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HomeMy WebLinkAboutFollow-up ABHA 2007Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 FO L L O W - U P R E P O R T Ac c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A B H A ) – Re p o r t o n S p e n d i n g ( I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 6 / 0 7 - 2 i s s u e d N o v e m b e r 2 0 06 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … 1 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … … … …. . . . 2 3. A P P E N D I X – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n s - W o r k p l a n (S t a t u s u p d a t e d a s o f S e p t e m b e r 2 0 0 7 ) . … . … . … … … … …… … … . . . 3 - 5 Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f th e r e p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e su r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h Al l i a n c e ( A B H A ) a u d i t r e p o r t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h e p r i m a r y r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t (# 0 6 / 0 7 - 2 ) ( i s s u e d N o v e m b e r 2 0 0 6 ) . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y S e t h B e r n s t e i n , Ex e c u t i v e D i r e c t o r o f A B H A . I n c a s e s w h e r e t h e r e c o m m e n da t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , co m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f or a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , by n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e re l i e d o n a s s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d no t a t t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e as s e r t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Co m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o ll o w e d . Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 Page 2 2. O v e r v i e w o f Fo l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 1 4 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l He a l t h A l l i a n c e ( A B H A ) . Fi g u r e I pr o v i d e s a b r e a k d o w n o f t h e s t a t u s o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o ns. AB H A h a s m a d e g o o d p r o g r e s s i n r e s p o n d i n g t o t h e f i n d i n gs a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 50 % Un d e r w a y 43 % Pl a n n e d 7% Se e t h e Ap p e n d i x I f o r t h e u p d a t e d w o r k p l a n , w h i c h o u t l i n e s t h e A c c o u n t a b le Behavioral Health Al l i a n c e ( A B H A ) ’ s r e s p o n s e s a n d i m p l e m e n t a t i o n s t a t u s f o r th e m a j o r r e c o m m e n d a t i o n s . Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 Page 3 3. A P P E N D I X Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n an d S t a t u s ( a s o f 9 / 1 4 / 0 7 ) A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r A c t u a l D a t e of C o m p l e t i o n C o m m e n t s 1 X X J u l y 0 7 2 X X J u l y 0 7 3 X X J u n e 0 7 4 X X S e p t 0 7 5 X X N o v - 0 7 Dr a f t p o l i c i e s w i l l b e w r i t t e n a n d pr e s e n t e d t o t h e A B H A A u d i t Co m m i t t e e . 6 X X O c t - 0 7 It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A d e p o s i t r e q u i r e d c l a i m m o n i e s i n t o a ba n k a c c o u n t e s t a b l i s h e d b y a n d b e l o n g i n g t o A B H A . It i s r e c o m m e n d e d t h e y c o n s i d e r u t i l i z i n g a s w e e p a c c o u n t t o ma x i m i z e t h e e a r n i n g p o t e n t i a l o f u n - s p e n t f u n d s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A e s t a b l i s h s u f f i c i e n t c o n t r o l s o v e r th i r d p a r t y a d m i n i s t r a t o r c l a i m s / e n c o u n t e r i n g p r o c e s s e s It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A s t a f f d o c u m e n t t h e i r a c c o u n t i n g po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . It i s r e c o m m e n d e d t h e c h e c k i n g a c c o u n t b e m a i n t a i n e d a s a n im p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t . " I m p r e s t a c c o u n t s d e r i v e t h e i r n a m e f r o m th e f a c t t h a t t h e a c c o u n t b a l a n c e i s m a i n t a i n e d a t a f i x e d l e v e l b y re g u l a r r e i m b u r s e m e n t f o r t h e e x a c t a m o u n t o f t h e c h e c k s w r i t t e n . " It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A ( o r t h e i r T P A ) v a l i d a t e t h a t a l l el e c t r o n i c d a t a t r a n s f e r s r e a c h t h e s t a t e . Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s # 0 6 0 7 - 2 A B H A Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 Page 4 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r A c t u a l D a t e of C o m p l e t i o n C o m m e n t s 7 X X O c t 0 7 Au d i t c o m m i t t e e a g r e e d t h a t in s t e a d o f d u a l s i g n a t u r e s t h a t bu s i n e s s m a n a g e r w o u l d m o n i t o r on q u a r t e r l y b a s i s . B u s i n e s s ma n a g e r o v e r s i g h t t o s t a r t ( O c t 1 fo r J u l y - S e p t ) a n d t h e d e v e l o p m e n t of a s p e c i f i c o f f i c e p o l i c y . T h i s ma y t a k e s o m e t i m e . T h e r e a r e ot h e r c o m p l i a n c e a c t i v i t i e s t h a t ta k e a h i g h e r p r i o r i t y . 8 X X J a n - 0 7 9 X X N o v - 0 7 Ne w f o r m i m p l e m e n t e d . Pr o c e d u r e w r i t t e n t h a t a d d r e s s e s in a d e q u a c i e s i n c u r r e n t p r a c t i c e s (e . g . t y p e o f r e c e i p t ) . W i l l n e e d t o tr a i n A B H A s t a f f o n u s e o f n e w fo r m 10 X X J a n 0 8 Se e a b o v e . It i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e a c c o u n t r e q u i r e d u a l s i g n a t u r e s . I f d u a l si g n a t u r e s a r e n o t p o s s i b l e , i n s p e c i f i c c i r c u m s t a n c e s , a s u b s e q u e n t re v i e w a n d s i g n - o f f o f t h e d i s b u r s e m e n t s b y o n e o f t h e a u t h o r i z e d co - s i g n e r s c o u l d b e d o n e It i s r e c o m m e n d e d t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s an d p o t e n t i a l l y o t h e r s i g n i f i c a n t e x p e n d i t u r e s i d e n t i f i e d , b e au t h o r i z e d b y a G o v e r n i n g B o a r d ( o r A d m i n i s t r a t i v e c o u n c i l ) me m b e r b e f o r e d i s b u r s e m e n t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r p r o v i d i n g a d d i t i o n a l o b j e c t ca t e g o r i e s t o p r o v i d e u s e f u l a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n f o r m o n i t o r i n g tr a v e l a n d m e a l s c o s t s . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t s u p p l i e s b e se p a r a t e d f r o m o t h e r t y p e o f o p e r a t i n g e x p e n s e s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A r e v i e w t h e i r c h a r t o f a c c o u n t s t o ma k e s u r e t h e y a r e g a t h e r i n g a p p r o p r i a t e a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n . # 0 6 0 7 - 2 A B H A Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s Fo l l o w - u p A c c o u n t a b l e B e h a v i o r a l H e a l t h A l l i a n c e ( A BH A ) R e p o r t o n S p e n d i n g # 0 7 / 0 8 - 5 S e p t e m b e r 2007 Page 5 A g r e e D i s a g r e e C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r A c t u a l D a t e of C o m p l e t i o n C o m m e n t s 11 X X J a n 0 8 Se e a b o v e . 12 X X S p r i n g 2 0 0 8 Op e n s e p a r a t e t r u s t c h e c k i n g ac c o u n t f o r s a l e o f A r t S h o w i t e m s . Ne e d s t o b e c o m p l e t e d a s s o o n a s an A r t S h o w d a t e h a s b e e n de t e r m i n e d . 13 X X O c t 0 7 Wi l l d i s c u s s w i t h C P A ' s M a x w e l l an d C o . w h e n r e v i e w i n g t h e i r a u d i t . Ne w s t a f f a r e t r a i n e d a n d w i l l b e ta k i n g r e s p o n s i b i l i t y . 14 X X A p r - 0 7 TO T A L C O U N T 14 0 7 6 1 It i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f d i s c u s s t i m i n g o f f i s c a l y e a r - e n d ex p e n d i t u r e s w i t h t h e i r a c c o u n t a n t o r i n d e p e n d e n t a u d i t o r t o de t e r m i n e t h e p r o p e r m a t c h i n g o f t h e e x p e n d i t u r e w i t h t h e p e r i o d . A) I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A m a k e i t a p r i o r i t y t o g a i n a c c e s s to t h e i r o w n a c c o u n t i n g i n f o r m a t i o n o n B e n t o n C o u n t y ’ s s y s t e m . B) . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r d e v e l o p i n g a m o r e ef f i c i e n t d o c u m e n t a t i o n s y s t e m , s u c h a s e x p e n d i t u r e s o r g a n i z e d b y ve n d o r o r c h e c k # o n c e t h e y h a v e a c c e s s t o t h e i r a c c o u n t i n g r e c o r d s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t e x p e n d i t u r e s f r o m t h e c o r p o r a t e c r e d i t c a r d or e m p l o y e e r e i m b u r s e m e n t s i n c l u d e s u f f i c i e n t e v i d e n c e t o s u p p o r t th e e x p e n d i t u r e . Ar t S h o w : i t i s r e c o m m e n d e d t h a t A B H A c o n s i d e r u s i n g a s e p a r a t e tr u s t f u n d , a c c o u n t f o r t h e s e r e c e i p t s Re c o m m e n d a t i o n s # 0 6 0 7 - 2 A B H A Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s {E N D O F R E P O R T }