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HomeMy WebLinkAboutSheriff's Office TransitionSh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n (A p r i l 1 6 , 2 0 0 7 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 87701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Barry Jordan James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … ….……..……… 1-2 2. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 2 - 5 3. R E S P O N S E Sh e r i f f ’ s O f f i c e … … … … … … . . . . … … … … .. … … … … … … … … … ..…...………... 5-6 Re t i r e d S h e r i f f , L e s S t i l e s . . . . … . … … … … . . … … … … … … … … … ..……...……... 6-8 Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 1 of 8 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : In t e r n a l a u d i t h a s h a d a p r a c t i c e o f r e v i e w i n g o p e r a t i on s f o r e l e c t e d o f f i c i a l s o n t r a n s i t i o n i n t h e i r o f f i c e . Sh e r i f f , L e s S t i l e s a n n o u n c e d h i s r e t i r e m e n t o n F e b r u a ry 1 6 , 2 0 0 7 a n d t h e d a t e o f t r a n s i t i o n w a s s e t f o r Ap r i l 1 6 , 2 0 0 7 . T h o u g h t h e a u d i t w o r k w a s n o t a u t h o r iz e d i n t h e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 06 / 0 7 , t h e C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r h a s a u t h o r i t y u n d er o r d i n a n c e ( # 2 0 0 5 - 0 1 4 ) t o m a k e o t h e r a u d i t s a s ma y b e n e c e s s a r y d u r i n g t h e y e a r . T h i s a u d i t w a s f u r t h er a u t h o r i z e d t h r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h t h e Co u n t y A d m i n i s t r a t o r a n d w a s w e l c o m e d b y S h e r i f f S t i l e s. On F e b r u a r y 2 6 , 2 0 0 7 L a r r y B l a n t o n ( c u r r e n t U n d e r - S h er i f f ) w a s a p p o i n t e d ( s u b j e c t t o l a t e r c e r t i f i c a t i o n by t h e C l e r k ) t o c o m p l e t e S h e r i f f S t i l e s t e r m a s S h e r i ff . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : 1. O b s e r v e t h e c o n v e y a n c e o f t h e O f f i c e o f S h e r i f f i n ac c o r d a n c e w i t h O R S § 2 0 6 . 2. R e v i e w p r e p a r e d a c c o u n t i n g o f a l l m o n i e s ( J a i l , B a i l, C i v i l , a n d o t h e r ) . 3. I n q u i r e i n t o p r o c e s s t o s u s p e n d a u t h o r i z a t i o n s a n d a c c e ss t o c r i t i c a l l a w e n f o r c e m e n t a n d Co u n t y s y s t e m s . 4. D e t e r m i n e t h a t a s s e t s a s s i g n e d d i r e c t l y t o t h e S h e r i f f h a v e b e e n r e t u r n e d t o t h e D e p a r t m e n t . De t e r m i n e i f L e s S t i l e s w i l l b e p u r c h a s i n g h i s s i d e a r m a nd i f s o , a t w h a t c o s t . 5. J u d g m e n t a l l y s e l e c t e d a n d r e v i e w t r a n s a c t i o n s b y t h e S he r i f f . Sc o p e : Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t er n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . T h e S h e r i f f ’ s l a s t d a y wa s A p r i l 1 6 , 2 0 0 7 ( M o n d a y ) . T h e s c o p e i n c l u d e d o b s e r v a t io n s a n d i n t e r v i e w s w i t h S h e r i f f ’ s O f f i c e s t a f f up t h o r o u g h t h e t r a n s i t i o n o n A p r i l 1 6 , 2 0 0 7 . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s e l e c t e d s t a f f o n t r a n s i t i o n al p r o c e d u r e s , R e v i e w e d M a r c h 2 0 0 7 b a n k r e c o n c i l i a t i o n s w i t h s t a f f , R e v i e w e d r e c e n t S h e r i f f e x p e n s e r e i m b u r s e m e n t s , A n a l y z e d a n d r e v i e w e d r e c e n t e x p e n s e t r e n d s b y a c c o u n t a n d v e n d o r , Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 2 of 8 R e s e a r c h i n g t h e c a s h r e s o l u t i o n s a n d a g r e e i n g t o c a s h o n h a n d , F o l l o w e d u p w i t h I T s t a f f o n a c c e s s r i g h t s t o C o u n t y s y s t em s , R e v i e w i n g r e c e n t v i s a c r e d i t c a r d s t a t e m e n t s a n d s u p p o r ti n g e x p e n s e s , a n d R e v i e w e d f o r c o m p l e t i o n o f p a r t i a l l y i m p l e m e n t e d c a s h h a n d l i n g r e c o m m e n d a t i o n s i n p r i o r in t e r n a l a u d i t r e p o r t s . Th e a u d i t w a s c o n d u c t e d in a c c o r d a n c e w i t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . 2. F i n d i n g s Th e S h e r i f f ’ s O f f i c e s t a f f f o l l o w e d t h e s t a t e d i c t a t e d p r o c e d u r e s ( O R S §20 6 ) f o r t r a n s i t i o n o f t h e O f f i c e o f th e S h e r i f f . T h e S h e r i f f ’ s O f f i c e a n d S h e r i f f s u f f i c i en t l y p l a n n e d a n d e x e c u t e d t h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s i n re g a r d s t o t h e r e q u i s i t e f o r m s t o b e s i g n e d a n d p r o v i d e d o n t r a n s i t i o n b e t w e e n t h e r e t i r i n g S h e r i f f S t i l e s an d n e w l y a p p o i n t e d S h e r i f f B l a n t o n . T h e f i n d i n g s i de n t i f i e d r e l a t e p r i m a r i l y t o o t h e r o b s e r v a t i o n s du r i n g r e v i e w o f d e p a r t m e n t a c t i v i t y , w h i c h w e r e i n c l u de d i n t h e i n t e r n a l a u d i t . Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , pr o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u di t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a de t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t ra n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r im p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i nc l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t m a y b e ne e d e d . Pr e v i o u s a u d i t r e c o m m e n d a t i o n o n o u t s t a n d i n g c h e c k s h a s n o t b e e n a d d r e s s e d . Du r i n g t h e M a r c h 2 0 0 3 i n t e r n a l a u d i t a n d A u g u s t 2 0 0 4 fo l l o w - u p , S h e r i f f ’ s O f f i c e s t a f f h a d b e e n w o r k i n g on s u b m i t t i n g o u t s t a n d i n g c h e c k s f r o m t h e i n m a t e t r u s t c h e ck i n g a c c o u n t t o t h e s t a t e ’ s U n c l a i m e d Pr o p e r t y P r o g r a m . A s o f t h e A p r i l 2 0 0 7 o b s e r v a t i o n , st a f f h a d n o t y e t t u r n e d o v e r a n y o f t h e ou t s t a n d i n g c h e c k s t o t h e s t a t e . O u t s t a n d i n g c h e c k s i s s u e d b e f o re 2 0 0 5 a m o u n t e d t o o v e r t e n th o u s a n d d o l l a r s . T h e a m o u n t o f o u t s t a n d i n g c h e c k s i s t h r ee t i m e s m o r e t h a n t h e a m o u n t n o t e d d u r i n g th e p r i o r r e c o m m e n d a t i o n . M o s t o f t h e o u t s t a n d i n g c h e c k s ar e l e s s t h a n f i f t y d o l l a r s . O t h e r t h a n t h e nu m b e r o f o u t s t a n d i n g c h e c k s , s t a f f ’ s b a n k r e c o n c i l i a t i o n s a p pe a r e d t o p r o p e r l y r e c o n c i l e t h e i r M a r c h 31 b a l a n c e s w i t h t h a t o f t h e b a n k . Un c l a i m e d c h e c k s o l d e r t h a n t w o y e a r s a r e r e q u i r e d t o b e su b m i t t e d t o t h e s t a t e ’ s u n c l a i m e d p r o p e r t y Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 3 of 8 pr o g r a m . Un c l a i m e d c h e c k s a r e t h e p r o p e r t y o f p a s t i n m a t e s . F a i l i n g t o t i m e l y s u b m i t t h e s e t o t h e s t a t e c o u l d re s u l t i n p e n a l t i e s . St a f f h a s b e e n o v e r w h e l m e d b y t h e n u m b e r o f c h e c k s o u t st a n d i n g a s w e l l a s d e v e l o p i n g a r e p o r t t o pr o p e r l y r e p o r t t h e s e m o n i e s t o t h e s t a t e . D u r i n g t h e a u d i t , a r e p o r t w a s e x t r a c t e d a n d t h e n e c e s s a r y in f o r m a t i o n o r g a n i z e d s o s t a f f c o u l d r e m i t t h e m o n i e s t o t h e s t a t e . S t a f f c a n r e p e a t t h i s p r o c e s s i n t h e fu t u r e . St a f f s h o u l d d e v e l o p a r o u t i n e s y s t e m f o r s u b m i t t i n g o u t s t a n d i n g c h e c k s t o t h e S t a t e i n a t i m e l y ma n n e r . T h i s s h o u l d b e d o n e a t l e a s t a n n u a l l y i n a c co r d a n c e w i t h t h e S t a t e d e a d l i n e . I t i s re c o m m e n d e d t h a t s t a f f r e v i e w a n d a d d r e s s t h e o t h e r i n t e r n a l a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e hi n d e r e d b y t h e n u m e r o u s o u t s t a n d i n g c h e c k s . Un i q u e p u r c h a s i n g r e q u i r e m e n t s o f S h e r i f f ’ s O f f i c e co n f l i c t s w i t h p o l i c y . Th e o n l y C o u n t y a p p r o v e d c r e d i t c a r d s a r e i n t h e S h e r i ff ’ s O f f i c e . U s e o f t h e c r e d i t c a r d s a p p e a r s t o b e in f r e q u e n t . S t a f f i n d i c a t e t h e y a r e c a r e f u l i n t h e i r u s e o f t h e s e c a r d s . D u r i n g r e v i e w o f t h e u s a g e o f t h e cr e d i t c a r d s , h o w e v e r , n o t e d a n u m b e r o f d i s b u r s e m e n t s t h at w e r e f o r i n c i d e n t a l t r a i n i n g e x p e n s e s a n d fo r e m e r g e n c y l o c a l h o t e l b o o k i n g s . I t i s p o s s i b l e t h e s e ex p e n s e s c o u l d h a v e b e e n h a n d l e d u n d e r em p l o y e e r e i m b u r s e m e n t o r d i r e c t b i l l i n g t o t h e C o u n t y. Co u n t y p o l i c y # 2 0 0 2 - 0 9 3 C o u n t y I s s u e d C r e d i t C a r d s – S h er i f f ’ s O f f i c e o u t l i n e s t h e u s e o f t h e c r e d i t ca r d s i n e m e r g e n c y s i t u a t i o n s . I n n o e v e n t w i l l t h e c r e d it c a r d b e u s e d f o r n o r m a l o r r o u t i n e t r a i n i n g o r tr a v e l e x p e n d i t u r e s . A l i t t l e o v e r $ 2 t h o u s a n d d o l l a r s w a s i d e n t i f i e d a s e x p en d i t u r e s t h a t c o u l d h a v e b e e n p e r f o r m e d b y no r m a l r e i m b u r s e m e n t o r b i l l i n g t o t h e C o u n t y . B a s e d o n t h e e x p l a n a t i o n s p r o v i d e d b y s t a f f , t h e h o t e l bo o k i n g s w e r e p a r t o f e m e r g e n c y s i t u a t i o n s , w h i c h r e q u i r e d i m m e d i a t e p a y m e n t . T h e i n c i d e n t a l t r a i n i n g co s t s w e r e p a r t o f a l o n g e r t h a n n o r m a l t r a i n i n g s e s s i o n on t h e E a s t c o a s t a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e un d e r s t o o d t h e s e c o s t s w o u l d l i k e l y b e i n c u r r e d . T h e S h e ri f f ’ s O f f i c e h a s b e e n g r a p p l i n g w i t h t h e i s s u e of r e q u i r i n g e m p l o y e e s t o p a y f o r s o m e o f t h e s e c o s t s a n d r e q u e s t r e i m b u r s e m e n t v s . u s i n g t h e c r e d i t ca r d . Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 4 of 8 It i s u n c l e a r w h e t h e r t h e s i g n e r s f u l l y u n d e r s t o o d t h e t er m s o f u s a g e f o r t h e c r e d i t c a r d s . H o w e v e r , t h e Sh e r i f f ’ s O f f i c e s u p p o r t e d t h e u s e o f t h e s e c a r d s i n t h i s ma n n e r . It i s r e c o m m e n d e d f o r s t a f f w h o h a v e c u s t o d y a n d u s e o f C o u n t y c r e d i t c a r d s i n t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e b e p r o v i d e d c o p i e s o f t h e p o l i c y a n d s i g n a n a c k n o w l e d g m e n t t h a t t h e y h a v e r e a d t h e po l i c y a n d w i l l c o m p l y w i t h i t s t e r m s . It i s r e c o m m e n d e d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e c o n s i d e r d o c um e n t i n g i n t h e o u t - o f - s t a t e t r a v e l au t h o r i z a t i o n w h e n t h e r e w i l l b e a n e e d t o u s e o f t h e c r e d i t c a r d a n d f o r w h a t t y p e s o f e x p e n s e s . Wh e n p o s s i b l e , s t a f f s h o u l d a l w a y s t r y t o h a v e l o c a l v e n d o r s b i l l t h e C o u n t y . T h e S h e r i f f ’ s O f f i c e ma y f u r t h e r c o n s i d e r b r i n g i n g f o r w a r d t o t h e B o a r d of C o u n t y C o m m i s s i o n e r s s u g g e s t e d ch a n g e s t o t h e p o l i c y t o r e f l e c t t h e i r a c t u a l n e e d s . Ef f i c i e n c y o f p r o c e s s i n g a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o ll c o u l d b e i m p r o v e d . Du r i n g d i s c u s s i o n s w i t h S h e r i f f ’ s O f f i c e a d m i n i s t r a t i v e s t a ff , t h e y n o t e d a s i g n i f i c a n t n u m b e r o f o f f i c e du t i e s ( a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o l l ) f o r w h i c h s t a f f s p e nd a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e e n t e r i n g i n in f o r m a t i o n f o r w h i c h F i n a n c e w i l l l a t e r e n t e r i n t h e i n f o r m a t i o n a g a i n i n t o t h e f i n a n c i a l s y s t e m s . Co u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s a l l o w D e p a r t m e n t s t o d i r e c t l y i n pu t a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o l l i n f o r m a t i o n . De p a r t m e n t s c a n d i r e c t l y p a r t i c i p a t e i n t h e i n p u t a n d a s s u r e t h e m s e l v e s t h a t e v e r y t h i n g i s p r o p e r l y in p u t . S u p p o r t i n g d o c u m e n t s c a n b e s u b m i t t e d t o C o u nt y F i n a n c e f o r f i n a n c i a l s u p p o r t a n d o v e r s i g h t . So m e d e p a r t m e n t s d i r e c t l y i n p u t i n f o r m a t i o n b u t t h e S he r i f f ’ s O f f i c e h a s n o t e x p l o r e d t h e i d e a w i t h Co u n t y F i n a n c e . It i s r e c o m m e n d e d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e d i s c u s s w i t h C o u n t y F i n a n c e ( a n d p o s s i b l y I T ) t h e i r op t i o n s f o r i n p u t t i n g a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o l l in f o r m a t i o n i n t o t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . Th e r e m a y b e a d d i t i o n a l f i n a n c i a l m o d u l e s a v a i l a b l e t o a i d e i n t h i s p r o c e s s . St a f f i n g s t u d y w a s n o t r e s p o n d e d t o i n w r i t i n g . Th e S h e r i f f ’ s O f f i c e h i r e d a c o n s u l t a n t t o s t u d y s t a f f i ng a t t h e j a i l a n d p r o p o s e d w o r k c e n t e r . T h e s t u d y wa s c o m p l e t e d i n S e p t e m b e r 2 0 0 6 f o r $ 2 5 , 0 0 0 . T h e s t u d y i n c l u d e d s o m e t w e l v e r e c o m m e n d a t i o n s f o r Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 5 of 8 co n s i d e r a t i o n . T h e i n t e r n a l a u d i t o r w a s n o t p r o v i d e d a c o p y o f t h e r e p o r t n o r d i d t h e D e p a r t m e n t ad d r e s s t h e r e c o m m e n d a t i o n s i n w r i t i n g . Co u n t y p o l i c y P - 2 0 0 4 - 1 0 7 R e s p o n d i n g t o R e c o m m e n d a t i o n s wa s s p e c i f i c a l l y d e v e l o p e d t o a s s u r e t h a t co n s u l t a n t r e c o m m e n d a t i o n s ( i n a d d i t i o n t o a u d i t o r r e c om m e n d a t i o n s ) w o u l d b e a d d r e s s e d i n w r i t i n g b y De p a r t m e n t s . A c o p y o f t h e r e p o r t a n d r e s p o n s e s h o u l d b e c o p i e d t o I n t e r n a l A u d i t f o r s u b s e q u e n t fo l l o w - u p . Th e b e n e f i t o f t h e c o n s u l t a n t s w o r k i s l o s t i f t h e i r r e co m m e n d a t i o n s a r e n o t a d d r e s s e d a n d r e s o l v e d . At t e n t i o n t o r e c o m m e n d a t i o n s c a n h e l p a s s u r e t h e b e n e f it s o f p a y i n g f o r s u c h a s t u d y a r e r e a l i z e d . In t e r n a l a u d i t a l s o p e r f o r m s r o u t i n e f o l l o w - u p s t o s e e h o w d e p a r t m e n t s a r e f o l l o w i n g u p o n w h a t t h e y sa y t h e y w i l l d o . Sh e r i f f ’ s O f f i c e s t a f f i n d i c a t e s s o m e o f t h e s t u d y i s b e i ng u s e d t o d e v e l o p t h e c u r r e n t 0 7 / 0 8 b u d g e t a n d co n f i r m i n t e r n a l s t a f f r e c o m m e n d a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e d e v e l o p a w r it t e n r e s p o n s e t o e a c h o f t h e re c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e r e p o r t . T h e w r i t t e n r e s p o n s e s h o u l d b e p r o v i d e d t o I n t e r n a l Au d i t . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d r e s p o n d t o c o n s u l t a n t r e c o m m e n d a t i o n s i n w r i t i n g a n d s h a r e t h e re p o r t a n d r e s p o n s e w i t h I n t e r n a l A u d i t . 3. R E S P O N S E S Sh e r i f f ’ s O f f i c e Fr o m : J a m e s R o s s Se n t : W e d n e s d a y , J u n e 0 6 , 2 0 0 7 To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : R e s p o n s e t o S h e r i f f ' s O f f i c e T r a n s i t i o n A u d i t Da v i d 1. P r e v i o u s a u d i t r e c o m m e n d a t i o n o n o u t s t a n d i n g c h e c k s h a s n o t b e e n a d d r e s s e d . Th i s h a s b e e n c o m p l e t e d . A l l r e p o r t s h a v e b e e n r u n a n d t h e n e c e s s a r y i n f o r m a t i o n r e s e a r c h e d t o co m p l e t e t h e u n c l a i m e d p r o p e r t y f o r m . A l l c h e c k s h a v e b e en c l e a r e d a n d a c h e c k t o s t a t e l a n d s Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 6 of 8 Sh e r i f f ’ s O f f i c e (c o n t i n u e d ) wa s s e n t o n M a y 1 7 , 2 0 0 7 b y J e n n i f e r L a w r e n c e . I n t h e fu t u r e s t a f f w i l l m a k e a n n u a l r e p o r t i n g ’ s be f o r e t h e l a s t d a y o f O c t o b e r . 2. U n i q u e p u r c h a s i n g r e q u i r e m e n t s o f S h e r i f f ' s O f f i c e c o nf l i c t s w i t h p o l i c y Co p i e s o f t h e c u r r e n t p o l i c y w e r e p r o v i d e d t o e a c h m e m b er o f t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e w h o h o l d s a c r e d i t ca r d . T h e B u s i n e s s M a n a g e r w i l l w o r k w i t h D a v i d G i v a n s a nd F i n a n c e t o u p d a t e t h e p o l i c y t o ac c o m m o d a t e t h e u n i q u e p u r c h a s i n g r e q u i r e m e n t s o f t h e S h er i f f ’ s O f f i c e . T a r g e t d a t e f o r co m p l e t i o n i s A u g u s t 3 0 , 2 0 0 7 . 3. E f f i c i e n c y o f p r o c e s s i n g a c c o u n t s p a y a b l e a n d p a y r o l l c o u l d b e i m p r o v e d . Th e p r o c e s s i n g o f a c c o u n t s p a y a b l e v o u c h e r s p r o j e c t w i l l b e c o m b i n e d w i t h o u r F Y 2 0 0 7 - 0 8 ob j e c t i v e t o a u t o m a t e p a y r o l l r e p o r t i n g . T a r g e t c o m p le t i o n d a t e i s J u n e 3 0 , 2 0 0 8 . 4. S t a f f i n g s t u d y w a s n o t r e s p o n d e d t o i n w r i t i n g . A r e s p o n s e t o t h e c o n s u l t a n t ’ s r e c o m m e n d a t i o n s w i l l b e pr e p a r e d b y t h e B u s i n e s s M a n a g e r . T a r g e t co m p l e t i o n d a t e i s J u l y 3 0 , 2 0 0 7 . Re t i r e d S h e r i f f , Le s S t i l e s Fr o m : L e s S t i l e s Se n t : T u e s d a y , J u n e 0 5 , 2 0 0 7 To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : R E : D r a f t o f S h e r i f f t r a n s i t i o n i n t e r n a l a u d it r e p o r t f o r di s c u s s i o n Da v i d : I a p o l o g i z e f o r t a k i n g s o l o n g t o r e s p o n d . I h a v e b e e n o u t o f t o w n a n d m y m i n d w a s o t h e r a r e a s o f c o n c e r n . I h a v e c h e c k e d w i t h L a r r y B l a n t o n a n d J i m R o s s a b o u t t h e i r r e s p o n s e t o t h i s a u d i t a n d h a v e r e c e i v e d t h e i r in p u t . Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 7 of 8 Re t i r e d S h e r i f f , Le s S t i l e s (c o n t i n u e d ) I d o n o t h a v e p r o b l e m s w i t h t h e c o m m e n t s i n t h i s d r a f t a u d i t r e p o r t w i t h o n e m a j o r e x c e p t i o n . T h a t ex c e p t i o n p e r t a i n s t o t h e u s e o f c r e d i t c a r d s b y S h e r i ff ' s O f f i c e s t a f f . I w i l l a d d r e s s t h a t p a r t f u r t h e r d o wn the li n e i n t h i s r e s p o n s e . As t o t h e o t h e r i s s u e s r e l a t i n g t o c h e c k s a n d t h e j a i l , a cc o u n t s p a y a b l e a n d r e c e i v a b l e i s s u e s I w i l l d e f e r t o th e n e w S h e r i f f a n d w h a t i f a n y c h a n g e s i n t h e s e a r e a s he c h o o s e s t o m a k e . I d o k n o w t h a t a l t h o u g h o n th e s u r f a c e i t w o u l d a p p e a r t h a t c o n s o l i d a t i o n a n d u se o f C o u n t y F i n a n c e D e p a r t m e n t s o f t w a r e m a k e s se n s e , I s u s p e c t I w o u l d h a v e t o s p e n d q u i t e a b i t o f t i me l o o k i n g i n t o t h e i s s u e o f w h e t h e r o u r i n f o r m a t i o n ne e d s a n d t i m e l i n e s s o f d a t a f o r o p e r a t i o n a l d e c i s i o n s c o ul d b e a c h i e v e d b y m o v i n g i n t h a t d i r e c t i o n . I su s p e c t t h e r e w o u l d b e a n u m b e r o f i s s u e s t h a t w o u l d h a v e t o b e a d d r e s s e d t o m o v e i n t h a t d i r e c t i o n . Ag a i n , I w i l l d e f e r t o S h e r i f f B l a n t o n a n d h i s d e c i s i o n i n t h o s e a r e a s . Yo u r c o m m e n t s r e l a t i n g t o o u r h i r i n g o f a c o n s u l t a n t t o l o o k i n t o s o m e i s s u e s r e l a t e d t o t h e j a i l s e e m t o i n f e r th a t a n e x p e c t a t i o n o f f o l l o w i n g t h e c o n s u l t a n t ' s r e c o m m en d a t i o n s w a s s o m e h o w m a n d a t e d b y t h e a c t o f se l e c t i n g a n d a s k i n g a c o n s u l t a n t f o r i n p u t . T h a t w a s n e v er t h e c a s e i n b r i n g i n g t h e c o n s u l t a n t i n t h e j a i l t o lo o k a t a n u m b e r o f i s s u e s a n d t h e n g i v e m e a n d t h e s t a ff s o m e i n p u t o n a s e r i e s o f c o m p l e x i s s u e s pe r t a i n i n g t o t h e p l a n n i n g f o r o p e n i n g t h e w o r k c e n t e r a n d h o w t h a t w o u l d i m p a c t c u r r e n t j a i l o p e r a t i o n s . Th e r e w e r e a n u m b e r o f o p i n i o n s g i v e n b y a n u m b e r o f s t a f f a n d i t s e e m e d ( a n d s t i l l d o e s ) p r u d e n t t o o b t a in an o u t s i d e o p i n i o n a s t o w h a t o p t i o n s e x i s t e d a n d w h i c h of t h o s e o p t i o n s m a y b e t h e b e s t c h o i c e . T h e d a t a fr o m t h a t s t u d y w a s i n t e n d e d t o b e u s e d t o m a k e b u d g e t d e c i s i o n s a f t e r o p e r a t i o n a l c h o i c e s w e r e m a d e . Th e w h o l e i s s u e o f t h e j a i l a n d w o r k c e n t e r i s s t i l l b e i n g a d d r e s s e d a n d I s u s p e c t w i l l c o n t i n u e t o b e ad d r e s s e d f o r s o m e t i m e t o c o m e . I n t h e e n d , t h e r e w a s n o m o r e r e q u i r e m e n t f o r u s t o m a k e s o m e r e p o r t to s o m e o n e , s o m e w h e r e , f o r s o m e p u r p o s e , t h a n t h e r e w a s wi t h t h e O M N I s t u d y o n j a i l e x p a n s i o n . B y t h e wa y , t h a t s t u d y w a s m o r e e x p e n s i v e a n d c o v e r e d m u c h l a r ge r m a t e r i a l a n d h a s b e c o m e t h e b a s i s f o r co u n t y s t a f f ( n o t i n t h e S h e r i f f ' s O f f i c e ) t o d e v e l o p t he i r o w n o p e r a t i o n a l p l a n . T h e O M N I s t u d y h a s b e e n qu o t e d l i b e r a l l y b y t h e c o u n t y a d m i n i s t r a t o r i n h i s d e ve l o p m e n t o f h i s o p e r a t i o n a l p l a n f o r j a i l e x p a n s i o n . Th e p o i n t h e r e i s t h a t t o a s s u m e t h a t j u s t b e c a u s e a c o n s u lt a n t i s a s k e d f o r a s e r i e s o f o p i n i o n s f o r t h e Sh e r i f f a n d h i s s t a f f t o u s e i n a d e c i s i o n m a k i n g p r o c e s s t h er e s h o u l d b e n o e x p e c t a t i o n t h a t t h e i n p u t f r o m th e s u g g e s t i o n s f r o m t h e c o n s u l t a n t w i l l b e f o l l o w e d t o t h e l e t t e r . T h a t w a s n e v e r t h e i n t e n t o f u s i n g t h e co n s u l t a n t . Th e l a s t a r e a I w o u l d l i k e t o c o m m e n t o n i s t h e p a r a g r ap h r e l a t i n g t o t h e u s e o f c r e d i t c a r d s . I t i s m y un d e r s t a n d i n g t h a t a n e w p o l i c y i s b e i n g d e v e l o p e d b y s o me o n e f o r f u t u r e c o n s i d e r a t i o n a n d a d o p t i o n . Th a t i s l o n g o v e r d u e . T h e c r e d i t c a r d p o l i c y i s t h e p r o bl e m n o t t h e u s e o f t h e c r e d i t c a r d s . T h e p o l i c y i s s o re s t r i c t i v e a n d p u n i s h i n g t h a t u s e o f t h e c r e d i t c a r d s i s al m o s t n o t w o r t h t h e e f f o r t . T h e r e a l p r o b l e m w i t h Sh e r i f f ’ s O f f i c e T r a n s i t i o n R e p o r t # 0 6 / 0 7 - 8 J u n e 2 0 0 7 Page 8 of 8 Re t i r e d S h e r i f f , Le s S t i l e s (c o n t i n u e d ) th e p o l i c y a n d t h e i n t e n t o f t h e p o l i c y i s t o t r y a n d ge t a w h o l e b u n c h o f a d m i n i s t r a t o r s i n t o t h e l o o p t o make su r e t h e d e c i s i o n s b e i n g m a d e a r e c o r r e c t a n d e v e r y t h i n g i s a c c o u n t e d f o r I N A D V A N C E . Th a t m a y w o r k w i t h s o m e o f g o v e r n m e n t b u t i t d o e s n o t an d w i l l n o t w o r k i n a 24 / 7 p u b l i c s a f e t y o p e r a t i o n . I c a n p r o v i d e e x a m p l e af t e r e x a m p l e w h e r e p u b l i c s a f e t y f u n c t i o n s a l m o s t gr o u n d t o a h a l t i n a n a t t e m p t t o l i v e b y a p o l i c y th a t i s i n f l e x i b l e , c o m m u n i c a t e s a m e s s a g e o f d i s t r u s t o f ju d g m e n t , a n d i s p u n i s h i n g . T h i s p o l i c y i s c l a s s i c e x a m p l e of w h y t h e p u b l i c i n h e r e n t l y d i s t r u s t s g o v e r n m e n t an d i t s p o l i c i e s . M o v i n g a t t h e s p e e d o f g o v e r n m e n t i s n o t f a s t e n o u g h i n m a n y p u b l i c s a f e t y i s s u e s a n d i t i s wa y , w a y m o r e e x p e n s i v e . Du r i n g o u r l a s t o f f i c e r - i n v o l v e d s h o o t i n g w e k n e w w e h ad t o m a k e s o m e a c c o m m o d a t i o n s a b o u t 0 3 0 0 (t h a t ' s 3 A M ) f o r a f a m i l y m e m b e r o f t h e m a n w e h a d ju s t s h o t . W e c o u l d n o t a l l o w t h e f a m i l y t o u s e t h e ho u s e a s i t w a s s e a l e d f o r i n v e s t i g a t i v e p u r p o s e s . W e p a id f o r a m o t e l r o o m w i t h a c r e d i t c a r d . I t t o o k m y st a f f h o u r s t o t r y t o c o m m u n i c a t e w h y w e c o u l d n o t g e t a p u r c h a s e o r d e r o r " o p e n b i l l i n g " f o r t h a t m o t e l ro o m . T h a t i s p a t e n t l y a b s u r d . In c l o s i n g , t h e p r o b l e m w i t h t h e w h o l e p a r a g r a p h r e l a ti n g t o t h e u s e o f c r e d i t c a r d s i s t h e p o l i c y i t s e l f . Go v e r n m e n t s h o u l d d o b e t t e r . T h e r e a r e d o z e n s o f w a y s t o m a k e s u r e ( a f t e r t h e f a c t ) t h a t e x p e n d i t u r e s a r e ap p r o p r i a t e a n d m a d e f o r f u r t h e r a n c e o f t h e p u b l i c s a fe t y m i s s i o n . I t h i n k I w o u l d t r u s t m y S h e r i f f t o h a v e th e a b i l i t y t o m o n i t o r t h e u s e o f c r e d i t c a r d s a n d i f th e y a r e b e i n g u s e d o u t s i d e o f p o l i c y o r s t a n d a r d s t o t ake th e a c t i o n t o f i x i t . A n d , i f t h e S h e r i f f i s t h e o f f en d e r , i t i s n o t l i k e t h e r e i s n o t a p r e t t y g o o d p a p e r trail to fo l l o w a n d a d j u s t t h e u s a g e . Ot h e r t h a n t h e s e c o m m e n t s I t h i n k t h e a u d i t w a s d o n e w e ll a n d p r o f e s s i o n a l l y . I a m g l a d y o u a r e o n b o a r d an d f i n d i t h i g h l y i r o n i c w h a t r o l e t h e D e s c h u t e s C o u n t y S h e r i f f ' s O f f i c e p l a y e d i n t h e d e v e l o p m e n t o f t h e po s i t i o n o f I n t e r n a l A u d i t o r . I a m p r o u d o f t h e s t a f f o f t h e S h e r i f f ' s O f f i c e a n d h o w f a r w e h a v e c o m e i n a ve r y s h o r t p e r i o d o f t i m e . T h e r e w i l l a l w a y s b e s o m e tw e a k i n g a n d t h i s a u d i t m a y i n f a c t h e l p i n t h a t r e g a r d. Le s S t i l e s Sh e r i f f , D e s c h u t e s C o u n t y - - - R e t i r e d {E n d o f R e p o r t }