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HomeMy WebLinkAboutFollow-up - COVA report on SpendingFo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u st 2007 FO L L O W - U P R E P O R T Ce n t r a l O r e g o n V i s i t o r ’ s A s s o c i a t i o n ( C O V A ) – Re p o r t o n S p e n d i n g ( I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 i s s u e d N o v e m b e r 2 0 06 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St, Suite 200 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 davidg@co.deschutes.or.us Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … … 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … …… … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … ….... 2 3. A P P E N D I X – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n s - W o r k p l a n ( S t a t u s up d a t e d a s o f A u g u s t 2 0 0 7 ) . . . … … … . … . … … … … …… … … . . . … . . … 3 - 6 Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r wi t h i n n i n e m o n t h s o f t h e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t ee ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s r e c o m m e n d a t i o n s . T h e follow-up oc c u r r e d a s s c h e d u l e d . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e C O V A a u d i t re p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a l l p e r t i n e n t r e c o m m e n d a t i o n s ma d e i n t h e o r i g i n a l in t e r n a l a u d i t r e p o r t ( # 0 6 / 0 7 - 1 ) c o v e r i n g t h e r e p o r t o n s p e n d i n g ( i s s u e d No v e m b e r 2 0 0 6 ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y A l a n a A u d e t t e , CO V A ’ s C E O , a n d D a v e K a n n e r , C o u n t y A d m i n i s t r a t o r . I n c a s e s w h e r e t h e re c o m m e n d a t i o n s h a d n o t b e e n i m p l e m e n t e d , t h e s e w e r e no t e d a n d t h e ex p l a n a t i o n . T h e f o l l o w - u p i s , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y th o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y ve r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g St a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s were not fo l l o w e d . Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p Re s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? W e f o l l o w e d u p o n 1 7 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p or t . Figure I provides a br e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e r e co m m e n d a t i o n s we r e m a d e t o t h e C o u n t y a n d t o C O V A . E a c h h a s m a d e s i g n i f i c a n t p r o g r e s s i n re s p o n d i n g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . A l l b u t o n e re c o m m e n d a t i o n w a s i m p l e m e n t e d . T h e o n e o u t s t a n d i n g r ec o m m e n d a t i o n w a s mo r e o f a s u g g e s t i o n t o d e v e l o p p e r f o r m a n c e m e a s u r e s a n d a c o s t b e n e f i t s an a l y s i s a s a w a y t o b e t t e r l i n k t h e s p e n d i n g o f t h e r o om t a x e s w i t h r o o m t a x re v e n u e s . T h e C o u n t y h a s i n d i c a t e d t h e y w i l l b e l o o k i n g i n t o t h i s i n t h e f u t u r e . No f u r t h e r f o l l o w - u p is r e c o m m e n d e d . Se e t h e Ap p e n d i x f o r t h e u p d a t e d w o r k p l a n , w h i c h o u t l i n e s C O V A ’ s a n d C o unty Ad m i n i s t r a t i o n ’ s r e s p o n s e s a n d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s . Co m p l e t e d 94 % Un d e r w a y 6% Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 3 3. A P P E N D I X Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n an d S t a t u s ( a s o f 8 / 6 / 0 7 ) Fr o m : A l a n a A u d e t t e Se n t : T u e s d a y , A u g u s t 7 , 2 0 0 7 To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : U p d a t e C O V A W o r k p l a n He l l o D a v i d , I h a v e a t t a c h e d t h e u p d a t e d a n d c o m p l e t e d r e s p o n s e to y o u r A u d i t R e c o m m e n d a t i o n s W o r k p l a n f o r C O V A . C OVA ha s c o m p l i e d a n d / o r i m p l e m e n t e d e a c h d i r e c t i v e r e c e iv e d a s a r e s u l t o f t h e i n t e r n a l a u d i t . I h a v e i n c luded co m m e n t , w h e r e a p p r o p r i a t e , i n y o u r s p r e a d s h e e t f o r ma t . P l e a s e l e t m e k n o w i f y o u n e e d a n y a d d i t i o n a l in f o r m a t i o n p r i o r t o y o u r A u g u s t 1 6 , t i m e l i n e . Th a n k s ! A l a n a Al a n a A u d e t t e Pr e s i d e n t & C E O Ce n t r a l O r e g o n V i s i t o r s A s s o c i a t i o n 66 1 S W P o w e r h o u s e D r i v e , S t e . 1 3 0 1 Be n d , O R 9 7 7 0 2 ph : 8 0 0 . 8 0 0 . 8 3 3 4 fa x : 5 4 1 . 3 8 5 . 9 4 8 7 ww w . V i s i t C e n t r a l O r e g o n . c o m Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 4 AU D I T R E C O M M E N D A T I O N S - W O R K P L A N ( S t a t u s u p d a t e d a s o f A u g u s t 2 0 0 7 ) Co u n t y CO V A A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s - C O V A a n d C o u n t y Administrator X X Co m p l e t e d & on g o i n g CO V A m a y w a n t t o c o n s i d e r a w a y t o s a f e g u a r d t h e i r ac c o u n t i n g a n d f i n a n c i a l r e c o r d s t o c o m p l y w i t h ap p r o p r i a t e r e c o r d r e t e n t i o n r e q u i r e m e n t s X X Co m p l e t e d & on g o i n g X X Co m p l e t e d & on g o i n g Re c o r d s a r e k e p t b y d a t e a n d f u n c t i o n a n d a r e hi g h l y o r g a n i z e d . X X Co m p l e t e d & on g o i n g Th e C o u n t y n o w h a s a r e q u i r e m e n t i n t h e co n t r a c t a n d C O V A i n d i c a t e s c o m p l i a n c e . X X C o m p l e t e d 1 / 0 7 CO V A h a s i n d i c a t e d t h e y h a v e i m p l e m e n t e d cl e a r s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d i n t e r n a l co n t r o l s . X X C o m p l e t e d 1 / 0 7 CO V A h a s r e v i s e d a n d u p d a t e d t h e w r i t t e n ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s w i t h t h e re c o m m e n d a t i o n s f r o m D e s c h u t e s C o u n t y . X X C o m p l e t e d 7 / 0 7 Ov e r s i g h t o f t h i s a g r e e m e n t r e s t s w i t h Ad m i n i s t r a t i v e S e r v i c e s . X X C o m p l e t e d 7 / 0 7 CO V A a n d t h e C o u n t y n o w o p e r a t e u n d e r a wr i t t e n g r a n t a g r e e m e n t / c o n t r a c t . X X C o m p l e t e d 1 / 0 7 CO V A h a s d e v e l o p e d a w r i t t e n t r a v e l a n d en t e r t a i n m e n t p o l i c y . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s # 0 6 0 7 - 1 C O V A It i s r e c o m m e n d e d t h a t a l l e x p e n d i t u r e s u p p o r t b e r et a i n e d f o r n o le s s t h a n t h r e e y e a r s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h y e a r . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y e s t a b l i s h a w r i t t e n g r an t a g r e e m e n t wi t h C O V A . It i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n d e v e l o p a n a p p r o pr i a t e t r a v e l , me a l s , a n d e n t e r t a i n m e n t p o l i c y t o s u p p o r t a n d c o n t ro l t h e s e t y p e s o f ex p e n d i t u r e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y i n c l u d e a c o n t r a c t r e q ui r e m e n t t h a t a l l CO V A a c c o u n t i n g a n d b u s i n e s s r e c o r d s b e r e t a i n e d f o r n o l e s s t h a n th r e e y e a r s a f t e r t h e c l o s e o f e a c h c o n t r a c t y e a r . It i s r e c o m m e n d e d t h a t C O V A a s s e s s t h e i r n e e d s t o s eg r e g a t e ac c o u n t i n g d u t i e s a n d i m p r o v e i n t e r n a l c o n t r o l p r o c ed u r e s f o r t h e i r op e r a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n d e v e l o p a t a i l o r ed s e t o f w r i t t e n ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s f o r t h e i r o r g a n i za t i o n . Th e C o u n t y s h o u l d i d e n t i f y a d e p a r t m e n t t h a t s h o u l d t a k e o w n e r s h i p of t h i s g r a n t a g r e e m e n t a n d i t s o v e r s i g h t . Al l r e c o r d s s h o u l d b e o r g a n i z e d i n s u c h a m a n n e r s o t h e y m a y b e la t e r l o c a t e d . CO V A c o n c u r s w i t h t h e C o u n t y re c o m m e n d a t i o n a n d w i l l c o m p l y w i t h t h e re c o m m e n d a t i o n t h a t a l l e x p e n d i t u r e s u p p o r t sh a l l b e r e t a i n e d f o r n o l e s s t h a n f i v e y e a r s af t e r t h e c l o s e o f e a c h y e a r i n l o c k e d , s e c u r e fi l i n g c a b i n e t s . Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 5 AU D I T R E C O M M E N D A T I O N S - W O R K P L A N ( S t a t u s u p d a t e d a s o f A u g u s t 2 0 0 7 ) - C o n t i n u e d Co u n t y CO V A A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s - C O V A a n d C o u n t y Administrator X X C o m p l e t e d 1 / 0 7 CO V A m a i n t a i n s a n e x i s t i n g p r o c e s s f o r t h e ch e c k a c c o u n t i n g d i s t r i b u t i o n f o r m a n d B o a r d an d C E O a u t h o r i z a t i o n o f e x p e n s e s . C O V A ha s a d d e d i n i t i a l s / a p p r o v a l s i g n a t u r e s t o t h i s do c u m e n t a t i o n a s r e c o m m e n d e d b y t h e Co u n t y . X X C o m p l e t e d 1 / 0 7 CO V A n o w e n t e r s a l l p a y a b l e s w i t h i n v o i c e nu m b e r , w h e n e v e r i n v o i c e n u m b e r s a r e av a i l a b l e . X X C o m p l e t e d 1 0 / 0 6 CO V A m a i n t a i n s a n e x i s t i n g p r o c e s s f o r C E O re v i e w s a n d w a g e d o c u m e n t a t i o n i n t h e pe r s o n n e l f i l e s a n d h a s i m p l e m e n t e d t h e ad d i t i o n a l d o c u m e n t a t i o n r e c o m m e n d e d b y t h e Co u n t y . X X C o m p l e t e d 7 / 0 6 CO V A h a s i m p l e m e n t e d t h e C o u n t y re c o m m e n d a t i o n w i t h t h e C O V A C P A t o ba l a n c e t h e a n n u a l b u d g e t i n t h e a c c o u n t i n g sy s t e m . X X C o m p l e t e d Th e r e c o m m e n d e d 3 - 4 m o n t h c a s h r e s e r v e s / fu n d b a l a n c e t o m a i n t a i n a p o s i t i v e n e t a s s e t ba l a n c e w i l l b e m a i n t a i n e d . It i s f u r t h e r r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n a s s u r e t he i r f i s c a l so u n d n e s s b y r e s t r i c t i n g a p p r o p r i a t e c a s h r e s e r v e s to h e l p a s s u r e th e o r g a n i z a t i o n m a i n t a i n s a p o s i t i v e n e t a s s e t b a l an c e . Th e o r g a n i z a t i o n s h o u l d d e v e l o p a d d i t i o n a l o v e r s i g h t a n d do c u m e n t a t i o n p r o c e d u r e s f o r e x p e n s e s . It i s r e c o m m e n d e d w h e n i n v o i c e s a r e e n t e r e d i n t o t h e s y s t e m f o r pa y m e n t t h a t t h e e n t r y i n c l u d e a n a p p r o p r i a t e i n v o i ce n u m b e r ( i f ap p l i c a b l e ) . It i s r e c o m m e n d e d t h e B o a r d ( o r a c o m m i t t e e o f B o a r d m e m b e r s i n ch a r g e o f r e v i e w i n g t h e C E O ’ s c o m p e n s a t i o n ) d o c u m e n t a l l s a l a r y ra t e c h a n g e s f o r t h e C E O . T h i s d o c u m e n t a t i o n s h o u l d b e r e t a i n e d i n th e C E O ’ s p e r s o n n e l f i l e . It i s r e c o m m e n d e d t h e o r g a n i z a t i o n r e v i s i t t h e i r b u dg e t s a n d b a l a n c e th e m a p p r o p r i a t e l y . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s # 0 6 0 7 - 1 C O V A Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 6 AU D I T R E C O M M E N D A T I O N S - W O R K P L A N ( S t a t u s u p d a t e d a s o f A u g u s t 2 0 0 7 ) - C o n t i n u e d Co u n t y CO V A A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s - C O V A a n d C o u n t y Ad m i n i s t r a t o r X X 6 / 0 8 Co u n t y a g r e e s w i t h t h e r e c o m m e n d a t i o n t h a t th e r e s h o u l d b e p e r f o r m a n c e m e a s u r e s i n pl a c e t o m o n i t o r C O V A ’ s p e r f o r m a n c e . T h e y wi l l w a n t m o r e i n f o r m a t i o n o n h o w a co s t / b e n e f i t a n a l y s i s m i g h t b e s t r u c t u r e d a n d co n d u c t e d . C O V A ’ s p r i m a r y r e s p o n s i b i l i t y , a t it s c o r e , i s t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t o o t h e r s w h o ma y a l s o b e r e c e i v i n g i n f o r m a t i o n f r o m so u r c e s o t h e r t h a n C O V A . H o w w o u l d w e ( o r co u l d w e ) i s o l a t e t h e s e i n f o r m a t i o n s t r e a m s an d d i s c r e t e l y m e a s u r e t h e i m p a c t o f e a c h ? Ad d i t i o n a l l y , t h e r e a r e t h i n g s w e d o i n t h e pu b l i c s e c t o r b e c a u s e t h e y a r e t h e r i g h t t h i n g s to d o . O n e o f t h o s e t h i n g s i s t o u s e r e v e n u e s on e x p e n d i t u r e s t h a t r e l a t e d i r e c t l y t o t h e so u r c e o f t h e r e v e n u e , r e g a r d l e s s o f co s t / b e n e f i t r a t i o s . A g a i n , I ’ m o p e n t o t h i s b u t ne e d m o r e i n f o r m a t i o n o n h o w i t c o u l d b e do n e . X X C o m p l e t e d 7 / 0 7 Th i s w a s i m p l e m e n t e d i n t h e 0 7 - 0 8 f i s c a l y e a r bu d g e t . X X C o m p l e t e d 7 / 0 7 Pr i c e , H a r r i g a n & F r o n k h a v e b e e n r e t a i n e d t o pr o v i d e t h e a n n u a l C O V A a u d i t a s r e q u i r e d un d e r t h e n e w c o n t r a c t . CO U N T T O T A L S 17 0 1 6 1 0 Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s # 0 6 0 7 - 1 C O V A AD D I T I O N A L A U D I T C O M M I T T E E R E C O M M E N D A T I O N It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y r e q u i r e t h a t C O V A r e t a i n t h e s e r v i c e s of e x t e r n a l a u d i t o r s t o p r e p a r e a n n u a l a u d i t e d f i n a nc i a l s t a t e m e n t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y d e v e l o p a p p r o p r i a t e p e rf o r m a n c e me a s u r e s ( s u c h a s r e a l r o o m t a x g r o w t h ) t o m o n i t o r CO V A ’ s pe r f o r m a n c e . T h e C o u n t y s h o u l d d e v e l o p a c o s t b e n e f it a n a l y s i s a s to w h e t h e r t h e m o n i e s p r o v i d e a r e a s o n a b l e r e t u r n t o t h e f u n d s ex p e n d e It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y t r a n s f e r d i r e c t l y t h e bu d g e t e d r o o m t a x fu n d s t o t h e C o u n t y F a i r / e x p o a n d r e d u c e t h e a s s o c i at e d r o o m t a x fu n d s p r o v i d e d t o C O V A . Fo l l o w - u p C O V A R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 1 A u g u s t 2 0 0 7 Page 7 {E N D O F R E P O R T }