Loading...
HomeMy WebLinkAboutJustice Court cash handling and checking account proceduresJu s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Ju s t i c e C o u r t - Ca s h H a n d l i n g a n d C h e c k i n g A c c o u n t P r o c e d u r e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … ……..……… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N A N C I A L B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … … … . … … 2 - 5 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 6 - 9 4. R E S P O N S E 4. 1 . J u s t i c e C o u r t … . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . … . . … …… … … … … … … ..……….….. 9-10 Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 1 of 10 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 7 / 0 8 . D u r in g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e c a s h ha n d l i n g o f s e l e c t e d d e p a r t m e n t s w a s i d e n t i f i e d a s a p ro j e c t . T h e J u s t i c e C o u r t h a s n o t y e t h a d a n a u d i t of t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i d e n t i f i e d d e p a rt m e n t s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f a u d i t s o f c a s h ha n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g a s w e l l a s h a n d l i n g t h e i r s e p a r a t e ch e c k i n g a c c o u n t . T h e c h e c k i n g a c c o u n t i s u s e d t o a c c u m u l a t e c i t a ti o n m o n i e s t h a t a r e s h a r e d w i t h va r i o u s p u b l i c a g e n c i e s . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e J u s t i c e C o u r t i n p l a c e d u r i n g t h e ob s e r v a t i o n s p e r f o r m e d i n A u g u s t a n d S e p t e m b e r 2 0 0 7 . Th e r e a r e s e v e r a l o f f s i t e c o l l e c t i o n s s i t e s b u t mo n i e s a r e h a n d l e d c o n s i s t e n t l y b y t h e s a m e c l e r k s a n d a r e re t u r n e d t o t h e m a i n o f f i c e f o r d e p o s i t pr e p a r a t i o n . T h e d e p a r t m e n t h a s n o p e t t y c a s h . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f in t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e f o c u s w a s o n r e v e n u e s c o m in g t h r o u g h v a r i o u s c o l l e c t i o n p o i n t s a n d wh i c h a r e d e p o s i t e d i n t o t h e d e p a r t m e n t ’ s t r u s t c h e c k i n g ac c o u n t . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g a n d c h e c k i n g a c c o u n t p r o c e d u r e s , R e v i e w i n g w r i t t e n p r o c e d u r e s a n d d o c u m e n t s p r o v i d e d by t h e d e p a r t m e n t , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g c o l l e c t i o n s d a t a f r o m t h e d e p ar t m e n t , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 2 of 10 2. F i n a n c i a l Ba c k g r o u n d Gr a p h 1 – Co m p o s i t i o n o f Ju s t i c e C o u r t co l l e c t i b l e b a l a n c e - Au g u s t 2 0 0 7 Th e J u s t i c e C o u r t p r o c e s s e s a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f c i t a t i o ns f o r l a w e n f o r c e m e n t a n d w i t h t h a t c o m e s t h e re s p o n s i b i l i t y t o c o l l e c t t h o s e m o n i e s a n d r e m i t t h e m b ac k t o t h o s e a g e n c i e s . J u s t i c e C o u r t h a s a si g n i f i c a n t a n d g r o w i n g c o l l e c t i b l e b a l a n c e . W h e n l a s t l oo k e d a t i n 2 0 0 5 , t h e c o l l e c t i b l e b a l a n c e w a s ap p r o x i m a t e l y $ 2 . 6 m i l l i o n . T h e d e p a r t m e n t a t t h a t t i m e d i d n o t h a v e a c o l l e c t i o n a g e n c y g o i n g a f t e r de l i n q u e n t a c c o u n t s . In M a r c h 2 0 0 6 a n i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i o n w a s m a de c o n c e r n i n g m o v i n g c e r t a i n c o l l e c t i o n s t o a pr o f e s s i o n a l t h i r d p a r t y c o l l e c t i o n a g e n c y . I n S e p t e m b e r 2 0 0 6 , t h e D e p a r t m e n t s t a r t e d s e n d i n g ou t s t a n d i n g c o l l e c t i o n s t o a c o l l e c t i o n a g e n c y . De s p i t e b r i n g i n g o n a n o u t s i d e c o l l e c t i o n a g e n t , t h e D e pa r t m e n t ’ s o u t s t a n d i n g b a l a n c e c o l l e c t i b l e h a s gr o w n t o n e a r l y $ 3 . 6 m i l l i o n a s o f A u g u s t 2 0 0 7 . G i v e n t h a t t h e d e p a r t m e n t d o e s n o t w r i t e - o f f u n c o l l e c t i b l e ba l a n c e s , a s d o m a n y p r i v a t e e n t e r p r i s e s , i t i s u n d e r s t an d a b l e t h e c o l l e c t i b l e b a l a n c e s w i l l c o n t i n u e t o in c r e a s e b y t h e a m o u n t n o t c o l l e c t e d i n a g i v e n p e r i o d . T h e D e p a r t m e n t c o n t i n u e s t o g o a f t e r t h e s e mo n i e s t h r o u g h t h e i r c o l l e c t i o n a g e n t a n d p l a c e s a n c t i o ns o n t h e d r i v i n g r e c o r d s . fe e s f o r co l l e c t i o n (J C o n l y ) , $7 7 , 0 3 9 , 2% wi t h J u s t i c e co u r t , $4 5 8 , 3 3 3 , 13 % wi t h co l l e c t i o n ag e n c y , $3 , 0 8 1 , 5 4 9 , 8 5 % So u r c e : D e p a r t m e n t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n Th e d e p a r t m e n t ’ s m o n e y j u d g m e n t s c a n b e e n f o r c e d u p t o 2 0 y e a r s . T h e d e p a r t m e n t i n d i c a t e s t h e y w i l l be l o o k i n g a t d e v e l o p i n g a p o l i c y f o r h o w t h e y h a n d l e o l d e r a c c o u n t s . T h i s m i g h t i n c l u d e u t i l i z a t i o n o f a se c o n d a r y c o l l e c t i o n a g e n c y t o r e i n f o r c e c o l l e c t i o n a c t i v i t ie s . Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 3 of 10 Gr a p h 2 – T r e n d i n co l l e c t i o n s b y so u r c e (b y 1 2 m o n t h p e r i o d en d i n g i n A u g u s t ) Co l l e c t i o n s : Am o u n t s o w i n g t h a t a r e s e n t t o c o l l e c t i o n s a r e i n c r e a s e d b y 2 5 % t o c o v e r c o s t s o f c o l l e c t i o n . T h e co l l e c t i o n a g e n c y r e c e i v e s 1 8 % o f w h a t i s c o l l e c t e d b y t h e m. I t w o r k s o u t t h a t o f t h e 2 5 % , 2 2 . 5 % g o e s t o th e c o l l e c t i o n a g e n t a n d 2 . 5 % g o e s t o t h e d e p a r t m e n t . E f f e c t i v e l y t h e c o l l e c t i o n a g e n t r e t a i n s 9 0 % o f t h e co m m i s s i o n a n d 1 0 % s t a y s w i t h t h e d e p a r t m e n t t o d e f r a y t he i r i n t e r n a l c o s t s o f c o l l e c t i o n . A b u l k o f t h e mo n i e s c o l l e c t e d a r e s t i l l p e r f o r m e d b y t h e d e p a r t m e n t . Th r o u g h A u g u s t 2 0 0 7 ( o n e y e a r ) , t h e d e p a r t m e n t h a s r e ce i v e d n e a r l y $ 2 4 8 t h o u s a n d f r o m t h e c o l l e c t i o n ag e n t . O v e r h a l f o f t h e s e i n i t i a l c o l l e c t i o n s o r i g i n a t ed w i t h t h e o l d e s t p a s t d u e m o n i e s p l a c e d w i t h t h e co l l e c t i o n a g e n t w h e n t h e D e p a r t m e n t s t a r t e d u s i n g t h e m . T h e D e p a r t m e n t i s s e e i n g i m p r o v e d c a s h f l o w an d t h e d e p a r t m e n t i n d i c a t e s t h e i r s t a f f a r e b e i n g u t i li z e d m o r e f o r o p e r a t i o n a l d u t i e s t h a n i n c o l l e c t i n g o n ou t s t a n d i n g b a l a n c e s . A s s e e n i n t h e f o l l o w i n g g r a p h , th e o v e r a l l d e p a r t m e n t c o l l e c t i o n s h a v e b e e n im p r o v i n g . C o l l e c t i o n s f r o m t h e a g e n t h a v e r e d u c e d th e a m o u n t s c o m i n g i n f r o m d e p a r t m e n t e f f o r t s . T h e de p a r t m e n t s t a r t e d s e n d i n g o u t c o l l e c t i o n l e t t e r s i n A p ri l 2 0 0 6 . $0 $2 5 0 , 0 0 0 $5 0 0 , 0 0 0 $7 5 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 9/ 0 0 - 8 / 0 1 9 / 0 1 - 8 / 0 2 9 / 0 2 - 8 / 0 3 9 / 0 3 - 8 / 0 4 9 / 0 4 - 8 / 0 5 9 / 0 5 - 8 /0 6 9 / 0 6 - 8 / 0 7 Tw e l v e m o n t h p e r i o d On g o i n g c o l l e c t i o n s Co l l e c t i o n l e t t e r p a y m e n t s Co l l e c t i o n a g e n t p a y m e n t s So u r c e : D e p a r t m e n t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n Th e c o l l e c t i o n a g e n t h a s b e e n p r o v i d i n g c o l l e c t i o n s e r v i c e s s i n c e S e p t e m b e r 2 0 0 6 . O v e r a l l c o l l e c t i o n s ha v e i m p r o v e d . H o w e v e r , w h e n l o o k i n g a t t h e c o l l e c t i o n s as a p e r c e n t a g e o f t h e t o t a l t o b e c o l l e c t e d t h e Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 4 of 10 Gr a p h 3 – Tr e n d i n c o l l e c t i o n ra t e o n c o l l e c t i b l e ba l a n c e (b y 1 2 mo n t h p e r i o d e n d i n g in A u g u s t ) Gr a p h 4 – Tr e n d i n c o l l e c t i o n ra t e o n n e t n e w co l l e c t i b l e s (b y 1 2 m o n t h p e r i o d en d i n g i n A u g u s t ) re s u l t s i n d i c a t e t h a t t h e d e p a r t m e n t h a s n o t b e e n d o i n g a s w e l l . T h i s m e a s u r e m a y b e i n a d e q u a t e g i v e n th e i r r e t e n t i o n o f a l l b a l a n c e s o w i n g . $- $5 0 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 , 5 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 $2 , 5 0 0 , 0 0 0 $3 , 0 0 0 , 0 0 0 $3 , 5 0 0 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 , 0 0 0 9/ 0 0 - 8 / 0 1 9 / 0 1 - 8 / 0 2 9 / 0 2 - 8 / 0 3 9 / 0 3 - 8 / 0 4 9 / 0 4 - 8 / 0 5 9 / 0 5 - 8 /0 6 9 / 0 6 - 8 / 0 7 Tw e l v e m o n t h p e r i o d C o l l e c t i b l e b a l a n c e s ( c o l u m n s ) 20% 30% 40% 50% 60% 70% Collection rates (line) So u r c e : D e p a r t m e n t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n ( e x c l u d e s c ol l e c t i o n f e e s ) A b e t t e r i n d i c a t i o n o f t h e i r c o l l e c t i o n e f f o r t s m a y b e lo o k i n g a t h o w w e l l c o l l e c t i o n s a r e d o i n g c o m p a r e d t o ne w c o l l e c t i b l e s . T h e d e p a r t m e n t h a s d e m o n s t r a t e d r e l a t iv e l y c o n s i s t e n t r e s u l t s o n t h i s m e a s u r e . T h e y ar e c u r r e n t l y i n t h e r a n g e o f c o l l e c t i n g w h a t r e p r e s e n t s 5 7 % o f t h e n e w c o l l e c t i b l e s t h e y a r e c r e a t i n g . T o th e e x t e n t t h e c u r r e n t c o l l e c t i b l e s a r e n o t c o l l e c t e d , th e o u t s t a n d i n g a m o u n t s a r e c a r r i e d o v e r a n d i n c r e a s e th e o u t s t a n d i n g c o l l e c t i b l e b a l a n c e . T h e r a t e o f i n c r e a se i n n e t n e w c o l l e c t i b l e s h a s b e e n s l o w i n g o v e r t h e la s t c o u p l e o f y e a r s . H o w e v e r , w h e n o v e r 4 0 % g o e s u n c o ll e c t e d , t h e c o l l e c t i b l e b a l a n c e w i l l c o n t i n u e t o be p u s h e d h i g h e r . T h e d e p a r t m e n t h a s v e r y l i t t l e c o n t ro l o v e r t h o s e c h a r g e d w i t h f i n e s a n d t h e i r a b i l i t y t o pa y . $- $2 0 0 , 0 0 0 $4 0 0 , 0 0 0 $6 0 0 , 0 0 0 $8 0 0 , 0 0 0 $1 , 0 0 0 , 0 0 0 $1 , 2 0 0 , 0 0 0 $1 , 4 0 0 , 0 0 0 $1 , 6 0 0 , 0 0 0 $1 , 8 0 0 , 0 0 0 $2 , 0 0 0 , 0 0 0 9/ 0 0 - 8 / 0 1 9 / 0 1 - 8 / 0 2 9 / 0 2 - 8 / 0 3 9 / 0 3 - 8 / 0 4 9 / 0 4 - 8 / 0 5 9 / 0 5 - 8 /0 6 9 / 0 6 - 8 / 0 7 Tw e l v e m o n t h p e r i o d N e t c o l l e c t i b l e s a d d e d ( c o l u m n s ) 35% 40% 45% 50% 55% 60% Collection rates (line) So u r c e : D e p a r t m e n t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 5 of 10 Gr a p h 4 – Ho w m o n i e s co l l e c t e d a r e di s t r i b u t e d (F Y 2 0 0 6 / 0 7 ) An i n f o r m a l s u r v e y o f s o m e o t h e r c o u n t y j u s t i c e c o u r t s p ro v e d d i f f i c u l t i n t h a t m a n y o f t h o s e c o u r t s c o u l d no t r e a d i l y p r o v i d e t h e d a t a t o c o m p a r e c o l l e c t i o n r at e s . M a r i o n C o u n t y w a s t h e o n l y o n e a t t h e t i m e o f is s u a n c e o f t h i s r e p o r t t h a t p r o v i d e d s o m e c o m p a r a b l e i n f or m a t i o n . T h e i r c o l l e c t i o n r a t e a s a p e r c e n t a g e of n e w c o l l e c t i b l e s w a s 6 5 % o v e r t h e i r t h r e e j u s t i c e c o u r t s. T w o o f t h e i r c o u r t s h a d c o l l e c t i o n r a t e s i n t h e 57 - 5 8 % r a n g e . T h e c o u n t y e x p l a i n e d t h a t t h e i r o n e j u st i c e c o u r t w i t h a m u c h h i g h e r c o l l e c t i o n r a t e ( 7 5 % ) wa s p r o b a b l y d u e t o a l a r g e n u m b e r o f w e i g h - m a s t e r f i ne s t h a t c a n b e m o r e e a s i l y c o l l e c t e d . I t w o u l d ap p e a r o u r J u s t i c e C o u r t w i t h a c o l l e c t i o n r a t e o f 5 7 % i s i n a s i m i l a r r a n g e t o t h e t w o M a r i o n C o u n t y j u s t i c e co u r t s . Di s t r i b u t i o n s Th e m o n i e s c o l l e c t e d b y t h e d e p a r t m e n t a r e a l l o c a t e d o u t t o v a r i o u s p u b l i c a g e n c i e s . De s c h u t e s Co u n t y 66 % Ci t y o f Si s t e r s 1% Or e g o n Ju d i c i a l De p t . 1% Ci t y o f Re d m o n d 11 % Or e g o n D e p t of R e v e n u e 21 % So u r c e : D e p a r t m e n t p r o v i d e d i n f o r m a t i o n Th e d e p a r t m e n t h a s p r o v i d e d o v e r $ 6 6 4 t h o u s a n d t o t h e C o u n t y ’ s g e n e r a l f u n d i n F Y 2 0 0 6 / 0 7 . T h i s i s us e d t o o f f s e t t h e c o s t s o f t h e i r o p e r a t i o n s f u n d e d b y t he g e n e r a l f u n d . T o t a l a c t u a l e x p e n d i t u r e s f o r t h e de p a r t m e n t f o r F Y 2 0 0 6 / 0 7 w e r e a r o u n d $ 5 0 8 t h o u s a n d . T h i s w o u l d i n d i c a t e t h e g e n e r a l f u n d b e n e f i t t e d by s o m e $ 1 5 6 t h o u s a n d i n F Y 2 0 0 6 / 0 7 . T h e r e w e r e s i m i la r n e t r e s u l t s f o r F Y 2 0 0 5 / 0 6 . In a d i s c u s s i o n w i t h t h e p r i o r C o u n t y A d m i n i s t r a t o r , t h e m o n i e s r e c e i v e d b y t h e C o u n t y i n e x c e s s o f t h e co s t s t o o p e r a t e t h e J u s t i c e C o u r t w e r e o r i g i n a l l y t h o u g h t o f a s p r o v i d i n g r e s o u r c e s t o s u p p o r t J u s t i c e Co u r t o p e r a t i o n s a s w e l l a s c o u n t y w i d e t r a f f i c s a f e t y . T h i s i s a l s o m i r r o r e d i n t h e o r i g i n a l “ P r o p o s a l t o es t a b l i s h J u s t i c e C o u r t s i n D e s c h u t e s C o u n t y ” i s s u e d i n F e b r u a r y 2 0 0 0 . Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 6 of 10 3. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . T h e f o c u s o f t h e r e v i e w w a s o n a s p e c t s o f r e v e n ue c o n t r o l s . Th e r e w e r e a n u m b e r o f a r e a s i n t h e d e p a r t m e n t t h a t se r v e a s g o o d e x a m p l e s o f p r o c e s s – · T h e d e p a r t m e n t h a d a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f d e t a i l e d op e r a t i o n a l p r o c e d u r e s g o v e r n i n g d u t i e s o f a l l st a f f . · T h e d e p a r t m e n t h a s c r o s s t r a i n e d s t a f f i n t h e v a r i o u s o f fi c e d u t i e s . · T h e d e p a r t m e n t u t i l i z e s a m a i l l o g t o t r a c k a l l i n c o m i ng p a y m e n t s . T h i s l o g i s r e v i e w e d b y a se p a r a t e s t a f f p e r s o n . · S t a f f i n d i v i d u a l l y m a i n t a i n c u s t o d y o f t h e i r r e c e i p t s u p t o d e p o s i t . P r o c e d u r e s p r o v i d e a n d e f f e c t i v e pr o c e s s f o r m a i n t a i n i n g a c c o u n t a b i l i t y t h r o u g h t o d e p o s i t . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e s t r e n g t h e n e d Th e d e p a r t m e n t h a s s u f f i c i e n t l y a d d r e s s e d s e v e r a l p r i o r e x t e r n a l / i n t e r n a l a u d i t o r r e c o m m e n d a t i o n s i n t h i s ar e a . I n d i s c u s s i o n s w i t h t h e c u r r e n t s u p e r v i s o r , t h e y h av e b r o u g h t u p s e v e r a l a r e a s o f c o n c e r n w h e r e th e y t h o u g h t s e g r e g a t i o n m i g h t b e i m p r o v e d o v e r t h e du t i e s o f t h e s u p e r v i s o r . S o m e o f t h e a r e a s o f co n c e r n i n c l u d e d : · T h e s u p e r v i s o r h a s a c c e s s t o t h e s a f e a n d a l l k e y s . · T h e s u p e r v i s o r h a s d i r e c t a c c e s s t o c h e c k s t o c k . · T h e s u p e r v i s o r c a n o v e r r i d e a c c o u n t s s e n t t o c o l l e c t i o n . De p a r t m e n t d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o a n e m p l o y e e ’ s r e s p o n s i b i l i t y d o e s n o t i n c l u d e mo r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g f u n c t i o n s : r e c o r d k e e p i ng , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g c e rt a i n d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d si g n i f i c a n t l y c o m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z at i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t ri s k s i n c e t h e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e r e w e r e n o i n c i d e n c e s n o t e d w h e r e t h e s e d u t i e s c r e a t ed a n a c t u a l i s s u e , b u t t h e i r e x i s t e n c e c o u l d Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 7 of 10 fo s t e r a n e n v i r o n m e n t w h e r e a p r o b l e m c o u l d o c c u r u n d e te c t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r l i m i t i n g th e s u p e r v i s o r ’ s a c c e s s t o k e y s a n d t h e s a f e . Pe r h a p s t h e c o m b i n a t i o n o r b a c k u p k e y s c o u l d b e m a i nt a i n e d b y F i n a n c e i n t h o s e e m e r g e n c i e s wh e r e a c c e s s i s r e q u i r e d . S i m i l a r l y , t h e a c c e s s t o c h e c k s t o c k s h o u l d b e l i m i t e d a n d t h e l o g ma i n t a i n e d a n d r e v i e w e d p e r i o d i c a l l y b y t h e s u p e r v i so r i n c o o r d i n a t i o n w i t h t h e i r r e v i e w o f di s b u r s e m e n t a c t i v i t y . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t c o n s i d e r a n e x c e p t io n r e p o r t f o r r e v i e w w i t h t h e J u d g e o f a l l co l l e c t i b l e b a l a n c e s n o t s e n t t o c o l l e c t i o n w h e n t h ey a r e g r e a t e r t h a n a s p e c i f i e d n u m b e r o f d a y s ol d . Ju s t i c e C o u r t s o f t w a r e n e e d s a d d i t i o n a l w o r k Th e C o u n t y ’ s I T d e p a r t m e n t u n d e r t h e d i r e c t i o n o f t h e d e p a r t m e n t d e v e l o p e d t h e c u r r e n t J u s t i c e C o u r t so f t w a r e s y s t e m . T h e s o f t w a r e p e r f o r m s m a n y o f t h e e s s e n t ia l o p e r a t i o n a l a n d a c c o u n t i n g f u n c t i o n s b u t co u l d b e f u r t h e r r e f i n e d t o s u p p o r t t h e d e p a r t m e n t ’ s n e e d s . T h e p r i o r p r o g r a m m e r o f t h e s y s t e m h a s re t i r e d a n d t h e d e p a r t m e n t h a s s e e n a r e d u c t i o n i n t h e l e v e l o f s u p p o r t i t r e c e i v e s f r o m I T . Th e f o l l o w i n g f u n c t i o n a l i t y i s l a c k i n g i n t h e c u r r e n t s y s t em : · T h e s o f t w a r e c a n n o t p r o v i d e a n i n t e r f a c e t o a l l o w u s e o f p o s i t i v e p a y b a n k i n g f e a t u r e s . · T h e t r a n s p a r e n c y o f t h e a c c o u n t i n g a s w e l l a s f l e x i b i l i ty o f r e p o r t i n g f o r c o l l e c t i o n s c o u l d b e im p r o v e d . A l l r e p o r t s s h o u l d b e a b l e t o b e m a d e d a t e s e n s i t i v e a n d b e r a n a s o f a n y d a t e . · S u p p o r t f o r p r e p a r i n g b a n k r e c o n c i l i a t i o n s o n t h e t r u st c h e c k i n g a c c o u n t . · L i m i t i n g a c c e s s t o c e r t a i n f u n c t i o n s s h o u l d b e g r a n t e d by f u n c t i o n a n d c o n t r o l l e d b y I T . C u r r e n t l y th e s u p e r v i s o r c r e a t e s a n d s h a r e s a p a s s w o r d f o r c e r t a i n d is c r e e t f u n c t i o n s . · P r o v i d e r e p o r t s f o r i d e n t i f y i n g w h a t c h e c k s d i s b u r s e d h a v e c l e a r e d a n d w h i c h o n e s a r e o u t s t a n d i n g by t h e c a s e # a n d t h e d a t e i s s u e d . · P r o v i d e t r a c k i n g o f o u t s t a n d i n g d i s b u r s e m e n t c h e c k s a s t h e y ar e c l e a r e d , r e i s s u e d a n d v o i d e d . A re p o r t o f w h e r e t h o s e c h e c k s a r e t h r o u g h t o d i s t r i b u t i o n t o s t a t e l a n d s , i f a p p l i c a b l e . · R e s t r i c t c l e r k s f r o m m o d i f y i n g t h e i r o w n p a y m e n t t y p e s w it h o u t s u p e r v i s i o n . · A m o r e e f f i c i e n t p r o c e s s i s n e e d e d t o a c c e s s d a t a t h a n t h e c u r r e n t u p l o a d p r o c e s s t o e x c e l . Co n s i d e r b e t t e r r e p o r t i n g f l e x i b i l i t y o r a d a t a w a r e ho u s e . Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 8 of 10 So f t w a r e s o l u t i o n s s h o u l d s t r i v e t o c o m p l i m e n t a n d k e e p u p w i t h d e p a r t m e n t b u s i n e s s . T h o u g h n o t a l l o f th e a b o v e d e s i r e d f u n c t i o n a l i t i e s a r e c r i t i c a l , m a n y p r ov i d e i m p o r t a n t f e a t u r e s t h a t c a n s i g n i f i c a n t l y i m p r o v e sa f e g u a r d i n g o f a s s e t s , a c c o u n t a b i l i t y a n d a c c e s s t o i n f o r ma t i o n . M a n y o f t h e s e c a n a l s o i m p r o v e t h e ef f i c i e n c y a n d e f f e c t i v e n e s s o f o p e r a t i o n s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t I T s u p p o r t a n d s o f t w a r e d e ve l o p m e n t , t h e s y s t e m m a y n o t m e e t t h e de p a r t m e n t ’ s n e e d s . An o u t s i d e c o n s u l t a n t ’ s r e v i e w o f t h e C o u n t y ’ s S t r a t e g i c I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y P l a n i n S e p t e m b e r 2 0 0 0 re c o m m e n d e d a s t r a t e g y o f t r a n s i t i o n i n g o f f t h e c u r r e n t m a i n f r a m e o p e r a t i n g e n v i r o n m e n t o v e r t h e l o n g te r m . T h e r e v i e w c a l l e d i n t o q u e s t i o n t h e C o u n t y ’ s a b i li t y t o s u s t a i n t h e c u s t o m d e v e l o p e d s o f t w a r e . It i s r e c o m m e n d e d t h e J u s t i c e C o u r t r e v i e w t h e i r s o ft w a r e n e e d s a n d c o n s i d e r w h e t h e r t h e i n t e r n a l so f t w a r e i s t h e b e s t c h o i c e f o r t h e i r o p e r a t i o n s . Wi t h a d v a n c e s i n s o f t w a r e d e s i g n , i t i s p o s s i b l e th e r e a r e p r e - d e v e l o p e d p a c k a g e s t h a t c o u l d b e u s e d . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a co s t / b e n e f i t a p p r o a c h w h e n a n a l y z i n g p o t e n t i a l s o f t w ar e s o l u t i o n s . If t h e i n t e r n a l l y d e v e l o p e d s o f t w a r e c o n t i n u e s t o b e u s e d , i t i s r e c o m m e n d e d t h e s y s t e m b e im p r o v e d s o i t c a n b e s u f f i c i e n t f o r s t a f f t o u s e w it h o u t s i g n i f i c a n t i n v o l v e m e n t o f a p r o g r a m m e r . Th i s w o u l d i n c l u d e o p e r a t i o n s m a n u a l a n d d o c u m e n t a t io n s o s t a f f c a n r e s o l v e i s s u e s a n d p r o c e s s th e i r o w n r e p o r t s . Ef f i c i e n c y a n d s e c u r i t y o f J u s t i c e C o u r t o p e r a t i o n s c o u l d b e i m p r o v e d Du r i n g J u s t i c e C o u r t s e s s i o n s i n R e d m o n d , t h e c l e r k s u t i l i z e a s e r v i c e w i n d o w a n d d o o r t o d e a l w i t h cl i e n t s . B o t h t h e s e m e t h o d s h a v e d i f f e r i n g p r o b l e m s i n t h e c u r r e n t e n v i r o n m e n t . T h e C l e r k s c a n n o t b e a t th e w i n d o w a n d a c c e s s t h e i r c o m p u t e r w o r k s p a c e a n d c a s h d r a w er . T h e w i n d o w m a y a l s o r e q u i r e c l e r k s to s t o o p i f t h e y a r e s t a n d i n g w h i l e t a l k i n g t o t h e c l i e nt . W h e n t h e d o o r i s u s e d , i t p r o v i d e s e a s y a c c e s s b y st a f f b u t c o u l d a l l o w c l i e n t s o r o t h e r p e o p l e a c c e s s t o e nt e r t h e i r a r e a . I n a d d i t i o n , w h i l e t h e r e a r e t w o cl e r k s p r o c e s s i n g p a p e r w o r k d u r i n g c o u r t , t h e r e i s o n l y o n e co m p u t e r a n d c a s h d r a w e r . T h e c u r r e n t si t u a t i o n a p p e a r s t o r a i s e p o t e n t i a l s e c u r i t y , e r g o n o m i c , a n d e f f i c i e n c y i s s u e s . Th e J u s t i c e C o u r t s h o u l d t r y t o s t r e a m l i n e i t s s e s s i o n s a s b es t a s p o s s i b l e g i v e n t h e i r c u r r e n t p h y s i c a l lo c a t i o n . Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 9 of 10 In t h e a b s e n c e o f a d d r e s s i n g t h e s e i s s u e s , s t a f f m i g h t n o t b e w o r k i n g a s e f f i c i e n t l y a s p o s s i b l e , m i g h t ex p o s e t h e m s e l v e s t o p h y s i c a l r i s k s , a n d c o u l d l a c k t h e n e e d ed s e c u r i t y w h e n n e e d e d . In R e d m o n d , t h e C o u n t y u t i l i z e s b o r r o w e d f a c i l i t i e s ( th e R e d m o n d C i t y c o u n c i l c h a m b e r s ) a n d t h e C o u n t y ma y n o t b e a b l e t o m a k e m a n y i m p r o v e m e n t s t o t h e s p a c e . I t i s u n c l e a r w h e t h e r t h e C o u n t y w i l l b e a b l e to p r o v i d e o t h e r f a c i l i t i e s i n R e d m o n d It i s r e c o m m e n d e d t h e J u s t i c e C o u r t c o n s i d e r a n d p r op o s e t h o s e f a c i l i t y i m p r o v e m e n t s i t t h i n k s ar e p r u d e n t f o r t h e s h o r t - t e r m n a t u r e o f t h e s e f a c i li t i e s . S o m e o f t h e s e m a y b e p o s s i b l e i n t h e cu r r e n t f a c i l i t y s p a c e . T h e J u s t i c e C o u r t s h o u l d i de n t i f y h o w i t w o u l d l i k e s p a c e d e v e l o p e d t o ad d r e s s m o r e e f f i c i e n t , s e c u r e a n d e r g o n o m i c o p e r a t io n s a s t h e C o u n t y r e s e a r c h e s f u t u r e le a s e h o l d s o r b u i l d i n g s p a c e . Gi v e n t h e a d v a n c e s i n t e c h n o l o g y , t h e D e p a r t m e n t m a y w a n t t o c o n s i d e r w i r e l e s s l a p t o p s t o b e us e d d u r i n g c o u r t . A n o t h e r C o u n t y d e p a r t m e n t h a s s uc c e s s f u l l y p r o v i d e d w i r e l e s s l a p t o p s t o t h e i r em p l o y e e s w h o w o r k t h r o u g h o u t t h e C o u n t y . 4. R E S P O N S E JU S T I C E C O U R T In e a r l y A u g u s t 2 0 0 7 , J u s t i c e C o u r t r e q u e s t e d t h a t I n t e rn a l A u d i t r e v i e w o u r c h e c k - h a n d l i n g p r o c e d u r e s . To o m u c h a u t h o r i t y w a s p l a c e d w i t h t h e s u p e r v i s o r , a n d we w a n t e d g u i d a n c e o n h o w t o d i s t r i b u t e s o m e o f th o s e t a s k s a m o n g o t h e r s t a f f w i t h o u t c a u s i n g f u r t h e r i n t e rn a l c o n t r o l c o n f l i c t s . J u s t i c e C o u r t w o u l d l i k e t o ma k e s y s t e m c h a n g e s s o t h e I T D e p a r t m e n t c o n t r o l s p a s s w o r d s th a t a l l o w s t a f f t o v o i d a n d c l e a r c h e c k s an d t o a d d d i s b u r s e m e n t s t o t h e s y s t e m . W h e n D a v i d G i v en s m a d e h i s s i t e v i s i t , t h e s e a n d o t h e r i s s u e s we r e d i s c u s s e d . In t e r n a l A u d i t s u g g e s t e d i n M a r c h 2 0 0 7 t h a t J u s t i c e C o u r t p u r s u e p a s t - d u e a c c o u n t s t h r o u g h a n o u t s i d e co l l e c t i o n a g e n c y . A t t h a t t i m e , t h e c o u r t h a d a l r e a d y s e l e c t e d a c o l l e c t i o n a g e n c y a n d w e w e r e i n t h e pr o c e s s o f d e v e l o p i n g o u r a u t o m a t e d c o l l e c t i o n s p r o g r a m . S i n c e o u r d e b t s a r e m o n e y j u d g m e n t s , co l l e c t i b l e f o r 2 0 y e a r s , w e h a v e e l e c t e d n o t t o “ a d m i n is t r a t i v e l y ” w r i t e o f f o l d d e b t s u n t i l c o l l e c t i o n e f f o r ts ha v e b e e n m a d e . D e v e l o p i n g w r i t e - o f f p o l i c i e s a n d p r oc e d u r e s , a n d p r o g r a m m i n g t h o s e c h a n g e s , w i l l b e th e l a s t s t e p i n o u r c o l l e c t i o n s p r o g r a m . Du r i n g t h e a u d i t , i t w a s a g r e e d t h a t t h e s u p e r v i s o r s h o ul d n o t h a v e a c c e s s t o b o t h t h e s a f e a n d t h e k e y ca b i n e t t h a t s t o r e s t h e c a s h i e r s ' c a s h b a g k e y s . T h e c o u r t s u gg e s t e d t h a t t h e s a f e c o m b i n a t i o n b e ch a n g e d , a n d t h a t t h e c o m b i n a t i o n n o t b e s h a r e d w i t h th e s u p e r v i s o r . T h i s s e e m s t o s o l v e t h i s i s s u e . In t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d s t h a t F i n a n c e m a i n t a i n t h e b a ck u p k e y s a n d / o r t h e s a f e c o m b i n a t i o n . T h e c o u r t Ju s t i c e C o u r t R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 2 N o v e m b e r 2 0 0 7 Page 10 of 10 do e s n o t o b j e c t t o F i n a n c e k n o w i n g t h e s a f e c o m b i n a t i o n , a n d w e d o n o t o p p o s e F i n a n c e c o n t r o l l i n g t h e ba c k u p k e y s s o l o n g a s t h e y w i l l b e a b l e t o d e l i v e r a n y n ee d e d k e y s t o o u r o f f i c e i n R e d m o n d i n o n e - h a l f ho u r o f b e i n g n o t i f i e d o f t h e e m e r g e n c y . In t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d s t h a t t h e J u s t i c e C o u r t c r e a t e a r e p o r t o f c a s e s t h a t h a v e b e e n w i t h h e l d f r o m co l l e c t i o n s s o t h e j u d g e c a n r e v i e w t h a t i n f o r m a t i o n . Th i s a p p a r e n t l y w i l l s h o w w h e t h e r t h e s u p e r v i s o r i s be n e f i t t i n g b y n o t s e n d i n g t h e d e b t t o c o l l e c t i o n s . W e d o n ' t u n d e r s t a n d t h e r e l e v a n c e o f t h i s s u g g e s t i o n , si n c e t h e s u p e r v i s o r d o e s n o t h a v e a c c e s s t o a n y c a s h , b u t w e ca n g o a h e a d a n d c r e a t e t h i s r e p o r t . Du r i n g t h e a u d i t , t h e s u p e r v i s o r a d v i s e d t h e a u d i t o r th a t J u s t i c e C o u r t p l a n n e d t o r e s e a r c h n e w c a s e pr o c e s s i n g s o f t w a r e , s i n c e t h e i n t e r n a l s o f t w a r e h a s m a n y dr a w b a c k s a n d t h e p r o g r a m m e r w h o s u p p o r t e d th e s y s t e m h a s r e t i r e d . W e h a v e w o r k e d w i t h t h e I T p r og r a m m e r f o r t h e p a s t s e v e n y e a r s , c o n s t a n t l y id e n t i f y i n g “ g l i t c h e s ” a n d a t t e m p t i n g t o p e r f e c t t h e s of t w a r e p r o g r a m . J u s t i c e C o u r t d o e s n o t t h i n k i t i s ec o n o m i c a l t o p o u r d e p a r t m e n t m o n e y i n t o i m p r o v i n g t h e c u r r e n t s o f t w a r e , e s p e c i a l l y s i n c e t h e c u r r e n t pr o g r a m m e r s a r e i n t r a i n i n g . O u r p l a n i s t o f o r m a c om m i t t e e w i t h o t h e r c o u r t s w h o w o u l d l i k e t o h a v e be t t e r c a s e p r o c e s s i n g s o f t w a r e , s o w e c a n s h a r e i n t h e r e s e ar c h a n d a l s o i n c r e a s e o u r b a r g a i n i n g p o w e r . Th e c o u r t h a s f i n a l i z e d m a n y p r o c e d u r e s t h a t w a l k s t a f f t hr o u g h e a c h s t e p o f i n p u t t i n g d a t a a n d r u n n i n g re p o r t s u s i n g t h e c u r r e n t s o f t w a r e . S t a f f h a v e a c c e s s t o al l A c c u T e r m r e p o r t s , e x c e p t f o r a f e w o f t h e mo n t h - e n d r e c o n c i l i a t i o n r e p o r t s . M o s t i s s u e s t h a t a r i s e , h o w e v e r , i n v o l v e p r o g r a m m i n g g l i t c h e s . Vi o l a t i o n s p r o c e s s i n g h a s i n c r e a s e d a n n u a l l y f r o m 6 , 7 0 0 i n 2 0 0 2 - 2 0 0 3 t o 9 , 7 0 0 i n 2 0 0 5 - 2 0 0 6 . W e a r e co n s t a n t l y s t r e a m l i n i n g t h e p r o c e s s t o f i n d w a y s t o i m p r o v e c o u r t s e s s i o n s f o r t h e j u d g e , s t a f f , a n d t h e pu b l i c . R e d m o n d c o u r t s e s s i o n s v a r y b e t w e e n 4 5 a n d 1 2 0 of f e n d e r s p e r s e s s i o n . T h e r e i s l i t t l e w e c a n d o to h a n d l e t h e c r o w d s i n R e d m o n d w h i l e w e a r e u s i n g t h e p o l i c e s t a t i o n a n d c o u n s e l c h a m b e r s . S t a f f he l p i n g t h e c a s h i e r c h e c k i n o f f e n d e r s a n d f i l l o u t f o r m s h a v e b e e n i n s t r u c t e d t o s i t a t a s m a l l t a b l e i n f r o n t of t h e o p e n d o o r t o t h e o f f i c e . T h i s t a b l e b l o c k s t h e do o r w a y a n d p r o v i d e s b e t t e r f u n c t i o n a l i t y a n d s e c u r i t y th a n g o i n g i n a n d o u t o f t h e d o o r , b u t s o m e s t a f f p r e fe r t o n o t u s e t h e t a b l e . T h e o n l y w a y t o i n c r e a s e staff's ab i l i t y t o p r o c e s s l a r g e a r r a i g n m e n t s e s s i o n s i s t o r e c o n f i gu r e t h e i n t a k e a r e a . I n t e r n a l A u d i t r e c o m m e n d s th a t t h e c o u r t p r o p o s e f a c i l i t y i m p r o v e m e n t s . W e h a v e s p o k e n w i t h t h e c i t y c o n c e r n i n g t h i s t o p i c m a n y ti m e s o v e r t h e p a s t f e w y e a r s . T h e y a r e n o t w i l l i n g t o a l t e r t h e w o r k s p a c e . D e s c h u t e s C o u n t y c a n n o t st r u c t u r a l l y a l t e r t h i s b u i l d i n g b e c a u s e t h e y d o n o t o w n i t . {E n d o f R e p o r t }