e n t a n d s t a f f c a n n o t e a s i l y a c c u m u l a t e in f o r m a t i o n o n a l l o f t h e i r b i l l i n g s b e i n g p e r f o r m e d a s w o u l d b e a v a i l a b l e i n a c o m p u t e r i z e d s y s t e m . St a f f h a v e n o t a s k e d f o r a s s i s t a n c e i n t h i s a r e a a n d h a v e b e e n c r e a t i n g m a n u a l s y s t e m s t o h a n d l e t h e ac t i v i t y . Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Page 4 of 5 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r u t i l i z i n g co m p u t e r i z e d a c c o u n t i n g s o f t w a r e t o ha n d l e t h e s e b i l l i n g t a s k s . Th i s w o u l d i n c l u d e e x p l o r i n g w h e t h e r t h e C o u n t y ’ s H T E s o ft w a r e w o u l d w o r k f o r t h e m . T h e r e a r e a l s o pr o g r a m s l i k e Q u i c k B o o k s a n d Q u i c k B o o k s O n l i n e t h a t a r e r e l a ti v e l y i n e x p e n s i v e a n d h a v e e x t e n s i v e fe a t u r e s . S o m e o t h e r C o u n t y d e p a r t m e n t s u t i l i z e Q u i c k B o o ks a n d s o m e s t a f f w i t h i n t h e J u v e n i l e de p a r t m e n t h a s i n d i c a t e d t h e y h a v e e x p e r i e n c e w i t h t h e s o ft w a r e . I f H T E i s n o t u t i l i z e d , i t i s re c o m m e n d e d f o r p u r c h a s e s o f f i n a n c i a l s o f t w a r e t o b e c l ea r e d t h r o u g h F i n a n c e a n d I T . 3. R E S P O N S E Ju v e n i l e De p a r t m e n t De s c h u t e s C o u n t y J u v e n i l e C o m m u n i t y J u s t i c e Re s p o n s e t o I n t e r n a l A u d i t o f C a s h H a n d l i n g P r a c t i c e s Re p o r t D a t e d A p r i l 2 0 0 7 Se g r e g a t i o n o f D u t i e s : As o f M o n d a y , A p r i l 9 th a l l m o n i e s r e c e i v e d t h r o u g h t h e m a i n o f f i c e a r e r e c e i p t e d b y F r o n t O f f i c e s taff. This includes re s t i t u t i o n p a y m e n t s , r e n t c h e c k s f r o m c o m m u n i t y p a r t n e r s , g r a n t f u n d s , a n d p a y m e n t s f r o m o u t s i d e c o u n t i e s f o r lo d g i n g o f y o u t h i n t h e R e s o u r c e C e n t e r . Th e r e a r e t w o a r e a s w h i c h w e a c c e p t p a y m e n t a s a s e r v i c e t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s o f f i c e a n d v i c t i m s o f c r i m e : VO M P ( V i c t i m O f f e n d e r M e d i a t i o n P r o g r a m ) a n d M A B ( M e r c h a n t A c c o u n t a b i li t y B o a r d ) . T h e s e m o n i e s a r e m e r e l y “p a s s t h r o u g h ” f u n d s f r o m o f f e n d e r t o v i c t i m . W e w i l l b e c o n s i d e r i n g o p t i o n s s u c h a s a s ep a r a t e r e c e i p t b o o k t o t r a c k th e s e f u n d s . H o w e v e r , r e c o n c i l i a t i o n i s a c h a l l e n g e a s t h e s e f u n d s a r e n o t d e p o s i t e d t o t h e C o u n t y s y s t e m , b u t a r e do c u m e n t e d a n d t h e n s e n t t o t h e v i c t i m . Re g a r d i n g t h e r e c o m m e n d a t i o n t h a t t h e s u p e r v i s o r p e r f o r m p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i on b e t w e e n r e c e i p t s a n d a m o u n t s de p o s i t e d – T h e A d m i n i s t r a t i v e S u p e r v i s o r w i l l b e e x p l o r i n g ( i n c o n s u l t a t i o n w i t h D a v e G iv a n s a n d p o s s i b l y t h e Fi n a n c e D e p a r t m e n t s t a f f ) m e t h o d s t o a c c o m p l i s h t h i s t a s k . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s : As o f t h i s d a t e ( A p r i l 1 2 , 2 0 0 7 ) a l l s t a f f ( i n c l u d i n g o u t r e a c h a n d o f f - s i t e s t a f f ) a re u t i l i z i n g p r e - n u m b e r e d receipt bo o k s . F r o n t O f f i c e s t a f f c u r r e n t l y u s e p r e - p r i n t e d b o o k s , a n d w i t h i n t h e n e x t m o n t h a l l o u t r e a c h a n d o f f - s i t e s t a f f w i l l us e t h e s a m e . Ju v e n i l e D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 9 A p r i l 2 0 0 7 Page 5 of 5 Mo n i e s r e c e i v e d a t t h e m a i n o f f i c e a r e c u r r e n t l y b e i n g r e c e i p t e d , e n d o r s e m en t s t a m p e d ( w e h a v e a c q u i r e d a n ad d i t i o n a l s t a m p s i n c e t h e a u d i t ) , a n d p l a c e d i n a s e c u r e c a s h b o x u n t i l t h e y a r e d e p o s i t e d. T h e e x c e p t i o n t o t h i s pr o c e d u r e i s m o n i e s t h a t a r e t o b e d e p o s i t e d t o t h e S t a t e c o u r t s y s t e m a r e n o t e n d o r s em e n t s t a m p e d , b u t a r e p l a c e d un d e r t h e s a m e s e c u r i t y u n t i l d e p o s i t . We a r e c u r r e n t l y m a k i n g d e p o s i t s t o F i n a n c e o n a d a i l y b a s i s . W e a r e e x p l o r i ng t h e p o s s i b i l i t y o f u t i l i z i n g s e a l a b l e mo n e y b a g s a n d c o o r d i n a t i n g t r i p s t o F i n a n c e w i t h A d u l t P & P t o c u t d o w n o n s t a f f t i m e . Cu r r e n t l y w e h a v e w r i t t e n p r o c e d u r e s o n h o w t o e n t e r r e s t i t u t i o n p a y m e n t s i n t o t h e C o u n t y’ s A c c u t e r m s y s t e m . T h e Ad m i n i s t r a t i v e S u p e r v i s o r w i l l e n s u r e t h a t t h e s e p r o c e d u r e s a r e u p d a t e d t o i n c l u d e d o c um e n t a t i o n f o r h o w c a s h i s re c e i p t e d m a n u a l l y , c r e d i t e d t o J J I S ( J u v e n i l e J u s t i c e I n f o r m a t i o n S y s t e m ), a n d d e p o s i t e d . T h e p r o c e d u r e s w i l l r e f l e c t a m o r e c o m p l e t e p i c t u r e o f o u r c a s h h a n d l i n g p r o c e s s . Re c o n c i l i a t i o n w a s a d d r e s s e d i n t h e p r e v i o u s s e c t i o n . I t s h o u l d b e n o t e d t h a t t h e d e p a r t m e nt h a s n e v e r h a d a “ B u s i n e s s Ma n a g e r ” p o s i t i o n . Bi l l i n g a n d c o l l e c t i o n c o u l d b e m o r e e f f i c i e n t l y h a n d l e d : Th e A d m i n i s t r a t i v e S u p e r v i s o r a n d t h e A c c o u n t i n g C l e r k h a v e s e t a m e e t i n g o n A p r i l 2 0 th t o m e e t w i t h C h e r y l C i r c l e of t h e C o u n t y F i n a n c e D e p a r t m e n t r e g a r d i n g u t i l i z i n g t h e A R c o m p o n e n t o f t h e H T E s ys t e m f o r b i l l i n g a n d c o l l e c t i o n fu n c t i o n s . I f t h i s p r o v e s t o b e a n u n f e a s i b l e o p t i o n , w e w i l l l o o k i n t o a c q u i r i n g Q u i c k B o o k s s o f t w are for this purpose. {E n d o f R e p o r t }