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HomeMy WebLinkAboutRV park cash handling over revenuesRV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Jim Keller Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . … … … 1 2. F I N A N C I A L B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … ….……… 2-4 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … . . 5 - 1 3 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E 4. 1 . R V p a r k m a n a g e m e n t … … … … … … … …. . … … … … … … … … .....…… 13-15 RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : Th e R V p a r k i s a re l a t i v e l y n e w o p e r a t i o n . It h a s n o t r e c e i v e d a n in t e r n a l a u d i t o f i t s c a s h ha n d l i n g p r a c t i c e s . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e : · P e r f o r m i n g r o u t i n e re c o n c i l i a t i o n s be t w e e n t h e R V p a r k ma n a g e m e n t s y s t e m an d d e p o s i t s . · D e v e l o p i n g w r i t t e n po l i c i e s a n d pr o c e d u r e s · U n d e r s t a n d i n g t h e u s e an d s e t u p o f t h e R V pa r k m a n a g e m e n t sy s t e m . · A d d r e s s i n g o f f i c e wo r k f l o w a n d s e c u r i t y · O b t a i n i n g p r o p e r ma n u a l r e c e i p t b o o k s · O b t a i n i n g au t h o r i z a t i o n f o r ch a n g e c a s h u s e d . RV P a r k – C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s Wh a t w a s f o u n d Ma n a g e m e n t w a s n o t p e r f o r m i n g r o u t i n e r e c o n c i l i a t i o n s be t w e e n t h e i r R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m a n d de p o s i t s b e i n g m a d e . M i s s i n g c a s h m o n i e s o f f o u r t h o u s a n d do l l a r s w e r e d o c u m e n t e d . D e c l i n e i n o v e r a l l ca s h r e c e i p t a c t i v i t y i n d i c a t e s a d d i t i o n a l c a s h r e c e i p t s m a y h a v e b e e n l o s t . Wr i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s o v e r R V p a r k o p e r a t i o n s co u l d b e i m p r o v e d . A n u m b e r o f c a s h h a n d l i n g pr a c t i c e s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . Ma n a g e m e n t a n d s t a f f n e e d t o b e t t e r u n d e r s t a n d t h e co m p u t e r i z e d R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m a n d ho w i t m a y b e u t i l i z e d . M a n a g e m e n t a n d s u p e r v i s o r s t af f h a d n o t r e c e i v e d s u f f i c i e n t t r a i n i n g o n t h e so f t w a r e . S o m e i s s u e s w e r e n o t e d i n t h e a d m i n i s t r a t i o n o v e r t h e s e c u r i t y a n d s e t u p . D e t a i l e d r e c e i p t en t r y c o u l d b e l i m i t e d t o t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m . Ca m p e r s r o u t i n e l y e n t e r t h e R V p a r k o f f i c e a n d t h e o ff i c e i s n o t e f f i c i e n t l y s e t u p a n d d o e s n o t a d d r e s s so m e s e c u r i t y i s s u e s . Th e R V p a r k d o e s n o t h a v e p r o p e r a u t h o r i z a t i o n f o r i ts o w n c h a n g e m o n i e s . Th e R V p a r k a t t e n d a n t h a d a m e t h o d f o r r e i m b u r s e m e n t fo r t h e u s e o f t h e w a s h e r / d r y e r t h a t w a s n o t ac c o u n t a b l e . Th e C o u n t y h a s t r e a t e d t h e R V p a r k a t t e n d a n t a s a n i n de p e n d e n t c o n t r a c t o r . C o u n t y s t a f f h a d r a i s e d a nu m b e r o f p a y r o l l a n d w o r k e r s c o m p e n s a t i o n i s s u e s f o r t he c o n t r a c t e d R V a t t e n d a n t p o s i t i o n . I t i s n o t cl e a r e a c h o f t h e s e i s s u e s h a s b e e n s u f f i c i e n t l y a d d r e s s e d . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 1 of 15 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 8 / 0 9 . T h e R V P a r k i s a n e w C o u n t y e n t e r p r i s e a n d h a s n o t y e t ha d a n i n t e r n a l a u d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i d e n t i f i e d d e p a r t m e n t s h a v e b e e n r e c e i v i n g th e s e i n t e r n a l a u d i t s o f c a s h h a n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e R V P a r k ’ s p r a c t i c e s a n d p o l i c i e s f o r c a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s . Sc o p e : Th e f o c u s o f t h e r e v i e w w a s o n a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r ol o v e r h a n d l i n g c u s t o m e r p a y m e n t s f o r s e r v i c e s a t th e R V p a r k . T h e R V P a r k c o l l e c t s a n u m b e r o f f e e s a n d t ax e s f o r r e n t i n g o u t r e c r e a t i o n a l v e h i c l e ( R V ) a n d te n t c a m p g r o u n d s i t e s . O b s e r v a t i o n s w e r e p e r f o r m e d i n S ep t e m b e r 2 0 0 8 . T h e R V P a r k h a s n o p e t t y c a s h an d n o i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t . Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t er n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : R e v i e w i n g p r i o r d i s c u s s i o n s w i t h t h e R V p a r k o n o p e r a t i o ns , O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s , R e v i e w i n g w r i t t e n p r o c e d u r e s a n d d o c u m e n t s p r o v i d e d , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e c e i p t t r a n s a c t i o n d a t a , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e d a ta , a n d A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s . Th i s p e r f o r m a n c e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h Ge n e r a l l y A c c e p t e d Go v e r n m e n t A u d i t i n g St a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h e a u d i t b e p l a n e d a n d p e r f o r me d t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e ev i d e n c e t o p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r f i n d i n g s a n d co n c l u s i o n s b a s e d o n t h e a u d i t o b j e c t i v e s . I t i s be l i e v e d t h a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a bl e b a s i s f o r t h e f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n th e a u d i t o b j e c t i v e s . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 2 of 15 2. F i n a n c i a l Ba c k g r o u n d Fi g u r e I – Co m p o s i t i o n o f re v e n u e s f o r tw e l v e m o n t h s en d i n g Se p t e m b e r 2 0 0 8 Th e R V p a r k i s a $ 3 . 7 m i l l i o n d o l l a r f a c i l i t y d e v e l o p e d b y t h e C o u n t y a n d c o n t i g u o u s t o t h e C o u n t y F a i r & Ex p o f a c i l i t y . T h e R V p a r k i s a u s e d e x t e n s i v e l y b y u s e r s o f t h e F a i r & E x p o f a c i l i t y a s w e l l a s t o u r i s t s t o t h e ar e a . T h e R V p a r k s t a r t e d o p e r a t i o n s a r o u n d J u l y 2 0 0 7 . T h e R V p a r k i s c o m p r i s e d o f 1 0 5 r e c r e a t i o n a l ve h i c l e s l o t s a n d 1 0 t e n t c a m p s i t e s . R e c r e a t i o n a l v e h i c l e sl o t s p r o v i d e w a t e r , s e w e r a n d e l e c t r i c i t y . Ca m p e r s a l s o h a v e a c c e s s t o r e s t r o o m s , s h o w e r s a n d l a u n d r y f a c i l i t i e s . T h e R V p a r k i s s e t u p t o h a v e a f u l l ti m e o n s i t e a t t e n d a n t . Re v e n u e s : Re v e n u e s a r e p r i m a r i l y f r o m l e s s t h a n 3 0 - d a y s t a y s , t h o u gh t h e R V p a r k d o e s r o u t i n e l y h a v e c a m p e r s o n a mo n t h l y r a t e . M o s t o f t h e f e e s c o l l e c t e d a r e b y c r e d i t c a r d . C a s h i s r e c e i v e d a p p r o x i m a t e l y 2 0 % o f t h e t i m e. Wa s h e r / D r y e r 1% Ca n c e l l a t i o n Fe e 1% Te n t S p a c e Re n t a l 2% RV P a r k > 3 0 da y s 10 % RV P a r k F e e s < 31 d a y s 86 % So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( H T E ) ( F u n d s 6 1 8 - 98 , 6 0 1 ) RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 3 of 15 Fi g u r e I I – Mo n t h l y t r e n d f o r se l e c t e d r e v e n u e ty p e s $- $2 , 0 0 0 $4 , 0 0 0 $6 , 0 0 0 $8 , 0 0 0 $1 0 , 0 0 0 $1 2 , 0 0 0 $1 4 , 0 0 0 $1 6 , 0 0 0 $1 8 , 0 0 0 $2 0 , 0 0 0 Oc t - 0 7 N o v - 0 7 D e c - 0 7 J a n - 0 8 F e b - 0 8 M a r - 0 8 A p r - 0 8 M a y - 0 8 J u n -0 8 J u l - 0 8 A u g - 0 8 S e p - 0 8 E x p e n d i t u r e s ( $ ) Te n t S p a c e R e n t a l RV P a r k > 3 0 d a y s RV P a r k F e e s < 3 1 d a y s So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( H T E ) ) ( F u n d s 6 1 8- 9 8 , 6 0 1 ) Th e o v e r a l l t r e n d i n d i c a t e s t h a t i n i t i a l r e v e n u e s a r e v e r y c y c l i c a l a n d d e c r e a s e t o v e r y l o w l e v e l s d u r i n g t h e wi n t e r m o n t h s . In t h e t w e l v e m o n t h s e n d e d S e p t e m b e r 3 0 , 2 0 0 8 , t h e r e h a v e b e e n s o m e 3 , 2 1 6 n i g h t R V s t a y s w i t h t h e p e a k mo n t h s b e i n g J u n e t h o u g h A u g u s t . A c t i v i t y , s o f a r , i s w el l s h o r t o f F i n a n c e ’ s b r e a k e v e n a n a l y s i s o n c a s h fl o w s f o r t h e d e p a r t m e n t o f n e a r l y t e n t h o u s a n d n i g h t s t a y s . T h e b r e a k e v e n a n a l y s i s t a k e s i n t o a c c o u n t d e b t se r v i c e p a y m e n t s a s w e l l a s s t a n d a r d o p e r a t i n g e x p e n d i t u re s . R V p a r k m a n a g e m e n t i n d i c a t e s t h e y a r e ho p e f u l t h a t a d d i t i o n a l m a r k e t i n g e f f o r t s ( b r o c h u r e s a nd i n t e r n e t l i s t i n g s ) w i l l p r o d u c e h i g h e r l e v e l s o f re v e n u e i n t h e c o m i n g y e a r . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 4 of 15 Fi g u r e I I I – Co m p o s i t i o n o f ex p e n d i t u r e s f o r tw e l v e m o n t h s en d i n g Se p t e m b e r 2 0 0 8 Ex p e n d i t u r e s : Ex p e n d i t u r e s a r e c o m p r i s e d p r i m a r i l y o f a t t e n d a n t s e r v ic e s , u t i l i t i e s , a n d s u p p l i e s . M a t e r i a l a n d s e r v i c e ex p e n d i t u r e s f o r t h e t w e l v e m o n t h s e n d e d S e p t e m b e r 2 00 8 w e r e $ 8 1 t h o u s a n d . Te c h n i c a l S e r v i c e s 37 % En e r g y 31 % In t e r n a l s e r v i c e fu n d s 1% Co m m u n i c a t i o n s 1% Re n t a l s 1% Ot h e r S e r v i c e s 4% Cl e a n i n g S e r v i c e s 5% Ge n e r a l S u p p l i e s 10 % Re p a i r s a n d Ma i n t e n a n c e 5% Ut i l i t y S e r v i c e s 5% So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( H T E ) ( F u n d s 6 1 8 - 98 , 6 0 1 ) Th e R V p a r k w a s d e v e l o p e d w i t h f u n d i n g f r o m v a r i o u s f u ll f a i t h a n d c r e d i t o b l i g a t i o n s t a k e n o u t b y t h e Co u n t y . T h e f i s c a l y e a r 0 8 / 0 9 b u d g e t f o r t h e R V p a r k in d i c a t e s s o m e $ 2 7 5 t h o u s a n d i n a n n u a l d e b t s e r v i c e pa y m e n t s . F u n d i n g o f o p e r a t i o n s ( m a t e r i a l a n d s e r v i c e e x p e n d i t u r e s a n d d e b t s e r v i c e ) i s a n t i c i p a t e d t o b e pr o v i d e d b y R V p a r k g e n e r a t e d r e v e n u e s ( a t l e a s t $ 1 8 9 th o u s a n d ) a n d $ 1 8 5 t h o u s a n d t r a n s f e r f r o m t h e Pa r k a c q u i s i t i o n f u n d ( F u n d 1 3 0 ) . T h e R V p a r k ’ s p a s t t w e lv e - m o n t h ’ s h i s t o r y o f r e v e n u e s w a s $ 8 7 th o u s a n d . I t i s n o t c l e a r w h e t h e r t h e R V p a r k w i l l b e a b l e t o m e e t t h e i r n e c e s s a r y r e v e n u e l e v e l s o f $ 1 8 9 th o u s a n d l e t a l o n e t h e i r b u d g e t g o a l s o f $ 2 5 9 t h o u s a nd . A n y d e f i c i e n c i e s i n r e s o u r c e s a r e l i k e l y t o d r a w do w n o n r e s o u r c e s o f t h e F a i r & E x p o ( F u n d 6 1 8 ) . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 5 of 15 3. F i n d i n g s Th e a u d i t i n c l u d e d p r o c e d u r e s t o a s s e s s t h e e x t e n t o f i n t e rn a l c o n t r o l s i n p l a c e a n d t h e g e n e r a l r i s k s as s o c i a t e d w i t h c a s h h a n d l i n g o p e r a t i o n s . A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d pr o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . Th e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e a u d i t di s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c ou l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d no r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e op p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t ma y b e n e e d e d a n d d o e s n o t r e p l a c e e f f o r t s n e e d e d t o de s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Mi s s i n g c a s h r e v e n u e s i d e n t i f i e d i n r e c o n c i l i a t i o n of a c t i v i t i e s RV p a r k m a n a g e m e n t h a d n o t p e r f o r m e d a r e c o n c i l i a t i o n of a c t i v i t y f r o m t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m t o Co u n t y d e p o s i t s . T h e R V p a r k a t t e n d a n t i s r e q u i r e d t o en t e r a l l r e c e i p t s ( c a s h , c h e c k o r c r e d i t c a r d c h a r g e ) in b o t h t h e R V p a r k s y s t e m a s w e l l a s t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . I n r e c o n c i l i n g a c t i v i t y o f t h e R V p a r k sy s t e m t o d e p o s i t s f o r s e l e c t e d b a t c h e s , i t w a s n o t e d s o m e or a l l o f t h e d a i l y c a s h r e c e i p t s e n t e r e d i n t o t h e RV p a r k s y s t e m w e r e m i s s i n g f r o m C o u n t y d e p o s i t s . T h e r e d oe s n o t a p p e a r t o b e a s i m i l a r i s s u e w i t h c r e d i t ca r d o r c h e c k p a y m e n t s r e c e i v e d . D e p o s i t s w e r e b e i n g p r e p a re d s o l e l y o n i n f o r m a t i o n e n t e r e d i n t o t h e Co u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . It b e c a m e a p p a r e n t s o m e c a s h r e c e i p t s w e r e n o t e n t e r e d i n t o t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m a n d w e r e n o t de p o s i t e d . I t i s p r e s u m e d c a s h r e c e i p t s w e r e e n t e r e d i n t o t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m t o g i v e t h e cu s t o m e r a r e c e i p t f o r t h e c a s h p r o v i d e d . I t i s p o s s i b l e th e r e c o u l d b e c a s h a c t i v i t y w h e r e n o r e c e i p t w a s en t e r e d . T h e a t t e n d a n t w a s n o t a w a r e o f a n y o n e r e c o nc i l i n g a c t i v i t y i n t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m t o de p o s i t s . Th e C o u n t y ’ s c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( # F - 1 1 ) p r o v i d es d e p a r t m e n t s g u i d a n c e o n e s t a b l i s h i n g a co n t r o l e n v i r o n m e n t . T h e g u i d a n c e i n d i c a t e s t h a t d e p a r tm e n t s s h o u l d b a l a n c e r e c e i p t r e c o r d s w i t h d e p o s i t s . W h e n d e p a r t m e n t s p r e p a r e d e p o s i t s C o u n t y p o l i c y ( # F 9 ) C as h o v e r / s h o r t r e p o r t i n g p o l i c y i n d i c a t e s de p a r t m e n t s w i l l m o n i t o r f o r d i f f e r e n c e s b e t w e e n a n t i ci p a t e d a n d r e c e i v e d a m o u n t s o f c a s h . In p e r f o r m i n g r e c o n c i l i a t i o n s o f a c t i v i t y b e t w e e n t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m a n d t h e C o u n t y ’ s f i n a n c i a l RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 6 of 15 s y s t e m f o r M a r c h t h r o u g h S e p t e m b e r 2 0 0 8 , c a s h r e c e i p t s o f $ 4 , 0 0 4 w e r e i d e n t i f i e d a s m i s s i n g . A n a l y s i s o f th e c o m p o s i t i o n o f r e c e i p t s o v e r t i m e i n d i c a t e s a l o w e r t h a n n o r m a l c a s h c o l l e c t i o n r a t e a l s o d u r i n g t h i s pe r i o d . T h i s m i g h t i n d i c a t e a d d i t i o n a l c a s h r e c e i p t s w e re r e c e i v e d a n d n o t e n t e r e d i n t o e i t h e r s y s t e m . RV p a r k m a n a g e m e n t d i d n o t d i s c o v e r t h e s h o r t a g e s s i n c e t h ey h a d a s s u m e d a l l r e c e i p t s w e r e b e i n g en t e r e d i n t o C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . S o m e o f t h e m i ss i n g c a s h m o n i e s m a y h a v e b e e n d e t e c t e d i n a ti m e l y m a n n e r i f R V p a r k m a n a g e m e n t h a d r e c o n c i l e d a c t i vi t y f r o m t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m t o t h e de p o s i t s . It i s r e c o m m e n d e d f o r R V P a r k m a n a g e m e n t t o d e v e l o p p r o c e d u r e s t o a s s u r e a l l r e v e n u e s o u r c e s ca n b e a c c o u n t e d f o r . T h i s m a y a l s o i n c l u d e t h e f o ll o w i n g : · Ad v e r t i s i n g t o c u s t o m e r s t h e f o r m a n d n a t u r e o f r e c ei p t s t h e y m u s t b e p r o v i d e d . I f a r e c e i p t i s no t p r o v i d e d , t h e y s h o u l d r e p o r t t h i s i m m e d i a t e l y t o m a n a g e m e n t . · Re q u i r i n g c u s t o m e r s p l a c e a p r o v i d e d r e s e r v a t i o n t i ck e t o n t h e i r d a s h s o p e r s o n n e l in d e p e n d e n t o f o p e r a t i o n s c a n c h e c k . It i s r e c o m m e n d e d f o r R V p a r k m a n a g e m e n t t o e s t a b l i sh a d a i l y r e c o n c i l i a t i o n p r o c e s s f o r a c t i v i t y t o de p o s i t s a n d i n v e s t i g a t i n g a n y d i f f e r e n c e s . · Re v i e w i n g a n y r e c o n c i l i n g i t e m s a n d a s s e s s i n g h o w t he s e m i g h t b e e n t e r e d i n t o t h e R V p a r k ma n a g e m e n t s y s t e m . T h i s w o u l d c u r r e n t l y i n c l u d e c a nc e l l a t i o n a n d w a s h e r / d r y e r f e e s . {R e d m o n d P o l i c e o n O c t o b e r 9 , 2 0 0 8 c h a r g e d t h e R V p a r k at t e n d a n t w i t h t h e f t . P r o s e c u t i o n o f t h e ca s e i s s t i l l p e n d i n g . } Th e r e a r e i n s u f f i c i e n t w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s o v e r o p e r a t i o n s Th e r e w e r e i n s u f f i c i e n t w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s f o r R V P a r k o p e r a t i o n s . T h e R V p a r k h a d es t a b l i s h e d s o m e p r o c e d u r e s a n d h a d d o c u m e n t e d a w r i t t e n c a n c e l l a t i o n p o l i c y . Co m m u n i c a t i o n i s a n e s s e n t i a l c o m p o n e n t o f i n t e r n a l c o n tr o l s . W r i t t e n p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s a r e pa r t i c u l a r l y e f f e c t i v e f o r c o n t r o l s o v e r a c c o u n t i n g a n d f in a n c i a l m a t t e r s . A w e l l - d e s i g n e d a n d m a i n t a i n e d s e t of p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s e n h a n c e s a c c o u n t a b i l i t y a n d c o n s i st e n c y . T h e r e s u l t i n g d o c u m e n t a t i o n i s a l s o us e f u l f o r t r a i n i n g a n d c r o s s - t r a i n i n g r e s p o n s i b l e s t a f f . T h e C o u n t y ’ s c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( # F - 1 1 ) pr o v i d e s d e p a r t m e n t s w i t h g u i d a n c e o n e s t a b l i s h i n g t h e s e c o n t r o l s f o r c a s h h a n d l i n g . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 7 of 15 Th e l a c k o f c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n a c c o u n t i n g p r o c e d u r e s c a n le a d t o i n a d e q u a t e l y p l a n n e d c o n t r o l s , in a d e q u a t e s u p e r v i s i o n , p o o r a n d i n a d e q u a t e t r a i n i n g , a n d l a c k o f a d h e r e n c e t o s t a t e d c o n t r o l p r o c e d u r e s . W i t h o u t s u f f i c i e n t d o c u m e n t a t i o n o f c o n t r o l s , t h e R V p ar k o p e r a t i o n i s a t r i s k o f m i s s i n g c r i t i c a l c o n t r o l s a n d op e r a t i n g i n a n i n c o n s i s t e n t m a n n e r . T h i s i s e s p e c i a l l y i m po r t a n t s i n c e F a i r & E x p o s t a f f s o m e t i m e s c o v e r s fo r t h e a t t e n d a n t . It i s r e c o m m e n d e d t h a t R V P a r k m a n a g e m e n t d o c u m e n t in w r i t i n g a l l a c c o u n t i n g p o l i c i e s a n d pr o c e d u r e s . T h e p r o c e d u r e s s h o u l d e m p h a s i z e t h e a r e as o f r e v e n u e a n d d e p o s i t h a n d l i n g , mo n i t o r i n g , s u p e r v i s i o n a n d o p e r a t i o n o f t h e c o m p u t er i z e d m a n a g e m e n t s y s t e m . I t i s f u r t h e r re c o m m e n d e d t h e y u t i l i z e t h e C o u n t y p o l i c y g u i d e ( # F -1 1 ) t o c o v e r t h e f i n a n c i a l a r e a s . T h e p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s s h o u l d b e a v a i l a b l e t o a l l R V p a r k s ta f f a n d s h o u l d d e t a i l t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f e a c h pe r s o n . S t a f f s h o u l d s i g n o f f t h a t t h e y h a v e r e a d an d u n d e r s t a n d a l l o f t h e i r d u t i e s . Af t e r o r c o n c u r r e n t t o t h e p r e p a r a t i o n o f t h e a c c o u nt i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s , o t h e r c r i t i c a l R V pa r k p r a c t i c e s s h o u l d b e d o c u m e n t e d . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s a r e n e e d e d o v e r r e v e n u e s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f R V P a r k c a s h h a n d l i n g p r o c e s s , a n u mb e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r i m p r o v e m e n t . T h e fo l l o w i n g w e r e e i t h e r n o t p r e s e n t o r i n c o n s i s t e n t l y p e rf o r m e d d u r i n g t h e r e v i e w a n d i n c l u d e d : s u p e r v i s o r s a c c e p t e d r e c e i p t o f m o n i e s w i t h o u t c o u n t i n g o u t t h e m o n i e s i n t h e p r e s e n c e o f t h e at t e n d a n t , d e p o s i t s h a v e n o t b e e n m a d e o n a d a i l y b a s i s , c h e c k s c o u l d n o t b e i m m e d i a t e l y e n d o r s e d o n r e c e i p t , a t t e n d a n t w a s n o t t r a i n e d i n p r o c e d u r e s f o r c a s h o v e r a g es a n d s h o r t a g e s . a t t e n d a n t d i d n o t r o u t i n e l y c o u n t o u r c a s h a t t h e b e g in n i n g a n d e n d i n g o f t h e d a y . I n d i c a t e s m o n i e s we r e c o u n t e d o u t o n c e p e r w e e k . R V p a r k m a n a g e m e n t d o e s n o t f u l l y u n d e r s t a n d t h e c o m p ut e r i z e d m a n a g e m e n t s y s t e m . n o t c l e a r v o i d s a n d r e f u n d s o n c a s h r e c e i p t s a r e p r o p e r ly m o n i t o r e d o r c o n t r o l l e d i n t h e s y s t e m , p o s t i n g s t o c u s t o m e r s r e s u l t i n g i n b a l a n c e s o w i n g o r u n a p p li e d p a y m e n t s w e r e n o t r e s o l v e d i n a ti m e l y m a n n e r b y m a n a g e m e n t . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 8 of 15 In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to ha n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . T h e C o u n ty h a s i s s u e d c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( F - 1 1 ) to a s s i s t d e p a r t m e n t s i n a d d r e s s i n g t h e i r c a s h h a n d l i n g p ra c t i c e s a n d p r o c e d u r e s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c a s h c o n t r o l s , m o n i e s n o t a c c o u nt e d f o r m i g h t b e d i f f i c u l t t o l o c a t e o r i d e n t i f y wh e r e t h e p r o b l e m o c c u r r e d . It i s n o t c l e a r t h a t R V p a r k m a n a g e m e n t h a s t a k e n t h e t i me t o p r o a c t i v e l y a d d r e s s a l l o f t h e i s s u e s a r o u n d th e R V p a r k o p e r a t i o n s . It w a s p r e v i o u s l y r e c o m m e n d e d f o r R V p a r k m a n a g e m e n t t o d e v e l o p c o m p r e h e n s i v e w r i t t e n p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s a d d r e s s i n g t h e i r e n v i r o n m e n t . A s n o te d a b o v e , t h e y s h o u l d a d d r e s s i n t h o s e pr o c e d u r e s t h e n o t e d w e a k n e s s e s a s w e l l a s t h e g e n e ra l c a s h h a n d l i n g g u i d e l i n e s o u t l i n e b y C o u n t y po l i c y . It i s r e c o m m e n d e d t h a t s u p e r v i s o r s c o u n t o u t i n t h e ir p r e s e n c e ( o r t h a t o f a w i t n e s s ) a l l c a s h h a n d e d ov e r b y s t a f f f o r d e p o s i t . S u p e r v i s o r s m a y w a n t t o co n s i d e r h a v i n g t h e a t t e n d a n t m a k e t h e s e de p o s i t s d i r e c t l y t o t h e b a n k . It i s r e c o m m e n d e d f o r R V p a r k m a n a g e m e n t t o u n d e r s t an d t h e v a r y i n g r o l e s i n o p e r a t i n g a n d su p e r v i s i n g t h e R V p a r k a n d u t i l i z i n g t h e s o f t w a r e . E m p l o y e e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y c r o s s - t r a i n e d to c o v e r f o r a b s e n c e s a n d t i m e o f f . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e R V p a r k t o g e t a n e n d o r s e me n t s t a m p f o r n e g o t i a b l e i n s t r u m e n t s w h e n ac c e p t e d . {T h e R V p a r k h a s s i n c e r e c e i v e d a n e n d o r s e m e n t s t a m p . } So m e c o n c e r n s n o t e d o n a t t e n d a n t o f f i c e . W h i l e o b s e r v i n g t h e w o r k f l o w o f t h e a t t e n d a n t ’ s o f f i c e , n o t e d t h a t w o r k f l o w c o u l d b e i m p r o v e d . P o s i t i o n o f de s k a n d s a f e m a k e t h e a t t e n d a n t t u r n t h e i r b a c k t o c u s t o me r s w h o a r e a l l o w e d t o c o m e i n t o t h e o f f i c e . T h i s is n o t p r a c t i c a l a n d c o u l d b e a s a f e t y i s s u e . T h e a t t e n d an t d o e s n o t h a v e a c a s h d r a w e r t h e y u t i l i z e s o e a c h tr a n s a c t i o n w i t h c a s h r e q u i r e d t h e m t o g e t i n t o t h e s a f e i n t h e p r e s e n c e o f t h e c u s t o m e r . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 9 of 15 At t e n d a n t o f f i c e s h o u l d b e s e t u p t o a l l o w a t t e n d a n t to c a r r y o u t t h e i r d u t i e s e f f e c t i v e l y a n d s a f e l y . D e s k sh o u l d b e s i t u a t e d t o f a c e c u s t o m e r s a t t h e w i n d o w o r d o or . S a f e s h o u l d b e a c c e s s o n l y t o o b t a i n c h a n g e o r to h o l d m o n i e s w h i l e o u t o f t h e o f f i c e f o r e x t e n d e d ti m e . I t m a y b e p r e f e r a b l e n o t t o h a v e c u s t o m e r s c o m e in t o t h e o f f i c e t o t r a n s a c t b u s i n e s s . In t h e a b s e n c e o f e f f e c t i v e a n d s a f e o f f i c e s e t u p , t h e at t e n d a n t a n d o r a s s e t s m a y b e p l a c e d a t r i s k . It i s r e c o m m e n d e d t h e R V p a r k c o n s i d e r t h e f o l l o w i n g i n t h e s e t u p o f t h e a t t e n d a n t ’ s o f f i c e : · ob t a i n a n a p p r o p r i a t e l o c k i n g c a s h d r a w e r t o s a f e g ua r d m o n i e s d u r i n g t h e d a y . · si t u a t i n g o f f i c e f u r n i t u r e s o s t a f f c a n t r a n s a c t b u si n e s s t h r o u g h o n e o f t h e a t t e n d a n t w i n d o w s (p r e f e r r e d ) o r a c r o s s t h e f r o n t o f t h e d e s k . · sa f e s h o u l d b e u t i l i z e d o n l y t o a c c e s s i n i t i a l d r a w er m o n i e s o r t o s a f e g u a r d l a r g e b i l l s o r dr a w e r c o n t e n t s o v e r n i g h t . Ma n u a l c a s h r e c e i p t s b o o k s c a n n o t b e s u f f i c i e n t l y c on t r o l l e d . Th e R V p a r k a t t e n d a n t u t i l i z e s a g e n e r i c p r e - n u m b e r e d du p l i c a t e r e c e i p t b o o k . I t i s n o t c l e a r h o w t h e b o o k i s co n t r o l l e d o r w h e n i t m a y h a v e b e e n u s e d . T h e r e c e i p t b o o k d o e s n o t h a v e t h e d e p a r t m e n t ’ s n a m e o n i t an d d o e s n o t c o n f o r m w i t h c o u n t y p o l i c y . T h e r e i s c u r r e nt l y n o w a y t o m o n i t o r t h e q u a n t i t y o f m a n u a l c a s h re c e i p t s i s s u e d o r t h e a m o u n t s r e c e i p t e d . Co u n t y p o l i c y ( P - 1 9 9 9 - 0 7 5 ) r e q u i r e s a l l i n v o i c i n g t o b e r e c o r d e d u s i n g p r e - n u m b e r e d f o r m s . I n a d d i t i o n , ma n a g e m e n t s h o u l d h a v e s u f f i c i e n t c o n t r o l s o v e r t h e r e c e ip t b o o k l o g s t o i d e n t i f y m i s s i n g o r v o i d e d r e c e i p t s . Su c h r e c e i p t b o o k s a r e a n i m p o r t a n t b a c k u p w h e n t h e c o mp u t e r i z e d s y s t e m i s n o t f u n c t i o n i n g . In t h e a b s e n c e o f p r o p e r c o n t r o l s o v e r m a n u a l r e c e i p t b o ok s , t h e a t t e n d a n t o r o f f i c e s t a f f m a y n o t b e h e l d ac c o u n t a b l e f o r r e c e i p t s i s s u e d a n d c o u l d d i v e r t m o n i e s w i th o u t a n y m i t i g a t i n g c o n t r o l . I t i s o n l y p o s s i b l e t o tr a c k r e c e i p t s e n t e r e d i n t o o n e o f t h e a c c o u n t i n g s y s t e m s o r c a p t u r e d t h r o u g h m o n i t o r e d m a n u a l r e c e i p t s . It i s r e c o m m e n d e d R V p a r k m a n a g e m e n t s h o u l d r e m o v e an d d e s t r o y a l l u n - o f f i c i a l r e c e i p t b o o k s a n d or d e r n e w p r e - n u m b e r e d r e c e i p t b o o k s . M a n a g e m e n t s h ou l d m o n i t o r t h e s e q u e n c e a n d u s e o f t h e s e re c e i p t s . I t i s t y p i c a l f o r t h e r e t o b e a l o g o f a ll r e c e i p t s o n h a n d , i n u s e , a n d v o i d e d . {T h e R V p a r k i n d i c a t e s t h e y h a v e o r d e r e d a p p r o p i r a t e r ec e i p t b o o k s a n d d e s t r o y e d t h e o l d o n e s . } RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 10 of 15 Se c u r i t y o v e r R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m s c o u l d b e i mp r o v e d . Ma n a g e m e n t h a s b e e n u s i n g s o m e o f t h e d e f a u l t p a s s w o r d s a nd u s e r I D ' s o r i g i n a l l y s e t u p b y t h e s o f t w a r e ve n d o r . T h e s o f t w a r e v e n d o r e x p e c t s R V p a r k s t o c h a n g e t he p a s s w o r d s a n d d e t e r m i n e w h o m a y o r m a y no t n e e d a c c e s s . L o w e r l e v e l s t a f f c o u l d e a s i l y g u e s s p a s s w o rd s a n d c o u l d p r o b a b l y g a i n m u c h m o r e ac c e s s t h a n e x p e c t e d . M a n a g e m e n t h a d n o t e s t a b l i s h e d v a r i ou s l e v e l s o f a u t h o r i t y w i t h i n t h e s y s t e m t o l i m i t ac c e s s a n d a u t h o r i t i e s o f v a r i o u s u s e r s d e p e n d i n g o n t h e i r ro l e s . Us e r i d e n t i f i c a t i o n a n d p a s s w o r d s s h o u l d b e u n i q u e t o e a c h p e r s o n u s i n g t h e s y s t e m a n d t h e i r r o l e w i t h i n th e s y s t e m . T h e R V p a r k a t t e n d a n t s s h o u l d h a v e o n l y b a si c l e v e l a c c e s s a n d s h o u l d n o t h a v e a u t h o r i t y t o ma k e c h a n g e s t o t h e s y s t e m t h a t a r e n o t a u t h o r i z e d o r t ra c k e d . A n y o n e e l s e w i t h a c c e s s t o t h e d e p o s i t o r mo n i e s s h o u l d s i m i l a r l y h a v e r e s t r i c t e d a c c e s s . S u p e r v i s o r s sh o u l d h a v e a u t h o r i t y t o o v e r s e e a n d p r i n t ap p r o p r i a t e r e p o r t s b u t s h o u l d n o t b e a b l e t o a d j u s t a ny t h i n g w i t h o u t o v e r s i g h t . T h e h i g h e s t - l e v e l a c c e s s an d c o n t r o l s h o u l d b e r e s e r v e d f o r t h e h i g h e s t - l e v e l ma n a g e m e n t a n d I T t o a s s u r e t h e s y s t e m i s o p e r a t i n g as i n t e n d e d . Th o u g h t h e r e w a s n o i n d i c a t i o n t h a t a n y o n e u s e d a n o t h e r’ s p a s s w o r d o r u s e r I D , i t i s p o s s i b l e t h i s c o u l d oc c u r . H i g h e r p r i v i l e g e s w i t h i n t h e s y s t e m c o u l d a l l o w a p e r s o n t o c o v e r u p o r c o n c e a l a c t i v i t y . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o e s t a b l i s h a p p r o pr i a t e l e v e l s o f a c c e s s a n d c o n t r o l o v e r t h e so f t w a r e s y s t e m s a n d i s s u e a p p r o p r i a t e u s e r n a m e s a nd p a s s w o r d s f o r t h o s e l e v e l s . P a s s w o r d s sh o u l d f o l l o w t h e C o u n t y ’ s I T p o l i c i e s a n d b e i s s u e d t o s t a f f a c c o r d i n g t o t h e i r p r e s c r i b e d r i g h t s b y IT o r t h e p e r s o n w i t h h i g h e s t a u t h o r i t y . RV p a r k d o e s n o t h a v e f o r m a l a p p r o v a l f o r c h a n g e c a sh f u n d s u t i l i z e d . Th e R V p a r k u t i l i z e s $ 3 0 0 i n c h a n g e b o r r o w e d f r o m F a i r & E x p o ’ s c h a n g e f u n d s . T h e R V p a r k i s a s e p a r a t e en t e r p r i s e a n d h a s n o s e p a r a t e C o u n t y r e s o l u t i o n f o r c h a ng e c a s h f u n d s . De p a r t m e n t c a s h p o s i t i o n s s h o u l d b e a p p r o v e d b y f o r m a l C ou n t y r e s o l u t i o n . A s m o n e y l o c a t i o n s a r e ch a n g e d , t h e r e s o l u t i o n s h o u l d b e u p d a t e d . A l a c k o f o v e r s i g h t o v e r c a s h c a n r e s u l t i n i t s t h e f t . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 11 of 15 It i s r e c o m m e n d e d t h e R V p a r k o b t a i n a f o r m a l r e s o l ut i o n f o r i t s c h a n g e c a s h . T h e s e a m o u n t s sh o u l d b e s e c u r e d w h e n n o t i n u s e a n d p e r i o d i c a l l y co u n t e d a n d a c c o u n t e d f o r b y a s u p e r v i s o r . Ma r k i n g c o i n a g e i s a n i n e f f e c t i v e m e t h o d f o r r e i m b u rs e m e n t . Th e a t t e n d a n t r e s i d e s a t t h e R V p a r k f u l l t i m e a n d R V pa r k m a n a g e m e n t h a d d e c i d e d t h e y s h o u l d b e a b l e t o ut i l i z e t h e w a s h i n g m a c h i n e s a n d d r y e r o f t h e R V p a r k a t n o c o s t . T h i s i s s i n c e t h e a t t e n d a n t ’ s l o d g i n g s pr o v i d e d d o n o t i n c l u d e h o o k u p s f o r a p e r s o n a l w a s h e r a nd d r y e r . T h e a t t e n d a n t h a d o b t a i n e d u n l i m i t e d us e o f t h e m a c h i n e s t h r o u g h a n e s t a b l i s h e d p r a c t i c e o f m a r ki n g t h e c o i n s u s e d . Si n c e t h e a t t e n d a n t r e g u l a r l y p r o v i d e s c h a n g e f o r c u s t o me r s o f t h e p a r k , t h e y c a n m a r k a n y c o i n s g i v e n a s ch a n g e . T h e r e f o r e , m a r k i n g t h e c o i n s i s a n i n e f f e c t i v e m e ch a n i s m f o r r e c o v e r y a n d c o u l d a l l o w t h e a t t e n d a n t to r e c o v e r c o i n s p r o v i d e d b y o t h e r s . RV p a r k m a n a g e m e n t d i d n o t m o n i t o r t h e n u m b e r o f c o i ns r e t u r n e d t o s e e i f t h e r e w e r e a n y p r o b l e m s . It i s r e c o m m e n d e d t h a t R V p a r k m a n a g e m e n t c o n s i d e r a b e t t e r m e c h a n i s m t o p r o v i d e f o r w a s h i n g ma c h i n e a n d d r y e r u s e i f a t a l l . I t m i g h t b e m o r e ap p r o p r i a t e t o g i v e a n a l l o w a n c e t o c o v e r t h i s c o s t an d i n c l u d e i t i n t h e i r c o m p e n s a t i o n . RV p a r k m a n a g e m e n t s o f t w a r e i s n o t e f f e c t i v e l y u s e d . Du r i n g t h e c o u r s e o f t h e a u d i t , R V p a r k m a n a g e m e n t i n d ic a t e d a n u m b e r o f t i m e s t h e i r l a c k o f t r a i n i n g o n t h e sy s t e m a n d f a m i l i a r i t y w i t h t h e n u m b e r a n d t y p e s o f r e po r t s t o u s e i n m o n i t o r i n g a c t i v i t y . Ma n a g e m e n t n e e d s t o b e a n e f f e c t i v e u s e r o f i n f o r m a t i o n a n d a c c o u n t i n g s y s t e m s t o e f f e c t i v e l y a n d ap p r o p r i a t e l y m o n i t o r a n d c o n t r o l o p e r a t i o n s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t i n f o r m a t i o n f o r m m a n a g e m e n t s y s t e m s , m a n a g e m e n t m a y f a i l t o a p p r o p r i a t e l y ma n a g e a n d c o n t r o l o p e r a t i o n s . It i s r e c o m m e n d e d f o r m a n a g e m e n t t o n o t o n l y u n d e r g o t r a i n i n g i n t h e b a s i c o p e r a t i o n o f t h e so f t w a r e b u t r o l e s p e c i f i c t r a i n i n g f o r s u p e r v i s i o n a n d m a n a g e m e n t . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 12 of 15 Ha n d l i n g o f a t t e n d a n t ’ s c o m p e n s a t i o n a s a n i n d e p e n d en t c o n t r a c t o r i n q u e s t i o n . Th e a t t e n d a n t ’ s c o n t r a c t w i t h t h e C o u n t y f o r s e r v i c e s i s as a n i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r . C o u n t y l e g a l c o u n s e l ha s r e n d e r e d a n o p i n i o n b a s e d o n e m p l o y m e n t l a w t h a t t h i s i s a p p r o p r i a t e . T h e r e h a v e b e e n s o m e i s s u e s ra i s e d b y o t h e r C o u n t y s t a f f f r o m a p a y r o l l t a x a n d O r eg o n w o r k e r s c o m p e n s a t i o n s t a n d p o i n t t h a t t h e r e m a y be s u f f i c i e n t e l e m e n t s f o r t r e a t i n g a s a n e m p l o y e e . A n o u t s i d e C A P f i r m s h a s c o n f i r m e d s o m e o f t h e s e is s u e s . It i s i m p o r t a n t t h e C o u n t y p r o p e r l y i d e n t i f y w h e n i t w i l l n e e d t o c o l l e c t p a y r o l l t a x e s o r d e a l w i t h w o r k e rs co m p e n s a t i o n c o v e r a g e f o r a n i d e n t i f i e d c o n t r a c t o r . T h es e a d d t o t h e c o s t a n d d e f i n e w h a t n e e d s t o b e pr e p a r e d . Th o u g h t h e C o u n t y n o l o n g e r e m p l o y s t h e i n d e p e n d e n t co n t r a c t o r c o n c e r n e d , t h e C o u n t y w i l l c o n t i n u e t o ne e d t o f i l l t h i s p o s i t i o n . Th e e m p l o y m e n t r e l a t i o n s h i p i s m o r e c o m p l i c a t e d w i t h t he R V p a r k a s t h e r e i s a n e e d t o h a v e a n a t t e n d a n t wh o l i v e s o n s i t e a n d n e e d s t o b e a v a i l a b l e o n c a l l d u r i ng t h e n i g h t . T h e a t t e n d a n t r e c e i v e s t h e b e n e f i t o f lo d g i n g o n s i t e . It i s r e c o m m e n d e d t h e C o u n t y r e a s s e s s w e l l b e f o r e e ng a g i n g o r h i r i n g t h e a t t e n d a n t t h e ra m i f i c a t i o n s f o r p e r s o n n e l , p a y r o l l a n d w o r k e r s c o mp e n s a t i o n b a s e d o n t h e a p p r o a c h . {T h e D e p u t y C o u n t y A d m i n i s t r a t o r h a s i n d i c a t e d t h i s w i l l re c e i v e a f r e s h l o o k b e f o r e t h e p o s i t i o n i s fi l l e d a g a i n . } Ef f i c i e n c y i n u s e o f s o f t w a r e s y s t e m s c o u l d b e i m p r ov e d . Cu r r e n t l y , t h e a t t e n d a n t e n t e r s d e t a i l e d r e c e i p t s i n t o b o t h t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m a n d t h e R V p a r k ma n a g e m e n t s y s t e m . T h i s d u p l i c a t e s t h e w o r k r e q u i r e d . T he C o u n t y s y s t e m d o e s n o t n e c e s s a r i l y n e e d t h e de t a i l s s i n c e t h e r e i s b e t t e r a n d m o r e e x t e n s i v e r e p o r t in g w i t h i n t h e R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m . Li k e m a n y C o u n t y d e p a r t m e n t s w i t h s e p a r a t e m a n a g e m e n t sy s t e m s , t h e d e p a r t m e n t m u s t r e c o n c i l e a c t i v i t y wi t h i n t h e i r s y s t e m s t o t h e a c c o u n t i n g o f d e p o s i t s e n t e r e d i n t h e C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m . T h e s e a r e ul t i m a t e l y t h e f o u n d a t i o n f o r f i n a n c i a l r e p o r t i n g b y t h e C o u n t y . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 13 of 15 Du p l i c a t i n g o f t h e r e c e i p t i n g e f f o r t s r e s u l t s i n a d d i t i o na l w o r k o n t h e p a r t o f t h e a t t e n d a n t a n d r e q u i r e s ad d i t i o n a l s u p p o r t i n g p a p e r w o r k b e k e p t i n F i n a n c e . D ep a r t m e n t s w i t h s e p a r a t e m a n a g e m e n t s y s t e m s o f t e n on l y p r e p a r e a s u m m a r y o f t h e a c t i v i t y b y a c c o u n t n u m b er a n d b a l a n c e t h i s t o t h e i r d e p o s i t . Th e d e p a r t m e n t c u r r e n t l y b e l i e v e s i t i s a c o m f o r t t o h av e r e c e i p t s e n t e r e d i n t o b o t h s y s t e m s . H o w e v e r , wi t h o u t a r e c o n c i l i a t i o n a n d o t h e r c o n t r o l s i n p l a c e t h e se e n t r i e s d o n o t a s s u r e a l l r e c e i p t s w i l l b e r e c o r d e d i n ei t h e r s y s t e m . It i s r e c o m m e n d e d t h e R V p a r k t o c o n s i d e r l i m i t i n g sp e c i f i c r e c e i p t i s s u a n c e t o t h e R V p a r k ma n a g e m e n t s y s t e m o n c e t h e y h a v e a l l o f t h e i r c o n t r ol l i n g p r o c e d u r e s i n p l a c e . T h i s w i l l l i m i t t h e po t e n t i a l f o r c u s t o m e r s t o g e t d i f f e r e n t t y p e s o f r ec e i p t s a n d r e d u c e t h e w o r k o f t h e a t t e n d a n t . 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E Oc t o b e r 2 4 , 2 0 0 8 To : D a v i d G i v a n s Fr o m D a n D e s p o t o p u l o s Su b j e c t : R e s p o n s e s t o a u d i t Wh a t w a s f o u n d Ag r e e w i t h e v e r y t h i n g e x c e p t t h e o f f i c e s e t - u p . T h e o ff i c e s e t - u p i s t o b e a b l e a n d m o n i t o r t h e p a r k a n d d e al with cu s t o m e r s a t t h e s l i d e w i n d o w . I d o a g r e e s o m e o n e c o u l d co m e i n f r o m b e h i n d , h o w e v e r t h e o f f i c e d o o r s h o u l d re m a i n e d l o c k e d . I t i s m o r e i m p o r t a n t t o s e e t h e p a r k . 3 – F i n d i n g s Mi s s i n g c a s h r e v e n u e s i d e n t i f i e d i n r e c o n c i l i a t i o n of a c t i v i t i e s W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Al t h o u g h w e d i d b a l a n c e o u t t o t h e H T E ( C o u n t y ) s y s t e m , w e d i d n o t h a v e a d e q u a t e t r a i n i n g o n t h e Ca m p g r o u n d M a n a g e r s y s t e m . T h i s c l e a r l y w a s t h e p r o b l e m an d h a v e s t a r t e d t r a i n i n g o n t h e s y s t e m . RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 14 of 15 Th e r e a r e i n s u f f i c i e n t w r i t t e n a c c o u n t i n g p o l i c i e s an d p r o c e d u r e s o v e r o p e r a t i o n s W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s W e d o n o t h a v e w r i t t e n p o l i c i e s s p e c i f i c a l l y f o r t h e r v pa r k , h o w e v e r h a v e f o l l o w e d t h e s a m e p r o c e d u r e de v e l o p e d f o r t h e F a i r & F a i r E x p o , w h i c h c o v e r s # F - 1 1 . W e w i l l b e d e v e l o p i n g a m a n u a l s p e c i f i c a l l y f o r t h e rv p a r k . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s a r e n e e d e d o v e r r e v e n u e s W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Th e f i r s t t w o b u l l e t p o i n t s m a d e i n t h i s s e c t i o n : #1 – A l t h o u g h m o n i e s w e r e n o t a l w a y s c o u n t e d o u t i n f r on t o f t h e r v p a r k m a n a g e r a n d m a n a g e m e n t , i t al w a y s b a l a n c e d o u t t o t h e H T E s y s t e m t h e r e f o r e i n d i c a t i n g a l l m o n e y w a s a c c o u n t e d f o r . W h a t w e n e e d ( e d ) to d o , i s g e t a c o p y o f t h e C a m p g r o u n d m a n a g e r r e p o r t a n d b a l a n c e t h e t w o o u t . #2 – D e p o s i t s w e r e m a d e o n a r e g u l a r b a s i s , h o w e v e r n o t d a i l y a n d d e p o s i t s w e r e l o c k e d u p i n t h e s a f e . So m e c o n c e r n s n o t e d o n a t t e n d a n t o f f i c e We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Of f i c e s e t - u p a d d r e s s e d a b o v e Ma n u a l c a s h r e c e i p t s b o o k s c a n n o t b e s u f f i c i e n t l y c on t r o l l e d We a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Re c e i p t b o o k h a s b e e n d e s t r o y e d a n d n e w o n e s a r e o n o r d e r Se c u r i t y o v e r R V p a r k m a n a g e m e n t s y s t e m c o u l d b e i m pr o v e d W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s RV p a r k d o e s n o t h a v e f o r m a l a p p r o v a l f o r c h a n g e c a sh f u n d s u t i l i z e d W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s . Al t h o u g h n o f o r m a l r e s o l u t i o n h a s b e e n a d o p t e d w e h a ve a f u n d w i t h a t o t a l $ 9 9 2 . 5 0 ( p e t t y c a s h ) in it. We RV P a r k - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s R e p o r t # 0 8 / 0 9 -2 October 2008 Page 15 of 15 ha v e u s e d t h i s f u n d f o r a r e s t a r t i n g b a n k ( $ 2 0 0 . 0 0 ) f o r F a i r / E x p o a n d a s t a r t i n g b a n k ( $ 3 0 0 . 0 0 ) f o r t h e r v p a rk. Th i s m o n e y i s l o c k e d u p n i g h t l y . Ma r k i n g c o i n a g e i s a n i n e f f e c t i v e m e t h o d f o r r e i m b u rs e m e n t W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Be c a u s e t h e r e a r e n o w a s h e r / d r y e r h o o k u p s i n t h e a p a r tm e n t , w e w i l l a d d t h i s i n a s p a r t o f t h e co m p e n s a t i o n p a c k a g e i n t h e f u t u r e . RV p a r k m a n a g e m e n t s o f t w a r e i s n o t e f f e c t i v e l y u s e d W e a g r e e w i t h t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s W e a r e w o r k i n g w i t h t h e s o f t w a r e p r o v i d e r t o h e l p u s w it h b e t t e r t r a i n i n g Ha n d l i n g o f a t t e n d a n t ’ s c o m p e n s a t i o n a s a n i n d e p e n d en t c o n t r a c t o r i n q u e s t i o n Qu e s t i o n o f c o n c e r n s i n c e t h e o p e n i n g i n S e p t . o f 2 0 0 7 . Di s c u s s e d a t l e n g t h w i t h C o u n t y A d m i n i s t r a t i o n a n d Le g a l C o u n c i l a n d w a s g i v i n g t h e g o - a h e a d t o d o a n i n de p e n d e n t c o n t r a c t . Ef f i c i e n c y i n u s e o f s o f t w a r e s y s t e m c o u l d b e i m p r o ve d W e a g r e e w i t h e t h e f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s Sa m e a n s w e r a s a b o v e {E n d o f R e p o r t }