Loading...
HomeMy WebLinkAboutAllocation of State Grant-in-Aid monies to Adult Parole Probation and Sheriff's OfficeAd u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e – A l l o c a t i o n o f S t a t e G r a n t - i n - A i d M o n i e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … . … 1 - 2 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … . … 2 - 3 2. F I N D I N G S (e x e c u t i v e s u m m a r y o f f i n d i n g s ) … … … … … … … … … … … … … ... 3 2. 1 . A n a l y s e s … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ....... 4-10 2. 2 . P o l i c y i s s u e s t o b e d i s c u s s e d … … … … … … … … … … … … … … . . … . … 1 1 - 1 3 2. 3 . O t h e r r e c o m m e n d a t i o n … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . . 1 4 3. R E S P O N S E S 3. 1 . A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n . … … … .… … … … … …. … … … …..……….......... 15 3. 2 . S h e r i f f ’ s O f f i c e … … … … … … … … … … … … … … … … … … … ………... 16-19 Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 1 of 19 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r r e q u e s t e d t h a t t h e I n t e r n a l Au d i t o r c o n s i d e r t h i s p r o j e c t . T h e C o u n t y B u d g e t co m m i t t e e h a s b e e n i n t e r e s t e d i n t h e a l l o c a t i o n o f t h e s e S t a t e m o n i e s d u r i n g t h e l a s t b u d g e t c y c l e . A d u l t Pa r o l e a n d P r o b a t i o n D e p a r t m e n t a n d t h e S h e r i f f ’ s O ff i c e w e r e s u p p o r t i v e o f t h i s a u d i t . St a t e g r a n t - i n - A i d m o n i e s a r e m o n i e s t h e s t a t e u s e s t o fu n d C o u n t y c o m m u n i t y c o r r e c t i o n s , w h i c h i n c l u d e s fe l o n y s u p e r v i s i o n , p e r f o r m e d b y A d u l t P a r o l e & P r o b a ti o n a n d t o t h e C o u n t y J a i l t o h o u s e f e l o n y i n m a t e s se n t e n c e d t o 1 2 m o n t h s o r l e s s ( S B 1 1 4 5 ) . S e n a t e B i l l 1 1 45 m o n i e s a r e o n l y a p a r t o f t h e m o n i e s p r o v i d e d in t h i s g r a n t . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e o f t h e a u d i t i s t o l o o k a t t h e a l l o c a t i o n o f S t a t e g r a n t - i n - A i d m o n i e s b e t w e e n t h e A d u l t P a r o le & P r o b a t i o n d e p a r t m e n t a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e . T h e in t e r n a l a u d i t r e p o r t p r o v i d e s i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g th e r e l a t i v e c o s t s f o r A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n d e p a r t me n t a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e a s t h e y r e l a t e t o pe r f o r m a n c e o f s e r v i c e s f o r t h e s e g r a n t m o n i e s . T h e C o u nt y a l l o c a t e s t h e s e m o n i e s b e t w e e n t h e de p a r t m e n t s a s t h e S t a t e d o e s n o t d i c t a t e o r r e s t r i c t t h e u s e o f t h e s e m o n i e s . T h i s r e v i e w i s t o h e l p t h e Co u n t y i n a s s e s s i n g h o w i t m i g h t a l l o c a t e t h e s e c o s t s . T h e re v i e w w a s r e q u e s t e d b y D a v e K a n n e r , Co u n t y A d m i n i s t r a t o r . T h e a u d i t w a s l i m i t e d i n s c o p e a nd d e s i g n e d t o p r o v i d e i n p u t o n t h e r e l e v a n t c o s t s th a t c a n b e p a i d b y t h e s e s t a t e m o n i e s . Th e r e m a y b e m o r e d i s t i n c t i o n n o w t h a n b e f o r e a s t o h o w t h e m o n i e s a r e a l l o c a t e d b e t w e e n A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n ( a C o u n t y d e p a r t m e n t ) a n d t h e C o u n t y w i d e L a w E n f o r c e m e n t D i s t r i c t ( a c o u n t y s e r v i c e di s t r i c t ) c r e a t e d i n N o v e m b e r 2 0 0 6 . T h e g o v e r n i n g b o a rd s a r e t h e s a m e , h o w e v e r i t i s c r i t i c a l t o m a i n t a i n th e a c c o u n t a b i l i t y o f m o n i e s t o b e s h a r e d w i t h a s e p a r a te d i s t r i c t . Sc o p e : Th e s c o p e i n c l u d e d t h e i n f o r m a t i o n o b t a i n e d f r o m i n t e r vi e w s , o b s e r v a t i o n s , a n d a n a l y s e s p e r f o r m e d . Au d i t w o r k w a s p r i m a r i l y p e r f o r m e d i n O c t o b e r t h r o u g h De c e m b e r 2 0 0 7 . T h e d a t a u t i l i z e d w a s g e n e r a l l y fo r F Y 0 5 / 0 6 a n d F Y 0 6 / 0 7 . T h e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e i n t e r n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . Th e s c o p e o f w o r k d i d n o t i n c l u d e e v a l u a t i n g t h e i m p a c t of a n t i c i p a t e d c h a n g e s i n t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e in c l u d i n g t h e r e - o p e n i n g o f t h e w o r k c e n t e r i n F Y 0 7 / 0 8. I t i s l i k e l y t h i s w i l l h a v e s o m e i m p a c t o n t h e c o s t Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 2 of 19 pe r d a y . I t i s a l s o a c k n o w l e d g e d t h a t t h e c a p i t a l a n d f in a n c i n g c o s t s f o r t h e j a i l f a c i l i t i e s a r e n o t i n c l u d e d si n c e t h e s e c o s t s w e r e f u n d e d t h r o u g h a t a x l e v y a n d b o n d i s s u a n c e . A c c o u n t i n g d a t a u t i l i z e d w a s b a s e d on t h e c a s h b a s i s r e c o r d s m a i n t a i n e d b y t h e C o u n t y . I n f or m a t i o n o n i n m a t e d a y s w a s d e v e l o p e d i n co o r d i n a t i o n w i t h J a i l a n d A d u l t P a r o l e a n d P r o b a t i o n s t a f f a s w e l l a s i n f o r m a t i o n r e c e i v e d f r o m t h e O r e g o n De p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s . T h o u g h n u m e r o u s c h e c k s w e r e p e rf o r m e d t o t e s t t h e r e a s o n a b l e n e s s o f in f o r m a t i o n r e c e i v e d , t h e a u d i t d i d r e l y o n C o u n t y s t af f i n e v a l u a t i n g w h a t i n m a t e s t a y s s h o u l d b e c o u n t e d an d w h i c h d a y s r e l a t e d t o S B 1 1 4 5 f o r t h e J a i l . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : R e s e a r c h i n g w h a t S B 1 1 4 5 c o v e r s . I d e n t i f y i n g c o s t s a r e a s w i t h d e p a r t m e n t s t h a t m a y c o v e r S B 1 1 4 5 d u t i e s . T o t h e e x t e n t n e c e s s a r y , d e v e l o p a n a p p r o a c h t o d e v e lo p i n g t h e c o s t s f o r a s e g m e n t o f t h e op e r a t i o n . A n a l y z i n g o v e r a l l i n m a t e c o s t p e r d a y f o r F Y 2 0 0 6 - 07 i n t h e J a i l A n a l y z i n g S B 1 1 4 5 i n m a t e b e d d a y s f o r F Y 2 0 0 6 - 0 7 i n th e J a i l t o a s s e s s o v e r a l l c o s t s i n c u r r e d . A s s e s s i n g o t h e r c a s e l o a d a n d p a r a m e t e r s f o r t h e d e p a r t m e n ts R e v i e w i n g a n d c o m p a r i n g i n f o r m a t i o n t h e S t a t e d e p a r tm e n t o f c o r r e c t i o n s h a d o n i n m a t e s u n d e r sa n c t i o n o r l o c a l c o n t r o l . D i s c u s s i o n s w i t h C o u n t y s t a f f r e g a r d i n g S B 1 1 4 5 D i s c u s s i o n s w i t h t h e S t a t e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s t o u nd e r s t a n d o v e r a l l c o m m u n i t y c o r r e c t i o n s fu n d i n g . Th e r e a r e a n u m b e r o f l i m i t a t i o n s t o t h e a n a l y s i s p e r fo r m e d i n t h i s r e p o r t . A s t a n d a r d i z e d c o s t m o d e l f o r c a l c u l a t i n g i n m a t e h o u s i n g c o s t s i s n o t a v a i l a b l e . P r o f e s s i o n a l ju d g m e n t w a s u t i l i z e d i n a s s e s s i n g t h e c o s t s i n c u r r e d . T h e c o s t m o d e l e v a l u a t e d t h e f u l l a n d d i r e c t co s t f o r h o u s i n g i n m a t e s a t t h e j a i l . T h e a d d i t i o n o f th e w o r k - c e n t e r w a s n o t f a c t o r e d i n . T h i s m i g h t en d u p l o w e r i n g t h e c o s t s p e r d a y . C o m p a r i s o n o f t h i s i n f o r m a t i o n t o o t h e r j a i l s c a n b e pr o b l e m a t i c s i n c e e v e r y j a i l i s d i f f e r e n t . I d e n t i f i c a t i o n o f i n m a t e s u n d e r S B 1 1 4 5 w a s b a s e d o n i n ma t e s i d e n t i f i e d . M e a s u r e s w e r e t a k e n t o ch a l l e n g e t h e d a t a p r o v i d e d h o w e v e r , u l t i m a t e l y t h e tr a i n e d s t a f f o f t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e a n d A d u l t Pa r o l e & P r o b a t i o n w e r e u t i l i z e d t o a s s e s s s p e c i f i c b o o k i n gs a n d t h e i r i n c l u s i o n i n t h e c o u n t s . R e l i e d o n D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s s t a f f t o d e s c r i b e ho w c o m m u n i t y c o r r e c t i o n s f u n d i n g w o r k s . P r o j e c t i o n s o f e s t i m a t e d c o s t s a n d t h e i r i m p a c t o n r a t e s a nd c o s t s a r e f o r i n f o r m a t i o n a l p u r p o s e s Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 3 of 19 an d a c t u a l r e s u l t s m a y v a r y . A n a l y s e s a s s u m e t h e d e p a r t m e n t s a r e a p p r o p r i a t e l y s t a f f e d t o f u l f i l l t h e i r d u t i e s . T h e a n a l y s e s p e r f o r m e d u n d e r “ p o l i c y i s s u e s ” i s b a s e d u p o n a g i v e n s e t o f c r i t e r i a a n d a s i g n i f i c a n t nu m b e r o f a s s u m p t i o n s a n d i s f o r i l l u s t r a t i v e p u r p o s e s . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e ev i d e n c e t o p r o v i d e r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e be l i e v e t h a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b le b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n ou r a u d i t o b j e c t i v e s . 2. F i n d i n g s Th e s e a u d i t f i n d i n g s a r e o b s e r v a t i o n s o f t h e r e l a t i o n s hi p s o f c o s t s o b s e r v e d d u r i n g t h e r e v i e w . A n y re c o m m e n d a t i o n s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d co s t a c c o u n t i n g s t u d y . T h e a l l o c a t i o n s a n d d a t a p r e s e n t e d w e r e r e v i e w e d w i t h D e p a r t m e n t s t a f f f o r re a s o n a b l e n e s s . EX E C U T I V E S U M M A R Y O F F I N D I N G S Th e a n a l y s e s t h a t f o l l o w a r e a t t e m p t i n g t o a n s w e r t h e qu e s t i o n o f e q u i t a b l e a l l o c a t i o n o f c o m m u n i t y c o r r e c t i on mo n i e s r e c e i v e d f r o m t h e s t a t e b e t w e e n t h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e ( J a i l ) . T h e an a l y s e s h a v e m a n y a s s u m p t i o n s a n d a p p r o x i m a t e t h e u n d e r ly i n g c o s t s i n v o l v e d . T h e a n a l y s i s o f F Y 0 6 / 0 7 in f o r m a t i o n i n d i c a t e s t h a t t h e u s e o f t h e a p p r o x i m a t e sp l i t o f 5 5 % A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d 4 5 % S h e r i f f’s Of f i c e a l l o c a t i o n u s e d i n F Y 0 7 / 0 8 a n d p r i o r y e a r s a p p ro x i m a t e s t h e f u l l c o s t s i n c u r r e d . Th r o u g h d i s c u s s i o n s w i t h t h e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s , i t w a s d e t e r m i n e d t h a t f u n d i n g m e t h o d o l o g y h a s ch a n g e d f o r F Y 0 8 / 0 9 . T h e f u n d i n g m e t h o d o l o g y m a k e s e ve n l e s s c l e a r h o w t h e s e m o n i e s s h o u l d b e s p l i t . I t is c l e a r t h e s t a t e p r o v i d e s t h e s e f u n d s f o r s p e c i f i c a r e a s c o ve r e d i n t h e i n t e r g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t w i t h f e w re s t r i c t i o n s a n d n o i n d i c a t i o n o f h o w t h e s e f u n d s m i g h t b e s h a r e d b e t w e e n d e p a r t m e n t s o r f u n d s . T h i s w i l l re q u i r e a n u m b e r o f p o l i c y d e c i s i o n s d e c i d i n g o n t h e e x t en t o f c o s t s t o b e r e i m b u r s e d a n d p o t e n t i a l i m p a c t t o th e f u n d i n g a l l o c a t i o n t h e C o u n t y u s e s . Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 4 of 19 2. 1 A N A L Y S E S De s c h u t e s C o u n t y i n m a t e c o s t p e r d a y c a l c u l a t i o n f o r J a i l Th e u n d e r l y i n g c o s t p e r i n m a t e p e r d a y i s a f u n d a m e n t a l c a l c u l a t i o n i n d e t e r m i n i n g h o w m u c h i t c o s t s t o ho u s e S B 1 1 4 5 i n m a t e s a t t h e J a i l . T h e a n a l y s i s d i d n o t d i s t i n g u i s h b e t w e e n f i x e d a n d v a r i a b l e c o s t s . T h e co s t c a l c u l a t e d r e p r e s e n t s t h e f u l l y u t i l i z e d c u r r e n t j a i l a n d c a l c u l a t e s a r a t e w i t h a n d w i t h o u t S h e r i f f ’ s Of f i c e a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d . EX H I B I T I - C a l c u l a t i o n o f i n m a t e c o s t p e r d a y i n J ai l ( F Y 0 6 / 0 7 ) Di r e c t c o s t s Al l o c a t i o n Me t h o d Al l o c a t i o n % F Y 0 6 / 0 7 Co s t s * A l l o c a t e d Co s t s Incremental Cost/Day Ad u l t J a i l ( D e p t 3 7 ) D i r e c t 1 0 0 % 7 , 2 2 3 , 7 4 0 $ 7 , 2 2 3 , 7 4 0 $ 8 5 $ Re v e n u e s t h a t s h o u l d o f f s e t c o s t s ( i d e n t i f i e d w / S h e ri f f ' s O f f i c e ) ( 1 7 1 , 1 0 7 ) ( 2 ) Su b t o t a l o f d i r e c t c o s t s 7 , 0 5 2 , 6 3 3 8 3 a Di r e c t a l l o c a t e d c o s t s Au t o m o t i v e / C o m m u n i c a t i o n ( D e p t 2 9 ) # o f v e h i c l e s 1 2 . 2 % 1 , 1 5 2 , 8 6 2 1 4 1 , 0 0 0 2 Tr a i n i n g ( D e p t 4 3 ) P a y r o l l $ 3 5 . 7 % 1 7 8 , 1 2 8 6 3 , 5 0 0 1 Su b t o t a l o f d i r e c t a l l o c a t e d c o s t s 2 0 4 , 5 0 0 2 b Ad m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d c o s t s Sh e r i f f ' s S e r v i c e s ( D e p t 1 7 ) E x p e n d i t u r e $ 3 6 . 9 % 1 , 8 1 2 ,0 8 1 6 6 9 , 0 0 0 8 Su b t o t a l o f a d m i n i s t r a t i v e c o s t s 6 6 9 , 0 0 0 8 c Ne t J A I L O P E R A T I N G C O S T S * 7 , 9 2 6 , 1 3 3 $ 9 3 $ Nu m b e r o f d a y s i n m a t e s h o u s e d ( F Y 0 6 / 0 7 ) ( s e e s e p a r at e d i s c u s s i o n ) 8 5 , 1 6 0 FY 0 6 / 0 7 E s t i m a t e d A v e r a g e I n m a t e F u l l C o s t P e r D a y * 93 $ (a+b+c) FY 0 6 / 0 7 E s t i m a t e d A v e r a g e I n m a t e D i r e c t C o s t P e r D ay * 85 $ (a+b) * Co s t s a r e o n a c a s h b a s i s a n d d o n o t i n c l u d e e x p e n s es n o t m a d e f r o m t h i s f u n d w h i c h wo u l d i n c l u d e d e p r e c i a t i o n a n d f i n a n c i n g c o s t s a n d do i n c l u d e c e r t a i n c a p i t a l c o s t s ex p e n d e d . So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m ( H T E ) a n d a s s u m p t i on s f r o m d i s c u s s i o n s w i t h S h e r i f f O f f i c e s t a f f Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 5 of 19 Th e r a t e s a b o v e r e p r e s e n t t h e f u l l a n d d i r e c t c o s t s o f o pe r a t i n g t h e j a i l o n t h e c a s h b a s i s o f a c c o u n t i n g us e d b y t h e C o u n t y . T h e r a t e d o e s n o t i n c l u d e t h e c a p i ta l a n d f i n a n c i n g c o s t s o f t h e f a c i l i t y , w h i c h a r e bo r n b y t h e t a x p a y e r s . D e p r e c i a t i o n o n t h e f a c i l i t y i s e s t i m a t e d t o b e $ 1 5 0 , 0 0 0 p e r y e a r , w h i c h w o u l d eq u a t e t o $ 2 p e r d a y p e r i n m a t e . Th e d i r e c t r a t e s e e m s a p p r o p r i a t e t o u s e w h e n t a l k i n g ab o u t t h e i n c r e m e n t a l c o s t s o f h o u s i n g S B 1 1 4 5 pr i s o n e r s b e c a u s e t h e a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d w i l l b e i nc u r r e d r e g a r d l e s s o f t h e n u m b e r o f t h e s e i n m a t e s ta k e n . I t i s b e y o n d t h e s c o p e o f t h i s r e v i e w t o l o o k a t an y i n c r e m e n t a l c o s t a c c o u n t i n g ( v a r i a b l e a n d f i x e d ) . Us i n g s i m i l a r m e t h o d o l o g y t h e e s t i m a t e d F Y 0 5 / 0 6 i n m a t e f u l l c o s t p e r d a y w a s a r o u n d $ 8 6 . T h i s w o u l d in d i c a t e t h a t F Y 0 6 / 0 7 c o s t s h a d g r o w n 8 % . T h i s i s n o t u n us u a l g i v e n t h e t y p i c a l i n c r e a s e s i n l a b o r a n d co s t s . Th e i n m a t e f u l l c o s t p e r d a y s e e m s t o b e c o m p a r a b l e t o b r o a d e r s t a t e a v e r a g e s . T h e O r e g o n S t a t e Sh e r i f f ’ s A s s o c i a t i o n d i d a s u r v e y o f S B 1 1 4 5 c o s t s f o r F Y 2 0 0 5 ( o n e y e a r e a r l i e r ) i n w h i c h 8 2 % o f t h e co u n t i e s r e s p o n d e d ( i n c l u d i n g D e s c h u t e s ) . T h e m e a n c o s t p e r d a y i n t h e s u r v e y w a s $ 9 4 a d a y . I t i s n o t cl e a r t h e S h e r i f f A s s o c i a t i o n s u r v e y m i r r o r e d t h e m e t h o do l o g y u s e d a b o v e , u t i l i z e d f u l l o r d i r e c t c o s t p e r da y , o r c o n s i s t e n t l y h a n d l e d c o u n t y j a i l c o s t s . T h e s u r v e y i s a n i n d i c a t i o n t h a t t h e c a l c u l a t e d r a t e a b o v e i s no t o u t s i d e o f t h e r a n g e o f i n m a t e c o s t s p e r d a y b e i n g q u o t e d b y o t h e r c o u n t y j a i l s i n t h e s t a t e . De s c h u t e s C o u n t y J a i l i n m a t e d a y s a n d S B 1 1 4 5 i n m a t e d a y s Th e J a i l c o s t s p e r d a y a n d t h e o v e r a l l c o s t s a r e r e l i a n t on t h e c a l c u l a t i o n o f n u m b e r o f d a y s . T h e J a i l pr o v i d e d d e t a i l e d i n f o r m a t i o n o n i n m a t e s a n d t h e i r s t ay s d u r i n g F Y 0 6 / 0 7 . T h e i n m a t e d a y i n f o r m a t i o n in d i c a t e d c e r t a i n t i m e f r a m e s w h e r e i n m a t e s a r e o u t a t a n o t h e r c o u r t , a t t h e s t a t e h o s p i t a l o r o n r e l e a s e . Th e t o t a l d a y s w e r e r e d u c e d b y t h e s e o u t o f D e s c h u t e s C o un t y j a i l d a y s t o a r r i v e a t t h e 8 5 , 1 6 0 d a y s u s e d in t h e c a l c u l a t i o n o f i n m a t e c o s t p e r d a y . T h e c a l c u l a t e d n u m b e r o f i n m a t e d a y s o n l y s l i g h t l y e x c e e d s t h e ma x i m u m d a y s b a s e d o n t h e j a i l s s t a t e d c a p a c i t y o f 2 2 8 b e ds . T h e c a l c u l a t i o n o f i n m a t e d a y s w a s pe r f o r m e d c o n s i s t e n t l y f o r t o t a l d a y s a n d S B 1 1 4 5 i n m a te d a y s . Se n a t e B i l l 1 1 4 5 p r o v i d e s f o r c o u n t i e s t o t a k e r e s p o n s i bi l i t y f o r f e l o n s o n · p r o b a t i o n , p a r o l e , o n p o s t p r i s o n s u p e r v i s i o n , · s e n t e n c e d t o 1 2 m o n t h s o r l e s s i n c a r c e r a t i o n , o r · s a n c t i o n e d b y a c o u r t o r S t a t e B o a r d o f P a r o l e a n d P o st - p r i s o n s u p e r v i s i o n t o 1 2 m o n t h s o r l e s s f o r Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 6 of 19 vi o l a t i n g a c o n d i t i o n o f p a r o l e o r p o s t - p r i s o n s u p e r v i si o n . In a d d i t i o n , t h e S u p e r v i s o r y A u t h o r i t y B o a r d h a s a d m i ni s t r a t i v e l y a d d e d t o t h e i r d e f i n i t i o n o f S B 1 1 4 5 , sa n c t i o n s g r e a t e r t h a n 3 1 d a y s f o r v i o l a t i n g s u p e r v i s i o n on a f e l o n y o f f e n s e . T h e s e a r e r e f e r r e d t o a s Le v e l 3 s a n c t i o n s . L o c a l c o n t r o l i d e n t i f i e s f e l o n y i n m at e s b e i n g i n c a r c e r a t e d o r w h o s e p a r o l e o r p o s t - pr i s o n s u p e r v i s i o n h a s b e e n r e v o k e d . T h e a n a l y s e s p e r f o r m ed a s s u m e t h e s e L e v e l 3 s a n c t i o n d a y s a r e in c l u d e d a n d n o t o t h e r s a n c t i o n s . EX H I B I T 2 - S B 1 1 4 5 D a y s In m a t e D a y s % o f T o t a l To t a l I n m a t e D a y s 85 , 1 6 0 1 0 0 % Ca l c u l a t e d S B 1 1 4 5 D a y s # o f i n m a t e s Lo c a l c o n t r o l 2 6 4 1 2 , 9 8 7 1 5 % Le v e l 3 s a n c t i o n s ( > 3 1 d a y s ) 9 5 6 , 4 9 0 8 % TO T A L S B 1 1 4 5 D a y s 1 9 , 4 7 7 2 3 % On a v e r a g e f o r F Y 0 6 / 0 7 , t h e a n a l y s e s i n d i c a t e t h e r e w er e 3 5 . 6 i n m a t e s p e r d a y h o u s e d u n d e r t h e de f i n i t i o n o f S B 1 1 4 5 l o c a l c o n t r o l a n d 1 7 . 8 i n m a t e s p e r d a y h o u s e d u n d e r l e v e l 3 s a n c t i o n s . EX H I B I T 2 . 1 - C o m p o s i t i o n o f I n m a t e d a y s - 10 , 0 0 0 20 , 0 0 0 30 , 0 0 0 40 , 0 0 0 50 , 0 0 0 60 , 0 0 0 In m a t e s - o t h e r I n m a t e s - L o c a l Co n t r o l In m a t e s - L e v e l 3 sa n c t i o n s I n m a t e d a y s No n S B 1 1 4 5 SB 1 1 4 5 Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n s t a f f h e l p e d r e v i e w i n f o r m a ti o n o n L e v e l 3 s a n c t i o n s a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e pe r s o n n e l h e l p e d r e v i e w l o c a l c o n t r o l d a t a . L o c a l c o n t r ol d a y s f o r S B 1 1 4 5 s t a r t f r o m t h e d a y s e n t e n c i n g oc c u r s . T h i s i s w h y t h e c h a r t a b o v e o n l y s h o w s a p o r t i o n o f t h e s t a y a s l o c a l c o n t r o l . T h e p r o p e r se n t e n c i n g d a t e w a s n o t a l w a y s p r o p e r l y d e f i n e d i n t h e da t a r e c e i v e d f r o m t h e J a i l . O n a v e r a g e , t h e Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 7 of 19 SB 1 1 4 5 l o c a l c o n t r o l s t a y s r e p r e s e n t e d o n l y 5 2 % o f t h e ti m e t h e i n m a t e w a s h o u s e d i n t h e j a i l . T h e SB 1 1 4 5 l o c a l c o n t r o l i n m a t e s ’ s t a y s o n a v e r a g e w e r e 4 9 da y s . N e a r l y a t h i r d o f t h e S B 1 1 4 5 d a y s r e l a t e to l e v e l 3 s a n c t i o n s . T h e l e v e l 3 s a n c t i o n e d i n m a t e s o n a v e r a g e s e r v e d a 6 8 - d a y s a n c t i o n . D u e t o ma t r i x i n g i n t h e j a i l , t h e l e v e l 3 s a n c t i o n s w e r e r e d u ce d o n a v e r a g e b y 1 6 . 4 % . Es t i m a t e o f J a i l c o s t s f o r h o u s i n g S B 1 1 4 5 i n m a t e s f or F Y 0 6 / 0 7 Th e f o l l o w i n g e x t r a p o l a t e d c o s t s t r e a t t h e c o s t s p e r i n m a te t h e s a m e o v e r t h e e n t i r e p o p u l a t i o n o f i n m a t e s . Th e C o u n t y h a s a c c e p t e d S B 1 1 4 5 m o n i e s a n d t h e r e s p o n s i b i l it y f o r t h e a s s o c i a t e d i n m a t e s . T h e j a i l i s cu r r e n t l y s t a f f e d t o a c c o m m o d a t e t h o s e i n m a t e s . T h e c o s t of h o u s i n g i n m a t e s i s a s s u m e d r e l a t i v e l y co n s i s t e n t a m o n g i n m a t e s s i n c e t h e r e i s i n s u f f i c i e n t i n f o r ma t i o n t o s e g r e g a t e t h i s c o s t i n f o r m a t i o n . T h e SB 1 1 4 5 i n m a t e s r e p r e s e n t a s i g n i f i c a n t p o r t i o n o f t h e j ai l p o p u l a t i o n a t 2 3 % o f t h e t o t a l d a y s . T h e ad m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d w o u l d b e i n c u r r e d w i t h o r w i t ho u t t h e S B 1 1 4 5 i n m a t e s g i v e n t h e J a i l i s a t f u l l ca p a c i t y . C u r r e n t a d m i n i s t r a t i o n d e s i r e s t o s e e t h e c a l c u l at i o n s w i t h a n d w i t h o u t a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d . Th i s s e e m s r e a s o n a b l e g i v e n t h a t c o s t s a r e n o t i m p a c t e d d i r e c t l y b y t h e n u m b e r o f S B 1 1 4 5 i n m a t e s . Ex h i b i t 3 - E x t r a p o l a t i o n o f J a i l c o s t s b y i n m a t e d ay s ( F Y 0 6 / 0 7 ) SB 1 1 4 5 In m a t e D a y s Es t i m a t e d Av e r a g e I n m a t e Co s t p e r D a y (E x h i b i t 1 ) Ex t r a p o l a t e d co s t (r o u n d e d ) Ex t r a p o l a t i o n o f c o s t s - F u l l c o s t s Lo c a l C o n t r o l 1 2 , 9 8 7 Le v e l 3 s a n c t i o n s 6 , 4 9 0 19 , 4 7 7 9 3 $ 1, 8 1 3 , 3 0 0 $ Ex t r a p o l a t i o n o f c o s t s - D i r e c t c o s t s * Lo c a l C o n t r o l 1 2 , 9 8 7 Le v e l 3 s a n c t i o n s 6 , 4 9 0 19 , 4 7 7 8 5 $ 1, 6 5 9 , 4 0 0 $ * D i r e c t c o s t s d o n o t i n c l u d e t h e S h e r i f f ' s O f f i c e ad m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d ( i n d i c a t e d i n E x h i b i t 1 ) s i n c e t h e s e c o s t s w o u l d b e i n c u r r e d r e g a r d l e s s wh e t h e r t h e S B 1 1 4 5 i n m a t e s w e r e t a k e n o n . Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 8 of 19 Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n c o s t s f o r c o m m u n i t y c o r r e c ti o n w o r k l o a d In o r d e r t o c o m p a r e o v e r a l l c o s t s c o v e r e d b y t h e s t at e g r a n t - i n - A i d , i t i s n e c e s s a r y t o as s e s s t h e a m o u n t o f c o s t s t h a t A d u l t P a r o l e & P r o b at i o n c u r r e n t l y u t i l i z e s t o c o v e r t h e i r ca s e s . T h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n d e p a r t m e n t p r o vi d e s s e r v i c e s t o f e l o n y a n d mi s d e m e a n o r c a s e s . F r o m d i s c u s s i o n s w i t h t h e S t a t e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s , t h e fu n d i n g r e c e i v e d c a n b e u s e d o n m i s d e m e a n o r s . T h e ca s e l o a d f o r i n m a t e s c l a s s i f i e d a s lo c a l c o n t r o l w a s n o t i n c l u d e d s i n c e t h e y a r e c o u n t ed i n t h e j a i l ’ s n u m b e r s . EX H I B I T 4 - A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n n e t c o s t s ( F Y 06 / 0 7 ) FY 0 6 / 0 7 C a s e l o a d Av g . Av e r a g e c a s e l o a d o f m i s d e m e a n o r s 1 7 4 1 1 . 8 % Av e r a g e f e l o n y c a s e s d i r e c t l y u n d e r s u p e r v i s i o n 1 , 2 9 9 8 8 . 2 % 1, 4 7 3 1 0 0 . 0 % An a l y s i s o f F Y 0 6 / 0 7 n e t e x p e n d i t u r e s Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n e x p e n d i t u r e s ( F Y 0 6 / 0 7 ) a c tu a l 2 , 9 3 0 , 2 4 7 $ Re v e n u e s o f f s e t t i n g e x p e n d i t u r e s (463,031) Es t i m a t e d n e t c o s t s t o b e s u p p o r t e d b y S t a t e m o n i e s 2,467,216 $ Hi s t o r i c a l l y , t h e g e n e r a l f u n d h a s t r a n s f e r r e d m o n i es , p a r t l y , t o c o v e r t h e m i s d e m e a n o r ca s e s . I n F Y 0 6 / 0 7 a n d F Y 0 7 / 0 8 , t h e r e w a s $ 2 2 8 t h o us a n d a n d $ 3 4 0 t h o u s a n d t r a n s f e r r e d to t h e d e p a r t m e n t , r e s p e c t i v e l y . Co m p a r i s o n o f r e l a t i v e c o s t s t o C o u n t y ’ s c u r r e n t a l lo c a t i o n o f f u n d i n g ( F Y 0 6 / 0 7 ) Th e S t a t e f u n d s c o u n t i e s o n a c o m p l e x f u n d i n g m e c h a n i s m p e r f o r m e d a n d n o t o n a c t u a l c o s t s . I t i s u p t o co u n t i e s t o a s s e s s i f i t i s w o r t h w h i l e t o t a k e t h e c o m m u n i t y c o r r e c t i o n s f u n d i n g t o o p e r a t e t h e i r A d u l t Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 9 of 19 Pa r o l e & P r o b a t i o n a n d j a i l a c t i v i t i e s . T h e s t a t e m a k es n o d i s t i n c t i o n o n h o w t h e m o n e y i s u s e d o r al l o c a t e d b y c o u n t i e s . I n c o u n t i e s w h e r e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n i s s e p a r a t e f r o m t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e , co u n t i e s m u s t d e c i d e u p o n t h e f u n d i n g a l l o c a t i o n . Th e f o l l o w i n g a n a l y s e s s h o w t h e r e l a t i v e s h a r e o f n e t c o st s f r o m A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d J a i l u t i l i z i n g fu l l a n d d i r e c t c o s t a p p r o a c h e s . EX H I B I T 5 - C o m p a r i s o n o f r e l a t i v e c o s t s t o C o u n t y ’ s c u r r e n t a l l o c a t i o n o f f u n d i n g ( F Y 0 6 / 0 7 ) Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n Sheriff's Office TOTAL Co u n t y a l l o c a t i o n o f S t a t e g r a n t - i n - a i d e ( F Y 0 6 / 0 7 ac t u a l ) 2, 0 7 7 , 6 4 2 $ 1,699,889 $ 3,777,530 $ % c o m p o s i t i o n u s e d 55 % 45% 100% Ex t r a p o l a t i o n o f c o s t s - F u l l c o s t s SB 1 1 4 5 i n m a t e c o s t s a t J a i l ( F u l l ) 1,813,300 $ 1,813,300 $ Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n n e t c o s t s 2, 4 6 7 , 2 1 6 $ 2 , 4 6 7 , 2 1 6 $ Co s t s f o r c o m p a r i s o n 2 , 4 6 7 , 2 1 6 $ 1 , 8 1 3 , 3 0 0 $ 4,280,516 $ % c o m p o s i t i o n 57 . 6 % 42.4% 100.0% Es t i m a t e d c o s t s u n d e r ( i n e x c e s s o f ) m o n i e s r e c e i v e d ( 3 8 9 , 5 7 4 ) $ ( 1 1 3 , 4 1 1 ) $ (502,986) $ % o f c o s t s n o t c o v e r e d - 1 5 . 8 % - 6 . 3 % - 1 1 . 8 % Ex t r a p o l a t i o n o f c o s t s - D i r e c t c o s t s SB 1 1 4 5 i n m a t e c o s t s a t J a i l ( D i r e c t ) 1,659,400 $ 1,659,400 $ Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n n e t c o s t s 2, 4 6 7 , 2 1 6 $ 2 , 4 6 7 , 2 1 6 $ Co s t s f o r c o m p a r i s o n 2 , 4 6 7 , 2 1 6 $ 1 , 6 5 9 , 4 0 0 $ 4,126,616 $ % c o m p o s i t i o n 59 . 8 % 40.2% 100.0% Es t i m a t e d c o s t s u n d e r ( i n e x c e s s o f ) m o n i e s r e c e i v e d ( 3 8 9 , 5 7 4 ) $ 4 0 , 4 8 9 $ (349,086) $ % o f c o s t s n o t c o v e r e d - 1 5 . 8 % 2 . 4 % - 8 . 5 % Th e a n a l y s i s i n d i c a t e s t h a t t h e o v e r a l l s p l i t i s c l o s e b a s e d u p o n e s t i m a t e d f u l l c o s t s . A t f u l l c o s t , t h e A d u l t Pa r o l e & P r o b a t i o n d e p a r t m e n t h a s t o c o v e r a b o u t 1 5 .8 % o f c o s t s w h e r e a s t h e S h e r i f f ’ s O f f i c e h a s t o co v e r 6 % o f c o s t s . G i v e n t h e i m p r e c i s i o n o f t h e s e a n a l y se s , t h e s e v a r i a n c e s f r o m t h e s p l i t s e e m n o m i n a l . Th e f u l l c o s t s a r e n o t f u l l y f u n d e d . T h e s h o r t f a l l a f fe c t s A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n t o a g r e a t e r e x t e n t . In t h e s e p a r a t e a n a l y s i s u t i l i z i n g o n l y d i r e c t c o s t s ( r e m o vi n g t h e a d m i n i s t r a t i v e c o s t s o f t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e ) , t h e a l l o c a t i o n s h i f t s a l i t t l e f u r t h e r t o w a rd s A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n b y a b o u t 2 . 2 % . T h e f u n ding is st i l l s h o r t o f t o t a l r e l a t i v e c o s t s . T h e a n a l y s i s u n d e r d ir e c t c o s t s i n d i c a t e s t h e F Y 0 6 / 0 7 f u n d i n g p r o v i d e d Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 10 of 19 re c o v e r y o f c o s t s d i r e c t c o s t s f o r t h e j a i l a s w e l l a s $ 4 0 t ho u s a n d t o c o v e r a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d . Th e c o s t a c c o u n t i n g f o r t h e a b o v e i n m a t e c o s t s i s r o u g h a n d a r g u m e n t s c a n b e m a d e i n b o t h d i r e c t i o n s o n wh a t m a y o r m a y n o t b e i n c l u d e d . E a c h 1 % o f S t a t e g ra n t - i n - A i d f u n d i n g i n F Y 0 8 / 0 9 r e p r e s e n t s s o m e $4 8 , 4 0 0 t o t h e d e p a r t m e n t s . Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 11 of 19 2. 2 P O L I C Y I S S U E S T O B E D I S C U S S E D Re v i s e d f u n d i n g f o r m u l a ( F Y 0 8 / 0 9 ) d i s c u s s i o n Th e S t a t e f u n d i n g i n F Y 0 8 / 0 9 h a s c h a n g e d . T h e S t a t e h a s m o v e d t o a d i f f e r e n t f u n d i n g m e t h o d o l o g y t h a t is b e y o n d t h e c u r r e n t d i s c u s s i o n . O v e r a l l , t h e y s t a r t w i th a c a p i t a t e d r a t e b y o f f e n d e r a n d s t a t e m o n i e s a r e di v i d e d u p t o c o u n t i e s b a s e d o n t h e i r a n t i c i p a t e d o f f e n de r p o p u l a t i o n s . T h e o v e r a l l c a p i t a t i o n r a t e s a r e ar o u n d $ 9 p e r d a y . W i t h i n t h e c a p i t a t e d r a t e s , t h e s t a t e i n d i c a t e s t h a t t h e y a r e p r o v i d i n g m o n i e s a t a d aily ra t e o f a p p r o x i m a t e l y $ 8 3 f o r l o c a l c o n t r o l j a i l b e d s . L e v e l 3 s a n c t i o n s a r e a r e m e d y t h a t i s p a i d t h r o u g h su p e r v i s i o n f e e s a n d n o t a t t h e r a t e a s s o c i a t e d w i t h j a i l b e d s . S u p e r v i s i o n f o r h i g h r i s k c l i e n t s a r e co m p e n s a t e d w i t h i n t h e c a p i t a t i o n r a t e a t a r o u n d $ 1 6 pe r d a y . T h e C o u n t y s i g n s a n i n t e r g o v e r n m e n t a l ag r e e m e n t w i t h t h e s t a t e i n d i c a t i n g t h e s e r v i c e s t o b e pr o v i d e d f o r t h e s e f u n d s . T h e r e a r e n o r e s t r i c t i o n s on t h e u s e o f f u n d s . T o t h e e x t e n t t h e C o u n t y c h o o s e s to s p e n d m o r e o f t h e i r m o n i e s i n c a r c e r a t i n g in m a t e s a t t h e h i g h e s t c o s t , t h e s t a t e f u n d i n g w i l l b e bu r n e d t h r o u g h t h a t m u c h q u i c k e r . A p r i o r de p a r t m e n t o f c o r r e c t i o n e m p l o y e e i n v o l v e d w i t h t h e fu n d i n g f o r m u l a i n d i c a t e d t h e f o r m u l a w a s t o p u s h co u n t i e s t o f u n d t h e l e a s t c o s t l y a l t e r n a t i v e t o i n c a r c e r a ti o n . Fo r p u r p o s e s o f l o o k i n g a t p o l i c y i s s u e s t h e f o l l o w i n g p r oj e c t i o n w a s d e v e l o p e d . T h e a n a l y s i s a t t e m p t s t o pr o j e c t t h e e s t i m a t e d c o s t s i n F Y 0 8 / 0 9 f r o m F Y 0 6 / 0 7 d a t a. I t i s a p o l i c y d e c i s i o n h o w t o a l l o c a t e t h e s e mo n i e s . T h e f o l l o w i n g i n i t i a l a p p r o a c h w a s t o s h o w d i r ec t c o s t r e c o v e r y b y t h e J a i l a n d a l l o w i n g e x c e s s o r de f i c i t m o n i e s t o p a s s t h r o u g h t o A d u l t P a r o l e & P r o b a ti o n . T h e n u m b e r s f o r F Y 0 6 / 0 7 w e r e t h e s t a r t i n g po i n t u n l e s s i n d i c a t e d o t h e r w i s e . T h e a n a l y s i s u s e s t h e J a il ’ s d i r e c t i n m a t e c o s t r a t e . A n u m b e r o f f a c t o r s w i l l l i k e l y c h a n g e t h e c a l c u l a t i o n g oi n g f o r w a r d · # o f i n m a t e s s a n c t i o n e d , · # o f i n m a t e s u n d e r l o c a l c o n t r o l , a n d · c o s t s t o o p e r a t e . Th e d e p a r t m e n t s h a v e s t a r t e d d i s c u s s i n g w a y s t o l i m i t t h e us e o f j a i l b e d d a y s f o r s a n c t i o n s . T h e r e i s cu r r e n t l y a m e m o r a n d u m o f u n d e r s t a n d i n g b e t w e e n t h e d ep a r t m e n t s l i m i t i n g s a n c t i o n b e d s t o 1 5 . T h e St a t e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s i s a l s o r e s p o n s i b l e f o r ma k i n g s a n c t i o n d e c i s i o n s a f f e c t i n g t h e J a i l . Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 12 of 19 EX H I B I T 6 - E s t i m a t e d p r o j e c t i o n o f F Y 0 8 / 0 9 d i r e c t c o s t s o f S B 1 1 4 5 i n m a t e s a t t h e J a i l Di r e c t i n m a t e c o s t p e r d a y ( e s t i m a t e ) FY 0 6 / 0 7 c o s t p e r d a y ( $ 9 3 - $ 8 a d m i n ) 8 5 $ 94 $ 10 % i n c r e a s e 10 3 $ 10 % i n c r e a s e Es t i m a t e d c o s t t o b e c o v e r S B 1 1 4 5 i n m a t e s i n J a i l (F Y 0 8 / 0 9 ) Nu m b e r o f i n m a t e d a y s ( L o c a l c o n t r o l a n d L e v e l 3 s a nc t i o n s ) 1 9 , 4 7 7 us i n g F Y 0 6 / 0 7 Es t i m a t e d t o t a l c o s t i n F Y 0 8 / 0 9 2 , 0 0 6 , 0 0 0 $ ro u n d e d F Y 0 8 / 0 9 c o s t p e r d a y ( w i t h e s t i m a t e d i n f l a t i o n a r y i n c r e a s e ) F Y 0 7 / 0 8 c o s t p e r d a y ( w i t h e s t i m a t e d i n f l a t i o n a r y i n c r e a s e ) In t h i s a n a l y s i s f o r F Y 0 8 / 0 9 u t i l i z i n g t h e d i r e c t c o s t ap p r o a c h , t h e J a i l w o u l d b e c o m p e n s a t e d a t ap p r o x i m a t e l y $ 1 0 3 p e r i n m a t e p e r d a y ( i n c l u d i n g t h e l e v e l 3 s a n c t i o n d a y s ) . T h i s r a t e i s i n e x c e s s o f t h e co m p o s i t e s t a t e f u n d i n g l e v e l o f a p p r o x i m a t e l y $ 6 1 p e r d a y f o r t h e c o m p o s i t i o n o f i n m a t e s i n c a r c e r a t e d un d e r S B 1 1 4 5 i n F Y 0 6 / 0 7 ( l o c a l c o n t r o l a t $ 8 3 a n d h i gh - r i s k i n m a t e s u p e r v i s i o n a t $ 1 6 ) . W i t h a f u l l c o s t ap p r o a c h , w e w o u l d b e t r y i n g t o f u n d a r o u n d $ 1 3 0 a d ay . I t i s n o t c l e a r t h e S t a t e D e p a r t m e n t o f Co r r e c t i o n s i n t e n d e d t h a t g r a n t - i n A i d w o u l d f u l l y f u nd a l l p r o g r a m c o s t s . EX H I B I T 6 . 1 - E s t i m a t e d F Y 0 8 / 0 9 r e l a t i v e c o s t s u t i li z i n g a s s u m p t i o n s o n F Y 0 6 / 0 7 d a t a RE L A T I V E S H A R E O F C O S T S ( E s t i m a t e d F Y 0 8 / 0 9 ) Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n Sheriff's Office TOTAL Es t i m a t e d i n m a t e c o s t s ( L o c a l c o n t r o l & L e v e l 3 ) a t J a i l ( E x h i b i t 6 ) 2 , 0 0 6 , 0 0 0 $ 2,006,000 $ Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n S B 1 1 4 5 a l l o c a t e d c o s t s ( in f l a t e d a t 1 0 % f r o m 0 6 / 0 7 ) 2 , 9 8 5 , 0 0 0 $ 2 , 9 8 5 , 0 0 0 $ Co s t s f o r r e l a t i v e c o m p a r i s o n 2 , 9 8 5 , 0 0 0 $ 2 , 0 0 6 , 0 0 0 $ 4,991,000 $ % c o m p o s i t i o n 60 % 40% 100% JA I L C O S T S F I X E D A T D I R E C T C O S T ( E s t i m a t e d F Y 0 8 / 0 9 ) St a t e M o n i e s a n t i c i p a t e d F Y 0 8 / 0 9 , f i x S h e r i f f ' s O f fi c e o n c o s t s 2 , 8 3 3 , 5 4 8 $ 2 , 0 0 6 , 0 0 0 $ 4,839,548 $ % c o m p o s i t i o n ( r o u n d e d ) 59 % 41% 100% Es t i m a t e d c o s t s i n e x c e s s f u n d i n g ( 1 5 1 , 4 5 2 ) $ - $ (151,452) $ % o f c o s t s n o t c o v e r e d - 5 . 1 % 0 . 0 % - 3 . 0 % Es t i m a t e d r e v e n u e c h a n g e f r o m c u r r e n t b u d g e t c y c l e (F Y 0 7 / 0 8 ) FY 0 7 / 0 8 B u d g e t ( c u r r e n t a s a d j u s t e d ) 2, 6 6 1 , 7 5 2 $ 2 , 1 7 7 , 7 9 7 $ 4,839,549 $ Di f f e r e n c e f r o m p o t e n t i a l a l l o c a t i o n c h a n g e ( F Y 0 8 / 09 ) 17 1 , 7 9 6 $ ( 1 7 1 , 7 9 7 ) $ (1) $ % o f d i f f e r e n c e t o c u r r e n t b u d g e t 6 % - 8 % 0 % Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 13 of 19 Us i n g r e l a t i v e c o m p o s i t i o n o f c o s t s , t h e a n a l y s i s i n d i c a t e s a s i m i l a r c o m p o s i t i o n t o t h o s e s h o w n i n Exhibit 5 u s i n g t h e d i r e c t c o s t a p p r o a c h . S o m e q u e s t i o n s a n d o b s e r va t i o n s f r o m d o i n g t h i s a r e a s f o l l o w s : 1. D o c u r r e n t c o s t s l e v e l s f o r d e p a r t m e n t s p r o p e r l y s t a f f t h o s e f u n c t i o n s ? D o s o m e i n c l u d e a d d i t i o n a l pr o g r a m s b e y o n d t h e b a s i c s ? W h a t d o t h e s e p r o g r a m c o s t s do t o r e l a t i v e c o s t s ? 2. S h o u l d S h e r i f f ’ s O f f i c e a d m i n i s t r a t i v e o v e r h e a d b e i n c l u d e d i n r e l a t i v e c o s t s ? Th e S h e r i f f ’ s o f f i c e c h a r g e s m o s t o f t h e s e c o s t s t o t h e c o u nt y w i d e s e r v i c e d i s t r i c t , a s a r e a l l t h e j a i l co s t s . 3. W i l l S B 1 1 4 5 i n m a t e d a y s r e m a i n a t t h e s e l e v e l s ? a. W h a t o t h e r p r o g r a m s a n d d e c i s i o n s w i l l i n f l u e n c e t h e n u m be r o f J a i l b e d d a y s ? Pa r o l e & p r o b a t i o n i s r e d u c i n g t h e i r s a n c t i o n d a y s t o 1 5 s t a r t i n g i n J u l y 2 0 0 7 . T h i s w i l l l i k e l y re d u c e t h e i r L e v e l 3 s a n c t i o n d a y s e v e n t h o u g h s o m e o f t h e le v e l 3 s a n c t i o n s a r e d i r e c t e d b y th e S t a t e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s . T h e C o u n t y i s g ro w i n g f a s t e r t h a n m a n y o t h e r c o u n t i e s i n th e s t a t e , w h i c h m i g h t r e s u l t s i n a d d i t i o n a l f u n d i n g r e la t i v e t o o t h e r c o u n t i e s i n t h e S t a t e . b. W h a t i n m a t e d a y s s h o u l d b e c o m p e n s a t e d f o r ? (l o c a l c o n t r o l , l e v e l 3 s a n c t i o n s , o t h e r sa n c t i o n s ) 4. W i l l r e l a t i v e c o s t s r e m a i n a t s i m i l a r l e v e l s i n t o F Y 0 8 / 0 9 a n d b e y o n d ? It i s a n y o n e ’ s g u e s s w h e t h e r c o s t s w i l l s t a y w i t h i n t h e s e p r op o r t i o n s . T h e c o s t s f o r t h e S h e r i f f ’ s Of f i c e w i l l l i k e l y g o u p w i t h t h e o p e n i n g o f t h e w o r k c e n te r . H o w e v e r , i t s h o u l d b e a n t i c i p a t e d t h a t th e s e c o s t s p e r d a y m i g h t b e l o w e r . 5. H o w s h o u l d e x c e s s o r d e f i c i t f u n d i n g o f c o s t s b e a l l o c a te d ? a. S h o u l d t h e a l l o c a t i o n s t r i v e t o c o v e r t h e c o s t s o f J a i l t o h o l d t h e m h a r m l e s s f o r t h e i m p a c t o n th e J a i l o r s h o u l d t h e c o s t s b e s h a r e d e q u i t a b l y ? b. S h o u l d t h e r e a m e c h a n i s m t o a d j u s t t h e a l l o c a t i o n t o a c t u a l a c t i v i t y o r c o s t s ? 6. H o w c a n w e b e s t s i m p l i f y t h e f u n d i n g a l l o c a t i o n m e t h od b e t w e e n t h e d e p a r t m e n t s g i v e n t h a t t h e nu m b e r s a r e c h a n g i n g ? H o w f r e q u e n t l y s h o u l d t h i s b e r e vi s i t e d ? Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 14 of 19 2. 3 O T H E R R E C O M M E N D A T I O N In m a t e i n f o r m a t i o n c o u l d b e i m p r o v e d In a s s e s s i n g t h e n u m b e r o f d a y s i n m a t e s w e r e h o u s e d i n t h e J a i l u n d e r S B 1 1 4 5 , i t w a s n o t e d t h a t t h e se n t e n c i n g d a t e s i n t h e j a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m w e r e n o t a l w a y s a c c u r a t e , b o o k i n g s q u a l i f y i n g u n d e r SB 1 1 4 5 w e r e n o t a l w a y s p r o p e r l y f l a g g e d , a n d l e v e l 3 s a n c t i o n s w e r e n o t i d e n t i f i e d . T h e D e p a r t m e n t o f Co r r e c t i o n d a t a r e f l e c t s i n f o r m a t i o n p r o c e s s e d b y t h e C o un t y a n d t h e s e n u m b e r s d i d n o t a l w a y s a g r e e wi t h t h e d a t a f r o m t h e J a i l o r f r o m A d u l t P a r o l e & P ro b a t i o n . I t t a k e s w e e k s i f n o t m o n t h s t o r e q u e s t in f o r m a t i o n f r o m t h e s t a t e . T h e d a t a r e c e i v e d f r o m ea c h s y s t e m h a d c e r t a i n l i m i t a t i o n s a n d i n a c c u r a c i e s . Th i s w o u l d s e v e r e l y l i m i t t h e o n g o i n g u s e o f t h e s e s y s t e ms a s i t r e l a t e s t o c a l c u l a t i n g S B 1 1 4 5 i n m a t e da y s . To t h e e x t e n t t h e C o u n t y w o u l d l i k e t o r e l y o n i n f o r ma t i o n i n t h e D e p a r t m e n t o f C o r r e c t i o n s s y s t e m o r Co u n t y j a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m , t h e d a t a s h o u l d b e v a li d a t e d a n d t e s t e d . S y s t e m s n e e d t o b e e s t a b l i s h e d to a s s u r e t h e d a t a i s c o r r e c t a n d r e a d i l y a c c e s s i b l e . Du r i n g t h e r e v i e w , a s i g n i f i c a n t a m o u n t o f t i m e w a s s p e nt v a l i d a t i n g a n d c o r r e c t i n g d a t a . N o d a t a b a s e h a d al l o f t h e d a t a a n d n o o n e s o u r c e h a d f u l l y a c c u r a t e i n fo r m a t i o n . In t h e a b s e n c e o f a c c u r a t e i n f o r m a t i o n , d e c i s i o n m a k e r s m a y n o t b e a b l e t o g e t g o o d i n f o r m a t i o n i n a ti m e l y m a n n e r . It i s r e c o m m e n d e d t h e A d u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d Sh e r i f f ’ s O f f i c e c o l l a b o r a t e o n h o w b e s t t o de v e l o p a c o m p l e t e d a t a b a s e o f t h e S B 1 1 4 5 s a n c t i o n s a n d l o c a l c o n t r o l . P o t e n t i a l s o l u t i o n s c o u l d in c l u d e i m p r o v i n g t h e C o u n t y j a i l i n f o r m a t i o n s y s t e m t o f l a g l e v e l 3 s a n c t i o n s t h a t q u a l i f y a s SB 1 1 4 5 . T h e s y s t e m c o u l d b e f u r t h e r i m p r o v e d t o h a nd l e S B 1 1 4 5 s e n t e n c i n g d a t e s t h a t a r e cu r r e n t l y b e i n g o v e r r i d d e n b y t h e s o f t w a r e ( i n s o m e c i r c u m s t a n c e s ) . T h e r e a l s o a p p e a r s t o b e nu m e r o u s d a t a i n p u t e r r o r s i n t h e s t a t e D e p a r t m e n t of C o r r e c t i o n s s y s t e m t h a t s h o u l d b e co r r e c t e d i n c a s e t h e y i n f l u e n c e i n f o r m a t i o n u s e d b y t h e s t a t e t o a s s e s s f u n d i n g l e v e l s . Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 15 of 19 3. R E S P O N S E S Ad u l t P a r o l e & Pr o b a t i o n Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 16 of 19 Sh e r i f f ’ s O f f i c e Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 17 of 19 Sh e r i f f ’ s O f f i c e (c o m m e n t s co n t i n u e d ) Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 18 of 19 Sh e r i f f ’ s O f f i c e (c o m m e n t s co n t i n u e d ) Ad u l t P a r o l e & P r o b a t i o n a n d S h e r i f f ’ s O f f i c e R e p o r t # 0 7 / 0 8 - 6 January 2008 Page 19 of 19 Sh e r i f f ’ s O f f i c e (c o m m e n t s co n t i n u e d ) {E n d o f R e p o r t }