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HomeMy WebLinkAboutFollow-up Mental HealthFo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 FO L L O W - U P R E P O R T Me n t a l H e a l t h – Re v i e w o f B u s i n e s s a n d C o n t r a c t i n g P r a c t i c e s (o r i g i n a l i n t e r n a l a u d i t r e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 i s s u e d J u n e 2 , 2 0 0 5 ) De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 0 Bend, OR 97701 (541) 330-6674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Jim Keller Greg Quesnel Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d … … … … … … … … … … … … … … … .. . … … … … … … .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1. 2 . O b j e c t i v e s & S c o p e … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … …… … … … … . … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . … … … … … … … ….… 1 2. F O L L O W - U P R E S U L T S … … … … … … … … …… … … … … . . . … … …. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 - 8 Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 1 1. I n t r o d u c t i o n 1. 1 B A C K G R O U N D Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e h a s s u g g e s t e d t h a t fo l l o w - u p s o c c u r w i t h i n n i n e m o n t h s o f t h e re p o r t s . T h e A u d i t C o m m i t t e e ’ s w o u l d l i k e t o m a k e s u r e d e p a r t m e n t s s a t i s f a c t o r i l y a d d r e s s re c o m m e n d a t i o n s . T h e l a s t f o l l o w - u p o c c u r r e d i n J u l y 2 0 0 6 a n d at t h a t t i m e t h e r e w e r e 3 3 r e c o m m e n d a t i o n s st i l l o u t s t a n d i n g . T h e d e p a r t m e n t ’ s b u s i n e s s m a n a g e r ( d ur i n g t h e i n i t i a l a u d i t a n d f o l l o w - u p r e p o r t ) l e f t in Se p t e m b e r 2 0 0 7 . T h e d e p a r t m e n t h i r e d a n e w b u s i n e s s / op e r a t i o n s m a n a g e r i n D e c e m b e r 2 0 0 7 . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Th e o b j e c t i v e w a s t o f o l l o w - u p o n o u t s t a n d i n g r e c o m m e n da t i o n s w i t h t h e M e n t a l H e a l t h D e p a r t m e n t . Sc o p e : Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d a f o l l o w - u p o f : · I n t e r n a l a u d i t r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t ic e s # 0 4 / 0 5 - 6 i s s u e d J u n e 2 , 2 0 0 5 · F o l l o w - u p r e p o r t # 0 5 / 0 6 - 1 1 i s s u e d J u l y 2 0 0 6 · C o n f i d e n t i a l r e c o m m e n d a t i o n l e t t e r p r o v i d e d N o v e m b er 2 0 0 7 . Th e f o l l o w - u p r e f l e c t s t h e s t a t u s a s o f O c t o b e r 2 0 0 8 . T he o r i g i n a l r e p o r t s s h o u l d b e r e f e r e n c e d f o r t h e f u l l re c o m m e n d a t i o n s a n d d i s c u s s i o n . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Th e f o l l o w - u p r e p o r t w a s d e v e l o p e d f r o m i n f o r m a t i o n pr o v i d e d b y S h e r r i P i n n e r , B u s i n e s s / o p e r a t i o n s m a n g e r fo r t h e M e n t a l H e a l t h d e p a r t m e n t . T h e f o l l o w - u p i s , by n a t u r e , s u b j e c t i v e . I n d e t e r m i n i n g t h e s t a t u s o f re c o m m e n d a t i o n s t h a t w e r e f o l l o w e d u p , w e r e l i e d o n a ss e r t i o n s p r o v i d e d b y t h o s e i n v o l v e d a n d d i d n o t at t e m p t t o i n d e p e n d e n t l y v e r i f y t h o s e a s s e r t i o n s . T h e d e p a r t m e n t a n d s t a f f s h o u l d b e a c k n o w l e d g e d f o r t h e wo r k t h e y h a v e d o n e t o a d d r e s s t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . Si n c e n o s u b s t a n t i v e a u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d , Go v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s issued by the Comptroller Ge n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s w e r e n o t f o l l o w e d . Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 2 3. F o l l o w - u p R e s u l t s Fi g u r e I - Ho w w e r e re c o m m e n d a t i o n s im p l e m e n t e d ? Th e f o l l o w - u p i n c l u d e d t h i r t y - f i v e i n t e r n a l a u d i t r e co m m e n d a t i o n s t h a t w e r e o u t s t a n d i n g s i n c e t h e l a s t f o l l o w- up . Fi g u r e I pr o v i d e s a n o v e r v i e w o f t h e i m p l e m e n t a t i o n o f t h e r e co m m e n d a t i o n s . D u e t o t h e n u m b e r o f re c o m m e n d a t i o n s a n d c h a n g e o v e r o f b u s i n e s s m a n a g e r s , i t w as a n t i c i p a t e d t h a t s o m e o f t h e s e re c o m m e n d a t i o n s m i g h t n o t b e c o m p l e t e d . M a n y o f t h e r ec o m m e n d a t i o n s s h o u l d b e a d d r e s s e d w h e n t h e de p a r t m e n t m o v e s t o a n e w e l e c t r o n i c r e c o r d s s y s t e m . Ta b l e I i n d i c a t e s t h e s t a t u s o f t h e t w e n t y - t w o o u t s t a n d i n g r e c o mm e n d a t i o n s . As i n d i c a t e d , t h e M e n t a l H e a l t h d e p a r t m e n t h a s m a d e s o m e p r o g r e s s o n t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s . T h e n e w bu s i n e s s m a n a g e r i s n o w m o r e a w a r e o f t h e s e o u t s t a n d i n g r e c o m m e n d a t i o n s a n d c a n w o r k t o w a r d s t h e i r im p l e m e n t a t i o n . A s u b s e q u e n t f o l l o w - u p w i l l n e e d t o b e p e r f o r m e d . Co m p l e t e d 38 % Un d e r w a y 31 % Pl a n n e d 31 % Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 3 TA B L E I : Re c o m m e n d a t i o n s un d e r w a y / p l a n n e d Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r im p r o v e m e n t s t o t h e D e p a r t m e n t s c o m p u t e r i z e d bu s i n e s s s y s t e m s t o t r a c k t h e h a n d l i n g o f r e c e i v e d mo n i e s b e f o r e t h e y c a n b e p o s t e d t o s p e c i f i c c l i e n t s X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o d e v e l o p a pr o c e s s t o t r a c k a n d o b t a i n s e r v i c e t i c k e t s f o r a l l cl i e n t s p r o v i d e d w i t h s e r v i c e s . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n It i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t m a n a g e m e n t t o es t a b l i s h p e r f o r m a n c e s t a n d a r d s f o r t h e t u r n i n g i n of s e r v i c e t i c k e t s a n d m o n i t o r f o r o p e n t i c k e t s . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r re q u i r i n g s u p p o r t f o r i n f o r m a t i o n u s e d t o e s t a b l i s h re d u c e d c l i e n t f e e s . T h i s m i g h t i n c l u d e i n c o m e t a x re t u r n s o r p a y s t u b s . X X De c - 0 8 M e e t i n g t o d i s c u s s 1 0 / 9 / 0 8 . It i s r e c o m m e n d e d D e p a r t m e n t d o c u m e n t i t s ac c o u n t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . X X Au g - 0 9 D e p a r t m e n t p l a n s t o a l s o fl o w c h a r t a l l b u s i n e s s pr o c e s s e s . A n t i c i p a t e co m p l e t i n g b y A u g u s t 2 0 0 9 Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 4 Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e It i s r e c o m m e n d e d t h e p r o g r a m m e r e s t a b l i s h ad e q u a t e t e s t s f o r t h e i r c h a n g e s t o m a k e s u r e t h e y ar e o p e r a t i n g a s p l a n n e d . P e r i o d i c a l l y o t h e r In f o r m a t i o n T e c h n o l o g y s t a f f s h o u l d p e r f o r m re v i e w s o f c o d e a n d c h a n g e s t o c o d e t o m a k e s u r e th a t I T D e p a r t m e n t p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e be i n g m e t . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n It i s r e c o m m e n d e d t h e M e n t a l H e a l t h D e p a r t m e n t pe r i o d i c a l l y r e v i e w t h e i r s o f t w a r e n e e d s a n d co n s i d e r w h e t h e r t h e i n t e r n a l s o f t w a r e i s t h e b e s t ch o i c e f o r t h e i r o p e r a t i o n s . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n Th e D e p a r t m e n t s h o u l d d e v e l o p a c o s t / b e n e f i t ap p r o a c h w h e n a n a l y z i n g p o t e n t i a l s o f t w a r e so l u t i o n s . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 W e a g r e e It i s r e c o m m e n d e d t h e r e b e i m p r o v e m e n t s t o t h e De p a r t m e n t ’ s i n t e r n a l l y d e v e l o p e d b i l l i n g s o f t w a r e to i n c l u d e r e p o r t s a n d l o g i c c h e c k s t o t e s t f o r a n d id e n t i f y a n y o v e r p a y m e n t s i t u a t i o n s . X X 20 0 9 W i l l R e s e a r c h w i t h i n f o r m a t i o n te c h n o l o g y d e p a r t m e n t It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o o b t a i n a fo r m a l r e s o l u t i o n f o r t h e t y p e , a m o u n t , a n d lo c a t i o n o f t h e c a s h i t u s e s i n i t s o p e r a t i o n s . T h es e am o u n t s s h o u l d b e a s s i g n e d t o a s p e c i f i c cu s t o d i a n , s e c u r e d w h e n n o t i n u s e , a n d pe r i o d i c a l l y c o u n t e d a n d a c c o u n t e d f o r b y a su p e r v i s o r . X X 20 0 9 N e e d t o v e r i f y w i t h Bo a r d / F i n a n c e D e p t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t a p p r o p r i a t e m e n t a l h e a l t h st a f f m a i n t a i n t h e i r a p p o i n t m e n t s o n t h e co m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m . R e c e p t i o n s t a f f sh o u l d h a v e t h e a b i l i t y t o a d d , m o v e a n d d e l e t e ap p o i n t m e n t s i n t h e s y s t e m . X X 20 1 0 / 2 0 1 1 A c c o m p l i s h w i t h 1 0 - 1 1 el e c t r o n i c r e c o r d s im p l e m e n t a t i o n Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 5 Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t s h o u l d a s s e s s to w h a t e x t e n t i t c a n o r w i l l p u r s u e c o l l e c t i o n o f ch a r g e s a n d d e v e l o p a c o l l e c t i o n p o l i c y a n d pr o c e d u r e s i n l i n e w i t h t h a t a s s e s s m e n t . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 N e e d t o f u r t h e r d i s c u s s w i t h Di r e c t o r Po l i c i e s a n d p r o c e d u r e s s h o u l d e s t a b l i s h pe r f o r m a n c e s t a n d a r d s f o r e f f e c t i v e b i l l i n g an d c o l l e c t i o n o f s e r v i c e s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 N e e d t o f u r t h e r d i s c u s s w i t h Di r e c t o r Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 6 Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e In o r d e r t o i m p r o v e c o l l e c t i o n s t h e D e p a r t m e n t sh o u l d c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g : * P r o v i d i n g f r o n t d e s k s t a f f w i t h i n f o r m a t i o n o n th e a m o u n t o w i n g s o c l i e n t s c a n b e a s k e d i f t h e y ca n m a k e a p a y m e n t * H a v i n g f r o n t d e s k s t a f f a n d c l i n i c i a n s c o n f i r m cu r r e n t a d d r e s s e s * H a v i n g t h e b i l l i n g s t a t e m e n t s i m p r o v e d s o t h a t i t sh o w s t h e a g e o f t h e u n p a i d b a l a n c e . * C o n s i d e r i n g w h e t h e r a c o l l e c t i o n s e r v i c e s h o u l d be u s e d f o r s o m e c l i e n t u n p a i d b a l a n c e s . T h e se r v i c e u s e d b y t h e S o l i d W a s t e D e p a r t m e n t i s v e r y ef f i c i e n t a n d d o e s n o t c o s t a n y t h i n g t o t h e de p a r t m e n t . * P r o v i d i n g m o r e e f f o r t o n i d e n t i f y i n g w h y in s u r a n c e h a s n o t p a i d t o i m p r o v e c o l l e c t i o n ef f o r t s . * O b t a i n i n g p r e - a u t h o r i z a t i o n f r o m s o m e in s u r a n c e p r o v i d e r s . * R e v i e w i n g i n s u r a n c e r e q u i r e m e n t s b e f o r e ad d i t i o n a l s e r v i c e s a r e p e r f o r m e d * A s s i g n i n g a p p r o p r i a t e c l i n i c i a n s t o p r o v i d e c a r e ba s e d o n t h e i r l i c e n s i n g a n d c r e d e n t i a l s t o ma x i m i z e c o l l e c t i o n w h e n p o s s i b l e . * E s t a b l i s h p r o c e d u r e s f o r h a n d l i n g i n s u f f i c i e n t fu n d c h e c k s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 N e e d t o f u r t h e r d i s c u s s w i t h Di r e c t o r It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t c o n s i d e r a pr a c t i c e o f a s s i g n i n g M e d i c a r e c l i e n t s t o t h e cl i n i c i a n s w i t h M e d i c a r e p r o v i d e r n u m b e r s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 D i s c u s s w i t h M a n a g e m e n t Te a m Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 7 Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e It i s r e c o m m e n d e d s t a f f d e v e l o p p r o c e d u r e s t o pr o v i d e o v e r s i g h t o f t h e D e p a r t m e n t ' s a c t i v i t i e s a s ma i n t a i n e d i n t h e c o m p u t e r i z e d b u s i n e s s s y s t e m . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 D i s c u s s w i t h I n f o r m a t i o n Te c h n o l o g y It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t s t r i v e t o h a v e da t a i n t h e s y s t e m t o r e p o r t o n i n t e r n a l be n c h m a r k s / s t a n d a r d s f o r i t s o p e r a t i o n s . T h e De p a r t m e n t m i g h t c o n s i d e r a d d i n g t o t h e s y s t e m ma n u a l d a t a g a t h e r e d f o r c e r t a i n p e r f o r m a n c e re p o r t s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 D i s c u s s w i t h D i r e c t o r a n d In f o r m a t i o n t e c h n o l o g y Ma n a g e m e n t s h o u l d r e c e i v e m o n t h l y d a t a o f ke y o p e r a t i n g d a t a a n d b e n c h m a r k pe r f o r m a n c e t o e v a l u a t e o p e r a t i o n s . T h i s “s c o r e c a r d ” a p p r o a c h c a n b e u s e f u l i n ev a l u a t i n g k e y d a t a f o r i n t e r n a l o p e r a t i o n s o n a m o n t h l y b a s i s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 D i s c u s s w i t h D i r e c t o r a n d In f o r m a t i o n t e c h n o l o g y It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D e p a r t m e n t t o d e v e l o p co l l e c t i o n p r o c e d u r e s i d e n t i f y i n g t h e e x t e n t o f co l l e c t i o n e f f o r t s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 D i s c u s s w i t h D i r e c t o r a n d bu s i n e s s o p e r a t i o n s s t a f f It i s r e c o m m e n d e d t h a t s t a f f p o s t a l l p a y m e n t s a n d ad j u s t m e n t s b y s e r v i c e l i n e . I n o r d e r t o m a k e cu r r e n t r e p o r t s a c c u r a t e , s t a f f s h o u l d r e v i e w o l d e r se r v i c e s , i d e n t i f y t h e s e u n b a l a n c e d s e r v i c e l i n e s , an d m a k e c o r r e c t i o n s . X X 20 0 8 / 2 0 0 9 V e r i f y w i t h I n f o r m a t i o n te c h n o l o g y a n d b u s i n e s s op e r a t i o n s s t a f f . It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t r e v i e w w i t h t h e Pr i v a c y O f f i c e r t h o s e p o t e n t i a l s e r v i c e p r o v i d e r s co u l d b e c l a s s i f i e d a s b u s i n e s s a s s o c i a t e s f o r H I P A A pu r p o s e s . T h e D e p a r t m e n t s h o u l d t h e n f o l l o w t h e Pr i v a c y O f f i c e r ’ s g u i d a n c e a n d L e g a l C o u n s e l i n ob t a i n i n g a p p r o p r i a t e a g r e e m e n t s t o a s s u r e H I P A A co m p l i a n c e . X X D i s c u s s w i t h M a n a g e m e n t Te a m Fo l l o w - u p r e p o r t o n M e n t a l H e a l t h b u s i n e s s p r a c t i c e s r e p o r t # 0 8 / 0 9 - 5 November 2008 Page 8 Me n t a l H e a l t h R e p o r t # 0 4 / 0 5 - 6 Re c o m m e n d a t i o n s A g r e e D i s a g r e e U n d e r w a y P l a n n e d Es t i m a t e d or A c t u a l D a t e of Co m p l e t i o n MH M a n a g e m e n t 20 0 8 U p d a t e It i s r e c o m m e n d e d t h e D e p a r t m e n t v i s i t w i t h pr o v i d e r s , e s p e c i a l l y u n d e r n e w c o n t r a c t ar r a n g e m e n t s , n e a r t h e b e g i n n i n g o f t h e c o n t r a c t to m a k e s u r e t h e w o r k i s b e i n g p e r f o r m e d i n ac c o r d a n c e w i t h t h e c o n t r a c t . P o t e n t i a l a r e a s o f mo n i t o r i n g s h o u l d b e i d e n t i f i e d i n a d v a n c e . Pr o g r a m s t a f f s h o u l d r e v i s i t t h e b i l l i n g s d o n e b e f o re ad d i t i o n a l m o n i e s a r e g r a n t e d a n d p a i d . X X Su m m e r 2 0 0 9 To b e i m p l e m e n t e d Sp r i n g / S u m m e r 2 0 0 9 Co u n t 22 0 1 1 1 1 {E N D O F R E P O R T }