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HomeMy WebLinkAboutDistrict Attorney's Office cash handling reportDi s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v enues De s c h u t e s C o u n t y , Or e g o n David Givans, CPA, CIA De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t o r 13 0 0 N W W a l l S t , S u i t e 2 0 6 Bend, OR 97701 (541) 330-4674 da v i d g @ c o . d e s c h u t e s . o r . u s Audit committee: Jade Mayer, Chair James Kerfoot Gayle McConnell Greg Quesnel Michael Shadrach Dennis Luke Tom Anderson Scot Langton Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 {T h i s p a g e l e f t b l a n k } Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 TA B L E O F CO N T E N T S : 1. I N T R O D U C T I O N 1. 1 . B a c k g r o u n d o n A u d i t … …… … . . … … … … … … … … … … … … … … … ...…… 1 1. 2 . O b j e c t i v e s a n d S c o p e … … … … …… … . … … … … … … … … … … …..……… 1 1. 3 . M e t h o d o l o g y … … … … … … … … … … … …… … . … … … … … … … … . . . … … 1 - 2 2. F I N A N C I A L B A C K G R O U N D … … … … … … … … … … … … … … … ….……… 2-3 3. F I N D I N G S …… … … … … … … … … … … … … … … … … … .. … … … … … … … . . . . 3 - 9 4. I t e m s t o b e c o n s i d e r e d i n f u t u r e a u d i t s … . . … … … … … … … … … … . . . … 9 - 1 0 5. M A N A G E M E N T R E S P O N S E 5. 1 . D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e … … … … … … . … … … … … … … …..…….…… 10-13 Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 HI G H L I G H T S Wh y t h i s a u d i t w a s pe r f o r m e d : Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s Of f i c e h a d n o t y e t re c e i v e d a n i n t e r n a l au d i t o f i t s c a s h ha n d l i n g p r a c t i c e s . Wh a t i s r e c o m m e n d e d Re c o m m e n d a t i o n s in c l u d e : · P e r f o r m i n g d a i l y de p o s i t s . · H a v i n g f r o n t d e s k s t a f f pr e p a r e r e c e i p t s f o r a l l mo n i e s r e c e i v e d . · R e d u c i n g e x t r a n e o u s pr o c e d u r e s b e i n g pe r f o r m e d · O v e r s e e i n g a c t i v i t y i n Qu i c k B o o k s a n d re c e i p t b o o k e n t r i e s . · R e v i s i n g c h e c k s t o c k us e d b y a d m i n i s t r a t i v e se r v i c e b e i n g u t i l i z e d . · U t i l i z i n g L e g a l c o u n s e l fo r c o n t r a c t s · R e v i s i n g r e s o l u t i o n s t o re f l e c t m o n i e s i n cu s t o d y . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e – C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s Wh a t w a s f o u n d As w i t h m a n y d e p a r t m e n t s u n d e r g o i n g c a s h h a n d l i n g r e v i e ws , a n u m b e r o f r e c o m m e n d a t i o n s w e r e de v e l o p e d t o a s s i s t t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e c o m p l y w it h C o u n t y p o l i c y o r p r u d e n t b u s i n e s s p r a c t i c e s . Ca s h , i n t h e c o n t e x t o f t h i s d e p a r t m e n t , p r i m a r i l y m e a ns c a s h , m o n e y o r d e r s , a n d c h e c k s . T h e de p a r t m e n t d o e s n o t h a n d l e h i g h d o l l a r a m o u n t s o f m on e y a n d m o s t s i g n i f i c a n t m o n i e s a r e p a i d b y ch e c k . Th e d e p a r t m e n t h a s n o t b e e n d e p o s i t i n g t h e i r r e c e i p t e d m o n i e s o n a d a i l y b a s i s , n o r h a v e t h e y b e e n re c e i p t i n g a l l m o n i e s a p p r o p r i a t e l y i n p r e - n u m b e r e d r ec e i p t b o o k s . I n s o m e c a s e s , t h e y h a d c r e a t e d do u b l e i f n o t t r i p l e t h e w o r k i n r e c e i p t i n g s o m e m o n i es . R e c o m m e n d a t i o n s w e r e i d e n t i f i e d t o s t r e a m l i n e th e w o r k a n d c o v e r e x p e c t e d c o n t r o l s . So m e c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s w e r e i d e n t i f i e d f o r i m p r o v e me n t . A c o u p l e o f s t a f f h a v e c o n c u r r e n t a c c e s s to m o n i e s t h r o u g h o u t t h e d a y . Y e t , t h e d e p a r t m e n t h as n o t e n c o u n t e r e d s i g n i f i c a n t c a s h s h o r t a g e s o r ov e r a g e s . Th e d e p a r t m e n t o u t s o u r c e s t w o p r o g r a m s , a m i s d e m e a n o r p ro g r a m a n d a b a d c h e c k - w r i t i n g p r o g r a m . Th e f e e s b e i n g c h a r g e d t o c u s t o m e r s h a v e n o t b e e n i n c l u d ed i n t h e f e e s c h e d u l e f o r t h e d e p a r t m e n t . Th e a d m i n i s t r a t i v e s e r v i c e p r o v i d e r h a s b e e n i s s u i n g c h e c ks t h a t l o o k l i k e C o u n t y c h e c k s o n t h e i r b a n k ac c o u n t . I n a d d i t i o n , C o u n t y L e g a l C o u n s e l d i d n o t r e vi e w t h e c o n t r a c t a n d t h e f o r m o f t h e d o c u m e n t s be i n g u s e d . Th e d i s t r i b u t i o n o f s o m e c h e c k s d i r e c t l y t o t h e d e p a r t m e nt ’ s f i n a n c i a l a n a l y s t a n d f r o n t o f f i c e s t a f f pe r f o r m a n c e o f d i s c o v e r y s e r v i c e s ( i n c l u d i n g Q u i c k B o o k s a c c o u n t in g ) c o u l d l e a d t o s o m e s e g r e g a t i o n o f du t y i s s u e s . Th e f r o n t d e s k s t a f f h a v e m i n i m a l c h a n g e c a s h b u t t h e c a s h i s o f a l e s s a m o u n t t h a n a p p r o v e d b y re s o l u t i o n a s t o a m o u n t a n d t y p e . T h e c h e c k i n g a c c o u n t u s e d b y t h e d e p a r t m e n t h a s m o r e m o n i e s t h a n wo u l d b e a n t i c i p a t e d b y r e s o l u t i o n . Th e d e p a r t m e n t h a s c o n t i n u e d t h e u s e o f a n o n - C o u n t y ch e c k i n g a c c o u n t i n t h e v i c t i m ’ s a s s i s t a n c e pr o g r a m . T h e a c c o u n t w a s a r e m n a n t o f a n o l d f o u n d a t i on t h a t h a s s i n c e b e e n d i s s o l v e d . De s c h u t e s C o u n t y I n t e r n a l A u d i t Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 1 of 13 1. 1 B A C K G R O U N D O N A U D I T 1. In t r o d u c t i o n Au d i t A u t h o r i t y : Th e D e s c h u t e s C o u n t y A u d i t C o m m i t t e e a u t h o r i z e d t h e r ev i e w o f c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s o f t h e C o u n t y i n th e I n t e r n a l A u d i t P r o g r a m W o r k P l a n f o r 0 9 / 1 0 . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s n o t y e t h a d a n i n t e r n a l au d i t o f t h e i r c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s . O t h e r i d e n t i f i ed d e p a r t m e n t s h a v e b e e n r e c e i v i n g t h e s e i n t e r n a l au d i t s o f c a s h h a n d l i n g . 1. 2 O B J E C T I V E S a n d S C O P E Ob j e c t i v e s : Re v i e w t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e ’ s p r a c t i c e s a n d p o l ic i e s f o r c a s h h a n d l i n g o v e r r e v e n u e s . Sc o p e : Th e f o c u s o f t h e r e v i e w w a s o n a s p e c t s o f i n t e r n a l c o n t r ol o v e r h a n d l i n g c u s t o m e r p a y m e n t s f o r s e r v i c e s a t th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s Of f i c e c o l l e c t s a n u m b e r o f f e e s p r i m a r i l y f o r v i c t i m im p a c t p a n e l c l a s s e s a s w e l l a s d i s c o v e r y i n f o r m a t i o n p r o v i de d p r i m a r i l y t o d e f e n d a n t ’ s a t t o r n e y s . Ob s e r v a t i o n s w e r e p e r f o r m e d i n S e p t e m b e r 2 0 0 9 . T h e D is t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s a n i m p r e s t c h e c k i n g ac c o u n t u s e d p r i m a r i l y f o r w i t n e s s c o s t s a n d i s n o t u t i l i z i n g a n y p e t t y c a s h . T h e d e p a r t m e n t h a s a c t i v i t y i n th e g e n e r a l f u n d ( 0 0 1 - 1 1 ) , v i c t i m ’ s a s s i s t a n c e f u n d ( # 2 1 2) a n d l i q u o r e n f o r c e m e n t f u n d ( # 2 0 8 ) . Th e s c o p e o f t h e a u d i t d i d n o t i n c l u d e a l l a s p e c t s o f i n t er n a l c o n t r o l s e m p l o y e d . 1. 3 M E T H O D O L O G Y Au d i t p r o c e d u r e s i n c l u d e d : O b s e r v i n g a n d i n t e r v i e w i n g s t a f f o n t h e i r c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s , R e v i e w i n g w r i t t e n p r o c e d u r e s a n d d o c u m e n t s p r o v i d e d , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e c e i p t t r a n s a c t i o n d a t a f o r th e i d e n t i f i e d f u n d s , R e v i e w i n g a n d a n a l y z i n g r e v e n u e a n d e x p e n d i t u r e d a ta f o r t h e i d e n t i f i e d f u n d s , A s s e s s i n g d a y s t o d e p o s i t f o r s e l e c t e d c a s h r e c e i p t s , a n d R e v i e w i n g c o n t r a c t u a l i n f o r m a t i o n o n o u t s o u r c e d a d m i n is t r a t i o n f o r b a d c h e c k a n d m i s d e m e a n o r pr o g r a m s . W e c o n d u c t e d t h i s p e r f o r m a n c e a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h ge n e r a l l y a c c e p t e d g o v e r n m e n t a u d i t i n g st a n d a r d s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e w e p l a n a n d p e r f o r m th e a u d i t t o o b t a i n s u f f i c i e n t , a p p r o p r i a t e e v i d e n c e to p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r f i n d i n g s a n d c o n c l us i o n s b a s e d o n o u r a u d i t o b j e c t i v e s . W e b e l i e v e th a t t h e e v i d e n c e o b t a i n e d p r o v i d e s a r e a s o n a b l e b a s i s f or o u r f i n d i n g s a n d c o n c l u s i o n s b a s e d o n o u r a u d i t Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 2 of 13 ob j e c t i v e s . (2 0 0 7 R e v i s i o n o f G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s , i s su e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s.) 2. F i n a n c i a l Ba c k g r o u n d Fi g u r e I – Di s t r i c t At t o r n e y ’ s O f f i c e Re v e n u e s b y El e m e n t b y Fi s c a l Y e a r Fi g u r e I I & I I I – Fu n d 2 1 2 a n d Fu n d 2 0 8 Se l e c t e d Re v e n u e s b y El e m e n t ( F i s c a l y e a r 08 / 0 9 ) Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e i s p a r t o f t h e C o u n t y ’ s g en e r a l f u n d a n d r e c e i v e s m o s t o f i t s f u n d i n g f r o m t h e ge n e r a l f u n d ( 9 1 % ) . L e s s t h a n t e n p e r c e n t o f t h e D i s t r ic t A t t o r n e y ’ s O f f i c e r e v e n u e s c o m e f r o m o t h e r so u r c e s s u c h a s f e e s a n d g r a n t s . Fu n d 0 0 1 D e p t 1 1 - D i s t r i c t A t t o r n e y Re v e n u e s b y E l e m e n t 05 / 0 6 06 / 0 7 07 / 0 8 08/09 Ge n e r a l F u n d s u p p o r t ( e s t . ) 3 , 2 0 4 , 9 1 3 $ 3 , 6 6 7 , 8 1 6 $ 4 , 1 5 4 , 0 1 0 $ 4 , 1 6 7 , 4 8 6 $ Fe d e r a l G r a n t s 1 7 4 , 3 0 3 1 2 3 , 5 4 5 2 0 1 , 8 4 3 1 9 9 , 8 5 2 Di s c o v e r y F e e 76 , 6 1 8 1 3 1 , 3 6 8 1 1 1 , 4 9 7 1 1 2 , 3 0 4 Sa l e M a p P h o t o o r C o p i e s 1 2 , 4 4 7 2 1 , 7 4 2 2 5 , 7 3 4 2 2 , 4 8 8 St a t e G r a n t 5, 6 9 1 5 3 , 6 5 4 Ot h e r 3, 1 3 6 11 , 7 8 6 11 , 2 1 3 24,070 To t a l 3 , 4 7 1 , 4 1 6 $ 3 , 9 5 6 , 2 5 8 $ 4 , 5 0 9 , 9 8 6 $ 4 , 5 7 9 , 8 5 3 $ Fi s c a l Y e a r So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( H T E ) Th e d i s t r i c t a t t o r n e y ’ s o f f i c e a l s o h a s r e s p o n s i b i l i t i e s f o r t w o o t h e r f u n d s , v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e ( F u n d 2 1 2 ) a n d li q u o r e n f o r c e m e n t ( F u n d 2 0 8 ) . Fu n d 2 1 2 - V i c t i m ' s A s s i t a n c e Re v e n u e s b y E l e m e n t 08 / 0 9 Un i t a r y A s s e s s m e n t 8 2 , 0 1 5 VO C A 5 4 , 7 3 7 Vi c t i m I m p a c t P a n e l C l a s s 2 6 , 5 2 1 Ch e c k R e c o v e r y F e e s 7 , 7 1 1 In t o n P o o l e d I n v e s t m e n t s 1 , 8 9 8 Co u r t F i n e s & F e e s 1 , 3 7 8 To t a l 1 7 4 , 2 5 9 Fu n d 2 0 8 - L i q u o r e n f o r c e m e n t Re v e n u e s b y E l e m e n t 08/09 Co u r t F i n e s & F e e s 3 7 , 6 6 3 In t o n P o o l e d I n v e s t m e n t s 7 2 2 To t a l 3 8 , 3 8 5 So u r c e : C o u n t y f i n a n c i a l s y s t e m s ( H T E ) , e x c l u d e s t ra n s f e r s Ex p e n d i t u r e s : Di s t r i c t a t t o r n e y s a l a r i e s a n d b e n e f i t s r e p r e s e n t 8 3 % o f e x p e n d i t u r e s . C u r r e n t D i s t r i c t A t t o r n e y f u l l t i m e eq u i v a l e n t ( F T E ) e m p l o y e e s p a i d b y t h e C o u n t y a r e 4 0 w i t h 4 a d d i t i o n a l F T E ’ s f o r v i c t i m ’ s a s s i s t a n c e . T h e el e c t e d D i s t r i c t A t t o r n e y i s p a i d 8 0 % b y t h e S t a t e . O n a n i n f l a t i o n a r y a d j u s t e d b a s i s , o v e r a l l e x p e n d i t u r e s Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 3 of 13 ha v e g r o w n s o m e 2 4 % o v e r t h e l a s t f o u r y e a r s . T h a t r e pr e s e n t s a n a v e r a g e a n n u a l i n c r e a s e o f 7 . 5 % . 3. F i n d i n g s Th e a u d i t i n c l u d e d p r o c e d u r e s t o a s s e s s t h e e x t e n t o f i n t e rn a l c o n t r o l s i n p l a c e a n d t h e g e n e r a l r i s k s as s o c i a t e d w i t h c a s h h a n d l i n g o p e r a t i o n s . A u d i t f i n d i n g s r e s u l t f r o m i n c i d e n t s o f n o n - c o m p l i a n c e w i t h s t a t e d pr o c e d u r e s a n d / o r d e p a r t u r e s f r o m p r u d e n t o p e r a t i o n . Th e f i n d i n g s a r e , b y n a t u r e , s u b j e c t i v e . T h e a u d i t di s c l o s e d c e r t a i n p o l i c i e s , p r o c e d u r e s a n d p r a c t i c e s t h a t c ou l d b e i m p r o v e d . T h e a u d i t w a s n e i t h e r d e s i g n e d no r i n t e n d e d t o b e a d e t a i l e d s t u d y o f e v e r y r e l e v a n t s y s t e m , p r o c e d u r e o r t r a n s a c t i o n . A c c o r d i n g l y , t h e op p o r t u n i t i e s f o r i m p r o v e m e n t p r e s e n t e d i n t h e r e p o r t m a y n o t b e a l l - i n c l u s i v e o f a r e a s w h e r e i m p r o v e m e n t ma y b e n e e d e d a n d d o e s n o t r e p l a c e e f f o r t s n e e d e d t o de s i g n a n e f f e c t i v e s y s t e m o f i n t e r n a l c o n t r o l . Th e r e w e r e a n u m b e r o f a r e a s i n t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e s e r v i n g a s g o o d e x a m p l e s o f p r o c e s s – · S t a f f a r e c r o s s - t r a i n e d i n v a r i o u s o f f i c e d u t i e s . · M o s t c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s w e r e d o c u m e n t e d . A s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c y i s d e f i n e d a s a n i n t e r n a l c o n t r o l d e f i c i e n c y t h a t c o u l d a d v e r s e l y a f f e c t t h e e n t i t y ’ s ab i l i t y t o i n i t i a t e , r e c o r d , p r o c e s s , a n d r e p o r t f i n a n c i al d a t a c o n s i s t e n t w i t h t h e a s s e r t i o n s o f m a n a g e m e n t i n th e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s . T h e f i n d i n g s n o t e d w e r e n o t c o n s i d e r e d s i g n i f i c a n t d e f i c i e n c i e s . Re c e i p t e d m o n i e s a r e n o t b e i n g d e p o s i t e d d a i l y . A r e v i e w o f d e p o s i t h i s t o r i e s i n d i c a t e s f r o n t d e s k s t a f f d o n o t h a v e a n o r m a l p r a c t i c e o f m a k i n g d a i l y de p o s i t s . S t a f f g e n e r a l l y w a i t u n t i l a c e r t a i n m o n e t a r y v a l u e i s r e a c h e d b e f o r e a d e p o s i t i s p r e p a r e d . S t a f f wi l l m a k e a p o i n t o f d e p o s i t i n g l a r g e r c h e c k s ( F e d e r a l , S ta t e o r g r a n t m o n i e s ) a s t h e y c o m e i n . T h e t i m e i t ta k e s t o d e p o s i t m o n i e s v a r i e s , b u t f o r t h e p e r i o d s r e v i e we d a v e r a g e d 1 3 c a l e n d a r d a y s . M o n i e s a r e se c u r e d b u t n o t i n a t a m p e r p r o o f b a n k b a g u n t i l a d e p o si t i s p r e p a r e d . D e p o s i t s a r e m a d e s e p a r a t e l y f o r vi c t i m s ’ a s s i s t a n c e a n d d e p o s i t i o n s b u t u s u a l l y n o t t o g e t h e r . Co u n t y c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s ( F - 1 1 ) r e q u i r e a l l m o n i e s r e c e i v e d t o b e d e p o s i t e d w i t h i n 2 4 h o u r s w i t h t h e Tr e a s u r e r ’ s O f f i c e o r t h e B a n k . Mo n i e s n o t d e p o s i t e d i n a t i m e l y m a n n e r c o u l d b e m i s a p pr o p r i a t e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r s t a f f t o e s t a b l i s h p r o c e d u r e s t o d e p o s i t a l l m o n i e s o n a d a i l y b a s i s i n ac c o r d a n c e w i t h C o u n t y p o l i c y . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 4 of 13 Vi c t i m i m p a c t p a n e l r e c e i p t i n g p r o c e s s c o u l d b e s t r ea m l i n e d . Fr o n t o f f i c e s t a f f c u r r e n t l y p r e p a r e s n u m e r o u s r e c e i p t s an d l o g s f o r p a y m e n t o n v i c t i m i m p a c t p a n e l c l a s s e s . In i t i a l l y a s c l i e n t s p a y v i c t i m i m p a c t p a n e l c l a s s f e e s , t h e y a r e p r o v i d e d a r e c e i p t . T h e i n i t i a l r e c e i p t p r o v i d ed to t h e c u s t o m e r d o e s n o t c o n f o r m t o C o u n t y r e q u i r e m e n t s ( i . e . t h e r e c e i p t i s n o t p r e - n u m b e r e d a n d d o e s n o t ha v e t h e C o u n t y a n d d e p a r t m e n t n a m e o n i t ) . A t t h e s a m e t i m e , a r e c e i p t c o n f o r m i n g t o C o u n t y re q u i r e m e n t s i s p r e p a r e d b u t i s o n l y u s e d l a t e r a s p r o o f o f t h e c l a s s a n d f o r d e p o s i t p r e p a r a t i o n . S t a f f a l s o ma k e e n t r i e s t o a d e p o s i t l o g b o o k , i n d i c a t i n g c u s t o m e r n a m e a n d a m o u n t p a i d . C l a s s e s c a n o n l y b e p a i d b y ca s h o r m o n e y o r d e r a n d m o s t o f t h i s m o n e y c o m e s i n a r o u nd c l a s s d a t e s . T h e t i m e a n d e f f o r t o f w r i t i n g th i n g s m u l t i p l e t i m e s i n m u l t i p l e p l a c e s m a k e s t h e s y s t e m s l o w a n d i n e f f e c t i v e . I t i s n o t u n u s u a l f o r a wa i t i n g l i n e t o f o r m a t t h e f r o n t d e s k o n c e r t a i n d a y s . T h e l i n e s h o l d u p o t h e r s e r v i c e s . Co u n t y c a s h h a n d l i n g p o l i c y # F - 1 1 r e q u i r e s t h o s e r e m i t t i ng p a y m e n t t o r e c e i v e a n a p p r o p r i a t e r e c e i p t . A n ap p r o p r i a t e r e c e i p t i s a p r e - n u m b e r e d r e c e i p t w i t h t he C o u n t y a n d d e p a r t m e n t n a m e o n i t . P r o p e r l y de s i g n e d c o n t r o l s w i l l a l l o w r e c o n c i l i a t i o n o f r e c e i p t b oo k s t h r o u g h t o d e p o s i t a n d m a y r e d u c e t h e n e e d f o r ot h e r s t e p s . Th e u s e o f i n a p p r o p r i a t e r e c e i p t s b o o k s p r o v i d e s a n i n e f fe c t i v e c o n t r o l o v e r m o n i e s r e c e i p t e d . T h e ad d i t i o n a l p r o c e d u r e s e m p l o y e d d u p l i c a t e d m a n y o f t h e ta s k s w i t h o u t s u b s t a n t i a l l y i m p r o v i n g t h e c o n t r o l ov e r f u n d s . T h o u g h c o n t r o l o v e r t h e s e f u n d s w a s p e r h a p s a d e q u a t e , t h e i n e f f i c i e n t s y s t e m w a s a b u r d e n t o st a f f . De p a r t m e n t s t a f f d o n o t r e c a l l w h y t h e y h a d i n s t i t u t e d s o m a n y a d d i t i o n a l p r o c e d u r e s o v e r t h e s e m o n i e s . It i s r e c o m m e n d e d f o r D e p a r t m e n t s t a f f t o u t i l i z e t h e C o u n t y a p p r o v e d r e c e i p t b o o k t o r e c e i p t mo n i e s . O n e o f t h e r e c e i p t c a r b o n s c a n b e u s e d t o gi v e t h e p a y o r a r e c e i p t . T h e o r i g i n a l w i l l b e pr o v i d e d l a t e r a s p r o o f o f t a k i n g t h e c l a s s . T h e r ec e i p t b o o k s h o u l d b e u t i l i z e d t o r e c o n c i l e a c t i v i t y to t h e d e p o s i t . Ad d i t i o n a l c o n t r o l s a r e n e e d e d o v e r r e v e n u e s . Du r i n g o b s e r v a t i o n o f D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e c a s h h a n dl i n g p r o c e s s , a n u m b e r o f a r e a s w e r e n o t e d f o r im p r o v e m e n t . F r o n t o f f i c e s t a f f d o n o t t y p i c a l l y c o u n t c h a n g e m o n i e s a t t h e b e g i n n i n g a n d e n d i n g o f t h e d a y . S t a f f in d i c a t e m o n i e s a r e c o u n t e d o u t p e r i o d i c a l l y . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 5 of 13 M u l t i p l e f r o n t o f f i c e s t a f f h a v e c o n c u r r e n t a c c e s s t o r e ce i p t e d m o n i e s p r i o r t o d e p o s i t . T h e de p a r t m e n t h a s n o t h a d a n y r e c e n t i s s u e s w i t h m i s s i n g m o n ie s . M a i l e d i n m o n i e s ( u s u a l l y c h e c k s ) a r e n o t m o n i t o r e d o r l og g e d . Q u i c k B o o k s a c c o u n t i n g s y s t e m i s o n l y u s e d f o r b i l l e d c u s t o m e rs a n d i s n o t p e r i o d i c a l l y r e v i e w e d b y th e d e p a r t m e n t ’ s f i n a n c i a l a n a l y s t . C a s h p a y m e n t s o n d i s c o v e r y s e r v i c e s a r e n o t r e c e i p t e d w i t h t h e C o u n t y a p p r o v e d r e c e i p t b o o k o r th r o u g h Q u i c k B o o k s . W r i t t e n c a s h h a n d l i n g p r o c e d u r e s d o n o t c o v e r a l l a s p e c t s o f a c t u a l p r a c t i c e s . In o r d e r f o r t h e i n t e r n a l c o n t r o l s t o w o r k e f f e c t i v e l y , t h e y n e e d t o b e m o n i t o r e d p e r i o d i c a l l y a n d d e s i g n e d to ha n d l e t h e t y p e s o f t r a n s a c t i o n s e n c o u n t e r e d . T h e C o u n ty h a s i s s u e d c a s h h a n d l i n g p r a c t i c e s p o l i c y ( F - 1 1 ) to a s s i s t d e p a r t m e n t s i n a d d r e s s i n g t h e i r c a s h h a n d l i n g p ra c t i c e s a n d p r o c e d u r e s . In t h e a b s e n c e o f s u f f i c i e n t c a s h c o n t r o l s , m o n i e s n o t a c c o u nt e d f o r m i g h t b e d i f f i c u l t t o l o c a t e o r i d e n t i f y wh e r e t h e p r o b l e m o c c u r r e d . It i s n o t c l e a r t h a t D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e h a s b e e n aw a r e o f t h e s e i s s u e s . It i s r e c o m m e n d e d f o r a l l m o n i e s r e c e i v e d t o b e e n t er e d i n t o t h e p r i m a r y r e c e i p t b o o k a n d a r e c e i p t pr o v i d e d t o t h e c u s t o m e r ( u n l e s s t h e m o n i e s w e r e r e ce i v e d b y m a i l ) . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e d e p a r t m e n t t o c o n s i d e r u s in g a l o c k e d r e g i s t e r d r a w e r t o s a f e g u a r d mo n i e s u n t i l d e p o s i t e d . T h e d e p a r t m e n t s h o u l d c o n s id e r l i m i t i n g c o n c u r r e n t a c c e s s t o d a i l y de p o s i t s . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t d e v e l o p a p r o c e s s to s u p e r v i s e t r a n s a c t i o n s i n t h e v a r i o u s co l l e c t i o n s y s t e m s a n d a d d r e s s t h e o t h e r w e a k n e s s e s n o t e d a b o v e . An o u t s o u r c e d s e r v i c e p r o v i d e r p r e s e n t s i t s e l f l i k e C o u n t y . Th e D i s t r i c t a t t o r n e y o u t s o u r c e s a d m i n i s t r a t i o n o f i t s b a d c h e c k p r o g r a m a n d c e r t a i n m i s d e m e a n o r s t o a n ou t s i d e s e r v i c e p r o v i d e r ( C o r r e c t i v e S o l u t i o n s ) . T h e c h e ck s i s s u e d b y t h e o u t s i d e s e r v i c e p r o v i d e r l o o k a s i f th e y a r e C o u n t y i s s u e d c h e c k s ( C o u n t y l o g o a n d a l l ) . T h e s e a r e p r o v i d e r c h e c k s a n d a r e n o t C o u n t y c h e c k s dr a w n o n a C o u n t y b a n k a c c o u n t . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 6 of 13 Th i s i s a n e x a m p l e o f t h e C o r r e c t i v e S o l u t i o n s c h e c k s be i n g i s s u e d o n t h e i r b a n k a c c o u n t { d r a w n o n a n o n - D e s c h u tes Co u n t y b a n k a c c o u n t } . N o t e t h e l o g o . Th i s i s a n e x a m p l e o f a D e s c h u t e s C o u n t y c h e c k . Th e s e r v i c e p r o v i d e r p e r f o r m s a d m i n i s t r a t i v e s u p p o r t a n d h a s c l a s s e s t h e y p r o v i d e a s d i v e r s i o n o f l o w e r le v e l m i s d e m e a n o r a n d b a d c h e c k w r i t i n g o f f e n s e s . T h e p r og r a m d e v e l o p e d i s u n d e r t h e d i r e c t i o n o f t h e Di s t r i c t A t t o r n e y . C u s t o m e r s t o t h e s e p r o g r a m s d o n o t a c t u al l y w o r k w i t h C o u n t y s t a f f b u t w o u l d p e r c e i v e ev e r y t h i n g a s c o m i n g f o r m t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s o f f i c e . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y a p p r o v e s a l l f e e s t o b e sa n c t i o n e d . T h e s e f e e s a r e n o t i n c l u d e d i n t h e m o s t r e c e nt a p p r o v e d f e e s c h e d u l e . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y ha s s e r v i c e s a g r e e m e n t s o n e o f w h i c h i s w i t h C o r r e c t i v e S o l ut i o n s a n d t h e o t h e r w i t h A C C S ( n o w C o r r e c t i v e So l u t i o n s ) . T h e s e c o n t r a c t s h a v e n o t b e e n r e v i e w e d b y Co u n t y c o u n s e l o r r e c o r d e d w i t h C o u n t y Ad m i n i s t r a t i o n a s i s t h e c u r r e n t p r a c t i c e Is s u i n g c h e c k s t h a t a p p e a r t o b e f r o m t h e C o u n t y ( b u t w h i ch a r e n o t ) s e e m s a l i t t l e d i s i n g e n u o u s . T h e Co u n t y g o e s a l o n g w a y t o p r o t e c t o u r b a n k a c c o u n t s a n d o u r f i n a n c i a l r e p u t a t i o n . H a v i n g s o m e o n e e l s e re p r e s e n t t h e i r p a y m e n t s i n t h e C o u n t y n a m e c o u l d i m p l ic a t e t h e C o u n t y i f t h e r e w e r e a n y f i n a n c i a l p r o b l e m s wi t h t h e p r o v i d e r ’ s b a n k a c c o u n t s . Co u n t y f e e s f o r s e r v i c e s s h o u l d b e i n c l u d e d i n t h e C o u n t y’ s a n n u a l f e e s c h e d u l e a p p r o v e d d u r i n g t h e b u d g e t pr o c e s s . A l l C o u n t y a g r e e m e n t s s h o u l d r e f l e c t t h e a p p r o pr i a t e p a r t i e s ’ i n v o l v e d a n d s h o u l d b e r e v i e w e d b y Co u n t y l e g a l c o u n s e l ( C o u n t y p o l i c y # G A - 1 7 ) . Th e D e p a r t m e n t h a s n o t h a d a n y p r o b l e m s w i t h t h i s p r o vi d e r o r t h e c h e c k s i s s u e d . T h e D e p a r t m e n t w a s no t a w a r e t h a t t h e c h e c k s i s s u e d l o o k e d l i k e a C o u n t y i s s u e d ch e c k . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y h a s a p p r o v e d a l l fe e s a n d c o r r e s p o n d e n c e c o m i n g o u t o f t h e p r o v i d e r . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 7 of 13 It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y t o w o r k w i t h t h e c o n t r a c t o r t o p r e s e n t a c h e c k t h a t i s t h e pr o v i d e r ’ s c h e c k a n d c a r r i e s a p p r o p r i a t e i n f o r m a t i o n r e l e v a n t t o t h e i n v o l v e d D i s t r i c t A t t o r n e y pr o g r a m . A l l f e e s t o b e c h a r g e d b y t h e p r o v i d e r o n b e h a l f o f t h e D i s t r i c t A t t o r n e y s h o u l d b e i n c l u d e d wi t h t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s f e e s c h e d u l e . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e D i s t r i c t A t t o r n e y t o o b t a in C o u n t y L e g a l C o u n s e l r e v i e w o f c o n t r a c t s en t e r e d i n t o a n d f i l e t h e m w i t h C o u n t y A d m i n i s t r a t i on . Se g r e g a t i o n o f d u t i e s c o u l d b e i m p r o v e d . Se v e r a l f r o n t o f f i c e s t a f f i n t h e m a i n o f f i c e a r e r e s p on s i b l e f o r t h e b i l l i n g , c o l l e c t i o n , a c c o u n t i n g , a n d t h e de p o s i t o f m o n i e s r e c e i v e d f o r d i s c o v e r y s e r v i c e s . N o t a l l d i s c o v e r y m o n i e s a r e a c c o u n t e d f o r i n t h e Qu i c k B o o k s s y s t e m u t i l i z e d . T h e d e p a r t m e n t ’ s f i n a n c i a l a n al y s t i s i n v o l v e d b u t d o e s n o t a c t i v e l y r e v i e w t h e ac c o u n t i n g . I n a d d i t i o n , s o m e m a i l e d i n c h e c k s g o t o t he f i n a n c i a l a n a l y s t w i t h o u t a n y o v e r s i g h t . T h e r e do e s n o t a p p e a r t o b e o t h e r m e t h o d s c u r r e n t l y i n p l a c e to o v e r s e e t h e s e m a i l e d i n m o n i e s . St a f f d u t i e s s h o u l d b e s u f f i c i e n t l y s e g r e g a t e d s o n o o n e - pe r s o n i s r e s p o n s i b l e f o r r e c e i v i n g , r e c o n c i l i n g , de p o s i t i n g m o n e y a n d p o s t i n g p a y m e n t s . A n e m p l o y e e ’ s r es p o n s i b i l i t y f o r m o r e t h a n t w o o f t h e f o l l o w i n g fu n c t i o n s i s c o n s i d e r e d m u t u a l l y i n c o m p a t i b l e : r e c o r d k e e p i ng , a u t h o r i z a t i o n , a n d c u s t o d y . W i t h o u t s e g r e g a t i o n o f d u t i e s a n d s u f f i c i e n t o v e r s i g h t , m o n i e s c o u l d b e m i s s i n g a n d t h e y w o u l d n o t b e id e n t i f i e d i n a t i m e l y m a n n e r , i f a t a l l . H a v i n g a ll d u t i e s c o n c e n t r a t e d w i t h o n e p e r s o n c o u l d c o m p r o m i s e the sa f e g u a r d i n g o f a s s e t s . I t a l s o p l a c e s t h e e m p l o y e e ( s ) a t r i s k s i n c e t h e r e a r e i n s u f f i c i e n t c o n t r o l s . Th e d e p a r t m e n t h a s n o t r e v i e w e d w h e t h e r d u t i e s a r e s u f fi c i e n t l y s e g r e g a t e d . It i s r e c o m m e n d e d f o r a l l c h e c k s t o b e d i r e c t e d t o th e F r o n t o f f i c e s t a f f t o b e r e c e i p t e d i n t o t h e re c e i p t b o o k . D i s c o v e r y a c t i v i t y s h o u l d a l s o b e p o st e d w i t h a r e c e i p t r e f e r e n c e i n t o t h e Q u i c k B o o k s sy s t e m . It i s r e c o m m e n d e d t h e d e p a r t m e n t ’ s f i n a n c i a l a n a l y s t p e r f o r m a p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n b e t w e e n Co u n t y r e c e i p t s a n d m o n i e s d e p o s i t e d . T h i s s h o u l d i nc l u d e r e c o n c i l i n g a c c o u n t i n g a c t i v i t y b e i n g po s t e d i n Q u i c k B o o k s . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 8 of 13 Di s t r i c t A t t o r n e y c h e c k i n g a c c o u n t h a s e x c e s s f u n d s . Th e D e p a r t m e n t ’ s c h e c k i n g a c c o u n t h a s r e s o u r c e s o f $ 4 , 8 0 0 w he n t h e C o u n t y h a s a u t h o r i z e d a b a l a n c e o f $5 0 0 . T h e d e p a r t m e n t d o e s n o t k n o w h o w t h e a c c o u n t r e ac h e d i t s c u r r e n t l e v e l w i t h a n e x c e s s o f s o m e $4 , 3 0 0 . A s a n i m p r e s t c h e c k i n g a c c o u n t , t h e d e p a r t m e n t o n ly s u b m i t s r e i m b u r s e m e n t r e q u e s t s w i t h su p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n a s f u n d s b e c o m e l o w . T h e b a n k b al a n c e i s s i g n i f i c a n t l y h i g h e r d u e t o s o m e ch e c k s n o t b e i n g c a s h e d . Th e C o u n t y a p p r o v e s b y r e s o l u t i o n b a n k a c c o u n t s a n d a u th o r i z e s c e r t a i n l e v e l s o f m o n i e s b y t y p e a n d b y lo c a t i o n . In t h e a b s e n c e o f a d h e r e n c e t o a p p r o v a l s , i t w i l l n o t b e c l e a r w h e n m o r e o r l e s s m o n i e s a r e i n t h e a c c o u n t an d i f t h e r e a r e a n y m i s s i n g m o n i e s . Th e d e p a r t m e n t ’ s f i n a n c i a l a n a l y s t i n d i c a t e s t h i s a c c o u n t h as b e e n a t t h i s l e v e l f o r s o m e t i m e . T h e c u r r e n t re i m b u r s e m e n t p r o c e s s s h o u l d n o t h a v e c o n t r i b u t e d t o t h e e x t r a f u n d s . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e u p da t e a n d c l a r i f y b y r e s o l u t i o n t h e a m o u n t o f mo n i e s i t n e e d s i n i t s c h e c k i n g a c c o u n t . I f m o n i e s a r e n o t i n a l i g n m e n t w i t h a p p r o v e d r e s o l u t i o n s , th o s e a m o u n t s s h o u l d b e p r o m p t l y d e p o s i t e d o r c o r r e ct e d . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e c a s h a p p r o v a l s a r e n o l o ng e r c u r r e n t . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e u t i l i z e s $ 1 0 0 i n c h a n g e a nd t h e r e a r e n o p e t t y c a s h f u n d s . T h e o n l y r e s o l u t i o n lo c a t e d r e g a r d i n g a p p r o v e d c a s h w a s “ R e s o l u t i o n 9 9 - 0 4 8 ” pr o v i d i n g f o r $ 2 0 0 i n p e t t y c a s h . De p a r t m e n t c a s h p o s i t i o n s s h o u l d b e a p p r o v e d b y f o r m a l C ou n t y r e s o l u t i o n . A s u s e o r l o c a t i o n i s c h a n g e d , th e r e s o l u t i o n s h o u l d b e r e v i s e d . A l a c k o f o v e r s i g h t o v e r c a s h c a n r e s u l t i n i t s t h e f t . I t i s n o t c l e a r w h e r e t h e a d d i t i o n a l $ 1 0 0 i n p e t t y c a s h we n t . It i s r e c o m m e n d e d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e u p da t e a n d c l a r i f y b y r e s o l u t i o n t h e $ 1 0 0 i n c h a n g e ca s h a n d $ 0 i n p e t t y c a s h c u r r e n t l y b e i n g u s e d . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 9 of 13 “V i c t i m s ’ a s s i s t a n c e f o u n d a t i o n ” c h e c k i n g a c c o u n t i s s t i l l b e i n g u s e d . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e p r o g r a m c o n t i n u e s to u s e a c h e c k i n g a c c o u n t f o r a n o l o n g e r ex i s t i n g f o u n d a t i o n . S e c r e t a r y o f S t a t e r e c o r d s i n d i c a te t h e f o u n d a t i o n w a s d i s s o l v e d i n 2 0 0 3 . S t a f f in d i c a t e t h e b a n k a c c o u n t w a s t u r n e d o v e r t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y f o r t h e b e n e f i t o f t h e v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e pr o g r a m a n d t h e D i s t r i c t A t t o r n e y o r t h e v i c t i m s ’ a s s i s t a n ce s u p e r v i s o r c a n c u r r e n t l y d r a w o n m o n i e s . D u a l si g n a t u r e s a r e n o t r e q u i r e d . T h e c h e c k i n g a c c o u n t m o n i e s a re u s e d m o s t l y t o s u p p o r t v i c t i m s d u r i n g t r i a l s (s u c h a s h o t e l ) . T h e a c c o u n t h a s b e e n d r a w i n g d o w n o v e r r e c e n t y e a r s a n d i s c u r r e n t l y a r o u n d $ 1 , 4 0 4 . N o re c e n t d e p o s i t s w e r e n o t e d o t h e r t h a n m i n o r i n t e r e s t e a rn i n g s . T h e r e i s v e r y l i m i t e d d i s b u r s e m e n t a c t i v i t y o n th e a c c o u n t . C o u n t y F i n a n c e w a s n o t a w a r e o f t h i s a c c o u n t , a s i t i s n o t a C o u n t y b a n k a c c o u n t . Al l c o u n t y b u s i n e s s s h o u l d b e p e r f o r m e d t h r o u g h a p p r o v e d b a n k i n g r e l a t i o n s h i p s . W h e n C o u n t y s t a f f u s e n o n - c o u n t y b a n k a c c o u n t s f o r C o u n t y a c t i v i t i e s , i t p r e s e n t s a n o p p o r t u n i t y t o ci r c u m v e n t e s t a b l i s h e d i n t e r n a l c o n t r o l s o v e r f u n d s . S t a ff m a y b e a b l e t o d e p o s i t a n d w i t h d r a w f u n d s w i t h o u t ov e r s i g h t . T h e r e i s n o w a y f o r f i n a n c e t o p r o v i d e a n ac c o u n t i n g o f t h e a c t i v i t y . It i s r e c o m m e n d e d f o r t h e r e m a i n i n g c h e c k i n g a c c o u n t f u n d s t o b e d e p o s i t e d i n t o t h e C o u n t y a n d cr e d i t e d t o t h e v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e p r o g r a m ( F u n d 2 12 ) c o n s i s t e n t w i t h t h e o r i g i n a l d e d i c a t i o n o f t h e fu n d s . T h e c h e c k i n g a c c o u n t s h o u l d t h e n b e c l o s e d . No t e : T h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s c u r r e n t c h e c k i n g a c c o u n t m i g h t f i l l th e n e e d f o r d i s b u r s i n g t h e s e em e r g e n c y v i c t i m s ’ a s s i s t a n c e f u n d s . T h e a p p r o p r i a t e f u n d wo u l d n e e d t o b e c h a r g e d o n re i m b u r s e m e n t . T h e d e p a r t m e n t ’ s f i n a n c i a l a n a l y s t s h o u l d c l a r i f y t h a t t h i s i s a n a p p r o p r i a t e u s e w i t h Fi n a n c e . 4. I t e m t o b e co n s i d e r e d i n fu t u r e a u d i t s Ou t s o u r c e d a d m i n i s t r a t i o n o f d i v e r s i o n p r o g r a m s f o r m i s d e m e a n o r c a s e s a n d b a d ch e c k w r i t i n g m i g h t r e q u i r e f u r t h e r r e v i e w . As n o t e d p r e v i o u s l y , t h e D i s t r i c t A t t o r n e y h a s c o n t r a c t e d ou t t h e a d m i n i s t r a t i o n o f c e r t a i n d i v e r s i o n pr o g r a m s . T h e s e r v i c e p r o v i d e r ( c u r r e n t l y C o r r e c t i v e S ol u t i o n s ) u n d e r t h e p r i o r n a m e o f A C C S h a d s o m e ne g a t i v e p r e s s r e l a t e d t o t h e e x t e n t a n d l e v e l o f f e e s b e i n g c h a r g e d i n h a n d l i n g t h e s e d i v e r s i o n p r o g r a m s . De s c h u t e s C o u n t y i s o n e o f t w o D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s i n t h e st a t e t o u s e t h i s s e r v i c e p r o v i d e r . T h e d i v e r s i o n pr o g r a m c h a r g e s c o v e r a d m i n i s t r a t i o n o f t h e p r o g r a m w i t h s o m e o f t h e r e v e n u e b e i n g s h a r e d w i t h D i s t r i c t Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 10 of 13 At t o r n e y o f f i c e s . T h e r e v e n u e r e c e i v e d f r o m t h e p r o gr a m t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s o f f i c e a p p e a r s t o b e f a irly mi n o r ( ~ $ 7 t h o u s a n d f o r F Y 0 8 / 0 9 ) . T h e m o s t s i g n i f i c a nt c h a r g e i s g e n e r a l l y t h e d i v e r s i o n c l a s s f e e s ( a t $2 0 0 ) . Th e D i s t r i c t A t t o r n e y h a s n o t h a d a n y i s s u e s w i t h t h e p r o vi d e r a n d f i n d s t h e p r o g r a m s h e l p t h e m a d d r e s s a n ar e a t h a t t h e y w o u l d n o t h a v e s u f f i c i e n t t i m e t o a d d r es s w h i c h u l t i m a t e l y b e n e f i t s t h e c o m m u n i t y . A f u t u r e pe r f o r m a n c e a u d i t m i g h t l o o k h o w w e l l t h e d i v e r s i o n pr o g r a m i s w o r k i n g a n d t h e a r r a n g e m e n t w i t h t h e pr o v i d e r . 5. MA N A G E M E N T RE S P O N S E DE S C H U T E S C O U N T Y D I S T R I C T A T T O R N E Y CA S H H A N D L I N G A U D I T R E S P O N S E (d a t e d 1 1 / 2 3 / 0 9 ) 1 – R E C E I P T E D M O N I E S A R E N O T B E I N G D E P O S I T E D D A I L Y . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s a n d w i l l m a k e e v e ry e f f o r t t o c o m p l y w i t h d a i l y d e p o s i t s . H o w e v e r , we h a v e t h e f o l l o w i n g c o n s t r a i n t s ; f r o n t d e s k s t a f f c a n n ot l e a v e t h e o f f i c e t o m a k e d a i l y d e p o s i t s th e m s e l v e s , a n d t h e F i n a n c i a l A n a l y s t p o s i t i o n i s o n l y . 5 0 F T E , w i t h n o o t h e r s t a f f t r a i n e d t o m a k e t h e de p o s i t s . W e w i l l w o r k t o d e f i n e s o m e p r o c e d u r e s t o m a k e de p o s i t s d a i l y . 2 – V I C T I M I M P A C T P A N E L R E C E I P T I N G P R O C E S S C O U L D B E S T R E A M L I N E D . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g a n d h a v e i m p l e m e nt e d t h e r e c o m m e n d e d p r o c e d u r e s . 3 – A D D I T I O N A L C O N T R O L S A R E N E E D E D O V E R R E V E N U E S . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s a n d h a v e i m p l e m e nt e d t h e p o l i c y o f r e c e i p t i n g a l l m o n i e s . I n ad d i t i o n , a l o c k e d c a s h d r a w e r h a s b e e n i n s t a l l e d a n d i s in u s e . T h e d e p a r t m e n t i s i n t h e p r o c e s s o f de v e l o p i n g a s y s t e m t o s u p e r v i s e t r a n s a c t i o n s . 4 – A N O U T S O U R C E D S E R V I C E P R O V I D E R P R E S E N T S I T S E L F LI K E C O U N T Y . Th e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s a r e c o r r e c t , h o w e v e r , w e d i s a g r e e w i t h t h e r e c o m m e n d e d a c t i o n s a n d s u g g e s t fu r t h e r d i s c u s s i o n w i t h t h e D i s t r i c t A t t o r n e y b a s e d o n t h e f o l l o w i n g p o i n t s . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 11 of 13 Th e D i s t r i c t A t t o r n e y e n t e r e d i n t o a p r e - c h a r g i n g c o m m u ni t y o f f e n d e r a c c o u n t a b i l i t y p r o g r a m w i t h Am e r i c a n C o r r e c t i v e C o u n s e l i n g S e r v i c e s ( A C C S ) r e g a r d i n g i n s u f f i c i e n t f u n d c h e c k s s e v e r a l y e a r s a g o . (A C C S w a s p u r c h a s e d b y C o r r e c t i v e S o l u t i o n s a n d n o w o p e r at e s u n d e r t h a t b u s i n e s s n a m e ) T h i s b a d ch e c k p r o g r a m w a s d e s i g n e d b y A C C S a n d i m p l e m e n t e d a f t e r n o t i f i c a t i o n t o t h e B o a r d o f Co m m i s s i o n e r s . T h e p r o g r a m i s f r e e t o t h e c o u n t y , f r e e to t h e p a r t i c i p a t i n g m e r c h a n t s , a n d i s u n d e r t h e di r e c t i o n o f t h e d i s t r i c t a t t o r n e y . T h e d i s t r i c t a t t o r n ey ’ s a g r e e m e n t w i t h A C C S d i d n o t r e q u i r e a p p r o v a l o f th e B o a r d o r o f t h e C o u n t y A d m i n i s t r a t o r a s t h e r e w a s no c o u n t y e x p e n s e . A p r i m a r y p a r t o f t h e p r o g r a m i s t o a c q u i r e r e s t i t u t i on f o r t h e m e r c h a n t s a n d v i c t i m s o f t h e i n s u f f i c i e n t ch e c k w r i t e r . A l l c o m m u n i c a t i o n w i t h t h e c h e c k w r i t e r i s un d e r t h e d i s t r i c t a t t o r n e y ’ s l e t t e r h e a d . Co m m u n i c a t i o n w i t h t h e v i c t i m s i s o n d i s t r i c t a t t o r n e y l e tt e r h e a d . T h e p r o g r a m i s d e s i g n e d t o g a i n ma x i m u m c r e d i t f o r c o u n t y o p e r a t i o n s w i t h t h e l e a s t a m o un t o f w o r k . Th e f e e s f o r t h e s e r v i c e s , p r o v i d e d b y a p r i v a t e p r o v i d er a t n o c o s t t o t h e c o u n t y , a r e s e t b y t h e s e r v i c e pr o v i d e r , n o t a g o v e r n m e n t a g e n c y . Th e r e s t i t u t i o n i s s e n t t o t h e v i c t i m o n a c h e c k i s s u e d b y Co r r e c t i v e S o l u t i o n s , o n a n a c c o u n t m a i n t a i n e d by C o r r e c t i v e S o l u t i o n s , a n d o n a c h e c k w h i c h p u r p o r t s t o b e i s s u e d f r o m t h e d i s t r i c t a t t o r n e y ’ s “ B a d Ch e c k R e s t i t u t i o n P r o g r a m . ” T h i s i s a p r i m a r y p a r t o f t he o v e r a l l g o a l o f t h e p r o g r a m , g i v i n g c r e d i t t o t h e co u n t y f o r t a k i n g c a r e o f b u s i n e s s . I h a v e a u t h o r i z e d t h e u s e o f m y l o g o , w h i c h i s a l s o t h e C o u n t y L o g o . Th r o u g h S e p t e m b e r 2 0 0 9 , $ 2 0 9 , 5 1 4 . 7 7 h a s b e e n r e t u r n ed i n r e s t i t u t i o n t o D e s c h u t e s C o u n t y m e r c h a n t s an d v i c t i m s . Th e F e e s a r e n o t p a r t o f a g o v e r n m e n t a u t h o r i z e d f e e s c h e d u l e a n d n e e d n o t b e i n c l u d e d i n t h e C o u n t y ye a r l y f e e s c h e d u l e . F e e s a r e p a i d t o t h e p r o v i d e r . Ou r V i c t i m ’ s A s s i s t a n c e p r o g r a m r e c e i v e s a m o n t h l y ch e c k o n t h i s a c c o u n t a s p a r t o f t h e u n d e r l y i n g a g r e e m e n t bu t t h a t f e e i s e s t a b l i s h e d b y n e g o t i a t i o n w i t h th e p r o v i d e r . T h r o u g h S e p t e m b e r 2 0 0 9 t h e V i c t i m ’ s A s s i st a n c e p r o g r a m h a s r e c e i v e d $ 2 7 , 8 1 8 . 6 5 . I w a s a w a r e t h a t t h e c h e c k s w e r e o f t h e n a t u r e d e s c r i b e d in t h e a u d i t . A t t h e t i m e t h e a u d i t o r c o n f r o n t e d me a b o u t t h i s I w a s b u s y w i t h o t h e r i s s u e s a n d f a i l e d t o r e v i e w t h e u n d e r l y i n g q u e s t i o n a p p r o p r i a t e l y . Th e p r o v i d e r d o e s u s e t h e “ C o u n t y L o g o . ” O n e r e c a l l s l on g a g o t h a t e a c h d e p a r t m e n t h a d t h e i r o w n lo g o . O v e r t h e y e a r s a l l c o u n t y d e p a r t m e n t s , i n c l u d i n g t h e d i s t r i c t a t t o r n e y , h a v e m o v e d t o t h e u s e o f o n e lo g o . I c o u l d r e - d e s i g n a d i s t r i c t a t t o r n e y l o g o , b u t pr e f e r t o a c h i e v e m a x i m u m c r e d i t w i t h t h e l e a s t am o u n t o f e x p e n s e t o t h e c o u n t y . Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 12 of 13 W i t h t h e a u d i t c o m m i t t e e ’ s p e r m i s s i o n , a c o p y o f t h e r e po r t ’ s f i n d i n g s w i l l b e f o r w a r d e d t o t h e p r o v i d e r , Co r r e c t i v e S o l u t i o n s f o r t h e i r r e v i e w . {I N T E R N A L A U D I T O R C O M M E N T : It w o u l d b e h o p e d t h a t b y s h a r i n g t h e s e c h e c k p r e s e n t a t i on i s s u e s w i t h t h e c o n t r a c t o r s o m e o t h e r ch e c k p r e s e n t a t i o n c o u l d b e d e v e l o p e d t o a d d r e s s t h e a b o v e c o n c e r n s . It i s i n c o r r e c t t o s a y t h e C o u n t y s h o u l d n o t b e i n v o l v e d s i n ce t h e r e i s n o e x p e n s e . T h e c o n t r a c t o r is c o l l e c t i n g o n b e h a l f o f t h e C o u n t y c e r t a i n f e e s a n d i s t u r n i n g o v e r t o t h e C o u n t y o n l y t h e p o r t i o n re l a t i n g t o t h e D i s t r i c t A t t o r n e y ’ s s h a r e o f a d m i n i s t r a t iv e f e e s . T h e d i f f e r e n c e i s t h e c o n t r a c t o r ’ s co m p e n s a t i o n f o r h a n d l i n g t h i s p r o g r a m . T h e n e t t i n g o f e x p e n s e s a g a i n s t r e v e n u e s h i d e s t h e in h e r e n t c o s t o f t h e p r o g r a m a n d l a c k s t r a n s p a r e n c y . T h e c on t r a c t e x e c u t e d b y t h e D i s t r i c t At t o r n e y f o r t h i s p r o g r a m i n d i c a t e s t h a t t h e D i s t r i c t A t t or n e y h a s r e s p o n s i b i l i t y f o r m a n a g e m e n t an d c o n t r o l . T h e D i s t r i c t A t t o r n e y r e t a i n s a u t h o r i t y t o c o n t r a c t u a l l y s e t o r m o d i f y t h e d i v e r s i o n se m i n a r f e e s a n d t e r m s o f p a y m e n t f r o m t h e p a r t i c i p a n t s . T h e s e a s p e c t s s u p p o r t t h e re c o m m e n d a t i o n t h a t t h e s e f e e s a n d t h e a c c o u n t i n g s h o u l d b e a d d r e s s e d i n t h e b u d g e t a n d ac c o u n t i n g f o r t h i s p r o g r a m . } 5 – S E G R E G A T I O N O F D U T I E S C O U L D B E I M P R O V E D . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s a n d h a v e i m p l e m e nt e d r e c e i p t i n g o f a l l c h e c k s w i t h a n a s s o c i a t e d re f e r e n c e i n t h e Q u i c k B o o k s s y s t e m , w i t h t h e e x c e p t i o n o f m o n i e s r e c e i v e d b y m a i l . T h e d e p a r t m e n t i s de v e l o p i n g a p r o c e s s f o r p e r i o d i c r e c o n c i l i a t i o n o f C o u nt y r e c e i p t s a n d d e p o s i t s , t a k i n g i n t o co n s i d e r a t i o n t h e t i m e c o n s t r a i n t s o f t h e F i n a n c i a l A n a l ys t ’ s h a l f - t i m e p o s i t i o n , a n d t h e r e l a t i v e l y s m a l l am o u n t o f r e v e n u e f r o m t h i s f u n d i n g s o u r c e , a p p r o x i m a t el y $ 2 0 , 0 0 0 a n n u a l l y . I n a d d i t i o n , f r o n t d e s k s t a f f an d t h e F i n a n c i a l A n a l y s t w o u l d b e n e f i t f r o m t r a i n i n g o n t h e Q u i c k B o o k s s y s t e m , a s C o u n t y I T c a n n o t of f e r a n y s u p p o r t w i t h t h i s s o f t w a r e . 6 – D I S T R I C T A T T O R N E Y C H E C K I N G A C C O U N T H A S E X C E S S F UN D S . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g t h a t t h e w i t n e s s f ee s c h e c k i n g a c c o u n t h a s e x c e s s f u n d s o v e r t h e au t h o r i z e d a m o u n t . H o w e v e r , t h e a p p r o v e d a m o u n t i s no t s u f f i c i e n t , a n d s h o u l d b e r e v i s e d t o $ 5 , 0 0 0 . W e a r e r e q u i r e d t o m a i n t a i n 2 y e a r s o f u n c a s h e d w i t n es s f e e c h e c k s b e f o r e t h e y c a n b e r e p o r t e d t o t h e De p a r t m e n t o f S t a t e L a n d s a s u n c l a i m e d p r o p e r t y , w i t h ea c h y e a r ’ s a m o u n t t o t a l i n g a p p r o x i m a t e l y $1 , 5 0 0 - 2 , 0 0 0 . I n a d d i t i o n , o u t - o f - t o w n w i t n e s s e s a n d vi c t i m s a r e r e i m b u r s e d f r o m t h i s a c c o u n t , a n d t h e am o u n t r e i m b u r s e d i s o f t e n h u n d r e d s o f d o l l a r s f o r e a c h p e r s o n . W i t h r e i m b u r s e m e n t f r o m t h e C o u n t y ’ s Di s t r i c t A t t o r n e y ’ s O f f i c e - C a s h h a n d l i n g o v e r r e v en u e s r e p o r t # 0 9 / 1 0 - 4 November 2009 Page 13 of 13 Fi n a n c e d e p a r t m e n t t a k i n g t w o w e e k s , i t w o u l d b e p o s s i b l e f o r t h e a c c o u n t t o b e d e p l e t e d w h i l e w a i t i n g fo r a r e i m b u r s e m e n t c h e c k . W e w i l l r e q u e s t a n u p d a t e o f t h e a p p r o v e d r e s o l u t i o n a m o u n t t o t h e $ 5 , 0 0 0 le v e l . 7 – D I S T R I C T A T T O R N E Y ’ S O F F I C E C A S H A P P R O V A L S A R E N O L O N G E R C U R R E N T . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g t h a t c a s h a p p r o v a l r e s o l u t i o n s s h o u l d b e u p d a t e d . 8 – “ V I C T I M S ’ A S S I S T A N C E F O U N D A T I O N ” C H E C K I N G A C C O U NT I S S T I L L B E I N G U S E D . W e a g r e e w i t h t h e a u d i t o r ’ s f i n d i n g s , a n d t h e V i c t i m s ’ As s i s t a n c e F o u n d a t i o n c h e c k i n g a c c o u n t w i l l b e cl o s e d , a n d t h e p r o c e e d s d e p o s i t e d i n t o t h e V i c t i m s ’ A s s i s t an c e f u n d # 2 1 2 f o r u s e a s e m e r g e n c y f u n d s fo r v i c t i m s ’ s e r v i c e s . {E n d o f R e p o r t }