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HomeMy WebLinkAboutCounty Administration Cash HandlingCo u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 2 - 3 3. R E S P O N S E 3. 1 . C o u n t y a d m i n i s t r a t i o n . . . … . … … … … .. … … … … … … … … … ..……………... 3 Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 Page 1 of 3 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y in t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r i n g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n ( A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s a n d B O C C ) w a s i d e n t i f i e d a s n o t y e t h a v i n g a n a u d i t o f th e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i d e n t i f i e d d e p a r t m e nt s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f a u d i t s o f c a s h ha n d l i n g . Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n , u n l i k e m a n y o f t h e C o u n t y d e p a rt m e n t s , d o e s n o t r o u t i n e l y c o l l e c t f e e s f o r se r v i c e s . M o n i e s a r e g e n e r a l l y s m a l l e r a m o u n t s a n d c o m e i n s p o r a d i c a l l y . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s a n d t h e BO C C . P r o p e r t y m a n a g e m e n t w a s e x c l u d e d s i n c e t h e y w i l l b e r e v i e w e d i n c o o r d i n a t i o n w i t h b u i l d i n g se r v i c e s ( 0 7 / 0 8 ) . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d a n d lo o k e d a t p r o c e d u r e s i n p l a c e d u r i n g t h e o b s e r v a t i o n s p er f o r m e d i n F e b r u a r y 2 0 0 7 . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , I n t e r v i e w i n g a s s o c i a t e d C o u n t y s t a f f , R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 Page 2 of 3 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a n y n o t b e a l l - in c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . On e s t a f f p e r s o n w a s i d e n t i f i e d a s r e c e i v i n g m o n i e s d i r e ct l y f r o m a d m i n i s t r a t i v e s t a f f w i t h o u t t h e m o n i e s be i n g r e c e i p t e d . T h e s e m o n i e s h a v e b e e n f o r g r a n t m o ni e s f o r w h i c h t h e s t a f f p e r s o n h a s b e e n in t e g r a l l y i n v o l v e d . T h i s s t a f f p e r s o n ’ s a c t i v i t i e s a r e no t o v e r s e e n d i r e c t l y b y o t h e r s . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e fo l l o w i n g f u n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e s t a f f p e r s o n a g r e e s f r o n t o f f i c e s t a f f s h o u l d h a n d l e t h e s e m o n i e s a n d i t w a s a n o v e r s i g h t t o h a v e th e s e m o n i e s t u r n e d o v e r t o t h e m w i t h o u t b e i n g r e c e i p t ed . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b e r e c e i p t e d by f r o n t o f f i c e s t a f f . I n i n s t a n c e s w h e r e ot h e r s t a f f n e e d t h e r e c e i p t i n f o r m a t i o n , t h e y s h o u ld b e p r o v i d e d a c o p y o f t h e c h e c k . F r o n t of f i c e s t a f f s h o u l d b e p r o v i d e d a c c o u n t i n g i n s t r u c t io n s b y o t h e r s t a f f i n a d v a n c e o f r e c e i p t o f mo n i e s . I n a n y c a s e , d e p o s i t s s h o u l d n o t b e d e l a y ed f o r a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n o r a v a i l a b i l i t y of o t h e r s t a f f . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n um b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e Co u n t y A d m i n i s t r a t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 4 March 2007 Page 3 of 3 fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : S e c u r e p e t t y c a s h w h e n n o t i n u s e . S e c u r e r e c e i p t s u n t i l t h e y a r e d e p o s i t e d . D e v e l o p w r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s i n a l i g n m e n t w i t h C o u n t y p o l i c y . R e s t r i c t i v e l y e n d o r s e m o n e t a r y i n s t r u m e n t s i m m e d i a t e l y o n r e c e i p t . D e p o s i t a l l m o n i e s r e c e i v e d w i t h t h e F i n a n c e D e p a r t m e nt w i t h i n 2 4 h o u r s . R e c e i p t a l l m o n i e s t h a t a r e r e c e i v e d . W h e n F i n a n c e r e ce i p t s a r e r e c e i v e d , t h e y s h o u l d n o t e t h e re c e i p t n u m b e r o n t h e o r i g i n a l p a p e r r e c e i p t . P e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n r e c e i p t s a n d a c c o u n t i n g . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to h a n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h av e i m p l e m e n t e d s o m e o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A d m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s m a n a ge m e n t a s s i s t t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f de v e l o p w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a d d r e s s i n g th e i r e n v i r o n m e n t . T h e y s h o u l d a d d r e s s i n th o s e p r o c e d u r e s t h e w e a k n e s s e s n o t e d . 3. R E S P O N S E Co u n t y Ad m i n i s t r a t i o n Fr o m : S u s a n R o s s Se n t : S u n d a y , M a r c h 1 8 , 2 0 0 7 3 : 4 6 P M To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : R E : r e p o r t As I h a v e i n d i c a t e d i n p r e v i o u s e m a i l s , I a g r e e w i t h t h e r e p o r t a n d w i l l i m p l e m e n t t h e r e c o m m e n d e d ch a n g e s . Su s a n R o s s De s c h u t e s C o u n t y P r o p e r t y & F a c i l i t i e s D i r e c t o r {E n d o f R e p o r t }