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HomeMy WebLinkAboutRoad Dept - Cash HandlingRo a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Ro a d D e p a r t m e n t - C a s h H a n d l i n g De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … …… … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 1 - 5 3. R E S P O N S E 3. 1 . R o a d D e p a r t m e n t . . . . . … . … … … … .. … … … … … … … … … ..…………..….. 5-7 Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 1 of 7 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y in t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 6 / 0 7 . D u r i n g r e v i e w o f t h e w o r k c o m p l e t e d t o d a t e , t h e ca s h h a n d l i n g o f s e l e c t e d d e p a r t m e n t s w a s i d e n t i f i e d a s a p r o j e c t . T h e R o a d D e p a r t m e n t h a s n o t y e t ha d a n a u d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i de n t i f i e d d e p a r t m e n t s w i l l a l s o r e c e i v e t h e s e b r i e f au d i t s o f c a s h h a n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e o r g a n i z a t i o n ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h ha n d l i n g . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e a d m i n i s t r a t i v e s t a f f c a s h h a n d l i n g d u t i e s f o r t h e R o a d D e p a r t m e n t ( i n c l u d i n g Su r v e y o r ’ s o f f i c e ) i n p l a c e d u r i n g t h e o b s e r v a t i o n s p e r fo r m e d i n A p r i l 2 0 0 7 . T h e r e w e r e n o o f f s i t e co l l e c t i o n s i d e n t i f i e d . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g d u t i e s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . 2. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 2 of 7 Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Th e R o a d D e p a r t m e n t a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f a r e r e s p o n s i b le f o r t h e b i l l i n g , c o l l e c t i o n , a c c o u n t i n g , a n d th e d e p o s i t o f c e r t a i n r o a d m o n i e s r e c e i v e d f o r s e r v i c e s . T h e p a y m e n t s f r o m t h e s e a r e r e l a t i v e l y in f r e q u e n t a n d s p o r a d i c . F r o n t o f f i c e s t a f f d a t e s t a m p th e e n v e l o p e s m o n i e s c o m e i n , b u t t h e y d o n o t re c e i p t o r t r a c k t h e s e m o n i e s . T h e m o n i e s a r e p a s s e d o n t o t h e a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f w i t h o u t a n y re c o r d . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e fo l l o w i n g f u n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i n g , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d s i g n i f i c a n tly co m p r o m i s e t h e s a f e g u a r d i n g o f t h e o r g a n i z a t i o n ’ s a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e th e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e R o a d a c c o u n t i n g s t a f f h a n d l i n g t h e s e p a y m e n t s h a d no t i d e n t i f i e d a n y i s s u e w i t h h a n d l i n g o f t h e s e mo n i e s , b u t w e l c o m e d s u g g e s t i o n s t o b e t t e r p r o v i d e o v e r s i gh t o f t h e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b e r e c e i p t e d by f r o n t d e s k s t a f f . I t i s r e c o m m e n d e d t h e fr o n t o f f i c e s t a f f i n c l u d e t h e s e b i l l e d a m o u n t s i n ot h e r f r o n t d e s k r e c e i p t s . T h e a c c o u n t i n g f o r th e m o n i e s c a n b e p r o v i d e d t o f r o n t o f f i c e s t a f f i n a d v a n c e o f r e c e i p t o r t h e m o n i e s c a n b e pl a c e d i n t o a s u s p e n s e a c c o u n t a n d l a t e r a d j u s t e d t o r e f l e c t t h e p r o p e r a c c o u n t i n g . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f t h e s t a f f r e c e i p t i n g p r o c e s s , a n um b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : C o n s i s t e n t l y e n d o r s e a l l m o n e t a r y i n s t r u m e n t s i m m e d i a t e ly o n r e c e i p t . C o n s i s t e n t l y d e p o s i t w i t h i n 2 4 h o u r s a l l c o u n t y m o n i e s re c e i v e d . De p o s i t s d o n o t a p p e a r t o b e c o o r d i n a t e d b e t w e e n R o a d an d S u r v e y o r s t a f f . L e s s t h a n 2 0 % o f de p o s i t s o f S u r v e y o r a n d R o a d o c c u r o n t h e s a m e d a y . F o r se l e c t e d d e p o s i t s i n a s e l e c t e d m o n t h , ne a r l y 4 0 % o f S u r v e y o r r e c e i p t s a n d 5 0 % o f R o a d r e c e i p t s w e r e e s t i m a t e d t o b e g r e a t e r t h a n 1 d a y Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 3 of 7 ol d . A t t h e t i m e o f t h e o b s e r v a t i o n , t h e r e w a s $ 9 9 5 in R o a d r e c e i p t s u p t o 2 3 d a y s o l d t h a t h a d n o t be e n d e p o s i t e d . W r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s r e c e i v e d d i d n o t s u f f i ci e n t l y c o v e r a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f pr o c e d u r e s . So m e o f t h e p r o c e d u r e s n e e d t o b e u p d a t e d t o r e f l e c t cu r r e n t o p e r a t i n g p r a c t i c e s a n d w r i t t e n i n a ma n n e r t o f a c i l i t a t e c r o s s t r a i n i n g o f s t a f f . P r o c e d u r e s d i d n o t i n c l u d e r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n r e c e ip t s a n d a c c o u n t i n g . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to h a n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . Ad m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e r e l a t i v e l y s e l f - d i r e c t e d a n d h av e i m p l e m e n t e d m a n y o f t h e e x p e c t e d c o n t r o l s . On e a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f p e r s o n h a s b e e n a b s e n t a n d s ub s t i t u t e s t a f f w e r e n o t a w a r e o f t h e r e c e i p t s to b e d e p o s i t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p c o m p r e h e n s iv e w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g t h e i r c a s h - h a n d l i n g e n v i r o n m e n t a n d t h e we a k n e s s e s n o t e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s . T h e De p a r t m e n t s h o u l d h a v e e s t a b l i s h e d p r o c e d u r e s f o r w he n s t a f f r e s p o n s i b l e f o r t h e d e p o s i t a r e no t i n . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d c o n s o l i d a t e t h e r e s p on s i b i l i t y f o r a l l r e c e i p t s a n d d e p o s i t s w i t h th e f r o n t o f f i c e s t a f f . Th e D e p a r t m e n t m a y w a n t t o i n v e s t i g a t e s h a r i n g t h e b a n k deposit duties with ne a r b y d e p a r t m e n t s ( S o l i d W a s t e ) a n d c o u l d p l a c e t h e i r mo n i e s i n t a m p e r p r o o f b a n k b a g s t o s e c u r e th e m o r m a k e d e p o s i t s d i r e c t l y a t o n e o f t h e C o u n t y ’ s b a n k b r a n c h e s . It i s r e c o m m e n d e d , o n c e d e p o s i t s a r e t h e r e s p o n s i b i li t y o f t h e f r o n t d e s k s t a f f , t h a t a c c o u n t i n g of f i c e s t a f f p e r f o r m a p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n b e t w ee n r e c e i p t s a n d a m o u n t s d e p o s i t e d . Ne w p r o c e s s n e e d e d f o r h a n d l i n g p e r f o r m a n c e b o n d a m ou n t s c o l l e c t e d Du r i n g t h e o b s e r v a t i o n , t h e c a s h b o x i n c l u d e d s o m e t e n u n- d e p o s i t e d c h e c k s ( u p t o 7 y e a r s o l d ) f o r ne a r l y $ 1 3 t h o u s a n d d o l l a r s . S t a f f i n d i c a t e t h e s e m o n i es w e r e p e r f o r m a n c e b o n d m o n i e s f o r s p e c i f i c pr o j e c t s a n d w e r e n o t t h e c o u n t y ’ s m o n i e s . Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 4 of 7 Mo n i e s h e l d i n t r u s t a n d n e e d e d b e y o n d a s p e c i f i c p e r i o d s h o u l d b e d e p o s i t e d w i t h F i n a n c e f o r ac c o u n t i n g a n d s a f e k e e p i n g . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c o n t r o l p r o c e d u r e s , m o n i e s m a y b e m i s p l a c e d o r p r o v i d e a n i n s u f f i c i e n t re m e d y s h o u l d p r o b l e m s o c c u r . Ro a d e n g i n e e r i n g s t a f f w a s n o t a w a r e t h e s e c h e c k s w e r e s t i ll o u t t h e r e a n d n o l o n g e r n e e d e d m a n y o f th e s e c h e c k s . R o a d e n g i n e e r i n g s t a f f i n d i c a t e s o n l y o n e c h ec k f o r $ 5 0 0 w a s s t i l l n e e d e d f o r pe r f o r m a n c e a n d t h i s c h e c k w a s t w o y e a r s o l d . R o a d e n g i ne e r i n g s t a f f w a s g o i n g t o c o n t a c t t h e s e r v i c e pr o v i d e r a n d o b t a i n a n e w c h e c k . S t a f f i n d i c a t e t h e y r ar e l y h a v e a n e e d f o r t h i s p r o c e s s a n y m o r e . If m o n i e s a r e t o b e r e t a i n e d f o r p e r f o r m a n c e , I t i s r e c o m m e n d e d a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f d e v e l o p pr o c e d u r e s f o r t h e s e m o n i e s . M o n i e s c o l l e c t e d ( i n tr u s t ) f o r p e r f o r m a n c e s h o u l d b e d e p o s i t e d in t o a t r u s t a c c o u n t w i t h F i n a n c e . Us e o f a u t h o r i z e d c a s h d i f f e r s f r o m a u t h o r i z a t i o n s Th e c a s h m o n i e s c u r r e n t l y h e l d d o n o t a g r e e w i t h a d o p te d r e s o l u t i o n s . T h e D e p a r t m e n t h a s s i m i l a r mo n i e s ( o v e r a l l ) t o t h o s e a u t h o r i z e d b u t t h e y a r e u s e d i n d i f f e r e n t w a y s a n d t h e d e p a r t m e n t a c t u a l l y h a s an i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t f o r m u c h o f t h e i r i m m e d i a t e d i s b u r s e m e n t n e e d s ( a s o p p o s e d t o p e t t y ca s h ) . Ro a d / S u r v e y o r C a s h A u t h o r i z a t i o n s Ty p e Au t h o r i z e d On H a n d Va r i a n c e Au t h o r i z i n g r e s o l u t i o n ( s ) Ch a n g e c a s h 1 5 0 $ 5 0 $ ( 1 0 0 ) $ R e s 2 0 0 2 - 0 7 0 , 2 0 0 5 - 1 4 0 Pe t t y c a s h 1 , 0 0 0 5 0 ( 9 5 0 ) R e s 2 0 0 4 - 0 5 4 Ch e c k i n g a c c t . 1 , 0 0 0 1 , 0 0 0 To t a l 1, 1 5 0 $ 1, 1 0 0 $ (5 0 ) $ Th e C o u n t y h a s b e e n r e q u i r i n g d e p a r t m e n t s t o r e q u e s t au t h o r i z a t i o n f o r t h e i r c a s h n e e d s b y r e s o l u t i o n . Al l b a n k a c c o u n t s m u s t b e a u t h o r i z e d b y t h e C o u n t y c o m m i ss i o n e r s . In t h e a b s e n c e o f u p t o d a t e r e s o l u t i o n s , c a s h m a y n o t b e a d e q u a t e l y a c c o u n t e d f o r a n d m o n i t o r e d . Fi n a n c e w a s a w a r e R o a d h a d a n i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t b u t th e a c c o u n t i n g a n d t h e r e s o l u t i o n s d i d no t m a t c h u p . Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 5 of 7 It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a n u p d a t e d r e s o l u t i o n f o r t h e a m o u n t o f c h a n g e ca s h , p e t t y c a s h a n d c h e c k i n g a c c o u n t s t h e y n e e d . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e s c i n d pr i o r r e s o l u t i o n s . 3. R E S P O N S E Ro a d De p a r t m e n t ME M O R A N D U M DA T E : M a y 8 , 2 0 0 7 TO : D a v i d G i v a n s , C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r FR O M : T o m B l u s t , D i r e c t o r RE : R o a d D e p a r t m e n t – C a s h H a n d l i n g A u d i t __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ __ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ Th i s m e m o i s t h e R o a d D e p a r t m e n t ’ s r e s p o n s e t o t h e f i n d in g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s p r e s e n t e d i n t h e A p r i l , 20 0 7 a u d i t o f t h e D e p a r t m e n t ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h h a n d l i n g . Th e D e p a r t m e n t i s v e r y a p p r e c i a t i v e o f t h e t i m e a n d e ff o r t i n v o l v e d i n r e v i e w i n g o u r c a s h h a n d l i n g pr o c e d u r e s . T h e a u d i t w a s p e r f o r m e d i n a t h r o u g h , p o s i ti v e , a n d p r o f e s s i o n a l m a n n e r . Ov e r a l l , I a m i n a g r e e m e n t w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c om m e n d a t i o n s p r e s e n t e d i n t h e a u d i t r e p o r t . B e l o w I ha v e o u t l i n e d s p e c i f i c r e s p o n s e s t o e a c h a r e a o f c o n c e r n a n d t h e D e p a r t m e n t ’ s p l a n t o a d d r e s s t h e co n c e r n : Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 6 of 7 Ro a d De p a r t m e n t re s p o n s e ( c o n t ’ d ) Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . It i s r e c o m m e n d e d a l l m o n i e s r e c e i v e d b e r e c e i p t e d by f r o n t d e s k s t a f f . I t i s r e c o m m e n d e d t h e f r o n t of f i c e s t a f f i n c l u d e t h e s e b i l l e d a m o u n t s i n o t h e r fr o n t d e s k r e c e i p t s . T h e a c c o u n t i n g f o r t h e m o n i e s ca n b e p r o v i d e d t o f r o n t o f f i c e s t a f f i n a d v a n c e o f r e c e i p t o r t h e m o n i e s c a n b e p l a c e d i n t o a su s p e n s e a c c o u n t a n d l a t e r a d j u s t e d t o r e f l e c t t h e pr o p e r a c c o u n t i n g . Th e D e p a r t m e n t a g r e e s t h a t t h e s e g r e g a t i o n o f d u t i e s c ou l d b e i m p r o v e d . W e h a v e i m p l e m e n t e d t h e pr a c t i c e o f h a v i n g a l l m o n i e s r e c e i v e d b e r e c e i p t e d b y t h e f r o n t d e s k s t a f f . A f t e r r e c e i p t i n g , t h e f r o n t d e s k st a f f f o r w a r d s c o p i e s o f t h e r e c e i p t t o a c c o u n t i n g s t a f f . Al l r e c e i p t e d m o n i e s a r e h e l d b y t h e f r o n t d e s k f o r de p o s i t . A c c o u n t i n g s t a f f l e t ’ s f r o n t d e s k k n o w w h a t f u n d a n d l i n e n u m b e r c a s h r e c e i p t s a r e t o b e c r e d i t e d to . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s n e e d e d o v e r c a s h r e c e i p t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p c o m p r e h e n s iv e w r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s ad d r e s s i n g t h e i r c a s h - h a n d l i n g e n v i r o n m e n t a n d t h e we a k n e s s e s n o t e d . Th e D e p a r t m e n t w i l l d e v e l o p c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n p o l ic i e s a n d p r o c e d u r e s t o a d d r e s s t h e c a s h - h a n d l i n g is s u e s n o t e d i n t h e r e p o r t . T h e s e w r i t t e n p o l i c i e s a n d p ro c e d u r e s w i l l b e c o m p l e t e d a n d a d o p t e d b y t h e De p a r t m e n t b y t h e e n d o f t h i s f i s c a l y e a r ( J u n e 3 0 , 2 0 0 7) . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to m a k e m o r e t i m e l y d e p o s i t s . T h e De p a r t m e n t s h o u l d h a v e e s t a b l i s h e d p r o c e d u r e s f o r w he n s t a f f r e s p o n s i b l e f o r t h e d e p o s i t a r e n o t in . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d c o n s o l i d a t e t h e r e s p o n s i b il i t y f o r a l l r e c e i p t s a n d d e p o s i t s w i t h t h e f r o n t of f i c e s t a f f . Re c e i p t s a n d d e p o s i t s w i l l b e h a n d l e d b y t h e f r o n t d e s k s t af f ( a l r e a d y i m p l e m e n t e d ) . D e p o s i t s w i l l b e m a d e on a d a i l y b a s i s ( a l r e a d y i m p l e m e n t e d ) . S t a f f p r o c e d u re s w i l l b e o u t l i n e d t o e n s u r e a v a i l a b i l i t y o f a f r o n t de s k o r o f f i c e s u p p o r t s t a f f p e r s o n t o m a k e d e p o s i t s o n a l l b u s i n e s s d a y s . It i s r e c o m m e n d e d , o n c e d e p o s i t s a r e t h e r e s p o n s i b i li t y o f t h e f r o n t d e s k s t a f f , t h a t a c c o u n t i n g of f i c e s t a f f p e r f o r m a p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n b e t w ee n r e c e i p t s a n d a m o u n t s d e p o s i t e d . Ac c o u n t i n g o f f i c e s t a f f w i l l p e r f o r m a w e e k l y r e c o n c i l i a t i on b e t w e e n r e c e i p t s a n d a m o u n t s d e p o s i t e d . Ro a d D e p a r t m e n t R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 1 0 May 2007 Page 7 of 7 Ro a d De p a r t m e n t re s p o n s e ( c o n t ’ d ) Ac c o u n t i n g a n d r e c e i p t r e c o r d s w i l l b e c o m p a r e d a g a i n s t F i na n c e D e p a r t m e n t d e p o s i t r e c o r d s . Ne w p r o c e s s n e e d e d f o r h a n d l i n g p e r f o r m a n c e b o n d a m ou n t s c o l l e c t e d . If m o n i e s a r e t o b e r e t a i n e d f o r p e r f o r m a n c e , i t i s r e c o m m e n d e d a c c o u n t i n g o f f i c e s t a f f d e v e l o p pr o c e d u r e s f o r t h e s e m o n i e s . M o n i e s c o l l e c t e d ( i n t ru s t ) f o r p e r f o r m a n c e s h o u l d b e d e p o s i t e d i n t o a tr u s t a c c o u n t w i t h F i n a n c e . Th e D e p a r t m e n t ’ s s t a n d a r d p r o c e d u r e f o r i s s u a n c e o f a p er m i t t o w o r k w i t h i n t h e r o a d r i g h t o f w a y i s t o re q u i r e t h e c o n t r a c t o r t o c a r r y a p e r f o r m a n c e b o n d . T yp i c a l l y t h i s i s a s u r e t y b o n d i s s u e d b y a n i n s u r a n c e co m p a n y i n f a v o r o f t h e C o u n t y . I n t h e r a r e c i r c u m s t a nc e t h a t t h e a p p l i c a n t p r o v i d e s a c a s h b o n d , t h e c a s h wi l l b e d e p o s i t e d ( w i t h i n 2 4 h o u r s ) i n t o a t r u s t a c c o u n t w i t h F i n a n c e . T h i s p o l i c y h a s b e e n i m p l e m e n t e d . Us e o f a u t h o r i z e d c a s h d i f f e r s f r o m a u t h o r i z a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t d e v e l o p a n u p d a t e d r e s o l u t i o n f o r t h e a m o u n t o f c h a n g e c a s h , pe t t y c a s h a n d c h e c k i n g a c c o u n t s t h e y n e e d . Th e D e p a r t m e n t w i l l s u b m i t a r e s o l u t i o n t o t h e B o a r d to u p d a t e t h e a m o u n t o f c h a n g e c a s h , p e t t y c a s h a n d ch e c k i n g a c c o u n t . C h a n g e c a s h f o r R o a d a n d S u r v e y o r w i l l be c o m b i n e d ( c u r r e n t l y t w o s e p a r a t e p o t s o f mo n e y ) . T h e r e s o l u t i o n w i l l b e s u b m i t t e d p r i o r t o J u ne 3 0 , 2 0 0 7 . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t r e s c i n d p r i o r r e s o lu t i o n s . Pr i o r r e s o l u t i o n s w i l l b e r e s c i n d e d a t t h e t i m e t h e n e w r e s o l u t i o n i s a p p r o v e d ( t h i s c a n p r o b a b l y b e ac c o m p l i s h e d b y t h e s a m e r e s o l u t i o n ) . {E n d o f R e p o r t }