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HomeMy WebLinkAboutCounty facility access cardsCo u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 1300 NW Wall St Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair Greg Quesnel James Kerfoot Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … … . . … … … 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … …… …… … . … … … … … … … … . . … … … 2 2. B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … . . . … … … … … … … … … … … … … … . . . . 2 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … . . . . 3 - 6 4. M A N A G E M E N T R E S P O N S E S 4. 1 . P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s d e p a r t m e n t … … … … … … … … … … … … … ......… 7-8 4. 2 . I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y d e p a r t m e n t … … … … … … … .. . … … … … … … …. 8-9 4. 3 . P e r s o n n e l S e r v i c e s … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … . . 9 - 1 0 Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : An a u d i t o f t h e C l e r k ’ s Of f i c e i d e n t i f i e d s o m e is s u e s w i t h f a c i l i t y a c c e s s ca r d s , w h i c h w a r r a n t e d a br o a d e r r e v i e w o f t h e sy s t e m . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e : · De v e l o p i n g a p r o c e s s to t r a c k m a s t e r k e y s an d a s s e s s i n g wh e t h e r t h e r e a r e a n y mi s s i n g k e y s · IT d e v e l o p i n g s o m e wr i t t e n p r a c t i c e s f o r ma n a g i n g t h e s y s t e m an d p e r i o d i c a l l y mo n i t o r i n g t h e s y s t e m an d s e t u p s . · Pr o v i d i n g r e p o r t s o n us e r s a n d a c t i v i t y . · De v e l o p i n g a p r o c e s s to r e m o v e a l l a c c e s s af t e r t e r m i n a t i o n . · Co n s i d e r i n g a n e w sy s t e m , t h a t b e t t e r ha n d l e s t h e e v o l v i n g us e s a n d ad m i n i s t r a t i o n . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s Wh a t w a s f o u n d Th e C o u n t y s t a r t e d u s i n g f a c i l i t y a c c e s s c a r d s i n 2 0 0 5 . S in c e t h e n , t h e C o u n t y h a s m o v e d t o u s i n g t h e m on m o r e C o u n t y f a c i l i t i e s . T h e r e a r e c u r r e n t l y n i n e t ee n f a c i l i t i e s u s i n g t h e a c c e s s c a r d s y s t e m . Ut i l i z i n g d a t a f r o m t h e C o u n t y a c c e s s c a r d s y s t e m f r o m s e l e ct e d m o n t h s i n N o v e m b e r a n d D e c e m b e r 20 0 8 , t h e a u d i t f o c u s e d o n r e v i e w i n g a c c e s s p r o v i d e d a n d s e l e c t e d a c t i v i t y b y d o o r a n d b y f a c i l i t y . Re c e n t l y , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s t r a n s f e r r e d r e s p o n s i b i li t y f o r t h e a c c e s s c a r d s y s t e m t o I n f o r m a t i o n Te c h n o l o g y ( I T ) . S i n c e m a n y o f t h e s e s y s t e m s a r e m a n a g e d e l e c t r o n i c a l l y , I T c a n m o r e e a s i l y m a n a g e us e r r e q u e s t s t h r o u g h t h e i r I T H e l p D e s k . I n a d d i t i o n , t h e s y s t e m a l l o w s d e p a r t m e n t a l s t a f f t o h a n d l e so m e r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e i r f a c i l i t i e s . Th e C o u n t y s t i l l h a s m a n y p h y s i c a l k e y s t o b u i l d i n g s . O v er t i m e , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s h a s n o t c o n t i n u e d to t r a c k w h o h a s c o n t r o l o v e r t h e m a s t e r k e y s t o C o u n t y f a c i l i t i e s . S i n c e t h e u s e o f t h e s e k e y s c a n n o t b e tr a c k e d l i k e t h e a c c e s s c a r d s , i t i s i m p o r t a n t f o r t h e s e k e y s t o b e c o n t r o l l e d . Th e a c c e s s c a r d s y s t e m e m p l o y e d a t e a c h f a c i l i t y i s a l i t t l e di f f e r e n t f r o m a n o t h e r . T h e r e i s n o t a l o t o f co n s i s t e n c y i n h o w t h e f a c i l i t i e s w e r e s e t u p . T h e s y s t e m s a pp e a r t o b e w o r k i n g f o r u s e r s b u t t h i s l a c k o f co n s i s t e n c y c a n m a k e a d m i n i s t r a t i o n a l i t t l e m o r e d i f f i c u l t. Th e a c c e s s c a r d s y s t e m i s d i f f i c u l t t o m a n a g e s i n c e i t h a s f e w b u i l t - i n r e p o r t s a n d e a c h f a c i l i t y h a s i t s o w n da t a b a s e . I T h a s b e e n a b l e t o c r e a t e t h e i r o w n w a y s o f r e v i e w i n g a n d g e t t i n g a t i n f o r m a t i o n f r o m t h e s e sy s t e m s . U n l e s s t h e r e a r e s p e c i f i c i s s u e s , d e p a r t m e n t s d o no t r o u t i n e l y r e q u e s t r e p o r t s t o r e v i e w u s e r ac c e s s o r a c t i v i t y . Th e n u m b e r o f s t a f f c o n t r o l l i n g t h e s y s t e m a n d t h e v a r io u s s e t u p s h a v e p r o b a b l y c o n t r i b u t e d t o a n u m b e r of a c c e s s p r i v i l e g e s l e f t i n t h e s y s t e m f o r s t a f f o r v o l u n t ee r s t h a t n o l o n g e r w o r k w i t h t h e C o u n t y . I t i s un d e r s t o o d t h a t d e p a r t m e n t s h a v e l i k e l y r e c e i v e d b a c k th e a c c e s s c a r d b u t h a v e n o t r e m o v e d t h e pr i v i l e g e s . Du r i n g t h e a u d i t , t h e r e w e r e n o o b s e r v a t i o n s o r i n c i d e nc e s n o t e d w h e r e a c c e s s c a r d s o r a c c e s s w e r e in a p p r o p r i a t e l y u s e d . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 1 of 10 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e s p e c i f i c a l l y r e q u es t e d a n a u d i t i n t h e F Y 0 8 / 0 9 w o r k p l a n t o r e v i e w th e f a c i l i t y a c c e s s c a r d p r a c t i c e s . T h e r e w a s a r e c e n t r e c o m m e nd a t i o n i n t h e a u d i t o f t h e C l e r k ’ s O f f i c e t h a t id e n t i f i e d s o m e i n a p p r o p r i a t e a c c e s s l e v e l s g i v e n w i t h f a ci l i t y a c c e s s c a r d s . F i n a n c e w a s a l s o i m p a c t e d . Th o s e d e p a r t m e n t s h a v e a d d r e s s e d t h o s e r e c o m m e n d a t i o n s . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e C o u n t y ’ s p r o c e s s f o r i s s u i n g , m o n i t o r i n g a n d r em o v i n g a c c e s s r i g h t s t o C o u n t y f a c i l i t i e s a s co n t r o l l e d t h r o u g h t h e e l e c t r o n i c f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m . Sc o p e : Th e r e v i e w c o v e r e d t h e e l e c t r o n i c f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m f o r a l l C o u n t y f a c i l i t i e s . D a t a o b t a i n e d co n s i s t e d o f c u r r e n t a c c e s s l e v e l s , s e t t i n g s , a n d d o o r a c t i v i ty f r o m D e c e m b e r 2 0 0 5 t h r o u g h F e b r u a r y 2 0 0 9 . Th e a u d i t f o c u s e d o n a c t i v i t y f o r N o v e m b e r a n d D e c e m b e r 2 0 0 8 . A r e a s w e r e j u d g m e n t a l l y s e l e c t e d f o r ad d i t i o n a l r e v i e w . A u d i t w o r k w a s p e r f o r m e d p r i m a r i l y i n F e b r u a r y 2 0 0 9 . T h e r e v i e w i n c l u d e d o n l y a b a s i c in q u i r y i n t o m e c h a n i c a l k e y s u s e d a t C o u n t y f a c i l i t i e s a n d c o n t r o l l e d t h r o u g h P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s . W o r k pe r f o r m e d w a s n o t s u f f i c i e n t t o i d e n t i f y a l l i s s u e s p r e s e n t. It i s i m p o r t a n t t o n o t e , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s a n d I nf o r m a t i o n T e c h n o l o g y i n d i c a t e t h e f a c i l i t y a c c e s s c a r d sy s t e m s w e r e n e v e r i n t e n d e d t o b e a s e c u r i t y s y s t e m , a t i me c a r d s y s t e m , o r o t h e r f o r m o f s u r v e i l l a n c e . T h e us e o f t h e s e a c c e s s c a r d s r e d u c e s t h e n e e d o f m a n y e m p l o y e e s t o h a v e p h y s i c a l k e y s t o a c c e s s b u i l d i n g s an d a l l o w s m u c h g r e a t e r a c c e s s i b i l i t y o v e r a r a n g e o f f a c i li t i e s t h a n c a n b e a f f o r d e d t h r o u g h a p h y s i c a l k e y sy s t e m . T h e d o o r s u s i n g t h e s e a c c e s s c a r d s a r e g e n e r a l l y d o o rs t h a t s e p a r a t e a r e a s u s e d b y e m p l o y e e s fr o m t h e p u b l i c . I n s o m e i n s t a n c e s , t h e d o o r s a r e u s e d t o r e s t r i c t a c c e s s t o c e r t a i n e m p l o y e e s . In a c c o r d a n c e w i t h O r e g o n R e v i s e d S t a t u t e - C h a p t e r 1 92 . 5 0 1 ( 2 2 ) & ( 2 3 ) , c e r t a i n p r i v i l e g e d a n d / o r co n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n h a s n o t b e e n p r e s e n t e d i n t h is r e p o r t . T h i s i n f o r m a t i o n w a s n o t s i g n i f i c a n t t o t h e fi n d i n g s p r e s e n t e d o r t h e d e v e l o p m e n t o f r e c o m m e n d a t i on s . T h i s i n f o r m a t i o n , b y t h e n a t u r e o f i t s c o n t e n t , co u l d d i s c l o s e v u l n e r a b i l i t i e s a n d / o r r e v e a l s e c u r i t y m e a s u re s a t p u b l i c f a c i l i t i e s . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 2 of 10 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b t a i n i n g d a t a f r o m t h e f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m f o r u se r s , a c c e s s d o o r g r o u p s , a n d a c c e s s e v e n t s by f a c i l i t y . I n t e r v i e w i n g s t a f f w i t h r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t h e s y s t e m . A n a l y z i n g d a t a f o r u s e r s , d o o r g r o u p s a n d e v e n t s f o r s el e c t e d C o u n t y f a c i l i t i e s . A d d i t i o n a l a n a l y s e s we r e p e r f o r m e d f o r f a c i l i t i e s a n d d o o r s t h o u g h t t o b e o f g r e a t e r s e n s i t i v i t y . I d e n t i f i e d c u r r e n t a c c e s s l e v e l s f o r r e c e n t l y t e r m i n a t e d e m p l o y e e s . C o m p a r e d c u r r e n t p e r s o n n e l a n d v o l u n t e e r r e c o r d s t o f ac i l i t y a c c e s s d a t a b a s e s . S e l e c t i v e l y a n a l y z e d th o s e w i t h s i g n i f i c a n t a c c e s s f o r c u r r e n t a c t i v i t y a n d a t t e mp t e d t o r e s o l v e . A n a l y z e d e v e n t d a t a o n a s e l e c t e d b a s i s f o r a n y u n u s u a l a c c e s s p a t t e r n s . Th i s p e r f o r m a n c e a u d i t w a s c o n d u c t e d i n a c c o r d a n c e w i t h Ge n e r a l l y A c c e p t e d Go v e r n m e n t A u d i t i n g St a n d a r d s . Th o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h e a u d i t b e p l a n e d a n d p e r f o r me d t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e ev i d e n c e t o p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r f i n d i n g s a n d co n c l u s i o n s b a s e d o n t h e a u d i t o b j e c t i v e s . I t i s be l i e v e d t h a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a bl e b a s i s f o r t h e f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n th e a u d i t o b j e c t i v e s . 2. Ba c k g r o u n d Co u n t y f a c i l i t i e s h a v e b e e n p r o g r e s s i v e l y i m p l e m e n t i n g th e u s e o f f a c i l i t y a c c e s s c a r d s s i n c e 2 0 0 5 . El e c t r o n i c a c c e s s s y s t e m s a r e p r i m a r i l y u s e d o n p e r i m e t e r d o or s , p a r k i n g g a t e s , a n d o t h e r d o o r s a s id e n t i f i e d . T h e a c c e s s - c o n t r o l l e d d o o r s m a k e s e n s e w h e n n um e r o u s s t a f f n e e d a c c e s s t o t h e d o o r a n d so m e l e v e l o f c o n t r o l ( o t h e r t h a n a k e y ) i s d e s i r e d . A cc e s s c a r d s a l s o d o u b l e a s a n i d e n t i f i c a t i o n b a d g e w i t h pi c t u r e a n d d e p a r t m e n t . T h e c a r d a c c e s s s y s t e m i s u s e d i n 1 9 f a c i l i t i e s . Th e C o u n t y h a s r e c e n t l y t r a n s i t i o n e d o v e r a l l r e s p o n s i b i li t y f o r t h e f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m f r o m P r o p e r t y an d F a c i l i t i e s t o t h e I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y ( I T ) d e p ar t m e n t . T h e s y s t e m i s n o t j u s t m a n a g e d b y t h e I T de p a r t m e n t a s e a c h f a c i l i t y h a s a n u m b e r o f l o c a l s t a f f w ho c a n p a r t l y a d m i n i s t e r t h e i r f a c i l i t y t h r o u g h t h e sy s t e m . Du r i n g t h e a u d i t , I T s t a f f m a d e i t c l e a r t h e C o u n t y i s c u r r e n t l y l o o k i n g a t u p g r a d i n g t h e c u r r e n t a c c e s s c a r d sy s t e m . T h i s m a y i n p a r t b e d u e t o n e w f a c i l i t i e s b e i n g p l a n n e d , i d e n t i f i e d s o f t w a r e a n d h a r d w a r e n e e d s , an d t e c h n o l o g y a n d s o f t w a r e i m p r o v e m e n t s . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 3 of 10 3. F i n d i n g s Au d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w it h s t a t e d p r o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m pr u d e n t o p e r a t i o n . T h e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j ec t i v e . T h e a u d i t d i s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s an d p r a c t i c e s t h a t c o u l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i th e r d e s i g n e d n o r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f ev e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r e v e n t . A c c o r d i n g l y , t h e o p p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e re p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e me n t m a y b e n e e d e d a n d d o e s n o t r e p l a c e e f f o r t s ne e d e d t o d e s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m . Co n t r o l o v e r m e c h a n i c a l k e y s n e e d s t o b e i m p r o v e d . In d i s c u s s i o n s w i t h P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s , i t a p p e a r s t h e y d o n o t s u f f i c i e n t l y t r a c k m a s t e r k e y s t o i d e n t i f y wh o c u r r e n t l y h a s t h e m . T h e y b e l i e v e t h e s e m a s t e r k e y s ha v e b e e n l i m i t e d t o d e p a r t m e n t h e a d s b u t w i t h tu r n o v e r a n d c h a n g e s i n s t a f f , i t i s n o t c l e a r w h o h a s a l l o f t h e i n i t i a l l y d i s t r i b u t e d k e y s . E f f o r t s t o c o n t r o l el e c t r o n i c c a r d a c c e s s p r i v i l e g e s a r e w a s t e d i f k e y s a r e n o t t r a c k e d t h a t p r o v i d e e v e n g r e a t e r u n t r a c k e d ac c e s s . T h i s m a k e s i t e v e n m o r e i m p o r t a n t t h e s e k e y s b e c o n t ro l l e d . Me c h a n i c a l k e y a c c e s s i s t h e m o s t s i g n i f i c a n t a c c e s s p r o v i d e d to e m p l o y e e s a n d f o r w h i c h t h e r e i s a si g n i f i c a n t c o s t i f t h i s s e c u r i t y h a s b e e n c o m p r o m i s e d . So m e w h e r e a l o n g t h e w a y , P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s h a s s t op p e d t r a c k i n g k e y s p r o v i d e d t o k e y p e r s o n n e l . Th e r e i s n o f o l l o w - u p w h e n e m p l o y e e s h a v e t h e i r e x i t in t e r v i e w s w i t h t h e P e r s o n n e l D e p a r t m e n t o r w h e t h e r th e y h a v e r e t u r n e d t h e i r k e y s t o a s u p e r v i s o r . T h i s m a y b e a n a c c e p t a b l e r i s k f o r s o m e o f t h e o f f i c e k e y s , bu t i t c o u l d b e a s i g n i f i c a n t r i s k w i t h m a s t e r k e y s w h o s e s p a n o f c o n t r o l i s m u c h g r e a t e r . In t h e a b s e n c e o f k n o w i n g w h e r e t h e s e m a s t e r k e y s a r e , C o un t y f a c i l i t i e s m a y b e e x p o s e d t o r i s k o f un a u t h o r i z e d e n t r y . T h e a u d i t d i d n o t i d e n t i f y a n y s p e c i f i c m i s s i n g k e y s o r m i s u s e o f k e y a c c e s s . It i s r e c o m m e n d e d f o r P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s t o a s se s s w h e t h e r t h e r e a r e a n y m i s s i n g m a s t e r k e y s an d d e v e l o p a c o u n t y w i d e p r o c e s s t o a s s u r e t h a t m a s te r k e y s ( a n d o t h e r i m p o r t a n t k e y s ) c a n b e tr a c k e d a n d w i l l b e c o l l e c t e d w h e n e m p l o y e e s l e a v e . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 4 of 10 Ac c e s s c a r d s y s t e m n o t c o n s i s t e n t l y u t i l i z e d t h r o u g ho u t C o u n t y . W h i l e r e v i e w i n g t h e d a t a b a s e s ( u s e r s , a c c e s s g r o u p s , a n d e ve n t s ) f o r e a c h C o u n t y f a c i l i t y , i t w a s n o t e d t h a t so m e f a c i l i t i e s a r e s e t u p d i f f e r e n t l y . · S o m e l a c k s u f f i c i e n t a c c e s s g r o u p s a n d l u m p e m p l o y e e s i n t o o n e g r o u p . · S o m e a c c e s s g r o u p s d o n o t r e s t r i c t a n t i c i p a t e d h o u r s f o r e mp l o y e e s . · S o m e u s e t h e “ T o t a l a c c e s s ” g r o u p i n a p p r o p r i a t e l y t o p ro v i d e f u l l a c c e s s a t a l l t i m e s . T h i s i s so m e t i m e s u s e d a s a d e f a u l t c a t e g o r y f o r e m p l o y e e s . · U n a s s i g n e d a c c e s s c a r d s d o n o t a p p e a r t o b e r e i s s u e d a n d o r t u r n e d o f f . · N a m e s a s s i g n e d a r e n o t a l w a y s k e p t i n s y n c w i t h t h o s e o f t he P e r s o n n e l d e p a r t m e n t ( i . e . n a m e ch a n g e s ) . Th e r e a r e n o t c u r r e n t l y a n y m a n u a l s c o v e r i n g o p e r a t i o n o f t h e s y s t e m a n d p r o c e d u r e s t o b e e m p l o y e d t o ma n a g e t h e s y s t e m . Se t u p a n d p r o c e s s e s t o m a i n t a i n t h e a c c e s s g r o u p s a n d u s e r s o f t h e a c c e s s c a r d s y s t e m s h o u l d b e co n s i s t e n t l y a p p l i e d o v e r t h e s y s t e m . In t h e a b s e n c e o f c o n s i s t e n t p r o c e s s e s a n d m a n a g e m e n t , t h e s y s t e m m a y n o t s u f f i c i e n t l y r e s t r i c t a c c e s s . In r o l l i n g o u t t h e a c c e s s c a r d s y s t e m t o s o m e f a c i l i t i e s w i th f e w d o o r s , a v e r y s i m p l i f i e d a p p r o a c h w a s t a k e n . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o d e v e l o p s o m e w r i t t e n p r ac t i c e s f o r t h e a c c e s s c a r d s y s t e m , i n c l u d i n g : · cr e a t i n g a c c e s s g r o u p s · se t t i n g u p f a c i l i t i e s , · co o r d i n a t i n g w i t h f a c i l i t y a d m i n i s t r a t o r s , · re m o v i n g a n d r e i s s u i n g a c c e s s c a r d k e y s , a n d · mo n i t o r i n g a n d s u p e r v i s i n g t h e s y s t e m s o p e r a t i o n . It i s r e c o m m e n d e d t h a t I T r e v i e w t h e c u r r e n t s e t u p s i n e a c h f a c i l i t y a n d a s s e s s w h e t h e r a d d i t i o n a l ac c e s s g r o u p s a r e w a r r a n t e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o p e r i o d i c a l l y r e v i e w o r mo n i t o r t h e s y s t e m f o r u s e r s a n d s e t t i n g s t o as s u r e i t i s b e i n g m a n a g e d a s i n t e n d e d . {S o m e o f t h e s e r e c o m m e n d a t i o n s m i g h t b e a d d r e s s e d t h r o u gh a n e w e r s y s t e m , b u t a d d i t i o n a l co m m u n i c a t i o n a n d p r o c e s s f o r c o o r d i n a t i o n w i l l s t i l l b e n ee d e d . } Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 5 of 10 Mo n i t o r i n g o f s y s t e m s e t t i n g s a n d u s a g e c o u l d b e i m pr o v e d . W i t h t h e n u m e r o u s f a c i l i t i e s a n d l o c a l a d m i n i s t r a t o r s , t h er e a r e a n u m b e r o f p e o p l e i n v o l v e d i n c h a n g e s a n d tr a c k i n g o f t h e f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m . I t i s d i f f i c u l t t o r e v i e w t h e s y s t e m i n a c o n s i s t e n t f a s h i o n s i n c e av a i l a b l e r e p o r t s d o n o t g e n e r a l l y s p a n a l l d a t a b a s e s . S t a f f r e s p o n s i b l e f o r t h e s y s t e m s e e t h e i r r o l e a s de a l i n g w i t h s p e c i f i c r e q u e s t s a n d s p e n d l i t t l e t i m e o n m an a g i n g t h e s y s t e m . I n a p r i o r a u d i t , u s e r s w e r e id e n t i f i e d w h o h a d i n a p p r o p r i a t e a c c e s s r i g h t s . T h o s e au d i t s d i d n o t i d e n t i f y a n y i n a p p r o p r i a t e u s a g e o f t h e ac c e s s a l l o w e d . S o m e d e p a r t m e n t s u t i l i z e t h e e l e c t r o n i c do o r s t o c o n t r o l a c c e s s t o a r e a s s u c h a s t o l i m i t ac c e s s t o d o c u m e n t s , f o r s a f e g u a r d i n g , o r f o r s e c u r i t y . S o m e o f t h i s u n i n t e n d e d a c c e s s p r o v i d e d w a s th r o u g h t h e u s e o f t h e “ t o t a l a c c e s s ” g r o u p o r b y v i r t u e o f n o o n e r e v i e w i n g . D e p a r t m e n t s d o n o t r o u t i n e l y re c e i v e r e p o r t s i d e n t i f y i n g a c c e s s a u t h o r i t y p r o v i d e d l e t a l o n e w h o i s u s i n g t h e a c c e s s . Th e f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m s h o u l d b e m o n i t o r e d f o r l e v el s o f a c c e s s , s e t u p s , a n d s i g n i f i c a n t e v e n t is s u e s . In t h e a b s e n c e o f s o m e f o r m o f m o n i t o r i n g t h e r e m i g h t be u n i n t e n d e d c o n s e q u e n c e s t o t h e a c c e s s r i g h t s pr o v i d e d . W i t h t h e r e s p o n s i b i l i t y f o r t h e s y s t e m c o m e s t h e o b l i g a t i o n f o r m a n a g i n g t h e o v e r a l l i n f o r m a t i o n an d u n d e r l y i n g d a t a b a s e s . Th e s y s t e m h a s g r o w n s i g n i f i c a n t l y a n d t h e i n a b i l i t y o f th e s y s t e m t o h a v e u s e f u l r e p o r t s a n d q u e r i e s m a k e s it h a r d e r t o m a n a g e . I T s t a f f h a v e i n s o m e c a s e s h a s b e en r e s o u r c e f u l i n c r e a t i n g s o m e r e p o r t s a n d t o o l s . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o p e r i o d i c a l l y p r o v i d e d e pa r t m e n t s a l i s t i n g o f t h o s e w i t h a c c e s s t o t h e i r ar e a s . D e p a r t m e n t s c a n t h e n c o m m e n t o n a c c e s s g r o u ps a n d u s e r s p r o v i d e d a c c e s s . D e p a r t m e n t s wi t h s e n s i t i v e a r e a s s h o u l d b e p r o v i d e d t i m e s e n s i t iv e r e p o r t s o n w h o i s a c c e s s i n g a r e a s a n d a t wh a t t i m e s ( n o t i n g w e e k e n d a n d a f t e r h o u r s a c c e s s ) . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o c o n s i d e r a c a r d a c c e s s sy s t e m t h a t w i l l b e e a s i e r t o a d m i n i s t e r i n l i g h t o f it s e x p a n d e d u s e . F e a t u r e s t h a t m i g h t b e i m p o r t a n t a r e a s i m p l i f i e d d a t a b a s e s t r u c t u r e , r e p o r t in q u i r y a c r o s s t h e s y s t e m , a n d l i m i t i n g w h a t a d m i n i st r a t i v e s t a f f c a n d o w h a t i n t h e s y s t e m . {I t i s u n d e r s t o o d t h a t t h e I T d e p a r t m e n t i s u n d e r g o i n g a s e a r c h f o r a n e w f a c i l i t y a c c e s s c a r d s y s t e m to u s e f o r n e w f a c i l i t i e s a n d p o t e n t i a l l y t o r e p l a c e t h e o l d e r s y s t e m . } Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 6 of 10 Sy s t e m c o n t i n u e s t o h a v e a c c e s s p r i v i l e g e s f o r d e p a rt e d e m p l o y e e s a n d v o l u n t e e r s . An a n a l y s i s o f i s s u e d a c c e s s c a r d s b y u s e r t o C o u n t y P e r s o n n e l re c o r d s ( e m p l o y e e a n d v o l u n t e e r ) i n d i c a t e d a n u m b e r o f n o w t e r m i n a t e d e m p l o y e e s o r v o l u n t e e r s s t i ll w i t h a c c e s s i n t h e s y s t e m . S o m e o f t h e s e te r m i n a t e d u s e r s d a t e d b a c k a n u m b e r o f y e a r s . I n s o m e ca s e s , w h e n u s e r s w e r e t e r m i n a t e d , a c c e s s w a s re m o v e d f o r o n e f a c i l i t y a n d n o t o t h e r f a c i l i t i e s . T h e C o u n t y g e n e r a l l y o b t a i n s a c c e s s c a r d s w h e n em p l o y e e s / v o l u n t e e r s l e a v e . S o m e d e p a r t m e n t s r e u s e t h e a c c e s s c a r d k e y s . I n a j u d g m e n t a l r e v i e w o f th e s e a c c e s s c a r d s , n o u n i n t e n d e d a c c e s s w a s i d e n t i f i e d f o r t h es e c a r d s . On t e r m i n a t i o n , e m p l o y e e s o r v o l u n t e e r s s h o u l d r e t u r n th e i r a c c e s s c a r d k e y t o C o u n t y a p p r o v e d l o c a t i o n s an d a l l a c c e s s p r i v i l e g e s s h o u l d b e t u r n e d o f f . S t a f f i n c h a r g e o f t h e s y s t e m s h o u l d c o n f i r m t h i s r e g u l a r l y . In t h e a b s e n c e o f t u r n i n g o f f t h e s e a c c e s s c a r d s , t h e o r i g i na l e m p l o y e e / v o l u n t e e r m a y h a v e a c c e s s t o Co u n t y f a c i l i t i e s . A n o t h e r r i s k i s t h a t a n o t h e r p e r s o n m ig h t b e a b l e t o u t i l i z e t h e c a r d t o g a i n g r e a t e r a c c ess to C o u n t y f a c i l i t i e s o r c o v e r u p t h e i r a c c e s s . T h i s c o u l d o c c u r i f s t a f f r e s p o n s i b l e f o r c o l l e c t i o n o f c a r d s o r se t t i n g f a c i l i t y a c c e s s u s e s t h e c a r d o r t h e i r a c c e s s r i g h t s t o al l o w g r e a t e r a c c e s s . Th e s i g n i f i c a n t n u m b e r o f p e o p l e i n v o l v e d i n c h a n g i n g a u t h o r i t i e s w h e n a n e m p l o y e e l e a v e s m a k e i t f a i r l y ea s y f o r s o m e a c c e s s t o b e m i s s e d . I n s o m e c a s e s , a d m i n i s t r a t i v e s t a f f a r e h o l d i n g o n t o t h e m a n d w a i t i n g t o re - u s e t h e m . N o s y s t e m c u r r e n t l y e x i s t s t o m a n a g e h o w t h es e r e t u r n e d a c c e s s c a r d s a r e c o n t r o l l e d . I t i s no t c l e a r w e c a n a s s u m e a l l o f t h e s e a c c e s s c a r d s h a v e a l l be e n r e t u r n e d a n d a r e i n t h e c u s t o d y o f de p a r t m e n t s t a f f . D u r i n g t h e a u d i t , t h e r e w e r e n o ob s e r v a t i o n s o r i n c i d e n c e s n o t e d w h e r e c a r d s o r a c c e s s we r e i n a p p r o p r i a t e l y u s e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r I T t o e s t a b l i s h p r o c e d u r e s f o r r e m o v i n g a l l e m p l o y e e / v o l u n t e e r a c c e s s o n te r m i n a t i o n . A s w e e p o f a l l f a c i l i t y d a t a b a s e s s h o ul d b e p e r f o r m e d t o a s s u r e t h a t a l l a c c e s s h a s be e n t u r n e d o f f . Pr o c e d u r e s m i g h t i n c l u d e m a n d a t o r y n o t i f i c a t i o n t o IT t h r o u g h a w o r k o r d e r r e q u e s t , p h y s i c a l l y ob t a i n i n g t h e a c c e s s c a r d k e y a n d f o r w a r d i n g t o I T , a n d p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n o f a c c e s s t o pe r s o n n e l a n d v o l u n t e e r r e c o r d s . IT m a y w a n t t o c o n s i d e r h a v i n g a n a u d i t t r a i l f o r a ll a u t h o r i t i e s p r o v i d e d a n d r e m o v e d t o a s c e r t a i n th e a p p r o p r i a t e l e v e l o f a c c e s s . T h e y c a n m o n i t o r th e s e t r a i l s t o a s s u r e p r o p e r u s e . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 7 of 10 4. MA N A G E M E N T RE S P O N S E S 4. 1 P r o p e r t y a n d F a c i l i t i e s D e p a r t m e n t Su s a n R o s s , Di r e c t o r o f Pr o p e r t y a n d Fa c i l i t i e s To : D a v i d G i v a n s Su b j e c t : C o u n t y A c c e s s He r e i s o u r r e s p o n s e t o y o u r r e c e n t a u d i t f i n d i n g s : - W e w i l l b e g i n t o i n v e n t o r y e x i s t i n g k e y s t o t h e b e s t of o u r a b i l i t y a n d d o c u m e n t w h o h a s w h a t . T h e pr o b l e m i s w e o f t e n d o n ' t k n o w w h e n a n e m p l o y e e i s t e r mi n a t e d , s o w e n e v e r k n o w w h a t h a p p e n s t o t h e ke y s . A d e p a r t m e n t o f t e n r e a s s i g n s w i t h o u t l e t t i n g u s k n ow . - W e n e e d t o i m p l e m e n t s o m e t y p e o f k e y c h e c k o u t s y s t e m . A s k e y s a r e d i s t r i b u t e d , a p e r s o n w i l l h a v e to s i g n f o r t h a t k e y o r k e y s . I f a k e y h o l d e r t e r m i n a t es e m p l o y m e n t , a l l k e y s s h o u l d b e r e t u r n e d t o e i t h e r Bl d g M a i n t o r a d e p a r t m e n t c o n t a c t , a n d t h e p e r s o n t o wh o m t h e k e y w a s r e a s s i g n e d n e e d s t o s i g n o u t th e k e y . - T h e r e n e e d s t o b e c o o r d i n a t i o n b e t w e e n o t h e r d e p t s a n d o u r s s o t h a t w e k n o w w h e n e m p l o y e e s a r e te r m i n a t e d . - A l l o f o u r k e y s h a v e a " d o n o t d u p l i c a t e " s t a m p , a n d th e k e y i t s e l f i s s p e c i a l i z e d e n o u g h t h a t g e n e r a l ha r d w a r e s t o r e s w i l l n o t c a r r y i t . T h e v e n d o r s t h a t d o c a r r y t h e p r o d u c t a r e v e r y c a r e f u l a b o u t n o t du p l i c a t i n g u n l e s s t h e y h a v e p e r m i s s i o n f r o m u s . - L a s t l y , w e n e e d t h e s u p p o r t o f a d m i n i s t r a t i o n i n h o w w e i m p l e m e n t t h e k e y i n g s c h e d u l e . T h e m o r e ke y s , t h e m o r e c u m b e r s o m e a n d d i f f i c u l t i t i s t o a d m i n i st e r . I t i s d i f f i c u l t t o c o n v i n c e s o m e p e o p l e t h a t th e y d o n o t n e e d a s m a n y c h a n g e k e y s a s t h e y f e e l n e c e s s a ry . I f t h e r e ' s a s p e c i f i c r e q u i r e m e n t o r a ce r t i f i c a t i o n i s s u e , t h e n a s e p a r a t e c h a n g e k e y m a y b e a p pr o p r i a t e , b u t i n m a n y c a s e s , i t ' s n o t ne c e s s a r y . - A s w e c o n v e r t t o a n e w e l e c t r o n i c a c c e s s s y s t e m t h a t h a s m u c h m o r e f l e x i b i l i t y a n d a s t h e s e r e a d e r s pr o l i f e r a t e t h r o u g h o u t t h e c o u n t y f a c i l i t i e s , w e w i l l co n t i n u e t o r e d u c e t h e n e e d f o r m e c h a n i c a l k e y s . Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 8 of 10 - A l t h o u g h o u r t r a c k i n g o f m e c h a n i c a l k e y s i s l a c k i n g , i t i s n o t o f g r e a t c o n c e r n ( e x c e p t f o r m a s t e r k e y s ) be c a u s e m o s t o f o u r i n t e r i o r s p a c e s c a n b e a c c e s s e d o n l y v i a a c a r d r e a d e r . F o r e x a m p l e , i f s o m e o n e go t h o l d o f a n i n t e r i o r c h a n g e k e y , i t i s n o g o o d t o th e m u n l e s s t h e y w e r e a b l e t o f i r s t g e t i n t o t h e i n t e r ior sp a c e s . O u r m a i n c o n c e r n a n d f o c u s w i l l b e o n t h e h o l d e r s of m a s t e r k e y s . Su s a n R o s s De s c h u t e s C o u n t y P r o p e r t y & F a c i l i t i e s D i r e c t o r 4. 2 I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y D e p a r t m e n t Jo e S a d o n y , Di r e c t o r o f In f o r m a t i o n Te c h n o l o g y IT a g r e e s w i t h t h e f i n d i n g s t h a t a c c e s s c o n t r o l m a n a g e m e n t s o f t w a r e d i d n o t s c a l e a p p r o p r i a t e l y t o t h e le v e l a t w h i c h i t i s c u r r e n t l y b e i n g u s e d . F o r e x a m p l e , d u e t o t h e c o n f i g u r a t i o n l i m i t a t i o n s , e a c h f a c i l i t y re q u i r e d i t s o w n c o p y o f t h e s o f t w a r e . T h i s i n t r o d u c e d a n i n a b i l i t y t o e a s i l y c o n f i g u r e o r r e p o r t o n s e c u r i t y in f o r m a t i o n a c r o s s m u l t i p l e f a c i l i t i e s . T h i s s i n g l e i n a d e qu a c y o f t h e s o f t w a r e c a u s e s a g r e a t d e a l o f co m p l e x i t y w h e n a d d i n g o r r e m o v i n g c a r d k e y s a n d l i m i t s th e c a p a b i l i t i e s o f r e p o r t i n g o n a c c e s s c o n t r o l da t a . Be c a u s e o f t h e c o m p l e x i t y , I T a n d a n I T t r a i n e d F a c i l i ty S e r v i c e s s t a f f e r b e c a m e t h e d e - f a c t o ad m i n i s t r a t o r s f o r t h e d o o r a c c e s s c o n t r o l s y s t e m . I T b e l i ev e s t h a t w i t h t h e r i g h t s o f t w a r e , c a r d k e y is s u a n c e a n d a c c e s s a d m i n i s t r a t i o n d u t i e s c a n b e d i s t r i b u t e d t o C o u n t y s t a f f m o r e a p p r o p r i a t e t o t h e ta s k . W e b e l i e v e t h a t h a v i n g I T i n t h e r o l e o f d o i n g d a i l y c a r d k e y a d m i n i s t r a t i v e t a s k s a d d s a l a y e r o f co m m u n i c a t i o n t h a t d o e s n ’ t n e e d t o e x i s t . T h e r o l e o f IT i n t h e s y s t e m s h o u l d b e s i m i l a r t o t h e r o l e w e as s u m e w i t h a n y o t h e r b u s i n e s s s o f t w a r e : m a i n t a i n a c c e s s i b i l i ty t o t h e s o f t w a r e a n d c o n s u l t o n t h e te c h n i c a l a s p e c t o f t h e s o f t w a r e ’ s u s a g e . IT a g r e e s t h a t t h e r e a r e l i k e l y s e v e r a l e r r o r s i n t h e d at a o f t h e a c c e s s c o n t r o l s y s t e m s t h a t h a v e ac c u m u l a t e d o v e r y e a r s o f u s a g e . I T h a s m a d e e f f o r t s t o p r o v i d e r e p o r t s t o e n a b l e t h e a u d i t i n g o f t h e cu r r e n t a c c e s s c o n t r o l d a t a . H o w e v e r , a g a i n d u e t o s o f t wa r e l i m i t a t i o n s t h e s e r e p o r t s c a n o n l y b r e a k o u t ca r d k e y d a t a b y f a c i l i t y , d o o r o r d o o r g r o u p . T h e r e is n o c a p a b i l i t y w i t h i n t h e d a t a c o l l e c t e d t o c r e a t e li s t i n g s b y d e p a r t m e n t . It s h o u l d b e m e n t i o n e d t h a t t h e r e i s t h e a b i l i t y t o l o ok a t t h e c a r d k e y d a t a v i a a w e b b r o w s e r . T h i s i s a n ap p l i c a t i o n t h a t I T c r e a t e d . T h i s c a p a b i l i t y h a s b e e n a va i l a b l e f o r s o m e t i m e . H o w e v e r t h e u s e f u l n e s s o f Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 9 of 10 th e d a t a i s q u e s t i o n a b l e . Ev e n w i t h a l l o f i t s l i m i t a t i o n s t h e s y s t e m d o e s : p r o v id e f o r e l e c t r o n i c a c c e s s c o n t r o l o f a l l e n a b l e d d o o r s ; al l o w f o r t h e i s s u a n c e o f k e y c a r d s t h a t c a n b e c o n f i g u r e d t o a c c e s s s p e c i f i e d d o o r s d u r i n g s p e c i f i e d ho u r s ; a l l o w s f o r t h e t r a c k i n g o f c a r d s k e y s b y o w n e r ; a l l ow s f o r t h e e n a b l i n g a n d d i s a b l i n g o f k e y c a r d s fr o m a c e n t r a l i z e d s y s t e m ; t r a c k s d o o r e n t r y b y c a r d k e y ; a ut o m a t i c a l l y u n l o c k s a n d l o c k d o o r s b a s e d o n a p r e d e t e r m i n e d s c h e d u l e ; r e d u c e s t h e r e q u i r e m e n t o f i s s u in g m e c h a n i c a l k e y s . Th e a c c e s s c o n t r o l s y s t e m w e u s e t o d a y w a s s e l e c t e d t o m e e t t he g o a l o f r e d u c i n g t h e r e q u i r e m e n t o f di s t r i b u t i n g m e c h a n i c a l k e y s a n d d o t h i s c o s t e f f e c t i v e l y . At t h e t i m e o f i m p l e m e n t a t i o n , r o b u s t s o f t w a r e sy s t e m s t h a t g o b e y o n d b a s i c a c c e s s c o n t r o l w o u l d h a v e r e q u i re d a s m u c h a s t e n t i m e s t h e i n i t i a l in v e s t m e n t . S i n c e t h e n t h e c o s t o f t h e a c c e s s c o n t r o l s o f t wa r e h a s d r o p p e d . Th e r e c o m m e n d a t i o n f r o m I T i s t h a t s p e c i f i c r e q u i r e m e n t s fr o m t h e a c c e s s c o n t r o l s y s t e m b e d e v e l o p e d th e n s e e k t o u p g r a d e t h e s y s t e m t o m e e t t h o s e r e q u i r e m e nt s . 4. 3 P e r s o n n e l S e r v i c e s Tr a c y S c o t t , Hu m a n Re s o u r c e s An a l y s t To : D a v i d G i v a n s RE : C o u n t y A c c e s s He r e i s o u r r e s p o n s e t o y o u r r e c e n t a u d i t f i n d i n g s : Th e r e p o r t i n d i c a t e d t h a t I T s t a f f i s i n t h e p r o c e s s o f l o o k i n g a t u p g r a d i n g t h e c u r r e n t a c c e s s c a r d s y s t e m . · P e r s o n n e l s t a f f w o u l d v e r y m u c h l i k e t o b e i n c l u d e d i n th i s p r o c e s s , s i n c e o u r o f f i c e w o r k s d i r e c t l y w i t h I T an d t h e c u r r e n t s y s t e m . Co n t r o l o v e r m e c h a n i c a l k e y s : Th e r e p o r t i n d i c a t e s t h e C o u n t y w i l l n e e d t o i n v e n t o ry e x i s t i n g k e y s t o t h e b e s t o f t h e i r a b i l i t y a n d d o c u m e nt who ha s w h a t . T h e p r o b l e m i s P r o p e r t y & F a c i l i t i e s d o e s n o t o f t e n k n o w w h e n a n e m p l o y e e i s t e r m i n a t i n g , s o t h e y ne v e r k n o w w h a t h a p p e n s t o t h e k e y s . · P e r s o n n e l h a s b e e n s e n d i n g a n e - m a i l t o I T , t o t h e M a in t e n a n c e S u p e r v i s o r i n t h e P r o p e r t y & F a c i l i t i e s De p a r t m e n t , a n d t o t h e t e r m i n a t i n g e m p l o y e e ’ s s u p e r v i so r f o r ev e r y te r m i n a t i n g e m p l o y e e s i n c e w e st a r t e d w i t h t h e k e y c a r d a c c e s s . T h e r e f o r e , P r o p e r t y & F ac i l i t i e s h a s b e e n n o t i f i e d o f e v e r y t e r m i n a t i n g em p l o y e e . P e r s o n n e l w i l l w o r k w i t h t h e P r o p e r t y & F a ci l i t i e s D e p a r t m e n t t o i d e n t i f y w h o s h o u l d b e Co u n t y F a c i l i t y A c c e s s C a r d s R e p o r t # 0 8 / 0 9 - 1 1 April 2009 Page 10 of 10 re c e i v i n g t h e t e r m i n a t i n g e m p l o y e e e - m a i l a n d e n s u r e t h a t t h e i n d i v i d u a l i d e n t i f i e d w i l l u n d e r s t a n d t h e i r ro l e i n t h i s p r o c e s s Mo n i t o r i n g s y s t e m s e t t i n g s a n d u s a g e : IT h a s m a d e e f f o r t s t o p r o v i d e r e p o r t s t o e n a b l e t h e a ud i t i n g o f t h e c u r r e n t a c c e s s c o n t r o l d a t a . H o w e v e r , a g ain du e t o s o f t w a r e l i m i t a t i o n s t h e s e r e p o r t s c a n o n l y b r e ak o u t c a r d k e y d a t a b y f a c i l i t y , d o o r o r d o o r g r o u p . · A p e r s o n n e l s p e c i a l i s t w o r k s w i t h t h i s o n a r e g u l a r b a s i s an d h a s t h e a b i l i t y t o c h e c k a c c e s s e s o n in d i v i d u a l s , a n d l o v e s i t . H o w e v e r , i t w o u l d b e g r e a t i f w e c o u l d r u n s p e c i f i c r e p o r t s . · W e h a d a m e e t i n g w i t h I T & P r o p e r t y & F a c i l i t i e s t o di s c u s s g i v i n g a c c e s s t o a p e r s o n n e l s p e c i a l i s t t o cr e a t e a n d d e l e t e a c c e s s e s . I T h a s t a k e n o v e r t h e p r o c e s s f r om t h e P r o p e r t y & F a c i l i t i e s D e p t a n d t h e re q u e s t s t h a t P e r s o n n e l s e n d s t o I T w i l l n o w g o d i r e c t l y to t h e h e l p d e s k . S t a f f a t t h e H e l p d e s k a r e tr a i n e d o n h o w t o r e s p o n d t o r e q u e s t s a s t h e y c o m e i n ( sp e c i f i c a l l y d e l e t i n g a c c o u n t s ) . I T f e l t t h a t w o u l d ta k e c a r e o f a c c e s s e s n o t b e i n g i m m e d i a t e l y d e l e t e d . W e m a y w a n t t o r e v i s i t t h i s , s i n c e P e r s o n n e l w o r k s so c l o s e l y w i t h n e w h i r e s & t e r m s , i t m i g h t b e a g o o d w a y t o t i g h t e n u p t h e p r o c e s s . U n l e s s , w e ’ r e t a l k i n g ab o u t c l e a n i n g u p o f o l d t h i n g s t h a t f e l l t h r o u g h t h e c r a c k a n d I T f e e l s t h a t w e h a v e f i n e t u n e d t h e pr o c e s s j u s t r e c e n t l y . In o u r n e w H R s o f t w a r e w e h a v e t h e a b i l i t y t o t r a c k k e y s, F O B ’ s , P D A ’ s a n d a n y o t h e r C o u n t y i s s u e d eq u i p m e n t . W e a l s o h a v e d e s i g n a t e d e m p l o y e e s i n e a c h d ep t w h o h a v e a c c e s s t o t h e s y s t e m a s w e l l . T h o s e em p l o y e e s c o u l d a l s o b e r e s p o n s i b l e f o r e n t e r i n g i s s u e d e q ui p m e n t i n t h e s y s t e m . T h e n w h e n a n e m p l o y e e te r m i n a t e s t h e d e p t h a s a c c e s s t o A L L i s s u e d e q u i p m e n t i n o rd e r t o c o l l e c t a l l i s s u e d e q u i p m e n t . T h i s w o u l d he l p w i t h r e t r i e v i n g s o m e e q u i p m e n t t h a t m a y n o t b e tr a c k e d a n d c o l l e c t e d . · P r o p e r t y & F a c i l i t i e s w o u l d b e a b l e t o t r a c k k e y s t h r o ug h t h i s s a m e s y s t e m . · A p r o c e d u r e / p o l i c y f o r a l l d e p a r t m e n t s r e g a r d i n g w h o s e r e s p o n s i b l e f o r c o l l e c t i n g e q u i p m e n t w h e n a n em p l o y e e t e r m i n a t e s , w o u l d b e e x t r e m e l y h e l p f u l . C u rr e n t l y t h e r e i s n o t a p r o c e d u r e f o r c o l l e c t i n g eq u i p m e n t . W e b e l i e v e e a c h d e p a r t m e n t s h o u l d b e r e sp o n s i b l e f o r c o l l e c t i n g e q u i p m e n t . P e r s o n n e l de p a r t m e n t s t a f f s h o u l d b e i n v o l v e d i n t h i s p r o c e s s . Le t u s k n o w , i f y o u h a v e s u g g e s t i o n s t h a t w o u l d b e h e l p f ul , t o t i g h t e n u p t h e s e a c c e s s e s . {E n d o f R e p o r t }