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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Health 2008Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 FO L L O W - U P R E P O R T He a l t h D e p a r t m e n t – Re p o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w (I n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 5 / 0 6 - 4 i s s u e d S e p t e m b e r 2 0 06 an d s u b s e q u e n t Fo l l o w - u p i n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 4 i s s u e d S e p te m b e r 2 0 0 7 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … .… 1-2 2. O V E R V I E W o f F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … .… . . . … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 - 3 3. A P P E N D I X – O u t s t a n d i n g I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a i t o n s - W o r k p l a n (S t a t u s u p d a t e d a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 ) . … . … . … … … … …… … … … … … … … . … … . . . . . . . 3 Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 1 1. In t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . T h i s f o l l o w - u p w a s t o a d d r e s s s o m e t w e n t y -f i v e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s f r o m t h e fo l l o w - u p r e p o r t i s s u e d i n S e p t e m b e r 2 0 0 7 . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n r e c o m m e n d a t i o n s i d e n ti f i e d i n t h e H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n Bu s i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w D e p a r t m e n t a u d i t r e p o r t a nd f o r w h i c h r e c o m m e n d a t i o n s w e r e n o t im p l e m e n t e d a s o f t h e l a s t f o l l o w - u p . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f t h e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s f r o m : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o n t h e H e a l t h D e p a r t m e n t - R ep o r t o n B u s i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w (# 0 6 / 0 7 - 6 ) ( i s s u e d A u g u s t 2 0 0 7 ) · T h e l a s t f o l l o w - u p r e p o r t i n S e p t e m b e r 2 0 0 7 w i t h f o ll o w - u p i n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 7 / 0 8 - 4 . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 . Th e o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l re c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d p r i m a r i l y b y V i c k i S h a w , A d m i n i s t r a t i v e Su p e r v i s o r t o t h e b u s i n e s s o f f i c e . I n c a s e s w h e r e t h e r e co m m e n d a t i o n s h a v e n o t b e e n i m p l e m e n t e d , co m m e n t s w e r e s o u g h t o n t h e r e a s o n s w h y a n d t h e t i m i n g f or a d d r e s s i n g t h e s e . T h e f o l l o w - u p i s , b y na t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f r e c o m m en d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n as s e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t a t t e mp t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . T h e de p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e w o rk t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e re c o m m e n d a t i o n s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 2 Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s is s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . 4. F o l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a ti o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d 2 5 r e c o m m e n d a t i o n s m a d e i n t h e r e p o r t t o t h e H e a l t h D e p a r t m e n t , w h i c h w e r e s t i l l ou t s t a n d i n g s i n c e t h e l a s t f o l l o w - u p . Th e H e a l t h D e p a r t m e n t h a s m a d e g o o d p r o g r e s s i n r e s p o n d in g t o t h e f i n d i n g s a n d a s s o c i a t e d r e c o m m e n d a t i o n s in a p e r i o d w h e r e t h e y h a v e b e e n w o r k i n g t o a d d r e s s s t af f i n g c h a n g e s a s w e l l a s a D H S f i s c a l a u d i t . S i n c e m a n y of t h e c l i n i c w o r k f l o w r e c o m m e n d a t i o n s w e r e m o r e l i k e s u g ge s t i o n s , i t w a s g o o d t o s e e t h e D e p a r t m e n t h a d im p l e m e n t e d m a n y o f t h e m . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e o u ts t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s . Co m p l e t e d 80 % Un d e r w a y 8% Pl a n n e d 12 % Ap p e n d i x I i n d i c a t e s t h e s t a t u s o f t h e r e c o m m e n d a t i o n s s t i l l b e i n g w o r k e d o n . S i n c e m o s t o f t h e re c o m m e n d a t i o n s h a v e n o w b e e n i m p l e m e n t e d , a l e s s f o r m a l p r o c e s s f o r f o l l o w - u p o n t h e s e r e m a i n i n g i t e m s i s an t i c i p a t e d . Th e d e p a r t m e n t h a s r e c e i v e d , i n t h e i n t e r v e n i n g t i m e si n c e t h e a u d i t , a f i s c a l a u d i t f r o m D H S . T h e a u d i t f ocused Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 3 on t h e W I C ( W o m e n I n f a n t a n d C h i l d r e n ) p r o g r a m . A co p y o f t h e c o r r e s p o n d e n c e f r o m t h e O r e g o n D H S f i s c a l au d i t w a s r e v i e w e d a n d “ i n d i c a t e d a w e l l - r u n f i s c a l o p e ra t i o n w i t h s a t i s f a c t o r y a c c o u n t i n g c o n t r o l s , p u r c h a s i n g pr o c e d u r e s a n d a t t e n t i o n t o d e t a i l . ” T h e l e t t e r d a t e d, A u g u s t 1 1 , 2 0 0 8 a n d a s s o c i a t e d s c h e d u l e s i n d i c a t e d su b s t a n t i a l c o m p l i a n c e w i t h t h e r e v i e w . T h e i n f o r m a t i o n p r o v i d e d a l s o i n d i c a t e d t h e d e p a r t m e n t h a d a d d r e s s e d th e f i n d i n g s . 3. AP P E N D I X Ap p e n d i x I – I n t e r n a l A u d i t R e c o m m e n d a t i o n W o r k p l a n an d S t a t u s ( a s o f D e c e m b e r 2 0 0 8 ) C o m p l e t e d U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d o r Ac t u a l D a t e o f Co m p l e t i o n C o m m e n t s X D e c e m b e r - 0 8 St a r t e d o n , b u t s i g n i f i c a n t w o r k t o c o m p l e t e . St a f f w r i t i n g b r o a d d e s c r i p t i o n s w i t h d e t a i l s to f o l l o w . X Do o r i s n o w l o c k e d w i t h b a d g e a c c e s s . Be t t e r c o n t r o l s o v e r c h e c k o u t a n d i n i t e m s . St i l l w o r k i n g o n a c c i o u n t i n g s y s t e m pr o c e d u r e s . X St i l l in v e s t i g a t i n g St i l l i d e n t i f y i n g h o w t h i s c o u l d b e d o n e . X Wi l l b e w o r k i n g t o d e v e l o p g l o b a l m e a s u r e s fi r s t b e f o r e m o v i n g i n t o m o r e d e t a i l e d re v i e w s . X Fo r 2 0 0 9 w i l l l o o k a t r e q u e s t s f o r 2 0 1 1 . cu r r e n t l y g e t t i n g u s w h a t w e n e e d . Co u n t T o t a l s 0 2 3 Im p l e m e n t a t i o n S t a t u s Re c o m m e n d a t i o n s 1. H e a l t h D e p a r t m e n t ’ s b u s i n e s s o f f i c e s t a f f s h o u l d d o c u m e n t a l l ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . 20 . I t i s a l s o r e c o m m e n d e d t h a t b u s i n e s s o f f i c e s t a f f t o c o n s i d e r re v i e w i n g t y p e s o f a n t i c i p a t e d c h a r g e s o r c r e a t e e d i t r e p o r t s t o id e n t i f y p r o b l e m s i n i n p u t . 14 . I t i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o i n v e s t i g a t e w h e t h e r th e y c a n u t i l i z e t h e c l i n i c a c c o u n t i n g s y s t e m t o m o n i t o r s e l e c t e d me d i c i n e a n d p r e s c r i b e d i t e m i n v e n t o r i e s . #0 5 / 0 6 - 4 H e a l t h D e p a r t m e n t W o r k p l a n 37 . I t i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t e s t a b l i s h r e a s o n a b l e pr o d u c t i v i t y s t a n d a r d s . 48 . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t W I C s t a f f w o r k w i t h t h e s t a t e t o id e n t i f y o t h e r r o u t i n e r e p o r t s t h e y w o u l d l i k e a n d r e q u e s t a n op t i o n f o r g e t t i n g t h e d a t a f o r m a n a g e m e n t a n a l y s i s . Fo l l o w - u p r e p o r t o n H e a l t h D e p a r t m e n t - R e p o r t o n B us i n e s s P r a c t i c e s a n d W o r k f l o w r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 7 D e c e m b e r 2 0 0 8 Page 4 {E N D O F R E P O R T }